proyecto de implementación de intranet

8/16/2019 Proyecto de implementación de Intranet

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NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA COMUNICACIÓN INTERNAÁNGELA PEREZ – LOLA SILLERO – BERNARDITA ZAMORA

MÁSTER GESTIÓN ESTRATÉGICA E INNOVACIÓN EN COMUNICACIÓN- UNIVERSIDAD DE MÁLAGA

Proyecto de

implementación deIntranet

CASO: ASOCIACIÓN DE EMPRESARIOS VITIVINÍCOLASDEL VALLE DE CASABLANCA A.G- CHILE



[PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET] 30 d !"#$% d &0'(

'

1. FASE INICIAL ........................................................................................................ 2

1.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL .................................................................................3 ANÁLISIS DE LOS PRECEDENTES ........................................................................................................ .. 3 RECOGIDA DE INOR!ACI"N DENTRO DE LA E!PRESA ......................................................... ........... # ANÁLISIS DE LA SIT$ACI"N ACT$AL ................................................................................................... %

DE&ILIDADES ..................................................................... ............................................................. % ORTALE'AS ........................................................................................... ........................................ % A!ENA'AS ............................................................................................. ........................................ ( OPORT$NIDADES ........................................................................................ ................................... (

CATALOGACI"N ) SEG!ENTACI"N DE LOS E!PLEADOS ......................................................... ......... *

1.2. DEFINICIÓN DEL RECEPTOR .......................................................................................7 RASGOS DISTINTI+OS DE LAS TIPOLOG,AS DE P-&LICOS DE LA ORGANI'ACI"N............................... * IDENTIICACI"N DE LOS P-&LICOS DE LA INTRANET .........................................................................

PROCESO .............................................................................................. ............................................... !APAS DE CONOCI!IENTO ............................................................. ................................................. /0 DISPOSICI"N "PTI!A DE LA INOR!ACI"N EN LA INTRANET ........................................................ /0

1.3. FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS .................................................................................... 11 O&1ETI+OS DE LA ASOCIACI"N ............................................................................ ............................. //

O&1ETI+OS DE LOS ASOCIADOS +ITIC$LTORES .............................................................. .............. /2 O&1ETI+OS DEL L$1O DE INOR!ACI"N ................................................................... ................. /3

2. FASE DE CREACIÓN ............................................................................................. 15

2.1. DISEÑO, ESTRUCTURA Y HERRAMIENTAS ................................................................. 15 DISEO .......................................................................................................... .................................... /%

ESTR$CT$RA ............................................................................................................. ........................ /( 4ERRA!IENTAS ..................................................................... ........................................................... 22 A5 4ERRA!IENTAS DE DOC$!ENTACI"N ELECTR"NICA........................... ................................. 22 &5 4ERRA!IENTAS DE CONERENCIA ELECTR"NICA ........................................................... ........ 2# C5 4ERRA!IENTAS DE IDELI'ACI"N ........................................................................................... 2%

2.2. GESTIÓN DE LA INTRANET ....................................................................................... 25

3. FASE DE DIFUSIÓN .............................................................................................. 26

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 28




&

1. FASE INICIAL

La Asociación de Empresarios Vitivinícolas del Valle de Casablanca, es una

asociación gremial creada en Julio de 2001, fruto de la iniciativa de la Ruta del

Vino para ampliar el compromiso de asociatividad de empresarios del mundo

del vino de la comuna de Casablanca. En ella confluyen tanto los empresarios

productores de vino como los agricultores productores de uva, tras el objetivo

de defender y difundir las características del Valle de Casablanca, en todos los

aspectos vinculados con su denominación de origen.

Su misión es mantener y potenciar la imagen del Valle de Casablanca y sudenominación en el ámbito nacional e internacional como primer valle premium

de vinos de clima frío. Para lo anterior, establece su accionar las áreas de

viticultura, enología, turismo y responsabilidad social.

La asociación está regida por estatutos y un reglamento. Una vez al año se

realiza una asamblea general de socios, donde se da cuenta de la gestión del

año anterior y se hacen las propuestas para el año siguiente. La dirección

general está formada por un directorio compuesto de 9 personas. En el día a

día el Gerente General junto un equipo: conformado por la encargada de

Marketing y Turismo; encargada de Comunicaciones y Relaciones Públicas; y

Administración trabajan eficazmente para desarrollar todas las actividades de la

Asociación. El directorio se reúne una vez al mes, donde efectúa el análisis de

las actividades programadas y se evalúan nuevas propuestas que sean

concluentes con los objetivos de la Asociación.

La asociación está compuesta por 19 sociedades agrícolas, 19 viñas y 6

restaurantes.

Viñas Viticultores

Viña Veramonte Agrícola ARS Ltda.Viña Carmen Agrícola Canelo Norte

Viña Casa Lapostolle Agrícola Canelo Sur




3

Viña Casablanca Agrícola El EnsueñoViña Casas del Bosque Agrícola El EsteroViña Catrala Agrícola Izaro

Viña Indómita Agrícola La RotundaViña Kingston FamilyVineyards

Agrícola MacaireToribio Larrain L.

Viña Mar Agrícola Mina del AguaViña Matetic Agrícola Santa Marta

Grupo Belén Agrícola y Ganadera TierraNuestra

Viña Quintay Agrícola Las Colinas de TapihueViña Ventisquero Agro MorandéViñedos Orgánicos Emiliana Sociedad Agrícola De Los Pumas

Estancia El Cuadro Inmobiliaria Vista HermosaViña Cono Sur Inmobiliaria Prado VerdeViña Loma Larga Felipe LarraínLa Recova Wines Agrícola Los Boldos de Tapihue

Restaurantes House Casa del Vino Equilibrio de MateticIndómita Tanino de Casas del BosqueEstancia El Cuadro Viñamar

1.1. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

ANÁLISIS DE LOS PRECEDENTES

Para la implementación de la intranet la organización declaró como grupo

prioritario en el desarrollo de herramientas de comunicación interna al grupo de

19 viticultores, ya que actualmente no existe ningún sistema de comunicación

formal establecido. Según el análisis de la clasificación de públicos de la teoría

de James Grunig (Grunig & Hunt, 2000) de la conducta de comunicación seestableció que el público objetivo declarado como grupo prioritario por la

organización es un público AIEP (Alto reconocimiento del problema, bajo

reconocimiento de las restricciones), es decir un público que reconoce que

tiene un problema ocasionado por la organización- en este caso la

desinformación o la inexistencia de un canal de comunicación fluido y

bidireccional- y que no se enfrentan a restricción para resolver su problema- es

decir comunican al área encargada de agricultura su molestia y reclaman la




)

falta de información. Siguiendo con esta línea de categorización de públicos, se

clasificó a los empresarios vitivinícolas según en el mapa general de públicos

según Justo Villafañe (Villafañe, 2002), en donde se pudo establecer el grado

de importancia o influencia de estos según la importancia o influencia sobre los

cumplimientos de los objetivos de la organización.

Según esta teoría se estableció que este público es un público estratégico -

dentro de la variable genérica de la dimensión estratégica de la organización-

ya que se trata de un público fundamental para el desarrollo y crecimiento de la

organización. De igual manera los empresarios vitivinícolas se ubican como un

público de providencia, es decir es altamente beneficioso en términoseconómicos para la organización, es decir un público que provee

económicamente a la Asociación pagando cuotas de membresía y pertenencia.

RECOGIDA DE INFORMACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA

Tradicionalmente los contenidos compartidos y publicados para los viticultores

han sido sobre meteorología: precipitaciones caídas en el valle o temperaturas,

próximas charlas o presentaciones sobre diferentes tópicos impartidas pordepartamentos dependientes del Ministerio de Agricultura o por la asociación e

información de contingencia sobre el Valle de Casablanca (noticias).

Todo el contenido sobre meteorología es recopilado por el gerente general en

base a las estaciones meteorológicas ubicadas en distintos sub-valles de

Casablanca, la mayoría de las charlas o presentaciones que se realizan

corresponden al calendario de actividades preparado por distintos

departamentos gubernamentales provenientes del Ministerio de Agricultura ylas charlas que no provienen del gobierno son realizadas por la asociación,

coordinadas por el gerente general y estas responden a necesidades de los

viticultores comunicadas al gerente, como por ejemplo: nueva utilización de

maquinaria para la cosecha de uvas en época de vendimia, nuevos métodos

de riego, sequía, control de heladas, nuevos métodos de cultivo, plagas, etc.




(

Toda la información compartida con los viticultores –desde ahora llamados

asociados viticultores - se realiza a través del correo electrónico del gerente

general. Todos los correos se envían personalizados con nombre y apellido vía

Word y Outlook. Pero no existe un sistema de comunicación ni de

almacenamiento de información, es decir, los asociados viticultores

actualmente no tienen una plataforma en la cual puedan acceder a distintos

contenidos o registros históricos del Valle o algún sistema de contacto formal.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

En este punto se analizará el punto en el que se encuentra la gestión de la

comunicación en la organización en la actualidad.

Cabe destacar que actualmente además del método de contacto vía correo

electrónico no existe otro canal de comunicación entre asociación y asociados

viticultores. Actualmente los esfuerzos de comunicación interna se enfocan

principalmente en el área de turismo de la asociación (a través de reuniones

mensuales entre los encargados de turismo y asociación), por lo que no existe

un protocolo de comunicación con el área agrícola o con los asociadosviticultores, lo que genera un descontento generalizado con el área que maneja

agricultura (gerencia), por ende con la asociación.

DEBILIDADES

• No existe un canal de comunicación interna formal

• No existe una plataforma exclusiva para los asociados viticultores

• No existe un archivo virtual de para consulta de material multimedia

• No existe una plataforma virtual para revisar los registros meteorológicos

• Los asociados viticultores no siempre reciben a tiempo la información

sobre la meteorología del valle.

FORTALEAS

• La comunicación entre asociados viticultores y asociación es fluida

• Alta tasa de respuesta de correos electrónicos




*

• Alto número de correos electrónicos de parte de los asociados

viticultores para la obtención de material multimedia de charlas

realizadas

• Alta participación en actividades realizadas

AMENAAS

• Los asociados recurran a otros organismos para la obtención de

información

• Se pierda el significado de asociatividad

OPORTUNIDADES

• Mantención de lazos comunicativos entre asociación y asociados

viticultores

• Fortalecer el significado de permanencia de asociados viticultores

• Establecimiento de un canal de comunicación formal

• Existencia de un alto interés de parte de los asociados viticultores en la

obtención de información

• Interés en capacitaciones de nuevas tecnologías

Los asociados viticultores son un público abierto a las nuevas tecnologías y a

la utilización de estas, ya que constantemente están en capacitación para

aprender sobre nuevos métodos para trabajar con cierta maquinaria o las

nuevas tendencias en tecnología agrícola. Son un público con alto interés en la

obtención de información sobre el estado del valle, capacitaciones e

información de interés agrícola. Pero como no existe un sistema formal decomunicación interna entre asociación y asociados viticultores no se sienten un

grupo prioritario en la ejecución de la misión de la asociación.

Este grupo es un público muy organizado, calendariza cada actividad con

tiempo con tal de asistir, es abierto a la capacitación de nuevas tecnologías,

mantiene un alto y permanente interés en la obtención de información relevante

que le permita ejecutar de mejor manera su trabajo y aprovecha las instancias

como capacitaciones o charlas para su beneficio propio.




+

La creación e implementación de una intranet dirigida a este público crearía y

aumentaría el flujo de comunicación entre asociación y asociados viticultores,

además de incrementar la sensación de asociatividad. Luego del análisis

DAFO, se concluye que este público utilizaría en gran medida esta nueva

herramienta tecnológica, ya que con ella podría obtener toda la información

que le es necesaria y mejoraría su percepción sobre la asociación y el área

encargada de ver el sector agrícola.

CATALOGACIÓN Y SEGMENTACIÓN DE LOS EMPLEADOS

Dentro del público de los asociados viticultores se encuentran dos tipos de

públicos. Los dueños de los campos agrícolas y los administradores de campo.

Los dueños de los campos agrícolas, son aquellos que toman las decisiones

dentro de su propia organización, velan por la administración de contratos,

pagos, contratación de personal, vela por la calidad y venta de producción y

distribución del trabajo.

Los Administradores de campo, son aquellos que manejan, controlan y velan

por la producción de uva del campo agrícola al cual pertenece, maneja los

roles de los trabajadores, monitorea las temperaturas, plagas y vigila la calidad

de la uva.

1.2. DEFINICIÓN DEL RECEPTOR

RASGOS DISTINTIVOS DE LAS TIPOLOGÍAS DE PÚBLICOS DE LAORGANIZACIÓN

DUEÑOS DE CAMPOS AGRÍCOLAS:

Personalidad: Son personas sociales, serios, responsables y activos en

el inter-espacio.

Intereses generales: Les gusta pasar tiempo al aire libre, los animales y

es conocedor de vinos.

Intereses en relación con su actividad: Preocupados de estar al tanto




,

con las nuevas tecnologías para implementarlas en sus campos, participan

activamente de las tareas de cultivo, cosecha y venta de uva, interesados en

las nuevas capacidades y en las oportunidades o amenazas naturales que

afecten a su cultivo y campo.

Formas de trabajar: Trabajan en la oficina situada en los campos

agrícolas, mayormente utilizan internet en su computador, pero si están en

terreno vigilando las labores de la temporada se comunican por teléfono

(correo, llamadas, mensajes, etc).

ADMINISTRADORES DE CAMPOS:

Personalidad: Son personas sociales, serios, responsables y

medianamente activos en el inter-espacio, en tiempo de pre-vendimia y

vendimia pasan mucho tiempo conectados.

Intereses generales: Les gusta pasar tiempo al aire libre, los animales y

muy apegado a costumbres locales.

Intereses en relación con su actividad: Se preocupan de constantementemonitorear las condiciones climáticas a través de internet, velan por los

procesos de cultivo y cosecha de uva, participan activamente de

capacitaciones y charlas para mejorar su trabajo en el campo y tienen un alto

interés en permanecer al tanto de novedades y noticias de su área de trabajo.

Formas de trabajar: Trabajan la mayor parte del tiempo en terreno,

aunque intermitentemente trabajan desde la oficina situada en los campos

agrícolas en conjunto con el dueño del campo agrícola, mayormente utilizan

internet en su computador, pero si están en terreno vigilando las labores de la

temporada se comunican por teléfono (correo, llamadas, mensajes, etc).

BARRERAS

Barreras que los públicos podrían encontrarse a la hora de trabajar en la Intranet

Si bien la plataforma de intranet que se propone resuelve la problemática y




necesidades de nuestro público objetivo, las barreras con las que se pudiesen

encontrar son:

• Acceso a la sección multimedia

• Descarga de archivos (lugar en donde estos se descarguen)

IDENTIFICACIÓN DE LOS PÚBLICOS DE LA INTRANET

Después del análisis de los rasgos distintivos de las tipologías de públicos de la

organización, podemos determinar que los públicos pertenecen a:

Dueños de campos agrícolas:

Adaptadores compulsivos

Administradores de campos:

Adaptadores progresivos

PROCESO

Determinación del proceso de trabajo que cada público sigue habitualmente

Auditoría de comunicación

Según el análisis y auditoría preliminar del proyecto de intranet, la información

que se gestiona dentro de la asociación y por el área a cargo del área agrícola

es de alto interés por el público objetivo. La información sobre meteorología

que se envía al asociado viticultor es de alto interés sobre todo para la época

pre- vendimia y en tiempo de cosecha, el proceso de envío de información es

individualizado por correo electrónico.

Este proceso comunicativo no permite recibir la información clasificada y

distribuirla según las necesidades de los públicos, si no que se envía a toda la

base de datos de asociados viticultores y permite que sólo el gerente general

envíe respuestas, cuando este tenga tiempo libre de sus otras labores.




'0

MAPAS DE CONOCIMIENTO

DISPOSICIÓN ÓPTIMA DE LA INFORMACIÓN EN LA INTRANET

1. Análisis heurístico de usabilidad: Criterios básicos de usabilidad

a. Estado del sistema: la Intranet mantendrá informado al usuariosobre qué sucede en la misma

b. Se empleará lenguaje técnico conocido y utilizado

constantemente por el usuario.

c. Control y libertad: Opción de regresar un paso atrás o ir hacia

adelante pre-guardando la acción.

d. Los menús estarán desplazados de manera clara y limpia,

utilizados en la página web oficial de la asociación

(casablancavalley.cl), además de contener información sobre la

organización.

e. Orientación:

La intranet tendrá indicadores de los pasos realizados para llegar

al menú en el que se encuentra ahora, como:

Menú>Meteorología>Precipitaciones>MapaPrecipitaciones

f. Eficiencia y flexibilidad de uso: el usuario tendrá la opción de ver

intranet en el móvil o bien a través de la aplicación móvil




''

disponible para blackberry, android o IOS.

g. Diseño: Se utilizarán los colores institucionales, con una misma

tipografía e imágenes limpias con porcentaje de opacidad para

que el contenido se vea sin problemas. .

h. Inserción de barra de búsqueda en internet, formulario de

contacto directo, ayuda técnica y FAQS.

1.3. FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS

OBJETIVOS DE LA ASOCIACIÓN

El principal objetivo de la Asociación de Empresarios Vitivinícolas del Valle de

Casablanca es la creación de una Intranet para dar cobertura a la

comunicación entra la misma y los 19 asociados viticultores que forman parte

de ella.

La asociación pretende crear un canal directo de comunicación con cada uno

de los empresarios que forman parte de ella, pues sus papeles son

fundamentales en el trabajo en conjunto. Por su ubicación en diferentes puntos

del valle y por ser tan diversas, la comunicación directa con los empresarios esdifícil en ocasiones. Así, la Intranet jugaría un punto estratégico fundamental en

cuanto a la rápida y fluida comunicación que se establecería entre asociación y

asociados.

Además de aportar una información completa de la asociación, de su trabajo,

su misión y de cada uno de sus componentes, la nueva herramienta cubrirá

necesidades comunicativas básicas que antes quedaban a la deriva. Como

son, por ejemplo, la posibilidad de compartir los reportes históricos de la

vendimia a todos los asociados de forma generalizada y los informes o noticias

de interés sobre el valle a través de una única plataforma, no con correos

electrónicos independientes y multitudinarios.

Uno de los puntos más débiles en la relación asociación – empresarios

viticultores en cuanto a comunicación es que, al no existir un canal concreto,

las únicas opciones son el correo electrónico y las reuniones. Cuando se hacen




'&

reuniones no todos los dueños de las empresas agricultoras (viticultoras)

pueden asistir, así pierden ese hilo comunicativo e informativo. Con Intranet se

pretende dar solución a este problema, por un lado porque se podrán compartir

conjuntamente todas las actas de reuniones y, por otro lado, porque se

dispondrán de videoconferencias para participar en la reunión desde otro lugar.

De igual forma podrán ser grabadas para después compartirlas en la Intranet.

Además, supondrá una vía comunicativa post-reunión que permitirá la

interacción entre los participantes para intercambiar opiniones y aportar nuevas

ideas.

En definitiva, la asociación pretende instaurar un sistema de interacción ycomunicación directo con los asociados viticultores, pues son una pieza

esencial del motor central de la organización. Busca dar solución a los

problemas comunicativos que hasta el momento se venían produciendo entre

ambas debido a la falta de un canal propio que agrupe al conjunto de

sociedades.

OBJETIVOS DE LOS ASOCIADOS VITICULTORES

El principal propósito de los asociados viticultores con la instalación de una

Intranet en sus redes habituales, es cubrir aquellas necesidades básicas

informativas y comunicativas con y para la asociación que hasta el momento se

venían haciendo de forma rudimentaria y escasa.

Uno de los puntos más importantes a los que se daría solución es al

intercambio de información sobre la meteorología, las temperaturas y las

precipitaciones del valle de manera instantánea y totalmente actualizada. Puesestos elementos ayudan a la toma de decisiones en el trabajo diario de los

viticultores, por ejemplo como el control que tienen que tener en situaciones de

heladas sobre las viñas. Este intercambio de información que se venía

haciendo de forma más lenta y engorrosa, pasaría a ser instantánea y directa

para los asociados viticultores. Además, dispondrían de una base de datos de

informes meteorológicos históricos detallados y archivados por fechas.




'3

De una forma más práctica y no menos importante que lo anterior, los

asociados viticultores dispondrían de una aplicación directa donde consultar los

husos horarios. El valle trabaja con diferentes partes del mundo, lo que hace

que esta herramienta sea de gran utilidad para conocer los horarios del

receptor en cuestión. También es necesaria la instalación de una aplicación

para el cambio de monedas y conocer su valor, en cuanto a sus trabajos

internacionales.

Los asociados viticultores, como parte fundamental de la asociación, necesitan

de una vía de comunicación directa con la misma. No sólo a modo de

información sino para tener voz y voto en la toma de decisiones pertinentes.Además de con la propia asociación, se abre paso a una multi-conexión entre

los asociados viticultores. Una plataforma donde compartir opiniones e ideas,

donde debatir sobre temas en común y donde crear negocio conjunto.

En conclusión, con la introducción de una Intranet en sus rutinas, los asociados

viticultores, contarán con herramientas que facilitarán sus tareas habituales.

Dispondrán de información meteorológica minuto a minuto y con aplicaciones

que le ayuden en sus trabajos internacionales. Del mismo modo, accederán a

una comunicación directa con la asociación y con todas las sociedades que la

componen, rompiendo así el problema de la ubicación y la diversidad. Sus

objetivos claves serían la recepción de información necesaria para su trabajo y

abrir una vía de comunicación antes inexistente.

OBJETIVOS DEL FLUJO DE INFORMACIÓN

Los objetivos en cuanto a la circulación de información entre la asociación y losasociados viticultores que la componen se resumen básicamente en tres: que

sea actualizada, rápida y fluida. Ambas partes tienen que estar en contacto

directo pues sus trabajos van de la mano, cada una tiene información para

aportar a la otra.

La asociación necesita de las sociedades para su correcta composición, tiene

que estar informada de las necesidades y las problemáticas de estas. También




'*

La intranet no contará con un servidor de correo electrónico, ya que cada una

de los asociados viticultores tiene ya uno propio. Por eso, el ingreso a la

plataforma se hará a través de un usuario y una contraseña que los gestores

de la intranet proporcionaran de forma personal. Serán los asociados

viticultores los que determinen qué personas de su organización tendrán

acceso y quiénes no.

ESTRUCTURA

Se ha optado por una estructura de árbol en cuatro niveles. Además, se ha

añadido una barra de navegación para ayudar a que el usuario se sitúe en

dentro de la intranet.



&&

!ERRAMIENTAS

A! HERRAMIENTAS DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

Hora, diferentes husos horarios y valor de las principales divisas: Al tratarse de

un mercado que exporta de forma internacional, estas herramientas son

imprescindibles para conocer las perspectivas económicas que afectarán

directamente a la asociación. Por eso, siempre estarán disponibles en el

encabezamiento de la página.

Dirección, teléfono y reconocimiento como Great Wine Capitals: en pie de

página, dicho logo es un sello de calidad enoturística el cual se incluye en

cualquier plataforma o canal de comunicación de la asociación.

Información Corporativa: este apartado recogerá diferentes aspectos de la

fundación para que todos sus asociados tengan siempre una información

actualizada en sus propios registros y páginas webs:

• Quiénes Somos: En esta sección permanente se incluye información

sobre quién es la asociación y como está constituida

• Misión: En esta sección permanente el usuario podrá leer y saber cuál

es la misión de la asociación

• Asociados: lista actualizada de todos los asociados viticultores que

forman parte de la Asociación.

• Reportes de Vendimia: En esta sección mantendrá el reporte de la

vendimia total del valle de Casablanca y las condiciones climáticas de la

cosecha de uva durante el año en curso y los años anteriores y si estas han

sido afectadas en sus condiciones sanitarias, vigores y rendimientos. El cual

estará disponible como informe permanente para todos los asociados usuarios

de la intranet.

Biblioteca de documentos y biblioteca multimedia: podemos encontrarlos

dentro del apartado “Mi oficina”. Contendrán actas y videos de reuniones,

informes especializados y cualquier información en diferentes formatos que sea




&3

de utilidad.

Meteorología: este es el apartado con mayor usabilidad y utilidad de toda la

intranet, ya que para el cultivo de la uva es muy importante tener en cuentatodos los factores atmosféricos. Dividimos en tres subapartados:

• Clima general: histórico de temperaturas, humedad y otros factores

climatológicos de la comuna de Casablanca.

• Estaciones meteorológicas locales: en el valle de Casablanca existen

diferentes tipos de microclimas que hay que tener muy en cuenta para las

labores agrícolas. Por eso, este apartado recoge la información climáticahistórica (temperaturas, humedad, etc.) de las pequeñas estaciones

meteorológicas que están repartidas por cada una de las zonas del valle. De

manera que cada dueño de campo vea las condiciones meteorológicas de

todos los sectores del valle en las que tiene plantaciones de vid.

• Precipitaciones: como el valle de Casablanca no posee ríos que aporten

un continuo flujo de agua a los cultivos y al considerarse constantemente como

zona de crisis de sequía, es importante saber cuándo y cuánto llueve. Al igual

que ocurre con el anterior apartado, en este se establecerá un mapa con toda

la información que concierne a las precipitaciones. Esta sección permitirá que

el usuario encuentre un registro histórico de las precipitaciones caídas hasta el

día, con lo que podrá evaluar la calidad de la uva, tiempo de cosecha, la

necesidad de agua del terroir y a la vez comparar las precipitaciones de otros

años.

Sala de prensa:

• Eventos: apartado donde se publicarán todos los detalles sobre los

eventos que estén relacionados con el área agrícola de la asociación.

• Newsletter: publicación digital informativa que contienen clipping de

artículos de interés y noticias sobre la asociación e información del ámbito en

que la misma se desenvuelve (exportaciones, IPC, IVA, sequía, etc.).




&)

B! HERRAMIENTAS DE CONFERENCIA ELECTRÓNICA

Calendario (dentro de “Mi oficina”): herramienta que permita a cada usuario

gestionar sus tareas.

Foros (dentro de “Mi oficina”): se ha observado en las rutinas de comunicación

entre la fundación y los agricultores que si no acuden a las reuniones que se

realizan periódicamente, muy difícilmente se interesan por participar

posteriormente en los temas tratados, bien porque consideran que no tienen

importancia o porque les supone demasiado tiempo. Por eso, consideramos

que herramientas como la videoconferencia o el chat serían totalmente inútiles.

Sin embargo, creemos que los foros, que requieren menor tiempo y la

información en ellos suele estar más simplificada, pueden ser una herramienta

que anime a la participación.

Bolsa de trabajo (dentro de “Mi oficina”): base de datos que facilite la

contratación de trabajadores.

Contacto y ayuda: diferentes elementos que permiten la interacción entre la

fundación y los agricultores:

• Preguntas frecuentes (FAQs): con esta serie de preguntas se intenta

que el usuario responda a sus preguntas sin tener que contactar con el gestor

o el servicio técnico, ahorrando así tiempo a ambas partes.

• Ficha de contacto: formulario que contacta directamente con el

departamento de comunicación para solucionar dudas generales y de

contenido.

• Servicio técnico: formulario que contacta directamente con el

departamento de comunicación para solucionar dudas técnicas o para informar

de errores y problemas en la intranet.

• Video tutorial: video que explique el funcionamiento y la estructura de la

intranet.




&(

C! HERRAMIENTAS DE FIDELIACIÓN

• Noticias (en “Sala de Prensa”): información actual que atañe a todo lo

relacionado con el mundo del vino.

• Redes Sociales: widgets que se encuentran en el encabezado de la

página y que enlazan con los perfiles en redes sociales de la fundación.

2.2. GESTIÓN DE LA INTRANET

Como no existe departamento de Recursos Humanos, la gestión general de la

intranet quedará a cargo del Departamento de Comunicación de la Asociación.

Sin embargo, al tratarse de un área tan especializada, algunas secciones como

“Meteorología” quedarán a cargo del gerente de la organización, que posee

conocimientos muy específicos sobre agricultura y etnología.

Para respaldar el proyecto y marcar su evolución, se contará también con la

dirección de la organización. Por último, un diseñador web o informático deberá

hacerse cargo del desarrollo y mantenimiento técnico de la plataforma.




&*

". FASE DE DIFUSIÓN

Para la implementación de la Intranet en el seno de los asociados viticultores y

la Asociación de Empresarios Vitivinícolas del Valle de Casablanca, serealizarán acciones tácticas dirigidas a la motivación para su acogimiento, a la

participación para su desarrollo y a la recepción de nuevas aportaciones y

necesidades para que no caiga en desuso.

Para dar a conocer la instauración de esta nueva herramienta y motivar a su

uso se organizará una charla informativa con los gerentes de los asociados

viticultores. Aquí se explicará el porqué de su establecimiento y las

necesidades que cubrirá. Se definirá la problemática que hasta el momento

estaban teniendo en cuanto a comunicación con la asociación y la falta de

información por parte de la misma, para así justificar el uso de una Intranet en

sus rutinas diarias. Además, en dicha charla se podrán aportar ideas y

plantear otras cuestiones a tratar en la Intranet para que puedan ser revisadas

para su uso.

Tras este acontecimiento, se llevará a cabo un breve curso para que todasaquellas personas que vayan a tener acceso a la Intranet aprendan a utilizarla

fácilmente. Se explicará las ventajas de su implementación, el uso de cada uno

de los apartados, como acceder, que utilidad tiene, como pueden usarla, las

herramientas de las que disponen, como entrar en cada uno de las

secciones… Además, se les dará acceso a un tutorial online para todo aquel

que no pueda asistir al seminario o simplemente para que sirva de guía en un

momento dado.

La Intranet estará abierta al cambio desde el principio y contará con las

aportaciones de los usuarios para su desarrollo. En función de las necesidades

que se vayan generando, se crearán diferentes herramientas o secciones para

darles solución. Si algunos de los elementos que la componen hacen de

barrera o no son de utilidad podrán ser eliminados. En definitiva, su desarrollo

dependerá de los usuarios y del tratamiento que le estén dando, irá

evolucionando a medida que surjan temas que deban ser tratados o que no




&+

deben ocupar espacio en la Intranet.

De la misma manera, en la charla informativa se podrá discutir con las

sociedades aquellas necesidades que crean deban ser tratadas. Teniendo encuenta que esta herramienta no sustituirá a las reuniones y eventos actuales,

sino que será un apoyo fundamental para el correcto funcionamiento de la

cadena de trabajo.

Detrás de la Intranet habrá un equipo o persona encargada que siempre estará

disponible para cuando algún usuario necesite de su ayuda, así como un

formulario de contacto instantáneo por si surgen problemas en su uso. En

cualquier caso, las secciones se dispondrán en función de las características y

necesidades de los receptores. Es decir, fácil acceso a los datos de más

interés y tantas secciones o herramientas como sean convenientes sin

disponer de aquellas que sean innecesarias y sólo hagan ruido.

La Intranet deber ser considerada como un elemento de unión entre la

asociación y los asociados viticultores. Para reforzar el apoyo de la asociación

hacia las mismas y que puedan sentirse parte importante en su labor. Pararecibir información actualizada tanto de la asociación como de aquello que le

sea necesario para su trabajo, sintiéndose así respaldados y apoyados por una

entidad. Además, se les aporta de esta herramienta para que tengan voz en

cualquier tipo de decisión de manera instantánea, para que aporten sus

opiniones en cuanto a formas de trabajar o simplemente para que los

asociados viticultores puedan estar conectados entre sí intercambiando ideas e

informaciones.




&,

BIBLIOGRAFÍA

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proyecto de implementación de intranet

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