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GESTIÓN  Y  PLANIFICACIÓN  DE  AUDITORÍAS  

INDICE       Gestión  de  las  Auditorías  en  la  plataforma  digital  Qualitas  CLOUD  

1.Introducción  2.Como  acceder  a  las  auditorías  3.Planificación  de  auditorías  4.Informe  del  auditor  5.Apertura  de  actas  6.Crear  acciones  de  subsanación  7.Listas  de  chequeo  8.Cerrar  actas    

    Funciones  avanzadas  para  gestores  con  responsabilidades    1.Creación  de  tipologías  auditorías  y  acciones  de  las  actas  2.Creación  de  listas  de  chequeo  3.Roles  disponibles  

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Gestión  de  las  Auditorías  en  la  plataforma  digital  QC  

1.  Introducción:     Las   normas   ISO   definen   que   la   “organización   debe   llevar   a   cabo   AUDITORÍAS   INTERNAS   a   intervalos  planificados  para  determinar  si  el  sistema  de  gestión  de  calidad:  a)  es  conforme  con  las  disposiciones  planificadas,  con  los  requisitos  de  esta  norma  internacional  y  con  los  requisitos  del  sistema  de  gestión  de  la  calidad  establecidos  por  la  organización  y  b)  se  ha  implementado  y  se  mantiene  de  manera  eficaz.    

  Para  ello  QC  dispone  en  el  apartado  Biblioteca  -‐  Manual  del  sistema,  del  procedimiento  denominado  Gestion  BD  de  AUDITORÍAS  internas,  donde  se  define  el  proceso  de  gestión  de  las  auditorias  tanto  respecto  a  las  normas  ISO  9001,  14001,  22000  EMAS,  IFS,  etc,  así  como  especialmente  a  la  norma  ISO  19011  (directrices  para  la  auditoría  de  los  sistemas  de  gestión  de  la  calidad  y/o  ambiente).         El  acceso  a  la  sección  de  auditorías  solo  está  disponible  para  los  responsables  departamentales  o  roles  de  Auditor  y  superiores.         Las  auditorías  son  uno  de  los  pilares  fundamentales  de  los  sistemas  de  gestión,  ya  que  evidencian  el  grado  de   cumplimiento/incumplimiento   de   las   directrices   de   la   organización.   Por   tanto   es   importante   establecer   un  programa  de  auditorías  periódicas  en  función  de  la  importancia  y  fragilidad  de  los  procesos  y  áreas  a  auditar.  

  También   las   normas   obligan   a   establecer   un   procedimiento   que   defina   las   responsabilidad   y   requisitos,   así  como   el   mantenimiento   de   los   registros   de   las   auditorías   y   sus   resultados.   Estos   registros   se   conservan   en   la  plataforma  QC,  tanto  en  Aplicaciones  Q  -‐  Auditorias  Activas,  como  en  Auditorías  Históricas.  

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2.  Como  acceder  a  las  Auditorías:     Para  poder  acceder,  planificar  y  generar  registros  de  auditoría    debemos  ir  a  Procesos  Q,  en  el  despegable  aparece  en  segundo  lugar  Auditorías  de  Calidad.  

  Picamos  encima  de  Auditorías.    

  En  la  lista  y  en  cada  una  de  las  auditorías  planificadas  aparece  un  conjunto  de    Acciones:    

•  �  Editar  y  poder  modificar  los  contenidos  de  su  apertura.  •  �  visualizar  el  contenido  de  la  convocatoria.  

•  �  Actas  donde  están  agregados  los  diversos  hallazgos  de  la  auditoría.  

•  �    Informe  del  auditor  para  cerrar  el  proceso  de  auditoría  y  donde  el  auditor  explica  la  ruta  de  auditoría,  así  como  ientegra  los  registros  de  chequeo  usados  en  la  auditoría.  

• � Listas  de  chequeo,  donde  se  pueden  agregar  N  listas  de  chequeo  tanto  de  tipo  Estandar,  como  IFS  parametrizadas  previamente  

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•  � Imprimir  el  contenido  íntegro  de  la  Auditoría,  así  como  el  contenido  de  las  listas  de  chequeo  y  las    acciones  vinculadas  a  la  misma,  al  objeto  de  hacer  más  fácil  la  visualización  de  los  contenidos  para  responsables.  

En  la  lista  de  auditorias  hay  una  tabla  que  muestra  los  indicadores  de  las  actas  abiertas,  donde:  T:  Total  actas  IL:  Actas  que  incumplen  legislación  IP:  Actas  que  incumplen  procedimientos  RM:  Actas  que  recomienda  mejora  PND:  numero  de  actas  pendientes  de  cierre  de  esa  auditoría  

 Se  puede  exporta  a  excel                              la  lista  de  auditorías,  con  todos  los  registros  vinculados,  lo  que  permite  filtrar  y  hacer  análisis  específicos.     El  auditado  solo  ve  las  auditorías  donde  está  vinculado.  

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3.  Planificación  de  auditorías:       Solo  puede  planificar  auditorías  el  rol  de  Dirección,  Calidad.     Para  planificar  auditorías  se  pulsa  el  botón/icono  Añadir.     Se  tienen  que  incorporar  los  siguientes  datos:  Obligatorios  

•  Nombre:  Asignar  un  nombre  descriptivo.  •  Planificación:  fecha  y  si  se  quiere  hora  de  la  auditoría.  •  Sede:  En  las  versiones  monosede  (central).  •  Departamento:  a  auditar.  •  Auditor:  persona  con  rol  de  Auditor  o  superior.  •  Auditado:  Responsable  de  departamento.  

Opcionales  •  Se  pueden  vincular  varios  departamentos  cuando  se  audita  un  proceso  que  afecta  a  varios  departamentos.  •  Se  pueden  vincular  varios  auditores.  •  Se  pueden  vincular  varios  auditados.  •  Se  pueden  vincular  diversos  asistentes,  incluidos  auditores  en  formación.  •  Descripción:  donde  se  puede  dar  indicaciones  sobre  las  actividades  a  auditar.  •  Anexar  fichero:  en  el  caso  que  se  consideres  necesario  vincular  algún  documento  de  referencia  para  la  auditoría.  

  La  planificación  genera  avisos  automáticos  de  convocatoria  a  todos  los  afectados  y  lo  recuerda  15  días  antes  de  la  auditoría.  

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4.  Informe  del  auditor:       El  informe  de  auditor  es  el  formulario  para  especificar  la  ruta  de  la  auditoría  en  el  apartado  de  Evaluación  de  cumplimiento,  anexar  ficheros  o  listas  de  chequeo  usadas  en  la  auditoría,  así  como  para  registrar  Salvedades  del  auditado,  o  desacuerdos  con  los  criterios  y  evidencias  de  la  auditoría.  

  Una  vez  concluida  la  apertura  de  todas  las  actas  se  pulsa  el  botón  aprobar  para  cerrar  la  auditoría  lo  que  evita  la  apertura  de  más  actas  o  modificación  de  los  contenidos  de  las  listas  de  chequeo.  

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5.  Apertura  de  Actas:       Cada  hallazgo  en  auditoría  o  evidencia  de  incumplimiento  se  registra  en  actas  diferentes.     Los  contenidos  a  integrar  como  registro  en  las  actas  son:  Obligatorios  

•  Nombre:  que  resume  el  hallazgo.  •  Fecha  prevista  de  resolución:  definida  por  el  responsable  auditado  •  Descripción:  explicación  del  hallazgo  referenciado  respecto  a  criterios  legales  o  del  sistema  y  manifestando  el  número  de  hallazgos  respecto  a  la  muestra.  •  Compromiso:  del  responsable  del  departamento  auditado  para  cumplir  las  especificaciones.  •  Aspecto  que  incumple:    respecto  a  procedimientos,  manual,  legislación  o  instrucciones  técnicas,  a  los  cuales  quedará  vinculada  el  acta  y  podrán  ser  analizadas  por  cada  uno  de  los  criterios  las  diversas  actas  abiertas  en  las  diversas  auditorías.  •  Tipo  de  incumplimiento:  para  la  clasificación  básica  en  la  lista  de  auditorías.    

Opcional  •  Se  puede  anexar  ficheros  sobre  las  evidencias,  se  recomienda  fotos  (cuando  sea  posible)  al  objeto  de  evitar  subjetividad  ante  la  interpretación.    

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!Las  actas  pueden  ser  consultadas,  y  los  colores  indican:  •  Texto  en  negro:  no  vencida  o  cerrara  cuando  consta  el  nombre  de  la  persona  que  la  ha  dado  por  cerrada.  •  Texto  en  Verde:  cuando  tiene  acciones  esa  acta.  •  Texto  en  Rojo:  cuando  ha  vencido  y  no  tiene  acciones.  

Para  crear  actas  mientras  está  la  auditoría  abierta,  se  pulsa  el  botón-‐icono  añadir.  

6.  Crear  acciones  de  subsanación:       Los  auditados  y  asistentes,  puede  genera  acciones  que  evidencien  la  subsanación  de  los  hallazgos  pulsando  el  botón-‐icono                    Acciones.    

  Dentro  de  la  lista  de  aciones  del  acta  se  pulsa  el  botón-‐icono  Añadir    y  se  genera  un  formulario  para  registrar  las  evidencias.  

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  Las  acciones  son  registros  de  las  medidas  tomadas  para  subsanar  los  hallazgos  y  se  pueden  tipificar  con  diversas  opciones  parametrizables.    

  Sólo  la  opción  Análisis  y  Cierre,  indica  que  el  auditado  considera  el  hallazgo  subsanado  e  indica  los  motivos  que  generaron  dicha  acta.     Se  pueden  anexar  ficheros  como  demostración  y  evidencias  de  la  subsanación.    

7.  Listas  de  Chequeo:       En  la  versión  4.1  se  integra  una  nueva  función  complementaria  a  las  auditorías,  que  permite  usar  de  forma  integrada  Listas  de  Chequeo  al  objeto  de  generar  evidencias  de  la  comprobación  realizada  durante  la  ruta  de  auditoría  y  las  cuales  son  de  dos  tipos:

1. Adecuada  a  requisitos  de  norma  IFS  Food  (international  Featured  Standards)  con  7  factores  puntuales    2. Standard  con  3  factores  puntuales.  

  Las  listas  de  chequeo  se  agregan  a  la  auditoría  por  el  auditor  y  se  seleccionan  en  función  del  tipo,  que  se  han  de  crear  previamente  en  el  apartado  Parametrización  |  Plantillas  Listas  de  Chequeo.  

•Permiten  agregar  comentarios  del  auditor  en  la  lista  general.  •Cada  item  al  puntuarse  agrega  sus  datos  sobre  el  total  y  los  totales  reflejan  los  factores  pendientes  de  chequear.  •Genera  %  de  factores  chequeados  sobre  el  total  de  puntuación  posible.  

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!•Cuando  un  factor  no  aplica  lo  descuenta  del  total  posible,  al  objeto  de  ajustar  los  %  de  afección  sobre  el  total  de  los  factores  chequeados.  •En  las  listas  tipo  IFS  penaliza  los  KO  y  las  No  Conformidades  Mayor  sobre  el  %  total.  •En  IFS  realizar  comentarios  del  auditor  es  campo  obligatorio.  •Permite  genera  actas  en  la  auditora  y  vinculadas  al  factor  chequeado.  •Permite  anexar  un  mismo  acta  a  varios  items  de  la  lista  de  chequeo  con  una  NUEVA  pantalla  emergente.    

•Se  pueden  anexar  N  listas  de  chequeo  en  una  misma  auditoría.  •Se  pueden  imprimir  las  listas  de  chequeo  antes  de  cumplimentarlas  por  si  se  quiere  tomar  los  registros  manualmente  cuando  no  hay  conexión  a  internet  en  el  lugar  de  auditoría.  •Permite  exportar  las  listas  de  chequeo  y  sus  contenidos  de  forma  individual  y  colectiva.  

  Desde  las  listas  de  chequeo,  se  puede  directamente  crear  Actas  de  la  auditoría  o  vincular  un  Acta  ya  creada  a  los  diversos  factores  chequeados.  

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  Una  vez  cerrada  al  auditoría  tras  la  aprobación  del  informe  del  auditor,    no  se  pueden  modificar  ni  agregar  más  registros  en  las  listas  de  chequeo  vinculadas.  

8.  Cerrar  actas:      El  cierre  de  actas,  solo  se  puede  hacer  cuando  el  auditado  ha  generado  una  acción  como  Análisis  y  Cierre,  esta  acción  lanza  aviso  al  auditor  par  que  compruebe  la  idoneidad  del  análisis  de  las  causas  y  su  cierre.      

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  El  Rol  auditor  o  Calidad,  pueden  pulsar  el  botón-‐icono                        cierra  el  acta  y  deja  registrado  el  nombre  del  auditor  o  responsable  de  calidad  que  ha  revisado  dicha  acción.  

  Cuando  todas  las  actas  están  cerradas,  la  auditoría  pasa  automáticamente  a  Histórico,                            y  en  este  apartado  podrá  ser  consultada  cuando  se  desee.    

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Funciones  avanzadas  para  gestores  con  responsabilidad  

1.  Creación  de  tipologías  auditorías  y  acciones  de  las  actas:     En  el  apartado:  PARAMETRIZACIÓN  -‐  TIPOLOGÍAS,  se  puede  definir  los  tipos  de:  

Tipos  de  Auditoría:,  pudiendo  definirse  por  normas,  combinadas  o  especificas  de  chequeo  de  procesos.  

Tipo  de  Auditoría  Acta  Acción:  lo  que  permite  especificar  el  tipo  de  acciones  a  registrar  dentro  de  las  actas.  

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2.  Creación  de  listas  de  chequeo     La  elaboración  y  modificación  de  listas                    de  chequeo  se  realiza  en  PARAMETRIZACIÓN  -‐  PLANTILLA  LISTAS  DE  CHEQUEO.     Se  pueden  configurar  2  tipos  de  listas:    

2.  IFS  Food  (International  Featured  Standards)  adecuada  a  requisitos  de  norma  con  7  factores  puntuales    3.  Standard  con  3  factores  puntuales  

1. Identifica  tipo  de  Lista  (Estándar  /  IFS)  2. Asignarle  un  título  identificativo,  

asegurándose  que  es  descriptivo    y  claro  al  objeto  de  poder  seleccionar  la  lista  adecuada  desde  la  aplicación  de  auditoría.  

3. En  observaciones  se  puede  incorporar  un  texto  estándar,  el  cual  se  incorporará  en  la  auditoría,  y  sirva  para  describir  el  objeto  de  la  ruta  de  auditoría  o  los  factores  a  considerar  por  el  auditor  y  auditado.  

4. Guardar,  lo  que  permitirá  iniciar  la  creación  de  los  items.  

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!Creación  y  ajustes  en  los  items.  La  creación  de  items  no  tiene  limitaciones,  simplemente  redactando  los  contenidos  en  Nombre  o  pegándolos  de  un  documento  ofice.  

Al  pulsar  Intro  o  Insertar,  se  agrega  en  último  lugar.  También  se  puede:  1. Asignar  una  ubicación  determinada  al  poner  un  número  

en  el  campo  posición.  2. Reordenar  las  posiciones,  con  las  flechas  

situadas  en  el  margen  derecho,  

ascendiendo  o  descendiendo  el  item  una  posición  ante  cada  pulsación.  Esto  permite  modificar  el  orden  para  próximas  inserciones  de  la  lista.  3.        Eliminar  items  para  próximas  inserciones  de  la  lista  modificada.  

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3.  Roles  disponibles     Existe  un  conjunto  de  permisos  o  Roles,  que  limitan  el  acceso  en  las  funciones  de  gestión  de  Auditorías,  los  cuales  se  pueden  adaptar  a  requerimientos  del  cliente,  estando  preestablecidos:  

•RESPONSABLES  DEPARTAMENTALES  • Listar:  pueden  acceder  a  la  lista  de  Auditorías.  • Visualizar  actas:    pueden  ver  los  registros  de  Auditorías.  • Crear  acciones:  en  las  diversas  actas  donde  están  vinculados.  • Histórico:  visualiza  las  acciones  en  el  apartado  de  histórico.  

•AUDITORES  CALIDAD  Además  de  las  anteriores:  • Ver  todas  las  auditorias    • Crear  Actas:  Permite  generar  Actas  • Cerrar   actas:   Cuando   tienen   acciones   de   resuelto   y   en   el   caso   de   todas   pasa   automáticamente   a  históricas.  

• Listas  de  chequeo:  Permite  anexarlas,  genera  registros,  crear  actas  y  vincular  actas  ya  elaboradas.  •DIRECCIÓN  Y  CALIDAD  Además  de  las  anteriores:  

• Crear:  pueden  Planificar  Auditorías.  • Editar:  permite  editar  el   formulario  de  apertura  de   las  Auditorías  y  modificar  sus  contenidos  siempre  que  esté  activa.  

• Listas  de  chequeo:  Permite  anexarlas,  genera  registros,  crear  actas  y  vincular  actas  ya  elaboradas.  • Elaborar  listas  de  chequeo:  en  el  apartado  de  parametrización.  • Imprimir:  Permite  imprimir  la  Auditoría  y  sus  registros  asociados.  

•QC  servicios    •Eliminar.  Esta  opción  no  se  deja  disponible,  al  objeto  de  evitar  la  eliminación  por  error  de  los  usuarios  dado  que  no  se  puede  reconstruir  en  fechas,  y  por  tanto  solo  se  eliminan  a  solicitud  de  la  Dirección.

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