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SINDICATO DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

REGLAMENTO INTERNO PARA LA

RECEPCIÓN, CONSERVACIÓN Y

PROTECCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN

LAS ÁREAS DEL SINDICATO DEL PERSONAL

ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD

AUTÓNOMA DE CHIAPAS

08 DE MARZO DE 2017

SINDICATO DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

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ÍNDICE

C O N S I D E R A N D O S ..................................................................................................................... 3

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................................ 4

CAPÍTULO II: DEL ARCHIVO DE TRÁMITE ............................................................................................. 6

CAPÍTULO III: DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN .............................................................................. 8

CAPÍTULO IV: DEL ARCHIVO HISTÓRICO .............................................................................................. 8

CAPÍTULO V: DEL ARCHIVO DE CLASIFICACIÓN................................................................................... 9

CAPÍTULO VI: DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS Y SU CLASIFICACIÓN ....................................... 10

CAPÍTULO VII: DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ..................................................................... 11

CAPÍTULO VIII: DE LA RESPONSABILIDAD .......................................................................................... 12

TRANSITORIOS ................................................................................................................................... 13


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Indra Ruth Toledo Coutiño, en mi carácter de representante legal y Secretaria

General del Sindicato del Personal Académico de la Universidad Autónoma de

Chiapas, en ejercicio de la facultad que me confiere la fracción I del Artículo 26 del

vigente Estatuto General del SPAUNACH; y,

C O N S I D E R A N D O

Que es derecho consagrado en la Constitución Política de los Estados Unidos

Mexicanos, en su Artículo Octavo, presentar cuantas solicitudes de información,

prestación y gestión quiera hacer el ciudadano, máxime el agremiado

perteneciente a este Sindicato.

Que así mismo, el Articulo 16 de la Carta Magna nos obliga a proteger la

información personal (datos personales y datos sensibles) de cada uno de los

agremiados, puesto que es una garantía individual consagrada, además de un

Derecho Humano.

Que también la legislación nacional y estatal en materia de transparencia y de

protección de datos personales nos compele a ser rigurosos en el uso y

salvaguarda de toda la documentación que es turnada a este Sindicato, bien sea

por medio personal, delegacional e institucional.

Que la misión de este Gremio Sindical es no solo el mejoramiento de las

condiciones laborales y logros sindicales, sino también la gestión de estos últimos

para beneficio de los académicos pertenecientes a esta organización;

Que en pro de los irrestrictos principios de legalidad, transparencia, inmediatez,

claridad y procedibilidad se ha de tratar con el mayor de los cuidados toda la

documentación que este Sindicato reciba para la consecución de los fines de sus

agremiados, así como para la defensa de los derechos de los mismos;

Que también el Contrato Colectivo de Trabajo vigente, que cada año se renueva

manteniendo intocables los logros sindicales, prevé la presentación de los oficios y

formatos requeridos para la obtención de las prestaciones que los afiliados tienen

por su pertenencia a esta organización.

Por los fundamentos y consideraciones anteriormente expuestos, el Comité

Ejecutivo a mi cargo tiene a bien expedir el siguiente:


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REGLAMENTO INTERNO PARA LA RECEPCIÓN, CONSERVACIÓN Y

PROTECCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LAS ÁREAS DEL SINDICATO

DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE

CHIAPAS

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1.- La documentación que obra en posesión del Sindicato del Personal

Académico de la Universidad Autónoma de Chiapas, así como de cada una de sus

dependencias, ha de estar siempre protegida por la máxima confidencialidad, en

estricto apego a la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión de los

Particulares, y demás Leyes aplicables en la materia, tanto nacionales como

estatales, a excepción de los supuestos de tramitación y solicitación judicial, por lo

que el manejo de la misma ha de ser protegida y resguardada de manera

responsable, seria y estricta, en apego a los principios de legalidad vigente.

ARTÍCULO 2.- Para efectos del presente Reglamento Interno, se ha de entender

como:

I. DOCUMENTACIÓN: Todo escrito, oficio, registro, solicitud, petición, título,

bien sea original bien fotocopia bien escaneo, que sea depositado en las

Oficinas del Sindicato en su sede general de la Ciudad de Tuxtla Gutiérrez

o en su subsede de la Ciudad de Tapachula de Córdova y Ordóñez, así

como en cada una de las Delegaciones Sindicales y Representaciones

Sindicales que este Sindicato tiene en los diferentes Campus de la

Universidad Autónoma de Chiapas.

II. SINDICATO: El Sindicato del Personal Académico de la Universidad

Autónoma de Chiapas, al que también se le denomina “SPAUNACH”.

III. DERECHOS ARCO: Son los derechos que la ley otorga a los titulares de

acceder, rectificar, corregir y oponerse a su uso, referentes a los datos

personales y su categoría de datos personales sensibles.

IV. DATOS PERSONALES: Estos datos son cualquier información que refiera

a una persona física que pueda ser identificada a través de los mismos, los

cuales se pueden expresar en forma alfabética, numérica, gráfica,

fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo, como por ejemplo: nombre,

apellidos, CURP, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, domicilio,


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número telefónico, correo electrónico, grado de estudios, sueldo, entre

otros.

V. DATOS PERSONALES SENSIBLES: Categoría de los datos personales

que refieren información que pueda revelar aspectos íntimos de una

persona o dar lugar a su discriminación, como el estado de salud,

información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación

sindical, opiniones políticas, origen racial o étnico, preferencia sexual,

entre otros.

VI. ÁREA: cada una de las Sedes, Subsedes, Delegaciones y Representaciones

Sindicales legalmente constituidas dentro del Sindicato del Personal Académico

de la Universidad Autónoma de Chiapas.

VII. SEDE: La Oficina General del SPAUNACH, ubicada en la Ciudad de Tuxtla

Gutiérrez.

VIII. FONDO: El conjunto de documentos producidos orgánicamente por una

dependencia, con cuyo nombre se identifica.

IX. SECCIÓN: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las

atribuciones de cada dependencia.

X. SERIE: La división de una sección que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y

que versan sobre una materia o asunto específico.

ARTÍCULO 3.- Cada responsable tanto de las áreas de las Oficinas Generales

como de las Delegaciones Sindicales del SPAUNACH, asegurarán el adecuado

funcionamiento de sus archivos, adoptando las medidas necesarias de acuerdo

con lo dispuesto por las leyes de transparencia y acceso a la información, tanto

nacional como estatal, el presente Reglamento y, en su caso, por los criterios

específicos que se formulen y actualicen.

Para llegar a lo antes expuesto podrán delegar dicha responsabilidad en los

agremiados que consideren conveniente.

ARTÍCULO 4.- Las áreas adoptarán medidas y procedimientos técnicos que

garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre

otros:

A. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción,

organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y

B. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los

documentos.


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ARTÍCULO 5.- El Comité Ejecutivo y la Asamblea de Delegados vigilarán, en el

ámbito de sus respectivas atribuciones, el estricto cumplimiento del presente

Reglamento.

CAPÍTULO II: DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

ARTÍCULO 6.- La Sede General, las Subsedes y las Delegaciones Sindicales

elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de

clasificación archivística, cuidando en todo momento su salvaguarda, al tenor de lo

estipulado en el Artículo 37 de la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión

de los Particulares y relativas. Dicha guía deberá contener:

A. La descripción básica de sus series documentales.

B. La relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico.

C. La dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de sus agremiados,

así como el nombre y cargo del responsable.

ARTÍCULO 7.- Cada área elaborará una ficha de control para el seguimiento

administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a dicha

área; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción:

A. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable

anualmente);

B. El asunto (breve descripción del contenido del documento);

C. Fecha y hora de recepción, y

D. Generador y receptor del documento (nombre, plaza y adscripción, y, en su

caso, cargo; de quien procede y a quien va dirigido y, en su caso, el cargo).

ARTÍCULO 8.- Desde el momento de recepción hasta el de su despacho, la

documentación se tratará como sigue:

A. Una vez recibido cualquier tipo de documento, éste será escaneado y

ubicado en la carpeta electrónica de base documental que lleve el número

de plaza del agremiado o académico presentante.


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B. En la Oficina General, el original recibido se ubicará en el expediente de

nombre y delegación propio del agremiado, o en su defecto, en el

acumulado de asuntos (si no es sindicalizado). En las Delegaciones, se

seguirá el mismo procedimiento, pero remitiendo el original a la Sede

General, quedando copia para el expediente delegacional.

C. Se turnará copia del documento recibido al área de tratamiento

correspondiente, para su gestión y tramitación. La mencionada área

anexará esa copia, en caso de ser necesario, a la dependencia de la

Universidad Autónoma de Chiapas que deba de recibirlo y solucionarlo. De

la respuesta (si es que la hubiera) se tendrá igualmente un escaneo en la

carpeta de número de plaza del agremiado.

D. Una vez al mes, cada titular de dependencia o responsable de área

condensará la documentación escaneada en los archivos generales de las

oficinas centrales del SPAUNACH, para su debida salvaguarda.

ARTÍCULO 9.- En cada Sede, Subsede y Delegación existirá un archivo de

trámite. Los responsables de los archivos de trámite en la Sede y Subsede serán

designados por la Secretaría General del SPAUNACH, puesto que en las

Delegaciones son los propios Delegados. Tendrán las siguientes funciones (que

pueden realizarlas per se, o con una comisión conjunta o con auxilio secretarial,

siendo siempre los responsables):

A. Integrar los expedientes de archivo;

B. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido

clasificada como reservada o confidencial, conforme al consejo de la

Asesoría Jurídica del SPAUNACH, en respeto a las leyes vigentes;

C. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el

archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de

clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

D. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y

E. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series

documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al

archivo de concentración.


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CAPÍTULO III: DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARTÍCULO 10.- Cada área contará con un archivo de concentración. El

responsable de éste será nombrado, en la Oficina Central del Sindicato, por la

Secretaría General del Comité Ejecutivo; en las Subsedes, por aquél a cuyo cargo

se encuentren, con el visto bueno de la Secretaría General del Comité Ejecutivo;

en las Delegaciones y Representaciones Sindicales, el responsable será el

integrante del Comité Ejecutivo perteneciente a la Delegación, y en el caso de que

no se contare con tal, la Secretaría General del SPAUNACH designará a un

integrante de esa Delegación para tal fin.

ARTÍCULO 11.- El responsable del archivo de concentración tendrá las siguientes

funciones:

A. Recibir de los archivos de trámite la documentación semi-activa;

B. Conservar precautoriamente la documentación semi-activa hasta cumplir su

vigencia documental al cumplir su periodo de reserva;

C. Solicitar al área coordinadora de archivos de la Sede General la liberación

de los expedientes para determinar su destino final;

D. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del

cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el

inventario general;

E. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

F. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los

documentos y expedientes de las series resguardadas.

CAPÍTULO IV: DEL ARCHIVO HISTÓRICO

ARTÍCULO 12.- Las áreas establecerán un archivo histórico, que se irá

entregando, comparando y cotejando con cada cambio de gestión sindical general

o delegacional. El responsable de este archivo será nombrado o elegido conforme

a lo estipulado en el Artículo 10 del presente Reglamento.

ARTÍCULO 13.- El responsable del archivo histórico tendrá las siguientes

funciones:


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A. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos (ubicada en la sede

general) o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración

del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y

el inventario general;

B. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por

tener valor histórico;

C. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de

concentración;

D. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor

histórico;

E. Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a

través de sistemas ópticos y electrónicos, y

F. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación,

difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.

CAPÍTULO V: DEL ARCHIVO DE CLASIFICACIÓN

ARTÍCULO 14.- Las dependencias elaborarán un cuadro general de clasificación

archivística. La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica,

atendiendo a los siguientes niveles:

A. Nivel Primero: Fondo.

B. Nivel Segundo: Sección.

C. Nivel Tercero: Serie.

Lo anterior, sin perjuicio de que existan niveles intermedios, según los

requerimientos de las dependencias. Los niveles podrán identificarse mediante

una clave alfabética, numérica o alfanumérica, según sea el caso.

ARTÍCULO 15.- Además de contener documentos, los expedientes se deben

formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación

del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. El

marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los

siguientes elementos:


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1. Dependencia;

2. Fondo;

3. Sección;

4. Serie;

5. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de

la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes);

6. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

7. Asunto (resumen o descripción del expediente);

8. Valores documentales;

9. Vigencia documental;

10. Número de fojas útiles al cierre del expediente (el número total de hojas

contenidas en los documentos del expediente).

ARTÍCULO 16.- En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá

señalarse la nomenclatura asignada a los incisos 3, 4 y 5 del artículo anterior.

ARTÍCULO 17.- Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como

reservados o confidenciales, en seguimiento a lo estipulado en las leyes relativas

a la materia, deberán contener, además, la leyenda de clasificación

correspondiente, señalada respectivamente como:

A. CL (Clasificado).

B. R (Reservado).

C. CO (Confidencial).

CAPÍTULO VI: DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS Y SU CLASIFICACIÓN

ARTÍCULO 18.- El responsable del área coordinadora de archivos, o el titular del

archivo de concentración de cada área, en su caso, actualizará periódicamente el

catálogo de disposición documental. En el catálogo de disposición documental se


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establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de

conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad.

ARTÍCULO 19.- Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el

catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados.

ARTÍCULO 20.- Las dependencias enviarán a la Sede General del SPAUNACH,

para su registro, una copia de su catálogo de disposición documental actualizado

en soporte electrónico, a más tardar el día 15 del mes de cada año.

ARTÍCULO 21.- En los plazos de conservación de los archivos se tomará en

cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva

correspondiente.

ARTÍCULO 22.- A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el

plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que

establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero.

ARTÍCULO 23.- Al concluir los plazos establecidos en el artículo anterior, las

dependencias, a través del área coordinadora de archivos, o del responsable del

archivo de concentración, según sea el caso, solicitarán al SPAUNACH un

dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos.

ARTÍCULO 24.- Los inventarios de baja documental autorizados por el

SPAUNACH, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de

cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja

correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental.

CAPÍTULO VII: DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ARTÍCULO 25.- Las áreas tomarán las medidas necesarias para administrar y

conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y

estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la

identidad e integridad de su información. Todo documento electrónico recibido

deberá ser acusado, contestado y/o turnado en el término de 02 dos días hábiles.

ARTÍCULO 26.- Las áreas aplicarán las medidas técnicas de administración y

conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y

disponibilidad de los documentos electrónicos, de acuerdo con las


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especificaciones de soportes, medios y aplicaciones, de conformidad con las

normas nacionales e internacionales.

ARTÍCULO 27.- Las dependencias realizarán programas de respaldo y migración

de los documentos electrónicos.

CAPÍTULO VIII: DE LA RESPONSABILIDAD

ARTÍCULO 28.- Todos aquellos responsables de Sede, Subsede y/o Área que

incumplan los deberes señalados en el presente Reglamento podrán ser

suspendidos o destituidos de sus cargos, dependiendo de la gravedad del caso,

por el Comité Ejecutivo, si bien se salvaguarda el derecho del agremiado a

presentar su recurso de ley ante la Comisión de Honor y Justicia del SPAUNACH,

o la Comisión de Vigilancia, si fuere el caso.

ARTÍCULO 29.- Los responsables que actúen con negligencia y/o dolo, serán

destituidos de sus cargos por el Comité Ejecutivo, sin perjuicio de que éste

determine si procede su consignación.

ARTÍCULO 30.- En el caso de que quedare destituido un responsable, será

elegido un suplente para su cargo, en la misma Sede, Subsede o Área, y con el

procedimiento establecido en el Artículo 10 del presente Reglamento.

ARTÍCULO 31.- La sanción de expulsión del SPAUNACH solo podrá aplicarse en

los casos de notoria gravedad que pongan en peligro la integridad de la

organización sindical por faltas de lealtad, labor de división o traición al Sindicato,

siempre después de haberse turnado el caso a la Comisión de Honor y Justicia del

Sindicato y haber sido ratificado el dictamen que de ella emanare por la Asamblea

de Delegados Sindicales y Comité Ejecutivo, para su ratificación por la Asamblea

General.

ARTÍCULO 32.- Las sanciones que podrán imponerse a los responsables de

información a quienes se hubiere demostrado fehacientemente una actuación

dolosa, negligente u omisa consistirán en lo estipulado en el Artículo 64 del

Estatuto General del SPAUNACH, a saber:

I.- Amonestación por escrito:

II.- Suspensión temporal de derechos sindicales;


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III.- Suspensión temporal en puestos o comisiones sindicales;

IV.- Destitución de puesto o comisión sindical; y

V.- Expulsión del Sindicato.

ARTÍCULO 33.- La aplicación de las sanciones se hará conforme a la gravedad de

la falta o a la reincidencia. En caso de reincidencia se hará una aplicación gradual

de las sanciones.

TRANSITORIOS

ARTÍCULO PRIMERO.- El presente Reglamento Interno entrará en vigor a partir

del día de su publicación en la Gaceta Sindical.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Se faculta al Comité Ejecutivo para resolver los casos no

previstos en el presente Reglamento.

EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO PARA LA RECEPCIÓN, CONSERVACIÓN Y PROTECCIÓN DE

LA DOCUMENTACIÓN EN LAS ÁREAS DEL SINDICATO DEL PERSONAL ACADÉMICO DE LA

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS FUE APROBADO EN LA ASAMBLEA DE DELEGADOS Y

COMITÉ EJECUTIVO EL DÍA 08 OCHO DE MARZO DE 2017 DOS MIL DIECISIETE, EN LAS OFICINAS

CENTRALES DEL SPAUNACH EN LA CIUDAD DE TUXTLA GUTIÉRREZ, CHIAPAS.

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