proxémica!y!comunicación:!el!espacio!dentro!de!una

Proxémica y comunicación: el espacio dentro de una organización

DANIELA BRANDO SUÁREZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE COMUNICADORA SOCIAL

DIRECTOR

MARTHA LUCÍA MEJÍA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE

Noviembre de 2012

“La Universidad no se hace responsable por lo conceptos emitidos por sus alumnos en

sus tesis de grado. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la

moral católica, y porque las tesis no contengan ataques o polémicas puramente

personales. Antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia”.

(Artículo 23 del Reglamento Académico)

TABLA DE CONTENIDO

Introducción ............................................................................................................................................................. 2

1. Fundamentación teórica ..................................................................................................................... 4

2. Diseño Metodológico ............................................................................................................................ 15

3. Trabajo de campo y análisis .............................................................................................................. 20

4. Conclusiones ............................................................................................................................................ 36

Bibliografía ............................................................................................................................................................... 39

Anexos ........................................................................................................................................................................ 42

AGRADECIMIENTOS

Para poder llevar a cabo mi trabajo de grado quisiera agradecer a varias personas.

Primero, a mi asesora Martha Lucía Mejía por todo el apoyo, entusiasmo y soporte

durante el proceso de la investigación lo que me permitió completar este aspecto de

mi carrera de forma satisfactoria. A mi familia, por su constante apoyo en todos los

momentos y por darme la oportunidad de cumplir mis sueños para poder terminar ni

carrera. Una persona vital para poder realizar este estudio fue Oscar Pérez, gerente

general de BSN Medical, por darme la oportunidad de involucrarme en esta empresa y

tener acceso a sus instalaciones y empleados para poder estudiar la influencia de los

espacios en la comunicación de las sedes de Cali y Bogotá. Finalmente, a todos los que

día a día estuvieron presentes apoyándome y apoyando mi trabajo de grado.

1

Introducción

Este trabajo busca encontrar una relación entre los espacios físicos de una organización y evidenciar

si estos tienen una influencia en la comunicación. Como teoría base se utilizó el estudio de la

proxémica que fue planteado en 1966 por el antropólogo Edward T. Hall. Para poder resolver las

inquietudes en torno al tema se realizó un estudio comparativo en BSN Medical que está constituido

en dos sedes en Colombia: La sede en Cali en la que funcionan las oficinas principales y la planta, y la

nueva sede en Bogotá.

El problema se originó al observar diferentes procesos de trabajo en varias organizaciones y surgió

la pregunta sobre hasta qué punto la disposición y distribución de los espacios tiene un impacto en

la manera en la que se comunican los empleados de cualquier empresa.

Al plantear el proyecto se formularon ciertos objetivos como guías:

• Usar la proxémica como punto de referencia para analizar los espacios organizacionales y

cómo los empleados los utilizan.

• Encontrar la relación entre los espacios y la comunicación.

• Evidenciar cómo los espacios organizacionales afectan la eficiencia y el clima organizacional.

• Resolver incertidumbres de los efectos del estudio de la proxémica en una espacio laboral.

El desarrollo del proyecto se dividió en cuatro capítulos:

• Capítulo 1: Fundamentación teórica

Se plantean las características principales de la proxémica: Aportes y características del lenguaje no-‐

verbal Estudios del espacio en las organizaciones. Importancia de las características de espacio.

Elementos del ambiente laboral como el clima organizacional, la comunicación, la identidad

corporativa y su relación con la proxémica. El futuro del espacio en las organizaciones.

• Capítulo 2: Diseño metodológico

Se aclara el proceso que se llevó a cabo en el trabajo de campo aclarando qué es un diagnóstico y por

qué se va a utilizar en este caso. Se explican cada una de las categorías que guían la investigación y

2

sus diferentes variables. Finalmente se explica el proceso y herramientas para buscar evidencias

frente al estudio.

• Capítulo 3: Trabajo de campo y análisis

Se presentan los resultados de las herramientas que se implementaron para el diagnóstico y un

análisis de cada uno de los puntos relacionándolos con la teoría que se planteó en el primer capítulo.

• Capítulo 4: Conclusiones

Para el capítulo final se reúne lo expuesto en los primeros tres capítulos para poder dar resultados,

conclusiones y recomendaciones frente a la investigación. Se utilizan las características del estudio

de la proxémica para plantear y resolver la pregunta inicial y poder darle una visión desde el lado

comunicativo y las diferentes acciones que se pueden llevar a cabo para apoyar las

recomendaciones.

A partir de esta investigación se espera que los resultados del diagnóstico demuestren la

importancia de crear y diseñar un espacio que promueva y facilite la comunicación entre los

integrantes de la organización. Especificar qué rasgos son los necesarios para que la eficiencia

mejore diariamente y los resultados en lo que se refiere al clima organizacional y el ambiente

laboral. También es importante que a las organizaciones se les brinde un aporte a la posibilidad de

disponer los espacios para que establezca una satisfacción y la posibilidad de mantener una

comunicación abierta y sin obstáculos entre los empleados.

3

1. Fundamentación teórica

El espacio personal, entendido como la zona en la que cada individuo ejerce sus acciones

inmediatas, en determinados campos ha sido el tema principal de varios estudios con el propósito

de conocer las interrelaciones entre los protagonistas de estos espacios. El espacio que una persona

utiliza para interactuar con otros individuos, al igual que la apropiada utilización de los objetos a su

alrededor, da a entender muchos aspectos inherentes a su estatus, intereses, intenciones,

responsabilidades y deseos. Estos espacios son los escenarios que los hombres utilizan para llevar a

cabo sus rutinas diarias, es por esto que es de vital importancia que cada cual en lugares como las

oficinas o lugares de trabajo se construyan o se habiliten el espacio para que el desempeño de las

tareas y relaciones laborales sean totalmente positivas.

El espacio también es el lugar en donde se concibe todo tipo de expresiones. Mediante la interacción

de diferentes individuos se crean historias basadas en las experiencias que perduran en la memoria

no solo del que la vivió sino también en el legado de las futuras generaciones.

En el diario vivir y desde los principios de la humanidad todos los seres humanos se han apropiado

de algunos espacios que son considerados de ellos, a los que se les designa territorio. Este es un área

definida que es considerado posesión de una persona, organización, institución o país. Tienen una

cualidad especial y es el hecho que una o varias personas se sienten dentro de un espacio en el cual

pueden desarrollar libremente lo que les gusta porque les pertenece.

La proxémica es un término que fue introducido en 1966 por el antropólogo Edward T. Hall. Es

identificado como el estudio de las distancias medibles entre las personas mientras interactúan con

ellas: “El estudio de cómo el hombre estructura inconscientemente el micro espacio” (Hall, 1963,

p.1033). Desde su identificación la proxémica ha llamado la atención de varios investigadores por la

posibilidad y acceso a la amplia cantidad de estudios interdisciplinarios que este estudio permite.

También es conocido como un campo multidimensional ya que logra causar un impacto en todo tipo

de escenarios como la cultura, la psicología del individuo, los arreglos espaciales, la arquitectura,

entre otras disciplinas.

4

Para poder entender cada uno de los aspectos del estudio de la proxémica es necesario tener en

cuenta las siguientes reglas entorno al espacio, con las que Hall realizó un estudio que lleva a

descubrir cómo se siente el hombre en un espacio determinado:

Tipos de distancia interpersonal

• Distancia Íntima: entre los 15 y 45 centímetros. Es una distancia muy personal y requiere

gran confianza para que se presente. Permite establecer una cercanía a la otra persona que

abre la posibilidad a sentimientos y acciones de niveles muchos más íntimos. Se pueden

construir relaciones de pareja, amistad o familiaridad. Las aproximaciones son personales y

su cercanía permite utilizar un nivel bajo a normal en el volumen de la voz.

• Distancia Personal: entre los 46 y 120 centímetros. Es la que se presenta en oficinas,

reuniones, asambleas, fiestas, etc. Se caracteriza por estar presente en relaciones laborales o

profesionales en las que se establece una confianza mínima, en la que se puede desarrollar

una relación más íntima. La jerarquía es un factor que empieza a tomar importancia desde

esta distancia ya que establece la forma en la que se aproximan las dos personas y cómo se

relacionan.

• Distancia Social: entre los 120 y 360 centímetros. Es la distancia que utilizamos con

personas extrañas porque no se ha generado una relación para poder romper los límites del

espacio personal. Hay un mínimo contacto físico, diferente a los que establece la cultura

como el apretón de manos.

• Distancia Pública: a partir de los 360 centímetros y no tiene límites. Es una distancia

perfecta para presentarse ante un grupo de personas. A diferencia de la social, esta distancia

es la que se prefiere utilizar cuando se está en lugares públicos en los que no se es familiar a

los demás como conciertos, bares, congresos, ceremonias y conferencias. El volumen y tono

de voz es totalmente diferente al de la distancia íntima ya que al tener en cuenta el espacio

entre los que interactúan hay que realizar las modificaciones adecuadas a la situación.

Tipos de espacios

• Espacio Fijo: comprende cosas que no se pueden mover como paredes o barreras de los

países.

• Espacio Semi-‐fijo: es el espacio que se comprende alrededor del cuerpo. Está condicionado

por la cultura. La distancia social y personal son las que determinan el espacio semi-‐fijo,

5

variando en el nivel de confianza que tenga el individuo con el espacio y las personas a su

alrededor.

• Espacio Informal: comprende el espacio personal de la persona alrededor del cuerpo. Viaja

con este determinando la distancia personal entre las personas.

Niveles de proxémica

• Nivel Infracultural: se preocupa por el comportamiento individual que subyace en la cultura

y tiene su base en el pasado filogenético del hombre.

• Nivel Precultural: se preocupa por cómo el hombre utiliza sus sentidos en la percepción del

espacio.

• Nivel Microcultural: se preocupa por la estructuración del espacio y cómo se modifica por

los efectos de la cultura.

Categorías de comportamiento proxémico

• Identificadores de género-‐postura: este factor relaciona la postura de las personas y su

género. Es un elemento básico del lenguaje no-‐verbal y es el primer rasgo a identificar

cuando se aproxima y pretende entablar algún tipo de comunicación e interacción.

• Factores Kinésicos: tienen que ver con el momento en donde hay el mínimo de distancia

entre dos personas hasta donde hay contacto físico. Pretenden complementar el lenguaje

verbal y ayudar a expresar emociones que se relacionan con los sentidos.

• Código de tacto: concierne desde un saludo hasta no tocarse del todo.

• Código visual: concierne la cantidad de contacto visual entre dos personas.

• Código térmico: concierne la cantidad de calor humano una persona percibe de la otra.

• Código de olfato: concierne el tipo y grado de olfato que una persona percibe de la otra.

• Volumen de la voz: concierne el volumen de la voz que utiliza la persona que está cerca. Este

se determina por la distancia que se establece entre las personas.

Muchos estudios se enfocan en las diferencias culturales en la proxémica y cómo afectan a las

culturas que se identifican como culturas de contacto (latinos, árabes y mediterráneos) o no

contacto (norteamericanos, europeos y asiáticos). Sea cual sea la cultura, los interlocutores saben

con detalle las distancias precisas para cada tipo de relación. Cada cultura ejerce su propio tipo de

proxémica: dependiendo de las diferentes tradiciones se crean las distancias apropiadas.

6

Dentro de una organización es necesario identificar los patrones creados por los individuos para

entender los procesos y diseñar diferentes posibilidades que mejoren situaciones de la organización

como por ejemplo su clima organizacional. La proxémica es una forma de ver cómo los empleados

de una compañía en particular perciben su entorno y sin darse cuenta poder llegar a mejorarlo.

Una organización es considerada una subcultura en la que se evidencian varias relaciones con

algunas condiciones. En la propuesta de Hall (1966) se muestra un modelo contextual para explicar

cómo la cultura afecta el contexto, la administración del tiempo y el espacio en la comunicación

intercultural; en él se explica cómo la cultura actúa como un filtro para seleccionar los elementos,

los espacios y los momentos a los cuales se presta o no atención; las decisiones, los roles, que se

asumen a partir de ellos, entre otros aspectos de la vida cotidiana en las organizaciones.

Diariamente dentro del contexto empresarial se presentan ciertas situaciones que por las mismas

normas culturales dentro de una organización terminan siendo desechadas o enfatizadas porque la

cultura lo dicta de ese modo.

Hall estudió las oficinas norteamericanas para encontrar que lo determinante para que los

empleados lleven a cabo sus procesos diarios de trabajo es que no se tropiecen con nadie y con

ningún objeto, especialmente en espacios que no fueron diseñados con un propósito especifico sino

que fueron adaptados para este. Es común que después de tantas horas de trabajo en la misma

posición, el empleado busque estirarse sin que nada lo interrumpa por lo que se entiende que el

mínimo espacio que se requiere para el trabajo dentro de una organización es el indicado para

realizar este tipo de acciones. Basándose en su investigación, Hall estableció tres tipos de zonas

dentro de un espacio laboral:

1. La zona determinada de trabajo que contiene el escritorio y la silla.

2. Ciertos puntos de alcance a las manos que se encuentran fuera de la zona inmediata de

trabajo.

3. El límite entre la zona inmediata de trabajo y el borde designado para esa oficina en

particular.

Este mismo estudio, teniendo en cuenta los tres tipos de zonas anteriormente mencionados, reflejó

varias opiniones entre las que se pudo percibir que un cubículo que solo provea el primer tipo de

zona es demasiado pequeño. Un espacio como el segundo se considera pequeño pero con

posibilidades de realizar el trabajo asignado y una oficina con el espacio de la tercera zona es

considerado aceptable y en ocasiones muy amplio.

7

Otro aspecto importante en la percepción de distancias y comunicación de los empleados es la

estructura física de los espacios y los materiales con los cuales están construidos. Jean Baudrillard

en su libro El sistema de los objetos identifica la importancia del ambiente aclarando que este tiene

una influencia cultural y que en unión con la colocación de los objetos se crea un mismo sistema

funcional. Como características del ambiente tiene en cuenta el color y el material. El color

predetermina diferentes sentimientos y estados psicológicos, “el color cobra en gran medida su

sentido fuera de sí mismo: es metáfora de significados estructurales clasificados” (Baudrillard, 2003,

p. 32). En las organizaciones es ideal utilizar colores que inspiran energía y creatividad para

incentivar el trabajo y las actividades diarias.

El material tiene connotaciones parecidas al color, distintos tipos de materiales atribuyen diferentes

apropiaciones del espacio. Los materiales también permiten al empleado utilizar el espacio de

maneras alternas como privacidad total con paredes de concreto o transparencia y comunicación

constante con separaciones de vidrio. Los materiales aportan al estudio de la proxémica en una

organización en lo que se refiere a la percepción de las distancias y los límites del espacio de cada

uno de los empleados ya que con separaciones transparentes esos mismos límites tienden a

desvanecerse. Cada atributo que se integre dentro del entorno laboral puede ayudar a motivar o

desmotivar el rendimiento de los empleados, “el color y el material son abstractos y constituyen el

objeto de una manipulación mental” (Baudrillard, 2003, p. 42), por esto el diseño y las decisiones en

torno al espacio son de vital importancia.

La proxémica en las organizaciones puede llegar a ser la manera en la que se manipulan estos

rasgos culturales para incrementar la productividad y mejorar el clima organizacional. Cada

empresa tiene diferentes rasgos que la hacen diferente de las demás y definen su propia manera de

funcionar. Al entender cada uno de esos rasgos de manera interna, será más fácil explicar cómo es

su desarrollo en el mundo exterior.

El funcionamiento de una empresa está fundado en las interacciones que se sitúan dentro de los

espacios de la organización. El espacio en las organizaciones es el área en donde se llevan a cabo

todos los procesos laborales y culturales de los que depende una empresa, por lo tanto, debe estar

construido y diseñado para inspirar y motivar a los empleados a trabajar constantemente buscando

el mejoramiento continuo. Estos espacios requieren oficinas que faciliten la comunicación, eleve el

ambiente laboral y fomente interacciones y relaciones laborales más seguidas entre los empleados

de la organización.

8

Los espacios en las organizaciones funcionan como escenarios para que cada uno de los empleados

despliegue sus labores frente al resto de sus colegas demostrando su capacidad de manejar

comunicación, responsabilidad, autonomía, creatividad, emprendimiento, innovación, entre otras

características sociales y capacidades profesionales. Las posiciones y ubicaciones son vitales para

entender la jerarquía y línea de poder. En la gráfica # 1 se ejemplifica miembros de una

organización en una reunión, o un espacio semi-‐fijo.

Gráfica # 1 – Miembros de un espacio semi-‐fijo1

La gráfica anterior tiene el propósito de explicar que hasta en los momentos más rutinarios dentro

de una organización se ve implementada la proxémica. Se pueden identificar 7 personas en el

espacio.

• El jefe: usualmente se ubica en la punta de la mesa con su espalda contra la pared. Desde

este punto tiene una visión general de la habitación.

• Gerente mano derecha: la persona que se sienta acá usualmente responde que sí a todo lo

sugerido por el jefe; tiende a enfocarse más en el superior que en las otras situaciones que

se están produciendo en la habitación. Culturalmente el lado derecho se percibe como el

apoyo principal y soporte de las personas.

• Gerente mano izquierda: aunque su posición es la misma que el gerente de mano derecha,

este tiende a estar de acuerdo en la mayoría de las cosas pero se puede desviar para dar su 1 PRABHU, 2010, p. 12.

El jefe

Gerente mano derecha

Gerente mano

izquierda

Personas del medio

Asistente al margen

Oponente

Forastero

9

propia opinión. El lado izquierdo también tiende a percibirse como el lado de apoyo del

lado derecho, por ende tiende a tener un papel menos importante.

• Personas del medio: son las personas que se sitúan en el medio de la mesa. Tiene fácil

acceso a todo lo que sucede en la habitación y a las personas del otro extremo de la mesa.

• Asistente al margen: la persona que se sienta en la esquina de la mesa y que tiende a

esconderse en la multitud. Prefiere oír que opinar.

• Forastero: se sienta por fuera de la mesa para poder observar lo que está ocurriendo.

• Oponente: se sienta directamente al frente del jefe con varias opiniones y preguntas frente

al tema que se está discutiendo.

Este ejemplo permite ver cómo cada posición dentro de un espacio determinado cumple con ciertas

expectativas. El papel que tiene cada individuo dentro de este espacio es rescatable para observar

cómo la jerarquía es percibida por cada empleado según su ubicación. Cada una de las posiciones

propone los tipos de decisiones que se pueden llegar a tomar lo que revela cómo la proxémica se

evidencia en cada parte de las organizaciones.

El espacio reflejado en el ambiente laboral

Un elemento primordial para estudiar cómo el espacio se ve reflejado en el ambiente laboral es la

percepción. Se define como “proceso mediante el cual el ser humano organiza, interpreta y procesa

diversos estímulos a fin de darle significado a su situación y su entorno” (Departamento

Administrativo de la Función Pública [DAFP], 2011, p. 12). También se tiene en cuenta que las

experiencias personales, necesidades, deseos, expectativas y emociones alteran las posibles

percepciones que se lleguen a adquirir sobre una situación determinada.

La identidad corporativa juega un papel vital en el rol que cada miembro de la organización tiene ya

que permite reconocer la importancia de estos frente a las columnas de soporte de cualquier

empresa, los valores y la misión y la visión. El espacio contribuye a la satisfacción o insatisfacción

del empleado dentro de su ambiente laboral lo que contribuye a la identidad individual y colectiva

de los empleados dentro de la organización. Estar consciente del valor de la identidad corporativa

permite mejores resultados y límites frente a las relaciones y los procesos laborales y

comunicativos. La proxémica, utilizada apropiadamente, refuerza en el empleado un sentido de

propiedad y seguridad frente a su espacio inmediato y su interacción con sus colegas y los objetos

10

en su entorno. No solo en la vida laboral sino en la vida personal es necesario tener clara una

identidad y unos propósitos personales para poder adaptarse dentro de una ambiente general. La

identidad corporativa es la base de un clima organizacional productivo y satisfactorio.

“El clima organizacional es una dimensión de la calidad de vida laboral y tiene gran influencia en la

productividad y el desarrollo del talento humano de una entidad” (DAFP, 2011, p. 11-‐12), parte

fundamental del ambiente laboral de cualquier empresa u organización. Este depende de las

percepciones del empleado frente a varios factores o actividades dentro de la empresa ya sea

laboral o físicamente. El clima organizacional es un aspecto que depende de cada uno de los

individuos de una empresa al igual que estos dependen de este. Se pueden identificar tres elementos

básicos del clima organizacional: satisfacción, motivación y cultura. La satisfacción se refiere al

aspecto emocional y afectivo sobre su realidad laboral. Se balancea entre lo positivo y negativo,

satisfacción o insatisfacción, dentro del ambiente que desea y el que posee. La motivación es la

forma de incentivar a los empleados a cumplir con sus responsabilidades de forma positiva

mediante diferentes motivadores como la retribución, metas laborales, logros y afiliaciones, entre

otros. Finalmente, la cultura organizacional es:

Un conjunto de principios, normas, acciones y creencias, conscientes o inconscientes, que son

compartidas, construidas y aprendidas por los integrantes de una organización a partir de su

interacción social y que vienen a regular, a uniformizar la actuación colectiva de esa organización,

logrando arraigo y permanencia. (DAFP, 2011, p. 16)

La cultura es un elemento constante y permanente en comparación del clima el cual cambia

continuamente.

Estos tres elementos y el clima organizacional en general están ligados a la comunicación por la

percepción y las relaciones que se pueden llegar a generar. El lenguaje verbal o no-‐verbal son

herramientas esenciales de lectura cuando se trata de las interacciones que están presentes

diariamente en las empresas.

La comunicación no-‐verbal es vital para estudiar la proxémica en un espacio determinado ya que es

considerada como parte de este tipo de comunicación. Entre los que también están los factores

ambientales, kinésica, comportamiento de tacto, características físicas, paralingüística y artefactos.

Todos estos elementos son claves cuando se quieren los tipos de espacio en una organización y

cómo estos afectan las relaciones y el clima organizacional. Existen ciertos aspectos de algunas

rutinas que no se ven a simple vista y es necesario tener un amplio conocimiento sobre cómo

captarlas. Un ejemplo comprobado de esto es que la mayoría de los individuos envían mensajes

conscientes o inconscientes acercas de ellos mismos en la manera en la que organizan sus oficinas.

11

El rol del lenguaje corporal en la comunicación es esencial ya que abarca todo tipo de posturas,

gestos, contacto visual, expresiones faciales, etc., y que dependiendo del contexto pueden llegar a

comunicar más que un discurso practicado o unos argumentos planeados. Si se identifican

diferentes rasgos de cada individuo mediante su lenguaje corporal se puede llegar a obtener el

control de la situación:

En el lugar de trabajo nuestros empleadores, colegas, jefe, clientes y accionistas comprenden nuestro

ser profesional basados en lo que nuestro lenguaje corporal les transmite. Además no está mal decir

que nuestro lenguaje corporal define ampliamente nuestra persona en el lugar de trabajo. El lenguaje

corporal por lo tanto trabaja silenciosamente sin la ayuda de la comunicación verbal. Es reflexivo y su

impacto es instantáneo. (Kurien, 2010, p. 31)

Himanshu y Vaibhavi (2008, p. 10-‐13) explican un estudio realizado en la India a 142 empleados de

varias empresas se preguntó cómo se sentían los empleados en los espacios que frecuentaban

durante sus horas de trabajo y si estando en estos interactúan cómodamente con sus superiores. Los

resultados fueron varios:

• La jerarquía y líneas de autoridad se disuelven durante interacciones informales ya que

promueven una comunicación abierta y un ambiente social.

• En organizaciones en donde hay un lugar en común para comer, como una cafetería, para los

empleados hay un amplio intercambio entre el empleado y su jefe. El hecho de que estos dos

personajes se sienten en un espacio a comer o tomar algo juntos lleva a una interacción en

un nivel social, reduciendo de esta manera el grado de formalidad en la relación.

• En muchas ocasiones un superior es considerado como un líder si es compasivo y si tiene la

habilidad de interactuar con sus empleados de manera libre y casual. Este tipo de líderes,

que toman interés en la vida de sus empleados, logran más en su vida profesional por esta

razón.

En general, uno de los resultados principales es que el espacio influencia la manera en la que los

empleados y sus superiores interactúan porque se dejan llevar por el ambiente para fortalecer sus

relaciones. Este estudio es de vital importancia porque sugiere que la proxémica tiene gran

influencia en las variables organizacionales. También sugiere que las interacciones informales y las

manifestaciones de espacio/territorio afectan las percepciones de los empleados hacia la calidad de

sus relaciones con sus superiores.

12

Así como el individuo se adapta a los diferentes tipos de espacios, también se considera la manera

como los espacios son construidos para un propósito determinado. Cuando se tiene la oportunidad

de construir un espacio con el propósito ya identificado, en este caso sería la construcción de

oficinas con una visión de futuro ya incorporada, es posible llegar a crear un espacio pensado para

que cada interacción y proceso de comunicación con cada uno de los empleados sea fructífero. En su

libro Espacio y comportamiento individual, Sommer estudia diferentes espacios con distintos

propósitos, los comportamientos de los humanos en los distintos lugares y la manera como

interactúan con otros dentro de estos. Se debe tener en cuenta no solo cómo las personas

interactúan con el espacio que se les ha entregado, sino también la manera como los espacios son

afectados por las personas que lo habitan.

Hacia el futuro del espacio en las organizaciones

El área del desarrollo organizacional es bastante amplia e incorpora un número de disciplinas al

igual que tiende a ver hacia el futuro. Dentro de una organización se tienen que tener en cuenta una

gran variedad de factores de una gran complejidad, el desarrollo organizacional se centra más en los

aspectos interpersonales que están dentro de esta. A veces se deja a un lado cómo la organización

del espacio y la arquitectura pueden afectar las emociones y sentimientos de la personas lo cual

lleva a espacios más cómodos y propensos a generar productividad. Es recomendable identificar la

importancia de la manipulación del entorno físico como herramienta para el desarrollo

organizacional. La proxémica y los símbolos físicos del entorno, acompañados de la arquitectura y el

diseño del espacio son básicos para lograr las metas esperadas que se esperan ver reflejadas en

efectos y resultados positivos en el espacio organizacional.

Primero que todo hay que identificar un propósito para cada mínimo espacio dentro de las oficinas.

Se debe lograr que cada uno de estos tenga la posibilidad de comunicarse con los otros espacios de

la organización y que igualmente los empleados puedan estar en una constante interacción y

mejorando sus relaciones laborales. Con todos los aspectos anteriores se busca que cada uno de los

procesos de la organización eleve su rendimiento y productividad.

Durante la década de los sesenta, la compañía de Herman Miller enfocó sus investigaciones al

propósito del mueble dentro del espacio de la oficina. Se percibió un cambio de los espacios en las

organizaciones por la cantidad de información que empezó a ser procesada. En esa época estos eran

de extremos, es decir, espacios cerrados y privados o demasiado abiertos lo cual sugería que se

debía crear un balance entre ambos que sacara más provecho del espacio y los empleados. Una

13

conclusión que se ha generado a través de los años es que los empleados de cualquier empresa

necesitan privacidad e interacción.

Aquí nació un nuevo tipo de oficinas llamado Action Office que permitía al empleado tener

movimientos libres e interacciones cuando son necesarias. Desde que se diseñó esta alternativa

para las oficinas se han implementado cambios según las necesidades, como por ejemplo la creación

de más espacios de almacenamiento, y se han introducido en varios espacios con diferentes

características. Este diseño solucionó problemas frente a espacios reducidos pero que igual

necesitan algún tipo de privacidad; hasta el día de hoy sigue siendo utilizado y mejorado

constantemente.

Finalmente, el punto primordial para tener en cuenta es que las organizaciones deben tomar a su

espacio como un elemento vital del funcionamiento de su ambiente laboral, sus empleados y la

organización en general. Con el pasar del tiempo se ha visto que los espacios se reducen aún más y

que es necesario sacar provecho de cada centímetro diseñando una disposición y organización que

beneficie a todos los involucrados dentro del espacio. Por esta razón, es necesario tener en cuenta

dentro de un ambiente laboral que los espacios son parte integral para que la organización progrese

de manera consistente con el trabajo de los empleados y si ellos se sienten cómodos e inspirados

por sus alrededores.

14

2. Diseño metodológico

En una ambiente laboral existen varios aspectos que pueden influenciar la comunicación y su

relación con el espacio. Para poder encontrar estos aspectos es necesario tomar una organización

específica como ejemplo y realizar un diagnóstico para estudiar y analizar el papel de estos en la

organización. Un diagnóstico es una herramienta para la planeación y toma de decisiones que tiene

el propósito principal de conocer la situación de una empresa sobre un tema determinado, los

resultados de un este revelan los problemas o dificultades que puede estar experimentando la

organización.

Para esta investigación se seleccionó el diagnóstico como herramienta analítica que pretende

resolver y analizar, desde varios puntos de vista y un marco teórico claro, las diferentes relaciones y

conexiones entre la proxémica y la comunicación.

Los diagnósticos deben seguir ciertos pasos como:

1. Identificar un problema o situación, en este caso es establecer una relación clara y puntual

frente a la organización y distribución del espacio en las empresas y la comunicación.

2. Investigar el contexto y su entorno en relación con la teoría de la proxémica y varios

aspectos y factores que influyen en la comunicación interna de la empresa.

3. Identificar los síntomas mediante diferentes tipos de herramientas, como es el caso de

encuestas, entrevistas, talleres, grupos focales, diarios de observación.

4. Presentación de recomendaciones y sugerencias en relación con la evidencia y datos que

revelen si existe una conexión entre la proxémica y la comunicación.

Existen algunas características que se deben tener en cuenta cuando se diseña y realiza un

diagnóstico y es el hecho de que sus resultados se orientan hacia la generación de cambio pero no lo

garantizan a menos de que exista una voluntad organizacional para ello; también se debe considerar

que las recomendaciones que se producen se basan en las expectativas de los actores involucrados y

en el análisis que el experto realiza, mas no en el azar.

El diagnóstico en este caso se va a realizar en BSN Medical Colombia. Esta empresa global es uno de

los mayores proveedores de productos médicos en las áreas de molduras, vendajes, cuidado

tradicional de heridas y medias de compresión. BSN fue establecida en Abril de 2001 como una

15

empresa equitativa entre Beiersdorf AG y Smith & Nephewplc a raíz de la sinergia entre ambas

empresas y su complementación geográfica. Su visión es: “Crecer el valor de nuestros negocios a

través del desarrollo de productos médicos efectivos con respecto al costo y soluciones terapéuticas

que cumplan con las necesidades de nuestros pacientes y clientes” (BSN Medical, 2001). Su misión

es:

• Creer en nuestros EMPLEADOS y valorar su diversidad.

• Tener éxito por medio de EQUIPOS DE TRABAJO que trabajen a través de la organización y

entre culturas variadas.

• Escuchar y responder a nuestros CLIENTES y sus necesidades.

• Esforzándonos constantemente para mejorar lo que hacemos y lograr un mejor

RENDIMIENTO.

El objetivo principal es realizar un estudio comparativo entre la sede en Cali y en Bogotá. La sede en

Cali fue la primera en Colombia que funciona como las oficinas principales y la planta. La mayoría de

sus empleados están radicados en esta ciudad con excepción de la fuerza de ventas que está en

diferentes puntos del país. Las oficinas de esta están construidas desde sus inicios por lo cual se

maneja un formato de oficina más anticuado. Son espacios bastante amplios y privados para cada

persona, pocos espacios comunes y un pensamiento más arcaico sobre la comunicación y los

medios por lo cuales se realiza.

Desde comienzos de 2012, la compañía decidió abrir una sede alterna en Bogotá y reubicar a

algunos de sus empleados. Las oficinas se diseñaron con el propósito de tener un espacio funcional y

con la idea de promover el trabajo en equipo. A raíz de esta idea las instalaciones cumplen con las

características de una oficina moderna implementando separaciones de vidrio, espacios comunes e

interactivos y ahorro del espacio.

Para este estudio en particular se pretende que el diagnóstico revele cómo el espacio afecta la

comunicación dentro de una organización. Para su desarrollo se realizó el siguiente diseño

metodológico basándose en las categorías y subcategorías que se especifican a continuación:

1. Eficiencia

Por eficiencia se entiende lo relacionado con las cifras y productos que desarrolla la organización

como resultado final basado en diferentes objetivos y metas. Lo que se pretende analizar es la

influencia del espacio en la actividades diarias de los empleados y su rutina básica. Está dividido en

dos subcategorías para poder analizarlo a profundidad: productividad y rendimiento.

16

a. Productividad

Está ligada a las actividades y al tiempo de reacción de los empleados frente a diferentes acciones y

actividades. Otro factor que es necesario tener en cuenta es la manera como las actividades son

llevadas a cabo y por cuántas personas lo que lleva a pensar qué tipo de espacio es el necesario para

que las actividades sean llevadas a cabo de manera productiva.

b. Rendimiento

Esta subcategoría es el reflejo y resultado de la empresa en general; pretende mostrar si el espacio

utilizado aporta o no a una eficiencia óptima. Aquí es importante analizar si la información está

siendo transmitida desde su emisor hasta su receptor sin ningún tipo de ruido que se genere por

aspectos relacionados con la distribución del espacio.

2. Manejo del espacio

Esta categoría se enfoca principalmente en la arquitectura, específicamente la proxémica, y cómo

ésta aporta a la comunicación entre los empleados. Se propone observar los procesos y rutinas

dentro del espacio teniendo en cuenta los objetos y la manera como estos están distribuidos para

contribuir a la productividad y el rendimiento de los empleados.

a. Organización

Esta subcategoría se refiere principalmente al espacio dentro de la organización. Para esto se

señalaron tres variable principales como la ubicación, la distribución y la utilización de los espacios.

Dentro de la teoría de la proxémica, la ubicación es clave para la percepción y el rendimiento de los

empleados dentro de su espacio laboral, al igual que de los diferentes factores ambientales que

pueden llegar a afectar positiva o negativamente a los individuos que habitan el espacio. La

distribución es el factor que está más ligado a la proxémica por las distancias que se deben tener en

cuenta para desarrollar actividades básicas dentro de una organización. Finalmente, la utilización se

entiende por la forma en la que se ocupa el espacio y su propósito.

b. Comunicación

La comunicación se refiere al espacio y su disposición para permitir el trabajo individual y colectivo

al igual que las relaciones entre diferentes dependencias. La manera en la que se lleven a cabo estas

relaciones, permite comprender si la relación es informal o formal y si tuvo algún tipo de influencia

por el espacio en el cual se lleva a cabo. Esta subcategoría permite hacer conexiones con otras

variables para poder determinar la base entre la relación entre la comunicación y la proxémica.

17

c. Relaciones interpersonales

Las relaciones son un factor importante para determinar cómo estas funcionan dentro de un espacio

determinado. Esta subcategoría se evidencia en la descripción de los diferentes tipos de relaciones y

en qué estado se encuentran. El espacio puede llegar a aportar sustancialmente ya que según su

distribución los empleados pueden llegar a interactuar de maneras más productivas y tener una

disposición más cómoda para el trabajo en equipo.

3. Clima organizacional

Un clima organizacional agradable es el resultado de un espacio bien utilizado. Esto es precisamente

lo que se intenta reflejar en esta categoría al relacionar lo tangible del espacio con las percepciones

de los empleados. Entre los factores del clima organizacional se analizará el aspecto relacional del

ambiente organizacional y su vínculo con el espacio.

a. Físico

Esta subcategoría se refiere a la influencia de lo físico dentro de la empresa lo que determina si el

ambiente es productivo o no. Las diferentes sensaciones y percepciones de los empleados

contribuyen a que se presenten buenos resultados. Se propone específicamente observar el grado

de satisfacción de los empleados frente al espacio y si su área de trabajo y la oficina en general son

cómodas o incómodas.

b. Cultura relacional

El clima organizacional se va a determinar solo desde lo relacional para poder evidenciar cómo el

espacio afecta las relaciones y sus procesos dentro de la compañía. Para poder entender cómo los

empleados perciben esto se analizarán los estilos de dirección y el estado de las relaciones de

trabajo; se trata de un aspecto fundamental para evidenciar los procesos de comunicación y su

resultado en las relaciones laborales.

A partir de estas categorías generales se procedió al diseño de los instrumentos de recolección de

información con el fin de poder observar desde el punto de vista de los empleados y gerentes para

poder comprender el papel y la influencia de la proxémica y la comunicación en sus rutinas diarias.

Los instrumentos son los siguientes:

1. Encuestas: esta herramienta de investigación se utiliza para recaudar datos por medio de

un cuestionario prediseñado que se realiza a una muestra representativa o a la totalidad de

la población que se pretende estudiar. Se realizará una encuesta general a los empleados de

ambas sedes de la compañía. La encuesta está diseñada para resolver los indicadores que se

18

plantearon anteriormente. Las preguntas de la encuesta están dividas para identificar la

percepción y actitud del los empelados frente al espacio personal y general, la descripción

de los espacios físicos que habitan en sus oficinas y diferentes aspectos que se ven afectados

por el espacio como las relaciones y el clima organizacional.

2. Diario de observación: esta herramienta tiene el propósito de identificar, teniendo como

guía los indicadores ya mencionados, la influencia del espacio en los empleados dentro de

sus rutinas diarias de trabajo. Durante un tiempo determinado se llevó a cabo el diario

observando detenidamente diferentes aspectos como:

a. Interacción y comunicación.

b. Movimientos, desplazamientos y tráfico general.

c. Factores ambientales.

d. Propósito y distribución del espacio.

e. Lugares comunes.

3. Entrevistas: es una herramienta de comunicación oral que es establece entre dos o más

personas con el fin de obtener información sobre un tema especifico.

Las entrevista se va a realizar a María Constanza Jaramillo, empleada de BSN Medical

durante 8 años en las oficinas de Cali, actualmente fue trasladada a Bogotá. Ella tiene una

experiencia vital para poder entender diferentes rasgos y características de cada sede y las

diferencias que ha podido percibir frente a los espacios de trabajo.

Con las herramientas del trabajo de campo se pretende investigar los procesos, pensamientos y

percepciones de los empleados frente al espacio en el que se encuentran trabajando, todo con el

objetivo final de solucionar la inquietud sobre si el espacio realmente influye en la comunicación de

las organizaciones.

19

3. Trabajo de campo y análisis

Realizando el trabajo de campo en el estudio comparativo de las sedes de BSN Medical, Bogotá y

Cali, se encontraron varias similitudes y diferencias que permitieron contrastar aspectos

relacionados con el enfoque del espacio y la proxémica. Para la recolección de información de cada

uno de los indicadores previstos en el diseño metodológico, se llevó a cabo un trabajo de campo que

contó con las herramientas especificadas en el capítulo anterior.

Las dos primeras herramientas que se aplicaron fueron los diarios de observación y las encuestas.

Entre los empleados a quienes se aplicaron estos métodos se encontró que la mayoría son mujeres

vinculadas en su mayoría a cargos administrativos. Esto fue una característica importante porque

era necesario saber la opinión de los empleados que permanecen la mayoría del tiempo en las

oficinas, habitan en estos espacios constantemente y sus rutinas diarias se definen por la

disposición del espacio y el provecho que le pueden sacar a este en comparación de la fuerza de

ventas que trabajan usualmente recorriendo las calles de cada de ciudad.

La priorización de actividades saca a relucir tres formas de realizar las tareas para cumplir con las

metas y objetivos finales de la organización: en aquellas relacionadas con la planeación, los

empleados de BSN Medical han enfocado este tipo de actividades a encuentros formales que son

llevados a cabo en espacios definidos y con una disposición para realizar reuniones con una agenda

predeterminada. Ambas sedes tienes espacios designados para este tipo de encuentros. La

diferencia más grande se encuentra en la manera en la que los empleados perciben el trabajo

individual y el trabajo en equipo. La sede Bogotá fue diseñada con un espacio predeterminado en

mente y una de las características principales fue desarrollar un espacio libre y abierto para el

trabajo en equipo con disposición espacial que permitiera motivarlo constantemente. Para la sede

Bogotá es muy importante que la mayoría de los integrantes del equipo tengan la oportunidad de

trabajar conjuntamente en varios momentos del día de manera espontánea: las decisiones

individuales se combinan con las colectivas por la amplia oportunidad de compartir y buscar apoyo,

no solo por el espacio sino por el ambiente. Por otra parte, la sede Cali tiene un pensamiento

diferente frente al trabajo en equipo el cual solo se lleva a cabo en momentos específicos y espacios

precisos. La disposición de los espacios, que no fueron diseñados previamente sino ocupados en un

espacio físico diseñado para otros fines, no permite que haya momentos espontáneos de trabajo en

20

equipo; aquí se incentiva el trabajo individual porque los espacios proveen la privacidad necesaria

para realizar cualquier tipo de tarea.

BSN Medical – Espacios libres y corredores

Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12). Por: Daniela Brando

Otro factor importante que se ve afectado por este tipo de disposición es el nivel de reacción de los

empleados frente a cualquier tipo de actividad: en la sede Bogotá, todos los empleados tienen acceso

a cualquier actividad, no solo por inexistencia de paredes y obstáculos visuales sino por la

utilización de vidrios como separadores de espacios. Estas características brindan un sentido de

transparencia que proporciona tranquilidad pero que tiende a irrumpir los límites de la privacidad.

La reacción de los empleados es inmediata y con posibles interacciones e intercambios. La sede Cali

presenta un escenario opuesto ya que la existencia de paredes y puertas entre cada uno de los

empleados no permite que su reacción frente a cualquier tipo de evento o situación sea al instante

en el que ocurren o que simplemente no se enteren, lo que a veces puede aislarlos de eventos

importantes. En ambas sedes están claramente implementadas la utilidad y las diferencias de los

espacios para ejercer diferentes tipos de tareas como reuniones, capacitaciones, tareas, actividades

de bienestar y procesos diarios.

BSN Medical – Zonas de encuentros grupales

21


La comunicación tiene varias facetas en cada sede y un factor en común: las dos sedes, sea cual sea

su medio o forma de comunicarse, no tienen ningún tipo de ruido u obstáculo que impida la entrega

clara del mensaje. Lo que se diferencia entre las sedes Bogotá y Cali es el medio: en Bogotá el

espacio abierto permite una comunicación inmediata y fluida mientras que en Cali es necesario un

teléfono o correo electrónico para transmitir un mensaje.

En cuanto a lo que se refiere a los factores ambientales, ambas sedes controlan la falta o el exceso de

temperatura. La luz en ambas sedes es totalmente artificial por la arquitectura de los edificios que

fuerza a que se utilice y no se pueda sacar provecho de la luz natural del día. La temperatura

también es controlada: en Cali, por el calor: en Bogotá para que la baja temperatura no sea un

motivo para interrumpir las labores diarias.

Gráfico # 1: Factores ambientales BSN Medical

Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)

Al preguntarles a los empleados qué factores ambientales tenían algún tipo de efecto en su trabajo

se evidencia que la luz no es un problema pero la temperatura y el ruido son tenidos en cuenta como

factores de afectación. El ruido interno es un problema que está más presente en la sede Bogotá por

20,0% 31,8% 10,0%

4,5% 10,0%

13,6% 30,0%

13,6%

30,0% 31,8%

Bogotá Cali

¿Qué factores ambientales afectan el trabajo en su o[icina?

Frio Calor Luz Ruido externo Ruido interno Ninguno

22

tratarse de un espacio abierto y libre de obstáculos. Varios de los empleados optaron por la opción

ninguno porque consideran que no existe ningún factor que afecte su trabajo en la oficina.

La distancia es la característica más importante de la teoría de la proxémica. Refiriéndose a la

ubicación dentro del espacio ambas sedes cuentan con el espacio suficiente pero manejadas de

forma diferente.

Gráfico # 2: Tamaño adecuado de espacios personales BSN Medical


La percepción de tamaño permite determinar la consciencia del entorno. Al preguntarles por el

tamaño adecuado en la sede Bogotá, dos metros por dos metros es el tamaño adecuado; en la sede

Cali, el tamaño tres por tres metros es el más adecuado. Al ver los resultados se evidencia cómo la

situación actual de cada sede falta completar la frase.

55,6% 15,8%

11,1%

15,8%

22,2%

42,1%

11,1% 26,3%

Bogotá Cali

¿Qué tamaño de o[icina considera es la adecuada para llevar a cabo su trabajo diariamente?

1m x 1m 1m x 2m 2m x 2m 2m x 3m 3m x 3m Otra

23

Gráfico # 3: Distancia adecuada entre compañeros BSN Medical


En la pregunta referente a la distancia apropiada entre los compañeros de trabajo se utilizaron las

medidas de los diferentes tipos de distancia interpersonal2 para observar cuál es la medida

adecuada; en ambas sede se seleccionó una distancia de 1.2 a 3.6 metros, rango en el cual se

establece la distancia social.

Gráfico # 4: Distancia actual entre compañeros BSN Medical


2 Tipos de distancia interpersonal: Intima: 15 a 45 centímetros. Personal: 46 a 120 centímetros. Social: 120 a 360 centímetros. Pública: 360 centímetros en adelante.

33,3% 5,3%

55,6% 78,9%

11,1% 15,8%

Bogotá Cali

¿Qué distancia considera apropiada para tener entre compañeros de trabajo?

15 a 45 centímetros 46 centímetros a 1.2 metros

1.2 a 3.6 metros de 3.6 metros en adelante

22,2%

11,1%

5,3%

11,1%

15,8%

22,2%

15,8%

33,3% 63,2%

Bogotá Cali

¿Qué distancia hay entre usted y sus compañeros de trabajo?

Menos de 1 metro 1 metro 1.5 metros 2 metros Más de 2 metros

24

Al preguntar por la distancia entre los compañeros de trabajo se ve claramente que en la sede Cali

se cuenta con distancias más amplias de las que se utilizan, no solo en la sede Bogotá pero en otras

compañías, para trabajar cómodamente. Aunque en la sede Bogotá no hay tanta separación de por

medio entre los sujetos que comparten un mismo espacio, se respeta la distancia personal que se

encuentra entre 46 cm y 120 cm. Igual que en el caso anterior, los empleados de ambas sedes

consideran la distancia social como la mejor entre compañeros.

BSN Medical – Estándar de separación entre oficinas


La utilización del espacio se diferencia entre las dos sedes por la delimitación de los espacios. La

sede Bogotá se diseñó con la idea de que el espacio no estableciera límites, con el fin de hacer

posible compartir ideas y consejos entre los trabajadores. En contraposición, la disposición de la

sede Cali le da a cada persona su espacio individual, apartado del resto de los compañeros y del

ambiente laboral colectivo.

La comunicación es el aspecto que más se ve afectado por la manera en la que se distribuye, diseña y

utiliza el espacio. Era vital conocer la opinión de los empleados frente al espacio y si éste tiene

algún tipo de influencia en la comunicación, especialmente teniendo en cuenta la diferencia de los

espacios en cada sede. En la sede Bogotá es evidente la manera como el espacio fomenta y aporta a

una comunicación más dinámica e integral; en la sede Cali, la cantidad de límites y restricciones

sujeta a los empleados a buscar alternativas de comunicación y respuesta inmediata como utilizar

25

medios alternos como el teléfono o correo electrónico o tener que interrumpir una actividad para ir

en busca de la interacción con el empleado en cuestión.

Gráfico # 5: Influencia del espacio en la comunicación percibida por los empleados


Así mismo, la comunicación clara y transparente es uno de los pilares de un buen ambiente laboral y

clima organizacional. Observando a los empleados en su ambiente y rutina diaria se percibe que se

manejan relaciones positivas que contribuyen al trabajo en equipo e individual. No existe ningún

tipo de problema frente a comunicar un mensaje y llevarlo a cabo. Mantienen relaciones de apoyo y

confianza constante.

33,3%

52,6%

66,7% 47,4%

Bogotá Cali

¿Considera que la organización del espacio en la o[icina afecta la comunicación entre sus colegas de trabajo?

Si No

26

Gráfico # 6: Aporte de la disposición del espacio al ambiente laboral


Gráfico # 7: Influencia del espacio en las relaciones interpersonales


Las últimas dos preguntas presentadas muestran la percepción de los empleados sobre la influencia

del espacio en aspectos que influyen en los procesos diarios de trabajo. Se observa una leve

diferencia entre las sedes Bogotá y Cali lo cual demuestra que en esta última existen aspectos del

espacio que no permiten un buen uso del espacio ya que las barreras físicas entre los empleados

5,3%

100,0% 94,7%

Bogotá Cali

¿Considera que los espacios de la empresa están integrados de manera que se fomente la comunicación y un clima

organizacional positivo?

No Si

15,8%

100,0% 84,2%

Bogotá Cali

El espacio de las o[icinas fomenta el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los empleados.

No Si

27

sugieren que las relaciones interpersonales, el clima organizacional y la comunicación no está

llegando a satisfacer a cada uno de los empleados.

En los diferentes momentos de observación realizados en ambas sedes se encontraron formas de

conversar y manejar situaciones diferentes. En la sede Bogotá, los momentos de encuentro son

comunes y se aprecia un ambiente más informal, en lo personal y lo profesional; en la sede Cali, los

momentos de encuentro no son tan comunes y cuando se dan se tiene la impresión de que se trata

de contactos formales frente a lo que se discute ya sea en el aspecto de los negocios o en lo personal.

En el gráfico # 8 se le preguntó a los empleados si podían identificar un lugar específico de

encuentro para poder evidenciar, en el momento de observación, si las relaciones tenían algún

cambio o alteración. En Bogotá hay una división clara frente a los dos espacios que están designados

como sitios de encuentro pero de igual forma no existe duda sobre los espacios y su propósito. En

Cali se evidencia cierta ambivalencia frente a cuál es el sitio de encuentro o si este tipo de espacio ha

sido designado, hecho que refleja que lo colectivo no es claro ni se encuentra predeterminado. La no

existencia de una idea o concepto claro frente a lo colectivo dentro de las instalaciones refleja por

qué el 15% de los empleados en la sede Cali no percibe que el espacio provea ningún tipo de

fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los empleados.

Gráfico # 8: Espacio de encuentro


50,0% 43,5%

50,0% 43,5% 4,3% 8,7%

Bogotá Cali

¿Cuál considera usted que es el espacio de encuentro de las o[icinas?

Cafetería Sala de juntas Una oqicina especíqica No hay

28

Bogotá es un espacio reducido (350 mts2) pero distribuido de manera equitativa en relación con el

número de personas que trabajan ahí regularmente, por eso para ellos es claro especificar los sitios

de encuentro cuando usualmente tienden a estar en toda la oficina. En la sede Cali, la opinión está

dividida porque cuentan con una mayor cantidad de espacio (750 mts2) pero con lugares

predeterminados para el encuentro.

BSN Medical – Espacios de encuentro


El grado de satisfacción es vital para saber si la comodidad y el espacio pueden aportar a la

productividad y al rendimiento de los empleados. Una de las preguntas fue si se sentían a gusto con

su espacio. Todos los empleados en las dos sedes están satisfechos con su espacio de trabajo y lo

catalogan como agradable y cómodo.

29

Gráfico # 9: Satisfacción del espacio personal


El espacio es el territorio en donde cada empleado ejerce todo tipo de actividades con un cierto

grado de satisfacción. La gráfica # 9 evidencia la selección que hicieron los empleados respecto al

nivel de satisfacción en ciertas situaciones o actividades. En la sede Bogotá los empleados

manifestaron un alto nivel de satisfacción con su espacio; en la sede Cali se aprecia satisfacción pero

en menor nivel.

66,7% 57,9%

33,3% 42,1%

Bogotá Cali

¿Cómo se siente en su espacio personal de trabajo?

Cómodo Agradable Invadido Incómodo

30

Gráfico # 10: Nivel de satisfacción en actividades especificas


En el gráfico anterior (#10) se realizó una pregunta frente a aspectos específicamente evidenciados

en su espacio personal de trabajo. En Bogotá, todos los aspectos superan las expectativas de los

empleados y encuentran satisfactorio su espacio para realizar sus actividades y recibir visitas,

teniendo en cuenta que aunque muchos cuentan con el espacio mínimo para estos dos aspectos, se

han designado espacios de reuniones más privadas al alcance de estos.

5%

5%

16%

16%

11%

11%

79%

74%

63%

63%

74%

74%

22%

44%

33%

56%

33%

56%

16%

21%

21%

21%

16%

26%

78%

56%

67%

44%

67%

33%

Iluminación

Ventilación y temperatura

Ubicación del área de trabajo en relación con el resto de la oqicina o piso

Espacio para recibir clientes, visitas, etc.

Distribución de los objetos dentro del área de trabajo

Espacio del área de trabajo permite trabajar de manera adecuada

Iluminación


Ubicación del área de trabajo en relación con el resto de la oqicina o piso


Distribución de los objetos dentro del área de trabajo

Espacio del área de trabajo permite trabajar de manera adecuada

Cali

Bogotá

Identi[ique los aspectos que hacen de su lugar de trabajo un espacio satisfactorio o no satisfactorio para ejercer sus actividades.

Para nada satisfactorio Medianamente satisfactorio

Satisfactorio Supera las expectativas

31

BSN Medical – Espacios privados para reuniones o aislamiento personal

Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12). Por: Daniela Brando

Los espacios privados en la sede Bogotá fueron creados con el propósito de brindarle la opción a los

empleados de tener un espacio alterno al propio para llevar a cabo reuniones, llamadas o

simplemente para alejarse un poco del ruido interno de las oficinas u otras actividades.

32

Gráfico # 11: Contribución del espacio


La pregunta sobre la valoración de lo que pueden llegar a realizar con la distribución física y

geográfica del espacio y cuánto contribuye a su trabajo (gráfico # 11) fue valiosa para analizar los

aspectos perceptivos que no se pueden descubrir mediante números y medidas. Con el espacio

actual, los empleados de la sede Bogotá afirman que la disposición del espacio aporta en todos los

criterios planteados, con una contribución alta, pero se evidencia una contribución baja en lo que se

refiere al trabajo individual; igual registro se apreció en el momento de realizar la observación,

79%

74%

74%

68%

74%

58%

100%

63%

89%

89%

56%

100%

78%

100%

100%

100%

21%

26%

21%

32%

16%

42%

37%

11%

11%

33%

22%

5%

11%

11%

Flujo de información

Circulación

Trabajo individual

Trabajo en equipo

Creatividad

Comunicación entre empleados

Resultados y productos qinales

Estado de las relaciones interpersonales


Circulación

Trabajo individual

Trabajo en equipo

Creatividad


Resultados y productos qinales


Cali

Bogotá

La valoración que puedo hacer de la manera como la distribución [ísica y geográ[ica de mi área contribuye a mi trabajo es:

Valoración de la contribución Alta Valoración de la contribución Media

Valoración de la contribución Baja

33

especialmente en relación con los momentos en los cuales los empleados se toman tiempo extra

para concentrarse y no distraerse con otras conversaciones o situaciones. En este sentido, en la sede

Cali se presenta menos contribución en todos los aspectos y se entiende que estos son influenciados

por los obstáculos y barreras presentes en estas oficinas.

Gráfico # 12: Contribución del espacio


Era necesario indagar sobre las posibles tareas en cuanto a la eficiencia y si un mejor espacio podría

llevarlos a cambiar sus rutinas de trabajo. En ambas sedes de las cinco posibilidades presentadas, la

que obtuvo un mayor porcentaje fue la concentración en la resolución de problemas y la menor,

mejorar las relaciones con otras personas. Esto indica que los empleados prefieren concentrarse en

sus propios espacios y trabajar de forma individual que mejorar las relaciones interpersonales con

sus colegas.

21,9% 21,3%

18,8% 21,3%

15,6% 14,8%

18,8% 19,7%

25,0% 23,0%

Bogotá Cali

Si el espacio de su área trabajo es el adecuado, usted siente que puede…

Concentrarse en la resolución de problemas

Desarrollar tareas de creatividad e innovación

Mejorar las relaciones con otras personas

Mejorar la productividad

Aumentar su rendimiento

34

Los cambios registrados en el espacio fue el tema de una de las preguntas abiertas realizadas a los

empleados para contemplar si cambiarían alguna característica o aspecto de las oficinas actuales. En

la sede Bogotá se enfocan en la necesidad de tener más privacidad para poderse concentrar más; en

la sede Cali no harían cambios de ningún tipo. Las respuestas fueron interesantes, comparadas con

el resto de las apreciaciones obtenidas, porque indican que en la sede Cali tienen más problemas de

comunicación e insatisfacción con el espacio que Bogotá, pero aclaran que no le harían ningún

cambio; es un rasgo que vale la pena considerar si se debe a aceptación por costumbre o porque,

sabiendo las condiciones del espacio en la sede Bogotá, no se conciban en una menor extensión.

Para poder tener un punto de vista frente a ciertos aspectos de cada una de las sedes se realizó una

entrevista a María Constanza Jaramillo que ha tenido la posibilidad de trabajar ocho años en la sede

de Cali y actualmente desempeña su trabajo en la nueva sede en Bogotá. Ella percibe un cambio

radical entre ambas sedes el cual también se vio reflejado en los resultados de las encuestas que es

la sensación y posibilidad de privacidad y concentración. Debido a la manera en la que están

dispuestas las oficinas en Cali, cada empleado tiene su espacio privado y cerrado lo cual le permitía

ejercer sus tareas personales de manera más efectiva. Otro cambio fue que de Cali a Bogotá se

redujo el espacio de almacenamiento de material de cada uno de los empleados lo cual se ha

empezado a reflejar en los espacios personales de cada empleado.

María Constanza aclara que la transición entre Cali y Bogotá fue un proceso en el que las directivas

se esforzaron en brindarle a sus empleados la confianza de llegar a un espacio cómodo y con una

actitud positiva frente al cambio. Para ella las oficinas en Bogotá son amplias, lindas, abiertas,

iluminadas y bien ubicadas. A este proceso y modificación de espacios se enfrentó teniendo y

adoptando un cambio de actitud tomando como base la idea que la disposición de los espacios la

lleva a ella a cambiar sus rutinas y procesos de trabajo.

Frente a la comunicación, María Constanza explica que como compañía siempre se han manejado

líneas de comunicación abierta y para poder entablar algún tipo de conversación lo único que se

requería era “tan sencillo como pararme de mi oficina, abrir la puerta e ir a la oficina de ellos y

entrar”. En Bogotá, para ella eso ya no es necesario porque los espacios compartidos y abiertos, al

igual que la utilización del vidrio para separar los ambientes, brinda a los empleados una

comunicación directa e inmediata. Esta misma comunicación constante entre ellos ha aportado

positivamente al trabajo en equipo de los integrantes de su departamento lo que permite más

interacción y un flujo de información e ideas constantes y creativas. Ese equipo se ha convertido en

un referente y apoyo para contribuir y acelerar los procesos de mejoramiento.

35

Una de las preguntas de la entrevista era mencionar aspectos positivos y negativos de cada sede:

Cali

Positivos Negativos

Posibilidad de concentración Acceso a los empleados

Espacios externos Espacios sin utilidad

Espacios amplios

Bogotá

Positivos Negativos

Espacios abiertos agradables Falta de concentración

Transparencia Menos espacio

Integración

En general, los resultados ayudaron a guiar una opinión y percepción de los empleados frente a

varios aspectos físicos y relacionados con el clima organizacional para poder identificar si el espacio

finalmente influye en las organizaciones. En el caso de las sedes de BSN Medical, los empleados

identifican su comodidad en los espacios y ciertos aspectos que pueden mejorar o cambiar.

36

4. Conclusiones

Las distancias y sus límites son usualmente olvidadas hasta que alguien los invade. El estudio del

espacio ha permitido que se establezcan medidas que permitan llevar a cabo diferentes tipos de

relaciones con personas cercanas o no tan conocidas. La comunicación en las organizaciones es algo

intangible hasta que mediante resultados y relaciones exitosas logra evidenciar su presencia pero la

mayoría de las veces es difícil percibir si realmente está ahí.

Frente a estas dos temáticas surgieron preguntas como si realmente la comunicación de los

empleados está predeterminada por el espacio en el que realizan sus rutinas de trabajo diarias. El

espacio puede llegar a dirigir las acciones de los empleados y por ende la manera en la que se

comunican.

Después de realizar un trabajo de campo en ambas sedes de BSN Medical y una investigación sobre

la proxémica, se llegó a varias conclusiones sobre la relación entre el estudio del espacio y la

comunicación. Desde un comienzo se planteó una idea de relacionar la proxémica con la

comunicación dentro de un espacio organizacional para poder identificar si influenciaba aspectos

como el clima organizacional, el ambiente laboral, la comunicación y las relaciones interpersonales.

La conclusión más clara a la que se pudo llegar es que el espacio tiene una influencia y aporte

directo a la comunicación de las organizaciones. La forma en la que están distribuidos y organizados

los espacios afecta la manera como los empleados realizan sus procesos y rutinas diarias como por

ejemplo las interacciones directas, la privacidad y la concentración, los factores ambientales, las

relaciones interpersonales, espacios privados y públicos. Los espacios también aportan positiva y

negativamente a la eficiencia en la organización ya que espacios tan abiertos no dan la sensación de

privacidad pero espacios muy cerrados no ayudan a la comunicación y el trabajo en equipo. Aunque

el clima organizacional se puede ver afectado se puede recurrir a procesos de mejoramiento para

sacar el mayor provecho al espacio.

Estudiando los espacios de las dos sedes, se identifican características diferentes: Cali tiene espacios

amplios y cerrados; hay espacios privados y públicos definidos. Cada uno de los empleados tiene un

espacio privado, separado por paredes de cemento y ventanas con vidrio martillado lo cual crea

barreras que evitan una comunicación directa y personal entre los empleados pero que provee la

privacidad necesaria para poder ejercer sus tareas individuales. Bogotá es un solo espacio abierto

con algunas oficinas dividas por separaciones de vidrio y varios cubículos en el medio lo que brinda

37

transparencia y trabajo en equipo constante; sin embargo, los empleados sienten que en ocasiones

es difícil concentrarse debido a los ruidos del ambiente y el hecho de estar en medio de lo que está

transcurriendo en el entorno.

Teniendo en cuenta el planteamiento principal el espacio que más aporta a la comunicación entre

los empleados es Bogotá. Todo el espacio permite que las ideas se compartan de manera inmediata

y fluyan las interacciones y el trabajo en equipo. La disposición del espacio ayuda a que haya

movimiento con ningún tipo de obstáculos y la libertad de utilizarlo para trabajos grupales. Poder

compartir un mismo espacio les brinda a lo empleados amplias posibilidades de ejercer una

comunicación que aporta positivamente al clima organizacional y al cumplimiento de las metas y

objetivos propuestos.

La proxémica se puede evidenciar en los empleados mediante diferentes características y referentes

que llevan a cabo las personas en su diario vivir. Las categorías de comportamiento proxémico

permiten leer y percibir la actitud de los empleados frente al espacio y cuán cómodos se sienten en

este. Durante el proceso de observación cada uno de los empleados mantuvo posturas que

indicaban comodidad y satisfacción manteniendo una distancia social entre sus compañeros. En la

sede de Bogotá estas categorías influyen mucho más en el lenguaje no-‐verbal entre los empleados

permitiéndoles crear limites de acercamiento para preservar la privacidad y la concentración; por

ejemplo, en la entrevista realizada a María Constanza Jaramillo, ella relata cómo cuando necesita

alejarse del ruido y actividades del entorno, se pone unos audífonos y escucha música mientras

trabaja. El hecho de estar sentada en una posición especifica de concentración y teniendo limitado el

poder de oír, deja saber a otras personas que ella no está disponible para entablar una conversación.

Después de analizar la comunicación en el espacio se identifican algunas recomendaciones para

poder darle mayor uso al espacio que se tiene actualmente. Bogotá no tiene ningún tipo de

problemas frente a la comunicación pero los espacios tan abiertos limitan la concentración. Se

pueden establecer formas de uso del espacio; por ejemplo, utilizar los espacios cerrados que

brindan la privacidad necesaria para las tareas necesariamente individuales, sin perder los espacios

centrales que aportan fluidez y movilidad al trabajo en equipo.

Para evitar los problemas principales que se perciben en los espacios compartidos se pueden

diseñar medios y campañas para concientizar a los empleados a los usos y comportamientos

adecuados dentro de estos. Una de las posibilidades puede ser una campaña de pausas de

concientización en las que todos los empleados interrumpan su trabajo y entre todos observen su

entorno y se den cuenta de las posibles acciones que llevan a que sus compañeros a sentir una

invasión de privacidad e interrupción de concentración. Otra opción es crear algún tipo de alerta y

38

mensaje digital en el que de manera alentadora y sin la intención de crear algún tipo de

incomodidad se le comunique a un compañero específico o a todos los empleados en general que se

sugiere bajar el volumen de la voz o compartir algún tipo de mensaje o idea. Es también vital

cultivar el uso de los espacios colectivos para tareas que aunque son individuales pueden utilizar el

apoyo del resto del equipo.

En Cali hay más posibilidades de cambiar el espacio para mejorar los procesos de comunicación y el

trabajo en equipo. Para los empleados de esta sede es muy importante mantener espacios cerrados

para el trabajo individual pero es necesario crear ambientes para aportar de manera grupal y

fomentar la creatividad e ideas entre todos. La idea sería promover espacios colectivos y dejar a un

lado la idea de las reuniones de pasillo. Estos espacios estarían abiertos en todo momento para

poder llevar esas conversaciones e ideas a un espacio de creatividad y productividad colectiva.

Convertir esto en una rutina agradable requiere de una campaña en la que se motiven ejercicios y

actividades de equipo dentro de un mismo espacio para que más adelante los empleados mismo

recurran a estos espacios a trabajar colectivamente y sin obstáculos.

En la actualidad, más que hace unas décadas, el espacio tiene un valor sustancial que no se puede

desaprovechar. El futuro está orientado hacia procesos que se puedan realizar de forma más

efectiva en el menor tiempo posible y ocupando cada vez menos espacio. Sacarle provecho a los

espacios reducidos es lo que hicieron en la sede de Bogotá, aprovechandolos para contribuir en

todos los aspectos.

Como comunicadores es importante tener en cuenta el contexto y entorno en el que se lleva a cabo

cualquier tipo o proceso de comunicación puesto que puede influenciar el plan o la estrategia

pensada. El espacio es un factor que puede cambiar de manera positiva o negativa pero en la

mayoría de las veces pequeños cambios pueden mejorar y ayudar trascendentalmente a la

comunicación. En una organización es de vital importancia que se observen los rasgos del espacio

en los empleados para entender sus rutinas y procesos, además de utilizarlos, hacer cambios que

favorezcan la eficacia de los empleados y el clima organizacional.

39

Bibliografía

Acosta Ruiz, M. C. y Vidales Larrarte, N. M. (1991), La proxémica en las organizaciones: Modelo para

un diagnóstico de manejo espacial [trabajo de grado], [microfichas], Bogotá, Pontificia Universidad

Javeriana, Carrera de Comunicación Social.

Bratanic, M. (2007), “Nonverbal Communication as a Factor in Linguistic and Cultural

Miscommunication”, Fundamentals of Verbal & Nonverbal Communication & the Biometric Issue [en

línea], vol. 18, núm. 1, disponible en

http://web.ebscohost.com/ehost/detail?vid=10&hid=9&sid=86e4bafd-‐e8d8-‐4fc0-‐865b-‐

75df9e6c02c8%40sessionmgr13&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl#db=a9h&AN=31

840993, recuperado: 26 de marzo de 2011.

Hall, E. (1963, octubre), “A System for the Notation of Proxemic Behavior”, en American

Anthropologist, vol. 65, núm. 5, pp. 1003-‐1026.

⎯ (1978), Más allá de la cultura, Barcelona, Editorial Gustavo Gili S.A.

⎯ (1989), El lenguaje silencioso, Madrid, Alianza Editorial.

⎯ (1999), La dimensión oculta, México, Siglo veintiuno editores.

Himanshu, R. y Vaibhavi, K. (2008), “How Close Can You Get: The Effect of Proxemics on Leader-‐

Member Exchange Quality”, ICFAI Journal of Management Research Skills [en línea], vol. 7, núm. 9,

disponible en http://web.ebscohost.com/ehost/detail?vid=6&hid=9&sid=86e4bafd-‐e8d8-‐4fc0-‐

865b75df9e6c02c8%40sessionmgr13&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl#db=bth&A

N=34867612, recuperado: 26 de marzo de 2011.

Kent, S. (1990), “Domestic architecture and the use of space: an interdisciplinary cross-‐cultural

study”, Cambridge University Press [en línea], disponible en

http://books.google.com/books?id=jn8dTnrGHckC&pg=PA48&lpg=PA48&dq=proxemics+and+orga

nizations&source=bl&ots=X4ia16MR00&sig=66wCj052n6wHsKQSSjNi9nzEDgo&hl=en&ei=RTuZTb

yGsSTtwexhIiTDA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=5&ved=0CCwQ6AEwBA#v=onepage&

q&f=false, recuperado: 03 de abril de 2011.

Kurien, D. N. (2010), “Body language: Silent Communicator at the Workplace”, IUP Journal of soft

skills [en línea], vol. 4, núm. 1, disponible en

40

http://web.ebscohost.com/ehost/detail?vid=18&hid=8&sid=5efc8e4a-‐40f5-‐4df2-‐8686-‐

63ec7d65e79f%40sessionmgr11&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl#db=bth&AN=57


Otubanjo, O.; Amujo, O. y Cornelius, N. (2010), “The Informal Corporate Identity Communication

Process, Corporate Reputation Review [en línea], vol. 13, núm. 3, disponible en

http://web.ebscohost.com/ehost/detail?vid=7&hid=105&sid=a62423e8-‐96b8-‐4512-‐890e-‐

ad7ac12e018d%40sessionmgr115&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl#db=bth&AN=5

4517216, recuperado: 03 de abril de 2011.

Prabhu, T. (2010), “Proxemics: Some challenges and strategies in Nonverbal communication”, IUP

Journal of Soft Skills [en línea], vol. 4, núm. 3, disponible en


75df9e6c02c8%40sessionmgr13&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl#db=bth&AN=53


Remland, M. (1981), “Developing Leadership Skills in Nonverbal Communication: A Situational

Perspective”, Journal of Business Communication [en línea], vol. 18, núm. 3, disponible en




Sommer, R. (1974), Espacio y comportamiento individual, Madrid, Instituto de Estudios de

Administración Local.

Stanley, M. J. (2008), “I Heard it through the grapevine: Communication in the workplace”, Indiana

Libraries [en línea], vol. 27, núm. 2, disponible en


75df9e6c02c8%40sessionmgr13&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1laG9zdC1saXZl#db=lih&AN=353


Wickhorst, V. y Geroy, G. (2006), “Physical Communication and Organization Development”,

Organization Development Journal [en línea], vol. 24, núm. 3, disponible en




41

ANEXOS

Herramientas trabajo de campo

• Herramienta # 1: Diarios de observación

DIARIO DE OBSERVACIÓN

Fecha Lunes, octubre 8 de 2012

Lugar BSN Medical -‐ sede Bogotá

Tiempo de observación 8:30 a.m. -‐ 11:00 a.m.

# de personas observadas 30 personas (aproximadamente)

Subcategoría Variables Indicadores Observaciones

Productividad

Priorización de actividades

En relación con la

planeación

Reunión tipo conferencia con temas serios, pero se percibe un ambiente relajado.

Decisiones individuales

Dependiendo de la responsabilidades.

Decisiones grupales

Se tiende más a este tipo de decisión. El espacio les brinda la oportunidad de compartir y comunicar ideas.

Nivel de reacción

Alto, medio o bajo

ALTA. Reunión: concentración alta, interacción fluida. Espacio lo suficientemente reducido para oír algún tipo de llamado sin tener que utilizar un nivel alto de volumen y lleva a una comunicación inmediata.

Tipo de actividades

Capacitación Reunión tipo conferencia.

Tareas Seguimiento de agenda.

Diseño Sitios de encuentro y esparcimiento abiertos.

Rendimiento Tipo de Metas Reuniones claras y efectivas. Concentración de empleados.

42

resultados Comunicación clara y abierta.

Objetivos Comunicar y transmitir información.

Estado de la comunicación en relación con los

resultados

Mensajes enviados y recibidos

Reunión: empleados entienden los mensajes. Jefe se dirige a su equipo de trabajo.

Claridad en el mensaje

Debido a los espacios abiertos hay una comunicación abierta y fluida. No se evidencia ningún tipo de ruido.

Organización

Ubicación dentro del espacio

Luz

Mañana: Luz ambiente y artificial. Luz de ambiente disminuye demasiado por las ventajas y su tratamiento, por ende la luz artificial es necesaria.

Temperatura Fresco. Flujo de aire artificial. Aire natural completamente bloqueado.

Espacio

Fluidez para moverse especialmente en momentos de encuentro. Espacio para interactuar con objetos como sillas y escritorios. Sitio de encuentro reducido para tanta gente.

Distancias

Reunión: sala de reunión principal con toda la fuerza de ventas tiende a irrumpir la distancia social, llega a personal. Refrigerio: En momento de esparcimiento con todo el personal, hay poco espacio y se rompen los limites de la distancia íntima. Relaciones informales y cercanas.

Distribución del espacio

Distancias

En sala de reunión: 6 filas de 5 sillas cada una. 29 personas en sala, sentados y el jefe adelante. Posición jerárquica y distancia social.

Organización Pequeños grupos de trabajo espaciados. Entre grupo y grupo hay corredores amplios.

Percepción Comunicación clara en reunión. Se percibe comodidad constante. Disposición acorde con los propósitos.

43

Trabajo en grupo o individual

En sala de reunión se disponen las sillas en forma académica y jerárquica. Salón de clases.

Utilización del espacio

Límites Pocos. Oficina muy abierta. Alta posibilidad de interacción. Lugares designados para cada propósito.

Propósito

Sala de reuniones cumple con su propósito de auditorio, permite la interacción. Sala principal pasa a otro tipo de espacio con menos gente. Sitio de esparcimiento es pequeño si hay mucha gente, pero en general cumple su propósito de encuentro y relajación dentro de la misma oficina.

Trabajo en grupo o individual.

Reunión en sala de reuniones principal con fuerza de ventas. Encuentro jerárquico.

Comunicación

Niveles de comunicación

Interpersonal Clara, informal, presencial. Momentos de esparcimiento es informal y de libre interacción.

Entre grupos

Reunión general pasa a grupos. Más espacio para interactuar. Comunicación clara y volumen a un nivel normal. Espacios libres para movimiento y circular.

Entre dependencias

Reunión: Jefe a equipo de trabajo. Directa. Forma de auditorio. Existe comunicación clara entre dependencias. Relación informal.

Tipo de comunicación

Formal Reuniones. Forma de auditorio, conferencia.

Informal

Horas de la mañana en momentos del encuentro. Durante la reunión interacciones informales. Refrigerio: Solo informal y abierta.

Relaciones Tipo de Formal Reunión. Jefe a equipo.

44

Interpersonales relación

Informal

Horas de la mañana, momentos del primer encuentro. Informal en pequeños momentos durante la reunión. Tiende más a informal basada en lo formal del negocio.

Físico

Grado de satisfacción

Alto En espacios de esparcimiento. Aunque el espacio se limita por la cantidad de gente, hay altos niveles de satisfacción.

Medio Con toda la fuerza de ventas en la sala principal, tiende a un hacinamiento y falta de espacio para trabajar.

Organización

Cómoda

Parecen cómodas con los espacios abiertos y la posibilidad de movimiento. Lugares de encuentro son ubicados y utilizados. Hay mucha libertad de movimiento.

Incómoda Un poco de incomodidad cuando todos están en reunión.

Cultura relacional

Estilos de dirección

Participativo Reuniones. Pausas para relacionarlos a todos.

Autocrático En decisiones formales.

Democrático En decisiones que afectan a todos.

Relaciones de trabajo

Positivas

Se percibe un ambiente muy positivo en los primeros encuentros. El día transcurre sin problemas. Muchos trabajo en equipo y comunicación entre iguales y dependencias.

Negativas No existen momentos negativos.

Observaciones generales:

Los lugares de encuentro son ubicados fácilmente.

Volumen de voz apropiado para conferencia. Fluye a través del salón.

Los espacios tienen varios puntos de acceso.

Debido a los espacios tan abiertos, ciertos olores tienden a esparcirse a través de la oficina.

Sector central obliga a dar una vuelta más larga para tener acceso a la sala principal y

45

cubículos de trabajo.

Sala principal totalmente cerrada brinda privacidad. Conversación se oye poca afuera. Disposición permite interacción.

Paredes de vidrio tienden a la distracción pero permiten una comunicación abierta y transmiten sentido de transparencia y honestidad.

DIARIO DE OBSERVACIÓN

Fecha Miércoles, 17 de octubre de 2012

Lugar BSN Medical -‐ Sede Cali

Tiempo de observación 9:00 a.m. -‐ 4:00 p.m.

# de personas observadas 30 personas

Subcategoría Variables Indicadores Observaciones

Productividad

Priorización de

actividades

En relación con la planeación

Espacios designados para reuniones y planeación. Poco visitados si no se presentan estas ocasiones.

Decisiones individuales

Se tiende a este tipo de decisiones por la disposición del espacio. La restricción a la comunicación inmediata favorece esto.

Decisiones grupales

Se llevan a cabo reuniones generales o en pequeños encuentros que exigen el desplazamiento constante o la utilización de los corredores y pasillos.

Nivel de reacción

Bajo, medio y alto

Bajo: Por la disposición del espacio y la misma separación es poca la reacción frente a lo que está pasando.

Tipo de actividades Tareas

Privacidad ayuda a la ejecución de tareas individuales.

Rendimiento Tipo de Metas Privacidad permite la óptima utilización del tiempo para cumplir las metas

46

resultados básicas.

Objetivos

Objetivos ligados a las metas individuales tienden a ser logrados en un menor tiempo. Apoyo personal entre empleados se restringe por tener que encontrarse en un lugar específico o comunicarse por teléfono.


resultados


Encuentros personales: tu a tu. Comunicación entre oficinas es restringido.

Claridad en el mensaje

Obstrucciones de paredes y vidrio martillado. Mensajes de lejos tienden al ruido.

Organización

Ubicación dentro del espacio

Luz Artificial. Hay ventanas pero poco acceso a la luz natural, más las persianas para otorgar más privacidad.

Temperatura Controlada frente al clima del ambiente. Aire acondicionado.

Espacio

2 edificios principales. Dividido por secciones y oficinas dentro de estas. Oficinas con escritorios grandes, varios muebles para guardar.

Distancias Hay varios corredores de más de un metro. Amplia cantidad de espacio, mucho desperdiciado.


Distancias Más de 2 metros entre cada oficina.

Organización Espacios divididos por sectores. Corredores de 2 o 3 metros.

Percepción

Espacios amplios. Poco ruido. Privacidad completa. Se entiende un nivel más alto de confianza por los espacios privados. Autonomía.

Trabajo en grupo o individual

Se tiende a lo individual por el espacio entre las personas y las oficinas.

47


Límites Cada oficina tienen un espacio delimitado cerrado. Puertas con ventanas de vidrio martillado.

Propósito Oficinas específicas. Cada persona con su espacio propio y espacios comunes para otros tipos de interacción.


El hecho que cada persona tenga una oficina cerrada obstruye la comunicación abierta e instantánea. Todo tipo de comunicación es mediante el movimiento y traslado o el teléfono.

Comunicación

Niveles de comunicación

Interpersonal Poca. Es necesario el desplazamiento para interactuar, más privacidad.

Entre grupos

Poca. Se necesitan espacios designados y tiempos o aproximación de varios a un mismo espacio u oficina para interactuar.

Entre dependencias

Poca. Desplazamiento necesario. Más confianza, delegación y libertad.

Tipo de comunicación

Formal Se observa más seriedad frente a los temas profesionales. Existen más barreras entre las personas.

Informal Cuando se tratan temas más informales y personales. Actitud oficial al comunicarse.

Relaciones Interpersonal

es

Tipo de relación

Formal Muy perceptible.

Informal Poca y se evidencia en los primeros encuentros del día.

Físico

Grado de satisfacción

Alto Frente a los espacios. Más privacidad.

Medio Por la necesidad de desplazarse para poder interactuar.

Organización Cómoda

Frente a la amplitud y privacidad del espacio.

Incómoda Las restricciones frente al desplazamiento y barreras para la

48

comunicación clara.

Cultura relacional

Estilos de dirección

Autocrático En el sentido que hay más decisiones personales y menos comunicación.

Democrático Cada persona ejerce su puesto y responsabilidades.

Relaciones de trabajo

Positivas Si. Certitud sobre sus responsabilidades y espacios propios y privados.

Negativas Privacidad puede generar rumores y falta de confianza.

Observaciones generales:

Paredes blancas -‐ vidrios martillados

Varias combinaciones de materiales

Privacidad absoluta para cada oficina

Desplazamientos constantes

Sectores oscuros

Oficinas divididas llevan al desplazamiento y la privacidad, pero consumen más tiempo y restringen la comunicación.

Transparencia frente a las oficinas y el trabajo realizado en ellas, no hay

Pocas ventanas -‐ menos acceso de adentro hacia fuera y viceversa o factor climático.

Madera vs. Plástico

• Herramienta # 2: Encuestas

Información Básica

1. Fecha: dd/mm/aaaa

2. Nombre de la empresa:

_________________________________________________________________

ENCUESTA A EMPLEADOS

49

3. Nombre del entrevistado:

_________________________________________

4. Correo electrónico del entrevistado:

________________________________________________________

5. Sexo

Femenino _________

Masculino _________

6. Edad

_______________ años

7. ¿Cuál es su último grado aprobado de educación formal?

Ninguno ________

Primaria ________

Bachillerato ________

Técnico/Tecnológico ________

Pregrado universitario ________

Postgrado universitario ________

Otra ¿cuál? ___________________________________________________

8. ¿Por cuánto tiempo se ha desempeñado en el actual oficio o profesión?

____________________ años ____________________ meses

NS/NR ________

9. ¿Cuánto tiempo ha trabajado en esta empresa?

____________________ años ____________________ meses

NS/NR ________

10. ¿Qué funciones desempeña en la empresa?

Administrativa ________

Comercial ________

Logística ________

Ventas ________

Servicios generales ________

50

Otra ¿cuál? _________________________________________________

11. ¿Cuántas horas semanales trabaja para la empresa?

____________________________ horas semanales

12. ¿Cómo se siente en su espacio personal de trabajo?

a. Cómodo ________

b. Agradable ________

c. Invadido ________

d. Incómodo ________

13. Identifique los aspectos que hacen de su lugar de trabajo un espacio satisfactorio o no

satisfactorio para ejercer sus actividades. Califique estos aspectos de acuerdo con las

opciones de calificación que presenta la siguiente tabla.

Aspecto/Calificación Para nada satisfactorio

Medianamente satisfactorio


Iluminación


Ubicación del área de trabajo en relación con el resto de la oficina o

piso


Distribución de los objetos dentro del área

de trabajo

Espacio del área de trabajo permite

trabajar de manera adecuada

14. Enumere y nombre los objetos más importantes que se encuentran en su área de trabajo.

Objeto 1: nombre: __________________________________

51

Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad

Aspectos para valorar

Ubicación Cómoda

Incómoda

Utilidad

Alta

Baja

Objeto 2: nombre: __________________________________



Ubicación Cómoda

Incómoda

Utilidad

Alta

Baja

Objeto 3: nombre: __________________________________



Ubicación Cómoda

Incómoda

Utilidad

Alta

Baja

Objeto 4: nombre: __________________________________


52


Ubicación Cómoda

Incómoda

Utilidad

Alta

Baja

Objeto 5: nombre: __________________________________



Ubicación Cómoda

Incómoda

Utilidad

Alta

Baja

Objeto 6: nombre: __________________________________



Ubicación Cómoda

Incómoda

Utilidad

Alta

Baja

15. ¿Considera que su espacio de trabajo es adecuado para la cantidad de objetos que tiene en

su entorno?

a. Si ________

b. No ________

53

¿Por qué?

___________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

16. La valoración que puedo hacer de la manera como la distribución física y geográfica de mi

área contribuye a mi trabajo es:

Aspectos del trabajo

Valoración de la contribución

Alta Media Baja


Circulación

Trabajo individual

Trabajo en equipo

Creatividad


Resultados y productos finales

Estado de las relaciones

interpersonales

17. ¿Qué tamaño de oficina considera es la adecuada para llevar a cabo su trabajo diariamente?

a. 1m x 1m ________

b. 1m x 2m ________

c. 2m x 2m ________

d. 2m x 3m ________

e. 3m x 3m ________

f. Otra ¿cuál? ______________________________________________________________

54

18. ¿Qué distancia hay entre usted y sus compañeros de trabajo? (aproximadamente)

a. Menos de 1 metro ________

b. 1 metro ________

c. 1.5 metros _________

d. 2 metros ________

e. Más de 2 metros ________

19. ¿Cuál es su percepción frente a cada una de las opciones de distancia presentadas en la

siguiente tabla?

Distancia Percepción

Hacinamiento Distancia óptima Alejamiento

Menos de 1 metro

1 metro

1.5 metros

2 metros

Más de 2 metros

20. Si el espacio de su área trabajo es el adecuado, usted siente que puede… (marque con una X

las opciones que considere apropiadas para su respuesta)

a. Aumentar su rendimiento ________

b. Mejorar la productividad ________

c. Mejorar las relaciones con otras personas ________

d. Desarrollar tareas de creatividad e innovación ________

e. Concentrarse en la resolución de problemas ________

21. ¿Qué distancia considera apropiada para tener entre compañeros de trabajo?

a. 15 a 45 centímetros ________

b. 46 centímetros a 1.2 metros ________

c. 1.2 a 3.6 metros ________

d. de 3.6 metros en adelante ________

55

22. ¿Cuál considera usted que es el espacio de encuentro de las oficinas?

a. Cafetería ________

b. Sala de juntas ________

c. Una oficina específica ________

d. No hay ________

23. ¿Considera que la organización del espacio en la oficina afecta la comunicación entre sus

colegas de trabajo?

a. Si ________

b. No________

¿Por qué?

___________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

24. El estilo de dirección utilizado en su organización propone un sistema:

a. Participativo ________

b. Democrático ________

c. Autocrático ________

d. Deliberativo ________

e. Resolutivo ________

f. NS/NR ________

25. El espacio de las oficinas fomenta el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre

los empleados.

a. Si ________

b. No ________

¿Por qué?

___________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

26. ¿Considera que los espacios de la empresa están integrados de manera que se fomente la

comunicación y un clima organizacional positivo?

f. Si ________

g. No ________

¿Por qué?

56

___________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

27. ¿Qué factores ambientales afectan el trabajo en su oficina?

h. Frio ________

i. Calor ________

j. Luz ________

k. Ruido externo ________

l. Ruido interno ________

m. Otra ¿cuál? _____________________________________________________

28. Si estuviera en sus manos, ¿qué cambios le haría a la oficina en general?

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________

29. ¿Y a su área de trabajo?

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________

¡Muchas gracias!

57

• Resultados encuestas

Gráfico # 1: Género

Gráfico # 2: Funciones de los empleados

53%

70%

47%

30%

Cali

Bogotá

Género Femenino Masculino

33,3%

84,2% 55,6%

5,3% 11,1% 10,5%

Bogotá Cali

¿Qué funciones desempeña en la empresa?

Administrativa Comercial Logística Ventas Servicios generales Otra

58

Gráfico # 3: Espacio personal

Gráfico # 4: Nivel de satisfacción en actividades especificas

66,7% 57,9%

33,3% 42,1%

Bogotá Cali

¿Cómo se siente en su espacio personal de trabajo?

Cómodo Agradable Invadido Incómodo

5%

5%

16%

16%

11%

11%

79%

74%

63%

63%

74%

74%

22%

44%

33%

56%

33%

56%

16%

21%

21%

21%

16%

26%

78%

56%

67%

44%

67%

33%

Iluminación


Ubicación del área de trabajo en relación con el


Distribución de los objetos dentro del área de

Espacio del área de trabajo permite trabajar de

Iluminación


Ubicación del área de trabajo en relación con el


Distribución de los objetos dentro del área de

Espacio del área de trabajo permite trabajar de

Cali

Bogotá

Identi[ique los aspectos que hacen de su lugar de trabajo un espacio satisfactorio o no satisfactorio para ejercer sus actividades.

Para nada satisfactorio Medianamente satisfactorio


59

Gráfico # 5: Relación espacio – objetos en su entorno

Gráfico # 6: Contribución del espacio actual

100,0%

89,5%

10,5%

Bogotá Cali

¿Considera que su espacio de trabajo es adecuado para la cantidad de objetos que tiene en su entorno?

Si No

79% 74% 74%

68% 74%

58% 100%

63% 89% 89%

56% 100%

78% 100% 100% 100%

21% 26%

21% 32%

16% 42%

37% 11% 11%

33%

22%

5%

11%

11%

Flujo de información Circulación

Trabajo individual Trabajo en equipo

Creatividad Comunicación entre empleados Resultados y productos qinales

Estado de las relaciones interpersonales Flujo de información

Circulación Trabajo individual Trabajo en equipo

Creatividad Comunicación entre empleados Resultados y productos qinales


Cali

Bogotá

La valoración que puedo hacer de la manera como la distribución [ísica y geográ[ica de mi área contribuye a mi trabajo es:

Valoración de la contribución Alta Valoración de la contribución Media

Valoración de la contribución Baja

60

Gráfico # 7: Tamaño adecuado de espacios personales BSN Medical

Gráfico # 8: Distancia actual entre compañeros BSN Medical

55,6%

15,8%

11,1%

15,8%

22,2%

42,1%

11,1% 26,3%

Bogotá Cali

¿Qué tamaño de o[icina considera es la adecuada para llevar a cabo su trabajo diariamente?

1m x 1m 1m x 2m 2m x 2m 2m x 3m 3m x 3m Otra

22,2%

11,1%

5,3%

11,1%

15,8%

22,2%

15,8%

33,3% 63,2%

Bogotá Cali

¿Qué distancia hay entre usted y sus compañeros de trabajo?

Menos de 1 metro 1 metro 1.5 metros 2 metros Más de 2 metros

61

Gráfico # 9: Contribución del espacio adecuado

Gráfico # 10: Distancia apropiada entre compañeros

33,3% 5,3%

55,6%

78,9%

11,1% 15,8%

Bogotá Cali

¿Qué distancia considera apropiada para tener entre compañeros de trabajo?

15 a 45 centímetros 46 centímetros a 1.2 metros

1.2 a 3.6 metros de 3.6 metros en adelante

21,9% 21,3%

18,8% 21,3%

15,6% 14,8%

18,8% 19,7%

25,0% 23,0%

Bogotá Cali

Si el espacio de su área trabajo es el adecuado, usted siente que puede…

Concentrarse en la resolución de problemas

Desarrollar tareas de creatividad e innovación

Mejorar las relaciones con otras personas

Mejorar la productividad

Aumentar su rendimiento

62

Gráfico # 11: Espacios de encuentro

Gráfico # 12: Influencia del espacio en la comunicación percibida por los empleados

50,0% 43,5%

50,0% 43,5% 4,3% 8,7%

Bogotá Cali

¿Cuál considera usted que es el espacio de encuentro de las o[icinas?

Cafetería Sala de juntas Una oqicina especíqica No hay

33,3%

52,6%

66,7% 47,4%

Bogotá Cali

¿Considera que la organización del espacio en la o[icina afecta la comunicación entre sus colegas de trabajo?

Si No

63

Gráfico # 13: Estilo de dirección

Gráfico # 14: Influencia del espacio en las relaciones interpersonales

100,0%

84,2%

15,8%

Bogotá Cali

El espacio de las o[icinas fomenta el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los empleados.

Si No

69,2% 78,3%

15,4% 8,7% 4,3% 15,4% 4,3% 4,3%

Bogotá Cali

El estilo de dirección utilizado en su organización propone un sistema:

Participativo Democrático Autocrático Deliberativo Resolutivo NS/NR

64

Gráfico # 15: Aporte de la disposición del espacio al ambiente laboral

Gráfico # 17: Factores ambientales BSN Medical

5,3%

100,0% 94,7%

Bogotá Cali

¿Considera que los espacios de la empresa están integrados de manera que se fomente la comunicación

y un clima organizacional positivo?

No Si

20,0% 31,8% 10,0%

4,5% 10,0%

13,6% 30,0%

13,6%

30,0% 31,8%

Bogotá Cali

¿Qué factores ambientales afectan el trabajo en su o[icina?

Frio Calor Luz Ruido externo Ruido interno Ninguno

65

• Herramienta # 3: Entrevista

Realizada a: María Constanza Jaramillo – BSN Medical

Fecha: 09/11/2012

Lugar: BSN Medical – Sede Bogotá

Hora: 8:12 a.m.

Duración: 16 m 37 s.

1. ¿Cuánto tiempo trabajó en las instalaciones de Cali?

Yo en Cali trabajé en dos momentos en esas mismas instalaciones, cuando era BDF que trabajé 5

años y ahora con BSN, trabajé 3 años. En Bogotá llevo cuatro meses en estas instalaciones nuevas.

En total voy a cumplir 8 años.

2. ¿Cómo describiría la disposición de las oficinas en Cali?

Es un espacio amplio, cómodo, con muy buen nivel de privacidad porque son oficinas cerradas. En

cuanto a la distribución allá era por departamentos, entonces era el área de mercadeo, el área

financiera, el área administrativa, que ahora pues cambia un poco porque hay muchas oficinas

vacías pero si son oficinas muy adecuadas para el tipo de trabajo que hacemos nosotros

especialmente donde uno si necesita tener un poco de privacidad para poder tener concentración.

3. ¿Cómo fue la transición de la sede de Cali a la de Bogotá?

Yo tenido dos oportunidades de tener una transición a Bogotá. La primera fue cuando BDF se

traslado a Bogotá y ahora con BSN. ¿Qué viví yo acá? Yo he vivido acá una transición más de que las

directivas de la compañía está más preocupadas por el bienestar de nosotros y de hecho nos han

dado herramientas para que nosotros nos sintamos cómodos. Nosotros llegamos, y por lo menos en

mi caso que yo me tuve que venir antes por el tema del colegio de los niños, yo estuve prácticamente

dos meses y medio, casi tres trabajando desde mi casa, que fue una experiencia totalmente diferente

y que nunca había vivido. Es interesante y ya luego venir y ya estar acá. La oficina es supremamente

linda, es muy cómoda y uno se siente a gusto en la oficina. A mi lo único que a veces me preocupa es

el tema de la concentración, que por el ser espacio tan abiertos, uno no tiene ese espacio para poder

sentarse y decir: bueno me siento aquí porque tengo que sacar adelante este informe. Pero, las

66

oficinas en términos generales son muy bonitas, bien ubicadas, mucha luz, y los colores a pesar que

pueden ser colores fuertes, son colores que te descansan y no son colores pesados.

4. ¿Cómo fue el cambio personal de un espacio cerrado a uno abierto?

Yo pienso que todo es cuestión de actitud y de cambiar el switch. Uno no puede pretender teniendo

lo que tenía antes porque las cosas cambiaron, entonces yo creo que todo parte desde ahí. Desde

que tu digas listo, lo de allá eso fue el pasado y ahora es esto y me tengo que adaptar a esto. He

intentado tomar medidas que me ayuden al tema especifico de la concentración, que es el caso de la

música, yo me pongo música y me aíslo, sin embargo visualmente no se puede lograr ese

aislamiento pero yo si pienso que las cosas arrancan desde cada uno de los seres humanos.

5. ¿Qué cambios puede decir que fueron los más radicales?

Yo aquí no tengo donde guardar. Yo no guardo checheres pero siento que tengo cosas que necesito.

No sé que voy a hacer porque llegan de Cali cuatro cajas que no sé donde voy a guardar todo eso.

Pero yo pienso que eso fue como lo más diferente. Yo en mi oficina tenía dos muebles para guardar y

me reduje a una cajonera. Nosotros en mercadeo necesitamos espacio para guardar cosas, uno tiene

las muestras de producto, manuales de lanzamiento, cosas así. Yo creo que eso fue una de las cosas

que más impactó, de resto nada.

6. Habiendo trabajado en ambas sedes… Qué diferencias encuentra en lo que se refiere

a:

a. Comunicación entre los empleados

Nosotros en la compañía siempre hemos tenido una comunicación muy abierta, abierta en todo

sentido. El hecho que estuvieras en Cali y yo para poder hablar con alguien, era tan sencillo como

pararme de mi oficina, abrir la oficina de ellos y entrar. Aquí a veces no necesitábamos hacer eso

porque es una oficina abierta, todo es vidrio y todos nos estamos viendo permanentemente,

entonces aquí es como alzar la cabeza y entablar la conversación. Que a veces se vuelve muy

informal eso también, pero ese es el estilo de comunicación que hay en esta compañía. Es una

compañía abierta donde obviamente tiene que haber un respeto y un nivel jerárquico.

b. Rendimiento en los procesos diarios

Sí, siento que se me ha afectado porque a veces no hay la concentración y el aislamiento que se

necesita.

c. Resultados y cumplimiento de metas

Se han visto afectados positivamente porque el espacio compartido nos ha ayudado a todas porque

precisamente eso es un equipo, un equipo es la consolidación de fortalezas de sus diferentes

67

miembros, y el poder tener sus aspectos por mejorar tener allí como referentes que te ayuden a

acelerar ese proceso de mejoramiento.

d. Relaciones interpersonales

No se han visto afectadas. Yo siento que sigo trabajando de la misma manera que en Cali, con los

demás empleados que se trasladaron a esta sede.

e. Espacios personales y públicos

Aquí todo es público. Las cosas cambiaron, esta es otra oficina y no siento invasión en el espacio

porque ahora es público y me tengo que adaptar a este espacio abierto.

f. Trabajo en equipo

Interactuamos mucho, siempre lo hemos hecho, pero de pronto por estar aquí en este espacio tan

abierto y que nos vemos permanentemente, han influido de manera positiva.

7. ¿Cuál es su percepción de las diferencias en los materiales que dividen los espacios de

cada sede? (Cali paredes de cemento y Bogotá divisiones en vidrio)

No me siento afectada por esa diferencia. . Me parece rico que este espacio que es abierto, por la

misma estructura y como está diseñado, y el hecho que las divisiones sean vidrio da una sensación

de transparencia y transparente en todo el sentido, todos vemos que todos estamos trabajando de

manera transparente.

8. Mencione aspectos positivos y negativos de cada sede.

Positivos en Cali, la posibilidad de tener esos espacios de concentración, el verde que le ayuda a

hacer pausas, lo ayuda a pausar un momento y volver a conectarse, la amplitud de las oficinas. En

Bogotá, positivo veo que el espacio sea abierto, de vidrio y transparente es agradable. Si la islita de

mercadeo estuviera cerrada no nos daría la posibilidad de ver hacia fuera y te ayuda hacer esas

pausas activas. Negativo en Cali, no creo que haya. En Bogotá, el poder concentrarse y aislarse es

difícil.

9. ¿Qué cambios le haría a cada una de las sedes?

Yo trataría de aprovechar mejor el espacio en Cali, en términos de poderle dar a la gente oficinas con

posibilidad de mirar hacía afuera para tener esos espacio de pausas activas que a veces reconfortan.

En la parte central, haría espacios de reuniones o lugares donde convergiera el grupo, por ejemplo

una sala de mercadeo donde ellos pudieran tener sus ayudas visuales, lo que uno necesita, los

productos de la competencia. Entonces en ese momento uno decide que puede necesitar una sesión

creativa, y puede utilizar el espacio para eso mismo. Aquí ya lo tenemos, nosotros estamos

totalmente integrados, yo aquí si trataría de tener unos espacio para poder desconectarme, coger mi

68

computador y aislarme de todo el mundo. El vidrio no permite eso. Tener algo encerrado o más

oscuro para poder concentrarse.

Recursos: Matrices

• Matriz diseño metodológico

CATEGORÍA EFICIENCIA

SUBCATEGORÍA

VARIABLE INDICADORES

INFORMACIÓN

RECOLECTADA

ANÁLISIS INSTRUMENT

O

Productividad

Priorización de

actividades

En relación con la

planeación

El espacio provee la oportunidad de asignar diferentes tareas bajo una guía planificada específica.

El espacio y su organización otorgan la oportunidad de ejercer tareas en relación con la planeación ya que cada sede especifica un espacio para poder reunir al equipo completo y designar y planear todo lo que se guie a las metas y objetivos planteados.

Encuesta, diario de

observación

69

decisiones individual

es

En espacios más cerrados (Cali) se espera una actitud autónoma y debido a la falta de comunicación inmediata se tiende a este tipo de decisiones.

En este aspecto hay una gran diferencia entre ambas sedes. Bogotá tienden a dejar las decisiones individuales de lado debido a que tienen la oportunidad de compartir y apoyarse en el resto del equipo para esas decisiones rutinarias. En Cali hay más independencia frente a este tipo de decisiones por la separación de los espacios y oficinas. Se promueve menos el trabajo en equipo.

Encuesta, diario de

observación

decisiones grupales

En espacios abiertos (Bogotá) las decisiones son en grupo la mayoría del tiempo. Hay apoyo por parte de los compañeros que comparten un espacio cercano.

En este aspecto hay una gran diferencia entre ambas sedes. Bogotá tiene una disposición del espacio que les permite compartir varios momentos y realizar muchas de las decisiones en equipo. En Cali se presentan pocas oportunidades para decisiones grupales por la manera en la que separan el espacio, a menos que disponga del tiempo para realizarlas.

Encuesta, diario de

observación

70

Nivel de reacción

Alto

Es alto en Bogotá debido a los espacios sin obstáculos y la comunicación fluida. Las conversaciones y reacciones instantáneas son comunes de un lado al otro de las oficinas.

La posibilidad de reacción inmediata es una de las ventajas más grandes de un espacio como el de la sede en Bogotá en el que la falta de obstáculos deja que la información y los mensajes fluyan libremente, lo que permite que exista una comunicación libre y sin ruido entre los empleados.

Encuesta, diario de

observación

Medio, bajo

Es un tipo de reacción que se evidencia más en Cali por la división de las oficinas y separación entre los empleados.

se evidencia una reacción no tan inmediata porque cada una de las oficinas y sus empleados están separados por paredes de cemento, sin posibilidad de transparencia. Lograr una respuesta rápida frente algún evento en una oficina, puede demorarse o llegar a no presentarse.

Encuesta, diario de

observación

Tipo de actividades

Capacitación

Se crearon espacios especiales para reunir a la gente y tener la posibilidad de capacitación

En ambas sedes se reservaron espacios espaciales para poder capacitar a los empleados. Al igual que el resto de los espacios se separan según los materiales de cada sede. Cali brinda más privacidad y Bogotá brinda más transparencia.

Encuesta, diario de

observación

71

Tareas

Se llevan a cabo mejor en espacios cerrados y con más privacidad.

En Cali hay más privacidad para tareas individuales pero menos cooperación entre miembros del equipo. Al contrario en Bogotá las tareas son más difíciles de llevar a cabo porque la privacidad es escasa pero ideas fluyen a través del espacio.

Tipo de resultados

Metas

Depende de la manera en la que se lleve a cabo y los procesos por los que se realicen. Trabajos de equipo o individuales son llevados de manera satisfactoria.

Las metas son propuestas sea cual sea el espacio. Los empleados han logrado cumplirla adaptándose a sus espacios y sacando provecho de las características de cada uno.

Encuesta, diario de

observación, entrevista


resultados


En Cali es necesario utilizar otros medios para una comunicación directa como el teléfono o el desplazamiento. En Bogotá los mensajes son directos e inmediatos.

En Cali existe una obligación frente a utilizar otros medios de comunicación que no sean el tú a tú. Esto tiende a gastar más tiempo entre actividades. En Bogotá, la comunicación es constante e inmediata, lo que refuerza el trabajo en equipo.

Encuesta, diario de

observación

Claridad en el

Cuando no hay ningún tipo de obstáculo el

En ambas sedes no se ve ningún tipo de ruido, ni interrupción

Encuesta, diario de

72

mensaje mensaje es completamente claro y sin ruido.

en los mensajes enviados.

observación

CATEGORÍA MANEJO DEL ESPACIO

SUBCATEGORÍA

VARIABLE INDICADORES

INFORMACIÓN

RECOLECTADA

ANÁLISIS INSTRUMENTO

Organización Ubicación dentro del espacio

Luz

En ambas oficinas se depende más de la luz artificial que la natural, en ambos casos se por el diseño de las oficinas en general.

La luz artificial es necesaria para poder llevar a cabo el día a día. En Bogotá la arquitectura del edificio y sus vidrios azules no permiten una entrada de luz natural, lo cual lleva a percibir un ambiente un poco oscuro. En Cali existe la posibilidad de la entrada natural de luz, pero la cantidad de paredes y persianas fuerzan a los empleados a utilizar la luz artificial.

Encuesta, diario de observación.

Temperatura

En ambas oficinas la temperatura se regula con aire acondicionado.

Debido a que la temperatura es regulada no se perciben cambios bruscos de temperatura


73

En Cali por la temperatura de ambiente exterior (calor y humedad). En Bogotá el edificio no permite utilizar ventanas para dejar entrar o salir el aire.

Espacio

Son casos de espacio totalmente diferentes entre Cali y Bogotá. Espacios abiertos y libres de paredes o cada persona separada de las demás por espacios personales en encerrados.

La diferencia en los espacios es radical entre cada sede. Hay una perspectiva diferente en cuanto a la forma de en la que se lleva a cabo el trabajo en equipo y el trabajo individual. Bogotá provee oportunidades de compartir ideas y labores diarias. Cali reserva el espacio de equipo para áreas designadas y espacios limitados para el trabajo individual.


Distancias

Las distancias son manejadas completamente diferente. Se manejan distancia de alejamiento excesivo en Cali y muy poco espacio en Bogotá.

En este aspecto es donde se manejan las diferencias más notables entre ambas sedes. Bogotá cuenta con un espacio más reducido y diseñó su espacio para que los empleados tuvieran la oportunidad de trabajar constantemente en equipo, por ende


74

entre cada empleado no hay mucho espacio. En Cali es totalmente diferente ya que cada uno de los empleados tiene un espacio privado y entre cada oficina hay mucho más que dos metros de distancia.


Distancias

Las distancias son manejadas completamente diferente. Se manejan distancia de alejamiento excesivo en Cali y muy poco espacio en Bogotá. Pero en ninguno de los dos casos se rompen los limites de las distancias según sus convenciones.

En este aspecto es donde se manejan las diferencias más notables entre ambas sedes. Bogotá cuenta con un espacio más reducido y diseñó su espacio para que los empleados tuvieran la oportunidad de trabajar constantemente en equipo, por ende entre cada empleado no hay mucho espacio. En Cali es totalmente diferente ya que cada uno de los empleados tiene un espacio privado y entre cada oficina hay mucho más que dos metros de distancia.


Organización

Cali está organizado para trabajar individualmente, con espacios de reunión y cercanía con las personas

La organización de cada una de las sedes está pensada en el espacio que tienen. Hay rasgos positivos y negativos para cada una.


75

del mismo sector o área. Bogotá hay una unión del espacio y sus divisiones.

Percepción

Cali los empleados perciben que su espacio es adecuado para el tipo de trabajo que llevan a cabo, pero hay ciertos aspectos de la disposición que limitan la comunicación y el trabajo en equipo. En Bogotá, los espacio abiertos son cómodos y agradables, pero limitan la concentración y el trabajo individual.

Son totalmente diferentes los espacios en ambas sedes. Pero, en general los espacios están percibidos por los empleados según sus características y limitaciones.



Tiende a ser satisfactorio y productivo en ambos casos pero lo empleados alcanzan a percibir las limitaciones de su entorno. Ambas contribuyen al trabajo en

Entre más privacidad, menos comunicación. Entre menos privacidad, menos concentración.


76

grupo o individual en ciertas formas.


Límites

Totalmente diferentes en cada ciudad, no solo por los materiales de construcción, sino por la manera en la que está constituido el espacio.

Estos límites son los que cambian la disposición del espacio y la manera en la que los empleados interactúan y llevan a cabo sus procesos diarios.


Propósito

En Cali están más definidos los papeles de cada espacio y para qué están hechos. En Bogotá se tiene un propósito para cada espacio pero tienden a perderse por lo abierto que es el espacio y su accesibilidad.

En Cali cada espacio tiene un propósito por lo que se tiende a perder la posibilidad de interactuar espontáneamente. En Bogotá los espacios tienden a cambiar de propósito debido a la unión de los espacios.



En cada ciudad hay espacios designados para el trabajo individual o en grupo.

En Cali cada espacio promueve el trabajo individual o en equipo, según lo que se requiere. En Bogotá, hay dificultades para realizar trabajos individuales por la falta de privacidad, pero el trabajo en equipo se ve


77

favorecido por los espacios abiertos y la constante interacción.

Comunicación

Niveles de comunicació

n

Interpersonal

En Bogotá se inclina la comunicación más hacía este aspecto. En Cali hay poco comunicación interpersonal.

En Bogotá se inclina la comunicación más hacía este aspecto por el tipo de espacio que se maneja. En Cali hay poco comunicación interpersonal por el diseño y disposición de los espacios.


Entre grupos

Poca comunicación en Cali. Bastante en Bogotá, intercambio constante de ideas.

Por la misma disposición del espacio la comunicación en Cali es limitada. En Bogotá es excelente por los espacios abiertos y la posibilidad de compartir las ideas en el momento.


Tipo de comunicació

n Formal

Formal en eventos o momentos serios de encuentro. Cali tiene otro tipo de interacción debido a que estos empleados no están constantemente en compañía de otros, su privacidad otorga un nivel

Los espacios ayudan a que estas relaciones tengan diferentes características. En Cali no hay una interacción constante, sino que cada empleado tiene su espacio, por lo que el tipo de comunicación tiende a ser más formal. En Bogotá, todos están en un mismo espacio, totalmente transparente lo que


78

más de formalidad en la relación.

los lleva a interactuar de manera más informal.

Informal

Debido a las relaciones construidas, se percibe una comunicación más que todo informal

Dejando el espacio a un lado, el tiempo transcurrido permite que la comunicación sea más fluida y natural.


Relaciones Interpersonal

es

Tipo de relación

Formal

Se torna formal en momentos de reunión o encuentros formales. En Cali se perciben relaciones más serias que en Bogotá.

Los espacios ayudan a que estas relaciones tengan diferentes características. En Cali no hay una interacción constante, sino que cada empleado tiene su espacio, por lo que el tipo de comunicación tiende a ser más formal. En Bogotá, todos están en un mismo espacio, totalmente transparente lo que los lleva a interactuar de manera más informal.


Informal

Usualmente, en ambas sedes, los encuentros y conversaciones son más hacia este tipo de relación. En Bogotá todo es más informal y

Dejando el espacio a un lado, el tiempo transcurrido permite que la comunicación sea más fluida y natural.


79

fluido.

CATEGORÍA CLIMA ORGANIZACIONAL

SUBCATEGORÍA

VARIABLE

INDICADORES

INFORMACIÓN

RECOLECTADA

ANÁLISIS INSTRUMENT

O

Físico Grado de satisfacci

ón

Alto

La mayoría de los empleados se sienten a gusto y cómodos en su espacio personal y colectivo.

El grado de satisfacción en ambas sedes es bastante alto, los empleados sienten que pueden llevar a cabo sus labores en el espacio designado. Hay ciertos problemas en cada sede, como separación de espacios en Cali y falta de privacidad en Bogotá.

Encuesta, diarios de observación.

Medio

Hay ciertos inconvenientes como la privacidad en Bogotá y el constante desplazamiento en Cali.


80

Organización

Cómoda

Frente al espacio hay bastante en varias sedes. Separación de espacios diferentes. Manejo y organización que no incomoda.

En general, teniendo en cuenta la disposición de los espacios de cada sede, los empleados se siente cómodos con el espacio y su entorno.


Cultura relacional

Relaciones de

trabajo Positivas

Ante todo las relaciones son positivas y se diferencian según el espacio y disposición de los empleados.

Por más que los espacios de ambas sedes son muy diferentes, las relaciones son positivas y se basan en una cultura abierta y comunicativa.


81

Mapas

• Sede Cali

• Sede Bogotá

proxémica!y!comunicación:!el!espacio!dentro!de!una

Documents