recomendaciones gestión y conservación correo...

Propuesta de Recomendaciones para la Gestioacuten y Conservacioacuten del Correo

Electroacutenico en las Universidades Espantildeolas

Grupo de Trabajo de Documentos Electroacutenicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Espantildeolas

Grupo de Trabajo de Documentos Electroacutenicos

IacuteNDICE

1 Introduccioacuten 3

2 Estatus y problemaacutetica del correo electroacutenico 4

Punto de vista organizativo 6

Punto de vista legal 8

Punto de vista teacutecnico 13

3 Asignacioacuten de responsabilidades 17

Las autoridades acadeacutemicas 17

Los archiveros y gestores de documentos 18

Los servicios de informaacutetica y comunicaciones 19

Los usuarios finales 21

ANEXO I 22

ANEXO II BIBLIOGRAFIacuteA 29

Artiacuteculos recursos en liacutenea y monografiacuteas 29

Normas ISO 30

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1 Introduccioacuten

El correo electroacutenico es hoy por hoy la aplicacioacuten maacutes utilizada de la World Wide Web Constituye una herramienta de comunicacioacuten accesible a usuarios de todos los niveles que permite el intercambio de mensajes electroacutenicos entre personas distantes en el espacio y en el tiempo Las ventajas del correo electroacutenico sobre otras herramientas de comunicacioacuten son varias rapidez permanencia y escaso o nulo coste de distribucioacuten fundamentalmente ademaacutes de la posibilidad de adjuntar a los mensajes otra informacioacuten sonora y visual e incluso enlaces a recursos web Esto ha convertido al correo electroacutenico no soacutelo en la forma de comunicacioacuten maacutes habitual entre instituciones sino tambieacuten en el medio de comunicacioacuten maacutes utilizado entre departamentos o unidades de la misma organizacioacuten El correo electroacutenico tiene sin embargo una peculiaridad su potencial permanencia lo situacutea a medio camino entre el caraacutecter efiacutemero de las telecomunicaciones y la constancia de los documentos escritos lo que ha provocado que a menudo se consideren los mensajes de correo como una herramienta de uso personal y no como parte de la informacioacuten corporativa Para evitar esto y determinar su estatus dentro de la organizacioacuten instituciones de todo el mundo incluidas universitarias han publicado recomendaciones de uso del correo electroacutenico en consonancia con sus contextos legales y administrativos y coherentes con sus proyectos de implantacioacuten de administracioacuten electroacutenica asiacute como con sus poliacuteticas de gestioacuten y conservacioacuten de documentos digitales Este tipo de recomendaciones ayudan al personal a gestionar el correo de forma apropiada consistente y eficaz reducen el riesgo de peacuterdidas de informacioacuten y previenen al usuario con respecto a sus derechos (fundamentalmente su derecho de acceso y de proteccioacuten de la intimidadinviolabilidad de la correspondencia) y obligaciones (gestioacuten de los correos como parte de la documentacioacuten producida por la entidad) Mediante un adecuado uso del correo se evitan inconsistencias en la documentacioacuten desfases vaciacuteos y duplicaciones innecesarias Por otro lado la ausencia de una poliacutetica institucional de praacutecticas de creacioacuten y gestioacuten perpetuacutea la percepcioacuten de que el correo electroacutenico es una cuestioacuten individual El establecimiento de recomendaciones y guiacuteas de buenas praacutecticas no soacutelo conciencia de que el correo electroacutenico es una herramienta de trabajo sino que ayuda a crear mensajes maacutes consistentes Aunque muchas instituciones cuentan con unas recomendaciones relativas al uso y gestioacuten del correo electroacutenico que incluyen poliacutetica de uso y privacidad son pocas todaviacutea las que han desarrollado poliacuteticas corporativas adecuadas de organizacioacuten y conservacioacuten La mayoriacutea de las organizaciones se limitan a realizar copias de los correos (back ups) en los propios servidores proceso que no cumple con las condiciones miacutenimas que permitan el acceso a esta documentacioacuten a medio o largo

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plazo quedando muchas veces la decisioacuten de su conservacioacuten o eliminacioacuten en manos de los usuarios finales El objetivo de este trabajo es el establecimiento de unas liacuteneas baacutesicas que ayuden a las instituciones universitarias a disentildear sus propias poliacuteticas de gestioacuten y conservacioacuten del correo electroacutenico Este tema ya fue abordado por el grupo de trabajo de documentos electroacutenicos de la CAU en el documento ldquoLa Gestioacuten de los Documentos Electroacutenicos Recomendaciones y Buenas Praacutecticas para las Universidadesrdquo pero se ha considerado oportuno volver a hacer hincapieacute sobre la cuestioacuten especialmente desde la perspectiva de su vinculacioacuten con la implantacioacuten de la administracioacuten electroacutenica en los centros de ensentildeanza superior teniendo en cuenta las implicaciones administrativas legales y teacutecnicas 2 Estatus y problemaacutetica del correo electroacutenico

Antes de abordar la cuestioacuten del estatus documental del correo electroacutenico y la problemaacutetica de su gestioacuten y conservacioacuten resulta conveniente hacer algunas aclaraciones conceptuales El teacutermino ldquocorreo electroacutenicordquo engloba al menos tres distintas acepciones1 ‐ es un medio de comunicacioacuten y de transmisioacuten de informacioacuten ‐ es una herramienta que permite la transmisioacuten de ficheros desde una direccioacuten

virtual a traveacutes de redes telemaacuteticas y su recepcioacuten en otra u otras direcciones de forma tal que sea legible en la pantalla del receptor2 Un sistema de correo electroacutenico incluye los programas las redes y los ordenadores (servidores y ordenadores personales) que posibilitan el intercambio de informacioacuten en forma de ficheros Este intercambio de informacioacuten comienza con la composicioacuten misma del mensaje Cuando los campos de la cabecera (asunto y destinatario) se completan y el usuario enviacutea el correo esta informacioacuten se convierte en un fichero de formato normalizado especificado en la Request for Comments 2822 (RFC 2822) Internet Message Format3 Utilizando una conexioacuten de red la aplicacioacuten cliente (Mail User Agent) conecta con un agente de transporte (Mail Transfer Agent) que opera en el servidor de correo al que proporciona la identidad del emisor A partir de este momento la entrega del correo estaacute bajo el control del servidor Utilizando los servicios del sistema de nombre de dominio (Domain Name System) el servidor determina el servidor o los servidores de correo del destinatario o de los destinatarios Si los buzones del emisor y el receptor estaacuten en el mismo servidor el mensaje se entrega utilizando un agente local de entrega (Local Delivery Agent) si estaacuten en servidores diferentes el proceso de enviacuteo se repite de un agente de transporte a otro hasta que llega al buzoacuten del destinatario4

1 BANUacuteS GIMEacuteNEZ Teresa y CORTEacuteS LONGARES Marta El Correu Electrogravenic un Problema a Resoldre En Lligall n25 (2003) 2 Pueden proporcionar una serie de caracteriacutesticas antildeadidas incluidas interfaces graacuteficas de usuario herramientas avanzadas de edicioacuten y gestioacuten de documentos servicios de transmisioacuten segura directorios de usuarios autenticacioacuten de mensajes confirmacioacuten de entrega (acuse de recibo o de depoacutesito) yo de lectura (acuse de lectura) 3 La RFC 2822 proporciona un estaacutendar de transmisioacuten de mensajes de texto pero no es aplicable a mensajes que incorporan adjuntos Utilizando la cabecera del mensaje las especificaciones MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions3) permiten la descripcioacuten de la estructura de cualquier tipo de fichero (imaacutegenes ficheros de audio archivos multimedia programas ejecutableshellip) 4 Los estaacutendares de transporte se establecieron para garantizar la integridad y la interoperabilidad entre distintos programas de correo En el escenario maacutes sencillo un mensaje es enviado de un usuario local a otro y el agente local es el responsable de su depoacutesito en el buzoacuten del receptor En el caso de receptores externos se necesitan agentes de transporte para enviar el mensaje que en ocasiones dependiendo de los

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‐ tambieacuten es el propio mensaje transmitido de un ordenador a otro mediante un

programa de correo electroacutenico Independiente de la aplicacioacuten utilizada para generarlos los mensajes de correo se componen de dos elementos baacutesicos la cabecera y el cuerpo del mensaje En el nivel maacutes baacutesico la cabecera contiene informacioacuten esencial sobre el mensaje (fecha emisor receptor ruta de entrega asunto e informacioacuten sobre el formato) mientras que el cuerpo del mensaje incluye el contenido del mismo La cabecera contiene informacioacuten sobre el remitente el destinatario el asunto tratado o la fecha del enviacuteo El cuerpo es el texto que el usuario teclea en el mensaje que puede ser desde un texto sencillo en coacutedigo ASCII hasta texto enriquecido A estos dos componentes baacutesicos puede antildeadirse un tercero ficheros adjuntos y metadatos sobre estos ficheros Los adjuntos pueden incluir cualquier tipo de archivo desde un documento de texto hasta imaacutegenes ficheros multimedia programas ejecutables o enlaces a paacuteginas web5

Asiacute pues como cualquier otro documento digital un mensaje de correo consiste en un conjunto de hardware software y ficheros de informacioacuten En el caso del correo estos elementos se combinan entre siacute de forma tal que pueden ser legibles por el emisor y el destinatario en el monitor de sus ordenadores La norma ISO 15489 define ldquodocumentordquo como ldquocualquier informacioacuten creada recibida y mantenida como evidencia e informacioacuten por una organizacioacuten o persona en la consecucioacuten de sus obligaciones normativas o en las transacciones comercialesrdquo Veamos en queacute medida los mensajes de correo pueden considerarse documentos siguiendo esta definicioacuten ‐ los mensajes de correo son ldquoinformacioacuten creada o recibida por una organizacioacuten o

personardquo Teniendo en cuenta este aspecto los mensajes de correo electroacutenico podriacutean tener el estatus de ldquodocumentordquo

‐ ldquomantenida como evidenciardquo la fiabilidad del proceso o del sistema empleado para

producir los documentos y no la tecnologiacutea utilizada es lo que determina la evidencia de los mismos Las propias organizaciones han de establecer las condiciones de autenticidad que eleven el mensaje de correo a evidencia Para ello tienen que mantener el contenido la estructura y el contexto en que fueron generados

‐ ldquoen la consecucioacuten de sus obligaciones normativas o en las transacciones

comercialesrdquo cualquier mensaje de correo electroacutenico que se utilice como apoyo en un procedimiento dentro de una organizacioacuten podriacutea ser considerado ldquodocumentordquo (las poliacuteticas de gestioacuten de los correos electroacutenicos deberiacutean establecer queacute correos electroacutenicos son documentos dentro de la organizacioacuten y cuaacuteles no)

El estatus del correo electroacutenico ha sido ampliamente debatido en Estados Unidos durante toda la deacutecada de los noventa Tanto es asiacute que algunos autores lo han

tipos de sistema implicados pueden soportar distintas implementaciones de un mismo mensaje usando distintos protocolos El maacutes comuacuten de estos protocolos es el Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) que es el estaacutendar para enviar mensajes a traveacutes de la red Internet Una vez que el mensaje es recibido en el servidor del destinatario el usuario puede acceder a su buzoacuten a traveacutes de distintos meacutetodos siendo el maacutes comuacuten el acceso directo Para evitar los riesgos que este acceso suponiacutea se desarrollaron los protocolos Post Office Protocol (POP) y Internet Message Access Protocol (IMAP) 5 Estos tres significados del teacutermino no se dan de forma aislada sino entremezclada y en ocasiones simultaacutenea Soacutelo haremos la distincioacuten entre ellos cuando consideremos que puede darse lugar a confusioacuten

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calificado de ldquoagujero negrordquo6 de las poliacuteticas de gestioacuten documental Para intentar aclarar esta cuestioacuten la abordaremos desde tres puntos de vista organizativo legal y teacutecnico

Punto de vista organizativo Desde el punto de vista organizativo la utilizacioacuten del correo electroacutenico ha contribuido sin duda a agilizar el intercambio de informacioacuten en las instituciones asiacute como a facilitar el contacto entre los trabajadores y entre eacutestos y los usuarios finales de sus servicios El entorno acadeacutemico es un buen ejemplo de ello pues el correo electroacutenico se ha convertido en el medio maacutes habitual de comunicacioacuten entre los distintos colectivos universitarios pero sobre todo constituye una herramienta fundamental de contacto entre profesores y alumnos tanto en la formacioacuten a distancia como en la presencial Sin embargo como se ha sentildealado en la introduccioacuten la propia indefinicioacuten del correo electroacutenico y su naturaleza a medio camino entre el medio de comunicacioacuten efiacutemero y la herramienta susceptible de generar documentos de caraacutecter maacutes o menos permanente constituye un primer obstaacuteculo para su gestioacuten y control Una indefinicioacuten que afecta tanto a la utilizacioacuten de la herramienta como a los mensajes de correo generados por ella y a la que se antildeade el uso privado que se hace a menudo de la misma En la mayoriacutea de las organizaciones se recibe y enviacutea un gran volumen de correos que incluyen mensajes publicitarios no solicitados (spam) bromas con amigos familiares y compantildeeros intercambio de ficheros de todo tipo mensajes automaacuteticos de confirmacioacuten mensajes de foros de debatehellip En definitiva el correo electroacutenico es utilizado en muchos casos como un medio de comunicacioacuten de caraacutecter privado Esto conlleva varios problemas desde una perspectiva institucional el tiempo invertido por el trabajador para atender asuntos personales el empleo de los equipos de la institucioacuten o la vulnerabilidad de la seguridad de las comunicaciones Ademaacutes la ausencia de unas recomendaciones sobre el uso del correo provoca que muchos correos profesionales tengan el mismo aspecto y esteacuten redactados en el mismo tono que los personales Los usuarios no se detienen a considerar que muchos de los correos que emiten diariamente en el desarrollo de sus tareas contienen imprecisiones o expresiones incorrectas que pueden dantildear seriamente la imagen corporativa Ademaacutes amparados por una falsa ilusioacuten de privacidad e intimidad los trabajadores pueden verse envueltos en conflictos con la propia universidadinstitucioacuten o con sus colegas ya que aunque la mayoriacutea de los paiacuteses recogen en sus legislaciones la privacidad de las comunicaciones como un derecho fundamental este derecho puede verse amenazado por la titularidad de la herramienta utilizada para el enviacuteo y la recepcioacuten de los mensajes7

6 Sutton Michael JD Document Management for the Enterprise Principles Techniques and Applications (New York John Wiley amp Sons Inc 1996) p 100 Citado por Wallace David Recordkeeping and Electronic Mail Policy The State of Thought and the State of the Practice (consultado el 5 de abril de 2010) 7 Considerado como un medio de comunicacioacuten entre individuos el correo electroacutenico como el postal se encuentra protegido por el artiacuteculo 183 de la Constitucioacuten Espantildeola de 1978 que establece la inviolabilidad de las comunicaciones lo que ha desatado una poleacutemica en torno a la legalidad de la interceptacioacuten del correo y la propiedad de los mensajes que se transmiten por este medio de comunicacioacuten en el aacutembito laboral Algunos juristas proponen una nueva interpretacioacuten de la ley en le medida que consideran que el titular de la cuenta no es el duentildeo de la misma sino la propia institucioacuten que se la asigna al funcionario o trabajador para su uso y administracioacuten en nombre del cargo que desempentildea y para fines estrictamente laborales Un intento de solucioacuten a este problema ha sido el establecimiento de dos cuentas de correo correo institucional y privado

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La consideracioacuten del correo electroacutenico como un medio de comunicacioacuten personal ha provocado tambieacuten que la organizacioacuten y el archivado de este tipo de ficheros electroacutenicos quede al criterio de los usuarios Incluso las organizaciones que han establecido unas normas para la utilizacioacuten de esta herramienta han dejado a un lado la clasificacioacuten y el archivo de los ficheros generados por la misma asiacute como las recomendaciones relativas a la eliminacioacuten de la informacioacuten almacenada en las carpetas personales o la gestioacuten de cuentas de correo en caso de cambio en el puesto de trabajo (con la consiguiente peacuterdida de informacioacuten para las decisiones administrativas) Los usuarios son en muchos casos los uacutenicos responsables de la conservacioacuten de los mensajes enviados al no existir una poliacutetica institucional que establezca condiciones y plazos de conservacioacuten La falta de conciencia de los gestores tambieacuten ha supuesto que el correo no se trate como un instrumento susceptible de generar documentos electroacutenicos iacutentegros y auteacutenticos y de ahiacute que exista una cierta desconfianza en los usuarios A pesar de que muchos mensajes de correo encajan perfectamente en la definicioacuten que de ldquodocumentordquo establece la norma ISO 15489 a menudo no se incluyen en las poliacuteticas institucionales de gestioacuten de documentos y en consecuencia no se fijan normas para su clasificacioacuten ni se dictan plazos para su conservacioacuten Tampoco se estudian los requisitos teacutecnicos para su conservacioacuten futura ni las estrategias a seguir para ella ni se disentildean procedimientos de recuperacioacuten de datos en caso de cataacutestrofe (disaster recovery plan) La falta de control y consiguiente peacuterdida informacioacuten puede traer consecuencias legales econoacutemicas (la ocupacioacuten de espacio en los servidores) y de imagen (peacuterdida de credibilidad falta de transparencia o deterioro en la provisioacuten de servicios a los usuarios) inmediatas para nuestras instituciones Ademaacutes a medio y largo plazo podriacutea verse seriamente afectada la conservacioacuten de correspondencia de figuras notables dentro del panorama cientiacutefico y gran parte incluso de la herencia cultural (las listas de distribucioacuten soportadas por las universidades y destinadas a la actividad docente e investigadora seriacutean un buen ejemplo de esto8)

Por tanto estaacute claro que para conseguir una gestioacuten eficaz en nuestras universidades para mejorar la rendicioacuten de cuentas el correo electroacutenico debe formar parte de la estrategia corporativa de informacioacuten y gestioacuten documental de manera que todas las transacciones queden perfectamente documentadas independientemente del medio de comunicacioacuten que se utilice9 Para ello los mensajes electroacutenicos han de conservar su contenido su estructura y el contexto en el que fueron creados de forma tal que no puedan ser alterados o manipulados En definitiva es necesario tomar medidas para garantizar su autenticidad Esto implica tambieacuten una correcta gestioacuten de la seleccioacuten y el expurgo de los documentos que permita el aprovechamiento eficaz y eficiente de los recursos informaacuteticos (hardware y software) al servicio de las organizaciones

8 La importancia de la comunicacioacuten informal creada en formatos digitales dentro del entorno cientiacutefico es tratada en Lukesh Susan E-mail and Potencial Loss to Future Archives and Scholarship or the Dog that Didnrsquot Bark httphofprintshofstraedu1301Lukesh2C_Susan_S_(1999)_E-mail_and_Potential_Loss_to_Future_Archives_and_Scholarship_or_The_Dog_that_Didn27t_Bark_FirstMonday_4(9)htm (consultado el 5 de abril de 2010) 9 La propia complejidad de los sistemas de correo (multiplicidad de tipos de ficheros que pueden adjuntarse software y hardware diferentes en los ordenadores emisores y receptores transmisioacuten entre los servidores a traveacutes de redes telemaacuteticashellip) ha convertido al correo electroacutenico en un auteacutentico percutor de las poliacuteticas de gestioacuten y conservacioacuten de los documentos digitales en muchas organizaciones

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Las mejores praacutecticas para la conservacioacuten del correo electroacutenico todaviacutea no han llegado a un consenso sobre coacutemo conseguir este objetivo Sin embargo la mayoriacutea coincide en que las actividades de organizacioacuten las actividades culturales y los avances teacutecnicos forman las tres aacutereas de impacto del eacutexito general de cualquier enfoque de conservacioacuten del correo electroacutenico

Punto de vista legal

La mayoriacutea de los paiacuteses de nuestro entorno han desarrollado en sus derechos administrativos el principio de documentacioacuten de la actividad de los distintos organismos puacuteblicos y cuentan con normativa concerniente a las condiciones de conservacioacuten de la documentacioacuten producida por dichos organismos asiacute como a los procedimientos a seguir en la destruccioacuten de la misma Muchas de estas normas se ocupan tambieacuten de regular el acceso de los ciudadanos a los documentos de titularidad puacuteblica fijando las condiciones y los liacutemites de este derecho Sin embargo la doble naturaleza del correo que hemos visto en el apartado anterior (la consideracioacuten del correo electroacutenico como un medio de comunicacioacuten y como parte del sistema de informacioacuten de la organizacioacuten) lo convierte en una herramienta protegida por el derecho a la privacidad contemplado en la Carta Magna europea y en la mayoriacutea de las legislaciones nacionales de nuestro entorno Con vistas a preservar este derecho en el nuevo contexto de la sociedad de la informacioacuten se han ido desarrollando en los uacuteltimos antildeos normas relativas al tratamiento de ficheros digitales y a la proteccioacuten de datos personales que regulan las condiciones de seguridad de estos datos en los entornos automatizados10 y que afectan tambieacuten al tema que nos ocupa puesto que el correo electroacutenico se considera un conjunto de datos del usuario El establecimiento de poliacuteticas claras de gestioacuten acceso y conservacioacuten de los mensajes de correo dentro de las organizaciones puede ayudar a evitar conflictos legales que supongan peacuterdidas econoacutemicas y deterioro de imagen En Estados Unidos la poleacutemica en torno al estatus legal de los mensajes de correo producidos por la oficina presidencial se ha prolongado durante maacutes de una deacutecada y ha llegado incluso a los tribunales de justicia11 que han tenido que pronunciarse sobre el tema dando lugar a una poliacutetica de gestioacuten del correo electroacutenico a nivel federal que engloba desde la produccioacuten de los mensajes hasta su destino final (General Retention Schedule 20)

La legislacioacuten de los paiacuteses integrantes de la Unioacuten Europea no menciona el estatus del correo electroacutenico como documento puacuteblico aunque el derecho de acceso de los ciudadanos a la documentacioacuten administrativa recogida en la mayoriacutea de sus ordenamientos juriacutedicos determina la exigencia de una gestioacuten y conservacioacuten adecuadas de esta informacioacuten12

10 No entramos aquiacute en esta poleacutemica aunque nos parece importante mencionarla para el objetivo de nuestro trabajo Maacutes informacioacuten en Digital Preservation Testbed From digital volatility to digital permanence [en liacutenea] Preserving email httpwwwdigitaleduurzaamheidnlbibliotheekdocsvolatility-permanence-email-enpdf [Consulta 2 marzo 2010] 11 En 1989 el periodista Scott Armstrong demandoacute a la oficina presidencial por el borrado de los correos electroacutenicos del gobierno de Ronald Reagan La poleacutemica ha sido recogida por Wallace en el artiacuteculo citado La Federal Records Act obligaba a los funcionarios puacuteblicos a imprimir los mensajes de correo que pudieran considerarse documentos Posteriormente se decidioacute borrar la versioacuten electroacutenica de los correos sin el consentimiento previo del NARA 12 Tampoco se recoge expliacutecitamente en la Directiva 10492001 relativa al acceso del puacuteblico a los documentos del Consejo

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‐ Directiva 199993CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comuacuten para la firma electroacutenica Establece el marco juriacutedico europeo de la firma electroacutenica y de algunos servicios de certificacioacuten con el fin de facilitar la utilizacioacuten de la firma electroacutenica y de contribuir a su reconocimiento juriacutedico en los Estados miembros

‐ Directiva 9546CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 24 de octubre de 1995 relativa a la proteccioacuten de las personas fiacutesicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacioacuten de estos datos Constituye el texto de referencia a escala europea en materia de proteccioacuten de datos personales Crea un marco regulador destinado a establecer un equilibrio la proteccioacuten de la vida privada de las personas y la libre circulacioacuten de datos personales dentro de la Unioacuten Europea La Directiva fija liacutemites estrictos para la recogida y utilizacioacuten de los datos personales y solicita la creacioacuten en cada Estado miembro de un organismo nacional independiente encargado de la proteccioacuten de los mencionados datos

‐ Directiva 200258CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de julio de 2002 relativa al tratamiento de los datos personales y a la proteccioacuten de la intimidad en el sector de las comunicaciones electroacutenicas Nuestro paiacutes no cuenta con normas que traten de forma sistemaacutetica el tema de la validez gestioacuten y conservacioacuten de los mensajes de correo electroacutenico ni de su estatus como documento administrativo La legislacioacuten que le afecta maacutes directamente se integra en el desarrollo de normas de procedimiento administrativo y de la aplicacioacuten de las nuevas tecnologiacuteas a dicho procedimiento (administracioacuten electroacutenica13) En liacuteneas generales podemos afirmar que la normativa espantildeola considera el correo electroacutenico como una herramienta susceptible de generar y transmitir documentos electroacutenicos con validez juriacutedica plena y establece los requisitos miacutenimos que seriacutean exigibles para ello14

‐ Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las administraciones puacuteblicas y de procedimiento administrativo comuacuten En el artiacuteculo 45 se establece que la Administracioacuten impulsaraacute la utilizacioacuten de los medios teacutecnicos oportunos para el ejercicio de su actividad Tambieacuten contempla la posibilidad de ofrecer a los administrados la utilizacioacuten de medios electroacutenicos informaacuteticos y telemaacuteticos para relacionarse con la misma asiacute como la capacidad de generar documentos vaacutelidos en soportes informaacuteticos siempre que quede garantizada su autenticidad integridad y conservacioacuten Dispone ademaacutes que los programas y aplicaciones informaacuteticas que se vayan a utilizar por las Administraciones en el ejercicio de sus potestades habraacuten de ser aprobados previamente por el oacutergano competente

‐ Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de Proteccioacuten de Datos de Caraacutecter Personal La Ley regula el tratamiento de los datos personales las libertades puacuteblicas y los derechos fundamentales de las personas fiacutesicas y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar Ademaacutes de constituir un medio de comunicacioacuten el correo electroacutenico se considera un conjunto de datos del usuario y como tal su manipulacioacuten se encuentra supeditada a las normas relativas a la proteccioacuten de datos personales

13 Incluimos aquiacute las normas relativas a seguridad e interoperabilidad de las transacciones telemaacuteticas en el aacutembito del desarrollo del comercio y la administracioacuten electroacutenicos 14En nuestro entorno de entidades administrativas reguladas por el derecho puacuteblico (Ley de Procedimiento Administrativo) para que un documento sea considerado un documento administrativo con plena validez juriacutedica tiene que ser ldquovaacutelidamente emitidordquo

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pues los datos obtenidos a traveacutes de una cuenta de correo pueden proporcionar el perfil de un usuario quedando vulnerada con ello su intimidad

‐ Real Decreto 2631996 de 16 de febrero por el que se regula la utilizacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas por la Administracioacuten General del Estado El Real Decreto desarrolla el artiacuteculo 45 de la Ley de Procedimiento Administrativo en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado Se centra en la utilizacioacuten de teacutecnicas electroacutenicas informaacuteticas y telemaacuteticas por parte de la Administracioacuten y establece los requisitos miacutenimos que han de cumplir los nuevos soportes medios y aplicaciones El artiacuteculo 5 contempla la comunicacioacuten a traveacutes de los medios informaacuteticos entre las distintas entidades de la Administracioacuten General y entre eacutestas y cualquier persona fiacutesica o juriacutedica Establece la posibilidad de utilizar programas y aplicaciones sin aprobacioacuten previa para tratamientos de informacioacuten dentro de procedimientos que no supongan decisiones administrativas El artiacuteculo 6 afirma que los documentos producidos por medios electroacutenicos seraacuten vaacutelidos siempre que quede acreditada su integridad conservacioacuten y la identidad del autor asiacute como la autenticidad de su voluntad mediante la constancia de coacutedigos u otros sistemas de identificacioacuten

‐ Ley 342002 de 11 de julio de servicios de la sociedad de la informacioacuten Su Disposicioacuten Adicional Sexta ordena profundizar en la implantacioacuten del gobierno y la administracioacuten electroacutenica incrementando el nivel de participacioacuten ciudadana y mejorando la eficiencia de las Administraciones puacuteblicas

‐ Real Decreto 2092003 de 21 de febrero por el que se regulan los registros y las notificaciones telemaacuteticas asiacute como la utilizacioacuten de medios telemaacuteticos para la sustitucioacuten de la aportacioacuten de certificados por los ciudadanos El Real Decreto regula en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado las notificaciones y los registros telemaacuteticos Modifica parcialmente el Real Decreto 2631996 y especifica los teacuterminos en que han de habilitarse los sistemas de notificacioacuten telemaacutetica a los interesados En su Artiacuteculo 12 contempla la necesidad de que todos los interesados que manifiesten su voluntad de ser notificados por medios telemaacuteticos dispongan de una direccioacuten electroacutenica habilitada para ello y establece los requerimientos de la misma Tambieacuten considera la sustitucioacuten de certificados en soporte papel por certificados digitales o por transmisiones de datos y regula las condiciones de creacioacuten de registros telemaacuteticos asiacute como sus funciones y requisitos de funcionamiento

‐ Ley 592003 de 19 de diciembre de firma electroacutenica

Regula la firma electroacutenica su eficacia juriacutedica y la prestacioacuten de los servicios de certificacioacuten que la avalan Como se afirma en la exposicioacuten de motivos la Ley pretende generalizar la confianza de los ciudadanos con respecto a las comunicaciones telemaacuteticas y favorecer asiacute el desarrollo de la Administracioacuten y el comercio electroacutenicos La Ley equipara la firma electroacutenica reconocida a la firma manuscrita y establece la equivalencia en valor y eficacia entre documentos en papel y documentos electroacutenicos autenticados con la firma digital La firma electroacutenica ldquoconstituye un instrumento capaz de permitir una comprobacioacuten de la procedencia y de la integridad de los mensajes intercambiados a traveacutes de redes de telecomunicacionesrdquo

‐ Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los Servicios Puacuteblicos La Ley transforma la posibilidad de relacionarse con las administraciones puacuteblicas a traveacutes de medios electroacutenicos recogida en la Ley de Procedimiento Administrativo en un derecho de los ciudadanos Regula las comunicaciones electroacutenicas de los ciudadanos con las Administraciones y de eacutestas entre siacute En el artiacuteculo 27 del capiacutetulo III

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ldquoComunicaciones electroacutenicasrdquo se establece que el ciudadano puede elegir la manera de comunicarse con la Administracioacuten y los teacuterminos en que lo haraacute a traveacutes de las redes telemaacuteticas El capiacutetulo IV ldquoDe los documentos y de los archivos electroacutenicosrdquo establece las condiciones baacutesicas de la emisioacuten vaacutelida de documentos administrativos electroacutenicos contemplada en la Ley de Procedimiento Administrativo asiacute como los requisitos para su conservacioacuten

- Ley 252007 de 18 de octubre de conservacioacuten de datos relativos a las comunicaciones electroacutenicas y a las redes puacuteblicas de comunicaciones La finalidad de esta ley es muy concreta poder identificar personas juriacutedicas y fiacutesicas en el caso de investigacioacuten de delitos Aunque se centra en la telefoniacutea fija y moacutevil tambieacuten incluye el correo electroacutenico Establece la obligatoriedad de conservar los datos de identificacioacuten de los usuarios de correo electroacutenico asiacute como la fecha hora y duracioacuten de la comunicacioacuten El periacuteodo obligatorio de conservacioacuten seraacute de 12 meses pudiendo en determinados casos ampliarse hasta un maacuteximo de 2 antildeos Soacutelo los agentes facultados para la investigacioacuten de delitos podraacuten acceder a estos datos

‐ Real Decreto 17202007 de 21 de diciembre por el que se desarrolla la Ley Orgaacutenica 151999 de 13 de diciembre de proteccioacuten de datos de caraacutecter personal El Decreto modifica y ampliacutea las medidas y niveles de seguridad recogidos en la Ley 151999 y establece la necesidad de documentar la seguridad del fichero por parte del responsable del mismo Ademaacutes refuerza la informacioacuten y obtencioacuten de consentimiento de los interesados en la recogida de datos personales y establece los requisitos para las transferencias internacionales de datos en funcioacuten del paiacutes de destino y su nivel de proteccioacuten

‐ Real Decreto 16712009 de 6 de noviembre por el que se desarrolla parcialmente

la Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los Servicios Puacuteblicos Desarrolla la Ley 112007 en el aacutembito de la Administracioacuten General del Estado haciendo especial hincapieacute en la regulacioacuten de la sede la firma el registro y el archivo electroacutenicos El Tiacutetulo V ldquoDe las comunicaciones y las notificacionesrdquo recoge las condiciones en que se realizaraacuten las comunicaciones y notificaciones por viacutea telemaacutetica - Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica Este Real Decreto tiene como finalidad crear las condiciones necesarias que garanticen la seguridad de los sistemas de los datos de las comunicaciones y de los servicios que permitan a los ciudadanos el ejercicio de derechos y cumplimiento de deberes a traveacutes de los medios electroacutenicos tal y como se establece en la Ley 112007 Dispone una serie de principios baacutesicos y requisitos miacutenimos para desarrollar una poliacutetica de seguridad en los medios electroacutenicos que permita la proteccioacuten de la informacioacuten En el Anexo I se establecen las diferentes categoriacuteas en cuanto a nivel de proteccioacuten de los sistemas de informacioacuten El Anexo II recoge las medidas de seguridad de dichos sistemas la seleccioacuten de las mismas su marco organizativo su marco operacional los medios de proteccioacuten de cada elemento del sistema (instalaciones e infraestructuras recursos humanos equipos redes soportes aplicaciones asiacute como de la propia informacioacuten y de los servicios) su desarrollo y su interpretacioacuten El punto 58 dedicado a la proteccioacuten de los servicios hace referencia expliacutecita al del correo electroacutenico

ldquoEl correo electroacutenico se protegeraacute frente a las amenazas que le son propias actuando del siguiente modo

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a) La informacioacuten distribuida por medio de correo electroacutenico se protegeraacute tanto en el cuerpo de los mensajes como en los anexos b) Se protegeraacute la informacioacuten de encaminamiento de mensajes y establecimiento de conexiones c) Se protegeraacute a la organizacioacuten frente a problemas que se materializan por medio del correo electroacutenico en concreto

1ordm Correo no solicitado en su expresioacuten inglesa laquospamraquo 2ordm Programas dantildeinos constituidos por virus gusanos troyanos espiacuteas u otros de naturaleza anaacuteloga 3ordm Coacutedigo moacutevil de tipo laquoappletraquo

d) Se estableceraacuten normas de uso del correo electroacutenico por parte del personal determinado Estas normas de uso contendraacuten

1ordm Limitaciones al uso como soporte de comunicaciones privadas 2ordm Actividades de concienciacioacuten y formacioacuten relativas al uso del correo electroacutenicordquo

‐ Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica Establece los criterios y las recomendaciones que garanticen la interoperabilidad entre las Administraciones Publicas y entre eacutestas y los ciudadanos permitiendo el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a traveacutes del acceso electroacutenico a los servicios puacuteblicos Este Real Decreto trata la interoperabilidad de los sistemas de informacioacuten y de los procedimientos soportados por aqueacutellos de forma global abordaacutendola en sus dimensiones organizativa semaacutentica y teacutecnica Tambieacuten atiende a la conservacioacuten de la informacioacuten seguacuten lo establecido en la Ley 112007 como manifestacioacuten de la interoperabilidad a lo largo del tiempo lo que afecta de forma singular al documento electroacutenico al que se dedica el Capiacutetulo X ldquoRecuperacioacuten y Conservacioacuten del Documento Electroacutenicordquo De la consideracioacuten o no de los mensajes de correo electroacutenico como ldquodocumentos administrativos electroacutenicosrdquo y en consecuencia de su titularidad puacuteblica se derivaraacute la aplicacioacuten de la legislacioacuten relativa a la conservacioacuten y acceso La revisioacuten de estas normas permite extraer algunas conclusiones ‐ el correo electroacutenico como aplicacioacuten telemaacutetica de enviacuteo y recepcioacuten de ficheros

informaacuteticos estaacute llamada a jugar un papel protagonista en cualquier proyecto de administracioacuten electroacutenica Las distintas administraciones tendraacuten que establecer las condiciones de seguridad e interoperabilidad necesarias para su correcto funcionamiento

‐ como ha sucedido con otros medios de comunicacioacuten y otros soportes el valor

evidencial de correo electroacutenico es algo que tendraacute que establecerse con la praacutectica15

‐ en funcioacuten de ese valor habraacute que estudiar la inclusioacuten o no de los correos

electroacutenicos en el expediente electroacutenico asiacute como las condiciones de esa inclusioacuten ‐ el hecho de que se utilice el correo en partes del procedimiento administrativo que

no supongan la toma de decisiones y en consecuencia no afecten directamente a los derechos de los ciudadanos no los convierte en ficheros desechables ni justifica que las organizaciones no los incluyan en sus poliacuteticas de gestioacuten documental

15 Aunque el principio de equivalencia de soportes no aparece expresamente proclamado en la Ley 112007 puede inferirse del artiacuteculo 455 de la Ley 301992 asiacute como de otros preceptos de la Ley 112007 Veacutease Gomero Casado Eduardo y Martiacutenez Gutieacuterrez Rubeacuten Legislacioacuten de Administracioacuten Electroacutenica y de Proteccioacuten de Datos (paacuteg 27) Tecnos 2008

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‐ aunque no todos los mensajes de correo puedan considerarse documentos con validez juriacutedica plena su informacioacuten puede ser esencial para un funcionamiento eficaz de la organizacioacuten De ahiacute que deban establecerse unos requisitos de seguridad que garanticen un correcto uso y una adecuada conservacioacuten de la informacioacuten que contienen

Punto de vista teacutecnico Desde el punto de vista teacutecnico la consideracioacuten del correo electroacutenico como documento administrativo digital plantea los mismos problemas y las mismas necesidades que el resto de documentos electroacutenicos con algunas peculiaridades como el hecho de que los mensajes pueden incluir ficheros en multitud de formatos y de que la representacioacuten tanto del propio mensaje como de los adjuntos pueden variar en el ordenador del emisor y del destinatario de ahiacute que el fichero de enviacuteo esteacute desarrollado expresamente para salvaguardar la interoperabilidad entre distintas plataformas y la seguridad en la transmisioacuten Para funcionar eficazmente el correo electroacutenico como cualquier documento digital incorpora elementos tecnoloacutegicos correspondientes a los conceptos juriacutedicos que garantizan la integridad y seguridad como la firma electroacutenica y el sellado temporal baacutesicamente La propia naturaleza del correo hace necesario antildeadir a estos elementos otros como el no repudio en origen y destino que permitan asegurar el enviacuteo y la recepcioacuten yo lectura del mensaje (correo electroacutenico certificado)16 No se trata aquiacute de realizar un anaacutelisis diplomaacutetico del documento electroacutenico ni un estudio sobre los requisitos tecnoloacutegicos que puedan garantizar la autenticidad e integridad de un mensaje de correo En primer lugar porque ya existe literatura profesional sobre la materia17 y en segundo lugar porque excede el objetivo de este trabajo Como se recoge maacutes arriba la evidencia de los documentos la determina la fiabilidad del proceso o del sistema empleado para producirlos y no la tecnologiacutea utilizada Existen actualmente recursos tecnoloacutegicos que permiten desarrollar procedimientos seguros para la produccioacuten de documentos iacutentegros y auteacutenticos y para su transmisioacuten a traveacutes de las redes telemaacuteticas aunque la capacidad de la teacutecnica condicionada por la obsolescencia tecnoloacutegica y los imperativos del mercado para garantizar estas caracteriacutesticas del documento a lo largo de todo su ciclo vital es maacutes cuestionable18 Por ello resulta oportuno recordar que la conservacioacuten a medio y largo plazo se logra mediante medios teacutecnicos pero debe determinarse de acuerdo con principios y criterios archiviacutesticos y que una adecuada conservacioacuten soacutelo puede alcanzarse mediante apropiadas poliacuteticas documentales que incluyan la identificacioacuten organizacioacuten descripcioacuten y valoracioacuten y que comprendan una apropiada gestioacuten de los documentos

16 El acuse de recibo o no repudio en destino forma parte de una familia de servicios en los que dos o maacutes partes desean intercambiar elementos electroacutenicos con la particularidad de que ninguna de las partes quiere entregar su elemento sin tener la garantiacutea de que recibiraacute el elemento correspondiente 17 Duranti Luciana La Conservacioacuten a Largo Plazo de Documentos Electroacutenicos Auteacutenticos Hallazgos del Proyecto Interpares Ayuntamiento de Cartagena 2005 18 El Modelo de Requisitos para la Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos (Moreq2) editado por el DLM-Forum recoge los requisitos y metadatos que deben capturarse de los mensajes de correo con vistas a su conservacioacuten a largo plazo

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desde el momento de su produccioacuten19 Algunos de los problemas que plantea el correo electroacutenico con respecto a las tareas archiviacutesticas son Con respecto a la identificacioacuten el correo electroacutenico plantea problemas especiacuteficos que van desde el establecimiento de criterios objetivos para diferenciar entre mensajes personales e institucionales hasta la determinacioacuten de los distintos ficheros que componen un mismo mensaje Por su parte la descripcioacuten ha de basarse en la informacioacuten de la cabecera del fichero de transmisioacuten que constituiraacute la principal fuente de metadatos aunque no la uacutenica En relacioacuten a la organizacioacuten los correos electroacutenicos plantean cuestiones concretas como su integracioacuten contextual dentro del expediente o su clasificacioacuten en directorios y subdirectorios que reproduzcan los correspondientes cuadros de clasificacioacuten Parece un principio admitido por la literatura profesional que los correos y sus documentos adjuntos han de ser archivados junto con otros documentos electroacutenicos dentro de las series a las que pertenezcan Esta accioacuten supone su exportacioacuten desde la aplicacioacuten de correo electroacutenico a la ubicacioacuten que alberga el sistema de clasificacioacuten bien sea el pc del usuario o el programa de gestioacuten de documentos En este uacuteltimo caso ambas aplicaciones deberiacutean estar integradas de manera que se almacenen de forma automaacutetica y eficiente Parece aconsejable que el archivado se haga de forma maacutes o menos inmediata para conseguir una mayor precisioacuten en los metadatos un reconocimiento de los mensajes y adjuntos como documentos de archivo en el momento de su clasificacioacuten la posibilidad de consulta por terceros autorizados y una mayor seguridad con respecto a posibles peacuterdidas de informacioacuten20 La valoracioacuten de los correos como la de cualquier otro documento habraacute de efectuarse en relacioacuten con la informacioacuten que contienen o el fin con que se generan es decir dentro de su contexto21 La valoracioacuten analizaraacute junto con los documentos el sistema de informacioacuten utilizado para generarlos y habraacute de producirse para ser eficaz en el momento de su produccioacuten El sistema maacutes habitual de conservacioacuten del correo electroacutenico la copia del servidor no cumple con los requisitos archiviacutesticos miacutenimos exigibles Ademaacutes esta teacutecnica implica que la conservacioacuten de muchos mensajes se deja en manos de los usuarios finales Para garantizar la conservacioacuten inmediata y futura de los mensajes es importante establecer responsabilidades a distintos niveles Los distintos tipos de documentos digitales exigen distintos requisitos teacutecnicos que juegan un papel esencial en la eleccioacuten de una estrategia de conservacioacuten El proyecto Testbed22 ha llevado a cabo numerosas investigaciones sobre las caracteriacutesticas del correo electroacutenico desde el punto de vista documental Apoyaacutendose en ellas ha identificado una serie de requisitos baacutesicos que permiten garantizar la autenticidad del

19 Un claacutesico sobre el papel del archivero en el entorno digital es el artiacuteculo de Hedstrom Margaret y Wallace David And the Last Shall Be First Recordkeeping Policies and the NII En Journal of the American Society of Information Science vol50 nuacutem4 1999 20 En la praacutectica existe tambieacuten la opcioacuten de archivarlos en la propia aplicacioacuten de correo aunque desde el punto de vista de una correcta gestioacuten documental no es la solucioacuten maacutes deseable a medio plazo Podriacutea considerarse como una solucioacuten temporal 21 Serra Serra Jordi Los Documentos Electroacutenicos Queacute Son y Coacutemo Se Tratan ldquoel enfoque vaacutelido es aquel que se basa en los procesos y actividades de cada organizacioacuten con independencia de la forma tecnoloacutegica que adoptenrdquo (paacuteg68) 22 Sobre el proyecto Testbed veacutease Digital Preservation Testbed From digital volatility to digital permanence [en liacutenea]Preserving emailThe Hague April 2003 httpwwwdigitaleduurzaamheidnlbibliotheekdocsvolatility-permanence-email-enpdf

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correo (contexto contenido estructura apariencia y comportamiento) y asegurar su conservacioacuten a medio y largo plazo Estos requisitos se definen como se recoge a continuacioacuten Contexto23 casi toda la informacioacuten relativa al contexto inmediato de los mensajes de correo estaacute en la cabecera Se incluyen aquiacute la direccioacuten de correo del remitente la direccioacuten de correo del destinatario o de los destinatarios en el caso de los correos salientes la fecha y hora de enviacuteo en caso de los correos entrantes la fecha y hora de la recepcioacuten el asunto la configuracioacuten de seguridad y confidencialidad y el nombre y el formato de los ficheros adjuntos Estos datos estaacuten normalmente incluidos en el fichero de transmisioacuten aunque no todos las aplicaciones muestran iacutentegramente esta informacioacuten Contenido el contenido del correo va en ocasiones acompantildeado de ficheros adjuntos La conservacioacuten a largo plazo permitiraacute la recuperacioacuten tanto del contenido del mensaje como de los adjuntos El proyecto Testbed ha identificado los siguientes requisitos miacutenimos de autenticidad para el contenido de un correo electroacutenico

‐ el contenido real debe ser siempre legible

‐ los adjuntos deben tambieacuten conservarse Estructura24 la estructura se refiere a la organizacioacuten del mensaje la interpretacioacuten o el orden de los componentes del correo Cualquier cambio en la estructura o en el contenido pueden afectar a la interpretacioacuten del mensaje Para que un mensaje conserve su autenticidad su estructura debe conservarse fielmente Apariencia la apariencia del correo no es la maacutes importante de sus caracteriacutesticas A menudo variacutea en funcioacuten de la aplicacioacuten con la que sea ejecutado En relacioacuten con este elemento el proyecto Testbed no exige que la apariencia del mensaje sea ideacutentica a la original pero no debe alterar el significado del mismo Con respecto a los adjuntos su posicioacuten en el mensaje puede variar tambieacuten pero debe mantenerse la indicacioacuten de los mismos en el mensaje Comportamiento el comportamiento asociado con el correo electroacutenico se refiere en primer lugar a la posibilidad de abrir los adjuntos En segundo lugar a la posibilidad de responder al mensaje o de reenviarlo Eacutesta uacuteltima no pertenece tanto al mensaje como a la aplicacioacuten pero sin embargo por la funcioacuten propia del correo electroacutenico es una cuestioacuten importante a la hora de elegir un formato de conservacioacuten a corto y medio plazo ya que el mensaje puede necesitar ser contestado o reenviado en las primeras fases de su ciclo vital no asiacute en la fase de conservacioacuten permanente El proyecto Testbed ha identificado los siguientes requisitos de autenticidad con relacioacuten al comportamiento de un mensaje de correo

‐ debe preservarse la capacidad de abrir y acceder a los adjuntos utilizando el software apropiado

23 El manual Electronic Records a Workbook for Archivists (editado por el Interntional Council on Archives) define el ldquocontextordquo como la informacioacuten contextual del documento como la relacioacuten del documento con otros documentos del mismo fondo y como la actividad en la que se generoacute el documento 24 Seguacuten Electronic Records a Workbook for Archivists del Consejo Internacional de Archivos la estructura se refiere a coacutemo el documento es registrado lo que incluye el uso de siacutembolos su presentacioacuten formato soporte etc

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‐ debe preservarse la capacidad de abrir los enlaces web (incluyendo la url) No es

necesario conservar el contenido de la web a la que se refiere el enlace

‐ deben preservarse los enlaces a otros documentos Asiacute pues cualquier estrategia de conservacioacuten ha de tener en cuenta estos requisitos para garantizar la autenticidad e integridad de los mensajes de correo a lo largo del tiempo Ya nos hemos referido maacutes arriba a la poleacutemica surgida en Estados Unidos con respecto al borrado de los mensajes en los servidores de correo tras el final del segundo gobierno del presidente Reagan Dos deacutecadas despueacutes parece un principio admitido por toda la literatura profesional que el documento generado en formato digital ha de conservarse en formato digital25 En un periodo activo de la documentacioacuten los mensajes pueden mantenerse en el servidor o en las carpetas personales de los usuarios pero ninguna de eacutestas dos ubicaciones son espacio de archivo ni garantizan la conservacioacuten futura Las estrategias maacutes habituales actualmente para el mantenimiento a largo plazo de documentos electroacutenicos son hoy por hoy la migracioacuten26 y la emulacioacuten27 La migracioacuten plantea dos problemas Por un lado en su forma maacutes habitual el mensaje de correo se conserva en el formato propietario de la aplicacioacuten con que fue generado lo que no es deseable para una conservacioacuten a largo plazo Ademaacutes es un procedimiento que hay que repetir perioacutedicamente con la amenaza que ello supone para la autenticidad y la integridad del documento En el caso de que la migracioacuten se realice a formatos normalizados su eficacia dependeraacute del formato escogido pero siempre debe procurarse que los formatos elegidos sean no propietarios La emulacioacuten parece una estrategia maacutes eficaz para la conservacioacuten a largo plazo de los documentos digitales pero resulta poco rentable en el caso del correo electroacutenico Ademaacutes es conveniente para sistemas en los que la apariencia original del documento tiene que permanecer intacta cosa que no seriacutea aplicable en el caso del correo tal y como hemos comentado maacutes arriba El proyecto Testbed recomienda la conversioacuten a XML de los ficheros de transmisioacuten como estrategia oacuteptima para la conservacioacuten a largo plazo de los correos electroacutenicos Esta teacutecnica se vale de herramientas desarrolladas con este fin y puede aplicarse en dos entornos conversioacuten previa y conversioacuten tras el uso En ambos escenarios la herramienta debe permitir el antildeadido de metainformacioacuten que no figure en el fichero de transmisioacuten aunque lo ideal seriacutea que las propias aplicaciones gestoras de correo generasen los ficheros en XML y permitieran definir una serie de campos para la introduccioacuten de metadatos por parte del usuario El objeto digital a conservar estariacutea compuesto por el fichero XML el fichero de transmisioacuten el fichero de registro de auditoriacutea de las acciones de conservacioacuten realizadas en el mensaje de correo

25 Ley 112007 Artiacuteculo 31 Archivo electroacutenico de documentos1Podraacuten almacenarse por medios electroacutenicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas 26 La migracioacuten consiste en la transferencia de ficheros de un entorno de hardware yo software a otro Una variante de la migracioacuten es la conversioacuten de un formato propietario a un formato que pueda ser utilizado en distintas plataformas sin peacuterdidas de informacioacuten 27 La emulacioacuten consiste en el desarrollo de aplicaciones que imiten el entorno de software yo hardware en que fueron creados los documentos y permitan asiacute su recuperacioacuten y lectura sin peacuterdidas de informacioacuten

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electroacutenico y los datos teacutecnicos necesarios para su conservacioacuten y los metadatos antildeadidos Soacutelo asiacute se podriacutea asegurar su conservacioacuten a largo plazo28 A modo de resumen recogemos a continuacioacuten algunas de las ventajas que supone el establecimiento de poliacuteticas institucionales de gestioacuten del correo Desde el punto de vista organizativo ‐ reduce las peacuterdidas de informacioacuten ‐ mejora la eficacia y la eficiencia de la institucioacuten ‐ previene el uso fraudulento de los sistemas de correo ‐ previene accesos no autorizados a la informacioacuten ‐ contribuye a garantizar que los mensajes con valor documental sean conservados

de forma que sean accesibles en el futuro ‐ contribuye a preservar la memoria institucional Desde el punto de vista legal ‐ contribuye a cumplir con la legislacioacuten vigente en materia de procedimiento

administrativo y de acceso y conservacioacuten de la documentacioacuten ‐ contribuye a cumplir con la legislacioacuten relativa a privacidad de las comunicaciones ‐ minimiza los riesgos legales de la organizacioacuten Desde el punto de vista teacutecnico ‐ garantiza la correcta organizacioacuten de los mensajes y la integridad de los expedientes

en entornos hiacutebridos y digitales ‐ asegura una correcta gestioacuten de los mensajes de acuerdo con los criterios

archiviacutesticos que garanticen la autenticidad de la informacioacuten almacenada a medio y largo plazo

3 Asignacioacuten de responsabilidades

Para una correcta gestioacuten y conservacioacuten del correo electroacutenico es esencial que las poliacuteticas y directrices recojan las funciones y responsabilidades especiacuteficas de los distintos colectivos universitarios implicados Cada uno de estos colectivos tiene que entender su papel y coacutemo encaja eacuteste en el proceso general Las poliacuteticas de gestioacuten del correo tendraacuten que establecer esas responsabilidades que suelen involucrar a cuatro grupos diferenciados

‐ Las autoridades acadeacutemicas ‐ Los archiveros y gestores de documentos ‐ Los servicios de informaacutetica y comunicaciones ‐ Los usuarios finales

Las autoridades acadeacutemicas Su labor principal reside en el establecimiento de poliacuteticas que transmitan a todos los colectivos de la Universidad implicados la importancia del correo electroacutenico como documento administrativo con valor evidencial lo que constituye un requisito baacutesico para 28 Algunas de las ventajas del XML como formato de conservacioacuten a largo plazo han sido recogidas por Boudrez en la publicacioacuten citada

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poder utilizar esta herramienta de forma eficaz Entre las acciones concretas que deberiacutean adoptar las autoridades acadeacutemicas estariacutea la de promover el disentildeo de directrices institucionales sobre el uso y conservacioacuten del correo electroacutenico dentro de los proyectos de impulso e implantacioacuten de administracioacuten electroacutenica que transmitieran confianza y seguridad en la utilizacioacuten del mismo Las autoridades acadeacutemicas debiacutean aportar en estas directrices

‐ definicioacuten del marco legislativo y reglamentario que afecta a su uso los potenciales usuarios deben ser advertidos del uso ilegal y sus consecuencias

‐ informacioacuten sobre la titularidad del sistema de mensajeriacutea y de las transacciones que se realizan a traveacutes del mismo

‐ condiciones de uso del sistema de mensajeriacutea incluyendo cualquier uso privado Se podriacutean incluir aquiacute procedimientos a seguir en caso de ausencia prolongada del trabajador o cambio en el puesto de trabajo

‐ recomendaciones y condiciones de utilizacioacuten de la firma electroacutenica ‐ informacioacuten sobre la poliacutetica y estrategia de gestioacuten documental corporativa ‐ informacioacuten sobre las estrategias de conservacioacuten en la fase activa semiactiva e

inactiva de los mensajes de correo ‐ asignacioacuten de responsabilidades en la determinacioacuten de queacute mensajes deben ser

conservados y cuaacuteles pueden ser eliminados ‐ asignacioacuten de responsabilidades en la captura de los mensajes electroacutenicos que

deban ser incluidos en sistemas de gestioacuten documental y elaboracioacuten de directrices de uso para apoyar este proceso

‐ informacioacuten pertinente sobre seguridad y acceso

Su labor no acaba con la elaboracioacuten de poliacuteticas y procedimientos sino que seriacutean responsables tanto de la difusioacuten como de la evaluacioacuten perioacutedica de dichas poliacuteticas con vistas a detectar posibles carencias u oportunidades de mejora Tambieacuten seriacutea definitiva su actuacioacuten en la promocioacuten de grupos de trabajo multidisciplinares (juristas especialistas en sistemas y redes informaacuteticas archiveros gestores) para el desarrollo difusioacuten aplicacioacuten y evaluacioacuten de las mismas asiacute como la planificacioacuten de actividades formativas destinadas a todos los colectivos de usuarios Los archiveros y gestores de documentos Aunque elaborar la poliacutetica institucional sobre la gestioacuten del correo electroacutenico no es su responsabilidad el archivero puede jugar un papel importante en el disentildeo de la misma aseguraacutendose de que constituye una prioridad en las poliacuteticas documentales y haciendo especial hincapieacute en la conservacioacuten a largo plazo Es imprescindible conseguir que este objetivo esteacute en la agenda de la institucioacuten El archivero apoyaraacute la integracioacuten de las directrices sobre gestioacuten de correo electroacutenico en las poliacuteticas de gestioacuten documental y aportaraacute su experiencia en la resolucioacuten de problemas que puedan derivarse de ello tanto en un entorno electroacutenico como hiacutebrido Su participacioacuten en el redisentildeo de procedimientos adaptados a la gestioacuten electroacutenica y en la definicioacuten de cataacutelogos de documentos resulta definitivo para una identificacioacuten oacuteptima de las series y de los documentos que las componen El establecimiento de los requisitos archiviacutesticos que garanticen la integridad y autenticidad de los mensajes a lo largo de todo su ciclo de vida es otra tarea esencial de este colectivo Como se ha sentildealado maacutes arriba la conservacioacuten a medio y largo plazo

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se logra mediante medios teacutecnicos pero debe determinarse de acuerdo con criterios archiviacutesticos Una adecuada conservacioacuten soacutelo puede alcanzarse mediante apropiadas poliacuteticas documentales El archivero debe colaborar en el establecimiento de foacutermulas que permitan la faacutecil clasificacioacuten de los correos y su contextualizacioacuten mediante una adecuada asignacioacuten de metadatos La propia naturaleza del correo electroacutenico hace recomendable que esta tarea se realice en el momento de generar el mensaje o en el de su recepcioacuten de manera que el usuario final no tenga que antildeadir demasiados metadatos de forma manual lo que repercutiriacutea en su aceptacioacuten uacuteltima del procedimiento Deberaacute tambieacuten determinar en colaboracioacuten con las oficinas queacute metadatos deben ser registrados diferenciando aqueacutellos que son importantes para su uso y la reutilizacioacuten e interpretacioacuten de la informacioacuten y aqueacutellos que cada universidad necesita para la rendicioacuten de cuentas Su labor puede resultar especialmente relevante en el desarrollo de instrucciones concretas destinadas a los usuarios finales (veacutease Anexo I de este documento) Para ello trabajaraacute en el anaacutelisis de la situacioacuten corriente en la deteccioacuten de las necesidades y carencias de los usuarios asiacute como en las actividades de formacioacuten dirigidas a los mismos Tambieacuten promoveraacute la formacioacuten del personal de archivo en la poliacutetica de gestioacuten y conservacioacuten del correo electroacutenico con el objetivo de convertir este servicio en un referente en materia de gestioacuten de los documentos administrativos electroacutenicos La intervencioacuten del usuario final en la decisioacuten sobre la conservacioacuten o no de los mensajes resulta esencial Por ello el archivero ha de asumir un papel activo en la concienciacioacuten de que los mensajes que documenten actividades administrativas sean considerados documentos de archivo y se conserven con los debidos requisitos de autenticidad e integridad De igual forma es importante que el archivero mantenga un calendario de conservacioacuten actualizado para que los correos que formen parte de una determinada serie documental tengan asociados sus plazos de conservacioacuten y eliminacioacuten correspondientes El calendario deberiacutea recoger tambieacuten la poliacutetica de acceso relacionada con el formato de almacenamiento y la calidad de los metadatos que se apliquen Es fundamental que transmita a las oficinas la importancia de realizar una estrategia de seleccioacuten de mensajes en las primeras fases desde la misma aplicacioacuten de correo cuando el formato original todaviacutea estaacute accesible pues ello permitiraacute su conversioacuten a un formato de conservacioacuten adecuado Cada paso dado en este sentido deberiacutea quedar plasmado en un documento que refleje cuaacutendo se debe aplicar cada opcioacuten queacute es lo ideal y queacute lo aconsejable Este documento seraacute la base para un posterior seguimiento ya que las tecnologiacuteas de la informacioacuten cambian raacutepidamente y las poliacuteticas deberaacuten ajustarse continuamente Los servicios de informaacutetica y comunicaciones Como en cualquier poliacutetica de gestioacuten y conservacioacuten de documentos electroacutenicos la participacioacuten de los servicios de informaacutetica y comunicaciones es esencial Su colaboracioacuten es indispensable especialmente a la hora de garantizar la interoperabilidad y la seguridad de los sistemas de gestioacuten de correo asiacute como la de los sistemas y formatos que se implanten para la conservacioacuten a medio y largo plazo Su participacioacuten en tareas de asesoramiento e implantacioacuten de las teacutecnicas criptograacuteficas y los protocolos que garanticen la proteccioacuten de la privacidad es definitiva

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Una de sus principales tareas consistiraacute en la parametrizacioacuten con la colaboracioacuten de los archiveros tanto de los programas gestores de correo como de los destinados a la conservacioacuten Es por esto que deberaacuten disentildear el sistema de manera que el maacuteximo de metadatos se asocien de forma automaacutetica a los mensajes a partir de la informacioacuten incluida en el fichero de transmisioacuten Los informaacuteticos deberaacuten procurar que en los casos en que sea necesaria la asignacioacuten manual de metadatos eacutesta se lleve a cabo de forma sencilla mediante plantillas y valores por defecto o valores que puedan seleccionar faacutecilmente Esto incrementa la uniformidad de los datos incorporados y reduce el riesgo de errores Los metadatos sobre la clasificacioacuten y el contexto del mensaje por ejemplo el expediente al que pertenece deberiacutean ser requeridos por el propio sistema centralizado de almacenamiento El sistema deberaacute estar preparado para gestionar correctamente los documentos adjuntos Para ello todos los componentes (cuerpo del mensaje documento adjunto y metadatos) deben estar perfectamente relacionados sin que esa conexioacuten pueda perderse antildeadiendo una serie de metadatos extra Deberaacuten ademaacutes asegurarse de que el sistema de conservacioacuten sea capaz de antildeadir un registro de auditoriacutea en cada mensaje almacenado Este registro deberaacute contener metadatos sobre el entorno electroacutenico la versioacuten de la aplicacioacuten utilizada la versioacuten del sistema de conservacioacuten en uso y el listado de acciones de preservacioacuten que se le han aplicadohellip Es esencial tambieacuten su participacioacuten en el disentildeo de procedimientos de migracioacuten de los documentos a los formatos de conservacioacuten y el apoyo teacutecnico en las transferencias que se realicen a la aplicacioacuten correspondiente A falta de poliacuteticas de conservacioacuten correctamente disentildeadas su intervencioacuten en la prevencioacuten de eliminaciones accidentales mediante las copias de seguridad de los servidores es crucial El sistema de almacenamiento necesitaraacute tambieacuten un buen sistema de buacutesqueda y recuperacioacuten de la informacioacuten preferentemente en el formato utilizado por la aplicacioacuten de correo electroacutenico estaacutendar o bien a traveacutes de un visualizador Otra tarea en la que pueden participar es en aplicar las normas de imagen institucional a la apariencia de los mensajes La conservacioacuten del correo electroacutenico a largo plazo depende mucho de la forma en que se haya creado el mensaje Al usuario final se le puede ayudar daacutendole una serie de pautas y herramientas informaacuteticas Estas herramientas tambieacuten pueden servir para dar una apariencia y estilo institucional a los mensajes oficiales es decir dar una estructura fija y apariencia como la fuente utilizada los colores los logoshellip Al disentildear y configurar el sistema de conservacioacuten han de ser consideradas las siguientes cuestiones praacutecticas

‐ Seguridad el acceso al sistema de almacenamiento central tendraacute que ser cuidadosamente controlado para evitar el dantildeo accidental o deliberado de la informacioacuten almacenada (creacioacuten de un sistema de clasificacioacuten de acceso veacutease tambieacuten ISO 15489)

‐ Copia de seguridad deben disentildear una estrategia de copia de seguridad adecuada para que el sistema pueda ser reintegrado si se produce un fallo tanto si es de forma involuntaria o deliberada o en el caso de situaciones criacuteticas como incendios o inundaciones

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‐ Flexibilidad los diferentes grupos de usuarios pueden necesitar otros metadatos y estas necesidades pueden cambiar a medida que pasa el tiempo por lo que el disentildeo del sistema debe ser lo maacutes flexible posible

‐ Sistemas de almacenamiento distribuido en una universidad grande puede ser maacutes praacutectico tener una serie de pequentildeos sistemas de correo electroacutenico que un sistema muy grande En este caso es importante garantizar el control completo porque puede ser un requisito buscar en todo el sistema

‐ Tiempos de respuesta y fiabilidad ya que los usuarios tendraacuten que utilizar el sistema de almacenamiento como parte de su diacutea a diacutea de trabajo los tiempos de respuesta cortos y la maacutexima fiabilidad son una exigencia Dos cosas son importantes aquiacute En primer lugar el usuario debe ser capaz de guardar un mensaje de correo electroacutenico en el sistema de almacenamiento raacutepida y faacutecilmente En segundo lugar la informacioacuten ya almacenada en el sistema debe ser de faacutecil acceso y faacutecil de encontrar

‐ Instalacioacuten mantenimiento formacioacuten y soporte cuando la estrategia requiere meacutetodos nuevos y cambios en las aplicaciones y redes los usuarios finales necesitaraacuten formacioacuten Los informaacuteticos deberiacutean hacer lo posible para que las interfaces sean amigables y los procedimientos lo maacutes sencillos posible A partir de ahiacute el propio servicio de informaacutetica junto con el archivero deberaacuten formar y dar soporte en el uso correcto del correo electroacutenico

Los usuarios finales Todos los requisitos que se hayan propuesto deben llevarse a la praacutectica por lo que la implicacioacuten del usuario final es determinante Es eacutel quien decide si va a llevar a cabo las recomendaciones que se le plantean Es el uacuteltimo eslaboacuten de la cadena y quien al final hace posible que la universidad pueda mantener una correcta poliacutetica de preservacioacuten del correo electroacutenico Baacutesicamente el usuario final tiene la responsabilidad de generar correos electroacutenicos de forma correcta clasificarlos y ordenarlos siguiendo los esquemas desarrollados al efecto asiacute como de capturar aqueacutellos que forman parte de sus procedimientos y eliminar los que no forman parte de los mismos Como en el caso de la documentacioacuten en soporte papel las oficinas tienen la responsabilidad de organizar y conservar los mensajes por ellas generados Para llevar a cabo su labor es necesario que se hayan dado los pasos previos que exista una poliacutetica institucional sobre la gestioacuten del correo electroacutenico que eacutesta se incluya dentro de una gestioacuten integral de los documentos dentro de la Universidad y que se haya organizado de forma coherente un sistema para su conservacioacuten Soacutelo si se cumplen estos requisitos previos el usuario final podraacute saber coacutemo actuar en cada momento siguiendo procedimientos claros y definidos

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ANEXO I RECOMENDACIONES PRAacuteCTICAS PARA LA GESTIOacuteN DEL CORREO

ELECTROacuteNICO

iquestQueacute es un mensaje de correo electroacutenico y para queacute sirve el correo electroacutenico Un mensaje de correo electroacutenico es un simple mensaje electroacutenico elaborado usando una aplicacioacuten de correo electroacutenico Generalmente el mensaje tiene la siguiente estructura encabezado o cabecera con informacioacuten sobre el emisor y el receptor cuerpo con el contenido del mensaje y la firma y en ocasiones documentos adjuntos

El sistema de correo electroacutenico de la Universidad es un servicio que ofrece la Universidad a sus miembros a quienes proporciona una cuenta de correo individual Es una tecnologiacutea corporativa ya que cada universidad elige un software o aplicacioacuten para el correo electroacutenico Microsoft Outlook Eudora Thunderbird etc

Por tanto el correo electroacutenico es una herramienta que permite el intercambio de mensajes

El servidor de correo electroacutenico no es un espacio de archivo

iquestQuieacuten debe utilizar la cuenta de correo institucional

El acceso debe ser permitido solamente las personas autorizadas por lo que el usuario debe responsabilizarse y no facilitar las claves a otras personas

El correo institucional soacutelo seraacute utilizado por personas autorizadas

iquestQueacute uso puedo hacer del correo institucional

Se debe hacer un uso puramente profesional En caso de que la Universidad permita el uso personal eacuteste debe estar dentro de los liacutemites legales y de correccioacuten Se debe abstener de hacer un uso ilegal comercial o simplemente no autorizado que pueda crear conflictos en la Universidad

La persona que enviacutea el mensaje debe estar correctamente identificada Del mismo modo deben quedar claramente separadas las opiniones personales de las institucionales Se podriacutea incluir una nota de exoneracioacuten en los mensajes enviados al exterior

Se debe ser especialmente cauteloso con la legislacioacuten sobre la proteccioacuten de datos y la propiedad intelectual teniendo en cuenta quieacutenes pueden tener acceso a la informacioacuten contenida en los mensajes El correo electroacutenico no ofrece ninguna garantiacutea de confidencialidad Hay cierta informacioacuten que no deberiacutea ser enviada por correo electroacutenico o distribuida sin la debida autorizacioacuten

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El correo institucional solo debe ser utilizado dentro de los liacutemites legales

iquestTodos los mensajes de correos electroacutenicos son documentos de archivo No todos los mensajes de correos enviados o recibidos por personal de la Universidad son documentos de archivo

Los mensajes de correo electroacutenico son considerados documentos de archivo cuando son enviados o recibidos como resultado de una funcioacuten administrativa docente o investigadora esto es cuando evidencian una actividad propia de la Universidad Por tanto estos mensajes deben ser gestionados como el resto de documentos administrativos de la Universidad de acuerdo con las directrices del Sistema de gestioacuten documental de la propia Universidad

Los mensajes son documentos de archivo cuando son testimonio de una actividad propia de la Universidad

iquestCoacutemo determinar si un mensaje es un documento de archivo Para determinar si un mensaje de correo electroacutenico es un documento de archivo hay que responder afirmativamente a las siguientes preguntas

- iquestEstaacute el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias

- iquestForma parte de un expediente abierto

- iquestContiene informacioacuten uacutetil para mi trabajo

El siguiente esquema puede ayudar a determinar el caraacutecter de documento de un mensaje

Asiacute son ejemplos de mensajes electroacutenicos considerados documentos de archivo

‐ poliacuteticas o directrices ‐ informes memorias ‐ correspondencia relacionada con actividades administrativas

23


‐ cualquier documento que inicia tramita autoriza o completa una actividad administrativa

No se consideran documentos de archivo

‐ mensajes personales ‐ spam ‐ informacioacuten no solicitada (informacioacuten de cursos artiacuteculos etc)

El primer paso es identificar los mensajes que son documentos de archivo

iquestQuieacuten tiene la responsabilidad en la gestioacuten del correo electroacutenico Al igual que ocurre con los documentos en papel el remitente tiene la responsabilidad de gestionar y conservar los mensajes que crea y enviacutea como evidencia de una actuacioacuten determinada

El destinatario por su parte tiene la responsabilidad de gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte de un expediente En el caso de mensajes colectivos seraacute la unidad administrativa que conserve el expediente completo la que conservaraacute obligatoriamente el mensaje de correo

La unidad administrativa productora es la responsable de incorporar los mensajes a los expedientes

iquestCoacutemo crear mensajes de correo electroacutenico Para una eficaz gestioacuten de los mensajes de correo electroacutenico es importante crear mensajes uniacutevocos Para ello se recomienda En la cabecera del mensaje

Identificar claramente el destinatario principal esto es quien debe actuar o decidir sobre el mensaje y los destinatarios secundarios (CC) que reciben el mensaje soacutelo con fines informativos

Evitar el uso de destinatarios secundarios ocultos (CCO BCC) ya que un documento administrativo deberiacutea incluir el listado de aqueacutellos a los que se les ha enviado

Sin embargo si se enviacutea un mensaje a una larga lista de destinatarios que no conocen sus direcciones de correo entre siacute es mejor opcioacuten utilizar una lista de distribucioacuten para que esta informacioacuten no se incluya en el mensaje

Utilizar siempre la direccioacuten de correo completa de los destinatarios Identificar de forma clara y concisa el asunto del mensaje En cada mensaje hacer

referencia a un uacutenico asunto Utilizar prefijos en el asunto del mensaje que ayude al receptor a conocer el alcance

del mismo Identificar la urgencia o importancia del mensaje En caso necesario activar la opcioacuten de notificacioacuten de recepcioacuten

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Cuando se responde a un mensaje utilizar la opcioacuten ldquoresponderrdquo en vez de insertar el texto No modificar el texto original en la respuesta Algunas aplicaciones podriacutean no reflejar la diferencia

En el cuerpo del mensaje Texto

o Escribir mensajes breves o Explicar de forma clara y uniacutevoca el objetivo del mensaje y la accioacuten que se

requiere Especificar si el mensaje necesita respuesta o No utilizar lenguaje coloquial ni excesivamente formal sino un lenguaje claro

y conciso29

o En traacutemites habituales utilizar una plantilla formalizada de documento Incluir en este caso el coacutedigo de clasificacioacuten de la serie o la referencia del expediente

o No incluir en el texto informacioacuten o referencias personales

o Informar si se incluye documentacioacuten aneja o Evitar formatos y graacuteficos en el cuerpo del mensaje Es posible que el

receptor no pueda visualizarlos o Avisar de errores en la recepcioacuten o No incluir campos que se actualicen automaacuteticamente

Pie de firma

o Utilizar el pie de firma institucional si existe y en todo caso identificar el remitente Nombre y apellidos puesto de trabajo Universidad y servicio al que pertenece teleacutefono fax correo electroacutenico

o Antildeadir advertencias o recomendaciones sobre la confidencialidad del mensaje para imprimir soacutelo los correos necesarios etc

Documentos adjuntos o Se debe evitar enviar documentos adjuntos siempre que se pueda incluir la

informacioacuten en el cuerpo del mensaje o Si el documento adjunto se puede consultar en una paacutegina web intranet o

servidor comuacuten es mejor proporcionar el enlace dentro del cuerpo del mensaje

o Aunque en los mensajes de correo se puede adjuntar documentos en cualquier formato se recomienda utilizar formatos abiertos y estaacutendares asiacute como tamantildeos adecuados Es importante asegurarse de que la persona que lo recibe puede leerlo

La identificacioacuten y el asunto en los mensajes de correo facilitan su archivo en el expediente correspondiente

29 Las normas de cortesiacutea que recoge Nicole Periat en su artiacuteculo Politique de gestion du courrier electronique des mesures agrave prendre httpwwwebsiumontrealcacursusvol3no1periathtm son muy completas

25


iquestCoacutemo organizar los mensajes de correo electroacutenico Al igual que el resto de documentos administrativos los mensajes de correo deben ser gestionados en un plazo de pocos diacuteas Para ello se recomienda

Incorporar la gestioacuten de los mensajes de correo tanto los de la bandeja de entrada como los de salida al trabajo diario

Una vez recibido o enviado un mensaje determinar su valor y en consecuencia su destino

o Si el mensaje no estaacute relacionado con una actividad o funcioacuten propia de la Universidad eliminar una vez leiacutedo o enviado

o Si es un borrador de un documento conservar hasta recibir o enviar el documento definitivo

o Si es un mensaje que recibimos como informacioacuten sin valor administrativo conservar mientras sea uacutetil

o Si es un mensaje que se imprime y se archiva en el expediente en papel eliminar una vez impreso

o Los mensajes enviados a varias personas soacutelo seraacuten conservados por el remitente y por el destinatario principal

o El remitente debe conservar el mensaje original enviado la lista de los destinatarios y todas las respuestas

o En los mensajes con documentos adjuntos si el mensaje de correo es soacutelo un documento de traacutemite para avisar del enviacuteo se puede eliminar Por el contrario si tiene informacioacuten contextual importante debe conservarse

o En el caso de mensajes enviacuteo-respuesta conservar el uacuteltimo que incluya la cadena de mensajes anteriores

Una vez realizada la accioacuten correspondiente al mensaje de correo se debe decidir su eliminacioacuten o conservacioacuten temporal o permanente

iquestCoacutemo clasificar y archivar los mensajes de correo electroacutenico

Al igual que el resto de documentos administrativos los mensajes electroacutenicos deben seguir los criterios de clasificacioacuten y archivo establecidos por el Sistema de Gestioacuten Documental de la Universidad

Los correos deberiacutean sen capturados directamente en un Sistema de Gestioacuten de documentos para garantizar su autenticidad e integridad Cuando esto no es posible se deben aplicar otras soluciones teacutecnicas y organizativas que nos den las maacuteximas garantiacuteas

En primer lugar habraacute que clasificar y archivar los mensajes a conservar para incorporarlos al expediente correspondiente ya sea en papel o electroacutenico Estas operaciones deberiacutean realizarse lo maacutes cerca posible del momento de su creacioacuten o recepcioacuten

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Es recomendable que la clasificacioacuten pueda automatizarse dentro de la aplicacioacuten de correo para facilitar y fomentar su uso Probablemente seraacute necesario un desarrollo informaacutetico30 Una vez clasificados se aplicaraacuten los mismos criterios de seleccioacuten y evaluacioacuten que al expediente del que forman parte

Se recomienda

En el caso de expedientes formados mayoritariamente por documentos en papel imprimir el mensaje electroacutenico con todos los datos del encabezado y archivarlo en el expediente en papel Sin embargo se deberaacute conservar el mensaje electroacutenico ya que seraacute eacuteste el que tenga valor como evidencia

Los mensajes pueden archivarse temporalmente en la aplicacioacuten del correo electroacutenico de manera que esteacuten disponibles para su utilizacioacuten Para ello se crearaacute una estructura de carpetas y subcarpetas de acuerdo con el cuadro de clasificacioacuten de la Universidad y similar a la existente en el disco duro

Ademaacutes de las carpetas para los documentos administrativos se recomienda crear una carpeta denominada ldquoPersonalrdquo para incluir todos los mensajes de caraacutecter personal y una carpeta denominada ldquoInformacioacutenrdquo para incluir aquellos mensajes exclusivamente informativos y publicitarios Ambas carpetas soacutelo se conservaran temporalmente De esta forma se simplificaraacuten las tareas de gestioacuten y clasificacioacuten

Para conservar a largo plazo o para que los mensajes y sus documentos adjuntos sean accesibles a otras personas del servicio los mensajes de correo electroacutenico se archivaraacuten en el servidor o archivo digital correspondiente manteniendo la estructura de carpetas seguacuten el cuadro de clasificacioacuten De esta forma se garantiza la unidad del expediente

Cuando los mensajes incluyen documentos adjuntos habraacute que considerar si debemos conservar el mensaje el adjunto o ambos En el uacuteltimo caso estos documentos se archivaraacuten separadamente ya que pueden tener diferentes necesidades de conservacioacuten en funcioacuten de su formato y podraacuten ser identificados y reutilizados maacutes faacutecilmente Se almacenaraacuten en la carpeta del servidor correspondiente al expediente en cuestioacuten manteniendo la conexioacuten con el mensaje mediante metadatos

Sobre esta estructura de carpetas clasificadas podraacuten aplicarse los distintos plazos de conservacioacuten para cada una de las series

Los mensajes pueden almacenarse en el formato de la aplicacioacuten de correo electroacutenico ya que se mantienen asiacute sus funcionalidades (respuesta reenviacuteohellip) lo que facilita su reutilizacioacuten Sin embargo para su conservacioacuten a largo plazo seraacute necesario migrar a un formato abierto o estaacutendar como txt pdf o preferentemente xml Este uacuteltimo es sin duda la mejor opcioacuten ya que nos permite crear objetos digitales formados por el fichero XML el fichero de transmisioacuten el fichero de registro y los metadatos antildeadidos31 Se recomienda establecer una poliacutetica de migraciones que tenga en cuenta no soacutelo la conservacioacuten sino la posterior recuperacioacuten y accesibilidad a los correos electroacutenicos

30 Como ejemplo veacutease la solucioacuten adoptada en el Archivo Municipal de Antwerp Boudrez F Filing and archiving e-mail 31 Veacutease por ejemplo el Proyecto Testbed y otras soluciones en Pennock M Curating e-mails p 48

27


Los mensajes de correo se archivaraacuten junto con el expediente del que forman parte

iquestQueacute debo hacer en caso de ausencia prolongada de mi puesto de trabajo

Se deberaacute tener cierta previsioacuten para que la cuenta de correo no se vea saturada y pueda llegar a bloquearse Por ejemplo se recomienda darse de baja de las listas de difusioacuten durante el periodo de ausencia prolongada eliminar aqueacutellos mensajes que no deban conservarse y almacenar aqueacutellos que tengan un valor archiviacutestico

En ausencias prolongadas se debe prevenir el bloqueo del correo electroacutenico por saturacioacuten

iquestQueacute debo hacer cuando cambio de puesto de trabajo

En caso de cambiar de puesto de trabajo o dejar la Universidad es importante que todos los correos electroacutenicos creados o recibidos en el transcurso de sus funciones esteacuten disponibles para la persona que vaya a sustituirla Es responsabilidad del usuario final garantizar la conservacioacuten de todos aqueacutellos mensajes que puedan ser evidencia de las actividades de la Universidad para su posterior utilizacioacuten cuando sea necesario

Si se abandona la Universidad se debe garantizar la conservacioacuten y acceso de los mensajes considerados de archivo

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ANEXO II BIBLIOGRAFIacuteA

Artiacuteculos recursos en liacutenea y monografiacuteas BANUacuteS GIMEacuteNEZ Teresa y CORTEacuteS LONGARES Marta El Correu Electrogravenic un Problema a Resoldre En Lligall n25 (2003)

BOUDREZ Filip Filing and archiving e-mail [en liacutenea] Antwerp 2006 httpwwwexpertisecentrumdavidbedocsfilingArchiving_emailpdf [Consulta 2 marzo 2010]

Digital Preservation Testbed From digital volatility to digital permanence [en liacutenea]Preserving emailThe Hague April 2003 httpwwwdigitaleduurzaamheidnlbibliotheekdocsvolatility-permanence-email-enpdf [Consulta 2 marzo 2010]

Electronic mail [en liacutenea] Guidelines for Developing Policy amp Establishing Procedures forE-mail A Component of an Agency Records Management Program Office of the Secretary of State Division of Archives amp Records Management httpwwwnationalarchivesgovukdocumentsmanaging_emailspdf [Consulta 2 marzo 2010]

GAMERO CASADO Eduardo y MARTIacuteNEZ GUTIEacuteRREZ Rubeacuten Legislacioacuten de Administracioacuten Electroacutenica y de Proteccioacuten de Datos Tecnos 2008 HEDSTROM Margaret y WALLACE David And the Last Shall Be First Recordkeeping Policies and the NII En Journal of the American Society of Information Science vol50 nuacutem4 1999 International Council on Archives Electronic Records a Workbook for Archivists [en liacutenea] httpwwwicaorgennode30273 [Consulta 2 marzo 2010]

LUKESH Susan E-mail and potencial loss to future archives and scholarship or the dog that didnrsquot bark [en liacutenea] httphofprintshofstraedu1301Lukesh2C_Susan_S_(1999)_E-mail_and_Potential_Loss_to_Future_Archives_and_Scholarship_or_The_Dog_that_Didn27t_Bark_FirstMonday_4(9)htm [Consulta 2 de marzo 2010]

McGill University Archives Recordkeeping and Email Best Practices [en liacutenea] httpwwwarchivesmcgillcadpassetspdf_dp_email_best_practices_revpdf [Consulta 2 marzo 2010]

National Archives of Australia Managing Electronic Messages as Records [en liacutenea] httppandoranlagovaupan2237120011105-0000wwwnaagovaurecordkeepingerelec_messagessummaryhtml [Consulta 2 marzo 2010]

North Carolina State University University E-mail Retention [en liacutenea] (Policies Regulations and Rules REG08009 2004) httpwwwncsuedupoliciesinformationtechnologyREG08009php [Consulta 2 marzo 2010]

ONU Gestioacuten de correos electroacutenicos como expedientes [en liacutenea] httpwwwunorgspanisharchivesunrecordsmgmtmanageemailrecsshtml[Consulta 2 marzo 2010]

PERIAT Nicole Politique de gestion du courrier electronique des mesures agrave prendre [en liacutenea] httpwwwebsiumontrealcacursusvol3no1periathtm [Consulta 2 marzo 2010]

29


30

PADI (Preserving Access to Digital Information) [en liacutenea] e-mail httpwwwnlagovaupaditopics47html [Consulta 2 marzo 2010]

PENNOCK Maureen ldquoCurating E-Mails [en liacutenea] A life-cycle approach to the management and preservation of e-mail messagesrdquo DCC Digital Curation Manual SRoss MDay (eds) (July 2006) Retrieved ltfrom httpwwwdccacukresourcecuration-manualchapterscurating-e-mails [Consulta 2 marzo 2010]

SCHMIDT LISA M Preserving the H-Net Academic Electronic Mail Lists [en liacutenea] (SAA Campus Case Studies ndash CASE 11 2009) httpwwwarchivistsorgpublicationsepubsCampusCaseStudiescasestudiesCase11-Schmidtpdf [Consulta 2 marzo 2010]

SERRA SERRA Jordi Los Documentos Electroacutenicos Queacute Son y Coacutemo se Tratan Editorial TREA 2008

SERRA SERRA Jordi Gestioacuten y preservacioacuten de la documentacioacuten electroacutenica [en liacutenea] Material docente Pamplona 15 y 16 de octubre de 2009 httpeprintsrclisorg17064 [Consulta 2 marzo 2010]

University of Aberdeen Guidelines for the Management of University E-Mail [en liacutenea] (Sept 2005) httpwwwabdnacukcentralrecords-managemente-mailshtml [Consulta 2 marzo 2010]

University of Bath Computing Services E-mail Policy [en liacutenea] (Feb 2003) httpwwwbathacukbucspoliciese-mailshtml [Consulta 2 marzo 2010]

University of Edinburgh (UoE) Managing Your Emails [en liacutenea] (V10-2007) httpwwwrecordsmanagementedacukInfoStaffRMstaffManagingEmailManagingEmailhtm [Consulta 2 marzo 2010]

University of Wales Aberystwyth Policy on the use of E-mail [en liacutenea] (March 2004) httpwwwaberacukinfopoliciese-mail-policyshtml [Consulta 2 marzo 2010]

WALLACE David A Recordkeeping and Electronic Mail Policy [en liacutenea] The State of Thought and the State of the Practice Draft of the paper prepared for the Annual Meeting of the Society of American Archivists Orlando Florida September 3 1998 httpwwwmybestdocscomdwallacehtml [Consulta 2 marzo 2010] Normas ISO

‐ ISO 158012004 Informacioacuten almacenada electroacutenicamente Recomendaciones para la veracidad y admisibilidad de documentos

‐ ISOTR 184912005 Long-term preservation of electronic document-based information

‐ ISO 190052005 Document management- Electronic document file format for long-term preservation

‐ UNE-ISO 23081 (1 y 2) 2008 Informacioacuten y documentacioacuten Procesos de gestioacuten de documentos Metadatos para la gestioacuten de documentos

‐ ISOTR 26122 2008 Information and documentation Work process analysis for records

‐ ISOIEC 26300 2006 Open Document format for office applications (Open Document) v10


IacuteNDICE

1 Introduccioacuten 3

2 Estatus y problemaacutetica del correo electroacutenico 4

Punto de vista organizativo 6

Punto de vista legal 8

Punto de vista teacutecnico 13

3 Asignacioacuten de responsabilidades 17

Las autoridades acadeacutemicas 17

Los archiveros y gestores de documentos 18

Los servicios de informaacutetica y comunicaciones 19

Los usuarios finales 21

ANEXO I 22

ANEXO II BIBLIOGRAFIacuteA 29

Artiacuteculos recursos en liacutenea y monografiacuteas 29

Normas ISO 30

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1 Introduccioacuten


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1 Introduccioacuten


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recomendaciones gestión y conservación correo...

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