PROPUESTA DISEÑOPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALPARA EL AREA ADMINISTRATIVA DEL

COLEGIO ALFONSO LÓPEZPUMAREJO(I.E.D.).

LYDA MILENA RAMÍREZ CASTILLO NESTOR ALFONSO CALDERÓN MORENO

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

BOGOTÁ, 2012.

PROPUESTA DISEÑO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALPARA EL AREA ADMINISTRATIVA DEL COLEGIO

ALFONSO LÓPEZPUMAREJO (I.E.D.).

LYDA MILENA RAMÍREZ CASTILLO NESTOR ALFONSO CALDERON MORENO

Trabajo de grado para optar el título de Profesional en Ciencia de la

Información – Bibliotecólogo.

Asesor:

BIBLIOTECÓLOGA

MAYERLY VELASQUEZ GIL

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

BOGOTÁ, 2012.

Nota de aceptación:

____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________

____________________________________ Orientador.

____________________________________ Nombre jurado

____________________________________ Nombre jurado

____________________________________ Nombre jurado

Bogotá D.C. de 2012

PÁGINA DEDICATORIA

Hoy dedico este trabajo, en primer lugar a Dios que puso en mi camino muchas oportunidades, me dio fuerzas para continuar cuando las cargas eran pesadas, fue quién levantó mi cabeza cuando estuve a punto de desfallecer y me llenó de aliento para continuar; me permitió luchar por mis sueños, mis ideales y culminar este logro tan anhelado en mi vida.

A mis padres por su apoyo incondicional, por estar presentes en cada etapa de mi vida, brindándome cariño, comprensión, porque mis noches de desvelos fueron compartidas.

Lyda Milena Ramírez

Brindo mis más sinceros agradecimientos a Dios, por poner en mi camino personas tan especiales, a la Pontificia Universidad Javeriana, por darme la oportunidad de trabajar y poder alcanzar la meta de obtener el título profesional, a mi madre, esposa e hijas por el apoyo incondicional y comprensión, al señor Sergio Rodríguez por su motivación para seguir adelante en este camino tan arduo y a Salome, la más reciente integrante de mi familia.

Néstor Alfonso Calderón

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mis profesores que me instruyeron y aportaron de sus conocimientos en el proceso de formación profesional. A la profesora Mayerly Velázquez por su apoyo y colaboración en la realización de este trabajo.

TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN 1 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA (ANTECEDENTES, SITUACIÓN ACTUAL Y FORMULACIÓN) 4 3. JUSTIFICACIÓN 7 4. OBJETIVOS 9 4.1 OBJETIVO GENERAL 9 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 9 5. METODOLOGÍA 10 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN 11 5.1.1 Procesos de Descripción Documental 11

6. RESEÑA COLEGIO CEDID ALFONSO LÓPEZ 12 6.1 FILOSOFÍA 14 6.2 MISIÓN 15 6.3 VISIÓN 15 6.4 POLÍTICAS 15

7. ANTECEDENTES 18

8. MARCO TEÓRICO 20 8.1 GESTIÓN DOCUMENTAL 20 8.2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 21 8.3 OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL 22 8.4 FASES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 23 8.5 ETAPAS POR LAS QUE DEBEN PASAR LOS

DOCUMENTOS PARA CUMPLIR CON SU CICLO VITAL 25 8.5.1 Producción Documental 25 8.5.2 Recepción del Documento 25 8.5.3 Distribución de los Documentos 25 8.5.4 Trámite de los Documentos 25 8.5.5 Organización de los Documentos 26 8.5.6 Consulta de Documentos 26 8.5.7 Conservación de los Documentos 26 8.5.8 Disposición Final de los Documentos 26

8.6 ARCHIVO 26

8.7 ARCHIVO TOTAL 27 8.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 27

9. MARCO NORMATIVO 28 9.1 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS 28 9.2 NORMATIVIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS

ARCHIVOS 31 9.3 MARCO NORMATIVO PROCESO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL 32 9.3.1 Producción de Documentos 33 9.3.1.1 Acuerdo 060 33 9.3.1.2 Recepción 34 9.3.1.3 Acuerdo 060 AGN 2001 34 9.3.1.4 Distribución de Documentos . 35 9.3.1.5 Trámite 36 9.3.2 Organización 36 9.3.2.1 Tablas de retención 36 9.3.3 Conservación 36 9.3.3.1 Acuerdo AGN 11 de 1996 37 9.3.3.2 Acuerdo 037 Unidades de Conservación 37 9.3.3.3 Acuerdo AGN 048 de 2000 38 9.3.3.4 Consulta 40 9.3.4 Disposición Final 41 9.3.4.1 Ley 39 de 1981 41 9.3.4.2 Otras Disposiciones Menores 42 10. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL 44 10.1 OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO 44

11. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS 49 12. PROPUESTA TÉCNICA PARA EL PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL 54

13. PROPUESTA DE DISEÑO DEL PGD 61 13.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 61 13.1.1 Revisión y Selección 62 13.1.2 Tamaño y Tipo de Papel 62 13.1.3 Tipo y Tamaño de Letra 62 13.1.4 Carta 62 13.1.5 Memorando 65 13.1.6 Circular 66

13.2 RECEPCIÓN DOCUMENTAL 67 13.2.1 Proceso de Recepción de la Información 69

13.2.2 Flujo de procesos y procedimientos de la recepción y distribución de la información 70

13.2.3 Distribución 72 13.2.4 Trámite 73 13.2.5 Tablas de retención 73 13.2.6 Organización de los archivos de gestión 74 13.2.6.1 Descripción de actividades 76 13.2.6.2 Clasificación documental 76 13.2.6.3 Ordenación 76 13.2.6.4 Transferencias documentales 80 14. ANÁLISIS DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN 83

15. CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA 89

CONCLUSIONES 101 BIBLIOGRAFÍA 102 ANEXOS 105

LISTA DE FOTOGRAFÍAS

Fotografía 1. Colegio Alfonso López Pumarejo 12 Fotografía 2. Archivo Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.) 49 Fotografía 3. Archivo Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.) 49 Fotografía 4-5. Instalaciones del Archivo de Gestión del

Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.) 50 Fotografía 6. Historias Académicas de los Alumnos 50 Fotografía 7. Historias Académicas de los Alumnos 51 Fotografía 8. Documentación Interna de las Historias

Académicas de los alumnos 51 Fotografía 9. Material de Archivo 52 Fotografía 10. Material de Archivo 52

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Ubicación Colegio Alfonso López Pumarejo 13 Gráfico 2. Estructura Orgánica de la Institución 16 Gráfico 3. Fases Programa de Gestión Documental 24 Gráfico 4. Ciclo Vital del Documento 27 Gráfico 5. Fases del Área de Correspondencia 34 Gráfico 6. Propuesta 44 Gráfico 7. Carta 63 Gráfico 8. Memorando 65 Gráfico 9. Circular 66 Gráfico 10. Planilla registro 67 Gráfico 11. Elementos del Radicado 69 Gráfico 12. Planilla entrega documentos 72 Gráfico 13. Las TDR 74 Gráfico 14. Ordenación 75 Gráfico 15. Clasificación documental 76 Gráfico 16. Ordenación 77 Gráfico 17. Ordenación por Número 78 Gráfico 18. Preparación de Carpetas 79 Gráfico 19. Foliación 79 Gráfico 20. Identificación de Unidades Documentales 80 Gráfico 21. Caja de Transferencia Documental 81

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Propuesta Técnica para el Programa de Gestión

Documental 54 Tabla 2. Procesos Técnicos del PGD 67

Tabla 3. Flujo de procesos y procedimientos de la recepción y distribución de la información 70

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Tablasde Retención Documental del Colegio Alfonso

López Pumarejo (I.E.D.) Anexo 2. Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se

dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Anexo 3.Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el

cual se establecen pautas para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

GLOSARIO

A

Administración de archivo: son todas aquellas operaciones administrativas, técnicas y operativas, relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, valoración, preservación y servicio de archivo producido por una institución; o de los fondos documentales que se encuentran bajo su custodia. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión y conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia. Archivo Central: es aquel donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ambos tipos de archivos forman parte del Sistema de Gestión Documental de la entidad y responden a las diferentes etapas del ciclo de vital de los documentos. Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

C

Ciclo vital de los Documentos: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

D

Descripción Documental: proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Disposición Final de los Documentos: consiste en seleccionar los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal permanente o su eliminación.

Documento: es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene un valor: Administrativo, Jurídico, Fiscal, Contable, Técnico, Científico, Histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

E

Eliminación: destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico y que carecen de relevancia. Expediente: conjunto de documentos relativos a un asunto que constituyen una unidad archivística.

F Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. Foliar: acción de numerar hojas Folio: hoja de expediente, libro o cuaderno, a la que corresponden dos páginas.

G Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

I Inventario: es un instrumento que describe de manera sistemática y detallada la relación de unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Instructivo: son los medios que describen como se realiza una tarea.

O

Ordenación Documental: ubicación física consecutiva de los documentos, dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado; lo mismo que la ubicación de las piezas documentales dentro de un expediente en atención al principio de orden natural en que fueron producidos.

P

Patrimonio Documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden natural: conservación de los documentos dentro del expediente, serie, sección y fondo al que naturalmente pertenecen y en el orden en que fueron producidos o recibidos. Principio de procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Está relacionado con el principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Producción Documental: recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

S Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas. Selección Documental: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. Soporte Documental: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

T Tabla de Retención Documentales: formato que está determinado por la ley y que contiene un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos en las oficinas (archivo de gestión) en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipo Documental o Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.

U Unidad documental: es la más pequeña unidad de archivo, indivisible intelectualmente y que se relaciona con el análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser: simple, cuando está constituida por un solo documento, o compleja, cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Unidad archivística: conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras (un expediente, un legajo, una serie o un fondo). Unidad de Conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

V

Valor Administrativo: aquel que posee un documento para la administración que lo origino o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: es la utilidad que tienen los documentos para el soporte de las cuentas, registros de ingresos y egresos, y de los movimientos económicos de la entidad. Valor fiscal: es la utilidad que tienen los documentos para el tesoro o la hacienda pública. Valor histórico: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Dicho valor, surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que conservan este valor son de conservación permanente.

Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

RESUMEN

Actualmente se vive en una sociedad rodeada de información, la cual se ha convertido en base fundamental para el desarrollo de las actividades diarias, además de servir como insumo para la toma de decisiones, por tal razón es importante que dentro de las organizaciones se cuente con parámetros que permitan el flujo de este tipo de información y la trazabilidad en cada uno de sus procesos.

Se busca entonces, en este trabajo, contribuir con un fragmento para la sociedad, aportando el conocimiento adquirido en la etapa de formación profesional, y sirviendo como base para que se aplique la normatividad y pautas que dicta el Archivo General de la Nación con miras a desarrollar una excelente gestión documental, para el caso específico del área administrativa del colegio Alfonso López Pumarejo.

En este documento se espera reflejar la importancia de cada una de las fases del programa de gestión documental en pro del desarrollo de las organizaciones, permitiendo trazar parámetros que permitan gestionar la información de tal manera que sea accesible a la sociedad.

ABSTRACT Currently we are living in a society surrounded by information, information has become the foundation for the development of daily activities, serving as input for decision-making, this information has been reflected through various media reports, minutes, certificates becoming a significant amount of documentation for the history of society, therefore it is important that within organizations counted with parameters for flow and traceability of information on each of its processes. Is then sought, in this work, a fragment contribute to society by providing the knowledge gained in the training stage, and serving as the basis for application of the regulations and guidelines that dictate the General Archive of the Nation in order to develop an excellent document management for the specific case of the administrative area of the school Alfonso Lopez. This document reflects the importance of each of the phases of document management program for development of organizations, allowing tracing parameters to manage information in a way that is accessible to society.

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1. INTRODUCCIÓN

Este trabajo estáorientado al diseño de la propuesta de un Programa de Gestión Documental (PGD), en elColegioAlfonso López Pumarejo Institución Educativa Distrital (I.E.D.), para el área académica,ubicado en la localidad de Kennedy, en el barrio Carvajal. El colegio inició labores el 20 de Febrero de 1989, en las jornadas de mañana y tarde; cuenta con los niveles de formación prescolar, básica primaria, básica secundaria y media vocacional, su visión estáencaminada a satisfacer la alta demanda de servicios educativos en todos los niveles de este sector. El Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.), cumple un papel importante en la comunidad del sector,porque es el encargado de prestar sus servicios para la formación permanente e integral de los educandos, sirve como formador para las futuras generaciones y ofrece a sus alumnos la oportunidad de elegir la modalidad, de acuerdo a las habilidades y destrezas de cada uno, capacitándolos para un futuro, pues los alumnos al culminar su bachillerato ya tienen un objetivo claro para su formación profesional. Esta institución cuenta con un área administrativa, la cual sirve como intermediario entre la comunidad educativa y el colegio, pues ellos son los encargados de realizar los procesos correspondientes a las matriculas y al seguimiento del alumnado y del personal que labora en la institución. En el desarrollo del presente trabajo se abordan aspectos conceptuales, metodológicos y normativos, que comprendenlos procesos archivísticos, aplicando los conocimientos adquiridos en el proceso de formación profesional yaportando a la comunidad educativa insumos que permita la organización y control de la documentación, mediante el diseño de las fases de un programa de gestión documental, que sirva como base para su futura implementación en el archivo de esta institución educativa. El archivo es parte fundamental en las instituciones, organizaciones, entre otros, es la memoria de la entidad, a través de él se pueden ver los procesos que se han llevado a cabo en el transcurso de la gestión diaria, por ende es parte fundamental para el desarrollo de las actividades del personal. Por lo expuesto anteriormente, se busca ofrecer herramientas que permitan la mejora en los procesos documentales, brindando instrumentos que normalicen la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final del archivo físico del colegio.

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Para llevar a cabo este objetivo es importante que el colegio cuente dentro de sus procesos documentales con un profesional de la información, que brinde sus aportes en beneficio de la sociedad, además de ser el encargado de analizar la información, realizar el levantamiento de un diagnóstico con miras a mejorar los procesos, cumpliendo un papel de gestor del conocimiento,ofreciendoal personal administrativo pautas y orientaciones que permitan la familiarización y concientización con los temasreferentes a gestión documental para, al final, dejar como aporte un instructivo que describa y oriente los procesos documentales realizados, con miras a asegurar el patrimonio documental y facilitar el cumplimiento eficaz de las obligaciones de la institución. De igual manera se busca, con la implementación del PGD, cubrir las falencias de información con las que cuenta el archivo de la institución, propiciando y formando personal capacitado en el manejo de los procesos documentales, con el fin de facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Con respecto a lo señalado anteriormente, se busca analizar las necesidades del personal administrativo y de la sociedad frente al manejo, administración y consulta de la información para una futura toma de decisiones; en el diseño de esta propuesta se tendrán en cuenta los lineamientos expuestos por la ley 594 de 2000, la cual es la encargada de regular los procesos archivísticos. De acuerdo con lo expuesto, el trabajo describe el desarrollo de las siguientes

partes:

Planteamiento del problema, justificación, objetivos generales, específicos y la

metodología utilizada para llevar a cabo esta propuesta.

Se ejecutaráun diagnóstico generalrelacionado con la situación actual de la

institución, para llevar a cabo el desarrollo de este diagnóstico, fue importante

realizar visitas a la institución, con el fin de conocer el estado de los archivos,

realizando el levantamiento de la información, y verificando cada uno de los

procesos relacionados con el manejo documental.

A continuación se describen algunas de las actividades para llevar a cabo el

diagnostico.

1. En un primer lugar se realizó el reconocimiento de campo, con el fin de

determinar las necesidades de información con que contaba la institución.

2. Reconocimiento de las áreas con mayor producción y manejo de

documentos.

3

3. Visita de levantamiento de información, en la cual se identificaron los tipos

documentales que manejan en la entidad, verificando el estado actual del

archivo físico y los procesos correspondientes al manejo y administración

de la información.

4. En la segunda visita se hicieron entrevistas con los funcionarios

relacionados con el área académica para identificar las funciones y la

relación de cada uno de ellos con la información.

5. Verificación de los documentos y formatos utilizados por la institución.

En segundo momento, se presentará la descripción de cada uno de los procesos

que se deben aplicar en el archivo total de la institución, los cuales son:

producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y

disposición final, esto conforme con lo establecido por la ley 594 de 2000,

sensibilizando a los usuarios en cada una de estas e identificando la mejor forma

de aplicar cada uno de estos procesos.

En la tercera parte se elaborará un manual que sirva como herramienta de

orientación, ofreciendo las pautas para el tratamiento de la documentación y el

manejo de la gestión documental, permitiendo la estandarización de las

operaciones, procesos, procedimientos documentales de la institución.

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¿Cuáles serían los lineamientos adecuados que permitan diseñar una Propuesta para un Programa de Gestión Documental, el cual abarque adecuadamente las necesidades de información del Colegio Alfonso López I.E.D.?

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA (ANTECEDENTES, SITUACIÓN ACTUAL Y FORMULACIÓN)

Actualmente los archivos se han convertido en la fuente primordial para la sociedad, porque a través de ellos se puede llegar a conocer los diferentes acontecimientos y hechos por los que han atravesado los antepasados, cada uno de los países y las instituciones que los integran, por tal razón es importante que toda esta documentación, generada a lo largo de los años, se encargue de reflejar y testimoniar la historia, destacando la importancia que esta tiene para la sociedad, y además porque es fundamental que los archivos cuenten con unos parámetros que permitan el fácil acceso, la búsqueda y la consulta de la información. Con la ley 594 de 2000, Colombia asumió una nueva visión acerca de la importancia de los archivos, pues mediante ella se establecieron reglas y principios que regulan la función archivística, esto con el fin de normalizar los procesos y abarcando en esta,todas las etapas del archivo total, con el objetivo de facilitar a los usuarios la utilización de la documentación y su conservación hasta su disposición final, además de brindar herramientas que permitan destacar la importancia de los archivos y su lugar como fuentes principales de información y útiles para la administración y la toma de decisiones.

Hoy en día es importante que las organizaciones cuenten con estos programas de gestión documental, pues a través de este programase puede regular y estructurar la información, estandarizando los procesos y procedimientos, dando prioridad a ellos, resaltando la importancia de cada uno de los documentos; Por ello, es fundamental que en las organizaciones se de a la información el valor que realmente posee, se implementen mecanismos que permitan y faciliten el flujo y trazabilidad de la información en todas las etapas del ciclo vital.

Por consiguiente y observando la importancia que tiene la aplicación de la ley 594 de 2000 en las entidades públicas, es importante que aquellas que se derivan de ellas,como es el caso de las instituciones educativas, se rijan de acuerdo con los principios de esta, sin embargo en Colombia no se ha contado con un ente rector que asuma el control y supervisión, para que todas las entidades públicas se articulen e instituyan el cumplimiento de las normas establecidas por la ley.

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Actualmente el AGN (Archivo General de la Nación) está liderando este tipo de procesos, pero su cobertura y alcance aún no es lo suficientemente amplio como para garantizar el cubrimiento de las instituciones a nivel nacional. En muchas organizacioneslos responsables de los archivos y los usuarios no le han dado la importancia que merece la documentación en pro de garantizar a la sociedad, principios, deberes y derechos, es fundamental que la sociedad esté en la capacidad de acceder a la información. El archivo es visto como una bodega donde se acumula información, sin identificar que es la fuente de la historia, la identidad de una nación,que apartir de allí se puede ver la transición de cada una de las actividadespor las que se ha sometido la sociedad. Esta problemática se evidenció en el Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.), la cual por ser una entidad pública a nivel distrital, debe aplicar los procesos establecidos de acuerdo con las normas y reglas del Archivo General de la Nación; de esta forma, al verificar los procesos y procedimientos que esta institución empleaen el tratamiento de la documentación, para este proceso se realizó un diagnóstico documental que permite concluir qué medidas se han adoptado, las normas establecidas y derivadas de la ley 594 de 200. Toda institución requiere evaluar los procesos que realiza, solo analizando en detalle y evaluando sus etapas en forma confrontada con la normatividad y los estándares de calidad vigentes, es posible generar una diagnóstico de la situación actual de un proceso, en este caso el que nos ocupa es específicamente el procesos de gestión documental del Colegio Alfonso López Pumarejo. Por lo anterior se considera de suma importancia para la institución, que se realice sobre dicho proceso un análisis crítico que permita identificar fortalezas y debilidades del proceso de archivos, una vez identificado responder a la pregunta del problema sobre cuál es el manual más adecuado para capacitar y sensibilizar la comunidad usuaria de la información de la institución y que se maximice las fortalezas identificadas, colaborando con la superación de las debilidades que se diagnostiquen.

A través del diagnóstico se pudo evidenciar algunas deficiencias en el manejo de la gestión documental, identificando la falta de procesos técnicos en la organización de las carpetas, haciendo más complejo el acceso y la recuperación de la información de una manera estructurada y organizada.

El archivo de esta institución carece de unos principios archivísticos, que permitan identificar el orden original, identificando en este las secuencias de cada uno de los tramites a través de sus etapas de ejecución y el orden de procedencia de procedencia, carece de organización y estandarización de los procesos, la

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estandarización, es por ello que para disminuir el impacto generado por esta problemática e insuficiencia de una organización documental, se diseñará una propuesta de un PGD que aporte y apoye en los procesos documentales de la institución, erradicando la problemática actual.

Para el diseño del PGD, se realizarán y conformaran ocho procesos fundamentales para el desarrollo, según lo establecido en la ley 594 de 2000, capitulo V, Artículo 22, donde hace alusión a los procesos Archivísticos: “la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de documentos1.

1Título V, de la presente ley, artículo 22, por medio del cual se dicta la Ley General de Archivos y

otras disposiciones.

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3. JUSTIFICACIÓN

Hoy en día, la información y la documentación se han convertido en la base fundamental de las organizaciones, empresas e instituciones educativas, pues a través de ella podemos llegar a conocer la historia y las fases, permitiendo identificar las diferentes gestiones y procesos por los que ha pasado la institución educativa desde su creación y todos los años lectivos. A partir de la información se puede llegar a la toma de decisiones, pues nos permite conocer las distintas fuentes para poder actuar de la manera más conveniente, por tal razón es de suma importancia contar con un programa que permita la organización y optimización de los procesos de gestión documental.

Este proyecto nace a partir de la necesidad que existe para el manejo adecuado de la documentación en el Colegio Alfonso López Pumarejo (IED),dado que en las diferentes dependencias del área académica no se cuenta con unos procesosy se da un manejo inapropiado a la información. Si bien el tema del manejo adecuado de la documentación y los archivos es una preocupación latente en las instituciones públicas, dado la amplia difusión de la normatividad en este aspecto, no obstante son pocas las instituciones que cuentan con personal de planta asignado a la función de gestión de documentación, regularmente la nómina de personal de las instituciones educativas de nivel distrital no incluyen un funcionario para ser responsable del archivo de la institución, observando las funciones y su distribución en los cargos, se ve que las actividades relacionadas con el tema de recepción, conservación y distribución de la documentación son asumidas por el personal del área académica y administrativa. No obstante el Distrito y de hecho el AGN espera que las instituciones estén observando y aplicando a cabalidad en sus procesos las etapas de rigor del proceso de archivos y que garanticen que se salvaguarda la información producida en el marco de la realización de su objeto social, El nivel de responsabilidad de los funcionarios es tan alto que se puede tener como fondo legal el “Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".” Esto se puede confirmar en la entrevista realizada a la secretaria académica, la señora Patricia Guaqueta y otros funcionarios relacionados con esta área, quienes

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son los encargados del manejo y la alimentación del archivofísico, los cuales han sido gestores importantes en proceso de organización y mantenido de forma correcta a la información de la institución y, por ende, es ella la única funcionaria que sabe y conoce la estructura y organización, puesno cuentan con la adecuada señalización que permita ubicar fácilmente la información.

Por estos motivos, es que se identifica la necesidad de diseñar el Programa de Gestión Documental, con el fin de establecer procedimientos para el control y la organización de la información, junto con un instructivo que sirva como gestor del conocimiento y para poder transferir los saberes a los diferentes funcionarios con el fin de solucionar una posible eventualidad. Vale aclarar que en este momentola documentación se encuentra expuesta a la desorganización y pérdida de información, hecho que ocasiona demora en los procesos de tramitología de las certificaciones de los alumnos, pues el tiempo requerido para adquirir estos documentos oscila de cinco a ocho días.Con la propuesta del diseño e implementación del PGD (Programa de Gestión Documental), se buscaeliminar la desorganización de la documentación, agilizar la búsqueda de información, permitir a los usuarios realizar la búsqueda, la consulta y la recuperación inmediata, y para que el archivo del colegio cuente con una política acorde con su visión y misión.

Con el desarrollo e implementación del PGD, se pretende definir y diseñar un proceso que permita la organización de manera óptima para los documentos, facilitando la búsqueda y recuperación de la información y llegando a obtener mayor eficiencia en el manejo y la administración de la información, además de poder establecer los parámetros y la reglamentación que emanan del Archivo General de la Nación, el cual se encarga de regular y aplicar la política archivística de forma estructurada, para orientar y establecer pautas para la producción, clasificación y organización de los documentos y el manejo de la correspondencia. El fin último de este proyecto será entonces, aportar al desarrollo del Programa de Gestión Documental para garantizar la trazabilidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, de una manera centralizada, buscando así una total eficiencia en el momento de la consulta.

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4. OBJETIVOS

4.1 Objetivo general

Proponer eldiseño de un Programa de Gestión Documental (PGD)2, para el área administrativa del Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D), con el fin de proveer las herramientas para normalizar y controlar los procesos de organización documental.

4.2 Objetivos específicos

Mediante un diagnostico identificar la problemática actual de los procesos que se llevan a cabo para el manejo del archivo total del Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.).

Determinar los procesos necesarios de implementar en el marco del concepto del archivo total de la institución.

Generar un instructivo que oriente y establezca los procesos en el manejo de gestión documental, dentro de la institución, mediante un manual en donde se normalicen los pasos a seguir en la administración y organización del archivo de la institución.

Diseñar un prototipo de capacitación y sensibilización frente al tema, que permita al personal administrativo del Colegio Alfonso López (I.E.D.)conocer los aspectos fundamentales del archivo total y aplicarlos en sus procesos que involucren el manejo de documentación administrativa.

2 De aquí en adelante la sigla PGD, debe entenderse como Programa de Gestión Documental

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5. METODOLOGÍA

El tipo de investigación que se aplica a este trabajo implica un análisis de tipo cualitativo, ya que pretende cualificar el estado del archivo y el manejo de la documentación al interior de la institución, para esto se utilizaran técnicas como la observación y el diseño, aplicando entrevistas a los funcionarios, esto se debe a que está orientada al estudio de la realidad social de una comunidad educativa y buscando generar un cambio así como mejorar los procesos relacionados con la información documental. En cuanto a la observación, esta se aplicará en el medio natural3, haciendo que el observador se desplace al ambiente natural del participante, con el fin de observar el medio natural determinando y para determinar cómo interactúan los funcionarios con el archivo de su entidad y como se comportan frente al manejo de la documentación producto de su gestión laboral. Para comenzar el proyecto se realizó una visita a las instalaciones del colegio, en donde se dialogó con los funcionarios de las áreas relacionadascon la documentación académica y la rectora de la institución con el fin conocer e identificar los puntos críticos que afectan los temas concernientes al archivo documental, además esta visita se realizó con el fin de efectuar la recolección de la información necesaria para generar un diagnóstico documental, conocer la situación actual y los factores involucrados en el funcionamiento del archivo de la institución.

Adicionalmente, serealizó una entrevista personalizada a cada uno de los funcionarios del área administrativa en la cual se aplicó el diligenciamiento del formato único de inventario documental, propuesto por el AGN4, el marco de entender la entrevista como una herramienta única de recolección de información tal como lo exponen Giroux y Tremblay, porque permite que el entrevistado goce de una amplia libertad de expresión lo cual beneficia la presente investigación pues es importante que los funcionarios sientan la plena libertad de exponer sus inquietudes frente al manejo de los documentos, que puedan exponer en sus propias palabras de forma que también guíen al investigador en el proceso de establecer la realidad y la percepción de la valoración que actualmente tiene el archivo en la institución, permitiendo identificar las series, sub-series y tipos documentales que se encuentran en la institución y a partir de allí aplicar las Tablas de Retención Documental.

3Sylvain Girouz y Ginette Tremblay. Metodología de las ciencias humanas. fondo de la cultura

económica serie educación y pedagogía 2008 pág. 179. 4Archivo General de la Nación. Formato único de inventario documental. [En Línea]. [Consultado Ago. 29 de

2012] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2339

11

Se solicitó también a cada área una copia de los formatos que utilizan cada uno de ellos, para sus actividades diarias, verificando si están controlados y establecidos por la secretaria de educación.

De igual forma, se hizo una revisión de las instalaciones del archivo documental, verificando el estado de cada uno de las carpetas, libros y documentos que reposan en él, con el fin de efectuar el diagnóstico donde se identificarán las condiciones actuales en las que se encuentra el archivo de la institución, permitiendo la detección de las carencias y oportunidades que allí se encuentran, a fin de formular una propuesta que abarque las ocho fases del archivo total.

Pasos para la formulación de la propuesta del diseño de PGD: 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

En la primera fase de este diseño se identificarán los diferentes tipos documentales de información existente dentro del Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D) y las áreas productoras de cada uno de ellos. Con ello se espera poder realizar un diagnóstico de los mismos y evaluar el tiempo de permanencia en el archivo de gestión. Lo anterior brindará herramientas para conocer la institución y mejorar los procesos del archivo total.

5.1.1 Procesos de Descripción Documental Para el desarrollo de la segunda fase, se determinarán los pasos necesarios de las operaciones para la organización de los documentos del archivo total de la institución.

Se identificará, en este sentido, cada uno de los pasos que se van a aplicarposteriormente dentro de la organización de la información.

Para esta etapa se espera dar a conocer los procesos correspondientes para cada fase del archivo total de la institución, permitiendo estructurar y organizar la documentación.

12

6. RESEÑACOLEGIO CEDID ALFONSO LÓPEZ

La Alcaldía Mayor de Bogotá, con el objetivo de trazar políticas de desarrollo, en el

año de 1984, realiza un estudio socioeconómico de la zona sur occidental dela

ciudad, en el que se identificaron las características específicas del sector y de sus

habitantes. Estudio que permitió adelantar la ejecución del “Plan de desarrollo

integral (CIUDAD BOLIVAR)” a través de un préstamo del Banco Interamericano

de desarrollo BID, para satisfacer la alta demanda de servicios educativos en

todos los niveles, creando además el sub-programa “Educación Ciudad Bolívar”

mediante resolución No 01330 del 09 de Abril de 1984.

En el año 2008 se nombra a la licenciada Luz Myriam Reyes de Sabogal como

rectora y ordenadora del gasto; durante su gestión logra mediante la resolución

número 08-0025 del 01 de Diciembre de 2008 la aprobación del colegio y la

autorización para que se otorgue el título de bachiller técnico con especialidades

en Mecánica Industrial, Electricidad y Electrónica y Procesamiento de Alimentos,

calendario A jornada mañana y Tarde. Por su excelente gestión, colaboración y

compromiso junto con la comunidad educativa obtuvieron el GALARDÓN A LA

EXCELENCIA, en el año 2008.

En la actualidad esta institución educativa ofrece educación preescolar, básica

primaria y básica secundaria, también brinda educación media técnica con

especialidades en ciencias e industrial con dos opciones, electricidad y

electrónica5. En el momento la institución cuenta con un total de 2700 alumnos

divididos en dos jornadas mañana y tarde.

Fotografía 1. Colegio Alfonso López Pumarejo

5 Manual de convivencia Colegio Alfonso López Pumarejo I.E.D. 2011.

Foto. http://www.redacademica.edu.co/webcolegios/08/alfonsolopez/id1.htm

13

Este colegio se ha convertido en una institución importante para el desarrollo de la

comunidad, en la actualidad es uno de los más deseados en los alrededores, por

contar con diferentes modalidades, y por que tiene convenios con el Sena, cuenta

con unos espacios amplios para los alumnos, salones apropiados para dictar clase

y tiene además talleres de electricidad, mecánica y biología.

Se encuentra ubicado en el barrio Carvajal, cerca a la Av. Boyacá, la Av. primera

de mayo, sus alumnos vienen de diferentes localidades, Kennedy, Bosa, Fontibón

y barrios de aledaños, Chucua, Timiza, Carimagua, entre otros.

Gráfico 1. Ubicación Colegio Alfonso López Pumarejo.

14

De acuerdo a lo enunciado anteriormente se puede observar que a través de

cada uno de los procesos por los que ha atravesado el colegio desde su creación

hasta la actualidad ha producido gran cantidad de cumulo documental, la cual

permite identificar cada uno de los procesos, permitiendo ver la historia de la

institución a través de las actividades.

Por tal razón es importante que toda esta información se encuentre debidamente

organizada, como estable la ley de 594 de 2000. Por lo anterior es importante que

toda la información y documentación recolectada cumpla con las normas y los

lineamientos para la búsqueda, organización, recuperación de ésta, lo cual permite

un mejor acceso a la información, que se pueda localizar o recuperar fácilmente.

Este proyecto se debe realizar porque día a día aumenta la demanda de la

población estudiantil en la localidad y algunas cercanas a la cual pertenece el

colegio, y si no se tiene toda esta información organizada pueden perderse

documentos que permitan tener o recuperar la memoria institucional.

6.1 FILOSOFIA

Los ideales propuestos por la nueva pedagogía que orientan la I.E.D. Alfonso

López Pumarejo, y que se encuentra en la página web de esta institución,

presentan el siguiente prototipo de hombre para el nuevo milenio:

Un ser libre, inteligente, crítico y pensante, capaz de tomar determinaciones

acertadas en pro de mejorar su calidad de vida y de los que lo rodean.

Un ser capaz de realizarse a través de su vida, teniendo como punto de

partida los principios éticos y morales impartidos en el proceso de su

formación integral, así como los avances de su pensamiento creativo.

Un ser social, capaz de discernir sobre los problemas que aquejan a su

entorno y al país en general y contribuir en el proceso de solución de los

mismos.

Un ser formado en ambientes productivos a través de la didáctica la cultura

y a participación como lo señala el PEI.

15

6.2 MISIÓN

El colegio Alfonso López Pumarejo, IED, de educación prescolar, Básica primaria,

Básica Secundaria y Media Técnica, forma estudiantes con un sentido

humanístico, académico y social, competentes en las especialidades de

Electricidad y Electrónica, Mecánica Industrial y Procesamiento de Alimentos en

articulación con el SENA, permitiéndoles ingresar y desempeñarse en el mundo

productivo, laboral y en la educación superior fortaleciendo su Proyecto de Vida.

6.3 VISIÓN

Proyectar la Educación Media Técnica incorporando las competencias Básicas,

ciudadanas, laborales generales y específicas articulándose con el SENA,

instituciones de educación superior y el sector productivo hacia la dinamización

cultural, social, política, económica, técnica y tecnológica del estudiante Alfonsino

en su entorno, permitiéndole mayores niveles de competitividad y calidad de vida

para el año 2019.

6.4 POLÍTICAS

Las políticas son grandes e importantes fines o propósitos que nos permiten ubicar

la visión y lograrla. Las políticas del Colegio Alfonso López Pumarejo I.E.D., son:

La filosofía de la institución constituye el eje de calidad y organización en la

gestión del proyecto educativo institucional. (P.E.I.)

El diseño curricular, esta soportado por los lineamientos de la Ley General de

Educación, los lineamientos de educación media Técnica y demás normas

concordantes y afines.

Formación de liderazgo que busca consolidar líderes transformadores de la

sociedad, basados en la doctrina del éxito, el respeto la investigación y la

creatividad.

16

Brindar formación y capacitación a los padres de Familia, entendiendo que su

misión de ser esposos y padres son el fundamento del hogar y además, los

primeros y más importantes educadores de sus hijos e hijas.

Gráfico 2. Estructura Orgánica de la Institución

17

Área Analizada

Secretaría Rectoría

Personal Administrativo

Rector colegio Alfonso

López

Secretaría Académica

Almacén

Biblioteca

Secretaría Auxiliar

Auxiliar de laboratorio

Auxiliar Talleres

18

7. ANTECEDENTES

Las entidades públicas en Colombia,desafortunadamente no han tenido una cultura organizacional, ni han adoptado las normas y reglamentos existentes para la organización y administración de los archivos y el ente rector, en este caso el Archivo General de la Nación, no ha tomado el debido control y auditoría en estas entidades, como consecuencia de ello encontramos archivos (que pueden ser denominados de forma técnica como fondos acumulados), sin ninguna organización. Adicionalmente, otro aspecto que ha contribuido es el hecho de no contar con el personal idóneo y profesional para su administración. Al identificar la situación que presenta el archivo del Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.), se hace indispensable realizar la propuesta de diseño de un Programa de Gestión Documental que permita lograr una excelente organización y administración del archivoe implementar las leyes y normas dictadas por el AGN, lo que ofrecerá como resultado el fácil acceso a la información y la optimización del tiempo, el espacio y los recursos. De acuerdo con esta problemática, se desea contribuir, aportando estrategias de organización y efectuando diferentes investigaciones que permitan formular soluciones para cubrir las necesidades de información con las que cuentan hoy en día la institución académica. Actualmente, en el desarrollo de este trabajo se hantomado como basealgunos documentos, sin embargo se tomarán dos que van a dirigir adecuadamente el desarrollo de este trabajo: El primero es una “Guía de implementación del PGD” elaborada por el Archivo General de la Nación, el cual brinda las pautas para desarrollar las fases necesarias para la solución de este problema. El segundo documento,que ayuda a desarrollar el proyecto, es la presentación de un programa de gestión documental de la autoría de Amanda Barrera, tomando como principales temas, parámetros para un proyecto de automatización.

La propuesta de diseño del PGD se regirá de acuerdo con las normas y leyes del reglamento del Archivo General de la Nación, ley 594 de 2000, mediante la cual se rige el quehacer archivístico en Colombia, acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994. Reglamento General de Archivos y acuerdo 011 de 1996, por el cual se establecen los parámetros para la conservación y organización de los documentos. Se toman como referencia los trabajos de grado: Diseño de un modelo de gestión documental para la UNAT y Diseño e implementación de un modelo de gestión

19

documental para la serie historias laborales del área de talento humano para la empresa COLGRABAR, los cuales están enfocados en la gestión documental.

20

8. MARCO TEÓRICO

Desde el comienzo mismo de la Conquista, se ha procurado la protección de la documentación generada a partir de los diferentes sucesos por los que se ha atravesado, en 1535, Sebastián de Belalcázar ordenó se depositarán en un arca, libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito, esto con el fin de tener un soporte que evidenciara los diferentes hechos sucedidos en la época.6 Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que sucedían en los sitios de su custodia. En 1968, al haber atravesado por diferentes cambios, el archivo nacional pasó a ser parte del Instituto Colombiano de Cultura, finalmente el 22 de diciembre de 1989, mediante la ley 80, fue transformado en el Archivo General de la Nación, la cual estipula en el artículo 1: “ Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.7

A partir de estos acontecimientos se considera mencionar que esta propuesta se fundamenta en las leyes y normatividad emanadas del Archivo General de la Nación, a continuación se realizará una descripción detallada de los conceptos más importantes y relevantes para el desarrollo de este trabajo. Inicialmente se verán definiciones, desde diferentes puntos de vista y emanadas por diferentes entidades y autores y que se manejan en un Programa de Gestión Documental. 8.1 GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión Documental hace referencia al archivo total, es decir, es el proceso integral de los documentos en toda su etapa de vida, comprendiendo procesos

6TOVAR, Mauricio. Archivo General de la Nación. Cuatro siglos y medio de papel. [En línea].

Biblioteca virtual del banco de la república: jun. 2005. [Consultado 21 oct. 2012]. Disponible en

URL:http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/revistas/credencial/octubre1998/10601.htm> 7COLOMBIA. Ministerio de cultura. Ley 80 de 1989. (Diciembre 22). Por la cual se crea el Archivo

General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

21

tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos8. Desde el punto de vista del Archivo General de la Nación, la gestión documental es concebida como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”9. Un concepto que se debe tener en cuenta sobre el tema, es el de la Doctora Gloria Ponjuan Dante, quien expresa “gestión documental es un proceso administrativo que permite analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea, recibe, mantiene o utiliza una organización en correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. También se considera un proceso para mantener la información en un formato que permita su acceso oportuno, por lo que son necesarias tareas y procedimientos para cada fase y explotación de esta información registrada que es evidencia de las actividades y transacciones de las organizaciones y que les permita lograr una mayor eficacia”10. La definición emitida por la UNESCO para gestión de documentos es muy sencilla y aclara el alcance para la práctica profesional: “Esfera de la gestión administrativa encaminada a conseguir la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la creación, mantenimiento, utilización y por último a la eliminación de los documentos o a su conservación definitiva durante su ciclo vital”.11 8.2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El programa de gestión documental es una serie de pasos encaminados al desarrollo de los procesos de gestión documental, al interior de las entidades, organizaciones, entre otras, donde se puede puntualizar las operaciones para el tratamiento de los procesos referentes a las etapas del ciclo vital del documento,

8 COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un programa de

gestión documental. 2005. 61 p. 9COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Véase glosario de la página oficial de la página del

AGN (En Línea). 10

PONJUAN DANTE, Gloria. Gestión deinformación dimensiones e implementación para el éxito

organizacional. Nuevo Parhadigma Ediciones. 2004. p. 129 11

GUTIERREZ GARZÓN, Liliana. La auditoria de información como herramienta de evaluación y

mejoramiento de la gestión de documentos. En: Biblos. Julio – Diciembre 2003. Vol. 4 No. 16, p. 14

-22

22

desde su “creación, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final”12. Se puede indicar que mediante el PGD, se obtiene la planificación de cada una de las etapas del ciclo, permitiendo identificar los procesos pertinentes para cada uno de las fases e identificando los hitos y verificando las falencias en pro de la mejora de los procesos. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se precisa un programa de gestión documental como un “conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”13. Adicionalmente, en una publicación anterior del Archivo General de la Nación del año 1996, se expresa que “un PGD permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna”14. 8.3 OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Convertir la información en un soporte efectivo para que la gestión de la

Institución sea eficiente. Asegurar la conservación del patrimonio documental de la institución. Facilitar el cumplimiento eficaz de las obligaciones que la institución tiene

con la sociedad, en el sentido de hacer efectivos los derechos al libre acceso de la información, a los documentos públicos y a que se garantice transparencia en la gestión administrativa.

Gestionar los documentos de manera que se garantice su autenticidad, fiabilidad, integridad y recuperación.

Permitir una adecuada normalización en los procesos y procedimientos de producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.15

12

PEREZ BARRERA, A. (2005). Programa de Gestión Documental, Segunda fase parámetros para

un proyecto de automatización [diapositivas de PowerPoint]. 13

Ibíd. 14

COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Bases para la elaboración de un programa. 1996

p.14 15

RODRÍGUEZ DE VEGA, Irma. Aplicación de Tablas de Retención Documental [Diapositivas].

Bogotá, D. C., octubre de 2008.56 Diapositivas

23

8.4 FASES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

De acuerdo con la norma ISO 15489 de 2001, la cual menciona que “la normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos de archivo asegura la adecuada atención y protección de los mismos, y permite que la evidencia y la información que contienen puedan ser recuperadas más eficiente y eficazmente usando prácticas y procedimientos normalizados”16. Esta norma también presenta los requisitos de la gestión de documentos de archivo, para lo cual debe cumplir con unos principios básicos para un plan de gestión de documentos de archivo (PGD), que le permitan crear y mantener documentos originales, confiables, y mantener la integridad de los documentos por el tiempo que sea necesario. Estos son algunos de esos aspectos: a. Establecer los documentos de archivo que deberían ser creados en cada

proceso de negocio y la información que es necesario incluir en dichos documentos;

b. Decidir la forma y la estructura en que se deberían crear e incorporar al

sistema los documentos de archivo, y las tecnologías que tienen que usarse; c. Definir los metadatos que deberían crearse junto al documento de archivo y a

lo largo de los procesos relacionados con el mismo, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo;

d. Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de

archivo durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos;

e. Decidir cómo organizar los documentos de archivo de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso;

f. Calcular los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo que testimonien las actividades realizadas;

g. Preservar los documentos de archivo y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de los usuarios;

h. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización;

16

Norma ISO 15489 DE 2001 http://web.usal.es/~olivera/textos/GEStexto1.pdf p. 6

24

i. Garantizar que los documentos de archivo se conserven en un entorno seguro;

j. Garantizar que los documentos de archivo sólo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido;

k. Identificar y evaluar los modos de mejora de la efectividad, la eficacia o la

calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos de archivo.

Gráfico 3. Fases Programa de Gestión Documental

25

8.5 ETAPAS POR LAS QUE DEBEN PASAR LOS DOCUMENTOS PARA

CUMPLIR CON SU CICLO VITAL

8.5.1 Producción Documental

Los documentos deben cumplir con una serie de etapas determinadas por sus

tiempos de vida útil y consultiva, cuando un documento ha cumplido todas ellas se

entiende que está cumpliendo con el ciclo vital

“Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus

funciones”17 es importante tener en cuenta “los aspectos relacionados con el

origen, la creación y el diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo

de las funciones propias de cada entidad o dependencia”18

8.5.2 Recepción de Documentos

“Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona

natural o jurídica”19, “se debe verificar que los documentos se encuentren

completos, que correspondan a lo anunciado y sean de competencia de la entidad

para efectos de su radicación o registro con el propósito de dar inicio a los trámites

correspondientes”20.

8.5.3 Distribución de los Documentos

“Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario”21, incluye documentos al interior como al exterior de la organización.

8.5.4 Trámite de documentos

“Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de

sus función administrativa”22. 17

COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un programa de

gestión documental. Bogotá: El Archivo, 2006 p.28. 18

Ibid. p. 30. 19

Ibid. p. 30. 20

Ibid. p. 31 21

Ibid. p. 32

26

8.5.5 Organización de los Documentos

“Proceso mediante el cual se aplican la acciones de clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de un fondo en una entidad”23, esta etapa incluye,

la clasificación documental, ordenación documental, descripción documental.

8.5.6 Consulta de Documentos

“Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen”24.

8.5.7 Conservación de los Documentos

“Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su

contenido”25.

8.5.8 Disposición final de los documentos

“Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en

las tablas de retención documental y/o las tablas de valoración documental”26.

8.6 ARCHIVO A este respecto se debe entender lo siguiente: “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un procesos natural por una persona o entidad pública, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”27.

22

Ibid. p. 33 23

Colombia. Archivo General de la Nación. Ordenación documental. Bogotá: El Archivo, 2003 p.8 24

COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un programa de

gestión documental. Bogotá: El Archivo, 2006 p. 25

COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un programa de

gestión documental. Bogotá: El Archivo, 2006 p.42 26

Ibid. p.45 27

Ibid.

27

8.7 ARCHIVO TOTAL Se entiende por el término lo siguiente: “Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital”28. 8.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO “La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana, al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos, no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo”29. “Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”30.

Gráfico 4. Ciclo Vital del Documento

28

Ibid. 29

Vargas Forero, José Luis. Organización y valoración de archivos. [Em línea] Disponibleen:

http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html 30

COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Glosario (En Línea).

En:http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

28

9. MARCO NORMATIVO

Con la expedición de la ley 594 de 2000 y otras normas se establecen claras responsabilidades a las entidades públicas y de sus funcionarios sobre la administración de documentos y la importancia de adoptar Programa de Gestión Documental. 9.1 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS

Teniendo en cuenta que legalmente los funcionarios son responsables de los documentos que generan y que se encuentran bajo su custodia durante el ejercicio de sus actividadesy por ser una institución pública al servicio de la comunidad, es importante que en la gestión de su trabajo se rijan bajo la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, la cual fue creada con el ánimo de establecer normatividad en función de orientar el quehacer archivístico. Los servidores públicos están en la obligación de emplear y aplicar, tanto las leyes como las herramientas necesarias para mantener organizado el archivo de la institución, facilitando la búsqueda y recuperación de información, estableciendo algunos elementos propios que permitan desempeñar integralmente la labor archivística, especialmente en lo relacionado con la responsabilidad delosfuncionarios. El fin de este trabajo es exponer la importancia de observar y conocer la legislación, brindando capacitaciones que orienten y familiaricen a los funcionarios con este tema, con el fin de sensibilizarlosfrente a la obligatoriedad y responsabilidad que tienen sobre los documentos,pues en la actualidad no son consientes de la existencia de la legislación y las penalidades, sanciones que este acarreará por la pérdida de la documentación y que cobija a los funcionarios del archivo de la institución. A continuación se realiza una breve cita de algunos de los artículos que regulan esta actividad. Ley 594 de 200031, Título I - Art 4: Principios generales que rigen la función archivística, véase el literal sobre Responsabilidad. Y que establece: “Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos”. Para el Título IV “Administración de los Archivos”. Se destacan:

31

Para esta parte debe entenderse que las referencias de determinados temas tiene como

fundamento la Ley 594 de 2000 y algunas que se relacionan a la par del texto.

29

Art 12: Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Articulo 14. Parágrafo Parágrafo 1o. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Parágrafo 2o. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. Parágrafo 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos histórico Art 15: Responsabilidad especial y obligaciones. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el AGN, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Art 16.Menciona como obligaciones de los funcionarios, a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, lo siguiente: Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos, y además,dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Articulo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. Articulo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo.

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Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. Parágrafo. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. • Distribuir los documentos y comunicaciones producidos o recibidos por la

entidad. • Asesorar la organización y funcionamiento de archivos de gestión y

especializados. • Organizar, manejar y atender la consulta de documentos del archivo central. • Aplicar la Tabla de Retención Documental, y en consecuencia, realizar las

transferencias y disposición final de los documentos de archivo. • Asesorar la producción de comunicaciones en las diferentes dependencias.

Adicionalmente se destacan otras normativas sobre el tema como son: Ley 734 de 2002. Código Disciplinario, la cual, en el artículo 34 (Deberes), establece algunos de los parámetros que deben guiar el quehacer de todo servidor público: Inciso 4:¨ utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas o información reservada que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están efectos. Inciso: ¨Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Luego, en el Art 35, menciona como prohibiciones: Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

31

9.2 NORMATIVIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Esta normatividad es fundamental para el manejo y la administración de la información documental existente dentro de la institución educativa, pues es en estos apartados en donde se profundiza y abarcan los aspectos relacionados con los procesos y procedimientos documentales. La normatividad se convierte en una herramienta valiosa para la gestión documental, sirviendo de apoyo y soporte para cada proceso por el que deben atravesar los documentos durante su ciclo vital. Al articular un equipo de trabajo comprometido en alcanzar los logros y con las competencias necesarias en la aplicación de las normas, se obtendrán excelentes resultados, los cuales se verán reflejados en el alto desempeño de la gestión documental. Con relación a este título se retoman las normativas existentes para resaltar las definiciones, de esta manera en el Artículo 3 de la Ley 594 de 2000, se establece que esta es un: “Conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Posteriormente, en el artículo 21 al 2632, en el título V Gestión de Documentos, el tema se trata en los artículos 21 a 26 de la siguiente manera:

-Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantía de su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. -Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

32

Ley 594 de 2000. Colombia. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Archivo General de la Nación, Bogotá, Colombia. Julio de 2000. 12 p.

32

-Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

-Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. -Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. -Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

9.3 MARCO NORMATIVO PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En este apartado se hará referencia a normas y leyes que reglamentan y dan las pautas para normalizar los procesos y procedimientospor los que deben atravesar los documentos, como correspondencia, sobre la producción general de documentos a nivel distrital y otras disposiciones generales sobre el tema.

33

9.3.1 Producción de Documentos

En este proceso se busca normalizar los formatos de los documentos que se producen, esto le dará una identidad corporativa a la institución y reconocimiento en la comunidad educativa.

A este respecto se debe establecer que hay dos elementos importantes, el acuerdo 060 del AGN de 2001 y el acuerdo 037, delos cuales se extraen algunas partes directas así:

9.3.1.1 Acuerdo 060

Artículo Cuarto: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en

los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados

para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la

institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto

cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos

que cumplan con lo establecido.

Artículo Sexto: Numeración de actos administrativos: La numeración de

los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de

dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas

y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven,

tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que

no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones

establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito,

con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función

de numerar los actos administrativos.

Artículo Décimo Cuarto: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar

una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus

manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,

memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes

para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del

conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y

la dirección del correo electrónico de la entidad.

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9.3.1.2 Recepción

Este proceso requiere de una atención especial y alta responsabilidad, por el pasan todos los documentos, tanto internos como externos que ingresan a la institución y darle paso al siguiente proceso.

9.3.1.3 Acuerdo 060 AGN 2001

De esta manera, en el área de correspondencia se desarrollarán las siguientes fases del PGD:

Grafico 5. Fases de Área de Correspondencia

Artículo Quinto: Procedimientos para la radicación de comunicaciones

oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones

oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón

por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números

repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será

asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el

usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le

entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada

año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando

sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

Artículo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de

correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o

automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por

parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta

para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones

recibidas.

Artículo Décimo:Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones

oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para

verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del

ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar

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respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se

procederá a la radicación del mismo.

Parágrafo: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el

nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará

anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia,

donde se determinarán las acciones a seguir.

Articulo Décimo Primero: Comunicaciones oficiales enviadas: Las

comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en

original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la

primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,

teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia

reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo

establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales

haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias

adicionales.

9.3.1.4 Distribución de Documentos

Este proceso se encarga de que los documentos lleguen a la dependencia o destinatario requerido, por lo que se debe prestar atención en el momentode clasificar y organizar los documentos para su entrega, se debe llevar una planilla de constancia de entrega y recibido.

Acuerdo 060 AGN 2001,ART. 3ro, el cual establece lo siguiente:

Las Entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.

La Unidad de Correspondencia, gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de Recepción, Radicación y Distribución de las comunicaciones.

Se integra al desarrollo del PGD (Programa de Gestión Documental), integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Las Unidades de Correspondencia deben contar con personal suficiente, capacitado.

Contar con medios y equipos que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros.

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9.3.1.5 Trámite

Artículo octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas

9.3.2 Organización

Este proceso va muy relacionado con las tablas de retención documental, pues al hacer la clasificación de los documentos se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental.

9.3.2.1 Tablas de Retención

Ley 594/00 - Articulo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas

tablas de retención documental.

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

(Acuerdo 027 de 2006 – AGN)

El acuerdo AGN No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del

articulo 24 de la ley 594 de 2000, establece en su articulo primero lo siguiente.

9.3.3 Conservación

En este proceso se debe aplicar toda la normatividad tendiente a la protección, para prevenir cualquier clase de deterioro o daño de los documentos, implementar planes de contingencia para cualquier eventualidad.

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9.3.3.1 Acuerdo AGN 11 de 1996.

Disposiciones sobre conservación y organización de documentos:

ARTÍCULO 1º.- El material gráfico que se encuentre entre las unidades de conservación, debe extraerse.- dejando en su lugar un testigo- y se llevará a aquella sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos. PARÁGRAFO: Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, pictografías, códices, prensa entre otros. ARTÍCULO 2º.- El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el documento gráfico debe indicar las características del mismo; nombre de la unidad archivística a que pertenece, nombre del documento, fecha, autor, número de folio y señalar la referencia de su actual ubicación en la sección de gráficos. ARTÍCULO 3º.- Cuando se requiera la reproducción por cualquier medio técnico o electrónico del documento que contenía originalmente algún material gráfico, debe traerse de la sección correspondiente, dejando allí el respectivo testigo y una vez se haya efectuado este procedimiento , se deberá devolver el documentos a la sección de material gráfico. ARTÍCULO 4º.- El procedimiento mencionado debe seguirse para todo el material gráfico que se encuentre en los archivos, bien sea que esté mezclado con la documentación textual o que se halle de manera independiente.

ARTÍCULO 5º.- Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se

encuentre en los protocolos notariales, siempre y cuando tenga una

antigüedad de cincuenta o más años.

9.3.3.2 Acuerdo 037 Unidades de Conservación

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar

cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el

propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos. De

igual manera las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro

y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que

impida la acidificación por contacto.

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La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las

unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la

documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o

materiales metálicos. Además que la distancia libre entre la unidad de

conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

9.3.3.3 Acuerdo AGN 048 de 2000.

Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

ARTÍCULO 1: Intervención. Para la ejecución de procedimientos de

intervención documental en los niveles de conservación preventiva,

conservación y restauración, donde la conservación física y funcional se

establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por

las cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de

su tipo de soporte, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Unidad del Objeto documental: La originalidad del objeto y los diversos

valores que posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además

de los valores legales que de ellos se derivan, deben ser respetados

teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor documental

esta dado por la información que se transmite y por la forma física y formal

como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.

El objeto a tratar posee un contexto inmediato que es la unidad documental

de la cual hace parte. Ella puede integrar varios tipos de documentos, con

diferentes técnicas y diversos estados de conservación, esta debe ser

intervenida bajo parámetros uniformes, solucionando los tratamientos

particulares entro de un nivel equilibrado para el conjunto. Por ello los

procedimientos de conservación en archivos deben tender al tratamiento de

grupos documentales y no al manejo individual y aislado de solo algunas

unidades.

2. Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista

tecnológico, el documento está conformado por un soporte, sea cual sea su

material de elaboración, y por una serie de elementos gráficos que

transmiten la información consignada. En los documentos como en pocos

materiales estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el

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soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen

gráfica, uno no existe sin el otro, así se crea una simbiosis donde los dos

elementos interactúan y se transforman. Por lo tanto es muy difícil separar

el soporte de los elementos sustentados. Es así que lo se puede pretender

tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera exigua al otro. En

consecuencia todo tipo de intervención debe preservar tanto el soporte

como la información que éste contiene.

3. Integridad Física del Documento: Todo tipo de tratamiento en cualquiera

de los niveles de intervención, debe responder al respeto de las calidades y

cualidades materiales, estructurales y plásticas de la documentación. No

obstante toda intervención ejecutada implica en mayor o menor grado

modificación de las calidades y cualidades físicas. Por ello es indispensable

realizar un cuidadoso análisis de los materiales, garantizando su

permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de

futuros tratamientos.

ARTÍCULO 2: CRITERIOS DE INTERVENCIÓN: Los criterios de

intervención se implementan de acuerdo con una serie de principios de

actuaciones que deben considerar los tratamientos que impliquen la mínima

intervención. Asimismo, al ejecutar cualquier proceso sobre el documento

se deben usar materiales inocuos y compatibles con aquellos que

componen su tecnología de elaboración. Deben ser estables en el tiempo y

a las condiciones ambientales y en lo posible reversibles. Por otro lado no

deben interferir con intervenciones futuras y ser legibles. De esta manera la

responsabilidad en la ejecución de los procesos impone una revisión crítica

y constante, máxime cuando se debe dar tratamiento a una gran cantidad

de unidades con variedad de técnicas de elaboración como manuscrito,

impreso, fotográfico, micrográfico, imágenes análogas o digitales. En

general los tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con

precaución. ARTICULO 3: Valor de uso de los documentos. Las

intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación

tanto en sus valores primarios como secundarios. Esta al prestar un servicio

social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión no podrá

tratarse como un objeto de museo, su valor de uso siempre se pondrá de

manifiesto.

PARÁGRAFO: El documento de archivo como bien material que forma

parte del patrimonio cultural de la Nación, producido en diversos momentos

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históricos, trasciende su propia materialidad, hace referencia al contexto

cultural en el cual se produjo. En el momento que de él se realiza su

reconocimiento se potencializan diferentes instancias de conocimiento, las

cuales no son relativas únicamente a la información que transmite, su

significación es también cultural. Esto hace que todo tratamiento realizado

sobre él cuente con el análisis profesional interdisciplinario que permita y

contribuya a su entendimiento como bien cultural.

ARTÍCULO 4: Conservación Integral. Los tratamientos de Conservación

Preventiva, Conservación o Restauración deben estar precedidos de la

estricta documentación del bien documental, del examen diagnóstico que

fundamenta, sustenta y justifica el tipo y alcance de las medidas o

tratamientos a realizar o del establecimiento de proyectos y programas de

conservación integral. Asimismo deberán implementarse los seguimientos y

controles necesarios para los programas o procesos ejecutados de acuerdo

a los niveles que se plantee alcanzar.

PARÁGRAFO: Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de

los procedimientos ejecutados, darán cuenta de la patología, los factores

que la provocaron, el tratamiento aplicado, los materiales y métodos

usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para

procurar la preservación del bien documental, en ella se consignará el

nombre del profesional que ejecutó el tratamiento, con su firma asumirá la

responsabilidad derivada de su actuación.

ARTÍCULO 5: Aval. Los materiales de intervención, así como los

procedimientos metodológicos que se implementen en cualquiera de las

fases de conservación-preventiva, conservación y restauración documental

serán avaladas por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de

la Nación mediante los acuerdos, resoluciones o normas técnicas que se

expidan en este sentido.

9.3.3.4 Consulta

Proceso mediante el cual se permite el acceso a los documentos requeridos por los diferentes usuarios, requiere tener presente las diferentes restricciones de tipo jurídico y legal, además de llevar una planilla de consulta o de préstamos para llevar un control de los documentos e identificar los tiempos de préstamo del mismo, y si está o no en constante consulta.

41

Acuerdo 047 de 2000

ARTÍCULO 1.- Acceso a los documentos e información.

Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de archivo,

por ser ellos fuentes de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria

histórica de la Nación, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan

cuenta de las actuaciones de las instituciones.

Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que

deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por

razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos

originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos

contenida.

ARTÍCULO 6.- Consulta. Los tipos de alteración se deben evaluar conforme

a métodos y procedimientos que permitan identificar el agente causante, el

daño presente y el riesgo que éste tiene en relación con la estabilidad del

documento así como con la salud del peticionario.

9.3.4 Disposición Final

Este proceso está relacionado con las tablas de retención documental, están son las que definen o deciden la transferencia de los documentos al archivo central y los tiempos de permanencia en el, definiendo la disposición final.

9.3.4.1 Ley 39 de 1981.

Artículos 1, 2, 3 y 4, sobre la microfilmación y certificación de archivos y donde se

menciona que las entidades, bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales

deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante

el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente

adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

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9.3.4.2 Otras Disposiciones Menores

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas

que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los

contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950.

Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede

valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954.

Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al

trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan

un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser

destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la

prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de

que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo

que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier

adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 2620 de 1993.

Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Normatividad sobre expedición y registro de títulos y certificaciones en educación Prescolar, básica primaria, básica secundaria y media vocacional.

Aquí se habla de conocer la normatividad referente a la expedición de los registros de titulo y las certificaciones,por ser una institución educativa en la cuales los estos tipos documentales son los que se generan con mas frecuencia.

Es este punto se normalizan y reglamentan los procesos de expedición de los documentos, encontramos en el decreto 180 de 1981 que reglamenta la

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expedición y registro de títulos y certificación en educación pre-escolar, básica primaria, básica secundaria y media vocacional, señala que las instituciones de educación legalmente autorizadas para ello, deben expedir los títulos en nombre de la República de Colombia y por autorización del Ministerio de Educación Nacional, a quienes hayan cumplido con los requisitos del respectivo programa aprobado por el Estado y con las exigencias establecidas en los reglamentos internos de la institución y las demás normas legales.

El otorgamiento de un título se hace constar en el Acta de Graduación y en el correspondiente Diploma, antes se exigía para su validez el registro pero a raíz de expedición del Decreto 921 de 1994, esto ya no es necesario.

El título se prueba mediante copia autentica del Acta de Graduación, o con el correspondiente diploma.

Según la norma al término del año escolar correspondiente a la finalización del ciclo de educación media vocacional, la institución educativa debe expedir un Acta de Graduación que suscribirán el Director y el Secretario respectivo, la cual debe contener los siguientes datos: Fecha y número del Acta de Graduación, Institución que otorga el título y autorización que posee para expedirlo, Nombres y apellidos de las personas que terminaron satisfactoriamente sus estudios y reciben el título. Número del documento identidad de los graduandos y Título otorgado, con la denominación que corresponda.

Las actas deben extenderse en un libro especial, foliado y rubricado previamente en cada una de sus hojas por el Secretario de Educación respectivo, o su delegado, que deberá llevar cada institución, y de ellas se expedirán las copias que soliciten los interesados con las firmas del Director y del Secretario del establecimiento.

Es en este fragmento se encuentran las pautas de organización de las actas, por tal razón es importante, dar a conocer a los funcionarios, la importancia de conocer y cumplir estos lineamientos.

A partir de lo anterior, existe obligación de los establecimientos educativos de extender y custodiar las actas de graduación de los alumnos en los libros especiales foliados y rubricados para el efecto, dado que en las mismas se consignan los datos básicos e importantes, soporte expedición del título bachiller dejándose constancia que los alumnos terminaron satisfactoriamente sus estudios y por eso reciben el título.

44

10. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

Para el desarrollo del presente ítem se establecen los siguientes aspectos:

10.1 OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO

El principal objetivo de este diagnóstico es evaluar e identificar el estado general

de los procesos de gestión documental, con el fin de determinar las falencias,

deficiencias y oportunidades de mejora con las que cuentan el archivo de la

institución, para poder formular estrategias de mejoramiento.

Gráfico 6. Propuesta

DIAGNÓSTICO ARCHIVO DOCUMENTAL

COLEGIO

ALFONSO LÓPEZ PUMAREJO (I.E.D)

PROCESO: Gestión y Administración

documental

Propuesta: Diseño de un programa de Gestión Documental para el área Académica del Colegio

Cedid Alfonso López Pumarejo.

Responsable del Archivo: Patricia Guaqueta

1. Objetivo: Identificar y evaluar el estado general del archivo del Colegio Alfonso López

Pumarejo, determinando los requerimientos de información de los usuarios, con el fin de

diseñar un propuesta de un programa de Gestión Documental, para formular estrategias de

mejora en los procesos documentales.

2. Alcance: Dejar la propuesta de un diseño del (PGD), para una futura implementación, con

el fin de contribuir en el proceso de organización, mejorando las condiciones del archivo.

3. Definiciones: Programa de Gestión Documental desde la perspectiva de la Ley General de

Archivos, se define gestión documental como el “conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto

de facilitar su utilización y conservación.

ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO

1. Reconocimiento del manejo documental de la institución.

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ID Actividad Descripción Área Cargo Registro

1 Reconocimientod

el espacio

destinado para el

archivo.

Se realizó la visita a las

instalaciones del archivo,

revisando la estructura física

que lo compone.

Archivo Secretaria

Académica

Grabacione

s de voz

2 Observar los componentes intrínsecos y extrínsecos de la documentación que reposa en el archivo.

Se llevóacabo la revisión exhaustiva de la información, verificando lasunidades archivísticas donde reposan los documentos e identificando la organización con la que cuentan los documentos.

Archivo Secretaria Académica

Grabaciones de voz, registro fotográfico

3 Entrevista a los Productores de la documentación.

Entrevista con el responsable de cada proceso correspondiente al área administraba

Almacén Biblioteca Secretaria Académica

Almacenista Bibliotecario Secretaria

Formato único de inventario documental

4 Levantamiento registro fotográfico

Proceso mediante el cual se realizo la toma de las fotos del archivo y del estado actual de la documentación.

Archivo Secretaria Académica

Registro fotográfico

5 Recolección de

información.

Levantamiento de información

de los diferentes procesos que

conforman al área

administrativa

Almacén

Biblioteca

Secretaria

Académica

Almacenista

Bibliotecario

Secretaria

Grabacione

s de voz.

6 Verificación de

los formatos que

emplean dentro

de la institución.

Revisión de los formatos que

utilizan en los diferentes

procesos

Almacén

Biblioteca

Secretaria

Académica

Almacenista

Bibliotecario

Secretaria

Formatos

7 Análisis de la

información.

Revisión de los tipos

documentales que entran y se

producen

Almacén

Biblioteca

Almacenista

Bibliotecario

Secretaria

Documenta

ción

formato

excel, word.

Análisis de los datos:

1 Estructura Física

El archivo se encuentra ubicado en el segundo piso del edificio principal del colegio, sus instalación poseen las siguientes medidas aproximadas 2 metros de ancho, por 6 metros de largo y3 metros de alto, cuenta con un archivo rodante compuesto por cinco entrepaños, 7 espacios útiles de lamina yun archivador de gaveta, posee una puerta de acceso.

2 Producción Documentos Producidos por área: Almacén: comprobantes Ingreso.

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Comprobantes Egreso,Cartas, oficios,

formato de copias, reproduce guías y

circulares.

Secretaria Académica: Libros de matrícula,

Registros de grado

Biblioteca:

3

Proceso de recepción de la información

La recepción de la información cuenta con varias vías de recepción de documentos. No existe un punto donde se centralice la información entrante por tal razón no existe control sobre ella. A continuación se relacionan los diferentes puntos por donde puede llegar la información. 1. Entrega de Documentación de

los padres a la secretaria académica

2. Facturas y documentación de proveedores al almacén.

3. Documentos que lleva el cuerpo de docente.

A continuación se describe el proceso de recepción de la información. ACTIVIDAD DESCRIPCION

La secretaria académica

es la encargada de recibir

correspondencia.

La secretaria alimenta la

base de datos establecida

para relacionar la

correspondencia.

Se distribuye al

destinatario dejando una

copia para la carpeta de

correspondencia que

tiene a su cargo.

Inicio

Recepción de Correspondencia

Se registra la Información en Archivo de Excel

Se distribuye al Destinatario

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Archiva la copia en la

carpeta que tiene a su

cargo.

4 Distribución La correspondencia llega por distintos medios y a las diferentes áreas no se encuentra canalizada, hay comunicaciones que llegan al correo del personal encargado de la biblioteca, otra es llevada directamente a la secretaria o al personal del almacén, por consiguiente no existe un punto de control.

5 Tramite El trámite lo realiza la persona a la que le llega la información, o si se identifica el destinatario sele hace la respectiva entrega.

6 Organización Las historias académicas de los alumnos se encuentran organizadas en carpetas de membrete, en el cual se identifica el nombre del alumno y el curso, posee una clasificación visual, por color que identifica el curso. También se guarda en una carpeta con toda la información que llega al colegio, la cual no se clasifica por temas, sino correspondencia general, es organizada en orden cronológico. En este mismo archivo se conservan las hojas de vida de los profesores activos, retirados y pensionados y de todo el personal administrativo. En este archivo reposan los certificados de notas y certificaciones escolares. La persona responsable del almacén guarda sus propias carpetas, con comprobantes de ingreso de egreso, a la cual le saca copias para entregarlas a tesorería. El responsable de la biblioteca guarda toda la información referente a los procesos de adquisición de material, consulta, estadísticas y demás actividades diarias en un archivador que tiene dentro de las instalaciones de la biblioteca.

Fin

Archivar copia del formato

diligenciado

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7 Consulta La consulta se realiza directamente en la oficina de la secretaria académica, por ser ella la única persona que nene acceso al archivó.

8 Conservación La documentación se encuentra en diferentes unidades deconservación, cajas, carpetas, folder.

Esta información no cuenta con ningún proceso técnico.

49

11. EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS

Fotografía 2. Archivo Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.)

Fuente: Elaboración propia

Estas cajas se encuentran ubicadas frente a la entrada, allí reposa información, diferentes tipos de documentos, lo cual implica no solo un riesgo de derrumbe que puede afectar al funcionario que deba acceder a ellos en busca de recuperar una carpeta especifica, implica la necesidad de trasladar cargas pesadas para movilizar las cajas en caso de requerir acceder a las cajas inferiores del apilamiento.

Fotografía 3. Archivo Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.)

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En la foto se evidencia la documentación sin ningún tipo de parámetro de

organización físico, es importante que las carpetas cuenten con una estructura y

un orden para poder acceder a la información de una manera más ágil. No cuenta

con señalizaciones ni indicadores que le permitan al usuario(a)o funcionario

encontrar la documentación requerida.

Fotografía 4-5. Instalaciones del archivo de Gestión del Colegio Alfonso Lopez Pumarejo.

Las fotografías 3 y 4 muestran carpetas de los estudiantes, con documentación

dispersas en el piso. Esto a raíz de que la información no se encuentra

debidamente organizada como lo establece la ley 594 de 200. Los riesgos que

causa este hecho son: perdida de información y duplicidad de la misma.

Fotografía 6. Historias académicas de los alumnos.

51

Es importante contar con mobiliario que permita la organización y fácil ubicación de las carpetas, separadores que permitan la separación de documentos por cursos y años lectivos, para que no se traspapelen documentos de los diferentes cursos.

Fotografía.7. Historias académicas de los alumnos.

Fotografía.8. Documentación Interna de las Historias académicas de los alumnos.

52

Se observa que los archivadores están saturados de documentos y con

posibilidades de que se pierda la documentación que contienen las carpetas, se

deberían tener los documentos legajados y con ganchos.

Fotografía.9. Material de Archivo

Fotografía.10. Material de Archivo

53

En las imágenes de las fotos número 8 y 9 se puede observar que el archivo es un

fondo acumulado, no cumple con las especificaciones de organización, y no se

cuenta con los elementos apropiados para archivar adecuadamente los

documentos, por este motivo es muy frecuente la pérdida de información.

54

12. PROPUESTA TECNICA PARA EL PROGRAMA

DE GESTION DOCUMENTAL

Esta propuesta pretende aportar herramientas que permitan mejorar el

desempeño de los procesos relacionados con la administración y gestión

documental del Colegio Alfonso López Pumarejo, para mejorar el

direccionamiento de los esfuerzos para el cumplimiento de los objetivos 2013 de

esta institución.

Es aquí en donde se reflejan los procesos técnicos tendientes a proveer las

actividades necesarias para una adecuada organización.

Tabla 1. Propuesta técnica para el programa de gestión documental.

Requisitos Técnicos PGD Generales:

55

56

57

Procesos Técnicosdel PGD

En esta parte del desarrollo de la propuesta se pretende dar a conocer la integración de los procesos de gestión documental (PGD) con todas las etapas del ciclo vital del documento, con el fin que sean implementadas en un futuro.

58

59

60

61

13. PROPUESTA DE DISEÑO DEL PGD

Esta propuesta está diseñada con el fin de disminuir el impacto generado por la problemática descrita en el diagnostico documental,se diseñará la propuesta de un PGD que aporte y apoye en los procesos documentales de la institución.

Para el diseño del Plan de Gestión Documental (PGD), se realizarán y conformarán ocho procesos fundamentales para el desarrollo, según lo establecido en la ley 594 de 2000, capitulo V, artículo 22. Procesos Archivísticos: “la gestión de documentos dentro del conceptode archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de documentos.33.

Se tomarán en cuenta durante el proceso de diseño del PGD todos los formatos, guías, directrices y demás documentos que sobre el tema de correspondencia, documentación y archivos ha remitido la Secretaría de educación de Bogotá al Colegio.

En una entrevista que se sostuvo con la persona encargada del archivo de la secretaria de educación, con el fin de confirmar las normativas y leyes por la cual ellos rigen su quehacer archivístico se confirmo que ellos se basan en la ley 594 de 2000, por tal razón es importante que esta propuesta se encuentre encaminada en brindar herramientas y elementos que permitan hacer cumplir esta ley, ya que el Colegio por ser una entidad que se desprende de la secretaria de educación se debe basar en dichas medidas.

13.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

El objetivo de la producción documental es establecer parámetros para la elaboración o producción de documentos de archivo del Colegio Alfonso López (I.E.D.). La importancia en contar con un manual es que permite verificar la descripción de las actividades relacionadas con diferentes procesos, en este caso está encaminado a guiar las funciones documentales de la institución. Como concepto esta debe entenderse como la actividad mediante la cual se elabora diferentes comunicaciones con información requerida para dar a conocer a

33

COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Ley 594 de Julio 14 de 2000. Titulo V. Artículo 21. Por medio de

la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

62

los diferentes destinatarios internos o externos, en el transcurso de las diferentes actividades diarias. La producción abarca:

Generación de documentos: proceso mediante el cual se registra o almacena información.

Diseño de formatos: es el diseño previo de una proyección mediante la cual se busca cubrir las necesidades de los usuarios. Teniendo en cuenta las normas dictadas por el Archivo General de la Nación.

Creación de formatos: estandarizar la documentación generada en la institución.

Materiales con los que se va a elaborar y a conservar la información: elementos agrupados en un conjunto y usados para la conservación de la información.

Establecer tamaños, calidad y tipo de soportes. Elaboración de plantillas para producir los documentos.

13.1.1 Revisión y Selección

Proceso de ajuste y verificación para ver si el documento se encuentra dentro de las Formas Estandarizadas para documento, posteriormente seleccionar el modelo del mismo que se va a elaborar (carta, memorando, circular).

13.1.2 Tamaño y Tipo de Papel

Preferiblemente Bond tamaño carta con gramaje superior a 70 gramos, utilizar papel con membrete para el original(a este respecto verificar los formatos establecidos por la Secretaria de Educación).

13.1.3 Tipo y Tamaño de Letra

Para el texto de la comunicación usar letra Arial, tamaño 12 y para indicar si hay anexos, copias, elaboró y revisó usar letra Arial, tamaño 8.

13.1.4 Carta

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre organizaciones, empresas y personas naturales.

63

Gráfico 7. Carta.

Es importante que el colegio normalice la producción documental, permitiendo tener un estándar para todas las áreas y una posesión en el mercado, lo cual permite la identificación de las áreas productoras, control en la producción de documentos nuevos.

64

Para el correcto registro de los datos del destinatario es importante contar con los siguientes datos en la carta:

Título (Señor, señora, doctor, doctora, etc.)

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO (Siempre en mayúscula sostenida)

Cargo

Nombre de la Empresa a la cual pertenece el destinatario

Dirección del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en el punto de radicación)

Ciudad del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en el punto de radicación)

Copias a Imprimir

Un original para ser entregado al destinatario.

Primera copia para ser entregada

en la ventanilla de correspondencia.

Segunda copia para ser devuelta al remitente

con el acuse de recibo del destinatario.

65

13.1.5 Memorando

Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos34:

Gráfico 8. Memorando

34

Imagen tomada de la página en internet y donde se especifican las características básicas del

documento: http://literafa.obolog.com/normas-icontec-82811

66

13.1.6 Circular

Documentopreparado para comunicar un mensaje idéntico a un grupo (círculo) de personas o al público en general.

Gráfico 9. Circular.

67

13.2 RECEPCIÓN DOCUMENTAL

Es importante centralizar la recepción, registró y distribución interna de la

información, con el fin de tener un control de la misma y con miras a

establecer principios y criterios que se deban seguir para un adecuado

proceso.

Normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la

gestión documental.

Pasos:

1. Verifica que los documentos estén completos, que pertenezcan con lo

anunciado, que sean competencia de la empresa u organización.

2. Recibir los documentos a través de los diferentes medios existentes:

empresas de mensajería, correo tradicional, o cualquier otro medio.

3. Verifica rubricas, folios, copias, anexos.

4. Registrar.

Grafico 10 Planilla registro

68

Descripción de los campos:

Radicado No.: Número de consecutivo asignado en el momento de recibir los

documentos.

Según el artículo 2 del acuerdo 060: Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Fecha de radicación: Día, mes y año en que se radica o entregan los

documentos.

Comunicación No.: Número asignado por la persona o entidad al comunicado.

Nombre remitente; (entidad – particular): Nombre de la persona o la entidad que

remite el documento o la comunicación.

Fecha de comunicación: En este campo se describe la fecha de elaboración del

documento, día, mes y año.

Dirigido a: Nombre del funcionario o dependencia a quien va dirigido el

documento.

Nombre de quien firma la comunicación: Nombre de la persona responsable o

autor de la comunicación.

Asunto: (máximo 4 palabras): Palabras clave que describen el contenido del

documento.

Requiere respuesta. Si – No: Decisión que depende del tipo documental.

Funcionario que tramita: Nombre del funcionario que recibe y da fe del

documento.

Observaciones: Anotación realizada por un asunto en especial.

Tal como se mencionó en el diagnóstico, esta es una de las etapas del

proceso que tiene debilidades por que no tiene definidos los procesos ni se

cuenta con una persona responsable o encargada de centralizar la

información.

Se estima que la institución recibe mensualmente en promedio 450 unidades

documentales, que implicarían un tiempo de 40 horas durante el mes, de

procesamiento y en caso de digitalizar la documentación se requeriría de un

69

sistema o aplicativo que se encargue de la asignación de un número

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de

oficializar su trámite y dejando trazabilidad en los procesos y cumpliendo con

los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se

empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento35.

El cual debe contar con los siguientes elementos:

Gráfico 11. Elementos del Radicado.

Numero de radicado

Fecha de radicación del documento.

13.2.1 Proceso de Recepción de la información

Debe haber un funcionario designado en la ventanilla de correspondencia,

con un horario de atención de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., en jornada continua y

de lunes a viernes. En este lugar se recibirá toda la correspondencia.

Registra y radica en la planilla de control de comunicaciones los siguientes

datos: nombre y código de la entidad o dependencia remitente, número de

radicación, fecha y hora de recibo, nombre del funcionario responsable del

trámite y/o coloca sello de radicación.

El funcionario designado será el encargado de revisar y verificar la

correspondencia con el fin de identificar los destinatarios, los anexos y los

trámites a realizar, será el responsable de direccionar la información al

destinatario correspondiente y llevar el registro de estos.

35

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Acuerdo No 060 del 30 de octubre 2001[en línea]. [Consultado Ago. 29

de 2012] Disponible en: <http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551>

70

13.2.2 Flujo de procesos y procedimientos de la recepción y distribuciónde la información.

Tabla 3. Flujo de procesos y procedimientos de la recepción y distribución de la información.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTO:

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

3

Clasif icar correspondencia por

procesos.

Si el documento no es para la

institución .

1

DESCRIPCIÓNNo.

Verif icar que la documentacion este

completa

Si el documento es para la institución

.

7

ACTIVIDAD

Recibir documentos en mesa de

entrada (ventanilla).

4

2

6

5

Sellar la copia del usuario y el original

de la entidad.

8 Radicar documentos

Inicio

Verificar Destinatario

Devolver

Colocar sello y hora de

recibido

Clasificar correspondencia

Si

No

Verificar Documentación

Radicar en Sistema de

Gestión Documental

Recepción de documentos

71

17

23 Se archiva

22Se realiza la impresión de la planilla de

acuerdo al medio de envio.

21sacar repote de la información a

entregar

20 se imprime

19 Radicar para salida

9

Digitalizar documentos (descartar

ganchos, clips, etc.) se vincula la

imagen a un radicado y se realiza el

envío de la imagen.

Si es interno

10 Reasignar destinatario e informar

14

13

11

Clasif icar la documentacion utilizando

los criterio de las tablas de retención

documental.

18 Destinatario Externo

16 Verif icación

12Entregar documento a la persona

responsable del documento

Proceso documental Se describe mas

adelante

Verif icar si el documento requiere

respuesta

15 Se archiva

Asignar responsable

Aplicar la TRD

Entregar Fisico

Digitalizar

documentos

No

Requiere respuesta?

Revisar documentos

Archivar

Si

Elaborar memorando

Comunicación Interna ?

Si

Radicar en sistema de

gestión

Elaborar carta

Imprimir reporte de radicados

Entregar los documentos físicos

en mesa de salida

Imprimir documento

Fin

No

72

13.2.3 Distribución

Es importante establecer un horario en la entrega de la documentación con el fin de

que no se genere acumulación de personal.

1. Identificación de funcionario o dependencia destinataria.

2. Organiza los documentos en casilleros o buzones.

3. Direcciona los documentos para cada dependencia.

4. Registra mediante planilla de control de entrega de los documentos. (firma de

quien recibe)

Actividad encaminada a garantizar que los documentos lleguen a su destino, entre las clases de esta se encuentran:

Distribución de documentos recibidos. Distribución de documentos internos. Distribución de documentos enviados.

Debe entenderse como “... el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”36.

Gráfico 12. Planilla entrega documentos.

36

VIÑAS, W. y VIÑAS R. Las técnicas tradicionales de restauración: un estudio del RAM. Paris:

UNESCO 1.988.

73

Descripción de campos: Fecha de Entrega: Fecha en la cual se realiza la entrega de la documentación al destinatario. Radicado: Número que se le asignó al documento, con la hora y fecha de llegada. Número de folios: Número de Hojas que trae el documento. Tipo de Documento: Describe el documento Firma de recibido: Rúbrica que se le coloca al documento como soporte que se recibio.

13.2.4 Trámite

Proceso que va de acuerdo al desarrollo de las funciones de cada área.

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Recepción o solicitud de trámite:

- Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

- Identificación del trámite.

- Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

- Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Nota: Depende de la función y actividades de cada funcionario.

13.2.5 Tablas de Retención (ver anexo 1)

Ley 594/00 - Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas

tablas de retención documental.

Las TRD son listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a

las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los

documentos. (Acuerdo 027 de 2006 – AGN)

Es importante que dentro de la institución se apliquen las tablas de retención

documental, ya que apartir de estas se define la estructura de la organización, la

disposición final de los documentos, permitiendo el manejo integral de los

documentos.

74

Las tablas de retención documental se encuentran compuestas por los siguientes

elementos:TRD = Series (Subseries (Tipos Documentales))

Gráfico 13. Las TDR.

1.Serie:Historia Laboral

2.tipos docentales*Hoja de vida

*Examen medico

*Contrato trabajo

El acuerdo AGN No 039 de 2002, por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del

artículo 24 de la ley 594 de 2000.

En la actualidad el colegio cuenta con TRD, por ello es importante realizar una

actualización de estas y verificar su aplicación, porque aún hay muchos

funcionarios que aún no las conocen.

Por el tiempo que ha transcurrido es importante proponer una actualización en los

tipos documentales, esto con el fin de contar con la información actualizada.

Para cumplir con esta actualización es importante conformar un comité de archivo

que sea el encargado de la aprobación de las mismas.

13.2.6 Organización de los archivos de gestión

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de

gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,

se regula el inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y

26 de la Ley General de Archivos (594 de 2000).

A este respecto se deben mencionar de esta ley los siguientes aspectos:

ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de

gestión:

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de

Retención Documental debidamente aprobada.

75

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y

subseriescorrespondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de

losexpedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se

puedaevidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha

más antigua deproducción, será el primer documento que se encontrará al

abrir la carpeta y lafecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Gráfico 14. La ordenación

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las

series ysubseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su

ordenación,consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,

marcar yrotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha

informacióngeneral será: fondo, sección, subsección, serie, subserie,

número de expediente,número de folios y fechas extremas, número de

carpeta y número de caja si fuereel caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo

estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un

plan detransferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que

sobre elparticular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato

único deinventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código

de ladependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo,

sección, legajosidentificados con su número respectivo, libros cuando sea

del caso, identificadoscon el número que le corresponda, número

76

consecutivo de caja, número deexpedientes extremos y fechas extremas de

los mismos.

13.2.6.1 Descripción de actividades

En este ítem se mencionan las siguientes actividades relacionadas con la hechura

de separadores por categorías o temáticas así: elaborar los separadores para

cada una de las series y subseries de conformidad con la información que

suministran las Tablas de Retención documental, de tal forma que permita

visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Adicionalmente, en cada separador se debe registrar claramente el código y

nombre de la respectiva serie y subserie documental, según el caso.

Esta actividad es importante porque permite al funcionario mantener organizada la

información.

13.2.6.2 Clasificación documental

En esta parte de debe identificar y agrupar en expedientes todos los documentos

pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries

definidas en la tabla de retención documental. Este proceso es el que se conoce

como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Gráfico 15. Clasificación documental.

13.2.6.3 Ordenación

Corresponde a la forma como se organizan los tipos documentales dentro de cada

una de las unidades archivísticas, llevando un estricto orden, el cual puede ser:

77

Cronológico: es decir, cuando los documentos son ordenados dentro de la unidad

archivística, según la fecha de elaboración o producción, el documento con la

fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al

abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

(Acuerdo 042 de 2002 – AGN).

Gráfico 16. Ordenación

Numérico: cuando los documentos archivados se ordenan de acuerdo con

un número consecutivo que identifica el documento.

Esta organización se realizara para almacén, los cuales manejan las órdenes

de compra.

78

Gráfico. 17. Ordenación por Número

Orden original: se ubican los expedientes de acuerdo con la secuencia en

que se realiza el trámite. El documento que inicia la secuencia, será el

primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y el que lo termina

se encontrará al final de la misma (Acuerdo 042 de 2002 – AGN).

Ejemplo: Expediente Quejas y Reclamos

1. Acta de visita

2. Averiguación preliminar

3. Oficio Remisorio

4. Queja

5. Reclamo

6. Respuesta

Preparacióncarpetas:cada carpeta debe tener 250 folios como máximo,

mínimo 50. Y para cada una se debe tener en cuenta lo siguiente:

Retirar ganchos, clips, pos-it, no escribir en los documentos.

Cada expediente debe identificarse colocando el sticker o Rótulo.

El gancho legajador debe ir de arriba hacia abajo, con el objeto de facilitar

el ingreso de nuevos folios al expediente.

Factura 2

Factura 1

79

Gráfico 18. Preparación de Carpetas.

Foliación: corresponde al proceso mediante el cual se le asigna

numeración a una hoja de libro, de cuaderno o de expediente, iniciando

desde uno, la numeración se realiza en forma ascendente en el orden en

que se originaron las hechos administrativos, correspondiendo el número

uno (1) al documento con él que se inició el trámite y el número mayor al

documento de producción más reciente con el cual finaliza el trámite.

Gráfico 19. Foliación

Dentro de las finalidades específicas de la foliación se encuentran:

Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.).

La Foliación debe ir en la parte superior derecha del documento.

La foliación debe ser a lápiz de mina negraHB o B. (Trazo fino y claro).

Dentro de cada carpeta se debe archivar máximo hasta 250 folios

250 Folios

80

Controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Ubicar y localizar de manera puntual un documento.

Como especial recomendación para esta parte, se aclara que deben utilizarse carpetas de yute, con tapas separadas, a fin de facilitar el manejo de la información y que contenga pestaña para identificar el nombre de la misma, con un gancho de tres piezas, el cual permite adicionar documentos.

Gráfico 20. Identificación de Unidades Documentales

13.2.6.4 Transferencias Documentales

Proceso mediante el cual se realiza el traslado los documentos del archivo de

gestión (oficinas) al archivo central o de este al archivo histórico, estas

transferencias se realizan según el tiempo de permanencia establecidos en las

TRD.

El fin de las TRD: es evitar acumulación irracional y deterioro de los documentos

Selección y Expurgo – Descarte.

Es importante que el Colegio Alfonso López al finalizar el año y antes de realizar la

transferencia de su archivo, realice una selección de la información que reposa en

los archivos, en la cual seleccionen la información, depurar en y separar en la

documentación no relevante dentro de cada carpeta copias, fotocopias, material

bibliográfico etc., así como de aquellas carpetas que no son relevantes. Luego se

trasladan los documentos del archivo de gestión (oficinas) al archivo central o de

Numero de carpeta

Serie

81

este al archivo histórico con miras a evitar acumulación irracional y deterioro de los

documentos.

Requisitos:

TRD – Tabla de Retención Documental.

Transfiere en las fechas establecidas en el Cronograma.

Presenta documentos ordenados, sin material metálico y foliado.

Utiliza unidades de conservación adecuadas (legajos, cajas).

Formato de Transferencia debidamente diligenciado

Entrega en el estricto orden relacionado en el formato de transferencia

Gráfico 21. Caja de Transferencia Documental

2001

2002

2003

82

Formato Transferencia

Fechas: se debe diligenciar la fecha que aparece en la primera hoja y la fecha con

que se cierra el expediente.

Nombre de expediente: En el cual se debe identificar.

Código TRD: El código asignado al documento

83

14 ANÁLISIS DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

Las tablas de retención son el resultado de un arduo trabajo que debe desarrollarse en cada institución y que como ya se ha mencionado, tienen su origen en el análisis del inventario documental, es decir, tienen como punto de partida el proceso profesional de analizar cada una de las tipologías de documentación generadas y recibidas por la institución en el proceso de cumplir con su razón social.

La producción de un documento guía como son las tablas de retención documental hace parte de un compendio de decisiones y normatividades internas de la institución y responde a la obligatoriedad que la ley le ha impuesto a las instituciones, especialmente a las de carácter público, tal como se ha mencionado previamente al citar el “Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental” de la Ley 594 de 2000.37

La existencia de las tablas de tención documental (TRD), igualmente son parte fundamental del Programa de Gestión documental, al punto de que no se entiende teóricamente, la existencia del segundo, sin contar con la elaboración, aprobación y divulgación de las primeras.

Las tablas de retención documental y con ellas el plan de transferencias documentales son normatividades internas de las instituciones que le permiten:

Cumplir con la legislación nacional vigente

Regular la producción de los documentos, pues todo documento a generarse debe estas debidamente normalizado y reflejado en el inventario.

Reducir costos causador por la duplicidad innecesaria de documentos, llámense copias o fotocopias

Estar alineados con las políticas nacionales de cuidado del medio ambiente en la medida que se ha evidenciado que la implementación de tablas de retención reduce en un porcentaje importante el consumo de papel de la institución

Optimizar los procesos documentales

37Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones. Colombia.

84

Tener un control de la documentación recibida y generada desde su recepción o generación hasta su disposición final, cumpliendo así con el ciclo vital del documento.

Es una guía de las etapas de los documentos

Las tablas de retención son documentos codificados donde:

El código es la nomenclatura o el número que se asignó a la serie o a la sub-serie según el cuadro de clasificación documental que es el documento guía donde se refleja la estructura orgánica de la institución y debe reflejar cada una de las áreas que la conforman y está basado teniendo en cuenta las funciones que realizan.

La identificación: permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. La identificación se basa en la definición de los tipos documentales en Series y subseries dentro de un fondo documental.

La caracterización debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. 38

La identificación se da, de lo general a lo particular, así:

FONDO : Archivo del Colegio

SERIE:Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producido como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

o SUB-SERIE: Unidades documentales derivadas de una serie documental, identificadas de forma separada por su contenido y sus características específicas.

UNIDAD DOCUMENTAL:Unidad documental simple, con características que lo definen y distinguen, dependen de las actividades que desarrolle la entidad.

38 Manual de tablas de retención. http://www.solucionessig.com/portal/tablas-de-retencion-

documental/procesos-tecnicos/identificacion consultado el 20 de noviembre 2012

85

Ejemplo:

Conforme con las tablas de retención diseñadas por la Secretaria de Educación,

las tablas de retención que reposan en elColegio Alfonso López Pumarejo, deben

interpretarse de así:

Serie: Informes de entidades del estado

Dentro de eso documentos se identifican:

Novedades 1. SERIE

3. TIPOSInventario Traslado hojas de

vida

2. SUBSERIE Novedades Administrativas

86

Solicitudes e informes

Cada uno de estos tipos se entiende como una sub-serie independiente pues las

solicitudes son documentos recibidos y los informes son documentos generados

por el Centro de Enseñanza Diversificada Distrital Alfonso López Pumarejo y

cursan proceso diferente e igualmente evidencian gestiones de la entidad.

En el caso de la Serie analizada debe conservarse en el archivo activo o archivo

de gestión, durante un periodo de 5 años una vez surtido este periodo se deberá

trasladar al archivo central para permanecer allí por un periodo igual de cinco

años.

En el caso de las solicitudes las que deben conservarse son los documentos

originales, en el caso de los informes es posible que se conserven en copia, esto

tiene como explicación que el documento original debe reposar en la institución

destino y el Centro de Enseñanza Diversificada Distrital Alfonso López Pumarejo

87

debe quedarse o debió conservar la copia con el radicado de recibido del ente

destinatario.

Este traslado del archivo de gestión al archivo central se debe realzar en el marco

del procedimiento de traslado de archivos el cual debe constar si se elabora un

acta de traspaso entre las unidades de la institución, en este caso las

dependencias del colegio y el responsable de la administración del archivo central.

Una vez surtidos los 10 años de vida del documento es susceptible de ser

eliminado mediante acta de destrucción, ya que en las tablas de retención se

define que la disposición final es la eliminación.

El indicador de procedimiento define en mayor detalle características de la

conservación o eliminación de los documentos.39

39

Godoy, Julia; López, Imelda, Casilimas, Clara et al. Tablas de retención y transferencias documentales:

Directrices básicas e instructivos para su elaboración. Archivo General de la

Nación. División de clasificación y descripción 2010 (Mini/Manual No 4)

88

Disposición Final

Decisión resultante de valoración en cualquier etapa del ciclo vital de los

documentos, Indicando el destino final que se dará al documento en su

presentación original. Dicho destino corresponderá a una de las opciones

siguientes:

CT:Conservación total: Organización de los documentos para colocarlos

al servicio de los ciudadanos.

MF = Microfilmación: Fines de utilización de la técnica

ID = Imagen digital: definir calidad, según la fase del ciclo vital.

CT = Conservación total o permanente en el Archivo Histórico

S.M. = Selección por muestreo

E = Eliminación: Valoración avalada por el comité de archivo40

40

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. La importancia de los archivos, Bogotá D.C.,

89

15 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

El presente instructivo se diseño para servir como base de la capacitación que

se propone llevar acaboen el Colegio Alfonso López.

Es importante dictar una capacitación a los funcionarios del área académica con

el fin de que ellos se encarguen de replicar este conocimiento, en un primer lugar

esta capacitación será dictada por los realizadores de este trabajo.

Propuesta Capacitación

PROCESODE

GESTIÓN DOCUMENTAL

90

Introducción a la Gestión Documental Conceptos básicos de archivo Normatividad

Tablas de Retención Documental Organización

Directrices de Consulta y préstamo Transferencia Documental

CONTENIDO

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

Cronograma propuesto para la Capacitación.

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Seman 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5

Preparación de

Información

Invitación

Campañas de

Sencibilización

Capacitación

Aprender haciendo

Capacitación Programa de Gestión Documental

Organización de procesos encaminados a

orientar a los usuarios en el manejo de los

procesos y procedimientos documentales.

MARZOFEBRERO

Proceso mediante el cual se pone en

practica lo aprendido en la capacitación.

Capacitación

Funcionarios

Colegio

Alfonso López

OBJETIVO ACTIVIDADDESCRIPCIÓN

Actividades encaminadas en sencibilizar a

los funcionarios en el manejo de los

Procesos Documentales.

Planeación

Coordinación con Rectoría ( Definición

Participantes)

Alistamiento de los

documenos Muestra.

Envío de invitación a los funcionarios para

asistir a la capacitación.

101

CONCLUSIONES

En conclusión es fundamental el diseño de este programa de gestión documental

convirtiéndose en la base principal para dar a conocer los principios de la Gestión

archivística 594 de 2000, donde se explica quienes y porque se deben aplicar las

reglas y principios del quehacer archivístico.

Se requiere sensibilizar a los funcionarios del Colegio Alfonso López Pumarejo

I.E.D., mediante un programa que les permita concientizarse sobre la importancia

de tener toda la información organizada, de acuerdo con la normatividad existente.

Es muy importante darles a conocer cada una de las etapas por las que atraviesan

los documentos, para que se familiaricen con el ciclo vital de los documentos y le

den la importancia que realmente poseen los documentos.

Esta institución se escogió con el fin de desarrollar un trabajo que sirva de apoyo

para los actuales funcionarios y que al mismo tiempo ellos repliquen la información

con sus compañeros.

Concientizar a los funcionarios públicos de la responsabilidad que tienen cuando

manejan documentación e información pública.

102

BIBLIOGRAFÍA

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105

ANEXO1

106

ANEXO 2

107

ANEXO 3

108

ANEXO 4

MANUAL DE GESTIÓN Y

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

COLEGIO ALFONSO LOPEZ PUMAREJO (I.E.D)

109

INTRODUCCIÓN

El presente manual describe los diferentes procesos que se llevaran a cabo en la organización de la documentación física producida y recibida en el Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.).

A partir de la expedición de la ley 594 de 2000, la cual se crea con el

fin de establecer reglas y principios que regulen la función

archivística del estado, en la que hace referencia para que en cada

institución pública exista un área responsable de aplicar la política

archivística de forma estructurada, se constituirá un el área

encargada de la Gestión y Administración Documental, dando

cumplimiento a la mencionada ley, a continuación se presenta el

manual con el fin de dejar un documento que permita describir cada

uno de los procesos documentales, en su ciclo vital este manual es

adoptado para cubrir las necesidades de información de los

funcionarios del Colegio Alfonso López Pumarejo (I.E.D.) y servirá

como herramienta de orientación brindando pautas para el

tratamiento de la documentación.

Lo anteriormente mencionado con el fin de asegurar el patrimonio

documental de la institución educativa, ya que esta es un recurso

fundamental para la comunidad educativa, constituyéndose en un

elemento esencial, con el fin de disponer de la documentación

organizada, en tal forma que la información sea recuperable para

uso de la administración en servicio al ciudadano y como fuente de

la historia.

110

OBJETIVOS

Permitir que todo el personal interno conozca los fundamentos teórico-prácticos, la organización del Archivo, teniendo en cuenta la importancia del Sistema de Archivos, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000.

Fijar las pautas para el proceso de administración, organización, clasificación, descripción, conservación, consulta y recuperación de la información.

Establecer los parámetros a tener en cuenta en la elaboración o producción de documentos de archivo

111

MARCO NORMATIVO

Acuerdo 060 de2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Ley 594 de 2000, ley general de archivos, la cual establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado.

Acuerdo 039, Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

112

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividad mediante la cual se elaboran diferentes comunicaciones con información requerida para dar a conocer a los diferentes destinatarios internos o externos, en el transcurso de las diferentes actividades diarias.

La producción abarca:

Generación de documentos: Proceso mediante el cual se registra o almacena información.

Diseño de formatos: Es el diseño previo de una proyección mediante la cual se busca cubrir las necesidades de los usuarios.

Creación de formatos: Estandarizar la documentación generada en la institución.

Materiales con los que se va a elaborar y a conservar la información: Elementos agrupados en un conjunto usados para la conservación de la información.

Pauta para la elaboración de documentos:

• Revisión y Selección. Revisión si el documento existe están dentro de las formas estandarizadas para documento, posteriormente seleccionar el modelo del documento que se va a elaborar (carta, memorando, circular.

• Tamaño y tipo de papel. Preferiblemente Bond tamaño carta con gramaje superior a 70 gramos.

• Cartas y comunicaciones formales.

113

• Utilizar papel con membrete para el original y con marca de agua para las copias.

• Solicitudes de Oferta, memorandos, actas y circulares. Utilizar papel blanco sin membrete ni marca de agua, a excepción de las actas de la Junta Directiva, las cuales van en papel con membrete.

• Certificaciones. Utilizar papel con marca de agua en todas las páginas.

• Formato de página. El espacio interlineal es de preferencia sencillo. El espaciado entre párrafos y las márgenes podrán variar según el documento a elaborar.

• Numeración de páginas. Cuando el documento sea mayor de una página, se recomienda numerarlo secuencialmente a partir del número 1, incluyendo anexos. La numeración debe ir preferiblemente centrada en la parte inferior de

la hoja en Arial tamaño 8.

• Numeración del Documento. En el caso de documentos decisorios como Actas, Decisiones de Presidencia, Decisiones de Secretarias General, entre otros.

• Impresión en papel limpio. Las comunicaciones de contratistas, respuestas de derechos de petición, tutelas, demandas, comunicaciones a entes de control o Alcaldía Mayor y entidades del distrito, Decisiones de Presidencia, Decisiones de Secretaría General, Actas.

• Impresión en papel reciclable.Copias de memorandos, circulares y documentos en versiones para revisión.

• Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre organizaciones, empresas y personas naturales.

Componentes que debe contener una carta:

Membrete:Título de una persona, oficina o corporación, domicilio y

teléfono estampado en la parte superior del papel de escribir.

Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

Fecha:lugar de origen del documento, día, mes año de envió.

114

Destinatario:Persona a quien va dirigida la comunicación.

Asunto:Síntesis del contenido de la carta

Texto:Cuerpo del mensaje

Despedida: Palabra o frase final de cortesía.

Firma:Está compuesta por tres elementos:

Nombre y apellidosdel remitente, escritos en mayúsculas fijas.

Rúbrica:Es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.

Datos del remitente:Razón social, logotipo, ciudad, dirección,

apartado, teléfono, fax, y dirección electrónica y NIT de quien envía

la comunicación.

Espacio:Distancia horizontal de escritura.

Estilo:Orden en la distribución de las diferentes líneas que

conformen la carta.

Entre 3 cm y 4 cm

Entre 2 cm y 3 cm

Entre 2 cm y 3 cm

115

MEMORANDO

Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos:41

Para: Nombre y cardo del destinatario. De: Dependencia o cargo del remitente. Asunto: Tema central del comunicado. Fecha: Día, mes y año del comunicado. Firma: Nombre del emisor del mensaje.

41

http://literafa.obolog.com/normas-icontec-82811

116

Tener en cuenta los siguientes parámetros:

Emplee papel bond.

Escriba la ciudad seguida de coma la fecha (día-mes-año).

En general tener en cuenta las normas para diligenciar un oficio o memorando según sea el caso. (Ver formatos para comunicaciones: memorandos, cartas etc.).

Asegúrese que los datos del destinatario sean los correctos, con la dirección actualizada, etc.

Después de revisado y firmado por parte del jefe de la dependencia o el funcionario autorizado, genera original y copia únicamente a la Oficina de Correspondencia debe ser enviado siempre el original acompañado de la copia.

Recuerde escribir los datos completos del destinatario

Para el correcto registro de los datos del destinatario en el sistema

de radicación y la distribución de la correspondencia, es importante

contar con los siguientes datos en la carta:

Título (Señor, Señora, Doctor, Doctora, etc.)

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO (Siempre en

mayúscula sostenida)

Cargo

Nombre de la Empresa a la cual pertenece el destinatario.

Dirección del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es

posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán

recibidas en el punto de radicación)

Ciudad del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible

distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en

el punto de radicación)

LOGOTIPO Y NOMBRE DE LA EMPRESA

1 a 2 espacios

Bogotá D.C., 09 de Junio de 2010

(Lugar y fecha de elaboración en formato día-mes-año)

1 a 3 espacios

Señor:

117

ERNESTO CIFUENTES ROBLEDO

Jefe de Mercado

C B Publicidad Ltda.

Avenida 28 No. 12-23

Bucaramanga, Santander

2 espacios

Asunto: Cotización pauta publicitaria

(Importantísimo, el asunto es fuente de información para futuras

consultas)

1 a 2 espacios

Cordial saludo, señor Cifuentes:

1 a 2 espacios

Le informamos que en la ficha insertar, las galerías incluyen

elementos diseñados para coordinar con la apariencia general del

documento………

1 espacio

Gracias por su colaboración……………….. Despedida

4 o 5 espacios

GERARDO RINCÓN MORALES

Jefe de Bienestar

1 espacio

Anexos: uno (12 folios)

(Importantísimo, sin los anexos mencionados en la carta, esta

no será recibida en el punto de radicación)

Copias: Gerencia Comercial, Dirección de Contabilidad

Elaboró

Revisó

118

¿Cuántas copias de la carta debo imprimir?

PROCESO DE CORRESPONDENCIA

Correspondencia

Esta actividad hace referencia a toda documentación que se recibe y envía a diario a la institución, documentos tales como memorandos, oficios, facturas, cartas, hojas de vida, historias académicas de los alumnos, actas consejo académico, comprobantes de egreso e ingreso, etc.

Un original para

ser entregado

aldestinatario.

Primera copiapara ser

entregada en la ventanilla de

correspondencia

Segunda copiapara ser

devuelta alremitente con el

acuse de recibo del

destinatario.

119

Recepción de Documentos:

Es importante centralizar la recepción, el registro y distribución

interna de la información, con el fin de tener un control de la misma,

estableciendo principios y criterios que se deben seguir para un

adecuado proceso.

Normalizar los procedimientos de correspondencia como parte

integral de la gestión documental.

Se debe contar con un sistema de radicación donde se asigne un

número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el

propósito de oficializar su trámite, dejando trazabilidad en los

procesos y cumpliendo con los términos de vencimiento que

establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del

día siguiente de radicado el documento.42

El cual debe contar con los siguientes elementos:

Numero de radicado

Fecha de

radicación del

documento.

42

Acuerdo No 060 del 30 de Octubre 2001

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551

120

Proceso de Recepción de la información:

Debe haber un funcionario designado en la ventanilla de

correspondencia, con un horario de atención de 8:00 a.m. a 5:00 pm,

en jornada continua de lunes a viernes, toda la correspondencia

debe ser recibida por este medio.

El funcionario designado será el encargado de revisar y verificar la

correspondencia con el fin de identificar los destinatarios, los

anexos y los trámites a realizar, será el responsable de direccionar la

información al destinatario correspondiente y llevar el registro de

estos.

Planilla de registro

¿Cómo debe entregar la carta en la Ventanilla de

Correspondencia?

La carta debe estar con su respectivo sobre, de acuerdo al

Procedimiento de Administración de Correspondencia y Mensajería.

121

El sobre debe estar marcado con los datos tanto del destinatario

como del remitente así:

Cómo debo entregar la carta en la Ventanilla de

Correspondencia?

Destinatario Título

Nombres y Apellidos Área

Empresa Dirección y teléfono

Ciudad (MayúsculaSostenida)

Remitente

Nombres y Apellidos

Área

Empresa

Dirección y teléfono

Ciudad (MayúsculaSostenida)

122

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Este proceso es el encargado de que los documentos lleguen a la dependencia o destinatario requerido, por lo que se debe prestar atención en el momento de clasificar y organizar los documentos para su entrega, se debe llevar una planilla de constancia de entrega y recibido.

Acuerdo 060 AGN 2001, ART. 3ro, en él se establece:

Las Entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de correspondencia.

La Unidad de Correspondencia, gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de Recepción, Radicación y Distribución de las comunicaciones.

Se articula al desarrollo del PGD (Programa de Gestión Documental), integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Contar con medios y equipos que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros.

Actividades que se desarrollan:

Distribución de documentos externos:

Definición de dependencias destinatarias por competencias.

Clasificación, organización, enrutamiento y reasignación de las comunicaciones.

Registro de control de entrega.

Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias correspondientes.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registra mediante planilla el control de entrega de documentos.

Documentos enviados.

123

Definición de medios de distribución, (fax, correo electrónico, correo tradicional, apartado aéreo.)

Control de consecución de requisitos del documento.

Verificar y controlar firma de Guías.

Métodos de empaque y embalaje.

Pesaje y porteo de documentos.

Define tipo o clase de correo: certificado, normal, expreso.

Registro planilla de envío de documentos.

. TRÁMITE

Todas las dependencias generan documentos que integran series

documentales y requieren trámites administrativos, de acuerdo con

la normatividad existente se deben tener en cuenta los tiempos

máximos establecidos para el trámite oportuno de las

comunicaciones.

En este proceso se llevan acabo las siguientes actividades:

Recepción de la solicitud del trámite

- Diligencia planilla de control y ruta del trámite. - Identificación del trámite. - Establecer competencias de acuerdo con las funciones de cada

dependencia. - Definir periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

- Estudio de antecedentes y compilación de información. - Proyección y preparación de respuesta. - Trámites pertinentes con la producción de documentos hasta la

culminación del asunto.

Acuerdo 060 AGN 2001 Tramite

Artículo octavo: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta

124

para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas

II. PROCESO ARCHIVO

Tabla de Retención Documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

(Acuerdo 027 de 2006 – AGN)

Ejemplo:

Novedades 1. SERIE

3.TIPOSInventario Traslado hojas de vida

2. SUBSERIE Novedades Administrativas

125

Para archivar los documentos se recomiendan los siguientes pasos:

1. Construya una tabla colocándole un titulo, por ejemplo: “Inventario de Archivo” aquí se debe de relacionar la información de todos los documentos producidos por el colegio Alfonso López Pumarejo I.E.D. presentadas a los diferentes entes externos.

2. Debe crear para cada área una carpeta.

3. De acuerdo a la información obtenida, construya los lomos e índices temiendo en cuanta la información registrada en la tabla elaborada en el primer punto.

Descripción de actividades

En este ítem se menciona las siguientes actividades relacionada con la

producción de separadores por categorías o temáticos así: elaborar los

separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la

información que suministran las Tablas de Retención documental, de tal

forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la

documentación.

Adicionalmente, en cada separador se debe registrar claramente el código y

nombre de la respectiva serie y subserie documental, según el caso.

Esta actividad es importante porque permite al funcionario mantener

organizada la información.

Clasificación Documental

En esta parte de debe identificar y agrupar en expedientes todos los

documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las

series y subseries definidas en la tabla de retención documental. Este

proceso es el que se conoce como CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Gráfico. Clasificación documental.

126

Ordenación

Este proceso va muy relacionado con las tablas de retención documental, pues al hacer la clasificación de los documentos se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental.

Corresponde a la forma como se organizan los tipos documentales dentro de cada

una de las unidades archivísticas, llevando un estricto orden, el cual puede ser:

Cronológico: es decir, cuando los documentos son ordenados dentro de la unidad

archivística, según la fecha de elaboración o producción, el documento con la

fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al

abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

(Acuerdo 042 de 2002 – AGN).

Numérico: cuando los documentos archivados se ordenan de acuerdo con

un número consecutivo que identifica el documento.

127

Esta organización se realizara para almacén, los cuales manejan las órdenes

de compra.

Gráfico. Ordenación por Número

Preparación Carpetas: cada carpeta debe tener 250 folios como máximo,

mínimo 50. Y para cada una se debe tener en cuenta lo siguiente:

Retirar ganchos, clips, pos-it, no escribir en los documentos.

Cada expediente debe identificarse colocando el sticker o Rotulo.

El gancho legajador debe ir de arriba hacia abajo, con el objeto de facilitar

el ingreso de nuevos folios al expediente.

Gráfico. Preparación de Carpetas.

Factura 2

Factura 1

250 Folios

128

Foliación: corresponde al proceso mediante el cual se le asigna numeración

a una hoja de libro, de cuaderno o de expediente, iniciando desde uno, la

numeración se realiza en forma ascendente en el orden en que se originaron

las hechos administrativos, correspondiendo el número uno (1) al documento

con él que se inició el trámite y el número mayor al documento de producción

más reciente con el cual finaliza el trámite.

Gráfico 18. Foliación

Dentro de las finalidades específicas de la foliación se encuentran:

Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.).

Controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Ubicar y localizar de manera puntual un documento.

Como especial recomendación para esta parte, se aclara que deben utilizarse carpetas de yute, con tapas separadas, a fin de facilitar el manejo de la información y que contenga pestaña para identificar el nombre de la misma, con un gancho de tres piezas, el cual permite adicionar documentos.

La Foliación debe ir en la parte superior derecha del documento.

La foliación debe ser a lápiz de mina negraHB o B. (Trazo fino y claro).

Dentro de cada carpeta se debe

archivar máximo hasta 250 folios

129

Gráfico 19. Identificación de Unidades Documentales

Transferencias Documentales

Proceso mediante el cual se realiza el traslado los documentos del archivo

de gestión (oficinas) al archivo central o de este al archivo histórico, estas

transferencias se realizan según el tiempo de permanencia establecidos en

las TRD.

El fin de las TRD: Es Evitar acumulación irracional y deterioro de los

documentos

Selección y Expurgo – Descarte.

Es importante que el Colegio Alfonso López al finalizar el año y antes de realizar

la transferencia de su archivo, realice una selección de la información que reposa

en los archivos, en la cual seleccionen la información, depurar en y separar en la

documentación no relevante dentro de cada carpeta copias, fotocopias, material

bibliográfico etc., así como de aquellas carpetas que no son relevantes. Luego se

trasladan los documentos del archivo de gestión (oficinas) al archivo central o de

este al archivo histórico con miras a evitar acumulación irracional y deterioro de los

documentos.

Requisitos:

TRD – Tabla de Retención Documental.

Transferir en las fechas establecidas en el Cronograma.

Documentación ordenada, sin material metálico y foliada.

Utilizar unidades de conservación adecuadas (legajos, cajas).

Formato de Transferencia debidamente diligenciado

Entregar en el estricto orden relacionado en el formato de transferencia

Numero de carpeta

Serie

130

Gráfico Caja de Transferencia Documental

Formato Transferencia

Fechas: Se debe diligenciar la fecha que aparece en la primera hoja y la fecha con

que se cierra el expediente.

Nombre de expediente: En el cual se debe identificar.

Código TRD: El código asignado al documento

2001

2002

2003