Área de editorial upv · según se trate de libro, revista o actas de congreso - documentación -...
TRANSCRIPT
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
ÁREA DE EDITORIAL UPV
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Área de Editorial UPV
Abril 2014
SÍMBOLOS
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Área de Editorial UPV
Abril 2014
AEUPV01: VENTA DE PUBLICACIONES (I)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Tipo
A solicitud del usuario
Tipo
Comunidad universitaria yen punto de venta AEUPV
Consulta en PC’s¿Conoce el
usuario el número de referencia?
Acceso al ejemplar en estanterías
Compra
No
Sí
Devolución Debe cumplir:- Documento en perfecto estado.- Se presenta ticket- No haber transcurrido el plazo máximo de devolución.
Comprobación
¿Comprobación correcta?
Comunicación al usuario: no se
admite la devolución
No
Sí
Cobro / devolución
Pub
licac
ione
s
Registro de la operación
Operación de venta / devolución a través de:- Tarjeta bancaria.- Vale.- Efectivo.
Desmagnetizar, entrega/recogida
de ejemplar y tickets o vale
Operaciónexterna
¿Es cliente?
Pub
licac
ione
s Información al usuario sobre
disponibilidad y precio
¿Se puede vender al exterior?
No
Comunicación al usuario: no está
permitida su venta al exterior
Sí
¿La operación se va a realizar
desde la UPV?
Información al usuario sobre la
librería o distribuidora que
corresponda
No
Sí
Alta como cliente
NoEn el caso de cliente Librería, debe quedar acreditado
Emisión de albarán y nota de
entrega
Sí
Cliente
Comunicación al usuario del importe a
transferir y envío de la nota de
entrega para su firma
Librería
Particular
Preparación del envío, y envío
Registro:- Albarán- Factura
- Ejemplares- Libranza (particulares)
Pub
licac
ione
s
Registro:- Albarán- Factura- Justificante transferencia (librerías)- Libranza (particulares)En el caso de particulares,
previamente deberá haberse recibido el dinero y la libranza
Registro de factura como
cobrada, y archivo
Hasta la recepción del justificante de transferencia y la nota de entrega firmada
Tipo
DevoluciónA
Compra
SER
PIS
Servicio de Gestión
Económica
Solicitud de conciliación
Envío al Servicio de Gestión Económica de la nota de entrega firmada
Versión 02 - Octubre 2010
AEUPV01: VENTA DE PUBLICACIONES (II)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Debe cumplir:- Documento en perfecto estado.- Se presenta ticket- No haber transcurrido el plazo máximo de devolución.
No
Sí
Pub
licac
ione
s
¿Comprobación correcta?
Comprobación
Emisión de albarán y factura
Comunicación al usuario: no se
admite devolución
Registro de factura y archivo
A
Versión 02 - Octubre 2010
AEUPV02: EDICIÓN DE PUBLICACIONES (I)
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud de usuario
- Original o muestra de la publicación- Formulario cumplimentado según se trate de libro, revista o actas de congreso
- Documentación- Hoja de seguimiento
Sí
Apuntes
Libros/ Actas de congresos
Revistas
No
Tipo
Apertura de expediente
Recepción del formulario de solicitud de viabilidad
Estudio de viabilidad
AEUPV02P01
¿Aceptadopara edición?
Maquetación y registro ISBN de
librosAEUPV02P02
Registro de ISSN de revistas
AEUPV02P03
- Hoja de créditos- Petición ISBN o petición ISSN- Orden impresión- Original definitivo
Albarán
En función del tipo de publicación y pago de Derechos de autor
% de la tirada
Hasta que los implicados se presenten a recoger la publicación
En función del tipo de publicación
No
Sí
Preparación y envío de
documentación para imprenta
Pu
blic
aci
ones
Empresas de edición impresa
y reprografía
Aviso a los implicados
Recepción de libros /actas/
revistas / apuntes
Pub
licac
ione
s
¿Apuntes?
Valoración (precio)
Separación en lotes de libros /
revistas /apuntes para trámites
Firma de documentos de entrega, cuando
corresponda
Pub
licac
ione
s
Alta en el sistema de
gestión
En caso de primer número de una revista se envía copia al ISSN
Versión 03 - Abril 2014
AEUPV02P01: ESTUDIO DE VIABILIDAD
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Sí
No
Sí
Sí
No
Institucional /Actas de congreso Docente
- Características de la publicación- Muestra del original para evaluar contenido
No
Sí
¿Varía significativamente el presupuesto?
Revistas
No
Sí
¿?
Solicitud de presupuesto a
diferentes proveedores
Empresas de edición impresa
y reprografía
Pub
lica
cio
nes
Tipo
¿Solicita presupuesto?
¿Aprueba valoración?
Comprobación de
características técnicas
provisionales
Firma del presupuesto provisional
Recepción de la aprobación
Elaboración de presupuesto provisional, y
envío al usuario
¿Características estándar?
Recepción de presupuestos
Tipopublicación
Recepción original del libro
¿La Editorial considera
conveniente la publicación?
Solicitud al usuario del
original del libro /revista
Solicitud de aprobación de
valoración económica
¿Existe aval?
Sí
Publicación con ISBN / ISSN
Apunte
No
No
Comunicación de la decisión
Versión 03 - Abril 2014
AEUPV02P02: MAQUETACIÓN Y REGISTRO ISBN DE LIBROS
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
No
Se entrega: - Datos del libro- Códigos de barras de ISBN- Código de barras interno- Logotipos- Resumen- Imágenes
Sí
No
Sí
¿Es correcto?
Recepción de original
maquetado
Comprobación prueba interior y
portada
Empresas de edición impresa
y reprografía
¿Es correcta?
Devolución del original
Empresas de edición impresa
y reprografía
Entrega de prueba de diseño de
portada y la prueba maquetada
His
tori
al
Envío de cambios
Empresas de diseño gráfico
Remisión de informe para
maquetación y original
Solicitud de pruebas de
portada
Empresas de edición impresa
y reprografía
Recepción de original
maquetado
Alta y asignación provisional ISBN
Recepción de pruebas de diseño de portada
Petición ISBN
Recepción de aprobación ISBN
Agencia Española del
ISBN
Solicitud de aprobación del
ISBN seleccionado
Versión 03 - Abril 2014
AEUPV02P03: REGISTRO DE ISSN DE REVISTAS
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Petición ISSN
Solicitud de ISSN
Recepción de DL
Solicitud de DLEmpresas de
edición impresa y reprografía
Centro Nacional Español de ISSN
Recepción de ISSN
Versión 03 - Abril 2014
AEUPV03: EDICION DE TESIS DOCTORALES
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
A solicitud de usuario
Recepción del contrato firmado
Asignación de códigos de
publicación para la versión POD y
la electrónica
Almacenamos en repositorio
documental el expediente
Agencia de ISBN
Alta en el sistema de
gestión
Comprobación en la web del Gremio que la solicitud está
validada
Introducción/modificación de
la tesis en Riunet
- Contrato de edición de tesis doctoral. (accesible desde web Editorial)
OriginalContrato
escaneado firmado
Formato PODFormato
electrónico
Solicitud telemática ISBN comercial (POD)
Envío correo a Admon RIUNET para actualizar
contenido
¿Está la tesis en Riunet y
tiene el formato correcto?
NoEnvío correo a
usuario solicitante
Sí
Hasta que la tesis está en Riunet con el formato correcto
His
tori
al
Rep
osito
rio
Preparación del contenido
Hasta que aparece la solicitud validada en la web del Gremio de Editores
Almacenamiento en repositorio documental
Pub
licac
ione
s
Biblioteca central
Publicación del enlace de acceso
en el catálogo
Comunicación al usuario vía email
del enlace a la ficha del catálogo
Rep
osito
rio
Formulario ISBN validado
Correo enviado al autor
Versión 03 - Julio 2012
AEUPV04: COEDICIÓN DE PUBLICACIONES
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario Información
sobre requisitos para editar, y
descartar
Estudio de condiciones
¿Existe aval?
Descartar propuesta
Remisión del contrato para la
firma
Firma del contrato
Recepción del contrato firmado
Remisión a firma del miembro
equipo rectoral, si existe fondo
Órganos de dirección
Condiciones económicas.Costes.Derechos de AutorCondiciones legalesDistribución
Redacción del contrato
Firma del responsable del
AEUPV
Recepción del contrato firmado
Envío a impresión
Tipo Pertenece al fondo
No pertenece al fondo
SíNo
¿Interesan condiciones?No
Si
¿Se imprime en Área Editorial UPV?
ImpresiónGestión de la
impresiónAEUPV04P01
Recepción de ejemplares para archivo y envío a
autores
No Sí
Puesta a la venta, en función
de las condiciones establecidas
Versión 01 - Enero 2008
AEUPV04P01: GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Clasificación y reparto de ejemplares
Empresa de edición impresa
y reprografía
Recepción de ejemplares impresos
Valoración(precio)
Envío de la orden de impresión
Selección del impresor
-Pedir presupuesto-Condiciones económicas-Adaptación a condiciones Técnicas
- Características técnicas- Datos- Texto- Portada
Albarán de entrega
Ficha de valoración
Para:- Depósito Legal- Servicios UPV (Biblioteca, Rector…)- Autor
Pub
licac
ione
s
Versión 01 - Enero 2008
AEUPV05: DISTRIBUCIÓN DE PUBLICACIONES
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
A solicitud del usuario, o de oficio (distribución de novedades)
Distribución denovedades
Pedido
Sí
No
Gandia y Alcoy(a solicitud, o de oficio)
No
No
Sí
Sí
- Albarán y copia pedido- Etiqueta envío- Albarán transporte- Libros
Hasta su resolución
Devoluciones
Debe cumplir:- Documento en perfecto estado.- No haber transcurrido el plazo máximo de devolución.
No
Sí
¿Se puede vender al exterior?
Envío de reclamación
Devolución del albarán firmado
Archivo de albarán
Tramitación de la reclamación
Pub
licac
ione
s
Pub
licac
ione
s
¿Es correcto?
Preparación de envío, y envío
Tipo
Comprobación
Comunicación al usuario: no se
admite devolución
Recepción y archivo del
albarán firmado
Pub
licac
ione
s
Selección de novedades a
distribuir
Comunicación de la causa
¿Dispone de crédito?
Emisión de albarán
Generación del albarán de
pedido
Recepción y comprobación de
la mercancía
¿Comprobación correcta?
Envío electrónico del boletín en pdf
Versión 02 - Octubre 2010