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¿Qué debo hacer para comenzar a trabajar con Aspel-COI 5.7? En este número de Enlace Aspel se explicaran los pasos a seguir para comenzar a trabajar con el sistema Aspel-COI 5.7 y cumplir con las Reformas Fiscales 2010: Para iniciar un correcto y fácil trabajo con Aspel-COI 5.7 se deben realizar los pasos siguientes:

1. Hacer un respaldo de los Datos en la versión 5.x de Aspel-COI. 2. Instalar la versión 5.7 de Aspel-COI. 3. Reinstalar los Datos. 4. Dar de alta las empresas. 5. Definir los Parámetros de configuración de cada empresa, sin olvidar los nuevos

parámetros de la sección Fiscal. 6. Acceder a Perfiles del usuario para la correcta migración. 7. ¡Iniciar la operación en la nueva versión!.

A continuación se explican cada uno de estos pasos a detalle:

1. Si se tienen las versiones 5.0, 5.5 y 5.6: a. Realizar un respaldo de la base de datos desde la opción Utilerías/Respaldo de

archivos/Generación de respaldo y respaldar: Datos. Figura 1 b. Ingresar a la sección de Configuración/Parámetros del sistema de cada empresa y

anotar o imprimir los parámetros de cada empresa dado que se deberán definir manualmente en la versión 5.7.

IMPORTANTE: No se deben respaldar Perfiles del usuario ni Parámetros de configuración, los Perfiles se “traducirán” a la nueva versión automáticamente y los Parámetros de configuración deberán definirse manualmente.

Figura 1. Respaldo de DATOS en la versión 5.x.

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2. Instalar la versión 5.7 de Aspel-COI y verificar el acceso de todas las estaciones de trabajo.

3. Ingresar a Aspel-COI 5.7 al menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Reinstalación del respaldo y reinstalar los Datos (Figura 2).

4. Ingresar a Configuración/ Datos de la empresa y dar de alta las Razones sociales de las empresas.

5. Acceder a Configuración/Parámetros del sistema y definir los Parámetros de cuentas y pólizas para que sean congruentes con los definidos en la versión anterior (recordar el respaldo impreso realizado en Paso 1 inciso b).

Definir los nuevos Parámetros de la sección Fiscal, los cuales optimizan el manejo de Operaciones con terceros e Ingresos IETU.

Figura 3. Definición de los nuevos parámetros, sección Fiscal.

Figura 2. Reinstalación del respaldo de DATOS.

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o Tasa de IVA default: Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los

impuestos tanto "Para operaciones con terceros" como "Para Ingresos IETU" y se podrá definir una tasa de IVA por cada opción: Tasa de IVA general, Tasa de IVA fronterizo, Tasa cero o Exento. Esto es útil en el caso de por ejemplo un Consultorio médico dental en el que los servicios que se ofrecen y por los que se obtienen ingresos son exentos, mientras que toda la materia prima e insumos que se compran están gravados al 16%, mediante estos parámetros se podrá indicar que al capturar Ingresos se sugiera exento y al capturar Operaciones con terceros la tasa de IVA general.

o Montos incluyen impuestos: A través de estos parámetros es posible indicar si el monto de la operación que generalmente se registra en las cuentas registradas como de Operaciones con terceros o Ingresos IETU respectivamente incluyen o no el IVA y dependiendo de ello el sistema deberá desglosarlo o calcularlo, según sea el caso. Por ejemplo, si una cuenta registrada como de Ingresos IETU es la de Bancos, y el monto con el que generalmente cargo a la cuenta de Bancos ya incluye el IVA, se debe marcar el check de En Ingresos IETU, lo cual le indica a Aspel-COI que deberá hacer un “cálculo hacia atrás” para obtener el monto del IVA.

o Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura: Esta sección, se

utiliza para que el sistema “recuerde” los datos de impuestos utilizados en la última captura, ya sea por medio de cuentas definidas para DIOT e IETU, o por medio del RFC (sólo para el caso de DIOT). (Para el detalle de este parámetro consultar el Ayuda del sistema).

6. Para la correcta migración de los Perfiles del usuario acceder a la opción Configuración/Perfiles de usuarios. Y aceptar el mensaje que el sistema presenta:

Con ello el sistema, registrará en la versión 5.7 a los usuarios de la versión anterior de Aspel-COI, es decir, aquellos registrados en las versiones 5.x. IMPORTANTE: Durante la instalación, el sistema “traduce” los perfiles del usuario para trabajar con la nueva versión, una vez que se haya instalado la versión 5.7 de COI NO se recomienda hacer reinstalaciones de las versiones anteriores de Aspel-COI y las Reinstalaciones de respaldos sólo deberán ser de los Datos (bases de datos), esto evitará inconsistencias en las versiones.

7. ¡El sistema está listo para iniciar la captura de información! Esto se podrá corroborar en las

ventas de captura de Operaciones con terceros e Ingresos IETU.

Figura 4. Copiando los usuarios de COI 5.x a COI 5.7.

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Ejemplo. Se registra una póliza el día 11 de enero de 2010, y en ella se afecta una cuenta definida como ingresos IETU, el monto de la operación es de $ 20,880, el sistema sugiere los siguientes importes:

Gravable IETU $18,000.00 IVA 16% $ 2,880.00

¡Con Aspel-COI 5.7 se cumple con la Reforma fiscal 2010 y se eficientizan los procesos de generación de la DIOT y el cálculo del IETU, esto sólo depende de la correcta configuración!

Figura 5. Nuevos porcentajes de IVA y eficiencia en la captura de Ingresos IETU.

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