Integración Sistema ERP AYDAI

PROPUESTA IMPLATACION ERP

AYDAI

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TABLA DE CONTENIDOS 1.- OBJETIVO 2.- PRESENTACION AYDAI 3.- CARACTERISTICAS GENERALES ERP AYDAI 4.- PROPUESTA TECNOLOGICA 5.- FASES DEL PROYECTO

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1.- OBJETIVO. El objeto del presente proyecto es implantar el ERP AYDAI en la empresa . El objetivo final es disponer de un conjunto integrado de aplicaciones que ofrezcan soporte para los procesos realizados por la empresa. Para sacar el máximo partido al sistema ERP, es imprescindible que las funciones más importantes de la empresa estén totalmente integradas con las funciones del ERP. Y aunque, la integración conlleve tiempo, costos (en dinero y esfuerzos) y cambios importantes en las formas de operar tradicionales, el cambio será una gran mejora en las gestiones de la organización y en la aceptación de los cambios por parte de los empleados, lo cual, a futuro, con ayuda de una buena planificación, aumentará tanto las capacidades de las áreas de la empresa como las de todos los miembros de su organización y fortalecerá la arquitectura organizacional de la misma. Todas las empresas utilizan programas de contabilidad, facturación, gestión de cobros, clientes, proveedores, etc. Entre otras aplicaciones, pero el futuro se dibuja más integrado en paquetes conjuntos y más cerca de los ERPs de gestión, lo cierto es que la integración de todo el software de gestión es el futuro. El sistema de gestión/organización integral de la empresa debe ser una solución de futuro, escalable, actualizable, con las máximas garantías, sin duda debe ser una solución basada en el gigante del software Microsoft:

• Solución basada en un Sistema Troncal Gestor de Base de Datos

Microsoft SQL Server.

• Solución ERP que coordine todos los negocios de la empresa. Usa una base de datos centralizada para ayudar el flujo de información entre los distintos departamentos.

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2.- PRESENTACION AYDAI AYDAI S.L. es una empresa creada hace más de 25 años, y dedicada desde su inicio ofrecer soluciones integrales de gestión. Nuestro principal objetivo consiste en satisfacer las necesidades de gestión actual y futura de sus clientes, consiguiendo altos niveles de satisfacción mediante la utilización óptima de las nuevas tecnologías. Para ello contamos con profesionales altamente cualificados y experimentados en las tecnologías de la información y consultoría.

Desde los inicios se dedicaron grandes esfuerzos al diseño y a la creación de productos informáticos de la más alta calidad, que gestionasen de forma eficaz y segura la información de todas las áreas de la empresa, desarrollando sistemas ERP que permitiesen aumentar la productividad y calidad en las empresas. Día a día renovamos el esfuerzo para mejorar estos sistemas utilizando las más novedosas tecnologías disponibles. Siendo nuestra especialización el software de gestión administrativa, organización y comercio de pequeñas y medianas empresas, ofrecemos a nuestros clientes la solución integral que abarca las siguientes facetas:

• Consultoría previa para establecer el estado inicial y determinar la

mejor solución.

• Instalación ERP.

• Formación de los usuarios.

• Consultoría para la migración de anteriores sistemas a los nuevos.

• Consultoría para la personalización del ERP e integración el sistema

general.

• Consultoría para el mantenimiento y la mejora continua del sistema.

Nuestra misión es satisfacer las necesidades organizativas de nuestros clientes, ofreciéndoles la colaboración más absoluta. El objetivo final es obtener el mayor nivel de satisfacción por parte de los clientes, consiguiendo que nos consideren su socio tecnológico en la Solución de Gestión Empresarial.

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3.- CARACTERISTICAS GENERALES ERP AYDAI. ERP AYDAI es una aplicación de gestión empresarial que le permitirá alcanzar a tu empresa la máxima eficacia y competitividad, al tener bajo control todos los procesos de gestión y flujo de información. Para ello, ERP AYDAI integra en una sola herramienta de gestión las distintas áreas de la empresa: finanzas, ventas, compras, producción, logística, personal etc. Desde un área local a una global podrás acceder a una base de datos única, para que los diversos departamentos interdependientes trabajen ágil y eficazmente.

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ERP AYDAI permanece en continua evolución, constantemente se añaden nuevas funcionalidades y se incorporan nuevas tecnologías. De esta manera, ERP AYDAI incrementa para tu empresa, año tras año, su valor funcional. Además de las características particulares de cada área, la aplicación incluye características generales como:

• Seguridad, control en el acceso y uso de la aplicación por cada usuario.

• Personalización para cada usuario.

• Emisión de alertas y avisos del sistema según le definamos.

• Cuadro de control con informes y gráficos estadísticos.

• Gestión documental integrada en toda la aplicación.

• Control de flujos de trabajo con sistema de aceptación o rechazo.

• Sistema de mensajería y de correo electrónico entre los usuarios de la

aplicación.

• Integración con la seguridad del sistema operativo.

• Multiempresa. Se pueden gestionar, simultáneamente, hasta 499

empresas.

• Multiejercicio. Se gestionan tantos ejercicios como se quiera, estando

todos en línea y pudiéndose empezar uno sin finalizar el anterior.

• Integración e interrelación de todas las aéreas a través de una base de

datos centralizada.

• Sistemas automáticos de copias de seguridad.

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ERP AYDAI integra las siguientes áreas:

a) CONTABILIDAD Y FINANZAS

b) VENTAS

c) COMPRAS

d) ALMACENES Y LOGÍSTICA

e) PRODUCCIÓN

f) CONTROL DE PRESENCIA Y PERSONAL

g) CRM

h) GESTIÓN SAT

i) PROYECTOS

j) TERMINAL PUNTO DE VENTA

k) FLUJOS DE TRABAJO

l) GESTION DOCUMENTAL

m) GENERAL

a) CONTABILIDAD Y FINANZAS

Que gran parte de una empresa son sus números, es bien cierto. O, por lo menos, que los números cuadren y que estés al día en tu fiscalidad hacen viable o no a la empresa. Tener toda la contabilidad centralizada y actualizada es esencial para la correcta gestión de tu economía con total seguridad. El área de contabilidad y finanzas está compuesta por una serie de módulos que permite gestionar y analizar con total seguridad y fiabilidad toda la información financiera de la empresa. Está diseñado para agilizar y mecanizar al máximo el trabajo realizado diariamente en la gestión contable y financiera. En el sistema se integran la contabilidad general, la contabilidad financiera, la contabilidad de activos o gestión de inmovilizado, la contabilidad presupuestaria y la contabilidad analítica.

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Mediante la gestión documental podrás archivar en la propia aplicación los originales de las facturas de clientes, las facturas de proveedores y acreedores, la documentación relacionada con los elementos de activo y la de los proyectos. De esta manera, en cualquier momento, podremos visualizar de manera inmediata el original de una factura solo encontrando su registro contable. Resumen de funcionalidades:

Contabilidad general:

• Plan contable

• Subcuentas

• Conceptos

• Asientos definibles

• Tratamiento asientos

• Asientos automáticos

• Incorporación de asientos desde Excel y bancos.

• Balance situación

• Cuenta pérdidas y ganancias

• Balances de sumas y saldos

• Extractos

• Extractos multiempresa

• Saldos

• Diario

• Diario mensual

• Ingresos y gastos reconocidos

• Informe asientos

• Informe comparación saldos

• Informe 347

• Cartas 347

• Enlace AEAT 347

• Conciliación

• Importación extractos bancos

• Apertura automática

• Consolidación

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• Búsqueda documental

• Bloqueos de subcuentas

• Cambio rápido de empresa y de ejercicio

• Registro facturas expedidas

• Registro facturas recibidas

• Integración con SII de Agencia Tributaria

• Cuadro de mano para control SII

• Clases IVA soportado

• Clases IVA repercutido

• Resumen IVA AEAT

• Resumen retenciones AEAT

• Enlace AEAT 303, 115, 340, 349, 347

• Facturas por proveedor

• Facturas por cliente

• Ranking clientes

• Ranking proveedores

• Registros a Excel

Contabilidad financiera:

• Cartera de pagos

• Documentos de pago

• Previsiones de pago

• Remesas de pago

• Enlace pagos bancos

• Emisión de cheque/pagares

• Emisión ordenes transferencias

• Tiempos de pago

• Otras previsiones de pago

• Cartera de cobros

• Documentos de cobro

• Previsiones de cobro

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• Seguimiento cobros

• Remesas de cobro

• Gestión riesgo de clientes

• Gestión riesgo de bancos

• Enlace cobros bancos

• Devoluciones

• Enlace devoluciones bancos

• Renovaciones

• Reclamación cobros

• Gestión de cobros a cuenta

• Reclamación de cobros

• Compensaciones de documentos

• Condiciones bancarias

• Informes tesorería

• Previsiones tesorería

• Gestión de caja

Gestión de inmovilizado:

• Grupos de activo

• Elementos de activo con gestión documental

• Fichas de amortización

• Informes inmovilizado

• Asientos automáticos amortización

• Retrocesión asientos automáticos amortización

Contabilidad presupuestaria:

• Partidas presupuestarias

• Seguimiento de presupuesto por partidas

• Seguimiento presupuesto por Ingreso/Gasto

• Generación automática del presupuesto

Contabilidad analítica (Modulo opcional)

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• Departamentos

• Proyectos

• Sistema de distribución en proyectos automático o manual

• Balance analítico

• Informe proyectos

b) VENTAS

ERP AYDAI gestiona el proceso completo de venta, desde el primer contacto comercial pasando por la creación de presupuestos o proformas, gestión de pedidos, albaranes de salida de materiales, packing list, facturación y explotación de toda la información estadística generada. El ciclo de venta enlaza con la gestión financiera de riesgos, cobros, previsiones, etc. Desde el cliente, mediante un simple clic, accederás a toda la información relacionada con él. Navegarás por sus presupuestos, proformas, pedidos, albaranes, facturas, devoluciones de materiales, riesgos, cobros pendientes, gráficas de evolución de venta, gráficas de consumo, etc.

De un sólo vistazo verás gráficamente toda la evolución de venta y comparativas según múltiples criterios tales como la empresa, el cliente, el artículo, etc. El proceso de ventas se distingue por su potencia y flexibilidad, reflejándose en la variedad de formas de gestionar precios y condiciones para cada cliente y ocasión. Contempla de forma exhaustiva la venta internacional, tanto a países de la Unión Europea así como a otros países. La aplicación es multidivisa, venderás tanto en euros como en cualquier otra moneda, también es multiidioma, de tal manera que emitirás tus documentos en el idioma de cada cliente. Contempla la gestión de venta según lotes de productos y también números de serie de los mismos. Incluye el sistema de facturación electrónica según los estándares definidos. Se pueden definir distintos sistemas de emisión de facturas para cada uno de los clientes.

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El sistema incorpora un módulo de órdenes de facturación que te permite gestionar de manera eficiente y automática la facturación periódica. Por cada cliente podrás registrar y gestionar todas las personas de contacto y sus perfiles, así como todas las actividades realizadas con cada uno. Mediante la gestión documental archivarás en la propia aplicación los originales de contratos, pedidos enviados por el cliente, los albaranes, facturas, etc. De esta manera te resultará muy fácil consultar cualquier documento original. El sistema incorpora una potente capacidad de comunicación electrónica con los clientes, mediante correo electrónico, navegación, etc. La estrecha conexión con otros módulos de la aplicación hará que sea muy fácil tener un control tangible sobre el riesgo de los clientes, las existencias de los artículos, procesos de fabricación, etc. Existe la posibilidad de gestionar el servicio de pedidos con terminales móviles en tiempo real. Con la función de ventas obtiene una visión actualizada y global de las operaciones con sus clientes y sobre las tendencias de venta de sus productos. Desde el módulo de TPV (Terminal Punto de Venta) podrás realizar toda la tarea de venta desde tus puntos de venta, estando totalmente integrado con el resto del ERP a todos los niveles, venta, almacén, contabilidad, etc. Consta de los siguientes apartados:

• Clientes

• Tarifas de clientes

• Riesgo con clientes

• Delegaciones

• EDI

• Artículos

• Representantes

• Ofertas a clientes

• Presupuestos

• Facturas proforma

• Pedidos

• Servir pedidos

• Albaranes

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• Calculo de facturas

• Facturas

• Facturación electrónica

• Confirmación de facturas

• Histórico de facturas

• Emisión electrónica de presupuestos, proformas, pedidos,

albaranes y facturas

• Informes presupuestos, proformas, pedidos, albaranes y facturas

• Ordenes de facturación periódica

• Generación automática de facturas

• Previsiones facturación periódica

• Instrastat

• Diarios de pedidos

• Diarios de facturación

• Informes varios pendientes de factura y faltas

• Liquidación representantes

• Estadísticas varias de clientes

• Estadísticas varias de artículos

• Estadística combinada cliente – articulo

• Estadística combinada articulo – cliente

• Ventas SIG

• Ranking clientes

• Ranking artículos

• Ranking representantes

• Packing list por cajas

• Packing list por artículos

• Gestión de ofertas

• Incidencias y reclamaciones

• Recepción devoluciones

• Motivos

• Diagnósticos

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• Informes Incidencias y reclamaciones

• Informes personalizados

• Gestor de envío avanzado emails.

• Consulta de pedidos de venta y compra relacionados

• Previsiones de ventas

• Seguimiento de previsiones de venta

• Necesidades para previsiones de venta

c) COMPRAS

El área de compras del ERP AYDAI facilita la gestión completa del ciclo de compra, desde la consulta inicial de precios y condiciones, pasando por las solicitudes de ofertas, los pedidos de compra, el registro de entradas de material y la verificación de facturas. La gestión de pedidos de compra constituye un componente central del área de compras. Se pueden generar de manera automática pedidos de compra según las necesidades de stock. El ciclo de compra está vinculado a la contabilidad financiera y la contabilidad de costes mediante la asignación de proyectos. Desde un solo punto podrás ver todas las necesidades de compra de tu organización, gestionarlas mediante la generación de solicitudes de ofertas a proveedores y los correspondientes pedidos de compra. Desde este mismo punto veras el estado de las distintas solicitudes de material. Se trata de un potente MRP para el aprovisionamiento de materiales. Con un solo “clic” visualizarás toda la gestión de compra de cada proveedor o artículo, pudiéndose enlazar y saltar entre solicitudes, pedidos, recepciones de mercancía y facturas. También podrás ver gráficamente toda la evolución de compra, según múltiples criterios, empresa, proveedor, articulo, familia, etc. El sistema te ayuda a gestionar las reclamaciones hechas a los proveedores, así como el seguimiento de las devoluciones a los proveedores, controlando todas las fases por las que puede pasar cada devolución.

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Se gestionan los “pedidos de tratamiento”, es decir, aquellos pedidos en que se entrega unos materiales al proveedor en depósito para que los transforme en otro producto. Por cada proveedor registrarás y gestionarás todas las personas de contacto y sus perfiles, así como todas las actividades realizadas con el mismo. También llevarás un control de los proveedores homologados y de la documentación que deben aportar. Mediante la gestión documental archivarás en la propia aplicación los albaranes, facturas, contratos del proveedor, etc. De esta manera te resultará muy fácil consultar cualquier documento original. El sistema incorpora una potente capacidad de comunicación electrónica con los proveedores, mediante correo electrónico, navegación, etc. A través de la información estadística analizarás las compras realizadas, las desviaciones de las mismas, el estado de los pedidos pendientes de recibir y otra información que te será de gran ayuda. Al instante visualizarás toda la gestión de compra de cada proveedor, artículo, empresa, etc., enlazando y saltando fácilmente entre solicitudes, pedidos, recepciones de mercancía, facturas, etc. Mediante el control de flujos de trabajo establecerás mecanismos de control, mediante aceptación o denegación por parte de las personas responsables, de los distintos documentos tales como pedidos o facturas. Cada usuario con responsabilidades tendrá un panel con sus tareas pendientes de validación que le recordará la aplicación. Se contempla la gestión de compra según lotes de productos y también números de serie de los mismos. Existe la posibilidad de gestionar la recepción de mercancías con terminales móviles totalmente on line. Consta de los siguientes apartados:

• Proveedores

• Artículos

• Tarifas de proveedores

• Solicitudes compra

• Pedidos/Órdenes de compra

• Solicitud de presupuestos

• Pedidos aprovisionamiento automáticos

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• Envíos electrónicos de pedidos/órdenes de compra y solicitud

presupuestos

• Informes de pedidos/órdenes de compra y solicitud presupuestos

• Recepciones de mercancía

• Facturas de proveedores

• Confirmación facturas

• Históricos compras

• Incidencias de compra

• Devolución y reclamaciones

• Embarques de mercancía

• Remesas aprovisionamiento MRP

• Informes últimas compras

• Estado pedidos a proveedor

• Informes varios

• Recepciones pendientes de factura

• Estadística compra articulo – proveedor

• Estadística compra proveedor – articulo

• Estadística proveedores

• Ranking proveedores

• Registro entrada facturas compra.

• Relación registro de entrada.

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d) ALMACENES Y LOGÍSTICA

La gestión de almacenes te va a informar en tiempo real del stock, ubicación, valoración, situación y movimientos de nuestros productos. Incorpora un novedoso sistema que te permite definir los movimientos que quieres que se produzcan y también el momento en que quieres que se den. De esta manera conseguirás que los almacenes funcionen tal y como definas en cada momento. Gestionarás múltiples almacenes distintos y el consolidado de todos ellos en tiempo real. Desde cualquier parte de la aplicación accederás de inmediato a consultar la existencia, ubicación, movimientos, recepciones previstas, depósitos y demás

información relacionada con tus productos. La estrecha conexión que existe entre este módulo y el resto de la aplicación, hace que el almacén esté siempre en línea según las operaciones que se realicen desde los otros módulos. Valorarás el inventario según distinto criterio y, además, obtendrás los datos de inventario a la fecha que quieras. Los albaranes de salida no facturables te resultarán muy útiles para gestionar aquellas salidas del almacén que no deban producir un cargo, tales como entregas a clientes sin cargo, entregas a proveedor en depósito para su tratamiento, devoluciones a proveedor y otros motivos. Gestionarás lotes de productos y también números de serie de los mismos. En línea podremos ver su stock, ubicación, trazabilidad, origen, precios de entrada y de salida, etc. Incluso adjuntar documentos relacionados con el producto. Te facilitará control de la gestión de los depósitos de materiales que entregues a tus proveedores para que realicen algún tratamiento sobre los mismos. Introducirás recuentos físicos desde el punto de inventarios. De esta manera se actualizará la información del almacén en el mismo momento y tendrás datos de las posibles desviaciones producidas para analizarlas y tomar las medidas correctoras necesarias. También existe la posibilidad de gestionar los movimientos de tus almacenes desde terminales móviles totalmente en tiempo real.

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Consta de los siguientes apartados:

• Almacenes

• Artículos

• Definición tipos de movimientos

• Movimientos almacén

• Consulta almacén

• Albaranes de salida no facturables

• Gestión de Series / Lotes

• Gestión de inventarios en línea

• Inventario permanente

• Inventarios valorados

• Inventarios por series o lotes

• Stocks bajo mínimos y sobre máximos

• Depósitos

• Control entradas y salidas

• Extractos movimientos

e) PRODUCCIÓN

El módulo de producción contempla todo el proceso de fabricación de tus productos, facilitándote el control de la actividad de tu fábrica y de los costes de fabricación. Incluye un potente MRP II que te ayudará en la planificación de tu producción. La planificación es una potente herramienta MRP II que te facilitará gestionar y visualizar gráficamente la producción que tienes en marcha y la futura. Desde un solo punto podrás establecer prioridades, cambiar planificaciones, etc. Es un cuadro de mando desde el que organizarás la producción. El secuenciador te calculará y propondrá las mejores opciones de planificar la producción, en función de los parámetros y prioridades definidas. Así mismo podrás ver las posibilidades de fabricación, analizando las cargas de tus unidades productivas. Te permitirá prever las fechas de entrega de productos en función de las cargas de fábrica. Al mismo tiempo, el sistema te facilitará realizar el seguimiento económico de cada fabricación, tanto lo previsto desde el escandallo como lo realmente ocurrido en cada orden de fabricación.

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En todo momento podrás ver en línea el estado de cada fabricación, tanto a nivel de aprovisionamientos como a nivel de la producción realizada. Escandallos. Aquí se define el escandallo y las distintas versiones o rutas por las que procesarás el producto terminado. Para cada producto especificarás los componentes o productos semielaborados de que se compone, con las cantidades necesarias para su elaboración. También asignarás las fases u operaciones que se han de realizar en su fabricación. Incluso podrás asignar por cada fase la máquina a utilizar, el operario o tipo de operarios, la duración prevista y un calendario. Gestionarás distintos horarios y calendarios para cada trabajador y fase productiva que te servirán para calcular la planificación de los operarios y sus órdenes. El calendario te permitirá determinar la jornada laboral para cada día de la semana, ya sea común para todos los días o variable según el día. También podrás indicar turnos con horarios específicos y días festivos. Planes de fabricación. Te permitirá crear órdenes de fabricación según un plan preestablecido con los productos que quieres fabricar. Dichos planes se pueden crear, automáticamente, en función de los pedidos de clientes o bien en función de otros criterios. A partir de un plan podrás estudiar las necesidades de componentes y hacer el lanzamiento de las órdenes de fabricación correspondientes. Órdenes de fabricación. Las órdenes de trabajo se generarán a partir de los planes de fabricación o bien se introducirán manualmente. Desde este punto se iniciaran las órdenes de fabricación que pasarán distintos estados hasta su finalización. Cada orden se creará según el escandallo del producto a fabricar, pero podremos variar los componentes a utilizar, las fases o procesos a realizar, las máquinas y los operarios que intervienen. Cada orden tendrá su planificación en el tiempo, la cual se podrá cambiar. En cada orden de fabricación se contempla la gestión según lotes de productos y también números de serie de los mismos. Múltiples informes te ayudarán a gestionar la producción. Unos te informarán de las necesidades de fabricación según cartera de pedidos, con otros conocerás las necesidades de aprovisionamiento de componentes, la posibilidad de fabricación con los medios actuales, o analizar los costos de fabricación por artículo.

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El sistema también incluye el control de la producción mediante fichajes en planta. Cada operario fichará en tiempo real cada uno de los trabajos que realiza asignándose a una orden y una producción. Podremos analizar toda la información generada por estos fichajes mediante los informes que nos facilita la aplicación. También se contempla los fichajes de operarios que trabajen en lugares externos a la planta de producción. Consta de los siguientes apartados:

• Planes de fabricación

• Planificación MRP

• Planificación MRP II

• Secuenciador

• Cálculo de previsiones fabricación

• Cálculo presupuestos fabricación

• Capacidad de producción

• Necesidades de plan

• Necesidades de componentes

• Posibilidades de fabricación

• Ordenes de fabricación

• Escandallos

• Operarios

• Maquinas

• Grupos de maquinas

• Fases

• Secciones

• Tipos de trabajo

• Moldes y Utillajes

• Paros

• Fichajes en planta

• Informes de fichajes

• Entrada de tiempos

• Resúmenes por operario

• Resúmenes por maquina

• Resúmenes por orden

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f) PERSONAL Y CONTROL DE PRESENCIA

En esta área controlarás la información relativa a los trabajadores y así como su presencia y los tiempos empleados por los mismos. También gestionarás los datos de las personas interesadas en trabajar en tu empresa de tal manera que te facilitará la selección de personal. Por cada persona tendrás una ficha que contendrá distintos tipos de datos. Por un lado estarán los datos necesarios para el control de presencia, como su horario, su calendario, su centro de trabajo y distintos parámetros que se controlarán en sus fichajes. Por otro lado, se incluirán datos relativos a su puesto de trabajo, su tipo de contrato, su categoría profesional y sus datos personales. También tendrás información relativa al coste de cada trabajador. Gestionarás las vacaciones del personal, los permisos, las bajas, las sanciones. También tendrás su currículo actualizado con los cursos y titulaciones que tiene o el dominio de idiomas. Mediante la gestión documental archivarás en la propia aplicación los originales de contratos, currículos, bajas, etc. de cada trabajador. Toda la información de las personas que puedan trabajar en tu empresa la tendrás incluida en el apartado de selección de personal. De esta manera, cuando busques candidatos para un puesto de trabajo podrás tenerlos al instante filtrando los datos incluidos en este apartado. Podrás gestionar distintos horarios y calendarios para cada trabajador. El calendario te permitirá determinar la jornada laboral para cada día de la semana, ya sea común para todos los días o variable según el día. También podrás indicar turnos con horarios específicos y días festivos. Con el sistema controlarás la presencia del personal mediante un sistema de fichajes. Se controla todo el proceso desde los fichajes de entrada y salida, la depuración de los mismos y la emisión final de los informes estadísticos. Consta de los siguientes apartados:

• Personal

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• Coste personal

• Vacaciones y permisos

• Bajas y sanciones

• Cursos, titulaciones

• Idiomas

• Convenios colectivos

• Centros de trabajo

• Gestión de currículos

• Selección de personal.

• Horarios

• Calendarios

• Incidencias

• Fichajes presencia

• Informes

g) CRM

Una buena gestión de la relación con tus clientes (posibles y reales), representantes y proveedores es básico para el correcto funcionamiento de tu empresa. Información fluida que acelerará las gestiones con la inmediatez que el ritmo competitivo del mercado exige. Posibilita minimizar los tiempos de búsqueda de contactos y poder lanzar campañas a todos tus clientes simultáneamente.

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Tendrás toda la información relativa a tus clientes, posibles clientes y contactos a tan solo un clic. Nunca tendrás que decir “voy a comprobarlo y le vuelvo a llamar”. Te permite realizar un completo seguimiento de todas las acciones que realiza tu equipo comercial sobre clientes, en cualquier momento podrás ver el estado actual de éstos y un completo seguimiento de los pasos y acciones que hemos realizado. Podrás registrar y gestionar las personas de contacto y sus perfiles en los clientes, representantes, posibles clientes, proveedores, etc.

El sistema incorpora una potente capacidad de comunicación con todos los contactos incluidos en el CRM. Desde el generador de envíos harás envíos masivos a todos los contactos que tengas registrados. Enviarás tanto emails como correos postales o cualquier otra cosa. Mediante un sencillo sistema incorporarás a la aplicación los datos desde otros orígenes. También tendrás facilidad para depurar y actualizar los mismos. Consta de los siguientes apartados:

• Posibles clientes

• Clientes

• Contactos

• Representantes

• Actividades CRM

• Generación de envíos

• Registro envíos

• Acciones comerciales

• Origen de contactos

• Tipos de contactos

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• Informes de envíos

h) GESTIÓN SAT

El módulo SAT te ayudará a gestionar y planificar de forma eficaz los servicios de asistencia técnica realizados por tus técnicos, tanto en las máquinas de tus instalaciones como en las de tus clientes. Gestionarás los trabajos de mantenimiento y revisión que se realizan en tus instalaciones, así como en las instalaciones de clientes, si este fuera el caso. Definirás los distintos trabajos de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo, a realizar. Definirás las frecuencias de los trabajos, los tiempos de los operarios. El sistema de informará de las previsiones de los trabajos a realizar, la fechas y

datos de anteriores revisiones, etc. Se generarán las ordenes de trabajo correspondientes según los parámetros que se hayan definido. Gestionaras distintas instalaciones, máquinas, ubicaciones, marcas, modelos, números de serie, etc. Se gestionarán los avisos que generan asistencias o reparaciones y que se controlarán a través de órdenes de trabajo. Estas órdenes pasarán por distintas fases hasta su finalización. Por cada orden podrás asignar materiales y trabajos para su control y para la facturación final, si procede. Consta de los siguientes apartados:

• Control de instalaciones.

• Avisos.

• Órdenes de trabajo.

• Trabajos mantenimiento

• Facturación.

• Compras.

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• Operarios.

i) PROYECTOS (Módulo opcional)

El módulo de proyectos te facilitará la gestión de los proyectos desde la fase de presupuesto hasta completar la finalización del proyecto o la fabricación si la hubiese. Registrarás los presupuestos de los proyectos presentados haciendo un seguimiento del estado de cada uno, también podrás añadir las ampliaciones que se produzcan y adjuntar toda la documentación relativa al mismo. Una vez aprobado un presupuesto se convertirá en un proyecto que podrá pasar por distintos estados. Mediante el control de flujos de trabajo establecerás mecanismos de control, mediante aceptación o denegación por parte de las personas responsables, de los distintos proyectos. Cada usuario con responsabilidades tendrá un panel con sus tareas pendientes de validación que le recordará la aplicación. A cada proyecto le podrás asociar un escandallo del proyecto donde se incorporarán los distintos materiales y fases de fabricación. Esta tarea te será facilitada mediante la importación de listas de materiales que podrán provenir del departamento de diseño. Desde el escandallo del proyecto generarás las órdenes de fabricación necesarias. También podrás temporizar cada proyecto, bien a través de las horas de los trabajadores o de los costes fijos de sus salarios. Igualmente podrás contemplar cualquier otro gasto como dietas, kilometrajes, etc. Desde al apartado de compras también adjudicarás a cada proyecto los distintos pedidos. Mediante una serie de informes podrás hacer el seguimiento de los distintos proyectos y comprobar sus rentabilidades. Consta de los siguientes apartados:

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• Presupuestos

• Proyectos

• Tiempos y costes

• Escandallos por proyecto

• Ordenes de fabricación

• Plantillas de escandallo

• Seguimiento de los proyectos

• Facturación por proyectos

• Compras por proyectos

• Fabricación por proyectos

• Incorporaciones de escandallos automáticas

• Estado de proyectos.

• Informes

j) TERMINAL PUNTO DE VENTA (Módulo opcional)

Desde el módulo de Terminal Punto de Venta permite realizar toda la tarea diaria de venta desde un punto de venta. El módulo está totalmente integrado con el resto del ERP a todos los niveles, venta, almacén, contabilidad, etc. El sistema nos permite gestionar hasta 999 puntos de venta, siendo parametrizable cada uno de ellos.

k) FLUJOS DE TRABAJO

Módulo integrado mediante el cual podemos reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información. Así podremos establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos consiguiendo independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

• Tareas

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• Tareas pendientes

• Jerarquía de usuarios

• Delegaciones de funciones

• Rutas de trabajo

• Control de documentación.

l) GESTION DOCUMENTAL

Desde múltiples apartados del ERP se pueden incorporar documentos relacionados con el punto donde se añaden y que posteriormente se podrán gestionar. Podremos incluir los contratos relacionados con un proyecto, las facturas del proveedor, etc. En definitiva, cualquier cosa que necesitemos relacionada con la gestión de documentos en los ciclos del ERP. Además de guardar los documentos relacionados con cada ítem, el sistema también incorpora un gestor documental que facilita la gestión y localización de los documentos.

m) GENERAL

Común a todos los módulos tenemos potentes herramientas como:

• Cuadro de control. Proporciona gráficas y estadísticas de toda la empresa respecto a la evolución de ventas, de compras, comparativa venta con compra, etc.

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• Cuadro de mando. Podremos definir indicadores y objetivos para los mismos. De un solo vistazo veremos la evolución de los mismos y las desviaciones respecto a los objetivos.

• Centro de estadística. Desde un solo punto podremos realizar consultas estadísticas de clientes, representantes, proveedores, posibles clientes o artículos con visualización grafica de las mismas.

• Gestión avanzada de email. Es un gestor de envío y recepción de emails que nos permitirá que toda la comunicación mediante correos electrónicos con clientes, posibles clientes, proveedores, etc. quede registrada en el ERP a disposición de los usuarios.

• Agenda. Cada usuario o grupos de usuarios podrá gestionar su propia agenda. Además de incluir las funcionalidades típicas de una agenda, se incluyen avisos, alertas, eventos propios del ERP, con lo que incrementa exponencialmente la utilidad de una agenda típica.

• Sistema de alertas o alarmas. Podemos configurar el sistema para que nos envíe alertas cada vez que se produzca algún evento.

• Mensajería. Se incluye un sistema de gestión de envío y recepción de mensajes entre los usuarios del ERP.

• Búsqueda documental. Nos facilita la búsqueda de documentos archivados en ERP sin necesidad de conocer su ubicación.

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5.- PROPUESTA TECNOLOGICA

El sistema está desarrollado con las últimas tecnologías de Microsoft, sobre la plataforma tecnológica .NET y la base de datos SQL Server.

SQL Server

Hoy en día las organizaciones enfrentan numerosos desafíos de datos, tales como la necesidad de tomar decisiones más rápidas y más orientadas a datos, la necesidad de aumentar la productividad y flexibilidad del personal de desarrollo y presionan para reducir los presupuestos generales de informática (IT) a la vez que escalan la infraestructura para satisfacer las exigencias cada vez mayores.

SQL Server está diseñado para ayudar a las empresas a enfrentar estos desafíos. Esta solución de administración y análisis de datos de próxima generación ofrece seguridad, escalabilidad y disponibilidad mayores a las aplicaciones de datos empresariales y analíticas, a la vez que las hace más fáciles de crear, desplegar y administrar.

Microsoft SQL Server es una plataforma de datos productiva, fiable e inteligente que sustenta las aplicaciones de misión crítica más exigente, reduce el tiempo y el coste del desarrollo y gestión de las aplicaciones y le ofrece una panorámica de toda su organización que sirve de base sólida para la toma de decisiones.

SQL Server es un elemento fundamental de la Plataforma de Datos de Microsoft, capaz de gestionar cualquier tipo de datos, en cualquier sitio y en cualquier momento. Le permite almacenar datos de documentos estructurados, semiestructurados o no estructurados como son las imágenes, música y archivos directamente dentro de la base de datos. SQL Server le ayuda a obtener más rendimiento de los datos, poniendo a su disposición una amplia gama de servicios integrados como son consultas, búsquedas, sincronizaciones, informes y análisis. Sus datos pueden almacenarse y recuperarse desde sus servidores más potentes del Data Center hasta los desktops y dispositivos móviles, permitiéndole tener un mayor control sobre la información sin importar dónde se almacena físicamente.

SQL Server le permite utilizar sus datos en aplicaciones a medida desarrolladas con Microsoft® .NET y Visual Studio y también desde su propia Arquitectura Orientada a Servicio (SOA) y los procesos empresariales empleando Microsoft® BizTalk® Server.

Además, las personas que gestionan la información pueden acceder directamente a los datos con las herramientas que utilizan habitualmente como Microsoft® Office. SQL Server le ofrece una plataforma de datos, fiable, productiva e inteligente para cubrir todas sus necesidades.

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SQL Server es una solución de datos global, integrada y de extremo a extremo que habilita a los usuarios en toda su organización mediante una plataforma más segura, confiable y productiva para datos empresariales y aplicaciones de BI. SQL Server provee herramientas sólidas y conocidas a los profesionales de IT, así como también a trabajadores de la información, reduciendo la complejidad de la creación, despliegue, administración y uso de aplicaciones analíticas y de datos empresariales en plataformas que van desde los dispositivos móviles hasta los sistemas de datos empresariales. A través de un conjunto global de características, la interoperabilidad con sistemas existentes y la automatización de tareas rutinarias, SQL Server ofrece una solución completa de datos para empresas de todos los tamaños. La Figura 1 muestra el diseño de la plataforma de datos SQL Server.

La plataforma de datos SQL Server incluye las siguientes herramientas:

• Base de datos relacional. Un motor de base de datos relacional más segura, confiable, escalable y altamente disponible con mejor rendimiento y compatible para datos estructurados y sin estructura (XML).

• Servicios de réplica. Réplica de datos para aplicaciones de procesamiento de datos distribuidas o móviles, alta disponibilidad de los sistemas, concurrencia escalable con almacenes de datos secundarios para soluciones de información empresarial e integración con sistemas heterogéneos, incluidas las bases de datos Oracle existentes.

• Capacidades avanzadas de notificación para el desarrollo y el despliegue de aplicaciones escalables que pueden entregar actualizaciones de información personalizadas y oportunas a una diversidad de dispositivos conectados y móviles.

• Capacidades de extracción, transformación y carga (ELT) de datos para almacenamiento e integración de datos en toda la empresa.

• Capacidades de procesamiento analítico en línea (OLAP) para el análisis rápido y sofisticado de conjuntos de datos grandes y complejos, utilizando almacenamiento multidimensional.

• Una solución global para crear, administrar y proporcionar tanto informes tradicionales orientados al papel como informes interactivos basados en la Web.

• Herramientas de administración. SQL Server incluye herramientas integradas de administración para administración y optimización avanzadas de bases de datos, así como también integración directa con herramientas tales como Microsoft Operations Manager (MOM) y Microsoft Systems Management Server (SMS). Los protocolos de acceso de datos estándar reducen drásticamente el tiempo que demanda integrar los datos en SQL Server con los sistemas existentes. Asimismo, el soporte del servicio Web nativo está incorporado en SQL Server para garantizar la interoperabilidad con otras aplicaciones y plataformas.

• Herramientas de desarrollo. SQL Server ofrece herramientas integradas de desarrollo para el motor de base de datos, extracción, transformación y carga de datos, minería de datos, OLAP e informes que están directamente integrados con Microsoft Visual Studio para ofrecer capacidades de desarrollo de aplicación de extremo a extremo. Cada subsistema principal en SQL Server

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se entrega con su propio modelo de objeto y conjunto de interfaces del programa de aplicación (API) para ampliar el sistema de datos en cualquier dirección que sea específica de su negocio.

La plataforma de datos SQL Server ofrece los siguientes beneficios a las organizaciones de todas las magnitudes:

• Aprovechamiento de activos de datos. Además de brindar una base de datos segura y confiable para aplicaciones analíticas y del rubro, SQL Server permite que los clientes obtengan más valor de sus datos al incluir una funcionalidad incorporada tal como informe, análisis y minería de datos. Puede aprovechar esta potencia y flexibilidad para entregar datos a cada rincón de su organización a una fracción del coste de algunos otros sistemas.

• Aumento de la productividad. A través de las capacidades globales de BI y la integración con herramientas conocidas como Microsoft Office System, SQL Server brinda a los trabajadores de la información en toda su organización información empresarial crítica y oportuna adaptada a sus necesidades específicas. El objetivo es ampliar la BI a todos los usuarios en una organización y, en última instancia, ayudar a los usuarios en todos los niveles de la organización a tomar mejores decisiones empresariales según uno de sus activos más valiosos: sus datos.

• Reducción de la complejidad de IT. SQL Server simplifica el desarrollo, el despliegue y la administración de aplicaciones de unidad de negocios y analíticas al ofrecer un entorno de desarrollo flexible para los encargados del desarrollo y herramientas integradas y automatizadas de administración para los administradores de bases de datos.

• Menor coste total de propiedad (TCO). El enfoque y la atención integrados sobre la facilidad de uso y despliegue en SQL Server ofrece los costes directos, de implementación y mantenimiento más bajos de la industria para obtener un rápido rendimiento de su inversión en la base de datos.

SQL Server brinda la tecnología y las capacidades con las que puede contar su organización. Con avances significativos en las áreas clave de administración de datos empresariales, productividad del encargado del desarrollo y BI, son considerables los beneficios de actualización o migración a SQL Server.

• Herramientas de desarrollo. SQL Server ofrece herramientas integradas de desarrollo para el motor de base de datos, extracción, transformación y carga de datos, minería de datos, OLAP e informes que están directamente integrados con Microsoft Visual Studio para ofrecer capacidades de desarrollo de aplicación de extremo a extremo. Cada subsistema principal en SQL Server se entrega con su propio modelo de objeto y conjunto de interfaces del programa de aplicación (API) para ampliar el sistema de datos en cualquier dirección que sea específica de su negocio.

La plataforma de datos SQL Server ofrece los siguientes beneficios a las organizaciones de todas las magnitudes:

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• Aprovechamiento de activos de datos. Además de brindar una base de datos segura y confiable para aplicaciones analíticas y del rubro, SQL Server permite que los clientes obtengan más valor de sus datos al incluir una funcionalidad incorporada tal como informe, análisis y minería de datos. Puede aprovechar esta potencia y flexibilidad para entregar datos a cada rincón de su organización a una fracción del coste de algunos otros sistemas.

• Aumento de la productividad. A través de las capacidades globales de BI y la integración con herramientas conocidas como Microsoft Office System, SQL Server brinda a los trabajadores de la información en toda su organización información empresarial crítica y oportuna adaptada a sus necesidades específicas. El objetivo es ampliar la BI a todos los usuarios en una organización y, en última instancia, ayudar a los usuarios en todos los niveles de la organización a tomar mejores decisiones empresariales según uno de sus activos más valiosos: sus datos.

• Reducción de la complejidad de IT. SQL Server simplifica el desarrollo, el despliegue y la administración de aplicaciones de unidad de negocios y analíticas al ofrecer un entorno de desarrollo flexible para los encargados del desarrollo y herramientas integradas y automatizadas de administración para los administradores de bases de datos.

• Menor coste total de propiedad (TCO). El enfoque y la atención integrados sobre la facilidad de uso y despliegue en SQL Server ofrece los costes directos, de implementación y mantenimiento más bajos de la industria para obtener un rápido rendimiento de su inversión en la base de datos.

SQL Server brinda la tecnología y las capacidades con las que puede contar su organización. Con avances significativos en las áreas clave de administración de datos empresariales, productividad del encargado del desarrollo y BI, son considerables los beneficios de actualización o migración a SQL Server.

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5.- FASES DEL PROYECTO. Para la realización del proyecto se plantean las fases que a continuación se detallan:

Fase 1.- Análisis de requerimientos

Esta fase se recopilará la información de la empresa, con el objetivo de identificar, en toda su magnitud y con el mayor detalle posible, las necesidades funcionales que deberá incluir el ERP.

Fase 2.- Adaptación del ERP

Adaptación de los distintos módulos del ERP AYDAI a las funcionalidades descritas en el análisis de requerimientos de la empresa.

Fase 3.- Parametrización e implantación del nuevo sistema

Durante esta fase se implantara el sistema ERP AYDAI y se parametrizará según los requerimientos de la empresa.

Fase 4.- Formación migración datos y puesta en marcha

En esta fase se migraran los datos desde la antigua aplicación, se impartirá formación a los usuarios con el objetivo de la puesta en marcha del sistema.

Fase 5.- Mantenimiento y mejora continua