razones fundamentales para automatizar … · para ser más eficaces, los procesos de ... incluyen...

9RAZONES

FUNDAMENTALES

PARA AUTOMATIZAR

LA GESTIÓN

DE DESEMPEÑO

Y TALENTOS

INTRODUCCIÓN

Como gerente de Recursos Humanos, usted comprende laimportancia de contar con un proceso de gestión de desempeñosólido en su empresa. Dicho proceso lo ayuda a motivar y aretener de manera más eficaz a los empleados con mejordesempeño, alinear mejor los objetivos individuales con los de suorganización y crear una fuerza laboral con mayor compromiso.Todo esto conduce a una mayor productividad y, enconsecuencia, mejora los resultados de su empresa.

Pero si su empresa es como la mayoría, es probable que su proceso de gestión de desempeño actual se

base en la recolección manual de evaluaciones anuales y en la utilización de otros procedimientos en

papel que requieren mucho trabajo por parte de los empleados.Aun si ha logrado automatizar el proceso

de algún modo mediante el uso de documentos de procesamiento de texto estandarizados, plantillas de

la base de datos o cualquier otro método electrónico básico, habrá descubierto que esas herramientas,

con frecuencia, pueden crear más problemas que los que solucionan.

Hoy, se está produciendo una profunda transformación en el panorama comercial que se relaciona con la

gestión de desempeño y talentos. Una cantidad cada vez mayor de empresas está volcándose a las

tecnologías innovadoras para ayudar a mejorar sus procesos de gestión de desempeño. Estas

organizaciones con pensamiento previsor están reemplazando sus procedimientos manuales, que

frecuentemente suelen resultar difíciles y tediosos, con soluciones económicas basadas en laWeb que

ofrecen una implementación ágil y no requieren soporte en TI.Al automatizar gran parte de su gestión de

desempeño y talentos, estas empresas han logrado muchos beneficios económicos, que incluyen una

creciente productividad de los empleados, una mayor retención de empleados, compensación optimizada

y más.

EEssttaa gguuííaa eelleeccttrróónniiccaa ddeessccrriibbiirráá ccllaarraammeennttee llooss nnuueevvee bbeenneeffiicciiooss pprriinncciippaalleess qquuee ssuu eemmpprreessaa ppuueeddee aallccaann--

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9 RAZONES FUNDAMENTALES PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE DESEMPEÑO Y TALENTOS


Cómo obtener los beneficios de laautomatización de la Gestión dedesempeño y talentosEExxiisstteenn nnuueevvaass ffoorrmmaass eenn llaass qquuee ssuu eemmpprreessaa ssee bbeenneeffiicciiaarráá aall aauuttoommaattiizzaarr ssuupprroocceessoo ddee ggeessttiióónn ddee ddeesseemmppeeññoo..

1. IMPLEMENTACIÓN MÁ S SIMPLE DE LAS MEJORESPRÁCTICAS DE GESTIÓN DE DESEMPEÑOY TALENTOS

Para ser más eficaces, los procesos de gestión de desempeño de su empresadeben seguir las mejores prácticas (consulte la barra lateral) establecidas porlas empresas líderes y por expertos en la materia. Mientras que algunas deestas mejores prácticas pueden implementarse incluso con sistemas manuales,sería mucho más fácil lograr muchas de ellas con soluciones automatizadas,que incluyen:

• PPRROOCCEESSOO DDEE RREEVVIISSIIÓÓNN IITTEERRAATTIIVVOO.. Debido a que la automatización facilita elenrutamiento de formularios, las personas trabajan de manera máscoherente y confiable en el proceso de revisión.

• OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE OOBBJJEETTIIVVOOSS EENN CCAASSCCAADDAA.. Los objetivos rara vez sonresponsabilidad de un solo empleado. La mayoría de los objetivos selogran gracias al esfuerzo de muchas personas en una organización. Losexpertos en Gestión del desempeño concuerdan en que la organizaciónen cascada y la alineación de los objetivos de diferentes responsablesgenera una “responsabilidad conjunta” que es vital para el éxito de unaempresa. Las aplicaciones automatizadas en toda la empresa simplificanconsiderablemente la tarea de establecer objetivos conjuntos ygarantiza que los empleados trabajen para alcanzar los objetivosgenerales de la empresa.

• CCUULLTTUURRAA DDEE PPAAGGOO SSEEGGÚÚNN EELL DDEESSEEMMPPEEÑÑOO.. Un sistema automatizado de altacalidad incluirá un módulo de Planificación de compensaciones, lo queproporciona a los gerentes un fácil acceso a toda la información quenecesitan para recompensar a los empleados por su desempeño actual.El acceso a todos los comentarios, los criterios de evaluación del logrode objetivos, los datos de las revisiones y las notas de desempeñoobtenidos a lo largo del año asegura que los gerentes tomen decisionescoherentes, cuantificables y justas. En consecuencia, los empleadorespueden reducir el costo de compensación excesiva de quienes no tienenun buen desempeño y pueden aumentar el compromiso de losempleados para con la empresa.

EEjjeemmppllooss ddee mmeejjoorreess pprrááccttiiccaass eenn llaaGGeessttiióónn ddee ddeesseemmppeeññoo yy ttaalleennttooss..

1. Desarrollo de objetivos SMART (sigla eninglés que significa: específicos, medibles,alcanzables, realistas, dentro de unmarco temporal) para todos losempleados.

2. Alineación de los objetivos individualescon los corporativos.

3. Inclusión de la autoevaluación de unempleado en el proceso de revisión.

4. Utilización de un proceso de revisióniterativo para permitir al gerente y alempleado participar de la revisión de lamisma manera.

5. Empleo tanto de la ponderación como dela calificación de los objetivos paraproporcionar una visibilidad significativadel desempeño real del empleado.

6. Calificación general (un promedioponderado de calificaciones encomparación con diversos objetivos)para obtener resultados confiables paralos empleados, al eliminar la tendenciahumana subjetiva.

7. Utilización de comentarios integralesanónimos para promover una cultura deotorgamiento de facultades yresponsabilidad, mientras se mejora eldesempeño general de la organización.


Según analistas líderes en la industria, casi el 95% de los trabajadores desconocen los objetivos corpora-tivos específicos de sus empleadores. ¿Cómo puede esperar su organización que sus empleados generenbuenos resultados para la empresa si los empleados no saben claramente lo que se espera de ellos?

La determinación de objetivos importantes y alcanzables es el pilar del éxito del empleado y de la empre-sa. Al automatizar el proceso de creación, organización en cascada, monitoreo y medición del desem-peño en comparación con los objetivos:

• LOS EMPLEADOS Y LOS GERENTES PUEDEN LOGRAR más y en menos tiempo, al obtener una mayorvisibilidad de los objetivos de la empresa y los individuales.

• LOS EMPLEADOS Y LOS GERENTES PUEDEN VER DE QUÉ SE TRATA EL PLAN DE OBJETIVOSPÚBLICOS y comprender de qué manera los objetivos individuales se encuentran dentro de losobjetivos comerciales de la empresa.

• LOS EMPLEADOS PUEDEN ORGANIZAR EN CASCADA SUS OBJETIVOS CON RESPECTO A OTROS DE LAEMPRESA y crear responsabilidad conjunta.

• LOS GERENTES PUEDEN MANTENERSE EN CONTACTO CON EL PROGRESO DE LOS EMPLEADOS DEMANERA MÁS SIMPLE durante cada fase del cumplimiento de objetivos, lo que permite un refuer-zo inmediato del progreso o de la capacitación para volver a poner al día el desempeño y las fechaslímite.

Con una solución automatizada, es posible alinear los objetivos y organizarlos fácilmente para generar responsabilidad conjunta.


3. OBTENCIÓN DE UN PODEROSO CONOCIMIENTO MEDIANTE EL USO MÁSEFECTIVO DE LOS DATOS REUNIDOS

Para ser valiosa, la información debe reunirse y agregarse de modo que permita a los empleados acceder yutilizarla realmente. En lugar de encarpetar las revisiones de los empleados en un cajón en algún lugar, lossistemas automatizados le permiten acceder de manera simple a datos importantes de toda la empresa, encualquier momento. A través de los tableros de información relacionados con el desempeño y las opcionesde informe, los gerentes pueden captar y analizar, bajo demanda, la información detallada que necesitanpara tomar las mejores decisiones estratégicas posibles. La utilización de sistemas automatizados le per-mite:

• REALIZAR UN SEGUIMIENTO DEL PROGRESO GENERAL DE LA EMPRESA EN COMPARACIÓN CONLOS OBJETIVOS

• IDENTIFICAR LAS TENDENCIAS DE DESEMPEÑO DE TODOS LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA,iqueincluye los puntos fuertes y débiles clave, las destrezas de la organización y los factores condicio-nantes de recompensa totales.

• DETECTAR LAS DEFICIENCIAS DE COMPETENCIA y determinar qué competencias le faltan a su organi-zación.

• MONITOREAR EL PROGRESO de las calificaciones de los empleados con el transcurso del tiempo.

• EVALUAR LAS DISTRIBUCIONES DE CALIFICACIONES DE LOS EMPLEADOS EN LA EMPRESA, de modoque puede recompensar de manera adecuada sólo a quienes demuestren el mejor desempeño, enlugar de sólo entregar a todos una bonificación con pequeño porcentaje, ahorrando miles dedólares en compensación de bonificaciones injustificadas

Los tableros de

información de

SuccessFactors

Professional Edition le

permiten ver

información de

desempeño adicional en

formatos gráficos

visualmente intuitivos.


4. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

TMediante la automatización, se hace mucho más fácil monitorear de cerca el proceso completo derevisión del desempeño para garantizar el cumplimiento en toda la organización. Los sistemas automati-zados fomentan:

• EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS. Los mejores sistemas automatizados incluyen funciones deescaneo incorporadas para ayudar a los gerentes a redactar revisiones que cumplan con las nor-mas, lo que permite proteger su empresa de asuntos legales delicados y potencialmente graves.

• EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCESOS. Los sistemas automatizados fomentan una mayor partici-pación en las entrevistas, los comentarios integrales, la planificación de objetivos y otros aspectosdel proceso de gestión del desempeño. Una aplicación de revisión del desempeño basada en laWeb, generalmente permitirá a RR. HH. enviar con facilidad avisos y recordatorios a la fuerza labo-ral a fin de mantener el proceso encaminado. Además, puede monitorear fácilmente quién ha reti-rado varios formularios para asegurarse de que toda su empresa está cumpliendo sus objetivos degestión de desempeño.

• LA REVISIÓN DE LA COHERENCIA DE LOS FORMULARIOS. Si utiliza documentos de procesamientode texto estándar para reunir la información de las entrevistas, sabe lo fácil que puede resultarpara los gerentes y empleados inconformistas realizar alteraciones, eliminaciones y otros cambiosindeseables. Con los formularios automatizados basados en la Web puede controlar quién (y quiénno) puede realizar cambios en sus formularios de revisión. Pero seguirá teniendo la flexibilidad depersonalizar esas secciones de formularios para adaptar los aspectos únicos de los empleos especí-ficos, como las competencias, los objetivos y los puntos del plan de desarrollo.


5. ELIMINACIÓN DE LAS MOLESTIAS DEL PAPELEO

Con sistemas en línea automatizados, puede eliminar muchas de las molestias relacionadas con los pro-

cesos basados en papel. Disfrutará:

• EL ACCESO EN LÍNEA A LAS REVISIONES desde una ubicación centralizada.

• EL ENRUTAMIENTO ELECTRÓNICO DE LOS FORMULARIOS para su revisión/aprobación.

• LOS RECORDATORIOS AUTOMÁTICOS POR CORREO ELECTRÓNICO que eliminan la necesidad de

perseguir a las personas.

• ACCESO EN LÍNEA INSTANTÁNEO A TODOS LOS FORMULARIOS SOLICITADOS, sin la necesidad de

hacer cantidades interminables de copias para los empleados y los gerentes.

““AADDOORROO SSUUCCCCEESSSSFFAACCTTOORRSS PPOORRQQUUEEHHIIZZOO DDEESSAAPPAARREECCEERR EELL 9900%% DDEE MMIIPPRROOCCEESSAAMMIIEENNTTOO EENN PPAAPPEELL.. EESSCCOONNVVEENNIIEENNTTEE,, EESS SSEENNCCIILLLLOO YY HHAACCEEMMII VVIIDDAA MMUUYY AAGGRRAADDAABBLLEE””..Mary McDonaldEspecialista en Datos de los empleadosHRIT Maine Medical Center


6. AUMENTO DE LA CALIDAD DE LOS COMENTARIOS Y FORTALECIMIENTODE LAS DESTREZAS DE GESTIÓN

Los sistemas automatizados líderes, como SuccessFactors Professional Edition, incluyen un asistente parala escritura, herramientas de capacitación y otras funcionalidades avanzadas que mejoran la calidad gen-eral de los comentarios de la revisión. Estas herramientas ayudan a los gerentes a proporcionar:

• REVISIONES MÁS PERTINENTES. Las herramientas de escritura y gestión de objetivos ayudan a losgerentes a redactar revisiones coherentes y concisas para que los empleadoscomprendan cómo secompara su desempeño con los objetivos.

• COMENTARIOS MÁS RICOS Y COHERENTES. Las herramientas de escritura también aseguran unamayor consistencia en las revisiones escritas por diferentes gerentes de la empresa y ayudan aofrecer un nivel de devolución más profundo.

• CAPACITACIÓN MÁS SÓLIDA Y MÁS PERTINENTE. Las herramientas de capacitación integradas per-miten a los gerentes acceder con facilidad al asesoramiento profesional acerca de la promoción delogros individuales del empleado. Los gerentes reciben sugerencias específicas procesables para lacapacitación de empleados con respecto a una variedad de temas, que incluyen las comunica-ciones dentro de la oficina, las destrezas interpersonales y otras competencias.


7. AHORRO DE TIEMPO

Las soluciones automatizadas, como SuccessFactors Professional Edition, incluyen herramientas que nosólo pueden ayudar a los gerentes y a los empleados a escribir mejores revisiones, sino también a com-pletarlas en un tiempo mucho menor. Las funciones de ahorro de tiempo típicas incluyen:

• FLUJO DE TRABAJO AUTOMATIZADO. Automáticamente envían los formularios a los gerentes y aRR. HH, y ahorran así cientos de horas de tiempo administrativo.

• ACCESSO EN LÍNEA. Proporciona a los empleados y gerentes acceso instantáneo basado en la Web atodos los formularios necesarios.

• MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO AUTOMÁTICOS. Recuerdan a los participantes que envíen susrevisiones y comentarios, lo que agiliza todo el proceso.

• ASISTENTES PARA ESCRITURA INCORPORADOS. Reducen el tiempo de redacción de las revisionesen un 90%, al proporcionar a los gerentes una lista completa de las competencias de los tipos deempleo más comunes, y luego ofrecen sugerencias acerca del lenguaje adecuado para la redacciónde revisiones.

• AUTOMATIZACIÓN 360. Permite seleccionar fácilmente las calificaciones y solicitar comentariosson sólo algunos clics.


88.. CCOOMMEENNTTAARRIIOOSS MMÁÁSS SSIINNCCEERROOSS,, OOBBJJEETTIIVVOOSS YY AABBIIEERRTTOOSS

Los sistemas en línea de gestión de desempeño y talentos le permiten solicitar y reunir de manera fácilcomentarios integrales anónimos de cualquier empleado de la empresa en cualquier momento. Al intro-ducir el anonimato total en línea al proceso de comentarios integrales, se crea un entorno más seguro enel que los participantes pueden realizar con comodidad comentarios tanto positivos como negativos sintemer represalias. Además, los comentarios desfavorables son más propensos a ser considerados másseriamente si son anónimos.

Debido a que tienden a centrarse más en los resultados y las acciones (en lugar de centrarse en las carac-terísticas de personalidad) las evaluaciones basadas en software de los sistemas de gestión de desem-peño son generalmente consideradas por los empleados más objetivas que las evaluaciones en papel.Además, los participantes tienden a ver las evaluaciones basadas en software más abiertas, ya que pro-porcionan mayor acceso a las evaluaciones de desempeño y permiten a los empleados realizar unseguimiento más fácil de su progreso hacia sus objetivos personales y los de la empresa.

Las evaluaciones realizadas con 360 Degree Multi-Rater influyen directamente sobre el compromiso y la

satisfacción crecientes de los empleados, al mismo tiempo que ofrece a los gerentes una mejor comprensión de las

deficiencias de competencia y las necesidades de desarrollo.


99.. MMEEJJOORRAA DDEE SSUUSS RREESSUULLTTAADDOOSS

La automatización de su proceso de gestión de desempeño y talentos puede proporcionar enormes resultados

a su empresa, lo que generará miles de dólares anualmente gracias al crecimiento de la productividad de los

empleados, el aumento de la retención y la optimización de las compensaciones. La siguiente herramienta lo

ayudará a calcular los ahorros finales que su organización puede esperar cada año.

++ BBeenneeffiicciiooss ffiinnaanncciieerrooss ++ CCáállccuulloo

+ Ahorro de la distribución de la compensación optimizada. + [su presupuesto de compensación anual] x 3%

+ Ganancias por aumento de la productividad: + [su margen operativo anual] x 2,4%

+ Ahorro por mejor retención: + [compensación anual x 3% x 50%] x 1%

= [sus ahorros anuales finales]

Compensación optimizada: Pep Boys recientemente “produjo al menos un 5% de ahorro en su presupuesto de compensación debido a una mejor supervisión y asignación de dólares”.

Aumento de la productividad: Towers Perrin calcula que si una empresa logra un aumento del 15% en el compromiso de sus empleados, aumentará su margen operativo en un 2,4%.

Retención: En general, las empresas pierden el 3% de sus empleados. Cada empleo cuesta a una empresa aproximadamente el salario de 6 meses (50% anual) debido a los costos, de

contratación, capacitación y adaptación.

La automatización puede generar grandes ahorros al influir en las cifras de los tres tipos de costo men-

cionados en la fórmula de arriba de las siguientes maneras:

Ahorro en los costos a través de una mejor planificación de las compensaciones

• Recompensa para quienes demuestren el mejor desempeño

• Eliminación de planes de bonificación generales

• Visualización en tiempo real de las asignaciones de presupuesto

Aumento de los márgenes operativos a través del aumento de la productividad

• Alineación de los empleados con los objetivos corporativos

• Aumento del compromiso diario

• Mejora de la responsabilidad en el desempeño

• Proceso de revisión más eficaz

Ahorro de costos a través de una mayor retención

• Creación de comentarios significativos

• Comprensión de las necesidades de desarrollo

• Ajustes de compensación justos

““LLAASS EEMMPPRREESSAASS QQUUEE LLOOGGRRAANN EELLAAUUMMEENNTTOO DDEELL CCOOMMPPRROOMMIISSOODDEE SSUUSS EEMMPPLLEEAADDOOSS VVEENN UUNNAAMMEEJJOORRAA EENN LLOOSS MMÁÁRRGGEENNEESSOOPPEERRAATTIIVVOOSS””..Towers Perrin, New Realities in Today’s Workforce


RREESSUUMMEENN

Un sistema automatizado puede garantizar que la gestión dedesempeño y talentos de su organización se construya en torno alas mejores prácticas líderes en el mundo, fomenta la partici-pación de la gerencia y de los empleados, funciona de maneramás eficaz y da como resultado una mayor coherencia en todo elproceso de revisión. Al dejar de lado los procesos poco efectivosbasados en papel, su empresa puede establecer lazos más estre-chos entre los objetivos de los empleados y los de la organizacióny producir evaluaciones de desempeño más sólidas que se inte-gren mejor con la compensación, la planificación de empleos, laretención de empleados y más.

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