MECANISMOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA“IMPRIMIR EN SERIE”

Writer dispone de 2 opciones muy interesantes para poder combinar la información de un documento y una lista de direcciones u otro tipo de datos que queramos incluir en el documento y confeccionarlos o enviarlos de forma automática a sus destinatarios (bien sea por correo electrónico o por correo convencional). La primera opción es “Impresión en serie” y la segunda “asistente para combinar correspondencia

La primera opción hemos de recuperarla ya que aparecía en versiones de writer anteriores a la 2, pero por la comodidad, sencillez y funcionalidad de la misma, vamos a rescatarla:

Recuperar la opción “Impresión en serie”En Herramientas -> Personalizar escoger el menú “Herramientas” en la pestaña “Menús”En la lista de entradas desplazarse hasta encontrar “Asistente para combinar

correspondencia”. Seguidamente pulsar el botón “Agregar...” En la lista de “Categorías” del diálogo “Agregar comandos” que emerge, seleccionar

“Documentos”; seguidamente en la lista de “Comandos” seleccionar “Impresión en serie” y pulsar el botón “Agregar”.

Tras cerrar el diálogo “Agregar comandos” y aceptar el diálogo “Personalizar”, ya tendremos disponibles en el menú Herramientas las dos opciones: el nuevo “Asistente para combinar correspondencia”, implantado en la versión 2.0 y el veterano “Impresión en serie”

Ahora podemos utilizar cualquiera de las dos opciones para crear nuestras combinaciones de correspondencia. Para usarlas necesitaremos registrar la base de datos que vayamos a utilizar en OpenOffice.org. Aunque el “Asistente para combinar correspondencia” permite registrar la base de datos sobre la marcha, será mucho mejor registrar la base de datos como un proceso independiente.

PRÁCTICA 1: (Crea una carpeta nueva dentro de la de ejercicios de writer que se llame combinar correspondencia y guarda las prácticas en dicha carpeta)

En primer lugar vamos a abrir el programa Open Office.org Calc desde la opción de programas de Oficina (igual que abres writer) y vamos a copiar la siguiente tabla de datos con direcciones de nuestros clientes

Guardaremos el archivo en nuestra carpeta con el nombre de “direcciones textil”, te aparecerá la extensión del programa por defecto

En segundo lugar vamos a crear un documento en writer que corresponde a una carta que una empresa quiere enviar a sus clientes. Abre writer y teclea o modifica el contenido para que quede como se indica a continuación (distribúyela bien en la página):

Valencia, 20 de enero de 2009

Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para la decoración del hogar para el próximo semestre.

Como cliente habitual de nuestra empresa, queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo actualizado de nuestros productos.

Quedamos a su disposición

Mirian Oñoro

Directora.

A v d a . B a l e a r e s , 6 5 - 1 4A v d a . B a l e a r e s , 6 5 - 1 44 6 0 2 3 V a l e n c i a4 6 0 2 3 V a l e n c i aT f n o : 9 6 3 7 8 5 6 6T f n o : 9 6 3 7 8 5 6 6t e x t i l s l @ y a h o o . e st e x t i l s l @ y a h o o . e s

Nombre Dirección Población Saludo46010 VALENCIA Estimada amiga:46045 VALENCIA Estimada amiga:

México, 45. 6º A. 08009 BARCELONA Estimada amiga:12034 ALICANTE28090 MADRID Estimado amigo:

Río Tajo, 16 28057 MADRID Estimado amigo:

Mª Ángeles Lázaro Martínez Isaac Peral, 1.Mª del Carmen Castilla Lope de Rueda, 26. 4ºLuisa Martínez LorenzoMar Salvat Gil General Aranda, 98. 4º F. Muy Sra. nuestra:Pedro Álvarez Vicálvaro Manuel Tejada, 45-2ºManuel Sánchez López

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Guarda la carta con el nombre de “textil.odt”.

Ahora vamos a seguir los pasos para imprimir en serie:Desde el menú Herramientas Impresión en serie

En la siguiente ventana activar A partir de este documento //Conexión de fuente de datosFuente de datos existente

Tipo de campoCampos de combinación de correspondenciay seleccionar el nombre de nuestra base de datos “Direcciones textil”Hacer doble clic y nos aparecerá Hoja Si hacemos doble clic dentro nos aparecerán todos los campos que hemos creado en nuestra tabla

Colocamos el cursor en la parte de nuestro documento donde queramos insertar los campos (los datos de las direcciones de nuestros clientes: nombre, dirección, población, saludo) y los insertamos:

El siguiente paso es hacer clic en cerrar, y nos aparecerá la siguiente pantalla con todos los datos de nuestra tabla de clientes con distintas opciones:

Activamos Todos (también podríamos combinar solamente parte de los registros) y en cuanto al destinoArchivo (que es donde vamos a guardar todas nuestras cartas con los datos personalizados de nuestros clientes para enviarlas posteriormente) y activamos la opción Guardar como un documento. Aceptamos y nos pedirá el nombre de nuestro archivo con las cartas personalizadas y dónde queremos guardarlo: Dale el nombre “cartas textil combinadas en serie” y guárdalas en tu carpeta de ejercicios.

Ahora nos quedamos con el documento principal con los campos creados, podemos guardar la carta que contiene los campos con otro nombre (“textil con campos.odt”) o dejar el documento principal sin campos de combinación como lo habíamos creado al principio “textil.odt”.

Por tanto ahora tendremos como mínimo 3 documentos en nuestra carpeta ( 4 si habéis guardado otro con los campos de combinación): La carta; la lista de direcciones o datos y las cartas ya combinadas y personalizadas.

Tanto esta herramienta como la de Combinar correspondencia son muy útiles en la empresa, pues dinamizan y ahorran mucho tiempo a la hora de enviar documentos vía e-mail (entonces nuestros datos deberían contener los correos de nuestros clientes) o vía correo convencional a los distintos miembros de la colectividad de la empresa

PRÁCTICA 2:Ahora vamos a crear etiquetas que contendrán los datos de la base “datos” que

hemos registrado anteriormente. Para ello crearemos el documento en writer como una tabla con las medidas del papel de etiquetas adhesivas que tengamos a nuestra disposición en la empresa:

Crea una tabla con 2 columnas y 5 filas de 5 cm. de alto.

Desde el propio documento Menú Herramientas Imprimir en Serie A partir de este documento y seguimos el mismo camino de la práctica 1 (elegimos la base de datos existente de “direcciones textil” e insertamos igualmente los campos en la posición de la etiqueta que nos convenga y con el formato de caracteres que nos interese:

En un diseño de etiquetas, a no ser que deseemos que se repita una misma etiqueta en toda la página, necesitaremos añadir un campo de “Registro Siguiente” para que cada etiqueta refleje un contacto diferente.

Tras añadir el resto de campos que necesitemos en la etiqueta, activaremos el menú Ver Nombres de Campos para poder examinar los cambios que se producirán y activamos el menú Registro Siguiente tras pulsar “Insertar” en nuestro diseño de etiqueta aparecerá el campo correspondiente, que provocará el salto de registro de una etiqueta a otra.

Con copiar y pegar, copiaremos esos registros en el resto de etiquetas

Le damos a cerrar y nos pedirá qué registros quiero combinar y cómo guardarlos o imprimirlos:

Guárdalo en tu carpeta con el nombre de “etiquetas combinadas.odt”; guarda el documento principal como “etiquetas.odt”