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Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios al Programa-Presupuesto

del Fondo Regular 2007

SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSSubsecretaría de Administración y Finanzas -Departamento de Servicios Presupuestarios y Financieros

- Proyección de Ajustes Estatutarios e Inflacionarios p. 2 -

Preámbulo


Deliberaciones y Decisiones de la Asamblea General en sus Periodos Ordinario y Extraordinario

Durante sus presentaciones, el Secretario General concluyó que la causa principal de la debilidad financiera de la OEA es la reducción sistemática de su presupuesto, debido al estancamiento del ingreso ordinario (Fondo Regular) acompañado por el incremento en los mandatos.

La Asamblea General en sus Periodos Ordinario y Extraordinario tomó acciones correctivas al: a) actualizar la escala de cuotas, b) incrementar el tope presupuestario de 2007 y c) aprobar un 3% de incremento en la cuota para el 2007.

Adicionalmente, en el 2005 y 2006 el Consejo Permanente dio a la Secretaría General autoridad presupuestaria adicional para que pudiera responder a las necesidades y requerimientos esenciales.

El Secretario General en su discurso del 5 de junio, pidió una solución urgente en lo relativo al ajuste por costo de vida, por considerarlo un elemento crítico para el fortalecimiento del Fondo Regular como medio de financiamiento.


Consideraciones Estratégicas

Nuestro papel, como representantes de los Estados miembros y como administradores dentro de la Secretaría, es asegurar que la Organización sea fuerte y efectiva, capaz de lograr sus mandatos.

Si bien es cierto los recursos financieros por si solos no garantizarán el éxito de la organización, ésta no puede conducirse y prosperar sin una base operacional bien equipada y un fuerte y capacitado equipo humano.

Es a través de su personal, sistemas e infraestructura que la Organización cumple su misión de fortalecimiento hemisférico de la democracia y gobernabilidad, derechos humanos, seguridad multidimensional y desarrollo integral.

Con esta visión más amplia en mente, es que revisamos los temas específicos en esta presentación.


Índice

• Objetivo

• Antecedentes

• Costos de Personal

• Costos Operacionales

• Proyección de Totales

• Opciones de Financiamiento y Medidas de Control de Gastos


Objetivo

• Abordar las insuficiencias presupuestarias 2007 del FR que surgen a raíz de:

– Ajustes estatutarios a los costos de personal; y– Pérdida del poder adquisitivo de los costos

operacionales debido a la inflación.

• Proporcionar opciones para abordar la insuficiencia presupuestaria.

• Incorporar un mecanismo de planificación de recursos humanos y revisar las políticas de personal para controlar y contener los costos futuros de personal.


Antecedentes


Antecedentes

• Enero de 2006: AG Extraordinaria aprobó un tope presupuestario para 2007 que no exceda $ 81,5 millones.

• Junio de 2006: Resolución de la AG sobre el Presupuesto para FR de 2007:

Programa-Presupuesto 2007

Costos operacionales$30,3 M

Personal $51,2 M


• La autorización presupuestaria no contiene suficientes fondos para cubrir :

– Ajustes estatutarios a los costos de personal; y– Aumentos de los costos operacionales asociados a

inflación.

• La AG consideró que un "aumento de gastos del rubro 1, junto con otros aumentos obligatorios … podría … requerir que el programa-presupuesto de 2007 sea revisado …"

Antecedentes (cont.)

Programa-Presupuesto 2007


La política actual de sueldos de la OEA se basa en las Resoluciones de AG y CP

• Las Resoluciones AG/RES. 1275 y CP/RES. 631, ambas tituladas: "Modificación del Sistema de Remuneración del Personal de la Secretaría General"

• Normas generales - Artículo 40 ("sueldos")– "Los sueldos en vigor para el personal de la

Secretaría General serán iguales a los que rijan para la Secretaría de las Naciones Unidas"



Para absorber los ajustes inflacionarios y estatutarios requeridos, la Organización se ha visto forzada a reducirse mediante:

• Suspensión de reemplazos de personal saliente y retirados;

• Congelamiento de reclutamiento;

• Disminución de capacitación y desarrollo humano;

• Reducción de servicios; y

• Postergación de mantenimiento requerido y reemplazo oportuno de equipos.


En consecuencia, la Organización redujo su capacidad para cumplir con los mandatos.


¿Han funcionado estas acciones?

• Las reducciones de Presupuesto del Fondo Regular se materializaron.

• Sin embargo, se han perjudicado las actividades de la Organización:

– Creando vacíos en las áreas prioritarias;– Debilitando los controles internos; y– Reduciendo la capacidad de respuesta.



• Necesidad de llenar las vacantes adecuadamente para cumplir con los mandatos y reducir las vulnerabilidades.

• Requerimiento de cubrir nueve posiciones adicionales sin afectar el tope presupuestario.


El presupuesto 2007 plantea retos adicionales:


Costos de personal


Costos de personal

Fondo Regular – Nómina mensual

• El costo total de la nómina mensual del FR no ha variado significativamente desde 1995.

• El costo por funcionario del FR ha aumentado a una tasa anual de 3,9% desde 1995.

• De 1995 a 2005, el número de funcionarios del FR disminuyó en un 31,5%.


Costos de personal (cont.)

Diciembre 1995

Junio 2001

Diciembre 2005

Junio2006

Costo Real(US$ millones)

PersonalFR

Costo Promedio por funcionario

(US$)

$3,9

$3,5

$3,7

$4,1

709

555

486

502

$5.500

$6.300

$7.600

$8.200

Fondo Regular – Nómina mensual


Factores claves en aumentos de costos de nómina:

• Revisiones al Ajuste por Lugar de Destino para el Personal

Profesional.

• Revisiones a la Escala de Salario Básico para el personal de

Servicios Generales.– Ambos calculados por las Naciones Unidas.

• Contribuciones al Fondo de Jubilación.– Inferior al del sistema de las Naciones Unidas.

• Primas de Seguro de Salud.– Han aumentado más de 80% durante los últimos 5 años, a

pesar de las reducciones en los beneficios.



El Ajuste de las NNUU por lugar de destino y costos es mayor en Nueva York que en Washington DC

Ajuste por lugar de destino:OEA vs. NNUU

Salario Básico Anual, P4 Paso 8, escala sin dependientes

$67.909 $67.909 $67.909

Ajuste por lugar de destino $45.635 $31.034 $22.750

Remuneración neta total $113.544 $98.943 $90.659

Contribución al Fondo de Retiro $23.026 $20.546 $20.546

Costo Total $136.570 $119.489 $111.205

NY, US DC, US Nicaragua


Componentes de la nómina mensual del FR:(Millones de US $)

Salario Básico

(Prof./SG)

Ajuste por lugar de destino

Fondo de Retiro

Seguro de Salud

Otros Componentes*

TOTAL

Diciembre 1995 2,4 0,6 0,5 0,3 0,08 3,9

Junio 2001 2,4 0,4 0,5 0,2 0,06 3,5

Diciembre 2005 2,3 0,6 0,6 0,2 0,07 3,7

Junio 2006 2,4 0,7 0,6 0,3 0,09 4,1

* Otros Componentes: Seguro de Vida, Otras Asignaciones.



Componentes de la Nómina

PresupuestoAprobado

2007

AjustesNo presupuestados

Total proyectado 2007

1 - Salario Básico 29,8 0,38 30,2

2 – Ajuste por lugar de destino 9,5 0,99 10,5

3 – Fondo de retiro 7,7 0,27 8,0

4 – Seguro de Salud 3,4 0,35 3,7

5 – Otros 0,8 0,02 0,8

Totales 51,2 2,01 53,2

Ajustes estatutarios e inflacionarios proyectados para 2007 (Millones de US $)




Ajustes estatutarios e inflacionarios proyectados para 2007 (Millones de US $)

Otros$ 17.4

1%

Seguro de Salud$ 349.0

17%

Fondo de Retiro$ 266.9

13%

Salario Básico (GS)

$ 383.919%

Ajuste por lugar de destino

(Prof.)$ 993.2

50%

Ajuste Total para 2007: $2,010.4


Ajustes estatutarios proyectados para 2007– Bases de Cálculo

• Salario Básico:– Servicios Generales en la Sede 5%

– Servicios Generales Fuera de la Sede 3%

• Ajuste por lugar de destino:– Profesionales en la Sede 4.5% del total de la remuneración

– Profesionales Fuera de la Sede 2.5% del total de la remuneración

• Contribuciones al Fondo de Jubilaciones y Pensiones:– Representa aproximadamente 13% de los ajustes de remuneración.

• Primas de Seguro de Salud:– 10% (Blue Cross Blue Shield, Kaiser)

• Otros:– 3% (Asignaciones, seguro de vida)



Costos Operacionales


Costos de operación

Evolución

• De 1995 a diciembre 2005 los presupuestos de Costos Operacionales (Objs. 3-9) disminuyeron 28%.

• La tendencia histórica se revierte a partir de 2006.

APROPIACIÓNObjetos 3-91995 –2007(US$ 1.000)

36.2

41.6

37.6

30.9 29.1

28.928.9

27.1 26.4

28.4

32.532.3

36.6

25

30

35

40

45

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007


Ajustes inflacionarios proyectados para 2007– Objetos 2-9

Objeto de gastoPresupuesto

Aprobado 2007

AjustesNo

presupuestados

Total proyectado

2007

2 – Personal no-recurrente 1,2 0,1 1,3

3 – Becas 7,0 - 7,0

4 – Viajes 1,5 0,2 1,7

5, 6, y 9 – Documentos, Equipo y Otros Costos 7,9 0,2 8,1

7 – Mantenimiento de edificios 5,9 0,2 6,1

8 – Contratos por Resultados 6,8 0,2 7,0

Totales 30,3 0,9 31,2

Costos de operación (cont.)


Totales proyectados


Totales proyectados

Objetos de gastoPresupuesto

Aprobado 2007

AjustesNo

presupuestadosTotal proyectado

2007

1 – Personal 51,2 2,0 53,2

2 – Personal no-recurrente 1,2 0,1 1,3

3 – Becas 7,0 - 7,0

4 – Viajes 1,5 0,2 1,7

5, 6, y 9 – Documentos, Equipo y Otros Costos

7,9 0,2 8,1

7 – Mantenimiento de edificios 5,9 0,2 6,1

8 – Contratos por Resultado 6,8 0,2 7,0

Totales 81,5 2,9 84,4

Totales proyectados


Opciones de financiamiento y Medidas de Control de Gastos


Opciones de financiamiento y medidas de control de gastos

• Aprobar ajustes automáticos hasta un máximo de 3%.

• Aumentar la autorización presupuestaria sólo para el 2007.

• Adoptar una estrategia proactiva para la planificación de los Recursos Humanos.


Opción de Financiamiento # 1- Aprobar ajustes automáticos hasta un máximo de 3%Adoptar un mecanismo para ajustar anualmente el tope presupuestario hasta un 3% para sufragar los costos estatutarios e inflacionarios.

Pros:

• Recursos predecibles para asegurar la ejecución adecuada de los mandatos.

• Simplifica el proceso de toma de decisiones de los Cuerpos Políticos.

• Resuelve un problema existente desde hace muchos años.

Reto:• Requiere la aprobación de la Asamblea General para ajustar los

topes del presupuesto y cuotas automáticamente hasta el tope permitido.


Las contribuciones de Naciones Unidas son ajustadas anualmente (Milliones de US $)

Opción de Financiamiento # 1- Aprobar ajustes automáticos hasta un máximo de 3% (cont.)

838

999 1.008 1.031

1.087

1.1811.112 1.112

1.086

1.217

1.090 1.074

1.149

1.409

1.483

1.828

0

400

800

1.200

1.600

2.000

1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Contribuciones al Presupuesto del Fondo Regular1990 - 2005


Opción de Financiamiento # 2–Aumento de la Autorización presupuestaria sólo para 2007

Autorizar $ 2.9 millones del Subfondo de Reserva del FR para

cubrir los ajustes (3.6%)

Pros: • Recursos están disponibles.• Resuelve un problema inmediato.

Cons: • Solución de corto plazo a un problema de muchos

años.• Puede afectar negativamente a la liquidez• Aplaza la resolución del tope presupuestario para 2008.


Visión del Subfondo de Reserva 2006

Opción de Financiamiento # 2–Aumento de la Autorización presupuestaria sólo para 2007

2005 2006

Ingresos:Contribuciones $76.0 $83.1 (1)

Apoyo Admin. - FEMCIDI y Fondos Específicos 1.2 0.9Suscripciones de la revista Américas 0.3 0.3Ingresos por Intereses 0.4 0.4Alquileres 0.5 0.5Otros Ingresos 1.4 1.3 (2)

Incremento Total 79.8 86.5

Obligaciones:Obligaciones del Fondo Regular 77.2 81.9 (3)

Cambios durante el periodo 2.6 4.6Saldo al comienzo del periodo 7.6 8.6

Saldo del Fondo al término del periodo $10.2 $13.2

Menos: transferencia para pagar el préstamo del Fondo de Capital de Becas 1.6

Saldo ajustado al final del periodo $8.6 $13.2

(2) INCLUYE DEVOLUCION DE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE BECAS (LASPAU) POR $1.1 MILLONES Y

(3) INCLUYE EJECUCION ESTIMADA, APROPIACION SUPLEMENTARIA Y REVISTA AMERICAS.

Para el periodo 1o. de enero a 31 de diciembre, 2005 y 2006 (proyectado)

(US$ 1,000)

(1) CONTRIBUCIONES ESTIMADAS.

$0.2 MILLONES CORRESPONDIENTE A INGRESOS VARIOS (REEMBOLSOS DE AÑOS ANTERIORES, IMPUESTOS, VIAJES, ETC.)


Medida de control de gastos: Planificación del Recurso Humano

• Administrar y mantener de forma efectiva, eficiente e integrada los costos de personal.

• Controlar el crecimiento proyectado en costos de personal; y

• Aliviar los costos del FR asociados con actividades financiadas por los Fondos Específicos apropiadamente.

Adoptar una Estrategia de Planificación de Recursos Humanos para:

Planificación de la Fuerza Laboral

EL EQUIPO MAS ADECUADO, EN EL LUGAR APROPIADO, EN EL

MOMENTO QUE SE NECESITA

SECRETARIA GENERAL DE LA ORGANIZACION DE LOS ESTADOS AMERICANOS

Subsecretaría de Administración y Finanzas

Departamento de Recursos Humanos


Contenido

Planificación de la Fuerza Laboral

• Objetivos

• Prácticas Pasadas

• Situación Actual

• Desafíos y Oportunidades

• Plan de Acción

- Planificación de la Fuerza Laboral p. 36 -


Objetivos de la Planificación de la Fuerza Laboral

• Administrar y controlar el crecimiento de los costos de

personal

• Alinear recursos con necesidades

• Responder efectivamente a las necesidades cambiantes

• Aumentar la eficiencia organizacional

• Mejorar la satisfacción laboral y productividad



Prácticas Pasadas

La falta de planificación de la fuerza laboral ha resultado en:

• Redundancias y escasez en funciones y habilidades

• Distorsiones en la estructura de personal

• La nómina del FR se ha ido reduciendo y congelando independientemente de las necesidades

• Incremento incontrolable de CPR’s y otros mecanismos de contratación

• Aplicación desigual de las políticas y reglas de Recursos Humanos



Nómina 1995 - 2005

Al 9/30/06. Esto no incluye un estimado de 48 CPR’s que realizan funciones de personal y las cifras para contratos de Apoyo Temporal o Profesionistas Locales

123 144

508

709657

478536544550541

560578576

486

119

183

1308771

10948

568441

632741750

626612 637

674

597 609669 719 652

0

100

200

300

400

500

600

700

800

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Regular Fund Specific Fund Total

Prácticas Pasadas (cont.)

1

1



Situación Actual

Contrato Continuo

6%

Contrato a Largo Plazo

33%

Contrato a Corto Plazo

24%

Personal de Confianza/

Carrera1%

SOC4%

Carrera23%

Otros* (Asociados, Personal de

Apoyo Temporal)

1%

Profesionistas Locales

0.5%

Personal de Confianza/ No

Carrera8%

652 Funcionariosal 9/30/06

Tipo de Contrato FR StaffFE Staff

Carrera 146 0

Contrato Continuo 40 0

Contrato a Largo Plazo 158 50

Contrato a Corto Plazo 105 60

Profesionista Local 0 2

Personal de Confianza/ No Carrera 56 0

Personal de Confianza/ Carrera 3 0

SOC 0 28

Otros* (Asociados, Personal de Apoyo Temporal 0 4

Total 508 144

Total 652

*

*

* Las cifras para profesionistas locales y para personal de apoyo temporal está incompleto hasta este momento



Tipos de Contratación en la OEA


Tipo Carrera Contrato Continuo Largo Plazo Corto Plazo Personal de Confianza

Observador Especial (SOC)

Apoyo Temporal Profesionistas Locales

Proposito La naturaleza del contrato no esta vinculada a las

funciones y responsabilidades de los individuos, sino a un estatus

personal para ocupar vacantes y

continuar en servicio cuando hay

reducciones de plantilla en la

Secretaria General

La naturaleza del contrato no esta vinculada a las

funciones y responsabilidades de los individuos, sino a un estatus

personal

Satisfacer las necesidades

continuas de la SG

Llevar a cabo un proyecto o actividad

especial

Otorgado por confianza del

Secretario General a las personas para que desarrollen los

deberes y las funciones que se

soliciten

Evento basado en un proyecto o

mision fuera de los cuarteles

Para dar soporte (servicios

generales) fuera de Oficinas Centrales

Para dar soporte (profesionales)

fuera de Oficinas Centrales

Fondo Fondo Regular Fondo Regular Todos los Fondos Todos los Fondos Fondo Regular Fondo Especifico Fondo Especifico Fondo EspecificoDuracion Indeterminado Indeterminado 1 a 5 años Hasta 3 años para

el Fondo Regular. Sin limite para el fondo especifico

Termino del SG 11 meses, 29 dias De acuerdo a necesidades

Hasta 5 años

Competencia No disponible como opcion

Unicamente las personas con cinco años de servicio en puestos financiados

por el Fondo Regular que han

ganado una competencia de reclutamiento

pueden aplicar para una consideracion

de un contrato continuo

Si a menos que la posicion sea

financiada por el Fondo Especifico y

se prescinda de peticiones de

competencia por area

No No No No No

Notas Especiales Solamente personal con Servicio de

Carrera antes de Junio 30, 1994 y

todavia son miembros del

personal

Se caracterizan por su naturaleza

indeterminada(no hay fecha de

terminacion para los contratos). La

naturaleza del contrato no esta vinculada a las

funciones y responsabilidades de las personas

Prescindir de la competencia

requiere justificacion escrita del porque no es

conveniente tenerla; requiere aprobacion del

DRH

FR: Requiere justificacion escrita para mostrar que el

proposito es un proyecto especial que esta en los

mejores intereses de la SG/OEA ;

requiere aprobacion del DRH

Aunque los puestos son por tiempo

indefinido, no hay ocupacion a menos de que tengan un estatus de carrera

antes de ser asignados a un

puesto de confianza

Si sirve mas de 11 meses, 29 dias, debe tener una

pausa en el servicio

Remuneracion y servicios de

acuerdo con las leyes laborales

nacionales de la estacion de trabajo.

Salario sin ser superior a un UNDP

G-6 en el pais

Remuneracion de acuerdo con la

escala UNDP de las leyes laborales

nacionales de la estacion de trabajo.

Reglas del Staff 104.1 1042 Articulo 19 de los Estandares Generales

104.3, 104.5 104.3, 104.5 104.1, 104.4 104.3 104.1, 104.19 104.1, 104.18


Fondo Regular y Específico 9/30/06

77%

23%

RF

SF

Personal por Fondos

652 Funcionarios

Situación Actual (cont.)



146

40

158

105

0

56

3 00

20

40

60

80

100

120

140

160

180

D-14%

P-16%

P-216%

P-324%

P-423%

P-527%

Funcionarios en Fondo Regular

Staff by Level

G-315%

G-419%

G-527%

G-636%

G-22%

G-11%

301 Funcionarios Profesionistas (59%)

207 FuncionariosServicios Generales (41%)

Por tipo de contrato508 Funcionarios

al 9/30/06

Situación Actual (cont.)S

taff



Funcionarios en Fondo Específico

D-11%

P-130%

P-239%

P-316%

P-410%

P-54%

106 Funcionarios Profesionistas (73%)

38 FuncionariosServicios Generales (27%)

Por tipo de contrato144 funcionarios

al 9/30/06

Situación Actual (cont.)S

taff

G-38%

G-424%

G-552%

G-616%

0 0

5060

2 0 0

28

4

010203040506070



Desafíos

• Administrar todas las posiciones sin importar la fuente de financiamiento

• Alinear las habilidades existentes con las necesidades funcionales

• Colocar a la fuerza laboral en base a fuentes de financiamiento predecibles

• Optimizar el uso de las vacantes previstas del Fondo Regular

• Enfatizar el desarrollo planificado del personal

• Las competencias institucionales no están alineadas a la visión y misión

emergente

• En los próximos 5 años el 25% del personal del Fondo Regular se retirará

• El mínimo reclutamiento y desarrollo del personal ha dejado a la Secretaría poco

preparada para enfrentar los futuros requerimientos

Oportunidades

Desafíos y Oportunidades



Proyección de Retiros entre 2006-2011

Año G-1 G-2 G-3 G-4 G-5 G-6 G-7 Total P-1 P-2 P-3 P-4 P-5 D-1 Total TOTAL

2006 1 1 1 2 2 7 1 1 6 8 15

2007 1 1 4 6 1 6 4 1 12 18

2008 2 2 1 5 1 8 9 14

2009 1 1 2 3 7 1 2 5 5 13 20

2010 1 1 2 4 1 9 1 1 2 2 1 7 16

2011 1 1 3 1 6 1 3 2 6 12

Total 2 1 4 6 10 13 4 40 3 2 4 17 27 2 55 95

Desafíos y Oportunidades (cont.)



Plan de Acción

Fondo Regular: funciones y habilidades centrales permanentes• Administración a nivel medio y superior • Información pública y relaciones externas• Asesoría legal• Conferencias y reuniones• Administración: áreas centrales y oficinas en países miembros• Administración de proyectos• Auditoria

Fondos específicos: necesidades variables y requerimientos especiales• Programas técnicos• Misiones especiales• Proyectos

1. Enfocar la asignación de los recursos del Fondo Regular y Específico



Fondo Regular:

• Mantener una fuerza de trabajo estable financiada por el FR dentro de un

presupuesto reglamentariamente ajustado

• Uniformar el sistema de clasificación para evitar el incremento de grados

• Facilitar la rotación del personal para fortalecer áreas

• Facilitar la reubicación del personal

Fondos Específicos:

• Enfocar los recursos existentes en mandatos prioritarios

• Buscar y expandir el uso de los FE para financiar mandatos emergentes

• Aplicar políticas de RH y prácticas para los FE uniformes, incluyendo la

recuperación de costos indirectos

2. Objetivos de Recursos Humanos de acuerdo a la fuente de financiamiento

Plan de Acción (cont.)



3. Optimizar el uso de las vacantes previstas del Fondo Regular

• Conversión de las posiciones de acuerdo a las necesidades organizacionales (ej. sustituir posiciones de grados altos con un mayor número de posiciones de grados menores) sin aumentar los costos

4. Ocupar los puestos vacantes

• Redefinir las descripciones de puestos• Implementar descripciones de puestos genéricas• Implementar procesos estandarizados de las funciones administrativas en

áreas técnicas

5. Desarrollo de Funcionarios

• Redefinir programas de capacitación para enfocarse en funciones criticas• Implementar un sistema eficaz de administración del desempeño• Mejorar mecanismos de reconocimiento al desempeño• Promocionar la confianza y uso de los sistemas administrativos centrales• Desarrollar planeación de sucesiones • Incrementar la satisfacción laboral individual

Plan de Acción (cont.)



Gracias

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