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R-01-V-02
REGLAMENTO PARA ACTIVIDADES
DE VALIDACIÓN Y/O VERIFICACIÓN
Unidad de Carbono Neutro
Universidad EARTH
Elaborado por: Angela Espinoza López 17-01-2011
Revisado por: Edmundo Castro Jiménez 14-03-2011
Aprobado por: Edmundo Castro Jiménez 14-03-2011
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Introducción
1.1 Conceptos:
Certificado: documento emitido por la Unidad de Carbono Neutro-EARTH que indicaque el cliente cumplió con los requisitos y la normativa de dicha Unidad para ser
declarada una organización Carbono Neutral.
Cliente o solicitante: Organización o persona interesada en obtener los servicios de laUnidad de Carbono Neutro-EARTH.
ECA: Entidad Costarricense de Acreditación.
EARTH: Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda.
GEI: Gases de Efecto Invernadero.
Marca: Marca de la UCN-EARTH inscrita en el Registro Nacional de Costa Rica, querefleja la condición de Carbono Neutral.
Normas INTE-ISO: incluye la referencia a las siguientes normas en conjunto: INTE-ISO14064-1, INTE-ISO 14064-2, validadas y verificadas por la INTE-ISO 14064-3 e INTE12-01-06.
Neutralidad de emisiones: balance entre emisión y mitigación de GEI (mitigación =reducción-remoción de tCO2).
Organización validada y/o verificada: organización que solicitó a la Unidad de Carbono
Neutro-EARTH los servicios de validación y/o verificación de Carbono Neutral y queuna vez cumplido el procedimiento, obtuvo el certificado.
Organismo Validador y/o verificador: se refiere a la UCN-EARTH.
Sitio: Un sitio es una ubicación o localización permanente donde una organización llevaa cabo una tarea o un servicio.
tCO2: Toneladas de Dióxido de Carbono
UCN-EARTH: Unidad de Carbono Neutro de EARTH.
SGGEI: Sistema de Gestión de Gases de Efecto invernadero.
Actividades de Validación y/o verificación: Auditorías de sistemas de gestión,validaciones/verificaciones de inventarios de emisiones de GEI y sus proyectos dereducción y remoción.
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1.2. Alcance
El presente Reglamento establece las condiciones que rigen las actividades de
validación y/o verificación que brinda la UCN-EARTH, basados en las Normas INTE-
ISO 14064 e INTE 12-01-06: 2011
1.3 Generalidades
La UCN-EARTH otorga la Validación y/o verificación Carbono Neutro, por medio del
certificado y la marca de conformidad, de acuerdo con las normas INTE-ISO 14064 e
INTE 12-01-06:2011
El uso de la marca permite identificar a la Organización Validada y/o verificada, como
una organización Carbono Neutral, no constituye una validación y/o verificación de
productos o servicios, sino una evaluación de la conformidad del sistema de gestión
que muestra en términos cuantitativos el balance en términos de tCO2 entre lo que se
emite menos lo que se mitiga (reducción + remoción) en el alcance definido para el
período correspondiente.
2. Modos de indicación de la conformidad
El certificado es emitido por la UCN-EARTH, luego del cumplimiento verificable del
proceso de actividad de validación y/o verificación. El certificado se otorgará a aquellas
organizaciones que demuestren con su Sistema de Gestión de la información sobre los
GEI(SGI), que poseen la documentación que respalda cuantitativamente el concepto de
neutralidad de emisiones. Una vez validada y/o verificada la organización podrá hacer
uso de la marca UCN-EARTH respetando el reglamento respectivo.
3. Cumplimientos:
Los cumplimientos para el derecho de uso de la marca son:Ser una organización legalmente constituida o autorizada a actuar según la
legislación del país al que corresponda. No tener procesos judiciales o
denuncias pendientes con autoridades o instancias afines.
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Llenar el formulario de “SOLICITUD DE ACTIVIDAD DE VALIDACIÓN Y/O
VERIFICACIÓN”.
Aportar la información necesaria requerida por la UCN-EARTH para llevar a
cabo el proceso de validación o verificación de datos y demás documentación
que se requiera para la toma de decisiones de validación y/o verificación.
Tener la base documental en un Sistema de Gestión de la información sobre los
GEI según norma INTE 12-01-06:2011 y un documento estructurado según los
contenidos de las normas INTE-ISO 14064 de manera que se evidencie el
compromiso de la organización, y la contabilización de emisiones netas
equivalentes según el concepto de neutralidad. Además se deben identificar las
personas responsables, el período anual del inventario base, las generalidades,objetivos y procedimientos. Debe estar debidamente definido el alcance del
inventario, así como el mapa conceptual de los procesos de la organización y
sus límites (una o más instalaciones), el nivel de aseguramiento, los criterios, la
importancia relativa de los errores, los resultados obtenidos (inventario de
emisiones, sumideros y reducciones) de la línea base
Acompañar el inventario de la línea base (emisiones, reducciones y remociones)
con un proyecto específico de reducción y otro de remoción. Ambos proyectosse requerirán cuando el escenario de línea base sea insuficiente para demostrar
el nivel de neutralidad. Los proyectos de reducción y remoción son requeridos
para aumentar las reducciones y las remociones como requisito de la
Neutralidad. El proyecto de reducción no solo debe haberse diseñado sino
demostrar su funcionamiento y el procedimiento requerido según la norma
INTE-ISO 14064-2. El proyecto de remoción de Emisiones debe acompañarse
de datos cuantitativos de fotografías, georeferenciación (coordenadas)
respectiva, según área y cantidad de carbono (tons CO2) comprometido por año,
debe de haber sido diseñado bajo los criterios de la norma INTE-ISO 14064-2 y
estar en funcionamiento.
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Indicar el período de compromiso de las áreas para la fijación de carbono e
indicar si se establece en terrenos propios de la organización. Si se adquiere
mediante la compra de bonos de carbono (georeferenciado) a un tercero, debe
indicarse, y respaldarse con un contrato de compromiso entre ambas partes.
Haber concluido la auditoría de validación y verificación de GEI de tercera parte
realizada según la norma INTE-ISO 14064-3 demostrando el levantamiento de
las no conformidades encontradas, junto con la metodología de medición y
cuantificación de CO2e, emitido, reducido y removido.
Debe permitir la entrada de los auditores, (validadores o verificadores de
carbono, evaluadores de ECA (Ente Costarricense de Acreditación), auditores
en formación de la UCN-EARTH) al sitio o las instalaciones de la organización.
Ofrecer servicios de guía a los auditores, al menos una vez al año en las áreas
de bosques y plantaciones forestales donde se realiza la fijación del carbono.
Recibir en las instalaciones de su empresa las visitas de inspección-auditoría
necesarias en el proceso, (las que serán notificadas con poco tiempo de
antelación), y permitir el acceso completo a las instalaciones.
Asignar una persona con el suficiente conocimiento y autoridad para dar la
información necesaria en las visitas de inspección.
Tener implementado un Sistema de Gestión de la Información sobre los GEI,
que sustente el cumplimiento de las norma INTE-ISO 14064.
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Implementar los cambios que le indique la UCN-EARTH, en el plazo que ella
señale, para cumplir con los requisitos de conformidad, así como permitir que la
UCN-EARTH haga la verificación del cumplimiento de los cambios indicados por
ella.
Informar y notificar a la UCN- EARTH, cualquier cambio en el alcance, inventario
de GEI que afecte el cumplimiento de los requisitos y realizar los respectivos
ajustes, que serán evaluados en la próxima auditoría de seguimiento por la
UCN-EARTH.
Firma de contrato de actividades de validación y/o verificación y uso de la marca
de conformidad.
4. Condiciones de la validación y/o verificación: La Organización Validada y/o
verificada deberá respetar estas condiciones una vez que obtenga la autorización para
el uso de la marca:
No utilizará el certificado ni la marca de forma que desacredite a la UCN-EARTH, ni realizará ninguna declaración que resulte engañosa.
Cumplirá con lo indicado en el documento “Reglamento para el uso de la marca
de conformidad”.
Si la marca es utilizada sin un contrato o en violación ver documento, la UCN-
EARTH podrá interponer las acciones legales que correspondan.
5. Potestades
En caso de irregularidades, infracciones o el mal uso del certificado o de la
marca, la UCN-EARTH podrá aplicar las respectivas acciones y sanciones,
incluyendo la cancelación del certificado total o parcial para el área afectada por
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la infracción. En caso de sospechar de una violación a la normativa la UCN-
EARTH realizará las verificaciones acerca del cumplimiento del uso del
certificado y la marca, elaborando un informe que contenga las irregularidades
en las que ocurra la Organización Validada y/o verificada y las acciones
correctivas a imponer. Los costos en que incurra la UCN-EARTH serán pagados
por la Organización Validada y/o verificada. El procedimiento a seguir será el
establecido en el documento “Sanción, suspensión, o reducción del alcance de
la validación y/o verificación”.
La UCN-EARTH y la Organización Validada y/o verificada pueden dar por
terminado (por escrito) el contrato de actividades de validación y/o verificación
debido a las siguientes causales: a) Negativa de la Organización Validada y/overificada a cooperar para realizar las inspecciones, b) decisión unilateral de
terminación de la Organización Validada y/o verificada , c) incumplimiento de la
Organización Validada y/o verificada de las acciones correctivas que le hayan
sido impuestas por la UCN-EARTH, d) incumplimiento de la Organización
Validada y/o verificada de las políticas de uso de la marca y e) mal uso del
certificado por parte de la Organización Validada y/o verificada .
La UCN-EARTH notificará a la Organización Validada y/o verificada el mal uso
del certificado y de la marca, las acciones necesarias a tomar para remediar la
situación y si esta no acatara las disposiciones y se negara a corregirlas, la
UCN-EARTH daría por cancelado el Contrato de actividades de validación y/o
verificación y uso de la marca de conformidad de lo cual se informará a ECA y
podrá también, si lo considera necesario, emitir comunicados de prensa y
publicar en la página web el estado de la validación y/o verificación , de acuerdo
con lo indicado en el documento Sanción, suspensión, o reducción del alcance
de la validación y/o verificación ”.
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6. Obligaciones de la UCN-EARTH:
La UCN-EARTH se compromete a:
Mantener resguardada la información confidencial obtenida durante el proceso
de actividades, de validación y/o verificación, así como, de dar un servicio
imparcial y transparente al cliente, y no revelar información a un tercero, sin el
consentimiento escrito de la Organización Validada y/o verificada o en proceso.
Exigir a las personas que contrate por servicios profesionales y a su personal
permanente la suscripción del documento denominado “Compromiso de
Confidencialidad, Imparcialidad y Objetividad”.
Facilitar la información confidencial obtenida únicamente si es requerida por una
autoridad judicial o por la ECA y simultáneamente se le comunicará a la
Organización Validada y/o verificada o en proceso de validación y/o verificación.
Poner y mantener a disposición del público, por los medios que considere
oportunos, la información necesaria respecto del estado actual de la validacióny/o verificación otorgada a la Organización Validada y/o verificada; la cual
actualizará regularmente. Esta información incluye el nombre ubicación
geográfica (incluye otros lugares si es un certificado multisitio); la fecha del
otorgamiento y del vencimiento de la validación y/o verificación así como su
alcance y, documento normativo pertinente.
Notificar a la Organización Validada y/o verificada, cualquier cambio realizado
por las autoridades estatales competentes, de las normas o de su
implementación.
7. Validación y/o verificación
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Concluida la auditoría (validación o verificación de inventario de GEI) y el cumplimiento
de requisitos iníciales, como además el levantamiento de las no conformidades, el
solicitante debe enviar a la UCN-EARTH una carta solicitando el uso de la marca de
conformidad. La Coordinación de la UCN-EARTH con el apoyo del Comité de
certificación, revisan y analizan la documentación (expediente del Cliente), verificando
el cumplimiento de los requisitos y con base en eso, tomará la decisión
correspondiente en un plazo de 30 días hábiles posteriores a la presentación completa
de la solicitud. La decisión se fundamentará en las evidencias documentadas, tales
como el informe de auditoría, los procedimientos, el funcionamiento del SGGEI, la
demostración de Proyectos de Reducción y de Remoción operando, así como al
acatamiento de las acciones correctivas realizadas por el Cliente cuando hubiera sido
necesario. La Coordinación de la UCN-EARTH emite un Certificado y autoriza el usode la marca de conformidad por tres años, a partir de la fecha de la aprobación.
A partir de la emisión del certificado y el derecho de uso de la marca por parte de la
UCN-EARTH, se tendrá accesible al público el nombre de la Organización Validada y/o
verificada en la LISTA DE CLIENTES CERTIFICADOS por medio de la base de datos
ubicada en el sistema de gestión de la calidad de la UCN-EARTH.
La validez del certificado y el derecho de uso de la marca, estará sujeto a losresultados de los hallazgos de las auditorías de seguimiento anuales y a las auditorías
de validación y verificación especiales, (que se realizan producto de alguna
irregularidad o queja emitida en contra de la Organización Validada y/o verificada). Las
actividades de vigilancia posteriores a la re-validación y/o verificación, son verificadas
mediante una auditoría de seguimiento anual y una auditoría de renovación.
Para efectuar las auditorías de seguimiento, la UCN- EARTH informará a la
Organización Validada y/o verificada sobre la visita con un mes de de anticipación. En
relación con las auditorías especiales, la UCN-EARTH notificará por adelantado las
condiciones bajo las cuales se llevará a cabo la validación o la verificación especial.
8. Acciones correctivas
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Concluida la auditoría de validación o verificación de GEI, el auditor presentará a la
Coordinación y Gestoría de Calidad de la UCN-EARTH el informe final de la
evaluación que contempla los hallazgos encontrados con respecto a los criterios de
la auditoría.
Entregado el informe de auditoría al cliente, la UCN-EARTH le solicitará al Cliente
el plan de acciones correctivas con el análisis de causas y plazos de realización,
que estará sujeto a la aprobación por la UCN-EARTH. La UCN-EARTH establece
como plan de verificación de las acciones correctivas las siguientes:
Solicitar al Cliente evidencias documentadas del cumplimiento de las acciones
correctivas. (a confirmar durante las auditorías de seguimiento).
Informar al Cliente de la realización de una visita de verificación de su
implementación y cumplimiento o de ser necesario realizar una auditoría
completa adicional, una auditoría adicional limitada, para verificar la eficacia de
las correcciones y de las acciones correctivas, estas según criterio de la UCN-
EARTH y del equipo evaluador.
El incumplimiento de acciones correctivas por parte del cliente en relación con
los hallazgos encontrados en una auditoría o en el mal uso del certificado y
marca, puede ocasionar la cancelación del contrato de actividades de validación
y/o verificación y el derecho de uso de la marca.
9. Costos.
El solicitante o la Organización Validada y/o verificada pagará a la UCN-EARTH;
los gastos relacionados con las evaluaciones de seguimiento anuales, las auditorías
de validaciones o verificaciones especiales (si resultara responsable por las quejas
presentadas), la ampliación del alcance y la renovación de la validación y/o
verificación y cualquier otro gasto en que incurra la UCN-EARTH producto de la
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aplicación de las infracciones debidas a las irregularidades cometidas por la
Organización Validada y/o verificada .
10. Mantenimiento de la validación y/o verificación
Las actividades de seguimiento de la Organización Validada y/o verificada permitirán
evaluar el SGGEI y el cumplimiento de los requisitos de las Norma INTE-ISO 14064.
Las auditorías de seguimiento son ¨in situ¨ y deben ser realizadas en la sede de la
organización solicitante, según el programa de auditorías de seguimiento que permite
efectuar las auditorías anuales en el transcurso de los 3 años.
Durante las auditorías, se tomarán en consideración los siguientes aspectos:
Revisión del inventario de GEI.
Proyecto de Reducción y Remoción.
Revisión de las acciones implementadas como consecuencia de los
incumplimientos y las observaciones que se hayan identificado en auditorías
anteriores.
Tratamiento de las quejas.
Eficiencia del SGGEI en relación con los objetivos de la Organización Validada
y/o verificada.
Avance de las actividades planificadas para la mejora continúa.
La continuidad en el control operativo y revisión de cambios.
La utilización de la marca de conformidad
La descripción detallada de las actividades y de las instrucciones para la realización de
la auditoría de seguimiento, estarán incluidas en el plan de auditoría de seguimiento
que la UCN-EARTH enviará a la Organización Validada y/o verificada antes de realizar
la citada auditoría.
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La Organización Validada y/o verificada debe aceptar y atender las actividades y
auditorías de seguimiento en las fechas programadas por la UCN-EARTH, excepto
que justifique por escrito su imposibilidad de atenderlas, en cuyo caso procederá su
reprogramación.
11. Renovación de la validación y/o verificación
La UCN-EARTH realizará una auditoría de renovación para evaluar el continuo
cumplimiento de los requisitos de las normas INTE-ISO 14064 y la eficiencia del
SGGEI según el alcance de la validación y/o verificación otorgada.
La auditoría de renovación incluirá una auditoría in situ, en la que se tomarán en
consideración los siguientes aspectos:
La eficiencia del SGGEI en su totalidad, a la vista de los cambios internos y
externos y, su pertinencia y aplicabilidad continúa para el alcance de la
validación y/o verificación.
El compromiso demostrado para mantener la eficiencia y la mejora del SGGEI.
Revisión de los informes previos de auditorías de seguimiento.
En los casos que se identifiquen “no conformidades” o falta de evidencia de
conformidad, en esta auditoría, los plazos para la implementación de las correcciones
y de las acciones correctivas no deben superar el vencimiento de la validación y/o
verificación , en caso contrario, el certificado y marca de conformidad, perderán su
vigencia; por lo anterior, es recomendable que esta auditoría sea realizada con dos
meses de anticipación a la fecha de caducidad del certificado, para garantizar que la
organización cuente con un tiempo adecuado para la implementación de las acciones
correctivas correspondientes.
Esta auditoría será comunicada a la Organización Validada y/o verificada desde el
momento del otorgamiento del certificado. La duración de estas auditorías podrá variar
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de acuerdo con las modificaciones en las características de la Organización y en el
alcance del certificado.
El Comité de Validación y/o verificación de la UCN-EARTH tomará la decisión sobre la
renovación de la validación y/o verificación basándose en los resultados de lasauditorías, así como en los resultados de la revisión del SGGEI durante el período de
validación y/o verificación y considerará las quejas recibidas. El Comité tendrá treinta
días hábiles para tomar una decisión.
12. Ampliación de alcance
La Organización Validada y/o verificada podrá solicitar por escrito a la UCN-EARTH la
ampliación del alcance de la validación y/o verificación , podrá solicitar un nuevo
alcance de validación y/o verificación , que cubriría las actividades adicionales en el
mismo sitio o en sitios diferentes un mes antes de la próxima auditoría de seguimiento
o renovación. La ampliación del alcance de validación y/o verificación será definida
por la UCN-EARTH con base en los resultados de la auditoría que se realice. La
Organización Validada y/o verificada definirá claramente el alcance de la ampliación de
la validación y/o verificación que solicite.
En caso de que se genera un cambio en el alcance, la Organización validada y/o
verificada deberá informar a la UCN-EARTH para que sea tomado en cuenta en la
próxima inspección y por ende en la revalidación y/o verificación .
13. Validaciones o verificaciones especiales
La UCN-EARTH podrá realizar validaciones o verificaciones, para realizar una
declaración sobre GEI previamente validada o verificada o en respuesta a las quejas o
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hechos hallados después de la declaración de validación. La UCN-EARTH notificará a
la Organización Validada y/o verificada con una semana de anticipación e indicará las
condiciones bajo las cuales va a llevarse a cabo la validación o verificación especial.
14. Sanción, suspensión o cancelación del alcance de la validación y/o verificación
El Comité de Validación y/o verificación de la UCN-EARTH decidirá sobre las
sanciones, y la reducción del alcance de la validación y/o verificación y el Contrato de
actividades de Validación y/o verificación y uso de la marca de conformidad de la
Organización Validada y/o verificada , cuando esta incurra en el incumplimiento de
alguna de sus obligaciones, en los procedimientos o en el reglamento de actividades
de validación y/o verificación , siguiendo el procedimiento establecido en el documento
Sanción, suspensión o reducción del alcance de la validación y/o verificación ”.
15. Renuncia a la validación y/o verificación
La Organización Validada y/o verificada podrá enviar, antes del vencimiento del
certificado, a la UCN-EARTH la renuncia a la validación y/o verificación e informar de
las razones que le motivan a tomar esa decisión. Al recibir dicha comunicación, la
UCN-EARTH iniciará el trámite de invalidación de la validación y/o verificación .Dentro de un mes posterior a la fecha de la recepción de la renuncia, la UCN-EARTH
actualizará la base de datos para indicar el estado de la validación y/o verificación .
16. Apelaciones
Las decisiones tomadas por la UCN-EARTH en relación con la validación y/o
verificación podrán ser apeladas, cuyo proceso se llevará a cabo de acuerdo con el
procedimiento establecido por la UCN-EARTH. El cliente o la Organización Validada
y/o verificada tienen un plazo de ocho días hábiles, a partir de la notificación de la
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decisión tomada, para interponer el recurso contra cualquier resolución, el que será
interpuesto de acuerdo con el documento “Apelaciones”.
17. Quejas o sugerencias
El Cliente podrá presentar sus quejas o sugerencias con respeto a los servicios
brindados o actividades de la UCN-EARTH de forma oral, electrónica o escrita en días
y horas hábiles.
Si la queja se presenta oralmente, la UCN-EARTH levantar un acta, que será firmada
por el interesado.
Dicha unidad analizará la procedencia de las quejas o sugerencias y dará respuesta
en un plazo de 5 días hábiles a partir de la fecha de presentación de la queja osugerencia y de encontrar alguna inconformidad, se procederá a realizar la acción
correctiva correspondiente según lo descrito en el documento Acciones correctivas y
preventivas” y se le dará seguimiento a dichas acciones para evaluar su cumplimiento y
eficacia.
Si se recibe una queja relativa a la Organización Validada y/o verificada ésta será
remitida por la UCN-EARTH a la organización ver procedimiento de Quejas o
sugerencias.
18. Utilización de la marca de conformidad
La marca de validación y/o verificación carbono neutro es propiedad exclusiva de
EARTH y el procedimiento para su utilización está descrito en documento “Reglamento
para el uso de la marca de conformidad”. La Organización Validada y/o verificada debe
cumplir a cabalidad dichas reglas.
19. Identificación de cambios
Descripción del cambio Aprobado Responsable
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Cambio de versión de 01 a 02 producto de la auditoria interna Edmundo Castro Jiménez Angela Espinoza López
Se realizó la modificación en el punto 1.1 Conceptos la palabra
carbono por ¨GEI¨ y en lugar de y/o por ¨sus¨.
Edmundo Castro Jiménez Angela Espinoza López
20. Anexos
No aplica