EXPOSICION DE MOTIVOS PROYECTO DE MODIFICACIN DEL

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 1.

CONCEPTOS:

El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF es un documento normativo que contiene disposiciones tcnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de la entidad, con sujecin a su naturaleza, fines y funciones establecidos en las normas legales que le dan origen y otras disposiciones complementarias y, precisa las funciones generales y especificas, atribuciones y relaciones entre los Organos y Unidades Orgnicas que la constituyen, debiendo a su vez, tener una vigencia que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales, por ello, deben evitarse las modificaciones que conlleven a cambios significativos o generalizados en la organizacin, que puedan afectar negativamente la gestin y resultados. Este Instrumento Normativo de Gestin, sirve de gua y regula el funcionamiento de los diversos rganos de la administracin municipal, para el mejor cumplimiento de sus funciones y el consiguiente logro de las metas y objetivos programados en el Plan Operativo Institucional (POI), en el Plan de Estratgico Institucional (PEI) y el Plan de Desarrollo Concertado (PDC). 2.

TIPO DE ESTRUCTURA:

El organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una Entidad que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora. Las estructuras organizacionales de tipo verticales, es decir presentan a las unidades de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, siendo los ms recomendados en los manuales de organizacin.

Para el caso de la Municipalidad distrital de Comas, y de acuerdo a las normatividades vigente se tomara como referencia el modelo de estructura vertical, su elaboracin parti de la evaluacin y anlisis de la estructura organizacional propuesta a partir de los procesos y de las funciones y actividades establecidas en la arquitectura empresarial, enriquecindola. A partir de la agrupacin de funciones derivadas de la responsabilidad sobre cada proceso, se establecieron las relaciones de autoridad formal entre las mismas (estructura) y se ubicaron a partir del rol que cumple cada rea segn en el modelo de Henry Minztberg.

3.

FUNDAMENTO:

Mediante Acuerdo de Concejo N 004-2011-MDC de fecha 12 de febrero del 2011 se declaro en Emergencia Administrativa-Financiera y Reestructuracin Orgnica a la Municipalidad Distrital de Comas y como parte de este proceso de reestructuracin esta la revisin y modificacin de los documentos de gestin administrativa siendo uno de ellos el

Reglamento de Organizacin y Funciones ROF. La reestructuracin se centra mayormente en redefiniciones, priorizacin, ajuste o modificacin de funciones y estructuras, probablemente porque no se tiene claros los objetivos o cules son las responsabilidades de cada Organo o Unidad Orgnica o, porque el desempeo sea deficiente, hay funciones que se dejan de hacer, se duplican esfuerzos o se invierte tiempo y recursos en funciones que no es necesario realizar o se crean reas o definen funciones por cuestiones polticas o muy personalistas dejando vacios administrativos tanto funcionales como de responsabilidad, sin considerar criterios tcnicos ni una visin sistmica de la organizacin. As, el modelo se empeora cada vez ms debido a la inclusin permanente de parches desarrollados por personal sin experiencia en la elaboracin de estructuras organizacionales, que en nada contribuyen a resolver los serios problemas de fondo. De acuerdo a los campos establecidos en la Ley Orgnica de Municipalidades, la reestructuracin puede ser total cuando involucra a toda la municipalidad, o parcial cuando se dirige a parte de ella, en este caso suprimiendo, fusionando o generando rganos para cumplir mejor las funciones, adecundonos a las demandas del vecindario o para implementar polticas dentro del marco de la misma Ley. Las leyes en general sealan el campo funcional definido para las municipalidades, as como condiciones legales que estamos obligados a observar y cumplir. 4.

ANALISIS:

La elaboracin del proyecto de modificacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF de la Municipalidad de Comas parte de los informes elevados por los Organos y Unidades Orgnicas de la Institucin en relacin a diversas observaciones y propuestas de modificaciones al ROF aprobado mediante Ordenanza N 333-MDC, as como de las coordinaciones y disposiciones de la Alta Direccin. A efectos de optimizar la Estructura Orgnica y el ROF aprobado, se ha visto por conveniente realizar una revisin de todas las propuestas de modificacin del ROF presentado por las diferentes reas de la Municipalidad y sobre todo es necesario sealar que tanto la Estructura Orgnica como el ROF se elaboran sobre la base de la Ley Orgnica de Municipalidades y otras normas legales que dan atribuciones y/o facultades a los Gobiernos Locales para desarrollar determinadas actividades y servicios a la comunidad. En el presente Proyecto se ha analizado la composicin de la estructura orgnica de la Municipalidad llegndose a detectar que existen reas que por las funciones que realizan estas deberan ser asumidas por otras evitando costos innecesarios a la Entidad, asimismo se han consignado funciones de control, coordinacin, etc. con reas inexistentes, han obviado funciones que son necesarios que se encuentren tipificados en el ROF por el grado de responsabilidad ante las entidades de Control gubernamental que se encuentran en una

permanente supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin pblica. Es necesario precisar que la revisin del ROF se ha efectuado en gabinete a excepcin de algunas coordinaciones que se han efectuado con ciertas reas especficas respecto a funciones concretas que deben realizar por ser de su competencia y que no se seala en el ROF, asimismo en el presente Proyecto se ha efectuado algunos ajustes a la estructura orgnica cambiando de ubicacin algunas reas tomando como base normas legales competentes con las funciones que desarrollan y en otros casos criterios tcnicos de carcter organizativo. Los trminos utilizados en algunos denominaciones de los rganos o unidades orgnicas son incorrectos su aplicacin como en el caso de que se ha considerado en los Organos de Coordinacin el trmino Concejo con c debiendo ser Consejo con s, para un mejor entendimiento sobre el uso de estos dos trminos se tiene:

Concejo: del latn concilium, que significa concilio, reunin (o asamblea convocada). Sus componentes son los concejales y el trmino se aviene con ayuntamiento, definido como Corporacin compuesta de un alcalde y varios concejales para la administracin de los intereses de un municipio. Esto le da un carcter colegiado para administrar. Claramente, los concejales no son asesores del alcalde ni consejeros. Consejo: del latn consilium, que significa parecer o dictamen que se da o toma para hacer o no hacer algo (de ah los consejeros, aquellos que aconsejan o asesoran). Para finalizar digamos que el vocablo Concejo deriva del latn concilium vicinorum, que quiere decir reunin de vecinos, y se diferencia de consejo, que proviene de consilium, o sea el rgano que aconseja al Poder Ejecutivo. Para entender realmente la diferencia entre uno y otro, ms all de si es con s o con c hay que pensar que el primero da idea de libertad y administracin local. El segundo, por el contrario, da idea de sumisin al Ejecutivo. Est en discusin que en realidad las dos palabras no tienen diferencias en la raz o en su significado nada ms que en su concepto histrico. De hecho las palabras suelen ir adecuando su significado por los usos y costumbres.

Se ha considerado un Concejo de Educacin Local, el mismo que guarda relacin con el proceso de descentralizacin de la Educacin a los Gobiernos Locales, no se tiene conocimiento que el Gobierno haya tomado en cuenta transferirnos para este ao ni el prximo la administracin de la Unidad de Gestin Educativa Local correspondiente a la jurisdiccin del distrito de Comas. 5.

SUGERENCIAS:

a) El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF, es un documento que debe

estar en constante revisin para la actualizacin de las funciones de los rganos que la componen, siendo que el Gobierno Central con el proceso de Modernizacin y Descentralizacin del aparato estatal viene emitiendo dispositivos y transfiriendo atribuciones y competencias a los Gobiernos Locales.

b) Se debe desarrollar un anlisis de los procesos de las funciones de cada rgano de la municipalidad, con la finalidad de acelerar los procedimientos administrativos y al mismo tiempo optimizarlos, evitando costos innecesarios que repercuten en el presupuesto institucional.

Se adjunta como anexo al presente documento el cuadro comparativo Propuesta Tcnica de Modificacin al Reglamento de Organizacin y Funciones: ROF vigente Observaciones Propuesta de Modificacin. A partir de su revisin, discusin y ajuste de la propuesta presentada, se efectuaran los cambios en el texto del ROF para su aprobacin respectiva.