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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
DE STOCK DE SEGURIDAD PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, REPUESTOS E INSUMOS DE
LA EMPRESA BALGRES C.A.
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como
requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Administración del
Transporte
Autor: Ysabel L. Cabriles G.
Carnet: 1001698
C.I.: V-24697550
Tutor Académico: Alburi Rivas Acosta
Camurí Grande, Marzo de 2014
ii
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DEDICATORIA
Este informe de pasantías para optar por el título de TSU en Administración del
Trasporte va dedicado a Dios, por darme fortaleza de gozar de buena salud para no desistir
en las actividades diarias.
De igual forma a Dios por haberme dado la dicha de tener a unos padres maravillosos,
Juan Carlos Cabriles, quien me enseño el valor del estudio siendo el mejor profesor que
haya tenido, su apoyo y motivación constante fueron el pilar para culminar la carrera.
A mi madre Eulalia Gómez, esa maravillosa mujer que me ha enseñado lo importante de
ser independiente, quien me ha ayudado a superar obstáculos y siempre ha estado presenta
para aconsejarme en el campo laboral y hacer de mí una mejor profesional.
Por último a mi abuela María Agustina, por criarme con amor, paciencia y sobre todo
los mejores valores.
iv
AGRADECIMIENTOS
A Balgres C.A. por abrir sus puertas y permitir la realización de mis pasantías durante
el periodo correspondientes al calendario académico de la Universidad Simón Bolívar.
A la Sra. Mariela Rodríguez y a la Licenciada Yazdiceliz Pérez Matos por instruirme y
guiarme en las actividades necesarias para la culminación de las pasantías.
A la Sra. María Francia Caicedo y al Sr. Carlos Pereira, por su apoyo y consejos dentro
la empresa.
Y a todo el personal administrativo y obrero de Balgres C.A por transmitir sus
conocimientos, por su cariño y amabilidad.
v
ÍNDICE GENERAL
Índice de Cuadros, Gráficos ó Tablas..................................................................................viii
Índice de Figuras....................................................................................................................ix
Resumen..................................................................................................................................x
Introducción............................................................................................................................1
Capítulo I
Marco Referencial
1.1.- Marco Institucional....................................................................................................3
1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución......................................................................3
1.1.2.-Localización........................................................................................................5
1.1.3.- Misión.................................................................................................................5
1.1.4.-Visión..................................................................................................................5
1.1.5.-Principios.............................................................................................................5
1.1.6.- Objetivo Principal...............................................................................................6
1.1.7.- Estructura Organizativa de la Institución...........................................................6
1.1.8.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación.....................................7
1.2.- Marco Legal...............................................................................................................8
1.3.- Diagnóstico..............................................................................................................12
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual.................................................12
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema............................................................13
Capítulo II
El Problema
2.1.- Planteamiento del Problema.....................................................................................16
vi
2.2.- Formulación del Problema.......................................................................................16
2.3.- Objetivos de la Investigación...................................................................................16
2.3.1.- Objetivo General..............................................................................................16
2.3.2.- Objetivos Específicos.......................................................................................16
2.4.- Justificación e importancia.......................................................................................18
2.5.- Alcance.....................................................................................................................18
2.6.- Limitaciones.............................................................................................................18
Capítulo III
Marco Teórico
3.1.- Antecedentes de la Investigación.............................................................................21
3.2.- Bases Teóricas.........................................................................................................22.
Capítulo IV
Marco Metodológico
4.1.- Tipo de Investigación...............................................................................................33
4.2.- Diseño de la Investigación.......................................................................................34
4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos..................................................34
4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información................................................................35
4.4.1.- Elaboración de Procedimientos........................................................................35
4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades...................................................36
Capítulo V
Presentación y Análisis de los Resultados......................................................................39
Conclusiones...................................................................................................................44
Recomendaciones............................................................................................................45
Fuentes de Información...................................................................................................46
vii
Anexos.............................................................................................................................48
viii
ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS Ó TABLAS
Cuadro 1. Manejo de lós Artículos ABC..............................................................................27
Cuadro 2. Cronograma de Actividades.................................................................................36
Cuadro 3. Ventajas y Desventajas del Stock de Seguridad...................................................43
ix
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de Balgres C.A...................................................................................7
Figura 2. Organigrama de La Dirección Logística de Compras de Balgres C. A...................7
Figura 3. Diagrama Causa y Efecto......................................................................................13
Figura 4. Stock de Seguridad................................................................................................29
Figura 5. Flujograma de Compras.........................................................................................40
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
DE STOCK DE SEGURIDAD PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE
COMPRAS DE MATERIA PRIMA, REPUESTOS E INSUMOS DE
LA EMPRESA BALGRES C.A.
Autor: Ysabel Cabriles
Tutor Académico: Prof. Alburi Rivas
Fecha: Marzo 2014
RESUMEN
En la práctica del periodo de pasantías, se evidenció la necesidad de elaborar una
propuesta para mejorar la gestión de compras de materia prima, repuestos e insumos que
actualmente implementa Balgres, C.A. Durante la estadía en esta compañía se formuló una
propuesta para la activación del módulo “almacén” que constituye el software
administrativo que posee la empresa, con la finalidad de utilizar el modelo de control de
inventario; stock de seguridad que facilita el sistema y con ello mantener un registro más
estricto en las entradas y salidas de los productos albergados en los distintos almacenes que
manipula Balgres, C.A, con la finalidad de evitar un stock cero y con ello un paro en la
producción. Dada estas necesidades, se aplicaron varias técnicas de investigación y
recolección de información como entrevistas no estructuradas, la observación directa,
además de reuniones con el personal del departamento que dieron como resultado la nueva
propuesta de un sistema de control de inventario que mejore el procesos de compras de
materia prima, repuestos e insumos de la empresa Balgres, C.A.
Palabras clave: Compras, inventario, materia prima, repuestos, insumos.
INTRODUCCIÓN
Balgres, C.A, es una empresa creada en 1965 por el grupo Lamaletto encargada de la
producción y comercialización de productos, como en todas las organizaciones posee
inventarios que deben ser administrados, para el caso de esta investigación se considerará
los de materia prima, repuestos e insumos. Esta empresa invierte un importante porcentaje
de sus recursos en este activo, debido a que es él, quien permite la producción de baldosas,
siendo esta la principal actividad económica de Balgres; por ello los inventarios se
consideran un área susceptible dentro de las organizaciones, representan un reto a la hora
de contabilizarlo lo que es necesario para evitar el descontrol en los mismos.
En este sentido, el objetivo general del presente estudio es proponer un sistema de
control de inventario de stock de seguridad para mejorar la gestión de compras de metería
prima, repuestos e insumos Balgres, C.A a fin de generar recomendaciones concretas que
coadyuven a optimizar la gestión de compras, tomando en consideración que la materia
prima, repuestos e insumos adquiridos, son vitales para la operatividad de la Planta
manufacturera de baldosas.
La importancia de esta investigación está centrada en el hecho que el departamento de
Compras, encargado de efectuar la logística de compra de materia prima, repuestos e
insumos no mantiene un control en los inventarios que le permita conocer la existencia
reales de los productos en los almacenes, lo que propicia la pérdida de tiempo en las
operaciones generales de cada departamento de Balgres, y amenaza con paro en la
producción.
Por ello dicho estudio propone un sistema que controle los inventario a través del
modelo de stock de seguridad, que contribuya a sistematizar las operaciones diarias,
establezca el punto de pedido y garantice un abastecimiento perpetuo de productos, que
solicitan los departamento. Además, aportar recomendaciones necesarias para mejorar el
sistema de inventario, de esta manera lograr efectuar las compras en el menor tiempo
posible y dar respuesta rápida a sus proveedores y clientes.
2
Por tratarse de una empresa de gran magnitud, los inventarios deberían ser controlados
de manera estricta que garantice la producción diaria, cubriendo la demanda y generando
las ganancias respectivas. El presente estudio se encuentra estructurado de la siguiente
manera:
Capítulo I: Presenta el marco referencial de Balgres, C.A, en tal sentido incluye: la
reseña histórica de la institución, la misión, visión, principios, objetivos principal,
estructura organizativa de la institución y la estructura organizativa de la unidad de
investigación, asimismo se presenta el marco legal, el diagnóstico, descripción y análisis de
la situación actual y el análisis del diagnóstico del problema.
El capítulo II: Se refiere al problema, en la cual se tratarán los aspectos generales, tales
como el planteamiento del problema, donde se describe en forma detallada la problemática
presentada; los objetivos de la investigación, tanto general como específicos, la
justificación, el alcance y limitaciones de la investigación.
El Capítulo III: Se desglosan los antecedentes de la investigación los cuales poseen
relación directa con el objeto de estudio, del mismo modo se presentan las bases teóricas
que servirán como sustento en la investigación.
El Capítulo IV: Se expone el tipo de investigación, así como el diseño al cual pertenece
el presente estudio, la validez del instrumento a utilizar para la recolección de la
información necesaria.
El Capítulo V: Explica y analiza la propuesta planteada, y se despliegan las conclusiones
y recomendaciones necesarias para solventar la problemática presente.
CAPITULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1.- Marco Institucional
1.1.1.- Reseña histórica de la institución
Balgres C,A tiene una trayectoria de más de 30 años en la producción y
comercialización de productos, nacionales e importados, incluyendo los producidos en sus
propias plantas, esto la coloca en una posición privilegiada dentro del sector cerámico y en
especial dentro del sector de la industria de la construcción.
El grupo de empresas que conforma el Grupo Lamaletto, nace en el año 1965 con la
constitución de la empresa Importación Adriática C.A.; empresa ésta que se inicia con la
importación de baldosas, regalos y piezas sanitarias, principalmente de Europa; lo cual
permitió la introducción al país de artículos de refinada calidad y variedad, que son
comercializados en Venezuela por los distribuidores con que cuenta el grupo.
El 8 de noviembre de 1977 se constituye Balgres, la cual después de los estudios
correspondientes, la adquisición del terreno, su instalación y puesta en marcha, inicia sus
operaciones de producción a mediados de 1981. La experiencia en la comercialización de
baldosas a nivel nacional e internacional, permitió al Señor Gaetano Lamaletto, seleccionar,
junto a técnicos especializados, todas las maquinarias y equipos necesarios. El proceso
seleccionado para la producción de baldosas es el de monococción y la mayoría de los
equipos para su fabricación fueron importados de Italia.
La empresa Balgres se mantiene constantemente en concordancia con la tecnología y el
desarrollo de nuevos productos. La variedad de formatos, sus diseños y la calidad de sus
baldosas, la hacen acreedora a sus lemas comerciales: “Belleza con resistencia de piedra”, o
al de más reciente acuñación: “Moda para vivirla”.
Sus técnicos y trabajadores están constantemente innovando; lo cual permite para
4
orgullo de todos, sea el líder del mercado venezolano. Dentro de este proceso de innovación
y nuevas técnicas, se destaca un producto del cual es pionero en dicho mercado: El
"Masgres", que se fabrica mediante la coloración completa de la masa, que bajo ciertas
especificaciones de fabricación resulta en una baldosa de alta resistencia y belleza.
El año de 1988, se inicia una nueva actividad dentro de Balgres, el proceso de pulitura
de las baldosas, proceso éste, que permite ofrecer al mercado nacional e internacional, un
producto que es definido técnica y comercialmente como: “Porcellanato”.
Más recientemente, la Empresa Balgres se inicia en los procesos de "monopressatura",
para lo cual incorpora equipos fabricados especialmente para ello, entre los cuales se
encuentra una prensa rotativa especial, que permite el prensando de los colorantes y las
arcillas en un mismo proceso. Este producto abre nuevas posibilidades al mundo de la
arquitectura e ingeniería civil, al colocar en el mercado un producto de extraordinaria
belleza y de insuperable resistencia, aspectos en los cuales siempre está comprometido el
grupo.
La empresa empieza con una producción de baldosas de gres de 3.000 m2 diarios;
producción esta que se eleva a 6.000 m2 diarios en 1984. Estos niveles de producción se van
mejorando, bien por la incorporación de nuevos equipos como por el entusiasmo y
dedicación de sus técnicos; lo cual hace que para abril de 1987, la producción diaria se
situó en 10.000 m2 y en octubre de ese mismo año alcanza los 18.000 m2 diarios. De ahí en
adelante la empresa mantiene una constante mejora en la calidad de su producción lo cual
permite hoy en día su incorporación al competido mercado internacional.
Balgres C.A. se dedica exclusivamente a la fabricación de cerámicas para pisos y
revestimiento de paredes, con una capacidad productiva instalada de más de 25.000 metros
cuadrados diarios. En la actualidad la empresa tiene un programa de aumento de su
capacidad de producción para llevarla a más de 35.000 m2 diarios. Este programa se inició
con la construcción de las primeras naves o galpones en terrenos adyacentes a la planta
actual. Su Directiva está constituida de la manera siguiente:
- Presidencia: Gaetano Lamaletto
- Mercadeo y/o Ventas: Juan Carlos Fontana
- Dirección Ejecutiva: Camilo Lamaletto
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1.1.2.-Localización
La planta fabricante de cerámicas Balgres, C.A, está situada al lado de la carretera
nacional Ocumare del Tuy vía San Francisco de Yare, específicamente a cinco kilómetros
de esta última población, en el municipio Simón Bolívar del Estado Miranda.
1.1.3.- Misión
Su misión es Diseñar, Producir, y Comercializar Baldosas de Gres, de la mejor calidad,
con una variada tipología acorde con los más modernos y estrictos parámetros
internacionales, atendiendo las necesidades del mercado Nacional e Internacional, siempre
en la búsqueda de nuevas tecnologías que superen las exigencias del mercado global,
generando empleo directo e indirecto a mas de 900 personas, teniendo como base la fe en el
hombre, su potencialidad, capacidad y desarrollo del país.
1.1.4.- Visión
Su visión es Desarrollarse en el Mercado Internacional, mantener el liderazgo en el
Mercado Nacional, aumentar la producción en un 20% antes del año 2006, abriendo nuevas
plantas de producción, implementando un programa de aumento de la capacidad de
producción, así como también adquirir constantemente la tecnología más avanzada.
1.1.5.-Principios
La Empresa tiene establecido algunos principios, que aplican como guías de sus
acciones y actitudes, las cuales se describen seguidamente:
- Fomentar y reconocer la innovación, la iniciativa, el liderazgo personal y la
disposición individual para enfrentar y administrar riesgos.
- Ofrecer a los trabajadores la oportunidad de adiestrarse y surgir, brindándoles
condiciones de trabajo seguras y agradables bajo una compensación económica justa y
equitativa.
- Proporcionar productos de calidad y valor superiores que mejor satisfagan las
necesidades de los consumidores. Buscar la excelencia.
- Mantener una organización y ambiente de trabajo que atraiga a los mejores
6
colaboradores; que desarrollen y desafíen los talentos individuales; que estimule la libre
colaboración inspirada en llevar el negocio hacia adelante para mantener los principios
históricos de integridad y de siempre hacer lo que es correcto. Procurar un medio ambiente
basado en la confianza y el respeto mutuo.
- Seguir los principios de calidad integral, para lograr un mejoramiento continuo de
todo lo que se hace.
- Procurar mantener una sólida estabilidad financiera, para así asegurar un
crecimiento continuo mediante la reinversión de los beneficios. Al cumplir
satisfactoriamente estos compromisos, esperamos que nuestros productos y servicios
mantengan sus posiciones de liderazgo en el mercado; y que como resultado, prosperen las
empresas, su gente, sus accionistas y las comunidades en que viven y trabajan.
- Mantiene una estructura organizacional cónsona con objetivos y estrategias
competitivas, de decisiones ágiles y con visión de futuro, profesionalizando y
modernizando su gerencia mediante la captación y mantenimiento de su fuerza de trabajo
motivada y en condiciones de afrontar los retos de la moderna industria. En su empeño para
promover los valores fundamentales de su fuerza de trabajo, evalúa e incentiva su actuación
y procura su satisfacción y protección a todos los niveles. Su misión es la búsqueda de la
excelencia en las actividades que desarrolla.
1.1.6.- Objetivo Principal
El objetivo principal de la Empresa Balgres consiste en Diseñar, Producir, y
Comercializar Baldosas de Gres, de la mejor calidad, con una variada tipología acorde con
los más modernos y estrictos parámetros internacionales.
1.1.7.- Estructura Organizativa de la Institución
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Figura 1. Organigrama de Balgres C.A. Fuente: Dirección de Recursos Humanos
1.1.8.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación
Figura 2. Organigrama de la Dirección Logística de Compras de Balgres C. A Fuente: Dirección de Recursos Humanos
Vice Presidencia
Adriana Lamaletto
Dirección de Ventas
Elizabeth Vieira
Dirección de
Administración y
Finanzas
Lic. Yazdicelis Perez
Dirección de Recursos
Humanos
Carlos Pereira
Gerencia de Compras
Mario Vacondio
Presidencia Ejecutiva
Camilo Lamaletto
Coordinación de
Informática
Lic. Miguel Romero
Fuente: Sistema de Dirección de Recursos Humanos
Organigrama de Balgres C.A
Dirección legal
Dr. Agilera Ocanto
Director de Logística
Mario Vacondio
Coord. De
Operaciones
José Manuel Díaz
Compras Nacionales e
Internacionales
Mariela Guerrero
Almacén
Williams Yepez
Asistente de Compras
Taiz Ríos
Presidencia Ejecutiva
Asistente Administrativo
Ángela Cipriano
Fuente: Sistema de Dirección de Recursos Humanos
Organigrama de la Dirección de Logística y Compras de Balgres C.A
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1.2 Marco Legal
Cualquier actividad que se desarrolle en un Estado y toda entidad privada, debe regirse
por un marco jurídico que comprende desde la Constitución Nacional de la República
Bolivariana de Venezuela hasta las leyes vinculadas con la administración privada.
Cuando una organización privada realiza cualquier actividad, debe estar bajo un marco
legal que establece los derechos y obligaciones del mismo, dentro de éste ámbito se
encuentran las leyes que se deben tener presente al momento de realizar cualquier acción,
entre ellas:
1.2.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela: Publicada en Gaceta
Oficial Extraordinaria N° 5.453 de la República Bolivariana de Venezuela. Caracas, viernes
24 de marzo de 2000
Título III de los Deberes, Derechos Humanos, Garantía y los Deberes.
Capítulo VII.
De Los Derechos Económicos.
Artículo 112: Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica
de su preferencia, sin las limitaciones que las previstas en esta Constitución, el Estado
promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa división de riqueza, así
como la de producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población.
Artículo 117: Todas la personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de
calidad, así como una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y
características de los productos y servicios que consumen.
Artículo 118: Se reconoce el derecho de los trabajadores y trabajadoras, así como de la
comunidad para desarrollar asociaciones de carácter social y participativo, como las
cooperativas, cajas de ahorro mutuales y otras formas asociativas.
1.2.2 Ley Orgánica de Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras:
Decreto Nº 8.938 del 30 de abril de 2012
Título I
Normas y Principios Constitucionales
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Capítulo I
Disposiciones Generales
Objeto de la Ley
Artículo 1º: Esta Ley, tiene por objeto proteger al trabajo como hecho social y
garantizar los derechos de los trabajadores y de las trabajadoras, creadores de la riqueza
socialmente producida y sujetos protagónicos de los procesos de educación y trabajo para
alcanzar los fines del Estado democrático y social de derecho y de justicia.
Capítulo III
Del Derecho al Trabajo y del Deber de Trabajar
Derecho al trabajo y deber de trabajar
Artículo 26: Toda persona tiene el derecho al trabajo y el deber de trabajar de acuerdo a
sus capacidades y aptitudes, y obtener una ocupación productiva, debidamente remunerada,
que le proporcione una existencia digna y decorosa.
Las personas con discapacidad tienen igual derecho y deber, de conformidad con lo
establecido en la ley que rige la materia.
Titulo VII
Del Derecho A La Participación Protagónica de Los Trabajadores, Trabajadoras Y
Sus Organizaciones Sociales
Capítulo I
De la Libertad Sindical
Sección Primera: Disposiciones Fundamentales
Libertad Sindical
Artículo 353. Los trabajadores y trabajadoras, sin distinción alguna y sin necesidad de
autorización previa, tienen derecho a constituir libremente las organizaciones sindicales que
estimen conveniente para la mejor defensa de sus derechos e intereses, así como afiliarse o
no a ellas de conformidad con esta Ley.
1.2.3 Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo
Gaceta Oficial Nº 38.236 Martes 26 de Julio de 2005
Título I
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Disposiciones Fundamentales
Capítulo I
Del objeto y ámbito de aplicación de esta Ley
Del ámbito de aplicación
Artículo 4. Las disposiciones de esta Ley son aplicables a los trabajos efectuados bajo
relación de dependencia por cuenta de un empleador o empleadora, cualesquiera sea su
naturaleza, el lugar donde se ejecute, persiga o no fines de lucro, sean públicos o privados
existentes o que se establezcan en el territorio de la República, y en general toda prestación
de servicios personales donde haya patronos o patronas y trabajadores o trabajadoras, sea
cual fuere la forma que adopte, salvo las excepciones expresamente establecidas por la ley.
Quedan expresamente incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley el trabajo a
domicilio, doméstico y de conserjería.
Capítulo V
De los Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo
Artículo 39. Los empleadores y empleadoras, así como las cooperativas y las otras
formas asociativas comunitarias de carácter productivo o de servicio, deben organizar un
servicio propio o mancomunado de Seguridad y Salud en el Trabajo, conformado de
manera multidisciplinaria, de carácter esencialmente preventivo, de acuerdo a lo
establecido en el Reglamento de esta Ley.
Capítulo II
Del Comité de Seguridad y Salud Laboral
Artículo 46. En todo centro de trabajo, establecimiento o unidad de explotación de las
diferentes empresas o de instituciones públicas o privadas, debe constituirse un Comité de
Seguridad y Salud Laboral, órgano paritario y colegiado de participación destinado a la
consulta regular y periódica de las políticas, programas y actuaciones en materia de
seguridad y salud en el trabajo.
Título IV
De Los Derechos Y Deberes
Capítulo I
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Derechos y deberes de los trabajadores y trabajadoras
Artículo 53. Los trabajadores y las trabajadoras tendrán derecho a desarrollar sus
labores en un ambiente de trabajo adecuado y propicio para el pleno ejercicio de sus
facultades físicas y mentales, y que garantice condiciones de seguridad, salud, y bienestar
adecuadas.
Capítulo II
Derechos y deberes de los empleadores y empleadoras
Artículo 56. Son deberes de los empleadores y empleadoras, adoptar las medidas
necesarias para garantizar a los trabajadores y trabajadoras condiciones de salud, higiene,
seguridad y bienestar en el trabajo, así como programas de recreación, utilización del
tiempo libre, descanso y turismo social e infraestructura para su desarrollo en los términos
previstos en la presente Ley y en los tratados internacionales suscritos por la República, en
las disposiciones legales y reglamentarias que se establecieren, así como en los contratos
individuales de trabajo y en las convenciones colectivas.
1.2.4 Ley Orgánica del Ambiente
Gaceta Oficial Nº 5.833, Viernes 22 de diciembre de 2006
Título I
Disposiciones Generales
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo 1. Esta Ley tiene por objeto establecer las disposiciones y los principios
rectores para la gestión del ambiente, en el marco del desarrollo sustentable como derecho
y deber fundamental del Estado y de la sociedad, para contribuir a la seguridad y al logro
del máximo bienestar de la población y al sostenimiento del planeta, en interés de la
humanidad.
1.2.5 Código de Comercio de Venezuela
Gaceta Nº 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955
Título Preliminar
12
Disposiciones generales
Artículo 1° El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus
operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no
comerciantes.
1.2.6 Código Orgánico Tributario
Gaceta Oficial Nº. 37.305, 17 de octubre del 2001
Capítulo III
Del Sujeto Pasivo
Sección Primera
Disposiciones Generales
Artículo 19: Es sujeto pasivo el obligado al cumplimiento de las prestaciones
tributarias, sea en calidad de contribuyente o de responsables.
Sección Segunda
De los Contribuyentes
Artículo 22: Son contribuyentes los sujetos pasivos respecto de los cuales se verifica el
hecho imponible.
Dicha condición puede recaer:
1. En las personas naturales prescindiendo de su capacidad según el derecho
privado.
2. En las personas jurídicas y en los demás entes colectivos a los cuales otras ramas
jurídicas contribuyen calidad de sujeto de derecho.
3. En las entidades o colectividades que contribuyan una unidad económica,
dispongan de patrimonio y tengan autonomía funcional.
1.3.- Diagnostico
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual
Se puede observar que la Gerencia de Compras no posee un control de las existencias de
materia prima, repuestos e insumos, no cuenta con un sistema inventario que los ayuden en
la administración de sus recursos, además no posee una integración en línea con los
almacenes que le permita el control y seguimiento sobre las existencias y necesidades
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diarias.
El diagrama causa y efecto o “espina de pescado” propuesto por el por el licenciado en
química japonés Dr.Kaoru Ishikawa en el año 1943, ayuda a desglosar un problema
describiendo detalladamente todas las causas que lo producen; es una técnica que facilita la
comprensión y análisis de una problemática ayudando así a los estudiantes a pensar sobre
todas las reales causa potenciales del mismo, de manera que puede ampliar su comprensión
del problema, visualizar las razones y motivos principales y secundarios, identificar
posibles soluciones, tomar decisiones y, organizar planes de acción. (Ver figura 3)
Figura 3: Diagrama Causa y Efecto Fuente: Elaborado por el Autor
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema
Observando el grafico anterior se evidencia la problemática principal que se presenta en
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la organización; la Gerencia de Compras adscrita a la Dirección de Logística; no posee un
sistema adecuado para el control de inventario de las existencias de materia prima,
repuestos e insumos de los distintos departamentos involucrados en el proceso productivo
de baldosas. Al no poseer una planificación y control efectivo sobre las existencias y
necesidades diarias de la empresa, se origina un descontrol al momento de elaborar las
requisiciones por parte de cada departamento, lo que puede ocasionar un nivel excesivo que
cause costos de operación, y la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas
de ventas y producción (alto costo por falta de existencia), motivado a la constante
variación en los precios de los productos, además del control actual de cambio, que también
juega un papel importante en la adquisición de la materia prima, que se realiza por medio
de importación.
A través de dicho departamento, se pudo observar la falta de métodos de seguimiento
sobre las existencias y consumos de materiales y suministros, el deterioro de la maquinaria
por falta de repuestos, el desaprovechamiento del sistema y el uso inadecuado de las
instalaciones (almacenes), lo que origina el descontrol de los inventarios.
Por medio del proceso administrativo habitual la Gerencia de compras, efectúa las
ordenes de compras que se solicitan de los distintos departamentos, sin una verificación
previa en los almacenes para asegurar su inexistencia en los mismos; mayormente esto
podría ocasionar perdidas o incrementos innecesarios en los costos en la materia prima,
repuestos e insumos almacenados por falta de mantenimiento o merma en los mismos.
Estos son indispensables en el proceso productivo de baldosas, así como para el
mantenimiento de la maquinaria utilizada, como lo son: silos, hornos, prensas, esmaltación
entre otros.
El sistema que registra las operaciones administrativas de Balgres, no mantiene
habilitado el módulo que controla las existencias en los almacenes, esto afecta
considerablemente las ordenes de pedido pues no son cubiertas realmente todas las
necesidades, lo que trae como consecuencia incidentes que son solucionados
temporalmente.
Otra causa que descontrola los inventarios, es la falta de personal que auxilie en los
mismos ayudando a agilizar el proceso evitando los errores en las operaciones de conteos.
15
A pesar que Balgres posee un sistema (Reflection for UNIX and Digital versión 7.00)
que registra las operaciones administrativas, este no tiene habilitado el módulo que exhiba
las necesidades que poseen los almacenes, al departamento de compras, además el sistema
es una versión obsoleta, y los empleados constantemente presentan problemas con el
mismo, existen retrasos o simplemente no se guardan los registros realizados, teniendo que
volver a comenzar con el proceso.
Por último, los almacenes que posee Balgres necesitan de una reorganización que facilite
el inventariado pues muchos productos terminados están dañados o simplemente no están
disponibles para la venta y solo generan gastos.
Otros almacenes, como los de repuestos e insumos carecen de un personal que realice un
conteo que certifique las cantidades existentes arrojadas por el sistema, pues mucha veces
los departamento solicitan un material de oficina o herramientas y este no se encuentra en
dicho almacén, como lo indica el sistema.
Balgres es una planta amplia que cuenta con diversos almacenes, lo que puede originar
perdida de los materiales o merma de los mismos si no se implementan los métodos
correctos para su control.
Por todas las causas descritas anteriormente, surge la problemática del descontrol en los
pedidos que satura al departamento de Compras, obligándolos a procesar los pedidos por la
vía de emergencia continua, lo cual genera la adquisición de materia prima, repuestos e
insumos al precio que sea para evitar los paros en su proceso productivo, tal situación
afecta la calidad del producto, ya que por trabajar con emergencias continuas se ven en la
necesidad de comprar materias primas que no reúnen todas las exigencias de calidad para
efectuar el proceso productivo, cabe destacar que en este proceso se invierte mucho tiempo,
ya que los parámetros establecidos se ven violentados a cada instante.
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1.- Planteamiento del Problema
Actualmente existe un gran mercado competitivo a nivel mundial, los empresarios tratan
de producir a niveles óptimos con menores costos y mayores márgenes de ganancia que les
permita mantener la operatividad en sus empresas, además tienen como principal objetivo
ofrecer al mercado productos de buena calidad, logrando establecer confianza entre sus
clientes y posicionarse en el mercado.
En el caso de Venezuela, las empresas manufactureras se han desplazado a un nivel que
los fabricantes se ven acorralados a la hora de adquirir la materia prima vital para la
producción. La actual situación económica donde los precios son afectados diariamente
genera un descontrol en las aéreas administrativas y de producción en las empresas, la
insuficiencia de productos, materiales e insumos ocasionan que los empresarios los
adquieran a altos costos y sin la consideración de una planificación previa. Además el
actual control cambiario no permite que las compras en el extranjero se faciliten, muchas
empresas por resultar insolventes no pueden optar a dólares preferenciales, siendo llevados
a un mercado paralelo que aumenta significativamente el costo su producto final.
Es por todo esto que las empresas manufactureras deben tomar las mayores previsiones
posibles a fin de lograr mantener un nivel óptimo de inventario en materia prima, repuestos
e insumos y evitar un posible cese en la producción.
En Balgres C.A, se ha venido trabajando con un descontrol en las requisiciones de parte
de los departamentos involucrados en el proceso de producción, la metodología para la
reposición de inventario es deficiente y carece de planificación que logre una correcta
gestión de compras.
Los distintos departamentos de producción de Balgres C.A solicitan diariamente al
departamento de compras: materia prima, repuestos e insumos, sin tomar en consideración
la cantidad necesaria que va hacer útil en un periodo considerable de
17
tiempo. A raíz de esto la Gerencia de Compras a optado por generar solo aquellas ordenes
de compra que se consideren de suma importancia e indispensables para la producción
diaria.
Por lo antes descrito se debe tomar en cuenta que el sistema empleado en Balgres, le está
generando pérdidas, porque los costos de adquisición no son los óptimos, están comprando
de hoy para hoy, y este sistema no es viable ya que los precios deben ser discutidos para
poder obtener los recursos a un menor precio que no influya en la calidad de los mismos.
Es importante, que Balgres C.A desarrolle un método de control de inventarios, que le
proporcione una organización eficaz en los múltiples departamentos involucrados, lo cual
les garantizará la adquisición de sus materias primas, repuestos e insumos a mejor precio y
óptima calidad. Además, manteniendo una organización óptima en inventarios evaluaría
efectivamente sus necesidades, evitando paros innecesarios en su proceso productivo y
logrando dar respuestas rápidas a las solicitudes de clientes y proveedores.
2.2.- Formulación del Problema
Por los motivos plateados anteriormente surge la siguiente interrogante:
¿Qué beneficios traerá la implementación de un sistema de control de inventario de
stock de seguridad en las gestiones de compras de materia prima, repuestos e insumos de la
empresa Balgres C.A?
2.3.- Objetivos de la Investigación
2.3.1.- Objetivo General
Proponer un sistema de control de inventario de stock de seguridad que mejore la
gestión de compras de materia prima, repuestos e insumos de la empresa Balgres, C.A.
2.3.2.-Objetivos Específicos
Analizar el proceso de compras de materia prima, repuestos e insumos utilizado por
Balgres C.A
Describir las fallas existentes en los inventarios de materia prima, repuestos e
18
insumos para llevar a cabo la gestión de compras de Balgres C.A.
Determinar un sistema de control de inventario que se ajuste a las necesidades y
políticas de la empresa que contribuya a mejorar las fallas presentes en la gestión de
compras.
2.4.- Justificación e Importancia
Es importante recalcar lo necesario e indispensable de contar con un método de control
de inventario que le ayuda a las empresas mantener un registro diario de las existencias en
sus almacenes, que les permiten continuar con su producción diaria estimada sin caer en
contratiempos.
Un adecuado control en las existencias es lo que les permite a las compañías no generar
gastos en productos que aún se encuentren útiles en los almacenes, pero que debido al
deficiente control en los mismos, se vuelven a generar las mismas órdenes de compras,
obteniendo de esta manera consumos considerables.
Empleando los métodos correctos con un sistema de stock de seguridad que controle los
inventarios mejorará la gestión de compras de materia prima, repuestos e insumos de la
empresa Balgres, C.A, logrando dar respuestas rápidas a sus clientes, controlar los gastos y
alcanzar una mejor organización en los distintos almacenes y mantener el nivel óptimo en
los mismos.
2.5.- Alcance
El presente estudio se llevo a cabo en la Dirección de Compras y Logística de la
empresa Balgres, C.A, ubicada en la carretera nacional Ocumare del Tuy vía San Francisco
de Yare, específicamente a cinco kilómetros de esta última población, en el municipio
Simón Bolívar del Estado Miranda, la cual produce y vende baldosas de tipo comercial a
sus clientes.
2.6.- Limitaciones
Dentro de las limitaciones de la investigación se apuntan la falta de conocimientos
técnicos del personal a cargo de las operaciones de compra y logística de materiales,
19
repuestos e insumos. Lo que complica la ejecución de un control de inventario, puesto que
los empleados laboran de manera mecánica y sus conocimientos en el área se deben a los
años de experiencia y no poseen conocimientos técnicos.
La falta de experiencia de los empleados que manejan los despachos de productos
terminados, también es una limitación dentro de la investigación; pues los mismos se
encontraban en un proceso de capacitación por lo que no poseían un conocimiento amplio
sobre el sistema y procedimientos utilizado por Balgres, C.A.
CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
3.1.- Antecedentes de la investigación
Para la realización de esta investigación, se tomaran en consideración trabajos previos,
tales como proyectos de pregrado que exponen temas similares y relacionados con el
objetivo de estudio.
A continuación se citan investigaciones que han contribuido a generar antecedentes
sobre el tema de la propuesta de un sistema de control de inventario para mejorar la gestión
de compras de materia prima, repuestos e insumos de la empresa Balgres C.A:
Sánchez (2011), en su trabajo de investigación “Propuesta de un sistema de
administración de inventarios de producto terminado y racionalización de inventarios en
una empresa de consumo masivo”, presentada ante la ilustre Universidad Central de
Venezuela en Caracas, tiene como objetivos generales determinar y recomendar el
establecimiento de un sistema de administración de inventarios de productos terminados y
por otra, proponer un programa de racionalización de inventarios de materiales repuestos y
suministros, para las siete plantas industriales previamente seleccionadas, que forman parte
actualmente, de la Unidad Estratégica de Negocios de Alimentos y son prioridad de la
empresa de consumo masivo bajo análisis.
La investigación se basó en dos fases principales, primero la fase de análisis de las cinco
“Unidades Estratégicas de Negocios” (UEN) que integran a la empresa Polar, de las cuales
la más importante es la de Alimentos, encargada fundamentalmente del desarrollo,
obtención y comercialización de productos manufacturados a base de cereales, tales como:
Maíz, arroz y trigo.
La segunda fase se centró en focalizar a las empresas que conforman la UEN Alimentos,
hacia la mejor satisfacción de las necesidades de los consumidores, estableciendo para ello
una metodología que permita conocer y optimizar los niveles de inventarios actuales, según
las mejores prácticas a escala mundial, donde el grado del cliente o consumidor sea la
motivación principal. La propuesta realizada tiene como condición no producir
21
repercusiones negativas en el área operativa de una organización, que genera empleos
directos para casi 4000 personas.
El sistema de administración seleccionado para mantener la organización de los
inventarios dentro de las empresas fue el método ABC. En el cual, para las distintas
categorías de productos, se adoptaran diferentes niveles de servicios. Además se determinó
conveniente contar con un “stock” de seguridad, para cubrir cualquier retraso en los
pedidos o la presencia de excesivas variaciones en la demanda de los productos.
En cuanto a las recomendaciones para llevar a cabo esta propuesta se le sugiere al Grupo
de Empresas Polar, tomar la decisión de implantar el método de administración plateado, en
los almacenes de productos terminados de las siete empresas analizadas, que se mantenga
en los almacenes un equivalente a un mínimo de 40% del total de sus existencias, que se
establezcan prioridades entre las distintas empresas, para la implantación del sistema de
administración de inventarios propuesto, dadas las diferencias encontradas en las
existencias analizadas.
Hernández y Torres (2007) en su trabajo de grado titulado "Propuesta de mejora en el
sistema de control interno del inventario de la empresa CENPROFOT C.A; para lograr
eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos" desarrollado
en la Universidad de Carabobo, tuvo como objetivo general diseñar una propuesta de
mejora en el sistema de control interno del inventario de la empresa CENPROFOT C.A,
para lograr eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos. La
investigación se basó en el estudio de los controles internos de los inventarios presentes en
la empresa; orientado hacia el mejoramiento de todas las actividades y procesos relacionado
con el mismo; ya sea desde el primer momento en que entra la mercancía a la empresa
hasta el momento final de su venta.
Esta investigación se estructuro en seis etapas, cada una con un objetivo específico que
contribuyó a la formulación de la propuesta. En la etapa I: se presentó un listado de los
materiales y productos que mantiene la empresa CENPROFOT, C.A. por medio del conteo
físico; la etapa II: se basó en la determinación de las fallas presentes en el control interno
del inventario; en etapa III: se procedió a la codificación y clasificación de los materiales y
productos; posteriormente en la etapa IV: se organizaron los almacenes; la etapa V:
22
consistió en la elaboración de formatos de control de inventarios (Entradas, Salidas y
Existencias de materiales y Productos Fotográficos), por último; para la culminación de
esta propuesta en la etapa VI: se realizaron talleres de adiestramiento sobre las propuestas
de mejoras en la recolección, registro y actualización de la información sobre la existencias
y control de todos los materiales que se encuentran en el almacén de la empresa
CENPROFOT, C.A.
El trabajo realizado por Mongua y Sandoval (2009), también presenta una propuesta
para controlar los inventarios, este se titula "Propuesta de un modelo de inventario para la
mejora del ciclo logístico de una distribuidora de confites ubicada en la ciudad de
Barcelona, Estado Anzoátegui". Presentado a la Universidad de Oriente, núcleo
Anzoátegui, este presenta como objetivo general proponer un modelo de inventario para la
mejora del ciclo logístico de la distribuidora de confites CONFISUR. C.A.
La investigación consistió en realizar un diagnóstico del ciclo logístico de la empresa, la
misma se fundamentó en la aplicación de una encuesta como método de recolección de
datos el cual ayudó a establecer las fallas que presenta dicho proceso, las cuales trae como
consecuencia el mal manejo de los inventarios. En esta propuesta, se aplicó el método de
clasificación ABC, tomando en consideración la calidad y las condiciones de los productos.
Los trabajos de grados, mencionados anteriormente son un sustento en la investigación
pues desarrollan propuesta que tienen como finalidad mejorar los inventarios de productos
que manejan las distintas empresas, lo cual esta relacionado al objeto de estudio del
presente trabajo.
3.2.- Bases Teóricas
Desde la antigüedad las sociedades han implementado el resguardo de alimentos y
suministros que le ayudarán a sobrevivir en tiempos de carencia alimentaria, es aquí donde
nace la importancia de la implementación de los inventarios que reduzcan la problemática
de la escasez, asegurando la subsistencia de vida y el desarrollo de las actividades
cotidianas.
En las empresas pertenecientes al sector comercial los inventarios se han convertido en
una actividad obligaría, ya que poseen y manejan los recursos necesarios para poder
satisfacer la demanda de los clientes y con ello cumplir con los objetivos
23
Jiménez y Espinoza (2007), definen el inventario:
El inventario considera las diferentes categorías en que se invierte en la compra de cosas que se
pretende vender. Esta definición de inventarios se desvía de la definición tradicional, puesto que
excluye el valor agregado de la mano de obra y los gastos generales de fabricación. Por definición, se
trata de eliminar las distorsiones por las utilidades perdidas por inventarios generados contablemente. (p.474)
Por otra parte, Mora (2011) define a los inventarios con la connotación de control, el
cual nos ayuda a cerciorarnos que los planes establecidos fluyan de la manera correcta; este
presenta cuatro factores: el primero de ellos es la relación con lo planeado, en donde se
confirma el resultado de los objetivos; el segundo es la medición utilizada en la
cuantificación de los resultados; la detección de las desviaciones, es el tercero de los
factores donde se detectan las fluctuaciones presentes en la ejecución de lo planeado; por
último en la connotación de control se encuentra el establecimiento de las medidas
correctivas donde su objetivo es prever y corregir las fallas.
Por lo antes expuesto, los inventarios son indispensables en la administración de una
empresa, no solo por la gran inversión que estos acarrean, sino también, por el control de
las existencias que se encuentran en los almacenes.
Estas definiciones, nos llevan a la finalidad que poseen los inventarios como lo
puntualiza Vértice (2010):
Un inventario se usa, básicamente, para evitar que la falta de productos deje sin satisfacer la
demanda de los mismos e incluso llegue a detener la actividad del establecimiento. Por ello su primer
objetivo será determinar la situación de las existencias, tanto de forma general como por secciones y
familias de productos. De esta manera, se puede saber la cantidad y el valor de los bienes disponibles
en ese punto de venta. (p.32)
Así mismo, Mora (2011) describe la importancia de implementar una correcta gestión de
inventarios, la misma se encuentra: en la utilidad que reportan las existencias en almacén,
referida a la cantidad de artículos necesarios para cubrir la demanda, ser oportunos teniendo
los artículos en el tiempo y lugar deseado, garantizar la calidad del producto y ofrecer el
mejor precio.
Si las empresas, no llevan sus inventarios de la manera correcta pueden tener
contratiempos en sus actividades comerciales, ya que, al no estar abastecidos de los
24
productos o insumos necesarios no podrán cubrir la demanda del mercado, o en caso
contrario, al mantener existencias por encima de lo requerido, se origina la merma de la
mercancía que se encuentre en stock.
Es por todo esto, que los inventarios presentan unos objetivos precisos que delimitan sus
funciones, Muller (2004) los define en seis categorías: la capacidad de predicción que
tienen la finalidad de mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa a
través de los inventarios. Las fluctuaciones de la demanda, que se refiere a la reserva que
debe mantener la empresa para garantizar su producción, pues son inciertas las variantes
económicas. Inestabilidad del suministro, esta categoría señala la incapacidad de respuesta
que pudieran tener los proveedores, por lo que es conveniente reemplazarlos y con ello
mantener una provisión de existencias.
Otra función de los inventarios es la protección de precios, en donde para mantener un
nivel óptimo es necesario planificar las compras, y efectuarlas en el momento adecuado
evitando el impacto de la inflación de los costos. El descuento por cantidad es otra ventaja,
pues la mayoría de los proveedores ofrecen descuentos al tratarse de compras masivas. Por
último se encuentran, los menores costos de pedido con el fin de controlar los costos de
pedido y asegurar precios favorables, muchas organizaciones expiden órdenes de compras
globales acopladas con fechas periódicas de salida y recepción de las unidades de
existencias pedidas.
Toda empresa debe contar con un inventario que garantice la precisión, condición y
control de todos los recursos de la organización, con el objetivo de satisfacer los objetivos
planificados por las distintas gerencias.
Los recursos existentes en las empresas se dividen en tres categorías generales de
materia prima, productos en proceso y productos terminados, los cuales sirven para que las
empresas eviten golpes en la producción, por variaciones en el mercado, tanto en la compra
de insumos como en la venta del producto final.
Actualmente se pueden clasificar los tipos de inventario según las actividades que estos
controlan (Mora, 2011) elabora una descripción detallada. Desde el punto de vista
manufacturero los clasifica en: materia prima, productos en proceso de fabricación,
productos terminados, suministros de fábrica o fabricación. Por su función: inventarios de
25
fluctuación, inventarios de anticipación, inventario de tamaño de lote, inventario de
transporte, inventario de protección o especulativo. También los clasifica por su condición
durante el proceso: tamaño de lote, fluctuación de la demanda, fluctuación de la entrada e
inventario de disipación.
Tomando en consideración el objeto de estudio de esta investigación, abordaremos
conceptualmente los tipos inventarios desde el punto de vista manufacturero, según Mora
(2011): materia prima, que corresponde a los materiales que pueden someterse a
operaciones de transformación o manufactura con la finalidad de obtener un producto
terminado. Los productos en proceso de fabricación, que son los que se encuentran
parcialmente manufacturados su costo comprenden materiales, mano de obra y gastos
indirectos de fabricación. Los productos terminados, que son todos los artículos aptos para
la venta y por último los suministros de fabricación que puede asociarse directamente con
el bien terminado y llega a convertirse en partes de él.
De igual manera Moyer y otros (2000), plantean que las empresas manufactureras por
regla poseen tres tipos de inventario; materias primas, productos en proceso y bienes
terminados.
Los inventarios de materia prima se componen de los artículos que una empresa compra para su
uso en su proceso de producción. La disposición de materias primas suficientes concede a una
compañía ventajas tanto en sus compras como en su producción. Específicamente el departamento de
compras se beneficia de la posibilidad de adquirir los artículos necesarios en grandes cantidades, a fin
de obtener provecho de los descuentos por cantidades ofrecido por los proveedores. Además en el caso
de una escases o aumento en los precios de los productos las empresas posen las cantidad suficientes
de materia prima para garantizar su producción. (p 656-657)
Los inventarios de productos en procesos se componen de todos los artículos que se encuentran en
una etapa intermedia del ciclo de producción, sometidos ya sea a algún tipo de operación o
almacenados a la espera de continuar con el siguiente paso del ciclo de producción. El departamento
de producción de una compañía deberá mantener razonables inventarios de productos en procesos,
pues estos contribuyen a la programación eficiente de las diversas operaciones y a la minimización de
costosas demoras y tiempos ociosos. (p.658)
Por último se encuentran los inventarios de productos terminados, "los cuales con los
integrados por los artículos que ya han completado el ciclo de producción y están listos
para su venta". (p. 657)
26
En relación a lo antes expuesto, cabe destacar que el inventario es muy preciado para las
empresas ya que por lo generar se invierte gran cantidad de recursos en su desarrollo y
gracias a este se pueden obtener los ingresos necesarios para cubrir los costos y gastos de la
empresa. A partir de lo antes expresado nace la necesidad de poder administrar los
inventarios.
Para Moyer y otros (2000), la administración de los inventarios comprende la utilización
de procedimientos de los modelos para el control de los inventarios, con la finalidad de
controlar los costos relacionados con estos; como lo son el costo de pedido, acarreo y por
agotamiento de inventario. (p.656)
Los costos de pedido son todos aquellos relativos a la realización y recepción de un pedido.
Cuando una compañía efectúa un pedido a una fuente externa, incluyen los costos de elaboración de la
requisición de compra, emisión del pedido, recepción e inspección del embarque y tramitación de
pago. (p.657)
Los costos de acarreo son todos los resultantes de la posesión de artículos en inventario durante
cierto periodo. Se le expresa en unidades monetarias por unidad o como porcentaje del valor del
inventario por periodo. Los componentes de este costo incluyen a los costos de almacenamiento y
manejo, costos por obsolescencia o deterioro, seguro, impuestos y costos de los fondos invertidos en
inventario. (p.658) Los costos por agotamiento de inventario son aquellos en los que incurre una compañía cuando se
ve imposibilitada de surtir pedidos a causa de que la demanda de un artículo es mayor a su inventario
disponible. Al ocurrir, por ejemplo, un agotamiento de inventario de materias primas, los respectivos
costos incluyen los gastos de realización y emisión de pedidos especiales, así como los costos de toda
demora resultante de producción.(p. 659)
Es por todo lo descrito que la administración de los inventarios es indispensable en las
empresas, ya que la misma gestiona sus recursos, controlando los gastos y los costos. Por
esto se hace necesaria la utilización de modelos para el control de los inventarios. Mora
(2011), establece que:
El ABC de los inventarios consiste en estructurar o clasificar lo productos en tres categorías
denominadas A, B y C; apoyándose en el principio según el cual, generalmente, los productos siguen
una distribución parecida a la realizada por Pareto con las rentas de los individuos. Dicho argumento
es: alrededor del 20% del número de artículos en stock representan cerca del 80% del valor total de ese
inventario. (p.88)
Cada una de las categorías tienen sus propias características: al grupo A pertenecen los
pocos materiales que tienen un alto valor en dinero; el grupo B está compuesto por aquellos
27
materiales que representan un valor moderado, y el grupo C, lo constituyen un gran número
de materiales que tienen un valor reducido (Galván y Pico; 1999.p 95).
Con esta clasificación ABC, la empresa puede satisfacer las necesidades de sus clientes,
brindándoles el mayor nivel de servicio posible con el menor nivel de inventario. Si un
producto no se encuentra disponible en el almacén esto ocasionará pérdida de clientes y
posiblemente ventas futuras. Pero si se tienen las cantidades necesarias de dicho producto
aumentaran el nivel de ventas neutralizando los costos de inventario.
Dentro del aspecto económico, el sistema ABC de inventario es una estrategia viable
para manejar la situación de recesión y control de divisas que presenta el país, pues al
aprovisionarse en las cantidades necesarias de los productos más demandados el nivel de
ventas no se verá afectado por las fluctuaciones económicas, con esto hacerle frente a la
escases y el alza de precios continua en los mercados.
El aporte de la clasificación se debe hacer según las ventas que se realicen de ese
producto los ítems A van a constituir el 80% de las ventas y con el 80% de la rotación de
los inventarios. Los ítems B constituyen el 15% de las ventas y con el 15% del total de
rotación y los ítems C constituyen apenas el 5% de las ventas y el 5% de la rotación de los
inventarios.
Los artículos ABC, se pueden manejar a través de sus estrategias y políticas
diferenciadas para su gestión y control con el siguiente cuadro propuesto por Mora (2011)
Cuadro1. Manejo de los Artículos ABC
Manejo de los artículos ABC
Pedido semanal
No deben existir agotados
Tratamiento especial
Almacenar cerca a transportes
Pedido quincenal
Existencias normales
Almacenamiento y ubicación
En niveles medios
Pedidos mensuales o bimensuales
Se deben agotar Almacenamiento en niveles altos
Localización lejos de transporte
Fuente: Mora Luis (2011). Gestión Logística Integral. Las mejores Prácticas en la Cadena de Abastecimiento. (p.93)
Artículos A
Artículos B
Artículos C
28
Moyer y otros (2000) plantean el modelo básico de la cantidad económica solicitada
(EQQ), el cual se basa en el supuesto de que la demanda de usos anuales de un artículo
específico se conoce con certeza. También supone que esta demanda es uniforme a lo largo
del año, es decir, se excluye la posibilidad de fluctuaciones estacionales en la tasa de la
demanda, en este modelo también se parte del supuesto de que los pedidos para reabastecer
el inventario de un artículo se surte al instante. La misma utiliza la siguiente fórmula:
Q*= 2SD/C
Dónde:
Q= cantidad pedida, en unidades.
D= demanda anual del artículo, en unidades.
S= costo de colocación y recepción de un periodo, o costo de preparación
C= costo de acarreo anual de 1 unidad del artículo en inventario
T*=
T*= tiempo del ciclo de vida de inventario
Por el motivo de las constantes variantes en los precios de los productos y la actual
escasez de los mismos muchas empresas crean un inventario de seguridad, con la finalidad
de evitar las contingencias. Anaya (2007) lo define como: “El stock necesario calculado
para cubrir las fluctuaciones entre, la demanda esperada y la real durante el tiempo de
respuesta del proveedor”. (p.169)
Otra definición de Stock de seguridad es la que plantea Parra (2005), donde puntualiza:
“es el volumen de existencias que tenemos en almacén por encima de lo que normalmente
vamos a necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda, y/o a
retrasos imprevistos en la recepción de pedido” (p. 21)
Este sirve para hacer frente a la demanda cuando existe incertidumbre de la misma, es
decir, cuando se produce una demanda imprevista por parte de los clientes o cuando los
proveedores demoran el plazo de entrega de los pedidos. Ante cualquiera de estas
situaciones si la demanda es superior a la estimada puede tener lugar una rotura de stock y
las existencias del almacén no pueden hacer frente a las necesidades ya sea de producción o
29
de las ventas. Para evitar todos estos contratiempos se crea un stock adicional que pueda
absorber las fluctuaciones de consumo.
La cantidad de existencia que se encuentre en los almacenes va a depender de la
variabilidad de la demanda, de la longitud y fluctuaciones del tiempo de entrega, y de los
riesgos que la empresa está dispuesta a asumir al encontrarse sin productos en inventario.
Es por ello que el uso de un stock de seguridad garantiza la permanencia de existencias,
contrarrestando las fluctuaciones de la demanda, o a sobrellevar el riesgo por duración del
plazo de entrega de los pedidos. (Ver figura 4).
Existencias
Figura 4. Stock de Seguridad Fuente: Elaborado por el autor
A través de la grafica anterior se explica el funcionamiento del stock de seguridad, este
alerta el punto ideal de reposición de existencias, dejando un colchón de seguridad el cual
garantiza la continuidad de las operaciones mientras se gestiona y analiza la próxima
compra.
Con la implementación de este método los empresarios tienen la posibilidad de planear
con antelación y evaluar los costos/beneficio de la compra, contrarrestando las
fluctuaciones económicas que generan escases de productos y aumentos significativos en
los productos y servicios.
Los métodos descritos, desarrollan de manera sencilla la forma en que se pueden
controlar el inventario, con la finalidad de evitar costos a consecuencias del mal cálculo a
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Nivel de Stock
Stock Maximo
Stock de Seguridad
Stock Minimo
30
hora de efectuar la orden de pedido y en qué momento es oportuno realizar la compra, de
manera que se haga un uso eficiente del producto. De esta manera se presentan los métodos
utilizados en la valoración de los inventarios.
Los métodos más utilizados son: Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS), Ultimas
Entradas, Primeras Salidas (UEPS) y el Costo Promedio Móvil.
Gutiérrez (2010), define el criterio de valoración FIFO: “Este criterio considera que las
unidades que salen del almacén son las más antiguas de acuerdo con el principio de
renovación. Consecuentemente las unidades que permanecen en almacén son las más
modernas”. (p.197)
El método UEPS, Gutiérrez (2010) lo define “las existencias que permanezcan en stock
serán las más antiguas. Este tipo de valoración devalúa el stock en situación inflacionista al
aplicar el precio de coste de las primeras entradas y por lo general este no es utilizado.
(p.202)
Por último el método conocido como Costo Promedio Móvil, “es un método implicado
con el sistema de contabilidad de costes que consiste en establecer un precio aproximado de
cada producto de los componentes de su coste”. (Gutiérrez, 2010. p 202)
En relación a lo antes expuesto las empresas deben ser capaces de elegir un método que
los ayude en la valoración de sus inventarios, que se adapte a sus necesidades. En relación a
esto, las organizaciones deben crear el sistema que les cuide sus activos de manera de
asegurar la conservación del mismo. En contabilidad existen dos sistemas de registro de
inventarios: el inventario periódico y el inventario perpetuo.
El inventario perpetuo según Guajardo (2002) es:
El sistema de registro perpetuo mantiene un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en
exigencias y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de
inventario de mercancías; cuando se vende, se disminuye y se registra el costo de la mercancía
vendida. En cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancía en existencias y el costo
total de las ventas del periodo, por ello se le nombra perpetua. (p.226)
Del mismo modo, Guajardo (2002) explica el inventario periódico "el sistema de
registro periódico no mantiene un saldo actualizado de las mercancía en existencias. Por
ello es necesario realizar un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al
finalizar el periodo". (p.226)
31
Es importarte destacar, que los inventarios surgen por la necesidad de mantener
materiales, productos e insumos en existencias dentro de un almacén y para ello es preciso
efectuar la compra correspondiente de los mismos. Anaya (2007) puntualiza el concepto de
compra de inventario:
Las compras tienen por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita,
garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.
Se identifican con:
a) Buscar en el mercado los productos que las satisfacen
b) Adquirirlos
c) Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas
d) Abonar su precio. (p.142)
En términos generales es un proceso habitual para las empresas, pero que debido a su
importancia en la búsqueda de reducir costos, resulta más complejo. Por ello se debe tomar
en consideración los factores externos que influyen en el proceso de la compra, no solo el
precio del producto interviene; sino también los recursos necesarios para adquirirlo: modos
de transporte, financiamiento, tasas de cambio, entre otros.
Es por todo esto que la gestión de compra persigue unos objetivos, que ayudan a las
empresas a minimizar sus costos. Anaya (2007) las define así:
¿Qué productos hay que reponer?
¿Qué cantidad hay que comprar o en qué cuantía hay que aprovisionar?
¿Cuándo hay que efectuar el pedido?
¿Donde hay que situar el producto?
Respondiendo estas interrogantes las empresas podrán agilizar su proceso de compras,
volviéndolo un proceso eficaz que no produzca evitar fallos en las cantidades solicitas o
averías por la mala manipulación de los mismos. Por esto, es que la compra va enlazada
con los inventarios, ya que son los indicadores de las cantidades en existencias y a través de
ellos se responden las interrogantes que persigue el objetivo de la gestión de compras.
En Balgres, la gestión de compras que se efectúa es para adquirir las materias primas,
repuestos e insumos que son vitales en el proceso de producción de baldosas, a
continuación se definen cada una de estos recursos que adquiere la empresa:
Materia prima: son los recursos naturales que utiliza la industria en su proceso
productivo para ser transformados en producto semielaborado, en bienes de
32
equipo o de consumo. Existe una gran diversidad de materias primas que se
clasifican según su origen, así podemos distinguir entre:
Origen orgánico: procedentes de las actividades del sector primario agricultura,
ganadería, pesca o sector forestal.
Origen Inorgánico o mineral: proceden de la explotación de los recursos mineros,
siendo la base de las industrias pesadas como: metalurgia, siderurgia, químicas y
construcción. Casi todos los minerales deben sufrir algunas transformaciones para su uso
industrial posterior. Los recursos mineros aptos para el uso industrial se clasifican
como minerales metálicos que son aquellos utilizados para la obtención de hierro,
aluminio, cobre, etc; los minerales no metálicos, aquellos usados para la obtención de sal y
fertilizantes; y las rocas industriales utilizadas para la construcción como el yeso para
fabricar escayolas, la caliza para fabricar cementos, y para la ornamentación, como el
granito, el mármol, etc.
Origen químico: podemos incluir como tercer tipo de materia prima a un grupo de
materiales que no proceden directamente de la naturaleza sino que se obtienen
artificialmente por procedimientos químicos, pero que sirven de base para otras muchas
industrias, tales como los plásticos, o las fibras sintéticas.
Insumo: son todos aquellos implementos que sirven para un determinado fin y
que se pueden denominar como factor de producción, específicamente útiles para
la elaboración de productos. Entre dichos elementos destacan: las materias
primas secundaria, los productos de consumos necesarios para el proceso de
producción (combustibles, pinturas, etc).
Repuestos: es el material necesario para el mantenimiento y reparación de las
maquinarias. (Mínguez y Bastos, 2006, p. 6).
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
4.1.- Tipo de Investigación
El propósito del tipo de estudio o investigación para Méndez, (2013) es señalar el tipo de
información que se necesita, así como el nivel de análisis que deberá realizar. También
ayudará a definir el contenido. Al definir el tipo de estudio, debe tenerse en cuenta los
objetivos y las hipótesis planteadas anteriormente. Los niveles de conocimiento científico
son:
Estudios exploratorios o formulativos: Le permite al investigador formular
hipótesis de primer y segundo grado, las cuales pueden ser relevantes en el nivel
más profundo del estudio propuesto; se considera una etapa de inicio en la
investigación. En la práctica es más difícil, pues la iniciación en el conocimiento
científico.
Estudios descriptivos: En el caso del estudio descriptivo, se identifican
características del universo de investigación, se señalan formas de conductas y
actitudes del total de la población investigada, se establecen comportamientos
concretos y se descubre y comprueba la asociación entre variables de
investigación. De acuerdo con los objetivos planteados, el investigador señala el
tipo de descripción que se propone realizar. Los estudios descriptivos acuden a
técnicas específicas en la recolección de información, como la observación, las
entrevistas y los cuestionarios.
Estudios Explicativos: implican esfuerzos del investigador y una gran capacidad
de análisis, síntesis e interpretación. Tienen un conocimiento profundo del marco
de referencia teórico al igual que una excelente formulación y operacionalización
de la hipótesis de trabajo.
Por su parte Arias, (2006) hace un análisis más estricto de los niveles y diseños de
investigación. “El diseño de investigación es la estrategia general que adopta el
34
investigador para responder el problema planteado. En atención al diseño, la investigación
se clasifica en: documental, de campo y experimental”. (p. 26)
De acuerdo a los objetivos planteados para el estudio se ajusto al tipo de investigación
documental que según Arias (2006) la define:
La investigación documental es el proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e
interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en
fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda investigación, el
propósito de este diseño es el aporte de nuevos conocimientos. (p.27)
El estudio realizado al departamento de compras de Balgres C.A, se efectuó en un plazo
de tres meses, interrelacionando con la problemática que presenta y así estudiarla a fin de
proponer soluciones que ayuden en su campo laboral.
El nivel exploratorio de esta investigación es descriptiva como la define Arias (2006):
La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o
grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de
investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se
refiere. (p.25)
De acuerdo al problema planteado referido a diagnosticar las fallas en los inventarios
para la compra de materia prima, repuestos e insumos y proponer un sistema de control de
inventario para establecer una correcta gestión de compra, se incorpora el tipo de
investigación denominada “Investigación Descriptiva”.
4.2.-Diseño de la Investigación
El diseño de esta investigación es no experimental, que la define Balestrini (2002), “es
aquella en donde se observan las hechos estudiados tal como se manifiestan en su ambiente
natural, y en este sentido, no se manipulan de manera intencional las variables” (p. 132)
4.3.-Tecnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
35
Según Arias (2006), “un instrumento de recolección de datos es cualquier recurso,
dispositivo o formato (en papel o digital) que se utiliza para obtener, registrar o almacenar
información” (p.69)
Las técnicas que se llevaron a cabo consistirán en la observación y entrevistas no
estructuradas, que permitirán recoger datos a fin de complementar la investigación
científica.
Los instrumentos utilizados en esta investigación consistieron en una libreta de notas,
donde sin una guía prediseñada se observaron las situaciones que se produjeron en el
ámbito estudiado. Además se utilizó la modalidad de la entrevista, en la cual se realizaron
preguntas concretas al personal que labora en el departamento de Compras, basadas en los
objetivos preestablecidos de este estudio ayudando así a definir el tema de la entrevista.
4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información
4.4.1.- Elaboración de Procedimientos
La Investigación se dividió en tres (3) etapas como se describen a continuación:
1. Recolección de Datos: en esta primera etapa de la investigación, se efectuó la
búsqueda de la información relevante sobre la empresa, y por medio de la
observación directa se detectaron las fallas en la organización, posteriormente
se aplicaron las entrevistas no estructuradas las cuales fueron la motivación
para el desarrollo de la investigación.
2. Investigación de Campo: fue el proceso de participación en todas las
actividades que involucran el tema a estudiar, como la elaboración de órdenes
de compras, recepción de materiales y participación en el inventariado.
3. Análisis de resultados y presentación de la propuesta: en esta última etapa se
estudiaron los resultados de la investigación de acuerdo a los objetivos
planteados para el periodo de pasantías Octubre-Enero 2013-2014. Además de
considerar los elementos necesarios para llevar a cabo la propuesta, en busca de
una mejora en la logística de compras de Balgres, C.A.
36
4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades
Cuadro 2. Cronograma de Actividades Establecido por la Dirección de Recursos
Humanos
Fuente: Lic. María Francia Caicedo Gerente de RRHH Balgres C.A
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS
Semana 1 (28/10/2013 al 01/11/2013)
Presentación en la empresa, inducción sobre el sistema organizacional de Balgres
(organigramas), recorrido por todos los departamentos administrativos.
Inducción sobre Seguridad e Higiene Industrial y dotación de uniforme.
Capacitación en el sistema de Inventario y facturación utilizado por Balgres
Asignación de las primeras actividades en el Departamento de Productos Terminados,
elaboración de requisiciones, notas de consumo y facturación de las órdenes de compras.
Semana 2 (04/11/2013 al 08/11/2013)
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Asignación de las primeras actividades en el Departamento de Compras y logística.
Conocimientos sobre la estructura de los expedientes de importación.
Semana 3 (11/12/2013 al 15/11/2013)
Elaboración de órdenes de compra y petición de cotizaciones a los proveedores.
Elaboración de rutas a los choferes para el retiro de los materiales.
Semana 4 (16/11/2013 al 22/11/2013)
Recepción de productos y atención al cliente.
Semana 5 (25/11/2013 al 29/11/2013)
Apoyo y soporte en el área de procesos de nómina y pago a personal de la Hacienda
Centro de Recría, GAEMAR, por ausencia temporal del personal responsable.
Semana 6 (02/12/2013 al 06/12/2013)
Soporte en el departamento de Productos Terminados para actualizar y archivar
expedientes de clientes y transportistas para auditoría externa.
Semana 7 (09/12/2013 al 14/12/2013)
Preparación y logística en la colocación de tarjetas de inventario en los distintos tipos de
almacenes: productos terminados, materia prima, repuestos y suministros.
Semana 8 (16/12/2013 al 20/12/2013)
Toma de los inventarios físicos de Balgres, asistencia en el departamento de
Contabilidad para efectuar la toma física de los inventarios de Materia Prima, Material de
Empaque, Material Refractario, Productos Terminados y Productos en Exhibición de las
distintas empresas que conforman el grupo Lamaletto:
Balgres
Colorgres
Pegogres
Aluminagres
Corporación Adriatica
Semana 9 (26/12/2013 al 27/12/2013)
Revisión y valoración de inventarios físicos de Productos terminados, materia prima,
repuestos y suministros de Balgres, Colorgres, Aluminagres y Pegogres. Finiquito y
actualización de los inventarios finales.
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Las fechas 23/12/2013 al 25/12/2013 y 30/12/2013 al 06/01/2014 no se realizarón
ninguna actividad administrativa motivado a fechas festivas y vacaciones colectivas en la
empresa.
Semana 10 (07/01/2014 al 11/01/2014)
Emisión de listados de inventarios al cierre de ejercicio económico para el análisis de
existencias y requisiciones de material para la programación de compras de materia primas,
repuestos e insumos, para el primer trimestre del año.
Semana 11 (13/01/2014 al 17/01/2014)
Tramites y procesos de nacionalización de conteiner de repuestos embarcados desde
Italia a finales de Noviembre. Repuestos requeridos para el mantenimiento anual de la
planta.
Entre los trámites y procesos se encuentran:
1. Contacto via e-mail y telefónico con el agente Aduanal (SILVA&LAREZ, S.A)
2. Recepción, verificación y descarga del contenedor en planta Balgres.
Semana 12 (20/01/2014 al 24/01/2013)
Actividades generales inherentes a la gerencia de compras: cotizaciones, archivo,
actualización de data en el sistema (módulo de compras). Reunión de despedida del pasante
CAPÍTULO V
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
La empresa Balgres C.A, presenta serias deficiencias en el departamento de Logística y
Compras a la hora de gestionar las compras necesarias para la organización; esto es
motivado a la falta de control que presentan sus inventarios de materia prima, repuestos e
insumos, lo que no les permite conocer el estatus de sus existencias.
A continuación se presentan el desarrollo de objetivos planteados en este estudio:
1. Analizar el proceso de compras de materia prima, repuestos e insumos utilizado por
Balgres C.A.
Para analizar el proceso de compras Nacionales e Internacionales que actualmente
implementa el departamento de Logística y Compras de Balgres, se procedió a la
realización de un diagrama de flujos, donde se describen las operaciones y los responsables
de las misma. (Ver Figura 5)
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Figura 5. Flujograma de Compras Fuente: Elaborado por el Autor
En las generalizaciones anteriores, se evidencia que el proceso utilizado por Balgres en
compras Nacionales no es el más factible. Principalmente porque no se lleva un control
estricto de los artículos que se encuentran en existencias. Lo que origina la compra
desorganizada de los mismos, otro aspecto relevante es la falta de análisis de la compra, la
misma se efectúa sin un estudio previo del proveedor y se adquiere el producto a cualquier
instancia, por tratarse de una compra de carácter urgente.
Es preciso señalar, que Balgres C.A es una empresa manufacturera del sector
41
construcción, por lo que constantemente debe producir un estimado diario para cubrir su
demanda, por esto es importante que el departamento de compras, conexo a los almacenes
establezcan una estrategia de compras, que no los obligue a adquirir productos que aun
pudieran permanecer en existencias, o que son trasladados a otros despachos o bodegas sin
un debido informe a estos dos departamentos responsables de los inventarios.
En cuanto, a las compras en el exterior se utiliza un proceso más complejo y este es
manejado solo por la alta Gerencia, motivado a las distintas eventualidades que surgen el
proceso. Una de ellas y la más relevante es la adquisición de divisas de la cual se encarga la
gerencia de Finanzas, y quien es el que puede autorizar la compra.
La Gerencia de Compras, mantiene un mayor control en los artículos que son
importados, debido a la complejidad de la realización de la compra. El departamento de
producción emite un reporte “explosión de materiales” donde explica las cantidades
necesarias de cada materia prima para garantizar el año de producción, dándole a la
Gerencia de Finanzas la herramienta para la preparación del flujo de caja necesario para
cubrir las compras oportunamente.
Si el departamento de Compras presentara mayor organización a través de los
inventarios, se evitarían costos innecesarios, garantizaría una producción optima y le
respondería en tiempo real a las requisiciones de materia prima, repuestos e insumos de los
distintos departamentos. Además de responder rápidamente a las solicitudes de clientes y
proveedores.
2. Describir las fallas existentes en los inventarios de materia prima, repuestos e
insumos para llevar a cabo la gestión de compras de Balgres C.A.
Al no mantener un sistema que controle los inventarios, la empresa no conoce el
volumen de existencias en sus distintos almacenes. Estos presentan una gran
desorganización por parte de los operadores, los cuales no realizan correctamente los
registros en el sistema de los materiales que se recepcionan, por lo que no existe un aval
que notifique que el material se encuentra en stock. Además no se realizan conteos
periódicos que indiquen qué materiales se encuentran albergados en los distintos
42
almacenes.
3. Determinar un sistema de control de inventario que se ajuste a las necesidades y
políticas de la empresa que contribuya a mejorar las fallas presentes en la gestión de
compras.
A raíz del diagnostico de las fallas en las gestiones de compras de materia prima,
repuestos e insumos de Balgres, C.A, se hace natural proponer un sistema que la ayude en
dicha gestión.
Balgres, posee un sistema computarizado que le soporta en todas sus tareas
administrativas, cada empleado administrador posee una cuenta de usuario, y de pendiendo
del departamento donde este labore tiene acceso a los distintos módulos que le
corresponden.
El sistema posee un módulo de inventario de stock seguridad, que le notifica a la
empresa cual es su punto exacto de reposición de mercancías, este sistema es adaptable a
las necesidades de la empresa, pero dicha herramienta no se encuentra habilitado, por lo
cual se solicita se gestione la activación de dicho módulo a fin de fusionar el módulo de
compras con el módulo de almacén.
De esta manera, se ayudará a la Gerencia de compras en el proceso logístico de compra
de materia prima, repuestos e insumos, dada la incertidumbre existente en el país referido al
control cambiario, donde actualmente los proveedores locales no dan respuestas oportunas
a las compras, porque no hay coordinación para solicitarlos a tiempo lo que ocasiona paros
en los procesos productivos.
Al fusionar los dos módulos, la situación de la empresa cambiaria considerablemente.
Las órdenes de compras se realizarían con las alarmas que emita el sistema, al llegar al
punto de reposición de mercancías. Este procedimiento garantiza una correcta gestión, pues
se minimizan los errores de compras, al poder planificar y analizar el mercado,
minimizando costos y abastecer a tiempo real todos los departamentos y garantizar la
continúa actividad productiva de la empresa, además mantiene un conteo perpetuo de las
existencias, pues registra estrictamente las entradas y salidas de los productos.
43
A continuación se presenta un cuadro donde se explican las ventajas y desventajas de
trabajar con un modelo de stock de seguridad.
Cuadro 3. Ventajas y Desventajas del Stock de Seguridad
STOCK DE SEGURIDAD
VENTAJAS DESVENTAJAS
Alta disponibilidad de materia prima,
repuestos e insumos
Deterioro, o merma de los productos
Descuentos de compra por cantidad Mantenimiento de infraestructura por
almacenamiento
Equilibrio en las actividades de producción Costos de seguro, vigilancia y transporte
Respuesta rápida a los clientes y
proveedores
Minimiza riesgos en paro de producción
Proporciona el punto exacto de reposición
de inventario
Ayuda a efectuar un análisis costo/beneficio
completo de la compra.
Fuente: Elaborado por el autor
44
CONCLUSIONES
Durante las 12 semanas de realización de las pasantías, se pudieron observar las
fallas presentes dentro de la organización y con esto platear recomendaciones que los
ayuden a solventar la problemática, logrando poner en práctica los conocimientos
adquiridos durante el periodo académico en la universidad, en el área de administración del
transporte ya que los inventarios forman una parte fundamental del proceso logístico de
compras y esto va correlacionado con la logística de transporte, pues se involucran la
recepción, despacho y distribución de productos, por lo que hizo natural realizar la
propuesta con la finalidad de solventar las fallas existentes.
Balgres C.A, es una empresa que se desenvuelve en el sector manufacturero, es
reconocida a nivel Nacional como una de las mejores empresas en el sector cerámico,
comercializando baldosas de tipo Gres a grandes constructoras tanto de empresas privadas
como del estado. Por lo que es importante que la empresa cuente con un sistema de
inventario que los ayude a mantener el control sobre sus existencias en los distintos
almacenes de materia prima, repuestos e insumos y con ello mantener la organización en
sus almacenes, lo que facilita las respuestas rápidas y oportunas a clientes y principales
proveedores.
Es de vital importancia que las empresas mantengan un nivel optimo en sus inventarios,
ya que la actual situación en la que se encuentra el país en relación al control cambiario,
ayuda al carecimiento de productos, insumos, materiales y repuestos, por lo que Balgres
deben tomar medidas desesperadas, sustituyendo su materia prima por otra alternativa más
factible. Lo que trae como consecuencia la baja en la calidad de los productos, además la
escases de algunos repuestos los ha llevado al paro de algunas maquinarias, causando que
la empresa limite su producción, reduciendo las posibilidades de competencia en mercados
internacionales.
Es por todo esto que es importante mantener un control estricto en los inventarios y que
los mismos siempre se encuentren abastecidos de los productos necesarios contrarrestando
los escases de productos evitando paros en producción.
45
RECOMENDACIONES
Tomando en consideración las investigaciones realizadas, a través del presente estudio y
las conclusiones del mismo, se consideran convenientes las recomendaciones siguientes:
1. La Gerencia de Compras en conjunto con la Gerencia de Informática deben
implementar la fusión de los módulos (compra&almacén) y de esta forma se podrá obtener
el control de inventario a través de un stock de seguridad en los almacenes de materia
prima, repuestos e insumos de Balgres C.A.
2. Una vez habilitado el módulo que presenta el sistema para el control de inventarios,
se debe respetar dicho sistema y así se genera automáticamente el stock de seguridad, lo
cual garantizará un control estricto y se evitaran las compras impróvidas que traen consigo
precios elevados y artículos de baja calidad. Implementando el sistema de inventario que
por años ha estado sin uso, ayudará considerablemente a Balgres, trabajando con una
correcta gestión de compras, a tiempo y con eficiencia.
3. Una vez instalado el programa el módulo los ayudará a Implementar un sistema
perpetuo o permanente de inventario que les ayude a conocer diariamente las cantidades
exactas de existencia en los almacenes.
46
FUENTES DE INFORMACIÓN
Libros
Administración financiera contemporánea por Charles "et all". 7ªed. México, Thomson
Editores, S.A, 2000.
ANAYA, J. Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. 3ed. Madrid: ESIC
EDITORIAL. 2007
ARIAS, F. El proyecto de investigación: introducción a la metodología científica. 5ª ed.
Caracas, Editorial Episteme.2006.
BALESTRINI, M. Como se elabora el proyecto de investigación. 6ª ed. Caracas,
Consultores Asociados. Servicio Editorial. 2002.
GUAJARDO, G. Contabilidad Financiera. 4ªed. México, McGraw-Hill. 2002.
GUTIERREZ, F. Gestión de Stock en lo logística de los almacenes. 2ªed. España,
Fundación Confemetal. 2010.
JIMÉNEZ Boulanger, Francisco y ESPINOZA Gutiérrez, Carlos. Costos Industriales.
Costa Rica, Tecnología de Costa Rica, 2007.
MENDÉZ, C. Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación con énfasis en
ciencias empresariales. 4ªed. México, Limusa. 2013.
MINGUEZ Peréz, Mónica y BASTOS Boubeta, Ana. Introducción a la gestión de stocks.
2ª ed. España, Ideaspropias. 2006.
MORA, L. Gestión logística integral las mejores prácticas en la cadena de abastecimiento.
Colombia: Ecoe Ediciones. 2010.
MULLER, M. Fundamentos de administración de inventarios. Bogotá, Grupo editorial
Norma. 2004.
PARRA, F. Gestión de Stocks. 3ªed. España, ESIC editorial, 2005.
Manual de Comercio. Aprovisionamiento y almacenaje en la venta. España, Publicaciones
Vértice S.L. 2010.
Artículos de revista
47
GALVÁN, Luis y Pico, Gonzalo. Gerencia de Materiales en la Industria Azucarera
Venezolana. Revista Venezolana de Gerencia. Nº 8, 1999.
Tesis
HERNÁNDEZ, Ana y TORRES, Dessireé. Propuesta de mejora en el sistema de control
interno del inventario de la empresa CENPROFOT C.A; para lograr eficiencia en el control
de existencias de materiales y productos fotográficos. Tesis (Licenciado en administración
comercial). Barbula, Venezuela, Universidad de Carabobo, Facultad de ciencias
económicas y sociales, Escuela de administración comercial y contaduría pública, 2007.
MONGUA, Pedro y SANDOVAL, Héctor. Propuesta de un modelo de inventario para la
mejora del ciclo logístico de una distribuidora de confites ubicada en la ciudad de
Barcelona, Estado Anzoátegui. Tesis (Ingeniero de Sistemas). Puerto la Cruz, Venezuela,
Universidad de Oriente, Núcleo de Anzoátegui, Escuela de Ingeniería y Ciencias aplicadas,
Departamento de Computación y sistemas, 2009.
SÁNCHEZ, José. Propuesta de un sistema de administración de inventario de producto
terminado y racionalización de inventarios de una empresa de consumo masivo. Tesis
(Ingeniero Mecánico). Caracas, Venezuela, Universidad Central de Venezuela, Facultad de
Ingeniería, Escuela de Ingeniería Mecánica, 2001.
48
ANEXOS
La siguiente imagen cumple la finalidad de recopilar información detallada del proceso
productivo de baldosas de Balgres C.A.
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
LIBRETA DE NOTAS
Entrevista
Fecha: 07/11/2013
Hora: 10:30 am
Entrevistado: José Manuel Díaz
Cargo: Coordinador de Operaciones
Departamento: Compras
1. ¿Cómo se clasifican las compras en Balgres?
R.- Compras de materia prima, compras de repuestos y compras de insumos.
2. ¿Cómo controlan las existencias en inventarios?
R.- A través de las entradas (recepción de materiales) y salidas (notas de consumo), por
centro de costos, quienes a su vez deben `presentar la solicitud de compra de material
por medio del documento requisición.
3. ¿El sistema de inventario emite una alerta al momento de reponer las existencias y
proceder a generar la requisición de materiales?
R.- No, Balgres mantiene un deficiencia en cuanto a la organización de sus inventarios
no trabaja con el stock máximos y mínimos.
49
4. ¿Con que frecuencia se realizan conteos cíclicos de inventarios para verificar
existencias?
R.- El almacén de repuestos e insumos no realiza conteos físicos periódicamente, las
existencias se manejan a través del sistema.
5. ¿El sistema que utiliza actualmente Balgres cubre todas las necesidades de la
empresa?
R.- Parcialmente, porque los inventarios de materia prima están mejor controlados en
comparación a los de repuestos e insumos.
6. ¿Cuál es el problema especifico en el control de inventario de repuestos e insumos?
R.- Los equipos de planta son maquinaria viejas de más de 35 años, por lo que las
especificaciones técnicas son muchas veces difíciles de ubicar en el mercado, por lo que
es difícil mantener un stock en repuestos.
7. ¿Balgres tiene dificultades a la hora de importar productos?
R.- Si. Más que todo por la situación cambiaria que presenta el país, lo que hace difícil
la adquisición de divisas.
50
Proceso Productivo de Baldosas de Balgres C.A
51
Materia Prima para la Fabricación de Baldosas Pisos y Paredes
52
Módulo de Inventario y Facturación
Módulo de Inventario (Productos-Almacenes-Existencias)
Módulo de Inventario (Reportes de Existencias)
53
Módulo de Compras (Requisición)
Módulo de Compras (Orden de Compra)
54
Módulo de Compras (Data de Proveedores)
Módulo de Compras (Otros Reportes)
55
Módulo de Compras (Tablas Básica)