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Proyecto/Servicio SIR – Sistema de Interconexión de Registros

Tipo de documento

Procedimientos para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro

Electrónico Común y el Sistema de Interconexión de Registros

COD. SIR-14105

Fecha de entrega 16/02/2015

Versión actual V5.4

MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

DIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES S.G. DE IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN DIGITAL Y SERVICIOS AL CIUDADANO

DGTIC

Sistema de Interconexión de Registros

Procedimientos para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrónico Común y el Sistema de Interconexión de Registros

Edición v5.4

16/02/2015

DGTIC – Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, S.G. de Impulso de la Administración Digital y Servicios al Ciudadano

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CUADRO RESUMEN DEL DOCUMENTO

Nombre Procedimientos para las Oficinas de Registro Integradas en el Registro Electrónico Común y el Sistema de Interconexión de Registros

Fichero: SIR-USU-14105-manual_procedimiento_en_oficinas_20140512-v5.1.docx

Autor: DGTIC

Revisado por: DGTIC

CONTROL DE CAMBIOS

Edición Fecha Descripción de la Modificación Visado por

V5.0 12/05/2014 Creación del documento. DGMAPIAE

V5.1 22/05/2014 Aclaración de valores del campo “Validez del documento” DGMAPIAE

V5.2 17/06/2014 Aclaraciones sobre cómo realizar los registros cuando superan el tamaño máximo, y recomendaciones en caso de error

DGMAPIAE

V5.3 06/10/2014 Aclaración sobre el envío de la documentación en papel a la dirección postal de la oficina de registro (asientos en rojo) y el rechazo de asientos

DGMAPIAE

V5.4 16/02/2015 Actualización de la lista de organismos integrados en SIR DGTIC

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Índice de Contenidos

Índice de Contenidos _______________________________________________________________ 3

1 Introducción __________________________________________________________________ 5

1.1 Motivaciones _____________________________________________________________ 5

1.2 Soluciones _______________________________________________________________ 5

2 Organismos adscritos y ámbito de aplicación. _______________________________________ 7

3 Envío de registros ______________________________________________________________ 9

3.1 Instrucciones Esenciales para el Envío de Registros a través de la Plataforma __________ 9

3.2 Asegurar que el destino está adscrito a la plataforma ____________________________ 10

3.3 Sobre escanear toda la documentación en el momento y gestionar el papel que no pueda

digitalizarse. Registros en rojo, amarillo y verde. _______________________________________ 11

3.4 Cómo digitalizar adecuadamente ____________________________________________ 12

3.4.1 Preparar la documentación ______________________________________________________ 12

3.4.2 Digitalizar la documentación _____________________________________________________ 14

3.4.3 Comprobar el documento electrónico generado _____________________________________ 14

3.5 Naturaleza de los Documentos. Originales y Copias. Particularidades, compulsas,

documentos con CSV. Presentación de Originales Electrónicos. ___________________________ 14

3.5.1 Copias Auténticas: Originales y Documentos con CSV _________________________________ 14

3.5.2 Copias y Compulsas. ____________________________________________________________ 15

3.5.3 Original electrónico ____________________________________________________________ 15

3.5.4 Particularidades. Justificantes de pago _____________________________________________ 15

3.6 Registros que superan el límite de tamaño. ____________________________________ 15

3.7 Sobre la información del interesado y el asunto del registro _______________________ 17

3.8 Entrega del justificante y devolución de la documentación al ciudadano. Plazos de

Presentación. __________________________________________________________________ 17

3.9 Criterios de Calidad de Servicio >= 80% de digitalización __________________________ 17

3.10 Recomendaciones en caso de error __________________________________________ 18

4 Recepción de registros _________________________________________________________ 19

4.1 Instrucciones Esenciales para el Envío de Registros a través de la Plataforma _________ 19

4.2 Gestionar la documentación física. Registros con código de colores (rojo, amarillo, verde).19

4.3 Gestionar los Registros parciales _____________________________________________ 20

4.4 Actuar sobre los registros recibidos: Confirmar, Reenviar, Rechazar _________________ 20

4.4.1 Confirmación __________________________________________________________________ 21

4.4.2 Reenvío ______________________________________________________________________ 21

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4.4.3 Rechazo ______________________________________________________________________ 21

4.5 Remitir la documentación a la Unidad de Tramitación. Descarga y Custodia de la

Documentación ________________________________________________________________ 21

4.5.1 Validez de la documentación _____________________________________________________ 22

4.6 Recomendaciones en caso de error __________________________________________ 23

5 Consideraciones a Tener en Cuenta por las Unidades de Tramitación ___________________ 24

6 Anexo. Argumentario de la Validez Jurídica de los Asientos Registrales de la Plataforma ____ 26

6.1 Consideraciones Generales _________________________________________________ 26

6.2 Validez Jurídica de los Documentos Recibidos __________________________________ 27

6.2.1 Ámbito de Digitalización de Documentos Originales en Papel ___________________________ 27

6.2.2 Escenarios de Digitalización ______________________________________________________ 28

6.2.3 Procedimiento de Digitalización y Copiado Auténtico _________________________________ 29

6.2.4 Aplicación de la Normativa en SIR _________________________________________________ 30

7 Anexo. Guía Rápida de Uso para las Oficinas de Registro _____________________________ 33

7.1 ENVÍO __________________________________________________________________ 33

7.1.1 SOBRE LOS DESTINOS POSIBLES Y EL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA PLATAFORMA _________ 33

7.1.2 SOBRE LA DIGITALIZACIÓN COMPLETA DEL REGISTRO Y LA DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS AL

CIUDADANO __________________________________________________________________________ 33

7.1.3 SOBRE CÓMO DIGITALIZAR CON VALIDEZ JURÍDICA ___________________________________ 34

7.2 RECEPCIÓN _____________________________________________________________ 35

7.2.1 CUÁNDO Y CÓMO GESTIONAR LA BANDEJA DE REGISTRO ______________________________ 35

7.2.2 SOBRE LA VALIDEZ JURÍDICA DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS Y CONSIDERACIONES PARA LAS

UNIDADES DE TRAMITACIÓN ____________________________________________________________ 35

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1 Introducción

1.1 Motivaciones

La complejidad administrativa de España hace que el ciudadano tenga la necesidad de relacionarse con distintas Administraciones Públicas en función de la competencia que tengan.

Se calcula que hay más de 20.000 oficinas de registro de las diversas Administraciones Públicas. Este escenario produce gran complejidad estructural y dispersión competencial en el servicio público, así como sobrecostes e impacto en la calidad de vida de los ciudadanos.

Cuando el ciudadano tiene que relacionarse con la Administración Pública en una oficina presencial de registro, no es infrecuente que averigüe, en muchos casos, cuál es el registro competente y se desplace físicamente para hacer la presentación en dicho registro. Evidentemente si la ubicación de esta oficina no está en su lugar de residencia, supone un sobrecoste para la calidad de vida del ciudadano. Por otra parte, si el ciudadano decidiera presentar su documentación en el registro más cercano y si éste no fuera el competente, el traslado físico de la documentación implicaría retardos en la iniciación de su procedimiento, por lo que una vez más el ciudadano es penalizado por el funcionamiento de la Administración. Así mismo, si el ciudadano se persona en su oficina, en muchas ocasiones no dispone de información sobre si su procedimiento se ha iniciado, puesto que la documentación está en tránsito. Esta situación se agrava en los entornos de población más dispersa, o en aquellos con dificultades geográficas (territorios insulares o montañosos).

Además de las cargas expuestas anteriormente, se repercuten importantes gastos para la Administración, derivados del manejo y reenvío de documentación en papel entre las propias oficinas. La documentación se ensobra y se envía a la administración competente, que puede estar a varios cientos de kilómetros lo que implica retardos importantes y costes por ineficiencia, y una dilatación de los plazos de iniciación del procedimiento. Dado que a veces las competencias son dispersas, se realizan reenvíos entre las diversas administraciones. Un envío estándar puede ascender 3.5€ según tarifas oficiales de correos, y aproximadamente el 33% de los asientos registrales, en media, son reenviados entre Administraciones. Evidentemente esta situación se repite no sólo en los procedimientos iniciados por el ciudadano, sino en aquellos iniciados de oficio por la Entidad, en la que dirige registros de salida a otras Administraciones.

1.2 Soluciones

Para dar respuesta a estas necesidades de mejora y eficiencia de la Administración Pública y servicio al ciudadano, se ha desarrollado el Registro Electrónico Común (REC), como registro común para todas las administraciones, y sistema centralizado para la presentación y recepción de registros electrónicos a cualquier Administración Pública adscrita. El Registro Electrónico Común se apoya en el Sistema de Interconexión de Registros, que es la infraestructura básica que permite este intercambio de registros, y conecta a las Administraciones Públicas.

La implantación de estas soluciones permite eliminar el tránsito de papel entre administraciones, aumentando la eficiencia y eliminando los costes de manipulación y remisión del papel, gracias a que

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es posible digitalizar el registro en el acto de su presentación, y la generación de copias auténticas electrónicas con el mismo valor probatorio que los originales en papel.

La naturaleza del Registro Electrónico Común es dual. El ciudadano puede acceder a él:

Electrónicamente, vía Internet, a través del portal www.060.es

Presencialmente, a través de las oficinas de registro integradas en el Sistema de Interconexión de Registros (bien a través de su propia aplicación de registro, bien a través de la aplicación “Oficina de Registro Virtual ORVE) y asistidas por personal de registro. En estas oficinas, se digitalizará la documentación del ciudadano, la documentación con plena validez jurídica, devolviéndosela en la gran mayoría de los casos, y tramitando el registro de forma exclusivamente electrónica.

En este sentido, tanto la Ley 30/1992 en su artículo 38.4, como la disposición adicional de la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, que regula el Registro Electrónico Común, establecen en sus disposiciones la posibilidad de interconectar los registros a través de medios electrónicos, creando una red de colaboración administrativa.

Ya se están celebrando convenios de colaboración con diferentes Administraciones, para habilitar la interconexión de sus oficinas de registro a través de los medios relacionados anteriormente. Esta interconexión es ya efectiva en más de 300 entidades locales y 3.000 oficinas de otras administraciones en el territorio español. Este despliegue es un caso de éxito de modernización administrativa sin precedentes, habiéndose tramitado ya más de 300.000 documentos y asientos registrales desde la puesta en marcha del sistema en 2012.

El detalle de los organismos interconectados, y los convenios de colaboración suscritos y actualmente en vigor, pueden consultarse en el apartado 2 del documento.

Como se comentaba anteriormente, la interconexión de registros aprovecha lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD4/2010), siendo preferente la devolución del papel al ciudadano en las oficinas de registro, creando copias auténticas electrónicas de los documentos presentados por el ciudadano (escaneando, cotejando, firmando y remitiendo electrónicamente el asiento de forma normalizada).

Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos. Como tal, los efectos de las copias auténticas de documentos públicos (ya sean generados por la Administración o por el Ciudadano) no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

http://www.060.es/

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2 Organismos adscritos y ámbito de aplicación.

A fecha del presente documento, se encuentran integrados en la plataforma:

- La Administración General del Estado - La Comunidad de Madrid y sus Entidades Locales adheridas - La Comunidad de Castilla y León y sus Entidades Locales adheridas - El Gobierno de Canarias y sus Entidades Locales adheridas - La Rioja y sus Entidades Locales adheridas - Entidades Locales adheridas del Principado de Asturias - Entidades Locales adheridas de Castilla la Mancha - El Ayuntamiento de Torrent (Valencia)

No tendrá validez jurídica y, por tanto, no podrá realizarse la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a otras Administraciones Públicas distintas de las anteriores, en este caso se le comunicará al interesado tal circunstancia.

Así mismo, la plataforma NO está jurídicamente habilitada para la recepción y envío de solicitudes a organismos tales como:

REGISTROS CIVILES, MERCANTILES Y DE LA PROPIEDAD. CORTES GENERALES Y ASAMBLEAS LEGISLATIVAS. TRIBUNAL DE CUENTAS Y TRIBUNALES DE CUENTAS AUTONÓMICOS. CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL, TRIBUNALES DE JUSTICIA Y ADMINISTRACIÓN DE

JUSTICIA. TRIBUNAL CONSTITUCIONAL. MINISTERIO FISCAL. COLEGIOS PROFESIONALES. CÁMARAS AGRARIAS Y DE COMERCIO. DEFENSORES DEL PUEBLO DE LAS CCAA. JUNTAS ELECTORALES. CASA REAL. ÓRGANOS DE LA UNIÓN EUROPEA.

Los organismos pueden adscribirse a la plataforma, en tres modalidades:

Mediante convenio vinculado a la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, que regula el Registro Electrónico Común mediante la herramienta de acceso ORVE, en virtud de las disposiciones adicionales primera y segunda.

Mediante convenio vinculado al artículo 38.4 de la Ley 30/1992. En particular, se adscriben al sistema aquellos organismos que, habiendo suscrito el correspondiente anexo a los Convenios para la “Implantación de una Red de Oficinas Integradas de Atención al Ciudadano”, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, hayan establecido en Comisión de Seguimiento el uso de SIR y la interconexión con el Registro Electrónico Común, en virtud de su cláusula 3ª.

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Mediante Convenio de Prestación Mutua de Servicios Básicos de Administración Electrónica, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, entre los que se incluye el acceso al Sistema de Interconexión de Registros.

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3 Envío de registros

Las nuevas funcionalidades que aporta la plataforma implican necesariamente la implantación de procedimientos específicos en las oficinas de registro. En particular, las tareas de digitalización, intercambio de registros electrónicos y gestión del papel son susceptibles de ser cubiertas por una normativa, que las habilite formalmente.

En el escenario preferente, todas las solicitudes presentadas por el ciudadano deben ser escaneadas en la oficina, serían remitidas inmediatamente en formato electrónico al organismo destino, y el papel sería devuelto al ciudadano en el momento.

No obstante, determinados factores pueden hacer inviable cumplir este objetivo en contadas excepciones

El formato y tamaño de la documentación presentada, que puede imposibilitar o dificultar la digitalización en el momento de atención.

Incidencias que pueda sufrir tanto el equipamiento como el personal disponible en la oficina para realizar estas tareas, que perjudique la atención ciudadana.

Las entidades responsables deberán establecer roles y responsabilidades en su personal asociados al procedimiento, así como trasladar los criterios de este documento a una instrucción interna de registro y velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos.

Por ello, este apartado establece las instrucciones de referencia para la operación y funcionamiento de las oficinas, sin menoscabo de sus competencias. Adicionalmente, se recomienda que cada entidad implante una instrucción interna basada en estos criterios, de forma que apueste decididamente por el uso de los nuevos procedimientos para modernizar la administración, dar mejor servicio al ciudadano, y minimizar costes.

3.1 Instrucciones Esenciales para el Envío de Registros a través de la Plataforma

Las oficinas de registro deben ser meros transmisores de la documentación que presenta un ciudadano, limitándose a dejar constancia de la entrada de los mismos en la aplicación de registro y remitirlos a la Unidad competente, adaptando sus procedimientos habituales, para ajustarlos a la remisión de documentación electrónica en lugar de papel. En este sentido, las siguientes instrucciones son de esencial aplicación:

La oficina de registro debe asegurarse que el destino competente, o sus superiores, están integrados en la plataforma. Para ello, debe revisar periódicamente el listado de organismos adheridos (ver apartado 3.2), y confirmarlo a través del buscador de la aplicación.

La oficina de registro debe escanear toda la documentación presentada en tiempo de atención ciudadana, y devolver al ciudadano los originales. Sólo en casos excepcionales (formatos voluminosos de documentación, incidencias en equipos y/o personas) podrá realizar el envío en papel utilizando las opciones de la aplicación de registro, marcando los registros

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mediante código de colores (rojo, amarillo, verde) en la mayoría de las aplicaciones (ver apartado 3.3).

La oficina deberá valorar la naturaleza de los documentos. En este sentido, dejará constancia de qué documentos han sido escaneados a partir de originales, y cuáles a partir de fotocopias sin cotejar, mediante el escaneo en montones separados (ver apartado 3.5). Así mismo, deberá tener en consideración determinadas particularidades según la naturaleza de los documentos presentados (justificantes de pago).

La oficina deberá escanear el documento a una resolución mínima de 200 ppp, para garantizar el cumplimiento de las normas técnicas (ver apartado 3.4).

La oficina de registro debe garantizar que el documento escaneado es una imagen fiel del original. Para ello, deberá abrir el documento en el ordenador antes de proceder a su firma y envío, y comprobar que no se ha perdido ninguna hoja, que la resolución es adecuada, y que no se ha perdido ni contenido gráfico ni de color.

Una vez comprobado que el documento escaneado es fiel, debe firmarse el asiento registral utilizando las opciones de la aplicación, y remitir al destino que sea competente. Se genera así una copia auténtica electrónica de los documentos en papel, con pleno valor probatorio y, por tanto, equivalente a los originales, por lo que el papel puede devolverse al ciudadano, junto con su correspondiente justificante.

Si el tamaño de registro supera el tamaño permitido, deberá seguir las instrucciones del apartado 3.6, creando un nuevo registro que acompañe al anterior y manteniendo el primero como plazo de presentación del ciudadano.

La oficina de registro deberá de velar por el cumplimiento de la calidad de servicio de la plataforma, que impone que más del 80% de los registros deben ser digitalizados completamente y enviados de forma electrónica.

En aquellos asientos registrales donde el propio Organismo sea el interesado del registro, se aplicarán los mismos criterios, de forma que las administraciones puedan tramitar sus propias comunicaciones e intercambios entre sí.

3.2 Asegurar que el destino está adscrito a la plataforma

La oficina de registro sólo podrá remitir solicitudes a los organismos adscritos a la plataforma, de acuerdo al apartado 2.

Si el organismo competente no está adscrito pero pertenece al ámbito de uno de los organismos adscritos, podrá enviarlo a cualquiera de sus superiores jerárquicos.

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No tendrá validez jurídica y, por tanto, no podrá realizarse la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a otras Administraciones Públicas distintas de las anteriores, en este caso se le comunicará al interesado tal circunstancia.

Se tendrán en cuenta las siguientes excepciones, aplicables a todos los casos. No se admitirán documentos destinados a:

REGISTROS CIVILES, MERCANTILES Y DE LA PROPIEDAD. CORTES GENERALES Y ASAMBLEAS LEGISLATIVAS. TRIBUNAL DE CUENTAS Y TRIBUNALES DE CUENTAS AUTONÓMICOS. CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL, TRIBUNALES DE JUSTICIA Y ADMINISTRACIÓN DE

JUSTICIA. TRIBUNAL CONSTITUCIONAL. MINISTERIO FISCAL. COLEGIOS PROFESIONALES. CÁMARAS AGRARIAS Y DE COMERCIO. DEFENSORES DEL PUEBLO DE LAS CCAA. JUNTAS ELECTORALES. CASA REAL. ÓRGANOS DE LA UNIÓN EUROPEA.

3.3 Sobre escanear toda la documentación en el momento y gestionar el papel que no pueda digitalizarse. Registros en rojo, amarillo y verde.

De acuerdo a las instrucciones de los anteriores apartados, toda la documentación que presente el ciudadano se digitalizará en el momento siempre y se devolverá al ciudadano, siempre y cuando no se incurra en las excepciones previstas.

La oficina de registro deberá dejar constancia de si ha sido imposible la digitalización de todos los documentos de acuerdo a las instrucciones del presente apartado.

La Norma Técnica SICRES 3.0 y las aplicaciones permiten gestionar la documentación física asociada a los registros, a través del campo Documentación física y/o soportes. Este campo indica si el registro viene acompañado con documentación física, o si por el contrario, puede tramitarse de forma íntegramente electrónica, de acuerdo a tres valores:

1. Al enviar el registro se seleccionará el valor “No acompaña documentación física ni otros

soportes” de este campo para indicar que NO acompaña al registro documentación en papel

de ningún tipo, y por tanto, la documentación ha sido escaneada totalmente y devuelta al

ciudadano, siguiendo el procedimiento vigente. Generalmente las aplicaciones visualizan este

campo con un color verde.

2. Al enviar el registro se seleccionará el valor “Acompaña documentación física (u otros

soportes) requerida” de este campo para indicar que acompaña al registro documentación en

papel necesaria para la tramitación porque no se ha podido digitalizar. Generalmente las

aplicaciones visualizan este campo con un color rojo .Para facilitar la tramitación al destino:

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o Se acompañará como primera hoja de la documentación física a enviar el justificante

o resumen de registro entregado al ciudadano, para que pueda ser fácilmente

identificado el registro electrónico correspondiente en destino.

o Para facilitar la tramitación, no se recomiendan los escaneos mixtos. Es decir, si no

puede digitalizarse todo o parte de la documentación, debe remitirse toda la

documentación en papel al destino.

o La dirección postal del destino debe ser la correspondiente a la oficina de registro a

la que se remite el asiento, para mantener la coherencia entre el envío electrónico y

el postal. En ningún caso se debe enviar la documentación en papel directamente a

la unidad de tramitación pues se pierde la correspondencia entre el registro y el

papel.

3. Al enviar el registro se seleccionará el valor “Acompaña documentación física (u otros

soportes) complementaria” de este campo para indicar que acompaña al registro

documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación, ya que ha podido ser

digitalizada con total validez. Generalmente las aplicaciones visualizan este campo con un

color amarillo.

o Hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente,

pero no pueda ser devuelto al ciudadano por motivos funcionales: por ejemplo en

aquellos documentos que se reciben en papel directamente de las oficinas de Correos.

o Igualmente se acompañará como primera hoja de la documentación física a enviar, el

justificante de registro entregado al ciudadano, para que pueda ser fácilmente

identificado el registro electrónico correspondiente en destino.

o Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del

papel por parte del organismo destino.

3.4 Cómo digitalizar adecuadamente

Con carácter general, el personal de registro debe:

3.4.1 Preparar la documentación

Contar el número de hojas presentadas.

Separar aquellos documentos que sean originales, de los que no lo sean, puesto que deberán ser escaneados en dos montones separados, de acuerdo con el apartado 3.5.

No digitalizar, en esta fase, aquellos documentos que el ciudadano haya presentado en soporte electrónico, de acuerdo con el apartado 3.5.3.

Evaluar que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su escaneo, o bien, si debe manipularla previamente (quitar una grapa, una encuadernación, fotocopiar un documento roto para que no atasque el escáner, etc).

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Respecto a la manipulación: o Se admite la realización de fotocopias de los originales (papel deteriorado, tamaños

no manejables por el escáner, etc.), y la digitalización de las fotocopias. Este proceso no altera la validez jurídica de la copia auténtica, puesto que lo realiza el personal de registro.

o Se puede considerar necesaria la utilización de la cizalla (por ejemplo, para documentos encuadernados). El uso de la cizalla está condicionado a que el ciudadano de consentimiento expreso a su uso, y la validez jurídica y la información del documento no se vean alteradas. Por ejemplo, no podría aplicarse la cizalla en un libro diario legalizado mediante ranurado o en una libreta de ahorros).

o Algunas recomendaciones ante incidencias habituales:

Documentos grapados:

Debe garantizarse que se retiran todas las grapas y clips que unen el documento. No es preciso hacer mención a que las hojas se encontraban unidas, ni es preciso volver a unirlas cuando finalice el escaneado.

Hay que separar cada hoja, una a una, para evitar que pasen juntas por el escáner debido a que queden unidas por los agujeros de grapas. Es necesario posteriormente airear el papel.

Documentos encuadernados:

El encuadernado debe retirarse si es posible, dejando las hojas sueltas, para facilitar el escaneo (documentos con “gusanillo”).

Si se considera preciso, ya sea porque se ocupe menos tiempo, porque la encuadernación sea difícil de retirar, o porque las hojas que se obtengan sean más fáciles de escanear, deberá evaluarse si conviene fotocopiar la documentación o si puede utilizarse la cizalla (en el caso de que se disponga de una, y por ejemplo, en una libreta con gusanillo de alambre, si se arrancan las hojas en lugar de retirar el gusanillo, éstas se enganchan unas a otras cuando el alimentador intenta hacerlas pasar).

Documentos de tamaño superior admitidos por el escáner:

Se recomienda realizar fotocopias parciales, generalmente en A4, de las hojas que superan el tamaño máximo permitido, de forma que toda la superficie del documento quede recogida mediante fotocopias, aunque los bordes de cada una se solapen con las anteriores.

Otros documentos con formatos no estándares (tarjetas, post-its, papel cebolla, cuartillas, etc.)

Si el escáner dispone de portadores específicos para introducir estos documentos (plantillas de plástico), se insertarán los documentos y se escanearán los mismos.

En caso contrario, se recomienda realizar fotocopias en A4 de cada documento.

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3.4.2 Digitalizar la documentación

Elegir el parámetro de doble cara y color, por mayor seguridad. En caso de que el escáner no disponga de estas opciones, deberá garantizarse que no se pierde información.

En la bandeja de entrada del escáner pueden colocarse tantos documentos como admita la misma.

La digitalización debe realizarse con una resolución de 200ppp. Se recomienda un formato de salida tipo PDF, aunque son válidos todos los relacionados por la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Catálogo de Estándares.

En el caso de que la imagen digital resultante no sea óptima, podrá ajustarse para su mayor legibilidad (contraste, reorientación, eliminación de bordes, etc.), utilizándose el software disponible.

3.4.3 Comprobar el documento electrónico generado

El número de hojas resultante en el fichero debe coincidir con el número de hojas presentadas por el ciudadano.

Se debe comprobar que la imagen digitalizada es legible y corresponde con una imagen fiel al documento papel que se ha escaneado. Esta comprobación es similar a la que actualmente se realiza en papel para el proceso de compulsa.

3.5 Naturaleza de los Documentos. Originales y Copias. Particularidades, compulsas, documentos con CSV. Presentación de Originales Electrónicos.

La oficina de registro deberá dejar constancia, en su caso, de la posibilidad o imposibilidad de cotejar los documentos presentados con los originales, de acuerdo con lo establecido en el presente apartado.

En este sentido, deben incorporarse por separado en la aplicación:

Las digitalizaciones sobre documentos originales, marcándolos como “Copia Auténtica”.

Las digitalizaciones sobre documentos no cotejados, marcándolos como “Copia”.

Los originales electrónicos presentados por la propia Entidad a otra Administración, marcándolos como “Original”.

También deberá tener en cuenta otras particularidades, como las aplicables a los justificantes de pago.

3.5.1 Copias Auténticas: Originales y Documentos con CSV

Aquellos documentos que tengan la consideración de originales deberán ser digitalizados indicando, al anexar el documento y en las opciones de la aplicación, el valor “Copia Electrónica Auténtica” en el campo “Validez del documento”. Ver apartado Validez de la documentación.

De acuerdo con las disposiciones vigentes, una copia auténtica tiene la misma validez jurídica que un documento en papel.

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Por otro lado, un documento que lleva código de verificación seguro (CSV) de la Administración, debe tratarse como un ORIGINAL y por tanto procede el mismo tratamiento.

3.5.2 Copias y Compulsas.

Si el ciudadano presenta fotocopias que no se puede cotejar con el original, se hará constar de la siguiente forma:

Digitalizando estos documentos por separado a los originales, e indicando en la aplicación mediante el campo “Validez del documento” que los documentos del fichero son fotocopias/copias, seleccionado la opción “Copia”. En este caso se debe generar un fichero con todos los documentos que sean copias/fotocopias separado del resto de documentos del asiento registral. Ver apartado Validez de la documentación.

De forma excepcional, y para mayor facilidad en la tramitación, se podrán marcar los documentos en papel que sean fotocopias/copias con un sello de la oficina que contenga el texto “Copia” o “Fotocopia” antes de proceder a su digitalización.

En el caso particular de los documentos que traiga el ciudadano compulsados por otro Organismo, se tendrán en consideración como documentos no originales y por tanto se procederá a fotocopiar y tratar como ”Copia” como indicativo de que no ha podido verse el original. La Unidad de tramitación destino valorará en base al sello de la compulsa la consideración de válido.

3.5.3 Original electrónico

Podrán anexarse directamente documentos electrónicos, cuando el interesado del asiento registral

sea la propia Administración y por tanto el Organismo aparezca con su Razón Social en el apartado

“Interesado”. Se indicará en la aplicación mediante el campo “Validez del documento” que los

documentos del fichero son “Original”. Ver apartado Validez de la documentación.

Con carácter general no se admitirán en esta fase del proyecto documentos electrónicos

proporcionados directamente por el ciudadano en ventanilla de registro por motivos de seguridad.

3.5.4 Particularidades. Justificantes de pago

Dado que los originales pueden devolverse al ciudadano, determinados documentos (copias para la administración, resguardos de pago, tasas, etc.) pueden ser susceptibles de uso indebido y/o reutilización en sucesivas presentaciones. Para evitar esta situación, la oficina de registro deberá sellar este tipo de documentos antes de su digitalización, indicando fecha y hora de presentación, y con el sello de la oficina.

3.6 Registros que superan el límite de tamaño.

Si la documentación a digitalizar e intercambiar en una anotación registral procede de la presentación realizada por un ciudadano al amparo del art. 38.4 de la Ley 30/1992 de una solicitud, escrito, recurso

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o comunicación, y supera los límites establecidos: 5 anexos de no más de 10MB cada anexo sin que la suma del tamaño de los anexos supere los 15MB se realizará el siguiente procedimiento:

a) una vez realizado el registro de entrada al amparo del art. 38.4 con su correspondiente asociado de registro de salida e incluida la documentación digitalizada cuya capacidad sea admitida en el primer registro, se realizarán tantos registros subsiguientes DE SALIDA hasta completar la documentación a remitir haciendo referencia en el Asunto de los mismos al único número de registro de entrada (del art. 38.4) y al vinculado de salida del registro.

b) Al conocer a priori la documentación a anexar y el límite de documentación por registro, conoceremos el número total de registros de SALIDA que formarán el conjunto podrá indicarse "vinculado Y de X al núm. . . . . . . . registro de salida origen (de la primera salida del vinculado 38.4), donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.

c) Para ello podrán realizarse copias del registro de salida origen, de manera que se trasladen los campos del interesado y el órgano destinatario.

d) Para avisar a la unidad receptora se indicará en observaciones "REMISIÓN DOCUMENTACIÓN DIGITALIZADA EN REGISTROS DE SALIDA SUCESIVOS".

2.- Si la documentación a digitalizar e intercambiar en una anotación registral procede de una unidad de tramitación (registro de salida de comunicación con otra Administración), y supere los límites establecidos anteriormente indicados, se realizarán las siguientes actuaciones:

a) Podrán realizarse tantos registros subsiguientes necesarios hasta completar la documentación haciendo referencia en el Asunto de los mismos al Número de registro del primer registro.

b) Podrán realizarse copias del registro de salida origen (de manera que se trasladen los campos del interesado y el órgano destinatario) debiendo anotarse en el Asunto como (Parcial Y de X) donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.

c) Para avisar a la unidad receptora se indicará en observaciones "REMISIÓN DOCUMENTACIÓN DIGITALIZADA EN REGISTROS DE SALIDA SUCESIVOS".

• Se realizarán los registros subsiguientes necesarios hasta completar la documentación haciendo referencia en el Asunto de los mismos al Número de registro del primer registro.

• Al conocer a priori la documentación a anexar y el límite de documentación por registro, conoceremos el número total de registros que formarán el conjunto. Deberá entonces anotarse el Asunto como (Parcial Y de X) donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.

• Se podrá incluir opcionalmente información adicional en el campo de Observaciones del registro.

• En el caso del primer registro, se añadirá al Asunto la etiqueta (Parcial 1 de X) para que el usuario de la aplicación de registro receptora sea consciente de que la documentación no está completa.

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3.7 Sobre la información del interesado y el asunto del registro

Para facilitar el contacto de la Administración destinataria con el ciudadano deberá cumplimentarse toda la información posible del mismo en el segmento de Interesado siempre que el ciudadano desee aportarla.

Así mismo, las aplicaciones de registro tienen habilitado un campo de Asunto, Extracto o Resumen del registro de cumplimentación obligatoria. Este campo debe ser lo más informativo posible dentro de la limitación de 240 caracteres. De esta manera se agilizará la gestión del registro en la oficina receptora.

3.8 Entrega del justificante y devolución de la documentación al ciudadano. Plazos de Presentación.

El justificante o resumen de registro generado deberá ser entregado al ciudadano como justificante válido para la fecha y hora de presentación del registro ante la Administración.

Las oficinas de registro no deben quedarse con copia de los documentos presentados por un ciudadano, por cuestiones de seguridad y protección de datos, y por la habilitación del correspondiente archivo para custodiar estos documentos, con el consiguiente problema de espacio. Por tanto, debe devolverse al ciudadano, o bien, remitirse a la unidad tramitadora.

El inicio del cómputo de plazos para la Administración, se producirá cuando tenga entrada en el Registro del órgano competente para la tramitación, momento en el que se ha debido confirmar el registro, y en base a lo recogido en la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, que regula el Registro Electrónico Común.

3.9 Criterios de Calidad de Servicio >= 80% de digitalización

Teniendo en cuenta las estadísticas realizadas a más de 1.000 oficinas de registro en el año 2010, y los datos reales de las más de 3.000 oficinas integradas en el sistema, esta es la gráfica de las hojas anexadas a un registro en una oficina de registro tipo:

25,20%

66,44%

4,31% 0,40% 0,40% 0,40% 0,40%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

Solicitud 1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30

Número de Hojas Anexadas a cada Registro

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A la vista de estos datos, y teniendo en cuenta la actual tecnología (escáneres de rodillo a doble cara, de 25 páginas por minuto, fácilmente asequibles) se asume en la plataforma un nivel de digitalización superior al 80%.

Es decir, más del 80% de los registros deben ser completamente digitalizados por cualquier oficina integrada en la plataforma. Se entiende que, por debajo de este nivel, la oficina no está capacitada para su integración en la plataforma y debe desactivarse, para no generar perjuicio e incumplimiento de los procedimientos en la red.

En este sentido, los valores medios de la aplicación ORVE, con más de 200.000 registros realizados, sobrepasan ampliamente los mínimos y ascienden a un 95%:

3.10 Recomendaciones en caso de error

Si se envía un registro por error, éste no es anulable de acuerdo a la Norma Técnica SICRES 3.0. Se recomienda crear un nuevo registro de salida hacia el organismo destino, informando que el envío anterior ha sido erróneo, o bien, solicitar al destino que rechace el asiento registral.

Si se envía un registro con datos erróneos, éste no es anulable de acuerdo a la Norma Técnica SICRES 3.0. Se recomienda crear un nuevo registro de salida hacia el organismo destino, informando que el envío anterior ha sido erróneo, subsanando los campos afectados y adjuntando el justificante de registro del envío anterior, de forma que no altere el plazo de presentación del registro original.

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4 Recepción de registros

Los usuarios deberán atender las bandejas de entrada de sus aplicaciones con diligencia realizando las actuaciones necesarias sobre los asientos registrales recibidos según proceda.

Las entidades responsables deberán establecer roles y responsabilidades en su personal asociados al procedimiento, así como trasladar los criterios de este documento a una instrucción interna de registro y velar por el adecuado cumplimiento de los procedimientos.

En caso de incidencias, en última instancia debe contactarse con el ciudadano, previamente hay que tratar siempre de solucionar cualquier duda o consulta entre las oficinas de origen y destino.

4.1 Instrucciones Esenciales para el Envío de Registros a través de la Plataforma

La oficina de registro debe atender de forma diligente la bandeja de registros recibidos. Esto implica su consulta periódica (varias veces al día), sin necesidad de esperar la notificación por correo electrónico, ya que este medio no dispone de la necesaria fiabilidad.

La oficina de registro debe comprobar, en primera instancia, si al registro acompaña documentación en papel, de acuerdo al apartado 4.2, antes de actuar sobre el mismo.

La oficina de registro, así mismo, debe comprobar si los registros recibidos son parciales antes de actuar sobre los mismos.

En caso de que el registro no sea competencia de la oficina, deberá ser reenviado al organismo competente. El rechazo será utilizado sólo en contadas excepciones, de acuerdo con el apartado 4.4.

En caso de que el registro sea de competencia de la unidad asociada a la oficina, deberá ser confirmado y posteriormente remitido a la unidad de tramitación, de acuerdo con el apartado 4.5. Esta remisión debe incluir la remisión de los ficheros de firma electrónica que garantizan la validez de la copia auténtica recibida, y la equivalencia al valor probatorio del original.

4.2 Gestionar la documentación física. Registros con código de colores (rojo, amarillo, verde).

La Norma Técnica SICRES 3.0 y las aplicaciones integradas permiten gestionar la documentación física asociada a los registros, a través del campo Documentación física y/o soportes. Este campo indica si el registro viene acompañado con documentación física, o si por el contrario, puede tramitarse de forma íntegramente electrónica, de acuerdo a tres valores, generalmente acompañados de un código de colores:

1. Si el valor de este campo es “No acompaña documentación física ni otros soportes”, es

indicativo de que NO acompaña al registro documentación en papel de ningún tipo, y por

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tanto, el registro puede tramitarse de forma íntegramente electrónica con sus datos y sus

anexos.

Si se recibe un registro con este valor, se puede continuar la tramitación por vía

electrónica.

2. Si el valor de este campo es “Acompaña documentación física (u otros soportes) requerida”

es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel necesaria para la

tramitación porque no se ha podido digitalizar.

Si se recibe un registro con este valor, se debe esperar a la llegada de la documentación

física antes de realizar cualquier acción sobre el registro.

3. Si el valor de este campo es “Acompaña documentación física (u otros soportes)

complementaria” es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel, pero

que no es necesaria para la tramitación, ya que ha podido ser digitalizada con total validez.

Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel

por parte del organismo destino.

Si se recibe un registro con este valor, se puede continuar la tramitación por vía

electrónica, aunque llegará el papel posteriormente y deberá custodiarse, o gestionarse de

la forma habitual.

4.3 Gestionar los Registros parciales

Debe tenerse en cuenta que si toda la documentación excede los límites de la plataforma en cuanto a número de ficheros anexo o tamaño de los mismos, un registro puede venir acompañado de uno o más registros adicionales con el resto de anexos.

Se ha establecido que los registros adicionales necesarios hasta completar la documentación harán referencia en el Asunto de los mismos al Número de registro del primer registro. También se anotará el Asunto como (Parcial Y de X) donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.

En el caso del primer registro, el Asunto contendrá la etiqueta (Parcial 1 de X) para que el usuario de la aplicación de registro sea consciente de que la documentación no está completa.

4.4 Actuar sobre los registros recibidos: Confirmar, Reenviar, Rechazar

La oficina usuaria de la plataforma evaluará el contenido del asiento registral, para comprobar que es competente para su tramitación.

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4.4.1 Confirmación

En caso afirmativo, el usuario de la oficina realizará una operación de confirmación del registro, procediendo a gestionar su contenido conforme a la operativa habitual.

El inicio del cómputo de plazos para la Administración, se producirá cuando tenga entrada en el Registro del órgano competente para la tramitación, al cual deberá ser remitida la documentación electrónica recibida y sus ficheros de firma.

4.4.2 Reenvío

En caso negativo, el usuario de la oficina realizará una operación de reenvío a la oficina de registro que estime competente. En este caso, la opción de rechazo a la oficina de registro que se lo remitió no debe utilizarse, para evitar la demora innecesaria en el tiempo de recepción del asiento en la unidad de tramitación competente.

4.4.3 Rechazo

Por otro lado, puede darse el caso en el que se detecte examinando la documentación anexa al registro alguna deficiencia que impida la tramitación del mismo y proceda el rechazo a la oficina que no envió el registro o a la que inició el mismo. Dados los perjuicios a efectos de fecha de presentación ocasionados al ciudadano en caso de rechazo, sólo se contempla el rechazo en los siguientes supuestos:

Documentación incompleta

En el documento escaneado puede observarse que el original consta de un determinado número de páginas pero no se encuentra alguna de ellas en el fichero recibido, siendo las páginas omitidas necesarias para la tramitación del registro. Antes de rechazarlo, debe contactarse con la oficina origen para garantizar que no hay documentación en papel en tránsito.

Documentación corrupta

El fichero anexo no puede abrirse o al abrirse se observa que está en blanco (o en negro) por algún problema en el proceso de digitalización del remitente. Igualmente, debe contactarse con la oficina origen antes de rechazar el registro, para prevenir posibles errores.

Si la oficina no es competente para la tramitación del registro, no debe utilizar la opción Rechazo, debe reenviarlo a la oficina de registro que estime competente, para evitar la demora innecesaria en el tiempo de recepción del asiento.

4.5 Remitir la documentación a la Unidad de Tramitación. Descarga y Custodia de la Documentación

Por las garantías de la plataforma, y por los acuerdos realizados por todas las Administraciones participantes, toda la información recibida debe de considerarse de confianza y debe tratarse de forma diligente, equiparable al tratamiento del ciudadano en ventanilla.

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Las oficinas de registro deberán remitir a las unidades de tramitación estos documentos, según los mecanismos técnicos que sus organismos hayan implantado al efecto, en el marco de las Normas Técnicas de Interoperabilidad. A este respecto, es imprescindible hacer llegar a la unidad de tramitación:

Los anexos y el contenido del asiento registral.

Los ficheros técnicos que garantizan la validez y el proceso de generación de las copias auténticas y su valor probatorio equivalente a los originales.

En relación a la validez jurídica, se recogen en el Anexo las disposiciones legales que dan cobertura a la digitalización y generación de copias auténticas de dichos documentos.

En relación a las obligaciones de custodia de la documentación asociada a cada asiento registral, y en base a lo recogido en la Orden Ministerial que regula el Registro Electrónico Común, los departamentos y organismos adscritos serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros. Las aplicaciones integradas disponen de funcionalidades de consulta y descarga de dicha documentación que permiten a los usuarios finales disponer de toda la documentación necesaria para su custodia.

Los usuarios de registro de las aplicaciones integradas disponen, al acceder al detalle del registro, de diferentes opciones para consultar y descargar de una forma sencilla todos los documentos del asiento registral, tanto los documentos anexos o formularios, como los documentos técnicos que otorgan la consideración de copias auténticas a dichos documentos electrónicos.

4.5.1 Validez de la documentación

Puede comprobarse la validez de cada documento anexo atendiendo al valor del campo “Validez del documento” que puede tomar los siguientes valores:

Copia

El documento anexo es una digitalización del documento presentado por el ciudadano que no ha podido cotejarse con el original. Se trata de la digitalización de una fotocopia o impresión presentada por un interesado en ventanilla sin aportar el original para su cotejo.

El concepto de Copia Compulsada (digitalización de un documento presentado por el ciudadano compulsado por un organismo oficial) tendrá validez equivalente a la Copia.

Copia electrónica auténtica

El documento anexo es una digitalización del documento original presentado por el ciudadano, y por tanto, cotejada con ese original. Se trata de la digitalización del original aportado por el ciudadano o de una fotocopia que ha sido cotejada con el original por el personal de registro. Estos documentos tienen valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original.

Original

El documento anexo es un original electrónico. Puede darse en cualquiera de los siguientes casos:

- Documento anexo a un registro de salida entre Administraciones originalmente electrónico.

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- Documento generado automáticamente por la aplicación de registro o intercambio como podrían ser ficheros técnicos, de firmas o justificantes.

Los literales asignados al campo “Validez del documento” pueden variar ligeramente según la aplicación de registro. Como referencia se han descrito los valores Copia, Copia electrónica auténtica y Original, por ser los más comúnmente utilizados y que mejor definen los conceptos anteriormente descritos.

4.6 Recomendaciones en caso de error

Si se acepta un asiento registral por error, éste no es anulable de acuerdo a la Norma Técnica SICRES 3.0. Se recomienda crear un nuevo registro de salida hacia el organismo competente, incorporando todos los datos y anexos del registro original, e informando de esta situación a la oficina origen del registro en todo caso.

Si se recibe un registro con documentos mal escaneados y con la marca “NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA”, se daría el problema más grave, ya que el error de escaneo debe detectarse SIEMPRE en la FASE DE COMPROBACIÓN por parte de la oficina origen. En estos casos, la Oficina Origen, en caso de haber devuelto el papel al ciudadano, debe contactar con el mismo para que vuelva a presentar su documentación. Así mismo, la oficina origen debe enviar un nuevo registro a la oficina destino, relacionándolo con el registro anterior y notificando el error en las OBSERVACIONES y en el JUSTIFICANTE.

El ciudadano ha presentado su documentación en plazo, por lo que el registro inicial no debe anularse ni rechazarse.

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5 Consideraciones a Tener en Cuenta por las Unidades de Tramitación

El Registro Electrónico Común y el Sistema de Interconexión de Registros (SIR) están concebidos para permitir el intercambio de asientos registrales entre oficinas sin papeles, permitiendo escanear el papel que presenta el ciudadano en las oficinas de registro, aplicando la digitalización en los puestos de ventanilla con plena validez jurídica, y enviando electrónicamente la documentación al destino, al instante, y sea cual sea su ubicación geográfica o nivel de administración competente.

Mediante la creación del adecuado escenario jurídico y tecnológico, se ha articulado la interconexión electrónica de registros públicos entre todas las oficinas y las administraciones, eliminando las barreras derivadas de la organización territorial y la división de competencias. Esto es posible gracias a la efectiva aplicación de la normativa que se describe en el Anexo 6, y que recoge las disposiciones legales que dan cobertura a la digitalización y generación de copias auténticas de dichos documentos.

En este sentido, la interconexión de registros aprovecha lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD4/2010), siendo preferente la devolución del papel al ciudadano en las oficinas de registro, creando copias auténticas de los documentos presentados por el ciudadano (escaneando, cotejando, firmando y remitiendo electrónicamente el asiento de forma normalizada).

Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos. Como tal, los efectos de las copias auténticas de documentos públicos (ya sean generados por la Administración o por el Ciudadano) no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

La consecuencia directa para las unidades de tramitación es la recepción de la documentación presentada por el ciudadano en formato electrónico y no en papel. Dicha documentación electrónica es recibida y descargada por los usuarios de sus oficinas de registro a través de la plataforma para su entrega a las unidades de tramitación competentes mediante las normativas y/o instrucciones internas establecidas en cada ámbito de competencias. Por su parte las unidades de tramitación deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones en cuanto a la documentación electrónica recibida:

La documentación electrónica recibida a través de la plataforma tiene plena validez jurídica, tal y como se detalla en el Anexo 6 del presente documento.

Los usuarios de registros tienen acceso a la documentación, para su consulta y descarga, desde las aplicaciones integradas en la plataforma, tal y como se especifica en el apartado 4.5. La descarga se puede realizar tanto de los documentos anexos o formularios, como los documentos técnicos que otorgan la consideración de copias auténticas a dichos documentos electrónicos, según se especifica en el apartado anterior.

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Las entidades adscritas destinatarias de los escritos presentados en SIR serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros, tal y como regula la Orden Ministerial del Registro Electrónico Común.

La unidad de tramitación deberá tener en consideración que, cuando el documento presentado en una oficina de registro integrada en SIR por el ciudadano no es un original o copia auténtica, el usuario de oficina indica en la opción de “Validez del documento” en la aplicación como “Copia”, según el procedimiento establecido, de manera que la unidad de tramitación competente del trámite pueda conocer que el documento aportado no ha podido ser cotejado por el usuario de oficina con su original. Ver apartado Validez de la documentación.

El inicio del cómputo de plazos para la Administración, se producirá cuando tenga entrada en el Registro del órgano competente para la tramitación, momento en el que se ha debido confirmar el registro, y en base a lo recogido en la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, que regula el Registro Electrónico Común.

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6 Anexo. Argumentario de la Validez Jurídica de los Asientos Registrales de la Plataforma

6.1 Consideraciones Generales

El Registro Electrónico Común queda enmarcado en el artículo 31 del RD 1671/2009 de desarrollo parcial de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. En particular, establece que:

El Registro Electrónico Común posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus organismos públicos.

El Registro Electrónico Común informará al ciudadano y le redirigirá, cuando proceda, a los registros competentes para la recepción de aquellos documentos que dispongan de aplicaciones específicas para su tratamiento.

Asimismo, la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común, destacando entre su contenido los siguientes puntos de interés:

Los Departamentos ministeriales y Organismos públicos serán responsables del acceso al Registro Electrónico Común y el traslado, en su caso, al registro competente para su tramitación de los escritos recibidos en el Registro Electrónico Común que tengan como destinatario al Ministerio u Organismo de que se trate (artículo 2.2).

Los departamentos ministeriales y organismos públicos destinatarios de los escritos presentados en el Registro Electrónico Común serán responsables de la custodia y manejo de los correspondientes ficheros (artículo 11).

Asimismo, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el Registro Electrónico Común podrá ser habilitado para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes Convenios (Disposición Adicional Primera).

La Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, certificará las herramientas y mecanismos que se pongan en funcionamiento para garantizar el acceso y la interoperabilidad con el Registro Electrónico Común, así como para garantizar la interconexión de los registros, por parte del resto de las Administraciones Públicas, de conformidad con lo señalado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (Disposición Adicional Segunda).

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6.2 Validez Jurídica de los Documentos Recibidos

6.2.1 Ámbito de Digitalización de Documentos Originales en Papel

Los criterios recogidos en el presente apartado, en cuanto al intercambio de información en las oficinas de registro y, en particular, de la generación de copias auténticas en formato electrónico, vienen determinados por lo establecido en las siguientes normas básicas de aplicación al conjunto de Administraciones Públicas, con rango de Ley:

a. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y

del Procedimiento Administrativo Común.

b. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios

Públicos y, en particular, en su artículo 24.4 relativo a la interconexión de las oficinas de

registro de las Administraciones Públicas.

Asimismo, son de aplicación al conjunto de las Administraciones Públicas las siguientes normas básicas

con rango de Real Decreto:

a. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley

11/2007.

b. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

En el marco del Real Decreto 4/2010, son de aplicación las siguientes resoluciones, que tienen la consideración de Normas Técnicas de Interoperabilidad:

a) Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la

Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de

Digitalización de Documentos.

b) Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la


Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

c) Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la


Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

d) Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la


Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

e) Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la


requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas

españolas.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168





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f) Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE 31 de octubre) , de la Secretaría de Estado de

Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI)

de Catálogo de Estándares.

6.2.2 Escenarios de Digitalización

Los escenarios tenidos en cuenta, en los que la digitalización de un documento originalmente en papel

da lugar a una “Copia electrónica auténtica de documento en papel” son los siguientes:

i. Documentación en papel que ha sido generada por el Ciudadano y que se encuentra en poder del

Ciudadano, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente:

Artículo 30.3 de la Ley 11/2007.

Artículo 50 del R.D. 1671/2009.

Artículos 21 y 23 del RD 4/2010.

ii. Documentación en papel que ha sido generada por el Ciudadano y que se encuentra en poder de

la Administración, quedando refrendado por la siguiente normativa vigente:

Artículo 30.3 de la Ley 11/2007.



iii. Documentación que ha sido generada por la Administración y se encuentra en poder de la misma,

quedando refrendado por la siguiente normativa vigente:

Artículos 30.2 y 30.4 de la Ley 11/2007.



A la luz de lo recogido en la normativa relacionada anteriormente, caben las siguientes

consideraciones sobre la copia electrónica auténtica:

Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias

atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.

Como tal, los efectos de las copias auténticas de documentos públicos (ya sean generados por la Administración o por el Ciudadano) no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

La copia auténtica puede consistir en la transcripción del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos.

Los documentos públicos presentados por un Ciudadano y que sean digitalizados por la Administración en su presentación en cualquier oficina de registro integrada en la plataforma SIR, tienen la


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consideración de “Copia electrónica auténtica de documento papel” siempre que la autenticidad quede reflejada a través de su firma electrónica y la meta-información asociada a los mismos.

6.2.3 Procedimiento de Digitalización y Copiado Auténtico

El procedimiento de digitalización de la documentación en papel queda regulado por lo establecido en

la normativa vigente en cuando al procedimiento de copiado auténtico y de conversión entre

documentos electrónicos, así como del proceso de digitalización. Concretamente se establece lo que

sigue:

i. La Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que

se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Procedimientos de copiado auténtico y

conversión entre documentos electrónicos, establece:

Apartado V. Copia electrónica auténtica de documentos papel:

Las copias electrónicas auténticas de documentos en soporte papel o en otro soporte no

electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos:

Se obtendrán de la digitalización del documento origen según lo establecido en la

Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Digitalización de documentos.

ii. La Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que

se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Digitalización de Documentos, en

desarrollo del citado artículo 24 del Real Decreto 4/2010, establece los requisitos a cumplir en la

digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de

digitalización a través de medios fotoeléctricos, con el objetivo de garantizar que el documento

electrónico digitalizado sea válido para ser conformado como documento electrónico y sea fiel al

documento en papel.

iii. Tal y como indica el apartado III.2 de la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Digitalización

de Documentos, en el caso de que el documento resultado de la digitalización requiera ser

conformado como copia electrónica auténtica de documento papel, se contemplarían,

adicionalmente, los requisitos establecidos en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría

de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad

(NTI) de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, que

tiene por objeto establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias

papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de

formato de documentos electrónicos.

iv. Adicionalmente, como se especifica en el apartado III.3 de la Norma Técnica de Interoperabilidad

(NTI) de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración.

Formatos de firma electrónica de transmisiones de datos.

1. La firma electrónica de transmisiones de datos estará basada en estándares

recogidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Catálogo de estándares,



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siendo responsabilidad del emisor y gestor de la política la definición de las

consideraciones concretas a aplicar por cada organización.

v. Asimismo, la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Política de Firma Electrónica y de

certificados de la Administración, en relación a los certificados electrónicos regula:

Regla IV.1 Reglas de confianza para los certificados electrónicos que indica:

1. Las políticas de firma, marco o particulares, podrán fijar limitaciones y restricciones específicas

para los certificados electrónicos que admiten en cada uno de los servicios que corresponda,

siempre en consideración de la normativa aplicable en cada caso.

2. Los certificados válidos para ejecutar la firma electrónica de contenido serán los siguientes:

a) Cualquier certificado electrónico reconocido según la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, y la

Directiva 1999/93/CE, de 13 de diciembre de 1999.

b) Nuevas tipologías de certificados definidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio.

3. Los requisitos a cumplir por los prestadores de servicios de certificación en relación con la

interoperabilidad organizativa, semántica y técnica serán los establecidos en el artículo 21 de la

Ley 11/2007, de 22 de junio, en el artículo 19 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, y en el

resto de normativa aplicable en cada caso.

4. La relación de prestadores de servicios de certificación que emiten certificados reconocidos se

podrá consultar en la TSL (Lista de servicios de confianza) publicada en la sede electrónica del

Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

5. La política de firma electrónica podrá establecer el período de precaución o de gracia que

corresponda aplicar para la validación de los certificados. Este periodo podrá ser, desde el

momento en que se realiza la firma o el sellado de tiempo, como mínimo, el tiempo máximo

permitido para el refresco completo de las CRLs (Certificate Revocation Lists) o el tiempo máximo

de actualización del estado del certificado en el servicio OCSP (Online Certificate Status Protocol).

Esta definición tendrá en cuenta también la posibilidad de que estos tiempos varíen según el

Prestador de Servicios de Certificación.

6. El verificador validará los certificados electrónicos en base a los procesos de validación y

archivado definidos en la política de firma a la que se ajuste el servicio en cada caso.

6.2.4 Aplicación de la Normativa en SIR

Las oficinas de registro integradas en SIR cumplen lo establecido en el marco legal descrito

anteriormente, en particular:

a) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Digitalización de

Documentos.

2. Cuando un documento original en formato papel es presentado por un Ciudadano en una oficina

de registro integrada en SIR, si es susceptible de digitalización para su remisión de forma

electrónica en SIR, se procede a su digitalización.

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3. Las oficinas de registro integradas en SIR cumplen por procedimiento los requisitos mínimos de

resolución requeridos en la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Digitalización de

Documentos, en base a la configuración de los equipos de digitalización empleados para la

generación de las imágenes electrónicas.

4. Tras este proceso de digitalización el usuario de registro competente, previamente autorizado

por su Organismo, realiza el cotejo de la imagen digitalizada con el documento original

presentado por el ciudadano, ofreciendo las garantías de imagen fiel requerida en dicha NTI.

b) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos (NTI) de copiado

auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

5. La digitalización del documento origen se obtiene según dicha norma, en base a lo establecido

en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos, tal y como se

especifica en el apartado anterior.

c) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Modelo de Datos para el

Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

6. Los asientos registrales generados y recibidos en SIR cumplen con lo establecido en el Modelo

de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales.

7. La aplicación de registro integradas en SIR están adaptadas a la norma SICRES 3.0 y han

superado el proceso de pruebas de validación de la norma, realizado por el MINHAP en cuanto a

recepción, emisión e intercambio de asientos registrales adaptados a dicha norma.

8. Asimismo, para realizar dichos intercambios, ha superado las pruebas de integración con la

plataforma SIR, que da cumplimiento al artículo 24.4 de la Ley 11/2007 para la interconexión de

las oficinas de registro de las Administraciones Públicas.

d) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Política de Firma Electrónica

y de certificados de la Administración

9. Una vez cotejada la copia electrónica con el documento papel original, se procede al proceso de

firma electrónica por parte de dicha oficina de registro, lo que da garantías al conjunto de

información contenida en el asiento registral para que tenga la consideración de copia

auténtica.

10. La firma electrónica de la información registral realizada en la aplicación se ajusta a la Norma

Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Política de firma electrónica y de certificados de la

Administración, en cuanto a los aspectos de política y formato referidos en la política de firma

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de la Administración General del Estado que se ajusta a esta norma técnica en apartado III.

Reglas comunes.

11. Tanto los documentos electrónicos originales como las firmas asociadas, están disponibles al

consultar el detalle del registro.

12. En relación a la validez de los certificados electrónicos utilizados en SIR, tanto para el acceso al

servicio, como para la firma de la información contenida en los asientos registrales, se valida que

dichos certificados son los expedidos por los prestadores de servicios de certificación

contemplados por la plataforma @firma que abarca el conjunto de certificados reconocidos con

las características exigibles por la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Política de

Firma Electrónica y de certificados de la Administración, según la regla IV.1 Reglas de confianza

para los certificados electrónicos.

13.

e) Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Catálogo de estándares.

14. Las aplicaciones integradas en SIR se ajustan en cuanto al formato de los documentos anexos al

asiento registral, a lo especificado en la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Catálogo

de estándares, dentro de la categoría funcional de formatos de ficheros: imagen y/o texto.

15. Adicionalmente y respecto a las firmas electrónicas de los asientos registrales, se ajusta a los

estándares de la categoría funcional de autenticación: certificados, firma electrónica, política de

firma y a la categoría funcional de sellado de tiempo.

16.

f) Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Requisitos de conexión a la Red de

comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas.

17. Las comunicaciones realizadas dentro de la plataforma SIR para realizar el intercambio de los

asientos registrales en formato SICRES 3.0 entre las distintas administraciones, se realizan por

medio de la Red SARA.

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7 Anexo. Guía Rápida de Uso para las Oficinas de Registro

7.1 ENVÍO

7.1.1 SOBRE LOS DESTINOS POSIBLES Y EL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA PLATAFORMA

La oficina de registro debe asegurarse que el destino competente, o sus superiores, están integrados en la plataforma. Para ello, debe revisar periódicamente el listado de organismos adheridos, y confirmarlo a través del buscador de la aplicación. Se encuentran actualmente integrados en la plataforma los siguientes organismos:

o La Administración General del Estado o La Comunidad de Madrid y sus Entidades Locales adheridas o La Comunidad de Castilla y León y sus Entidades Locales adheridas o El Gobierno de Canarias y sus Entidades Locales adheridas o La Rioja y sus Entidades Locales adheridas o Entidades Locales adheridas del Principado de Asturias o Entidades Locales adheridas de Castilla la Mancha o El Ayuntamiento de Torrent (Valencia)

2. Sólo se enviarán electrónicamente los registros destinados a los organismos anteriores.

3. Si el destino competente no se encuentra en el buscador, pero es jerárquicamente dependiente de los organismos adscritos, podrá enviarlo a cualquiera de sus superiores.

4. No tendrá validez jurídica y, por tanto, no podrá realizarse la presentación de solicitudes,

escritos y comunicaciones dirigidas a otras Administraciones Públicas distintas de las anteriores, según se establece en la Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Electrónico Común.

Puede consultarse el detalle de los organismos adscritos, y aquellos que se encuentran fuera del ámbito de competencias (Tribunales, Juzgados) en el apartado 2 del documento de procedimiento.

7.1.2 SOBRE LA DIGITALIZACIÓN COMPLETA DEL REGISTRO Y LA DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS AL CIUDADANO

5. Con carácter preferente, la oficina de registro debe escanear toda la documentación que presente el ciudadano en el acto del registro, y devolver al ciudadano los originales al finalizar. El registro se marcará en color verde (o bien, se marcará como “No Acompaña Documentación Física”). Esto es aplicable al 90% de los casos según las estadísticas de la plataforma SIR basadas en estudios y datos reales.

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6. Sólo en casos excepcionales (formatos voluminosos de documentación, incidencias en equipos

y/o personas) podrá realizar el envío en papel utilizando las opciones de la aplicación de registro, marcando los registros en color rojo (o bien, se marcará como “Acompaña Documentación Física Requerida”).

7. La plataforma está concebida para el envío de documentos electrónicos. En los casos excepcionales citados en el punto anterior, donde es imposible e inviable digitalizar, es imprescindible seguir estas instrucciones para facilitar al máximo la tramitación del registro al destino:

o Acompañar una copia del justificante de registro como primera hoja del paquete de

documentación.

o No realizar escaneos mixtos. Si no puede digitalizarse todo o parte de la

documentación, debe remitirse toda la documentación en papel al destino.

o La dirección postal del destino debe ser la que aparece en la aplicación de registro,

aunque no coincida con la solicitada para el ciudadano, para mantener la coherencia

entre el envío electrónico y el postal.

o Se recomienda recoger el teléfono del interesado aunque la aplicación de registro no obligue a ello.

7.1.3 SOBRE CÓMO DIGITALIZAR CON VALIDEZ JURÍDICA

8. La oficina de registro debe garantizar que el documento escaneado es una imagen fiel del

original. Para ello, deberá escanear a una resolución de 200 ppp, y abrir el documento en la aplicación antes de proceder a su firma y envío, para comprobar que es legible, no se ha perdido ninguna hoja, que la resolución es adecuada, y que no se ha perdido contenido gráfico ni de color. Esta comprobación es similar a la que actualmente se realiza en papel para el proceso de compulsa. Con la firma electrónica, se da validez jurídica al proceso y a que lo escaneado es conforme con el original en papel.

9. No se admitirán documentos electrónicos proporcionados directamente por el ciudadano en

ventanilla de registro por motivos de seguridad, teniendo que tramitarse necesariamente físicamente, por la vía habitual.

10. La oficina de registro deberá dejar constancia, en su caso, de qué documentos presentados

son originales, copias, compulsas, u originales electrónicos. En este sentido deberá escanear e incorporar los documentos en bloques separados, y asignarles un valor diferente de validez, de acuerdo con lo establecido en el apartado 3.5 del documento de procedimiento.

11. La oficina de registro deberá tener en cuenta las limitaciones de tamaño del registro, realizando, si fuera necesario, los registros subsiguientes hasta completar la documentación, siguiendo las instrucciones del apartado 3.6 del documento de procedimiento.

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12. La oficina de registro podrá enviar registros de salida de su propia Administración utilizando el mismo procedimiento, cuando la entidad a la que representa quiera enviar una comunicación a otra Administración Pública.

13. La oficina de registro deberá de velar por el cumplimiento de la calidad de servicio de la plataforma, la cual por razones de eficiencia y ahorro que impone que más del 80% de los registros deben ser digitalizados completamente y enviados de forma electrónica.

7.2 RECEPCIÓN

7.2.1 CUÁNDO Y CÓMO GESTIONAR LA BANDEJA DE REGISTRO

1. La oficina de registro debe atender de forma diligente la bandeja de registros recibidos. Esto

implica su consulta periódica (varias veces al día), sin necesidad de esperar la notificación por correo electrónico, ya que este medio no dispone de la necesaria fiabilidad.

2. Al recibir un registro, la oficina debe comprobar, en primera instancia, si al registro acompaña

documentación en papel (Acompaña Documentación Física Requerida), antes de actuar sobre el mismo, de acuerdo a tramitarlo directamente o a esperar a que llegue el papel, siguiendo instrucciones del apartado 4.2 del documento de procedimiento.

3. En caso de que el registro no sea competencia de la oficina, deberá ser reenviado al organismo

competente. El rechazo será utilizado sólo en contadas excepciones en las que la documentación esté incompleta y ya haya sido devuelta al ciudadano, o bien, sea ilegible o esté corrupta.

4. En caso de que el registro sea competencia de la unidad asociada a la oficina y el tratamiento a seguir sea la confirmación del registro, deberá confirmarse y ser remitido a la unidad de tramitación. Esta remisión debe incluir, además del contenido del registro, la remisión de los ficheros de firma electrónica que garantizan la validez de la copia auténtica recibida, y la equivalencia al valor probatorio del original.

5. Ante cualquier incidencia, contactar en última instancia con el ciudadano, y siempre aclarar las cuestiones que puedan surgir con la oficina remitente del registro. Los datos de contacto están generalmente disponibles en las aplicaciones integradas.

7.2.2 SOBRE LA VALIDEZ JURÍDICA DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS Y CONSIDERACIONES PARA LAS UNIDADES DE TRAMITACIÓN

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6. El documento digitalizado en la aplicación conforme a los procedimientos establecidos, tiene la misma validez jurídica que el documento en papel que presenta el ciudadano. La plataforma SIR de interconexión de registros se acoge a lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD4/2010), siendo preferente la devolución del papel al ciudadano en las oficinas de registro, creando copias auténticas electrónicas de los documentos presentados por el ciudadano (escaneando, cotejando, firmando y remitiendo electrónicamente el asiento de forma normalizada).

7. Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con

competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos. Como tal, los efectos de las copias auténticas de documentos públicos (ya sean generados por la Administración o por el Ciudadano) no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

8. La consecuencia directa para las unidades de tramitación es la recepción de la documentación presentada por el ciudadano en formato electrónico y no en papel (siempre que la administración de destino disponga de sistemas informáticos que lo hagan posible). En primera instancia dicha documentación electrónica es recibida y descargada por el personal de sus oficinas de registro a través de su aplicación de registro. Posteriormente la oficina de registro procederá a su entrega a las unidades de tramitación competentes, mediante las aplicaciones o sistemas informáticos que le facilite su propia administración. A este respecto, es imprescindible hacer llegar a la unidad de tramitación:

El contenido completo del asiento registral, el justificante y los anexos digitalizados.

Los ficheros técnicos (por ejemplo de las firmas electrónicas si estas van en fichero aparte) que garantizan la validez y el proceso de generación de las copias auténticas y su valor probatorio equivalente a los originales.

NOTA: En el caso de que la oficina de registro no disponga de medios electrónicos para la remisión de los asientos registrales a las unidades de tramitación correspondientes, seguirá las indicaciones que le proporcionen sus responsables.

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