Programa Nacionales de Continuidad

FEMA Región II| Oficina del Caribe Puerto Rico

Reconstitución:Reanudación de servicios luego del COVID-19

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La reconstitución es un concepto que apoya el regreso o retorno de una organización a la normalidad, o incluso a una nueva normalidad, después de un incidente o interrupción de sus servicios. El Programa Nacional de Continuidad (NCP) de FEMA, en apoyo a la Región II y la Oficina del Caribe-PR, pueden ayudarle y a su organización, a tomar decisiones informadas sobre cómo y cuándo su organización puede retornar a su operación normal después de esta pandemia. A través de preguntas que provoquen reflexión, diferentes factores a considerar y algunas ideas sobre cómo lograr ese objetivo mientras protege la integridad de sus funciones esenciales.

Bienvenidos!

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Las fases de Continuidad

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▪ La reconstitución es retornar a las operaciones normales, o a la “nueva normalidad”, y sostenibles

una vez que el liderazgo determina que las operaciones de continuidad pueden cesar.

Esto puede significar el regreso a la facilidad, con el personal y a los horarios originales, o a una nueva instalación.

También puede significar un cambio en cómo se llevaban a cabo las funciones organizacionales.

▪ La planificación para la recuperación de una organización ocurre durante la fase de preparación,

pero el proceso de reconstitución comenzará generalmente cuando ocurra un incidente o poco

después de que el mismo concluya.

▪ Las organizaciones son responsables de:

Proporcionar un plan ejecutable para el retorno a las operaciones normales.

Coordinar y planificar con anticipación las opciones y alternativas de reconstitución, independientemente del tipo de interrupción que cause cualquier emergencia o incidente.

Reconstitución

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▪ Comience desarrollando un plan y aquellos procedimientos necesarios para que su

organización reanude sus operaciones. Es posible que las organizaciones tengan que

considerar un enfoque por etapas para preparar la facilidad y los recursos a los que

se retornaría. Puede ser necesario priorizar las oficinas, las funciones y el personal

que regresa, o trabajar en turnos escalonados.

▪ Comuníquese con sus empleados e infórmeles sobre el proceso de regreso al trabajo.

Considere la posibilidad de proporcionar adiestramientos y orientación en línea a los

empleados antes de su regreso.

▪ Coordine con los asociados, clientes y las partes interesadas. Determine qué métodos

utilizará para informar a sus empleados, clientes y partes interesadas de que se están

reanudando sus operaciones.

Consideraciones sobre la planificación de la reconstitución

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▪ Dirija los impactos físicos/psicológicos en el personal mediante planes de apoyo a los

empleados y las familias y otras medidas de recursos humanos.

▪ Elabore un informe/plan de mejora (“After Action Report”) para tomar notar de las

lecciones aprendidas y buenas prácticas, con el fin de mejorar los planes.

Consideraciones de Planificación, cont.

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• Ausentismo - Los empleados pueden ausentarse porque están enfermos, cuidando a alguien que está enfermo o potencialmente expuesto a alguien que está enfermo. También puede haber empleados que temen regresar a trabajar por miedo a la exposición.

• Cambios en los patrones de comercio - Los consumidores pueden cambiar sus patrones de compra o la demanda de ciertos artículos puede cambiar. Es probable que cambie la forma y el momento en que acceden a su lugar de trabajo, y puede cambiar más de una vez.

• Interrupción de suministros y entregas - Los suministros que necesarios para llevar a cabo sus negocios pueden retrasarse o cancelarse con o sin notificación.

• Referencia: Guía para la preparación de los lugares de trabajo para COVID-19

Cómo el COVID-19 podría afectar la reapertura

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Las Funciones Esenciales son:

✓ Urgentes

✓ Importantes

✓ No pueden retrasarse

✓ Algo único en su organización

▪ ¿Qué son funciones esenciales?

Las Funciones Esenciales son aquellas

actividades críticas que una organización

realiza y que están directamente

relacionadas con el cumplimiento de la

misión de la organización.

Las funciones esenciales son un conjunto

limitado de funciones de la organización

que deben continuarse durante, o

reanudarse rápidamente después de, la

interrupción de las actividades normales.

Priorice sus funciones esenciales

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ReconstituciónInstalaciones ”Facilidades”

Recursos

Comunicaciones

Personas

Implementando la

Reconstitución

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• Lávese las manos con agua y jabón o utilice un desinfectante para manos (“hand sanitizer”), especialmente después de tocar objetos o superficies de uso frecuente.

• Evite tocarse la cara.

• Estornude o tosa en un pañuelo de papel, o en la parte interior del codo.

• Desinfecte los artículos y superficies de uso frecuente tanto como sea posible.

• Considere seriamente la posibilidad de utilizar coberturas para la cara cuando esté en público, y en particular cuando utilice el transporte público.

• LAS PERSONAS QUE SE SIENTEN ENFERMAS DEBEN QUEDARSE EN CASA.

• No vaya al trabajo o a la escuela.

• Contacte y siga los consejos de su proveedor médico.

• Referencia: Reapertura de los Estados Unidos

Directrices sugeridas para los individuos

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▪ Elaborar y aplicar políticas organizacionales apropiadas en relación con:

El distanciamiento social y el equipo de protección

Toma de temperatura

Saneamiento

Uso y desinfección de áreas comunes y de alto tráfico

Viajes de negocios

▪ Monitorear a los empleados para detectar síntomas indicativos. No permita que las personas

sintomáticas vuelvan físicamente al trabajo hasta que un proveedor médico lo autorice.

▪ Desarrollar e implementar políticas y procedimientos para el rastreo de contactos de su

empleomanía después de la prueba COVID+ del empleado.

Directrices sugeridas para los Patronos

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▪ Continuar fomentando el teletrabajo, siempre que sea posible y factible con las

operaciones comerciales.

▪ Si es posible, volver al trabajo por fases.

▪ Cierre áreas comunes (lugares físicos tradicionales) donde es probable que el

personal se reúna e interactúe, o implementar protocolos estrictos de distanciamiento

social.

▪ Reducir al mínimo los viajes de negocios no esenciales y cumplir con las directrices

del CDC relativas al aislamiento después de los viajes.

▪ Considere seriamente la posibilidad de hacer acomodos especiales para el personal

que pertenece a una población vulnerable.

▪ Referencia: Reapertura de los Estados Unidos

Directrices sugeridas para los Patronos, cont.

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▪ ¿Quién es el responsable de los temas de COVID-19 y cómo afectan en nuestro(s) lugar(es) de trabajo?

▪ ¿Son nuestras políticas y procesos de recursos humanos consistentes con las recomendaciones de salud

pública y los estatutos estatales y federales?

▪ ¿Hemos establecido un orden de prioridad de retorno (basado en nuestras funciones esenciales)?

▪ ¿Cómo determinamos el estatus de los empleados y su disponibilidad para regresar?

▪ ¿Cuándo pueden nuestros empleados regresar al trabajo?

▪ ¿Podemos tener todo el personal presente en la instalación?

▪ ¿Qué adiestramiento(s) debe(n) darse antes de la apertura?

▪ ¿Cuáles son nuestros planes si se produce un resurgimiento del virus?

Preguntas Guías para la Planificación - Personas

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▪ ¿Cómo y qué mensajes enviamos o comunicamos a nuestros empleados, accionistas, vendedores y clientes?

▪ ¿Qué consideraciones debemos comunicar a los empleados antes de la reapertura?

▪ ¿Qué deben esperar los empleados cuando regresen al trabajo?

▪ ¿Qué deben esperar las partes interesadas/los clientes cuando reabramos?

▪ ¿Hemos coordinado con los contratistas o proveedores sus planes de reapertura o cómo les afectará nuestra reapertura?

Comunicaciones

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▪ Desarrollar un Plan de Preparación y Respuesta a las Enfermedades Infecciosas.

Implementar medidas básicas de prevención de infecciones

• Promover la higiene personal, el distanciamiento social y el equipo de protección personal

• Rutinariamente limpiar y desinfectar las superficies

▪ Manténgase al tanto de las guías emitidas por las agencias de salud e incorpore

recomendaciones y recursos en los planes.

▪ Determine los niveles de riesgo de exposición para los lugares de trabajo y las tareas

laborales y determine las estrategias de mitigación.

▪ Aumente la ventilación, instale filtros de aire de alta eficiencia, instale barreras físicas o

instale un servicio tipo ventanilla (“drive-through”) con un contacto limitado con el cliente.

▪ Source: Guía para la preparación de los lugares de trabajo para COVID-19

Directrices sugeridas para los Lugares de Trabajo

Agencia Federal para el Manejo de Emergencias 16Agencia Federal para el Manejo de Emergencias

▪ ¿Quién es responsable de asegurar que

nuestras instalaciones cumplan con las

normas de seguridad y salud necesarias

para su reapertura?

▪ ¿Hemos establecido un orden de

prioridad para la apertura de múltiples

instalaciones/locales comerciales?

▪ ¿Hemos identificado los requisitos de

salud y seguridad esbozados por el CDC,

HHS, OSHA, etc. específicos para

nuestra organización con el fin de

reabrir?

▪ ¿Pueden nuestras instalaciones

acomodar cualquier requisito de

distanciamiento social necesario?

▪ ¿Qué evaluaciones de salud y seguridad

deben ocurrir antes de que podamos

volver a entrar en nuestra ubicación

principal?

Instalaciones

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▪ ¿Se podrá realizar reparaciones, actualizaciones o limpiezas en las instalaciones y/o

facilidades mientras están en efecto las medidas de distanciamiento social para

prepararla para su reapertura?

▪ ¿Cómo podemos reducir la exposición de nuestros empleados a COVID-19?

▪ ¿Hemos creado un plan para limpiar y desinfectar nuestros objetos y superficies de

contacto frecuente según los criterios de la EPA para su uso contra COVID-19?

Instalaciones, cont.

Agencia Federal para el Manejo de Emergencias 18Federal Emergency Management Agency

• ¿Hemos determinado qué partes, si las hay, de los estatutos promulgados son aplicables a nuestra organización (por ejemplo, la Ley CARES, etc.)?

• Si se requiere o es necesario para el control de la infección, ¿tenemos los suministros de limpieza y el equipo de protección personal (PPE) necesarios para nuestros empleados (por ejemplo, máscaras, guantes, protectores faciales, etc.)?

• ¿Se han contabilizado los recursos que tenemos a mano y disponibles, y qué recursos son necesarios para reabrir?

• ¿Es nuestra cadena de suministro capaz de dar cabida al apoyo a nuestros requisitos logísticos en preparación para la reapertura?

Recursos / Logística

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▪ Continúe utilizando el teletrabajo y otras flexibilidades de la fuerza de trabajo.

▪ Incorpore medidas de distanciamiento social, entre ellas limitar las capacidades, escalonar los turnos, cerrar las zonas

comunes, rotar los "días de oficina" para las oficinas compartidas y limitar los viajes de negocios no esenciales.

▪ Permita a las personas de alto riesgo/vulnerables una flexibilidad adicional o continuar el aislamiento sin repercusiones.

▪ Adquiera suministros de limpieza, PPE y aplicar políticas o medidas de protección personal (lavado de manos, desinfectante

de manos, etc.) para limitar la propagación del virus y proteger a los empleados y clientes.

▪ Realice cernimientos de salud para controlar el bienestar de los empleados y prevenir nuevas infecciones, y desarrollar o

revisar las políticas de recursos humanos para detallar los procesos para los empleados o familiares enfermos o expuestos

al virus.

▪ Llevar a cabo la limpieza y la desinfección de acuerdo con las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de

Enfermedades (CDC) y la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA).

Conclusión

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▪ Opening Up America Again

▪ Center for Disease Control: Cleaning and Disinfection for Community Facilities

▪ Occupational Safety and Health Administration COVID-19 Information

▪ U.S. Office of Personnel Management Coronavirus Guidance

▪ U.S. Department of Education COVID-19 Information

▪ U.S. Department of Transportation Coronavirus Resources

▪ Cybersecurity & Infrastructure Security Agency Coronavirus Resources

▪ U.S. Small Business Administration Disaster Assistance in Response to the Coronavirus

▪ FEMA Continuity Resource Toolkit

Recursos adicionales

¿Preguntas?

FEMA Continuity Guidance Circular

Jose.marchandparnell@fema.dhs.gov