real contra presupuestado
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
COMPARACIÒN DE LO PRESUPUESTADO CON LO REAL
2
Seguimiento
Se realiza sobre las actividades y no sobre quienes las realizan.
Se hace un seguimiento constante para hacer la comparación entre lo real y lo presupuestado. Por una parte se toma el diagrama de Gantt (Visualización Mas Adelante) y se superponen a las barras que indiquen la planificación inicial otras que muestren el comportamiento real, para poder ver así fácilmente las divergencias.
Para control de presupuesto se desarrollan las curvas de control o Curvas S.
3
Es un proceso a través del cual, con base en una comparación de lo real o de unos objetivos logrados en un punto en el tiempo vs lo que se planificó u objetivos que se deberían haber cumplido para ese momento y de acuerdo a la variación, haya que tomar decisiones correctivas que permitan resolver las posibles discrepancias existentes que sean desfavorables.
Los documentos indispensables para la actuación de comparación son: Documentos sobre los costes, gastos y presupuestos. Compromisos y pagos
realizados desde el inicio del proyecto y desde inicio del año en curso, presentado por bloques de actividades y conceptos; previsiones hasta fin de años y hasta fin del proyecto.
Documentos que muestran el estado de avance. Documento estado de la planificación vigente
Documentos sobre personal y plantilla. Personal existente, seleccionado por especialidades y afiliación; previsiones periodificadas hasta final de año y hasta final de proyecto.
Documentos sobre características técnicas. Especificaciones y su evolución
Estos documentos deben permitir comparar las especificaciones exigidas y previstas con las realizaciones concretas. Tanto en los que se refiere a las características técnicas, como a los datos fácilmente mesurables de costes y plazos, es preciso cuantificar o por lo menos normalizar la información, dándole la forma de tablas o gráficos
Diagrama de Gantt
6
Curvas de Control
Estas curvas, también llamadas curvas S, permiten la visualización de la variación de costos y las variaciones del programa.• Variación de los costes: Compara la variación que
hay con respecto a los presupuestos realizados pero no establece comparación alguna entre el trabajo realizado y el programado.
• Variación del programa: Compara el trabajo planificado terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado y evalúa en donde debía haber terminado frente al momento en que realmente terminó. Se representa en dinero.
7
Curvas de Control
Cada una de las curvas representa: Coste Presupuestado del Trabajo Programado –
CPTP: Coste presupuestado que tiene las actividades programadas en determinado periodo de tiempo.
Coste Presupuestado de Trabajo Realizado – CPTR: Coste que tenía presupuestado un trabajo que ha sido realizado, cuanto debería haber costado el trabajo realizado según los planes.
Coste Real de Trabajo Realizado – CRTR: Importe monetario que se ha gastado realmente para terminar el trabajo en un periodo de tiempo dado.
8
Curvas de Control
ppi-t4
CPTP
GA
STO
AC
UM
ULA
DO
TIEMPO
CURVA PRESUPUESTAL:
Pesos
9
Curvas de Control
Variación del costo: CPTR – CRTR, se compara lo que debería haber costado el trabajo realizado contra el progreso real, para establecer como ha sido el uso de recursos respecto al plan inicial.
Variación del programa: CPTR – CPTP, se compara el costo presupuestal del trabajo realizado con lo que en total se debería haber gastado y así determinar si el proyecto va de acuerdo a lo planeado.
10
Curvas de Control
CPTP
CPTR
CRTR
VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)
VARIACION DEL COSTOG
ASTO
AC
UM
ULA
DO
FECHA DE MEDICION DEL PROGRESO
TIEMPO
PESOS
11
Curvas de Control
CPTP
CRTR
CPTR
GA
STO
AC
UM
ULA
DO
TIEMPO
FECHA
CASO 1: El programa está adelantado pero hay mayor gasto:
Pesos
12
Curvas de Control
CPTP
CPTR
CRTR
GA
STO
AC
UM
ULA
DO
TIEMPO
FECHA
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades
Pesos
13
Curvas de Control
CPTP
CRTR
CPTR
GA
STO
AC
UM
ULA
DO
TIEMPO
FECHA
CASO 3: Adelantado en la programación y menores gastos$
14
Curvas de Control
ppi-t4
CPTP
CPTR
CRTR
GA
STO
AC
UM
ULA
DO
TIEMPO
FECHA
CASO 4: Retrasado en la programación y mayores gastos
Pesos
15
Los periodos para controles se acuerdan con la dirección del proyecto, y las variaciones se deben hacer actividad por actividad como en el acumulado del proyecto.
En ocasiones no es fácil establecer con exactitud el coste y programación del las actividades por tanto se pueden trabajar las estimaciones y las variaciones en horas, hablando entonces de Horas presupuestadas, horas reales, y horas presupuestadas reales.