punto de venta web - manual del usuario - erpbox
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Manual del usuario del punto de venta web de ERPBox.TRANSCRIPT
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PUNTO DE VENTA (POS)
Manual de Usuario
FONDO DE CAJA (ERPBox).
Antes de iniciar sesión en el punto de venta es necesario asignar diariamente un fondo
de caja a cada uno de los cajeros que vayan a utilizar el punto de venta durante el día, esto para
determinar la cantidad con la que cuenta el cajón de dinero al iniciar las ventas de un cajero.
Para asignar el fondo inicial, debe entrar en el sistema Administrativo de ERPBox, entrar al
modulo de “Cajas”, en la sección de Movimientos: “Asignar Fondo de Caja”.
Procedimiento para la asignación de fondo de caja:
Seleccionar un cajero en específico o la opción Todos.
Asignar la cantidad de fondo inicial en el campo de texto “Fondo Asignado”.
Hacer clic en el botón Procesar.
Una vez procesada la información el registro de fondo inicial debe de aparecer el o los cajeros a
los que se les asigno un fondo inicial como se muestra en la imagen anterior.
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INICIO DE SESIÓN.
La pantalla de inicio muestra un una pequeña ventana donde el usuario debe escribir el
nombre del usuario y la contraseña. Únicamente los usuarios que se encuentren registrados en el
sistema ERPBox podrán acceder al punto de venta.
Nota: Los campos de usuario y clave son sensibles a mayúsculas y minúsculas, deben ser
ingresados de la misma manera como fueron dados de alta en el sistema de ERPBox.
Perfiles de Usuario: El punto de venta puede manejar 3 tipos de perfiles de usuario, cada uno de ellos tiene funciones específicas en el manejo del punto de venta, el cual define las limitantes con las que cuenta cada
uno de ellos. Los tipos de perfiles son los siguientes:
Administrador: Tiene control total en el punto de venta, no tiene limitaciones.
Supervisor:
Cuenta permisos para realizar ventas, devoluciones, cambios de precios, generar reportes, hacer actualizaciones, entre otras funciones. Las limitaciones que tiene este
perfil son que no tiene permitido realizar cambios en la configuración del punto de
venta, y en el catalogo de artículos.
Cajero:
Perfil utilizado para el manejo exclusivo de ventas, cuenta con permisos para realizar
ciertas actualizaciones en el punto de venta como lo son: códigos de barras,
promociones y actualizar ventas al servidor a demás de poder generar ciertos reportes. Las limitaciones que tiene este perfil son el no poder realizar devoluciones, cambios de
precios entre otros.
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MODO DE OPERACIÓN.
El modo de operación permite al usuario determinar la forma de trabajar en el punto de
venta ya sea con una conexión directa al servidor o localmente.
Modo en línea:
Permite realizar devoluciones, consulta a reporte de ventas, cortes de cajeros, reimpresión de tickets. Las transacciones de venta se mandan al servidor en forma automática cada vez que se
cierra una venta. Es el modo recomendado de funcionamiento del PV.
Modo Desconectado (fuera de línea):
Cuando se trabajo en modo desconectado hay ciertas operaciones que no están disponibles. Se pueden hacer ventas, pero no se pueden hacer devoluciones, no se pueden hacer cortes de
cajeros. Las ventas no se mandan al servidor. Los tickets no se guardan.
El modo fuera de línea se puede usar cuando no sea posible trabajar en línea por alguna falla. Al final del día se debe ejecutar la opción del menú Actualizaciones, Actualizar ventas en servidor
para que se manden las ventas al sistema ERPBox.
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ACTUALIZACIÓN DE INICIO DIARIO.
Al iniciar el día en el punto de venta le pide actualizar ciertos catálogos, esto para mantener en
sincronía la información que está registrada en el sistema ERPBox Administrativo y el punto de
venta, los catálogos que se actualizan son los siguientes:
Catalogo de Artículos:
Catalogo de Clientes:
Códigos de Barras:
Catalogo de Promociones:
Nota: Estas actualizaciones el sistema solamente pide realizarlas una vez al día, pero se pueden
ejecutar en el punto de venta en cual quiere momento en la sección de actualizaciones del punto de venta.
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PROCESO DE VENTA.
Para acceder a la pantalla que procesa las ventas (Punto de Venta), en el menú principal la
opción Punto de Venta > Iniciar, o mediante el botón que se encuentra abajo del menú
principal que tiene la imagen de una caja registradora.
Descripción pantalla punto de venta:
En la parte superior se muetra un banda color amarillo, la cual muestra el ultimo articulo
agregado al carrito (listado de artículos) que muestra la cantidad agregada, la descripción del
articulo y el precio.
Si puede observar la imagen en la parte izquierda se muestra la parte del carrito (Listado de
artículos), en esta sección mediante el campo de texto agregas los artículos. Los va agregando al
carrito como se muestra en la imagen anterior.
En la parte derecha de la imagen se muestra el total acumulado, el nombre del cliente, tipo de cambio, subtotal, IVA, y el total en la moneda alterna. También se muestran unos botones para
ejecutar ciertas operaciones, al igual de mostrar la última venta registrada del día en la parte de
debajo de estos botones.
En la parte inferior se muestra información de venta como lo es el peso del artículo si es que su
sistema cuenta con el manejo de báscula, también muestra el modo de operación descrito anteriormente y el listado de teclas rápidas para ejecutar ciertas funciones, las cuales se pueden
modificar.
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Selección de Cliente:
Junto al campo de texto Articulo hay un botón “Buscar (F2)”, dicho botón abre una
ventana de búsqueda de clientes la cual permite localizar a un cliente diferente por medio de su
“código” o por su “nombre”, si el cliente no fue localizado entonces se muestra una lista con los código y nombres que se parezcan al que el usuario está buscando. Para seleccionar un cliente
en caso de que se muestre el listado, es necesario hacer doble clic sobre el cliente.
Nota: Por default siempre esta seleccionado cliente general.
Agregar Artículo al listado:
Para agregar un articulo al listado del carrito debe de agregar el código del articulo
directamente por medio del teclado o mediante un escáner de códigos de barras. Si el artículo no
fue encontrado en el sistema tal cual fue agregado el sistema mandará un mensaje y mostrará una lista de los artículos similares en su nombre o clave de artículo.
Nota: Los códigos de barra solamente funcionaran si el artículo tiene definido su código de barras en el sistema.
Venta Múltiple de un Producto: Si desea registrar múltiples entradas de un mismo producto lo que debe de hacer es
ingresar el número de artículos, agregar el símbolo de multiplicación “*” y
posteriormente agregar el código o clave del articulo y por ultimo presionar la tecla
“Enter”. De la siguiente forma: (Número de artículos * clave del artículo) Ejemplo: 5 * A333
Remover o Cancelar un Artículo: De igual forma del agregar se haría la operación contraria es decir si quiere remover un articulo solo tendría que anteponer el signo de
menos “-”, la cantidad el símbolo de multiplicación “*” y el código del articulo. Como
de la siguiente manera: (- Número de artículos * clave del artículo).
Ejemplo: -5 * A333
Cerrar Venta:
Para registrar una venta presione el botón “Cerrar Venta” o presione la tecla “F8”, esto
se debe de hacer en el momento que el cliente se dispone a pagar y que ya no hay más artículos por agregar. Al hacer esta acción se mostrar en el punto de venta una pantalla para realizar el
pago. Si desea seguir registrando más artículos o asignar otro cliente, entonces solo oprima la
tecla “ESC”, para activar nuevamente el punto de venta.
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Para saldar el total de la venta ingrese las cantidades en la forma de pago con las que el cliente
le está pagando, presiones las teclas de función para moverse entre las distintas formas de pago.
En el caso de pesos y dólares el sistema automáticamente realiza la conversión necesaria del total restante y se la muestra en pantalla.
Nota: Para registrar una venta a crédito es necesario seleccionar un cliente. Venta a cliente
general no se le permite registrar ventas a crédito.
Cancelar Venta:
El sistema permite borrar todo registro del carrito (Listado de venta), presionando el botón “Cancelar Venta” o la tecla de función “F11”, esta función inicializa todo para comenzar
el registro de una nueva venta.
Cambiar Precio durante una Venta:
El sistema permite modificar el precio de uno o más artículos registrados durante una
venta. Para modificar los precios es necesario presionar la tecla de supervisor definida en el
sistema en el este ejemplo la tecla “F7”. Al presionar esta tecla se abre una venta para que el usuario supervisor o administrador autorice el cambio.
Al introducir los datos de acceso del usuario, se abrirá una venta donde estarán todos los
artículos agregados hasta el momento en carrito, para modificar el precio de una articulo
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seleccione el articulo y se de doble clic o se presiona la tecla Enter sobre el articulo.
Al hacer esta acción se abrirá otra pantalla para introducir el nuevo precio para ese artículo como se muestra en la imagen siguiente, se ingresa el nuevo precio en el campo de texto y se
presiona la tecla “Enter”.
Al procesar esta información se actualiza automáticamente el precio del artículo que se
modifico en el carrito (Listado de artículos), solamente para esta venta que se está registrando.
Devolución o Cancelación de Ventas:
El proceso de Cancelación o Devolución de venta permite cancelar uno o varios
artículos e incluso hacer una cancelación total de la venta.
Nota: La opción de devoluciones requiere conexión de red hacia el servidor de ERPBox, si el
sistema no cuenta con una conexión de red o se está trabajando en modo fuera de línea no se
permitirá realizar la devolución.
Existen dos formas de acceder a la opción de devoluciones. Si el usuario registrado tiene
permisos de supervisor o de administrador, se puede acceder directamente desde la opción que se encuentra en la parte de abajo del menú principal con una imagen de dinero. Si el usuario es
un cajero se debe de pedir autorización de un supervisor mediante la tecla de función F9 de
devoluciones. Al introducir los datos de acceso del supervisor se muestra una pantalla para realizar la devolución.
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Se introduce el folio del ticket a devolver, se presiona la tecla “Enter”, al hacer este proceso se muestra la información del ticket procesado.
Para realizar la devolución de un artículo se selecciona el artículo a devolver y se presiona la
tecla “Enter” o doble clic, la cual muestra una pantalla para ingresar la cantidad de artículos como se muestra en la siguiente imagen.
Al introducir la cantidad se presiona la tecla “Enter” y posteriormente se da clic sobre el botón
de aceptar.
La otra opción es poder cancelar toda la venta del ticket, mediante el botón que se encuentra en
la parte superior derecha del listado de artículos con la leyenda “Cancelar toda la venta” y
posteriormente se da clic sobre el botón de aceptar.
Nota: Para realizar una devolución es necesario limpiar el carrito (Listado de artículos.) además
de contar con conexión de red hacia el servidor de ERPBox.
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CORTE DE CAJA.
Los cortes de caja son reportes que permiten monitorear el desempeño de la venta en la caja, el punto de venta cuenta con dos reportes relacionados con cortes de caja, uno de ellos maneja
todas las operaciones de caja y otro maneja el reporte por cajero.
Para acceder al corte de caja, en el menú principal selecciona el menú “Punto de Venta”, en el
menú desplegado selecciona “Reportes” y del submenú desplegado selecciona la opción
“Corte Z de Caja”.
Corte Z de Caja: Reporte general de ventas de la caja registradora.
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Corte Z: Reporte de generado en base a los movimientos generados por cajero en punto de
venta.
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RETIROS DE EFECTIVO.
Retiro de Efectivo permite realizar retiros del acumulado del cajero, el punto venta permite mandar alertas de retiros al tener acumulado una determina cantidad de dinero de las ventas
realizadas.
Para acceder a la opción de retiro de efectivo:
Tener abierto el punto de venta.
Presione la tecla de función definida para “Retiro” (Default: F12).
Nota:
Para realizar un retiro es necesaria la autorización de un supervisor o un administrador. La tecla de función definida para retiro puede ser modificada por alguna otra tecla en la
sección de configuración.
Para realizar un retiro del cajero:
Introduzca la cantidad * la nominación de la moneda en la forma de pago
correspondiente.
Ejemplo: un billete de $20.00 dólares. 1*20, como se muestra en la imagen siguiente.
Al terminar de ingresar las diferentes nominaciones en una forma de pago, Para
desplazarse entre las diferentes formas que tiene asignadas el punto de venta haga clic
en los botones “Anterior” y “Siguiente”.
Al terminar de ingresar todas las nominaciones entre las diferentes formas de pago y
terminar de hacer el proceso de retiro, solamente presione el botón “Siguiente” hasta
que aparezca la ventana de confirmación.
Nota: Es necesaria la confirmación de un supervisor o administrador antes y después de hacer
el proceso de retiro de efectivo.
Verifique la información de las formas de pago sus cantidades y nominaciones, ya que
este proceso no se puede modificar una vez ejecutado el proceso cuando se acepta el retiro con la confirmación del supervisor o administrador.
Los retiros realizados a los cajeros pueden ser visualizados en el sistema Administrativo de
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ERPBox, en el modulo de cajas en la sección de reportes la opción “Retiros de Caja”.
En este reporte usted puede seleccionar una fecha y un cajero en específico o de todos los cajeros para generar el reporte de retiros, este reporte arroja cada uno de los retiros que tuvo el
cajero o los cajeros durante la fecha especificada, como se muestra en la imagen siguiente.
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IMPRESIÓN DE TICKETS. Esta opción permite re-imprimir un ticket de cualquier punto de venta de la sucursal
inclusive de días anteriores siempre y cuando la venta haya sido registrada en el servidor de
ERPBox.
Para acceder a la impresión de tickets:
Seleccione del menú principal la pestaña “Punto de Venta”.
Del mene seleccione la opción “Reportes”. Del submenú desplegado seleccione la opción “Impresión de Ticket”.
Nota: Para acceder a esta opción es necesaria la autorización de un supervisor o administrador.
Para realizar la impresión de un ticket:
En la pantalla de impresión de ticket seleccione la fecha de la venta. En la parte de abajo se despliega el listado de los tickets registrados en el sistema
ERPBox de la sucursal a que pertenece.
Selecciona del listado el ticket que desea imprimir. Por último haga clic en el botón de Imprimir.
Nota: Esta opción trabaja directamente con el servidor de ERPBox, por lo tanto es necesario
trabajar en línea la operación de las ventas y contar con una conexión de red confiable.
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CONFIGURACION.
La sección de configuración permite realizar cambios en la forma de trabajar el sistema de punto de venta, a demás de definir información del sistema.
Configuración General: La configuración general corresponde a los datos de la empresa, dichos datos son los siguientes: “Razón Social”, “Nombre Comercial”, “RFC”, “Domicilio” y
“Correo Electrónico”. Esta información son los datos que se imprimen en el recibo de la venta.
Configuración Recibo: Esta configuración indican la siguiente información: “Folio del recibo”, “Texto superior del recibo” y “Texto inferior del recibo”.
El folio del recibo indica el número de la venta siguiente (el cual aparece impreso en el recibo) y
es con el cual se registra en el sistema administrativo ERPBox, dicho folio va aumentando
automáticamente cada vez que se genera una venta.
Texto superior e inferior del recibo es información que se imprime en la parte superior e inferior
del recibo de la venta.
Configuración Impresión: En esta sección se definen si el recibo debe ser impreso o no,
además de seleccionar la impresora donde se imprimirán.
Configuración Punto de Venta: En esta sección se definen las siguientes opciones:
“Moneda Base”, “Número de Caja”, “Modo de Operación”.
Moneda Base: Define el tipo de moneda Dólares o Pesos en la que operara el punto de venta
como moneda base.
Número de Caja: Define el número de la caja, el cual es el identificar en el registro de las
ventas.
Modo de Operación: Define el tipo de operación del punto de venta “En Línea” o
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“Desconectado”.
Configuración Teclas: Esta configuración permite realizar cambios en las teclas de función definidas para realizar una operación en específico.
Nota: Para grabar los cambios realizados en el modulo de configuración es necesario hacer clic en el botón de “Grabar”, si no se hace esta operación ningún cambio hecho es almacenado en el
sistema de punto de venta.
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ACTUALIZACIONES.
Los procesos de actualizaciones permiten mantener la información del punto de venta sincronizado con el sistema Administrativo, por cambios que se realizan por los usuarios
administrativos en el sistema ERPBox.
Para acceder a las actualizaciones del punto de venta, mediante el menú principal del sistema en
la opción “Actualizaciones”, en esta sección se despliega todas las actualizaciones que se
pueden realizar, como se muestra en la imagen siguiente:
Actualizar Catalogo Artículos: Actualiza todo el catalogo de artículos que tiene el
sistema administrativo ERPBox.
Actualizar Códigos de Barras: Actualiza solamente los códigos de barras que tienen asignados los artículos.
Actualizar Catalogo Clientes: Actualiza el catalogo de clientes que tiene el sistema
Administrativo ERPBox. Actualizar Catalogo Donaciones: Actualiza el catalogo de donaciones que tiene
registrado el sistema administrativo.
Actualizar Tipo de Cambio: Actualiza el tipo de cambio que tiene asignado el
sistema Administrativo. Actualizar IVA de Sucursal: Actualiza el IVA de la sucursal al punto de venta de la
sucursal a la que esta asignada.
Actualizar Promociones: Actualiza las promociones activas registradas en el sistema administrativo ERPBox.
Actualizar Usuarios: Actualiza los usuarios que tienen acceso al punto de venta de la
sucursal, que están asignados en el sistema Administrativo.
Actualizar Tipos de Pago: Actualiza las formas de pago que se tienen asignadas en el sistema Administrativo ERPBox.
Actualizar Ventas en Servidor: Actualiza las ventas que no hayan sido procesadas en
el servidor ERPBox. Actualiza Datos Generales: Actualiza información de la empresa en el punto de
venta, como lo es el nombre comercial, RFC, etc.
Nota:
Cada perfil tiene sus limitantes al momento de poder realizar actualizaciones.
Para realizar una actualización se requiere de conexión de red hacia en servidor
ERPBox. El tiempo de respuesta o de procesamiento de cada una de las actualizaciones es
variable y depende del volumen de información que se procesara y de la conexión de
red que se tiene con el servidor de ERPBox.
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MANTENIMIENTO.
El proceso de mantenimiento permite ejecutar un proceso de verificación de la información en el punto de venta por cualquier información que puede afectar en el
funcionamiento del sistema, además elimina información local que ya no sea necesaria para que
su funcionamiento sea más rápido.
Para acceder a esta opción, mediante el menú principal la opción Mantenimiento, se selecciona
“Compactar BDD”, como se muestra en la siguiente imagen.
Al momento de seleccionar la opción de mantenimiento, se muestra una pantalla como la que se
muestra a continuación, indicando cada uno de los procesos que está ejecutando y
automáticamente se cierra la ventana al finalizar su ejecución.
Nota: El sistema de punto de venta, al abrir el programa automáticamente verifica si hay algún
problema en el sistema, si el sistema encontró algún error se ejecuta automáticamente el proceso de mantenimiento para corregir los errores.
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PROBLEMAS & SOLUCIONES.
Punto de Venta niega acceso.
Causas: Los usuarios locales en el punto de venta hayan sido borrados y/o no exista una
conexión confiable con el servidor ERPBox.
Solución: Asegúrese que cuenta con conexión a Internet y que puede visualizar una página
Web, además de revisar que su red este funcionando correctamente y que la
velocidad de conexión sea buena.
Página de prueba de velocidad: http://www.speedtest.net/
Mínimo de subida: 128
Mínimo de bajada: 20
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Problema al realizar actualizaciones.
Causas: Una causa aparente se deba a que no cuenta con una conexión de red hacia el
servidor de ERPBox o su velocidad de conexión no es a la adecuada.
Solución: Asegúrese que cuenta con conexión a Internet y que puede visualizar una página
Web, además de revisar que su red este funcionando correctamente y que la
velocidad de conexión sea buena.
Verifique que el sistema de ERPBox este en Línea.
Nota: Todas las actualizaciones requieren una conexión hacia el servidor de ERPBox, El
tiempo que toma realizar una actualización varia del volumen de la información y de la conexión de red.
No actualiza tipo de cambio.
Causas: Una posible causa se deba a que el sistema de ERPBox no tiene asignado un tipo
de cambio.
El formato de fecha en la maquina no sea el correcto. No se tiene una conexión confiable hacia el servidor ERPBox.
Solución: Verificar/Asignar el tipo cambio en el sistema ERPBox, en el modulo de
parámetros, la opción de tipo de cambio comercial.
Verificar/Asignar formato de fecha mm/dd/aaaa, en la región de estados unidos en la máquina de punto de venta.
Asegúrese que cuenta con conexión a Internet y que puede visualizar una página
Web, además de revisar que su red este funcionando correctamente y que la velocidad de conexión sea buena.
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Ventas no reflejadas en sistema ERPBox.
Causas: No se tiene conexión de red por lo cual no se puede procesar la información hacia
el servidor ERPBox. El formato de fecha de la maquina esta incorrecto.
Otra posible causa seria que el folio no sea el correcto en el punto de venta.
Solución: Verificar que cuente con conexión de red hacia el sistema ERPBox.
Verificar que el formato de fecha sea el correcto, debe ser en formato Estados Unidos mm/dd/aaaa.
Verifique que el folio en el punto de venta sea el consecutivo al que en el sistema
Administrativo ERPBox de la última venta registrada. Actualice ventas al servidor mediante la opción “Actualizar Ventas en Servidor” del
menú de Actualizaciones.
Nota: Si cuenta con más de un punto de venta en su sucursal, los folios deben de ser distintos y deben de tener un rango de folios asignado por cada uno de ellos.
Ejemplo: PV1 Folios: 0 – 5000000
PV2 Folios: 5000001 – 10000000
No permite realizar devoluciones.
Causas: Una posible causa se deba a que el ticket no existe en el servidor y/o que no cuente
con el detalle de la venta en el sistema administrativo ERPBox. Otra posible causa puede ser que no se tiene conexión hacia el servidor.
Solución: Verificar que la venta este registrada en el sistema administrativo y que tenga
registrado el detalle de la venta.
En caso de que la venta no esté registrada en el sistema administrativo ERPBox, ejecutar opción de actualización “Actualizar Ventas en Servidor”.
Asegúrese que cuenta con conexión a Internet y que puede visualizar una página
Web, además de revisar que su red este funcionando correctamente y que la velocidad de conexión sea buena.
Nota: La opción de devoluciones de ventas solamente se pueden realizarse en modo en línea (tener una conexión directa al servidor).
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Ticket de venta no se imprime.
Causas: Una posible causa se deba en el momento de registrar la venta se presione
repetidamente la tecla “Enter”. Otra posible causa pueda ser que su impresora no esté seleccionada en los
parámetros de configuración del punto de venta.
Solución: En el momento de registrar la venta presionar la tecla “Enter” solamente en una sola
ocasión cuando esta sea necesaria presionar y no repetidamente. Verificar/asignar la impresora en la opción de configuración del punto de venta en
la pestana de “impresión”.
Nota: En el caso que tuvieran un problema con la impresión de un ticket este se puede re-
imprimir en el sistema del punto de venta, pero solamente si la venta fue registrada en el
sistema administrativo ya que esta función trabaja en línea.
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SOPORTE TÉCNICO.
Para problemas con alguna de las soluciones de ERPBox, preguntas técnicas e información sobre las distintas soluciones de ERPBox, manuales, etc. contáctenos a través de
correo electrónico: [email protected]
Al enviar correo electrónico para soporte por algún problema en el sistema, se recomienda
enviar el correo con la firma del usuario con la información: Nombre de contacto, Puesto,
Empresa y teléfonos. Ejemplo:
Ing. Israel Camarero
Soporte Técnico
ERPBox, S. de R.L. de C.V.
Teléfono: (664) 300-33-33
También se requiere que se envié en el contenido del mensaje una descripción del problema así
como el error que le produce y si es posible una imagen del error que le muestra en pantalla
(recomendado).
Se pide esta información para que la persona que revise el problema tenga todos los datos
necesarios para dar un diagnóstico y una solución y le sea más rápido realizar los cambios en el sistema de su empresa y hacer la notificación de la solución a la persona del contacto.
En lo que se refiere a soporte técnico, ERPBox ofrece ayuda personalizada con cada uno de sus clientes, de manera que usted obtenga el tipo de ayuda correcta cuando lo necesita y puede tener
la tranquilidad de que está recibiendo el nivel de soporte que requiere, a fin de seguir contando
con un sistema estable y confiable.