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Reducir los costos de los eventos empresariales Mejore el ROI y ofrezca eventos de calidad profesional con los eventos en directo de Microsoft Teams

LIBRO ELECTRÓNICO

2 | © Copyright NTT Limited 2020

Las personas que planifican eventos de calidad profesional solo desean que los oradores de nivel ejecutivo se sientan a gusto y que los participantes tengan una gran experiencia y, así, el evento genere una buena impresión acerca de su marca. Esto es importante sobre todo cuando el equipo de liderazgo o el director ejecutivo están involucrados.

Ya sea que el evento sea un lanzamiento de ventas, un encuentro participativo con ejecutivos, el lanzamiento de un nuevo producto o una reunión general trimestral, para los organizadores de eventos el resultado esperado suele ser el mismo: la perfección.

Todos los ejecutivos y los organizadores de eventos desean brindar experiencias excelentes, pero los tiempos cambiaron.

Eventos digitales I Libro electrónico: Reducir los costos de los eventos empresariales


Adaptarnos a una nueva normalidad

Desafortunadamente, el surgimiento de la COVID-19 cambió todo, de un momento para otro. Analicemos la evolución de los eventos debido a la COVID-19 y cómo cambiarán en el futuro:

La era de los eventos en vivo(antes de la COVID-19)

Calidad de la experiencia /

impacto de la marca


impacto de la marca


impacto de la marcaCostos CostosCostos

La era del confinamiento(durante la interrupción

de actividades por la COVID-19)

Lo que depara el futuro(después de la interrupción

de actividades por la COVID-19)

Cuando se trata de eventos, hay tres eras notables, cada una con costos y experiencias distintivas:

• La era de los eventos en vivo (antes de la COVID-19): experiencia de alta calidad, por un alto costo. • La era del confinamiento (durante la interrupción de actividades por la COVID-19): experiencia de

baja calidad, por un bajo costo. • Lo que depara el futuro (después de la interrupción de actividades por la COVID-19): experiencia de

alta calidad, por un bajo costo.

Analicemos más en detalle cada situación.


Alquiler del local

Comidas y bebidas

Viajes y gastos

Alquiler de cámara y equipo técnico

Escenografía e iluminación

Plataforma de eventos digitales

Producción del evento

Producción del evento

Herramienta de videoconferencias



La era de los eventos en vivo (antes de la COVID-19)

Los eventos para el lanzamiento de ventas y anuncios de empresas importantes, las capacitaciones remotas, los retiros de liderazgo y el saludo entre colegas en los eventos en vivo en salones de hoteles con tragos disponibles eran grandes experiencias para todos, excepto para el organizador de eventos y el director financiero.

Estos eventos eran muy costosos debido a los cargos por el alquiler del local, la comida y la bebida, los costos de viaje, el alquiler de cámaras y equipo técnico y los gastos en escenografía e iluminación, además del costo del equipo de producción y la plataforma del evento para llevar a cabo todo. Estos eventos presenciales contaban con todo lo necesario y más con el fin de brindar experiencias superiores y memorables, pero ¿valían la pena?

La era del confinamiento (durante la interrupción de actividades por la COVID-19)

Como dice el refrán, la necesidad es la madre de la invención. A comienzos del confinamiento de 2020, los departamentos de TI se esforzaron para encontrar una solución que les permita a los usuarios trabajar desde sus hogares. Aumentaron el uso de las herramientas de videoconferencia existentes como BlueJeans. Implementaron herramientas gratuitas de conferencias

como Zoom o Google Hangouts que, accidentalmente, amenazaron la seguridad corporativa y es probable que no sean parte de la estrategia a largo plazo. En algunos casos, las empresas implementaron soluciones de comunicación unificadas como Microsoft Teams y el confinamiento forzó el avance del cronograma.

A pesar de que estas herramientas fueron ciertamente efectivas para conectar a los empleados entre sí, entre clientes y socios, la calidad de la experiencia se vio afectada. Nos acostumbramos a escuchar ladridos de perros en las reuniones de equipos, ver a niños durante las videoconferencias y pilas de ropa detrás de los trabajadores confinados en sus hogares. Nos adaptamos debido a las circunstancias extremadamente inusuales.

Las interrupciones afectan a los presentadores y a los participantes. Cuántas veces durante una llamada escuchamos “¿pueden desactivar el audio?”, “¿alguien más escucha ese zumbido?” o la frase susurrada “ahora no, estoy en una reunión”. Seamos realistas: las herramientas a las que acudimos durante la interrupción de actividades por la COVID-19 no ofrecen la mejor experiencia para los participantes, ni el mejor impacto de la marca.

Todos esperamos volver a las mejores experiencias de comunicación sin interrupciones ni interferencias, pero está claro que no podemos volver a la “normalidad”: los presupuestos se recortaron. Los participantes no quieren o no pueden viajar a los eventos en vivo. El futuro de los eventos parece incierto.



Lo que depara el futuro (después de la interrupción de actividades por la COVID-19)

Las herramientas que estuvimos utilizando durante el confinamiento para realizar las reuniones solo sirven para eso: “reuniones”. ¿Pero qué sucede con los eventos de nivel ejecutivo y calidad profesional que la gerencia desea brindar y las empresas quieren recuperar? ¿Cómo logran los organizadores de eventos conjugar esta nueva realidad de presupuestos recortados y restricciones para viajar con las experiencias de nivel ejecutivo y las altas expectativas?

Aproveche las herramientas que ya posee

La manera más eficaz y rentable para mejorar las experiencias de los eventos digitales es utilizar las plataformas tecnológicas que ya posee. Una gran cantidad de negocios ya utilizan Microsoft 365, incluido más del 90 % de las empresas de la lista Fortune 100. Muchos negocios confiaron en Microsoft Teams para compartir archivos y realizar reuniones, colaboraciones y conversaciones durante el confinamiento por la COVID-19, pero no conocen una función que ofrece Teams: los eventos en directo de Microsoft Teams.

Si emparejan la plataforma de eventos en directo de Teams con los excepcionales servicios de producción de NTT Ltd., los negocios pueden aprovechar su inversión actual en Microsoft para crear eventos digitales de alta calidad por un porcentaje de los costos de los tradicionales eventos en vivo presenciales.



Entonces, ¿qué son los eventos en directo de Teams?

Los eventos en directo de Microsoft Teams se realizan en la misma plataforma que usa para las reuniones de Microsoft Teams. Al igual que las reuniones de Teams, un evento en directo de Teams ofrece alta calidad de video, conversaciones interactivas, conversiones de voz a texto que se pueden buscar, integración del calendario de Exchange y la participación de los asistentes internos y externos.

Sin embargo, un evento en directo de Teams es superior a una reunión estándar de Teams en el caso de las presentaciones de nivel ejecutivo y los eventos de calidad profesional gracias a las siguientes características adicionales:

• Ofrecen la capacidad de asignar oradores. De esta manera, solo esas líneas pueden realizar la transmisión. En otras palabras, todos los participantes generales permanecen silenciados.

• Cuentan con un panel de preguntas y repuestas controlado. Esto evita una conversación descontrolada sin moderación y permite responder de manera privada.

• A diferencia de las reuniones de Teams, para los eventos en directo de Teams no se utiliza el recurso compartido de pantalla abierta. Los presentadores pueden visualizar las presentaciones o el contenido antes de compartirlo con los participantes.

• Admiten un mayor número de participantes. En una reunión estándar de Teams se permiten hasta 250 participantes, pero ese número es difícil de manejar y cumplir. En un evento en directo de Teams se pueden incorporar 10 000 participantes con facilidad.

• Cuentan con subtítulos en directo en seis idiomas. Los presentadores pueden hablar en su lengua materna y los participantes pueden seleccionar un subtítulo en directo con el fin de presenciar la presentación en su propio idioma, lo que es ideal para las organizaciones internacionales.

• Poseen opciones de producción flexibles. Si desea obtener más opciones profesionales, además de las sencillas cámaras web, o si cuenta con múltiples presentadores en una sola ubicación, puede vincular las fuentes de video externas como las cámaras profesionales.



Ahora sabe que la tecnología que ya compró de Microsoft es la plataforma eficaz y rentable que necesita para realizar eventos digitales en los próximos meses. Emparejar los eventos en directo de Microsoft Teams con los servicios de eventos profesionales de NTT Ltd. es el componente adicional que necesita a fin de brindar eventos profesionales para las demandas de los ejecutivos.

Servicios para eventos profesionales de NTT Ltd.

Un gran evento necesita más que solo una plataforma de alta tecnología y aquí es donde interviene NTT Ltd. Nuestros equipos con experiencia en la producción de eventos ofrecen servicios para incrementar la calidad de su evento. Después de gestionar y brindar hasta 200 eventos por día alrededor del mundo, en 16 idiomas, durante los últimos 18 años, los expertos en la producción de eventos de NTT cuentan con la experiencia, las prácticas recomendadas, el conocimiento de los eventos en directo de Microsoft Teams y los conocimientos tecnológicos para gestionar su evento, además de los siguientes puntos:

• experiencia en configurar y gestionar los eventos en directo de Teams • capacitación para presentadores y conexión disponible para oradores remotos y locales con el fin de brindar seguridad

y continuidad • anticipación de problemas y una rápida solución de problemas de hardware y software para una transmisión exitosa • valores de producción profesional con gestión y capacidad audiovisual en el sitio para realizar un evento estructurado

y sin problemas • experiencia en eventos híbridos; si aún realiza eventos presenciales, podemos extender con facilidad el alcance

a una audiencia remota a través de Microsoft Teams

Usted transmite el mensaje, nosotros transmitimos el evento

El equipo de producción de eventos de NTT Ltd. ofrece una experiencia de evento profesional y sin fallas para todos, ya que brinda las siguientes ventajas:

• elimina la complejidad en la comunicación con grupos numerosos o de alto perfil, lo que simplifica toda la experiencia del evento

• identifica sus necesidades de comunicación y define el formato y el tipo de evento más apropiado • gestiona la creación del evento y se asegura de que usted cuente con la información correcta, justo cuando la necesita • proporciona la mejor asistencia para organizadores y presentadores • gestiona el evento de manera remota o en el sitio, además de brindar seguridad y asistencia práctica en todo el proceso



Eventos sin dificultades

El equipo de producción de eventos de NTT Ltd. trabaja de manera diligente con su equipo para garantizar un evento profesional y fluido. ¿No sería perfecto si pudiera eliminar los siguientes errores comunes?

• oradores que sufren problemas de conexión a Internet y en la consola

• presentadores que no son expertos en tecnología y tienen dificultades para iniciar videos o cambiar diapositivas

• presentadores que comparten la pantalla o la pestaña equivocadas y comparten sus correos electrónicos o sus calendarios personales con todos los participantes sin saberlo

• participantes que no se pueden conectar a una herramienta para eventos o reuniones

• participantes que abandonan las llamadas porque no pueden escuchar al presentador debido al ruido de fondo

• participantes que se distraen por las conversaciones sin controlar y que no se relacionan con el tema

• participantes que no pueden asistir al evento porque no tienen acceso a una computadora portátil o de escritorio

Además de lo indicado anteriormente, el equipo de NTT Ltd. le brinda tranquilidad a su equipo de eventos interno, en especial, el día del evento. Cuando se gestiona la presentación del evento, los organizadores pueden concentrarse en el mensaje. Nuestro equipo se convierte en una extensión del suyo, lo que muchos consideran un recurso invaluable.

El resultado es un evento puntual y bien gestionado que deja en los participantes un mensaje memorable y una buena imagen de la marca. Esta es la solución necesaria para las reuniones profesionales sin fallas dentro del presupuesto.



¿Por qué NTT Ltd.?

NTT Ltd. es una empresa de servicios tecnológicos de nivel mundial que se centra en brindar comunicación inteligente para crear sitios de trabajo más inteligentes. La división Cloud Communications, que ofrece nuestros servicios de producción de eventos, produce y presenta eventos digitales desde hace 18 años. Como Microsoft Intelligent Communications Partner of the Year de 2019 y como socio certificado de Microsoft, no existe una mejor organización que lo ayude a optimizar Microsoft Teams y producir programas con los eventos en directo de Microsoft Teams.

La pregunta de cómo regresar a las experiencias profesionales con el nuevo ajuste de presupuesto y el temor por las reuniones presenciales tiene una respuesta simple con la combinación de los eventos en directo de Microsoft Teams y los servicios de producción de eventos de NTT Ltd.

Si amplía el valor de su inversión en Microsoft 365 y confía en la experiencia de NTT en la presentación diaria de eventos en directo de primer nivel, su organización podrá volver a realizar eventos que

demuestren su profesionalismo y representen mejor a su marca, mientras mantiene los costos bajos. En estos tiempos de desafíos, es importante tener una plataforma de comunicaciones segura al alcance de la mano que lo ayude con la colaboración y a generar entusiasmo.

Permita que NTT Ltd. lo ayude a sacar el mayor provecho de estos tiempos y de su inversión en Microsoft.

Primeros pasos

Comuníquese con NTT Ltd. a fin de volver con éxito a los eventos profesionales en vivo para su organización. Lo ayudaremos a encontrar una solución dinámica y de nivel ejecutivo, además de brindarle el nivel adecuado de asistencia para la producción según sus circunstancias. También ofrecemos la valoración de eventos en directo de Microsoft Teams para ayudarlo a comprender los siguientes puntos:

• cómo aprovechar al máximo su inversión en Teams • cuándo es mejor utilizar los eventos en directo de

Teams, en lugar de las reuniones • cómo analizar los casos prácticos de su organización

con los consultores de comunicación de Teams • cómo podemos ayudarlo a realizar su primer evento

en directo con Teams

¿Le gustaría obtener más información? Comuníquese con nosotros hoy:

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