ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVANUMERO DE.117-2016
REGíSTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-GUATEMALA, C. A.
ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVA NÚMERO DE-117-2016
EL DIRECTOR EJECUTIVO EN FUNCIONES
DEL REGISTRO NACIONAL DÉ LAS PERSONAS
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los artículos 19 y20 del Decreto número 90-2005 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las Personas, el Director Ejecutivo es elsupenor jerárquico administrativo del RENAP, teniendo entre otras, las funciones de cumplir yvelar por que se cumplan los objetivos de la institución, así como las leyes y reglamentosplanificar, dirigir, supervisar, coordinar yadministrar todas las actividades que sean necesariaspara el adecuado funcionamiento del RENAP; y, todas aquellas que sean necesarias para que lainstitución alcance plenamente sus objetivos.
CONSIDERANDO:
Que confcHme a lo establecido en el artículo 1del Decreto número 57-92 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, dicha ley tiene por objeto normarlas compras, ventas, contrataciones, arrendamientos ocualquier otra modalidad de adquisiciónpública que realicen, entre otras, las entidades descentralizadas y autónomas, debiendosujetarse a la referida leyy su reglamento.
CON8IDERANDO:
Oue el artículo 1del Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento dos guión dos mildieciséis (DE-102-2016). de fecha seis de septiembre de dos mil dieciséis, establece que a partirde la vigencia de dicho Acuerdo, la aprobación por parte del Director Ejecutivo de los Manualesde Normas yProcedimientos del Registro Nacional de las Personas. Políticas, Guías. Protocolosyotros instrumentos técnicos administrativos análogos, se realizará a través de Acuerdo.
CONSIDERANDO;
Que rnediante Acuerdo de Dirección Ejecutiva número DE guión ciento cinco guión dos mildieciséis (DE-105-2016). de fecha frece de septiembre de dos mil dieciséis, esta autoridadaprobó el ''Manual de Normas y Procedimientos ds Adquisiciones y Contrataciones delRENAP", el cual cobró vigencia inmediatamente.
CONSIDERANDO:
En el presente caso, la Dirección Administrativa efectuó las gestiones correspondientes para lamodificación del "Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratacionesdel RENAP". a efecto de incorporar el formulario denominado "Solicitud de Pago de Bienes y/oServicios", por lo que contándose con los dictámenes de las Direcciones responsables, esprocedente aprobar la modificación solicitada.
POR TANTO:Con base en lo considerado yen el uso de las facultades que le confiere el articulo 20 literales
CalzadaRooseveit 13-46 zona 7, ciudad de GuatemalaPBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516
ACUERDO DE DIRECCIÓN EJECUTIVANÚMERO DE-117-2016
a), e) y m) del Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley delRegistro Nacional de las Personas.
ACUERDA:
Artículo 1. APROBAR el "Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones yContrataciones del RENAP", versión cuatro (4).
Artículo 2. Se deja sin efecto el "Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones yGonbataciones del RENAP", versión tres (3),
Artículo 3. instruir a la Dirección Administrativa para que a través del Departamento deCompras, se implementen le» mecanismos que considere pertinentes para el cumplimiento de lodispuesto en el Manual que mediante el presente Acuerdo se modifica; y a la Unidad deInformación Pública para que sea publicado en la página web del RENAP, por tratarse deinformación pública de oficio.
Artículo 4. Notifíquese el presente Acuerclo por mediode la Secretaría General de la Institudón.
Artículo 5. El pásente Acuerdo surte efectos inmediatamente.
Dado en la sede del Registro Nacional de las Personas, el veintinueve de septiembre del añodos mil dieciséis.
CHW- >
Licenciado Mario Réné PAre/i i vCy
Director Ejecutíw nclones
Calzada Roose>relt 13-46 zona 7, ciudad de Guatemala
PBX 2416-1900 CALLCENTER: 1516 www.renaD.gob.gt
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
RENAPRegistro Nacional de las Personas
Uc.Eáu
Sede Central
QECUTNOFUMOtONES
BSHAP'a/vadorNavarroMolina
Administrativon Administrativa
NAP, Guatemala, Guatemala
RB^AP
I Lm Lontii López BoHonJe^ Se Compras en Funciones
Dirección AdministrativaSede Central RENAP, GuatSRial^ CualMMli
M.A. Dante Antonio Avalos AguiiarDirector de Gestión y Control interno
Sede Cenlral RENAP Guatemia, Guatemala
Lic. Carlos Alfr>Jefe de Gestión de iá Calidad
Dirección de Gestión y Control internoc--'3 RENAP Guatemala, Guatemala
AP
Inn anco
FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LACAUDAD
DIRECCIÓN DE CESTtóN Y CONTROL INTERNO
ir j -Ch.rRÍUT
iissa
MRENAPBegisiro Haciofíal de ¡osPetsenas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISION: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 2 de 77
Contenido
1. Objetivo 3
2. Campo de aplicación 3
3. Base legal 3
4. Monitoreo y seguimiento 4
5. Simbología 4
6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP 5
7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto 14
8. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía 20
9. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa.. 25
10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único 32
11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización pública ... 40
12. Procedimiento para>|a ad;q,ulsiC)óR y contratación pormedio de licitación púbiica 51
13. Procedimiento para lí¿|qboracio(ÍSeI cb^rato administrativo, recepción de bienes,obras y/o servicios, gestiórxáe pago'yjiquidación de contrato 61
Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones 69
Anexo 2. Expediente a conformar 71«rvV V,i •
Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas .r»V
Anexo 4. Formulario de Solicitud de Pago de Bienes y/o Servicios
.73
.75
Anexo 5. Acrónimos 76
Control de cambios 77
Revisado p<^ y
Mw:Rewtsadopor:
^7^validado potf V
,érKJ«^(ie<3estl6ndeta •
-Calidad
' SubdirectordeControl Director deGe«tón y^;;Control intermT ;
MRENAPlltgistn Nacior.ol óe ia¡ Peisoncs
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 3 de 77
1. Objetivo
Proveer un documento técnico administrativo que sirva de apoyo y orientación para elpersonal que labora en el Registro Nacional de las Personas (RENAP) que participa en el
proceso de compras y contrataciones de la institución, así como establecer los
lineamientos y responsabilidades correspondientes.
2. Campo de aplicación
Este documento será aplicable al personal que labora en el RENAP involucrado en el
proceso de compras y contrataciones de la Institución.
3. Base legal
Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del RegistroNacional de las Personas y sus reformas.
Acuerdo de Directorio número 51-2014, Reglamento Interior de Trabajo del RegistroNacional de las Personas.
Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado y sus reformas.
Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado y su reforma.
Decreto número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica delPresupuesto y sus reformas.
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, para el ejercicio fiscalvigente.
Acuerdo Ministerial número 23-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Reglamento delRegistro de Proveedores del Estado.
Acuerdo Mipisterial número 24-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas de
Transparencia en los Procedimientos de Compra o Contratación Pública.
Ravliidg po
A
RavHadojior: ValldMlo pon' J
í-
Aprobadopop^
irOlrBctoríl«G«^4ny ,
Contrt^lfltwno ' ' ''1 Compra*«ft . I-'i'''»"¿Efunden» •1
1..,pir«MrApfflinlft^^^j
SRENAPRegistro Nacmol de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES V CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 4 de 77
Resolución número 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de
Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS).
Ley de la Actividad Aseguradora.
Acuerdo de Directorio donde se aprueba el Presupuesto anual del RENAP vigente.
Modificaciones que correspondan a cada norma y otras que se relacionen con compras y
contrataciones del Estado.
4. Monitoreo y seguimiento
Para garantizar la vigencia y efectividad de este documento, el Jefe de Compras,
Subdirector Administrativo y Director Administrativo, deberán mantener un proceso
constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la inclusión de
ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez
que lo contenido en el presente manual lo requiera.
5. Símbología
iafedaSaotlón dela~
isaUdad
Ndoy Fin
0
C 1Conector dapágina
Llamado de procedimiento
validad
Subdirector de Control OtreaordaGestldny'Contrd Interno
'' /efeWtomflrasen Director Administrativofundones
Aprobado
Wrsflorljeeuttvo «i^funciones
MRENAPHeglslm Naciofíol de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 5 de 77
6. Normas generales para las adquisiciones y contrataciones del RENAP
6.1. El RENAP deberá efectuar sus compras y contrataciones de acuerdo a las
diferentes modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento vigente.
6.2. El personal del RENAP será responsable en lo que le corresponda a cada uno
según la naturaleza y funciones del puesto de trabajo, de la correcta aplicación de
la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, de otras disposiciones
inherentes a la materia y del presente Manual.
6.3. Al Jefe de Compras le corresponderá elaborar el Programa Anual de Compras del
RENAP, con base en la información que cada dirección solicitante o unidad, está
obligada a proporcionar para dichos efectos, derivado de sus asignaciones
presupuestarias.
6.4. El personal que intervenga en el trámite de generar y manejar la documentación
requerida en los procedimientos de compra contenidos en el presente manual,
estará obligado a velar porque la documentación cumpla con las normas y
disposiciones legales vigentes, así como, custodiar adecuadamente los
documentos contenidos en el expediente conformado.
6.5. El Departamento de Compras y las Juntas de Cotización o Licitación de acuerdo a
las atribuciones asignadas por la ley, deberán garantizar que cada adquisición
cumpla con las normas, requisitos y plazos establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado y su reglamento, así como con las disposiciones
jurídicas y administrativas relativas al uso del sistema GUATECOMPRAS, cuando
de conformidad con la ley corresponda a su competencia.
6.6. Todo contrato administrativo se suscribirá toda vez se verifique la disponibilidad
presupuestaria a través del Departamento de Presupuesto de la Dirección de
Presupuesto.
mENAPflegistro Nocional tíe las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 6 de 77
6.7. El formulario que dará inicio al proceso de compras y contrataciones será la
Requisición de Compras o Contrataciones (ver Anexo 1), el cual deberá estar
firmado por el solicitante y director, coordinador o encargado de la unidad
solicitante que autoriza el gasto, previo a haber verificado la disponibilidad
presupuestaria, presentándose con la debida antelación y describiendo
claramente las especificaciones técnicas del producto o servicio que se desea
(cantidad, unidad de medida, medidas, color, calidad, textura, forma, entre otros),
con lo cual se estaría respondiendo a la interrogante ¿cómo se requiere el
producto o servicio?. Además, la Requisición de Compras o Contrataciones
deberá de incluir la justificación de la compra (cuándo, dónde, por qué y para
qué), así como estar aprobado por la autoridad competente, o el director que ésta
delegue para dicho efecto; con el propósito de garantizar su correcta adquisición;
de no cumplirlo no se aceptará el mismo.
6.6. Con base en lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su
reglamento, se prohibe especificar en la Requisición de Compras o
Contrataciones las marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos,
orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera
suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de la
adquisición y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones,
requisitos o documentos, expresiones como: o equivalente, o semejante, o similar
o análogo. Cuando exista duda al respecto, deberá solicitarse la asesoría al
Departamento de Compras. El formulario que se presente con alteraciones,
enmiendas o tachones no será aceptado para su trámite.
6.9. El Departamento de Compras será el encargado de proporcionar el número
correlativo de la Requisición de Compras o Contrataciones y será revisado previo
a colocar el mismo, de no estar correcto el formulario se devolverá para su
revisión y/o corrección.
iefe de Gestión de u: '̂ .C^Uad
Revisado por
Subdhfftor de Control
Revisado por
Dite^or de Gestión VControl Interno
Validado.
JefedeCójdP'WjMlftiiidones -''x!''
ValidadoMr^
¡ir^(Mr Admbslftratii^
Aprobado pc^
líSdones
gRENAPBegislm Nacional de fotPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAgina: Página 7 de 77
6.10. Dentro del proceso de compras o contrataciones por cualquier modalidad, el
Departamento de Compras deberá verificar que lo solicitado no se encuentre en
la modalidad de contrato abierto.
6.11. Toda compra de bienes que sea requerida, cuyos bienes o suministros no se
encuentren disponibles en el Almacén, deberá contener el sello de no existencia
estampado en el formulario de Requisición de Compras o Contrataciones; así
como realizar la consulta a Inventarios por bienes inventariables para que informe
si existen bienes iguales y/o similares a lo solicitado y en condiciones aceptables
para su uso, debiendo documentar la respuesta a la consulta realizada, previo a
ingresar el formulario al Departamento de Compras.
6.12. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras, el Almacén,
dirección, coordinación o unidad solicitante, o la Comisión Receptora según
corresponda, recibir la factura o recibo autorizado por la Contraloría General de
Cuentas (CGC), así como todos los documentos relacionados a las compras o
contrataciones.
6.13. El responsable que por los procedimientos establecidos en este manual y lo
establecido en la norma anterior, reciba facturas o recibos de la CGC {en caso de
ser una entidad del sector público, la proveedora), deberá verificar que las
mismas no contengan alteraciones, enmiendas, manchas, tachaduras, estén rotas
o deterioradas; y será responsable de trasladarlas oportunamente a donde
corresponda bajo riesgo de ser sancionado conforme lo establecido en el
Reglamento Interior de Trabajo del RENAP, de no hacerlo. Además, deberá
comprobar que la factura o recibo de la CGC según sea el caso, cumpla con los
requisitos legales y fiscales siguientes:
• Identificación del documento:
factura o recibo de la CGC.
• Numeración y cuando corresponda
serie.
Si es persona individual, los
Revisado Valide^por
Estar emitida a nombre del
Registro Nacional de las Personas
o RENAP.
Tener anotado el NIT y domicilio
fiscal del RENAP o el municipio y
ValidadciDor;
gRENAPStgisin Naciofíol de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 8 de 77
nombres y apellidos completos.
• Si es persona jurídica, la razón
social, denominación social o
nombre comercial.
• Número de Identificación Tributaria
(NIT) del emisor.
• Dirección del emisor.
• Fecha de emisión de la factura o
recibo de la CGC.
• Número de resolución de
autorización de la
Superintendencia de
Administración Tributaria (SAT).
• Especificar régimen fiscal del
emisor.
departamento donde se adquirió el
bien o servicio.
Descripción detallada de la
adquisición.
Descuentos concedidos, cuando
corresponda.
Precio unitario y total de los bienes
o servicios adquiridos.
Cuando se adquiera bienes del
grupo de gasto 3 que por su
naturaleza tengan modelo,
número de serie y cualquier otra
característica que lo identifique,
deberán agregarlo a la descripción
de la factura.
Cualquier otro requisito que
establezcan las leyes.
6.14. El responsable de recibir la factura deberá verificar que la misma no tenga
retención, de tenerla deberá establecer sí se tiene el tiempo necesario para
gestionar el pago, caso contrario deberá rechazarla y solicitar se emita una nueva
con fecha posterior.
6.15. Será responsabilidad del director, coordinador o encargado de la unidad
solicitante como autorizador del gasto, razonar la factura o el recibo de la CGC y
realizar la carta de entera satisfacción, cuando corresponda. Para realizar dicho
razonamiento limitará a describir el origen o motivo de la compra, el destino y uso
de lo adquirido.
RwUMOKtrv' Revisadopor: Valid^pon Validado. Aprobadq^n
jefe daGestión dais Subdirector daControl ' ' Director deGestión y;:f - -jefe de Compras en ^Director Administrativo. DIrecyerEJacutivoen £,' Calidad Control Itíternó:-.::^-^ ftjnelones -í" ¡lí'í? functonei R
MENAPfftSlsfn Hacionoi tí» lesfetsonat
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 9 de 77
6.16. Será responsabilidad del personal del Departamento de Compras la conformacióndel expediente para las compras y contrataciones, así como del seguimientocorrespondiente (ver Anexo 2).
6.17. Los procesos de compras y contrataciones deberán realizarse conforme a losplazos y requisitos establecidos en las leyes y normativas aplicables.
6.18. Para las compras y contrataciones será necesario agregar la cláusula deconfidencialidad en los documentos de cotización, de licitación o términos de
referencia. En el caso de compra directa deberá establecerse en las
especificaciones técnicas. Para cumplir con lo anterior la Dirección de AsesoríaLegal deberá consignar esta cláusula en los contratos, actas administrativas yotros documentos legales que se suscriban para regular las respectivasnegociaciones.
6.19. El trabajador que por la naturaleza de sus funciones se le asigne código deusuario y el perfil respectivo para tener acceso al Sistema de Información deContrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS), al Sistema deGestión (SIGES) y al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), deberá utilizarcorrectamente las contraseñas confiadas, desempeñando sus atribuciones con
apego a las disposiciones jurídicas yadministrativas que regulan el uso de dichossistemas, pues responderá penal, civil y administrativamente por el uso indebidode las mismas.
6.20. Las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique la Ley deContrataciones del Estado, serán efectuadas por vía electrónica a través de
GUATECOMPRAS. y surtirá efectos el día siguiente de su publicación en dichosistema. Se eximen de la aplicación de esta norma, aquellos procedimientos o
publicaciones sin concurso contemplados en la Resolución 11-2010 del Ministeriode Finanzas Públicas (MINFIN) y los que la Ley de Contrataciones del Estado osix reglamento, permitan que se puedan publicar en coordinación con otrossistemas estatales oficiales.
Validado por:
mENAPHeglslre Nacional de los Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 10 de 77
6.21. El Departamento de Compras, Departamento de Presupuesto, Departamento de
Contabilidad, Departamento de Tesorería; así como cualquier otro departamento,
órgano o comisión que agregue documentos al expediente administrativo, deberá
asignar número por folio al mismo según la documentación que se adicione en
cada una de las etapas donde se interviene.
6.22. En ausencia del Jefe de Compras, asume las atribuciones de éste quien se
encuentre en funciones o en su defecto el Director Administrativo.
6.23. Al Directorio del RENAR le corresponderá:
a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los
documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR
exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido delegada
a otro funcionario de la institución.
b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de Licitación;
c) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Licitación.
d) Prescindir de las Licitaciones o negociaciones que exceda de Q.
900,000.00; en cualquier fase en que esta se encuentre, siempre que lo
haga antes de la suscripción del contrato respectivo.
e) Aprobar los contratos provenientes de las Licitaciones o negociaciones
que excedan de Q. 900,000.00.
f) Cuando el Director Ejecutivo suscriba contratos derivados de
Cotizaciones o negociaciones que no exceda los Q. 900,000.00,
corresponderá al Directorio aprobarlos.
6.24. Al Director Ejecutivo del RENAR le corresponderá:
a) Aprobar la Requisición de Compras o Contrataciones, así como los
documentos adjuntos a la misma, cuando el costo estimado por el RENAR
no exceda de Q. 900,000.00, cuando dicha función no hubiere sido
delegada a otro funcionario de la institución.
b) Nombrar a los integrantes titulares y suplentes de las Juntas de
Cotización.
^boraÁo pbn Ravisado Revisado pOR Aprab^o
i
1
da Colíipras an - .Wl''- -Rmdonef "
DirectorAdministrativo k D̂irector I^h'fundfltw'
mENAPDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMIStÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DECÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04Htglílro Nacionol de la Pítsonat ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
PAGINA: Página 11 de 77
c) Nombrar a los integrantes de las Comisiones Receptoras de
Manifestación de Interés en la Modalidad Específica de Proveedor Único.
d) Nombrar a los integrantes de las Comisiones Receptoras y/o Liquidadoras
de bienes, suministros o servicios.
e) Aprobar los documentos de Cotización, Licitación, Modalidades
Específicas y Casos de Excepción cuando corresponda.
f) Aprobar o improbar lo actuado por las Juntas de Cotización.
g) Prescindir de las Cotizaciones o negociaciones cuando no exceda de
Q. 900,000.00: en cualquier fase en que ésta se encuentre, siempre que
lo realice antes de la suscripción del contrato respectivo.
h) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Licitación.
i) Suscribir contratos provenientes de los procesos de Cotización, cuando
no haya sido delegada esta función.
j) Aprobar los contratos provenientes de Cotizaciones o los que provengande otra modalidad específica de adquisición o casos de excepción cuando
la negociación no exceda de Q. 900,000.00 y éstos hayan sido suscritos
por funcionario de grado jerárquico inferior.
6.25. Al Directorio y Director Ejecutivo Ies compete conocer de los recursos de
reposición o revocatoria, según corresponda, emitir resolución razonada y
fundamentada en derecho, de conformidad con los requisitos de trámite ydiligenciamiento estipulados en la Ley de lo Contencioso Administrativo. Con
relación al plazo para su interposición, se procederá con base en lo establecido
en la Ley de Contrataciones del Estado.
6.26. La Dirección de Asesoría Legal será responsable dentro del proceso de compras,de elaborar las actas administrativas, contratos administrativos u otros
documentos legales que correspondan para formalizar las negociaciones, revisary recibir las fianzas o seguros de caución de cumplimiento de los contratos dentro
de los plazos de ley y custodiar estas fianzas; así como custodiar las fianzas de
c^ad y/o funcionamiento, derivado de los procesos de adquisiciones.
§RENAPDigisiro Nacional óe Iq$ Personas
DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES V CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDKjO: MNP-05-04-2015
VERSIÓN: 04
PAGINA; Página 12 de 77
6.27. El Departamento de Compras deberá solicitar a la Dirección Ejecutiva, el
nombramiento, del Supervisor, Coordinador, Comisión Receptora y/o Liquidadora,
según corresponda.
6.28. El Departamento de Compras velará por que la publicación de la Información
pública que corresponda al expediente electrónico identificado con el Número de
Operación Guatecompras (NOG), sea publicada en el sistema
GUATECOMPRAS, dentro de los plazos legales, siendo responsabilidad del
usuario del sistema GUATECOMPRAS quien realice dicha publicación, al sistema
referido.
6.29. El Departamento de Compras dará seguimiento a la actualización del estatus de
cada concurso realizado por el RENAP, de conformidad con la Resolución 11-
2010 Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, siendo responsabilidad del usuario
del sistema GUATECOMPRAS, la operación de las diligencias que lleven como
resultado dicha actualización.
6.30. Previo a adquirir compromisos a cargo del RENAP, el Departamento de Compras
generará, a través del Sistema de Gestión (SIGES), cuando aplique, la
Constancia de Disponibilidad Presupuestaría (CDP) la cual será aprobada por la
Dirección de Presupuesto.
6.31. La dirección solicitante, el Almacén o la Comisión Receptora deberá informar al
Director Administrativo por medio de oficio, de los casos de incumplimiento por
parte de los proveedores, en los cuales se gestionarán las diligencias
administrativas encaminadas a hacer efectivas las sanciones establecidas en la
Ley de Contrataciones del Estado y ejecutar las fianzas o seguros de caución
correspondientes.
6.32. ^s arrendamientos de bienes muebles, se realizarán de conformidad a loIregulado en la Ley deContrataciones del Estado ysu reglamento.
Revisado Pj^/
iW.Revisado pon Valldadpfon^^ ValidadMur / Aprobadryioa^
ir'JefctféSíí^ndeta' ~ I'"Subdlrectórde Control | Director de G«stl6fty|r:B." V 'rCSIWad ' I 1' Control Interno 5?^
"• •tefe~^ Compres en/fundones
Director Administrativo DirectorOrtivoen gfuriciancs P
§RENAPSfgiíiro Nacional dolas Peisonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-(B-04-2016
VERSIÓN: 04
PACINA: Página 13 de 77
6.33. El presente manual es un instrumento de apoyo para el desarrollo de actividades
relacionadas a las compras y contrataciones que realiza el RENAP, sin que
constituya supremacía sobre la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento
o cualquier otra ley relacionada, por lo que prevalecerán éstas últimas de acuerdo
al orden jerárquico de leyes establecidas.
6.34. Los casos no previstos en el presente documento técnico administrativo serán
resueltos en su orden por el Jefe de Compás, Subdirector Administrativo, Director
Administrativo o Director Ejecutivo.
§RENAPflegisiro Hacional de los Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 14 de 77
7. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto
7.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de contrato abierto
7.1.1. De conformidad con el artículo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado se
denomina contrato abierto a la modalidad de adquisición coordinada por el
Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de
Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes,
suministros y servicios, de uso general y constante, o de considerable
demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se
hubieren convocado a concurso público.
7.1.2. El REMAR podrá adquirir bienes, suministros, equipo y sen/icios por medio de
contrato abierto de conformidad con el procedimiento establecido.
7.1.3. Queda exonerada de los requisitos de licitación o cotización, la compra y
contratación de bienes, suministros y servicios que lleven a cabo las entidades
a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado,
quienes lo podrán hacer directamente con los proveedores seleccionados por
medio de contrato abierto, por el MINFIN.
7.1.4. Se podrán realizar adquisiciones de productos que se encuentran en Contrato
Abierto por otra modalidad, siempre y cuando los precios sean inferiores a los
que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados en contrato
abierto.
7.1.5. Cuando se adquieran bienes, suministros, equipo y servicios por medio de
contrato abierto, deberá constar en el expediente la fotocopia, copia o
desplegado de la publicación que acredite su existencia y ei código asignado
que lo identifique.
7.1.6. Cuando el valor de la negociación por esta modalidad supere los Q. 90,000.00
ieberá elaborarse acta de recepción de los bienes, suministros, equipo o
servicios.
Elaborado pÓR / Revisado pva Revisado por:
"w-AprobadOJM^^
deU ' - ,$uMlr«i^tdeContToI /I V'OkectordeGeatiónxl;. -^1 ' Controiinterno'=•#"
; Jefede_^oniprasert'n,|ifilndones
^Dlrecbr Administrativo pirectorEj^ilvo en •funmries. . 1
mENAPffep/j/ro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAR
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 15 de 77
7.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto
Activida
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2.Verifica el Contrato Abierto vigente y que se encuentrelo solicitado.
2.1. Sí se encontró lo solicitado, continúa en el paso No. 3.
2.2.
No se encontró lo solicitado, gestiona la compra por lamodalidad de compra que corresponda. Fin delprocedimiento.
3. Verifica la procedencia de la CDP.
Departamento de Compras 3.1.
Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 4
3.2. No procede la CDP, continúa en el paso No. 4.
4.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
5.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
Departamento de Presupuesto 6.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.
7. Verifica el monto de la negociación.
7.1.Negociación menor a Q. 90,000.00, continúaen el paso
Departamento de Compras
n
No. 8.
7.2.
Negociación es mayor a Q. 90,000.00, remite aDirección Ejecutiva la solicitud de nombramiento de laComisión Receptora. Continúa en el paso No. 9.
tRENAPHtgislfo Nacional de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 16 de 77
1• Responsaol^^^^^lNo. de
8.
Actividad
Departamento de Compras
Verifica si son bienes o servicios.
8.1.
Son bienes tangibles, solicita al proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 13.
8.2.
No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a la dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 17.
Dirección Ejecutiva 9.
Por medio de acuerdo nombra a los miembros de laComisión Receptora e instruye a Secretaria Generalnotificarlos con copia al Departamento de Compras.
Departamento de Compras 10.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
Comisión Receptora
11.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.
12.
Recibe los bienes o servicios, la factura original,elabora el acta de recepción y gestiona la certificaciónde la misma.
12.1.
Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 13.
12.2.
No son bienes tangibles, entrega la factura, el acta y sucertificación al Departamento de Compras. Continúa enel paso No. 16.
Almacén 13.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarios 14.
Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.
Almacén 15.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.
DepartamentGT^ Compras 16.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Revliedoioy Reviwdo por. Aprobado Dor^^
/c.•' Jefe de SúUón de te SuMtrcctordeControt Director de " Jefe de Comprat en
. ' ' i. Control interno ? ^ funcione»ISlIJItectofAdmInittnUvo Oirector^Scutlvoen H
, 'f funcione» m
gRENAPIftfiifro Naciofiol d»lasParsonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMASYPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 17 de 77
espónsab Actividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
17.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
18.
Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.
Departamento de Compras
19.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 20.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 21.
Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 22. Archiva el expediente.
Departamento de Compras 23.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.
Fin del procedimiento.
/ l ReviMdaipM'
1Revisado por Valfdadooo^ .
•I, Diractor Adminl*traUv|i|
1Apioba^a^
jj'^piraaofEJanrtlvoan - I
§RENAPflfglsinNacional de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-OS-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 18 de 77
7.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode contrato abierto
naciónunidad solldtante
Verifica la
proeedendadelaCOP
Rapen y niterii»le orden M compre,
obtiene Hrmee
Informa o loe
eerreapendentee
Traslada el
Verifica el
monto de la
neoodación
¿NspoetMiMnwivoOeoooo.oo?
Verifica si son
bienes o
servicios
verincselContrato Abiertoviganloy quase
artcuertfralo
aofidlado
BiberalaCOP
dimeirsiocs
lÉ nduye m •!
Ieipedárt» y «aim»•mbadún
compra por lamodalidad de
compra que
Incorpore
expedente copadel eorerdey de
céduiee de
nettfcedón de
ncmbramiento
Departarmnto dePreaupuesto
S-/Mréccl6ii&^ejecutiva
PormeocM
acuerdo ixmtie
loe iiiei*Uoe de le
CenMMn Receptare•netuye
nolMcvfoe
Versión: 4Página:! de 2
Sapreaeniaal kjoar, fecha yhora ir>dicada an
al nombramiafto
electa, «tMn M Hte
flwiwia le ceMtcecan
eneeqe le nctm,eleetey
eertíAceeiónaDepertemento de
Ccmprae
Revisado per: . Revisado pon '7^ vaHdadojote
íF'Aprobadopor,^?'
Jkll^ JefedaOqstJóitdela 'Btr";:PciUdad
Subdlre^ deConsol i CireetordeOettlóny :^^. V' ContrdInterno
J ' Jefe'de Compres en '"" fundones
Director AdmInIstraUvo • •IrectoriycKupvd'en jtfundefl» S
§RENAPffp^/j/ro Vac/ono/ da /oj Petscnas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 19 de 77
Entrégalafactura y laForma 1-H
origíítales
Revisado
é-ít-
WftJBUnío##-"4Cowprw
RaqüKra»dfvtfón
eoeítÉrtÉtidn
nikilinl»
ruenar, Inw fM lae&tfa
«M 1»dBOMftMMdS
Hwtte I» HiidKiwper msdi» M mis d»
le eidsn «ernpf»,•i^f narwfs p» Ms
risipsdtsntoyMmelAWfM
Vartftea
SlO€Sacido4*
Ofó»n dt comprtp«r» wi«N2«r «I
proc«w
Revisado por;
01réedA<vc6er«nad¿no unidad tolldtanta
RuM. nrmt ^>au». inttan can
««M
icuantfoeenwpohd») y i»
mMa
Validado poa"
í
Departamento deContabilidad
«¡«'..Sil : Director AdmlnlstnH
Versión: 4Página:2 de 2
Departamento deTesorería
bJrecior Ilativo enfiitÑ^oncs
§RENAPStgisin Hacional de losPeisonos
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN; 04
PAGINA: Página 20 de 77
1. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía
8.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de baja cuantía
8.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal a) de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus reformas, la adquisición directa que se realiza de bienes,
suministros, obras y servicios, exceptuando los requerimientos de los procesos
competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas en la
misma ley; asi como la adquisición por un monto de hasta Q. 10,000.00, se
realizará por la modalidad de compra de baja cuantía y se efectuará bajo la
responsabilidad de quien autorice la adquisición pública.
8
8.1.2. Las adquisiciones realizadas por la modalidad de compra de baja cuantía
quedará publicada en GUATECOMPRAS automáticamente al momento que se
opere en el SIGES.
8.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse que el oferente cumpla con los
requisitos, especificaciones requeridas (cuando aplique) y sea conveniente para
los Intereses del RENAP. Asimismo, verificar que la oferta contenga con el
precio unitario y total.
8.1.4. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo
cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o
servicio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00.
8.1.5. Para la adquisición de bienes y servicios por medio de la modalidad de baja
cuantía, será suficiente contar con una oferta, la cual deberá corresponder con
las especificaciones o características solicitadas según corresponda, sin
perjuicio de que se puedan solicitar más ofertas, de considerarse pertinente.
8.1.6. Para esta modalidad, se dejará constancia en el cuadro de ofertas (ver Anexo
Y), indicando que el mismo cumple con los requisitos establecidos.
Cthbordtopor ^ Revisado poii V Revisado por. AprobadoAp^
KjefedcScstítodeb {:'Subdlr«^ deConsol ~ ' Director deGutitoyj;K'5"ContfoHntwntf"?*'
"' JetadeCompras.funcione»
^JiUector Administradvo ^. ' OIrecttftjecutivo «i u/Yuncioncs 1
§RENAPB»giítm Nocional ó» las Peisonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 21 de 77
8.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía
ctividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Verifica el monto de la negociación.
2.1.
No excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el paso No.3.
2.2.
Sí excede la negociación de Q. 10,000.00, gestiona laadquisición por la modalidad de compra quecorresponda. Fin del procedimiento.
3.Realiza invitación a ofertar, considerando lasespecificaciones técnicas.
4.Recibe oferta y verifica que cumpla con lasespecificaciones técnicas.
Departamento de Compras4.1.
Sí cumple con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.
4.2.No cumple con las especificaciones técnicas, regresa alpaso No. 3.
5.
Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.
6.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
7.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
Departamento^ Presupuesto
L—1
8.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente alDepartamento de Compras.
gRENAPHeglstro Nacional de los Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 22 de 77
Responsabíé]
Departamento de Compras
Almacén
Inventarios
Almacén
Departamento de Compras
Dirección, coordinación ounidad solicitante
Departamento de Compras
Departamento de Contabilidad
Departamento de Tesorería
Departamento de Contabilidad
DepartamentoTa^Compras
RMWdO
JefedeA^d^to Subdirector de Control
No. de
9.1
9.2.
10.
11
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Actividad
Verifica si son bienes o servicios.
Son bienes tangibles, solicita a! proveedor queentregue los mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 10.
No son bienes tangibles, solicita al proveedor que sedirija a ia dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien Intangible y/o servicio y la facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 14.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Ejecuta el procedimiento establecido para el registro debienes y devuelve los documentos firmados y selladosal Almacén.
Entrega la factura y la FormaDepartamento de Compras.
1-H originales al
Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.
Ejecuta el procedimiento establecido para e! pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Archiva el expediente.
Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.
Fin del procedimiento.
Va»dado Aprobado
Dbwtor deSeittányControl Internó
Jefe dóComprar/Endone»
Director Admmlrtratrvo DlractM^ecuthro enfoneionef
gRENAPÑsgistnHacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 23 de 77
8.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de baja cuantía
RENAP
Prwnt» eompéél»«tennianoe»R#*jWd6rt e»
ConvTM 9
Caafona
adquísrtión daloa bíanM
sumínistroa
obra» o sarvldoa
RaOOa owia yvadiea m euiráu
Adjudica
t Mit 90* Vo So.
V«rtAca elmonlo de la
negociación
R*ddr«y>ulafli*lacrdan da
compra. oWlma
loa
corraaDcndanlM
Vdrmca si son
bianas o
aarvidoa
GesSona laadqiaaicóo pM
la modaadad da
compra que
corraaDonda
A )
Versión: 4Páginail de 2
^^ewbadooor; Validado pw. ¿/ Aprobado por
mENAPhgislro Nocional de Jos Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 24 de 77
IRENAP
lUlMlIfai BIIISI
Emregatatetmy laForma 1-H
origínalas
Bsoii*
ttQimom
Pavlsado oon
•iMniodfe'^>>í-"- Compra» ' >'•
R«qutmtl»dncdóo,
eoefdkMcUne
unlM «oIMnIt
ntootf, Imitr yMRtf aiMun
fcde» tes mfMtPt y•M certsn^ la* •deewrteeW*
RmIb la IqiMMMnpeí madto W aneae da
h oidtn da eompt.Mqm nkiwie peí Ma
al aicpedtenb y«Miada al laSm
VdHleidnai
aoesaddoddkt ofSan M eornpr*
Pdfilnafeztí aP^OCMd
( "• )
Revisado pon
DbÓGcMfv oobrdlnMióno> imIdMl soHdtaiit»
Raiont, flfma to
iMur», Mbofvwa
«AMdfrn (ortMoODmvoiaijya
Versión: 4
Páglna:2 de 2
DopartarñMto do. Contabllidsd
MtaMacU» para
daMAOW'ld^r«mmi al «KpatfaMa
Dopirtimonto de)>Tosorerte • 4-"
Meutoal
«•BMddo pan«I Ipapa aemapendlat*
ytfailidi a* |emfllaw I
Aprobado pon
: jefojdftjSMldada la^«; » factor da GasUdn v K da Compras en % DirectorAdministrativo^ tlvOMI
mrenapHeglstro Nacional delasPeímos
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-íe-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 25 de 77
9. Procedimiento para la adquisición y contratación en modalidad de compra
directa
9.1. Normas para la adquisición y contratación en modalidad de compra directa
9.1.1. De conformidad con el artículo 43 literal b) de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus reformas, la compra directa consiste en la adquisición de bienes,
suministros, obras y servicios por medio de una oferta electrónica en el sistema
GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o
cotización; cuando la adquisición sea por montos mayores a Q. 10,000.00 y que
no superen los Q. 90,000.00. Esta modalidad de compra se efectuará bajo laresponsabilidad de quien autorice la adquisición.
9.1.2. Para las adquisiciones realizadas por la modalidad de compra directa deberá
solicitarse como mínimo que las ofertas electrónicas sean presentadas con
firma y sello, detalle del bien o servicio ofertado, número de identificación
tributaria, nombre o razón social del oferente y el monto de la oferta. Entre la
publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas
deberá mediar un plazo no menor a un (1) día hábil.
9.1.3. Para la adjudicación deberá considerarse el precio, la calidad y otras
condiciones que se definan previamente en la oferta electrónica, cuando
corresponda, verificando que las propuestas contengan con el precio unitario y
total y con las especificaciones técnicas indicadas en el requerimiento de la
dirección, coordinación o unidad solicitante.
9.1.4. Para la modalidad de compra directa, se dejará constancia en el cuadro de
ofertas (ver Anexo 3). En caso sea presentada una sola oferta, esta será
suficiente para adjudicar el negocio, indicando que la misma cumple con los
requisitos establecidos.
§RENAPflegisiro Nacional de io$ Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 26 de 77
9.1.5. En caso de contar con más de una oferta se realizará cuadro de ofertas
seleccionando la que cumpla con los requisitos, especificaciones requeridas
(cuando aplique) y sea conveniente para los intereses del RENAP.
9.1.6. El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo
cuatrimestre no existan varias adquisiciones correspondientes al mismo bien y/o
sen/icio que supere conjuntamente la cantidad de Q. 90,000.00. Salvo las
excepciones que establece el artículo 61 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
§RENAPüeglsln Nacional de las Personof
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 27 de 77
9.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación enmodalidad de compra directa
esDónsab ctividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Verifica el monto de la negociación.
2.1.
Monto de Q. 10,000.01 hasta Q. 90,000.00. gestiona laadquisición de los bienes, suministros, obras oservicios, bajo esta modalidad. Continúa en el pasoNo. 3.
2.2.
Monto mayor de Q. 90,000.00 o menor deQ. 10,000.00, gestiona la adquisición por la modalidadde compra que corresponda. Fin del procedimiento.
3.
Gestiona la solicitud de ofertas electrónicas,publicándola en el sistema GUATECOMPRASconsiderando la norma 9.1.2 de este manual.
4.Recibe y verifica que cumplan con las especificacionestécnicas considerando la norma 9.1.3 de este manual.
Departamento de Compras4.1.
Sí cumplen con las especificaciones técnicas, adjudica.Continúa en el paso No. 5.
4.2.No cumplen con las especificaciones técnicas, regresaal paso No. 3.
5.
Elabora cuadro de ofertas indicando que se cumpliócon las especificaciones requeridas, lo firma y sella convisto bueno del superior inmediato.
6.Publica en GUATECOMPRAS el NIT, nombre o razónsocial del proveedor adjudicado y el monto adjudicado.
7. Verifica la procedencia de la CDP.
7.1.
Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente y solicita al Departamentode Presupuesto su aprobación. Continúa en el pasoNo. 8.
n 7.2. No procede la CDP, continúa en el paso No. 8.
§RENAPhgisiro Nacmotde losPeisom
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN; Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 28 de 77
1 Responsable . No-
Departamento de Compras
8.
Registra y autoriza ia orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma ai proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
9.Traslada el expediente al Departamento dePresupuesto.
Departamento de Presupuesto 10.
Ejecuta ei procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente aiDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
11. Verifica si son bienes o servicios.
11.1.
Son bienes tangibles, solicita ai proveedor queentregue ios mismos al Almacén junto con la facturaoriginal. Traslada la orden de compra y Requisición deCompras o Contrataciones al Almacén. Continúa en elpaso No. 12.
11.2.
No son bienes tangibles, solicita ai proveedor que sedirija a ia dirección, coordinación o unidad solicitantepara entregar el bien intangible y/o servicio y ia facturacorrespondiente. Continúa en el paso No. 16.
Almacén 12.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes aiAlmacén y envia el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarios 13.
Ejecuta el procedimiento establecido para ei registro debienes y devuelve los documentos firmados y selladosal Almacén.
Almacén 14.Entrega la factura y la Forma 1-H originales aiDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 15.Requiere a ia dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Dirección, coordinación ounidad solicitante
16.
Razona, firma la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 17.
Verifica que el expediente cumpla con todos iosrequisitos y que contenga toda ia documentación derespaldo.
EV^oradopor\ Revisado pon / Revisado por vatlda^^é^^^ ValidadojDM^ Aprobado Do^
A.Ip'jefed< QsitíóA deb" 1" Subdiretívd^ConiTol" I Director deGesUdn1 .^Calidad I, ; 1 Control Interno "^7"
" • Jefe de Comprasfuncione ,
^OlrcftefAdnitnlstnüvo Dlrector^j6utlvo n ^funcione* ^
mENAPHegistro Nocmai de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAR
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 29 de 77
' Responsable*?!-). ::fJo. de Actividad 1
Departamento de Compras 18.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 19.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 20.
Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada el expediente alDepartamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 21. Archiva el expediente.
Departamento de Compras 22.Verifica en el SIGES el ciclo de la orden de comprapara finalizar el proceso.
Fin del procedimiento.
§RENAPStgisin Hacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 30 de 77
9.3. Flujograma del procedimiento para ia adquisición y contratación enmodalidad de compra directa
mENAPIrMwn, ooordinadónelEunldad Milcitonte -'-i
c
•I lOrnaürM 4tBtqutiicián dt
Con^rwd
^piéíwrfiinitanto'tf«<
Gasbona laadquisicidn de
loe Menea,
«umnietroe,OMaa o aervicios
Recibe y venncaquecuniplan con
Verifica laprocedenciadelaCOP
BibaralaCOP
dimMStGES.lalnduya an •(
••paóanea y acude
verifica el
monto de la
negociación
81—t Adjudca
Apfltmy mttmla ordiA 0t coren,
oMaAaIrmaaa
•ifufinaaMoOTtepoo^ertt
Revisado pon / Revisado pon
Oeallona la
adquIdelOn porla modalidad da
compra que
coneeponda
JL
bwene W •upener
OUAlECQHPMe
Tmiada Ai
Vamica si son
bienes o
serados
¿Son eanaittrafclaa»
Sekae d pfwew m
•oaoiMita
«nireaer^ltnanfliea y/e
VaMado
Versión: 4Páginail de 2
Óep«rtam«nt6^i^~pí4nl2^
Aprobado
ia
,Jefetfe<óestlóndela ~ SuMUectordeControl . " Dlreeb>r^(^Mrij£-CaMad . '̂ Vvr.f; , ConáolMértw" *
Jefe deCompras en g^JrettorWmInWratIvo \ Director E^adíttvo enfundonwJi^^í • fufftiones
gfíENAPStglstn Naciwai de íes Penonae
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 31 de 77
iRENAP
Entrega latecturay taForma 1-H
originales
,V'. Compri» ifj?-:0^w¿(6(VcBíÍranMÍ^- 9 unitfwl fel<dtBnt«
drteoón.
eoonSndcMn o attMtrt
nzontr, Armtr y y ItMitr It ftcturt n**
V«Íte«MMiiffíUfÉHWheeemm la» requiuM p«I» Cercanga toda ladaniwimciln da
raaf»H»
W—tt» la Iqtáaaacn^ «iMb M «rwso 4»
1»ef0an d» eonvta,•a^rt» rejmara pM M»
alaipadWitayVhM» al miaña
VenAcddntl
SIGES Idtíoth
Id ortfdn de comprtperi Ineiízer ti
preettd
CEZ)
'^Dc^ftaméhte iCoRtabilldadl
Versión: 4Página:2 de 2
Eiañiralprwdntenl»
iifcMaeMepaiea*
Revisado dor: Revisado oor Validado ValidadMi^mT
Aprobé^ pe^
- 1 — •'
'4.' lOtfKtpr de Gestión•<:Cíitrtríil Intérno ->•'*?•
s-W^fAdmlnlíWpp^^'.ÍYí-i'funda«sVWíl-i
§RENAPIfegisiro Nacmoi de losPersonas
DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-O5-O4-2016
VERSIÓN; 04
PÁGINA; Página 32 de 77
10. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de proveedor único
10.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de proveedor único
10.1.1. De conformidad con el artículo 43, literal c) de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus reformas y el artículo 28 de su reglamento, cuando el bien,
servicio, producto o insumo a adquirir, por su naturaleza y condiciones
solamente pueda ser adquirido de un solo proveedor, la compra o contratación
deberá realizarse por la modalidad específica de adquisición con proveedor
único.
10.1.2. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,
Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Comisión Receptora de Manifestación de Interés y
a otras direcciones o unidades administrativas que se consideren necesarias.
Revisado pof y Revisado pon Validado BH/y Aprobado pon
•Mi de GesO&i d« b 'f-,DEf«^^^Gertdny" " CÓn^^lnlérno^
t Jeb de Compras en ' :Andones
Director Administrativo' ' Director EJecuti^ttt •funclohéi ^ 1
MRENAPfltgislro Nacional do las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 33 de 77
10.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único
esDonsáblé 'Actividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Elabora el proyecto de términos de referencia.
Departamento de Compras3.
Publica el proyecto de términos de referencia en elsistema GUATECOMPRAS, debiendo permanecer endicho portal por un plazo no menor de tres días.Habiéndose vencido dicho plazo se traslada elexpediente completo a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 4.
Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.
Personal Especializado 5.
Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientos
en el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 6.
Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.
Dirección de Presupuesto 7.
Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 8.
Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los términos de referencia por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.
§RENAPHeglstro Nacional tíelosPeisonos
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES V CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 34 de 77
1 Responsable No. de Actividad ||m^m|||||
Departamento de Compras
9.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS, la invitacióna presentar manifestación de interés, los documentosde modalidad específica de adquisición con proveedorúnico y demás documentos que se requieren para supublicación, imprime la constancia de publicación, laagrega al expediente y establece la fecha parapresentar la manifestación de interés.
10.
Publica en el Diario Oficial y en otro Diario de mayorcirculación del país, la invitación a presentarmanifestación de interés.
11.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de la Comisión Receptora deManifestación de Interés.
Dirección Ejecutiva 12.
Nombra a ios integrantes de la Comisión Receptora deManifestación de Interés e instruye a SecretaríaGeneral se notifiquen con copia al Departamento deCompras.
13.Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
Departamento de Compras
14.
Traslada copia de los documentos de modalidadespecífica de adquisición con proveedor único a laComisión Receptora de Manifestación de Interés.
15.
Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en losdocumentos de modalidad específica de adquisicióncon proveedor único.
Comisión Receptora deManifestación de Interés
16.
Espera los treinta (30) minutos, en aplicación supletoriadel artículo 24 de la Ley de Contrataciones del Estadopara la presentación y recepción de su disposición aofertar.
17. Verifica la presencia de interesados.
17.1.Sí se presentan interesados, continúa en el paso No.18.
17.2.No se presentan interesados, levanta acta e informa ala autoridad competente. Continúa en el paso No. 19.
Revisado pan / Revisado DOR Validado porf •; )
• WVallda^^^^^^^,_^ Aprobado p<^
' Subdireácv de Control ."Wreetor deG«sl|(^»p|'' Cwitrrt Interntf-'f^
"" íefedeCompr»$eB;;'=' ' fundones'
¿^;0lre«r Administrativo ' CIreéIdrEJagidvo •;-'%==funcldne» B
§RENAPStgistnNacional dolasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAR
CÓDIGO: MNP-CB-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 35 de 77
@$P.onsab ,lctividad I18. Verifica si se presenta uno o más interesados.
Comisión Receptora deManifestación de Interés
18.1.
Se presenta un solo interesado, hace constar en acta einforma a la autoridad competente. Continúa en el pasoNo. 20.
18.2.
Se presenta más de un interesado, levanta acta, realizainforme y traslada a la autoridad competente. Continúaen el paso No. 21.
19.Queda facultado para comprar o contratar directamentecon cualquier persona. Fin del procedimiento.
Directorio o Dirección
Ejecutiva20.
Podrá contratar con el único interesado en ofertar.Continúa en el paso No. 22.
21.Queda facultado para efectuar licitación o cotizaciónsegún sea el caso. Fin del procedimiento.
22.Publica el acta en el sistema GUATECOMPRASfirmada por la Comisión.
Departamento de Compras
23.
Imprirrie la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la ComisiónReceptora de Manifestación de Interés.
Comisión Receptora deManifestación de Interés
24.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras25.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
26. Entrega el expediente a la autoridad competente.
Dirección Ejecutiva 27.Suscribe contrato correspondiente entrega alDepartamento de Compras.
Secretaría General 28.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.
Departamento de Compras
29. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
30.Imprime la constancia de publicación y la agrega alexpediente.
Elaboi^^^y Revi»
A
0»^^^ por: Apretwdo Qpr^^
gRENAPHegisíro Nocional de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMiSiÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-G5-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 36 de 77
1 Responsable No. deActividad
Departamento de Compras
31. Verifica la procedencia de la CDP.
31.1.
Sí procede la CDP, elabora la misma dentro del SIGES,la incluye en el expediente, solicita al Departamento dePresupuesto su aprobación y traslada a la Dirección deAsesoría Legal. Continúa en el paso No. 32.
31.2.
No procede la CDP, traslada el expediente a laDirección de Asesoría Legal. Continúa en el paso No.32.
Dirección de Asesoría Legal 32. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual.
Fin del procedimiento.
RevisadodM/ Revisado por
Ii:sa«ldnd«ia,.'5^ f|Su^eeiírfdeControl-.T tü
Vaikietk Valida Aprobado
/íuftiV.'rtfedycowprasOTj^g&^actprAdministrativo "" DiréctorEjraMMet
irtdone» ^ •-funeidnas
iRENAPIfegistro Naaonat d« losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN; Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAcinA: Página 37 de 77
10.3. Flujograma del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode proveedor único
RENAP
«•CoRMrM
El^ors al
proyacto datérminos da
rafarancia
thcgíporg
M acuireo ydá
rMtteaeaóft da loa^Mcitaainiaritoa
SoMta dctamon
téCMO
trasladando
almulténaamania
a* aisadlanla
Einil* didámantécnico.
finnandoy•«liando el
mUmo y «tUfega
Versión: 4Página:! de 3
Eirna dictaman
pfaaupuaatarto
Elaborado p¿K / RavisadoM Ravtsadopor VaUdadopar-3.
7íñ
AprobadoAO^^
Calldsd •.^pireSordé6«étld|n ^^(fé da ÍSmpui
MRENAPt>9ffi¡lro Nocionol tíe lasPaisanas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 38 de 77
:RENAP Versión: 4Páglna:2 de 3
Comisión Receptora de Manifestación de Interés Directorio o Dirección Ejecutiva Departamento de Compras
Venfica si se
presenta unoO más
HacecoRsuren
aOaetifenma
la autoridad
cotnpaienle
Jefe de Ctstión déla. '5'- v'taiídad • •
Se pteeseM se «I Idger.letfte y hcn «idee* M
Swers 30 irilrxiKe. fepMwSOn tuplettra detMaSD 24 dt h ley A
€««eepeftii
«t «y «leaMn • «efW
No-^
venfica a
presencia de 'nterssados
¿ScprtMnMnoisrwitn?
NtH'
Lavanta acta,rtriiza informa y
Vaciada a la
tueridad
ccmpatanCa
Gestiona la
caitífícadón del
acta y la antregajuntamente con la
original
Revisado
Subdlre^de Control
Levanta acta e
informa a la
autoridad
competente
Revisado pon
OuadirKiMde
psr* cofnprar O
contw
**denwite con
cuü^jW poroont
Queda facuRw
para efectuarlicitación o
cotización segúnseeelcaso
PoM ccntrater
con ei únicofederasadoen
ofertar
Suecr^ contrato
corveapon^ant»anraoid
Oapartamanie daCompraa
Validado
" Dire^de Gesüónv:"• interno ^^
jefe de Compras enfandone»
Pubico tk oca on
ol Mtomo
GUATECOMPRAS
frmodoporloConáidn
hnpfim» laeomiancla 4t
puWicaoón. \éagrega ai aipaoMnta
y tntrtga aladaodQlnala • Co<naiói\
AdM h ewdteiMdd ada waipada'e» V
adNHifAdftraaa
adoaathofia
Entrege elexpediente ala autoridad
competente
Validado p¡^ Aprobado oo^
'.Director Administrativo Director ^cuthroen^ funciones
ÜRENAPBeglslro Nacional de lasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 39 de 77
RENAP' tofiM «» m ^trmrn
Secretarfi Gentral
NOMCS • lo*
Oferentes con
copia alDepertamentode Compra*
Departamento de Compras
PuHeali
reeducMnotel
aWems
OUATECOMPeAS
verifica la
procedenciadelaCDP
Traslada el
ttq}ediente
Si^
EWonaCOP
dentreMSIoeS.liinduyitnti
Versión: 4Página:3 de 3
Dirección de Asesoría Legal
Mdea
preeedniene Mnumeral 1* de aab
mmel
(3D
Ravltadofto^ Revlsadci^on Aprobsdoj>ar>^^
:.,Jeftda,1 • funcione»
gRENAPBegislfo Nocional de lof Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO; MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA; Página 40 de 77
11. Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de cotización
pública
11.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de cotizaciónpública
11.1.1. De conformidad con ei artículo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus
reformas, cuando el precio de los bienes, obras, suministros o remuneración de
ios servidos exceda de Q. 90,000.00 y no sobrepase los Q. 900,000.00, la
compra o contratación podrá realizarse por el régimen de cotización.
11.1.2. Para efectuar una compra o contratación por medio de cotización pública,
además de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas
y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-
2010 de ia Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
del MINFIN, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que
emita el MINFIN para la regulación del mismo.
11.1.3. Las actas que elabore la Junta de Cotización deberán Imprimirse en las hojas
autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas le corresponderá
ai Departamento de Compras.
11.1.4. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,
Dirección Administrativa, Departamento de Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Junta de Cotización y a otras direcciones o
unidades administrativas que se considere necesario.
11.1.5. En el caso que la convocatoria a cotizar no concurriere ningún oferente, la Junta
levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento a la Dirección
jcutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. SI aún así no
Icohcurrlere algún oferente, la Dirección Ejecutiva quedará facultada a realizar la
gRENAPHeglslto Nacional do lasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PACINA; Página 41 de 77
compra por medio de compra directa, en aplicación supletoria del artículo 32 de
la Ley de Contrataciones del Estado.
11.1.6.El Departamento de Compras deberá verificar que dentro del mismo ejercicio
fiscal no existan varias cotizaciones correspondientes al mismo bien y/o
servicio, cuya suma exceda de Q. 900,000.00, a partir de ta cual la licitación es
obligatoria.
§RENAPSegisiro Nocmoide lasPeisonos
DIRECCIÓNADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2Q16
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 42 de 77
11.2. Descripción del procedimiento para ia adquisición y contratación por mediode cotización púbiica
^HM^^I^^n^ActlvIdad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Elabora el proyecto de bases.
Departamento de Compras3.
Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 4.
Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.
Personal Especializado 5.
Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientos
en el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 6.
Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.
Dirección de Presupuesto 7.
Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir los gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios: y traslada aDirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 8.
Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de cotización por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.
Revisado pon » Revisado por:w\ 1VaW^por: / Aprobado pon^.^
KM--- ''CsUdad
• subdiri^iifCootfoi • : WreetordeGcsÜónv 'CMtrcM Interno
•—^efedéCofnprasen- ftindones ^
' Director AdmtnlstratNo^, f-r Dipe^rEjefutlvoefl Hfuni*ne* B
gRENAP8»flstnNacional delasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHAOE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 43 de 77
espoasa Actividad ]
Departamento de Compras
9.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación aofertar, los documentos de cotización y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.
10.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización.
Dirección Ejecutiva 11.
Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Cotización e instruye a Secretaria General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.
Departamento de Compras12.
Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
13. Traslada copia de las bases a la Junta de Cotización.
14.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.
15.
Espera los treinta (30) minutos establecidos en elarticulo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.
16. Verifica la presencia de oferentes.
Junta de Cotización16.1.
Sí se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 18.
16.2.
No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas; el díahábil después de la fecha que se había establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.17.
Dirección Ejecutiva 17.
Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más al plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 11.1.5 de estemanual. Regresa al paso No. 9.
Junta de Coti^íción 18.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgenerales a los oferentes.
tRENAPS«glsim Nocional óelas Petsonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN; 04
PÁGINA: Página 44 de 77
1 No. deActividad '
19.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.
20.Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.
Junta de Cotización21.
Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.
22.
Elabora acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
23.
Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.
24.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.
Junta de Cotización 25.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 26.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
27. Revisa la o las ofertas presentadas.
27.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 28.
27.2.
La(s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 31.
Junta de Cotización 28.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.
28.1.La(s) ofertáis) sí cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.30.
28.2.
La{s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsane los mismos. Continúa en el paso No. 29.
Elal>ordl»^r: Y Raviiado P^/ Ravttadopor: AprotMdapM^
BgáfattaCMtSónda'bCalidad •
^trol .^'Otriklordct^Uénvr;', !•' leledaCompra» en '''' Control Interno 1 Rindonet
DíracterAdmInirtratIvó I DirectorEip&tivoen BI funflonet 1
§RENAPHfgiílro Nacional úe lasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 45 de 77
Junta de Cotización
29. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.
29.1. Sí cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 30.
29.2.No cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 31
30.Califica las ofertas considerando los criteriosestablecidos en las bases que rigen el evento.
31.
Elabora acta en la cual se establece las actuaciones dela Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
32.Publica el acta firmada por la Junta en el sistemaGUATECOMPRAS.
33.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deCotización.
Junta de Cotización 34.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 35.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
Junta de Cotización
36.
Espera los cinco (5) dias calendario posteriores a lapublicación del acta y verifica la existencia deinconformidades.
37.
Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Dirección Ejecutiva el expediente foliado, rubricado ylas ofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).
Dirección Ejecutiva
38.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Cotización.
38.1.Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 41.
38.2.
No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 39.
§RENAPf^9gl¡ln Nocional tíolosPetsonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMIStÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04.2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 46 de 77
1 Responsable No. de Actividad |
Junta de Cotización 39.
Revisa los argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, realizándolocon base en las observaciones formuladas porDirección Ejecutiva y devuelve el expediente.
Dirección Ejecutiva
40. Revisa lo resuelto por la Junta de Cotización.
40.1.Procede lo resuelto por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 41.
40.2.
No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 41.
Secretaría General 41.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.
Departamento de Compras
42. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
43.Imprime la constancia de publicación y la agrega alexpediente.
44.
Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a la Dirección de AsesoríaLegal.
Dirección de Asesoría Legal 45. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual
Fin del procedimiento.
Elabarado^R Ravisedop^
<•
Revisatfo ñor. Vatidedo^^ Aprobado
• jef« de Gestiónd«b• • "'Cendad
Subdirector de Control I DirectordeGeatlóny1 Controlinterno
' 'JefedeCompras en.4=;^fundones
Administrativo DirectofEjettdivoy-Jfurudones'
§RENAPHfglilro Nocmoi tí#los Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÚN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 47 de 77
11.3. Flujograma de) procedimiento para la adquisición y contratación por mediode cotización pública
^RENAP
Elabora al
proyecto detMset
bMSsn«(aMf«
ogATKxwua,wsnddetfpliio.
OUATeeOMPM»IMMdnieiwMr
HtmfttT»
rvoinbnnvónto
^ fTMmferQs
«UVMV•upiwitttdflf
Juna
«rp«dt*m» copia4*1 acuerdo y dt
c44uiaadc
fiewte ación di lea
nomferarreantoa
Traslada copia'de las bases a i
la Junta ¡
Sdxala dcMrrMn
iScnico,Uaafadando
ikmultár>aaman(a
al avpadiafta
Tía»—
40»—. acajawtoa oecnaoea daeataddn y vatoada
IMtfaatosiiSiiiWiii iiitoiw r
«atoraiadea juasiraP^faaai
&TMla dtdamen
lécnico.ñrmandoysellando ¿
mismo y entrega
Versión: 4Página:! de 4
EmHto dictamen,pretupueeUrto |
ElaborM^por: \ ' Rawtsadoao^ •? lavlsaitoeor
\-T~:AValidadoíto' .
1*^^ Comprsi en,.;-:;"-:^ '-/^ftjndonaí
".xCireMrAdmlnlstrttlvd.^. ^^frgg^fCHWvo «t: I
MRENAPlitglslreNaelonal óe les Peaenas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 48 de 77
RENAP
Rtcaba Im olaftM
variftcando qua loa«obra* $a
aftcwartran
carredot
Entnga líala dasaÉstencie y
femjlarie da datta
ganaralea a loaedarantaa
rána, aaia daraobido. arMTiara y
cdoca laa picaapor ardan
ingraaaron
ncsa acto putaeoda aparajra da
picaa, an al ordar^an^Mgr
loaeferantta
mRaalizaMira
voz alta, «ndcarvdoa<nen«ra dal
ofaranta y al montotDlaldalaolarta
Junta de Cotizedón
$• priMntelugar, lacha y hor«
indicado an laa
baaaa pararacapdOn da c^rqa
EipSiwjgWriBoa«M»b(a<i4os
aiUcub }4d«bLayMConmudoAM dal
Eiudo, parataTManticMny
leeacdón da fliadia
Vennca ta
presencia deoferentes
Geetionala
pertificaa6n delseta y la entrega
Juntamente con laoriginal
Revisado Revisado por.
Ií^e^dfglíftófldeiítá iftSuMIffetefde.Contrd i. ¡^¿Wn^jáeGes
Caneada la
tictaniiáft É plazo.facWi oianaa
Hemaila
Junta
de Compras diffunetorie»
VaUdi
Versión: 4Página:2 de 4
Pubicaalacta da
mcapiadr da oftflaayaporlva da pUeaa
analaiatama
OUAtECOMPftAS
vnpnmttaeondancta da
putieaciOn. taa^aga ai •apadtania
yantraga ai adaoruraiata Junta
Adjmta ta eanncMtandalÉCtaal aipadlintay
aicNva anal Ubre da
actas da hota*awHtalaa. taafoliea
ofttinili»
Aprobado pon
DirectorAdminittratfvo Director l]ecu>iTO «ifunción
mENAPhgisiro Nocionai óe lasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 49 de 77
RENAP' 9tcmm 4$ *mHnmm
Revisa la o las
ofertas
presentadas
Junta da Cotización
Si BS
Rectiazayadjunta alexcelente
Rsvéa ios
requisitos nofundamentales y Iformaiesde la o '
ias ofertas I
CeWlw Iw ofertM
«erwdarvndo ie«
trUeho»
♦eWKkk*en
bMM que fiQÉA «i
EUete Mto «A h otf
>•N0 1
ffiiqijwesióifwiiI •!ctfn^rimlsrVe A1
plwo p4fique8i*w» lee
mtimee
vertlicasí el
oferente he
cumplido conlo requendo
OmMmI»
cwtÜcacMneri
•ct* y Iq «nteoi^mtqmqrq» con !•
oAeinql
Espef* icolendM [inilnlniii
ttapiMeaOMM•Ayvefilcoe
•iiWfioedo
a UM domocdcA
RMpond* IMInoDAtormiOMM ;•l»shubm)yrf<iMs
•I •KpedMfM blode.njbheoOóy IM
oftriM mMóm
Ar*# le»eregnwee».IpMdlen* «enámef e•edSeereudeeníee j
Revisad Revisado por:
Daparta mentó da Compras
PuMe*e«M Iinnsds pv Ip
Jurwq m e •iiifie i
GUATECOUPeAS j
Impnn* I»oontttnat4i
puWaoArLU•qraqi« «iqwderqi
y«rei9»«l4dBvi^mt
rirqr»! rir—Tais
velidedo pon
Versión: 4Páglna:3 de 4
Rewüexpedienid, las
ofertas recibidas
y lo actuado porla Junta
imprueba y 'devuelve a la
Junta, elexpediente
ApnieOdpormodio de
resoiutíón
Vendado
i^citldndf <;ofttrol ^oirt^r daGestión JefedecompmeR-"! ^ AdmSoirtfetivpF ^' PKe^Of^^ecMtfvo I"álidad''y ''*• I '' - ^ I'^^C¿fñfCi \nX9ifno í~' 1" ^~ "/' fOntíoim^fa»clones ' I
MRENAPffep/j/ro Nacional áe los Pettonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUÍSICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 50 de 77
RENAP
Dirección Ejecutiva
Re^^sa lo
resuelto por la
Unpniaba oprescinde da la
negociación y daporconduidóal
evento
Uef» deGestión déla,!:;.áifdad
Aprueba pormedio de
resolución
Revisado
Secretaría General
Nolmca a los
otorentasconcopla al
Dapartamantode Compras
Revisado poR
Departamento de Compras
VslhMopm
PiiillealitMSkidSnsnsI
•Mam*
OUATECOMPRAS
InsaMalaconstancia <ta
puWteadónyia•r*s*e
•cpMfsnl*
«tonto daí SIOES,la incluya an al
aipadianta, aolkitaal au aprobación y
traalaoa
Versión: 4Página:4 de 4
Dirección de Asesoría Legal
imciaai
proeodimianto Mnvinaral 13 da aslt
manual
( "• )
Velldadowa Aprobadapo^
Director Admtnlitrattve Director Recutiv;• funciones
'• Dltec^rdeSesUóny^ I ; Jefe di» Compras en ~; Director Admtnlitrattve Director ^eeutivo en ^. Contri Interno 1 ftindones í: funciones x
§RENAPflegisiro Nacional óelosPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN; Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-CK-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 51 de 77
12.Procedimiento para la adquisición y contratación por medio de licitación pública
12.1. Normas para la adquisición y contratación por medio de licitación pública
12.1.1. De conformidad con el artículo 17 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus
reformas, cuando el monto total de los bienes, suministros y obras exceda la
cantidad de Q. 900,000.00 establecido en el artículo 38 de dicha ley, la compra
o contratación deberá realizarse por el régimen de licitación pública.
12.1.2.Para efectuar una compra o contratación por medio de licitación pública,
además de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas
y su reglamento, deberá observarse lo establecido en la Resolución número 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones de! MINFIN,
Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS) y demás resoluciones que emita
el MINFIN para la regulación del mismo.
12.1.3. Las actas que elabore la Junta de Licitación deberán imprimirse en las hojas
autorizadas por la CGC. La custodia y control de las mismas le corresponderá
al Departamento de Compras.
12.1.4. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante,
Dirección Administrativa, Departamentode Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal, Junta de Licitación y a otras direcciones o
unidades administrativas que se considere necesario.
12.1.5. En el caso que la convocatoria a licitar no concurriere ningún oferente, la Junta
levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento a Dirección
Ejecutiva para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aún así noconcurriere algún oferente, la Dirección Ejecutiva quedará facultada a realizar la
compra por medio de compra directa, según el artículo 32 de la Ley detrataciones del Estado.
MRENAPSegislro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-(»-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA; Página 52 de 77
12.2. Descripción del procedimiento para la adquisición y contratación por mediode licitación pública
Resbonsabé Actividad
Dirección, coordinación ounidad solicitante
1.
Presenta completo el formulario de Requisición deCompras o Contrataciones con la descripción yespecificaciones técnicas de lo que se requiera, alDepartamento de Compras, considerando las normas6.7 y 6.8 de este manual.
2. Elabora el proyecto de bases.
Departamento de Compras
3.
Publica el proyecto de bases en el sistemaGUATECOMPRAS, debiendo permanecer en dichoportal por un plazo no menor de tres días. Habiéndosevencido dicho plazo se traslada el expediente completoa Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 4.
Solicita mediante oficio dictamen técnico, trasladandosimultáneamente el expediente e instruyendo a ladirección, coordinación o unidad que tenga a su cargoel personal especializado, el nombramiento del servidorpúblico idóneo para la emisión del mismo.
Personal Especializado 5.
Emite dictamen técnico en virtud de sus conocimientos
en el objeto de la compra o adquisición, firmando ysellando el mismo y entrega a Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 6.
Recibe dictamen técnico y solicita mediante oficio,dictamen presupuestario, trasladando simultáneamenteel expediente e instruyendo a la Dirección dePresupuesto, el nombramiento del servidor públicoidóneo para la emisión del mismo.
Dirección de Presupuesto 7.
Emite dictamen presupuestario, sustentando lorelacionado a las asignaciones presupuestarias ydemás información que garantice los recursosnecesarios que permitan cubrir ios gastos de la compra0 adquisición que se realizará a través de la existenciade partida y créditos presupuestarios; y traslada aDirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva 8.
Recibe y revisa el expediente con los dictámenes,aprueba los documentos de licitación por medio deresolución y traslada al Departamento de Compras.
Elaboro pok y Mvisado poR Revisado por;
"1^Aprobado Mr.
1 •> DIrfdpfdeSwillOn••.aác^lñtérho^ '
•r-Jefa deCompras en^¿.^¿Cirec^Adnimlstratívofundones ' .5.
' 0)r«dor ^«altivo •
; funoQftH 1
mENAPStgislm Nacmoi de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAgina: Página 53 de 77
Actividad I
Departamento de Compras
9.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS la invitación aofertar, los documentos de licitación y demásdocumentos que se requieren para su publicación,imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y establece la fecha para presentar ofertas.
10.Publica en el Diario Oficial la invitación a participar enel proceso.
11.
Remite a Dirección Ejecutiva ia solicitud denombramiento de miembros titulares y suplentes de iaJunta de Licitación.
Dirección Ejecutiva 12. Somete la solicitud al Directorio.
Directorio 13.
Nombra a los miembros titulares y suplentes de laJunta de Licitación e instruye a Secretaria General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.
Departamento de Compras14.
Incorpora al expediente copia del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
15. Traslada copia de las bases a la Junta de Licitación.
16.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicado en lasbases para recepción de ofertas.
17.
Espera los treinta (30) minutos establecidos en elarticulo 24 de la Ley de Contrataciones del Estado,para la presentación y recepción de ofertas.
18. Verifica la presencia de oferentes.
Junta de Licitación18.1.
SI se presentan oferentes, recibe las ofertas verificandoque los sobres se encuentren cerrados. Continúa en elpaso No. 20.
18.2.
No se presentan oferentes, elabora acta haciendoconstar la ausencia de oferentes y solicita a DirecciónEjecutiva, prórroga al plazo para recibir ofertas; el diahábil después de la fecha que se habla establecidopara la recepción de ofertas. Continúa en el pasoNo.19.
Dirección Ejecutiva
]19.
Concede por medio de resolución, la extensión de ochodías más al plazo para recibir ofertas e informa a laJunta de Cotización con copia al Departamento deCompras, considerando la norma 12.1.5 de estemanual. Regresa al paso No. 9.
Revltado*^ ^ iteviudo pof: Valfcta '̂por^^ Validado por ^ Aprobado
funcione»
MRENAPSegisifo Nocional de las Peisonos
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 54 de 77
Junta de Licitación
20.Entrega lista de asistencia y formulario de datosgenerales a los oferentes.
21.Firma, sella de recibido, enumera y coloca las plicaspor orden en que ingresaron.
22.Inicia acto público de apertura de plicas, en el orden enque ingresaron los oferentes.
23.Realiza lectura en voz alta, indicando el nombre deloferente y el monto total de la oferta.
24.
Elabora el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en hojas autorizadas por la CGC y traslada alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
25.
Publica el acta de recepción de ofertas y apertura deplicas en el sistema GUATECOMPRAS firmada por laJunta.
26.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.
Junta de Licitación 27.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 28.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, ios foliosoriginales.
Junta de Licitación
29. Revisa la o las ofertas presentadas.
29.1.La(s) oferta(s) sí cumple(n) con los requisitosfundamentales, continúa en el paso No. 30.
29.2.
La(s) oferta(s) no cumple(n) con los requisitosfundamentales, rechaza y adjunta al expediente.Continúa en el paso No. 33.
30.Revisa los requisitos no fundamentales y formales de la0 las ofertas.
30.1.La(s) oferta{s) sí cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, continúa en el paso No.32.
30.2.
La(s) ofertáis) no cumple(n) con los requisitos nofundamentales y formales, requiere al oferente elcumplimiento de los mismos, por medio del sistemaGUATECOMPRAS y fija un plazo común para quesubsane los mismos. Continúa en el paso No. 31.
§RENAPfltglsifo Nacional deloí Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-C5-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 55 de 77
"^ctlvldadéspbnsáb
31. Verifica si el oferente ha cumplido con lo requerido.
31.1. Sí cumple con lo requerido, continúa en el paso No. 32.
31.2.sio cumple con lo requerido, rechaza y adjunta alexpediente. Continúa en el paso No. 33.
Junta de Licitación
32.Califica las ofertas considerando los criteriosestablecidos en las bases que rigen el evento.
33.
Elabora acta en la cual se establece las actuaciones dela Junta, en hojas autorizadas por la CGC y entrega alDepartamento de Compras.
34.Publica el acta firmada por la Junta en el sistemaGUATECOMPRAS.
Departamento de Compras35.
Imprime la constancia de publicación, la agrega alexpediente y entrega el acta original a la Junta deLicitación.
Junta de Licitación 36.Gestiona la certificación del acta y la entrega alDepartamento de Compras, juntamente con la original.
Departamento de Compras 37.
Adjunta la certificación del acta al expediente y archivaen el libro de actas de hojas movibles, los foliosoriginales.
38.
Espera los cinco (5) días calendario posteriores a lapublicación del acta de adjudicación y verifica laexistencia de inconformidades.
Junta de Licitación
39.
Responde las inconformidades (si las hubiere) a travésdel sistema GUATECOMPRAS y posteriormente remitea Directorio el expediente foliado, rubricado y lasofertas recibidas (lo cual conforma el expediente demérito).
40.Revisa el expediente, las ofertas recibidas y lo actuadopor la Junta de Licitación.
Directorio40.1.
Procede lo actuado por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.
40.2.
No procede lo actuado por la Junta, imprueba pormedio de resolución y devuelve a la Junta elexpediente. Continúa en el paso No. 41.
Junta de Licitación 41.
Revisa los argumentos, pudiendo confirmar o modificarsu decisión original en forma razonada, realizándolocon base en las observaciones formuladas por elDirectorio y devuelve el expediente.
Ebli Rtvisado.pon Revisado por: Validada
Jefe de Gestión de ta h $ubtllf«aordi|<^tf9!^.
mENAPPegisfro Nacional úe lo¡ Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÚDKSO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 56 de 77
1^ KfR^ponsable^^MH™ x'.f * .^1 ímtmmmamm
¿Ño. de
42. Revisa lo resuelto por la Junta de Licitación.
Directorio42.1.
Procede lo resuelto por la Junta, aprueba por medio deresolución. Continúa en el paso No. 43.
42.2.
No procede lo resuelto por la Junta, imprueba oprescinde de la negociación y da por concluido elevento. Continúa en el paso No. 43.
Secretaría General 43.Notifica a los oferentes con copia al Departamento deCompras.
44. Publica la resolución en el sistema GUATECOMPRAS.
Departamento de Compras45.
Imprime ta constancia de publicación y la agrega alexpediente.
46.
Elabora la CDP dentro del SIGES y la incluye en elexpediente, solicita al Departamento de Presupuestosu aprobación y traslada a la Dirección de AsesoríaLegal.
Dirección de Asesoría Legal 47. Inicia el procedimiento del numeral 13 de este manual
Fin del procedimiento.
mENAPflegisire Nanor.o. di lesPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO; MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
pAGINA: Página 57 de 77
12.3. Flujograma del procedimiento para ia adquisición y contratación por mediode licitación pública
RENAPfwWFf tntmMi — w Hfim»
PrvMAtt ecfllpMo«I fcm«i«r>o di
RáHuiiiciftr' dtCenprwv
Elabora el
proyecto debates
mduWe # p»W4eie de
OUATlCOMPMd.vdnode et (M».
beelede el eiped»*
Mica «> di •!«•(•«OUVeCOMPRASh
MiRÉdnaeMrr
PubHce «ñs^DIane Ofltíel la
invitación a
participar analprocew
a» ftonerwHnie
da mHfnafdd
dUaM y•upIdntM dd la
•mma
ISccpora a«npdefnca «alada aeuardo y da
cd^aadt
nodócactdn da loa
Traslada coplade las batee a
la Junta
SUicits Octaman
técnico,trasladando
tlrmiltéíiaaménla
al sxpadlanta
RMSaaalvnan
"ttadba y ñvlaaaioadaréa con
dctSmanat.apruabaloa
doeumaraea da
roa
8on>ete la
tolicitud al
Directorio
~E?nda diaarnantécnico,
nrmandoytallando al
mltrneyanlraoa
Versión: 4
Página:! de 4
iÉBÍMHpinñtel
Emita dictamen
presupuestarto
ElaboHilji^R ' \ ' Revisado pir. \ > RevUadopor__
K,laRrdt,G«iUón bela|>T rSúMfreéCof deControl 7- Dl«st0í,ded«^n*:r.-t:'r.1 :• cofltfáTmíffto?:^ f
Jefede Compmao:' funetorw»
Clrector Admmistrattvo ^ Director Q•oitfvo en x?
URENAPflégisiro Nacional óe las Peisonos
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 58 de 77
IRENAP' ••<<•««' «t «r «fm««»
Junta Üu Licitación
Recibe lai oleftn
vtrilkando que lossobresee
ewentreb
cerredoft
Entrega bsta deasistencia y
formularlo de
datos generalesa los oferentes
ñrme, «ala Oarecibido, anumara y
Gcleca picaaporordan an que
Ingreeeren
Inicie 0^9 p^ji^pa^deeperteeda
pScaa. en al ordanen que mgreteron
lee Qfer antee
Rettíze lectura en
ve2 alte, kndieendoeinornbredal
ofarantey al montototal da leoTafta
_ \momcníacta oe
recepción deecartes yda picee en hofaeeulorlzedee per le
CGCveeateda
^eRi teGastite dala .V5^'CaUdád *"
luptr, f»cna jr horiiratcMo óA
ÍITJ^SpPiTSlBmirH
•ttsbleddosen
«mcule 24 di MLey 4*CofMMcidrNSdaf
CttMo, pen II^MnttcMny
•wgÉBSídMÍeittt _
verifica Id
presencia deoferentes
¿Se presenUnoferenM?
Gestione la
certificación del
acia y ta entregajurSamente con la
odgínaí
Revisado
eoMMriiMMEaid»
Revisado por
Dirección Ejecutiva
Caneodtie
ertemión el platopera fadbíf efert*
ertforma ila
Junta
Versión: 4Página:2 de 4
Departamento de Compras
^ipiee el ed» de ;recepción da elariaa iyaperiure Oepicea |
eneiMtema
dUATECOWPRAS
IMarMalaaonaianaa! dcpuHeedón.la4 apiepaalaspaoitntt' y «rerepa el actaI ortplrei • laJurta
AdfiMtoeeittlMMnOdaM dexpcdtontay
areMva en ellfere da
aalas dótelas•mtMs. bf Mea
Validado porj^ Aprobado por /
7^ ^ílítDkasteÉdaGwlióny'""' "" de Compras en =slfectorAdmInlrtrtBvo"" -, TOreaorElw" • l:T 7cj^^intBriié " fcndones""-^^--^: ^-fuhiáaB
gRENAPSegistfo Nacional óe las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 59 de 77
Revisa la o las
ofeftas
pmentadas
Revisa ios
req irisaos nofundamentaMs yfomisiesMiao
Um ciertas
Ra«ia«» « eiiMaal a^an^iierap da
toa iTdaroa y ^plaao cDimr patadua aiJaiftÉ loa
ventícasiel
oferente lia
cundido conloreauertdo
Rechaza yadjunta al
expediente
GMMnaM
cariHtesdón del
acta y (a «mraoiJuntamanta
oWitf
Eaa^Sdtaaeaiandaito poeteflo«aa
la pi*Aeaet6A da<adayva^iteaia
«iManoadataoBrtomidadea
lia hubiera) y laiaiaal axpaMNa teiaeo.
AfttKadoy laa
mv(m he»eumwÉee.pudlM^ tanHiwM»modacsr Mdsdslen
ed^oateftfcnaaraaenade y aamsM 1
♦tóédierw
Revisad
Control
Revisado
ImpAnt it
!•
•yvga al «ipedM»y aiwaga tiactt
OrfM
imaáo pon
imprueba ydevuelve a la
Junta, elexpediente
Validado
e^rAdfnHiIftra
Versión: 4
Página:3 de 4
RevtM O
axpMitontd. (asoteftas recíbbas
y IQaduado porla Junta
Aprueba pormedio de
resolución
Aprobado
wEjscut
§RENAPSegislro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISíCIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
N^RSIÓN: 04
RAGINA: Página 60 de 77
mENAP
Re\A8alo
resuelto por laJunta
Impiuaba oprescinde da la
negociación y daporeontíuido al
averno
Apruetia pormedio de
resolución
Revisado
NottilMalosoterenles con
copia alDepartamamoda Compra»
Revisado por
Departamento de Compras
PubSca lamoluciónd*
wrabadAntnal•Mame
GUATECOMPRAS
Inrpritnalaconstancia da
poHcacMnytaapagad
eipadiania
"Babwala C6~dtnn dal SIOES.
la Muya tn alanoadtanp, «oiae
tu aprobación yndadi
Versión: 4Página:4 de 4
Dirección de Asesoría Legal
mida al
procadlmlanlDdaliwnaral ISdaaata
manud
Aprobado
Dbeptorde'Gutiófl^^^ :—JefedeCómpraian-^-g:f. DlteeWrAdmtnWraUvo Dlr^orEJControilnternd-ifí': funcione» j '=fun
mENAPfítgistn Nacional delasPeisonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 61 de 77
13. Procedimiento para la elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato
13.1. Normas para la elaboración del contrato administrativo, recepción debienes, obras y/o servicios, gestión de pago y liquidación de contrato
13.1.1. Previo a elaborar el contrato administrativo correspondiente, la Dirección de
Asesoría Legal deberá verificar la existencia de partidas y créditos
presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos
que se deriven de la compra o adquisición del bien suministro o servicio
correspondiente. El contrato deberá suscribirse dentro del plazo de 10 días
hábiles contados a partir de la adjudicación definitiva; en caso de existir CDP,
deberá anexarse al contrato.
13.1.2. La Dirección de Asesoría Legal solicitará al proveedor presentar la póliza de
seguro de caución de cumplimiento de contrato, dentro del plazo máximo de 15
días hábiles siguientes a la firma del mismo, la cual resguardará y agregará al
expediente fotocopia de la misma.
13.1.3. La firma de la resolución de aprobación del contrato deberá realizarse dentro de
los 10 días hábiles, contados a partir de la presentación de la póliza seguro de
caución de cumplimiento del contrato.
13.1.4. Cuando lo adquirido sean servicios, éstos se recibirán en el lugar que
establezca el contrato respectivo.
13.1.5. La Secretaría General del RENAP emitirá las certificaciones de las actas y las
notificaciones internas a la dirección, coordinación o unidad solicitante.
Dirección Administrativa, Departamentode Compras, Dirección de Presupuesto,
Dirección de Asesoría Legal. Comisión Receptora y/o Liquidadora y a otras
direcciones o unidades administrativas que se considere necesario, según la
fase del procedimiento en que se encuentre el expediente.
MRENAPfíegisiro Nocional óe las Poisonos
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN; Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN; 04
PAGINA; Página 62 de 77
13.2. Descripción del procedimiento para la elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato
lií t' ^•pasoi^
Dirección de Asesoría Legal 1.
Elabora el contrato administrativo correspondiente,considerando lo establecido en la norma 13.1.1 de este
manual.
Directorio o Dirección
Ejecutiva2.
Suscribe contrato y lo devuelve a la Dirección deAsesoría Legal.
Dirección de Asesoría Legal3.
Solicita al contratista la póliza de garantía o seguro decumplimiento del contrato que corresponda.
4. Solicita certificación del contrato a Secretaría General.
Secretarla General 5.Certifica el contrato correspondiente y devuelve losdocumentos a Dirección de Asesoría Legal.
Dirección de Asesoría Legal 6.
Traslada el expediente conformado, conteniendo copiacertificada del contrato a Directorio o Dirección
Ejecutiva, toda vez el oferente ha cumplido con lapresentación de la póliza del seguro de caución deseguro del contrato.
Directorio o Dirección
Ejecutiva7.
Emite la resolución de aprobación de contrato que enderecho corresponda, considerando las normas 6.23 y6.24 de este manual. Entrega el expediente aSecretaría General.
Secretaría General 8.
Notifica internamente lo resuelto por Directorio oDirección Ejecutiva y entrega el expediente alDepartamento de Compras.
Dirección de Asesoría Legal 9.
Envía por medio de oficio la copia del contratoadministrativo con su aprobación a la CGC y remitecopia de lo actuado al Departamento de Compras.
Departamento de Compras
10.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS el contrato
administrativo respectivo, la resolución de aprobacióndel mismo y e! oficio de remisión a la CGC.
11.
Remite a Dirección Ejecutiva la solicitud denombramiento de miembros de la Comisión Receptoray/o Liquidadora.
Dirección Eje^iva 12.
Nombra a los miembros de la Comisión Receptora y/oLiquidadora e instruye a Secretaría General senotifiquen con copia al Departamento de Compras.
mENAPRggisfro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN; Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO; MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 63 de 77
ResponsableNo. de
nasoActividad j
13.Incorpora al expediente copla del acuerdo y de cédulasde notificación de los nombramientos.
Departamento de Compras
14.
Registra y autoriza la orden de compra, obtiene firmas(de quien registra, autoriza y el Jefe de Compras) einforma al proveedor adjudicado, al Almacén (cuandocorresponda) y a la dirección, coordinación o unidadsolicitante.
15.Se presenta en el lugar, fecha y hora indicada en elnombramiento.
Comisión Receptora y/oLiquidadora
16.
Recibe los bienes o servicios, la factura original, lapóliza de la garantía de calidad y/o funcionamiento,según corresponda, elabora el acta de recepción ygestiona la certificación de la misma.
16.1.
Sí son bienes tangibles, los entrega al Almacén juntocon la factura original. El acta y su certificación laentrega al Departamento de Compras. Continúa en elpaso No. 17.
16.2.
No son bienes tangibles, entrega la factura y el acta ysu certificación al Departamento de Compras. Continúaen el paso No. 20.
Almacén 17.
Recibe el expediente y ejecuta el procedimientoestablecido para el registro de ingreso de bienes alAlmacén y envía el mismo a Inventarios cuandocorresponda.
Inventarios 18.
Ejecuta el procedimiento para el registro de bienes ydevuelve los documentos firmados y sellados alAlmacén.
Almacén 19.Entrega la factura y la Forma 1-H originales alDepartamento de Compras.
Departamento de Compras 20.Requiere a la dirección, coordinación o unidadsolicitante razonar, firmar y sellar la factura.
Dirección, coordinación ounidad solicitante
21.
Razona, firma y sella la factura, elabora carta de enterasatisfacción (cuando corresponda) y la traslada alDepartamento de Compras. Además, se deberáincorporar a estos documentos, Solicitud de Pago deBienes y/o Servicios (ver Anexo 4).
Revisado p^: Revisado por;7^ i-,
Validado' Valida^^^•¿.¿•¡efe de Gestión de la Subdirector de Control ^ dredor de Gestión y Jefe de Comprasen., Director Administrativo Director Ejecutivo en ^
MRENAPfisgistro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO; MNP-05-04.2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 64 de 77
1 Responsable Actividadoaso
Departamento de Compras 22.Traslada ei expediente al Departamento dePresupuesto.
Departamento de Presupuesto 23.
Ejecuta el procedimiento establecido para realizar elcompromiso presupuestario y regresa el expediente aiDepartamento de Compras.
Departamento de Compras
24.
Verifica que el expediente cumpla con todos losrequisitos y que contenga toda la documentación derespaldo.
25.
Realiza la liquidación por medio del anexo de la ordende compra, asigna número por folio al expediente ytraslada el mismo al Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 26.
Ejecuta el procedimiento establecido para devengar elgasto y traslada el expediente al Departamento deTesorería.
Departamento de Tesorería 27.
Ejecuta el procedimiento establecido para el pagocorrespondiente y traslada ei expediente a!Departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad 28. Archiva el expediente.
Departamento de Compras
29.Verifica en el SIGES e! ciclo de la orden de comprapara finalizar ei proceso.
30.Informa a la Comisión Receptora y/o Liquidadora lafinalización del proceso.
Comisión Receptora y/oLiquidadora
31.
Requiere al Departamento de Contabilidad elexpediente, practica liquidación del contrato, estableceel importe de los pagos o cobros que deban realizarseal contratista, dentro de los 90 días siguientes a lafecha del acta de recepción definitiva.
32.
Elabora acta de liquidación del contrato y gestiona lacertificación de la misma y la traslada a la Dirección deAsesoría Legai.
Dirección de Asesoría Legal 33.
Adjunta la certificación del acta al expediente y lotraslada a Dirección Ejecutiva, para aprobación de laliquidación del contrato correspondiente.
Dirección Ejecutiva 34.
Revisa el expediente y mediante resolución, aprueba laliquidación del contrato administrativo y adjunta alexpediente.
Óa^rado por:V Revisado p^: i Re^sado por: Validad^or: /'/J Validado Aprobado Bprj,x^
—
—'
Jefe deGestión dela Subdirector deControl ¡ Director deGestión y jefe deCompras en Director Administrativo T Direnor Ejecutfto en
MRENAPBgglsfro nacional df lasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES VCONTRATACIONES DEL RENAR
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 65 de 77
Dirección Ejecutiva 35.
Remite a Secretaría General para efectuar lasnotificaciones y traslada el expediente al Departamentode Compras.
Departamento de Compras 36.Incorpora las copias de la aprobación de la liquidacióny traslada el expediente a la Dirección de Presupuesto.
Departamento de Contabilidad 37. Archiva el expediente.
Fin del procedimiento.
E abocado ddr Revisado por Revisado por: Valuadopor:
Jefe de Gestión de ta
Validado
ireetorAdmmistni
Aprobado
Ejecutivo «fúñclonei
afíENAPñegisfn Hocional de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 66 de 77
13.3.Flujograma del procedimiento para la elaboración del contratoadministrativo, recepción de bienes, obras y/o servicios, gestión de pago yliquidación de contrato
IRENAP
Elabora •!
contrato
administraUvo
correspondíanla
SeteU al ccWiMlaapMa deswmüa
dses«r»decufreanarie del
eoMivtodueeweeowide
certficatíón
del contrato
TfMtodeel
eopedMecerdóm^de.
cofOrterde copiece«tlteed*«el
Cnwfe a «cea da«enMe
edMMMM <«n eueprebeeUn e a COCyiemSe cepa dele
Mtuede
blN^or^SDlr«ccl6n Ej««itivtt
Suscriba
contrato y (odevuelva
' def»<h6 eerreepond»Efiüeeeel
espediente.
Caftífica el
contrato
correspondientey deMielve losdocumentos
Noltftca
Memenwflte le
resuttte y entrega•I cq>eeente «<
Oepertemente de
OiMTSCCMPRAS elwmaeieedneiWelwu,
eprebeofin del (neme
Remie a eededud de
ndeiiWeedea
CenieiSn Reeepweyá) usuiaedof»
—íftCórpOrt«rpecSente ccpisde ecuerdo y de
céduiMde
noeflcacióc de los
nonayandentos
ftogieee y etdenn eorden de compre,eeeerw Henee e
Mermee aeeerreependierdee
CmleMn • Mevire
Versión: 4Página:! de 3
Se presenta ial luger, íscha yhora Indicada an
al nombramianio
acoM eebwteee•er>KMe, d rea«i
ofUinei, elBPo'i eleelede reeepeewy
peeiioni aeettaeeelbndeamwne
¿Son MondetangiNMt
Entrege (i rseture,« ectayeu
cortHleMón a
Oepsrtemdnto deCompres
FEníeoBKÍtsnodJteeaJunio con I
enetnei EieeteveendeedOna
OepeRemerSede
Ela^redo^R V Revisado pi
9
Revisado por: Validado
4rAprobado por^^x^
de Gestión de leCaUdid '•
SúMiree^de Control Dirwtor de Gestión v" ' • ^txd Interno
' JefadeCoiñprasen/ ftindones
Dlrettor Admlnlítrstlvp'" Director EJecuU)(d^ Hfuneloo^' ' 1
§RENAPSsglstro Nacional óe las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN; 04
PAGINA: Página 67 de 77
RENAPiMtfM •mi**»'tf» ie* Vmm
£jMáaprecedbntbfM
MÉMweide pM «ileglitre db ri0reM de
btonwtf AfenaeM
Entrega lafactura y laForma 1-H
originales
E^MUtaalpaocedWWIe ptfvelragiilreda Mnety
davuthf* les
tlnnuif^tn flimifliriV—ladae
ElaboradoMR Revisado po
Compra
dreeaón,coordn«eión
tfMadcoliOttnte
. firmar y
Traslada ele^^edlente tíiDepartamento
de Presupuesto
Meele* requUeey«rt tad» a
V«nncein«
SIGeSeICKtode
ta orden de comprapera ftniüzar al
proceao
Inlüffi^ i (a
CúQiiiiOn Receptenytoüquidadonla
flrefeaecAón da*
proceao
Revisado por:
Pr«upú«it0Inádón oAnidad solicitante
Validado por:
CiMutiel
preeedMinte
Contabilidad
Validado
rAdiebi^tra
Versión: 4Página:2 de 3
TcMrs
ElMMeprecMMard»
«OMbCbjp ptrtepego eeimpendeidi
ytMdttf4J(p*eo<««
Aprobado pon
tRENAPSegisiro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA OE EMISIÓN; Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 68 de 77
IRENAP5nR<íM0téÜ y/eSquldadora
Re^áMiel I
tqddecl6cd«i«omio. 1—Htliti el Wporwds .MgegMOceCmqua I
I
EiabcTAtcttdó
MuKlacidn Mcontrato y ^Mtionala cartilKacfón Oa la
nMma y(a nalaOa
Direcetéiíde;¿»0al
Ad|une e eeiWeveWiOelMaalciaMM»
V lo VmIsA pe«t•prvbedón Oo O•«liMóAdtl
eenmo
RfvM « MpadlentiyaonitOaia
MquidadónOal«OAirafo
aCmlfvttitiyo y•4unla al «spaCtooia
RénM « Soaeona
6erw# pwa oloeawOo nalfleMenM V
aaoMft el MoedMog Owneiwa» ao
CenffM
iménto de Compras
irKorpora las
ccpiasdalaaprobabón 4« la
liquidación ytraslada al
jíasÉSB&.
Versión: 4Página:3 de 3
Departeimento deContabilidad
§RENAPStglslro Naciotial 00la$Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAR
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 69 de 77
Anexo 1. Formulario de Requisición de Compras o Contrataciones
BOFhI&P REQUISICIÓN DE COMPRAS 0 CONTRATACIONESmnümr registronacional de las personas- renap-SOLICITUD No.
DIRECCIÓN SOUCUANTE: FECHA:
NOMBRE DELSOUCITANTE:
No. DESCRIPCIÓNUNIDAD DE
MEDIDACANTIDAD
JUSTIRCACIÓN DELA COMPRA:
SOUCITANTE
DIRECTOR,COORDINADOR 0 ENCARGADODELAUNIDADSOLICITANTE
(ALfTORIZAOOR DELGASTO)
•AUTORIDAD COM PETENTE
ARROBADOR
NOMBRE,FIRMAYSELiO NOMBRE,RRMAYSELiX) NOMBRE, RRMAYSELiO
ORIGINAL EXPEDIENTE
OUPUCADO; COMPRAS
TRIPLICADO; SOLICITANTE
gñENAPRegistro Nacional lie ios Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 70 de 77
IRENAP REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-
ANEXO A REQUISICIÓN DE COMPRAS O CONTRATACIONES
Anexar a
solicitud
No.
FECHA
DIRECaÓN SOLICITANTE:
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO:
Por este medio me dirijo a ustedes para solicitar se sirvan validar la partida presupuestaria y renglón a afectar para lo que sedescribe a continuación:
RENGLÓN
Gestión de la
CaJidad
DESCRIPGÓN DE LOSOUCITADO
TOTAL
AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA
NOMBRE. FIRMA Y SEUO DEL SOUCfTANTE
NOMBRE, FIRMA Y SEUO
VISTO BUENO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
Revisado Revisado pon
Control Iniwdd
ValldaTO Bor.y^i ¡
: Jefe de Compras/ fundones
CM^TIDAD
UNIDAD
DE
MEDIDA
Va nado oor:
PRECIO
UNITARIO
ESTIMADO
TOTAL
PRECIO
TOTAL
ESTIMADO
QO.OO
MONTO
QO.OO
QO-00
Aprobado
Admbiistrativo Director Eieoitlvo en
mRENAPfíeglílro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA; Página 71 de 77
Anexo 2. Expediente a conformar
. '̂ '̂ Docuilientos nue conforman el expediente ^ Cuantía DirectsiRequisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas v sellos) plenamente justificada.
X X
Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios (confecha posterior o igual a la de la Requisición) firmada y sellada por laentidad que esta ofertado.
X X
Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X
Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X
Constancia original y/o electrónica de la inscripción en el Registro TributarioUnificado (RTU), de conformidad con lo solicitado.
X X
Cuadro de recepción de ofertas (con firmas y sellos). X X
Orden de pago autorizada (con firmas y sellos). X X
CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X
Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X
Ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X
Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X
Certificación de Inventarios cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X
Facturas razonadas, firmadas y selladas. X X
Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X
Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X
De existir Acta Administrativa los siguientes documentos:
• Fotocopia de la misma.• Fotocopia del DPI de las personas que suscribieron el Acta.• RTU de la entidad o persona individual con la que se celebra el Acta.• Fotocopia del Acta de Toma de posesión del cargo que ostenta en
RENAP, 0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de nombramiento al cargo que ostenta en RENAP,
0 documento equivalente.• Fotocopia del Acuerdo de delegación para suscripción de actas de
RENAP, si lo hubiese.
• Representación Legal o Mandato de Representación, de la entidad con laque se suscribe el Acta, cuando corresponda.
• Los requisitos que se detallen en el Acta Administrativa (Informes,reportes, etc.
X
El expediente deberá estar debidamente foliado.
Elal>b(^opar:\ / Revisado pw: e Revisado por: Valldadopou^ Aproba^
^^BÍúímIoiw- ^ —'"I
§RENAPffej/ífro Nacional de losPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 72 de 77
1 Documentos que conforman el expediente Cotización
PúblicaLicítaciód
Pública 1Requisición de Compras o Contrataciones con sus respectivos anexos(con firmas y sellos) plenamente iustificada.
X X
Especificaciones Técnicas. X X
Bases. X X
Formulario de oferta. X X
Dictamen presupuestario y técnico. X X
Resolución de aprobación de los documentos y formulario. X X
Fotocopia del acuerdo del nombramiento de la iunta. X X
Certificación del acta de presentación de ofertas y apertura plicas. X X
Oferta(s) para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios. X X
Garantía de sostenimiento de la oferta. X X
Declaración jurada de no estar comprendido en ninguno de los impedimentosdel artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.
X X
Declaración jurada de no ser deudor del Estado ni de las dependenciasindicadas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.
X X
Constancia de inscripción en el Registro de Precalificados competente. X X
Todos los que se establezcan en las bases. X X
Documentos de acreditamiento de personería y personalidad jurídica, cuandocorresponda.
X X
Fotocopia del Documento Personal de Identificación o pasaporte delrepresentante legal.
X X
Fotocopia de Patente de Comercio, cuando corresponda. X X
Fotocopia de Patente de Sociedad, cuando corresponda. X X
Certificación del acta de adiudicación. X X
Impresión de la publicación en el sistema GUATECOMPRAS, del acta deadjudicación.
X X
Fotocopia de la resolución de aprobación del acta de adjudicación. X X
Fotocopia del contrato. X X
Fotocopia de la resolución de aprobación del contrato. X X
Fotocopia de garantía de cumplimiento. X X
Fotocopia del acuerdo de nombramiento de la comisión receptora y/oliquidadora.
X X
Garantía de calidad, de funcionamiento o de conservación de obra, cuandoproceda.
X X
Facturas o recibos de la CGC razonadas, firmadas y selladas. X X
Forma 1H ingreso al Almacén, cuando corresponda. X X
Ingreso a Inventarios, cuando corresponda. X X
Carta de entera satisfacción, cuando corresponda. X X
Certificación de inventarlos cuando corresponda a activos fijos tangibles. X X
Codificación presupuestaria. X X
Acta de recepción. X X
Orden de compra autorizada (firmada y sellada). X X
CUR de compromiso aprobado (con firmas y sellos). X X
Anexo Orden de Compra (liquidación), autorizada (con firmas y sellos) X X
Cualquier otro documento que constituya evidencia suficiente y oportuna parasoportar el expediente.
X X
/-V. El expediente deberá estar debidamente follado.
gRENAPHeglstro Nacional de los Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 73 de 77
Anexo 3. Modelo de cuadro de ofertas
Para bala cuantía
RENAPNoei«ñol i» las Hnonot
CUADRO DE OFERTAS - BAJA CUANTÍA
''<DESCRiPCIÓN DEL BIEN,SUMINISTRO O SERVfaO"
-de. .del año 201
PROVEEDOR
f
^MBREOEt FRQyi¿Eim>Cumple con lo
Cantidad Descripción solicitado Precio Unit. Precio Total
Sl/NO
1 Q. Q.
TOTAL Q.
OBSERVACIONES:se sugiere adjudkv lo desaitoen el presentecua<fe-o de ofertas a debidoa que cumple con las Especificaciones Técnicas que corresponden a lapresente Comprade BajaCuantía.Severificó ellistado de bienes, swnhilstros yservicios incluidos en Contrato Abierto, no encontrándose estecontenido dentro de dicho listado.
Elaboró: Vo. Bo.:
Revisado por.
kRENAPff9p/5(ro Nacional de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DELRENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 74 de 77
Para compra directa con único oferente
RENAPttgiim Moc'onoi 0c /OI Ptitonti
CUADRO DE OFERTAS - COMPRA DIRECTA - NOG. XXXXX
"¿ESCRiPCÍÓN DEL BIEN, SUMINISTRO OSERVICÍO>"
.de. . del año 2oi_
PROVEEDOR
1
d9ÍÍ>
Cantidad DescripciónCumple con lo
soiidtado
SI/NOPrecio Unit. Precio Total
1 ó'-ti. .(,..idnaOTnefP*"M«nOTk Q. 0.
TOTAL Q-
OBSERVACIONESsm su^tr* »diudlcaf lodoscrito«n«Iprcsanta cua^o d« ofartss a <ñWRfo« dtl prov—dor>; dcbktoa quoadomás d« sor «I único ofaranto qua praaantó tu ofarta alactrdnka, cumpla con las Espacifkaclonas Técnicas quacorraspondan a la CompraDb-acta publicada con al NOG. XXXXX. Sa varlfkd al listadoda blanas, suministrosy sarviclosIncluidos an Contrato Abiarto,no ancontrindosa asta <^(KÍúcto/s«^d^> contanldo dantro da dicho listado.
Elaboró: Vo. Bo.:
Revisado pon
Para compra directa con varios oferentes
RENAP CUADRO DEOFERTAS . COMPRA DIRECTA - NOC. ipatt
de riel año 2016
1 PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 1
i 2
RRkB»
Cantidad Descrlpcl^
Cumplecon lo
soiidtado
SI/NO
Precio Untt. Precio Total
Cumplecon lo
soiidtado
SI/HO
Precio UnlL Precio Total
Cumplecon lo
soiidtado
SI/NO
Precio Unit. Precio Total
1 Q. Q. Q. q. Q. q-TOTAL Q. Q. Q.
OBSERVACIONES: se sugiere adjudicar lo descrito en el presente cuadro de ofertas a debido a que además de cumplir con lasEspecificaciones Técnicas,ofrece; (justijkwldrvtnejorpredokmejorcalldad, mejor IfenpouotrascondidonesJquecorTesponden a laCompra Directa puUkadaconelNOC. PIÜXlL Severifkóellistadodebienes,suministros yservicios Induldos enContrato Abierto, noencontrándoseeste cproductoJservfCÍfl> contenido dentrodedkho listado.
Elaboró:
Revisado pon
Re^dopiu: Revisado por:
^•'iefe deSestión deti"-calidad •
- SubdIreetdtdeConntf Director de Sillón yControl intarnó-'^? ^
Jefe de Compras enfundones
RENAP-^^0- Registro Naciorral de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DEEMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 75 de 77
Anexo 4. Formulario de Solicitud de Pago de Bienes y/o Servicios
^penapll»gi$lrtNaeienala» las ftito/siii
SOLICITUD DE PACO DE BIENES y/o SERVICIOS
REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS - RENAP -
SP-
DIRECCION SOUCITANTEs
FECHA:
NOMBRE DELSOUOTANTE:
Por este medio solicito se autorice el pago por el concepto que se detalla a continuación;
No.
DOCUMENTO QUE ACREDITE El PAGO
DESCRIPOÓN PREOO TOTALld«ntMesdón de
OooimentoFacha
NIT
Proveedor
TOTAl en letras; TOTAL Q
Favor emitir pagoanombre
de:
• OLICITAHTI OIRCCTOn DELARea AUTORIZACION
NOMBRE, FIRMA Y SELLO NOMBRE, FIHMAVSEU-O NOMBRE, nRMAVSELLO
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOAFECTACION PnESUFUESTARlA TOTAL
Q
TOTAL Q
NOMBRE, RRMAYSELLO NO M8R£, n R MA Y S ELLO
ORICINALi EXPEDIENTE
DUPLICADO! COMPRAS
TRIPLICADO: SOLICITANTE
tRENAPtlsghiro Nacional do lasPersonas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PÁGINA: Página 76 de 77
Anexo 5. Acrónimos
RENAP
CGC
NIT
SAT
SIGES
SiCOIN
Registro Nacional de las Personas
Contraloría General de Cuentas
Número de Identificación Tributaria
Superintendencia de Administración Tributaria
Sistema de Gestión
Sistema de Contabilidad Integrada
GUATECOMPRAS Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
NOG
CDP
MINFIN
Número de Operación Guatecompras
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Ministerio de Finanzas Públicas
mENAPRegisUo Nacmol de las Personas
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FECHADE EMISIÓN: Septiembre 2016
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL RENAP
CÓDIGO: MNP-05-04-2016
VERSIÓN: 04
PAGINA: Página 77 de 77
Control de cambios
jversión Fechafolios involucradas
Descripción '
Dirección
Administrativa Diseño, elaboración y actualización del
04 2016 77Dirección de Manual de Normas y Procedimientos dePresupuestoDirección de
Asesoría Legal
adquisiciones y contrataciones delRENAP.
Dirección Diseño, elaboración y actualización delAdministrativa Manual de Normas y Procedimientos de
03 2016 75Dirección de adquisiciones y contrataciones delPresupuestoDirección de
Asesoría Legal
RENAP, aprobado por medio dedocumento de aprobación Acuerdo de
Dirección Ejecutiva No. DE-105-2016.
Diseño, elaboración y actualización del
Manual de Normas y Procedimientos para
02 2013 71Dirección las compras y contrataciones del RENAP,
Administrativa aprobado por medio de documento de
aprobación Acuerdo de Directorio No. 56-
2013.
Diseño y elaboración del Manual deNormas y Procedimientos de la Unidad de
01 2010 25Dirección Adquisiciones del Departamento de
Administrativa Compras del RENAP, aprobado por mediode documento de aprobación Acuerdo de
Directorio No. 10-2010.
Baborai Revisado pi Revisado por Validado por: Validado Aprob
Jefe de Gestión de la Subdirector de Control Director de Gestión y Jefe de Compras en Director Administrativo Dírect^ Ejecutivo en