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No. de revisión: 1

ANEXO TÉCNICO

LICITACIÓN PÚBLICA

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Proyecto: Definición y Alcance de un Sistema de Apoyo a la Planeación de los Recursos Empresariales (ERP)

Tabla de Contenido

1 Descripción del Problema .................................................................................................................................... 3 2 Objetivos Detallados ............................................................................................................................................ 9 3 Modelo de Procesos de la Entidad ..................................................................................................................... 10 4 Actores Roles y Responsabilidades .................................................................................................................... 64 5 Requerimientos Detallados por Módulos .......................................................................................................... 73

Información del Documento

Proyecto: Definición y Alcance de un Sistema de Apoyo a la Planeación de los Recursos Empresariales (ERP)

Preparado Por: Jimmy Vélez Muñoz Versión del Documento: 1.0

Titulo: Anexo Técnico Fecha: 19/05/2017

Revisado por: Fecha de Revisión: 05/06/2017

Lista de Distribución

De Fecha Teléfono/Fax/Email

Jimmy Vélez Muñoz 19/05/2017 [email protected]

Jimmy Vélez Muñoz 05/06/2017 [email protected]

Para Acción* Fecha Límite Teléfono/Fax/Email

Juan Francisco Díaz Aprobar 19/05/2017 [email protected]

Mauricio Bolaños Aprobar 19/05/2017 [email protected]

* Tipos de Acción: Aprobar, Revisar, Informar, Archivar, Acción Requerida, Atender Reunión, Otra (por favor especificar)

Historial de Versiones del Documento

Versión Fecha Revisado por Descripción Nombre de Archivo

1.0 19/05/2017 Jimmy Vélez Muñoz

Documento de necesidades del ERP de la ANE ANEXO.TECNICO.ERP.ANE.V1.doc

1 Descripción del Problema

Actualmente la Agencia Nacional del Espectro (ANE), no cuenta con una plataforma centralizada que le permita automatizar los diversos procesos que conllevan a tener una alta carga operativa por cada uno de los funcionarios que corresponden a las coordinaciones de la entidad. Esta situación obliga un sobre esfuerzo, para consolidar datos y construir información requerida por la Normativa Internacional de Información Financiera (NIIF), además de la interacción que corresponden a los procedimientos con el portal del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

Lo anteriormente expuesto propicia los siguientes inconvenientes:

1. Reproceso durante la generación de informes a la dirección general.

2. Integración con el SIIF de forma manual, lo que conlleva a una alta probabilidad de error.

3. Liquidación de nómina con errores en cálculos.

4. Procedimientos manuales que implican el llenado de formularios que viajan por correo electrónico, generando falencias en la seguridad de la información.

5. Concentración de funciones manuales en pocos funcionarios.

6. Retardo en los entregables por cada una de las coordinaciones.

7. Alta probabilidad de errores en la información suministrada, dada la importante participación del usuario en la construcción de la misma, fundamentando la toma de decisiones sobre este tipo de insumos y reportes.

8. No tener una base de datos con posibilidad de Backups, hace que la ANE sea vulnerable a la perdida de información valiosa.

9. Desgaste en el personal para la consecución de los objetivos en sus funciones.

10. Difícil manejo de la traza de trabajo y por ende identificar quien se hizo responsable en las diversas líneas del Work Flow.

11. Falta de trazabilidad en las operaciones diarias de la Agencia Nacional del Espectro.

12. El seguimiento y control de las actividades diarias tienen una alta carga operativa.

13. Duplicidad de información entre dependencias, que conlleva a que la información no sea consistente.

1.1 Partes interesadas y sus preocupaciones

Las diversas jefaturas en la cual reposa la operación de la Agencia Nacional del Espectro (ANE) coinciden en que se hace imperiosa la instalación de una plataforma que automatice y centralice la información y modele los diversos procesos que interactúan entre sí.

Fig. 1 Jerarquía de la Agencia Nacional del Espectro (ANE)

A continuación se expone por cada área los puntos críticos a considerar:

Talento Humano:

1. Culminación del proceso de nómina a tiempo para su correcta liquidación.

2. Cumplir con las variaciones que se requieren por la normativa (NIIF).

3. Precisar los saldos de las incapacidades de las EPS.

4. Mayor eficacia para la gestión de viáticos.

5. Generación de estructuras que alimentan la subida de información al SIIF.

6. Manejo de las libranzas, que son convenios y alianzas para medicinas, con limitantes que no superen el 50 por ciento.

7. Consideraciones en la normativa 383-384 de actos administrativos para horas extras y funcionarios de carrera.

Finanzas:

1. No hay control para dar de baja a los bienes, que a su vez cuente con los criterios de las nuevas normativas.

2. Se requiere fiscalizar la gestión de bienes, y todo lo inherente a sus saldos.

3. Fluidez en el intercambio de procesos con el área de nómina.

4. Intercambio de información de manera dinámica con la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

5. Que existan roles específicos a las actividades desempeñadas en la nueva plataforma con los respectivos permisos.

6. La gestión de bienes en la minucia debe aportar más detalles.

7. Que los procesos de conciliación expresen la realidad de banco y su correspondiente contabilización.

8. Mayor eficacia para la gestión de viáticos.

Presupuesto:

1. Alta dificultad de elaboración de informes para cruce de saldo en reportes de seguimiento.

2. Incidentes en carga de viáticos y entregables de nómina.

Contabilidad:

1. Listado de obligaciones que es descargado del SIFF, no facilita el insumo de declaración de impuestos ya que no se aprecian los detalles.

2. Listado de obligaciones no aparecen la cuentas contables que se utilizan en la clasificación.

3. Alto número de reclasificación contable en la recepción de información de nómina.

4. Dificultad en el control de viáticos.

5. Poco y nulo control en el manejo de bienes y los comisos.

6. Difícil cruce de información para la conciliación de inventarios, nómina y bancos.

Contratación:

1. Formato de estudio previo con alto nivel de incidencias para sus diferentes modalidades, lo cual conlleva a la devolución del mismo en el comité.

2. Liquidaciones deberían llevar un eficiente proceso de estatus en los diferentes casos de contrataciones.

3. Expedición de certificaciones a actualmente de hace de forma manual y con formatos desactualizados.

4. Alta carga operativa en la construcción de informes para la contraloría.

Vigilancia y Control:

1. Dificultad en el control de viáticos.

2. Poco y nulo manejo en el manejo de bienes y los comisos.

3. No es eficaz la comunicación de los procesos a los implicados por el proceso de correspondencia (472).

4. Engorroso control de ingreso en el personal de Agencia Nacional del Espectro (ANE).

Gestión y planeación:

1. Dificultad en el estudio de viabilidad técnica, específicamente para establecer trazabilidad en la cadena del proceso.

2. Poco y nulo control en el manejo de inventarios.

3. No poseer con una base dato centralizado, origina incongruencias entre los diversos informes internos contra los indicadores de otras áreas.

La Fig. 1 contiene los incidentes recurrentes que afectan a las diversas unidades de apoyo de la ANE, con la cual se quiere plasmar las reiteradas ocurrencias con las cuales se repiten y hacen parte de la dinámica de negocio de los diversos vicios en los procesos.

Fig. 2

Circulo Crítico

1.2 Lista de Cuestiones y Escenarios que Deben ser Abordados

La Agencia Nacional del Espectro (ANE), presenta en la siguiente figura un panorama de su contexto empresarial y se señalan los puntos sensibles identificados en la descripción del problema y por ende se expone en la DOFA (Debilidad, Oportunidad, Fortaleza, Amenaza) la arquitectura de la visión.

Fig. 3 DOFA Agencia Nacional del Espectro (ANE)

1.3 Factores de Cambio y Oportunidades

A continuación se enumeran una serie de factores de cambio que han sido identificados en las diversas áreas de la Agencia Nacional del Espectro (ANE), y de los cuales pueden ser transformados como pilar de oportunidad para robustecer los diversos procesos involucrados en el negocio.

Fig. 4 Factores de cambio y oportunidades

2 Objetivos Detallados

Se requiere con lo identificado en la problemática actual orientar los objetivos de la institución en los siguientes puntos:

1. Integrar los procesos de las diversas coordinaciones de la Agencia Nacional del Espectro (ANE).

2. Agilizar la subida y bajada de información al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

3. Cumplir cabalmente en los procedimientos establecidos por la Normativa Internacional de Información Financiera (NIIF).

4. Aliviar la carga operativa de los diversos funcionarios de las diferentes coordinaciones.

5. Almacenar las jefaturas en una base de datos centralizada.

6. Garantizar información limpia para elaboración de reportes e insumos en la toma de decisiones.

7. Cumplir con el cronograma de entregables de las áreas.

8. Optimizar el WORK FLOW, y registrar trazabilidad en los procedimientos.

3 Modelo de Procesos de la Entidad

Uno de los puntos más importante a considerar por la arquitectura destino es proyectar una solución en la alta operatividad de los procedimientos en la cadena básica de la Agencia Nacional del Espectro con la plataforma SIFF, especialmente con los procesos de índole administrativa.

Fig. 5 Procesos del SIIF Nación

Presupuesto de gastos: Permite controlar y ejecutar las apropiaciones asignadas mediante el adelanto de la cadena presupuestal (Certificado de Disponibilidad, Compromiso –Registro Presupuestal, Obligación y Orden de Pago). Constituir, controlar y ejecutar las Reservas Presupuestales, las Cuentas por Pagar y las autorizaciones de gasto para vigencias futuras emitidas por las Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN). Registrar contablemente cada uno de los actos administrativos relacionados con el manejo de las agrupaciones reseñadas. Programar los flujos de caja originados en la gestión. Ordenar los pagos contra la Cuenta Única Nacional (CUN), pagos que se realizarán por abono en la cuenta de los beneficiarios. Adicionalmente, se asocia procesos administrativos mediante la utilización del Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS).

Presupuesto de Ingresos: Permite controlar las Rentas que se prevé recaudar en la vigencia, por rubro presupuestal, el registro contable de la gestión realizada de las rentas: Causación de Derechos, Anulación de Derechos causados, Devolución de Ingresos. Conciliar los ingresos recaudados a través de la CUN de cada Unidad Ejecutora con los derechos causados, cualquiera que sea la vigencia a que correspondan.

Tesorería: Gestiona el PAC de cada vigencia. Permite programar los pagos y giros. Recibir a través de Cuenta Única Nacional (CUN) los cobros de cualquier naturaleza y establecer los mecanismos de control pertinentes para garantizar su posterior conciliación. A través del mismo los órganos ejecutores de PAC solicitan los diferentes requerimientos de PAC.

Operaciones Auxiliares de Tesorería: Control de Saldos por Conciliar, Control de otros saldos deudores, Control de otros saldos acreedores.

Terceros: A través de este Módulo se maneja la gestión de los terceros que se relacionan con la administración. Identificación de beneficiarios y cuentas corrientes y situación por beneficiarios, entre otros.

Ingresos Destinación Específica: Posibilita la destinación de ciertos ingresos para fines determinados, especialmente para la Dirección General del Presupuesto Público Nacional entidad que administra lo relacionado con Crédito Externo y Donaciones, entre otros.

Contabilidad Financiera: Este Módulo constituye el núcleo conceptual del sistema, puesto que se fundamenta en la existencia del Régimen de la Contabilidad Pública y en la aplicación de la técnica contable. Gestiona 24 Ministerio de Defensa Nacional una matriz de asientos automáticos que, construida conforme al Régimen de Contabilidad Pública, establece la contabilización por partida doble de cada uno de los eventos de gestión registrados en los demás módulos del sistema. Con base en la matriz el sistema guarda diariamente en las tablas el reflejo contable de la gestión realizada, permitiendo que, a partir de esta información, se generen los Estados Financieros que sean requeridos, así como cualquier otro informe de base contable útil para la toma de decisiones.

Fig. 6 Módulos y Sub-módulos del SIFF Nación

Bibliografía:

Cartilla Sistema SIIF Nación en el Ministerio de Defensa Nacional

https://www.mindefensa.gov.co/irj/go/km/docs/Mindefensa/Documentos/descargas/Sobre_el_Ministerio/Finanzas/Cartillas%20Financieras/8589_Cartilla_Sistema_SIIF.pdf

Fig. 6 Componentes de SIIF extendidos



Bibliografía:

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ShowProperty;jsessionid=cLkHTeMkYBk9Va725FyYyNJvFeczKScJMmjY5_b1v2wXNZb7mxwS!2130935592?nodeId=%2FOCS%2FMIG_22962604.PDF%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased




3.1 Descripción de Procesos

En la presente sección se requieren delinear los procesos del negocio que deben responder al alcance dentro de la propuesta de arquitectura destino.

La figura 7 y 7.1 representan la arquitectura de procesos de soporte institucional y de vigilancia de control respectivamente.

Fig. 7 Descripción general de los procesos del negocio

Fig. 7.1 Descripción general de los procesos del negocio

3.2 Etapas del Proceso Asignadas al Entorno

El proceso de asignadas al entorno tiene como propósito hacer una referencia cruzada a los procedimientos de negocio con los actores empresariales, haciendo énfasis en esta ocasión a las diferentes plataformas, con las cuales las unidades de negocio tiene interacción para el cumplimiento actual en sus operaciones. A continuación en la fig. 8, los aspectos empresariales involucrados:

Fig. 8 Grupos de coordinaciones y las plataformas de soporte

3.3 Flujo de Información

El propósito de esta sección es describir los flujos de información que corresponden a los procesos de negocio en alcance para la arquitectura de destino.

Los diversos procesos de las coordinaciones de la ANE se segmentan en mapas procedimentales que responden a la operación de la organización que van desde los Procesos Estratégicos, misionales y de apoyo.

Fig. 9 Segmentación del mapa procedimental de la ANE

1.-Talento Humano:

Se enumeran las actividades que forman parte de la unidad:

1. Identificar los cambios en el entorno normativo que afecte en proceso de Talento Humano.

2. Planear el Desarrollo Integral del Talento Humano (Gestión del Empleo, Gestión del Desarrollo

del Talento Humano, Gestión del Desempeño Laboral, Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo y Gestión del Bienestar, Clima y Cultura Organizacional). Definición de Metas para cada

sistema.

3. Planear Recursos físicos, humanos y financieros para el proceso de Talento Humano.

4. Desarrollo del Procedimiento de Selección

5. Desarrollo de las Fases del Procedimiento de Evaluación de Desempeño

6. Desarrollo del Procedimiento de Capacitación

7. Desarrollo del Procedimiento de Bienestar Social, Clima y Cultura Organizacional.

8. Desarrollar el procedimiento de Desvinculación de Personal

9. Realizar la administración de la nómina (proceso de novedades, pago de nómina)

10. Implementar acciones para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo

11. Realizar y hacer seguimiento a la Evaluación de desempeño (incluye evaluación de competencias

y objetivos)

12. Elaborar los acuerdos de gestión anuales y realizar seguimiento trimestral al cumplimiento de

los mismos

13. Evaluar el cumplimiento al programa de bienestar, al PIC, al Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo

14. Evaluar la efectividad de las capacitaciones y entrenamiento

15. Realizar la Medición de Clima Laboral bianual e implementar mejoras

16. Plan de Mejoramiento

17. Acciones de mejora, preventivas y correctivas

1.2.- Nómina:

En el siguiente cuadro se hace referencia a los procesos detallados que conllevan a la ejecución de las obligaciones salariales de la ANE:

N° ENTRADA/INSUMO

PROVEEDOR ACTIVIDAD RESPONSABLE PUNTO CRITICO DE CONTROL REGISTRO O PRODUCTO INTERMEDIO

CLIENTE

1 Calendario de pagos de nomina

Subdirección de soporte institucional

Cumplir con lo establecido para documentar las novedades de nómina del mes

Profesional de talento humano

Validar que se tenga registro físico o digital de las novedades que serán computadas en la nomina

Creación de la carpeta de nómina en el servidor de la entidad, donde reposen el archivo de novedades, vacaciones, acreedores, nómina y de prenómina

Funcionario de talento humano con funciones de nomina

2 Novedades entregadas a talento humano por la subdirección de soporte institucional, funcionarios de la ANE y acreedores.

Subdirección de soporte institucional, funcionarios de la ANE, acreedores

Consolidar las novedades del mes, cumpliendo con lo establecido en el cronograma.


Validar los valores que serán aplicados según las novedades

Calculo de las novedades que requieran procesos de análisis de valor


3 Calculo de las novedades que requieran procesos de análisis de valor


Enviar al profesional de talento humano con funciones de nómina el consolidado de las novedades con los soportes.


Validar con el profesional de talento humano y el coordinador de talento humano las novedades presentadas

Archivo de novedades de la nomina


4 Archivo de novedades de la nomina


Preparar la prenómina. Profesional de talento humano

Archivo de prenómina

Coordinador de talento humano

5 Archivo de prenómina


Enviar la prenómina al coordinador de talento humano. La prenómina debe ser enviada con base en las fechas establecidas en el cronograma de pagos de nómina.


Validar con el profesional de talento humano y el coordinador de talento humano las novedades presentadas

Registro de las inconsistencias presentadas para su corrección


6 Registro de las inconsistencias presentadas para su corrección


Preparar la nómina final con los ajustes solicitados. La nómina debe ser enviada con base en las fechas establecidas en el cronograma de pagos de nómina.


Validar que los valores presentados al operador de planilla sean consistentes con los valores calculados por la nomina

Registro de los valores proporcionados por la nómina en el archivo del operador de planilla que será procesado para el pago de aportes de la entidad

Operador de planilla

7 Registro de los valores proporcionados por la nómina en el archivo del operador de planilla que será procesado para el pago de aportes de la entidad


Diligenciar el archivo para el operador de planilla de manera paralela.


Registro en la nómina de los aportes calculados por el operador de planilla


8 Archivo de nomina


Remitir el archivo de nómina al profesional responsable de tesorería, presupuesto y contabilidad.


Revisar la consistencia de los valores presentados en los anexos

Registro de los anexos de nomina


9 Registro de los anexos de nomina


Hacer copia electrónica de la nómina final y sus soportes


Establecer en la carpeta de nómina la existencia de los archivos finales resultantes del ejercicio

Consolidación final de la nomina


10 Consolidación final de la nomina


Dar visto bueno a la nómina final.


Generar soportes impresos de los resúmenes de nómina solicitados por el grupo de gestión financiera

Grupo de gestión financiera

11 Generar soportes impresos de los resúmenes de nómina solicitados por el grupo de gestión financiera


Cumplir con lo establecido en el procedimiento de operaciones presupuestales para el pago de nómina y pago a terceros.

Profesional de financiera con funciones de presupuesto

Registro contable por parte del profesional de financiera con funciones de presupuesto


12 Generar soportes impresos de los resúmenes


Cumplir con lo establecido en el procedimiento de tesorería para el pago de nómina y pago a terceros.

Profesional de financiera con funciones de tesorería

Registro contable por parte del profesional de financiera con

Funcionario de talento humano con

de nómina solicitados por el grupo de gestión financiera

funciones de tesorería

funciones de nomina

13 Notificación por correo electrónico de la validación del proceso de pago de la nómina


Una vez realizado el pago, enviar los comprobantes de pago a los colaboradores.


Validar que la información presentada en los comprobantes sea consistente con la presentada en la nomina

Correo electrónico con el comprobante de pago dirigido a cada funcionario de la ANE

Funcionarios de la ANE

14 Oficio dirigido a talento humano con el resumen de los pagos efectuados a los acreedores y las consignaciones efectuadas


Enviar al profesional de talento humano, el consolidado de los pagos a terceros junto con los respectivos soportes.


Consolidación de los descuentos efectuados a los funcionarios por acreedor


15 Oficio dirigido a talento humano con el resumen de los pagos efectuados a los acreedores y las consignaciones efectuadas


Enviar los soportes por cada uno de los acreedores beneficiarios del pago.


Validar que la información presentada a los acreedores sea consistente con la nomina

Correo electrónico con el consolidado de los descuentos efectuados por nomina a los funcionarios por acreedor

Acreedores

16 Correo electrónico con el consolidado de los descuentos efectuados por nomina a los funcionarios por acreedor

Funcionario de talento humano

Informar a los terceros los pagos realizados mediante correo electrónico.


Correo electrónico con el consolidado de los descuentos efectuados por nomina a los funcionarios por acreedor

Acreedores

2.-Financiera:

1. Planear los recursos financieros a través de la programación del presupuesto.

2. Ejecución presupuestal de los recursos aprobados para cada vigencia.

3. Realizar los pagos de las obligaciones a cargo de la ANE

4. Identificar, analizar, clasificar y registrar los hechos económicos producto de las operaciones

derivadas del desarrollo de las actividades propias de la ANE.

5. Realizar seguimiento al cumplimiento de la legislación en materia contable y presupuestal, así

como de las directrices impartidas por los órganos respectivos (MHCP, DNP, MINTIC, CGN, CGR,

Procuraduría) y los procedimientos y políticas internas.

6. Verificar los recursos asignados para cada vigencia.

7. Verificar los registros realizados en el Sistema Integrado de Información Financiera.

8. Verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la entidad

9. Congruencia de los Estados Financieros.

10. Gestión del Proceso.

10.1.-Implementar y hacer seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso.

10.2.-Documentar y ajustar los procedimientos, instructivos, guías y formatos adscritos al proceso.

10.3.- Actualizar las políticas del proceso.

10.4.-Revisar y actualizar la información de riegos e indicadores del proceso.

10.5.-Capacitación y actualización continua.

2.1.-Contabilidad:

A continuación los procesos básicos del ente contable:

Mapa de procesos Entrada al proceso Gestión de recursos Financieros.

Procesos Estratégicos Planes y Proyectos a Ejecutar

Procesos Misionales Facturas o cuentas de cobro de contratos suscritos, autorización de pagos de los supervisores de los contratos, convenios, autorización de cuentas por pagar Ingresos por concepto de fotocopias.

Procesos de Apoyo Cuenta de cobro, facturas, extractos bancarios, gastos asociados a nómina, contratos, convenios, resoluciones de viáticos, liquidación de contratos procesos judiciales, recaudos, documentos de los gastos recurrentes (servicios públicos) Reporte de valor de las depreciaciones.

Los siguientes documentos constituyen soportes contables:

1. Contratos de compra de bienes o prestación de servicios 2. Convenios 3. Factura o cuenta de cobro 4. Las escrituras de compraventa de bienes 5. La matrículas inmobiliarias de los bienes inmuebles 6. La Legalización de cajas menores 7. Planilla del Pago de parafiscales personas naturales. 8. Certificación de parafiscales personas jurídicas firmada por representante legal, Contador o

Revisor Fiscal. 9. Los extractos bancarios 10. Los comprobantes de ingreso o caja 11. Las conciliaciones bancarias 12. Las liquidaciones de contratos 13. Los oficios de sentencias judiciales 14. Las resoluciones de viáticos y pago de prestaciones sociales 15. Las nóminas 16. Las planillas de liquidación de aportes 17. Los formatos para el pago de FNA. 18. Las declaraciones tributarias 19. Declaraciones de impuestos (Vehículos, predial) 20. Demás documentos que se requieran para el pago de obligaciones adquiridas por la ANE.

Procedimiento detallado para los estados financieros:

No ENTRADA

INSUMOS PROVEEDOR ACTIVIDAD RESPONSABLE

PUNTO CRITICO DE CONTROL

REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

1 Circular externa

Contaduría General de la Nación y Ministerio de Hacienda –SIIF Nación

Programar anualmente el cronograma de fechas para la entrega de información y cierres contables.

Profesional Especializado 2028-18 Gestor Contable

Cronograma anual de actividades para la generación y presentación de estados financieros

Coordinadora Financiera

Elaborar circular interna en el cual se dé a conocer el cronograma de fechas de rendición de información y cierre contable, así como los requerimientos de información necesaria para la elaboración de estados financieros.

Circular Interna FOR_ Información para la elaboración de estados financieros.

2

Cronograma anual de actividades para la generación y presentación de estados financieros. Profesional

Especializado 2028-18 Gestor Contable

Revisar y emitir la Circular Interna en la que se da a conocer el cronograma de actividades para la rendición de información y cierres contables, así como los requerimientos de información necesaria para la generación de estados financieros.


Circular Interna

Dependencias generadoras de información contable.

Circular Interna FOR_ Información para la elaboración de estados financieros.

3 Circular Interna Coordinadora Financiera

Entregar la información solicitada, como insumo para la elaboración de los estados financieros.


Información suministrada por las dependencias generadoras de información


4

Información suministrada por las dependencias generadoras de información


Gestionar y consolidar la información solicitada a las dependencias generadoras de información contable de acuerdo con el manual de políticas contables. Profesional

Especializado 2028-18 Gestor Contable

Verificar la calidad de la información y entrega oportuna de la misma.

Correo electrónico en el cual se solicite registrar los comprobantes producto del análisis de la información contable

Profesional universitario que apoya las actividades de contabilidad

Verificar, conciliar y clasificar la información solicitada a las dependencias generadoras de información contable de acuerdo con el manual de políticas contables.

No ENTRADA



REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

5

Correo electrónico en el cual se solicite registrar los comprobantes producto del análisis de la información contable


Registrar los hechos económicos financieros, sociales y ambientales de acuerdo al requerimiento y los soportes aportados, aplicando los principios y normas técnicas de contabilidad pública


Comprobantes contables


6 Comprobantes contables

Profesional universitario que apoya las actividades de contabilidad.

Aprobar los comprobantes contables en SIIF producto del registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales.


Revisar la afectación contable de las operaciones registradas.

Comprobantes Contables aprobados en SIIF. Nota 1. Continuar con el numeral 8 del presente procedimiento.


7 Comprobantes contables


Aprobar los comprobantes contables en SIIF producto del registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales.


Comprobantes Contables RECHAZADOS. Nota 2. Regresar en el procedimiento a partir del numeral 5.


8

Comprobantes Contables aprobados en SIIF


Elaborar las conciliaciones del balance y entregar en físico como soporte de los estados financieros de acuerdo con el manual de políticas contables.


Conciliación de las cuentas del balance. FOR_ Conciliación Contable con sus respectivos soportes. Nota 3. Continuar con el procedimiento en el numeral 9.


Elaborar los comprobantes contables producto del análisis y elaboración de las conciliaciones de las cuentas del balance.

Comprobantes contables producto de la conciliación. Nota 4. Regresar en el procedimiento a partir del numeral 6.


No ENTRADA



REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

9

Conciliación de las cuentas del balance. FOR_ Conciliación Contable con sus respectivos soportes.


Revisar y aprobar las conciliaciones de las cuentas del balance acorde con el manual de políticas contables.


Verificar la información contenida en las conciliaciones con los documentos que la soportan las cuales deben ser consistentes con el reporte de saldos y movimientos de SIIF Nación.

Conciliaciones de las cuentas de balance aprobadas.


Informar a la Coordinadora de Gestión Financiera sobre las partidas que se encuentran en conciliación para que se realice el seguimiento con los funcionarios responsables de la información.

10

Conciliaciones de las cuentas de balance aprobadas.


Generar el reporte de Saldos y Movimientos preliminar de SIIF Nación verificando que hayan quedado los ajustes realizados a lo largo del proceso de análisis y conciliación de la información contable.


Reporte de saldo y movimientos definitivo de SIIF

Profesional Especializado 2028-18 Gestor Contable.

11

Reporte de saldo y movimientos definitivo de SIIF


Verificar que las cuentas contables correspondan a la naturaleza del gasto de conformidad con el Plan General de Contabilidad.


Balance General Mensual. Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental Mensual. Nota 5. Ir al numeral 14 del presente procedimiento.

Director General

Preparar mensualmente el Balance General y generar del sistema SIIF Nación el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental.

Preparar la información en formato Excel, con las características de los formatos CGN2005_001 SALDOS Y MOVIMIENTOS y CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS y estados financieros de acuerdo a lo establecido en el manual de políticas contables para su

Formatos CGN2005_001 SALDOS Y MOVIMIENTOS y CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS y Estados Financieros / Trimestral.

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

No ENTRADA



REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

trasmisión por CHIP.

Revelar a través de las notas a los estados financieros la información relevante de los hechos económicos contenidos en los estados financieros. Nota 6. Las notas son de carácter general y específico y se elaboran anualmente para ser presentadas a la CGN a través del sistema CHIP.

Notas a los estados financieros de carácter general y especificas

12



Revisar y emitir recomendaciones en el marco de las funciones del comité según Resolución No.467 Julio 2016

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Acta de comité



13 Acta de comité Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

Realizar los ajustes a que haya lugar o las consultas según las recomendaciones contenidas en el acta.



Director General

No ENTRADA



REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

14

Formatos CGN2005_001 SALDOS Y MOVIMIENTOS y CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS definitivos/ Trimestral.


Firmar y certificar los Estados Financieros

Director General

Formatos CGN2005_001 SALDOS Y MOVIMIENTOS y CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS y estados financieros definitivos, Firmados/ Trimestrales.


Balance General Mensual. Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental Mensual.

Balance General Mensual firmado Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental Mensual firmado Nota 6. Solicitar la publicación en página web de la entidad y continuar con el procedimiento en el punto 16.


Notas a los estados financieros de carácter general y especificas firmadas

15

Formatos CGN2005_001 SALDOS Y MOVIMIENTOS y CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS y estados financieros definitivos, Firmados/ Trimestrales.

Director General Trasmitir la información vía

CHIP


Verificar que la información trasmitida a la CGN y la reportada en el SIIF sean iguales y que se remita antes de las fechas de cierre establecidas por la CGN

Reporte de información validada por el aplicativo CHIP (histórico de envío), de los formatos CGN2005_001 y CGN2005_002

Contaduría General de la Nación

Notas a los estados financieros de carácter general y especificas firmadas

16 Reporte de información validada por el

Contaduría General de la Nación

Solicitud vía correo electrónico la publicación en Página web de la información financiera.

Profesional Especializado 2028-18 Gestor

Correo electrónico en el cual se solicita publicar los estados

Coordinador del Grupo de Gestión

No ENTRADA



REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

aplicativo CHIP (histórico de envío), de los formatos CGN2005_001 y CGN2005_002

Contable financieros. Tecnológica y Sistemas.

Archivar los soportes contables y estados financieros.

Archivo físico y digital.

Gestión Documental.

17

Solicitud vía correo electrónico de la publicación en Página web de la información financiera.


Publicar en la página WEB de la entidad los estados financieros mensuales y trimestrales.

Coordinador del Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas.

Estados Financieros Publicados en la página web

Todos los procesos Público en General.

18

Estados Financieros Publicados en la página web

Coordinador del Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas.

Verificar que la información financiera se encuentre actualizada en la Página web de la entidad para consulta de los usuarios de la misma.


Proceso de Gestión Financiera.

19 Documentos que soportan el proceso


Verificar el cumplimiento del proceso y procedimientos asociados proponiendo acciones preventivas y correctivas.

Ente auditor Interno y externo

Informe de Auditoría realizada

Coordinador de Gestión Financiera

20 Informe de Auditoría realizada


Elabora el plan de mejoramiento


Plan de Mejoramiento


Procedimiento detallado para los impuestos:

No. ENTRADA/INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDAD RESPONSABLE PUNTO CRITICO

DE CONTROL REGISTRO O PRODUCTO

INTERMEDIO CLIENTE

1

Calendario Tributario Nacional

DIANVerificar las fechas dispuestas en los calendarios de impuestos Nacionales y Distritales y consolidarlas en el cronograma de fechas para presentación de información tributaria.


Cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales consolidado


Calendario tributario Distrital

Secretaria de Hacienda Distrital

2

Cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales consolidado


Revisar y aprobar el cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales


Verificar que todas las fechas dispuestas queden incluidas en el cronograma.

Cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales aprobado.


3 Cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales aprobado.


Revisar en la carpeta compartida denominada "Jurídica" ubicada en el servidor de la entidad, la información contenida en el FOR_ Creación y actualización de terceros, RUT y Cámara de Comercio a fin de verificar la naturaleza jurídica del contratista así como sus obligaciones tributarias para establecer las tarifas, conceptos y valores a deducir en las obligaciones presupuestales.


FOR_ Deducciones aplicables_ consolidado de contratos.


4

FOR_ Deducciones aplicables_ consolidado de contratos.


Aplicar las deducciones según la información contenida en el FOR_ Deducciones aplicables_ consolidado de contratos.


FOR_ Matriz de Obligaciones actualizada


Registrar en la “Matriz de Obligaciones”, la información detallada de las retenciones (Rete Fuente, IVA, Ica) y contribuciones aplicadas por cada obligación.

5 FOR_ Matriz de Obligaciones actualizada


Verificar la causación de las obligaciones así como las tarifas, conceptos y valores a deducir aplicados.


Correo electrónico con instrucciones. (Reclasificación o devolución de deducciones)




INTERMEDIO CLIENTE

6

Correo electrónico con instrucciones. (Reclasificación o devolución de deducciones)


Aplicar el procedimiento "Guía como realizar devolución de deducciones practicadas en SIIF Nación" e informar al proveedor.


Cuenta por pagar aprobada - SIIF Nación

Profesional especializado 2028-15 con funciones de tesorería.

Realizar la clasificación de posición de catálogo en SIIF Nación.

7 Cuenta por pagar aprobada - SIIF

Nación

Profesional universitario que apoya las

actividades de contabilidad.

Realizar el pago de Deducciones en SIIF

Nación.


Correo electrónico en el cual se informa que se ha efectuado el pago de las deducciones en SIIF Nación.

Profesional universitario que apoya las

actividades de contabilidad.

8

Correo electrónico en el cual se informa que se ha efectuado el pago de las deducciones en SIIF Nación.


Conciliar la matriz de obligaciones vs el Listado de Deducciones generado en el Sistema SIIF Nación y realizar un Resumen de retenciones y contribuciones (Rete Fuente, Rete Ica), el cual debe coincidir con la información de SIIF y los soportes de los hechos económicos generados en el periodo a presentar.

Profesional universitario que apoya las actividades de Contabilidad.

Verificar que las cuentas contables y valores registrados en la matriz de obligaciones sea iguales a los valores registrados en el aplicativo SIIF.

Resumen de Retenciones y Listado de Deducciones generado por el Sistema SIIF Nación.


Reportes de deducciones del SIIF Nación.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

9

Resumen de Retenciones y Listado de Deducciones generado por el Sistema SIIF Nación

Profesional universitario que apoya las actividades de Contabilidad

Conciliar con el profesional especializado 2028-15 - con funciones de tesorería los valores a pagar dentro de los primeros tres (3) días hábiles del mes siguiente a la generación de las deducciones a pagar.


Verificar las fechas establecidas en el Cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales. Verificar que las firmas y claves para declarar se encuentren activas.

Formato de declaración disponible en la plataforma de la DIAN para firma digital. Formato declaración de retención de Ica para firma autógrafa "Formulario de autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros"

Director(a) General

Guía para el pago de compromisos de gastos


Liquidar los impuestos de la entidad mediante la herramienta dispuesta para tal fin, con siete (7) días hábiles antes de la fecha límite de presentación y pago.

Firmar la declaración de impuestos digitalmente en la herramienta dispuesta por la DIAN y en físico para el caso de la declaración de Rete ICA

10

Formato de declaración disponible en el aplicativo de la DIAN para firma digital.


Firmar y presentar digitalmente la declaración de Retención en la Fuente a través de la plataforma de la DIAN.

Director(a) General

Declaraciones tributarias en estado “RECIBIDO” y “FIRMADO” disponible en la plataforma de la DIAN




INTERMEDIO CLIENTE

Formato declaración de retención de Ica para firma autógrafa "Formulario de autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros"

Firmar la declaración de Retención de ICA. /Autógrafa

Declaración de Retención de Ica “FIRMADA”. "Formulario de autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros"

11

Declaraciones tributarias en estado “RECIBIDO” y “FIRMADO” disponible en la plataforma de la DIAN

Director(a) General

Generar el recibo oficial de pago a través de la plataforma de los sistemas dispuestos por la DIAN.


Declaraciones tributarias en estado “RECIBIDO” y “FIRMADO” en físico.

Profesional Especializado 2028-15 con funciones de tesorería.

Declaración de Retención de Ica “FIRMADA”. "Formulario de autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros" físico.

Declaración de Retención de Ica “FIRMADA”. "Formulario de autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros"

Correo electrónico informando que se encuentran dispuestos en la plataforma de la DIAN los Recibos Oficiales de Pago e indicar la fecha limité de pago.

Profesional Especializado 2028-18 Gestor de Tesorería.

12

Declaraciones tributarias en estado “RECIBIDO” y “FIRMADO” en físico.


Generar y autorizar la orden de pago de deducciones por concepto de impuestos en el SIIF Nación. Ver "Pago de impuestos Nacionales y Distritales" en la guía para el pago de compromiso de gastos.


Verificar las fechas de pagos establecidas en el cronograma de Impuestos Nacionales y Distritales y solicitar los recursos con traspaso a pagaduría con fecha de pago tres (3) días antes

Correo electrónico informado la fecha en que recibirá los recursos en banco, el valor y el concepto, así como la fecha de pago efectiva anexando el reporte de órdenes de pago en estado autorizada y el formulario de pago.


Declaración de Retención de Ica “FIRMADA”. "Formulario de autoliquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros" físico.



INTERMEDIO CLIENTE



del vencimiento del plazo establecido en cronograma.

13

Correo electrónico informando que se encuentran dispuestos en la plataforma de la DIAN los Recibos Oficiales de Pago e indicar la fecha limité de pago.


Realizar el pago efectivo de los impuestos Nacionales y Distritales


Verificar la existencia de recursos para el pago de impuestos en la cuenta pagadora de la entidad.

Declaración de Retención de Ica en física con el sello de pagado y copia de la Nota débito con la que se efectuó el pago.


Correo electrónico informado la fecha en que recibirá los recursos en banco, el valor y el concepto, así como la fecha de pago efectiva anexando el reporte de órdenes de pago en estado autorizada y el formulario de pago.


Declaraciones tributarias en estado pagada/ número de aprobación de pago en bancos para impuestos nacionales.



Correo electrónico informando que se ha efectuado el pago efectivo de los impuestos indicando el día del mismo para que este termine el proceso en SIIF Nación.

14

Declaración de Retención de Ica en física con el sello de pagado y copia de la Nota débito con la que se efectuó el pago.


Pagar las órdenes de pago extensivas en SIIF Nación y verificar que el proceso se encuentre en estado FINALIZADO


Verificar la Guía SIIF Nación para órdenes de pago extensivas.

Correo electrónico Informando al profesional especializado con funcione de contador que se ha efectuado el pago de impuesto en banco y en SIIF anexando la relación de las órdenes de pago en estado PAGADA y los soportes del pago.


Declaraciones tributarias en estado pagada/ número de aprobación de pago en bancos para impuestos nacionales.

Correo electrónico informando que se ha efectuado el pago efectivo de los impuestos indicando el día del mismo para que este termine el proceso en SIIF Nación.

15

Correo electrónico Informando al profesional especializado con funcione de contador que se ha efectuado el pago de impuesto en banco y en SIIF


Imprimir los recibos oficiales de pago de impuestos nacionales y la declaración de la retención en la fuente.


Verificar la aplicación de las declaraciones y pago a través de los sistemas dispuestos

Archivo Físico y Archivo Digital

Gestión Documental

Revisar la afectación contable del pago



INTERMEDIO CLIENTE

anexando la relación de las órdenes de pago en estado PAGADA y los soportes del pago.

Archivar los formatos de la Declaración de impuestos con sus respectivos recibos de pago y soportes

Correo electrónico informando el cumplimiento de la obligación tributaria.


16

Correo electrónico informando el cumplimiento de la obligación tributaria.


Realizar seguimiento en comité primario al cumplimiento de las actividades y al cronograma establecido.

Coordinadora Financiera Actas de comité Proceso de Gestión de Recursos Financieros.

2.2.-Presupuesto:

Procedimiento detallado para las acciones y operaciones de la carga presupuestal:

N°

ENTRADA

PROVEEDOR ACTIVIDAD RESPONSABLE CLIENTE

/INSUMO

1

Circular del MHCP para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.

MHCP

Solicitar a las diferentes dependencias estimar los gastos de funcionamiento e inversión para la siguiente vigencia fiscal.


Subdirectores.

Coordinadores

.

Asesores.

Profesionales.

2

Solicitud de información a las diferentes dependencias. (Circular Interna emitida por el Coordinador Financiero).

Matriz_ Programación de Gastos

Subdirectores

Coordinadores

Asesores

.

Profesionales

Verificar el histórico de gastos.

Gestor de presupuesto


Consolidar la información de gastos de funcionamiento

Elaborar la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal de acuerdo a las necesidades junto con la Justificación Técnica – Económica.

Consolidar la información de gastos de inversión.

Profesional especializado del Grupo de Gestión Financiera responsable de ficha BPIN.

Elaborar la propuesta de Anteproyecto de Presupuesto para la siguiente vigencia fiscal de acuerdo a las necesidades junto con la Justificación Técnica – Económica.

3

Propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal. (Matriz de Gastos de funcionamiento) Gestor de

presupuesto

Revisar la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal.


Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Justificación técnica económica de la solicitud de los gastos de funcionamiento.

Realizar los ajustes a que haya lugar directamente con áreas responsables.

Propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal. (Cadena de valor/ FOR_DNP).

Profesional especializado del Grupo de Gestión Financiera responsable de

Socializar la propuesta de gastos de inversión y funcionamiento para la siguiente vigencia fiscal ante el Comité

N°

ENTRADA


/INSUMO

Justificación técnica económica de la solicitud de los gastos de inversión.

ficha BPIN. Institucional de Desarrollo Administrativo para su conocimiento y recomendaciones.

4

Presentación de la propuesta de gastos de la siguiente vigencia fiscal.


Revisar la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal y realizar recomendaciones

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo


5

Acta del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.


Ajustar la presentación de la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal.

Coordinador de Gestión Financiera.

Subdirector de Soporte Institucional

6

Presentación de la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal ajustada acorde con las recomendaciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Coordinador de Gestión financiera

Presentar ante el Consejo Directivo de la Entidad, la solicitud de recursos de la siguiente vigencia fiscal, para su aprobación.


Consejo Directivo

7

Presentación de la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal.


Analizar y aprobar la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal.

Consejo Directivo


Analizar y rechazar la propuesta de gastos para la siguiente vigencia fiscal.

N°

ENTRADA


/INSUMO

8

Proyección de gastos rechazado por el consejo directivo (Acta de consejo)

Consejo Directivo Regresar en el presente procedimiento desde el No 3.



9

Proyección de gastos aprobado por el Consejo Directivo (Acta de Consejo)

Consejo Directivo

Enviar vía correo electrónico a la Subdirectora Financiera del Ministerio de TIC la proyección de gastos aprobada por el Consejo Directivo de la entidad.


Subdirección Financiera del Ministerio de TIC

Diligenciar los formularios del MHCP para la solicitud de gastos de la siguiente vigencia fiscal – Anteproyecto de Presupuesto.

Ajustar la Justificación Técnica – Económica de la solicitud.



10 Formularios para la programación del Presupuesto.


Registrar en el aplicativo SIIF Nación la versión de anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la siguiente vigencia fiscal.



11

Versiones para anteproyecto de ingresos y gastos en estado “Registrada”.

Gestor de presupuesto.

Oficializar la versión de anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la siguiente vigencia fiscal.



12 Versiones para anteproyecto de ingresos y gastos en


Revisar y remitir los Formatos y justificación del Anteproyecto de


Dirección de Presupuesto del MHCP

N°

ENTRADA


/INSUMO

estado “Oficial”

Justificación técnica económica de la solicitud.

Formularios para la programación del Presupuesto.

Ingresos y Gastos al MHCP con copia al jefe de la Oficina de planeación y a la Subdirectora Financiera del MINTIC.

Subdirección Financiera del Ministerio de TIC

Oficina Asesora de Planeación y estudios sectoriales del Ministerio de TIC


13

Oficio (radicado interno) remisorio de la programación del presupuesto para la siguiente vigencia fiscal.

Anexos: Justificación técnico - económica;

Formularios de Anteproyecto Ley de Presupuesto;

Formato SIIF de la oficialización de la versión de anteproyecto.

Subdirector de Soporte Institucional.

Remitir los Formatos y justificación del Anteproyecto de Ingresos y Gastos al MHCP vía correo electrónico.


Dirección de Presupuesto del MHCP.

14 Ley de Presupuesto Anual y su Decreto de Liquidación.

Congreso de la República

Revisar la propuesta de gastos presentada por la entidad vs la Ley de Presupuesto y su Decreto de Liquidación


Subdirectora de Soporte Institucional

Subdirectores Asesores Coordinadores Profesionales

15

Solicitud vía correo electrónico para ajustar la propuesta de gasto acorde con las apropiaciones asignadas mediantes Ley de presupuesto y su Decreto de Liquidación.


Ajustar las necesidades proyectadas teniendo en cuenta las metas institucionales, de sector y gubernamentales.

Diligenciar el formato “PAC anual” con la

Subdirectores


Asesores

Coordinadores

Profesionales

N°

ENTRADA


/INSUMO

Solicitud enviada vía correo electrónico para proyectar las mestas de pago para la vigencia en el formato “PAC anual”

información de la programación de pagos para la vigencia.

16

Propuesta de gasto ajustada acorde con las apropiaciones asignadas mediante Ley de presupuesto y Decreto de Liquidación.

Formato PAC anual diligenciado.


Revisar la Propuesta de gasto ajustada y la programación de PAC.




17 Solicitud de ajuste a la propuesta de gasto y PAC - Acta de Comité


Regresar en el presente procedimiento desde el No 15.



18 Aprobación de la propuesta de Gastos y PAC - Acta de Comité


Elaborando el documento de desagregación de presupuesto para aprobación del Ordenador del Gasto.

Elaborar las metas de pago para la vigencia teniendo en cuenta la información suministrada por los diferentes procesos.


Subdirector de Soporte Institucional - Ordenador del Gasto.

19

Documento de desagregación de presupuesto para la firma del Ordenador del Gasto


Aprobar mediante firma el registro de la desagregación de presupuesto de gastos para la vigencia fiscal. Subdirector de

Soporte Institucional – Ordenador del Gasto


Continuar con lo establecido en el procedimiento “PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DEL GASTO”

N°

ENTRADA


/INSUMO

20

Procedimiento. Políticas. Plan de Acción. Plan de Compras.

Agencia Nacional del Espectro

Verificar el cumplimiento de la programación presupuestal en Comité Primario y en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.



Disposiciones presupuestales.

El Gobierno Nacional

21

Informe de seguimiento de los indicadores de Gestión


Tomar decisiones para direccionar el cumplimiento de la programación presupuestal y en consecuencia de las metas de ejecución presupuestal.


Subdirectores Coordinadores Asesores Profesionales

22 Documentos que soportan el proceso

Coordinación Financiera

Verificar el cumplimiento del proceso y procedimientos asociados proponiendo acciones preventivas y correctivas.



23 Informe de Auditoría realizada


Elabora el plan de mejoramiento


Profesionales Grupo Financiero

2.3.-Bienes:

Procedimiento detallado para las acciones y operaciones de bienes:

N° ENTRADA/

INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDAD CLIENTE

1

FOR_ solicitud de ingreso almacén de bienes adquiridos o decomisados

Supervisor del Contrato

Responsable del decomiso

Recibir, paquetear y registrar los bienes en el software de inventario según información contenida en el FOR_ solicitud de ingreso almacén


Responsable de decomiso

Profesional especializado 2028-20

Acta de recibo a satisfacción de los bienes a ingresar

Acta de decomiso

Profesional Especializado 2028-18 con funciones de Contador

Contrato Grupo de contratación.

2

FOR_ solicitud de ingreso almacén



Recibir, paquetear y registrar los bienes en el software de inventario según información contenida en el FOR_ solicitud de ingreso almacén



Acta de recibo a satisfacción de los bienes a ingresar

Acta de decomiso

Contrato Grupo de contratación.

3

FOR- solicitud de ingreso almacén con observaciones.


Revisar las observaciones y realizar los ajustes pertinentes. Nota 2. Regresar al

numeral 1 del presente procedimiento


N° ENTRADA/

INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDAD CLIENTE

4

Comprobante de ingreso


Tramitar el pago de la obligación. Nota 1. continuar con

lo establecido en el procedimiento "Ejecución presupuestal de gasto"

Correo electrónico solicitando la inclusión del bien en el programa de seguros.

Solicitar la inclusión de bienes en las pólizas contratadas por la entidad, al corredor de seguros para que informe a la compañía aseguradora.

Corredor de seguros

5 Oficio de solicitud


Realizar las cotizaciones ante la aseguradora para gestionar la inclusión de los bienes


6

Cotización sobre la inclusión del bien en la póliza de la entidad.

Corredor de seguros Adelantar los trámites

administrativos para la modificación de la póliza.

Corredor de seguros

7

Correo electrónico en el cual se informe que la entidad cuenta con los recursos para amparar la inclusión de los bienes en la póliza de seguros.

Profesional especializado 2028-20 Tramitar con la

aseguradora la incorporación del bien en la póliza de seguros correspondiente


8

Anexo a la póliza de seguros en el cual consta la inclusión de los bienes

Corredor de seguros

Notificar la inclusión de los bienes en la póliza de seguros correspondiente


9

Correo electrónico notificando la inclusión de los bienes en la póliza respectiva.


Archivar el comprobante de Ingreso y soportes.

Funcionarios de la entidad Órganos de control Internos y Externos

3.- Vigilancia y Control

En el siguiente cuadro se hace referencia a los procesos detallados que conllevan a la ejecución la unidad de vigilancia y control del espectro nacional (proceso misional del ente):

1. Realizar la planeación anual de las verificaciones del ERE, teniendo en cuenta el documento

político de verificaciones del espectro.

2. Realizar monitoreo y verificaciones del ERE por parte del Grupo de Control Técnico del

Espectro, para establecer el uso legal del ERE.

3. En caso de evidenciar modificación de parámetros técnicos, implementar los mecanismos de

prevención.

4. En caso de uso no autorizado del ERE o persistencia en el incumplimiento de los permisos,

informar a las Entidades competentes, cuando no es competencia de la ANE.

5. Adelantar y culminar en primera instancia la investigación.

6. Remitir a la Dirección General para que resuelva los recursos en segunda instancia.

7. Revisar la atención oportuna del 100% de verificaciones del ERE efectuado por parte del

Grupo de Control Técnico del Espectro.

8. Evaluar el nivel de cumplimiento de la etapa preventiva por parte de los proveedores.

9. Verificar la culminación de los procesos sancionatorios iniciados, de acuerdo con los informes

radicados.

10. Verificar la firmeza de los fallos emitidos en primera instancia

11. Verificar el cumplimiento de los Indicadores de Gestión

12. Proponer y elaborar acciones de mejora y correctivas.

3.1.- Comprobación técnica

Procedimiento detallado para la comprobación técnica de vigilancia y control:

N° ENTRADA/ INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Plan de Acción de la ANE Dirección General Establecer Política para el diseño del Plan Anual de

Control Técnico del Espectro.

Subdirector Vigilancia y Control

Coordinador Grupo de Control

Técnico


2

Documento de Política para el

diseño del Plan Anual de

Control Técnico del Espectro

Subdirector Vigilancia y

Control

Coordinador Grupo de

Control Técnico

Elaborar el Plan Anual de Control Técnico del

Espectro. Profesional Especializado

3


diseño del Plan Anual y

Borrador Plan Anual de


Profesional Especializado

Revisar y dar visto bueno al Plan Anual de Control

Técnico del Espectro, y enviar al Subdirector de

Vigilancia y Control para aprobación.


Técnico

4


diseño del Plan Anual y

Borrador Plan Anual de



Control Técnico

Aprobar el Plan Anual de Control Técnico del

Espectro. Subdirector Vigilancia y Control

5 Plan Anual de Control Técnico

del Espectro


Control

Incluir los casos referentes a verificaciones In Situ

establecidos en el Plan Anual de Control Técnico del

Espectro en la herramienta Base de Datos de

Verificaciones.

Profesional Universitario y/o

Especializado

6 Plan Anual de Control Técnico

del Espectro


Control

Ejecutar diariamente la programación de tareas de

monitoreo siguiendo lo establecido en el Plan Anual

de Control Técnico del Espectro.


Especializado

Técnico Administrativo

7

Resultados mediciones

Estaciones de Monitoreo

Remoto

Efectuar informe mensual de hallazgos en el cual se

identifiquen los proveedores de redes y servicios,

usuarios, ciudades o municipios a los que se debe

programar la verificación in Situ.


Especializado


8 Informe Mensual estación

remota de monitoreo


Especializado


Revisar informe mensual de hallazgos obtenidos con

el Sistema Nacional de Monitoreo y crear el caso en

la Base de Datos de Verificaciones en caso de

evidenciar necesidad de comprobación técnica de

parámetros In Situ.


Técnico

9 Informe Mensual estación de

monitoreo remoto

Enviar informe mensual respecto a los hallazgos del

servicio de Radiodifusión Sonora al MinTIC.



Técnico

10 PQR Sistema de Gestión

Documental

Recibir información de PQR, solicitudes de clientes

de la Entidad internos y externos y verificar si es

necesario incluir la PQR o solicitud en el Plan Anual

de Control Técnico del Espectro.


Técnico


Documental

Revisar la PQR o solicitud y asignar al profesional

responsable de atenderla a través del sistema de gestión

documental y la herramienta Base de Datos de

Verificaciones.


Técnico

12 PQR Coordinador Grupo de

Control Técnico

Verificar si mediante el Sistema Nacional de Monitoreo se

puede dar respuesta de fondo y definitiva a la PQR. En

caso de requerir mayor tiempo a la fecha de vencimiento

de la PQR continuar con la actividad del numeral 16. De lo

contrario incluir la descripción del caso y tareas de

monitoreo a realizar en la tabla de control de tareas de

monitoreo.

Nota 1: En caso de no requerir verificación se da respuesta

de fondo al solicitante pasar a la actividad del numeral 49.


Especializado


13 PQR Profesional Universitario y/o

Especializado

Programar la tarea de monitoreo referente a la PQR en la

estación de monitoreo remoto que corresponda, teniendo

en cuenta las tareas de monitoreo establecidas en el Plan

Anual de Control Técnico del Espectro.


Especializado


14

Tabla de control de tareas de

monitoreo

Resultados mediciones


Remoto


Remoto

Efectuar informe de resultados de mediciones del

monitoreo efectuado.


Especializado


15 Informe de monitoreo del caso


Especializado


Revisar informe de resultados de mediciones del

monitoreo efectuado. En caso de evidenciar

necesidad de realizar verificación In Situ continuar

con la actividad del numeral 16. Si con las

mediciones efectuadas con el Sistema Nacional de

Monitoreo Remoto se resuelve la PQR continuar con

la actividad 49.


Especializado

16

PQR

Caso creado en Base de

Datos de Verificaciones

Sistema de Gestión

Documental

Base de Datos de

Verificaciones

Elaborar proyecto de respuesta para el solicitante.

Nota 1: Si es posible realizar la verificación In Situ antes

del término de vencimiento de la PQR, continuar con la

actividad del numeral 18.

Nota 2: Si no es posible realizar la verificación antes del

término de vencimiento de la PQR, informar el plazo

dentro del cual se realizará la verificación solicitada. La

fecha límite del plazo establecido debe ser registrada en la

Base de Datos de Verificaciones.


Especializado


Documental Revisar y firmar oficio de respuesta al solicitante.


Técnico

18

Inventario de Equipos

Certificados de Calibración

Acta de calibración de equipos

tercero contratado

Subdirección de Soporte

Institucional

Gestión Documental

Tercero Contratado

Verificar el estado actual y la documentación soporte del

estado de calibración de los equipos de medición utilizados

para la verificación técnica del espectro radioeléctrico con

el fin de evidenciar la necesidad de contratar el servicio de

calibración de los mismos.


Especializado, Técnico

Administrativo

19 Tabla de control de fechas de

calibración



Administrativo

Publicar información de los certificados y estado de

calibración de los equipos de medición a un lugar

compartido para consulta.



Administrativo

20

Tabla de control de fechas de

calibración

Base de Datos de

Verificaciones



Administrativo

Clasificar los equipos de medición que se encuentren

pendientes de calibración para que no sean utilizados en la

realización de verificaciones técnicas.



21


calibración

Base de Datos de

Verificaciones



Administrativo

Informar al Coordinador Grupo de Control Técnico en

el mes de septiembre los equipos de medición cuya

calibración venza en el año siguiente, con el fin de iniciar

las gestiones necesarias para contratar el servicio de

calibración de los equipos.



Administrativo

22

Casos creados en Base de

Datos de Verificaciones

"Pendiente de Incluir en Ruta"

Base de Datos de

Verificaciones

Realizar la planeación de las comisiones a ejecutar

teniendo en cuenta el Plan Anual de Control Técnico del

Espectro, identificando la existencia de PQR adicionales o

solicitudes por pruebas de investigaciones que puedan ser

atendidas en comisión programada, estableciendo fecha de

ejecución, funcionario responsable y enviarla a este último.


Técnico

23 Comisión de Verificaciones Coordinador Grupo de

Control Técnico

Analizar las actividades a realizar durante la verificación

In Situ y relacionar la información técnica necesaria que

permita la ejecución de la misma en la herramienta Base

de Datos de Verificaciones y cambiar el estado del caso a

“Incluida en Ruta” por parte del funcionario encargado de

atender el caso.

Nota 1: Si la visita de CTE debe ser ejecutada por un

funcionario de la ANE pasar a la actividad del numeral 24,

de lo contrario si la visita se ejecutará por el tercero pasar a

la actividad del numeral 31.


Especializado

24 Comisión de Verificaciones

Base de Datos Verificaciones


Especializado

Elaborar solicitud de comisión.

Nota 1: En caso de ausencia del Subdirector de Vigilancia

y Control, firmar la solicitud de comisión.


Técnico

25 Oficio solicitud de comisión Coordinador Grupo de

Control Técnico

Revisar, aprobar y firmar la solicitud de comisión para

enviarla a la Subdirección de Soporte Institucional. Subdirector Vigilancia y Control

26 Comisión de Verificaciones

Resolución de Comisión

Recopilar la información que permita la ejecución de las

verificaciones programadas dentro de la comisión y

determinar los equipos o elementos técnicos de medición,

necesarios para adelantar las verificaciones técnicas

incluidas en la comisión programada y a cargo del

funcionario designado para realizar la verificación.


Especializado

27

Comisión de Verificaciones


calibración

Aplicativo calibración equipos

Verificar fecha de vencimiento de calibración de los

equipos o elementos técnicos de medición que serán

extraídos de las instalaciones de la ANE por parte del/de

los funcionario(s) encargado(s) de realizar la verificación

in situ, y elaborar el Formato de Salida, para visto bueno

del Coordinador del Grupo de Control Técnico del

Espectro.


Especializado

28 Formato salida de equipos Profesional Universitario y/o

Especializado

Realizar la revisión del estado físico de los equipos o

elementos técnicos a utilizar en las mediciones, hacer la

entrega de los mismos al Profesional Universitario y/o

Especializado encargado de realizar la verificación y

colocar visto bueno en el Formato de Salida.


29 Comisión de Verificaciones Coordinador Grupo de

Control Técnico

Proyectar para firma del Subdirector de Vigilancia y

Control la carta de presentación de los funcionarios de la

ANE que realizarán las verificaciones técnicas incluidas en

la comisión programada, lo anterior por parte del

funcionario encargado de realizar la verificación in Situ.


Especializado


30 Borrador de carta de

presentación de funcionarios


Especializado

Firmar la carta de presentación de los funcionarios de la

ANE que realizarán las verificaciones técnicas incluidas en

la comisión programada.


31

Ruta de Verificaciones in Situ

Resolución de Comisión

Casos en Base de Datos de

Verificaciones en estado

"Incluido en Ruta"

Ejecutar la verificación de control técnico del

espectro In Situ.

Nota 1: En caso de ser necesario y que la visita sea

realizada por un funcionario de la ANE, solicitar a las

autoridades civiles y/o de policía de la ciudad y/o

municipio el respectivo apoyo para la realización de

la misma.


Especializado

Tercero Contratado

32 Programación Semanal de

Verificaciones


Control Técnico

Solicitar al Coordinador del Grupo de Control Técnico

la planeación de los casos a atender semanalmente

con el fin de que el/los supervisor(es) del contrato

designados por la ANE, establezcan la programación

semanal de las verificaciones técnicas que se

adelantarán durante la misma, esto es, si las

verificaciones se efectúan a través de un tercero

contratado por la Entidad.

Nota 1: El Tercero deberá presentar al/(a los)

supervisor(es) del contrato los días viernes de cada

semana, la planeación de verificaciones de la

semana siguiente, así como el resumen de las

actividades realizadas la semana anterior.

Supervisor(es) del contrato

33 Formato salida de equipos

Realizar el Formato de Entrada de los equipos y/o

elementos técnicos utilizados en la verificación, así mismo,

hacer la entrega de estos equipos y/o elementos al

funcionario designado, relacionando en dicho formato el

estado de operatividad de los mismos.


Especializado

34 Borrador formato de entrada

de equipos


Especializado

Realizar la revisión del estado físico de los equipos o

elementos técnicos utilizados y realizar las observaciones

pertinentes en el Formato de Entrada de los equipos,

colocando el visto bueno de recibido.

Nota 1: En el caso que los equipos y/o elementos técnicos

presenten daños o averías, se debe enviar correo

electrónico notificando el hecho al Coordinador del Grupo

de Control Técnico.


Especializado

35 Borrador formato de entrada

de equipos

Tramitar con el Coordinador del Grupo de Control Técnico

del Espectro, el visto bueno en el Formato de Entrada de

los equipos.


Especializado

36


Especializado

Almacenar equipos o elementos técnicos en los muebles

destinados para tal fin. Ubicados en el Centro de

Monitoreo de la ANE.


37


Especializado

Entregar a Gestión Documental el/las acta/s original/es de

la(s) verificaciones, efectuar el informe de los casos

atendidos en comisión y enviarlo mediante correo

electrónico al Coordinador del Grupo de Control Técnico.


Especializado

38

Informe de Comisión

Formato entrega de actas a



Especializado

Actualizar estado de los casos a los que se les haya

efectuado verificación técnica In Situ, por parte del

funcionario encargado del caso.


Especializado


39

Oficio radicado con la relación

de actas de verificaciones

técnicas in situ

Tercero Contratado

Entregar al/a los supervisor/es del contrato en el

caso que la verificación In Situ sea adelantada por el

Tercero las actas suscritas, quienes se encargarán

de distribuir las actas al funcionario responsable del

caso, para su revisión y aprobación.

Nota 1: El Tercero deberá entregar a la ANE las

actas debidamente diligenciadas de las

verificaciones adelantadas durante cada periodo, así

como, las grabaciones o archivos que se extraigan

de los equipos en relación con las mediciones

efectuadas, y las fotografías necesarias en desarrollo

de las inspecciones y de los equipos transmisores,

metros de medición del equipo transmisor donde se

aprecien los datos que permitan el cálculo de la

potencia de operación, receptores, instrumentos de

medición (monitor de modulación y frecuencia)

antenas, sitios objeto de visita o verificación, y en

general aquellas que la entidad considere necesarias

y solicite al Tercero.

Supervisor/es del contrato

40 Supervisor(es) del contrato

Devolver al/(a los) supervisor/es del contrato las actas de

verificación, quien/es se encargarán de su archivo en



Especializado

41 Acta de Decomiso

Realizar la entrega de los equipos decomisados a la

Subdirección de Soporte Institucional mediante Oficio

Interno firmado por el Subdirector de Vigilancia y Control.


Especializado

42 Informe de Comisión

Diligenciar los formatos de legalización de comisión, el

cual debe presentarse dentro del término establecido en la

Resolución que confirió la comisión de servicios.


Especializado

43 Formatos legalización de

comisión


Especializado

Revisar y dar visto bueno a los formatos de legalización de

comisión.


Técnico

44 Formatos legalización de

comisión


Especializado

Revisar y firmar los formatos de legalización de comisión

de los funcionarios designados para atender los casos en

comisión.



45 Actas de verificación suscritas

Revisar las observaciones de los formatos de acta si los

funcionarios de la ANE solicitaron acciones correctivas a

los parámetros técnicos esenciales evidenciados en uso.

a. En caso que no haya solicitud de acción correctiva

continuar con la actividad del numeral 49.

b. Si en las observaciones del formato de acta se

indica que los proveedores efectuaron las acciones

correctivas al momento de la verificación continuar con

la actividad del numeral 46.

c. En caso que haya solicitud de acción correctiva y no

se haya realizado al momento de la verificación técnica

en campo:

Para proveedores de radiodifusión sonora, se

debe tener en cuenta el plazo de 15 días calendario

contados a partir de la fecha de realización de la

verificación para que el concesionario remita a la

entidad los soportes requeridos respecto a las

acciones correctivas.

Respecto a los proveedores de redes y

servicios se debe enviar requerimiento escrito con los

hallazgos evidenciados al momento de la verificación

con el fin de que subsanen lo evidenciado como

acción correctiva. El plazo de respuesta al

requerimiento es de 15 días calendario contados a

partir de la fecha de envío del mismo.

d. En caso que no se tenga respuesta por parte de los

proveedores al requerimiento efectuado por la ANE

continuar con la actividad del numeral 46.


Especializado

46 Actas de verificación suscritas

Elaborar el análisis de la verificación In Situ denominado

“Análisis de verificaciones de Control Técnico del

Espectro” de los casos a cargo.


Especializado

47

Borrador Análisis de

verificación de Control Técnico

del Espectro

Registrar la fecha de entrega del Análisis para revisión del

Coordinador Grupo de Control Técnico del Espectro en la

herramienta Base de Datos de Verificaciones y cambiar el

estado del caso a “Evaluada Ing. ANE”.


Especializado

48



"Evaluada Ing. ANE"


Especializado (Funcionario

encargado del caso)

Revisar y aprobar el análisis de la visita de control técnico

del espectro.


Técnico

49 PQR

Oficio de respuesta parcial

Proyectar oficio de respuesta final al cliente interno o

externo.


Especializado

50 Borrador oficio de respuesta

final


Especializado (Funcionario

encargado del caso)

Revisar y dar visto bueno al oficio de respuesta que será

enviado al cliente.


Técnico

51 Borrador oficio de respuesta

final


Control Técnico

Aprobar y firmar el oficio de respuesta que será enviado al

cliente interno o externo. Subdirector Vigilancia y Control


52 Análisis de verificaciones de



Especializado

Proyectar oficio dirigido al Coordinador del Grupo de

Investigaciones, enviando el original del Acta y Análisis

de Verificación para que se dé inicio al Procedimiento de

Investigaciones, en el caso que la verificación corresponda

a un proveedor de redes y/o servicios de

telecomunicaciones, un operador del servicio de Televisión

o clandestinidad. En caso que el Análisis de Verificación

corresponda a un proveedor del servicio de Radiodifusión

Sonora, proyectar oficio dirigido a la Dirección de

Vigilancia y Control del MinTIC remitiendo el original del

Acta y Análisis de Verificación para que se adelanten las

actuaciones de su competencia.


53 Borrador Oficio envío Análisis

de Verificación Técnico Administrativo

Aprobar oficio con el que se remite el Análisis de

Verificación al Coordinador del Grupo de Investigaciones

de la Subdirección de Vigilancia y Control, o revisar y dar

visto bueno al oficio con el que se remite el Análisis de

Verificación l MinTIC.


Técnico

54 Borrador Oficio de envío

Análisis de Verificación


Control Técnico

Aprobar y firmar el oficio con el que se remite el Análisis

de Verificación al MinTIC. Subdirector Vigilancia y Control

55 Análisis de Verificación Coordinador Grupo de

Control Técnico

Entregar el físico del Análisis de Verificación junto con los

soportes del caso al Técnico Administrativo


Especializado

56 Oficio envío Análisis de

Verificación

Registrar la información asociada a las verificaciones,

oficios generados en la herramienta Base de Datos de

Visitas y cambiar el estado del caso a “FINALIZADA”.


57



"Finalizada"

Plan Anual de Control Técnico

del Espectro

Efectuar seguimiento al cumplimiento del Plan Anual de

Control Técnico del Espectro.


Técnico

58



"Finalizada"

Plan Anual de Control Técnico

del Espectro

Plantear mejoras a los objetivos, estrategias y lineamientos

para la ejecución de monitoreo y verificaciones técnicas In

Situ y para así promover un espectro libre de

interferencias.


Técnico

3.2.-Investigaciones Procedimiento detallado para investigaciones de vigilancia y control:

N°

ENTRADA/ INSUMO

PROVEEDOR ACTIVIDAD RESPONSABLE PUNTO CRITICO DE

CONTROL

1

Información de visitas,

monitoreo, decomisos o

traslado de otras autoridades

administrativas

Procedimiento de Comprobación

Técnica del Espectro

Fuerzas Militares o Policía Nacional

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Conforme la información que es recibida y teniendo en cuenta la carga de trabajo y las actividades a desarrollar por los profesionales de la subdirección, se determina el profesional que tendrá a su cargo tramitar el caso. Se registra la información recibida en la base de datos, y se entrega el caso al profesional.


Investigaciones

Revisar que los documentos recibidos correspondan con la

información que se dice se remite.

2




administrativas

Coordinador Grupo de Investigaciones

Crear carpeta de investigación y foliar la documentación.

Analizar la información recibida y establecer las posibles infracciones al régimen nacional del espectro, si no existe mérito para abrir la investigación pasar a la actividad del numeral 11; si existen condiciones para generar un requerimiento, elaborarlo y pasarlo a revisión del Coordinador del Grupo de Investigaciones para su revisión; si existen méritos para abrir la investigación pasar a la actividad del numeral 20.

Profesional Universitario o


Revisar que la información remitida este completa y

sea suficiente para el trámite correspondiente

3

Proyecto requerimiento o solicitud de información

Profesional Subdirección

Vigilancia y Control

Revisar, dar visto bueno al requerimiento y remitir al Subdirector de Vigilancia y Control para su revisión y firma.


Investigaciones

Revisar que la información corresponda con el

expediente y sea acorde con lo que se requiere

dentro de la investigación

4

Proyecto requerimiento o solicitud de información

Coordinador Grupo de Investigaciones

Revisar y firmar el requerimiento o solicitud de información. Subdirector de

Vigilancia y Control

Revisar que la información corresponda con el

expediente y sea acorde con lo que se requiere

dentro de la investigación

5

Requerimiento o solicitud de información firmada.

Subdirector de Vigilancia y Control

Numerar, fechar el requerimiento o solicitud de información y adelantar las actividades para su envío al titular del permiso.


Revisar que los documentos se reciban

firmados

6

Respuesta al requerimiento o solicitud de información


Radicar en el sistema de gestión documental la documentación remitida a la entidad.

Gestión Documental

Revisar que la documentación a radicar

este completa.

7

Requerimiento o solicitud de información radicada

Gestión Documental

Recibir el requerimiento o solicitud de información radicada, anexarlo al expediente y foliarlo.



Revisar que el documento ingresado este completo.

8

Respuesta al requerimiento o solicitud de información

Gestión Documental Entregar al área de Vigilancia y Control la respuesta remitida


Revisar que la documentación está

completa.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

9

Respuesta a requerimiento o solicitud de información


Recibir la respuesta a la solicitud de información o requerimiento y analizarla.

Ingresar al expediente la información recibida, foliarlo y alimentar la base de datos de investigaciones

En caso de no recibir respuesta pasar a la actividad del numeral 20.

Remitir al Coordinador o al profesional del Grupo de Control Técnico del Espectro la respuesta al requerimiento para su revisión cuando se requiera una revisión técnica. Si no requiere revisión técnica y no cumple con el requerimiento solicitado, pasar a la actividad del numeral 20; si cumple con lo solicitado en el requerimiento realizado, pasar a la actividad 11.


Profesional Especializado.

Revisar la información remitida y verificar si está completa y es suficiente.

10

Respuesta a requerimiento o solicitud de información



Revisar la información remitida en caso de que la respuesta remitida requiera revisión de carácter técnico, y determinar si esta cumple técnicamente con lo autorizado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones e informar al profesional.

Coordinador o profesional del

Grupo de Control Técnico del Espectro.

Revisar la información remitida y verificar si está completa y es suficiente.

11 Análisis de la información recibida

Coordinador del Grupo de Control

Técnico del Espectro

Elaborar acto administrativo de improcedencia de apertura de investigación, indicando la justificación por la cual no se evidencia mérito para abrir la investigación y pasar al Coordinador o profesional del Grupo de Control Técnico del Espectro para su visto bueno, en aquellos casos que requirió revisión técnica a la respuesta dada al requerimiento. En los casos que no se requirió una revisión técnica para el proyecto de la improcedencia, pasar a la actividad 13.


Profesional Especializado. Revisar que el análisis

realizado corresponda con la respuesta al

requerimiento remitido.

12 Proyecto Acto Administrativo Improcedencia



Dar visto bueno al acto administrativo de improcedencia de apertura de investigación en aquellos casos en que fue revisada técnicamente la respuesta dada al requerimiento, y remitir al Subdirector.



Revisar que la información consignada en el Acto de

Improcedencia corresponda sea

concordante con el análisis realizado

13 Proyecto Acto Administrativo Improcedencia



Revisar y aprobar el Acto Administrativo de Improcedencia de apertura de investigación y firmarlo; si está en desacuerdo con el acto y considera necesario abrir la investigación, solicitar al profesional su apertura y pasar a la actividad del numeral 20.

Subdirector de Vigilancia y

Control

Revisar si el proyecto remitido es lo procedente

en el caso objeto de estudio y si está acorde a

la ley

14

Proyecto Acto Administrativo Improcedencia firmado.


Numerar y fechar el acto administrativo de improcedencia de la apertura de la investigación e informar al profesional para que elabore el oficio de comunicación de ser procedente e ingrese la documentación al expediente.

Técnico Administrativo Revisar que el acto

administrativo este firmado.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

15

Acto Administrativo de apertura de improcedencia de investigación.


Recibir la documentación, ingresarla al expediente, foliarla y alimentar la base de datos de investigaciones.

Elaborar el oficio de comunicación del acto administrativo y remitir al Coordinador del Grupo de Investigaciones para su revisión y firma.

En caso de recibirse solicitud de devolución de equipos decomisados, pasar a la actividad 60.

Nota: Cuando la Entidad suscriba contrato con un tercero para realizar comunicaciones, notificaciones y ejecutorias, el oficio de comunicación será elaborado por las personas contratadas para tal fin y será revisado por el profesional.



Revisar que el acto administrativo se

encuentra firmado y numerado

16 Proyecto comunicación



Revisar y firmar el oficio de comunicación. Coordinador del Grupo de

Investigaciones

Revisar que la comunicación corresponda

con el tipo de acto administrativo a

comunicar.

17 Proyecto comunicación firmada.

Coordinador del Grupo de

Investigaciones

Numerar y fechar el oficio de comunicación. Técnico Administrativo

Revisar que la comunicación este

firmada.

18

Comunicación numerada.


Radicar documento y tramitar envío del oficio de comunicación con copia del acto administrativo.

Gestión documental

Revisar que la comunicación este firmada

y acompañada de los anexos.

19 Comunicación radicada

Gestión documental Recibir la documentación, ingresarla al expediente y foliarla



Revisar que el documento este completo.

20




administrativas.

Análisis respuesta al requerimiento

Procedimiento de Verificaciones

Técnicas del Espectro

Fuerzas Militares o Policía Nacional

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Grupo de Control técnico del espectro.

Elaborar el acto administrativo por medio del cual se abre la investigación administrativa y se eleva el pliego de cargos y remitir el acto administrativo al Coordinador del Grupo de Investigaciones para su revisión.


Profesional Especializado. Verificar que la

información del caso sea suficiente para proceder a

la proyección de la apertura de investigación y

su expedición este conforme a la ley.

21

Proyecto Acto Administrativo de

apertura de investigación y formulación de

cargos.



Revisar, dar visto bueno al acto administrativo de apertura y remitir al Subdirector de Vigilancia y Control para su revisión y firma.


Investigaciones

Revisar que la información consignada en el proyecto corresponda al caso y que amerita la apertura de la

investigación.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

22

Proyecto Acto Administrativo de apertura de investigación y formulación de cargos


Investigaciones

Aprobar y firmar el acto administrativo de apertura.


Control

Revisar que la información consignada en el proyecto corresponda al caso y que amerita la apertura de la

investigación.

23

Proyecto Acto Administrativo de apertura de investigación y formulación de cargos firmado.


Numerar y fechar el acto administrativo de apertura de la investigación e informar al profesional para que elabore el oficio de comunicación.


Revisar que el acto administrativo este

firmado.

24

Acto Administrativo de apertura de investigación y formulación de cargos expedido.


Recibir la información, ingresarla al expediente, foliarla y diligenciar la base de datos de investigaciones.

Elaborar el oficio de comunicación del acto administrativo y remitir al Coordinador del Grupo de Investigaciones para su revisión y firma.




Revisar que el acto administrativo se

encuentra firmado y numerado.

25 Proyecto comunicación



Revisar y firmar el oficio de comunicación. Coordinador del Grupo de

Investigaciones

Revisar que el contenido de la comunicación

corresponda con el acto administrativo a

comunicar.

26 Proyecto comunicación firmada.


Investigaciones

Numerar y fechar el oficio de comunicación. Técnico Administrativo



27

Comunicación expedida.


Numerar documento y tramitar envío del oficio de comunicación con copia del acto administrativo al investigado.

Gestión documental



28 Comunicación

radicada

Gestión documental Recibir información, anexarla al expediente y foliarla.



Revisar que la información este completa

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

29 Descargos presentados por el investigado

Investigado Recibir los descargos en caso de ser presentados. Gestión documental


este completa.

30 Descargos presentados por el investigado

Gestión Documental Entregar los descargos al técnico administrativo encargado del caso.



completa.

31 Descargos presentados por el investigado.


Recibir la documentación, anexarla al expediente de investigación, foliarla y diligenciar la base de datos.

Analizar los descargos en caso de recibirse.

Elaborar un acto administrativo negando o decretando la práctica de la prueba, según el caso, y remitir al Subdirector de Vigilancia y Control para su aprobación.



Revisión de la procedencia o no de decretar pruebas y

si la información consignada en el acto

administrativo es correcta.

32 Proyecto Acto Administrativo de Pruebas.



Aprobar y firmar el acto administrativo de pruebas.


Control

Revisar que la información consignada en el acto

corresponda al caso y se ajuste a derecho

33 Proyecto Acto Administrativo de Pruebas.


Numerar y fechar el acto administrativo de pruebas e informar al profesional para que elabore el oficio de comunicación. Repetir los pasos del 24 al 28.



firmado.

34

Acto Administrativo de pruebas expedido.


Practicar las pruebas decretadas, en caso de ser procedentes y analizar los resultados de las pruebas practicadas.

Analizar el expediente de la investigación.

Elaborar el acto administrativo sancionatorio si existen méritos para sancionar o, en caso contrario, de cierre de la investigación, y remitir al Coordinador del Grupo de Investigaciones para su revisión.



Revisar que las pruebas decretadas o que reposan

en el expediente sea suficientes para definir la investigación, que en el

expediente reposen todos los documentos que se

han expedido dentro de la investigación y que se han

recibido.

35

Proyecto Acto Administrativo que decide la investigación.



Revisar y dar visto bueno y remitir el acto administrativo para revisión, aprobación y firma del Subdirector de Vigilancia y Control.


Investigaciones

Revisar que el acto administrativo remitido contenga la información

del caso analizado y que la decisión adoptada se encuentre ajustada a

derecho.

36

Proyecto Acto Administrativo que decide la investigación.


Investigaciones

Revisar, aprobar y firmar al acto administrativo. Subdirector de Vigilancia y

Control


del caso analizado y que la decisión a adoptar se encuentre ajustada a

derecho.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

37

Proyecto Acto Administrativo que decide la investigación firmado.


Numerar y fechar el acto administrativo definitivo e informar al profesional para que elabore el oficio de notificación y diligenciar información.

Técnico Administrativo Revisar que el Acto

Administrativo este firmado.

38

Proyecto Acto Administrativo que decide la investigación expedido.


Recibir la documentación, ingresarla al expediente, foliarla y diligenciar la base de datos de investigaciones.

Elaborar el oficio de citación para realizar la notificación del acto administrativo y remitir al Coordinador del Grupo de Investigaciones para su aprobación y firma.



profesional Especializado

Revisar que el Acto Administrativo este

firmado y numerado.

39 Proyecto oficio citación.



Revisar y firmar el oficio de citación para realizar la notificación.


Investigaciones

Revisar que el oficio de citación corresponda con el acto administrativo a

comunicar.

40 Oficio citación firmado.


Investigaciones

Numerar y fechar el oficio de citación. Técnico Administrativo

Verificar que el oficio de citación no este

acompañado del acto administrativo.

41

Oficio de citación expedido.


Enviar el oficio de notificación. Gestión documental Verificar que el oficio de

citación este firmado.

42 Oficio radicado

Gestión documental Recibir información, anexarla al expediente y foliarla.



Revisar que la información este completa

43

Constancia de entrega de la citación para notificar el acto administrativo.

Supervisor interno empresa de

mensajería 4 72

Agotar la notificación del acto administrativo

Nota: Cuando la Entidad suscriba contrato con un tercero para realizar comunicaciones, notificaciones y ejecutorias, la notificación será elaborado por las personas contratadas para tal fin.



Verificar que se cumplen con todos los presupuestos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo para realizar la notificación del acto administrativo.

44 Recurso de reposición y/o de apelación o queja

Investigado Recibir los recursos en caso de ser presentados. Gestión documental


este completa.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL


Gestión Documental Entregar los recursos de reposición y/o apelación o queja recibidos.



completa.



Recibir el recurso de reposición y/o apelación o queja en caso de ser presentados y asignarlo a un profesional que se encargará de su trámite, teniendo en cuenta la carga de trabajo y las actividades a desarrollar por cada profesional.

Si no se presenta recurso de reposición ni de apelación, pasar a la actividad del numeral 57.


Investigaciones

Verificar a que expediente está asociado el recurso

presentado.

47 Recurso de

reposición y/o de apelación o queja


Investigaciones

Recibir la documentación, ingresarla al expediente de investigación y foliarla.

Analizar los recursos de reposición o apelación si se presentan; si el investigado solicita pruebas adicionales dentro del mismo o de oficio si se requiere su práctica, llevar a cabo las actividades de los numerales 31 al 34. Elaborar el acto administrativo resolviendo el recurso. Si se presenta recurso de reposición y en subsidio de apelación, en el acto administrativo debe pronunciarse sobre la admisión del recurso de apelación. Si se presenta directamente recurso de apelación pasar a la actividad 50.

Enviar el acto administrativo al Subdirector de Vigilancia y Control para su revisión.


profesional Especializado.

Verificar que el recurso cumple con todos los

requisitos legales para su interposición, cuál fue el

recurso presentado y quién tiene la competencia

para resolverlo.

48

Proyecto Acto Administrativo que resuelve el recurso de reposición y acepta apelación de ser procedente.



Revisar, aprobar y firmar el acto administrativo que resuelve el recurso.


Control

Verificar que conforme al tipo de recurso presentado tiene la competencia para

decidirlo.



derecho.

49

Acto Administrativo que resuelve el recurso de reposición y acepta apelación de ser procedente firmado.


Numerar y fechar el acto administrativo e informar al profesional para que elabore el oficio de notificación.

Repetir los pasos 38 al 43.



firmado

50 Recurso de apelación o recurso de queja.

Coordinador Grupo de Investigaciones.

Recibir la información, anexarla al expediente de investigación y foliarla.

Elaborar oficio de remisión del recurso de apelación y del expediente a la Dirección General, en caso de que el investigado lo haya presentado.



Verificar si se presentó o no recurso de apelación o queja.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

Si no se presentó o en el caso de que se hayan rechazado el recurso de reposición y el de apelación o que el recurso de reposición haya revocado la sanción impuesta, pasar a la actividad del numeral 57.

En caso de que se hayan rechazado el recurso de reposición y el de apelación y se haya presentado recurso de queja, elaborar oficio de remisión del recurso a la Dirección General.

51

Proyecto oficio remisorio del expediente y del recurso de apelación o queja.

Profesional Universitario o profesional Especializado.

Revisar y firmar el oficio remisorio. Subdirector de Vigilancia y Control

Revisar que el recurso de apelación o queja

corresponda al expediente que se va a remitir.

52 Oficio remisorio firmado.


Numerar y fechar el oficio. Técnico Administrativo Verificar que el oficio de

remisora este firmado.

53

Oficio de remisión expedido.


Radicar y enviar el oficio. Gestión documental

Verificar que el oficio este firmado acompañado del

expediente.

54

Oficio remisorio del expediente y del recurso de apelación o queja

Gestión Documental Elaborar el acto administrativo en el que se resuelve el recurso de apelación o el de queja, según el caso, y remitir al Director General para su revisión, aprobación y firma.

Asesor Director General

Verificar que el recurso cumple con todos los

requisitos legales para su interposición y si el

Director tiene competencia para

resolverlo.

55

Proyecto acto administrativo que resuelve el recurso de apelación o queja

Asesor Director General

Revisar, aprobar y firmar el acto administrativo que resuelve el recurso de apelación o el de queja, según el caso.

Director General Revisar que el acto administrativo remitido contenga la información


derecho.

56

Acto administrativo firmado que resuelve el recurso de apelación o queja.

Director General Numerar y fechar el acto administrativo e informar al profesional para que elabore el oficio de citación.

Repetir los pasos 38 al 43.


Verificar que el acto administrativo a numerar

está firmado

57

Notificación del Acto Administrativo que decide la investigación si no se presentaron recursos.

Notificación del Acto Administrativo

Gestión documental Elaborar la constancia de ejecutoria del acto administrativo y remitir al Coordinador del Grupo de Investigaciones para su revisión, aprobación y firma.

Nota: Cuando la Entidad suscriba contrato con un tercero para realizar comunicaciones, notificaciones y ejecutorias, la ejecutoria será elaborado por las personas contratadas para tal


profesional Especializado Verificar que se

cumplieron todos los presupuestos legales para la expedición de la constancia de ejecutoria.

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

que decide los recursos en caso de que se hayan presentado.

fin y será revisado por el profesional.

58

Proyecto Constancia de Ejecutoria de la investigación



Revisar, aprobar y firmar la constancia de ejecutoria.


Investigaciones.

Verificar que se conforme a la ley es procedente la

expedición de la constancia de ejecutoria.

59 Ejecutoria de la investigación


Investigaciones.

Guardar ejecutoria en el expediente de la investigación, foliarla y actualizar la base de datos de investigaciones.



Verificar que se haya firmado ejecutoria

60 Solicitud de devolución de equipos

Investigado Recibir los solicitud de devolución de equipos Gestión documental


este completa.


Gestión Documental Entregar solicitudes de devolución de equipos. Técnico Administrativo


completa.



Recibir solicitudes de devolución de equipos, anexarla al expediente de la investigación y foliarla o atender una solicitud presentada durante las actuaciones administrativas adelantadas por la entidad.

Proyectar el oficio de respuesta para la devolución de los equipos decomisados y de ser el caso, oficio informando a la Subdirección de Soporte Institucional para proceder con la devolución de los equipos.

Remitir oficio al Subdirector de Vigilancia y Control para su revisión y firma.



Verificar que la solicitud devolución de equipos sea presentada por la persona

natural o jurídica propietaria de los equipos

decomisados y si la devolución sea procedente

conforme las decisiones adoptadas en el curso de

la investigación.

63 Proyecto(s) oficio(s)



Revisar y firmar el oficio de devolución de equipos decomisados.


Control

Verificar si está conforme con la decisión adoptada

en la investigación y la ley.

64 Oficio(s) firmado(s).


Numerar y fechar el oficio. Técnico Administrativo Verificar que el oficio se

encuentre firmado.

65 Oficio(s) expedido(s).


Radicar los documentos y enviarlos. Gestión Documental Verificar que el oficio se

encuentre firmado.

66 Oficio(s) radicado(s)

Gestión Documental Recibir oficio radicado, anexarlo al expediente y foliarlo



Verificar que la documentación este

completa

N°

ENTRADA/ INSUMO


CONTROL

67 Oficio(s) radicado(s)

Subdirección de Soporte Institucional

Entregar los equipos decomisados al solicitante, cumpliendo con lo establecido en el procedimiento de gestión de bienes.



Subdirección de Soporte

Institucional

Verificar que se haya ordenado la devolución de

los equipos y que se entreguen los equipos que

corresponda.

4.-Gestión de contratación:

Las actividades neurálgicas se enumeran a continuación:

1. Adelantar las Jornadas de Planeación Estratégica.

2. Identificar los bienes, servicios y obras requeridos para el cumplimiento del Plan de Acción.

3. Establecer el borrador de PAA, incluyendo tiempos, monto y fechas estimadas de inicio de procesos.

4. Verificar la consistencia del PAA con el Plan de Acción y con las solicitudes de las Áreas.

5. Publicar en SECOP el PAA antes del 31 de enero de la respectiva vigencia

6. Elaboración de Estudios y Documentos Previos

7. Revisión de los Estudios y Documentos Previos

8. Ajuste a los Estudios y Documentos Previos y/o firma por parte del jefe del Área Solicitante

9. Revisión y recomendaciones a los Estudios y Documentos Previos

10. Adelantar el proceso de contratación de acuerdo con el procedimiento que le sea aplicable de acuerdo con la modalidad de contratación escogida

11. Perfeccionar el contrato y expedir las garantías

12. Revisión del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato

13. Ejecución del contrato y seguimiento

14. Proyectar acta de liquidación

15. Suscripción del acta

16. Elaboración de comunicación informando circunstancias imprevistas y demás eventos que afecten o puedan afectar la ejecución del contrato

17. Revisión de la comunicación frente a los términos establecidos en el contrato

18. Elaboración de requerimiento, solicitud o instrucción

19. Respuesta al requerimiento, solicitud o instrucción

20. Elaboración de informe final y solicitud de liquidación

21. Remisión de la solicitud de liquidación

22. Elaboración acta de liquidación

23. Revisión, aprobación y firma del acta de liquidación

24. Revisión y firma del acta de liquidación

25. Publicación en SECOP

5.-Gestión y planeación:

Las actividades que componen a la unidad correspondiente se exponen a continuación:

1. Planeación de los recursos humanos, tecnológicos para la actualización del Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de Frecuencia - CNABF y la atención de las solicitudes de viabilidad técnica para el uso del espectro dentro de los plazos previstos.

2. Adelantar los estudios necesarios para definir la viabilidad de las solicitudes para uso del ERE.

3. Definir las necesidades de espectro y desarrollar los planes de banda para el CNABF

4. Sociabilización y publicación para comentarios de los conceptos, planes y propuestas con el sector.

5. Revisión de los entregables y tareas asignadas por parte de los jefes inmediatos."

6. Modificaciones a los entregables teniendo en cuenta los comentarios y recomendaciones de los jefes inmediatos y del sector.

7. Identificación de oportunidades de mejora.

5.1.- Procedimiento de estudio de factibilidad en su detalle:

N°

ENTRADA/ INSUMO

PROVEEDOR ACTIVIDAD CLIENTE

1 Solicitud de

viabilidad técnica MINTIC / ANTV

Registrar la solicitud en el cuadro de Seguimiento de Solicitudes de Espectro

Proceso Gestión y Planeación del Espectro

Radioeléctrico/Coordinador del grupo de Ingeniería de Espectro

2 Solicitud de

viabilidad técnica MINTIC / ANTV

Realizar la copia de seguridad de los documentos de las solicitudes de viabilidad técnica


Radioeléctrico/Ingenieros responsables de adelantar los

estudios de viabilidad

3

Cuadro de Seguimiento de Solicitudes de

Espectro

Proceso Gestión y

Planeación del Espectro

Radioeléctrico/Profesional líder de la

atención de solicitudes de

espectro

Asignar las tareas a los ingenieros responsables de estudiar las solicitudes.




4 Cuadros de

asignación de tareas

Proceso Gestión y



atención de

Realizar el estudio de ingeniería de espectro


Radioeléctrico/Profesional líder de la atención de solicitudes de

espectro

N°

ENTRADA/ INSUMO

PROVEEDOR ACTIVIDAD CLIENTE

solicitudes de espectro

5 Aclaración a la

solicitud Solicitantes Procesar las aclaraciones




6 Cuadros de

asignación de tareas

Proceso Gestión y




espectro

Elaborar entregable de la viabilidad solicitada


Radioeléctrico/Profesional líder de la atención de solicitudes de

espectro

7 Entregable de la

viabilidad solicitada

Proceso Gestión y


Radioeléctrico/Ingenieros

responsables de adelantar

los estudios de viabilidad

Revisar y aprobar el entregable de la viabilidad solicitada

MINTIC / ANTV

8 Entregable aprobado

Proceso Gestión y




espectro

Realizar la copia de seguridad de la información relevante de la solicitud


Radioeléctrico/Coordinador del grupo de Ingeniería de Espectro

5.2.- Procedimiento de carga en el CNABF en su detalle:

N°

ENTRADA/ INSUMO PROVEEDOR ACTIVIDAD CLIENTE

1

Resultados de la planeación estratégica, documentos de los grupos técnicos de Radio, Resoluciones, Recomendaciones e Informes

Internacionales (UIT, CITEL, CMR), entregables proyectos al interior de la ANE.

Entidades del estado, empresas públicas y privadas del sector,

entidades de Seguridad, organismos internacionales,

fabricantes, MINTIC y Proceso de

direccionamiento estratégico/Planeación

estratégica

Analizar, identificar y compilar los insumos e información preliminar que modifican el CNABF.

Direccionamiento estratégico/ Diseño y desarrollo de proyectos

2 Plan de acción o insumos preliminares.

Direccionamiento estratégico/ Diseño y

desarrollo de proyectos

Elaborar y aprobar la propuesta técnica de actualización del CNABF con base en el análisis e identificación de las modificaciones necesarias.

Proceso de Gestión Y Planeación

3 Propuesta técnica de actualización del

CNABF aprobada. Proceso de Gestión Y Planeación

Elaborar y aprobar el proyecto de Resolución de actualización del CNABF.

Proceso de Gestión Y Planeación.

4 Proyecto de Resolución de actualización del

CNABF aprobado. Proceso de Gestión Y

Planeación.

Divulgar, responder comentarios y ajustar en caso de ser necesario la propuesta técnica y/o el proyecto de Resolución de actualización del CNABF

Clientes externos y Proceso de Gestión Y Planeación.

5 Resolución de actualización del CNABF con la

propuesta definitiva. Proceso de Gestión Y

Planeación.

Presentar Resolución de actualización del CNABF ante Consejo Directivo de la ANE

Proceso de Gestión Y Planeación

6 Resolución definitiva aprobada Proceso de Gestión Y

Planeación Publicar la Resolución en diario oficial.

Clientes externos y Proceso de Gestión Y Planeación.

7 Resolución publicada en diario oficial Proceso de Gestión Y

Planeación.

Actualizar el documento del CNABF en formato digital y la herramienta web y publicar en la página web de la ANE.

Todos los procesos de la entidad y clientes externos

4 Actores Roles y Responsabilidades

En esta sección se describen los actores con el ámbito procedimental con la arquitectura destino. Los roles que tienen y su interacción con las plataformas y aspectos inherentes al proceso, de los cuales hoy por hoy algunos se llevan de forma automatizada y otros de manera operativa.

Fig. 10 Proceso de contabilidad y roles de funcionario

Fig. 11 Proceso de presupuesto y roles de funcionario

Fig. 12 Proceso de bienes y roles de funcionario

Fig. 13 Proceso de contratación y roles de funcionario

Fig. 14 Proceso de vigilancia y control con los roles del funcionario

Fig. 15 Proceso de gestión y planeación con los roles del funcionario

4.1 Actores Humanos y Roles

El propósito de esta sección es demarcar los actores y los roles a nivel de procedimiento general que corresponderán a la arquitectura de destino. La Fig. 16 denota donde interviene cada actor y se cruza con el proceso y donde tiene participación directa o indirecta.

Fig. 16

Actores con implicaciones en sus roles

4.2 Actores de Computador y Roles

El presente punto hace referencia a los actores y se interacción computacional en los procesos en el ámbito de la arquitectura destino.

Fig. 17 Actores y sus roles computacionales

4.3 Preocupaciones Generales de los Interesados

El propósito de esta sección es definir cualquier otro requisito orientado al actor en el espacio de la arquitectura de destino.

Partiendo de esta premisa segmentamos por cada una de las unidades estudiadas dichos requerimientos:

FINANZAS:

1. Interacción en la subida y bajada de información al SIIF y los mecanismos que presten colaboración a esta unidad en esta materia.

2. Reportes que sean extraídos en los formatos correspondientes de una base de datos centralizada.

3. Integración con otras coordinaciones para la obtención de la información de planeación presupuestal y ejecución presupuestal.

4. Empoderamiento de procesos neurálgicos como viáticos y bienes.

5. Automatización de procesos contables.

TALENTO HUMANO

1. Automatización de proceso de nómina (liquidación, novedades, informes, integración con financiero y SIIF).

2. Automatización proceso de solicitud de viáticos.

3. Generación de archivos que se comunican con plataformas estatales (SIIF).

4. Empoderamiento y control de procesos liquidaciones, prestaciones, libranzas, beneficios y capacitación.

CONTRATACION - VIGILANACIA Y CONTROL - GESTION Y PLANEACION:

1. Automatización del proceso de planeación presupuestal (elaboración de presupuesto anual).

2. Manejo de base de datos de diferentes interesados en actividades y eventos que genera la ANE para dar a conocer políticas y talleres de capacitación (Módulo CRM)

3. Emisión de reportes y estadísticos propios de cada área.

5 Requerimientos Detallados por Módulos

5.1 Activos

HOJA DE CRITERIOS

Jerarquía Criterio SI NO OBSERVACIONES

1 ACTIVOS FIJOS 1.1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL 1.1.1 Realizar gestión de bienes tales como creación,

modificación y eliminación; permitiendo un esquema flexible y basado en parámetros.

1.1.2 Integración con otros aplicativos 1.1.3 Contenedores de activos

A través de parámetro se debe poder definir los diferentes tipos de elementos y contenedores que se utilizan en la gestión de los activos fijos, tales como: bodegas, tipo almacén, activos fijos o en transito, ubicación (edificio, centro de costo o dependencia), definiendo si genera o no ajustes por inflación y si genera o no depreciación. Las bodegas pueden desactivarse en cualquier momento. Debe existir la posibilidad de tener múltiples ubicaciones dentro de cada almacén.

1.1.4 BPM

El sistema debe permitir trabajar por procesos las diferentes transacciones.

1.1.5 El sistema debe permitir que dentro del flujo se puedan

integrar los documentos soporte de cada una de las transacciones, a traves de un Gestor de documentos.

1.1.6 El sistema debe permitir modelar cada uno de los

procesos del area y generar niveles de aprobacion, por tiempos, montos, y niveles gerarquicos dentro de la compañía.

1.1.7 Varios Códigos

El sistema debe manejar para un activo diferentes códigos, como son: CUBS, el código interno que maneja la compañía actualmente.

1.1.8 Permitir la codificación de bienes en múltiples niveles

jerárquicos

1.1.9 Números de serie

Los números de serie de los activos deben estar relacionados con diversos criterios sobre los artículos, tales como: número de serie, modelo, marca, etc.

1.1.10 Cargar a varios centros de costos bienes que son

responsabilidad de un mismo funcionario con diferentes roles dentro de la Institución.

1.1.11 Material Multimedia Debe permitir anexar campos con material multimedia como fotografías para enriquecer la descripción de un bien.

1.1.12 Código de barras

Debe permitir el manejo de código de barras para el registro y control de activos.

1.1.13 Placas de inventario

Debe permitir la generación de placas de inventario de manera masiva para reemplazar sistemas de numeración anteriores o etiquetar una gran cantidad de elementos físicos

1.1.14 Debe permitir la componetizacion de elementos bajo

NIIF.

1.1.15 Modificar conjunto de registros

El sistema debe proveer un mecanismo que permita la modificación a un conjunto de registros de forma automatizada y con la posibilidad de afectar varios parámetros (parámetros de amortización, valorización, parámetros de ajuste por inflación, entre otros)

1.1.16 Activo Compuesto

Cuando un activo tenga varias partes independientes y éstos tenga diferentes números de placa, el sistema debe estar en condiciones de mostrarme con cualquiera dato del bien todos las partes que lo compone. Pudiendo ser controlado de forma integral o individual (para valorar un bien, deberán sumarse el valor de sus partes)

1.1.17 Activos de menor cuantía

Debe permitir definir activos de Menor cuantía, con la definición del valor mínimo para el mes y valor mínimo para el año. El sistema debe poder catalogar los activos en menor cuantía automáticamente.

1.1.18 Los bienes deben ser recibidos por la ofician de activos

fijos, donde se inicie el procedimiento de clasificación y asignación respectiva de los responsables, tanto para bienes de menor y mayor cuantía.

1.1.19 Transferencia masiva de activos entre ubicaciones y

dependencias o centros de costos.

1.1.20 NICSP

Debe permitir el manejo de los activos a traves de las NIIF.

1.1.21 El sistema debe permitir manejar múltiples responsables

para un activo.

1.1.22 Pólizas de seguros Permite el registro y seguimiento de la póliza de seguro vigente para cada activo fijo que lo requiera, al igual que su vigencia,condiciones de reclamaciones, valor, empresa, y contacto.

1.1.23 Permitir la programación de alertas para indicar el

vencimiento de las pólizas mediante correo electrónico . En el caso de existir reclamaciones debe quedar el histórico respectivo.

1.1.24 Movimiento de los Bienes

Permite efectuar, controlar y contabilizar movimientos de activos tales como adquisiciones, traslados, capitalizaciones, y bajas por ventas, desguace, pérdidas y obsolescencia.

1.1.25 Se deben conservar los registros respectivos para tener la

trazabilidad de un bien entre los usuarios internos y externos (proveedores de servicio por garantía).

1.1.26 Los activos deben cambiar de responsable cuando se

realice reparación por garantía.

1.1.27 El registro de bajas debe generar los correspondientes

comprobantes y movimientos en el inventario de bienes y contabilidad.

1.1.28 Generar alertas por movimientos de activos entre

diferentes responsables a través de correo electrónico y en un tablero de control.

1.1.29 Avalúo y Valoración:

Manejar avalúo interno de acuerdo a diversos métodos utilizados a través de parámetros.

1.1.30 Se debe permitir establecer el ingreso de valoraciones de

diversas entidades internas y externas generando un promedio con sus valoraciones.

1.1.31 Generar alertas antes del vencimiento de las fechas para

realizar nuevos avalúos y valoraciones de inmuebles y sus contenidos.

1.1.32 Se debe poder modificar la vida útil de un bien 1.1.33 Permitir calcular la valorización de los bienes inmuebles,

considerando el registro histórico de los valores anteriores de un inmueble.

1.1.34 Debe manejar independientemente los valores de

valorizaciones, depreciaciones, amortizaciones, mejoras y adiciones. Conservando el histórico individualizado por cada elemento, para estos movimientos.

1.1.35 Valoraciones técnicas

Para un activo podrán registrarse valoraciones técnicas anexando documentos de soporte en formato digital (previamente digitalizados)

1.1.36 Depreciación: Debe existir flexibilidad en los criterios de depreciación, los cambios de métodos y tiempos de depreciación, exceptuando los datos como valor de compra, referencia y vida útil del bien.

1.1.37 Se debe permitir definir por grupo de activo el método de

depreciación a utilizar, como mínimo: Línea Recta Modificable, Saldos Decrecientes o Unidades producidas.

1.1.38 Debe permitir depreciar automáticamente los activos,

generando el respectivo comprobante contable, registrando individualmente la depreciación contable para cada activo, en las cuentas asignadas en la parametrización y generar la respectiva cuenta de orden cuando el activo este totalmente depreciado, pero permitir continuar con el manejo del activo en el inventario de activos fijos para todo tipo de movimiento o consulta.

1.1.39 El cálculo de depreciación de un activo debe estar

relacionado con su vida útil, la ubicación (en bodega, en servicio o inservible).

1.1.40 Debe permitir la generación de una proyección de

depreciación por diferentes métodos para estructurar el presupuesto de gastos a nivel de centros de costos o áreas de responsabilidad y para efectos fiscales.

1.1.41 Deben considerarse los “activos compuestos”. 1.1.42 Permitir el control de depreciaciones cuando los

elementos se encuentren en bodega (sin uso).

1.1.43 Debe permitirse la reversión del proceso de depreciación

y no permitir revertir la depreciación de un mes si se han ejecutado procesos posteriores.

1.1.44 Mantenimiento y garantía

Permitir almacenar y consultar datos sobre la hoja técnica por equipo, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento, costos capitalizables como mejoras y tiempo de reposición, entre otros.

1.1.45 Permitir registrar información sobre garantías,

reparaciones correctivas, cambio de partes, y mejoras realizadas.

1.1.46 Permitir programar alertas sobre el vencimiento de las

garantías.

1.1.47 Permitir establecer un calendario para la programación

de las inspecciones y el mantenimiento de los bienes.

1.1.48 Verificación del inventario

Conciliación automática de los datos de los activos (identificando sobrantes o faltantes) con los datos reales

en la toma física de inventarios.

1.1.49 Informar sobre irregularidades encontradas a través de alertas en la GUI (Gestion Unica de Inventarios)y correo electrónico.

1.1.50 Mapa de riesgos

Se debe manejar el concepto de Mapa de riesgos (Definición de Riesgos y mecanismos contra riesgos), los cuales podrán ser relacionados a cada Activo.

1.1.51 Se deben generar alertas indicando cuando los riesgos

alcanzan diversos niveles.

1.1.52 Retiro masivo de activos

Debe permitirse el retiro individual o masivo de activos fijos quedando un registro para efectos de auditoría, donde se evidencie el responsable de la acción y los detalles de la misma. Para realizar estar acción se debe contar con el respectivo control de acceso.

1.1.53 Cierre de Ejercicio

Aplica para el ingreso de los bienes, no se deben modificar valores de vigencias anteriores

1.1.54 Seguridad

Control de acceso para cualquier alteración de la información correspondiente a un bien, dejando registro del usuario, fecha y cambio realizado para efectos de auditoría.

1.1.55 Se deben conservar los datos de usuarios que ya no están

en la organización y que fueron responsables de algún activo

1.1.56 Realizar registros que garanticen la realización de

auditorías para controlar el borrado y modificación de datos de los inventarios.

1.1.57 Permitir la corrección de información por errores de

mecanografía en documentos entradas y salidas, debe garantizarse que fue autorizado el cambio por una usuario privilegiado, dejando registro en el sistema para efectos de auditoría.

1.1.58 Se debe considerar parámetros de disparo de alertas,

según las necesidades de CCL.

2.2 SISTEMA EN LÍNEA 2.2.1 La gestión de activos debe estar integrada con los demás

módulos del ERP (presupuesto, tesorería, cuentas por pagar, contabilidad, nómina) para que los valores e impuestos asociados a los activos y demás información relacionada entre las dependencias de la CCL sea

consistente.

2.2.2 Talento Humano Debe garantizar el mantenimiento de la información del funcionario o área responsable de la utilización de los activos.

2.2.3 Se debe relacionar con el ingreso de nuevos funcionarios

indicando con anticipación la asignación de los bienes que necesitan ser adjudicados al nuevo funcionario.

2.2.4 La momento de retiro de un funcionario, se debe expedir

el respectivo paz y salvo cuando se realice la descarga del inventario al funcionario; esta actividad debe ser para usuarios especial y debe realizarse dejando registro de los pasos realizados para efectos de auditoría.

2.2.5 Contabilidad

El inventario de activos debe brindar soporte al balance general como auxiliar contable de forma automática.

2.2.6 Permitir definir mediante parámetros la información de

los grupos de elementos, las cuentas contables del PUC relacionadas (activo, ajuste por inflación, cuentas de orden, depreciación, ajustes por inflación de depreciación, gasto depreciación), para los procesos que se generen con el Activo Fijo.

2.2.7 Debe generar automáticamente los asientos diarios de

activos para la Contabilidad.

2.2.8 Los movimientos realizados sobre los activos entre los

diversos centros de costos deben afectar simultáneamente al módulo de contabilidad y al responsable del activo.

2.2.9 Permitir la gestión y control de los bienes en

arrendamiento y su respectiva integración con el módulo de contabilidad.

2.2.10 Carga y descarga de los centros de costos o áreas de

responsabilidad por novedades registradas en los activos como altas, bajas, traslados, traspasos, préstamos internos (entre centros de costo) o externos y mantenimientos.

1.3 MIGRACIÓN 1.3.1 Realizar la migración de los datos que posee actualmente

la CCL, a través de interfaces.

1.3.2 Debe permitir la importación de datos desde diversos

formatos tales como: TXT, XML, EXCEL.

1.3.3 Se deben cambiar en la migración los códigos de activos para que queden iguales a los de contabilidad

1.4 CONSULTAS Y REPORTES DINÁMICOS 1.4.1 Realizar consultas dinámicas utilizando cualquier campo

que describe a un activo.

1.4.2 Consultas dinámicas en cada sección donde se requiera

relacionar registros de los activos. Ejemplo: Filtrar por características de un activo, responsable, método de depreciación, etc).

1.4.3 Acceso Web

Los funcionarios que tengan inventarios a su cargo, podrán consultar esta información vía Web.

1.4.4 Generación del Inventario

Por Norma (Informes de ley - todas la IAS)

1.4.5 Selectivo: por oficinas, dependencias o centros de costos

en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la comparación con los registros contables de forma automatizada.

1.4.6 Permite generar consultas dinámicas para los informes de

conciliación, de transacciones, de responsabilidad, impositivas o de presupuesto entre otros.

1.4.7 Debe permitir la exportación de datos hacia diversos

formatos tales como: CVS, XML, PDF, etc.

1.4.8 Generar reportes para efectuar toma física de inventarios

sobre activos fijos.

5.2 Compras:

HOJA DE CRITERIOS


2 COMPRAS

2.1 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

2.1.1

BPM - Flujo de trabajo compras El proceso de compra debe conducirse, a través de un flujo de trabajo, donde se realicen aprobaciones por roles entre los diversos pasos (control de acceso).

2.1.2 Debe notificarse al solicitante como a los proveedor respecto a los cambios de estado del proceso de compra.

2.1.3

Control de acceso Definir niveles de autorización de las requisiciones de compra con base en el monto u otros criterios.

2.1.4

BPM - Flujo de trabajo Proveedores Gestionar el proceso de Inscripción de proveedores a través de un flujo de trabajo (WorkFlow), iniciando desde la pre-inscripción a través del Sitio Web y terminando la pago realizado por el producto o servicio.

2.1.5

Permitir a los proveedores y al personal administrativo visualizar el estado en el que se encuentra una inscripción en el sistema ERP y notificar los cambios de estado a través de correo electrónico.

2.1.6 El sistema debe permitir modelar cada uno de los procesos del area y generar niveles de aprobacion, por tiempos, montos, y niveles gerarquicos dentro de la compañía.

2.1.7 Proveedores El formulario de Inscripción debe ser parametrizable.

2.1.8 Los proveedores pueden tener más de un domicilio.

2.1.9

Almacena diversa información acerca de los proveedores, tales como: direcciones de correo electrónico, los sitios web, números de fax, etc; al igual que los datos de los contactos respectivos de cada proveedor.

2.1.10 Definir proveedores principal para cada clase de elementos, posterior al proceso de adjudicación contractual.

2.1.11 Permite tener un grupo de proveedores para varios propósitos.

2.1.12 Asigna un código de aprobación de los proveedores, según condiciones de calificación.

2.1.13

Calificación de proveedores Establecer criterios para calificar, controlar y evaluar el desempeño de los proveedores respecto a su comportamiento, cumplimiento, calidad y precio de sus productos, etc.

2.1.14 Establecer tipos de precios de los proveedores con los cuales a su vez se puedan establecer acuerdos de compras futuras, dentro de unos plazos determinados.

2.1.15 Bloquear proveedores y alertar sobre irregularidades de los antes de adjudicar nuevas ordenes de compra.

2.1.16 Genera reportes de desempeño mediante la determinación automática de las calificaciones de estos.

2.1.17

Modalidades de contratación Permitir diferentes modalidades de contratación en el proceso de compras, tales como: licitaciones públicas, invitación restringida, asignación directa,etc.

2.1.18

Proceso de selección Permitir establecer tipos de procesos de selección y por cada uno de ellos, debe permitir establecer los criterios a evaluar de las cotizaciones que pueden ser globales o por productos.

2.1.19 Generar cuadro comparativo del proceso de selección.

2.1.20 Permitir revertir el proceso de adjudicación por valor, dejando rastro sobre el cambio y cuando el manual de contratación lo permita.

2.1.21 Registrar descuentos, recargos y costos indirectos de adquisición en el precio de compra.

2.1.22 control estadístico de variaciones de precios por ítem, proveedor, clase de material etc.

2.1.23

Razón social Identificar en cada razón social si es auto retenedor, gran contribuyente, no contribuyente, actividad económica de industria y comercio con el municipio donde esta sujeto de impuesto, régimen de impuestos a las ventas, fecha de ultima transacción según legislación vigente.

2.1.24

Ordenes de compra Registrar para las ordenes de compra toda la información relacionada con el Proveedor seleccionado y las condiciones de contratación: valor, cantidad, unidad de medida, valor unitario, valor bruto, descuentos comerciales, valor neto, impuestos, retenciones, valor total, anticipos, tasa de cambio, descuentos financieros, pólizas, forma de pago, vigencia de la orden, conceptos técnicos plazo de entrega, etc.

2.1.25

Generar orden de compra, en las cuales se relaciona: Número (consecutivo), fecha, tercero, encabezado (Descripción de condiciones), dirección de entrega del bien o elemento, relación de ítem (Código, Descripción, Unidad de medida, cantidad, valor unitario), Centro de costos, plazo de entrega, valor total de la compra.

2.1.26 Definir los documentos requeridos para la orden de compra por rango de valores.

2.1.27 Generar cierre de ordenes de compra, con el fin de cancelar los saldos pendientes por entregar por parte del proveedor.

2.1.28 Permitir anulación de ordenes de compra.

2.1.29 Permitir definir la programación de entregas en la orden de compra.

2.1.30 Enviar ordenes de compra a través de correo electrónico y en formatos diversos como PDF, XML, HMTL, CVS, etc.

2.1.31

Ordenes de servicio Generación de la orden de servicio, en las cuales se relaciona: Número (consecutivo), fecha, tercero, encabezado (descripción de condiciones), relación de ítem u objetos de servicio (tomados de los conceptos definidos en el sistema) a partir de la captura de la solicitud de suministro (descripción, unidad de medida, cantidad, valor unitario), Centro de costos, valor total del servicio, observaciones, etc.

2.1.32

Codificación de productos Manejar códigos CUBS relacionados a los productos, que deben ser relacionados en la orden de compra de forma automática.

2.1.33

Agrupación de productos Permitir agrupar los productos a solicitar, de tal forma que solo permita relacionar en la requisición, productos que pertenezcan al mismo grupo, organizando el proceso de compras.

2.1.34

Consolidar solicitudes Permitir consolidar solicitudes de cotización para requerimientos tipo servicios y compras menores.

2.1.35

Unificar listado de productos y servicios Permitir mediante parametrización la creación de conceptos relacionados con bienes o servicios.

2.1.36

Control de calidad Registrar indicadores para ejercer control de calidad a los materiales recibidos y relacionarla con la autorización del pago final al proveedor.

2.1.37

Auditoría Registrar información histórica del estado de las ordenes de compra para realizar comparaciones con el presupuesto por rubro.

2.1.38 Manejar el concepto de “Bloqueo de Meses”.

2.1.39

Invitaciones a cotizar Enviar invitaciones según el tipo de contratación a través de correo electrónico y automatizado al conjunto de proveedores que se determine.

2.1.40

Evaluar cotizaciones Realizar parametrización de criterios de evaluación para las cotizaciones y de esta manera, obtener resultados automáticos de selección de las cotizaciones de proveedores.

2.1.41 Permitir la consulta de las cotizaciones presentadas, para los elementos seleccionados en la invitación a cotizar.

2.1.42 Permitir adjudicar la orden de compra por valor. Según los valores dados por los proveedores en las respectivas cotizaciones.

2.1.43

Plan de compras Disponer de un proceso para registrar desde las diversas áreas de la compañía las requisiciones de compra o servicios.

2.1.44 Permitir generar un Plan de Compras anual, y proyectarlo a la vigencia siguiente si es necesario.

2.1.45 Al generar la Orden de Compra se debe ejecutar el plan de compras automáticamente.

2.1.46 Permitir realizar modificaciones al Plan de Compras.

2.2 SISTEMA EN LÍNEA

2.2.1 Integrado con los demás módulos del ERP (presupuesto, tesorería, cuentas por pagar, contabilidad, nómina, etc).

2.2.2

Contabilidad Información sobre la entidad de facturación, como moneda, banco, número de cuenta y método de de pago.

2.2.3 Permitir cargar o distribuir la imputación contable de una transacción por línea de orden de compra entre varios centros de costo con diversos registros presupuestales.

2.2.4

Registra automáticamente las provisiones en contabilidad general para servicios recibidos y no facturados,(provenientes de ordenes de trabajo o actas de recibo de servicios y obras)

2.2.5

Presupuesto Verifica en linea que el monto de los bienes y servicios que se requieren no excedan el presupuesto asignado, verificando los saldos de los CDP.

2.2.6

Bloquear las transacciones si el monto de la requisición excede el presupuesto asignado, generando una alerta que se debe notificar por la GUI y correo electrónico, al funcionario como al usuario que solicita la compra.

2.2.7 La orden de compra debe permitir la relación del CDP base del proceso y generar en línea el Registro presupuestal.

2.2.8

Proveedores Debe existir la información de proveedores de forma integrada con los demás módulos del ERP.

2.2.9

Cartera Permitir la parametrización y/o determinar automáticamente, desde la orden de compra, la tasa de impuesto a que está sujeto cada material o servicio y registrar automáticamente la información de impuestos de cuentas por pagar.

2.2.10

Tesorería Registrar automáticamente las requisiciones de compra en la información de tesorería para realizar las planificaciones del plan de caja y efectivo respectivos.

2.2.11 Generación del flujo de caja, frente al Presupuesto y el PAC asignado para la vigencia.

2.2.12

Validaciones Validar en linea todos los campos obligatorios de las solicitudes de compra (código de material, descripción, unidad, cantidad, dependencia de origen, cargo contable, fecha, nombre comprador, firmas de aprobación,etc).

2.2.13 Control de acceso Permitir la modificación de ordenes de compra por usuarios autorizados.

2.2.14 Permitir definir montos de autorización para usuarios en las requisiciones.

2.2.15

Cuentas por pagar Controlar pagos anticipados manejados dentro de la orden de compra y por el módulo de cuentas por pagar y establecer descuentos en el momento de pago si es el caso.

2.3 MIGRACIÓN

2.3.1 Realizar la migración de los datos que posee la compañia a través de interfaces.

2.3.2 Importar cuentas por cobrar a través de archivos de diversos formatos, CSV, XML, etc.

2.4 CONSULTAS Y REPORTES DINÁMICOS

2.4.1 Generar consultas y reporte dinámicos por cualquier criterio campo que exista en los registros asociados a compras de forma parametrizable.

2.4.2

Plantillas de reportes Generar reportes de documentos de compras por distintos criterios, incluyendo tipo de documento, código, fecha, proveedor, artículo, agrupación de artículo, centro de costo, imputación, fecha prometida de entrega de mercancía, rubro presupuestal, etc.

2.4.3 Reportes de ley para entregar a las “IAS”.

2.4.4 Relacionados con cotizaciones, ordenes de compra, rubro presupuestal, ordenes con saldo, etc.

2.4.5 Permitir Exportar las orden de compra a archivos de diferentes formatos, plano, CSV, HTML, XML, PDF, etc.

2.4.6

Plantillas de consultas Permite consultar valores, cantidades y frecuencias de compras por comprador, material, grupo de material, proveedor, Centro de costo o tipo de gasto, etc.

2.4.7 Generación automática de estadísticas relacionadas con el proceso de compra.

5.3 Cuentas por Pagar:

HOJA DE CRITERIOS


3 CUENTAS POR PAGAR


3.1.1

Información básica La información básica brindada por el sistema debe ser: Numero de factura,beneficiario del pago, fecha, número de orden de compra, montos por materiales/servicios, montos por flete, impuestos,Numero de Proveedor, NIT, nombre, número de comprobante, distribución contable, información de acusación, aprobación, anulación, pago, etc.

3.1.2 Anticipos Permitir el manejo de anticipos y su amortización en los diferentes periodos de pago.

3.1.3

Generar comprobantes Debe generar e identificar claramente los comprobantes respectivos para las áreas contable,presupuesto y de tesorería.

3.1.4 Generar ordenes de pago de acuerdo con el tipo de movimiento: causación, anticipo, pasivo ya registrado.

3.1.5

Anular ordenes de pago Debe permitir anulaciones de Ordenes de Pago, siempre y cuando sea el mismo mes presupuestal y no se haya efectuado su pago.

3.1.6 Es necesario dejar registro para efectos de auditoría.

3.1.7

Flujo de trabajo Permitir la verificación a través de un flujo de trabajo (WorkFlow) del estado de las cuentas por pagar para usuario internos y externos.

3.1.8 Alertar y notificar vía correo electrónico sobre el cambio de estados a los usuarios y terceros.

3.1.9 Pagos parciales Permitir el manejo y control de pagos parciales de acuerdo a lo pactado en el documento contractual.

3.1.10

Alertas y notificaciones Mantener informado al usuario del saldo y ejecución de presupuesto del rubro que se está afectando en la liquidación del pago.

3.1.11

Impuestos Permitir parametrizar impuestos y obligaciones nacionales, departamentales, municipales, y a su vez por actividad, vigencia, porcentaje, y manejar el concepto de independientes ley 383 Y 384.

3.1.12

Facturación de Proveedores - Proveedores de Bienes y Servicios. Con deducción / con Amortización - Sin Afectación Presupuestal. Con deducción / Sin Deducción - Acreedores Financieros. Devolución / Reintegros

3.2 SISTEMA EN LÍNEA

3.2.1 El sistema debe poseer un maestro ÚNICO de terceros, entre ellos los proveedores y permitir la administración integral de su información

3.2.2

Contabilidad Interacción automática con la contabilidad, permitiendo la generación de los diferentes tipos de comprobantes, de acuerdo con la parametrización establecida.

3.2.3

Presupuesto Permitir realizar afectación del presupuesto durante el proceso de compra para evitar sobrepaso de presupuesto.

3.2.4

Compras El sistema debe estar integrado con Compras y demás áreas que realicen actividades que vayan a generar un pago.

3.3 MIGRACIÓN




3.4.1 Consultas dinámicas en diferentes sectores del software

3.4.2

Generar informes de ley Permitir la parametrización para la generación de la información exógena, de acuerdo con la resolución vigente en el momento para la DIAN.

3.4.3 Ofrecer la facilidad de realizar búsqueda del proveedor por diferentes conceptos en el momento en que se ingresa una transacción.

3.4.4

Plantillas de reportes - Maestro de Terceros - Orden de Pago - Pendientes de Cuentas por Pagar. Por Rangos de Fechas y con generación de reportes históricos. -Listado de Facturas con Condiciones Especiales - Cuentas por Pagar - Detalle Cuentas por Pagar (por fecha/por tercero y tipo de tercero) - Histórico de un Proveedor - Estado de las órdenes de Pago - Movimiento de Retenciones para soporte de la declaración de

Retención en la Fuente. - Ordenes de Pago por Tipo de documento presupuestal y tercero. - Reportes por tipo de descuento en un rango de fecha - Información Exógena consolidada para la DIAN (Resolución Vigente) - Reporte de Facturas Canceladas y sus valores por cada tercero. - Requerimientos de efectivo para cuentas por pagar.

3.4.5

Generar certificados Generar certificados de pagos anteriores automáticamente con la información de retenciones con detalles como (estampillas, rete-fuente, rete-iva, etc)

3.4.6 Generar certificados de retenciones para un tercero o grupo de ellos según lo requiera la DIAN (exportar a formatos estándar: pdf, xml, csv,etc)

3.4.7 Permitir consulta del Plan o programa de pagos para determinar los requerimientos de efectivo a tiempo.

3.4.8 Permitir la consulta de los comprobantes contables registrados por cada orden de pago de acuerdo con el movimiento presupuestal, contable y de tesorería

3.5 BPM

3.5.1

Se deben poder modelar los flujos de solicitud, aprobacion y deseembolsos de anticipos para los transportadores, llevando el seguimiento y control de cada uno de los niveles de aprobacion que se requieran.

3.5.2

El sistema debe permitir anexar los documentos de soporte para anticipos, pagos de facturas, legalizacion de gastos de viajes etc, y que viajen a traves del flujo de trabajo para su revision y aprobacion.

5.4 Contabilidad


5 CONTABILIDAD


5.1.1 Periodos contables Permite el Manejo de periodos contables, típicamente mes, crear, modificar, etc.

5.1.2 Roles de usuarios Establecer proceso formal para asegurar las actividades de los usuarios.

5.1.3 Control de acceso Permisos para usuarios según una especificación previa de roles y funciones permitidas.

5.1.4 Restringir al usuario para creación de cuentas únicamente a nivel auxiliar.

5.1.5 Restricciones para controlar el balance entre debido y crédito, además de necesitar alertas sobre estas situaciones.

5.1.6 Registrar y alertar intentos de acceso no autorizado.

5.1.7 Restringir activar cuentas vencidas Restringir la activación de cuentas auxiliares cuya vigencia esté vencida.

5.1.8

Validar Saldos Validar saldos antes de desactivar una cuenta. (Si es de Balance su saldo debe ser cero, si es de PYG NO debe presentar movimiento durante todo el año).

5.1.9 Permitir la desactivación de un tipo de comprobante.

5.1.10 Restringir cargar información sobre una cuenta que esté "inactiva".

5.1.11 Permitir la creación de la matriz de correlación, ingreso de reglas y fórmulas de eliminación de operaciones reciprocas.

5.1.12 Controlar los montos mínimos para la aplicación y contabilidad de los impuestos.

5.1.13

Ajustado a normas Permitir cargar automáticamente el COLGAP, NIIF y demás normas contables vigentes; facilitando controlar y auditar las cuentas.

5.1.14 Todos los tipos de estados financieros deben tener la estructura y formulación en concordancia con los parámetros establecidos por la CGN.

5.1.15

Manejar los niveles normales de clasificación del COLGAP así: Clase 1 dígito, Grupo 1 dígito, cuenta 2 dígitos, Subcuenta 2 dígitos, auxiliar 4 dígitos. El manejo de la cuentas contables es a 10 dígitos. Generar balances financieros de 1 a 10 dígitos; además debe permitir la creación de cuentas auxiliares con códigos superiores a 8 dígitos.

5.1.16 Verificar que toda cuenta auxiliar este atada a una cuenta del COLGAP y NIIF vigente.

5.1.17

Cuentas Restringir la creación de cuentas con el mismo código, pero permitir que dos o mas cuentas tengan el mismo nombre.

5.1.18

Consolidación de cuentas Llevar a cabo el proceso de consolidación / Agregación (catalogo de cuentas de grupo); manejando un nivel de 6 dígitos según lo exigido por la CGN.

5.1.19

Ajustar cuentas Permitir ajustes cuando en una cuenta se presenta un saldo diferente a la naturaleza de la cuenta o cuando los comprobantes no correspondan con su origen. Estas reversiones deben ser previamente autorizadas por Usuarios con dichos privilegios.

5.1.20 Adicionar cuentas según indique la ley de forma dinámica.

5.1.21

Imputación contable Controlar que toda imputación contable se defina sólo sobre cuentas de COLGAP que se encuentren activadas.

5.1.22 Establecer alertas para indicar si se hace adición de información a códigos inactivos

5.1.23

Números de comprobantes Restringir la manipulación de los números de secuencia de los comprobantes, además de requerir que estos estén integrados para todo el sistema.

5.1.24 Certificados de retención Generar automáticamente los certificados de retención para

proveedores

5.1.25

Importación de datos Permite que el registro de los datos pueda hacerse en forma automática (importaciones de información de diversos formatos, cvs, html, xml, etc.) o manual.

5.1.26

Transacciones automáticas Permitir la generación de transacciones automáticas, que se repiten con periodicidad y controla procesos periódicos tales como amortizaciones, depreciaciones, ajustes por diferencias en cambio, ajustes por inflación o diferidos, aportes para-fiscales o provisiones mediante la ejecución de documentos automáticos predefinidos.

5.1.27 Permitir la modificación o aclaración de los datos básicos o definiciones de los estados financieros que ya estén creados.

5.1.28 Controlar que los movimientos cargados estén aplicados.

5.1.29

Cálculos automáticos El programa debe contener taxativamente, el calculo automático de movimientos tales como: amortización de las cuentas de carácter diferido, de los gastos realizados por anticipado, la distribución de los registros en los diferentes centros de costos: calculo automático de los intereses de mora en las cuentas por cobrar, de acuerdo a los parámetros establecidos; traslado de saldos o si es del caso, la cancelación de cuentas en el estado de resultados, al cierre respectivo.

5.1.30

Desactivar centros de costo No permitir la desactivación de centros de costos que tengan registradas transacciones, hasta tanto no se asignen los saldos al centro de costo que se defina como receptor.

5.1.31 Permitir ampliar los límites de registros como los centros de costos

5.1.32

Traslado de información Permite el traslado de toda la información tanto de un NIT a otro como del cambio de una razon social pero que conserva el mismo NIT, para el caso de entidades que lo cambien, esta operación debe tener seguridad de acceso y dejar rastro histórico.

5.1.33 Múltiples monedas Manejar múltiples monedas y lleva registro de la tasa de cambio.

5.1.34

Reversión del comprobante contable Permitir la reversión del comprobante contable, la cual debe generar un nuevo comprobante con los movimientos contrarios a los registrados en la imputación inicial, quedando así la reversión sobre el asiento contable.

5.1.35

Restringir borrado No debe permitir el borrado de un solo elemento de una cadena como la que sigue: rubro, cuenta por pagar, pago.

5.1.36

Declaraciones tributarias Facilitar la presentación oportuna de las declaraciones tributarias (Retención en la fuente, Impuesto Timbre, IVA, CREE, Retención de Industria y Comercio.

5.1.37 Permite la causación de impuestos y descuentos por estampillas en la factura y/o en el pago.

5.1.38

Contingencias - Constituir la responsabilidad contingente. - Cancelar la cuenta de orden y archivar el resultado. - Reconocer el pasivo estimado, efectuar la cancelación de las cuentas de orden constituidas inicialmente. y archivar. - Cancelar la cuenta del pasivo estimado y archivar el resultado. - Registrar el pasivo real y archivar.

5.1.39 Valoración de Inversiones Patrimoniales - Contabilizar en el sistema el incremento o decremento patrimonial.

5.1.40

Cierre Al momento del cierre se debe controlar que se realicen los correspondientes traslados de saldos entre cuentas.

5.1.41 En el cierre anual, cancelar las cuentas de resultados contra las cuentas de Excedentes o Pérdidas del ejercicio.

5.1.42 Generar automáticamente los asientos del cierre anual.

5.2 SISTEMA EN LINEA

5.2.1

Nómina y Talento Humano Se necesita integración con módulos como nómina donde actualmente se realiza por interfaz, debe realizarse una revisión manual.

5.2.2 Permitir ajustes para la provisión de las prestaciones sociales, se de hacer cada mes de forma automática.

5.2.3 Se requiere que exista una discriminación sobre el valor del sueldo a pagar (valor devengado) a un empleado según sea el caso: (salario, bonificación, prestaciones sociales, primas, etc).

5.2.4

Tesorería Permitir parametrización de cuentas de presupuesto y tesorería (Tipo 0) y cuentas de orden (Tipo 8 y 9).

5.2.5 Unificar códigos con de cuentas con tesorería

5.2.6

Presupuesto Establecer relación de códigos entre presupuesto y contabilidad, para garantizar la trazabilidad de la información.

5.2.7 Cuando se realice una transacción se debe verificar que el presupuesto y el código contable esté vigentes.

5.2.8 Activos Realizar consultas sobre activos sin importar si se lleva más de un año de registro.

5.2.9 Realizar el cálculo de impuestos de los activos.

5.2.10

Compras Se debe evitar cambiar el código inicial asignado por compras. En el caso que sea necesario, utilizar un código alterno.

5.2.11 Terceros Creación de terceros de forma unificada para todo el sistema

5.2.12 Validar la consistencia de los NIT que se registren

5.2.13 Alerta de homónimos por nombres y apellidos sin importar la cantidad de espacios en blanco dejados entre ellos.

5.2.14 Restringir la creación de terceros con información parcial o incompleta

5.2.15

Planeación y Desarrollo Unificar el ingreso, codificación, descripción y edición de los Centros de Costos definidos en la estructura Orgánica de La compañia.

5.3 MIGRACIÓN




5.4.1 Permitir la construcción de consultas y reportes dinámicos según las necesidades de la compañia y basándose en parámetros.

5.4.2 Enlazar con todos los módulos que afecten la información contable, afectando de manera automática las cuentas del COLGAP.

5.4.3

Reportes de Ley Generar automáticamente los informes financieros y contables a los entes de control de una manera flexible y basada en parámetros para ajustar particularidades.

5.4.4 Generar reportes tributarios impresos y en medios magnéticos para entregar a la CGN, Contraloría Nacional, Departamental, DIAN, DANE, Ministerio de Educación Nacional, entre otros.

5.4.5 Reportes Financieros de Contabilidad General.

5.4.6 Calendario fiscal para la generación de comprobantes automáticos de ajustes y provisiones y la generación de la información en medio magnéticos necesarios.

5.4.7

Cuentas inactivas Permitir la consulta de cuentas que se encuentren inactivas y que en periodos anteriores tuvieron movimientos.

5.4.8

Plantillas de reportes Permitir la generación reportes en rangos de tiempo según sea las necesidades como movimientos y consolidados de cada mes.

5.4.9 Informes por centro de costos

5.4.10 informes estadísticos dinámicos, incluyendo opciones gráficas.

5.4.11

Estados financieros Registrar las estructuras y fórmulas de los diferentes tipos de estados financieros que debe presentarse: - Balance General - Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental - Estado de Cambios en el Patrimonio - Estado de Flujos de Efectivo

5.4.12

Generar la impresión de los estados financieros. Estados de Saldos, Cuentas, Grupos de Cuentas, Variación de Saldos, Saldos por Terceros, Saldos por Proyecto, Saldos por Centros de Costos.

5.4.13

Moneda extranjera Permitir generar informes en monedas diferentes al peso colombiano, cuando las operaciones así se hayan efectuado.

5.4.14 Libros Auxiliares Generar Libros Auxiliares ordenados por diferentes campos (NIT, Cuenta, Centro de Costo,etc).

5.4.15

Libros Oficiales Numeración de libros oficiales Mayor y Balances Libro Diario Oficial Libro de Inventarios Oficial

5.4.16 Generar Certificados de impuestos Certificados de Impuestos, Retención en la Fuente, ICA, IVA, etc.

4.6 BPM

4.6.1 Se deben poder modelar todos los flujos de trabajo del area que permitan llevar a cabo los procesos de manera ordenada y llevando un reporte de seguimiento de los mismos.

4.6.2 El sistema debe permitir anexar los documentos de soporte para cada uno de los procesos del area y que viajen a traves del flujo de trabajo para su revision y aprobacion.

5.5 Bienes (Inventario)

HOJA DE CRITERIOS


6 INVENTARIOS


6.1.1

Clasificación de inventarios Permitir la clasificación de los inventarios por diferentes criterios, de forma dinámica y basada en parámetros, con estructuras nemotécnicas y contables, según la necesidad de la compañia.

6.1.2 Permitir múltiples niveles jerárquicos (grupos y subgrupos de elementos por clase y uso)

6.1.3 Hoja de vida de artículos Manejar información histórica de los artículos del Inventario.

6.1.4

Permitir manejar información específica como: Descripción, datos contables e impositivos y valor del artículo, cantidad de artículos, y estado de disponibilidad del artículo, ubicación, valor, etc.

6.1.5

Almacenes y Bodegas Permitir manejo de múltiples almacenes, bodegas, centros de costos y múltiples ubicaciones dentro de cada almacén.

6.1.6 Permitir administrar las existencias que se encuentran en sitios remotos.

6.1.7 El número de bodegas debe ser prácticamente “ilimitado”.

6.1.8 Manejar dentro de cada una de las bodegas múltiples niveles de ubicaciones y cuentadantes.

6.1.9 Traslados de productos Permitir realizar traslados de productos entre bodegas controlando existencias por bodega.

6.1.10 Identificar solicitante identificar el solicitante de un artículo o servicio

6.1.11

Referencias cruzadas Manejar referencias cruzadas para los artículos tanto con clientes como con proveedores (códigos internos vs código de

proveedor)

6.1.12

Permitir la definición de elementos de consumo y devolutivos de almacén con código, nombre del elemento, tipo de elemento, grupo, subgrupo y unidad de medida. Se debe generar automáticamente el código (consecutivo), de acuerdo con las normas del catálogo universal de elementos.

6.1.13 Unidad de medida Permita manejar unidad de empaque y unidad de medida por producto.

6.1.14 Códigos de piezas de producto Contiene campos de inventario que aceptan números de pieza y códigos de configuración de los productos.

6.1.15 Códigos de barras Identificar elementos por el sistema de código de barras.

6.1.16 Identificar cada uno de los productos de inventarios con códigos, como : CUBS.

6.1.17 Controlar la ubicación de los ítem de inventario por almacén, posición y estado, centro de costo, así como responsable.

6.1.18

Gravado con IVA Definir por cada elemento si es o no gravado con IVA, adicionalmente las tarifas del IVA, permitiendo identificar que elementos son gravados y cuales no en el módulo administrativo.

6.1.19 Máximos y mínimos Por elemento debe permitir la definición de máximos y mínimos.

6.1.20 Requisiciones automáticas Debe permitir generar requisiciones automáticas basadas en el Stock Mínimo de cada producto.

6.1.21 Flujo de trabajo de Requisiciones Permitir media un flujo de trabajo (workflow) gestionar las requisiciones.

6.1.22 Disponibilidad vía Web para usuarios finales.

6.1.23 Alertas y notificaciones a través de correo electrónico sobre el cambio de estado de cada requisición o el recibo de mercancías

6.1.24 Manejar lotes y fechas de caducidad

6.1.25

Permitir la definición de documentos para el manejo de los movimientos de inventario, determinando la acción que realiza sobre el inventario (ajuste por entrada, ajuste por salida, entrada o salida, etc.), con opción de manejo de consecutivo independiente para cada documento.

6.1.26 Calcular costo Permitir calcular el costo promedio o FIJO de los elementos seleccionados

6.1.27

Requisiciones automáticas Generar automáticamente y por periodos determinados por el usuario, requisiciones cuando el inventario de algún material llega a su punto de reposición

6.1.28

Unidades de medida Permitir múltiples unidades de medida y sus conversiones para las entradas, el almacenamiento y las salidas.

6.1.29

Entrada de mercancías Realizar automáticamente comparación entre la orden de compra y la entrada de mercancías y mostrar inconsistencias si las hubiera.

6.1.30

Entregas parciales de mercancía Permitir y controlar que se reciban entregas parciales de materiales con referencia a un pedido, generando alerta al respecto.

6.1.31 Registro de pedidos Debe permitir el registro de Pedidos al Almacén para su correspondiente Aprobación y entrega.

6.1.32 Historial de elementos Costo histórico, cantidades, valores, etc.

6.1.33 Manejar traslados entre almacenes de elementos y controlar la localización de los mismos.

6.1.34 Kardex Manejo de Kardex para el control del inventario de productos devolutivos.

6.1.35

Ciclo de numeración Definir mediante parametrización el ciclo de numeración de cada tipo de comprobante de almacén, es decir, para qué periodos aplica la misma numeración del comprobante.

6.1.36

Cálculo de diferencias automáticas Permitir captura temporal de inventario físico (Después de conteo). Cálculo de diferencias automática (Inventario físico real vs Inventario teórico). Proceso de conciliación de inventario, con la respectiva generación de los documentos de ajuste.

6.1.37

Comprobante de movimiento El comprobante de movimiento de almacén debe contener como mínimo los siguientes datos: Nombre de la Empresa, área de responsabilidad, centro de costo, tipo de movimiento, responsable, observaciones, No de documento, Fecha de movimiento, relación de elementos (bodega, Código del elemento, descripción del elemento, Unidad, cantidad en movimiento, valor unitario, y valor total), valor total del movimiento, jefe de almacén y responsable, entre otros.

6.1.38 Anulación Permitir la Anulación de entradas y salidas, dejando registro para efectos de auditoría.

6.1.39 Debe identificar la entrada de acuerdo a código o tipo de movimiento registrado.

6.1.40 Las fechas de los documentos deben ser tomadas del sistema de forma automática

6.1.41

Salida de elementos Para las salidas de elementos. Debe controlar la existencia vs la salida, relacionando por código de elemento digitado la existencia disponible y limitando la salida a la cantidad existente.

6.1.42 Control de acceso Definir roles para establecer restricción de acciones a usuario según las necesidades del área.


6.2.1 Compras Permitir el registro de ingresos parciales de elementos relacionados en órdenes de compra.

6.2.2

Activos fijos Registro y gestión de códigos de barras de cada pieza al recibirla y antes de enviarla a almacenamiento, escaneo en tiempo real y actualizaciones de inventario.

6.2.3

Contabilidad Controlar los movimientos de bienes entre bodegas, controlar la localización de los mismos y afectar automáticamente las cuenta contables, sin necesidad de interfaces.

6.2.4 Permitir imprimir el detalle de la situación contable de las bodegas, almacenes y centros de costo por: código de materiales existentes, cantidad, localización física, etc.

6.2.5

Generación automática del comprobante contable, para los movimientos de almacén (incluyendo el registro de bajas), diferenciando los tipos de documento que tienen afectación contable.

6.2.6 Restringir movimientos de almacén con fechas correspondientes a periodos cerrados en el módulo de contabilidad.

6.3 MIGRACIÓN




6.4.1 Reportes dinámicos Permitir construir y generar reportes dinámicos, según requerimientos basados en parámetros.

6.4.2 Reportes de ley Permitir la generación de los reportes de ley de forma automática

6.4.3 Exportar reportes Permitir exportar reportes en medio magnéticos como archivos planos, cvs, html, xml, pdf, xls, etc.

6.4.4

Plantillas de reportes Generar estadísticas de consumo por diversos criterios: ítem de inventario, categorías, líneas de consumo, rangos de fecha, centros de costos, bodega, tipos de movimientos (recepción, traslado o salida), etc. Otros reportes - Auxiliar por producto - Auxiliar por bodega - Boletín Diario - Boletín mensual - Boletín semestral - Boletín anual - Pedidos - Existencias por Producto - Reportes históricos de los inventarios

6.4.5 Realizar consultas y generar reportes sobre las transacciones de inventario por número de artículo, ubicación y tipo de transacción

5.6 Tesorería

HOJA DE CRITERIOS

Jerarquía Criterio

SI NO

OBSERVACION

8 TESORERÍA


8.1.1

Permitir la creación de entidades financieras relacionando código, nombre entidad, tipo de entidad, cuenta contable, clase de cuenta, sucursal, permitir definir si tendrá manejo de transferencias bancarias, manejo de sobregiros, entre otros.

8.1.2

Caja Registrar cuentas con datos maestros para bancos, además de realizar el seguimiento para la generación de números de cheques.

8.1.3 Debe existir mecanismo de conciliación entre bancos y el sistema ERP, de tal forma que se puedan integrar las terminales empresarias dadas por los bancos.

8.1.4 Ingresos Realizar gestión de efectivo y cheques; bancos propios y fiducias.

8.1.5 Permite recibir ingresos por abono electrónico, en efectivo, tarjetas débito, crédito, cheques o títulos de forma combinada en varias monedas.

8.1.6 Se busca que en caja sólo se realicen transacciones a través que no involucren efectivo.

8.1.7

Otras monedas Para los movimientos realizados en otras monedas, debe mantener registro de la tasa de cambio con la que se efectúa la negociación, y realizar el cálculo automático de la conversión monetaria del movimiento para el asiento en contabilidad y la generación de los movimientos y comprobantes de tesorería.

8.1.8

Egresos Permitir el manejo de diferentes formas de pago: cheques, transferencia electrónica, abono en cuenta, cruce de cuenta, para diversos propósitos: fiducia, anticipos (moneda Nacional o extranjera), viáticos, acreedores, nominas y caja menor (reembolsos, contabilización).

8.1.9

Comprobante de egreso Generar automáticamente el comprobante de egreso y afecta los movimientos de Tesorería, Contables, Presupuestales, por los descuentos tributarios aplicados al momento de hacer el pago de un compromiso.

8.1.10 Planeación Previsión. Flujo de caja por fondos. Boletín de bancos por fondos. Movimiento diario de tesorería.

8.1.11 Gestión Bancaria. Traslados Bancarios, administración de cheques (numeración, formas continuas, entrega, etc).

8.1.12 Plan Anual de Caja (PAC) Permitir la formulación de PAC, su modificación y cierre mensual.

8.1.13

Saldos iniciales Realizar la carga automática de los datos iniciales de caja, bancos e inversiones, de acuerdo con los saldos del informe de tesorería presentado a las diferentes entidades financieras; para evitar que los saldos iniciales sean considerados ingresos.

8.1.14

Saldos de caja Actualizar y consolidar diariamente los saldos de caja, bancos e inversiones; así como los promedios y operaciones efectivas de caja.

8.1.15 Todos los ingresos y egresos deben afectar el flujo de caja.

8.1.16 Permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período anterior.

8.1.17

Transferencia electrónica Realizar transferencia electrónica y generar la información del pago o transferencias de fondos, de acuerdo a especificaciones por parte de entidades bancarias (archivos planos según estructuras requeridas por los bancos relacionados con la compañia).

8.1.18 Traslados entre cuentas Permitir realizar traslados entre cuentas bancarias.

8.1.19

Ajustes manuales Permitir que al momento de la carga de la información inicial, se puedan realizar ajustes de manera manual, dejando registro de la acción para efectos de auditoría.

8.1.20

Proyección de datos Definir diferentes periodos (semana, mes año), bajo los cuales se realicen proyecciones de los datos del flujo de caja en forma permanente a medida que se ejecutan los ingresos y salidas de efectivo.

8.1.21

Control de acceso Gestión de perfiles de usuario, especificando roles; esto roles deben ser integrados con los demás módulos del sistema para evitar duplicar información de usuarios.

8.1.22 Se debe controlar la creación de transacciones con el fin de delimitar las operaciones y montos.

8.1.23 Establecer a través de parámetros, todos los documentos que identifiquen las operaciones efectivas de caja y consultar en línea el estado de tesorería según el rol del funcionario.

8.1.24

Control para imprimir cheques Restringir imprimir un cheque mas de una vez por el comprobante de egreso causado o directo. Para la impresión de un cheque después de ser impreso la primera vez, se debe contar con un programa de reimpresión de cheques el cual debe estar autorizado al perfil del usuario y contar con los registros de auditoría.

8.1.25 Estados de los cheques Debe manejar estados para los cheques (Pendientes, Impresos, entregados y Anulados).

8.1.26 Permitir definir los conceptos de anulación de los cheques.

8.1.27

Registrar entrega de cheques Permitir registrar los cheques entregados a los terceros, con la fecha de entrega, nombre y cédula de persona que recibe, permitiendo selección a partir de los cheques girados pendientes por entregar por entidad bancaria, de acuerdo, a los comprobantes de egresos generados a la fecha.

8.1.28

Registrar en las cuentas una fecha para desactivación automática. Realizar control de los saldos de las cuentas a desactivar. Restringir la función desactivar a perfiles determinados de usuario.

8.1.29

Recibo de caja Validar que una vez generado el recibo de caja NO permita modificación de sus valores, ni en ningún otro tipo de Registro. En caso de ser necesario, es posible anularlo, pero no alterarlo. Se debe dejar el respectivo registro de la acción para efectos de auditoría.

8.1.30

Permitir la comunicación entre los proveedores y la compañia, mediante medios electrónicos para la transferencia de información relacionada con detalles de pagos, circulares, estados de cuentas, certificados de retenciones, etc.

8.1.31

Anulación de pagos Permitir la anulación automática de pagos efectuados de la vigencia actual con su correspondiente reversión de registros contables, presupuestales y de PAC; además permite anular los pagos de la vigencia anterior, teniendo especial cuidado en el manejo de estado del cheque anulado de ser preciso, sin deshacer afectaciones presupuestales por ser vigencia pasada y elaborar asiento contable para la creación del pasivo o anulación definitiva del registro.

8.1.32 Permitir que en caja se reciban recaudos por diferentes conceptos contables, generando un numero consecutivo de recibo de caja independiente.

8.1.33 Arqueo de caja Realizar el arqueo de caja y validación con lo consignado en los bancos de forma ágil.

8.1.34

Permitir realizar un Arqueo de Caja en cualquier momento del día, donde relacione todos los ingresos recibidos; además de totalizar por efectivo, cheques y títulos, el valor total de consignaciones realizadas y generar una impresión de Arqueo con los Saldos en todas las monedas.

8.1.35 Permitir hacer el registro contable correspondiente de forma automática.

8.1.36 Generar varios procesos de apertura y cierre diario de caja luego de revisado el último arqueo de la sesión o turno y de realizados los ajustes y anulaciones necesarios por parte del cajero.

8.1.37

Tasas de interés Permitir el manejo de créditos con tasas de interés compuestas fijas o variables con modalidades de pagos anticipados y vencidos.

8.1.38 Permitir el pago de intereses en la periodicidad deseada y con la posibilidad de modificar las condiciones durante su ejecución.

8.1.39 Genera proyecciones de Pagos (tablas de amortización) de las obligaciones financieras.

8.1.40 Efectúa la contabilización automática de pago de intereses, capital, comisiones, etc.

8.1.41

Viáticos Controlar de manera integral la cuenta de viáticos, es decir: cálculos automáticos para avances, legalizaciones, reintegros, Reportes, etc.

8.1.42 Debe considerar parámetros para realizar los ajustes según el cambio de política institucional.

8.1.43 Realizar pagos de viáticos por transferencia electrónica para agilizar los desembolsos.

8.1.44

Números de comprobantes La numeración de comprobantes de ingreso, egresos y notas debe ser dada por el sistema. Permitir definir mediante parametrización la periodicidad de la numeración de los comprobantes de ingresos, egresos y notas.

8.1.45

Conciliación bancaria Permitir definir mediante parametrización por entidad bancaria, los correspondientes códigos de los documentos de movimiento bancario y relacionarlos con los documentos de ingreso y egreso registrados en el sistema.

8.1.46 Permitir registrar los saldos inicial y final del banco, los cuales serán comparados con los saldos del sistema a la fecha de conciliación.

8.1.47 Realizar la conciliación bancaria automática mediante el cruce electrónico de los registros generados por la compañia y los registros generados por las entidades financieras.

8.1.48 Guardar las partidas no conciliadas tanto del extracto como del sistema para ser conciliados en procesos posteriores.

8.1.49 Cuando los pagos se realicen por abono en cuenta, deja registro de la confirmación de la operación.

8.1.50 Caja menor Permitir el manejo de cajas menores determinado monto de la caja, topes de cuantía.

8.1.51 Registrar movimientos de caja menor parciales definiendo la forma de en la que se entrega el dinero (cheque, efectivo o mixta), el tercero al que se le entrega, y la distribución por centro de costos.

8.1.52 Generar la legalización del movimiento de caja menor.

8.1.53 Numerar automáticamente y de forma independiente los movimientos de caja menor provisionales y los movimientos definitivos.

8.1.54

Reintegro de caja menor Generar el reintegro de caja menor relacionando todos los documentos que se encuentren en estado definitivo, generando automáticamente

una cuenta por pagar para el giro en tesorería.

8.1.55 Cuentas auxiliares Debe generar un Auxiliar de las cuentas Bancarias.

8.1.56 Notas bancarias Generar una relación de Notas bancarias.

8.1.57 Realizar control para evitar el pago de facturas duplicadas a un proveedor.


8.2.1 El sistema debe estar integrado con todos los módulos del ERP, tales como contabilidad, presupuesto, tesorería, activos Fijos, bienes y servicios, etc.

8.2.2

Contabilidad Todas las operaciones de Ingresos y Pagos realizadas por Tesorería, deben estar línea con la Contabilidad General

8.2.3 Permitir el manejo y registro contable de recaudos y pagos e interactuar con los sistemas existentes que se relacionen, afectando la ejecución de ingresos en presupuesto y la ejecución presupuestal del PAC.

8.2.4 Realizar el traslados entre cuentas bancarias, realizando de forma automática el registro contable y los formatos o autorizaciones de traslado.

8.2.5

Generar en línea comprobantes de ingresos para la división de contabilidad y afectar las cuentas auxiliares de cuentas por cobrar y la ejecución de ingresos en la aplicación de presupuesto y las operaciones efectivas de caja.

8.2.6 Generar la información para el boletín diario de caja y bancos.

8.2.7

Presupuesto Afectar el presupuesto cada vez que se registre un ingreso o egreso, teniendo en cuenta el rubro definido para el ingreso con su respecto número de documento.

8.2.8

Registrar Consignaciones, notas crédito, notas débito y demás documentos en el sistema, afectando en línea a contabilidad, a la vez que debe afectar los saldos de las entidades financieras, los saldos de ejecución de Ingresos y fastos presupuestales y el manejo de cartera.

8.2.9

Terceros El sistema debe poseer un maestro único de terceros, entre ellos los proveedores, y permitir la administración integral de su información.

8.2.10

Cartera Verificar que el tipo y número de documento a cancelar (Factura, Pagare, Póliza o Nota Débito que estén pendientes de pago) coincida con el número en la Aplicación de Cuentas por Cobrar.

8.2.11

Integración interna y externa Recibir y generar archivo plano para la integración con sistemas externos (entidades financieras), además de estar integrado con los módulos de presupuesto, contabilidad, cartera, derechos pecuniarios y el sistema de gestión académica.

8.2.12

Talento humano y nómina Debe estar Integrado con el sistema de Talento Humano y Nomina, para el pago electrónico a los empleados y los descuentos a favor de terceros

(Aportes parafiscales, EPS, AFP, ARP).

8.2.13

Cero papel Permitir la integración electrónica de módulos, para fomentar la cultura de cero papel, reducir costos, ahorrar tiempos en los procesos, brindar seguridad, evitar imprimir documentos innecesarios, etc. Lo anterior mediante el uso seguro de elementos electrónicos.

8.2.14 Saldos actualizados Debe mantener saldos reales en libros auxiliares de Bancos.


8.3.1 Reportes dinámicos Permitir construir y generar reportes dinámicos, según requerimientos basados en parámetros.

8.3.2 Informes de ley Generar informes de ley para las entidades de control.

8.3.3

Permitir la configuración de reportes a solicitud y preestablecidos por rangos de periodos, cuentas bancarias, cajas, títulos, pagos a terceros, descuentos tributarios de Ley (IVA, ICA etc.), listados por ingresos, movimientos por centros de costo, etc.

8.3.4 Plantillas cheques Incluir plantilla e impresión de cheques automática a partir, de la generación de los comprobantes de egreso.

8.3.5 Definición de Plantillas para cheques pre-impresos , con flexibilidad para parametrizar a cualquier banco.

8.3.6 Informe genera con la relación de Cheques.

8.3.7 Permitir la impresión de cheques en Lote.

8.3.8 Plantillas generales Informe con la relación de comprobantes de egreso causados directos.

8.3.9 Informe de conciliación bancaria, mostrando las partidas no conciliadas.

8.3.10

Generar libros Generar por periodos de tiempo diversos (diario, mensual, etc), los libros de caja, bancos e inversiones, en forma consolidada.

8.3.11 Permitir exportar las consultas a diversos formatos como (CSV, PDF, HTML, XML, etc)

8.4 MIGRACIÓN


8.4.2 Importar datos Importar información a través de archivos de diversos formatos, CSV, XML, etc.

8.4.3

Permitir la captura de los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios magnéticos), de acuerdo a los documentos definidos en la parametrización por cada entidad), el tipo de movimiento (Débito o crédito de acuerdo con el documento), y el valor correspondiente por movimiento.

8.4.4 Debe registrarse los movimientos por cada entidad financiera relacionando el código del documento . Registrar además la fecha de realización de la captura del archivo para efectos de auditoría.

5.7 Contratos


9 CONTRATOS

9.1 GESTION DE CONTRATACIONES

9.1.1

Gestión CONTRACTUAL BAJO LEY 80 Permitir realizar las etapas de la contratacion, precontractual, contractual y poscontractual.

9.1.2

BPM - Flujo de trabajo Manejar diferentes estados para cada proceso de contratación (adjudicado, contratado, en ejecución, finalizado, anulado, etc.), según se necesite. Estos estados deben estar basados en parámetros.

9.1.3 Realizar el registro de la información para facilitar el seguimiento desde la invitación hasta la contratación.

9.1.4 Debe quedar almacenada la información de todos los contratos para efectos de auditoría.

9.1.5 Permitir conocer el estado del contrato en cualquier momento.

9.1.6 Registrar actas de avance y recibo del contrato.

9.1.7 Permitir conocer los compromisos, valores y cantidad totales y pendientes del contrato.

9.1.8

Gestión basada en parámetros La gestión de los contratos debe realizarse a través de condiciones parametrizables según los cambios que se realicen al manual de contratación de la compañia.

9.1.9

Jerarquía de contratos El sistema debe permitir clasificar y agrupar los contratos por múltiples conceptos, tales como: proyectos, área de trabajo, región.

9.1.10

Campos dinámicos Debe manejar datos suplementarios que permita definir información adicional para control y administración de los contratos (ampliaciones, modificaciones, etc).

9.1.11 Permitir la generación automática de formularios de acuerdo al tipo de contrato.

9.1.12

Asociar como parte del contrato documentos soportes en formato digital, tales como otros si, adendas, actas, liquidaciones, pólizas, términos de referencia, propuestas, etc.

9.1.13

Plan de contratación Permitir registrar un plan anual de contratación por dependencia, que contenga actividades a contratar, valor estimado, estrategia.

9.1.14 Permitir realizar el plan de contratación, mediante la consulta a información histórica de contratos por diferentes criterios.

9.1.15

Historial de solicitudes Mantener historia de las solicitudes de aprobación aceptadas y rechazadas para efectos de auditoría.

9.1.16 Registrar dinámicamente los parámetros necesarios que definen la forma de pago de los diferentes tipos de contratos.

9.1.17

Calendario de contratos Registrar eventos, fechas de inicio y terminación de contratos y establecer criterios para la generación de alarmas a los responsables.

9.1.18 Auditoría Mantener rastros de auditoría sobre la ejecución del contrato y sus cambios.

9.1.19 Permitir activar, suspender, reactivar y cancelar contratos, dejando almacenados los registros para efectos de auditoría.

9.1.20 Controlar Prórrogas y adiciones a los contratos en términos de tiempo y valor.

9.1.21 Generar Alertas basadas en parámetros.

9.1.22 Permitir ingresar por cada contrato, actividades específicas como ordenes de trabajo.

9.1.23 Permitir registrar el recibo de obras que especifiquen los conceptos solicitados en el contrato.

9.1.24

Pagos anticipados Debe permitir el registro y control de pagos anticipados y su asociación con el contrato respectivo.

9.1.25 Controlar los montos y las cantidades de obra facturados, pagados y por pagar.

9.1.26

Registrar el nombre y código del funcionario responsable que celebra el contrato, al igual que los funcionarios que se asignarán para administrar el contrato y atender la interventoría.

9.1.27 Generar la numeración automática de las ordenes de trabajo.

9.1.28 Permitir cerrar el contrato una vez terminado para evitar la modificación o registro del información al mismo.

9.1.29

Correspondencia automática Generar correspondencia automática para los proponentes según parámetros diversos, a través de correo electrónico.


9.2.1 Debe estar integrado con los demás módulos del ERP, especialmente con el módulo de Talento Humano.

9.2.2 Reflejar datos de los contratos en otros módulos del sistema, financieros y logísticos que sean pertinentes.

9.2.3

Contabilidad El sistema debe permitir el control e integración con los módulos financiero y administrativo de la contratación de bienes, obras y servicios.

9.2.4 Registrar las cuentas contables a afectar por ítem de cada contrato, cuando se ingresen las ordenes de trabajo o actas de contrato.

9.2.5 Permitir el manejo, control y registro contable de los impuestos y retenciones derivados del proceso de contratación (IVA, ReteIVA, Renta, ICA, etc.)

9.2.6 Permitir la asociación de contratos a diferentes cuentas de balance y saldos.

9.2.7 Considerar en el registro contable de la provisión los descuentos de montos iniciales, si aplican.

9.2.8 Terceros Debe existir una única base de datos de oferentes y proveedores para todo el ERP.

9.2.9

Presupuesto Debe interactuar con el modulo de presupuesto, durante la planificación, ejecución y liquidación del contrato, para efectos de la generación y control de la disponibilidad y registro del presupuesto.

9.2.10 Realizar la validación entre el valor estimado del contrato vs. la disponibilidad presupuestal, de tal forma que los pagos no superen el valor del contrato.

9.2.11 Administrar presupuesto relacionado con contratos basados en las normas establecidas por los entes gubernamentales de control.

9.2.12 Permitir modificar el presupuesto asignado al contrato, conservando el presupuesto original y llevando auditoría sobre los cambios.

9.2.13 Debe permitir control de presupuesto afectando diferentes vigencias

9.2.14

Tesorería Debe controlar fechas de generación de pagos por cada contrato, interactuando con el modulo de tesorería para efectos del flujo de caja.

9.3 MIGRACIÓN

9.3.1 Apoyar la migración de los datos que posee la compañia a través de interfaces, cuando sea el caso.



9.4.1

Reportes dinámicosPermitir construir y generar reportes dinámicos, según requerimientos basados en parámetros.

9.4.2 Informes de ley Genera informes de Ley y los solicitados por entes gubernamentales y de control.

9.4.3

Realizar consultas para facilitar la localización de aspirantes a vacantes, indicando información como la siguiente: datos personales, capacidades, títulos académicos, su capacitación y los resultados de pruebas.

9.4.4

Plantillas de consultas - Información sobre un solicitante - Costos de requisición y contratación. - Evolución como resultados de diversas evaluaciones.

5.8 Presupuesto

HOJA DE CRITERIOS

Jerarquía Criterio SI NO Observaciones

10 PRESUPUESTO

10.1 GESTIÓN DE PRESUPUESTO

10.1.1

Formulación - Plan financiero - Presupuesto - PAC de la Vigencia - PAC de las Cuentas por Pagar

10.1.2 Ejecución Modificaciones al Presupuesto: Adición, reducción, aplazamiento, liberación de aplazamiento, etc.

10.1.3 Generar traslados de disponibilidad presupuestal de un rubro a otro, de uno a varios, de varios a uno o de varios a varios, según la necesidades de la Compañia.

10.1.4 Contratación: Genérico, contrato suministros, anticipos, stock, activos fijos, vigencias futuras, etc.

10.1.5 Gastos Directos: Genérico, deuda, servicios personales, transferencias y convenios, avances, anticipos, cajas menores y fondos fijos, gastos, extractos bancarios, situación de fondos, etc.

10.1.6 Ingresos: genérico, rentas, créditos, inversiones, situación de Fondos, etc.

10.1.7

Reversión de documentos Permitir generar reversión de documentos presupuestales siempre y cuando el documento para la reversión no se encuentre relacionado en otro documento presupuestal.

10.1.8 Permite la Creación automática y numeración consecutiva de CDP con PAC por vigencias, que son la base para atender los compromisos contractuales.

10.1.9 Permitir el manejo del PAC de la vigencia, PAC rezago vigencia anterior y PAC rezago vigencia siguiente.

10.1.10 Definir un proceso automático que pase los rezagos de PAC de un mes a otro.

10.1.11

Refleja por cada uno de los documentos (CDP, registros presupuestales, ordenes de pago) los movimientos que los afectan tales como: adiciones, reversiones, total pagado, saldo por ejecutar

10.1.12

Estructura de rubros presupuestales Realizar la definición de la estructura de rubros presupuestales, basados en parámetros, de acuerdo con las necesidades de la compañia o lineamientos del gobierno nacional.

10.1.13 Permitir agrupar rubros presupuestales en varios tipos de rubro tales como: gastos, ingreso, inversión, etc.

10.1.14

Certificados de Disponibilidad Presupuestal Generar Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) de forma manual, o utilizando como base las solicitudes de CDP aprobadas.

10.1.15 Realizar la validación de la disponibilidad presupuestal de forma automática por rubro presupuestal, centro de costo y la estructuras financieras definidas por la Compañia.

10.1.16 Controlar y actualizar el saldo de los documentos que están siendo utilizados como base en otros documentos.

10.1.17 Permitir generar la liberación de saldos de documentos al documento base.

10.1.18

Proyecciones Generar proyecciones de ingresos por centros de costos, que faciliten la programación y ejecución de los recaudos esperados, para el cumplimiento de la misión y así garantizar la programación de las rentas y recursos presupuestales con los cuales se va a contar.

10.1.19 Permitir la modificaciones a la estructura de los códigos presupuestales (longitud y niveles).

10.1.20 Manejar documentos como soporte a las operaciones presupuestales

10.1.21 Restricción de operaciones Debe existir la forma de restringir las operaciones según las necesidades de presupuesto para evitar saldos en rojo.

10.1.22

Saldo disponible Realizar control sobre el saldo disponible en cada uno de los conceptos de gestión y dependencias definidos, así como en los rubros presupuestales que se afecten dentro de cada vigencia presupuestal.

10.1.23 Presentar una interfaz de usuario para los centros de costos donde se permita consultar el saldo del presupuesto asignado, realizar solicitudes de disponibilidades presupuestal.

10.1.24

BPM - Flujo de trabajo Permitir la gestión de documentos presupuestales, mediante la utilización de un flujo de trabajo que facilite en cualquier momento reflejar el estado de los tipo de documentos (Vigente, Anulado, Cancelado, etc.) en cada vigencia.

10.1.25

Reintegros presupuestales Permitir generar reintegros presupuestales, y que el usuario puede definir los documentos a liberar (pago, obligación, compromiso, CDP,etc).

10.1.26

Permitir definir mediante parametrización los consecutivos automáticos que se utilizaran en las transacciones presupuestales; considerando reserva de consecutivos para trabajarlos posteriormente

10.1.27

Viáticos Permitir crear, registrar y controlar el manejo de viáticos de forma ágil, con base en solicitudes de las dependencias, generando informes relacionados con los mismos.

10.1.28 Control de acceso Determinar roles de usuario para limitar la realización de funciones

especiales y de alta responsabilidad.

10.1.29 Los usuarios sólo podrán trabajar en los rubros que tengan autorizados.

10.1.30 Auditoría Garantizar que cualquier movimiento efectuado se registre con la fecha del sistema.

10.1.31 Realizar seguimiento a los centros de costos sobre las actividades realizadas históricamente.

10.1.32 Si el centro de costo cambia de nombre, se debe conservar la historia de actividades para efectos de auditoría.

10.1.33 Permite el trabajo en vigencia actual y vigencia anterior, dependiendo el Rol definido al usuario y dejando los correspondientes registros para efectos de auditoría.

10.1.34 Permitir generar modificaciones a la fecha de vigencia de los certificados de disponibilidad presupuestal dejando el respectivo registro para efectos de auditoría.

10.1.35

Cuentas Cero Permite para los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) cancelar los saldos disponibles al cierre de la vigencia. Se debe regresar al rubo si existen valores no utilizados

10.1.36 Definir en el modulo de contabilidad la cuentas de planeación y presupuesto (cuentas Cero).

10.1.37 Realizar la cancelación de saldos de apropiación no utilizados al cierre de la vigencia de manera automática.

10.1.38 Genera en forma automática a partir de los movimientos presupuestales los comprobantes contables correspondientes.

10.1.39 Permite relacionar por cada rubro presupuestal las cuentas cero que se deben afectar de forma automática cuando se genere una transacción presupuestal.

10.1.40 Cierre Realizar el cierre de mes y año de presupuesto.


10.2.1 El sistema debe estar integrado con todos los módulos del ERP, tales como contabilidad, tesorería, activos Fijos, bienes y servicios, talento humano, etc.

10.2.2

Tesorería El PAC previamente definido desde el modulo de Tesorería debe afectarse cada vez que se efectúe alguna modificación al presupuesto.

10.2.3 Realizar la afectación en linea de los ingresos presupuestales automáticamente una vez se generen recibos de caja, notas crédito, notas debito, comprobantes contables, etc.

10.2.4 Alimenta en línea la información a Tesorería, Contabilidad, etc.

10.2.5

Cuentas por pagar Garantizar la construcción e identificación de las cuentas por pagar (pertenecientes a la vigencia inmediatamente anterior), al momento del cierre e inicio de cada vigencia.


10.3.1

Reportes dinámicos Permitir que los usuarios finales realicen ajustes parametrizales para consultar la información y la generación de reportes según sus necesidades; además de los reportes estándar para la función interna de la compañia.

10.3.2

Informes y reporte de ley El sistema debe generar los reportes parametrizables (usuario final) solicitados a la compañia por todos los entes de Control.

10.3.3

Permite generar paralelos de los códigos presupuestales que maneja internamente la Institución, con los códigos presupuestales exigidos por los entes de control y facilitar al entrega de informes tales como el "Schip" a la contraloría según las resolución 5544 del 2003 y 5993 del 2008, además de permitir la parametrización para ajustarse a la dinámica de cambios que proponen las mismas "ias".

10.3.4

Plantillas de informes - Ejecución de Ingresos por vigencia, egresos, reservas, cuentas por pagar, etc. - Informes mensuales: mes abierto, mes cerrado, disponibilidades, ejecución por centro de costo, etc. - Informes por centros de costo, consolidados de acuerdo a la estructura presupuestal, servicio de la deuda e inversión, gastos de personal, gastos generales, transferencias, etc.

10.3.5 Permitir la exportación de información del sistema a diversos formatos entre ellos CVS, XML, HTML, PDF, XLS, etc.

10.4 MIGRACIÓN



10.4.3

Permitir la captura de los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios magnéticos), de acuerdo a los documentos definidos en la parametrización por cada entidad), el tipo de movimiento (Débito o crédito de acuerdo con el documento), y el valor correspondiente por movimiento.

10.4.4 Debe registrarse los movimientos por cada entidad financiera relacionando el código del documento . Registrar además la fecha de realización de la captura del archivo para efectos de auditoría.

5.9 Capacidades Técnicas

HOJA DE CRITERIOS


11 TÉCNICO

11.1 INTEGRACIÓN DE DATOS

11.1.1

RDBMS El Almacenamiento de toda la información en el sistema de administración de base de datos debe ser relacional (ORACLE o SQLServer). Debe soportar integridad referencial.

11.1.2 Independencia del modelo El Modelo físico de ser del independiente del modelo de datos.

11.1.3

Normalización Todas las entidades se deben encontrar en tercera forma normal, a menos que en casos puntuales se haya decidido de-normalizar con el objetivo de mejorar el desempeño.


11.2.1 Sistema en linea El sistema debe brindar una arquitectura en línea y tiempo real.

11.2.2 Las transacciones deben ser efectuadas en el momento en el que el evento de negocio ocurre, afectando las bases de datos en tiempo real.

11.2.3 Todos los módulos están integrados y relacionados evitando al duplicación de información.

11.2.5

Cero papel Debe ofrecerse un sistema integrado entre sus módulos, de tal forma que se favorezca la filosofía de cero papel.

11.2.6

Números de identificación de personas El sistema debe permitir el cambio de documento de identificación, actualizando la información contenida en el sistema de forma automática.

11.3 MIGRACIÓN

11.3.1 Apoyar la migración de los datos que posee la Compañia en su sistema actual, a través de interfaces.

11.3.2

Importar información Importar información a cualquiera de los módulos del sistema ERP, mediante un proceso del aplicativo, definiendo archivos de entrada tales como: archivos planos, CVS, XLS, XML, HTML, etc.

11.4 ARQUITECTURA DEL SISTEMA

11.4.1

La arquitectura del sistema debe contemplar las siguientes características: - Confiabilidad - Desempeño - Disponibilidad - Mantenibilidad - Interoperabilidad - Seguridad - Tolerancia a fallas - Trazabilidad - Usabilidad

11.4.2

Especificar cuales estándares o buenas prácticas en el desarrollo de software fueron utilizadas para la construcción de la solución ERP. Se debe hacer énfasis en saber si se utiliza o no BPM's WebServices Ejb

11.5 APLICACIÓN

11.5.1

Multi-plataforma - servidor El sistema de base de datos y el servidor de aplicaciones, deben poder ejecutarse en sistema operativo como: Windows Server. - cliente Las aplicaciones deben poder ejecutarse en Windows 7/8 o superior.

11.5.2

Alimentación externa del sistema El sistema debe proveer un mecanismo para facilitar la intercomunicación desde aplicaciones diversas hacia el ERP, para facilitar la alimentación con datos externos.

11.5.3

Usabilidad La Interfaz de usuario debe estar basada en funciones de negocio y no en transacciones técnicas.

11.5.4

Portabilidad El sistema debe ser adaptable a varios sistemas de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS), tales como (Oracle, SQL Server, DB2, etc).

11.5.5 Disponibilidad y recuperación Replicar los archivos maestros, los campos y las estructuras de la base de datos.

Permitir procedimientos para la recuperación de desastres (Disaster Recovery Institute).

11.5.6

Documentación Entregar manuales de usuario, técnico, de administración y de recuperación ante fallos, bajo la estructura y requerimientos definidos por la Compañia.

11.5.7

Ayuda Deben existir diversos niveles de ayuda para el sistema, incluyendo ayuda en línea, base de datos de conocimiento, etc.

11.5.8

Adaptar imagen corporativa Permitir incluir componentes de la imagen corporativa en la GUI de la aplicación; así como también en las plantillas definidas por el usuario para la generación de reportes.

11.5.9 Procesamiento por lotes Permitir el procesamiento en línea y por lotes simultáneamente.

El procesamiento por lotes no debe afectar la calidad del servicio en ninguna de sus capas; para esto, se debe contar con una herramienta que permita limitar el consumo de recurso de los procesos ejecutados por lotes, indicando los horarios donde pueden variar la demanda de recursos de forma automática.

11.5.10

Automatización de tareas repetitivas El sistema debe contar con una herramienta que permita la creación masiva de los meses en cada uno de los módulos instalados y su posterior bloqueo una vez se termine las transacciones del mes.

11.5.11

Datos de terceros Debe contener una única base de datos de terceros, que debe ser alimentada por los proveedores, los clientes, los funcionarios y otros terceros.

11.5.12

Alertas y notificaciones Para todos los módulos debe permitirse la programación de recordatorios, alertas y plantillas de documentos que podrán ser enviados a través del correo electrónico de forma automática y basándose en reglas basadas en parámetros.

11.5.13

Drill Down El sistema debe manejar el concepto Drill Down a través de una consulta en el módulo de contabilidad y los demás relacionados.

11.5.14

Números de documentos Definir mediante parámetros, si los números de los documentos serán dados automáticamente por el sistema o no.

Establecer periodicidad de reinicio de la numeración (mensual, anual o sin reinicio).


11.6.1 Producir reportes a través de una aplicación utilizada para el diseño y generación de reportes. Esta herramienta debe estar basada en parámetros y orientada a usuarios finales.

11.6.2 Debe permitir exportar los reportes a Excel, Word, Pdf, XML, XSLT, entre otros.

11.6.3

Exportar información Exportar datos del sistema producto de sentencias SQL, a archivos de diversos formatos tales como: CVS, XLS, XML, XSLT, HTML, PDF, etc.

11.7 SEGURIDAD Y AUDITORÍA

11.7.1

El Sistema debe contar con las siguientes características: - Autenticación - Autorización - Auditabilidad - Confidencialidad - Integridad - Disponibilidad. - No Repudiación (Firma digital)

11.7.2

Autenticación Los usuarios del sistema deberán poder identificarse de manera única. Se sugiere seguir como directriz la aplicación del esquema de autenticación única (single sign-on) para garantizar que el usuario se autentique una sola vez en la infraestructura de usuarios y contraseñas de lacompañia; para esto es necesario que el ERP pueda realizar la autenticación contra el directorio activo existente.

11.7.3

Autorización y Control de acceso Definir roles para los usuarios del sistema basados en parámetros según las necesidades de la compañia, tales como : auditor, administrador general, técnico, auxiliar, etc.

Debe implementar el concepto de bloqueo para diversos criterios tales como rangos de tiempo como meses, semestre y año.

Definir acceso a secciones del sistema por tipo de usuario, responsabilidad y relación a procesos.

11.7.4

Horarios de acceso Limitar el acceso al sistema en horarios y días específicos basándose en parámetros según las necesidades de la compañia.

11.7.5 Administración distribuida Asignación de responsabilidades (roles) dentro de cada módulo del sistema.

11.7.6

Bloqueo automático Realizar activación o desactivación total o parcial del acceso al sistema, por no ingresar en un lapso de tiempo largo asociado a un ausentismo o por la terminación de su contrato de trabajo.

Bloquear el usuario que después de determinado numero de intentos fallidos de acceso al sistema y alertar sobre esta situación al personal de seguridad.

11.7.7

Auditoría Realizar registro histórico de cambios para todos los datos sensibles (identificando valor previo, nuevo valor, fecha y hora de la modificación y usuario que realizó el cambio); de tal manera que se pueda efectuar un seguimiento detallado de las actividades realizadas y ejercer control sobre las mismas.

11.7.8

Confidencialidad Asegurar que la información está disponible sólo para el personal que sea autorizado con relación a la definición de roles en en la compañia.

11.7.9

Política de claves de usuario Definir el formato de claves de usuario según parámetros ajustados a las necesidades de la compañia. Establecer cifrado de datos.

11.7.10

Validación en la entrada de datos El ingreso de los datos debe estar debidamente validado con el fin de evitar incongruencias en la digitación y posibles ataques por inyección de código.

11.7.11

Transporte seguro de datos La información de usuarios y contraseñas debe ser transmitida en forma cifrada. Para ello se deben implementar mecanismos de seguridad tales como el uso del protocolo https y los certificados de seguridad, estos mecanismos deben ser especificados.

11.8 FLUJO DE TRABAJO

11.8.1

Flujos de trabajo para proceso de negocio Utilizar flujos de trabajo para gestionar los procesos de negocios que requieran de cambios de estado y aprobaciones;, donde se visualice el avance respectivo a través de un tablero de control, dando lugar a la utilización de alertas si fuera el caso.

11.8.2 Permitir la delegación de Tareas.

11.8.3 Permitir definir la duración estimada del Flujo y de cada tarea.

11.8.4 Permitir el Ingreso del Instructivo de cada tarea a realizar, para que pueda ser descargado por el usuario.

11.8.5 Permitir anexar cualquier tipo de documento al Flujo de trabajo.

11.8.6

Plantillas para actividades Debe permitir la definición de Plantillas por parte del usuario que puedan ser llamadas como una actividad del Flujo, en las que se puedan determinar campos tipo Fecha, Numéricos y Carácter y que puedan utilizarse tablas de la base de datos para el filtro de información.

11.8.7 Calcular el tiempo de ejecución de las actividades para determinar cuellos de botella y desviaciones.

Generar alertas automatizadas para indicar al dueño del proceso (jefe de área) sobre la situación.

11.8.8

Asignación de tareas La asignación de tareas debe generarse de las siguientes formas: Aleatoria, Secuencialmente, balanceando cargas, seleccionable en la ejecución, el mismo ejecutor de la etapa anterior o por monto.

11.8.9

Tablero de control Presentar en un resumen, las actividades pendientes, realizadas y otra información sobre estados del flujo de trabajo.

11.8.10

Número de actividad y caso Cada vez que se cree una nueva actividad, se debe asignar un numero de caso, el cual debe permitir consultar en que parte

del flujo se encuentra.

11.8.11 Plantillas de flujos de control Permitir crear flujos de control de información a través de plantillas del sistema.

11.8.12 Impresión del flujo de trabajo Permitir la impresión del flujo de trabajo.

11.8.13

Agrupación de flujos de trabajo Debe permitir generar flujos agrupados por áreas, y definiendo las actividades y rutas que debe seguir el flujo de una forma fácil y dinámica.

11.8.14

Traslado de actividades Cuando un usuario salga a vacaciones o tenga un permiso, debe permitir establecer la delegación de tareas por el tiempo del permiso o de las vacaciones, para que las actividades que serían asignadas a él, automáticamente sean asignadas a otro usuario.

11.8.15

Delegar actividades Si el usuario tiene los privilegios adecuado, podrá delegar actividades permisos, debe permitir delegar una actividad.

11.8.16

Lógica de Análisis de Datos Permitir la construcción de información y de conocimiento a través de herramientas de análisis y visualización de datos. Estará básicamente delimitada por mecanismos de presentación de la información que se ha cargado en el sistema y procesos que permitan cruzarla.

Debe incluir interfaces ligeras, abstraídas en su totalidad de la necesidad de usar “plugins” de terceros para su presentación.

La información que se publicará tendrá dos tipos de usuarios, interno y externo (público en general y funcionarios de la entidad) lo cual debe ser integrable dentro de flujos de trabajo.

11.8.17

Administración del Sistema Permitir la administración de usuarios y de los parámetros a los que haya lugar a administrar.

11.8.18

Incluir un módulo de seguridad en donde se gestionan usuarios, grupos, perfiles, roles y un área específica para crear flujos de trabajo, crear alarmas y mecanismos de notificación.

Permitir el mantenimiento a tablas maestras, procesos de cargue, reprocesos, creación y restauración de copias de seguridad, reporte de errores de carga, etc

11.9 EMPRESA

11.9.1

Certificaciones La empresa proveedora de la solución debe contar con certificación de calidad vigente ISO 9000 y valoración de CMMI nivel 3 o superior

11.9.2

Gestión de la configuración y la entrega - Entrega de la aplicación, actualizaciones del software o la bases de datos en ambientes de prueba, antes de pasar al ambiente de producción. - Control de Versiones, control de cambios

11.9.3

Personal con experiencia El personal de la empresa proveedora involucrado en el proyecto (Gerente, Arquitecto de la Solución, Especialista en la Cognición, etc), deben tener como experiencia mínima dos (2) años en el diseño e implantación de la solución ofrecida en proyectos ejecutados en entidades del sector público.

11.9.4 La empresa proveedora deberá contar con por un asesores con amplia experiencia en la implantación de soluciones ERP para el sector público.

11.9.5

Soporte La compañia requiere que el nivel de servicio que se brinde para atender las solicitudes de soporte, no supere las dos (2) horas de respuesta, y un máximo de cuatro (4) en el caso que requerirse el traslado de personal consultor.

11.9.6 El personal de soporte debe estar ubicado en el eje cafetero para brindar una rápida respuesta ante posibles incidencias presentadas.

11.9.7 El sistema debe estar desarrollado en herramientas de última generación.

11.9.8 Arquitectura Cliente/Servidor y/o Web Based.

11.9.9 El sistema debe ser modular. La solución de contar con una base de datos única e integrada, para todos sus módulos.

11.9.10 El sistema debe poseer flexibilidad de instalación por módulos.

11.9.11

El sistema debe contar con niveles de parametrización/configuración que permitan aplicar reglas que se ajusten a necesidades de ley y necesidades del negocio.

11.9.12 El sistema debe ofrecer consultas en línea de la base de datos histórica

11.9.13 El sistema permita manejar ambientes de pruebas, desarrollos y capacitación.

11.9.14 En todo caso para los siguientes procesos el sistema debe contar con arquitectura web:

11.9.15 Actualización y Consulta de la Hoja de Vida

11.9.16 Actualización de estudios, familiares.

11.9.17 Solicitudes de: Permisos, viaticos, vacaciones y cesantias.

11.9.18 Generación de Certificados y Desprendibles de nómina

11.9.19 Inscripcion a Eventos, cursos, actividades.

11.9.20 La interfaz del usuario debe ser a estandar en los diferentes módulos.

11.9.21 El sistema debe permitir personalizar el nombre de la empresa y el logo en los reportes generados.

11.9.22 El sistema debe poder ejecutarse a nivel de servidor de datos en sistemas operativos Unix, Linux, Solaris ó Windows.

11.9.23 Debe soportar como mínimo las bases de datos Oracle y SQL Server.

11.9.24 El sistema debe almacenar sus datos utilizando un manejador de Base de Datos Relacional.

11.9.25 La Base de Datos debe usar el estándar ANSI SQL.

11.9.26 El sistema debe poseer ayuda en línea para usuario final en español

11.9.27 El sistema debe contar con un Manual de usuario en español.

11.9.28 Debe permitir exportar los reportes a formatos como Excel o Pdf.

5.10 Soporte de BPM (Business Process Management)

HOJA DE CRITERIOS

Jerarquía Criterio SI NO Observaciones

14 BPM

14.1 MODELAMIENTO DE PROCESOS

14.1.1. La solucion debe permitir modelar todos los procesos de la organización a nivel transversal de todos los modulos propuestos

14.1.2 Debe permitir a los usuarios definir nuevos procesos de negocio o modificar procesos existentes.

14.1.3

Debe permitir la definicion del negocio a traves de flujos de trabajo escalando desde un sistema de radicación, procesos diversos de compras, presupuestos o cualquier tipo de proceso que interactue con los sistemas administrativos, financieros, contable y de recursos humanos, documentales y del negocio en un solo sistema.

14.1.1.

Debe manejar los documentos distribuidos, el correo electrónico, las transacciones, las operaciones entre otros, facilitando el flujo de información entre los diferentes grupos de trabajo

14.1.4 Se debe integrar con las herramientas de la oficina (Word, Excel, etc) y el correo electronico.

14.1.5

El sistema debe proveer una herramienta de gestión documental que almacene y gestione los objetos documentales complejos que viajen por el flujo como lo son imágenes, textos, videos, archivos ofimáticos.

14.1.1. El sistema debe registrar y permitir parametrizar quien maneja la informacion, que debe hacer con ella y cuando debe hacerlo

14.1.6

Debe permitir la facil parametrizacion de cada una de las tareas del proceso, pudiendo parametrizar: - Aprobador - Delegar y lista de delegables - Tiempos de ejecución - Montos de aprobacion - Alertas a traves del correo electronico - Parametrizacion para la visualizacion de documentos (publicos o privados) - Balanceo de cargas

14.1.7 Debe permitir Crear las formas, los documentos e instrucciones que necesita cada persona en cada paso para poder realizar cada subtarea

14.1.8 Debe ser web y se debe poder actualizar la informacion desde cualquier sitio seguro.

14.2 REPORTES

14.1.7 Generar un reporte de trazabilidad de cada uno de los procesos.

14.1.8 Debe permitir la visualizacion grafica del seguimiento de cada proceso.

14.1.9 Debe guardar un historico de los cambios generados en cada procesos, asi como las observaciones de cada ejecutor de las tareas.

14.3 CONSULTAS

14.3.1 El sistema permite realizar consulta de todos los procesos que se estan ejecutando

5.11 Requerimientos de Seguridad


14 SEGURIDAD

14.1

El sistema debe tener una opción para la administración de la seguridad y manejo de usuarios

14.2 Permitir al usuario la autenticación de su identidad de manera fácil y sencilla.

14.3

Debe permitir administrar roles, respecto a funcionalidades de la aplicación y privilegios de acciones

14.4 El sistema debe permitir la validación de seguridad a traves del Active Directory.

14.5

Debe contener como mínimo los siguientes campos a nivel de auditoria en las tabla de la base de datos: Usuario y Fecha de la Operación.

14.6 Debe permitir definir las operaciones a las que tiene acceso un usuario.

14.7 Debe permitir definir las operaciones que puede realizar el usuarios en cada programa:

Adición, Modificar, Borrar, consulta o Reporte.

14.8 Debe Permitir restringir el acceso a los programas por Días y Horas.

14.9

Administración de Usuarios: Creación de Usuarios, Inactivacion de Usuarios, restricción de acceso por Día y Horarios.

14.10 Definición de números de Intentos de ingreso para bloqueo de calves.

14.11 El sistema debe permitir encriptar las claves de los usuarios.

14.12 Definición de Numero mínimo de Dígitos de las claves.

14.13 Debe soportar la expiración automática de usuarios y "passwords"

14.14 Debe permitir la parametrización de Usuario por Empresa

14.15

Debe permitir definir el periodo de vigencia de las claves por parte de los usuarios y políticas de cambio de clave.

14.16

Los Usuarios creados en el sistema solo deberán tener acceso al aplicativo, pero no a la Base de datos.

14.17

Debe permitir la definición de perfiles de seguridad para facilitar la asignación/exclusión de permisos a grupos de usuarios.

14.18

Debe permitir la generación de un archivo con la información sobre las operaciones realizadas en el sistema mediante Logs de Auditoria.

proyecto: definición y alcance de un sistema de apoyo a la ... · por ende se expone en la dofa...

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