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Objetivos
Identiicar la teoría de la partida doble.
Utilizar las reglas de aplicación de la teoría de la partida doble.
Identiicar el concepto de cuenta.
Uso de los tecnicismos de la cuenta: debe, haber, cargo, abono, movimientodeudor, movimiento acreedor y saldo.
Registrar operaciones en cuentas de balance (activo, pasivo y capital).
Elaborar balanzas de comprobación por movimientos.
5
Registro de
operaciones
Capítulo
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142 Contabilidad 1
Defi nición de la teoría de la partida doble
Desde hace 500 años la contabilidad ha captado y registrado los datos de las em-presas basándose en la teoría de la partida doble, que al principio sólo era manejada aisladamente por algunas personas. Sin embargo, a partir de la publicación del libro de fray Luca da Borgo Paciolo la Summa de aritmética, geometría et proporcionalita se divulgó y generalizó su uso. De hecho, originalmente se le llamó sistema veneciano, por haberse publicado en Venecia, en 1494. En el capítulo correspondiente a Las cuentas y
las escrituras se describe, por primera vez, lo que conocemos como teoría de la partida doble [Prieto, 1987: 4].
Cuando los patrimonios sujetos a explotación dejaron de ser propiedad de fami-liares, surgieron i guras como la commenda (de comanda, del latín comendare: “reco-mendar, coni ar, mandato, encomienda”), la cual suponía un patrimonio común de ex-plotación y estaba formada por varios interesados que requerían un informe i nanciero que integrara no sólo la historia de los bienes, sino también información particular de cada uno de los propietarios. Esto se logró con el sistema de la partida doble [Gertz, 1996: 34].
Aunque es muy sencillo, es importante resaltar el concepto correspondiente.
Concepto de la teoría de la partida doble
Esta teoría declara que cualquier transacción que lleve a
cabo la entidad tendrá siempre dos efectos (de carácter
monetario) en el balance, sin alterar su igualdad.
A todo cargo corresponde un abono.
A continuación se expone la dei nición en inglés, según un conocido autor estado-unidense.
Double-entry system
� e system is called double-entry accounting. � e phra-
se “double-entry” refers to the need for both debit en-
tries and credit entries (equal in dollar amount) to re-
cord every transaction.
[Meigs, 1993: 61.]
A lo largo de la historia han existido diversas personas, ajenas a la contabilidad, interesadas en esta teoría. Incluso se dice que Leonardo da Vinci, amigo de Paciolo, fue uno de los primeros en comprar la obra en la que se explicaba este tema, y aun Goethe mostró su simpatía por el asunto cuando escribió lo siguiente: The double-entry system
is one of the most beautiful inventions of the human spirit and every good businessman
should use it in this economic undertakings.
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Capítulo 5 Registro de operaciones 143
Reglas de la teoría de la partida doble
En realidad, las reglas de esta teoría constituyen una simple aplicación de la lógica, ya que hay efectos que de inmediato se perciben como imposibles, como el hecho de que una operación genere por sí misma un aumento de activo y una disminución de pasivo, lo cual es imposible. Así pues, las reglas son las siguientes:
Reglas de la teoría de la partida doble
1. + Activo − Activo
2. + Activo + Pasivo
3. + Activo + Capital
4. − Activo − Pasivo
5. − Activo − Capital
6. + Pasivo − Pasivo
7. + Pasivo − Capital
8. − Pasivo + Capital
9. + Capital − Capital
Ejemplo de aplicación de la teoría de la partida doble
Mercancía Caja Capital Proveed. DXP
Balance 0 10 10 0 0
Compra de mercancía
al contado $2 +2 2
Balance 2 8 10 0 0
Compra de mercancía
a crédito $2 +2 +2
Balance 4 8 10 2 0
Pago en efectivo a
proveedores $1 1 1
Balance 4 7 10 1 0
Nueva aportación
en efectivo de los
socios $5 +5 +5
Balance 4 12 15 1 0
Se fi rma dcto. al
proveedor por $1 1 +1
Balance 4 12 15 0 1
Debe quedar claro que estas reglas suelen estar en la mente de cualquier estu-diante de la materia, contador o no, sin necesidad de que las aprenda de memoria. Lo importante es generar un criterio propio, con el i n de analizar cualquier operación a la que nos enfrentemos, e identii car el efecto correcto en función de la teoría de la partida doble.
Así que, después de algunos ejercicios, es fácil saber qué renglón del balance au-menta y cuál disminuye.
Veamos un ejemplo de la aplicación de la teoría de la partida doble sin que, formal-mente, estemos todavía haciendo contabilidad.
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144 Contabilidad 1
El ciclo contable y el mayor
Dado lo anterior, el proceso de registro de la contabilidad implica que tanto el balance inicial como las operaciones que efectúa una entidad deben registrarse de acuerdo con las reglas de la teoría de la partida doble. El primer paso es registrar siempre el balance inicial y después cada alteración al mismo, esto es, cada operación que la entidad lleva a cabo.
Por supuesto, los registros contables han ido evolucionando. En la antigüedad se registraba a través del sistema que se conoce como partida simple, pues las necesida-des de información de esa época no exigían más que un libro de ingresos y egresos, es decir, entradas y salidas de dinero. En Roma este registro se llevó a cabo en un libro borrador llamado adversaria; después las operaciones se pasaban a un libro en i rme denominado codex, en el que se anotaban los ingresos (acceptum) y los egresos (expen-
sum). [Gertz, 1996: 34.] Se presume que las anotaciones en el borrador eran diarias y en el codex, mensuales. A pesar de su aparente sencillez, estos registros estaban sujetos a legislación a través de la Ley Paetelia Papiria, uno de los primeros códigos en que la humanidad legisló sobre contabilidad.
Las Ordenanzas de Bilbao de 1494 señalaban lo siguiente: “Todo mercader tra-tante y comerciante por mayor deberá tener a lo menos cuatro libros de cuentas…; en toda tienda, entresuelo o lonja abierta donde se venda por menor, deberá tener por lo menos un libro…; y los que no tuvieren disposición para esta formalidad de libro, deberán tener por lo menos un cuaderno o librillo menor…” [Gertz, 1996: 34.]
A principios del siglo XX se hablaba ya de un libro borrador, hoy desaparecido, y hace pocos años de un diario, ahora también innecesario. En la actualidad el ciclo con-table de operaciones se capta con los elementos que se mencionan a continuación.
Ciclo contable
Balance inicial y operaciones:
Se registran en el mayor, del cual se obtiene periódi-
camente una balanza de comprobación.
En realidad todavía haremos referencia al diario, pero fundamentalmente por el parecido de su diseño con las pantallas de los actuales paquetes de contabilidad por computadora. Aunque es interesante conocer el formato de un diario, el trabajo conta-ble siempre se apoya en el mayor, que se ha convertido en el instrumento formal de
la contabilidad, es decir, el documento en donde se consigna la historia de cada uno de los renglones del balance.
Las cuentas y el mayor
Cada renglón del balance requiere que llevemos la cuen-
ta de sus aumentos y disminuciones (en términos de la
teoría de la partida doble).
Cada uno de estos renglones necesita un espacio
específi co, sea la página de un libro, una hoja suelta o un
lugar en la memoria de la computadora.
Cada renglón del balance será conocido como una
cuenta, y al conjunto de éstas se le denomina mayor.
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Capítulo 5 Registro de operaciones 145
Como puede apreciarse en la dei nición anterior, el mayor ofrece una ventaja sobre el diario, ya que éste es un registro cronológico que sólo consigna las operaciones, una tras otra, tal como van sucediendo, mientras que el mayor clasii ca las operaciones se-gún las cuentas que son afectadas. Además, este último es una fuente contable mucho más consultada por los usuarios que el diario. Éste siempre tendrá la limitación de que cada operación está registrada en más de una cuenta, y si queremos ver una operación completa debemos buscarla a lo largo de las diversas cuentas.
A continuación aparece un ejemplo de mayor.
Como podrá suponer, existe una ini nidad de diseños para un mayor. Algunos, como el del ejemplo, se limitan a encabezados bajo los cuales la computadora listará las operaciones y otros tienen rayados soi sticados; empero, de aquí en adelante úni-camente se usará el formato que se conoce como esquema de mayor o “T”, es decir, una versión mínima del diseño anterior que sólo conserva el nombre de la cuenta, el número de la operación, el debe y el haber.
Tecnicismos contables en el mayor
A través de los años se realizaron ensayos y cambios en la nomenclatura del mayor, y aunque en la actualidad la mayoría de los términos involucrados en él ha perdido su signii cado etimológico original y quedan como simples etiquetas que identii can un espacio o una función técnica, la esencia de la teoría se ha mantenido y sigue vigente.
Algunos investigadores han procurado remontarse a los orígenes etimológicos de las palabras para explicar su presencia en el mayor. De esta manera suponen que el debe proviene del término debitor de los romanos, es decir, persona sobre la cual se tiene un derecho; a su vez el acreedor, creditor o habileitor, es la persona que nos ha-bilita o nos provee bienes o servicios. [Elizondo, 1994: 29.]
A continuación aparece la explicación, con la adecuada terminología contable, del manejo del mayor. Para ello se tomarán como base una cuenta de activo (caja), una de pasivo (préstamo bancario) y una de capital (capital social). Lo que se diga de cada una de ellas servirá para cualquier cuenta de ese grupo; por ejemplo, todas las cuentas de activo funcionarán según la explicación que se proporciona sobre caja.
Ejemplo de cuenta de mayor
Nombre de la cuenta
Fecha
Número
de la
operación Concepto Debe Haber
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146 Contabilidad 1
Cuentas de activo en el mayor
Las explicaciones aquí referidas se enfocan en los tecnicismos debe, haber, cargo, abo-no, movimiento deudor, movimiento acreedor y saldo.
En el mayor de este tipo, la columna o el lado izquierdo de la cuenta siempre será identii cado como el debe y la columna o el lado derecho como el haber.
Las cantidades anotadas en el debe se conocen como cargo, y las que se anotan en el haber, como abono.
La suma de los cargos es un movimiento deudor, mientras que la suma de los abo-nos se considera un movimiento acreedor.
Tal vez lo más importante es consignar que un cargo en una cuenta de activo
signifi ca que la estamos aumentando, y un abono que la estamos disminuyendo.
Por ello los signos son esenciales en este tema.
Saldo será la diferencia entre movimiento deudor y movimiento acreedor.
Debido a lo anterior, es necesario tener presente que toda cuenta de activo se ini-ciará con un cargo, casi siempre habrá más cargos que abonos, y monetariamente los cargos tendrán un monto mayor que los abonos.
Caja (ejemplo de cuenta de activo)
Debe
100
Cargo
+
Haber
20
Abono
−
Caja (ejemplo de cuenta de activo)
Debe
100
100
200
400
Movimiento deudor:
Conjunto de cargos
Haber
20
30
10
60
Movimiento acreedor:
Conjunto de abonos
Cuentas de pasivo en el mayor
Veamos ahora las cuentas de pasivo. En este punto es importante detenernos para aclarar que la contabilidad original por partida simple (anterior a Paciolo y al Renaci-miento) sólo contemplaba los activos. Son precisamente Paciolo y sus contemporáneos
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Capítulo 5 Registro de operaciones 147
los que visualizan la otra parte de la entidad. Por esta razón debe tomarse en cuenta que muchos términos han sido usados desde hace más de 500 años, desde la época de la partida simple, y fueron adaptados a ese nuevo estilo, por lo cual han perdido conexión con su signii cado original. Actualmente se nos olvida que incluso a través de esos años se hicieron experimentos y, en algún tiempo remoto, el debe y el haber no estuvieron donde los vemos ahora.
Dejemos claro lo anterior a i n de entender que estas denominaciones no deben causarnos confusión cuando las mezclamos con nuestro lenguaje coloquial o les atri-buimos un signii cado literal.
Nótese en este caso que los conceptos no cambian con respecto a la cuenta de activo. De esta forma la columna o el lado izquierdo de la cuenta siempre será iden-tii cado como el debe, y la columna o el lado derecho de la cuenta como el haber.
Las cantidades anotadas en el debe se conocen como cargo, y las que se anotan en el haber, como abono.
La suma de los cargos es un movimiento deudor, mientras que la suma de los abo-nos se considera un movimiento acreedor.
Tal vez lo más importante es consignar que un cargo en una cuenta de pasivo
signifi ca que la estamos disminuyendo, y un abono que la estamos aumentando.
Por ello los signos funcionan al revés que en una cuenta de activo.
Saldo será la diferencia entre movimiento deudor y movimiento acreedor.
Préstamo bancario
(ejemplo de cuenta de pasivo)
Debe
10
Cargo
−
Haber
50
Abono
+
Préstamo bancario
(ejemplo de cuenta de activo)
Debe
10
10
20
40
Movimiento deudor:
Conjunto de cargos
Haber
50
30
10
90
Movimiento acreedor:
Conjunto de abonos
Es necesario tener presente que toda cuenta de pasivo se iniciará con un abono, que casi siempre habrá más abonos que cargos, y que monetariamente los abonos tendrán un monto mayor que los cargos.
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148 Contabilidad 1
Cuentas de capital en el mayor
De las cuentas de capital sólo resta decir que funcionan exactamente igual que las cuentas de pasivo.
Obsérvese en este caso que los conceptos no cambian con respecto a la cuenta de activo. De esta forma la columna o el lado izquierdo de la cuenta siempre será identii cado como el debe, y la columna o el lado derecho como el haber.
Las cantidades anotadas en el debe se conocen como cargo, y las que se anotan en el haber, como abono.
La suma de los cargos es un movimiento deudor, mientras que la suma de los abo-nos se considera un movimiento acreedor.
Tal vez lo más importante es consignar que un cargo en una cuenta de capital
signifi ca que la estamos disminuyendo, y un abono que la estamos aumentando.
Por ello los signos funcionan al revés que en una cuenta de activo.
Saldo será la diferencia entre movimiento deudor y movimiento acreedor.
Es necesario tener presente que toda cuenta de capital se iniciará con un abono, que casi siempre habrá más abonos que cargos, y que monetariamente los abonos ten-drán un monto mayor que los cargos.
La balanza de comprobación por movimientos
y por saldos
Una vez que usted ha efectuado el registro de sus operaciones, es útil verii car que és-tas han sido captadas y registradas de acuerdo con la teoría de la partida doble, para lo cual debe obtenerse una balanza de comprobación.
Capital social
(ejemplo de cuenta de capital)
Debe
10
Cargo
−
Haber
50
Abono
+
Capital social
(ejemplo de cuenta de capital)
Debe
10
10
20
40
Movimiento deudor:
Conjunto de cargos
Haber
50
30
10
90
Movimiento acreedor:
Conjunto de abonos
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Capítulo 5 Registro de operaciones 149
Balanza de comprobación
Compañía X, S. A.
Balanza de comprobación
al 31 de agosto de 200X
Concepto Movimiento
Deudor Acreedor
Caja
Préstamo bancario
Capital social
$100
10
10
$20
50
50
Sumas $120 $120
Ejemplo de suma de movimientos
de una cuenta
Caja
1) 70
4) 20
7) 10
5 (6
15 (8
100 20
Una balanza de comprobación es una lista de las cuentas utilizadas durante un periodo, y sus respectivos movimientos deudores y acreedores a una fecha determina-da, que será habitualmente la del último día del periodo.
La balanza de comprobación no es una información i nanciera destinada a ser pu-blicada, ya que sólo sirve internamente para comprobar, de momento, que nuestros cargos corresponden con los abonos.
Por lo anterior, lo primero que se necesita para obtener una balanza de compro-bación es sumar los movimientos de cada cuenta, y si se desea pueden obtenerse también los saldos, es decir, las diferencias entre movimientos. Las cuentas de activo normalmente tendrán saldos deudores, es decir, su movimiento deudor será mayor que el acreedor, y las cuentas de pasivo y capital, tendrán saldos acreedores, es decir, su movimiento acreedor será mayor que el deudor.
Este procedimiento debe efectuarse en todas las cuentas, incluyendo las que ten-gan un solo movimiento; evidentemente, si no hay movimiento deudor o acreedor, éste se considera igual a cero. Si el movimiento deudor y el movimiento acreedor son igua-les, el saldo es igual a cero o, dicho de otra manera, la cuenta está saldada.
En el ejemplo anterior el saldo de la cuenta es de $80, y es deudor.Una balanza de comprobación puede obtenerse por movimientos y/o por saldos.
Por ejemplo, la que aparece a continuación es sólo por movimientos.
Con esto concluimos esta primera etapa sobre el manejo de cuentas de balance.
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