propuesta para trabajo de grado -...

Ingeniería de Sistemas

12/2/2008

PROPUESTA PARA TRABAJO DE GRADO GRUPO / ÁREA DISCIPLINAR

Sistemas de información

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN / ÁREA ESPECÍFICA DE CONOCIMIENTO

Gerencia de proyectos de tecnología de información

TÍTULO

Metodologías de Gerencia de Proyectos. Caso de estudio: Applica de Colombia

MODALIDAD

Proyecto de Investigación Formativa

OBJETIVO GENERAL

Proponer una estrategia metodológica para el desarrollo de la metodología de gerencia de proyectos para la empresa Applica de Colombia.

VoBo. Coordinador de Trabajos de Grado: ________________________

Código: CIS0730IS07

Universidad Javeriana PROPUESTA PARA TRABAJO DE GRADO – Proyecto de Investigación Formativa

Página 1 Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión 1.01 – 12/02/2007

Contenido

1 OPORTUNIDAD O PROBLEMÁTICA .................................................................................................... 1

2 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................... 5

2.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 5

3 PROCESO ....................................................................................................................................... 6

3.1 METODOLOGÍA ............................................................................................................................. 6 3.2 ACTIVIDADES ............................................................................................................................... 7 3.3 ENTREGABLES O RESULTADOS ESPERADOS ................................................................................. 8

3.4 PRESUPUESTO ............................................................................................................................. 9 3.5 CRONOGRAMA ........................................................................................................................... 10

4 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................. 1ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

4.1 REFERENCIAS ......................................................................... 1ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

5 ANEXOS ...................................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.2


Preparado por el Grupo Investigación Istar

1 Oportunidad o Problemática

El desarrollo de proyectos se ha convertido en una actividad muy común actualmente, ya sea en un contexto académico o en una empresa, se presenta la necesidad de cumplir objetivos específicos en un marco de tiempo definido y limitado por una cierta cantidad de recursos económicos y humanos.

El desarrollo de un proyecto conlleva un orden cronológico y metodológico de fases y actividades que van desde la identificación de la necesidad de la realización del proyecto, hasta el estudio de los resultados obtenidos por su desarrollo, incluyendo etapas de inicio, definición, planeación, organización, distribución, manejo de riesgos, desarrollo, control de calidad y cierre, pero pese a considerar tantos puntos sobre un número determinado de actividades, éstas no se realizan de manera enteramente correcta, conduciendo a fracasos, costos excesivos, productos y resultados mediocres e incompletos y en los peores casos, a la necesidad de clausurar el proyecto sin cumplir los objetivos previstos.

Como denota Donoval Neil Thompson, MTI y líder de Proyectos Informáticos de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica, en su artículo “Proyectos Informáticos: Fracasos y Lecciones Aprendidas”:

A finales del año 2001, Daniel Piorum realizó un estudio con aproximadamente 50 responsables de proyectos, con el objeto de analizar las causas que alimentan los fracasos. En dicho estudio encontró tres principales causas que afectan los proyectos de forma negativa, estas son:

• 21% Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico • 31% No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo • 48% Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre las

personas1

Otras causas de fracaso son destacadas en el estudio titulado “The Chaos Report” de Standish Group, donde se denota un aspecto común a los elementos identificados:

• 13,1% Requerimientos Incompletos • 12,4% Falta de Involucramiento de Usuarios • 10,6% Falta de Recursos • 9,9% Expectativas no realistas • 9,3% Falta de Soporte Ejecutivo • 8,7% Requerimientos Cambiantes • 8,1% Falta de Planificación

1 THOMPSON, Donoval Neil. Proyectos Informáticos: Fracasos y Lecciones Aprendidas. En: Revista de Derecho y

Tecnologías de la Información. 2006. Costa Rica. N°4-2006; p.4.



• 7,5% No se necesita mas • 6,2% Falta de IT Management • 4,3% Desconocimiento Tecnológico

• 9,9% Otros2

Resaltando la carencia o mala utilización de una metodología de trabajo, se identifica la necesidad de estudiar e implementar aquellas prácticas consideradas como óptimas para el desarrollo de proyectos; actualmente, el Project Management Institute (PMI) es considerado como conductor de parámetros y procesos a considerar en el desarrollo de un proyecto exitoso, en su Project Management Body Of Knowledge o PMBOK establece las fases que debe advertir en un proyecto para llegar a un óptimo resultado. Las fases definidas por el PMI son:

• Fase 1: Inicio • Fase 2: Planeación • Fase 3: Ejecución • Fase 4: Control • Fase 5: Cierre

En la fase de inicio se realiza la autorización formal del proyecto evaluando la relación costo-beneficio además de la viabilidad del mismo. Dependiendo de estos resultados, el proyecto es aprobado para continuar a la fase de planeación. En la fase de planeación se definen los aspectos generales del proyecto, incluyendo las razones para desarrollarlo, limitaciones, roles del personal involucrado, resultados esperados, lista de actividades, presupuesto, duración estimada, recursos necesarios, costos estimados, planeación de calidad, planeación organizacional, personal necesario, planes de comunicación, planeación de riesgos, entre otros.

Analizando los inconvenientes anteriormente presentados y los aspectos considerados en las fases de inicio y planeación de un proyecto según el PMI, se denota la importancia y necesidad primordial de plantear una solución desde estas etapas. Una de las principales razones para desarrollar y emplear metodologías de trabajo, es responder a las altas y continuas demandas de calidad y óptimos resultados.

Las diferentes empresas buscan mejorar sus productos y servicios en pro de obtener ventajas competitivas frente a sus contendores. De esta manera, las empresas han establecido una clara necesidad de reestructurar y orientar sus actividades hacia los procesos que permiten obtener los resultados y calidad deseados.

2 THE STANDISH GROUP REPORT. The Chaos Report. 1995. [en línea]. www.projectsmart.co.uk/docs/chaos-

report.pdf. [citado en 19 de agosto de 2007]



Una situación real de desarrollo de proyectos de manera empírica y escasez de metodologías de trabajo, es reconocida en Applica de Colombia.

Esta empresa fue seleccionada para el desarrollo de este trabajo de grado debido a la facilidad de acceso a la empresa, por el conocimiento que tienen algunos familiares cercanos los cuales permitieron que se conociera la situación actual de la misma, además de presentar un escenario óptimo para la aplicación de los conocimientos adquiridos.

Applica de Colombia es una empresa multinacional especializada en la venta de electrodomésticos alrededor del mundo y cuenta con nueve años de experiencia en el país. Por su calidad y valiosas labores, las oficinas colombianas se hicieron merecedoras de administrar algunos procesos de sector financiero del continente americano, incluyendo países como Costa Rica, Guatemala, El Salvador, Venezuela, Perú, Chile y Argentina.

Dada la intensidad y carga laboral, el desarrollo de proyectos en Applica de Colombia ha encaminado procesos a desplegar actividades y labores sin etapas de inicio ni planeación definidos, cediendo lugar a dificultades en el proceso de obtención de los resultados deseados, lo cual genera el deseo e iniciativa de mejorar sus prácticas y metodologías de trabajo.

Actualmente, Applica de Colombia se enfrenta al reto de unificar los procesos de nómina de siete países latinoamericanos, y es por este motivo tiene la necesidad de mejorar la forma en que realizan sus labores para tener procesos más organizados y claros. Con base a esta necesidad, es importante que se conozca y especifique, ¿Cómo adoptar un proceso de desarrollo para organizar y estructurar el proyecto: “Estandarización de la Nomina de América

Latina” en la empresa Applica de Colombia?



2 Descripción del Proyecto

2.1 Objetivo General

Proponer una estrategia metodológica para el desarrollo de la metodología de gerencia de proyectos para la empresa Applica de Colombia.

2.2 Objetivos Específicos

• Diagnosticar la metodología de gerencia de proyectos en Applica de Colombia en el caso de estudio.

• Estudiar estrategias de gestión de procesos para apoyar la gerencia de proyectos

• Proponer una estrategia para la gerencia de proyectos en la empresa Applica de Colombia.



3 Proceso

3.1 Metodología



3.2 Actividades

Objetivos Actividades Área

disciplinar

Diagnosticar la metodología de gerencia de proyectos en Applica de

Colombia en el caso de estudio.

Recolección de información de los antecedentes, inicio, planeación del

proyecto en estudio.

Sistemas de Información

Ingeniería de Software

Comunicación y expresión

Documentación de la información recolectada de los antecedentes, inicio y planeación del proyecto en estudio.

Estudiar estrategias de gestión de procesos para apoyar la gerencia de

proyectos

Lectura y caracterización de estrategias de gestión de procesos

según Business Process Management

Evaluación de Proyectos



Metodología de la Investigación

Lectura y caracterización de la metodología establecida por el Project

Management Institute

Proponer una estrategia para la gerencia de proyectos en la

empresa Applica de Colombia

Evaluar las fases documentadas con la metodología del Project

Management Institute

Análisis y diseño de sistemas

Gerencia de Proyectos



Gerencia y Gestión

Informática

Documentar los resultados de la evaluación realizada planteando las recomendaciones correspondientes

Modelado por medio de mapas mentales, diagramas ITIL y diagramas Workflow de

las fases de inicio y planeación

Diseñar y aplicar un instrumento de validación



3.3 Entregables o Resultados Esperados

• Diagnóstico de la metodología de gerencia de proyectos del caso de estudio proyecto: “Estandarización de la Nomina de América Latina” en la empresa Aplica de Colombia.

• Descripción de la metodología ideal de gerencia de proyectos para la empresa Applica de Colombia

• Propuesta de adopción de la metodología de gerencia de proyectos para la empresa Applica de Colombia



3.4 Presupuesto

Recursos

Valor Unitario Unidad Cantidad Total

Personal

Estudiante $7,500.00 Hora/Hombre 384 $2,880,000.00

Director Trabajo de Grado $80,000.00 Hora/Hombre 64 $5,120,000.00

Asesor Experto $80,000.00 Hora/Hombre 96 $7,680,000.00

Manutención

Alimentación $6,000.00 Almuerzo 192 $211,200.00

Transporte $1,100.00 Pasaje 384 $422,400.00

Material

Adquisición de libros $60,000.00 Libro 6 $360,000.00

Fotocopias $50.00 Fotocopia 1000 $50,000.00

Impresiones Color $300.00 Hoja 25 $7,500.00

Impresiones B/N $100.00 Hoja 300 $30,000.00

Anillado $3,500.00 Trabajo anillado 5 $17,500.00

Empastado $5,500.00 Trabajo empastado 4 $22,000.00

CD vírgenes $800.00 CD 5 $4,000.00

Bloc de papel $6,500.00 Bloc 3 $19,500.00

Papers $15,000.00 Paper 5 $75,000.00

Resaltadores $3,000.00 Resaltador 6 $18,000.00

Tinta Impresora $55,000.00 Cartucho 1 $55,000.00

Herramientas Tecnológicas

Internet $2,000.00 Hora 96 $192,000.00

Computador Dell XPS 700 $5,500,000.00 Equipo 1 $5,500,000.00

Computador Clon $1,900,000.00 Equipo 1 $1,900,000.00

Computador Portatil Toshiba Satellite A40SP150 $1,500,000.00 Equipo 1 $1,500,000.00

Grabadora de voz $150,000.00 Grabadora 1 $150,000.00

Microsoft Office 2007 $40,000.00 Licencia 2 $80,000.00

Microsoft Project 2007 $40,000.00 Licencia 2 $80,000.00

Microsoft Visio 2007 $40,000.00 Licencia 2 $80,000.00

Capacitación Curso Virtual "Iniciación y Planeación de proyectos" $0.00 Curso Virtual 2 $0.00

Curso Virtual "Administración de proyectos: Características, factores de éxito , técnicas y herramientas administrativas" $0.00 Curso Virtual 2 $0.00

Total $26,454,100.00



3.5 Cronograma



4 Referencias Bibliográficas

4.1 Referencias Bibliográficas

Archivo BibTex:

Referencias.bib

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