Microsoft Word - 6 Cap 2.doc

Administracin de Recursos Informticos 17cmputo, que va desde los grandes centros de cmputo con supercomputadoras, hasta el escritorio con unacomputadora personal.4 A largo de esta gua, con el trmino organizacin se hace referencia a cualquier entidad, ya sea lucrativa o no lucrativa, es decir, significa cualquier tipo de organizacin e institucin.5 Con el trmino reas de informtica, nos referiremos a cualquier unidad administrativa que cuente con recursos dedela lavea, piense y realice su trabajo de una forma racional. Aunque el personalinformtica es gente involucrada con la tecnologa, debe saber establecer diferenciaentre el procesador tcnicoyel procesadormental, pues en administracin hay procesos que no los suple la computadora nicamente los apoya.Se debe saber administrar la crisis del cambio ydel recurso escaso,desarrollando una mentalidad para que cada uno de los integrantes de la organizacinEl cambio en la cultura organizacional dentro de las reas de informtica5, permite ver el trabajo como un negocio dentro de la organizacin, es decir, alcanzar la mxima productividad y para ello se debe procurar el consenso de la alta direccin, invertir ms en la participacin de los usuarios y mejorar nuestros procesos de trabajo.pensamiento (analtico, crtico y creativo)ya que se piensa en funcin de los sistemas y no en la organizacin como un sistema integral y sus objetivos.elpendientedejaseysoftwareLa gente directiva de informticasiente que pierde si no esta cerca del equipo de cmputo, en la planeacin para la organizacin4 y para los sistemas de cmputo, se usa mucho el hardware y elINTRODUCCINLa informtica no debe ser compulsiva y para ello serequiere una innovacin en la cultura organizacional, es decir, pensar antes de actuar, normalmente el usuario los quiere ver operar o teclear, siente que no estamos haciendo nada si invertimos tiempo para planear.Conceptos generales de la administracin informticaCaptulo2 Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos18 racional del personalaprovechamientoelEncauzan

factoreslosenIrregularidadesexternos Tiempo requerido para planear

Gastos en la planeacin Tendencia a la inflexibilidad improductivo

Sirven de punto de apoyo a otros planes

Facilitan la delegacin de autoridad Facilitan la coordinacin y el control Permiten prevenir la crisisAyudan a disear mejores mtodos y procedimiento

Economizan tiempo y esfuerzoeliminacin de tiempola Falta de repeticin de los problemas Posible inexactitud de los pronsticos accin coordinada elaFacilitanintegral

Facilitan Desventajas:Ventajas:social. Los propsitos proporcionan las pautas para el diseo de loscualquier grupoplanes.La planeacin, se inicia a partir de la definicin de los propsitos, stos son losfines esenciales o directrices que definen la razn de ser, naturaleza y carcter deLa Planeacin y sus elementos.Toda actividad administrativa que pretenda ser racional, debe sustentarseinicialmente en un proceso de planeacin. La planeacin es un intento organizado para predecir problemas futuros y fundamentalmente, para resolver esos problemas, fijando ciertas directrices.2.1 PLANEACIN PARA ADMINISTRACIN INFORMTICALa planeacin es un proceso intelectual con el que inicia el ciclo administrativoy requiere ser reforzada continuamente por un sistema de retroalimentacin que evale el avance y sus resultados, por eso es importante saber hacer planes para la administracin de recursos informticos, por lo tal, se incluyen en este captulo temas tales como: Planeacin para administracin Informtica y diseo de la estructura orgnica. Se incluyen tambin los temas de control de calidad y auditoras, dado que la vocacin de servicio al usuario que motiva a los servicios informticos se basa en que no basta con entregar solo resultados, sino que stos deben ser exactos y de calidad, debe existir cada vez ms conciencia sobre la minimizacin de los riesgos en la operacin y en consecuencia garantizar la seguridad y continuidad de los procesos.Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 19normalmente contiene: Nombre del programa, objetivo, meta a cumplir, fecha de cumplimiento, alcance, personalinvolucrado, actividades a desarrollar, tiempos estimados y reales, personal responsable, beneficios y restricciones y firmas.Generalmente un programa tiene como caracterstica principal que est en funcin del tiempo-calendario,6Presupuestos.-Respondena las preguntasQuhago?yCunto?Lospresupuestos son programas (conjunto de metas) a los que se les asignan cifras (costo, gasto, tiempo) a las actividades; implican una estimacin de los recursos requeridos para lograr los objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejorProgramas.- Responden a las preguntas Qu hago? y Para cuando? Es unesquema en donde se establece la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, de hecho son un conjunto de metas que estn en funcin del tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes. Cada programa tiene una estructura propia6 y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa ms general.Polticas.- Responden a la pregunta Qu se sugiere? Para qu? Las polticas songuas del pensamiento para orientar la accin, es un lineamiento flexible de carcter general muy til en la toma de decisiones. En este sentido, las polticas son recomendaciones, criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias.Normas: Responden a las preguntas Qu se debe? y Paraqu? Es una regla o medida establecida a la que se tienen que sujetar los involucrados para el cumplimiento del objetivo, prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades que regula, sta debe definirse de acuerdo al contexto en que se aplicar.Metas.- Responden a las preguntas Qu se pretende? yParacuando?Son los resultadosespecficos de carcter cuantitativo, que precisa la manera en que se van a lograr los objetivos, estas metas deben dar origen a los programas de los diferentes rganos de la estructura.Objetivos.- Responden a las preguntas Qu se pretende? y Para qu? Es unafinalidad que se pretende alcanzar a travs del tiempo y el espacio estableciendo su descripcin de manera cualitativa. Los objetivos son los puntos finales hacia los cuales se encaminan las actividades, determinan la direccin de los planes principales. Deben ser estables, los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.Existen muchos tipos de planes, tales como: objetivos, metas, polticas, reglas,programas, presupuestos, procedimientos y estndares. Todas dan lugar a las estrategias de trabajo. A continuacin una breve descripcin de cada uno de ellos: Conceptos generales de la administracin informtica

20 Administracin de Recursos Informticos7 Los gastos de operacin se clasifican segn su naturaleza y para obtener un mejor control de estos, se definen partidas presupuestales como las de: Gastos de servicios de personal, Sueldos y salarios, Viticos, Servicios de conservacin, Adquisiciones y compra de equipos, Renta de software y hardware, etc.Debe actualizarse permanentemente la normatividad con la adicin, supresin ymodificacin de normas y procedimientos, segn la dinmica administrativa lo requiera. coordinacin con los usuarios, hacer del conocimiento al personal de nuevoingreso de la normatividad.deDeben planearse accionescomo;preparar presentacioneso juntas lasasdel rea de Informtica, la cul se encargar de su difusin a todasdependencias de la organizacin que utilicen los servicios informticos, como de su actualizacin en caso de modificaciones.Debe existir un solo original de los manuales de normatividad bajo la custodia Con el fin de garantizar la difusin de la normatividad de los serviciosinformticos, deben elaborarse los manuales normativos para que regulen el - cmo- administrar los recursos y servicios. Para garantizar el cumplimiento de los planes, debe existir una difusinpermanente de stos, con el fin de que los involucrados se mantengan informados de sus responsabilidades, que conozcan las actividades y funciones delegadas a las reas involucradas en los servicios informticos. En necesario integrar estos elementos de la planeacin en un manual denormas, Archiga, R. & Espinosa, J. (1989) proponen las siguientes consideraciones para integrar la normatividad:Estndares.- Qu contiene? Son modelos o pautas a seguir para normalizar yhomogeneizar cada uno de los elementos de la planeacin en cuanto a su contenido y forma, para poder crear un control sobre su uso e interpretacin.Procedimientos.- Cmo lo hago? Son las actividades relacionadas que seejecutan con la finalidad de cumplir con una funcin o parte de ella, es decir, describen paso a paso la accin para cumplir con una tarea, son guas para la accin y detallan la forma exacta en cmo un puesto o rea administrativa ha de llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronolgicas de acciones requeridas.forma de utilizacin y asignacin de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organizacin en trminos econmicos7.Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 21gente, tcnicos, materiales y econmicos.9 La capacidad de imaginar el futuro; soar con el futuro y determinar el tipo de organizacin que le gustara al estratega tener o desarrollar, despus definir el cometido o deber moral que la organizacin debe llevar a cabo.8 Entindase como recursos aquellos necesarios para operar un rea de Informtica, tales como hardware, software, Factoresexternos: anlisis de fortalezas,debilidades,oportunidadesyamenazas en proveedores, hardware, software, expectativas, competencia, tendencias, cultura, etctera.2. Analizar el entorno de la organizacin en materia de informtica: interno y externo:

Visin y Misin de la organizacin 9Posicionamiento en el entorno social. Disciplina de valor que aplica. Identificacin de mega procesos.1. Establecer el ideario de la organizacin:Las etapas propuestas para el desarrollo de una correcta planeacin estratgicade los recursos informticos de una organizacin son:Se disean cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin yel empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Se trata de contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayudar a elegir la ms adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.La planeacin estratgica est enfocada a cambiar la direccin y el impacto delas prcticas organizacionales, es decir, ayuda a los estrategas a asegurarse que las metas y objetivos propuestos no solo sean un sueo, sino que sean alcanzables, y para ser alcanzables se deben poseer los recursos necesarios. 8La planeacin estratgica es un proceso de cmo el rea de Informtica ve laorganizacin en el futuro y desarrolla los procedimientos de operacin necesarios para alcanzar el futuro deseado. Trata de anticipar nuevas tendencias y proveer las estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos previamente fijados.Planeacin EstratgicaEl xito o fracaso de este manual depende en gran medida de la difusin que sehaga del mismo, su desconocimiento provoca que no se cumpla la normatividad y por consecuencia un mal servicio informtico. Conceptos generales de la administracin informtica

22 Administracin de Recursos Informticospara laDavid H. Li (1992) propone los siguientes lineamientos de controlplaneacin y para los sistemas de informacin:Excelente comunicacin entre todos los niveles de la organizacin.

Capacidad proactiva.

Capacidad para la administracin de recursos por competencias.

Poseer:A la organizacin en la cual estamos involucrados.

A los flujos de los procesos.A las necesidades de los usuarios internos y clientes externos. A las necesidades de informacin para la toma de decisiones.

Comprender:exitosaestratgica de los recursos de informtica se lleve a cabo de maneradebemos:planeacincinco etapas de lalasdecumplimientoelPara quede seguimiento yAseguramiento de calidad.

Evaluacin sistemtica de resultados por proyecto. Tiempo, costo, servicio, eficiencia y eficacia.Implantar sistema de informacin que incluyan mecanismos monitoreo del cumplimiento de objetivos.

Evaluacin de resultados:5.Alternativas y estrategia.Recursos. Supervisin.

Ejecucin de planes4.Definicin de objetivos y metas.Definicin de polticas y procedimientos. Definicin de programas y presupuestos. Definicin de responsables por rea informtica.

Fijar el entorno estratgico:3.alservicioyinformticaen usuarios, procesos, recursos informticos, culturacliente, etctera. Factores internos: anlisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazasConceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 23Para lograr tal objetivo, la funcin informtica requiere de un adecuadoproceso administrativo para funcionar con oportunidad, efectividad y eficiencia, seprocesamiento de datos.elmediantelos nivelestodosparainformacinElrea de Informticaes la responsable deproporcionar los servicios de informacin dentro de las organizaciones,su objetivofundamentales generar2.2 DISEO DE LAS ORGANIZACIONESRevisin de la planeacin para los sistemas de informacin.- Debe disearse unsistema de informacin que permita el control de las funciones e incidencias que se presenten en los centros de procesamiento de datos. Deben definirse reportes gerenciales que permitan conocer el logro de los objetivos, la consecucin de metas, el cumplimiento a las polticas y procedimientos, el avance de los programas, las variaciones al presupuesto, etctera.Planeacin a corto plazo para los sistemas de informacin.- La planeacin acorto plazo para los sistemas de informacin debe ser consistente con los planes a mediano y largo plazo de la organizacin, adems deben considerar; a los programas de trabajo, procedimientos y presupuestos.Comit de planeacin - vigilancia paralos sistemas de informacin.- Debe integrarse un comit de planeacin y vigilancia para los sistemas de informacin, que supervise el nivel de experiencia de los departamentos usuarios, que participe en la evaluacin de los proyectos a desarrollar y en la toma de decisiones en la adquisicin de recursos.organizacin, a los avances tecnolgicos y a losrequerimientos gubernamentales.ladepolticasymetasobjetivos,loscentrosinformticos.-Deben definirse losplanes de tal modo que sus objetivos a largo, mediano y corto plazo sean consistentes conpara losplazoPlaneacin a largoDe las que se derivan las siguientes consideraciones para la normatividad:Planeacin a largo plazo para los centros informticos.

Comit de planeacin - vigilancia para los sistemas de informacin. Planeacin a corto plazo para los sistemas de informacin.Revisin de la planeacin para los sistemas de informacin.

Conceptos generales de la administracin informtica

24 Administracin de Recursos Informticos10 Henri Fayol, Principios generales de administracin aparecieron publicados por primera vez en Francia en 1916, bajo el ttulo de Administration Industrielle et Genrale.Jerarqua: La lnea de autoridad en una organizacin o lnea de mando,(esquematizada por cuadros y lneas en un organigrama) es el orden de9.Centralizacin: Los jefes tienen la responsabilidad final de los serviciosinformticos, pero tambin necesitan dar a sus subalternosautoridad suficiente para que puedan tomar decisiones respecto a su funcin (delegar autoridad y compartir la responsabilidad). La cuestin es determinar el grado de centralizacin que depender de la importancia de la funcin.8.Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa y justatanto para los empleados como para los patrones.7.Subordinacin de inters individual al bien comn: En cualquier organizacinel inters de los empleados no debe ser prioritario sobre los intereses de la organizacin como un todo.6.Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre unafuncin particular solamente de una persona.5.Unidad de Direccin: Las funciones que tienen un mismo objetivo deben serdirigidas por un solo jefe que use un solo plan. Todo el personal que desarrolla sistemas se integra en una sola unidad administrativa (Oficina de desarrollo) y tiene un solo jefe y un solo plan.4.Disciplina: El personal informtico tiene que respetar la normatividadimplementada en la organizacin. Esto ser el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos y justos (disposiciones para recompensar el rendimiento y sanciones para las infracciones).3.Autoridad: Los jefes tienen que dar rdenes para que se hagan las cosas. Sibien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los jefes no siempre obtendrn obediencia, a menos que tengan tambin autoridad conquistada (Liderazgo).2.Divisin de Trabajo: Cuanto ms se especialicen las personas, con mayoreficiencia desempearn su funcin. Este principio se ve muy claro en la diversidad de los servicios informticos.1.debe apelar a los principios bsicos de la administracin que propuso Fayol (1916)10para disear y operar una estructura orgnica que contemple todas las funciones a ofrecer, a continuacin se enumeran:Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 25administrativo,apoyosistemas,demantenimientoyprocesamiento El rea de servicios informticos debe contar con toda la infraestructura deprocesamientode datos, que consisteen el desarrollo,implantacin,competencia que facilitan las operaciones de otros departamentos.permita las relacionesdepartamentos usuarios toman decisiones de suun nivel suficientementealto queforma horizontal con respecto a los dado que por su alta especializacindebe estar afuncionales en(coordinacin), La ubicacin del rea de servicios informticos dentro de la estructura orgnicaUna estructura orgnica nace de la agrupacin de las funciones afines osimilares en unidades administrativas que se denominan departamentos, gerencias, oficinas, secciones, reas, puestos. Algunas consideraciones que se deben tomar en cuenta al disear la estructura orgnica del rea de de informtica:Adems de los principios anteriores, para disear una estructura orgnica, esnecesario considerar factores tales como: Tamao y estructura de la organizacin, servicios informticos que demanda, caractersticas del equipo y software del que se dispone, modo de procesamiento y planes estratgicos de crecimiento.14. Espritu de equipo: Promover el espritu de equipo dar a la organizacin unsentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la comunicacin verbal en lugar de la comunicacin formal por escrito, siempre que fuera posible.13. Iniciativa: Debe darse al personal libertad para proponer, concebir y llevar acabo sus funciones, siempre y cuando se apegue a la normatividad existente.12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotacin del personal no esconveniente para el eficiente funcionamiento de una organizacin. No confundir este principio con el desarrollo de personal, ms bien se refiere a la insatisfaccin del personal.11. Equidad: Los jefes deben ser amistosos, justos y equitativos con sussubalternos.10. Orden: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Los recursosmateriales, de informacin y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada persona debe ocupar el puesto o funcin ms adecuados para l.autoridad y responsabilidad desde la alta gerencia hasta los niveles ms bajosde la organizacin. Conceptos generales de la administracin informtica

26 Administracin de Recursos InformticosPruebas de eficiencia

Supervisin y mantenimiento de instalaciones

Soporte tcnico,Elaboracin de estudios de viabilidad

Elaboracin de estudios de factibilidad tcnica y econmica. Seleccin y adquisicin de softwareAdministracin y evaluacin del software

Supervisin y desarrollo del desarrollo de aplicaciones

Adecuacin de paquetes

Supervisin y mantenimiento del software

Atencin a fallas y problemas en el software

Softwarealgunascontinuacinconfiguracin de los equipos y el modo de procesamiento, afunciones a considerar:La organizacin de las reas de servicios informticos resulta un reto para elestratega ya que tiene que disearse en funcin del tipo de servicio que se ofrece, laUn organigrama representa la divisin de funciones, los niveles jerrquicos, laslneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, los jefes de cada grupo de empleados y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la organizacin en cada departamento o seccin de la misma.Las organizaciones son entes complejosque requieren un ordenamiento jerrquico que especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la organizacin.Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.Estructuras orgnicasadministracin de redes, soporte tcnico y otras que tengan que ver con losservicios que provee.Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 27Elaboracin de la planeacin, organizacin, control y ejecucin de los objetivos deinformtica GestinProduccin de informacin a usuarios operando el equipo

Produccin de informacin operadas por los usuarios

Captura de datos

Procesamiento de sistemas en red o multiusuario

Administracin de redes

Verificacin del correcto funcionamiento de los sistemas Atencin a mensajes enviados por la computadora Atencin a equipos auxiliaresAdministracin de respaldos de la informacin

Realizacin de mantenimientos de primer nivel

Administracin de controles para mantener la seguridad y proteccin del equipoElaboracin de los calendarios de operacin y produccin Autorizacin de tiempo mquina extraordinario Elaboracin de calendarios de mantenimiento Determinacin de la oferta y demanda de los recursos

ProcesamientoInstalacin el equipo fsico y el software

Instalacin y mantenimiento del equipo de comunicacin e informtica

Supervisin y mantenimiento del hardware Atencin a fallas y problemas en el hardware Seleccin y adquisicin de hardware Administracin y evaluacin del hardwareEstablecimiento de polticas preventivas para daos del sistema Elaboracin del control de proyectos de los trabajos asignados Elaboracin de manuales de operacinAsesora al usuario del uso del sistema operativo

Actualizacin del funcionamiento del software

Elaboracin de estudios de factibilidad tcnica

Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos28 Establecimiento de las necesidades especficas de la capacitacin

Control de calidad y evaluaciones operativas

Auditora a los servicios informticos

Otrosyfuncionalesinfraestructura de los sistemas de informacin y base de datoscorporativos.

Propuesta de polticas, normas y procedimientos en materia de informtica eincorporarlas al servicio

Propuesta de polticas, normas y estrategias que permitan desarrollar los sistemas y procedimientos administrativos y computacionales

Diseo del plan de modernizacin tecnolgica a mediano y largo plazo en las organizaciones.

Atencin a las necesidades de informacin

Establecimiento de normas y procedimientos de seguridad de los sistemas de informacin y proteccin de instalacin y equipos de servicio

Elaboracin planes operativos de su rea de acuerdo a los lineamientos y procedimientos establecidos.

Propuesta de polticas para el acceso, manejo y procesamiento de la informacin y el uso de los servicios de red, a travs del uso de las herramientas de Tecnologade Informacin y Comunicacin.Supervisin y coordinacin de la evolucin y crecimiento tecnolgico informtico. Direccin y coordinacin las actividades de Auditora tcnica y supervisin sobre lossistemas automatizados de informacin.

Garantizarla previsin,operacin,mantenimientoyadministracinde la Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 2911 La informacin sobre puestos, se hace generalmente travs de la descripcin de puestos, producto de un anlisis y no siempre se incluyen en los manuales de organizacin, generalmente esta informacin queda reservada para las reas de seleccin de personal.De lo que se trata es creer, querer, saber, poder y hacer.La calidad persigue y debe conseguir hacer de una forma ms sencilla locomplejo. Esto slo puede lograrse proponindose mejorar lo conseguido a cada momento, para ello hay que medir, sealar estndares y tratar de superarlos.2.3 CONTROL DE CALIDAD PARA ADMINISTRACIN INFORMTICA1. Identificacin y autorizaciones

2. ndice

3. Introduccin

4. Directorio

5. Antecedentes

6. Estructura orgnicaUn manual de organizacin generalmente contiene la descripcin de laestructura orgnica, sus niveles jerrquicos as como la descripcin de las funciones de todos aquellos puestos que conforman la estructura de un rea de Informtica, el manual generalmente contiene:la yuxtaposicin de funciones, tambin ponen en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad y responsabilidad en los diversos niveles 11 .Con el manual de organizacin se pueden evitar los conflictos jurisdiccionales yEntonces pues, el objetivo principal del manual de organizacin ser el demantener informado al personal de los cambios en las estrategias de la direccin y al mismo tiempo presentar el organigrama de la organizacin y las funciones de cada puesto.El manual de organizacin tiene como propsito fundamental proporcionar enforma adecuada y sistemtica la informacin referente al directorio, antecedentes, objetivos, estructura orgnica, funciones, descripcin de puestos o cualquier otro elemento que sea necesario a las unidades que integran a los centros de cmputo para el mejor desarrollo de sus funciones.Manual de organizacin Conceptos generales de la administracin informtica

30 Administracin de Recursos InformticosLa calidad inmersa en un proceso de mejora y aprendizaje contnuo. Es unproceso dinmico y continuo en donde est inmersa la organizacin, el rea deInformtica y los usuarios. Exige nuevos retos, una mejora continua a los Rentabilidad de la calidad para la organizacin y para cada persona. La calidadsiempre es rentable para la organizacin, aunque se tenga que invertir, equivale a la satisfaccin de usuarios internos y clientes externos, y para el personal que acta con calidad, por su satisfaccin ntima y por los beneficios tangibles que pueda representar trabajar bien. Actitud proactiva. No se trata de corregir errores que se hayan presentado ydisear controles minuciosos para corregirlos; es necesario cambiar nuestra concepcin de la tarea, lo que significa hacerlo bien desde la primera vez. Enfoque de Informtica hacia el usuario. El usuario es nuestra razn de sercomo productores de servicios. El usuario finalmente es quien administra los sistemas de informacin y es libre de elegir, rechazar o reclamar, lo ms importante no es nuestro servicio, sino su satisfaccin. La calidad, responsabilidad de todos. Cada empleado en su puesto de trabajo,es responsable del trabajo que corresponde a su tarea, tanto desde el punto de vista cuantitativo como cualitativo y de las personas que dependen de l. Involucrar a la alta direccin en el proyecto de calidad. La alta direccin tieneque comprometerse a participar activamente y de manera continuada durante todo el proyecto. Difundir las estrategias entre el personal. Venderlesla idea, con frecuencia nos encontramosconescepticismos y defensas ante el reto de la calidad, reflejado en preguntas como: La calidad Para qu? Por qu? Y en qu me va a beneficiar? Disear estrategiasde calidad.Llevarconsigometodologas y procesos de trabajo que faciliten los servicios y coadyuven a la solucin de problemas que se puedan presentar. Definir a la Calidad como filosofa. Como reto acero errores. No basta con lanzar proclamas ni deseos, se debe actuar inconscientemente. Existe un conjunto de acciones, conceptos y premisas, sin las cuales se hacemuy difcil llevar a la prctica lo que queremos significar como calidad en informtica:Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 31El perfil esperado para el personal de control de calidad debe estar claramentedefinido, pues debe de contar con el suficiente conocimiento, experiencia y actitud enRequisitos que debe cubrir el personal de control de calidadDebe realizar evaluaciones operativas a las reas que cuentan con equipos decmputo, sus hallazgos y recomendaciones deben dirigirse a la jefatura del rea de Informtica. Debe integrarse un Comit o un grupo de control, en caso de que no existe el CCSI y formarse para objetivos especficos que revisen la problemtica que se pueda presentar en los sistemas y servicios requeridos.El rea de Control de Calidad para los Servicios Informticos (CCSI) debe estarincluido en la estructura orgnica y debe ser independiente de cualquier funcin operativa. Deben definirse claramente las funciones del CCSI y considerar las funciones propias de los servicios informticos y su enlace con los usuarios.Aspectos organizacionales de la funcin de control de calidad.-administrativa dedicada a esa funcin o comoparte de las funciones de los responsables de las reas de informtica.una entidadsea comocalidad yadeEn cualquier centro de procesamiento dedatos debe existir la responsabilidad del controlLa responsabilidad del control de calidadDe los lineamientos anteriores, se derivan las siguientes consideraciones para lanormatividad:La responsabilidad del control de calidad

Aspectos organizacionales de la funcin de control de calidad Requisitos que debe cubrir el personal de control de calidad Revisin del logro de los objetivos de los sistemas de informacin Revisin de la planeacinEstndares de calidad

David H. Li (1992) propone los siguientes lineamientos para garantizar el controlde calidad en los servicios informticos:sistemas y procesos, un aprendizaje y tecnologa de punta, as como aportacinde nuevas ideas. Conceptos generales de la administracin informtica

32 Administracin de Recursos InformticosDeben estar definidos los estndares de calidad para el desarrollo, operacin ymantenimiento de aplicaciones, as como de otros servicios de cmputo que permitan comprobar el ptimoaprovechamientode los recursos informticos.Deben considerarse en los estndares de calidad las funciones sustantivas de las reas de informtica tales como:Estndares de calidadDeben verificarse el grado de cumplimiento de los proyectos, programas detrabajo y presupuestos. Deben comprobarse que existan planes de contingencia para desastres. Deben verificarse que las normas y procedimientos obedezcan a la realidad del rea de Informtica.Deben estar claramente definidos los planes a corto mediano y largo plazo parael rea de informtica y estos deben ser consistentes entre si y con las polticas gubernamentales, metas de la organizacin y evolucin tecnolgica. Deben revisarse la oportunidad y cumplimiento de los calendarios para los procesos de los diferentes sistemas de informacin.Revisin de la planeacinDebe considerarse en la revisin, los estudios del Costo - beneficio, riesgo deprdida, requerimientos legales, calidad del diseo de sistemas, programacin y operacin, suficiencia de las pruebas de programas y sistemas.Los estndares y procedimientos para los sistemas de informacin deben sercongruentes con la realidad del rea de Informtica y la actual tecnologa Informtica. Los controlesestablecidosdeben verificarsepara garantizar que el continuo procesamiento de datos cumpla con la funcin del diseo original.Deben estar claramente definidos los objetivos de la funcin de control decalidad y deben basarse en la evaluacin operativa de los sistemas de informacin. Debe considerarse en la revisin, el logro de los objetivos definidos para cada sistema de informacin cuando stos fueron solicitados por parte del usuario.Revisin del logro de los objetivos de los sistemas de informacinrelacin con los procesos de trabajo, controles y procedimientos normativos de losservicios informticos. El personal de control de calidad debe conocer de sistemas de informacin, lenguajes de programacin, as como los sistemas aplicativos, operativos y de comunicaciones.Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 33Contralora de la Federacin, Programacin y Presupuesto etc.En Instituciones Gubernamentales trascienden los hallazgos a otras instituciones normativas tales como la1412 Entindase a las instituciones gubernamentales tales como la Secretaria de Hacienda, Comercio, Salud...13 Es importante no confundir a los auditores externos contratados para las revisiones de auditora, se llaman externos porque no pertenecen a la organizacin, sin embargo sus funciones corresponden a las de auditora interna.La auditora interna vara de una organizacin a otra, pues su funcin esrealizar revisiones operativas cuyos hallazgos y recomendaciones se reportan a la gerencia sin que trascienda de la institucin.14 Dentro de la estructura organizacional,auditora externa se refiere de manera fundamentala estatutos legales, sus responsabilidades estn claramente definidas por la ley,12 su funcin principal es revisar las funciones Informtica y expresar su opinin acerca de la actuacin que tiene cada una de las reas con respecto a la normatividad gubernamental.13Dependiendo de su naturaleza, la auditora puede ser externa e interna, laEl rea de Informtica y el de Auditora desde el punto de vista organizacional,estructural y de concepto deben ser independientes, ya que el rea de Informtica administra los recursos y Auditora revisa, sugiere en base a los hallazgos de esa administracin.La auditora en informtica tiene como misin general la revisin analtica de laexistencia y suficiencia de controles establecidos en el mbito informtico, a efecto de contribuir en la reduccin de los riesgos. Por ello, el rea de Auditora en Informtica no puede ser juez y parte; su papel es el de proporcionar una opinin independiente de lo que sucede en las reas de informtica y su estructura organizacional debe de ser dependiente de las reas de Contralora y/o Auditora.2.4 AUDITORAS Seguridad del equipo y los programas. Los objetivos de seguridad deben estardefinidos con claridad y deben incluir a los datos en su registro, procesamiento, almacenamiento, consulta y resultados.

Controles de la aplicacin. Se deben establecer los criterios de control y puntos de reinicio para el usuario, para los operadores y para el procesamiento.

Supervisin y mtodos de trabajo. Incluye los procedimientos de enlace con los usuarios en los sistemas en produccin, asesora a fallas de software, hardware y desarrollo de nuevas aplicaciones.

Documentacin. Incluye toda la informacin documental que se debe generar al aplicar los sistemas de informacin del rea de Informtica, incluye desde reportes de actuacin, registro de actividades e incidencias hasta manuales de organizacin, procedimientos, operacin y de sistemas.

Las supervisiones y evaluaciones operativas por parte de Control de calidad reporta sus hallazgos y recomendaciones a los responsables de cada funcin. Conceptos generales de la administracin informtica

34 Administracin de Recursos InformticosLa funcin de la auditora se materializa exclusivamente por escrito, resultaevidente la necesidad de redactar borradores e informes parciales previos al informe final, estos informes son elementos de contraste entre la opinin del auditor y del auditado, dado que pueden descubrir fallos de apreciacin en el auditor.Informe finalLa auditora en informtica es de vital importancia para el buen desempeo delos sistemas de informacin, ya que propicia los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad. Adems evala todo (informtica, organizacin de centros de informacin, hardware y software).La funcin de Auditora Interna en la administracin incluye evaluar laestructura orgnica, la descripcin de los puestos con respecto a la realidad, revisa los programas de trabajo y la aplicacin del presupuesto de operacin asignado, evala los procedimientos establecidos en cuanto al enlace con los usuarios para los sistemas en produccin, asesora y atencin a fallas de software y hardware, solicitud de mantenimiento a sistemas implantados, desarrollo de nuevas aplicaciones. Evala las estrategias de administracin de los recursos de personal, tcnicos y materiales.Otra funcin consiste en la revisin de las polticas y procedimientos deseguridad para con los datos, equipo y gente. Revisa las pruebas y simulacros a los procedimientos de seguridad, respaldos y recuperaciones, las instalaciones elctricas y de acondicionamiento, los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de cmputo y auxiliares.La funcin de Auditora Interna en los sistemas debe ser muy activa, en elproceso de desarrollo, su diseo debe garantizar la incorporacin de medidas adecuadas de seguridad y puntos de verificacin. En los sistemas ya implantados, debe revisar que en las reas usuarias y en el rea de Informtica existan controles de proceso y de seguridad para las aplicaciones.Las funciones y responsabilidades de la AuditoraInterna deben estar claramente definidas y diferenciadas con respecto a las funciones de control de calidad, debe establecerse por escrito, el alcance, el programa de trabajo y las recomendaciones de las revisiones que se realicen, adems de implementar un procedimiento para el seguimiento y atencin a las recomendaciones que se presenten.el rea de Auditora Interna regularmente se encuentra a nivel staff, dependiendodirectamente de la alta gerencia, este grupo realizar supervisiones independientes y reporta sus hallazgos y recomendaciones a la alta gerencia.Conceptos generales de la administracin informtica

Administracin de Recursos Informticos 35Los requerimientos externos son todosaquellos lineamientos que se deben cumplir emanados de la normatividad constitucional, lo referente a la legislacin informtica en materia de transferencia tecnolgica, leyes sobre confidencialidad y privaca, leyes sobre derechos de autor en la utilizacindel software, todo lo relacionado con el delito informtico.Ademsaspectosrelacionados con los requisitos legales como prcticas y controles contables, retencin de impuestos, notificaciones al IMSS, etctera.

En suma deben conocerse las leyes relevantes que afecten la funcin sobre los sistemas de informacin para determinar su cumplimiento, la gerencia debe tomar en cuenta estos requerimientos en la planeacin para la organizacin y para los sistemas de informacin.Requerimientos externos.La carta de introduccin, tiene especial importancia porque en ella ha deresumirse la auditora realizada. Se destina exclusivamente al responsable mximo de la organizacin, o a la persona concreta que encarg o contrat la auditora, proporcionar una conclusin general, presentar las debilidades en orden de importancia y gravedad, en la carta de Introduccin no se escribirn nunca recomendaciones.compromisos que se establezcan respecto a los hallazgos a fin de atenderlos ensu oportunidad, de hecho es el verdadero objetivo de la auditora interna.4.revisin de las funciones informticas.

Recomendaciones y estrategias de atencin. Todas aquellas recomendaciones y3.2.analiza no solamente una situacin sino adems su evolucin en el tiempo, seexpondr la situacin prevista y la situacin real.

Tendencias.Se tratarn de hallar parmetrosque permitanestablecer tendencias futuras.

Puntos dbiles y amenazas. El detalle de todos aquellos hallazgos durante laCuando se trate de una revisin peridica, en la que seSituacin actual.1.El informe comienza con la fecha de inicio de la auditora y la fecha deredaccin del mismo, se incluyen los nombres del equipo auditor y los nombres de todas las personas entrevistadas, con indicacin de la jefatura, responsabilidad y puesto de trabajo que ostente. Se debe incluir la definicin de objetivos y alcance de la auditora, se enumeran los temas objeto de la auditora lo ms exhaustivamente posible. En el cuerpo expositivo, para cada tema, se seguir el siguiente orden a saber: Conceptos generales de la administracin informtica