Rediseño del Proceso Diseño Curricular

Robby Veas Alarcón Director de Gestión de Calidad

Marzo 2014

INACAP, Sistema Integrado de Educación Superior

1 de cada 10 personas que accedió a la educación superior en pregrado 2013 eligió INACAP

Sobre 289.000 metros cuadrados construidos. Más de 850 Talleres y laboratorios.

Más de 118.000 Alumnos al 2013

26 Sedes en todo el país

Admisión No Selectiva

Más de 100 carreras

Breve descripción del proyecto

• El proyecto de gestión de procesos consiste en aplicar la mejora continua en un proceso estratégico de la institución, específicamente el proceso de Diseño Curricular de los programas de estudio.

• Se realizó un levantamiento del proceso(end to end) y posteriormente su diagramación en el estándar BPMN.

• Se realizó un análisis de proceso, identificando quick wins.

• Se aplica metodología Lean para mejorar la eficiencia del proceso obteniendo una versión mejorada en régimen de mejora continua.

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Contexto y objetivos del proyecto El proyecto se encuentra contextualizado dentro del modelo de servicios de la Dirección de Gestión de Calidad

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Contexto y objetivos del proyecto

Objetivos del Proyecto:

• Mejorar la eficiencia del proceso de Diseño Curricular para Programas de Estudio.

– Asegurar la calidad de los programas de estudio desde su origen.

– Incorporar el enfoque de Gestión de Procesos.

– Iniciar la documentación estandarizada de procesos.

– Estandarizar la definición de roles y operación.

– Mejorar la eficiencia del proceso.

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Descripción técnica del proyecto

Situación Inicial Documentación Análisis Optimización

Variabilidad de tareas. Diversos documentos descriptivos Operación del proceso basada en expertos (superhéroes). Poca difusión y conocimiento del proceso.

Documentación del proceso en estándar BPMN 2.0 con miras a futuras iniciativas de automatización. Definición de roles, actividades y etapas. Clasificación y Jerarquización de documentos relacionados. Único almacenamiento de la documentación del proceso. Difusión y conocimiento del proceso.

Análisis del proceso (Arquitectura) con el Involucramiento de todos los participantes relevantes en el proceso. Identificación de métricas del proceso Identificación oportunidades de mejora. Análisis Lean

Optimización del tiempo de ciclo del proceso. Estandarización de la documentación del proceso (procedimientos). Difusión del proceso al interior de la organización. Gestión documental del proceso.

Diseño de procesos complementarios de retroalimentación. Inclusión en Sistema de Gestión de Calidad.

Proceso de Diseño Curricular

Beneficios obtenidos

• Cualitativos – Estandarización en la ejecución del proceso

– Concientización de los responsables y participantes del proceso respecto de los beneficios asociados a la mejora continua.

– Entendimiento de los conceptos de gestión de procesos y gestión documental.

– Difusión y entendimiento del proceso para todos los involucrados.

• Cuantitativos – Documentación estandarizada del proceso (único procedimiento con

cuatro etapas de trabajo)

– Incremento en la eficiencia de ciclo del proceso. La métrica más importante en Lean es la eficiencia del ciclo, con la que comparamos el tiempo que añade valor versus el tiempo total de ciclo.

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• El análisis Lean tiene por objeto mejorar la eficiencia de los procesos, sobre la base de eliminar tareas que no aportan valor al entregable final.

• La aplicación del análisis se desarrolló secuencialmente en cada una de las etapas del Diseño Curricular, en las siguientes fases:

Estimación de tiempo

Luego se realizó una estimación de tiempo de ejecución de las actividades a juicio experto.

Eliminación de actividades de no aportan valor

Se realizó un análisis respecto de la factibilidad de eliminar actividades que no aportaban valor al producto final. Producto de esto, se eliminaron actividades.

Clasificación de actividades

Se realizó una clasificación de las actividades del proceso, según si aportan o no valor para el producto.

Aplicación de Lean al Proceso

Se obtuvo un proceso que, en términos generales, mejoró su eficiencia.

• Algunos de los resultados obtenidos fueron:

Se eliminaron 27 actividades que no agregaban valor y se incorporaron 15 nuevas actividades que agregan valor.

Se mejoró la Eficiencia de Ciclo del Proceso(1), la que pasó de un

62% a un 66% en promedio, obteniendo el mayor impacto en la Etapa III, que pasó de un 35% a un 58%.

En base a la duración estimada de las actividades, se valorizó la

mejora realizada en una reducción de 27 días de operación.

Resultado de la Aplicación de Lean

Los colaboradores que participan en el proceso han declarado que la documentación de procesos generada es útil como apoyo a su gestión.

Fue clave involucrar a todos los actores y expertos para identificar las mejoras al proceso.

Se pudo introducir el enfoque de procesos permitiendo dar una mirada punta a punta, mejorando la madurez y eficiencia del proceso.

Esta iniciativa apalanca el desarrollo del nuevo plan estratégico. Se definió que todo proyecto estratégico debe identificar los procesos impactados.

Consideraciones Finales

Factores Críticos de Éxito

Hacer un diagnóstico de la cultura organizacional y el grado de madurez de los procesos.

Alinear la estrategia con los procesos. Tener un sponsor de la alta dirección. Fomentar la cultura de gestión de procesos. Involucrar a todos los actores que tienen conocimiento de los procesos.

Sociabilizar el impacto de las mejoras.

Enfoque funcional Enfoque por procesos

FIN

Robby Veas Alarcón Director de Gestión de Calidad

rveas@inacap.cl