relaciones públicas y prensa

RELACIONES PÚBLICAS & PRENSA

Por Alejandro Lanuque

Las acciones de RRPP y difusión periodística son factores muy importantes en

la construcción de la imagen de una organización como también en su

posicionamiento corporativo.

La prensa es una forma válida de hacer conocer un emprendimiento. Para

realizar esta tarea, es necesario conocer las necesidades de la empresa y

brindarle un asesoramiento general que implique el consejo técnico sobre qué

comunicar, a quién comunicárselo y cómo dirigir la información a los medios.

La estrategia con los medios debe tener como objetivo transformar lo que la

empresa comunique en noticia y, de esta manera, aumentar la credibilidad del

material difundido, tener una mejor aceptación en la opinión pública y

diferenciarse claramente de la publicidad.

Relación con la prensa

Existen varias maneras de iniciar una relación con los medios de comunicación:

Conferencia de prensa

Lanzamientos de productos

Organizar debates

Desayunos con los periodistas

Todas estas acciones tienden a la construcción de la imagen de la empresa y

colaboran con su posicionamiento.

Agencias de Prensa

Una opción disponible actualmente son las consultoras de prensa. Allí las

empresas pueden obtener el asesoramiento necesario para dirigirse al público

indicado, para lo cual será necesario primero seleccionar entre los distintos

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espacios ofrecidos por los medios de comunicación (agencias de noticias,

diarios, revistas, radios y canales de televisión). Otra posibilidad es tener un

responsable dentro de la empresa exclusivamente dedicado a diseñar las

estrategias de comunicación.

Las instituciones, ya sean estatales o privadas, otorgan cada vez más

importancia a las labores de comunicación. Algunas las utilizan para potenciar

la comunicación institucional y para reforzar su estrategia comercial a través de

la difusión de informaciones de producto y de la publicidad indirecta.

Medios de Comunicación y Organizaciones

Asesorar a las empresas acerca del diseño y de la puesta en práctica de las

estrategias de comunicación dirigidas al público objetivo y que, por lo tanto,

repercutan positivamente en sus resultados empresariales, es el objetivo que

persigue toda Consultora de prensa.

Toda organización puede recurrir a un servicio de prensa para anunciar

asuntos relevantes: el lanzamiento de nuevos productos o servicios, la apertura

de establecimientos o nuevas delegaciones, la difusión acontecimientos

venideros, la promoción de websites, la comunicación de hechos como la

obtención de galardones, descubrimientos, patentes y/o licencias, la realización

de campañas de concietización de interés para el público y que le brinden una

excelente imagen institucional.

Material de prensa eficaz:

• Buena redacción periodística.

• Información objetiva

• Contenido interesante para el periodista. Es conveniente adjuntar material

fotográfico ilustrativo del material que se quiere difundir.

• Distribución en los medios de comunicación seleccionados

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• Presencia de un vocero de la empresa para ampliar la información cada vez

que lo requiera un periodista.

Conferencia de Prensa

El encargado de realizar este tipo de evento se ocupará por el cuidado de la

imagen, asesorará en lo concerniente a la sala en que se efectuará la

conferencia para lograr un óptimo aspecto; intervendrá en la redacción de las

invitaciones, prestará cuidado en la recepción de los invitados a la conferencia,

la ubicación de las personas, procurará que las autoridades conferenciantes

sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los cronistas y

fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar

su labor .

El lugar seleccionado

Una vez que se haya realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la

tarea de elegir el salón adecuado. Si la Institución no posee un salón cómodo,

amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; se estila alquilar el salón de

un hotel de jerarquía.

Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento

acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios

para los conferencistas, teléfonos, fax, etc.

Lo ideal sería que la organización contará con una "Sala de Prensa" dentro del

edificio. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a

través de ellos proyectar una imagen institucional prolija y planificada.

Además de los objetos ya mencionados, la sala de prensa debe contar con los

siguientes elementos dispuestos de una determinada manera:

El foco de atención, en otras palabras, el sitio que ocupará el funcionario

entrevistado, debe disponerse sobreelevado. De esta forma, podrá ser

visualizado por los presentes y los planos de fotografía más fácil de captar.

Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotógrafos

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puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba

iluminación natural.

La tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura.

Así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa y

permite que todos pueden observar sin importar la altura corporal de las

personas sentadas en primera fila. Por razones estéticas, este entarimado

debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.

Pueden emplearse dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo. El

podio sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así

también de ayuda – memoria en el que se ubican papeles de consulta. El podio

colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus

colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al frente de

los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso de empresas

privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo institucional.

La sala de prensa debe contar con elementos de proyección y

reproducción para la ilustración de las conferencias con presentaciones

multimediales.

Ambientación del lugar

En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un

grueso mantel de paño o terciopelo, con el objeto de evitar a los presentes la

antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al

descubierto ticks nerviosos.

Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse

continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de

los cronistas.

Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la

derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda.

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Por la misma razón, es aconsejable que los auxiliares del área de protocolo

cuenten con dos micrófonos inalámbricos para que los reporteros utilicen; uno

de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Así se evitan las

clásicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los

asistentes.

Los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales,

centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.

Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes dimensiones ni flores

artificiales; dan un aspecto de funeral.

Plantas ornamentales: deben ser sencillas y armónicas. Se

desaconsejan cataratas las vegetales ya que su uso indiscriminado confiere

una imagen de selva tropical al salón elegido.

Invitación formal

El responsable de prensa supervisará la redacción y se encarga que las

invitaciones lleguen a destino de acuerdo a la información que les proporcionó

Prensa.

Comida informal

Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de

un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios

es compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos las

posibilidades de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y

comprensión que será valorado por los periodistas.

El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de

mayor trabajo en los medios de comunicación y deberá inscribirse en las

invitaciones.

Una alternativa, si el tiempo apremia, es servir bebidas a los asistentes antes

de iniciarse la conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de

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los asistentes. Así, se habrá demostrado la cortesía de la Institución sin

demorarlos innecesariamente.

Material

También se puede confeccionar material específico- complementario - Dossier

de Prensa- para entregar a los medios de prensa que asistan. En una buena

carpeta de presentación se puede incluir la información pertinente.

Este tipo de material es de suma utilidad para los periodistas ya que les sirve

de background en sus notas, para contextualizar al lector o interpretar la

información.

Por último, cabe subrayar que el personal de prensa recibirá a los medios de

comunicación, los guiará hasta el salón donde se realizará el evento y,

terminado el acto, los acompañará hasta la puerta.

COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA: HERRAMIENTAS

Es interesante recalcar la importancia de la generación de distintos soportes de

comunicación interna para que sea más rica la comunicación. Los mismos

pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales etc. Las Nuevas

tecnologías de la información y comunicación abren el abanico de posibilidades

e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia.

Publicaciones Institucionales

Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es

que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una

comunicación ascendente, descendente y lateral. Además, la identificación de

los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como persona

y, por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecuan a

los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica entre la redacción

y el personal.

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Reuniones de los empleados

Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar,

reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde

y convocar a los participantes con la debida antelación.

Línea directa

Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas,

sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los

integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su

nombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable y a los

pocos días se deben contestar los mensajes.

Buzón de comentarios

Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad

y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su planteo.

No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Carta a los RRHH

Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir información

importante tales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja

radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente. Por

ello, se aconseja no realizarlas en forma múltiple con un destinatario común

sino personalizada.

Carteleras públicas

Este ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un

lugar de tránsito seguro del personal. Puede contener información general,

normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal. Es

necesario que su contenido este ordenado para que visualmente sea de rápida

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lectura y notorio el cambio periódico de su información. Es necesario, para

evitar malos entendidos, consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.

Socialización

Cualquier persona que ingresa a una Institución nueva necesita saber a dónde

se ha incorporado. Para ello algunas organizaciones diseñan este material que

tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su

organigrama, sus integrantes, etc.

Manuales

Son guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la

información técnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar

las actividades. Además, como la dimensión de la comunicación es amplia

colabora indirectamente en la imagen creando una sinergia de discursos no

necesariamente verbales; evitando contradicciones.

Folletos internos

Sobre temas particulares como las coberturas de las ART, se pueden diseñar

sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de

concientización interna.

Medios electrónicos

Resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no sólo de

individuo a individuo, sino también de los individuos con la organización como

espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha

una empresa se puede citar:

E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad de

fijación del destinatario.

Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e

instantáneo. Sólo se necesita colocar las computadoras en red.

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Listas de distribución y foros de discusión por internet: puede servir para

motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su

pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales.

En la página web institucional se puede prever un área restringida sólo para los

integrantes de la institución e implementar los foros.

Con el objetivo de que exista un perfecto entendimiento y una buena

comunicación entre todos los participantes de una organización, ésta debe

asesorarse muy bien por expertos que coordinen las actividades que permitan

una excelente productividad, desarrollo, competitividad, rentabilidad y, en

general, un perfecto funcionamiento que redunde en beneficios múltiples tanto

a los profesionales de la organización como a la misma empresa.

Es claro que un empleado motivado trabajará mejor. Y si trabaja mejor, su

rendimiento aumentará, ocasionando que una compañía se desarrolle muy bien

y se refleje su buen estado en la atención que se le de a sus clientes. Es decir,

si existe una comunicación excelente con la cual un empleado no se sienta

relegado ni discriminado, sino todo lo contrario, que se sienta parte integral e

importante en una compañía, su satisfacción será reflejada en éxito para toda

la organización.

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Comunicación & Mercadoby Lic. Alejandro Lanuque

Publicidad - Promoción de Ventas - Ventas Personales - Relaciones Públicas - Marketing Directo

Comunicación & Mercado

MENSAJEMedios

Feedback

Codificación

Ruido

Emisor Receptor Decodific.

Respuesta

Esquema de la Comunicación

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Es la técnica de comunicación múltiple que utiliza en forma paga medios de difusión para la obtención de objetivos comerciales predeterminados, a través de la formación, cambio o refuerzo de la actitud de las personas sometidas a su acción.

Toda transmisión de información impersonal y remunerada, efectuada a través de un medio de comunicación, dirigida a un público objetivo, en la que se identifica el emisor, con una finalidad determinada, que de forma inmediata o no, trata de comportamiento del consumidor.

Publicidad


Conjunto de actividades de corta duración, dirigida a intermediarios, vendedores y consumidores que mediante incentivos de distinto tipo, tratan de estimular la demanda en el corto plazo y aumentar la eficiencia de los vendedores e intermediarios.Es una actividad intermedia entre la venta personal y la publicidad.

Venta Personal

Es una relación personal e interactiva con los clientes. A diferencia con la publicidad y promoción de ventas, permite la elección precisa del cliente o el mercado objetivo.Una de sus características es la flexibilidad, debido a que es posible adaptar la presentación y argumentación a cada comprador y situación específica.

Promoción

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Integran un conjunto de actividades con el propósito de obtener, mantener, recuperar o incrementar la aceptación, confianza o apoyo de distintos públicos, no siempre relacionados con los productos o actividades de la empresa.

Los públicos no son sólo los clientes reales o potenciales, es a la sociedad en general. Incluye a accionistas, trabajadores, colaboradores, proveedores, acreedores, poderes públicos, medios de comunicación, sindicatos, competidores, líderes de opinión, etc..

Relaciones Públicas


El marketing directo intenta establecer una relación directa entre empresas vendedoras y compradores. Resume en un solo concepto al resto de las acciones comunicacionales, tratando de evitar intermediarios.

Marketing Directo

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Plan de ComunicaciPlan de Comunicacióónn

Identificar la audiencia metaDeterminar los objetivos de la comunicaciónDiseño del mensaje Distribuir el presupuesto total de comunicaciónDecidir sobre la mezclaMedir los resultados de la comunicación


1. Identificar a la audiencia meta.

Compradores Potenciales Usuarios Actuales Personas con influencia Formadores de Opinión Todo el mercado

2. Objetivos de la Comunicacion.

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QUE decir (Contenido del mensaje) COMO decirlo en forma lógica (Estructura del

mensaje) COMO decirlo en forma simbólica (Formato

del mensaje) QUIEN debe decirlo (Fuente del mensaje)

4. Presupuesto Total de Comunicacion

3. Diseño del Mensaje


5. Decisión sobre la mezcla de Comunicación

Publicidad MKT Directo Promoción de Ventas Relaciones Públicas Venta Personal Las otras

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Genera valor a largo plazo y aumenta el valor de la marca.

Con el tiempo produce ventas acumuladas. Genera conciencia de la marca y un buen

posicionamiento del producto. Diferencia a los productos con base en

beneficios, no con base en incentivos.

MEZCLA DE COMUNICACIONMEZCLA DE COMUNICACION

PUBLICIDADPUBLICIDAD

CaracterCaracteríísticassticas::


Es un incentivo temporal para la compra de un producto

Genera ventas a corto plazo Ofrece información inmediata y/o recompensa al

consumidor Es de importancia para apoyar las ventas

minoristas de los comerciantes

PROMOCIONPROMOCION

CaracterCaracteríísticas:sticas:

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Selección de los instrumentos de promoción.

Instrumentos de promoción con el consumidor. (Promociones del fabricante o del minorista)

Ejemplos: Samplings, Precio, Premios, Rifas, Degustaciones, Promociones Cruzadas, POP, 2x 1


Instrumentos de promoción con el trade.

Ejemplos:

• Rebajas de precios• Descuentos• Mercaderia gratis..• Consignaciones• Plazos

Instrumentos de promoción con la fuerza de ventas.

Ejemplos:

Merchandising, Sorteos,IncentivosExposiciones

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MARKETING DIRECTO

Ejemplos:

Catálogos Mailings Telemarketing Ecommerce Llame ya E-mail Comunicación oral


RELACIONES PUBLICAS

Publicaciones Eventos Noticias Compromiso con la comunidad Identificación Lobby Solidaridad Social

Ejemplos: Reuniones de prensa, conferencias, seminarios, donaciones, auspicios, notas.

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PLAN DE PUBLICIDAD

I. Establecer los objetivos

INFORMAR (crear demanda primaria) CONVENCER (crear demanda selectiva) RECORDAR (Pubicidad de reforzamiento

II. Cuanto Invertir?Se deben tener en cuenta los siguientes factores:

Etapa en el ciclo de vida del productoMarket ShareCompetencia

Frecuencia de la publicidadPosibilidad de sustitución del producto


III. Mensaje

Generación del mensaje Evaluación y selección del mensaje. Ejecución del mensaje (estilos: vida real, fantasía, imagen)

IV. Medios

ALCANCE, FRECUENCIA, IMPACTO.Selección de Medios (TV, Radio, Diarios, Revistas, Via Pública,

Internet, etc.)Vehículos específicos de los medios.Tiempo en los mediosAsignación geográfica

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V. Medición.

Las ventas reciben influencia de muchos factores por lo que resulta complicado medir el impacto de un comercial.

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