PLATAFORMA

PARA RECEPCIÓN

EVEx es un servicio de conectividad para los

comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda

entre las diferentes plataformas de factura electrónica.

COMPROBANTES

ELECTRÓNICOS

Y MANEJO DE

V 1.0

Plataforma para recepción y manejo de comprobantes electrónicos

PLATAFORMA EVEX

TABLA DE CONTENIDO

REGISTRO EN LA PLATAFORMA

ENVÍO DE COMPROBANTES

SUBIR COPIA DE COMPROBANTE

ESTADO DE TRANSACCIONES

08

13

14

16

ESTADO DE COMPROBANTES

23

TIPOS DE SUSCRIPCIÓN

07

CARACTERÍSTICAS

06

INTRODUCCIÓN

03

¿NECESITA ADMINISTRAR DE FORMA

SENCILLA SUS COMPROBANTES

ELECTRÓNICOS?

EVEx es la solución perfecta para su empresa o negocio.

¡Todo desde un mismo lugar!

PLATAFORMA EVEX

PORTAL WEB EVEx posee un portal web muy completo, el cual, además, es muy sencillo de

utilizar

Por medio de nuestro portal web podrá enviar o recibir sus comprobantes electrónicos,

adicionalmente, recibirá el almacenaje de sus comprobantes durante todo el tiempo contratado del

servicio.

10

Envío de sus facturas de manera segura y confiable

EVEx le permite cumplir con la obligación del envío de sus facturas de

manera segura y confiable, permitiendo un mejor seguimiento de la

recepción de los mismos.

Esto comparado con otros métodos como: correo electrónico, FTP, etc.

PLATAFORMA EVEX

Aplicación para dispositivos móviles iOS y Android EVEx cuenta con una aplicación para dispositivos móviles. Sus clientes (físicos) recibirán los comprobantes directamente a

su celular por medio de nuestra aplicación móvil, disponible

para dispositivos iOS y Android.

PLATAFORMA EVEX

PLATAFORMA EVEX

06

PORTAL WEB

UNIFICACIÓN

SEGURIDAD Y CONFIANZA

TIEMPO

BITÁCORAS DE SEGUIMIENTO

INTERFAZ DE “WEB SERVICES”

EVEx cuenta con un portal

web desde el cual se pueden

enviar o recibir

comprobantes electrónicos,

además tendrá almacenaje de

los comprobantes durante

todo el tiempo contratado del

servicio.

No es necesario implementar

en sus sistemas cada uno de

los posibles medios de

transmisión de comprobantes

electrónicos que podrían

solicitarle, el servicio EVEx

le permite implementar un

único medio de transmisión.

Permite cumplir con la

obligación del envío de sus

comprobantes electrónicos de

manera segura y confiable,

permitiendo un mejor

seguimiento de la recepción

comparado con otros

métodos como: correo

electrónico, FTP, etc.

Implementación rápida y

muy sencilla.

EVEx permite llevar

bitácoras de seguimiento de

sus comprobantes

electrónicos.

EVEx dispone de una

interfaz de "Web Services"

para el envío automático de

los comprobantes desde sus

sistemas de gestión

(Conectividad por medio de

un API REST).

CARACTERÍSTICAS

T

Nuestra suscripción más completa para su empresa o negocio

Esta suscripción permite utilizar la plataforma

para el envío y la recepción de comprobantes

electrónicos ya sea por medio del portal web

de EVEx o utilizando el API REST para

automatizar los procesos de envío y

recepción.

Además, con esta suscripción puede enviar

comprobantes electrónicos a los clientes que

tengan el App de EVEx, recibiendo así los

comprobantes en el teléfono móvil.

Sus clientes y proveedores pueden utilizar la

suscripción gratuita Business para enviarle a

usted los comprobantes o para que ellos

reciban los comprobantes que usted requiere

enviarles.

Esta suscripción es gratuita, permite utilizar la

plataforma por medio del portal web de EVEx,

únicamente para el envío o recepción de

comprobantes electrónicos hacia o desde un

usuario con suscripción Premium.

No se pueden hacer envíos o recibir

comprobantes de otros usuarios con suscripción

Business.

Esta es una suscripción gratuita con acceso al

portal EVEx, exclusivamente para la recepción de

comprobantes electrónicos.

Además de la disponibilidad para el usuario de

acceder de forma gratuita al App de EVEx para

recibir sus comprobantes directamente en su

teléfono móvil.

SUSCRIPCIÓN

SUSCRIPCIÓN

BUSINESS

CONSUMER

PLATAFORMA EVEX

TIPOS DE

SUSCRIPCIÓN

SUSCRIPCIÓN

PREMIUM

¡CLIC AQUÍ PARA MÁS DETALLES!

07

https://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripcioneshttps://evex.cr/#Suscripciones

PLATAFORMA EVEx

REGISTRO EN

LA PLATAFORMA

REGISTRO - CREACIÓN DE CUENTA

Para enviar comprobantes electrónicos utilizando EVEx es necesario estar registrado en la

plataforma. A continuación, detallaremos paso a paso el proceso a seguir para crear una cuenta en

EVEx.

• Para crear una cuenta en EVEx, proceda a dar clic en el botón “Registrarse”.

• Ingrese a la dirección https://app.evex.cr, la cual le llevara a la pantalla de inicio de sesión de EVEx.

08

https://app.evex.cr/evex/admin/auth/login

Plataforma EVEx

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REGISTRO - SELECCIÓN DE CUENTA

A continuación, se le solicita elegir el tipo de cuenta que desea crear.

HAY DOS TIPOS DE CUENTA QUE PUEDE CREAR:

▪ Cuenta Customer: Cuenta gratis para recepción de comprobantes electrónicos únicamente. No requiere estar inscrito en el Ministerio de Hacienda.

▪ Cuenta Business: Cuenta que le permite el envío y recepción de comprobantes electrónicos. Esta cuenta requiere estar inscrito en el Ministerio de Hacienda.

• Seleccione la opción que se ajuste a sus necesidades.

• De clic en el botón “Siguiente”.

REGISTRO

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REGISTRO - DATOS PERSONALES

Continuando con el proceso de creación de su cuenta, se le solicita completar un formulario con una

serie de información referente a su empresa o negocio.

• Complete todos los campos del formulario según lo que se le solicita.

• Verifique que la información proporcionada sea correcta, luego, de clic en el botón “Registro”.

Plataforma EVEx REGISTRO

10

11

REGISTRO - CONFIRMACIÓN DE CUENTA

Una vez que se hace clic en el botón “Registro”, el sistema mostrará un mensaje que confirma que

la cuenta a sido creada exitosamente.

Inmediatamente, recibirá un correo electrónico en la dirección registrada anteriormente, dicho correo

contendrá una contraseña temporal que deberá utilizar para iniciar sesión por primera vez en la

plataforma.

Plataforma EVEx

REGISTRO - CONTRASEÑA TEMPORAL

REGISTRO

11

REGISTRO – NUEVA CONTRASEÑA

Al iniciar sesión por primera vez con su usuario y contraseña temporal se le solicitará de forma

inmediata cambiar la contraseña temporal por una contraseña nueva de su elección.

Plataforma EVEx

• Establezca su nueva contraseña para el inicio de sesión en la plataforma.

• Una vez que este seguro de haber digitado correctamente su nueva contraseña, de clic en el botón “Guardar”.

Recuerde que para que su nueva contraseña sea válida, debe contener un mínimo de 8 caracteres,

debe incluir al menos una letra mayúscula, una letra minúscula, un número y un carácter especial.

NOTA:

Ejemplo: q.e4&crH}

REGISTRO

12

PLATAFORMA EVEx

ENVÍO DE

COMPROBANTES

ENVÍO DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Para enviar comprobantes electrónicos utilizando EVEx, debe hacer lo siguiente.

• Iniciar sesión en EVEx con sus credenciales.

• En el panel de la izquierda, seleccionar la opción “Envío de Comprobantes”.

• Proceda a cargar los tres archivos que se le solicitan (PDF, XML, XML).

• De clic en el botón “Enviar Comprobante”.

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SUBIR UNA COPIA DE UN COMPROBANTE

Para incluir en EVEx una copia de un comprobante que le fue enviado por otros medios, siga los

siguientes pasos.

• En el panel izquierdo, haga clic en la opción “Envío de Comprobantes”.

• De clic en la pestaña “Subir copia de comprobante”.

• Proceda a cargar los tres archivos que se le solicitan (PDF, XML, XML).

• De clic en el botón “Subir copia”.

SUBIR COPIA

DE COMPROBANTE

PLATAFORMA EVEx

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Nota:

▪ Tenga en cuenta que NO se enviará un comprobante al emisor, únicamente se realizará una copia del mismo en su cuenta.

▪ Para indicar que el comprobante fue subido por usted y no por el emisor, se marcará la transacción con el siguiente icono

▪ Las notificaciones que usted envíe a este comprobante serán enviadas al correo electrónico de su cuenta, si usted no especificó un correo electrónico para notificaciones, ya que no es

enviado por el emisor.

▪ El emisor puede subir y eventualmente sobrescribir el comprobante, esto anula la pasada condición del mismo.

▪ El receptor del comprobante electrónico debe ser el mismo usuario de EVEx que realiza esta operación.

▪ Si el comprobante ya fue entregado (por otro usuario o por usted mismo), la transacción será rechazada.

Restricciones:

PLATAFORMA EVEx SUBIR COPIA DE COMPROBANTE

15

16

ESTADO DE UNA TRANSACCIÓN

Al utilizar la plataforma EVEx para enviar comprobantes electrónicos, se genera automáticamente

una transacción por cada comprobante enviado. Una transacción le indica el proceso que se sigue

hasta la creación del comprobante.

• En el panel izquierdo, haga clic en el menú “Transacciones”.

• Seleccione la opción “Entrantes” o “Salientes”, según sus necesidades.

ESTADO DE LAS

TRANSACCIONES

PLATAFORMA EVEx

NOTA:

Es importante que tenga en cuenta que las transacciones hacen referencia a todos los intentos de

envió de un comprobante, esto sin importar si el envío del comprobante resulta exitoso o no.

Para comprobar el estado de sus transacciones, puede revisar la bitácora de transacciones, de la

siguiente forma:

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PLATAFORMA EVEx ESTADO DE TRANSACCIONES

SIMBOLOGÍA EN TRANSACCIONES

A continuación, se detalla la simbología utilizada en la columna “Envío”, de la ventana de estado

de las transacciones entrantes o salientes.

El envío del comprobante se realizó utilizando el api o la consola web. Normal:

El receptor subió una copia a EVEx, de un comprobante que le enviaron por otro medio. Auto subida:

El comprobante fue enviado a través del correo electrónico de EVEx. Email:

El comprobante fue facturado y enviado a través de EVEx. Facturador EVEx:

Mensaje que usted emite de aceptación o rechazo parcial o total de un comprobante.

Mensaje receptor:

TIPOS DE ESTADO DE UNA TRANSACCIÓN

A continuación, se describen los tipos de estado en los cuales se puede encontrar una transacción.

La petición fue recibida y esta a la espera de procesamiento. En cola:

La transacción esta siendo procesada en el sistema. Procesando:

La transacción falló debido a un error del sistema, deberá contactar al soporte de EVEx. Soporte:

El comprobante fue entregado exitosamente al receptor. Aceptado:

El comprobante fue rechazado, por ejemplo, debido a un problema con la firma o la estructura del mismo.

Rechazado:

El comprobante fue enviado dos veces. Usted solo se puede tener una copia de un comprobante,

debido a esto se le da la opción de sobrescribirlo. Duplicado:

17

Ejemplo de transacción exitosa

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE TRANSACCIONES

Al seleccionar una transacción, podrá́ ver el detalle de la misma haciendo clic sobre el botón

“Visualizar”. EVEx le mostrará el estado de la transacción, le indicará si el mismo fue aprobado o

rechazado, de igual manera en caso de ser rechazado, le indicará el motivo del rechazo.

DETALLE DE UNA TRANSACCIÓN

• Para ver los archivos que se enviaron en la transacción, haga clic sobre el botón “Ver archivos entregados”

• Para ver el detalle del comprobante, haga clic sobre el botón “Ver Comprobante”.

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Ejemplo de transacción fallida

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE TRANSACCIONES

• Para ver los archivos enviados en la transacción, haga clic sobre el botón “Ver archivos entregados”.

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PLATAFORMA EVEx ESTADO DE TRANSACCIONES

BUSCAR UNA TRANSACCIÓN

Búsqueda general:

La búsqueda general, es una opción que le permite buscar una transacción rápidamente

proporcionando el número consecutivo de la misma.

• Digite o copie el consecutivo de la transacción en el campo “Búsqueda general”.

• Haga clic sobre el botón “Buscar”.

El sistema filtrará las transacciones y mostrará el resultado de la búsqueda.

20

Para realizar una búsqueda de sus transacciones entrantes o salientes, EVEx le ofrece dos opciones:

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE TRANSACCIONES

La búsqueda avanzada, le permite filtrar sus transacciones según una serie de parámetros.

Búsqueda avanzada:

• De clic en el botón “Abrir opciones de búsqueda”.

Se desplegará el siguiente menú con las opciones que puede utilizar para realizar la búsqueda.

• Complete los campos según los parámetros que desea emplear para realizar la búsqueda.

. • De clic en el botón “Buscar”.

El sistema filtrará las transacciones y mostrará el resultado de la búsqueda según los parámetros

seleccionados.

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PLATAFORMA EVEx ESTADO DE TRANSACCIONES

En la parte inferior de la ventana “Detalle de transacción”, se encuentra el número identificador de

la transacción, tenga en cuenta que este número es único para cada transacción.

Soporte con transacciones

En caso de necesitar soporte con alguna transacción, proceda de la siguiente forma:

• Copie el número identificador de la transacción haciendo clic sobre el botón “copiar identificador”.

• Envíe un correo electrónico a la dirección soporte_evex@flecharoja.com, con el detalle de su caso, recuerde incluir el identificador de la transacción para que el equipo de soporte pueda

identificarla y brindarle la ayuda necesaria.

22

mailto:soporte_evex@flecharoja.com

ESTADO DE UN COMPROBANTE

Cada vez que una transacción enviada culmina de forma exitosa, la plataforma EVEx genera un

nuevo comprobante. Dichos comprobantes contienen información importante acerca del documento

enviado.

• En el panel izquierdo, haga clic en el menú “Comprobantes”.

• Seleccione la opción “Recibidos” o “Enviados”, según sus necesidades.

ESTADO DE

LOS COMPROBANTES

PLATAFORMA EVEx

Si desea consultar sus comprobantes, puede hacerlo de la siguiente forma:

NOTA:

Es importante que tenga en cuenta que, a diferencia de las transacciones, en comprobantes,

únicamente aparecerán los comprobantes que ya han sido validados, aquellos que han sido aceptados

por el Ministerio de Hacienda.

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PLATAFORMA EVEx ESTADO DE COMPROBANTES

Al revisar el estado de los comprobantes enviados o recibidos, dependiendo de la columna, podrá ver

algunos de los íconos de notificación descritos a continuación:

Esta notificación es mostrada a los usuarios cuando el flujo de creación del

comprobante es completado. Este indicador puede considerarse como un estado

“exitoso” o simplemente “informativo”.

Aviso:

Alerta:

Indica una advertencia al emisor del comprobante. Por ejemplo, podría

mostrarse debido a un fallo en el campo “otros”.

Error:

Indica que el mensaje enviado notifica un error, esta notificación se considera

como crítica, es necesario prestarle atención.

Mensaje:

Indica que el comprobante posee mensajes.

• Columna: Mensajes y Avisos.

• Columna: Respuesta Hacienda.

Vencido:

Indica que se ha vencido el plazo otorgado por el Ministerio de Hacienda para

que realice la respuesta.

Días restantes:

Indica la cantidad de días restantes para que acabe el plazo que

otorga el Ministerio de Hacienda para que realice la respuesta.

Celda en blanco:

Si la celda se observa en blanco, quiere decir que el comprobante

no tiene notificaciones para mostrar.

TIPOS DE NOTIFICACIÓN

NOTA:

Una vez que se cumpla el plazo otorgado por el Ministerio de Hacienda para que realice

la respuesta, si usted no respondió nada, el Ministerio de Hacienda asume que el

comprobante fue aceptado.

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DETALLE DE UN COMPROBANTE

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE COMPROBANTES

• En el panel izquierdo, haga clic en el menú “Comprobantes”.

• Seleccione la opción “Recibidos” o “Enviados”, según sus necesidades.

• Para ver el detalle de un comprobante, en la columna “Detalle”, haga clic sobre el icono

Si desea consultar el detalle de un comprobante, puede hacerlo de la siguiente forma:

En el detalle del comprobante se muestra información relevante del documento enviado, además, se

le brinda la posibilidad de descargar los archivos asociados al mismo o de generar una

representación gráfica en PDF del comprobante.

25

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE COMPROBANTES

• Para aceptar o rechazar un comprobante que le fue enviado de clic en el botón “Aprobar/Rechazar”.

25

26

Se mostrará la siguiente ventana en la cual deberá completar los campos solicitados e indicar si

rechaza o aprueba ya sea total o parcialmente el comprobante.

• Para consultar los archivos que fueron enviados adjuntos con el comprobante, de clic sobre el botón “Consultar archivos”.

• Para generar un PDF con el detalle del comprobante, de clic en el botón “Generar PDF”, una vez que el PDF se genere podrá descargarlo.

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE COMPROBANTES

25

Se mostrará la siguiente ventana en la cual si lo desea podrá descargar los archivos individualmente o

de igual forma descargarlos todos juntos en un archivo .zip.

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En el apartado “Detalle del comprobante”, podrá visualizar la información que incorpora el

archivo XML.

PLATAFORMA EVEx ESTADO DE COMPROBANTES

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ALERTAS Y MENSAJES DE UN COMPROBANTE

En el costado derecho de la ventana del detalle de un comprobante se le muestran las siguientes dos

secciones:

• Para ver las advertencias que posee un comprobante proceda a dar clic sobre el botón “Visualizar detalle”.

VISUALIZAR ADVERTENCIAS DE UN COMPROBANTE

Se mostrará la ventana “Advertencias del sistema” en la cual podrá observar todas las advertencias

que posee el comprobante.

NOTA:

Tenga en cuenta que las alertas son notificaciones o mensajes que envía el sistema.

ENVÍO Y RECEPCIÓN DE

COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

P L A T A F O R M A

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