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ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVANUMERO DE.117-2016

REGíSTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-GUATEMALA, C. A.

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-117-2016

EL DIRECTOR EJECUTIVO EN FUNCIONES

DEL REGISTRO NACIONAL DÉ LAS PERSONAS

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 19 y20 del Decreto número 90-2005 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas, el Director Ejecutivo es elsupenor jerárquico administrativo del RENAP, teniendo entre otras, las funciones de cumplir yvelar por que se cumplan los objetivos de la institución, así como las leyes y reglamentosplanificar, dirigir, supervisar, coordinar yadministrar todas las actividades que sean necesariaspara el adecuado funcionamiento del RENAP; y, todas aquellas que sean necesarias para que lainstitución alcance plenamente sus objetivos.

CONSIDERANDO:

Que confcHme a lo establecido en el artículo 1del Decreto número 57-92 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, dicha ley tiene por objeto normarlas compras, ventas, contrataciones, arrendamientos ocualquier otra modalidad de adquisiciónpública que realicen, entre otras, las entidades descentralizadas y autónomas, debiendosujetarse a la referida leyy su reglamento.

CON8IDERANDO:

Oue el artículo 1del Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento dos guión dos mildieciséis (DE-102-2016). de fecha seis de septiembre de dos mil dieciséis, establece que a partirde la vigencia de dicho Acuerdo, la aprobación por parte del Director Ejecutivo de los Manualesde Normas yProcedimientos del Registro Nacional de las Personas. Políticas, Guías. Protocolosyotros instrumentos técnicos administrativos análogos, se realizará a través de Acuerdo.

CONSIDERANDO;

Que rnediante Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento cinco guión dos mildieciséis (DE-105-2016). de fecha frece de septiembre de dos mil dieciséis, esta autoridadaprobó el ''Manual de Normas y Procedimientos ds Adquisiciones y Contrataciones delRENAP", el cual cobró vigencia inmediatamente.

CONSIDERANDO:

En el presente caso, la Dirección Administrativa efectuó las gestiones correspondientes para lamodificación del "Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratacionesdel RENAP". a efecto de incorporar el formulario denominado "Solicitud de Pago de Bienes y/oServicios", por lo que contándose con los dictámenes de las Direcciones responsables, esprocedente aprobar la modificación solicitada.

POR TANTO:Con base en lo considerado yen el uso de las facultades que le confiere el articulo 20 literales

CalzadaRooseveit 13-46 zona 7, ciudad de GuatemalaPBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516

ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVANÚMERO DE-117-2016

a), e) y m) del Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley delRegistro Nacional de las Personas.

ACUERDA:

Artículo 1. APROBAR el "Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones yContrataciones del RENAP", versión cuatro (4).

Artículo 2. Se deja sin efecto el "Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones yGonbataciones del RENAP", versión tres (3),

Artículo 3. instruir a la Dirección Administrativa para que a través del Departamento deCompras, se implementen le» mecanismos que considere pertinentes para el cumplimiento de lodispuesto en el Manual que mediante el presente Acuerdo se modifica; y a la Unidad deInformación Pública para que sea publicado en la página web del RENAP, por tratarse deinformación pública de oficio.

Artículo 4. Notifíquese el presente Acuerclo por mediode la Secretaría General de la Institudón.

Artículo 5. El pásente Acuerdo surte efectos inmediatamente.

Dado en la sede del Registro Nacional de las Personas, el veintinueve de septiembre del añodos mil dieciséis.

CHW- >

Licenciado Mario Réné PAre/i i vCy

Director Ejecutíw nclones

Calzada Roose>relt 13-46 zona 7, ciudad de Guatemala

PBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516 www.renaD.gob.gt

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP

RENAPRegistro Nacional de las Personas

Uc.Eáu

Sede Central

QECUTNOFUMOtONES

BSHAP'a/vadorNavarroMolina

Administrativon Administrativa

NAP, Guatemala, Guatemala

RB^AP

I Lm Lontii López BoHonJe^ Se Compras en Funciones

Dirección AdministrativaSede Central RENAP, GuatSRial^ CualMMli

M.A. Dante Antonio Avalos AguiiarDirector de Gestión y Control interno

Sede Cenlral RENAP Guatemia, Guatemala

Lic. Carlos Alfr>Jefe de Gestión de iá Calidad

Dirección de Gestión y Control internoc--'3 RENAP Guatemala, Guatemala

AP

Inn anco

FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016

CÓDIGO: MNP-05-04-2016

VERSIÓN: 04

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LACAUDAD

DIRECCIÓN DE CESTtóN Y CONTROL INTERNO

ir j -Ch.rRÍUT

iissa

MRENAPBegisiro Haciofíal de ¡osPetsenas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISION: Septiembre 2016




VERSIÓN: 04

PÁGINA: Página 2 de 77

Contenido

1. Objetivo 3

2. Campo de aplicación 3

3. Base legal 3

4. Monitoreo y seguimiento 4

5. Simbología 4

6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP 5

7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto 14

8. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía 20

9. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa.. 25

10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único 32

11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización pública ... 40

12. Procedimiento para>|a ad;q,ulsiC)óR y contratación pormedio de licitación púbiica 51

13. Procedimiento para lí¿|qboracio(ÍSeI cb^rato administrativo, recepción de bienes,obras y/o servicios, gestiórxáe pago'yjiquidación de contrato 61

Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones 69

Anexo 2. Expediente a conformar 71«rvV V,i •

Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas .r»V

Anexo 4. Formulario de Solicitud de Pago de Bienes y/o Servicios

.73

.75

Anexo 5. Acrónimos 76

Control de cambios 77

Revisado p<^ y

Mw:Rewtsadopor:

^7^validado potf V

,érKJ«^(ie<3estl6ndeta •

-Calidad

' SubdirectordeControl Director deGe«tón y^;;Control intermT ;

MRENAPlltgistn Nacior.ol óe ia¡ Peisoncs

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016




VERSIÓN: 04

PAGINA: Página 3 de 77

1. Objetivo

Proveer un documento técnico administrativo que sirva de apoyo y orientación para elpersonal que labora en el Registro Nacional de las Personas (RENAP) que participa en el

proceso de compras y contrataciones de la institución, así como establecer los

lineamientos y responsabilidades correspondientes.

2. Campo de aplicación

Este documento será aplicable al personal que labora en el RENAP involucrado en el

proceso de compras y contrataciones de la Institución.

3. Base legal

Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del RegistroNacional de las Personas y sus reformas.

Acuerdo de Directorio número 51-2014, Reglamento Interior de Trabajo del RegistroNacional de las Personas.

Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado y sus reformas.

Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado y su reforma.

Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica delPresupuesto y sus reformas.

Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el ejercicio fiscalvigente.

Acuerdo Ministerial número 23-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento delRegistro de Proveedores del Estado.

Acuerdo Mipisterial número 24-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas de

Transparencia en los Procedimientos de Compra o Contratación Pública.

Ravliidg po

A

RavHadojior: ValldMlo pon' J

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Aprobadopop^

irOlrBctoríl«G«^4ny ,

Contrt^lfltwno ' ' ''1 Compra*«ft . I-'i'''»"¿Efunden» •1

1..,pir«MrApfflinlft^^^j

SRENAPRegistro Nacmol de losPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016


ADQUISICIONES V CONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 04


Resolución número 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de

Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS).

Ley de la Actividad Aseguradora.

Acuerdo de Directorio donde se aprueba el Presupuesto anual del RENAP vigente.

Modificaciones que correspondan a cada norma y otras que se relacionen con compras y

contrataciones del Estado.

4. Monitoreo y seguimiento

Para garantizar la vigencia y efectividad de este documento, el Jefe de Compras,

Subdirector Administrativo y Director Administrativo, deberán mantener un proceso

constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la inclusión de

ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez

que lo contenido en el presente manual lo requiera.

5. Símbología

iafedaSaotlón dela~

isaUdad

Ndoy Fin

0

C 1Conector dapágina

Llamado de procedimiento

validad

Subdirector de Control OtreaordaGestldny'Contrd Interno

'' /efeWtomflrasen Director Administrativofundones

Aprobado

Wrsflorljeeuttvo «i^funciones

MRENAPHeglslm Naciofíol de losPersonas





VERSIÓN: 04


6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP

6.1. El RENAP deberá efectuar sus compras y contrataciones de acuerdo a las

diferentes modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su

reglamento vigente.

6.2. El personal del RENAP será responsable en lo que le corresponda a cada uno

según la naturaleza y funciones del puesto de trabajo, de la correcta aplicación de

la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, de otras disposiciones

inherentes a la materia y del presente Manual.

6.3. Al Jefe de Compras le corresponderá elaborar el Programa Anual de Compras del

RENAP, con base en la información que cada dirección solicitante o unidad, está

obligada a proporcionar para dichos efectos, derivado de sus asignaciones

presupuestarias.

6.4. El personal que intervenga en el trámite de generar y manejar la documentación

requerida en los procedimientos de compra contenidos en el presente manual,

estará obligado a velar porque la documentación cumpla con las normas y

disposiciones legales vigentes, así como, custodiar adecuadamente los

documentos contenidos en el expediente conformado.

6.5. El Departamento de Compras y las Juntas de Cotización o Licitación de acuerdo a

las atribuciones asignadas por la ley, deberán garantizar que cada adquisición

cumpla con las normas, requisitos y plazos establecidos en la Ley de

Contrataciones del Estado y su reglamento, así como con las disposiciones

jurídicas y administrativas relativas al uso del sistema GUATECOMPRAS, cuando

de conformidad con la ley corresponda a su competencia.

6.6. Todo contrato administrativo se suscribirá toda vez se verifique la disponibilidad

presupuestaria a través del Departamento de Presupuesto de la Dirección de

Presupuesto.

mENAPflegistro Nocional tíe las Personas





VERSIÓN: 04


6.7. El formulario que dará inicio al proceso de compras y contrataciones será la

Requisición de Compras o Contrataciones (ver Anexo 1), el cual deberá estar

firmado por el solicitante y director, coordinador o encargado de la unidad

solicitante que autoriza el gasto, previo a haber verificado la disponibilidad

presupuestaria, presentándose con la debida antelación y describiendo

claramente las especificaciones técnicas del producto o servicio que se desea

(cantidad, unidad de medida, medidas, color, calidad, textura, forma, entre otros),

con lo cual se estaría respondiendo a la interrogante ¿cómo se requiere el

producto o servicio?. Además, la Requisición de Compras o Contrataciones

deberá de incluir la justificación de la compra (cuándo, dónde, por qué y para

qué), así como estar aprobado por la autoridad competente, o el director que ésta

delegue para dicho efecto; con el propósito de garantizar su correcta adquisición;

de no cumplirlo no se aceptará el mismo.

6.6. Con base en lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su

reglamento, se prohibe especificar en la Requisición de Compras o

Contrataciones las marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos,

orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera

suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de la

adquisición y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones,

requisitos o documentos, expresiones como: o equivalente, o semejante, o similar

o análogo. Cuando exista duda al respecto, deberá solicitarse la asesoría al

Departamento de Compras. El formulario que se presente con alteraciones,

enmiendas o tachones no será aceptado para su trámite.

6.9. El Departamento de Compras será el encargado de proporcionar el número

correlativo de la Requisición de Compras o Contrataciones y será revisado previo

a colocar el mismo, de no estar correcto el formulario se devolverá para su

revisión y/o corrección.

iefe de Gestión de u: '̂ .C^Uad

Revisado por

Subdhfftor de Control

Revisado por

Dite^or de Gestión VControl Interno

Validado.

JefedeCójdP'WjMlftiiidones -''x!''

ValidadoMr^

¡ir^(Mr Admbslftratii^

Aprobado pc^

líSdones

gRENAPBegislm Nacional de fotPersonas





VERSIÓN: 04

pAgina: Página 7 de 77

6.10. Dentro del proceso de compras o contrataciones por cualquier modalidad, el

Departamento de Compras deberá verificar que lo solicitado no se encuentre en

la modalidad de contrato abierto.

6.11. Toda compra de bienes que sea requerida, cuyos bienes o suministros no se

encuentren disponibles en el Almacén, deberá contener el sello de no existencia

estampado en el formulario de Requisición de Compras o Contrataciones; así

como realizar la consulta a Inventarios por bienes inventariables para que informe

si existen bienes iguales y/o similares a lo solicitado y en condiciones aceptables

para su uso, debiendo documentar la respuesta a la consulta realizada, previo a

ingresar el formulario al Departamento de Compras.

6.12. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras, el Almacén,

dirección, coordinación o unidad solicitante, o la Comisión Receptora según

corresponda, recibir la factura o recibo autorizado por la Contraloría General de

Cuentas (CGC), así como todos los documentos relacionados a las compras o

contrataciones.

6.13. El responsable que por los procedimientos establecidos en este manual y lo

establecido en la norma anterior, reciba facturas o recibos de la CGC {en caso de

ser una entidad del sector público, la proveedora), deberá verificar que las

mismas no contengan alteraciones, enmiendas, manchas, tachaduras, estén rotas

o deterioradas; y será responsable de trasladarlas oportunamente a donde

corresponda bajo riesgo de ser sancionado conforme lo establecido en el

Reglamento Interior de Trabajo del RENAP, de no hacerlo. Además, deberá

comprobar que la factura o recibo de la CGC según sea el caso, cumpla con los

requisitos legales y fiscales siguientes:

• Identificación del documento:

factura o recibo de la CGC.

• Numeración y cuando corresponda

serie.

Si es persona individual, los

Revisado Valide^por

Estar emitida a nombre del

Registro Nacional de las Personas

o RENAP.

Tener anotado el NIT y domicilio

fiscal del RENAP o el municipio y

ValidadciDor;

gRENAPStgisin Naciofíol de losPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


nombres y apellidos completos.

• Si es persona jurídica, la razón

social, denominación social o

nombre comercial.

• Número de Identificación Tributaria

(NIT) del emisor.

• Dirección del emisor.

• Fecha de emisión de la factura o

recibo de la CGC.

• Número de resolución de

autorización de la

Superintendencia de

Administración Tributaria (SAT).

• Especificar régimen fiscal del

emisor.

departamento donde se adquirió el

bien o servicio.

Descripción detallada de la

adquisición.

Descuentos concedidos, cuando

corresponda.

Precio unitario y total de los bienes

o servicios adquiridos.

Cuando se adquiera bienes del

grupo de gasto 3 que por su

naturaleza tengan modelo,

número de serie y cualquier otra

característica que lo identifique,

deberán agregarlo a la descripción

de la factura.

Cualquier otro requisito que

establezcan las leyes.

6.14. El responsable de recibir la factura deberá verificar que la misma no tenga

retención, de tenerla deberá establecer sí se tiene el tiempo necesario para

gestionar el pago, caso contrario deberá rechazarla y solicitar se emita una nueva

con fecha posterior.

6.15. Será responsabilidad del director, coordinador o encargado de la unidad

solicitante como autorizador del gasto, razonar la factura o el recibo de la CGC y

realizar la carta de entera satisfacción, cuando corresponda. Para realizar dicho

razonamiento limitará a describir el origen o motivo de la compra, el destino y uso

de lo adquirido.

RwUMOKtrv' Revisadopor: Valid^pon Validado. Aprobadq^n

jefe daGestión dais Subdirector daControl ' ' Director deGestión y;:f - -jefe de Compras en ^Director Administrativo. DIrecyerEJacutivoen £,' Calidad Control Itíternó:-.::^-^ ftjnelones -í" ¡lí'í? functonei R

MENAPfftSlsfn Hacionoi tí» lesfetsonat


MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 04


6.16. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras la conformacióndel expediente para las compras y contrataciones, así como del seguimientocorrespondiente (ver Anexo 2).

6.17. Los procesos de compras y contrataciones deberán realizarse conforme a losplazos y requisitos establecidos en las leyes y normativas aplicables.

6.18. Para las compras y contrataciones será necesario agregar la cláusula deconfidencialidad en los documentos de cotización, de licitación o términos de

referencia. En el caso de compra directa deberá establecerse en las

especificaciones técnicas. Para cumplir con lo anterior la Dirección de AsesoríaLegal deberá consignar esta cláusula en los contratos, actas administrativas yotros documentos legales que se suscriban para regular las respectivasnegociaciones.

6.19. El trabajador que por la naturaleza de sus funciones se le asigne código deusuario y el perfil respectivo para tener acceso al Sistema de Información deContrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS), al Sistema deGestión (SIGES) y al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), deberá utilizarcorrectamente las contraseñas confiadas, desempeñando sus atribuciones con

apego a las disposiciones jurídicas yadministrativas que regulan el uso de dichossistemas, pues responderá penal, civil y administrativamente por el uso indebidode las mismas.

6.20. Las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique la Ley deContrataciones del Estado, serán efectuadas por vía electrónica a través de

GUATECOMPRAS. y surtirá efectos el día siguiente de su publicación en dichosistema. Se eximen de la aplicación de esta norma, aquellos procedimientos o

publicaciones sin concurso contemplados en la Resolución 11-2010 del Ministeriode Finanzas Públicas (MINFIN) y los que la Ley de Contrataciones del Estado osix reglamento, permitan que se puedan publicar en coordinación con otrossistemas estatales oficiales.

Validado por:

mENAPHeglslre Nacional de los Personas





VERSIÓN: 04


6.21. El Departamento de Compras, Departamento de Presupuesto, Departamento de

Contabilidad, Departamento de Tesorería; así como cualquier otro departamento,

órgano o comisión que agregue documentos al expediente administrativo, deberá

asignar número por folio al mismo según la documentación que se adicione en

cada una de las etapas donde se interviene.

6.22. En ausencia del Jefe de Compras, asume las atribuciones de éste quien se

encuentre en funciones o en su defecto el Director Administrativo.

6.23. Al Directorio del RENAR le corresponderá:

a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los

documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR

exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido delegada

a otro funcionario de la institución.

b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de Licitación;

c) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Licitación.

d) Prescindir de las Licitaciones o negociaciones que exceda de Q.

900,000.00; en cualquier fase en que esta se encuentre, siempre que lo

haga antes de la suscripción del contrato respectivo.

e) Aprobar los contratos provenientes de las Licitaciones o negociaciones

que excedan de Q. 900,000.00.

f) Cuando el Director Ejecutivo suscriba contratos derivados de

Cotizaciones o negociaciones que no exceda los Q. 900,000.00,

corresponderá al Directorio aprobarlos.

6.24. Al Director Ejecutivo del RENAR le corresponderá:

a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los

documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR

no exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido

delegada a otro funcionario de la institución.

b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de

Cotización.

^boraÁo pbn Ravisado Revisado pOR Aprab^o

i

1

da Colíipras an - .Wl''- -Rmdonef "

DirectorAdministrativo k D̂irector I^h'fundfltw'

mENAPDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMIStÓN: Septiembre 2016

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DECÓDIGO: MNP-05-04-2016

VERSIÓN: 04Htglílro Nacionol de la Pítsonat ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP


c) Nombrar a los integrantes de las Comisiones Receptoras de

Manifestación de Interés en la Modalidad Específica de Proveedor Único.

d) Nombrar a los integrantes de las Comisiones Receptoras y/o Liquidadoras

de bienes, suministros o servicios.

e) Aprobar los documentos de Cotización, Licitación, Modalidades

Específicas y Casos de Excepción cuando corresponda.

f) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Cotización.

g) Prescindir de las Cotizaciones o negociaciones cuando no exceda de

Q. 900,000.00: en cualquier fase en que ésta se encuentre, siempre que

lo realice antes de la suscripción del contrato respectivo.

h) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Licitación.

i) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Cotización, cuando

no haya sido delegada esta función.

j) Aprobar los contratos provenientes de Cotizaciones o los que provengande otra modalidad específica de adquisición o casos de excepción cuando

la negociación no exceda de Q. 900,000.00 y éstos hayan sido suscritos

por funcionario de grado jerárquico inferior.

6.25. Al Directorio y Director Ejecutivo Ies compete conocer de los recursos de

reposición o revocatoria, según corresponda, emitir resolución razonada y

fundamentada en derecho, de conformidad con los requisitos de trámite ydiligenciamiento estipulados en la Ley de lo Contencioso Administrativo. Con

relación al plazo para su interposición, se procederá con base en lo establecido

en la Ley de Contrataciones del Estado.

6.26. La Dirección de Asesoría Legal será responsable dentro del proceso de compras,de elaborar las actas administrativas, contratos administrativos u otros

documentos legales que correspondan para formalizar las negociaciones, revisary recibir las fianzas o seguros de caución de cumplimiento de los contratos dentro

de los plazos de ley y custodiar estas fianzas; así como custodiar las fianzas de

c^ad y/o funcionamiento, derivado de los procesos de adquisiciones.

§RENAPDigisiro Nacional óe Iq$ Personas

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016



CÓDKjO: MNP-05-04-2015

VERSIÓN: 04

PAGINA; Página 12 de 77

6.27. El Departamento de Compras deberá solicitar a la Dirección Ejecutiva, el

nombramiento, del Supervisor, Coordinador, Comisión Receptora y/o Liquidadora,

según corresponda.

6.28. El Departamento de Compras velará por que la publicación de la Información

pública que corresponda al expediente electrónico identificado con el Número de

Operación Guatecompras (NOG), sea publicada en el sistema

GUATECOMPRAS, dentro de los plazos legales, siendo responsabilidad del

usuario del sistema GUATECOMPRAS quien realice dicha publicación, al sistema

referido.

6.29. El Departamento de Compras dará seguimiento a la actualización del estatus de

cada concurso realizado por el RENAP, de conformidad con la Resolución 11-

2010 Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, siendo responsabilidad del usuario

del sistema GUATECOMPRAS, la operación de las diligencias que lleven como

resultado dicha actualización.

6.30. Previo a adquirir compromisos a cargo del RENAP, el Departamento de Compras

generará, a través del Sistema de Gestión (SIGES), cuando aplique, la

Constancia de Disponibilidad Presupuestaría (CDP) la cual será aprobada por la

Dirección de Presupuesto.

6.31. La dirección solicitante, el Almacén o la Comisión Receptora deberá informar al

Director Administrativo por medio de oficio, de los casos de incumplimiento por

parte de los proveedores, en los cuales se gestionarán las diligencias

administrativas encaminadas a hacer efectivas las sanciones establecidas en la

Ley de Contrataciones del Estado y ejecutar las fianzas o seguros de caución

correspondientes.

6.32. ^s arrendamientos de bienes muebles, se realizarán de conformidad a loIregulado en la Ley deContrataciones del Estado ysu reglamento.

Revisado Pj^/

iW.Revisado pon Valldadpfon^^ ValidadMur / Aprobadryioa^

ir'JefctféSíí^ndeta' ~ I'"Subdlrectórde Control | Director de G«stl6fty|r:B." V 'rCSIWad ' I 1' Control Interno 5?^

"• •tefe~^ Compres en/fundones

Director Administrativo DirectorOrtivoen gfuriciancs P

§RENAPSfgiíiro Nacional dolas Peisonas




CÓDIGO: MNP-(B-04-2016

VERSIÓN: 04

PACINA: Página 13 de 77

6.33. El presente manual es un instrumento de apoyo para el desarrollo de actividades

relacionadas a las compras y contrataciones que realiza el RENAP, sin que

constituya supremacía sobre la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento

o cualquier otra ley relacionada, por lo que prevalecerán éstas últimas de acuerdo

al orden jerárquico de leyes establecidas.

6.34. Los casos no previstos en el presente documento técnico administrativo serán

resueltos en su orden por el Jefe de Compás, Subdirector Administrativo, Director

Administrativo o Director Ejecutivo.

§RENAPflegisiro Hacional de los Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto

7.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto

7.1.1. De conformidad con el artículo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado se

denomina contrato abierto a la modalidad de adquisición coordinada por el

Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de

Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes,

suministros y servicios, de uso general y constante, o de considerable

demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se

hubieren convocado a concurso público.

7.1.2. El REMAR podrá adquirir bienes, suministros, equipo y sen/icios por medio de

contrato abierto de conformidad con el procedimiento establecido.

7.1.3. Queda exonerada de los requisitos de licitación o cotización, la compra y

contratación de bienes, suministros y servicios que lleven a cabo las entidades

a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado,

quienes lo podrán hacer directamente con los proveedores seleccionados por

medio de contrato abierto, por el MINFIN.

7.1.4. Se podrán realizar adquisiciones de productos que se encuentran en Contrato

Abierto por otra modalidad, siempre y cuando los precios sean inferiores a los

que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados en contrato

abierto.

7.1.5. Cuando se adquieran bienes, suministros, equipo y servicios por medio de

contrato abierto, deberá constar en el expediente la fotocopia, copia o

desplegado de la publicación que acredite su existencia y ei código asignado

que lo identifique.

7.1.6. Cuando el valor de la negociación por esta modalidad supere los Q. 90,000.00

ieberá elaborarse acta de recepción de los bienes, suministros, equipo o

servicios.

Elaborado pÓR / Revisado pva Revisado por:

"w-AprobadOJM^^

deU ' - ,$uMlr«i^tdeContToI /I V'OkectordeGeatiónxl;. -^1 ' Controiinterno'=•#"

; Jefede_^oniprasert'n,|ifilndones

^Dlrecbr Administrativo pirectorEj^ilvo en •funmries. . 1

mENAPffep/j/ro Nacional de las Personas



ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAR


VERSIÓN: 04


7.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto

Activida

Dirección, coordinación ounidad solicitante

1.

Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.

2.Verifica el Contrato Abierto vigente y que se encuentrelo solicitado.

2.1. Sí se encontró lo solicitado, continúa en el paso No. 3.

2.2.

No se encontró lo solicitado, gestiona la compra por lamodalidad de compra que corresponda. Fin delprocedimiento.

3. Verifica la procedencia de la CDP.

Departamento de Compras 3.1.

Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 4

3.2. No procede la CDP, continúa en el paso No. 4.

4.

Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.

5.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.

Departamento de Presupuesto 6.

Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.

7. Verifica el monto de la negociación.

7.1.Negociación menor a Q. 90,000.00, continúaen el paso

Departamento de Compras

n

No. 8.

7.2.

Negociación es mayor a Q. 90,000.00, remite aDirección Ejecutiva la solicitud de nombramiento de laComisión Receptora. Continúa en el paso No. 9.

tRENAPHtgislfo Nacional de losPersonas





VERSIÓN: 04


1• Responsaol^^^^^lNo. de

8.

Actividad


Verifica si son bienes o servicios.

8.1.

Son bienes tangibles, solicita al proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 13.

8.2.

No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 17.

Dirección Ejecutiva 9.

Por medio de acuerdo nombra a los miembros de laComisión Receptora e instruye a Secretaria Generalnotificarlos con copia al Departamento de Compras.

Departamento de Compras 10.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.

Comisión Receptora

11.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.

12.

Recibe los bienes o servicios, la factura original,elabora el acta de recepción y gestiona la certificaciónde la misma.

12.1.

Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 13.

12.2.

No son bienes tangibles, entrega la factura, el acta y sucertificación al Departamento de Compras. Continúa enel paso No. 16.

Almacén 13.

Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.

Inventarios 14.

Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.

Almacén 15.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.

DepartamentGT^ Compras 16.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.

Revliedoioy Reviwdo por. Aprobado Dor^^

/c.•' Jefe de SúUón de te SuMtrcctordeControt Director de " Jefe de Comprat en

. ' ' i. Control interno ? ^ funcione»ISlIJItectofAdmInittnUvo Oirector^Scutlvoen H

, 'f funcione» m

gRENAPIftfiifro Naciofiol d»lasParsonas


MANUAL DE NORMASYPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 04

pAGINA: Página 17 de 77

espónsab Actividad


17.

Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.

18.

Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.


19.

Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.

Departamento de Contabilidad 20.

Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.

Departamento de Tesorería 21.

Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.

Departamento de Contabilidad 22. Archiva el expediente.

Departamento de Compras 23.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.

Fin del procedimiento.

/ l ReviMdaipM'

1Revisado por Valfdadooo^ .

•I, Diractor Adminl*traUv|i|

1Apioba^a^

jj'^piraaofEJanrtlvoan - I

§RENAPflfglsinNacional de losPersonas




CÓDIGO: MNP-OS-04-2016

VERSIÓN: 04


7.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto

naciónunidad solldtante

Verifica la

proeedendadelaCOP

Rapen y niterii»le orden M compre,

obtiene Hrmee

Informa o loe

eerreapendentee

Traslada el

Verifica el

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Verifica si son

bienes o

servicios

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Departarmnto dePreaupuesto

S-/Mréccl6ii&^ejecutiva

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Versión: 4Página:! de 2

Sapreaeniaal kjoar, fecha yhora ir>dicada an

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Jkll^ JefedaOqstJóitdela 'Btr";:PciUdad

Subdlre^ deConsol i CireetordeOettlóny :^^. V' ContrdInterno

J ' Jefe'de Compres en '"" fundones

Director AdmInIstraUvo • •IrectoriycKupvd'en jtfundefl» S

§RENAPffp^/j/ro Vac/ono/ da /oj Petscnas





VERSIÓN: 04


Entrégalafactura y laForma 1-H

origíítales

Revisado

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RaqüKra»dfvtfón

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Validado poa"

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Departamento deContabilidad

«¡«'..Sil : Director AdmlnlstnH

Versión: 4Página:2 de 2

Departamento deTesorería

bJrecior Ilativo enfiitÑ^oncs

§RENAPStgisin Hacional de losPeisonos





VERSIÓN; 04


1. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía

8.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía

8.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal a) de la Ley de Contrataciones del

Estado y sus reformas, la adquisición directa que se realiza de bienes,

suministros, obras y servicios, exceptuando los requerimientos de los procesos

competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas en la

misma ley; asi como la adquisición por un monto de hasta Q. 10,000.00, se

realizará por la modalidad de compra de baja cuantía y se efectuará bajo la

responsabilidad de quien autorice la adquisición pública.

8

8.1.2. Las adquisiciones realizadas por la modalidad de compra de baja cuantía

quedará publicada en GUATECOMPRAS automáticamente al momento que se

opere en el SIGES.

8.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse que el oferente cumpla con los

requisitos, especificaciones requeridas (cuando aplique) y sea conveniente para

los Intereses del RENAP. Asimismo, verificar que la oferta contenga con el

precio unitario y total.

8.1.4. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo

cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o

servicio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00.

8.1.5. Para la adquisición de bienes y servicios por medio de la modalidad de baja

cuantía, será suficiente contar con una oferta, la cual deberá corresponder con

las especificaciones o características solicitadas según corresponda, sin

perjuicio de que se puedan solicitar más ofertas, de considerarse pertinente.

8.1.6. Para esta modalidad, se dejará constancia en el cuadro de ofertas (ver Anexo

Y), indicando que el mismo cumple con los requisitos establecidos.

Cthbordtopor ^ Revisado poii V Revisado por. AprobadoAp^

KjefedcScstítodeb {:'Subdlr«^ deConsol ~ ' Director deGutitoyj;K'5"ContfoHntwntf"?*'

"' JetadeCompras.funcione»

^JiUector Administradvo ^. ' OIrecttftjecutivo «i u/Yuncioncs 1

§RENAPB»giítm Nocional ó» las Peisonas





VERSIÓN: 04


8.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía

ctividad


1.



2.1.

No excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el paso No.3.

2.2.

Sí excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición por la modalidad de compra quecorresponda. Fin del procedimiento.

3.Realiza invitación a ofertar, considerando lasespecificaciones técnicas.

4.Recibe oferta y verifica que cumpla con lasespecificaciones técnicas.

Departamento de Compras4.1.

Sí cumple con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.

4.2.No cumple con las especificaciones técnicas, regresa alpaso No. 3.

5.

Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.

6.



Departamento^ Presupuesto

L—1

8.

Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.

gRENAPHeglstro Nacional de los Personas





VERSIÓN: 04


Responsabíé]


Almacén

Inventarios

Almacén




Departamento de Contabilidad

Departamento de Tesorería

Departamento de Contabilidad

DepartamentoTa^Compras

RMWdO

JefedeA^d^to Subdirector de Control

No. de

9.1

9.2.

10.

11

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Actividad

Verifica si son bienes o servicios.

Son bienes tangibles, solicita a! proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 10.

No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a ia dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien Intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 14.


Ejecuta el procedimiento establecido para el registro debienes y devuelve los documentos firmados y selladosal Almacén.

Entrega la factura y la FormaDepartamento de Compras.

1-H originales al

Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.





Ejecuta el procedimiento establecido para e! pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.

Archiva el expediente.

Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.


Va»dado Aprobado

Dbwtor deSeittányControl Internó

Jefe dóComprar/Endone»

Director Admmlrtratrvo DlractM^ecuthro enfoneionef

gRENAPÑsgistnHacional de las Personas





VERSIÓN: 04


8.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía

RENAP

Prwnt» eompéél»«tennianoe»R#*jWd6rt e»

ConvTM 9

Caafona

adquísrtión daloa bíanM

sumínistroa

obra» o sarvldoa

RaOOa owia yvadiea m euiráu

Adjudica

t Mit 90* Vo So.

V«rtAca elmonlo de la

negociación

R*ddr«y>ulafli*lacrdan da

compra. oWlma

loa

corraaDcndanlM

Vdrmca si son

bianas o

aarvidoa

GesSona laadqiaaicóo pM

la modaadad da

compra que

corraaDonda

A )

Versión: 4Páginail de 2

^^ewbadooor; Validado pw. ¿/ Aprobado por

mENAPhgislro Nocional de Jos Personas





VERSIÓN: 04


IRENAP

lUlMlIfai BIIISI

Emregatatetmy laForma 1-H

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Bsoii*

ttQimom

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•iMniodfe'^>>í-"- Compra» ' >'•

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Revisado pon

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Raiont, flfma to

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Versión: 4

Páglna:2 de 2

DopartarñMto do. Contabllidsd

MtaMacU» para

daMAOW'ld^r«mmi al «KpatfaMa

Dopirtimonto de)>Tosorerte • 4-"

Meutoal

«•BMddo pan«I Ipapa aemapendlat*

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Aprobado pon

: jefojdftjSMldada la^«; » factor da GasUdn v K da Compras en % DirectorAdministrativo^ tlvOMI

mrenapHeglstro Nacional delasPeímos



ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP

CÓDIGO: MNP-íe-04-2016

VERSIÓN: 04


9. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de compra

directa

9.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa

9.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal b) de la Ley de Contrataciones del

Estado y sus reformas, la compra directa consiste en la adquisición de bienes,

suministros, obras y servicios por medio de una oferta electrónica en el sistema

GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o

cotización; cuando la adquisición sea por montos mayores a Q. 10,000.00 y que

no superen los Q. 90,000.00. Esta modalidad de compra se efectuará bajo laresponsabilidad de quien autorice la adquisición.

9.1.2. Para las adquisiciones realizadas por la modalidad de compra directa deberá

solicitarse como mínimo que las ofertas electrónicas sean presentadas con

firma y sello, detalle del bien o servicio ofertado, número de identificación

tributaria, nombre o razón social del oferente y el monto de la oferta. Entre la

publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas

deberá mediar un plazo no menor a un (1) día hábil.

9.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse el precio, la calidad y otras

condiciones que se definan previamente en la oferta electrónica, cuando

corresponda, verificando que las propuestas contengan con el precio unitario y

total y con las especificaciones técnicas indicadas en el requerimiento de la

dirección, coordinación o unidad solicitante.

9.1.4. Para la modalidad de compra directa, se dejará constancia en el cuadro de

ofertas (ver Anexo 3). En caso sea presentada una sola oferta, esta será

suficiente para adjudicar el negocio, indicando que la misma cumple con los

requisitos establecidos.

§RENAPflegisiro Nacional de io$ Personas





VERSIÓN: 04


9.1.5. En caso de contar con más de una oferta se realizará cuadro de ofertas

seleccionando la que cumpla con los requisitos, especificaciones requeridas

(cuando aplique) y sea conveniente para los intereses del RENAP.

9.1.6. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo

cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o

sen/icio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00. Salvo las

excepciones que establece el artículo 61 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado.

§RENAPüeglsln Nacional de las Personof





VERSIÓN: 04


9.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de compra directa

esDónsab ctividad


1.



2.1.

Monto de Q. 10,000.01 hasta Q. 90,000.00. gestiona laadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el pasoNo. 3.

2.2.

Monto mayor de Q. 90,000.00 o menor deQ. 10,000.00, gestiona la adquisición por la modalidadde compra que corresponda. Fin del procedimiento.

3.

Gestiona la solicitud de ofertas electrónicas,publicándola en el sistema GUATECOMPRASconsiderando la norma 9.1.2 de este manual.

4.Recibe y verifica que cumplan con las especificacionestécnicas considerando la norma 9.1.3 de este manual.

Departamento de Compras4.1.

Sí cumplen con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.

4.2.No cumplen con las especificaciones técnicas, regresaal paso No. 3.

5.

Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.

6.Publica en GUATECOMPRAS el NIT, nombre o razónsocial del proveedor adjudicado y el monto adjudicado.


7.1.

Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 8.

n 7.2. No procede la CDP, continúa en el paso No. 8.

§RENAPhgisiro Nacmotde losPeisom

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN; Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


1 Responsable . No-


8.

Registra y autoriza ia orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma ai proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.



Ejecuta ei procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente aiDepartamento de Compras.


11. Verifica si son bienes o servicios.

11.1.

Son bienes tangibles, solicita ai proveedor queentregue ios mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 12.

11.2.

No son bienes tangibles, solicita ai proveedor que sedirija a ia dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y ia facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 16.

Almacén 12.

Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes aiAlmacén y envia el mismo a Inventarios cuandocorresponda.

Inventarios 13.

Ejecuta el procedimiento establecido para ei registro debienes y devuelve los documentos firmados y selladosal Almacén.

Almacén 14.Entrega la factura y la Forma 1-H originales aiDepartamento de Compras.

Departamento de Compras 15.Requiere a ia dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.


16.


Departamento de Compras 17.

Verifica que el expediente cumpla con todos iosrequisitos y que contenga toda ia documentación derespaldo.

EV^oradopor\ Revisado pon / Revisado por vatlda^^é^^^ ValidadojDM^ Aprobado Do^

A.Ip'jefed< QsitíóA deb" 1" Subdiretívd^ConiTol" I Director deGesUdn1 .^Calidad I, ; 1 Control Interno "^7"

" • Jefe de Comprasfuncione ,

^OlrcftefAdnitnlstnüvo Dlrector^j6utlvo n ^funcione* ^

mENAPHegistro Nocmai de las Personas



ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAR


VERSIÓN: 04


' Responsable*?!-). ::fJo. de Actividad 1






Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.


Departamento de Compras 22.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.


§RENAPStgisin Hacional de las Personas





VERSIÓN: 04


9.3. Flujograma del procedimiento para ia adquisición y contratación enmodalidad de compra directa

mENAPIrMwn, ooordinadónelEunldad Milcitonte -'-i

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Con^rwd

^piéíwrfiinitanto'tf«<

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Recibe y venncaquecuniplan con

Verifica laprocedenciadelaCOP

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verifica el

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Versión: 4Páginail de 2

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Jefe deCompras en g^JrettorWmInWratIvo \ Director Eâdíttvo enfundonwJi^^í • fufftiones

gfíENAPStglstn Naciwai de íes Penonae





VERSIÓN: 04


iRENAP

Entrega latecturay taForma 1-H

originales

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§RENAPIfegisiro Nacmoi de losPersonas

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016



CÓDIGO: MNP-O5-O4-2016

VERSIÓN; 04

PÁGINA; Página 32 de 77

10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único

10.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de proveedor único

10.1.1. De conformidad con el artículo 43, literal c) de la Ley de Contrataciones del

Estado y sus reformas y el artículo 28 de su reglamento, cuando el bien,

servicio, producto o insumo a adquirir, por su naturaleza y condiciones

solamente pueda ser adquirido de un solo proveedor, la compra o contratación

deberá realizarse por la modalidad específica de adquisición con proveedor

único.

10.1.2. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las

notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,

Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,

Dirección de Asesoría Legal, Comisión Receptora de Manifestación de Interés y

a otras direcciones o unidades administrativas que se consideren necesarias.

Revisado pof y Revisado pon Validado BH/y Aprobado pon

•Mi de GesO&i d« b 'f-,DEf«^^^Gertdny" " CÓn^^lnlérno^

t Jeb de Compras en ' :Andones

Director Administrativo' ' Director EJecuti^ttt •funclohéi ^ 1

MRENAPfltgislro Nacional do las Personas





VERSIÓN: 04


10.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único

esDonsáblé 'Actividad


1.


2. Elabora el proyecto de términos de referencia.

Departamento de Compras3.

Publica el proyecto de términos de referencia en elsistema GUATECOMPRAS, debiendo permanecer endicho portal por un plazo no menor de tres días.Habiéndose vencido dicho plazo se traslada elexpediente completo a Dirección Ejecutiva.


Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.

Personal Especializado 5.

Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientos

en el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.


Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.

Dirección de Presupuesto 7.

Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.


Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los términos de referencia por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.

§RENAPHeglstro Nacional tíelosPeisonos





VERSIÓN: 04


1 Responsable No. de Actividad ||m^m|||||


9.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS, la invitacióna presentar manifestación de interés, los documentosde modalidad específica de adquisición con proveedorúnico y demás documentos que se requieren para supublicación, imprime la constancia de publicación, laagrega al expediente y establece la fecha parapresentar la manifestación de interés.

10.

Publica en el Diario Oficial y en otro Diario de mayorcirculación del país, la invitación a presentarmanifestación de interés.

11.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de la Comisión Receptora deManifestación de Interés.


Nombra a ios integrantes de la Comisión Receptora deManifestación de Interés e instruye a SecretaríaGeneral se notifiquen con copia al Departamento deCompras.

13.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.


14.

Traslada copia de los documentos de modalidadespecífica de adquisición con proveedor único a laComisión Receptora de Manifestación de Interés.

15.

Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en losdocumentos de modalidad específica de adquisicióncon proveedor único.

Comisión Receptora deManifestación de Interés

16.

Espera los treinta (30) minutos, en aplicación supletoriadel artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estadopara la presentación y recepción de su disposición aofertar.

17. Verifica la presencia de interesados.

17.1.Sí se presentan interesados, continúa en el paso No.18.

17.2.No se presentan interesados, levanta acta e informa ala autoridad competente. Continúa en el paso No. 19.

Revisado pan / Revisado DOR Validado porf •; )

• WVallda^^^^^^^,_^ Aprobado p<^

' Subdireácv de Control ."Wreetor deG«sl|(^»p|'' Cwitrrt Interntf-'f^

"" íefedeCompr»$eB;;'=' ' fundones'

¿^;0lre«r Administrativo ' CIreéIdrEJagidvo •;-'%==funcldne» B

§RENAPStgistnNacional dolasPersonas



ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAR

CÓDIGO: MNP-CB-04-2016

VERSIÓN: 04


@$P.onsab ,lctividad I18. Verifica si se presenta uno o más interesados.


18.1.

Se presenta un solo interesado, hace constar en acta einforma a la autoridad competente. Continúa en el pasoNo. 20.

18.2.

Se presenta más de un interesado, levanta acta, realizainforme y traslada a la autoridad competente. Continúaen el paso No. 21.

19.Queda facultado para comprar o contratar directamentecon cualquier persona. Fin del procedimiento.

Directorio o Dirección

Ejecutiva20.

Podrá contratar con el único interesado en ofertar.Continúa en el paso No. 22.

21.Queda facultado para efectuar licitación o cotizaciónsegún sea el caso. Fin del procedimiento.

22.Publica el acta en el sistema GUATECOMPRASfirmada por la Comisión.


23.

Imprirrie la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la ComisiónReceptora de Manifestación de Interés.


24.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.


Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.

26. Entrega el expediente a la autoridad competente.

Dirección Ejecutiva 27.Suscribe contrato correspondiente entrega alDepartamento de Compras.

Secretaría General 28.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.


29. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.

30.Imprime la constancia de publicación y la agrega alexpediente.

Elaboi^^^y Revi»

A

0»^^^ por: Apretwdo Qpr^^

gRENAPHegisíro Nocional de losPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMiSiÓN: Septiembre 2016



CÓDIGO: MNP-G5-04-2016

VERSIÓN: 04


1 Responsable No. deActividad



31.1.

Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente, solicita al Departamento dePresupuesto su aprobación y traslada a la Dirección deAsesoría Legal. Continúa en el paso No. 32.

31.2.

No procede la CDP, traslada el expediente a laDirección de Asesoría Legal. Continúa en el paso No.32.

Dirección de Asesoría Legal 32. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual.


RevisadodM/ Revisado por

Ii:sa«ldnd«ia,.'5^ f|Su^eeiírfdeControl-.T tü

Vaikietk Valida Aprobado

/íuftiV.'rtfedycowprasOTj^g&^actprAdministrativo "" DiréctorEjraMMet

irtdone» ^ •-funeidnas

iRENAPIfegistro Naaonat d« losPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN; Septiembre 2016




VERSIÓN: 04

pAcinA: Página 37 de 77

10.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único

RENAP

«•CoRMrM

El^ors al

proyacto datérminos da

rafarancia

thcgíporg

M acuireo ydá

rMtteaeaóft da loa^Mcitaainiaritoa

SoMta dctamon

téCMO

trasladando

almulténaamania

a* aisadlanla

Einil* didámantécnico.

finnandoy•«liando el

mUmo y «tUfega


Eirna dictaman

pfaaupuaatarto

Elaborado p¿K / RavisadoM Ravtsadopor VaUdadopar-3.

7íñ

AprobadoAO^^

Calldsd •.^pireSordé6«étld|n ^^(fé da ÍSmpui

MRENAPt>9ffi¡lro Nocionol tíe lasPaisanas





VERSIÓN: 04


:RENAP Versión: 4Páglna:2 de 3

Comisión Receptora de Manifestación de Interés Directorio o Dirección Ejecutiva Departamento de Compras

Venfica si se

presenta unoO más

HacecoRsuren

aOaetifenma

la autoridad

cotnpaienle

Jefe de Ctstión déla. '5'- v'taiídad • •

Se pteeseM se «I Idger.letfte y hcn «idee* M

Swers 30 irilrxiKe. fepMwSOn tuplettra detMaSD 24 dt h ley A

€««eepeftii

«t «y «leaMn • «efW

No-^

venfica a

presencia de 'nterssados

¿ScprtMnMnoisrwitn?

NtH'

Lavanta acta,rtriiza informa y

Vaciada a la

tueridad

ccmpatanCa

Gestiona la

caitífícadón del

acta y la antregajuntamente con la

original

Revisado

Subdlre^de Control

Levanta acta e

informa a la

autoridad

competente

Revisado pon

OuadirKiMde

psr* cofnprar O

contw

**denwite con

cuü^jW poroont

Queda facuRw

para efectuarlicitación o

cotización segúnseeelcaso

PoM ccntrater

con ei únicofederasadoen

ofertar

Suecr^ contrato

corveapon^ant»anraoid

Oapartamanie daCompraa

Validado

" Dire^de Gesüónv:"• interno ^^

jefe de Compras enfandone»

Pubico tk oca on

ol Mtomo

GUATECOMPRAS

frmodoporloConáidn

hnpfim» laeomiancla 4t

puWicaoón. \éagrega ai aipaoMnta

y tntrtga aladaodQlnala • Co<naiói\

AdM h ewdteiMdd ada waipada'e» V

adNHifAdftraaa

adoaathofia

Entrege elexpediente ala autoridad

competente

Validado p¡^ Aprobado oo^

'.Director Administrativo Director ^cuthroen^ funciones

ÜRENAPBeglslro Nacional de lasPersonas





VERSIÓN: 04


RENAP' tofiM «» m ^trmrn

Secretarfi Gentral

NOMCS • lo*

Oferentes con

copia alDepertamentode Compra*


PuHeali

reeducMnotel

aWems

OUATECOMPeAS

verifica la

procedenciadelaCDP

Traslada el

ttq}ediente

Si^

EWonaCOP

dentreMSIoeS.liinduyitnti


Dirección de Asesoría Legal

Mdea

preeedniene Mnumeral 1* de aab

mmel

(3D

Ravltadofto^ Revlsadci^on Aprobsdoj>ar>^^

:.,Jeftda,1 • funcione»

gRENAPBegislfo Nocional de lof Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADEEMISIÓN: Septiembre 2016



CÓDIGO; MNP-05-04-2016

VERSIÓN: 04


11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización

pública

11.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de cotizaciónpública

11.1.1. De conformidad con ei artículo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus

reformas, cuando el precio de los bienes, obras, suministros o remuneración de

ios servidos exceda de Q. 90,000.00 y no sobrepase los Q. 900,000.00, la

compra o contratación podrá realizarse por el régimen de cotización.

11.1.2. Para efectuar una compra o contratación por medio de cotización pública,

además de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas

y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-

2010 de ia Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

del MINFIN, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que

emita el MINFIN para la regulación del mismo.

11.1.3. Las actas que elabore la Junta de Cotización deberán Imprimirse en las hojas

autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas le corresponderá

ai Departamento de Compras.



Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,

Dirección de Asesoría Legal, Junta de Cotización y a otras direcciones o

unidades administrativas que se considere necesario.

11.1.5. En el caso que la convocatoria a cotizar no concurriere ningún oferente, la Junta

levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento a la Dirección

jcutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. SI aún así no

Icohcurrlere algún oferente, la Dirección Ejecutiva quedará facultada a realizar la

gRENAPHeglslto Nacional do lasPersonas





VERSIÓN: 04

PACINA; Página 41 de 77

compra por medio de compra directa, en aplicación supletoria del artículo 32 de

la Ley de Contrataciones del Estado.

11.1.6.El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo ejercicio

fiscal no existan varias cotizaciones correspondientes al mismo bien y/o

servicio, cuya suma exceda de Q. 900,000.00, a partir de ta cual la licitación es

obligatoria.

§RENAPSegisiro Nocmoide lasPeisonos

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Septiembre 2016



CÓDIGO: MNP-05-04-2Q16

VERSIÓN: 04


11.2. Descripción del procedimiento para ia adquisición y contratación por mediode cotización púbiica

^HM^Î^^nÂctlvIdad


1.


2. Elabora el proyecto de bases.


Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.









Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.


Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de cotización por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.

Revisado pon » Revisado por:w\ 1VaW^por: / Aprobado pon^.^

KM--- ''CsUdad

• subdiriîifCootfoi • : WreetordeGcsÜónv 'CMtrcM Interno

•—êfedéCofnprasen- ftindones ^

' Director AdmtnlstratNo^, f-r Dipe^rEjefutlvoefl Hfuni*ne* B

gRENAP8»flstnNacional delasPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHAOE EMISIÓN: Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


espoasa Actividad ]


9.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación aofertar, los documentos de cotización y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.

10.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización.


Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización e instruye a Secretaria General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.


Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.

13. Traslada copia de las bases a la Junta de Cotización.

14.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.

15.

Espera los treinta (30) minutos establecidos en elarticulo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.

16. Verifica la presencia de oferentes.

Junta de Cotización16.1.

Sí se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 18.

16.2.

No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas; el díahábil después de la fecha que se había establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.17.


Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más al plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 11.1.5 de estemanual. Regresa al paso No. 9.

Junta de Coti^íción 18.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgenerales a los oferentes.

tRENAPS«glsim Nocional óelas Petsonas





VERSIÓN; 04


1 No. deActividad '

19.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.

20.Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.

Junta de Cotización21.

Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.

22.

Elabora acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.


23.

Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.

24.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.

Junta de Cotización 25.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.



27. Revisa la o las ofertas presentadas.

27.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 28.

27.2.

La(s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 31.

Junta de Cotización 28.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.

28.1.La(s) ofertáis) sí cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.30.

28.2.

La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsane los mismos. Continúa en el paso No. 29.

Elal>ordl»^r: Y Raviiado P^/ Ravttadopor: AprotMdapM^

BgáfattaCMtSónda'bCalidad •

^trol .^'Otriklordct^Uénvr;', !•' leledaCompra» en '''' Control Interno 1 Rindonet

DíracterAdmInirtratIvó I DirectorEip&tivoen BI funflonet 1

§RENAPHfgiílro Nacional úe lasPersonas





VERSIÓN: 04


Junta de Cotización

29. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.

29.1. Sí cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 30.

29.2.No cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 31

30.Califica las ofertas considerando los criteriosestablecidos en las bases que rigen el evento.

31.

Elabora acta en la cual se establece las actuaciones dela Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.


32.Publica el acta firmada por la Junta en el sistemaGUATECOMPRAS.

33.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.

Junta de Cotización 34.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.



Junta de Cotización

36.

Espera los cinco (5) dias calendario posteriores a lapublicación del acta y verifica la existencia deinconformidades.

37.

Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Dirección Ejecutiva el expediente foliado, rubricado ylas ofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).

Dirección Ejecutiva

38.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Cotización.

38.1.Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 41.

38.2.

No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 39.

§RENAPf^9gl¡ln Nocional tíolosPetsonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMIStÓN: Septiembre 2016



CÓDIGO: MNP-05-04.2016

VERSIÓN: 04


1 Responsable No. de Actividad |

Junta de Cotización 39.

Revisa los argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, realizándolocon base en las observaciones formuladas porDirección Ejecutiva y devuelve el expediente.


40. Revisa lo resuelto por la Junta de Cotización.

40.1.Procede lo resuelto por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 41.

40.2.

No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 41.




43.Imprime la constancia de publicación y la agrega alexpediente.

44.

Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a la Dirección de AsesoríaLegal.

Dirección de Asesoría Legal 45. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual


Elabarado^R Ravisedop^

<•

Revisatfo ñor. Vatidedo^^ Aprobado

• jef« de Gestiónd«b• • "'Cendad

Subdirector de Control I DirectordeGeatlóny1 Controlinterno

' 'JefedeCompras en.4=;^fundones

Administrativo DirectofEjettdivoy-Jfurudones'

§RENAPHfglilro Nocmoi tí#los Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÚN: Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


11.3. Flujograma de) procedimiento para la adquisición y contratación por mediode cotización pública

^RENAP

Elabora al

proyecto detMset

bMSsn«(aMf«

ogATKxwua,wsnddetfpliio.

OUATeeOMPM»IMMdnieiwMr

HtmfttT»

rvoinbnnvónto

^ fTMmferQs

«UVMV•upiwitttdflf

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«rp«dt*m» copia4*1 acuerdo y dt

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nomferarreantoa

Traslada copia'de las bases a i

la Junta ¡

Sdxala dcMrrMn

iScnico,Uaafadando

ikmultár>aaman(a

al avpadiafta

Tía»—

40»—. acajawtoa oecnaoea daeataddn y vatoada

IMtfaatosiiSiiiWiii iiitoiw r

«atoraiadea juasiraP^faaai

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EmHto dictamen,pretupueeUrto |

ElaborM^por: \ ' Rawtsadoao^ •? lavlsaitoeor

\-T~:AValidadoíto' .

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".xCireMrAdmlnlstrttlvd.^. ^^frgg^fCHWvo «t: I

MRENAPlitglslreNaelonal óe les Peaenas





VERSIÓN: 04


RENAP

Rtcaba Im olaftM

variftcando qua loa«obra* $a

aftcwartran

carredot

Entnga líala dasaÉstencie y

femjlarie da datta

ganaralea a loaedarantaa

rána, aaia daraobido. arMTiara y

cdoca laa picaapor ardan

ingraaaron

ncsa acto putaeoda aparajra da

picaa, an al ordarân^Mgr

loaeferantta

mRaalizaMira

voz alta, «ndcarvdoa<nen«ra dal

ofaranta y al montotDlaldalaolarta

Junta de Cotizedón

$• priMntelugar, lacha y hor«

indicado an laa

baaaa pararacapdOn da c^rqa

EipSiwjgWriBoa«M»b(a<i4os

aiUcub }4d«bLayMConmudoAM dal

Eiudo, parataTManticMny

leeacdón da fliadia

Vennca ta

presencia deoferentes

Geetionala

pertificaa6n delseta y la entrega

Juntamente con laoriginal

Revisado Revisado por.

Iíê^dfglíftófldeiítá iftSuMIffetefde.Contrd i. ¡^¿Wn^jáeGes

Caneada la

tictaniiáft É plazo.facWi oianaa

Hemaila

Junta

de Compras diffunetorie»

VaUdi


Pubicaalacta da

mcapiadr da oftflaayaporlva da pUeaa

analaiatama

OUAtECOMPftAS

vnpnmttaeondancta da

putieaciOn. taaâga ai •apadtania

yantraga ai adaoruraiata Junta

Adjmta ta eanncMtandalÉCtaal aipadlintay

aicNva anal Ubre da

actas da hota*awHtalaa. taafoliea

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Aprobado pon

DirectorAdminittratfvo Director l]ecu>iTO «ifunción

mENAPhgisiro Nocionai óe lasPersonas





VERSIÓN: 04


RENAP' 9tcmm 4$ *mHnmm

Revisa la o las

ofertas

presentadas

Junta da Cotización

Si BS

Rectiazayadjunta alexcelente

Rsvéa ios

requisitos nofundamentales y Iformaiesde la o '

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Revisad Revisado por:

Daparta mentó da Compras

PuMe*e«M Iinnsds pv Ip

Jurwq m e •iiifie i

GUATECOUPeAS j

Impnn* I»oontttnat4i

puWaoArLU•qraqi« «iqwderqi

y«rei9»«l4dBvi^mt

rirqr»! rir—Tais

velidedo pon

Versión: 4Páglna:3 de 4

Rewüexpedienid, las

ofertas recibidas

y lo actuado porla Junta

imprueba y 'devuelve a la

Junta, elexpediente

ApnieOdpormodio de

resoiutíón

Vendado

i^citldndf <;ofttrol ôirt^r daGestión JefedecompmeR-"! ^ AdmSoirtfetivpF ^' PKeÔf^êcMtfvo I"álidad''y ''*• I '' - ^ I'^^C¿fñfCi \nX9ifno í~' 1" ^~ "/' fOntíoim^fa»clones ' I

MRENAPffep/j/ro Nacional áe los Pettonas



ADQUÍSICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP


VERSIÓN: 04


RENAP


Re^^sa lo

resuelto por la

Unpniaba oprescinde da la

negociación y daporconduidóal

evento

Uef» deGestión déla,!:;.áifdad

Aprueba pormedio de

resolución

Revisado

Secretaría General

Nolmca a los

otorentasconcopla al

Dapartamantode Compras

Revisado poR


VslhMopm

PiiillealitMSkidSnsnsI

•Mam*

OUATECOMPRAS

InsaMalaconstancia <ta

puWteadónyia•r*s*e

•cpMfsnl*

«tonto daí SIOES,la incluya an al

aipadianta, aolkitaal au aprobación y

traalaoa



imciaai

proeodimianto Mnvinaral 13 da aslt

manual

( "• )

Velldadowa Aprobadapo^

Director Admtnlitrattve Director Recutiv;• funciones

'• Dltec^rdeSesUóny^ I ; Jefe di» Compras en ~; Director Admtnlitrattve Director ^eeutivo en ^. Contri Interno 1 ftindones í: funciones x

§RENAPflegisiro Nacional óelosPersonas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN; Septiembre 2016



CÓDIGO: MNP-CK-04-2016

VERSIÓN: 04


12.Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de licitación pública

12.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de licitación pública

12.1.1. De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus

reformas, cuando el monto total de los bienes, suministros y obras exceda la

cantidad de Q. 900,000.00 establecido en el artículo 38 de dicha ley, la compra

o contratación deberá realizarse por el régimen de licitación pública.

12.1.2.Para efectuar una compra o contratación por medio de licitación pública,

además de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas

y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones de! MINFIN,

Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que emita

el MINFIN para la regulación del mismo.

12.1.3. Las actas que elabore la Junta de Licitación deberán imprimirse en las hojas

autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas le corresponderá

al Departamento de Compras.



Dirección Administrativa, Departamentode Compras, Dirección de Presupuesto,

Dirección de Asesoría Legal, Junta de Licitación y a otras direcciones o

unidades administrativas que se considere necesario.

12.1.5. En el caso que la convocatoria a licitar no concurriere ningún oferente, la Junta

levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento a Dirección

Ejecutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aún así noconcurriere algún oferente, la Dirección Ejecutiva quedará facultada a realizar la

compra por medio de compra directa, según el artículo 32 de la Ley detrataciones del Estado.

MRENAPSegislro Nacional de las Personas




CÓDIGO: MNP-(»-04-2016

VERSIÓN: 04


12.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode licitación pública

Resbonsabé Actividad


1.


2. Elabora el proyecto de bases.


3.

Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.









Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir ios gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios; y traslada aDirección Ejecutiva.


Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de licitación por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.

Elaboro pok y Mvisado poR Revisado por;

"1^Aprobado Mr.

1 •> DIrfdpfdeSwillOn••.aác^lñtérho^ '

•r-Jefa deCompras en^¿.^¿Cirec^Adnimlstratívofundones ' .5.

' 0)r«dor ^«altivo •

; funoQftH 1

mENAPStgislm Nacmoi de losPersonas





VERSIÓN: 04

pAgina: Página 53 de 77

Actividad I


9.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación aofertar, los documentos de licitación y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.

10.Publica en el Diario Oficial la invitación a participar enel proceso.

11.

Remite a Dirección Ejecutiva ia solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de iaJunta de Licitación.

Dirección Ejecutiva 12. Somete la solicitud al Directorio.

Directorio 13.

Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Licitación e instruye a Secretaria General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.


Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.

15. Traslada copia de las bases a la Junta de Licitación.

16.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.

17.

Espera los treinta (30) minutos establecidos en elarticulo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.

18. Verifica la presencia de oferentes.

Junta de Licitación18.1.

SI se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 20.

18.2.

No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas; el diahábil después de la fecha que se habla establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.19.


]19.

Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más al plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 12.1.5 de estemanual. Regresa al paso No. 9.

Revltado*^ ^ iteviudo pof: Valfcta '̂por^^ Validado por ^ Aprobado

funcione»

MRENAPSegisifo Nocional de las Peisonos





VERSIÓN: 04


Junta de Licitación

20.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgenerales a los oferentes.

21.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.

22.Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.

23.Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.

24.

Elabora el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.


25.

Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.

26.

Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.

Junta de Licitación 27.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.


Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, ios foliosoriginales.


29. Revisa la o las ofertas presentadas.

29.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 30.

29.2.

La(s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 33.

30.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.

30.1.La(s) oferta{s) sí cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.32.

30.2.

La(s) ofertáis) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsane los mismos. Continúa en el paso No. 31.

§RENAPfltglsifo Nacional deloí Personas


MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP

CÓDIGO: MNP-C5-04-2016

VERSIÓN: 04


"^ctlvldadéspbnsáb

31. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.

31.1. Sí cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 32.

31.2.sio cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 33.


32.Califica las ofertas considerando los criteriosestablecidos en las bases que rigen el evento.

33.

Elabora acta en la cual se establece las actuaciones dela Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.

34.Publica el acta firmada por la Junta en el sistemaGUATECOMPRAS.


Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.

Junta de Licitación 36.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.



38.

Espera los cinco (5) días calendario posteriores a lapublicación del acta de adjudicación y verifica laexistencia de inconformidades.


39.

Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Directorio el expediente foliado, rubricado y lasofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).

40.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Licitación.

Directorio40.1.

Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.

40.2.

No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 41.

Junta de Licitación 41.

Revisa los argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, realizándolocon base en las observaciones formuladas por elDirectorio y devuelve el expediente.

Ebli Rtvisado.pon Revisado por: Validada

Jefe de Gestión de ta h $ubtllf«aordi|<^tf9!^.

mENAPPegisfro Nacional úe lo¡ Personas




CÚDKSO: MNP-05-04-2016

VERSIÓN: 04


1^ KfR^ponsable^^MH™ x'.f * .^1 ímtmmmamm

¿Ño. de

42. Revisa lo resuelto por la Junta de Licitación.

Directorio42.1.

Procede lo resuelto por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.

42.2.

No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 43.




Imprime ta constancia de publicación y la agrega alexpediente.

46.

Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a la Dirección de AsesoríaLegal.

Dirección de Asesoría Legal 47. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual


mENAPflegisire Nanor.o. di lesPersonas





VERSIÓN: 04


12.3. Flujograma del procedimiento para ia adquisición y contratación por mediode licitación pública

RENAPfwWFf tntmMi — w Hfim»

PrvMAtt ecfllpMo«I fcm«i«r>o di

RáHuiiiciftr' dtCenprwv

Elabora el

proyecto debates

mduWe # p»W4eie de

OUATlCOMPMd.vdnode et (M».

beelede el eiped»*

Mica «> di •!«•(•«OUVeCOMPRASh

MiRÉdnaeMrr

PubHce «ñs^DIane Ofltíel la

invitación a

participar analprocew

a» ftonerwHnie

da mHfnafdd

dUaM y•upIdntM dd la

•mma

ISccpora a«npdefnca «alada aeuardo y da

cd^aadt

nodócactdn da loa

Traslada coplade las batee a

la Junta

SUicits Octaman

técnico,trasladando

tlrmiltéíiaaménla

al sxpadlanta

RMSaaalvnan

"ttadba y ñvlaaaioadaréa con

dctSmanat.apruabaloa

doeumaraea da

roa

8on>ete la

tolicitud al

Directorio

~E?nda diaarnantécnico,

nrmandoytallando al

mltrneyanlraoa

Versión: 4

Página:! de 4

iÉBÍMHpinñtel

Emita dictamen

presupuestarto

ElaboHilji^R ' \ ' Revisado pir. \ > RevUadopor__

K,laRrdt,G«iUón bela|>T rSúMfreéCof deControl 7- Dl«st0í,ded«^n*:r.-t:'r.1 :• cofltfáTmíffto?:^ f

Jefede Compmao:' funetorw»

Clrector Admmistrattvo ^ Director Q•oitfvo en x?

URENAPflégisiro Nacional óe las Peisonos





VERSIÓN: 04


IRENAP' ••<<•««' «t «r «fm««»

Junta Üu Licitación

Recibe lai oleftn

vtrilkando que lossobresee

ewentreb

cerredoft

Entrega bsta deasistencia y

formularlo de

datos generalesa los oferentes

ñrme, «ala Oarecibido, anumara y

Gcleca picaaporordan an que

Ingreeeren

Inicie 0^9 p^ji^pa^deeperteeda

pScaa. en al ordanen que mgreteron

lee Qfer antee

Rettíze lectura en

ve2 alte, kndieendoeinornbredal

ofarantey al montototal da leoTafta

_ \momcníacta oe

recepción deecartes yda picee en hofaeeulorlzedee per le

CGCveeateda

êRi teGastite dala .V5^'CaUdád *"

luptr, f»cna jr horiiratcMo óA

ÍITJ^SpPiTSlBmirH

•ttsbleddosen

«mcule 24 di MLey 4*CofMMcidrNSdaf

CttMo, pen II^MnttcMny

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verifica Id

presencia deoferentes

¿Se presenUnoferenM?

Gestione la

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Revisado

eoMMriiMMEaid»

Revisado por


Caneodtie

ertemión el platopera fadbíf efert*

ertforma ila

Junta



îpiee el ed» de ;recepción da elariaa iyaperiure Oepicea |

eneiMtema

dUATECOWPRAS

IMarMalaaonaianaa! dcpuHeedón.la4 apiepaalaspaoitntt' y «rerepa el actaI ortplrei • laJurta

AdfiMtoeeittlMMnOdaM dexpcdtontay

areMva en ellfere da

aalas dótelas•mtMs. bf Mea

Validado porj^ Aprobado por /

7^ ^ílítDkasteÉdaGwlióny'""' "" de Compras en =slfectorAdmInlrtrtBvo"" -, TOreaorElw" • l:T 7cj^întBriié " fcndones""-^^--^: ^-fuhiáaB

gRENAPSegistfo Nacional óe las Personas





VERSIÓN: 04


Revisa la o las

ofeftas

pmentadas

Revisa ios

req irisaos nofundamentaMs yfomisiesMiao

Um ciertas

Ra«ia«» « eiiMaal aânîierap da

toa iTdaroa y ^plaao cDimr patadua aiJaiftÉ loa

ventícasiel

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cundido conloreauertdo

Rechaza yadjunta al

expediente

GMMnaM

cariHtesdón del

acta y (a «mraoiJuntamanta

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Eaa^Sdtaaeaiandaito poeteflo«aa

la pi*Aeaet6A da<adayvaîteaia

«iManoadataoBrtomidadea

lia hubiera) y laiaiaal axpaMNa teiaeo.

AfttKadoy laa

mv(m he»eumwÉee.pudlM^ tanHiwM»modacsr Mdsdslen

edôateftfcnaaraaenade y aamsM 1

♦tóédierw

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Control

Revisado

ImpAnt it

!•

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imprueba ydevuelve a la

Junta, elexpediente

Validado

e^rAdfnHiIftra

Versión: 4

Página:3 de 4

RevtM O

axpMitontd. (asoteftas recíbbas

y IQaduado porla Junta

Aprueba pormedio de

resolución

Aprobado

wEjscut

§RENAPSegislro Nacional de las Personas



ADQUISíCIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP


N^RSIÓN: 04

RAGINA: Página 60 de 77

mENAP

Re\A8alo

resuelto por laJunta

Impiuaba oprescinde da la

negociación y daporeontíuido al

averno

Apruetia pormedio de

resolución

Revisado

NottilMalosoterenles con

copia alDepartamamoda Compra»

Revisado por


PubSca lamoluciónd*

wrabadAntnal•Mame

GUATECOMPRAS

Inrpritnalaconstancia da

poHcacMnytaapagad

eipadiania

"Babwala C6~dtnn dal SIOES.

la Muya tn alanoadtanp, «oiae

tu aprobación yndadi



mida al

procadlmlanlDdaliwnaral ISdaaata

manud

Aprobado

Dbeptorde'Gutiófl^^^ :—JefedeCómpraian-^-g:f. DlteeWrAdmtnWraUvo Dlr^orEJControilnternd-ifí': funcione» j '=fun

mENAPfítgistn Nacional delasPeisonas





VERSIÓN: 04


13. Procedimiento para la elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato

13.1. Normas para la elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato

13.1.1. Previo a elaborar el contrato administrativo correspondiente, la Dirección de

Asesoría Legal deberá verificar la existencia de partidas y créditos

presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos

que se deriven de la compra o adquisición del bien suministro o servicio

correspondiente. El contrato deberá suscribirse dentro del plazo de 10 días

hábiles contados a partir de la adjudicación definitiva; en caso de existir CDP,

deberá anexarse al contrato.

13.1.2. La Dirección de Asesoría Legal solicitará al proveedor presentar la póliza de

seguro de caución de cumplimiento de contrato, dentro del plazo máximo de 15

días hábiles siguientes a la firma del mismo, la cual resguardará y agregará al

expediente fotocopia de la misma.

13.1.3. La firma de la resolución de aprobación del contrato deberá realizarse dentro de

los 10 días hábiles, contados a partir de la presentación de la póliza seguro de

caución de cumplimiento del contrato.

13.1.4. Cuando lo adquirido sean servicios, éstos se recibirán en el lugar que

establezca el contrato respectivo.


notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante.

Dirección Administrativa, Departamentode Compras, Dirección de Presupuesto,

Dirección de Asesoría Legal. Comisión Receptora y/o Liquidadora y a otras

direcciones o unidades administrativas que se considere necesario, según la

fase del procedimiento en que se encuentre el expediente.

MRENAPfíegisiro Nocional óe las Poisonos

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN; Septiembre 2016




VERSIÓN; 04


13.2. Descripción del procedimiento para la elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato

lií t' ^•pasoi^

Dirección de Asesoría Legal 1.

Elabora el contrato administrativo correspondiente,considerando lo establecido en la norma 13.1.1 de este

manual.


Ejecutiva2.

Suscribe contrato y lo devuelve a la Dirección deAsesoría Legal.

Dirección de Asesoría Legal3.

Solicita al contratista la póliza de garantía o seguro decumplimiento del contrato que corresponda.

4. Solicita certificación del contrato a Secretaría General.

Secretarla General 5.Certifica el contrato correspondiente y devuelve losdocumentos a Dirección de Asesoría Legal.


Traslada el expediente conformado, conteniendo copiacertificada del contrato a Directorio o Dirección

Ejecutiva, toda vez el oferente ha cumplido con lapresentación de la póliza del seguro de caución deseguro del contrato.


Ejecutiva7.

Emite la resolución de aprobación de contrato que enderecho corresponda, considerando las normas 6.23 y6.24 de este manual. Entrega el expediente aSecretaría General.

Secretaría General 8.

Notifica internamente lo resuelto por Directorio oDirección Ejecutiva y entrega el expediente alDepartamento de Compras.


Envía por medio de oficio la copia del contratoadministrativo con su aprobación a la CGC y remitecopia de lo actuado al Departamento de Compras.


10.

Publica en el sistema GUATECOMPRAS el contrato

administrativo respectivo, la resolución de aprobacióndel mismo y e! oficio de remisión a la CGC.

11.

Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros de la Comisión Receptoray/o Liquidadora.

Dirección Eje^iva 12.

Nombra a los miembros de la Comisión Receptora y/oLiquidadora e instruye a Secretaría General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.

mENAPRggisfro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN; Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


ResponsableNo. de

nasoActividad j

13.Incorpora al expediente copla del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.


14.


15.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.

Comisión Receptora y/oLiquidadora

16.

Recibe los bienes o servicios, la factura original, lapóliza de la garantía de calidad y/o funcionamiento,según corresponda, elabora el acta de recepción ygestiona la certificación de la misma.

16.1.

Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 17.

16.2.

No son bienes tangibles, entrega la factura y el acta ysu certificación al Departamento de Compras. Continúaen el paso No. 20.

Almacén 17.


Inventarios 18.

Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.

Almacén 19.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.

Departamento de Compras 20.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.


21.

Razona, firma y sella la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras. Además, se deberáincorporar a estos documentos, Solicitud de Pago deBienes y/o Servicios (ver Anexo 4).

Revisado p^: Revisado por;7^ i-,

Validado' Valida^^^•¿.¿•¡efe de Gestión de la Subdirector de Control ^ dredor de Gestión y Jefe de Comprasen., Director Administrativo Director Ejecutivo en ^

MRENAPfisgistro Nacional de las Personas




CÓDIGO; MNP-05-04.2016

VERSIÓN: 04


1 Responsable Actividadoaso

Departamento de Compras 22.Traslada ei expediente al Departamento dePresupuesto.


Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente aiDepartamento de Compras.


24.


25.





Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada ei expediente a!Departamento de Contabilidad.



29.Verifica en el SIGES e! ciclo de la orden de comprapara finalizar ei proceso.

30.Informa a la Comisión Receptora y/o Liquidadora lafinalización del proceso.

Comisión Receptora y/oLiquidadora

31.

Requiere al Departamento de Contabilidad elexpediente, practica liquidación del contrato, estableceel importe de los pagos o cobros que deban realizarseal contratista, dentro de los 90 días siguientes a lafecha del acta de recepción definitiva.

32.

Elabora acta de liquidación del contrato y gestiona lacertificación de la misma y la traslada a la Dirección deAsesoría Legai.


Adjunta la certificación del acta al expediente y lotraslada a Dirección Ejecutiva, para aprobación de laliquidación del contrato correspondiente.


Revisa el expediente y mediante resolución, aprueba laliquidación del contrato administrativo y adjunta alexpediente.

Óa^rado por:V Revisado p^: i Re^sado por: Validad^or: /'/J Validado Aprobado Bprj,x^

—

—'

Jefe deGestión dela Subdirector deControl ¡ Director deGestión y jefe deCompras en Director Administrativo T Direnor Ejecutfto en

MRENAPBgglsfro nacional df lasPersonas



ADQUISICIONES VCONTRATACIONES DEL RENAR


VERSIÓN: 04



Remite a Secretaría General para efectuar lasnotificaciones y traslada el expediente al Departamentode Compras.

Departamento de Compras 36.Incorpora las copias de la aprobación de la liquidacióny traslada el expediente a la Dirección de Presupuesto.



E abocado ddr Revisado por Revisado por: Valuadopor:

Jefe de Gestión de ta

Validado

ireetorAdmmistni

Aprobado

Ejecutivo «fúñclonei

afíENAPñegisfn Hocional de losPersonas





VERSIÓN: 04


13.3.Flujograma del procedimiento para la elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato

IRENAP

Elabora •!

contrato

administraUvo

correspondíanla

SeteU al ccWiMlaapMa deswmüa

dses«r»decufreanarie del

eoMivtodueeweeowide

certficatíón

del contrato

TfMtodeel

eopedMecerdóm^de.

cofOrterde copiece«tlteed*«el

Cnwfe a «cea da«enMe

edMMMM <«n eueprebeeUn e a COCyiemSe cepa dele

Mtuede

blN^or^SDlr«ccl6n Ej««itivtt

Suscriba

contrato y (odevuelva

' def»<h6 eerreepond»Efiüeeeel

espediente.

Caftífica el

contrato

correspondientey deMielve losdocumentos

Noltftca

Memenwflte le

resuttte y entrega•I cq>eeente «<

Oepertemente de

OiMTSCCMPRAS elwmaeieedneiWelwu,

eprebeofin del (neme

Remie a eededud de

ndeiiWeedea

CenieiSn Reeepweyá) usuiaedof»

—íftCórpOrt«rpecSente ccpisde ecuerdo y de

céduiMde

noeflcacióc de los

nonayandentos

ftogieee y etdenn eorden de compre,eeeerw Henee e

Mermee aeeerreependierdee

CmleMn • Mevire


Se presenta ial luger, íscha yhora Indicada an

al nombramianio

acoM eebwteee•er>KMe, d rea«i

ofUinei, elBPo'i eleelede reeepeewy

peeiioni aeettaeeelbndeamwne

¿Son MondetangiNMt

Entrege (i rseture,« ectayeu

cortHleMón a

Oepsrtemdnto deCompres

FEníeoBKÍtsnodJteeaJunio con I

enetnei EieeteveendeedOna

OepeRemerSede

Ela^redo^R V Revisado pi

9

Revisado por: Validado

4rAprobado por^^x^

de Gestión de leCaUdid '•

SúMiree^de Control Dirwtor de Gestión v" ' • ^txd Interno

' JefadeCoiñprasen/ ftindones

Dlrettor Admlnlítrstlvp'" Director EJecuU)(d^ Hfuneloo^' ' 1

§RENAPSsglstro Nacional óe las Personas





VERSIÓN; 04


RENAPiMtfM •mi**»'tf» ie* Vmm

£jMáaprecedbntbfM

MÉMweide pM «ileglitre db ri0reM de

btonwtf AfenaeM

Entrega lafactura y laForma 1-H

originales

E^MUtaalpaocedWWIe ptfvelragiilreda Mnety

davuthf* les

tlnnuif^tn flimifliriV—ladae

ElaboradoMR Revisado po

Compra

dreeaón,coordn«eión

tfMadcoliOttnte

. firmar y

Traslada ele^^edlente tíiDepartamento

de Presupuesto

Meele* requUeey«rt tad» a

V«nncein«

SIGeSeICKtode

ta orden de comprapera ftniüzar al

proceao

Inlüffi^ i (a

CúQiiiiOn Receptenytoüquidadonla

flrefeaecAón da*

proceao

Revisado por:

Pr«upú«it0Inádón oAnidad solicitante

Validado por:

CiMutiel

preeedMinte

Contabilidad

Validado

rAdiebi^tra


TcMrs

ElMMeprecMMard»

«OMbCbjp ptrtepego eeimpendeidi

ytMdttf4J(p*eo<««

Aprobado pon

tRENAPSegisiro Nacional de las Personas

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN; Septiembre 2016




VERSIÓN: 04


IRENAP5nR<íM0téÜ y/eSquldadora

Re^áMiel I

tqddecl6cd«i«omio. 1—Htliti el Wporwds .MgegMOceCmqua I

I

EiabcTAtcttdó

MuKlacidn Mcontrato y ^Mtionala cartilKacfón Oa la

nMma y(a nalaOa

Direcetéiíde;¿»0al

Ad|une e eeiWeveWiOelMaalciaMM»

V lo VmIsA pe«t•prvbedón Oo O•«liMóAdtl

eenmo

RfvM « MpadlentiyaonitOaia

MquidadónOal«OAirafo

aCmlfvttitiyo y•4unla al «spaCtooia

RénM « Soaeona

6erw# pwa oloeawOo nalfleMenM V

aaoMft el MoedMog Owneiwa» ao

CenffM

iménto de Compras

irKorpora las

ccpiasdalaaprobabón 4« la

liquidación ytraslada al

jíasÉSB&.


Departeimento deContabilidad

§RENAPStglslro Naciotial 00la$Personas



ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAR


VERSIÓN: 04


Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones

BOFhI&P REQUISICIÓN DE COMPRAS 0 CONTRATACIONESmnümr registronacional de las personas- renap-SOLICITUD No.

DIRECCIÓN SOUCUANTE: FECHA:

NOMBRE DELSOUCITANTE:

No. DESCRIPCIÓNUNIDAD DE

MEDIDACANTIDAD

JUSTIRCACIÓN DELA COMPRA:

SOUCITANTE

DIRECTOR,COORDINADOR 0 ENCARGADODELAUNIDADSOLICITANTE

(ALfTORIZAOOR DELGASTO)

•AUTORIDAD COM PETENTE

ARROBADOR

NOMBRE,FIRMAYSELiO NOMBRE,RRMAYSELiX) NOMBRE, RRMAYSELiO

ORIGINAL EXPEDIENTE

OUPUCADO; COMPRAS

TRIPLICADO; SOLICITANTE

gñENAPRegistro Nacional lie ios Personas





VERSIÓN: 04


IRENAP REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-

ANEXO A REQUISICIÓN DE COMPRAS O CONTRATACIONES

Anexar a

solicitud

No.

FECHA

DIRECaÓN SOLICITANTE:

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO:

Por este medio me dirijo a ustedes para solicitar se sirvan validar la partida presupuestaria y renglón a afectar para lo que sedescribe a continuación:

RENGLÓN

Gestión de la

CaJidad

DESCRIPGÓN DE LOSOUCITADO

TOTAL

AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA

NOMBRE. FIRMA Y SEUO DEL SOUCfTANTE

NOMBRE, FIRMA Y SEUO

VISTO BUENO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

Revisado Revisado pon

Control Iniwdd

ValldaTO Bor.y^i ¡

: Jefe de Compras/ fundones

CM^TIDAD

UNIDAD

DE

MEDIDA

Va nado oor:

PRECIO

UNITARIO

ESTIMADO

TOTAL

PRECIO

TOTAL

ESTIMADO

QO.OO

MONTO

QO.OO

QO-00

Aprobado

Admbiistrativo Director Eieoitlvo en

mRENAPfíeglílro Nacional de las Personas





VERSIÓN: 04


Anexo 2. Expediente a conformar

. '̂ '̂ Docuilientos nue conforman el expediente ^ Cuantía DirectsiRequisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas v sellos) plenamente justificada.

X X

Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios (confecha posterior o igual a la de la Requisición) firmada y sellada por laentidad que esta ofertado.

X X

Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X

Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X

Constancia original y/o electrónica de la inscripción en el Registro TributarioUnificado (RTU), de conformidad con lo solicitado.

X X

Cuadro de recepción de ofertas (con firmas y sellos). X X

Orden de pago autorizada (con firmas y sellos). X X

CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X

Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X

Ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X

Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X

Certificación de Inventarios cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X

Facturas razonadas, firmadas y selladas. X X

Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X

Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X

De existir Acta Administrativa los siguientes documentos:

• Fotocopia de la misma.• Fotocopia del DPI de las personas que suscribieron el Acta.• RTU de la entidad o persona individual con la que se celebra el Acta.• Fotocopia del Acta de Toma de posesión del cargo que ostenta en

RENAP, 0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de nombramiento al cargo que ostenta en RENAP,

0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de delegación para suscripción de actas de

RENAP, si lo hubiese.

• Representación Legal o Mandato de Representación, de la entidad con laque se suscribe el Acta, cuando corresponda.

• Los requisitos que se detallen en el Acta Administrativa (Informes,reportes, etc.

X

El expediente deberá estar debidamente foliado.

Elal>b(^opar:\ / Revisado pw: e Revisado por: Valldadopou^ Aproba^

^^BÍúímIoiw- ^ —'"I

§RENAPffej/ífro Nacional de losPersonas





VERSIÓN: 04


1 Documentos que conforman el expediente Cotización

PúblicaLicítaciód

Pública 1Requisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas y sellos) plenamente iustificada.

X X

Especificaciones Técnicas. X X

Bases. X X

Formulario de oferta. X X

Dictamen presupuestario y técnico. X X

Resolución de aprobación de los documentos y formulario. X X

Fotocopia del acuerdo del nombramiento de la iunta. X X

Certificación del acta de presentación de ofertas y apertura plicas. X X

Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios. X X

Garantía de sostenimiento de la oferta. X X

Declaración jurada de no estar comprendido en ninguno de los impedimentosdel artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.

X X

Declaración jurada de no ser deudor del Estado ni de las dependenciasindicadas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.

X X

Constancia de inscripción en el Registro de Precalificados competente. X X

Todos los que se establezcan en las bases. X X

Documentos de acreditamiento de personería y personalidad jurídica, cuandocorresponda.

X X

Fotocopia del Documento Personal de Identificación o pasaporte delrepresentante legal.

X X

Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X

Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X

Certificación del acta de adiudicación. X X

Impresión de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del acta deadjudicación.

X X

Fotocopia de la resolución de aprobación del acta de adjudicación. X X

Fotocopia del contrato. X X

Fotocopia de la resolución de aprobación del contrato. X X

Fotocopia de garantía de cumplimiento. X X

Fotocopia del acuerdo de nombramiento de la comisión receptora y/oliquidadora.

X X

Garantía de calidad, de funcionamiento o de conservación de obra, cuandoproceda.

X X

Facturas o recibos de la CGC razonadas, firmadas y selladas. X X

Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X

Ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X

Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X

Certificación de inventarlos cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X

Codificación presupuestaria. X X

Acta de recepción. X X

Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X

CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X

Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X

Cualquier otro documento que constituya evidencia suficiente y oportuna parasoportar el expediente.

X X

/-V. El expediente deberá estar debidamente follado.

gRENAPHeglstro Nacional de los Personas





VERSIÓN: 04


Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas

Para bala cuantía

RENAPNoei«ñol i» las Hnonot

CUADRO DE OFERTAS - BAJA CUANTÍA

''<DESCRiPCIÓN DEL BIEN,SUMINISTRO O SERVfaO"

-de. .del año 201

PROVEEDOR

f

^MBREOEt FRQyi¿Eim>Cumple con lo

Cantidad Descripción solicitado Precio Unit. Precio Total

Sl/NO

1 Q. Q.

TOTAL Q.

OBSERVACIONES:se sugiere adjudkv lo desaitoen el presentecua<fe-o de ofertas a debidoa que cumple con las Especificaciones Técnicas que corresponden a lapresente Comprade BajaCuantía.Severificó ellistado de bienes, swnhilstros yservicios incluidos en Contrato Abierto, no encontrándose estecontenido dentro de dicho listado.

Elaboró: Vo. Bo.:

Revisado por.

kRENAPff9p/5(ro Nacional de las Personas



ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DELRENAP


VERSIÓN: 04


Para compra directa con único oferente

RENAPttgiim Moc'onoi 0c /OI Ptitonti

CUADRO DE OFERTAS - COMPRA DIRECTA - NOG. XXXXX

"¿ESCRiPCÍÓN DEL BIEN, SUMINISTRO OSERVICÍO>"

.de. . del año 2oi_

PROVEEDOR

1

d9ÍÍ>

Cantidad DescripciónCumple con lo

soiidtado

SI/NOPrecio Unit. Precio Total

1 ó'-ti. .(,..idnaOTnefP*"M«nOTk Q. 0.

TOTAL Q-

OBSERVACIONESsm su^tr* »diudlcaf lodoscrito«n«Iprcsanta cua^o d« ofartss a <ñWRfo« dtl prov—dor>; dcbktoa quoadomás d« sor «I único ofaranto qua praaantó tu ofarta alactrdnka, cumpla con las Espacifkaclonas Técnicas quacorraspondan a la CompraDb-acta publicada con al NOG. XXXXX. Sa varlfkd al listadoda blanas, suministrosy sarviclosIncluidos an Contrato Abiarto,no ancontrindosa asta <^(KÍúcto/s«^d^> contanldo dantro da dicho listado.

Elaboró: Vo. Bo.:

Revisado pon

Para compra directa con varios oferentes

RENAP CUADRO DEOFERTAS . COMPRA DIRECTA - NOC. ipatt

de riel año 2016

1 PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 1

i 2

RRkB»

Cantidad Descrlpcl^

Cumplecon lo

soiidtado

SI/NO

Precio Untt. Precio Total

Cumplecon lo

soiidtado

SI/HO

Precio UnlL Precio Total

Cumplecon lo

soiidtado

SI/NO

Precio Unit. Precio Total

1 Q. Q. Q. q. Q. q-TOTAL Q. Q. Q.

OBSERVACIONES: se sugiere adjudicar lo descrito en el presente cuadro de ofertas a debido a que además de cumplir con lasEspecificaciones Técnicas,ofrece; (justijkwldrvtnejorpredokmejorcalldad, mejor IfenpouotrascondidonesJquecorTesponden a laCompra Directa puUkadaconelNOC. PIÜXlL Severifkóellistadodebienes,suministros yservicios Induldos enContrato Abierto, noencontrándoseeste cproductoJservfCÍfl> contenido dentrodedkho listado.

Elaboró:

Revisado pon

Re^dopiu: Revisado por:

^•'iefe deSestión deti"-calidad •

- SubdIreetdtdeConntf Director de Sillón yControl intarnó-'^? ^

Jefe de Compras enfundones

RENAP-^^0- Registro Naciorral de las Personas





VERSIÓN: 04


Anexo 4. Formulario de Solicitud de Pago de Bienes y/o Servicios

^penapll»gi$lrtNaeienala» las ftito/siii

SOLICITUD DE PACO DE BIENES y/o SERVICIOS

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS - RENAP -

SP-

DIRECCION SOUCITANTEs

FECHA:

NOMBRE DELSOUOTANTE:

Por este medio solicito se autorice el pago por el concepto que se detalla a continuación;

No.

DOCUMENTO QUE ACREDITE El PAGO

DESCRIPOÓN PREOO TOTALld«ntMesdón de

OooimentoFacha

NIT

Proveedor

TOTAl en letras; TOTAL Q

Favor emitir pagoanombre

de:

• OLICITAHTI OIRCCTOn DELARea AUTORIZACION

NOMBRE, FIRMA Y SELLO NOMBRE, FIHMAVSEU-O NOMBRE, nRMAVSELLO

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOAFECTACION PnESUFUESTARlA TOTAL

Q

TOTAL Q

NOMBRE, RRMAYSELLO NO M8R£, n R MA Y S ELLO

ORICINALi EXPEDIENTE

DUPLICADO! COMPRAS

TRIPLICADO: SOLICITANTE

tRENAPtlsghiro Nacional do lasPersonas





VERSIÓN: 04


Anexo 5. Acrónimos

RENAP

CGC

NIT

SAT

SIGES

SiCOIN

Registro Nacional de las Personas

Contraloría General de Cuentas

Número de Identificación Tributaria

Superintendencia de Administración Tributaria

Sistema de Gestión

Sistema de Contabilidad Integrada

GUATECOMPRAS Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

NOG

CDP

MINFIN

Número de Operación Guatecompras

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

Ministerio de Finanzas Públicas

mENAPRegisUo Nacmol de las Personas





VERSIÓN: 04


Control de cambios

jversión Fechafolios involucradas

Descripción '

Dirección

Administrativa Diseño, elaboración y actualización del

04 2016 77Dirección de Manual de Normas y Procedimientos dePresupuestoDirección de

Asesoría Legal

adquisiciones y contrataciones delRENAP.

Dirección Diseño, elaboración y actualización delAdministrativa Manual de Normas y Procedimientos de

03 2016 75Dirección de adquisiciones y contrataciones delPresupuestoDirección de

Asesoría Legal

RENAP, aprobado por medio dedocumento de aprobación Acuerdo de

Dirección Ejecutiva No. DE-105-2016.

Diseño, elaboración y actualización del

Manual de Normas y Procedimientos para

02 2013 71Dirección las compras y contrataciones del RENAP,

Administrativa aprobado por medio de documento de

aprobación Acuerdo de Directorio No. 56-

2013.

Diseño y elaboración del Manual deNormas y Procedimientos de la Unidad de

01 2010 25Dirección Adquisiciones del Departamento de

Administrativa Compras del RENAP, aprobado por mediode documento de aprobación Acuerdo de

Directorio No. 10-2010.

Baborai Revisado pi Revisado por Validado por: Validado Aprob

Jefe de Gestión de la Subdirector de Control Director de Gestión y Jefe de Compras en Director Administrativo Dírect^ Ejecutivo en

regístro nacional de las personas -renap- · que de conformidad con los artículos 19 y20 del...

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