proyecto socio tecnologico
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Proyecto Socio TecnologicoTRANSCRIPT
SISTEMA WEB DE INFORMACIÓN GERENCIAL QUE PERMITA
INTEGRAR LA INFORMACIÓN MANEJADA POR LA
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLÍVAR
CON EL FIN DE AGILIZAR LA TOMA
DE DECISIONES
Autor:
Méndez, Alejandro
C.I.: 18.476.160
Ciudad Bolívar, Octubre de 2011
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. Descripción del Área de Investigación.
El Área de Investigación es la División de Desarrollo de Sistemas, adscrita a
la Dirección de Informática y Sistema de la Secretaria General de Gobierno de la
Gobernación del Estado Bolívar.
Ubicación de la Empresa
La Gobernación del Estado Bolívar se encuentra ubicada en la Calle
constitución con Amor Patrio, Palacio de Gobierno, Municipio Heres, Ciudad
Bolívar, Edo. Bolívar.
Figura N° 1. Ubicación Geográfica de la Gobernación del Edo. Bolívar
Fuente: Gobernación del Estado Bolívar, Año 2011
Gobernación del
Edo. Bolívar
Misión
La Gobernación del Estado Bolívar es una institución que promueve el
desarrollo económico y bienestar social a través de una gestión eficiente y eficaz,
orientada a la óptima prestación de los servicios a la comunidad, permitiendo así
elevar su calidad de vida, lo cual garantiza el desarrollo integral del estado.
Visión
Ser la institución vanguardista en la promoción del desarrollo integral del
estado, contrayéndolo, como el polo de desarrollo del país basándose en sus
potenciales comerciales, turísticas, agropecuarias, forestales y en su gente; a los fines
de con de contribuir con la diversificación y bienestar de la nación.
Reseña Histórica
Entre los años 1582 y 1597, se adquiere plena conciencia de Guayana como
una Provincia integrada por los grandes ríos, desde Paulo y Papamene, hasta el río
Orinoco y de allí hasta el Amazonas. Con la fundación de San José de Oruña y Santo
Tomé, se consolida la Gobernación de Guayana, como unidad política territorial para
la época de la conquista y colonización, Gobernación que recibió Antonio de Berríos,
como herencia de su tío Don Gonzalo Jiménez de Quezada.
También la Gobernación estuvo a cargo de Sancho de Alquiza, que sólo
estuvo unos años en Guayana. La sucesión de Gobernadores de Guayana corresponde
a la Gobernación de Trinidad y Guayana. Guayana constituyó una sola Gobernación,
desde la toma de posesión hasta el nombramiento de Don Carlos de Sucre, como
gobernante en 1724. Sucre toma posesión en Agosto de 1733, cuando fue creada la
Comandancia de Guayana.
Para el año de 1786 incorporada a la creada Provincia de Venezuela. Provincia
y Gobernación tenían el mismo significado y contaban con una Contaduría General
para la Real Hacienda y una Tesorería General para recibir y pagar, al frente de la
cual se encargaba a un tesorero. En 1810 fue electo Alcalde Primero y Segundo de
Ciudad Guayana Don José Fernández de Heres y Don Juan Crisóstomo de Roscio. El
15 de Junio de 1817, la Provincia pasó a estar dirigida por el Jefe Supremo de la
República, Capitán General de los Ejércitos de Venezuela y de la Nueva Granada. La
turbulencia histórica política y social que vive la República desde su establecimiento
con la constitución de 1830, pasando por guerras civiles y dictaduras que culminan en
1958, constituyó un factor de atraso que impidió la modernización de las estructuras
organizativas de las Gobernaciones, unas veces bajo el mando de un Presidente de
Estado y luego dirigidas por Gobernadores nombrados por el Presidente de la
República con una autonomía muy limitada, supedita al poder central.
Antes de 1864 fue construida la casa que fue sede de la Gobernación, se
construye por órdenes del Gobernador Juan Bautista Dalla Costa. Antes de su
construcción, en tiempos de la colonia, funcionó en este lugar la Contaduría de la
Real Hacienda. Esta construcción fue utilizada desde ese mismo año como Palacio de
Gobierno. El edificio contaba con una sola planta, sin embargo, durante la gestión de
gobierno del General Cipriano Castro, a principios del siglo XX, le fue construido un
piso superior que servía de asiento al Despacho del Gobernador.
En la década de los cincuenta, es objeto de reformas, con una ampliación
hacía la calle Boyacá. Su fachada tiene un marcado estilo neoclásico. El acceso
central está limitado por columnas que soportan un frontón triangular. A los lados
exteriores de las columnas, en el segundo nivel de la edificación, se ubican dos
balcones con barandas de hierro forjado con motivos geométricos.
Principales Funciones
La Gobernación del Estado Bolívar es una institución pública, que se encarga
de promover el desarrollo tanto económico como social, cultural, turística a través de
una gestión eficiente, la cual está centrada a satisfacer las necesidades básicas de la
población del estado Bolívar mejorando así la calidad de vida de sus habitantes y
garantizando el desarrollo integral del estado teniendo como principios la mejora de
los sistemas: educativos, infraestructura, salud y seguridad.
Esta institución aplica un modelo de desarrollo armónico y sustentable,
acoplado al Plan de Gobierno Nacional, pero además en forma novedosa rompe
paradigmas en la administración pública. Cuando el gobierno nacional crea las
Misiones sociales rompe con un rígido esquema que fracasó en los últimos años,
debilitando a las Instituciones. Sin embargo, en corto tiempo las misiones cumplen su
objetivo en salud, educación, empleo, etc. Sin la rigidez burocrática de una institución
pública. Este modelo armónico se presenta esquematizado de la siguiente manera:
Figura N° 2. Modelo Desarrollo Armónico de la Gobernación del Estado
Bolívar
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
1er Nivel - Elementos Estabilizadores:
Seguridad: Incorporación del mayor número posible de ingresos de Agentes
Policiales, debidamente capacitados con la finalidad de disminuir
significativamente el índice delictivo en el Estado.
Salud: Construcción y dotación de Ambulatorios y Módulos Asistenciales en
las zonas mineras y comunidades indígenas, así como continuar con la
recuperación y dotación de hospitales.
Infraestructura: Continuar impulsando el programa de viviendas a nivel de
todo el Estado, para brindar soluciones dignas a las familias guayanesas.
Educación: Continuar con el desarrollo del Plan Rescate de las Escuelas
Públicas, así como seguir implementado el plan de distribución gratuita de
libros y útiles escolares en las Escuelas Nacionales y Estadales.
2do. Nivel - Elemento Atractor
Comprende el fortalecimiento tecnológico y adecuación de la infraestructura,
espacios de trabajo y demás servicios de apoyo como transporte, comunicación y
servicios asociados; a través de la implementación de los procesos de Adecuación,
Normalización y Certificación bajo el enfoque de las Normas COVENIN ISO
9001:2000, a fin de generar un ambiente de trabajo adecuado que permita mejorar el
desempeño de la Gobernación del Estado Bolívar.
3er Nivel – Elementos Dinamizadores
Agua: Su objetivo es contribuir a la consolidación de HIDROBOLÍVAR, en
su esfuerzo por hacer llegar este vital recurso a todos los rincones del estado.
Agroindustria: Comprende la consolidación y fortalecimiento del Instituto
regional e Desarrollo Agrícola del Estado Bolívar IRTAB, para impulsar la
investigación agrícola y atender las necesidades técnicas requeridas en la
agroindustria.
Turismo: Dadas las condiciones insuperables con respecto al inmenso
potencial turístico que presenta el estado, se hace necesario continuar
dirigiendo acciones hacia el fomento del sector turismo, para la generación de
empleo y la activación de empresas de servicios del sector.
Minería: Se fomenta e incentiva el establecimiento de proyectos de
explotación e industrialización de minerales no metálicos, aprovechando la
potencialidad de esta región.
4to Nivel – Entorno Dinámico
La Gobernación una vez fortalecida y modernizada puede identificar las
variables para diseñar y ejecutar políticas con resultados positivos en corto tiempo, lo
que se traduce en la mejora de la calidad de vida de los bolivarenses, la Gobernación
debe garantizar la salud, seguridad, educación e infraestructura, definidos dentro del
modelo como elementos estabilizador.
Actualmente, la Gobernación del Estado Bolívar está comprendida por 12
secretarias que permiten a la institución funcionar como un elemento conoce las
necesidades y potencialidades de la región, adecuándose rápidamente para solucionar
problemas creando oportunidades de desarrollo:
Secretaría General de Gobierno.
Secretaría del Despacho.
Secretaria de Administración y Finanzas.
Secretaria de Seguridad Ciudadana.
Secretaría de Cultura.
Secretaria de Planificación y Desarrollo.
Secretaría de Política y Participación Popular.
Secretaria de Empresas Socialistas Regionales.
Secretaria de Educación.
Secretaría de Turismo y Ambiente.
Secretaria de Mantenimiento y Servicios Generales.
Secretaria de Recursos Humanos.
La Secretaría General de Gobierno, esta se encarga de conducir los asuntos
internos relativos a las políticas, programas, planes y acciones, de manera coordinada
con las demás Dependencias e Institutos de la Administración Pública del Estado,
dentro del ámbito de su competencia y a través del recto ejercicio de la autoridad, así
como coadyuvar con el Gobernador del Estado para que los principios de equidad,
justicia, seguridad, defensa, respeto y protección de los ciudadanos y ciudadanas y del
bien colectivo se hagan realidad, garantizando y preservando la gobernabilidad, la
estabilidad y el desarrollo del Estado.
Dentro de las Direcciones que forman parte de la Secretaria General de
Gobierno se encuentra la Dirección de Informática y Sistema, quien tiene como
función principal proveer asistencia técnica especializada en materia de Sistemas de
Información y Comunicaciones, a fin de garantizar la optimización, simplificación y
coherencia de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento
de la Gobernación del Estado Bolívar, asegurar el establecimiento y mantenimiento
de la tecnología informática requerida por las dependencias centralizadas de dicha
institución, y permitiendo la generación de información oportuna en apoyo a la
gestión gubernamental.
La Dirección de Informática y Sistemas contempla dentro de su estructura
organizativa a la División de Desarrollo de Sistemas, la cual está encargada asegurar
el establecimiento, implementación y mantenimiento de los sistemas de información
utilizados por las distintas dependencias del Ejecutivo Regional, mediante la
elaboración de planes de trabajo de análisis, diseño e implantación de sistema, y la
identificación de necesidades y requerimientos de automatización de procesos
administrativos, en las diferentes unidades de la Gobernación del Estado a través
múltiples perspectivas.
Estructura Organizativa
A continuación se presenta el organigrama de la estructura organizativa
general de la Gobernación del Estado Bolívar, así como también la estructura
organizativa de la Dirección de Informática y Sistemas:
GRAFICA Nº 1: ORGANIGRAMA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLÍVAR
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
GRAFICA Nº 2: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
1.2. Análisis Situacional.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
- Existencia de sistemas de información
gerencial designados a otras
organizaciones, que servirán como base
y guía.
- Buen equipamiento informático para el
desarrollo del Sistema Web.
- Configuración de red adecuada para el
funcionamiento del Sistema Web.
- Conocimientos apropiados para el
desarrollo del Sistema Web.
- Interés por parte de la Dirección de
Informática y Sistemas en la
implementación del Sistema Web.
- Constante mantenimiento de las
computadoras.
- Técnicos y analistas especializados en
el desarrollo de sistemas web.
- Analistas especializados en la
información gerencial manejada por la
Dirección de Informática de Sistemas.
- Necesidad por parte de la Dirección
de Informática de Sistemas de contar
con un Sistema Web de Información
Gerencial.
DEBILIDADES AMENAZAS
- Falta de documentación de sistemas e
información manejada por la Dirección
de Informática y Sistemas.
-
- Destitución del personal encargado de
brindar la información necesaria para
el desarrollo del Sistema Web.
-
Falta de disponibilidad
inmediata de información
gerencial
Desviación de los objetivos
planificados
Uso considerable de recursos
humanos para elaborar
estadísticas
Tardanza en la toma de
decisiones
Información informal y
discusiones no oficiales para
tomar decisiones
Información relevante tiende a
pasar por desapercibo
Poca organización de la información
manejada por la dirección a nivel
gerencial
Postergación de aplicación de
estrategias para agilizar los procesos
gerenciales de la toma de decisiones
Falta de personal capacitado para el
desarrollo del sistema
ARBOL DEL PROBLEMA
Elaborar Instrumentos de Recolección de Datos.
Aplicar los Instrumentos de Recolección de Datos.
Analizar la Información Recolectada
Elaborar Documento de Requerimientos del
Sistema
Elaborar Manual de Usuario
Dictar Talleres en cuanto al Manejo del Sistema
Estudiar las Herramientas para el desarrollo de la
aplicación
Diseñar las Interfaces y Base de Datos
Determinar los procesos que se llevan a cabo en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar para definir los requerimientos del desarrollo de la aplicación web.
Identificar los requerimientos de los usuarios para el desarrollo y la implementación la aplicación web.
Diseñar las interfaces y base de datos de la aplicación web de acuerdo al análisis previo y los estándares de la institución.
Capacitar al personal designado para el manejo de la nueva aplicación web.
ARBOL DE OBJETIVOS
1.3. Planteamiento del Problema.
Toda empresa o institución tiene como uno de los recursos más significativos
la información, buscando que la información sea confiable y oportuna para facilitar
una toma de decisiones precisa. Todo sistema cuenta con datos, pero de nada sirven
estos si no tienen un sentido lógico, al procesarlo se consigue información. Los
usuarios deben indicarle al sistema como serán procesados los datos para poder
obtener información de utilidad.
Cada día, los sistemas de información forman progresivamente parte de las
empresas o instituciones, donde actualmente se tiene una dependencia y sin estos no
se puede entrar en el mercado competitivo. El papel principal de estos sistemas es el
de apoyar a las distintas unidades o dependencias para la lograr el objetivo de
organización.
En la Gobernación del Estado Bolívar, se implementó en el 2009, la ISO
9001, estandarizando algunos procesos de la institución, entre los cuales la dirección
de informática y sistemas, como unidad de apoyo a las distintas dependencias
centralizadas y descentralizadas, donde cada una debe rendir periódicamente los
indicadores de calidad para definir los planes de acción para realizar una mejora
continua.
La dirección de informática y sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar,
actualmente no cuenta con un sistema de información gerencial, que lleve de forma
confiable y automatizada los indicadores de la calidad, recopilación de incidencias y
que facilite de manera oportuna información para la toma de decisiones.
En este sentido, actualmente el sistema implementado para hacerle
seguimiento a los procesos internos no está plenamente definido y se basa,
principalmente, en la utilización de formularios impresos para recopilar la
información llenada por los supervisores de las divisiones de la dirección. Los
formularios van formando parte de expedientes, los cuales son entregados a la
Dirección de Informática y Sistemas cuando esta es solicitada y no de manera
oportuna.
Esta situación trae como consecuencia un incremento en los tiempos de horas
hombres invertidos para recopilar, cuantificar, resumir y graficar información
concerniente a cada uno de los procesos, con el objeto de integrarla y presentarla de
manera oportuna, para la evaluación de resultados en las mesas de trabajo, resultando
muchas veces tardía, inexacta o desactualizada. Nuevamente se desmejora la toma de
decisiones, al no contar con una herramienta de sistema de información gerencial, que
permita la optimización del control y seguimiento de todos los procesos que forman
parte de la dirección.
Es en este punto donde se plantean las siguientes interrogantes:
¿Será pertinente implementar una aplicación web para agilizar la toma de
decisiones en la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del
Estado Bolívar?
¿Será oportuno identificar los requerimientos de los usuarios?
¿Sera necesario determinar los procesos que se llevan a cabo para generar los
indicadores de gestión?
¿Sera favorable diseñar las interfaces y base de datos de la aplicación web de
acuerdo al análisis previo y los estándares de la institución?
¿Será beneficioso capacitar al personal para el manejo de la nueva aplicación
web?
1.4. Objetivo General.
Implementar un sistema web de información gerencial que permita integrar la
información manejada por la Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación
del Estado Bolívar con el fin de agilizar la toma de decisiones.
1.5. Objetivos Específicos.
Determinar los procesos que se llevan a cabo en la Dirección de Informática y
Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar para definir los requerimientos
del desarrollo de la aplicación web.
Identificar los requerimientos de los usuarios para el desarrollo y la
implementación la aplicación web.
Diseñar las interfaces y base de datos de la aplicación web de acuerdo al
análisis previo y los estándares de la institución.
Capacitar al personal designado para el manejo de la nueva aplicación web.
1.6. Justificación.
El administrar la información de manera eficaz es una gran herramienta para
la toma de decisiones, ya que se obtienen datos de forma oportuna. Cuando la
información que fluye en los subsistemas que la conforman una organización no es
gestionada de forma correcta, con frecuencia se pierde, se distorsionan o se retrasan,
y los subsistemas no se sirven de ella adecuadamente. La Dirección de Informática y
Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar no dispone de un Sistema de
Información que le permita generar, procesar, almacenar y recuperar la información
necesaria para su eficiente funcionamiento gerencial.
A tal efecto, el desarrollo de un Sistema de Información Gerencial la
Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar permitirá
a esta que todas sus divisiones y departamentos se entrelacen a través de la
información que se genere en cada uno y además, se podrá ofrecer información
rápida, menos costosa y más completa para la toma de decisiones gerenciales;
adicionalmente permitirá el aprovechamiento de dos elementos claves: la información
oportuna, veraz, y la eficiencia de la toma de decisiones del personal que en ella
labora.
1.7. Alcance.
El desarrollo del proyecto se enfoca hacia la planificación y la toma de
decisiones llevada a cabo en la Dirección de Informática y Sistemas de la
Gobernación del Estado Bolívar, por lo que este va a generar un Sistema Web de
Información Gerencial.
Entre los alcances que pretende obtener este proyecto se contemplan los
siguientes:
Analizar la información manejada por las divisiones y departamentos de la
Dirección de Informática y Sistemas de la Gobernación del Estado Bolívar.
Suministrar información que puedan ayudar a mejorar las funciones realizadas
en la administración de información de la Dirección de Informática y Sistemas
de la Gobernación del Estado Bolívar.
Agilizar la toma de decisiones de la Dirección de Informática y Sistemas de la
Gobernación del Estado Bolívar.
1.8. Delimitación.
El proyecto será ejecutado en la Dirección de Informática y Sistemas de la
Gobernación del Estado Bolívar, y se enfocara en desarrollo e la implementación de
un Sistema Web de Información Gerencial que permita generar una toma de
decisiones de forma eficaz y oportuna.
CAPITULO II
MARCO TEORICO - TECNOLÓGICO
2.1. Antecedentes Teóricos y Tecnológicos
En Septiembre del 2003 el Ing. Eddy Jaén Fuentes, empleado de la Asociación
Nacional de Empresas e Instituciones de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado
(ANESAPA), en Bolivia, desarrollo de un Sistema de Información Gerencial y
Evaluación de la Entidad Prestadora de Servicios de Agua y Alcantarillado Sanitario
(EPSA), el cual se basa en recolectar desde las fuentes los datos que se generan
periódicamente, analizar y validar los mismos, cruzar o relacionarlos con otros datos
que se produzcan al interior de la misma EPSA o en el exterior, convertirlo todo en
información útil que pueda llegar a los diferentes niveles de la EPSA o a cualquier
grupo meta traducido en reportes que muestren la realidad de la EPSA y permitan
tomar decisiones para corregir ciertas prácticas o distorsiones que podrían haberse
producido en un intervalo del análisis.
Eddy Jaén Fuentes (2003) indica con respecto a este sistema:
“La cadena del sistema de información gerencial se halla
conformada por datos (nivel básico de información) que
relacionados con otros se convierten en indicadores (nivel medio de
información). Toda esta información procesada e interpretada se
convierte en reportes (nivel superior de información) que llegan a
los diferentes niveles gerenciales o de decisión de la EPSA”.
A tal efecto, las empresas deben mejorar su habilidad para tratar con el
continuo cambio, aumentando su capacidad de respuesta a las necesidades de sus
clientes e invirtiendo en nuevos tipos de activos cruciales para la flexibilidad y la
competitividad a largo plazo. Probablemente el cambio más importante en la
estrategia de las empresas sea la necesidad de un mayor énfasis en la inversión en
activos (tecnología, entrenamiento para emplazarse en un Sistema de Información
Gerencial, desarrollo de mercados y software).
En el 2006, Luis Sergio Fernández D. de Universidad del Zulia, Venezuela,
elaboró un artículo titulado “Los Sistemas de Información Gerencial en las PYMEs
en el marco de la creación de un entorno de éxito en tiempos de crisis”, el cual tenía
como propósito analizar los sistemas de información gerencial (SIG) que requieren
las pequeñas y medianas empresas (PYME) en el marco de la creación de un entorno
de éxito en tiempos de crisis, fundamentándose en las teorías expresadas por Jonás
Montilva (1999) y O'Brien (2001), quienes referencian a los sistemas de información
gerencial y su vinculación con las PYMEs. La investigación se tipificó como de
campo, no experimental y transversal, se tomó como unidades de análisis a las
PYMEs establecidas en el Municipio Carirubana del Estado Falcón, Venezuela.
Los resultados revelaron falta de estrategias de crecimiento compatibles con
los rasgos culturales, debilidad estructural de los mercados locales y regionales,
inadecuada apropiación de tecnologías y conocimientos, debilidad financiera. A tal
efecto, esto señaló la urgente necesidad de proyectos de instauración de los Sistemas
de Información Gerencial (SIG) en las PYMEs. En el marco de lo expuesto, algunos
de los problemas encarados por la PYMEs, están relacionados con un déficit de
inversiones en activos.
Luis Sergio Fernández D. (2006) expuso en cuanto al estudio:
“Un gran número de pequeñas empresas está en desventaja para
tener acceso a la tecnología, y desarrollar e instaurar un SIG; las
razones son diversas: altos costos, carencia de tiempo y de recursos
humanos, falta de acceso a la información; en tal sentido, a las
PYMEs se les hace difícil llevar a cabo internamente, actividades
relacionadas con un sistema de apoyo a sus decisiones gerenciales
para la obtención y mantenimiento de las ventajas competitivas ante
el entorno de crisis actual”.
En este sentido, es interesante resaltar que la temática de la incorporación de
los Sistemas de Información Gerencial (SIG), surge como una opción a ser
considerada y aplicada por las empresas para mejorar su desempeño. Con base a lo
expuesto, se hace imperativa la realización de un proceso el cual permita incorporar a
los SIG para la obtención y mantenimiento de las ventajas competitivas, las cuales
puedan poseer dichas empresas ante el entorno de crisis actual.
David Ramos Huacani, elaboró en el 2008 un proyecto relacionado con el
“Impacto Ético y Social de los Sistemas de Información Gerencial”, Perú, donde
indican que la Tecnología de Información y los Sistemas de Información Gerenciales
hacen que surjan nuevas cuestiones de ética tanto para los empleados de una
organización como para las sociedades. Este señala de igual forma (2008), “Las
computadoras y los Sistemas de Información Gerencial pueden destruir elementos
valiosos de la cultura y la sociedad al tiempo que proporcionan beneficios,
existiendo un equilibrio de consecuencias buenas y malas del uso de Sistemas de
Información”.
En el 2010, Hugo R. Martínez C. desarrollo una investigación titulada
“Sistema de Información Gerencial para la Optimización de Portafolios de
Inversión”, en el Estado Zulia – Venezuela, el cual se basó analizar la importancia del
sistema de información gerencial como instrumento estratégico en la optimización del
manejo de portafolios de inversión administrados por las Sociedades de Corretaje de
títulos valores de la BVC, basado en la tecnología de la información como reto que
presenta el entorno empresarial y global. El autor señala al respeto:
“Hoy más que nunca, las decisiones de inversión en los diferentes
instrumentos financieros del sistema bancario y del mercado de
capitales tienen importancia. Además, si se utiliza un sistema de
información gerencial como herramienta estratégica adaptado al
contexto, permite ventajas competitivas en la administración en el
proceso de optimizar el portafolio de inversiones.”
La aplicación de un de Sistema de Información Gerencial dentro de cualquier
organización, tiene como propósito asegurar la adecuación entre los objetivos
estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes
objetivos. El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa
aprovechando las ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis
en la vinculación entre estrategias de tecnología y de negocios (integración
funcional), utilizando a las tecnologías de información como un facilitador para
transformar la infraestructura y procesos del negocio. El empleo de las tecnologías de
la información para la instrumentación de nuevas estrategias de negocios requiere
conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnología y
administrar el riesgo tecnológico adecuadamente.
2.2. Bases Teóricas y Tecnológicas
Sistema.
Entre las definiciones de sistema podemos señalar:
“Un sistema (lat. systema) es un conjunto de elementos relacionados
y autocontenido. El concepto tiene dos usos muy diferenciados, que
se refieren respectivamente a los sistemas de conceptos y a los
objetos reales más o menos complejos y dotados de organización.”
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema
Conceptos de Sistema
Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una
actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía y materia para
proveer información, energía y materia.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente
relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo
(o totalidad).
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes,
se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para
el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía
aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía,
pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la
negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del
sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno
frente a los cambios externos del entorno.
Cuando un sistema tiene la organización necesaria para controlar su propio
desarrollo, asegurando la continuidad de su composición y estructura (homeostasis) y
la del conjunto de flujos y transformaciones con que funciona (homeorresis),
mientras las perturbaciones producidas desde su entorno no superen cierto grado, se
denomina sistema autopoyético.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un
supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por
todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo,
dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio
como en paralelo.
Características de los Sistemas
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de
cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos
unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras
entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Parámetros de los Sistemas
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes
arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción
dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que
provee el material o la energía para la operación del sistema.
Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se
reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso
son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema.
Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los
subsistemas con intermedios.
Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno
que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en
salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la
que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función
de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio
preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.
Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en
constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y
efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de
adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente
externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también
puede ser una amenaza.
Tipos de Sistemas
* Sistemas Conceptuales:
“Un sistema conceptual o sistema ideal es un conjunto organizado
de definiciones, nombres, símbolos y otros instrumentos de
pensamiento o comunicación. Ejemplos de sistemas conceptuales
son las Matemáticas, la Lógica formal, la Nomenclatura binomial o
la notación musical. En Biología un sistema es un conjunto de
órganos que unen sus funciones para lograr un objetivo en común y
que es vital para un ser vivo. Un ejemplo de ello puede ser la
respiración.”
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema
* Sistemas Reales
“Un sistema real es una entidad material formada por partes
organizadas (o sus "componentes") que interactúan entre sí de
manera que las propiedades del conjunto, sin contradecirlas, no
pueden deducirse por completo de las propiedades de las partes.
Tales propiedades se denominan propiedades emergentes.”
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
*Sistemas Físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos
y cosas reales. El hardware.
*Sistemas Abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos, según que realicen o no
intercambios con su entorno:
*Sistemas Cerrados o Aislados: no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben
ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no
existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas
cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño
intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas
completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una
manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
Un sistema cerrado, sólo intercambia energía con su entorno; un sistema
aislado no tiene ningún intercambio con el entorno
*Sistemas Abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de
entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos
para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema
se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados,
cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta
cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e
influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido. Es un conjunto de
partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados
propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.
Un sistema abierto es un sistema que recibe flujos (energía y materia) de su
ambiente, cambiando o ajustando su comportamiento o su estado según las entradas
que recibe. Los sistemas abiertos, por el hecho de recibir energía, pueden realizar el
trabajo de mantener sus propias estructuras e incluso incrementar su contenido de
información (mejorar su organización interna).
La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos.
Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y
sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los
sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):
El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o
sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.
El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta
reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema
cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones
primarias, estrechamente relacionadas entre sí:
Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados.
Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras
funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para
suplir sus necesidades.
Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser
transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción
es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no
sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para
sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando
sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede
alterar el producto, el proceso o la estructura.
Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con
materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa
pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de
compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma
de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de
la empresa.
Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se
enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en
el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se
desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como
máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal
y de mantenimiento.
Organización de las funciones: es la requiere un sistema de comunicaciones
para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen
cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso
central, donde las funciones de producción, compras, comercialización,
recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas.
En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la
investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda
hacer ajustes.
Sistema de Información Gerencial.
Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en
forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se
diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros
asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información
gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de
la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El
personal de nivel medio requiere en general de información resumida originada en
distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un
formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.
Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los
reportes periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo,
los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepción, que indican
acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto
artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a solicitud, que
son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo
femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con
periodicidad, sino en una situación ocasional, como la evaluación para la contratación
de un seguro médico para los empleados.
“Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre
personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados
sistemas de información- orientados a solucionar problemas
empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus
siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de
los sistemas de información comunes en que para analizar la
información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades
operacionales de la organización. Académicamente, el término es
comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de
gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo
humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a
la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información para
ejecutivos).”
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_gere
ncial
Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que
las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados, de
tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos
de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent
(Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación
e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan
poder .
Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un
sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. Sin
embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de
desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el
sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero
pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de
los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de
planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez
mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial,
(incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad
de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más
información para poder realizar decisiones acertadas.
Claudia Carballo Rivera (2007) señala:
“Es reconocido que la gerencia de información es la base
fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción
de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos
sistemas de información se conviertan en elementos de importancia
en la organización.”
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se
refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica
para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el
suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva
del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o
manera de reducir los costos.
Actividades Principales de los Sistema de Información Gerencial.
Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos,
combinan elementos de los datos, etc.
Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados
Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de
Información para Administradores, Sistema de Información de Informes
Financieros Externos.
Planeación y Control de los Sistema de Información Gerencial.
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y
Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas
funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de
Información Gerencial. Por tanto el valor de la información proporcionada por el
sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: calidad,
oportunidad, cantidad y relevancia.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean
un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de
ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran
desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas
y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben
verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar
a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar
relacionada con sus tareas y responsabilidades.
2.3. Bases Legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 108: Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben
contribuir a la formación ciudadana. El estado garantizará servicios públicos, de
radio, Televisión, Redes de Bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el
acceso universal a la información, los centros educativos deben incorporar el
conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías a su innovación, según los
requisitos que establezca la ley.
Artículo 110: El estado reconocerá el interés público de la ciencia, la
tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones, los servicios de
información necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo
económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía
nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara
recursos suficientes y creará el sistema nacional de los principios éticos y legales que
deben mejorar las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica.
Estos artículos hablan de que el estado debe reconocer el interés social de la
tecnología y la innovación como elementos esenciales para el progreso dentro de la
nación, haciendo aplicación de ellas mejora el rendimiento de las labores llevadas en
diversas áreas del país, lo cual tiene que ver mucho con la presente investigación ya
que interviene la tecnología, comunicación y está el control automatizado de la
información.
Ley Orgánica de Ciencias y Tecnología.
Artículo 03: Forma parte del sistema nacional de ciencias y tecnología e
innovación, las instituciones públicas o privadas que generen o desarrollen
conocimientos científicos y tecnológicos, como procesos de innovación y las
personas que se dediquen a la planificación, administración, ejecución y aplicación de
actividades que posibiliten la vinculación efectiva entre la ciencia, tecnología y la
sociedad.
Este artículo respalda a la investigación ya que apoya el desarrollo de los
conocimientos científicos y tecnológicos en la administración pública, y la aplicación
de actividades relacionadas con este tema.
Decreto 3390
Artículo 1. La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente
Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la Administración
Pública Nacional iniciarán los procesos de migración gradual y progresiva de éstos
hacia el Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos.
Gracias a este decreto se pudo iniciar importantes esfuerzos orientados a
asumir el uso y aplicación prioritaria del Software Libre desarrollado con Estándares
Abiertos en la Administración Pública Venezolana, como instrumento para alcanzar
nuestra soberanía tecnológica.
Proyecto Nacional Simón Bolívar
El Proyecto Nacional Simón Bolívar en su directriz Nº 4 menciona al Modelo
Productivo Socialista, el cual dentro de sus enfoques, en los literales “O” y “P”
menciona:
O. Se hará un énfasis particular para impulsar el logro de un desarrollo tecnológico
interno que posibilite la autonomía relativa de las actividades productivas y de
servicios necesarias para alcanzar y sostener el desarrollo, mediante el fortalecimiento
de la capacidad de innovar, importar, modificar y divulgar tecnologías orientadas
primordialmente a la satisfacción de las necesidades humanas que, a su vez,
favorezcan el desarrollo científico.
P. El desarrollo de un sistema de innovación se logrará mediante la consolidación de
una estructura socio-institucional y legal, de capital social, de redes de agentes
interesados, de conocimiento de las necesidades de la sociedad, de las experiencias
alcanzadas y de los recursos necesarios. Contará con una cada vez mayor
participación de los ciudadanos, para que aumente el conocimiento, y se reduzcan
drásticamente las diferencias nacionales de acceso al mismo.
Estos enfoques mencionan a la tecnología como una herramienta que permita
fortalecer todas aquellas actividades productivas que puedan ofrecer bienestar a la
sociedad, aplicando sistemas de información que satisfagan las necesidades y
requerimientos presentados en una comunidad, institución u organización,
encontrándose relacionado con este proyecto ya que el mismo trata de solventar una
necesidad existente en una institución pública.
Dentro de sus objetivos también menciona:
Fomentar la ciencia y la tecnología al servicio del desarrollo nacional y
reducir diferencias en el acceso al conocimiento.
Se traza como objetivo promover la ciencia y la tecnología al desarrollo de la
nación, es decir, crear soluciones aprovechando este recurso ya que mediante
su aplicación y desarrollo pueda ser útil en distintas áreas.
2.4. Definición de Términos
-A-
Automatizado.
Es convertir ciertos procesos manuales, en procesos más rápidos y eficientes
mediante implementos eléctricos, como por las computadoras.
Analista.
Un analista, en la disciplina de la ingeniería del software, es aquel individuo
que ejerce las tareas de análisis de los sistemas informáticos, con el fin de
automatizarlos. También es una categoría profesional de rango superior a la de
programador y a la de diseñador, generalmente ejercida por titulados superiores, si
bien, esto no es un requisito legal o reglado.
-C-
Control.
Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i
no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos.
-D-
Datos.
Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los datos son comunicados
por varios tipos de símbolos tales como las letras del alfabeto, números, movimientos
de labios, puntos y rayas, señales con la mano, dibujos, etc. Estos símbolos se pueden
ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina información.
Documento.
Es un escrito que contiene información. Tradicionalmente, el medio de un
documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto
es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico
(mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
-G-
Gerencia.
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene
dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y
coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización
dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.
-I-
Información.
Es una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u
organización que los percibe. La definición de información es la siguiente:
Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan
sucesos o entidades.
-R-
Registro.
Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una
misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo
(número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y
práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.
En informática, y concretamente en el contexto de una base de datos
relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un ítem único de
datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de
una base de datos puede imaginarse formanda de filas y columnas o campos. Cada
fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la
misma tabla tienen la misma estructura.