proyecto de innovación de la gestión documental aplicada...
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Proyecto de innovación de la gestión documentalaplicada a expedientes de contratación de
servicios y obras de infraestructuras detransporte
Universidad de Sevilla | Tecnocom
Estudio comparativo de herramientas ECM
Francisco José Domínguez Mayo
INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS
Herramientas ECM (Enterprise Content Management)
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Realizar un análisis comparativo de las solucionessoftware que proporcionan soporte al proceso de gestión
documental.
Estudiar la situación actual de las entidades públicas quedemandan soluciones para la gestión documental.
METODOLOGÍA
Reuniones con entidades públicas que teníanexperiencia en temas de gestión documental.
Se hizo un estudio de la normativa local,autonómica y europea relativo a normas ENI,
interoperabilidad, y todo lo referente a normativaque afectaba a la gestión documental.
Muchos temaspor resolver ypoco consenso
Estudiar la situación actual de las entidades públicas quedemandan soluciones para la gestión documental.
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METODOLOGÍA
Organización Contexto
Organización
¿Modelo deCaracterización?
Realizar un análisis comparativo de las solucionessoftware que proporcionan soporte al proceso de gestión
documental.
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METODOLOGÍA
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METODOLOGÍA
QuEF(Quality Evaluation
Framework)
Conjunto de fases que aseguranuna mejora continua de lacalidad
Basado en estándares de calidady buenas prácticas existentes
Protocolos y métodos deactuación para cada fase
Plantillas para la caracterizacióno definición del modelo decalidad
Métodos Multi-Criterio para laobtención y calculo depreferencias
Herramienta para laautomatización de la gestión dela calidad 5
METODOLOGÍA: ESTRATEGIA
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MÉTODOS DE TRABAJO Adaptación de la propuesta Kitchenham and Charters
Realización de revisiones sistemáticas en el contexto de Ingenieríadel Software
Ampliamos el espectro, poniendo el foco sobre el estudio del estado delarte en los sistemas y herramientas que nos ocupan en este estudio.
FASES DEL TRABAJOBASADA EN TRES ACTIVIDADES
METODOLOGÍA: ESTRATEGIA
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3 ACTIVIDADES
RQ1.- ¿Qué herramientas ECM existen?
RQ2.- ¿Cómo se adaptan a las directricesgenerales de la administración públicaandaluza en general y a los expedientes deContratación de Servicios y Obras deInfraestructuras Transporte?
RQ3.- ¿Cuál es la herramienta ECM másadecuada para ser usada en este contexto?
RQ4.- ¿Qué puntos de mejora son necesariospara que la herramienta resultante de RQ3 seadapte a este contexto?
PREGUNTAS INVESTIGACIÓN A RESOLVERFUENTES DE INFORMACIÓN +CRITERIOS DE PRESELECCIÓN
Funcionalidad básica (CORE) Gestión de documentos Gestión de registros Workflow/BPM Procesamiento imágenes Interoperabilidad Gestión contenido web Contenido colaborativo Posicionamiento en mercado
METODOLOGÍA: ESTRATEGIA
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3 ACTIVIDADES
RESULTADO PRELIMINAR
Modelode
Calidad+ preferencias
10 grupos decaracterísticas
METODOLOGÍA: DISEÑO
ESQUEMA DE CARACTERIZACIÓN
MULTIOBJETIVO- Valor- Riesgo e Incertidumbre- Costes
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METODOLOGÍA: TRANSICIÓN
La consideración de nuevos ECMsen la evaluación conlleva lainclusión de nuevas característicasen el modelo ya que puede ocurrirque estos nuevos ECM poseancaracterísticas que los ECMconsiderados no poseían.
CAMBIOS EN EL MODELO DE
CARACTERIZACIÓN
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METODOLOGÍA: OPERACIÓN
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2 ACTIVIDADES
CRITERIOS DE EXCLUSIÓN Y EVALUACIÓNEJECUCIÓN SOBRE LA MUESTRA
SELECCIONADA
EXCLUSIÓN DocuWare: a priori se adecúa a los
aspectos requeridos en el estudio, peroha sido muy complejo estimar el coste yencontrar un soporte del proveedor.
KnowledgeTree, Nuxeo y MSharePoint:no proporciona soporte por alguna de lascaracterísticas básicas requeridas.
EVALUACIÓN Evaluación múltiple: 3 equipos Optimización multiobjetivo: cada
característica tiene un peso relativoasignado que posteriormente esevaluado en conjunto con el resto.
Composición de preferencias: laevaluación fluctuará entre [1..4]
Modelo de Características ySubcaracterísticas
RevisiónComercial
RevisiónAcadémica
METODOLOGÍA: OPERACIÓN
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COSTE / VALOR
ESTUDIO MULTIOBJETIVO
RIESGOS E INCERTIDUMBRE / VALOR
RIESGO / COSTE COMPETITIVIDAD
0,82 ; 1,00ALFRESCO
0,61 ; 0,47NUXEO/ATHENTO
ECM DOCUMENTUM0,99 ; 0,53
0,94 ; 0,45OPENTEXT
IBMFILENET1,00 ; 0,52
0,61 ; 0,95NUXEO/ATHENTO
0,94 ; 0,43OPENTEXT
ECM DOCUMENTUM 0,99 ; 0,30IBMFILENET1,00 ; 0,290,82 ; 0,19
ALFRESCO
0,47 ; 0,95NUXEO/ATHENTO
0,45 ; 0,43OPENTEXT
ECM DOCUMENTUM0,53 ; 0,30
IBMFILENET0,52 ; 0,29
0,1 ; 0,19ALFRESCO
ECMDOCUMENTUM
OPENTEXT
IBM FILENET
NUXEO/ATHENTO
ALFRESCO
RIESGO – INC.
RIESGO – INC.
COSTE
COSTE
VALORVALOR
METODOLOGÍA: OPERACIÓN
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ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
METODOLOGÍA: OPERACIÓN
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ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
1. Orientación al usuario/Personalización 2. Capacidad de captura, acceso, recuperación y visualización
3. Ciclo de vida documental 4. Workflows
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
METODOLOGÍA: OPERACIÓN
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5. Administración electrónica 6. Interoperabilidad
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
7. Seguridad / Control de acceso y actividad 8. Arquitectura
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUMIBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUMIBM FILENET
METODOLOGÍA: OPERACIÓN
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ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
9. Menor Coste (TCO) 10. Soporte, manuales y roadmap
RESULTADO FINAL
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUMIBM FILENET
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA
ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN
RESULTADO FINAL
OPENTEXT
ALFRESCO
NUXEO/ATHENTO
EMCDOCUMENTUM
IBM FILENET
Independencia delgestor documental.
La elección en elproyecto piloto serealizó en un marcoconcreto de evaluación
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METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA
PUBLICACIONES EN CONGRESOS Y REVISTAS CIENTÍFICAS
M.J. Escalona, J.A. García-García and F. J. Dominguez-Mayo and I. Ramos, "Technical Tool Surveys andComparative Studies: A Systematical Approach", 23rd International Conference on Information SystemsDevelopment (ISD2014).
F.J. Domínguez-Mayo, J.A. García García, M.J. Escalona, M. Mejías. Evaluating Enterprise Content ManagementSystems based on a Quality Evaluation Framework, submitted
F.J. Domínguez-Mayo, M.J. Escalona, M. Mejías, M. Ross, G. Staples. A Quality Management based on theQuality Model Life Cycle. Computer Standards and Interfaces, Volume 34, Issue 4, June 2012, Pages 396-412, ISSN 0920-489, http://dx.doi.org/10.1016/j.csi.2012.01.004.
Alba, M., Ramírez, M., Pavon, I., Sanchez, N., García-García, J.A. “Comparativa de Herramientas ECM en elmarco de la e-administración”. V Congreso Internacional de Computación y Telecomunicaciones, pp 24-31.ISBN: 978-612-4050-69-5. 2013.
Centralizar la gestión de la calidad en elModelo
Sistematizar los protocolos y métodos degestión de la calidad
Mejorar la eficiencia y eficacia en laevaluación
Reducir costes Asegurar la mejora continua de la calidad Todo esto es extensible a cualquier
entidad
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METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA
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Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus “Mecanismos guiados en etapastempranas para la mejora de Software” (TIN2013-46928-C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad
y por el proyecto “THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes decontratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte” del “Programa Operativo FEDER de
Andalucía 2007-2013”.