solicitud de propuesta (rfp) código: gp -r12 ...rfp+erp...2021/02/05 · solicitud de propuesta...

SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

CONTRATACIÓN DE UNA SOLUCIÓN

TECNOLÓGICA INTEGRADA ERP-CRM-

NOMINA & TALENTO HUMANO

Código: GP-R-12

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REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE:

SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP) PARA CONTRATACIÓN DE UNA SOLUCIÓN

TECNOLÓGICA INTEGRADA ERP – CRM – NOMINA & TALENTO HUMANO

INVITACIÓN OFERTA ECONÓMICA No. 335

BOGOTÁ D.C., 5 de febrero del 2021





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TÉRMINOS DE CONFIDENCIALIDAD

CONVOCATORIA No (335)

Este documento es resultado del trabajo desarrollado por GRUPO EMPRESARIAL

EN LÍNEA S.A. - GELSA y para uso exclusivo de GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A.

– GELSA. Por razones de Confidencialidad de la información, las ideas,

conceptos, definiciones, aplicaciones, planes de trabajo y en general las

soluciones contenidas en esta línea base de seguridad de la información, no

debe ser revelado, usado, duplicado o publicado total o parcialmente, fuera

de la Compañía u Organización, sin una autorización expresa escrita de GRUPO

EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A. – GELSA.

GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A. – GELSA no asume responsabilidad alguna

por el hecho de solicitar la oferta a que se refiere este documento. Por

consiguiente, GELSA está en libertad de aceptar o no la oferta que se le presente

como consecuencia a esta invitación.





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I. CONTENIDO

1. DATOS DE LA EMPRESA PROPONENTE .............................................................................. 5

2. REQUERIMIENTO ................................................................................................................. 6

3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 6

3.1. ACERCA DE GELSA - PAGA TODO. ........................................................................... 6

3.2. NECESIDADES DEL NEGOCIO. .................................................................................... 6

4. OBJETO Y ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN .................................................................. 7

4.1. OBJETIVO GENERAL. ................................................................................................... 7

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ............................................................................................ 7

4.3. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN ...................................................................................... 8

5. MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN. ................................................................................. 8

6. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD .................................................................................. 9

6.1. COMPONENTE ÉTICO. .............................................................................................. 10

7. CERTIFICACIONES ............................................................................................................ 10

8. DOCUMENTOS PARA PRESENTAR ................................................................................... 11

9. PLIEGO DE CONDICIONES .............................................................................................. 11

9.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS HABILITANTES. ............................................................... 12

10. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ............................................................................. 14

11. FACTORES Y PUNTAJES ................................................................................................. 15

11.1. CAPACIDAD JURÍDICA ......................................................................................... 15

11.2. DOCUMENTOS FINANCIEROS. .............................................................................. 15

11.3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA PROPONENTE ......................... 17

11.4. EVALUACIÓN ECONÓMICA. ................................................................................ 18

1. ERP (Financiero – Contable) .................................................................................... 18

2. CRM (Relación con clientes Internos & Externos) .................................................. 18

3. Nómina (Todo lo asociado a pagos a los empleados) ........................................ 18

4. Talento Humano (Todo lo que no está asociado a pagos a los empleados) .... 18

5. Otros módulos requeridos (Si Aplica) ...................................................................... 18

11.5. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EN SOLUCIONES IMPLEMENTADAS. .................. 19

11.6. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EQUIPO DE TRABAJO ........................................ 20

11.7. EVALUACIÓN TÉCNICA. ........................................................................................ 22

11.8. CONDICIONES GENERALES OBLIGATORIAS ........................................................ 22





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12. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ............................................................ 25

13. RECEPCIÓN DE INQUIETUDES POR PARTE DE LOS OFERENTES ................................... 26

14. HORA, FECHA Y LUGAR DE CIERRE DE LA INVITACIÓN ............................................. 26

15. VALIDEZ DE LA PROPUESTA .......................................................................................... 26

16. CRONOGRAMA. .......................................................................................................... 26

17. REQUERIMIENTOS .......................................................................................................... 27

18. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN .............................. 27

19. SOPORTE TÉCNICO ....................................................................................................... 53

19.1. ANS PROPUESTOS. ..................................................................................................... 55

19.2. CAPACIDAD DE OPERACIÓN EN COLOMBIA. ....................................................... 56

20. PRESUPUESTO ................................................................................................................ 56

20.1. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO ........................................................................ 57

21. GARANTÍAS ................................................................................................................... 57

22. CONTRATO.................................................................................................................... 58

22.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA .......................................................................... 58

22.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO .................................................................. 59





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1. DATOS DE LA EMPRESA PROPONENTE

INFORMACIÓN GENERAL

Nombre de la empresa

NIT

N° registro cámara de comercio

Fecha de constitución

RUT

Sector económico

Tamaño de la empresa

Número de empleados

Objeto social

Tipo de contribuyente

Dirección

Teléfono

Página web

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL

Nombres y apellidos

N° de identificación

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Suministre los datos de contacto de personal encargado en caso de que

nuestra Compañía tenga dudas, solicitudes o requerimientos referente a la

información entregada.

N° NOMBRES Y APELLIDOS CARGO TELÉFONO CORREO

1

2

3





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2. REQUERIMIENTO

GELSA y su marca PAGA TODO, están interesados en CONTRATAR UNA SOLUCIÓN

INTEGRADA DE ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship

Management) y de Nomina & Talento Humano en los términos que se señalan dentro

del presente documento y de acuerdo con las condiciones generales de

contratación, que aplique el servicio solicitado.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1. ACERCA DE GELSA - PAGA TODO.

El Grupo Empresarial en Línea S.A. – Gelsa, es una compañía que, gracias a sus más

de 17 años de experiencia, es líder en redes transaccionales. Actualmente cuenta

con la adjudicación, por parte de la Lotería de Bogotá, de la concesión para la

explotación y operación de las apuestas permanentes en la región capital y el

Departamento de Cundinamarca. En 2019, entregó más de $54.000 millones de pesos

en aportes a la salud de los bogotanos y los cundinamarqueses.

PAGA TODO es la marca comercial mediante la cual opera Gelsa como red

multiservicios, ofreciendo su portafolio de servicios transaccionales (que incluye giros,

pines, recargas, corresponsalía bancaria, Soat digital, pagos y recaudos, entre otros)

y de juegos de suerte y azar (Chance, Súper Astro, Paga Millonario, Baloto, BetPlay y

las diferentes loterías del nivel nacional en la modalidad tradicional y en línea),

llegando a todas las localidades de Bogotá y a los 116 municipios de Cundinamarca.

DATACENTER COLOMBIA S.A.S. es una compañía del Grupo Empresarial en Línea S.A.,

con alta trayectoria en los servicios transaccionales. Es la Empresa que respalda las

operaciones en línea y tiempo real de nuestro Grupo.

3.2. NECESIDADES DEL NEGOCIO.

En la actualidad GELSA S.A., requiere el desarrollo de un proyecto orientado a la

adquisición o renta, migración, implementación, estabilización y soporte, de un

sistema completamente integrado que abarque todo lo relacionado con ERP (Parte

contable, financiera), CRM (En referencia a relacionamiento con nuestros clientes

internos y externos), Nomina (Lo referente a pagos legales y extralegales) & Talento

Humano (Aquello asociado al bienestar de nuestros empleados).





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El proyecto contempla dentro de su alcance la implantación de una solución ciento

por ciento (100%) modular, que soporte los procesos antes mencionados integrando

todo su volumen de datos en un mismo lugar, realizándolo de forma automática y

gestionando todos los procesos desde una única plataforma.

4. OBJETO Y ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN

4.1. OBJETIVO GENERAL.

Optimizar la gestión de los diferentes procesos de la empresa asociados a esta

convocatoria, realizando todas las actividades, operaciones y registros de una

forma más sencilla, automática y parametrizada, generando un sistema integrado

más eficiente y eficaz, generando información oportuna (en línea), segura y

confiable, con el máximo nivel de detalle (A nivel de transacción de cada cliente)

para dar soporte oportuno a la toma de decisiones en nuestra organización.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

• Contar con un sistema tecnológicamente avanzado, de calidad, seguro,

completamente modular y totalmente integrado.

• Contar con un único repositorio de datos

• Eliminar la doble digitación o recaptura de la información

• Automatizar operaciones que se realizan manualmente.

• Tener cierres contables más ágiles y a tiempo.

• Controlar la gestión de activos, inventarios e inmuebles.

• Contar con la información de ventas y cartera desde nuestros puntos de

venta físicos y móviles en línea.

• Garantizar que el sistema sea parametrizable y configurable.

• Garantizar que el sistema sea de fácil integración con los demás sistemas de

información de la organización y aliados estratégicos.

• Garantizar que el sistema brinde total independencia funcional al área de

talento humano de la organización.

• Garantizar que los empleados de la compañía puedan llevar a cabo

operaciones (generación de certificados) sin recurrir a personal de RRHH

• Garantizar que el sistema sea fácil de implementar y estabilizar

• Identificar el cliente interno y externo de Gelsa, canales de comercialización,

transacciones y productos.

• Centralizar la interacción entre la empresa y sus clientes

• Segmentar los clientes de la Compañía.

• Mejorar la calidad de la atención y retención, a través de un módulo

específico y customizable de fidelización del cliente interno y externo.

• Aumentar la rentabilidad por cliente.

• Generar Apertura de nuevos mercados objetivos.

• Mejorar la eficiencia y aumento de competitividad.





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• Permitir consolidar la información de las 3 empresas involucradas en este

proceso Gelsa S.A, Datacenter Colombia SAS, Fundación Social Sueños de

Vida y de manera individual.

• Alimentar nuestro sistema de Analítica de Datos en AWS (Amazon WebServices

– Datalake)

4.3. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN

Adquisición o renta, migración, implementación, integración, estabilización y

soporte de un sistema ERP – CRM y RRHH que integre todos los procesos asociados

a esas herramientas, simplificando y automatizando las operaciones y registro de

información, que permita facilitar la gestión y optimizar los tiempos y recursos

necesarios para su buen funcionamiento. Permitiendo generar informes

automáticos con información actualizada, brindando confiabilidad dentro de

todo el proceso.

5. MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN.

Podrán participar en forma independiente, las personas naturales y jurídicas

legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia, Consorcios, Uniones

Temporales y empresas extranjeras que tengan representación en Colombia, cuyo

objeto social consista en proveer soluciones tecnológicas.

Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la

cual presentará la propuesta, los proponentes aceptarán sin condicionamiento

alguno la existencia de una obligación solidaria en relación con la presentación de

la propuesta, la suscripción y legalización del Contrato, así como de su

cumplimiento y liquidación (responsabilidad solidaria en las fases precontractual,

contractual y post-contractual). Para la existencia de la obligación solidaria

solamente será necesario que la propuesta se presente en forma conjunta, en

consecuencia, no se requiere que se refiera a esta circunstancia.

En los eventos de presentación de propuestas bajo la forma de consorcio o unión

temporal, por lo menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal - o

todos según el caso - deberá comprender de manera explícita la realización de las

actividades objeto de la invitación pública. Hay que tener en cuenta que, según el

objeto del contrato y la actividad a desarrollar, algunas veces se requiere que

todos los miembros tengan el permiso de operación o la autorización respectiva.

En todo caso, los integrantes del consorcio o unión temporal podrán acreditar de

forma independiente algunas de las actividades a contratar, de tal forma que la

sumatoria de las mismas abarque la totalidad del objeto contractual exigido en el

presente Pliego de Condiciones. Se deberá anexar con la propuesta, el ACTA DE





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ACUERDO ORIGINAL o COPIA, que acredite la constitución del consorcio o unión

temporal, la cual debe indicar como mínimo lo siguiente:

• Indicar el título conforme al cual se presenta la propuesta (Consorcio o Unión

temporal).

• Objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual será “EXPRESAMENTE” el

mismo del Objeto de la Presente Invitación y consecuencialmente del

Contrato.

• Tiempo de duración, que no será inferior al término del Contrato y tres (3)

años más.

• Nombre del representante del Consorcio o Unión Temporal ante la Compañía,

estipulando sus facultades y limitaciones.

• La manifestación clara y expresa de responsabilidad solidaria e ilimitada, de

los miembros del consorcio frente a la Compañía Contratante y limitada para

las Uniones Temporales, según la participación de sus miembros en la ejecución

del Contrato.

• Determinar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del

consorcio o unión temporal.

• El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del Consorcio y

Unión Temporal, según el caso.

• En el caso de unión temporal, deben señalarse los términos y extensión de

participación de cada uno de los integrantes en cuanto a las actividades o

ítems a realizar en su ejecución, los cuales sólo podrán ser modificados con el

consentimiento previo y por escrito de la Compañía contratante.

• “Manifestación expresa” de que las partes integrantes no podrán revocar el

Consorcio o Unión Temporal durante el tiempo del Contrato con GELSA -

Datacenter.

• “Manifestación expresa” de que ninguna de las partes podrá ceder su

participación en el Consorcio o Unión Temporal a los demás integrantes de

estos, según el caso.

• En ningún caso ningún proponente podrá participar con más de una

Propuesta, ya sea individualmente o en consorcio y/o unión temporal, so

pena de rechazo de las ofertas.

En caso de ser adjudicatarios los Consorcios y Uniones Temporales deberán

presentar ante la Compañía el correspondiente RUT dentro de los tres (3) días

hábiles siguientes al acto de adjudicación, cuyo NIT deberá ser único y exclusivo

para cada contrato, lo anterior conforme el Decreto 2645 del 27 de julio de 2011,

modificado por el Decreto 2820 del 9 de agosto de 2011 del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público.

6. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

La información o los datos a los cuales tuvieren acceso LAS PARTES durante la

ejecución del contrato, serán mantenidos en forma absolutamente confidencial. Esta





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confidencialidad continuará aún terminado y liquidado el contrato. Además, LAS

PARTES se obligan a no utilizar, ni a divulgar a terceros parcial o totalmente cualquier

información de clientes, política o procedimiento, que con ocasión del presente

contrato les fuere dado a conocer con ocasión a la ejecución del contrato con lo

cual a partir de la fecha LAS PARTES y/o sus funcionarios se entienden que han sido

advertidos de tal clasificación de confidencial dada. La violación de esta cláusula

será causal inmediata para dar por terminado el contrato e iniciar acciones de

indemnización civil y/o penal según el caso. De igual manera en consideración con

la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por las cuales

se dictan disposiciones para la protección de datos personales (Habeas Data), EL

CONTRATISTA, se compromete a implementar todas las medidas necesarias para

garantizar un tratamiento idóneo de los datos personales y a cumplir con las

disposiciones que se tienen en esta materia; así mismo las PARTES tomarán todas las

precauciones útiles y razonables tendientes a evitar la utilización o divulgación de

información. La obligación de reserva permanecerá mientras el contrato este vigente

y aun con posterioridad a la terminación.

6.1. COMPONENTE ÉTICO.

En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones de los términos de la

presente invitación y el contrato que forma parte de la misma, el proponente obrará

con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes de la

Republica de Colombia consagran.

En caso de advertirse hechos constitutivos de corrupción de parte de un proponente

durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere

lugar, podrá rechazar la respectiva propuesta.

Toda consulta deberá formularse por escrito, no se atenderán consultas personales, ni

telefónicas. Ningún convenio verbal con el personal de GELSA S.A., podrá afectar o

modificar ninguno de los términos aquí estipulados.

Los proponentes con la sola presentación de su propuesta, AUTORIZAN A GELSA S.A.

PARA VERIFICAR TODA LA INFORMACIÓN QUE EN ELLA SUMINISTREN.

Los proponentes deberán informar al comité de compras de GELSA, sí en su estructura

organizacional tienen relación directa o indirecta con algún empleado, miembro de

Grupo Empresarial en Línea S.A. – GELSA o Datacenter Colombia S.A.S, hasta tercer

grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad.

7. CERTIFICACIONES

Se deseable (y otorga puntaje adicional) que el proponente tenga certificaciones

vigentes aplicables dentro del proyecto, que se requiere adquirir o contratar en la





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presente convocatoria (de calidad, técnicas o las que apliquen para soluciones

asociadas a este proceso).

Deberá anexar copia de la certificación emitida por un Ente certificador autorizado.

No son válidas certificaciones en proceso o constancias de certificación.

8. DOCUMENTOS PARA PRESENTAR

Además de la documentación propia de la convocatoria, el oferente seleccionado

debe entregar:

• La información sobre la solución ofrecida (catálogo, ficha técnica, soluciones

instaladas, etc.) debe ser cubierta en el orden de los requerimientos técnicos y

funcionales descritos.

• Condiciones económicas de la solución ofrecida.

• Arquitectura técnica de la solución

• Infraestructura técnica y de comunicaciones requerida y recomendada

• Esquemas de seguridad de la información

• Presentación de la Organización.

• Metodologías a utilizar.

• Plan de contingencia.

• Cronograma detallado del proyecto

a. Recursos propios

b. Recursos de Gelsa requeridos

c. Otros recursos humanos y técnicos

d. Porcentaje de dedicación al proyecto requerido

e. Hitos

f. Implementación o transición, tiempo estimado para la cobertura de los

requerimientos técnicos y funcionales.

g. Migración de datos de los sistemas actuales.

h. Estabilización, tiempo estimado para la cobertura de los requerimientos

técnicos y funcionales.

i. Operación plena del servicio, tiempo estimado para la cobertura de los

requerimientos funcionales.

j. Fases

k. Entregables

l. Visitas

• Plan de Capacitación.

• Esquema de servicio al cliente y/o soporte técnico.

9. PLIEGO DE CONDICIONES

La propuesta deberá presentarse en:

Original, 2 copias y copia en medio digital DVD o USB (OBLIGATORIO).





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Todos los documentos físicos deben estar debidamente foliados desde la primera

hoja hasta la última (en números enteros consecutivos), y los sobres deben

encontrarse rotulados así:

La propuesta deberá presentarse en original, la cual deberá ser rotulada con el

nombre del proponente, contar con un índice general (donde se relacionen en

forma clara los documentos de esta, en el mismo orden aquí señalado) y

acompañado con los documentos indicados a continuación:

9.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS HABILITANTES.

a. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. Para ser tenida en cuenta la

propuesta, deberá utilizarse carta de presentación e interés de

participación en el RFP y ser suscrita por el representante legal o por la

persona legalmente autorizada para ello, el formato lo establece

cada organización.

b. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.

a. Fotocopia del Certificado de la Existencia y de Representación Legal,

expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor

de 30 días. Dentro de su objeto social se debe acreditar la posibilidad de

contratar el objeto de la presente invitación. (APLICA PARA PERSONAS

JURÍDICAS).

Según lo previsto en el artículo 45 del Decreto 2150 de 1995, las cooperativas

de trabajo asociado que prestan servicios de vigilancia y seguridad privada

se encuentran exentas de registrarse ante las Cámaras Comercio, razón por

la cual, para este caso el proponente acreditará la existencia y

representación legal con la presentación de la certificación expedida por la

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la cual deberá estar

vigente al cierre de la presente Invitación.

Así mismo, de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 5º,

del Decreto 4588 de 2006 “Por el cual se reglamenta la organización y





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funcionamiento de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo

Asociado”, estas organizaciones solidarias cuya actividad sea la prestación

de servicios de vigilancia y seguridad, deben ser especializadas en la

respectiva rama de la actividad y en consecuencia, deberán demostrar la

especialización y registrarse en la respectiva superintendencia o entidad

que regula la actividad, requisito que debe ser cumplido por los interesados

en el presente proceso de selección.

b. AUTORIZACIÓN: En caso de que el representante legal de la persona jurídica,

conforme a sus estatutos, no tenga facultad para comprometerse por el

valor de la propuesta y del contrato a que hubiere lugar, deberá presentar

copia del acta emitida por el órgano competente en la cual se autoriza

para comprometer a la sociedad por el valor y demás aspectos de la

propuesta, de conformidad con lo establecido en los estatutos de la

sociedad.

c. ORIGINAL de la Certificación con la cual acredite el cumplimiento de las

obligaciones señaladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás

disposiciones sobre la materia (APORTES PARAFISCALES); suscrita por el

Revisor Fiscal si se trata de una persona jurídica que debe tener revisoría fiscal

conforme a la ley o por el representante legal del proponente, si no requiere

revisor fiscal.

Para el caso de las personas naturales, éstas deberán manifestar, bajo la

gravedad del juramento, si tienen empleados a su cargo, evento en el cual

la declaración debe mencionar que se encuentran a paz y salvo por

concepto de aportes a la seguridad social integral (salud, pensión y riesgos

profesionales) y a parafiscales (cajas de compensación familiar, SENA e

ICBF) y que ha cumplido con dichas obligaciones durante los últimos seis

meses anteriores a la presentación de la propuesta.

Ahora bien, si la persona natural no tiene empleados a su cargo, deberá

manifestar dicha circunstancia bajo la gravedad del juramento, y declarar

que se encuentra personalmente a paz y salvo por concepto de sus aportes

a la seguridad social en salud y pensiones y que ha cumplido con dichas

obligaciones.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá que allegar tantas

certificaciones como integrantes del consorcio o unión temporal exista, es

decir, debe haber una certificación por cada uno de sus integrantes.

Con relación a este ítem, GELSA evaluará el cumplimiento formal de las

declaraciones de acuerdo con el art.50 de la Ley 789 de 2002 cuya

responsabilidad recae en los proponentes; en la eventualidad de

presentarse inconsistencias se correrá traslado a la entidad competente.





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d. Fotocopia del Certificado de la Contraloría General de la República de

Antecedentes fiscales el cual debe estar vigente a la fecha de la

presentación de la propuesta. EN TODO CASO, GELSA VERIFICARÁ A TRAVÉS,

DE LA CORRESPONDIENTE PÁGINA WEB, LA AUSENCIA DE ANTECEDENTES

FISCALES.

e. Fotocopia del Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la

Procuraduría General de la Nación el cual debe estar vigente a la fecha de

la presentación de la propuesta. (APLICA SOLO PARA PERSONAS

NATURALES).

f. Fotocopia del Certificado de antecedentes penales. En virtud de lo dispuesto

Artículo 7 y 93 del Decreto Ley 019 de 2012, en concordancia con la Circular

Interna No. 004 del Dieciséis de enero de 2012, no se le requerirá al proponente

allegar este documento, pero se encuentra sujeto a verificación por parte de

GELSA. (APLICA SOLO PARA PERSONAS NATURALES).

j. Fotocopia del formulario Registro Único Tributario (RUT), donde se establece el

régimen al cual pertenece.

k. Anexo 1-Formulario de conocimiento cliente externo proveedor, con firma y

huella original del Representante Legal.

l. Certificación bancaria del presente año.

m. Documento Original de Conformación del Consorcio o Unión Temporal. De

acuerdo con lo Previsto en los presentes pliegos (si aplica).

10. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

La adjudicación se hará al proponente cuya propuesta se determina más

favorable de conformidad con los criterios funcionales y ponderación, y está

ajustada al pliego de condiciones, previa realización de los estudios y análisis

comparativo del caso.

Las propuestas deberán ser analizadas por el COMITÉ DE COMPRAS de GELSA,

quién se asesorará de la comisión técnica que se designe, y quienes responderán

por la emisión de los conceptos técnicos y funcionales dentro del proceso.

Una vez efectuada la apertura del sobre en etapa de RFP, el Comité de Compras,

procederá a realizar el análisis Jurídico, Financiero, Funcional y Técnico de los

documentos que lo integran.





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11. FACTORES Y PUNTAJES

Este cuadro está sujeto a factores adicionales que se quieran considerar.

FACTOR TOTAL, PUNTOS

Evaluación económica 20

Evaluación experiencia

Soluciones

implementadas

10

Experiencia del equipo

de trabajo 10

Evaluación

Requerimientos técnicos

y funcionales

45

Evaluación

Requerimientos de

auditoría

15

TOTAL 100

11.1. CAPACIDAD JURÍDICA:

Se estudiarán y analizarán los requisitos de orden legal exigidos en los pliegos de

condiciones, verificando su estricto cumplimiento. Serán declaradas NO

ADMISIBLES JURÍDICAMENTE las propuestas que no cumplan los citados requisitos

legales.

11.2. DOCUMENTOS FINANCIEROS.

a. Original o copia del certificado en el Registro Único de Proponentes de la

cámara de comercio, con fecha de expedición no mayor de 3 meses anteriores

a la fecha de cierre de la Invitación.

De la información financiera del registro único de proponentes (RUP) se verificará

los correspondientes estados financieros a corte de 31 de diciembre de 2019 o

información posterior a ésta. En caso de presentar información con corte anterior

a la fecha establecida, SUS ESTADOS FINANCIEROS NO SERÁN EVALUADOS. En caso





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de consorcios o uniones temporales, se evaluarán los últimos estados financieros

que reporte el RUP para cada uno de sus integrantes.

En caso de Consorcios o Uniones temporales para efectos de evaluación de los

Estados Financieros, se realizará la sumatoria de los Estados Financieros de Cada

uno de los integrantes.

b. ESTADOS FINANCIEROS:

Con el fin de establecer la capacidad financiera exigida, el proponente deberá

presentar los siguientes documentos en forma legible y coincidentes entre sí,

para ser comparados, debidamente firmados por el proponente si es persona

natural o el representante legal si es persona jurídica, certificados por el

contador público y revisor fiscal si se tiene obligación:

I. Balance general a 31 de diciembre de 2018, 2019 y 2020.

II. Estado de ganancias y pérdidas con corte a diciembre 31 de 2018 y

2019 y 2020.

III. Notas a los estados financieros (Artículo 36 código del comercio y Ley

222 de 1995) de los años señalados.

IV. Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y revisor fiscal.

V. Certificación actualizada de vigencia de la matrícula profesional y

antecedentes disciplinarios del contador público y el revisor fiscal,

expedidas por Junta Central de Contadores, vigente a la fecha de

apertura de la presente invitación.

VI. Última declaración de renta año.

La capacidad financiera del proponente será determinada con base en los

indicadores de Liquidez, Endeudamiento, Capital de Trabajo y Relación

Patrimonial, calculados con base en los datos consignados en el estado

financiero del proponente, a corte 31 de diciembre de 2019.

• Índice de Liquidez

Índice de liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente

• Índice de Endeudamiento

Índice de Endeudamiento = Total Pasivo / Total Activos

MAYOR DE 60% No admisible

MENOR O IGUAL 60% Admisible

MENOR O IGUAL A 1 No admisible

MAYOR DE 1 Admisible





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• Capital de trabajo

El índice se determinará de acuerdo con la fórmula:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente

• Patrimonio

MAYOR O

IGUAL A

100% DEL PRESUPUESTO

OFICIAL *

Admisible

MENOR O IGUAL 100% DEL PRESUPUESTO

OFICIAL *

No Admisible

Serán declaradas NO ADMISIBLES Financieramente las propuestas que no

cumplan con los porcentajes o niveles mínimos de los indicadores mencionados

anteriormente.

11.3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA COMPAÑÍA PROPONENTE

Estos datos son solicitados por la compañía, con el objetivo de tener un

porcentaje de seguridad en que el proponente tenga las posibilidades de

ofrecer y solventar la necesidad que como compañía se está solicitando.

MENOR O IGUAL

A

100% DEL PRESUPUESTO

OFICIAL

No admisible

MAS DE 100% DEL PRESUPUESTO

OFICIAL

Admisible

Información general Año 2018 Año 2019 Año 2020

Activo Corriente

Activo Total

Pasivo Corriente

Pasivo Total

Patrimonio

Ingresos Operacionales

Otros Ingresos

Egresos Operacionales

Otros Egresos

Utilidad Bruta

Utilidad Operativa

Margen Operativo (%)





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11.4. EVALUACIÓN ECONÓMICA.

El proponente debe indicar en un capítulo aparte el valor final de su oferta

discriminando de manera detallada cada uno de los ítems señalados de

acuerdo con este documento y considerando los siguientes aspectos:

1. ERP (Financiero – Contable)

a) Valor de cada modulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con las necesidades plasmadas en este documento

2. CRM (Relación con clientes Internos & Externos)

a) Valor de cada módulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con las necesidades plasmadas en este documento

3. Nómina (Todo lo asociado a pagos a los empleados)

a) Valor de cada módulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con las necesidades plasmadas en este documento

4. Talento Humano (Todo lo que no está asociado a pagos a los

empleados)

a) Valor de cada módulo que la conforma y que es requerido de acuerdo con

las necesidades plasmadas en este documento

5. Otros módulos requeridos (Si Aplica)

a. La oferta económica debe incluir la totalidad de los costos directos e

indirectos que genere la consultoría, capacitación, horas de desarrollo

etc. y demás inherentes a la ejecución del objeto del contrato, los cuales

por ningún motivo se considerarán costos adicionales.

b. La oferta debe presentarse en moneda legal colombiana.

c. El oferente debe señalar aquellas condiciones que debe cumplir Gelsa

para poder implementar la solución ofrecida en las condiciones y tiempos

requeridos y cuyos costos no los contempla el oferente. Ejemplo: Ancho

de banda recomendado para funcionar cabalmente para tener la

información en línea de venta y cartera en cada uno de los puntos de

venta fijos y móviles (Terminales Móviles)

d. La oferta debe incluir el I.V.A. (si a ello hubiere lugar). Si el proponente no

discrimina el impuesto al valor agregado (I.V.A.), y el servicio causa dicho

impuesto, se considerará INCLUIDO en el valor de la oferta y así lo

aceptará el proponente.

NOTA. Se deberá presentar la oferta económica en un folio o sobre

independiente, en donde se anexe la siguiente información:

e. Costos por transferencia de conocimiento para manejo y mantenimiento

de la herramienta, dar los costos por hora de entrenamiento y por curso.





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f. Estimación de recursos requeridos, rol y número de meses para la

implementación de los módulos seleccionados por la organización.

g. Forma de pago asociada a los hitos o entregables en el cronograma

h. No están permitidos los anticipos.

11.5. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EN SOLUCIONES IMPLEMENTADAS.

El proponente que acredite una Experiencia en los requisitos exigidos en el

presente documento igual o superior al 100% del valor previsto en el

Presupuesto que se presente en etapa de adjudicación, en los últimos siete (7)

años y en mínimo cinco (5) certificaciones de sus clientes, facturas, actas de

recibo final, actas de liquidación, O COPIA DE LOS CONTRATOS QUE SIRVEN DE

ACREDITACION DE EXPERIENCIA, cuyo objeto contractual sea similar al objeto

de este contrato, con entidades públicas o privadas, será declarado

ADMISIBLE. Deberá señalar en las certificaciones:

• Nombre de la empresa

• Nit

• Número de usuarios

• Fecha del contrato

• Proceso contratado

• Tiempo de ejecución

• Calificación de la implementación

• Gerente del proyecto por parte del proponente

De igual manera pondrá a consideración de GELSA, visita a las instalaciones

de estos clientes para sostener entrevistas y conocer de cerca como es su sentir

en referencia a la implementación realizada. (Las cuales y dada la situación

actual pueden ser realizadas de manera virtual).

Además, se requiere que el proponente haya participado en por lo menos

cinco (5) proyectos en la implementación exitosa de sistemas ERP- CRM - RRHH

en entidades privadas con más de 1000 empleados, tres (3) de las cuales será

preferiblemente en negocios de retail de orden nacional, las demás serán en

negocios de retail de orden internacional. No se permite la inclusión de

subcontratistas que aporten experiencia cuya única finalidad solo sea la de

demostrar o acreditar experiencia.

SOLUCIONES IMPLEMENTADAS

CRITERIO UNIDAD DE

MEDIDA REQUISITO MÍNIMO SOPORTE

CANTIDAD DE

USUARIOS





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Nota: Su no cumplimiento en alguna de las cláusulas, excluye de la participación

en el proceso.

EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Descripción Obligatorio Cumple al

100%

No Cumple o <

100%

Observaciones.

• Solo se valdrá la experiencia para contratos terminados a partir del primero

(1) de enero de 2013.

• El valor de los contratos presentados para acreditar la experiencia se tomará

sin IVA.

• El porcentaje de ejecución será calculado a la fecha de entrega de las

ofertas, y se calculará como la relación entre la duración transcurrida del

contrato y la duración total del mismo, ambas en días calendario.

• En el caso que por motivos de confidencialidad el PROPONENTE manifieste

que no es posible entregar la información de su cliente, se

aceptarán certificaciones expedidas por el Revisor Fiscal del PROPONENTE.

• En caso de contratos ejecutados por Consorcios o Uniones Temporales, las

certificaciones serán válidas siempre y cuando sean expedidas a nombre

del PROPONENTE o de la Unión Temporal o Consorcio.

• Para efectos de esta evaluación, se tomará únicamente la proporción del

valor de los contratos certificados correspondiente al porcentaje de

participación que haya tenido el PROPONENTE en el mismo.

• Cuando la certificación no especifique los porcentajes de participación de

quienes componen el Consorcio o Unión Temporal, el PROPONENTE deberá

anexar el documento de constitución de éste.

• Igualmente, se pueden presentar certificaciones que incluyan contratos u

órdenes adicionales al principal, el valor adicional se sumará al valor del

contrato u orden principal, quedando esta como una sola certificación.

11.6. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA EQUIPO DE TRABAJO





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El proponente deberá señalar con nombre propio el personal que dispondrá en

el proyecto, anexar copia de su hoja de vida y su porcentaje de participación en

el mismo, en cada una de las etapas o áreas en las cuales va a participar.

Se debe garantizar la disponibilidad y prestación del servicio de personal

calificado para el caso del Gerente de Proyecto, coordinador de servicio y

técnicos de soporte. La totalidad del personal asignado al proyecto deberá tener

una experiencia relacionada al tema expuesto en el presente documento no

inferior a tres (3) años y ser empleado con la empresa del proponente con una

trayectoria no inferior a dos (2) años.

El personal presentado en esta solicitud de propuesta debe ser el mismo que

realice la implementación o procesos contratados. Solo en caso de renuncia a la

empresa proponente, esta podrá colocar a otra persona con las mismas

calificaciones técnicas y personales, con el Vo.Bo previo de GELSA.

Dentro del equipo debe haber un (1) Gerente de Proyecto y líder técnico,

Ingeniero, Administrador, o profesional de área afín con la Gerencia de

Proyectos, Cinco (5) años de experiencia profesional en Gerencia de proyectos

de implementación de ERP. Certificado vigente PMP.

Mínimo Dos (2) Consultores funcionales, Ingeniero, Administrador, o profesional de

área afín con la funcionalidad respectiva, Tres (3) años Experiencia profesional en

el área funcional del módulo específico, relacionada con proyectos de

implementación de ERP- CRM - RRHH.

Los consultores funcionales deben estar vinculados laboralmente de forma

ininterrumpida, durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la

propuesta, trabajando con el módulo del producto y metodología objeto de la

propuesta.

Con dedicación 100% al proyecto. Hasta tres (3) meses después de la salida a

producción del ultimo modulo.

GELSA podrá solicitar a los proponentes subsanar la documentación aportada

con la oferta, cuando a ello haya lugar, hasta en dos (2) oportunidades.

En el cuadro adjunto el proponente deberá diligenciar los datos que

correspondan a su equipo de trabajo.

NOMBRE DEL PERFIL REQUISITOS SOPORTE FUNCIÓN





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(Cargo) (Formación y experiencia)

(Hoja de vida

del funcionario

PROPONENTE)

(Funciones

del perfil de

cargo)


en el proceso.

EXPERIENCIA DE LOS CONSULTORES

N° Descripción Obligatorio Cumple al 100% No Cumple o <

100%

1

2

11.7. EVALUACIÓN TÉCNICA.

Cumplir con las especificaciones técnicas y funcionales solicitadas en los

requerimientos.

11.8. CONDICIONES GENERALES OBLIGATORIAS


en el proceso.

N° Descripción Cumple No

Cumple

1

El tiempo total desde la firma del contrato hasta la salida

en vivo, de implementación total de la solución integral

es de máximo seis (6) meses, incluyendo las pruebas

directamente en la plataforma dispuesta para ello y la

consultoría a los procesos de ERP (Contabilidad, Ventas,

Arriendos, Activos, Inmuebles, Inventarios, Bancos,

Tesorería, Cartera, CXP, CXC, Etc). Se considerará uno (1)

mes de acompañamiento en sitio en producción y en

dos (2) cierres mensuales (balances, P&G, estado de la

situación financiera, estado de resultados integrales,

flujos de caja).





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Cumple

2

El proponente deberá comprometerse por escrito, a que

en el evento de que operen actualizaciones del software

ofrecido, durante la ejecución del contrato y hasta 5

(cinco) años más, éstas serán puestas a disposición de

GELSA S.A., la cual determinará la versión a instalarse.

3

En el evento de una cancelación anticipada del

contrato, el proponente debe comprometerse por

escrito que entregará toda la información almacenada

durante el tiempo del contrato, en los tiempos, medios y

condiciones que señale GELSA S.A..

4

La firma proponente deberá presentar un cronograma

con el grado suficiente de detalle para entender las

actividades requeridas para la implementación de cada

etapa por cada módulo, indicando tiempo de ejecución

y responsable, productos a entregar al final de cada

etapa. Una vez adjudicado y conforme al plan. Las

condiciones de pago estarán sujetas a la verificación de

los entregables dispuestos en el cronograma. En el

cronograma (Microsoft Project), deben señalarse los

recursos, las personas (de ambas partes) y el % de

dedicación requerida para la ejecución exitosa del

proyecto en tiempo, costo y alcance.

5

El proponente se compromete durante la ejecución del

contrato a tener el sistema alineado con la normatividad

legal vigente para la Republica de Colombia, que lo

modifique o altere en los plazos dispuestos para ello.

6

El proponente debe garantizar la completa integración

con los sistemas transaccionales que dispone GELSA

(Sivem, Sivem Web, Siach, y demás sistemas asociados a

la venta de nuestros productos y servicios). Para ello

brindara toda la consultoría, modificaciones,

integraciones y capacitaciones necesarias para su

debida integración de manera detallada y oportuna. La

información debe estar en línea. (WebServices).

7

Se requiere de forma obligatoria una (1) visita a las

instalaciones del proveedor tecnológico en Colombia y

tres (3) visitas a clientes del sistema de ERP actuales que

lo estén utilizando. A completa discreción de GELSA S.A.





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Cumple

8

Debe ser un sistema completamente modular e

integrado, que requiera de una sola captura de datos de

los documentos fuente (Ej: Desde la creación del tercero)

y que esta afecte todos los demás procesos relacionados

y con esta produzca información automática para las

distintas áreas de operación. (Ej: La compra debe afectar

inmediatamente el presupuesto ejecutado y que no

exceda el mismo)

9

El proponente debe utilizar y presentar una metodología

en el proceso de implementación de la solución, que

contenga indicadores para su medición alineadas a las

buenas prácticas internacionales.

10 El proponente debe dar informes del proceso de

implementación, con la metodología, periodicidad y

formatos en que se solicite.

11

El proponente debe certificar que se ajusta a las

normativas Ley 1266 de 2008 (Habeas Data), Ley 1581 de

2012 (Protección de datos personales), Decreto 1377 de

2013 y sucedáneos.

12

El proponente debe permitir ACCESO TOTAL E

IRRESTRICTO en todo el proceso de implementación, a

funcionarios que designe GELSA S.A. para efectos de

auditoría y control. Incluidas visitas a los centros de datos.

13

El proponente debe presentar un documento de

“Indicadores de Avance Semanales” que contenga los

indicadores con los que se medirá el proceso de

implementación de la solución.

14

El proponente debe presentar un documento de

“Acuerdo de Niveles de Servicio”, que contenga los

indicadores con los cuales se medirá el proceso de

soporte a los usuarios de la solución, previa aprobación

de la metodología por parte de GELSA S.A. considerando

un esquema 7x24x365. Que incluya Multas,

Penalizaciones y Lucro Cesante. (Monetizadas)

15

El oferente debe realizar una presentación "En vivo" de la

solución ofrecida, de los diferentes módulos que la

componen, sus alcances, etc.; a los miembros que

designe GELSA S.A., previo a la firma del contrato, en las

fechas que Gelsa estime convenientes.

16

El oferente debe garantizar el cubrimiento de

actualizaciones o modificaciones exigidas a futuro por la

legislación durante todo el tiempo especificado en el

contrato.





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Cumple

17

El Oferente debe suministrar accesos a una herramienta

de Help Desk para reportar incidentes, que cumpla con

los estándares de ITIL V3/V4 y permita tener KPI para

GELSA S.A. y que responda a los ANS acordados.

Estableciendo un punto único de contacto.

18

El oferente debe presentar la totalidad de los módulos

que ofrece la solución. De manera independiente y con

los costos de implementación de manera individual. Es a

potestad de GELSA S.A. la implementación total o parcial

de cada uno de ellos. Indicando claramente cuáles de

ellos son básicos en la implementación.

12. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Se eliminarán las propuestas en los siguientes casos:

a. Las propuestas que no cumplan con los requisitos generales de orden legal

y los exigidos en este pliego de condiciones serán rechazadas una vez se

superen los términos de subsanación.

b. La falta de veracidad en los documentos presentados, con la excepción

planteada en la certificación de los aportes parafiscales y de seguridad

social expresadas en el numeral 9.1 literal c.

c. Cuando la misma persona natural o jurídica, de manera directa o indirecta,

aparezca interesada en varias propuestas para la misma Invitación.

d. Cuando la propuesta presente enmendaduras, borrones o tachones que

alteren sustancialmente la claridad de la propuesta y ésta no se hubiese

salvado con respectiva nota y firma del proponente.

PARÁGRAFO 1.- Una vez entregada la propuesta, a ningún proponente se le

permitirá modificar su propuesta, pero GELSA podrá solicitar aclaraciones a los

participantes, siempre y cuando no implique violación del contenido esencial de

ella.

PARÁGRAFO 2.- Cuando una propuesta sea eliminada por cualquiera de los puntos

mencionados, GELSA se abstendrá de estudiarla.

NOTA ACLARATORÍA: La presentación de las propuestas no obliga a GELSA S.A. a

adjudicar alguna de las mismas. Si se considera que ninguna oferta se ajusta a sus

necesidades y requerimientos, podrá no adjudicar el contrato.





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Con la presentación de la oferta, el proponente reconoce que, si GELSA S.A. no

adjudica el contrato por cualquier circunstancia, no podrá hacer ningún tipo de

reclamación posterior, ya sea por los costos de preparación de la oferta, o por

cualquier otro tipo de gasto que hubiere incurrido.

13. RECEPCIÓN DE INQUIETUDES POR PARTE DE LOS OFERENTES

Las inquietudes o preguntas relacionadas con la presente invitación deberán ser

enviadas vía email a las siguientes direcciones: [email protected] y

[email protected] desde el día (8) al (12) de (Febrero) del 2021 hasta

las 5:00 p.m. Debe señalarse a cuál módulo hace referencia la pregunta,

señalando el ítem respectivo y lo solicitado en el documento.

El proponente deberá diligenciar y remitir las inquietudes que surjan de la revisión de la presente invitación, en el formato anexo No. 2 de Excel “Inquietudes proponente”.

14. HORA, FECHA Y LUGAR DE CIERRE DE LA INVITACIÓN

La invitación se declarará cerrada el (15/03/2021), a las 4:00 PM, y los sobres serán

entregados físicos en las instalaciones de GELSA, ubicadas en la Calle 26 No. 69 D

91, Recepción Piso 1, en la ciudad de Bogotá. D.C. dirigido al Proceso de

Compras y rotulado de acuerdo con el numeral 9.

Si GELSA S.A. lo estima conveniente podrá prorrogar el término de cierre de la

invitación.

Después de entregadas las propuestas no se permitirá el retiro total o parcial de los

documentos que las componen, ni se aceptará ninguna información

complementaria ni aclaratoria, cualquiera que sea el motivo argumentado.

Tal y como aparece en la cláusula de confidencialidad, el contenido de las

propuestas será de carácter reservado.

15. VALIDEZ DE LA PROPUESTA

El proponente deberá indicar el término dentro del cual puede considerarse válida

su propuesta, dicho término empezará a contarse desde la fecha fijada para el

cierre de la invitación y no podrá ser inferior a sesenta (60) días hábiles.

16. CRONOGRAMA.

Actividad Fecha inicial Fecha final

Publicación de RFP 05/02/2021 5/02/2021

Recepción de inquietudes de los proponentes 08/02/2021 12/02/2021

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]





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Envío de resolución inquietudes del proponente 26/02/2021 01/03/2021

Recepción de propuestas RFP 10/03/2021 15/03/2021

Nota: El cronograma está sujeto a modificación sin previo aviso.

17. REQUERIMIENTOS

Gelsa y su marca Paga Todo, desean que los interesados en su respuesta al

presente documento incluyan respuestas punto a punto de cómo cumplen a las

especificaciones técnicas y funcionales contenidas en este capítulo, así como, en

los casos en que el interesado lo considere conveniente, podrá dar una explicación

consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. Esta

explicación contendrá la información necesaria y suficiente para tal fin. Se

entiende que, con la marcación de una de las columnas para cada fila, el

requerimiento funcional se acomoda al criterio especificado.

Se solicita que la respuesta a las especificaciones técnicas mantenga la

numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos

que la conforman. Los interesados mencionarán explícitamente cuándo una

funcionalidad o característica descrita no es soportada y las razones por las cuales

no es soportada, o si está en evaluación indicando el tiempo de respuesta de esta

validación. Adicionalmente se solicita informar qué otras funcionalidades que no

se encuentran en las preguntas son soportadas por la solución

Los interesados tendrán en cuenta que las respuestas que suministre en este

capítulo deben corresponder con la implementación que realmente tiene la

solicitud del presente documento.

18. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN

A continuación, se presentan los requerimientos técnicos y funcionales que el

proponente debe cumplir y que serán evaluados en cada una de las propuestas.

Nota: Para aquellos señalados como OBLIGATORIOS, su no cumplimiento en alguna

de los requerimientos excluye de la participación en el proceso.

N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ERP

(Financiero – Contable)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

1

El sistema debe ser Multiempresa. Con su respectivo

plan de cuentas cada una de las tres (3) empresas.

OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.





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CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

2

El sistema debe ser Multimoneda. Debe llevar el histórico

de la Tasa Representativa del Mercado de cada una

de las que se definan. OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.

3

Debe soportar las normas y procedimientos

universalmente aceptadas para administración de

contabilidad, soportar normatividad colombiana

(COLGAP - NIIF). Impuestos, planes de cuentas,

diferidos, informes OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.

3

El sistema debe tener "localización (Legal - Tributaria)"

en Países de Latinoamérica inicialmente en Colombia y

un país de Centroamérica.

4 Definición libre de la jerárquica del plan contable hasta

21 dígitos

5 Registrar transacciones propias de libro mayor

6 Registrar transacciones a través de los auxiliares

7 Realizar compensación automática y manual

8

El sistema debe permitir la creación de terceros a

medida en que el tercero empiece a realizar

operaciones financieras con GELSA y verificar que no

haya sido ingresado con anterioridad.

9

El sistema debe validar la información proveniente de

otros sistemas o aplicaciones mediante interfases antes

de ser aplicada, garantizando que esta se encuentre

cuadrada débitos igual a créditos

10 El sistema debe contener un módulo para la realización

de las conciliaciones bancarias.

11

El sistema debe reflejar las transacciones asociadas

con: Depreciación, Amortización, Provisión,

Valorización, Desvalorización.

12 El sistema debe soportar múltiples cierres preliminares

antes del cierre final (mensual y / o anual).

13 Registrar transacciones propias de libro mayor

14 Registrar transacciones a través de los auxiliares

15 Realizar compensación automática y manual





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CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

16

ANALISIS DE SALDOS

-Cuentas

-Grupos de Cuentas

-Variación de Saldos

-Saldos por terceros

-Saldos por producto

-Rango de fechas

17 Realizar cierre mensuales y anuales de acuerdo con la

normatividad vigente.

18 Cerrar libros auxiliares

19 Permitir el registrar transacciones contables para cierre

de periodo

20 Generar estados contables preliminares

21 Trasladar saldos cuenta de balance, deudores,

acreedores y cancelación de cuentas P&G.

22 Cerrar periodos contables

23

Generar reportes e informes de cierre, impuestos desde

diferentes perspectivas, acumulados, detallados,

comparativos, acumulados

24

El programa debe contener taxativamente, el cálculo

automático de movimientos tales como: amortización

de las cuentas de carácter diferido de los gastos

realizados por anticipado: la distribución de los registros

en los diferentes proyectos; cálculo automático de los

intereses de mora en las cuentas por cobrar, de

acuerdo a los parámetros establecidos; debe realizar el

traslado de saldos o si es del caso, la cancelación de

cuentas en el estado de resultados, al cierre respectivo.

25

Generar de manera ágil los reportes financieros legales

y contables, que sirvan a la entidad para la toma de

decisiones, que cumplan con las normas legales y

contables vigentes y que sirvan para dar respuesta a los

requerimientos planteados por las entidades de control,

así como también generar los reportes que soliciten los

terceros (entidades públicas, entidades privadas, una

dependencia de la entidad o un ciudadano)

26

Generar los reportes tributarios legales y contables que

cumplan con las normas legales y contables vigentes y

que sirvan a la entidad para el cumplimiento en el pago

de impuestos y en la presentación de la información





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CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

27

El sistema debe generar los Libros Auxiliares ordenados

por diferentes campos (cuenta, tercero, rango de

fechas, Nit, localización, movimientos débito y crédito,

saldos por cuenta y por tercero, documento fuente

etc.).

28

Debe permitir la generación de los siguientes informes

y consultas:

LIBROS:

- Mayor y Balances.

- Libro de Inventarios.

ESTADOS CONTABLES:

- Balance General

- Por clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar, sub-

auxiliar.

- Balance de Prueba.

- Por clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar, sub-

Iauxiliar.

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA Y SOCIAL:

- Estado de Cambio en el Patrimonio.

- Por clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y sub-

auxiliar.

CERTIFICADOS DE IMPUESTOS:

- Retención en la fuente, ICA, IVA ETC

29

El sistema debe permitir la generación de reportes

tributarios impresos y en medios magnéticos, (exigidos a

los Grandes Contribuyentes a nivel nacional). Estos

reportes deben cumplir con las especificaciones dadas

por la DIAN.

30


impresos y en medios magnéticos de ICA exigidos por la

Direcciones Distritales o Municipales de Impuestos.

31


mensuales impresos y en medios magnéticos exigidos

por la DIAN

32

El sistema debe incorporar puntos de control y puntos

de auditoria (previa definición con el responsable del

área).

33

El sistema debe permitir la generación de informes de

análisis financiero y estadístico, no estándares y

definidos por el usuario.

34

El mantenimiento de todos los datos maestros de

terceros, deudores y acreedores se realizará de forma

centralizada





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CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

35

Los deudores y acreedores estarán constituidos cada

uno por una base de datos única; esto quiere decir que

será la fuente de información para los todos demás

sistemas relacionados que así lo requieran

36

Se requiere llevar un control de los acuerdos de pago

(Gestión de cobro y procesos de repetición), así como

de pago de anticipos

37 Causación de las provisiones de litigios jurídicos

38

El sistema debe contar con un módulo de activos. Que

paramétricamente se puedan definir los diferentes tipos

de elementos que se utilizan en la gestión de los activos

fijos, tales como: bodegas, tipo almacén, activos fijos o

en tránsito, ubicación (edificio, centro de costo o

dependencia), definiendo si genera o no depreciación.

Las bodegas pueden desactivarse en cualquier

momento. Debe existir la posibilidad de tener múltiples

ubicaciones dentro de cada almacén; debe permitir el

control independiente de las vidas útiles fiscales,

depreciación fiscal, vidas útiles contables y

depreciación contable.

39

El sistema debe contar con un módulo contable.

Periodos contables, generación de certificados de

retención para proveedores, declaraciones tributarias,

traslados de saldos, cierres contables, estados

financieros, consolidación de estados financieros.

40

El sistema debe contar con un módulo de Inventarios.

Clasificación de inventarios, Hoja de vida, Almacenes y

Bodegas, Traslados de productos, Solicitantes,

referencias cruzadas, Unidades de Medida de los

artículos, Manejo por código de barras, Máximos y

mínimos de inventario, Requisiciones manuales y

automáticas, Manejo de fechas de caducidad, Costo

promedio, Entrada de Mercancía, Entregas parciales

de Mercancía, Devolución de artículos, Anulación de

entradas y salidas de inventario, Georreferenciación.

41

El sistema debe contar con un módulo de

Arrendamientos. Bajo norma NIIF16 para

Arrendamientos. Arrendamientos operativos y

arrendamientos financieros; debe ser parametrizable

para cada empresa según el grupo de NIIF al cual

pertenezca.

42

El sistema debe contar con un módulo de compras.

Requisiciones de compras, inscripción al proceso de

proveedores, niveles de aprobación de compras por





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CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

jerarquía, información de proveedores(Nit,

Autorretenedor, Razón Social, Gran Contribuyente,

actividad económica, etc), evaluación del desempeño

de los proveedores y calificación para futuros procesos,

generación de cuadros comparativos en un proceso,

revertir procesos de adjudicación, condiciones de

contratación (Valor, garantía, Unidad de Medida, ANS,

Valor Unitario, Valor Bruto, Impuestos, Retenciones,

Anticipos, Pólizas , Formas de Pago, Vigencias de la

orden, Conceptos técnicos), Cierre de órdenes de

compra, Ordenes de Servicio.

43

El sistema debe contar con un módulo de Cuentas X

Pagar. Factura, beneficiario, Orden de compra, Fletes,

Impuestos, Info. del Proveedor, Aprobación, Anulación,

Anticipos, pagos parciales, Maestro de Terceros,

Histórico de Proveedores, Certificado de retenciones

para terceros, soporte de anticipos)

44

El Sistema debe contar con un módulo de Cuentas x

Cobrar. Información de clientes, Notificación y

recordatorios de pago por email, pagos parciales,

saldos pendientes, manejo y bloqueo de cupos de

crédito, estados de cuenta, notas débito y crédito, tipos

de cliente por edad de cartera, acuerdos de pago,

saldos a favor, convenios, historial de créditos, historial

de cartera, cobro jurídico. Importante el manejo de

cartera de los puntos de venta (PDV) propios, TAT

(Terceros Autorizados - Tienda a Tienda), Vendedores

Ambulantes (Terminales Móviles), deben reflejar en línea

la venta o anulación en el ERP. Facturación electrónica

generada automáticamente desde el aplicativo

45

El sistema debe contar con un módulo de Tesorería.

Manejo de entidades financieras, caja, ingresos

(efectivos, cheques, títulos, abono electrónico, otras

monedas), egresos (pago en efectivo, abono en

cuenta, transferencia electrónica, viáticos, caja menor,

comprobantes de egreso), saldos iniciales, saldos de

caja, traslados entre cuentas, anulación de pagos,

arqueos de caja, conciliación bancaria.





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Versión: 01

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CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO

CUMPLE

46

El sistema debe contar con un módulo de Presupuesto

para entidades privadas. Adición, Reducción,

aplazamiento de presupuesto. Traslados de

disponibilidad presupuestal de un rubro a otro,

vigencias futuras, proyecciones de ingresos,

proyecciones de egresos. Generación de informes con

diferentes periodicidades que permitan conocer la

ejecución real vs el presupuesto (mensual y acumulado)

asignado por centro de costo (áreas de la compañía)

No. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE

INMUEBLES (ERP)

CUMPLE AL

100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

1 La solución debe tener una base de datos general,

donde estén registrados todos los trabajos registrados.

2 La solución debe tener una base de datos específica

para cada tipo de trabajo.

3 La solución debe tener la opción de filtrar la base de

datos dependiendo, la zona, el tipo de trabajo, fecha,

entre otros.

4 La solución debe tener una base de datos de

regionales y zonas, asociando el personal registrado a

cada una.

5 La solución debe generar informes periódicos de

ejecuciones en formato. Doc, .xlsx, .Pdf, etc.

6 La solución debe permitir descargar documentos, con

permisos específicos a quienes lo requieran.

OBRAS Y ADECUACIONES

7 La solución debe tener habilitada la opción de subir

documentos (formatos, actas, registros, planos,

facturas, entre otros)

8 La solución debe notificar al momento de subir un

documento.

9 La solución debe permitir agregar observaciones y dar

aprobación a los documentos cargados al aplicativo.

10 La solución debe tener la posibilidad de archivar

documentos de obras terminadas.

MANTENIMIENTOS





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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE AL

100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

11 La solución debe tener una base de datos de los

técnicos electricistas registrados para realizar los

mantenimientos.


proveedores registrados para realizar los

mantenimientos.

13

La solución debe permitir registrar y asociar

documentos a cada mantenimiento, como hoja de

ruta, planillas, registros, informes, facturas y fotos de ser

necesarias.


documento.




documentos de mantenimientos terminadas.

DESMONTES Y TRASLADOS

17

La solución debe permitir registrar y asociar a cada

desmonte o traslado, registros, fotos, cotizaciones,

presupuestos, actas, formatos, planillas, notas y demás

documentos asociados.

18 La solución debe tener una base de datos para

proveedores que pueden ser asociados a un

desmonte o traslado.


interventores que pueden ser asociados a un

desmonte o traslado.


documento.




documentos de trabajos terminadas.


técnicos electricistas registrados para realizar los

desmontes.

CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

24


control y almacenamiento, registros, órdenes de

compra, instructivos, procedimientos, formatos y

demás documentos asociados.

25 La solución debe permitir consolidar la información

para envío a las diferentes direcciones y respectiva

aprobación





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE AL

100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE


proveedores que pueden ser asociados a un control o

almacenamiento de insumos.

27 La solución debe permitir generar reportes de

actividad de inventarios en bodega de

almacenamiento.

ARRENDAMIENTOS

SUBSCRIPCIÓN DE CONTRATOS

28


arrendamiento, contratos, documentos del inmueble,

listas, registros, procedimientos y demás documentos

asociados.

29 La solución debe notificar si algún documento tiene

alguna novedad.

30

La solución debe tener una base de datos para los

terceros registrados en arrendamientos, y deben

permitir asociarse a la regional, zona y SPT en la que se

encuentre.


locales, permitiendo registrar los datos del inmueble.

NOVEDADES

32 La solución debe permitir registrar y asociar a cada

novedad formatos, instructivos, planillas y demás

documentos asociados.

33 La solución debe permitir indicar si los documentos no

tienen ningún tachón o enmendadura y notificar

cuando sea el caso.

34

La solución debe enviar dentro de los primeros 10 días

hábiles de cada mes, el reporte de los locales que

presentan incremento en el canon de arrendamiento

de los dos próximos periodos mensuales.

35 La solución debe tener una base de datos con los

funcionarios que pueden gestionar las novedades.

36

La solución debe Tener una base de datos con todas

las novedades, filtradas por tipo de novedad, regional,

zona o SPT asignada, estado de la novedad y demás

datos requeridos.

TERMINACIONES DE CONTRATOS

37 La solución debe permitir registrar y asociar a solicitud

de terminación de contrato, actas, recibos, cartas,

procedimientos y demás documentos asociados.

38 La solución debe notificar a los interesados de la

existencia de la solicitud para su revisión.





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE AL

100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

39 La solución debe tener una base de datos de

contratos de arrendamientos terminados.

PAGOS DE ARRENDAMIENTO

40


pago, contratos, facturas, formatos, comprobantes,

procedimientos, instructivos, planillas, desprendibles,

vales, cartas y demás documentos asociados.

41

La solución debe tener una base de datos para todos

los pagos de arrendamiento, diferenciando por formas

de pago, regional o zona, tipo de arrendador, entre

otros.

42 La solución debe notificar en los días registrados para

realizar los pagos.

43

La solución debe notificar los días registrados para

pago por transferencias, para el cargue de archivos al

portal bancario, igualmente dos días hábiles después

para descargar los comprobantes.

44 La solución debe tener una base de datos para los

bancos registrados para hacer transferencias y

consignaciones.

45 La solución debe notificar si algún documento no

cumple con todos los requisitos.

N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GESTIÓN DE

INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

1

La solución debe tener un sistema que diferencie los

trabajos en obras y adecuaciones, mantenimientos,

desmontes o traslados y arrendamientos.

2

La solución debe contar con un módulo de

Arrendamientos. Bajo norma NIIF16 para

Arrendamientos. Arrendamientos operativos y

arrendamientos financieros.

3

La solución debe contar con un módulo de inventarios

general, que registre la cantidad de materiales,

insumos y materia prima, unidades de medida, fechas

de compra y de salida del inventario.

4

La solución debe contar con un módulo de inmuebles

general. Donde se registran acuerdos y contratos de

alquiler, facturación periódica, costos de alquiler,





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

mantenimiento, administración, Servicios públicos,

detalle del inmueble, ordenes de trabajo.

5

La solución debe tener la opción de compartir

documentos registrados en el aplicativo, bien sea por

correo, vínculos, entre otra. Para usuarios que tengan

el permiso respectivo.

LOGÍSTICA

6

La solución debe contar con solicitudes (Mesa de

ayuda), control de mantenimiento de equipos, control

de tiempos, garantías, seguimientos.

OBRAS Y ADECUACIONES

7

La solución debe permitir registrar nuevas obras y

adecuaciones que sean requeridos en los inmuebles,

permitiendo agregar datos generales.

8

La solución debe permitir asignar proveedores,

dividiendo el conjunto de obras del año entre los

proveedores

9

La solución debe permitir redireccionar las solicitudes

recibidas, identificando el tipo de labor a realizar,

dirección y encargado del trabajo.

10 La solución debe permitir asignar una obra específica

al proveedor elegido por el comité de obras

11 La solución debe tener la opción de registrar activos

existentes dentro de un inmueble.

12 Dentro de la solución se debe poder registrar fecha de

inicio y fin de la obra.

13 La solución debe permitir registrar el porcentaje de

avance de una obra específica.

14

La solución debe permitir dar aprobación a

documentos dentro del aplicativo, generando

notificación en dado caso no sea aprobada.

15 La solución debe tener una base de datos de control,

para el registro de costos por obras.

16 La solución debe permitir darle una calificación al

proveedor cuando sea entregada la obra.

MANTENIMIENTOS

17

La solución debe permitir registrar nuevos

mantenimientos que sean requeridos en los inmuebles,


18 La solución debe tener la opción de calificar si el

mantenimiento es especial o no.





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

19

Si el mantenimiento no es especial la solución debe

permitir clasificarlos en: Eléctricos en Bogotá, Eléctricos

en Cundinamarca, No eléctricos en Bogotá y No

eléctricos en Cundinamarca.

20

De la clasificación anterior si el mantenimiento es

eléctrico en Bogotá la solución debe permitir asignar

al técnico electricista. En el caso contrario la solución

debe permitir asignar el mantenimiento a un

proveedor seleccionado.

21 La solución debe tener un sistema de inventarios para

insumos y herramientas requeridos en mantenimientos.

22

La solución debe permitir registrar los insumos y

herramientas que se requieren para ejecutar un

mantenimiento determinado.

23 La solución debe permitir reportar la ejecución del

trabajo de mantenimiento asignado al técnico.

24 La solución debe permitir reportar la ejecución del

trabajo de mantenimiento asignado al proveedor.

25

La solución debe tener una base de control que

permita actualizar reportes de técnicos electricistas o

confirmaciones de proveedores en mantenimientos.

26

La solución debe permitir al coordinador de

operaciones dar el visto bueno de que el

mantenimiento se realizó a conformidad.

27

La solución debe permitir hacer el seguimiento del

avance de los mantenimientos, teniendo en cuenta

fecha de inicio y finalización programado.

DESMONTES Y TRASLADOS

28 La solución debe permitir registrar nuevos desmontes,


29 Si el requerimiento es de desmonte la solución debe

permitir registrar si requiere obra o no.

30

La solución debe permitir hacer el seguimiento del

avance de los desmontes o traslados, teniendo en

cuenta fecha de inicio y finalización programado.

31 La solución debe permitir asignar a un proveedor si es

necesario para un desmonte.

32 La solución debe permitir asignar a un interventor si es

necesario para un desmonte.

33

La solución debe permitir asociar a un desmonte La

necesidad de trasladar algún material o activo del

punto a otro local o la necesidad de realizar





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

adecuaciones al inmueble antes de entregarlo a su

dueño.

34

La solución debe tener la opción de registrar los

materiales y activos a desmontar asociado al trabajo

registrado.

35

La solución debe permitir registrar la cantidad de

materiales y activos desmontados y que fueron

trasladados.

36

La solución debe permitir registrar el finalizar un

desmonte y traslado, si se requiere una adecuación

adicional.

CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

37 La solución debe permitir registrar nuevos controles o

almacenamientos de insumos.

38 La solución debe permitir diferenciar los insumos en

(aseo, cafetería y papelería)

39

La solución debe permitir registrar cantidades

recibidas en las órdenes de compra, con sus

respectivos precios.

40

La solución debe permitir registrar cantidades

entregadas validando que sean las mismas recibidas

en las órdenes de compra.

41

La solución debe permitir registrar las solicitudes de

insumos y deben poder ser aprobadas por la dirección

logística.

42

La solución debe tabular la información de las

requisiciones de los insumos, permitiendo validar que la

solicitud no exceda el presupuesto asignado.

43 La solución debe notificar al responsable cuando el

presupuesto de la solicitud supere el valor establecido.

44 La solución debe notificar en fin de mes la necesidad

de hacer solicitud de compras de insumos.

45

En el momento en el cual el proveedor entrega los

insumos la solución debe permitir registrar

si se hace en la sede administrativa o en la

regional/SPT.

46 La solución debe permitir notificar si la cantidad

entregada no coincide con la orden de compra.

47

La solución debe tener integrada la opción de manejo

de inventarios para controlar la existencia real de

insumos en la bodega de abastecimiento, habilitando

el seguimiento a niveles mínimos y máximos de





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

inventario, para determinar el momento de solicitar los

insumos nuevamente

48

La solución debe permitir registrar entregas urgentes

de insumos y enviar notificación a las direcciones

pertinentes.

49

La solución debe notificar semanalmente o cada que

sea necesario el abastecimiento periódico a las

diferentes zonas.

ARRENDAMIENTOS

SUBSCRIPCIÓN DE CONTRATOS

50

La solución debe poder registrar nuevos

arrendamientos de inmuebles, vinculando los datos

del arrendador.

51

La solución debe permitir asignar al arrendamiento si

se realiza en formato proforma o el asignado por el

arrendatario.

52

La solución debe permitir asignar a los contratos que

no son proforma un visto bueno, dado por el proceso

jurídico.

53

La solución debe tener habilitada la opción de indicar

si alguno de los documentos proporcionado por el

arrendatario está desactualizado o no es veraz.

54

La solución debe permitir indicar en cada

arrendamiento si el arrendatario es persona natural o

jurídica.

55

La solución debe permitir registrar si el inmueble

cumple o no con todos los requisitos para colocar un

local comercial y generar una notificación en

cualquiera de los casos.

56 La solución debe permitir registrar un tercero,

vinculada a los demás sistemas que se manejen.

57

Cuando un arrendamiento se encuentre validado la

solución debe permitir notificar al proceso

determinado que ya puede iniciar sus actividades, por

ejemplo (Obras y Adecuaciones, Seguridad y Salud en

el Trabajo, Financiera y Contable y Tecnología

NOVEDADES

58

La solución debe poder registrar a arrendamientos de

inmuebles, novedades que se presenten durante todo

el proceso y diferenciarlas en aumentos de canon,

documentación no válida, contratos cedidos,

fallecimiento de un arrendatario, entre otros.





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

59

La solución debe permitir asignar una novedad a un

funcionario registrado y a la SPT que corresponda en la

base de datos, generándole una notificación.

60

La solución debe permitir a los funcionarios validar si la

novedad es viable o no y notificar a los usuarios

correspondientes si la novedad es inviable.

61

La solución debe tener un seguimiento a los aumentos

automáticos de canon para verificar si se presentan

inconsistencias.

62

De presentarse un aumento en el canon la solución

debe notificar para que se realice la debida

aprobación o ajuste.

63 La solución debe tener un calendario con las fechas

establecidas para hacer recepción de novedades.

TERMINACIONES DE CONTRATOS

64

La solución debe permitir registrar a un arrendamiento

la notificación o solicitud de la

terminación del contrato.

65 La solución debe permitir registrar en la solicitud si ya se

notificó al arrendatario.

66

La solicitud debe permitir registrar si la solicitud es

unilateral o bilateral y dar la posibilidad de calificar su

viabilidad.

67 La solución debe permitir asignar observaciones o

descripciones a las solicitudes.

68

La solución debe permitir dar el visto bueno a la

solicitud y permitir archivar el arrendamiento en los

contratos terminados.

PAGOS DE ARRENDAMIENTO

69

La solución debe permitir registrar a cada

arrendamiento la forma de pago en: Pago en caja,

Pago por transferencia bancaria, Pago por

consignación bancaria, Pago a través de mensajero

directamente al arrendador, Pago por título de

arrendamiento.

70

La solución debe permitir seleccionar el tipo de

régimen al que pertenece el arrendador, en

simplificado, común y gran contribuyente.

71

Si el arrendador pertenece al régimen común la

solución debe permitir registrar si la factura de cobro

de IVA cumple con todos los requisitos.





Código: GP-R-12

Versión: 01

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INMUEBLES (ERP)

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el %

que

cumple)

NO CUMPLE

72

Si el arrendador se le paga a través de caja y no cobra,

el sistema debe permitir registrar el pago por título de

arrendamiento.

73

La solución debe permitir registrar observaciones a

cada pago de arrendamiento y dado el caso, permitir

cambiar el tipo de pago dadas condiciones

especiales.

74

La solución debe tener habilitada la opción de asignar

una novedad si el pago no fue registrado en la nómina

correspondiente.

75

La solución debe habilitar los pagos en la caja en dos

días determinados, el primero se debe realizar a través

de la opción Cierre de nómina y autorización de

pagos. La segunda se debe realizar a través de la

opción Activación de pagos. (Preferiblemente 5 y 15

de cada mes)

76 La solución debe permitir registrar si una transferencia

fue rechazada para notificar al arrendador.

77

Para los rechazos de transferencia la solución debe

permitir registrar el pago por consignación, cuando el

arrendador haya actualizado su información

bancaria.

78 La solución debe permitir asignar un banco al tipo de

pago que lo requiera.

79

La solución debe permitir rechazar y colocar

observaciones en documentos cargados para cada

arrendamiento, dependiendo si cumple o no con

todos los requisitos.

N° REQUERIMIENTOS TÉCNICOS CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

1

La solución propuesta debe ser bajo esquema SAAS.

(Software As A Service). Orientada a objetos,

multicapas completamente transaccionales,

garantizando la integridad de los datos en todas sus

operaciones.





Código: GP-R-12

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AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

2

Al ser una solución SAAS, el oferente debe presentar la

arquitectura de la solución. El centro alterno de datos,

plan de recuperación de desastres, nivel de centros de

datos principal y alterno (Level 3, Level 4, Etc), y

certificaciones (PCI DSS, Hacker Safe, ISO, IEEE, Etc).

3 La solución propuesta debe ser modular, paramétrica y

configurable. OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.

4 La solución propuesta debe ser modular. Que maneje

los conceptos de Alta Cohesión y Bajo Acoplamiento a

nivel interno de sus componentes.

5 La fuente de Datos de la solución centralizada debe ser

Postgress, MySQL, Oracle o SQL Server, en sus últimas

versiones.

6 Los usuarios del aplicativo se pueden autenticar a

través del LDAP (Directorio Activo)

7 La arquitectura del Core del sistema y de sus

componentes deben estar basadas y compiladas en 64

bits.

8 El sistema ofertado debe permitir multiprocesos y

multihilos en su solución

9

La solución debe permitir la integración con las

aplicaciones CORE de la compañía. A través de web

services, ODBC u otro medio que garantice la

interconexión. Evitando la integración por archivos

planos.

10 La solución debe permitir la automatización de copias

de seguridad utilizando las características del

administrador corporativo del RDBMS presentada.

11 Sistema debe contar con alta disponibilidad, mínimo el

99.96% en línea. El 0,04 % corresponde al tiempo de

ventanas de mantenimiento del sistema.

12

El proponente debe garantizar soporte 7x24x365. Esto

incluye una infraestructura y equipo de call center

propio con capacidad de direccionar los 3 niveles de

servicio. (Alta, media y baja).

13

Debe considerarse alcance nacional y soporte

presencial y remoto. Para este último, el oferente debe

proveer herramientas de acceso remoto al equipo de

tecnología de GELSA S.A. y/o su proveedor tecnológico

DATACENTER COLOMBIA SAS o quien designe GELSA

S.A.

14 El proponente debe garantizar la creación de usuarios

ilimitados de la plataforma sin generar costos

adicionales.





Código: GP-R-12

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AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

15 El proponente debe estar en la capacidad de realizar

integraciones con cualquier sistema ERP de Aliados

16 La solución presentada debe manejar la filosofía cero

papeles

17 La información hacia y desde los sistemas de

información de GELSA S.A. debe ser cifrada.

18

El sistema debe permitir la creación y administración

centralizada de usuarios y a su vez debe permitir una

visualización por Región, Centro de Costo, Unidad de

Negocio, Municipio, Departamento al igual que su

administración.

19 El sistema debe permitir la configuración de alertas y su

notificación a diferentes grupos de personas, ejemplo

alerta por montos en devoluciones.

N° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES NOMINA &

TALENTO HUMANO

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

1 El sistema debe ser MultiMoneda

2 El sistema debe ser Multiempresa

4

Debe permitir correr los procesos de manera

individual, grupal o masiva. (Ejemplo: Selección y

Contratación, Liquidación Definitiva,

Parafiscales, Primas, Cesantías, Vacaciones, etc)

Por Empresa, Por Centro de Costo, Unidad de

Negocio, Etc. El tiempo de proceso debe ser

proporcional al número de empleados.

5

El sistema debe permitir que los empleados

puedan actualizar sus datos personales de

manera remota y segura. (Dirección de

Residencia, Teléfono, Email, Etc)





Código: GP-R-12

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TALENTO HUMANO

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

6


puedan generar sus propias certificaciones

(Constancias Laborales, Certificados de Ingresos

y Retenciones, Desprendibles de pago, Pagos de

Seguridad Social, cartas de vacaciones, entre

otros.), de manera personal y segura. Sin

necesidad de recurrir al área de RRHH ni

desplazarse al área administrativa.

7


autorizados puedan registrar novedades

autorizadas según clasificación interna (Retiros,

Ausencias, Incapacidades, Suspensiones,

Maternidad, Licencias Remuneradas, Licencias

No remuneradas, Etc) sin necesidad de recurrir al

área de RRHH ni desplazarse al área

administrativa.

8

Se requiere que la nómina genere un reporte

donde se pueda identificar cuánto es el

costo mensual y anual de un empleado,

teniendo en cuenta los devengados y

deducciones del empleado más lo

correspondiente al Empleador por los conceptos

de cesantías, intereses a las cesantías, prima de

servicios, vacaciones, indemnizaciones,

salud, pensión, ARL, Caja, Sena, ICBF y Dotación.

9

Se necesita que al listar la nómina mensual

pagada salgan por separado todos los centros

de costos que durante el mes un empleado ha

tenido, ejemplo: Auxiliar de servicios Generales

estuvo hasta el 10 de marzo en el centro de

costos Recursos Humanos (6501), a partir del 11

de marzo se trasladó a Occidente Of (840115).

En la actualidad el total del mes queda en el

último centro de costos donde está el empleado.

10

Debe ser un sistema completamente modular e

integrado, que requiera de una sola captura de

datos de los documentos fuente (Desde el

proceso de selección y contratación) y que esta

afecte todos los procesos relacionados y con

esta produzca información automática para las

distintas áreas de GELSA S.A.





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TALENTO HUMANO

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

11

El sistema debe permite generar un cierre

periódico de nómina (semanal, quincenal,

mensual, anual), agrupada por empresa, por

centro de costo o por unidades de negocio.

Debe permitir el manejo de diferentes

modalidades señaladas de manera simultánea.

12

Debe permitir el manejo de empleados

Integrales, Medio Tiempo, SENA, Fines de

Semana, Pensionados, a término fijo (menor a 1

año), a término fijo mayor a 1 año. Generar las

alertas respectivas cuando el plazo del contrato

este por vencerse

13 Debe permitir llevar el control y el pago de

"asesores comerciales" que ganan por Comisión.

Contrato Mercantil.

14 Debe permitir llevar el control y el pago de

"asesores comerciales" que ganan por Comisión.

Vendedores Ambulantes. Tenderos. (TAT).

15 Debe permitir la Liquidación Semestral de primas,

Legales y Extralegales.

16 Debe permitir la Liquidación de cesantías

anuales y parciales

17 Debe permitir la Liquidación Semestral o

periódica de bonificaciones no constitutivas de

salarios

18

Debe permitir el manejo de turnos. El control del

tiempo debe realizarse a través del lector

biométrico ubicado en los Puntos de Venta.

(PDV)

19


evaluación del desempeño. Completamente

parametrizable. Que permita evaluar y hacer

incrementos salariales de acuerdo con el

cumplimiento de metas. Evaluación de

Competencias, Mapa de talentos, etc.

20 El sistema debe contar con un módulo de

capacitación. Que permita llevar control de las

capacitaciones internas y externas recibidas.





Código: GP-R-12

Versión: 01

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TALENTO HUMANO

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

21

Se requiere que el sistema pueda generar alertas

a jefes inmediatos y a la persona responsable de

esta actividad, del vencimiento de los periodos

de prueba, tanto para contrataciones nuevas

como por cambios de cargo. Estas alertas se

realizarán con antelación a los vencimientos.

22

El sistema debe generar una alerta en el

momento que se esté consultando o registrando

una persona que ya haya tenido vínculo con la

empresa.

23

Se requiere que el sistema permita hacer

proyecciones del presupuesto de la nómina por

periodos (anual, mensual u otros) y centros de

costo, este presupuesto debe contemplar el

costo con carga prestacional mensual y

anual de cada empleado, permitiendo

proyectar empleados o cargos nuevos

requeridos por los diferentes procesos.

24

Se requiere que el sistema permita administrar y

controlar las contrataciones de personal (las

vacantes y solicitudes de personal), de acuerdo

con el presupuesto aprobado para planta de

personal. Así mismo permitir la gestión de los

requerimientos como por ejemplo las

aprobaciones por parte de las gerencias y la

asignación de cada solicitud al psicólogo de

selección.

25

El sistema debe contar con un módulo que

administre el proceso de selección, que se

gestione no solo el reclutamiento de hojas de

vida, si no todo el proceso hasta la contratación

(programación de pruebas, entrevistas,

evaluaciones, generación de informe de

selección por candidato, etc.).

26


procesos disciplinarios, que permita llevar registro

y reporte de los procesos por persona,

evidenciando las sanciones respectivas que

tuvieron lugar.

27

El sistema debe contar con un módulo que

permita llevar el control y debida gestión para el

cumplimiento de cuota de aprendices

(contratación, vencimientos de contratos).





Código: GP-R-12

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TALENTO HUMANO

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

28

El sistema debe permitir llevar el control de la

entrega de dotación para los cargos que

apliquen, dejando evidencia de fechas de

entregas respectivas. Así mismo permitir llevar

control del inventario de la dotación.

29

El sistema debe contar con un módulo donde se

puedan consultar y generar reporte de los cargos

que ha ocupado cada persona, es decir cambio

de cargo, promociones o ascensos.

30

El sistema debe permitir generar alertas cuando

el trabajador cumpla o llegue al día: 120, 180 o

540 de incapacidad, realizando parametrización

de pago según el caso. Así mismo generar alerta

por cada trabajador que empiece a reportar

incapacidades continuas por 40 días.

31

En caso de implementación de programas de

educación financiera, el sistema debe generar

alerta cuando al empleado se les registren

descuentos mayores a los porcentajes máximos

establecidos para tal fin.

32


vacaciones: Histórico de las vacaciones.

Actualización periódica del saldo de vacaciones

según el día y mes de ingreso. Generación y

procesamiento de las solicitudes de vacaciones

y notificación de estos. Generar alerta de

colaboradores que tengas más de dos años

causados.

33

El sistema debe permitir el ingreso de conceptos

de Variables (resumen de varios: comisiones por

desempeño, ventas, resultado, objetivos,

capacitación) generados por el Supervisor,

Coordinador o Jefe Inmediato y una sola

aprobación por gerente de unidad o superior

inmediato. Controlar que no lo ingrese a

novedades de nómina, sin aprobación.

34

Debe permitir, tramitar y controlar descuentos

generados por embargos o libranzas según tabla

parametrizable de tipos de embargos (Ejecutivo,

Alimentos)





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N° REQUERIMIENTOS DE AUDITORIA, INTEGRACIÓN Y

REPORTES

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

1

Debe contener un módulo centralizado de seguridad y

accesos al aplicativo, que permita la asignación de

roles y perfiles de usuario por cada opción del

aplicativo. Asociadas a los perfiles por cargo.

OBLIGATORIA- EXCLUYENTE.

2 Que permita el manejo de esquemas Single Sign On.

3 Los cambios de clave de los usuarios pueden realizarse

de manera remota por personal autorizado.

4 Creación de consultas para usuario final que permitan

por módulo o proceso revisar periódicamente los

accesos

5

El oferente debe considerar la migración de data (Eje:

Información de los terceros actuales) del sistema actual

(PSL) al nuevo sistema propuesto para su correcta

operación y funcionamiento. Debida Diligencia.

6

La información enviada hacia y desde nuestros puntos

de venta (PC Windows), terminales móviles (Sumni Q2 y

Sumni T2), sistemas de información debe viajar de

manera encriptada con los protocolos de seguridad en

sus últimas versiones (Https, TLS, SSL, etc). Las ventas

deben quedar registradas en el sistema ERP en línea. De

igual manera las devoluciones y anulaciones. Cada

una de las transacciones asociadas al Punto De Venta

y al asesor comercial.

7 La solución no debe permitir que el usuario pueda

alterar la información por base de datos.

8

Debe contener un módulo de auditoria, en donde

mínimo se puedan registrar de manera automática

Usuario, Modulo, Tipo de Operación realizada

(Creación, Visualización, Eliminación y actualización),

fecha de la transacción, Estación o PC, Datos antes de

modificar la data y después de modificada, y poder

registrar otras transacciones que GELSA S.A. considere

sensibles.

9

Debe tener un módulo Generador de Reportes, en

donde los usuarios puedan armar reportes de acuerdo

con necesidades propias, independientemente de los

reportes que ya vienen con la solución. Entre otros:

-Permitir que, con un solo reporte, se pueda obtener la

información necesaria para los diferentes informes

solicitados, sin necesidad de tener que generar

múltiples reportes.





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N° REQUERIMIENTOS DE AUDITORIA, INTEGRACIÓN Y

REPORTES

CUMPLE

AL 100%

CUMPLE

< 100%

(Señalar

el % que

cumple)

NO CUMPLE

10

El sistema debe ofrecer un módulo de integración

preferiblemente nativo, para el intercambio de datos

con soluciones internas y externas, con la finalidad de

minimizar tiempos en implementación.

11

Debe estar en la capacidad de realizar desarrollos para

un módulo o aplicación que facilite y permita la

integración con otros módulos o sistemas heredados

que no hagan parte de la solución adquirida y que

afectan el Core financiero.

N ° REQUERIMIENTOS FUNCIONALES CRM CUMPLE

al 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar el

% que

cumple)

NO

CUMPLE

1

El sistema debe permitir registrar al cliente de manera

manual, automática o como la defina Gelsa.

Información básica: Tipo de Documento, Numero de

Documento, Email, y los demás campos que defina

Gelsa como Básicos.

2

El sistema debe contener un validador de campos.

(Numéricos, Alfanuméricos, tamaño de los campos,

caracteres especiales, validador de @ en los campos

de email, etc).

3

El sistema debe contener pantallas desplegables,

pop ups, o similares, de opción única, para facilitar a

operación del asesor comercial y evitar la digitación

manual.

4

El sistema debe permitir enrolar al cliente al escanear

su documento de identificación. (Cedula de

Ciudadanía). Nombre completo, Fecha de

Nacimiento, Genero. Para otros documentos de

identificación (Pasaporte, Cedula de Extranjería, Etc)

puede hacerse de manera manual.

5

El sistema debe generar la autorización del cliente

para el tratamiento de sus datos personales a través

de la huella o firma de documento impreso al

momento de la autorización. Debe generar la

autorización del cliente en caso de requerimiento de

entidad competente.





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al 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar el

% que

cumple)

NO

CUMPLE

6

El sistema debe contener una opción para que un

cliente o un asesor de Gelsa pueda actualizar su

información básica. Ejemplo: Email, Ciudad,

Dirección, Etc.

7

El sistema debe contener una opción para que un

cliente pueda darse de baja de emails,

notificaciones automáticas, previamente

autorizadas. De igual manera esta opción puede

realizarse a través de un asesor de Gelsa.

8

El sistema debe llevar la información detallada por

cada una de las transacciones del cliente. Incluida

la georreferenciación y el canal de venta utilizado

(Punto de Venta, Terminal Móvil Android, APP

Android - IOS, y Sucursal virtual).

9

El sistema debe permitir identificar a los asesores

comerciales por cada Transacción detallada del

cliente. (Fecha, Hora, Georreferenciación, Canal,

Producto, Terminal utilizada o PC, Valor, Etc)

10 El sistema debe permitir que los asesores comerciales

se les calculen sus comisiones asociadas por

producto

11

El sistema debe permitir identificar a los clientes que

a través del Contact Center (Dataservice Versión 9.4)

o el que en su momento tenga implementado GELSA

SA, presenten Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR) y

hacer un seguimiento al mismo y trazabilidad.

12

El sistema debe permitir identificar a los clientes que

a través del IVR (Dyalogo Version 3.4.85) o el que en

su momento tenga implementado GELSA SA,

presenten Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR) y

hacer un seguimiento al mismo y trazabilidad.

13 El sistema debe permitir integración con Chatbot de

GELSA SA (WhatsApp, Zendesk, etc) o el que indique

GELSA en su momento.

14 El sistema debe permitir la interacción con Redes

Sociales.

15 El sistema debe permitir el envío individual, masivo, o

grupal de emails, para aquellos clientes que

autorizaron su envío.





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al 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar el

% que

cumple)

NO

CUMPLE

16 El sistema debe permitir el envío individual, masivo, o

grupal de SMS, para aquellos clientes que

autorizaron su envío.

17 El sistema debe permitir segmentación de clientes

(Por Edad, Genero, Estrato Socio Económico,

Producto, Valores, Etc.)

18

El sistema debe permitir catalogar a los clientes (Eje:

Platinum, Oro, Plata, Bronce) dependiendo de

factores que seleccione GELSA (Ventas, Producto,

Canal, Etc).

19

El sistema debe permitir catalogar a los Asesores

Comerciales (Eje: 5 Estrellas, 4 Estrellas, 3 Estrellas)

dependiendo de factores que seleccione GELSA

(Ventas, Producto, Canal, Etc).

20 El sistema debe permitir la generación de campañas

para el segmento de clientes que seleccione GELSA

21


fidelización (Premios, Puntos, Precios Especiales, etc)

parametrizable por personal de Gelsa, que se asocie

o pueda redimir con la billetera virtual del APP Paga

Todo. Permitiendo promos y bonificaciones de

manera paralela y no excluyente.

22 El sistema debe permitir el canje de puntos de

Pagatodo con sistemas de fidelización de otras

franquicias (Eje: Lifemiles, Punto Colombia, etc)

23 El sistema debe contar con un módulo que permita

prospectar Comportamientos de Ventas (Por Zona,

Región, Municipio, Vendedor, Producto, Canal, Etc)

24

El sistema debe contar con un Dashboard

paramétrico para determinar comportamientos de

los clientes, ventas, productos, canales, asesores

comerciales.

25

El sistema debe contar con un Dashboard

paramétrico para determinar comportamientos de

los clientes en referencia a: Ingresos que genera,

productos o servicios que prefiere, frecuencia de

compra, tiempo promedio de visitas, percepción de

la atención recibida, valoración de los canales de

atención.





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al 100%

CUMPLE <

100%

(Señalar el

% que

cumple)

NO

CUMPLE

26 Los cambios de clave de los usuarios pueden

realizarse de manera remota por personal

autorizado.

27 Creación de consultas para usuario final que

permitan por módulo o proceso revisar

periódicamente los accesos

28

El oferente debe considerar la migración de data

(Información de los clientes actuales) del sistema

actual al nuevo sistema propuesto para su correcta

operación y funcionamiento. Debida Diligencia.

29

La información enviada hacia y desde nuestros

puntos de venta, terminales móviles, sistemas de

información debe viajar de manera encriptada con

los protocolos de seguridad en sus últimas versiones

(Https, TLS, SSL, etc).

30

Debe tener un módulo Generador de Reportes, en

donde los usuarios puedan armar reportes de

acuerdo con necesidades propias,

independientemente de los reportes que ya vienen

con la solución. Entre otros:

-Permitir que, con un solo reporte, se pueda obtener

la información necesaria para los diferentes informes

solicitados, sin necesidad de tener que generar

múltiples reportes.

19. SOPORTE TÉCNICO

El proponente deberá brindar servicio de soporte, incluido el desplazamiento a la sede principal de Gelsa, en caso de ser requerido para realizar la evaluación y solución de las posibles fallas que puedan presentarse en el servicio. Además, el proponente debe proveer una línea telefónica de soporte para que Gelsa y Datacenter Colombia S.A.S pueda reportar inconvenientes y/o fallas con el servicio

de la herramienta en horas corridas de lunes a domingo entre las 5 am y 10 pm, los 365 días del año (Línea gratuita y sin límite de incidentes).

Se debe presentar opciones de soporte adicionales a través de canales electrónicos vía chat, chatbot o e-mail, que permitan generar un ID o ticket de servicio para el reporte y seguimiento efectivo a las solicitudes y novedades que se puedan presentar con el servicio de la herramienta Field Services, por ejemplo:

• Atención a consultas técnicas sobre los sistemas instalados.





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• Atención, diagnóstico y resolución para incidentes de soporte técnico (acceso remoto de buena calidad y velocidad es requerido).

• Actualizaciones de software, PTFs “patches” y “hot fixes” relacionados con el software instalado, que sean liberados en forma periódica

• Nuevas versiones de software del mismo producto adquirido. • Aplicación e instalación de parches de los productos de software.

• Monitorización en tiempo real del sistema con envío de alertas preventivas. • Re-entrenamiento operativo, administración y configuración para

capacitadores internos de Agentes/Supervisores y Administradores (entrenamientos al entrenador).

Adicionalmente se deben presentar reportes mensuales de las incidencias, fallas y

problemas reportados, con la estadística de disponibilidad, confiablidad,

porcentaje de horas de afectación del servicio, tiempos de respuesta, incidentes

solucionados, análisis causa raíz, acciones de mejora continua y planes de

mitigación de fallas.

Se debe comprometer un nivel de servicio para el tiempo máximo de solución una vez detectada y reportada una falla, de acuerdo con la siguiente clasificación:

NIVEL DE

PRIORIDAD

TIEMPO DE

SOLUCIÓN

P1. Crítica 30 minutos

P2. Alta 1 hora

P3. Media 2 horas

P4. Baja 4 horas

Nota: El tiempo de la tabla anterior, se mide en horas corridas de lunes a

domingo entre las 5 am y 10 pm, los 365 días del año.

NIVEL DE

PRIORIDAD DESCRIPCIÓN EJEMPLOS

P1. Crítica Caída del Sistema Cuando se presenta caída o falla total

del sistema

P2. Alta Suspensión Crítica

del Sistema

Cuando se presenta una pérdida

significativa de la funcionalidad del

sistema

P3. Media Falla de una Sola

Función

Cuando se presenta una novedad que

afecta de Forma Controlada el

desarrollo de la actividad normal de la

operación





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NIVEL DE

PRIORIDAD DESCRIPCIÓN EJEMPLOS

P4. Baja

Tema de

Procedimiento

Menor

. Preguntas de Configuración

. Preguntas de Procedimiento u

Operación

. Investigación de Problemas

Intermitentes

. reimpresión de Reportes Actuales

19.1. ANS PROPUESTOS.

ANS VALOR

OBJETO PENALIDAD DESCUENTO

PERIODICIDAD

MEDICIÓN

Eficiencia

Solución de

Incidentes

Hace

referencia a

la

cantidad de

Incidentes

que fueron

solucionados

dentro

de los SLA`s

pactados

sobre el total

de los

casos

solucionados.

Sobre los

servicios

que pueden

ser

gestionados.

Este indicador

no debe ser

inferior al 96%

Por exceso en las

incidencias, y el

total de fallas

reportadas.

Se aplicará una

penalidad del

5% por

incumplimiento

del ANS

establecido

Mensual

Disponibilidad

de la

plataforma

tecnológica.

RTO (Tiempo

para volver a

operar después

de un

Fallas

mensuales en

máximo el 5%

de los casos

reportados.

Por indisponibilidad

de la herramienta.

Se aplicará una

penalidad del

5% por

incumplimiento

del ANS

establecido

Mensual





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ANS VALOR

OBJETO PENALIDAD DESCUENTO

PERIODICIDAD

MEDICIÓN

incidente –

Recovery Time

Objective)

Calidad en los

reportes

entregados

Los factores

de calidad y

los criterios de

devolución

de los

reportes

generados

por el Centro

de Contacto

son definidos

por Gelsa -

Datacenter.

Máximo 2

devoluciones de los

reportes

Se aplicará una

penalidad del

2% por

incumplimiento

del ANS

establecido

Mensual

El nivel de descuento a aplicar será el resultado de la sumatoria de todas las penalidades establecidas y dicho porcentaje final será descontado de la facturación establecida. El máximo porcentaje a aplicar será del 10% del valor total de la facturación periódica antes de impuestos.

19.2. CAPACIDAD DE OPERACIÓN EN COLOMBIA.

El interesado deberá suministrar información sobre su operación en Colombia para

implementación y soporte, incluyendo:

• Organigrama del departamento de servicios, las áreas de instalación,

configuración y soporte técnico.

• Dirección de las oficinas en Colombia.

• Número total de empleados con experiencia técnica en la solución ofrecida,

indicando como certifica la experiencia.

• Niveles de escalamiento local.

• En caso de no ser directamente el fabricante se debe anexar la certificación

de partner nivel máximo o equivalente, donde se encuentre autorizado por la

solución propuesta, para la comercialización, asesoría, implementación,

soporte y servicio técnico, emitida por el fabricante no mayor a 30 días.

20. PRESUPUESTO

GELSA contratará con cargo a sus presupuestos anuales los valores

correspondientes a la prestación del servicio.





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20.1. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO

Será acordada entre las partes considerando las fases de implementación de la

solución (Fase de transición, Fase de estabilización y Fase de operación plena del

servicio) y fechas pactadas de entregables tangibles.

GELSA cancelará aquellos servicios prestados durante los tiempos y condiciones

establecidas en el contrato. Los servicios que no se soporten o no se presten a

satisfacción de GELSA, no serán cancelados mientras no exista el acta de aceptación

de entrega de acuerdo con los lineamientos establecidos en la invitación a ofertar,

firmada por el supervisor del contrato.

El pago por el servicio se cancelará en cuotas mensuales, mes vencido, previa

facturación con los requisitos legales y expedición de acta de ejecución de la

prestación del servicio, suscrita por el Supervisor del contrato.

Certificación sobre el cumplimiento en el pago de los aportes al Sistema General

de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, riesgos laborales) y aportes

parafiscales (en Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA). Al contratista se le

realizaran descuentos en los pagos mensuales.

Los errores aritméticos de la factura o cuenta de cobro, serán rechazadas, se

solicitará la corrección en cualquier tiempo, hasta la liquidación final del contrato.

En caso de existir incumplimiento por parte del proveedor de alguno de los ítems

de requerimientos funcionales o ANS que se acuerden, en especial en los tiempos

de respuesta, o presentar actividades pendientes, éstas serán descontadas del

pago mensual en un porcentaje acordado entre las partes del valor especificado

y no exonera del cumplimiento del servicio.

NOTA: Con el propósito de evitar inconsistencias en la liquidación y causación de

los impuestos, las facturas o cuentas de cobro deben ser radicadas una vez

prestado el servicio y previa aprobación del supervisor del contrato.

21. GARANTÍAS

El proponente adjudicatario de la presente INVITACIÓN que suscriba el respectivo

contrato, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este, deberá

constituir a favor de LA COMPAÑÍA la garantía única de cumplimiento otorgada a

través de una Compañía de Seguros o Entidad Financiera de Colombia cuya póliza

matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera que ampare:

a. Cumplimiento del contrato por valor equivalente al veinte por ciento (20%)

del contrato, por el término del mismo y cuatro (4) meses más.





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b. Amparo de salarios y prestaciones sociales equivalente al diez por ciento

(10%) del valor total del contrato y sus adiciones vigente durante su

ejecución y tres (3) años más.

c. Garantía de calidad de prestación del servicio Equivalente al veinte por

ciento (20%) del contrato y por el término de un Año Contado a partir del

recibo a satisfacción.

d. Se debe relacionar explícitamente los tiempos y cubrimientos de la garantía

frente a los requerimientos solicitados y ofertados al servicio prestado o

elemento a entregar.

e. Responsabilidad Civil Extracontractual Equivalente a 200 S.M.L.M.V. (Decreto

1082 de 2015) y por el término de duración del mismo.

22. CONTRATO

22.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

a. Atender las solicitudes y recomendaciones que realice la COMPAÑÍA

CONTRATANTE, por intermedio del funcionario encargado de ejercer la

Supervisión del Contrato.

b. Garantizar la calidad del servicio objeto de la presente invitación pública.

c. Presentar al momento de la liquidación del contrato las certificaciones en

que conste que se encuentra a PAZ Y SALVO en el pago de los aportes de

las obligaciones al sistema de salud (EPS), Fondo de Pensiones y

Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y los Aportes Parafiscales (SENA,

CAJA DE COMPENSACIÒN FAMILIAR E ICBF).

d. Las demás previstas en los presentes pliegos.

e. El contratista está en la obligación de cumplir con los criterios ambientales y

de seguridad y salud en el trabajo establecidos por GELSA al ejecutar sus

actividades o servicios sin crear riesgos para la salud, la seguridad o el

ambiente. Así mismo, tomar todas las medidas conducentes a evitar la

contaminación ambiental, la prevención de riesgos durante la ejecución de

sus actividades y cumplirá con todas las leyes ambientales, de seguridad y

salud en el trabajo aplicables. El contratista no dejará sustancias o materiales

nocivos para la flora, fauna o salud humana, ni contaminará la atmosfera,

el suelo o los cuerpos de agua. El incumplimiento de dicha normatividad





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acarreara a más de las multas establecidas en la Resolución 3641 de 2014,

las acciones legales a que hubiese lugar.

22.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato resultante de la presente INVITACIÓN PÚBLICA se perfeccionará

cuando se logra acuerdo sobre el objeto de la contraprestación y éste se

suscriba por los intervinientes terminada la etapa de RFP.

Para su legalización y posterior ejecución se requerirá además del

cumplimiento de los requisitos precontractuales del artículo 16 del Acuerdo

074 de 2010, los siguientes:

• La constitución y aprobación de las garantías.

• La existencia del Registro Presupuestal de Compromiso

Los contratos de GELSA son intuito persona, y, en consecuencia, una vez

celebrados no pueden cederse sin previa autorización escrita de GELSA.

• UTILIZACIÓN DE MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA EN LAS

CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

GELSA y los contratistas buscarán solucionar en forma ágil, rápida y directa

las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual; para tal

efecto, al surgir las diferencias acudirán al empleo de los mecanismos de

solución de controversias contractuales, y a la conciliación, a la amigable

composición y a la transacción.

solicitud de propuesta (rfp) código: gp -r12 ...rfp+erp...2021/02/05 · solicitud de propuesta...

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