PROYECTO DE LEYPROMOCIÓN DEL AHORRO DEL PAPEL

EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

JOSÉ MANUEL ECHANDI MEZA

OBJETIVOS PRINCIPALES:

Reducir el consumo del papelReciclar el papel que se consume en el sector públicoUtilizar el papel recicladoCrear conciencia de ahorro de papel

El papel se compone de materia orgánica o, lo que es lomismo, de elementos que están vivos o han estadovivos. Por este motivo, se debe valorar la importanciadel papel como exponente y resultado de un proceso defabricación, que ha tenido como consecuencia lamuerte de un ser vivo: el árbol o los cultivos, tales comola caña de azúcar.

También, debe existir conciencia social de que al utilizarpapel se aprovecha parte de la riqueza viva del planetay si no se cuida, se corre el riesgo de perderla e,inevitablemente, la repercusión será en el futuro y lasufrirán las próximas generaciones; por ello, debeponerse atención a la sobreexplotación de los recursosmadereros, pues la abundancia de hoy puede serescasez mañana.

El papel está presente en la mayor parte de lasactividades que se desarrollan, ya sean relacionadascon el trabajo, la comunicación o la educación.Sin embargo, las personas deben tener conciencia de lanecesidad de alcanzar un desarrollo económicoadecuado, para cuidar los recursos naturales yconservarlos; asimismo, deben conocer sobre losimpactos ambientales asociados a la fabricación yreciclado del papel.También, es importante conocer sobre laimplementación de iniciativas para reducir el consumode papel, fomentadas en distintos ámbitos, ya sean laadministración pública, las empresas, lasorganizaciones ecologistas, etc., ya que estas tienennumerosas ventajas en el ahorro de costos y en elaumento de la productividad.

En la época actual, el papel reciclado, fabricado conmétodos correctos, es decir, sin la utilización deelementos químicos agresivos y de acuerdo conpolíticas medio ambientales e industriales coherentes,es la solución a la deforestación.Hasta ahora se ha vivido bajo la ilusión de que la Tierraes como una gigantesca pieza de recambio, que podrásustituirse cuando se haya deteriorado definitivamente;sin embargo, los recursos naturales son pobres ylimitados.La sociedad del mundo desarrollado está dominada porel derroche y la cultura de "usar y tirar" y no comprendeque sin una adecuada protección y valoración del medioambiente no existe calidad de vida ni garantías defuturo.

Hoy en día, a la vista de la evolución social, industrial yecológica, es un error no tener en cuenta cuestionesmedioambientales y de ahorro. Ya hace tiempo que seha comenzado a vislumbrar el grave problema, el cualsupondrá la escasez de materias primas en la industriay el exceso de basura en las ciudades.Para ayudar a entender y combatir la problemática, esfundamental estar informado, Debemos comprenderque con el comportamiento cotidiano podemos cambiarel curso de los acontecimientos de nuestro planeta.Para ello, el arma más poderosa con la que se cuentaes el ahorro. Ahorrar medios significa conservarposibilidades y esto, a su vez, equivale a sobrevivir.

En cuanto a la forma más adecuada de ahorrar, existen dosprincipios que se complementan perfectamente: aprovecharal máximo los recursos de que se dispone y reciclar losdesechos.

Normalmente las empresas deben buscar y tener mayorespacio físico para guardar el papel, por lo que laorganización y los muebles para mantenerlo es difícil. Estosinconvenientes son especialmente relevantes para cualquierempresa y, con mayor razón para la Administración Pública,en la que el consumo procede de varios orígenes: el uso delempleado en su puesto de trabajo, los procesos de gestióninterna y los procesos de relación con los ciudadanos. Porello, cada vez es más frecuente encontrar iniciativas dereducción del consumo de este material.

Las nuevas tecnologías pueden contribuir a que en las oficinas seutilice el papel de modo más eficiente y que, paralelamente, seincremente la productividad.

Este es el caso de la Intranet, la cual permite tanto la comunicacióninterna como compartir información. Además, facilita la consulta dedocumentos internos; asimismo, un diseño adecuado de la Intranetpermite realizar gestiones internas de forma más fácil y eficiente, sinnecesidad de formularios o notas en papel.

El uso de herramientas de colaboración que permitan compartir elconocimiento, son especialmente beneficiosas para organizaciones oempresas que tienen empleados geográficamente dispersos o querequieren numerosas comunicaciones internas o en las que un grannúmero de trabajadores necesitan tener acceso a los recursos deestas, ya que se evita el consumo de papel.

VENTAJAS

El desarrollo de la llamada e-administración o administraciónelectrónica, ofrece una serie de ventajas socioeconómicasindudables, derivadas de la rapidez y flexibilidad con la que serealizan los trámites administrativos, la simplificación de laburocracia y el aumento de la eficiencia.También, la administración electrónica conlleva una clara ventajaambiental, fundamentalmente en lo que supone de reducción deluso de documentos en papel.Por lo expuesto anteriormente, debemos adoptar cambiosfundamentales en nuestra forma de vivir. Debemos asumir tanto lasgrandes decisiones como las pequeñas, y valorar las actitudes y loscomportamientos cotidianos: desde el ahorro, en todos los sentidos,hasta la conservación y el respeto por el medio ambiente, incluidosel diálogo, la solidaridad y la comprensión.

HAY ALGUNAS INSTITUCIONES QUE DESTACAN EN ESTE TEMA:

La Sala Constitucional tienen políticas de cero papel.

La Defensoría de los habitantes introdujo la firmaelectrónica.

Los juzgados de cobro tienen políticas de cero papel.

La Junta de Protección Social utiliza loteríaelectrónica y transferencias electrónicas como salario.

PROMOCIÓN DEL AHORRO DE PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

CAPÍTULO IDisposiciones generalesARTÍCULO 1.- Objeto de esta Ley

La presente Ley tiene por objeto establecer lasobligaciones básicas tendientes a garantizar el ahorrodel papel en la Administración Pública, de modo que secolabore eficientemente en la preservación de losrecursos naturales involucrados, así como surepercusión en el gasto público.

ARTÍCULO 2.- Ámbito de aplicaciónEl ámbito de aplicación de esta Ley es la AdministraciónPública, los organismos descentralizados ydesconcentrados y los órganos adscritos.

ARTÍCULO 3.- Principios de la LeyEsta Ley se inspira en los siguientes principios rectores:a) Conservar los recursos naturales.b) Disminuir el gasto público.c) Ahorrar costos y aumentar la productividad.d) Evitar la escasez de materias primas en la industria y el exceso debasura.e) Racionalizar el uso del insumo y sus desechos.f) Aprovechar al máximo los recursos disponibles y reciclar losdesechos.g) Potenciar los servicios brindados a los ciudadanos, las empresas uotras administraciones, mediante el empleo de nuevas tecnologías.h) Brindar, por parte de la Administración Pública, servicios de calidad,sostenibles y accesibles.i) Participar a la iniciativa privada en programas de promoción delahorro del papel.j) La cooperación interadministrativa

CAPÍTULO IISUSTITUCIÓN DEL FORMATO IMPRESOARTÍCULO 4.- Sustitución del formato impreso por el electrónico

La comunicación interna o interadministrativa: notas, pedidos yevacuación de informes y consultas, entre otros, sea para su envío orecepción, se efectuará mediante correo electrónico por Internet, opor Intranet, sin que esté permitida su posterior impresión.

ARTÍCULO 5.- ImplementaciónPara implementar la sustitución del formato impreso por elelectrónico, se introducirán las modificaciones necesariassustanciales a nivel operativo, para asegurar el trabajo encomputadoras y en línea, mediante la creación de herramientaselectrónicas y procedimientos que faciliten el trabajo electrónico ypromuevan el ahorro de papel. Para estos efectos, se procurará lacomprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajesintercambiados a través de las redes de telecomunicaciones y laseguridad en la emisión y recepción de estos.

ARTÍCULO 6.- Conservación de archivosLos archivos cuya conservación sea necesaria, serán guardados en el discoduro o rígido de las computadoras, así como en cualquier otro tipo dedispositivo informático de almacenamiento de datos.

CAPÍTULO IIIRECOLECCIÓN, ALMACENAJE Y RECUPERACIÓN DEL PAPEL USADOARTÍCULO 7.- Sistema de recogida, almacenaje y recuperación del papelusado

La Administración Pública deberá introducir un sistema para la recolección,el almacenamiento y la recuperación de papel usado en todas lasinstalaciones, de acuerdo con las disposiciones que la autoridad deaplicación reglamente para tal efecto.

ARTÍCULO 8.- Registro para la medición de la cantidad de papelEl responsable del suministro o provisión de papel de cada oficina,departamento o repartición, o quien resulte así designado, deberáconfeccionar un registro en el que conste la cantidad de papel que ingresa,la que se almacena y la que egresa de la oficina, el departamento o larepartición de que se trate.

ARTÍCULO 9.- Diagnóstico del consumo del papelRealizado el registro, el responsable de suministro o provisión depapel deberá realizar, anualmente, en forma computarizada undiagnóstico del consumo del papel, mediante lo siguiente:

a) Inventario de los diferentes tipos de papel que se utilizan en laoficina.

b) Consumo anual de los principales tipos de papel utilizados.

ARTÍCULO 10.- Evaluación de los costosLos referidos registros y diagnósticos permitirán evaluar los costosdel consumo de papel. Para ello, se deberán tener en cuenta:

a) El costo de los productos de papel mediante facturas proporcionadaspor el departamento de administración o los proveedores.

b) El costo de impresión y fotocopiado, estos serán la suma de loscostos de amortización, el gasto energético y el consumo de tintadurante el período de que se trate.

ARTÍCULO 11.- AlmacenamientoQueda prohibido arrojar a la basurapapeles sueltos. En cada piso deledificio donde funcione una oficina,repartición o dependencia pública, sedeberán colocar contenedores parafacilitar el almacenamiento del papelusado, en los siguientes términos:

a) El papel se separará agrupándolo ensus principales clases, en losdiferentes contenedores dispuestospara tal efecto:

i) Papel continuo de ordenadorii) Papel blancoiii) Papel coloriv) Cartón

b) Los contenedores deben tenerindicaciones sobre los tipos de papelque deben depositarse en ellos.

c) En los recipientes de almacenado, solose podrá colocar papel usado.

d) El papel sin arrugar deberá acumularseempaquetado o atado, si es el caso,para mantener limpio el lugar dealmacenado, ocupar el menor espacioposible y facilitar su transporte.

e) Los contenedores de almacenamientode papel serán retiradossemanalmente, por personas oentidades que posibiliten larecuperación el papel.

CAPÍTULO IVUSO DEL PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICAARTÍCULO 12. Formas de uso del papel

Cuando sea imprescindible el uso de soporte papel, para la comunicación interna decualquier dependencia de la Administración Pública, de acuerdo con lo establecidoen el artículo 4 de esta Ley, este se realizará según las siguientes pautas:

a) El papel deberá reutilizarse escribiendo o imprimiendo en las dos caras de dichosoporte y buscando nuevas utilidades.

b) El diseño de formatos institucionales deberá ajustarse a tamaños que no impliquendesperdicio de papel; preferible la instalación de controladores software para lasimpresoras, que permitan imprimir cualquier documento en menos espacio; sedeterminará el "formato de libro". En caso que esto no sea posible, los documentosdeberán ser impresos en letra "Times New Roman" y en tamaño 12, con uninterlineado de 1,5 líneas.

c) Los espacios "blancos" que sobren de cada papel impreso serán recortadosy almacenados, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 11de lapresente Ley.

d) Solo se podrán realizar las fotocopias imprescindibles y en papel reciclado osobrante, de acuerdo con lo establecido en el inciso c) del presente artículo.

e) Cuando se trate de información cuya recepción esté destinada a variaspersonas, se imprimirá una circular por departamento y se confeccionaráun listado para que una vez que una de ellas lo haya leído la transmita a lasiguiente persona de la lista.

f) Se establecerá un sistema de paneles de información que permita que todoel personal conozca las noticias más importantes, sin necesidad deimprimir varias copias.

ARTÍCULO 13.- Papel recicladoEl Estado fomentará el uso de papelreciclado en sus dependencias y lo iráintroduciendo paulatinamente, siguiendolos siguientes criterios.

a) Política de compraEl Poder Ejecutivo deberá emitir undocumento en el que establezca suscriterios ambientales para la compra deproductos de papel. Dicho documentoestará destinado, fundamentalmente, a laspersonas encargadas de suministros, asícomo a los proveedores.

b) Preferencias en el uso del papel

1) Utilización de papel cien por ciento (100%)reciclado, preferentemente, o quecontenga la mayor fracción posible defibras recicladas y que esté fabricado confibras procedentes de papel postconsumo.Si esto no fuera posible, se requeriránfibras procedentes de papel preconsumo yque el papel reciclado no haya sidoblanqueado con cloro, esto es, papeltotalmente libre de cloro.

2) Cuando por motivos ineludibles depresentación se precise un papel dealta calidad, siempre se utilizaránpapeles totalmente libres de cloro.

3) Solo excepcionalmente, cuando losproveedores no dispongan de papel detamaños especiales reciclados nitotalmente libres de cloro, seconsumirá papel libre de cloroelemental.En cualquier caso, se exigirá siempreel distintivo o certificado que garanticetales cualidades y no se aceptarán losque no estén reconocidos por unorganismo oficial.

c) GramajeSe encargará y proveerá el soportepapel de menor gramaje posible,teniendo en cuenta sus utilizacionesposibles.

ARTÍCULO 14.- MantenimientoEl personal contratado o designado para el reciclaje, cuidará elmantenimiento de equipos ofimáticos, especialmente impresoras yfotocopiadoras para evitar el despilfarro del soporte durante averías;asimismo, ajustará las máquinas al uso de papel reciclado paraasegurar la ausencia de problemas relacionados con su impresión ofotocopiado.

ARTÍCULO 15.- Informacióna) Los funcionarios serán informados sobre las buenas prácticas de uso

y reciclaje de papel, dispuestas por la Administración Pública, a finde que puedan seguirlas.

b) Los usuarios deberán conocer el funcionamiento correcto deimpresoras y fotocopiadoras para propender al ahorro de papel,mediante el dictado de pequeños cursos, a todos los trabajadores,sobre el funcionamiento de las máquinas; estos cursos estarán acargo de los técnicos de las empresas proveedoras.

c) Será obligatoria la colocación de un cartel indicador en cada oficina,que especifique las pautas establecidas en la presente Ley para elahorro del papel.

ARTÍCULO 16.- Cooperación entre la administración del Estado y lasmunicipalidadesSe invita a las municipalidades a adherirse al presente régimen y acoordinar mecanismos de cooperación en la planificación yordenamiento de programas destinados a promover el ahorro delpapel en sus respectivas administraciones.

ARTÍCULO 17.- Organismo ejecutor del programaEl Poder Ejecutivo designará al organismo que tendrá a su cargo la

implementación de la presente Ley. Rige a partir de su publicación.

José Manuel Echandi MezaDIPUTADO11 de agosto de 2008.NOTA: Este proyecto pasó a estudio e informe de la ComisiónPermanente de Gobierno y Administración.

Muchas Gracias!!