¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Definiendo la Organización

El término organización es difícil de definir, debido, principalmente, a la riqueza de

su contenido. Para poder definirla mejor nos apoyaremos en algunos autores, que

consideramos que tienen una mejor noción de lo que es la organización en el

campo social y empresarial.

Según Ashby una organización requiere de tres elementos básicos y

fundamentales: a) condicionalidad entre algunas o todas sus partes; b)

comunicación (o interacción) entre ellas y, finalmente c) existencia de restricciones

entre las posibles comunicaciones entre las partes.

Otros autores señalan a la organización como un sistema social, agrupado para

cumplir un fin específico.

T. Caplow que señala que una organización es un sistema social que posee una

identidad colectiva inequívoca, una exacta nómina de sus miembros, un programa

de actividad y procedimientos para reemplazar a uno de sus miembros. Es un

sistema social, es decir, un conjunto de personas con una característica

identificable más un conjunto de relaciones establecidas entre éstas personas

mediante la interacción.

También se puede definir a la organización como: “un sistema continuo de

actividades humanas diferenciadas y coordinadas, utilizando, transformando y

uniendo un conjunto específico de individuos, materiales, capitales, ideas y

recursos naturales en un todo único de resolución de problemas con el fin de

satisfacer necesidades humanas y recursos del medio”.

También una organización tiene que ver mucho con la autoridad debido a esto

Schein sostiene que una organización racional es el conjunto de actividades de un

número de personas para el logro de algún propósito u objetivo explícito y común,

a través de la división del trabajo y de funciones, y a través de una jerarquía de

autoridad y responsabilidad. Debido a esto Schein define aquí lo que los

sociólogos denominan organización formal.

Creemos que esta definición que realiza Schein es importante. Sin embargo,

también vale la pena indicar aquí un intento de redefinición de organización en

términos sistémicos. Schein no intenta una definición formal, sino más bien

plantear sus características principales.

Primero, la organización debe ser concebida como un sistema abierto, lo que

significa que se encuentre en una constante interacción con su medio.

Segundo, la organización debe ser concebida como un sistema con múltiples

propósitos o funciones que encierran múltiples interacciones entre la organización

y su medio.

Tercero, la organización consiste en muchos subsistemas que se encuentran en

interacción dinámica unos con otros..

Schein observa aquí a la organización como un sistema complejo.

CONCLUSIONES

La organización es un sistema complejo y de múltiples definiciones según el

contexto en el que se encuentra, ya sea como sistema formal o un sistema social.

Pero se pueden identificar características muy básicas, que las menciona Ashby:

la condicionalidad entre algunas o todas sus partes; la comunicación (o

interacción) entre ellas y existencia de restricciones entre las posibles

comunicaciones entre las partes. Y algo muy importante cabe recalcar, es que las

organizaciones son un conjunto de personas y actividades con un fin específico,

es decir buscan siempre el logro de un objetivo.

OPINIÓN DEL EQUIPO

Creemos que una organización como sistema social pasa a ser un sistema formal

con la ayuda de los factores externos y finalmente, ya sea en forma explícita o

implícita, los objetivos comunes explícitos.

En una organización hay interacción de los miembros y de sus cualidades con la

finalidad de conseguir uno o varios objetivos.

Para terminar opinamos que la siguiente definición es la que mejor define a la

organización:

“Un sistema continuo de actividades humanas diferenciadas y coordinadas,

utilizando, transformando y uniendo un conjunto específico de individuos,

materiales, capitales, ideas y recursos naturales en un todo único de resolución de

problemas con el fin de satisfacer necesidades humanas y recursos del medio”.

LA DIFERENCIACIÓN

La diferenciación es la transformación de una condición más general y homogénea

en una condición más especial y heterogénea. Siempre que se presenta el

fenómeno del desarrollo, éste se origina en un estado de relativa globalidad y

falta de diferenciación, y se dirige hacia un estado de creciente diferenciación,

articulación y jerarquía.

Buckey propone dos términos para explicar el fenómeno del desarrollo y

diferenciación de los sistemas dinámicos abiertos, morfostasis y morfogénesis.

El primero se refiere a aquellos procesos de intercambio que el sistema desarrolla

con su medio, y que tienden a mantener la forma, la organización (estructura) o el

estado particular de ese sistema. En cambio, la morfogénesis se refiere a aquellos

procesos que tienden a elaborar o cambiar la forma, estructura o estado del

sistema. Todas las funciones de mantención de la organización social son

procesos morfoestáticos. En cambio, los procesos derivados de las funciones de

adaptación corresponden a procesos morfogénicos.

En una primera instancia la organización nace a partir de actividades productivas

que tiene que ver mucho con la demanda del entorno. Pero en la medida que la

actividad aumenta, obliga al grupo a cooperar entre ellos, comienzan a surgir una

serie de decisiones individuales sobre el tipo de participación de cada uno en la

empresa. Es ahí donde se hace más notorio el hecho de que alguien debe dirigir el

esfuerzo cooperativo, no solamente el esfuerzo total, sino también los

desarrollados por grupos de personas y que constituyeran tareas parciales para el

logro del objetivo final. Surge así una importante diferenciación entre los roles: los

que dirigen y los que obedecen.Naciendo ahíla diferenciación vertical que, al

desarrollarse, permite la construcción de una estructura de autoridad,

enfatizándose así el sistema formal.

En resumen, a través de este análisis sobre el desarrollo y crecimiento de la

organización social, desde las estructuras primitivas de producción hasta las

modernas organizaciones sociales, grandes y complejas, se puede observar un

continuo proceso de diversificación de actividades. Este fenómeno es similar a los

procesos de la mitosis celular o al desarrollo del cerebro de un niño en su camino

hacia su estado adulto. Las demandas del medio, los problemas y conflictos

internos, la dependencia de otras organizaciones son todas fuerzas que presionan

sobre la organización social, obligándole a diferenciar funciones con el fin de hacer

frente a esas distintas fuerzas y así mantenerse en funcionamiento, es decir, viva.

1. La división del trabajo

División del trabajo es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales

en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Cuando el trabajador se centra en una tarea pequeña y sencilla pondrá más

atención que si realiza una donde deba estar rotando de trabajo

constantemente con sus compañeros; es decir, al realizar una tarea más

complicada perderá la concentración en el momento de la rotación.Esto es lo que

Marcha y Simon llaman las actividades programadas y las actividades no

programadas.

Es necesario identificar las tareas o funciones que deben desarrollarse para

lograr alcanzar los propósitos de la organización. Como hemos visto

anteriormente, dichas tareas o funciones deben contemplar actividades de

producción, apoyo, mantención y adaptación. El problema es cómo agrupar

esas tareas en trabajos individuales organizacionales, agrupar estas últimas en

unidades mayores y, finalmente, establecer las unidades funcionales de alto

nivel, y lograr que estos agrupamientos se lleven a cabo de tal modo de

minimizar el costo total de llevar a cabo todas estas actividades.

2. Los requisitos de las unidades resultantes

Cuando una tarea comprende más de una operación o más de una persona,

existirán diferentes formas de agrupar las operaciones y los operarios. Como

señalábamos antes, este proceso de división del trabajo o de diferenciación es

un proceso inevitable. Es entonces conveniente no dejarlo al azar o a su

desarrollo natural, sino planificarlo, analizarlo y determinar un plan adecuado

para la organización social particular.

En otras palabras y utilizando la terminología de Pfiffer y Sherwood, debe

dotarse a la unidad, producto de la departa mentalización, con la fuerza

centrípeta necesaria para que ella permanezca dentro de la organización. Esto

quiere decir que la interacción entre los factores internos e incluso los factores

externos tienen que estar en armonía para así permanecer y poder cumplir con

su objetivo.

En una organización hay siempre una necesidad de control que es muy

importante para delegar funciones y hacer que todo esté en armonía.

3. Los roles individuales

En una organización para ser viable existe la división del trabajo, y es ahí donde

se parte hacia los roles individuales que deberían ser cumplidas por los

diferentes miembros que formarán esa gerencia, departamento, división o

sección.

El individuo que allí desempeñara es también un sistema dinámico abierto,que

persigue sus propios objetivos e intentara desarrollarse en su medio.

4. La dinámica de la división del trabajo

El sistema formal debe ser diseñado antes de que se conozca al grupo humano,

la definición previa de esos roles entrega una valiosa herramienta de selección

de personal las características que deben poseer los ocupantes del rol, sus

habilidades, incluso el tipo de carácter que debe poseer su ocupante.

Existe una gran necesidad de control, especialmente en el período de

implementación. Debido a que tanto como los individuos y el medio donde se

desarrollan son dinámicos y están en constante cambio.

Este control es el que nos servirá para hacer reajustes cuando la organización

comienza a mostrar signos de obsolescencia, cuando ya no puede responder a

los cambios que se producen dentro de la organización.

LA INTEGRACIÓN

La integración se desarrolla en la dimensión de la jerarquía y la autoridad. En este

sentido, la diferenciación obliga a la integración, con el fin de mantener

coordinadas las actividades de la organización social, de modo de lograr sus

objetivos. Es decir, la integración se desarrolla a través de la distribución

adecuada de la autoridad.

1. El concepto de autoridad

Es la capacidad que posee una persona para modificar la conducta de otras en

un momento determinado. La base o fuente de ésta capacidad se encuentra en

una característica muy importante y es el hecho de poder dar o quitar, penar o

gratificar.

El subordinado “reconoce” poder en el jefe en muchas ocasiones, porque su

futuro en la empresa depende de él, o al menos así lo percibe el subordinado.

La definición Weberianaseñala que “la autoridad puede ser definida como el

poder para tomar decisiones que guían las acciones de otros”.

Por otro lado Barnard señala que una persona aceptará la autoridad cuando se

den las siguientes condiciones:

1° Cuando comprende la comunicación (el mensaje).

2° Cuando cree que es consistente con los propósitos de la organización y sus

propios intereses personales.

3° Cuando se es capaz, física y mentalmente, de cumplir con la comunicación.

Es ahí donde surge la importancia de la decisión del subordinado; por lo tanto

cuando definimos el campo decisional que poseerá un determinado rol o cargo,

estamos así definiendo su campo de autoridad. De acuerdo con esta

concepción de autoridad surgen las siguientes consecuencias:

1° No es necesario que la autoridad se ejerza solamente en el sentido vertical

descendente del orden.

2° La atribución de autoridad para emitir órdenes puede que no signifique una

delegación de autoridad real, a menos que tal delegación sea también

aceptada por aquellos sobre los cuales vaya a ejercer dicha autoridad.

3° Un superior debe intentar influir en vez de buscar ejercer su autoridad..

4° La autoridad se ejerce sobre las personas.

2. Necesidad de la autoridad

Una persona con autoridad, influye en la actividad o comportamiento de otro

individuo o de un grupo, pero se debe emplear sin excesos y atropellos contra

los subordinados.

La autoridad es, entonces, la herramienta de coordinación que requiere la

organización sin embargo esta autoridad debe estar empleada

responsablemente.

Esto implica poseer la capacidad de mandar y ser obedecido, poder tomar

decisiones que serán acatadas por los subordinados. En este sentido, la

autoridad es un derecho que posee aquél que tiene un deber y el grado de

autoridad, debe corresponder a la magnitud de la responsabilidad. Desde este

punto de vista, se hace que un gerente general debe poseer más autoridad que

un jefe de departamento de selección de personal, ya que mientras el primero

es responsable de la marcha y comportamiento de la empresa, el segundo sólo

es responsable de una actividad concreta (sin duda, también importante) como

es la selección del personal nuevo que entra a la empresa.

3. Características de la autoridad

Dentro de lo leído y analizado podemos rescatar tres características

fundamentales:

1° La autoridad es impersonal. No se entrega a una persona.

2° Es el tiempo en que ella se pueda ejercer. Aunque muchas veces la

autoridad sobrepasa el tiempo y espacio, todo queda en la decisión del

subordinado.

3° La autoridad es un poder limitado a ciertas conductas bastante definidas.

No se puede obligar a un subordinado a hacer cosas que no le están

asignadas.

En conclusión, podemos señalar que el campo sobre el cual un superior puede

ejercer su autoridad (el poder que el confiere el sistema formal) se encuentra

bastante delimitado y es, también, bastante limitado.

4. La estructura jerárquica

Una organización jerárquica es una estructura organizativa donde cada entidad

en la organización, excepto uno, está subordinada a una entidad única. Este

acuerdo es una forma de una jerarquía. En una organización, la jerarquía está

formada normalmente por un grupo singular y de poder en la parte superior con

los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el modo dominante de

organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las empresas, los

gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas, con

diferentes niveles de gestión, poder o autoridad.

Los miembros de las estructuras jerárquicas de organización, principalmente se

comunican con su superior inmediato y con sus subordinados inmediatos. La

estructuración de las organizaciones de este modo es útil en parte porque

puede reducir la sobrecarga de comunicación, limitando el flujo de información,

lo que es también su principal limitación. Una jerarquía suele visualizarse como

una pirámide, donde la altura de la clasificación o persona representa su estado

de energía y la anchura de ese nivel representa cuántas personas o divisiones

de negocio están en ese nivel en relación con el todo (en la parte alta hay muy

pocos de ellos, la base puede incluir a miles de personas que no tienen

subordinados). Estas jerarquías son normalmente representadas con un árbol o

un diagrama del triángulo y la creación de un organigrama. Los más cercano a

la parte superior tienen más poder que los más cercanos a la parte baja. Como

resultado, los superiores de una jerarquía en general, tienen un estatus

superior.

5. Las unidades asesoras

Nuestra experiencia práctica nos indica que el rol del asesor, hoy día, está más

allá de la simple presentación de las alternativas. El ejecutivo le exige al asesor

la solución de problemas en que interviene su especialidad. Así, entonces, el

asesor debe decidir cuál es la alternativa más conveniente, dadas las

circunstancias y limitaciones particulares que rodean al problema. Esto porque,

como señalábamos más arriba, el especialista domina el conocimiento, en tanto

que el ejecutivo, debido a las demandas de su rol, se ve alejado más y más de

éste y, al final, queda sólo con su autoridad. El aparente conflicto se resuelve

con la decisión del especialista ratificado por el ejecutivo e implementada a

través de su autoridad. El problema serio que plantea esta solución es que el

ejecutivo, al ratificar (o “legalizar”) la decisión del especialista asume la

responsabilidad de ella.

6. El principio de la unidad de mando

Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular

solamente de una persona.

Esto significa que los empleados deberán recibir órdenes sólo de un superior.

H. Fayol postula que: "Para la ejecución de un acto cualquiera un agente sólo

debe recibir órdenes de un jefe”. “Esa es la regla de la unidad de mando, que es

de una necesidad general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de

los negocios es por lo menos igual, a mi criterio, a la de cualquier otro principio;

si es violada, laautoridad se resiente, la disciplina se compromete, el orden se

perturba, la estabilidad se altera... He elevado esta regla a la categoría de

principio, porque la considero fundamental."

7. El espacio del control

Algunos autores pensaron que debía existir un número óptimo de subordinados

bajo un jefe. L. Urwick, sostenía que este número eran cuatro. Pero en los

niveles inferiores, en aquellos en que se delega la capacidad operativa, no la de

mando, este número puede subir, variando entre ocho o doce.

En realidad, creemos que este elemento que tiende a determinar el número de

cargos bajo el mando de un superior es un aspecto que debe ser considerado.

Sin embargo, es difícil establecer un número fijo. Depende de una serie de

factores: tipo de empresa, nivel o situación dentro de la jerarquía, tecnología

utilizada para desarrollar el proceso productivo, capacidad del jefe y de los

subordinados, etc.

8. La relación entre el sistema social y el formal

Los seguidores de la llamada corriente de Relaciones Humanas en la

estructuración de la organización hicieron intentos serios para buscar un tipo de

estructura y un tipo de organización que tuviese en mente a los individuos que

la formaban, y no sólo a un conjunto de roles y sus interacciones.

Según O. Shaughnessy, se busca crear una organización que:

1. Logre sus objetivos y, al mismo tiempo, satisfaga a sus miembros.

2. Los anime a una alta productividad y a un bajo ausentismo.

3. Los estimule a la cooperación y evite los conflictos laborales.

Lo que se busca es evitar crear situaciones en que los participantes,

constantemente trabajen o se conduzcan en sentido opuesto a los objetivos de

la organización.