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Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Decanato de Administracin y Contadura Coordinacin de Estudios de Postgrado
PROPUESTA DE UN PLAN NICO DE CUENTAS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS
OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA (UNELLEZ) Trabajo Especial de Grado presentado como requisito para optar al Ttulo de Especialista en Contadura, mencin Auditora Autor: Bextalia Lovera C.I: 8.142.712 Tutor: Dra. Marisol Aguirre
Barquisimeto, Abril 2006
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Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
Decanato de Administracin y Contadura Coordinacin de Estudios de Postgrado
APROBACIN DEL TUTOR En mi carcter de tutor del Trabajo Especial de Grado, titulado: Propuesta de un Plan nico de Cuentas para la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ) presentado por la ciudadana Bextalia Lovera, C.I: 8.142.712. para optar al ttulo de Especialista en Contadura, mencin Auditora, en Convenio UCLA - UNELLEZ considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que se designe. En la ciudad de Barquisimeto, a los 15 das del mes de enero del ao 2006 _________________________
Dra. Marisol Aguirre C.I.N 3.592.592
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INDICE GENERAL pp. CARTA DE APROBACIN DEL TUTOR ii INDICE GENERAL iii LISTA DE CUADROS vii LISTA DE GRFICOS x RESUMEN xii INTRODUCCIN 1 CAPTULOS I EL PROBLEMA 5 Planteamiento del problema 5 Interrogantes de la Investigacin 7 Objetivos de la Investigacin 7 Objetivo General 7 Objetivos Especficos 8 Justificacin de la Investigacin 8 II MARCO TERICO 10 Antecedentes relacionados con la Investigacin 10 Bases Tericas 14 Universidad Ezequiel Zamora (UNELLEZ) 14 Resea Histrica de la UNELLEZ 14 Misin y Objetivos de la UNELLEZ 17 Polticas Generales de la UNELLEZ 19 Estructura Organizativa de la UNELLEZ 20 Soporte Legal de la UNELLEZ 22 Bases Legales en las que se fundamenta el Plan de Cuentas y las Actividades Administrativas y Contables 23 Marco Conceptual del Sistema Contable 27 Objetivos del Control Interno 40 Definicin de Trminos Bsicos 46 III MARCO METODOLGICO 49 Tipo y Diseo de Investigacin 49 Sistema de Variables 51 Poblacin y Muestra 58
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Poblacin 58 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos 59 Validez y Confiabilidad de los Instrumentos 62 Validez 62 Confiabilidad 65 Tcnicas de Anlisis e Interpretacin de los Datos 67 Procedimiento 68 IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS 70 Plan de Cuentas de la UNELLEZ Versus Plan Nacional de Cuentas 70 Niveles de desagregacin de los Grupos de Cuentas 72 Automatizacin de los datos 74 Homogeneidad y Confiabilidad del Plan de Cuentas 76 Provisin de Cdigo nico por Proveedor 77 Identificacin de las Instancias Emisoras de documentos 79 Frecuencia de recepcin en la Unidad de Control Previo 81 Tipos de documentos revisados en la Unidad de Control Previo 82 Normativa a la cual se ajusta el proceso de revisin en la Unidad de Control Previo 84 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad de Control Previo 86 Control del tiempo de procesamiento de la informacin recibida en la Unidad de Control Previo 87 Documentos procesados segn normas de control interno en la Unidad de Control Posterior 89 Registro de Operaciones Financieras asociadas a la Ejecucin Presupuestaria 90 Frecuencia de registro de las Operaciones Financieras en la Unidad de Control Posterior 92 Tipos de Cuentas objeto de seguimiento en la Unidad de Control Posterior 93 Comprobantes de Diario segn tipo de Transacciones 95
Frecuencia de elaboracin de los Comprobantes de Diario en la Unidad de Control Posterior 96
Aplicacin del Principio de Consistencia 98 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad
de Control Posterior 99 Conciliacin, Anlisis de Diferencias y Ajustes 101
Frecuencia de elaboracin de reportes en la Unidad de Sistemas 103 Produccin de los reportes correspondientes en las fechas Programadas 104
Revisin y Ajustes con fines de presentacin de los Estados Financieros 106
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Registro de las transacciones contables en el mes correspondiente 107 Correcin y Registro de transacciones por errores detectados 109
Existencia de partidas destinadas para la adquisicin de equipos Software y otros elementos requeridos para la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 110 Existencia de partidas destinadas a la capacitacin y entrenamiento delos Recursos Humanos requeridos para la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 112 Disposicin del personal a recibir entrenamiento relacionado con la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 114 Conciencia de los beneficios que significa la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 115 Resumen de los Resultados Obtenidos (Diagnstico) 117 V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 118 Conclusiones 118 Recomendaciones 121 VI PROPUESTA: PLAN NICO DE CUENTAS PARA LA UNELLEZ 123 Presentacin 123 Caractersticas Generales 124 Fundamentacin Terica y Legal 125 Bases Tericas 125
Bases Legales 129 Justificacin 130 Objetivo General 131 Objetivos Especficos 131 Estrategias Metodolgicas 131
Metas 133 Plan Unico de Cuentas 134 Cronograma de Actividades 256
BIBLIOGRAFIA 257
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ANEXOS 262
A Instrumento aplicado a personal que labora en las Unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ 263 B Matriz de Experto: Guia de Validacin del instrumento aplicado a Ex-Jefes de las Unidades de Control Previo, Control Posterior Sistemas de la UNELLEZ 271
LISTA DE CUADROS
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CUADRO
1 Identificacin y Definicin de las Variables 54 2 Operacionalizacin de las Variables 57 3 Poblacin sujeta a investigacin, discriminada por unidad
administrativa, nmero de sujetos y profesin 59 4 Plan de Cuentas de la UNELLEZ Versus Plan Nacional de Cuentas 70 5 Niveles de desagregacin de los Grupos de Cuentas 73 6 Automatizacin de los datos 74 7 Homogeneidad y Confiabilidad del Plan de Cuentas 76 8 Provisin de Cdigo nico por Proveedor 78 9 Identificacin de las instancias emisoras de documentos 79 10 Frecuencia de recepcin en la Unidad de Control Previo 81
11 Tipos de documentos revisados en la Unidad de Control Previo 82
12 Normativa a la cual se ajusta el proceso de revisin en la
Unidad de Control Previo 84 13 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad
de Control Previo 86
14 Control del tiempo de procesamiento de la informacin recibida en la Unidad de Control Previo 87
15 Documentos procesados segn normas de control interno 89
16 Registro de Operaciones Financieras asociadas a Ejeccucin Presupuestaria 90 17 Frecuencia de registro de las Operaciones Financieras en la Unidad de Control Posterior 92 18 Tipos de cuentas objeto de seguimiento en la Unidad de Control Posterior 93 19 Comprobantes de Diario segn tipo de Transacciones 95
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20 Frecuencia de elaboracin de los comprobantes de Diario en
la Unidad de Control Posterior 96 21 Aplicacin del Principio de Consistencia 98 22 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad de
Control Posterior 99
23 Conciliacin, Anlisis de Diferencias y Ajustes 101 24 Frecuencia de elaboracin de reportes en la Unidad de Sistemas 103 25 Produccin de los reportes correspondientes en las fechas
Programadas 104 26 Revisin y Ajustes con fines de presentacin de los Edos.
Financieros 106 27 Registro de las Transacciones Contables en el mes correspondiente 107 28 Correcin y Registro de Transacciones por errores detectados 109 29 Existencia de partidas destinadas a la logstica requerida para la
puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 110 30 Existencia de partidas destinadas a la capacitacin y entrenamiento de los recursos humanos requeridos para la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 112
31 Disposicin del personal a recibir entrenamiento relacionado con la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 114 32 Conciencia de los beneficios que significa la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 115 33 Estrategias Metodolgicas para lograr los Objetivos Especficos del
Plan de Cuentas propuesto 132 34 Metas Previstas 133 35 Actividades a desarrollar en relacin con la aplicacin del Plan
nico de Cuentas 256
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LISTA DE GRAFICOS GRAFICO
1 Plan de Cuentas UNELLEZ Versus Plan Nacional 71
2 Niveles de desagregacin de los Grupos de Cuentas 73
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3 Automatizacin de los datos 75 4 Homogeneidad y Confiabilidad del Plan de Cuentas 76 5 Provisin de Cdigo nico por Proveedor 78 6 Fuentes emisoras de documentos 80 7 Frecuencia de recepcin de documentos en Control Previo 81 8 Tipos de documentos revisados en la U. de Control Previo 83 9 Normativa a la cual se ajusta el proceso de revisin en la
Unidad de Control Previo 85
10 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en Control Previo 86
11 Control del tiempo de procesamiento en Control Previo 88
12 Documentos procesados en la Unidad de Control Posterior 89 13 Registro de Operac. Financ. asociadas a la Ejec. Presup. 91
14 Frecuencia de registro de las op. Financ. en Cont.Posterior 92
15 Tipos de cuentas objeto de seguimiento 94
16 Comprobantes de Diario para Transacc. de igual y dist.
Naturaleza 95
17 Frecuencia de elaboracin de Comprobantes de Diario 97
18 Aplicacin del Principio de Consistencia 98
19 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en C. Posterior 100
20 Conciliacin, Anlisis de Diferencias y Ajustes 102
21 Frecuencia de elaboracin de reportes en la U. de Sistemas 103
22 Produccin de reportes segn fechas programadas 105
23 Revisin y Ajustes con fines de present. de los Edos. Financieros 106
24 Registro de Transacciones Contables en el mes
correspondiente 108
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25 Correcin y Registro de transacciones en el mes que
corresponde 109
26 Disponibilidad para logstica requerida s/aplic.Plan nico de Cuentas 111
27 Disponibilidad para capacitar R.H. s/ Plan nico de Cuentas 113
28 Disposicin a recibir entrenamiento s/Plan nico de Cuentas 114
29 Conciencia de los beneficios de aplic. de un Plan nico de
Cuentas 116
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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA COORDINACIN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN EN CONTADURIA, MENCIN AUDITORIA PROPUESTA DE UN PLAN NICO DE CUENTAS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA (UNELLEZ)
Autor: Bextalia Lovera Tutor: Marisol Aguirre
Ao: 2005 RESUMEN El tema de la investigacin realizada se ubica en dos importantes reas del conocimiento: el control interno y el sistema contable. La problemtica estudiada se refiere a la identificacin y descripcin del plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ, durante el ao 2004, y al desarrollo de las actividades administrativas y contables ejecutadas en el mismo lapso. Como objetivo general se plante realizar una propuesta sobre la aplicacin de un plan nico de cuentas para la UNELLEZ, con el propsito de contribuir a la optimizacin de las actividades administrativas y contables que se ejecutan en las unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ, la cual ser formalmente presentada a las autoridades de la institucin y al personal tcnico involucrado en la misma. El principal soporte terico en el cual se apoya la investigacin, lo constituye la conceptualizacin del sistesma contable basada en criterios de modernizacin contable adoptada por el Estado Venezolano, a travs del Ministerio de Finanzas. Legalmente, la investigacin se apoya en La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico y en el Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional as como en las resoluciones emanadas del Consejo Directivo de la institucin. Metodolgicamente, la investigacin se concibi dentro de la modalidad de proyecto factible, con apoyo en investigacin de campo. Entre las principales conclusiones, producto del anlisis e interpretacin de los datos, se destacan: la necesidad que tiene la institucin de aplicar un plan nico de cuentas que unifique las contabilidad presupuestaria con la contabilidad financiera, la necesidad de disponer de manuales de procedimientos contables en las unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas, con el propsito de generar oportunamente los reportes financieros correspondientes con la calidad y productividad esperada.
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INTRODUCCIN
En las organizaciones, tanto pblicas como privadas, generalmente se ejecuta un
conjunto de actividades que corresponden a la parte administrativa y que se relacionan
entre s desde un punto de vista contable con el propsito de generar informacin que
utiliza la gerencia para tomar decisiones, que tienen que ver con los objetivos
organizacionales.
La organizacin, de carcter pblico, objeto de esta investigacin es la Universidad
Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ). La sede
rectoral de la misma se encuentra ubicada en el municipio Barinas, capital del Estado
Barinas, este municipio cuenta con una superficie geogrfica de ochocientos cuarenta y
ocho (848) kilmetros cuadrados y con una poblacin de doscientos cuarenta y siete mil
novecientos cuarenta (247940) habitantes (OCEI,1999), y est ubicado en la Regin de los
Llanos en el centro-suroeste del pas.
La unidad de Servicios Administrativos de la UNELLEZ est conformada por varias
sub-unidades que son: Contabilidad, Compras, Bienes, Agente de Retencin y Tesorera, en
el seno de las mismas se lleva a cabo un conjunto de operaciones administrativas y
contables, que sirven de soporte al proceso de toma de decisiones.
En ese contexto, el propsito que se persigue con la ejecucin de esta investigacin
consiste en contribuir a mejorar el sistema contable de la UNELLEZ, que se ejecuta en la
Unidad de Servicios Administrativos, mediante el diagnstico del plan de cuentas actual y
su influencia en el desarrollo de las actividades administrativo-contable.
En relacin con los aportes de relevancia, que se consideran derivables de la presente
investigacin se cuentan, entre otros, los siguientes:
- Proporcionar a travs del modelo propuesto un plan de cuentas actualizado y en
completa sintona con los requerimientos exigidos por la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE), La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, las
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Resoluciones emanadas del Consejo Directivo de la UNELLEZ y dems instrumentos
formales relacionados con la materia.
- Proporcionar al personal responsable de la Unidad de Servicios Administrativos de la
UNELLEZ, mediante el modelo propuesto, un instrumento que permita realizar el trabajo
de manera ms organizada, al facilitar la interaccin, mejorar las relaciones laborales y
aumentar la motivacin por el trabajo.
- Generar informacin oportuna y adecuada a la gerencia de la UNELLEZ para la toma
de decisiones.
- El plan de cuentas propuesto puede ser til a otras instituciones de Educacin Superior,
que se encuentran en condiciones similares, y que requieran mayor fluidez en la obtencin
de la informacin requerida para la toma de decisiones.
- Contribuir al enriquecimiento del conocimiento en el rea de la contabilidad,
especficamente del sistema contable en el rea de administracin de instituciones de
Educacin Superior.
- Disponibilidad de un soporte terico relacionado con la temtica en estudio.
- La posibilidad de plantearse serias reflexiones sobre la importancia de disponer, en la
prctica, de un plan de cuentas actualizado y en correspondencia con las exigencias del
sector oficial, que facilite el desarrollo armnico de las actividades administrativas y
contables de la UNELLEZ.
En ese orden de ideas, el presente trabajo se ha estructurado en seis (6) captulos, que se
exponen en el orden secuencial siguiente:
Captulo I: denominado El Problema, contiene el planteamiento de la situacin
seleccionada como objeto de estudio, las interrogantes formuladas, los objetivos general y
especficos que surgen de las interrogantes planteadas; y la justificacin de la investigacin.
Captulo II: denominado Marco Terico, comprende bsicamente los fundamentos
tericos en los cuales se apoya la investigacin, confirindole un marco referencial para la
interpretacin adecuada de los resultados obtenidos. Est estructurado en dos (2) partes: en
la primera se presentan los antecedentes relacionados con la investigacin, mediante la
exposicin y anlisis de un conjunto de referencias sobre trabajos desarrollados por varios
autores, que guardan relacin directa e indirecta con la presente investigacin. Y en la
segunda, se presentan las bases legales y tericas en que se fundamenta el plan de cuentas y
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las actividades administrativas y contables de la UNELLEZ, como variables principales
identificadas en esta investigacin.
Captulo III: titulado Marco Metodolgico, comprende los elementos que conforman la
metodologa seleccionada para el desarrollo de la presente investigacin, los cuales se
exponen a travs de un conjunto de contenidos relacionados con: el tipo y diseo de
investigacin seleccionado; el sistema de las variables que se estudian, incluyendo la
identificacin de las mismas, con sus correspondientes definiciones: conceptual y
operacional; la identificacin de la poblacin estudiada; la seleccin de la muestra; aspectos
vinculados a los instrumentos de recoleccin de datos; as como las tcnicas utilizadas en la
determinacin de la validez y confiabilidad de los instrumentos aplicados; el procedimiento
seguido; y las tcnicas de anlisis e interpretacin de los datos.
Captulo IV: titulado Presentacin y Anlisis de Resultados contiene, bsicamente, los
resultados del diagnstico efectuado sobre el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ
durante el ao 2004 y su influencia en el desarrollo de las actividades administrativas y
contables ejecutadas en las Unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas,
durante el mismo perodo, y la factibilidad de aplicacin de la propuesta de un Plan nico
de Cuentas.
Captulo V: titulado Conclusiones y Recomendaciones contiene, en primera instancia,
un conjunto de conclusiones generadas del estudio como producto de haber retomado el
problema y establecido las relaciones correspondientes con los aportes obtenidos en cada
etapa de la investigacin, sintetizando los resultados y resaltando los aspectos ms
importantes que evidenciaron el logro de los objetivos planteados y la resolucin de las
interrogantes formuladas. Y, en segunda instancia, contiene un conjunto de
recomendaciones las cuales han sido planteadas y sugeridas en funcin de los aportes y
beneficios que se puedan generar de la aplicacin de los resultados propuestos.
Captulo VI: titulado Plan nico de Cuentas para la UNELLEZ, contiene la propuesta
que se presenta a dicha Institucin con el propsito de que, a travs de su aplicacin se
logre optimizar el desarrollo de las actividades administrativas y contables mediante la
homogeneizacin de la Contabilidad Presupuestaria y la Contabilidad Financiera, en un
marco de mayor fluidez, coordinacin y productividad y calidad de resultados.
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CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Segn el Ministerio de Finanzas (1999), es comn, en los pases en vas de desarrollo,
que se de cierta debilidad en materia de informacin sobre la gestin financiera de los entes
pblicos. Debido a que la misma no est del todo sistematizada, se refleja la ausencia de
informacin apta para la toma de decisiones.
Segn el Ministerio de Finanzas (ob, cit), entre las posibles causas de esta ausencia de
informacin, destaca el hecho que los sistemas contables puestos en prctica han sido
diseados en atencin a las necesidades de los rganos de control, dejando al margen los
requerimientos de la gerencia de disponer informacin pertinente, oportuna y confiable.
Venezuela no escapa a esa problemtica y as lo evidencia la gestin realizada por un
conjunto de organismos de la administracin pblica, entre los que se destaca el Ministerio
de Finanzas, la Contralora General de la Repblica y la Superintendencia Nacional de
Control Interno y Contabilidad Pblica, quienes han evidenciado la necesidad de promover
ciertos cambios en la concepcin de los sistemas de administracin, registro y produccin
de informacin sobre la gestin financiera de los organismos pblicos. En este sentido, han
venido trabajando en la produccin de normas e instrucciones necesarias en materia de
contabilidad, a objeto de centralizar las cuentas de las dependencias oficiales y unificar la
forma de presentacin de los instrumentos contables ante los rganos de control de gestin
pblica.
En el mbito local, especficamente en el municipio Barinas, en el Estado Barinas, la
UNELLEZ no escapa a la problemtica citada. As que, tomando en cuenta un conjunto de
referentes empricos basados en la experiencia de la investigadora como empleada
administrativa adscrita a la Unidad de Control Posterior por espacio de once aos, y
actualmente en el cargo de contador jefe, con injerencia directa en el proceso de generacin
de informacin contable, al indagar sobre la situacin problema detecta un conjunto de
hechos, como los indicados a continuacin:
En el circuito administrativo-contable el personal responsable del sistema financiero
trabaja con un plan de cuentas diferente al que utiliza el personal responsable de la
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contabilidad presupuestaria, lo que refleja falta de uniformidad en el desarrollo de las
actividades; lentitud en la rutina de los procesos; demoras en la salida de algunos pagos;
quejas de algunos proveedores; e incomodidad en el personal por no haber uniformidad en
los procesos. Entre las posibles causas que pudieran generar los hechos anteriores, cabe
sealar las siguientes: cambios frecuentes del personal que ocupa los cargos gerenciales
claves (responsables por la toma de decisiones); falta de entrenamiento del personal en la
ejecucin de actividades orientadas hacia un proceso nico de accin; rotacin de personal
clave hacia otras dependencias, lo que implica entrenar nuevo personal en el puesto que
quedo vacante; falta de un acuerdo por parte de los responsables de las unidades
administrativas que consista en la ejecucin de un plan nico de cuentas.
Los hechos y causas mencionados redundan en la identificacin de una problemtica
que se formula en los siguientes trminos: la falta de ejecucin de un plan nico de cuentas
en la UNELLEZ, por parte de las instancias administrativas responsables del proceso
contable, influye en el desarrollo ptimo de las operaciones administrativas y contables
para dar respuesta satisfactoria a los compromisos contrados por la institucin.
Se estima que de mantenerse la situacin indicada como problema, se pueden generar
consecuencias como las siguientes: que la institucin se mantenga desconectada de la
realidad nacional, en este caso del ente rector que a nivel nacional dicta las pautas en
materia de Administracin Financiera Gubernamental, como lo es la Oficina Nacional de
Contabilidad Pblica (ONCP), de conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Sector Pblico. Esta situacin a su vez, puede ocasionar la
imposicin de sanciones por incumplimiento de las normas establecidas por el estado. A
nivel del personal, se puede generar mayor grado de frustracin y desinters por el
desarrollo del trabajo, por estar consciente que la forma en que se viene realizando carece
de criterios de uniformidad, especficamente en el manejo de las cuentas. Desconfianza del
personal en la gerencia de la institucin, al no recibir lineamientos que permitan optimizar
el trabajo, actualizarlo y cumplir oportunamente con los compromisos contrados por la
institucin, con los proveedores y con su personal.
Interrogantes de la Investigacin
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El anlisis de la problemtica planteada conduce a formular un conjunto de
interrogantes, destacndose la primera de ellas como la interrogante principal que obedece
al problema planteado y el resto constituyen interrogantes complementarias:
Cmo influye el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ en el ao 2004 en el
desarrollo de las actividades administrativas y contables?
En qu consiste el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ en el ao 2004?
El plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ en el ao 2004 est en concordancia con
las disposiciones oficiales establecidas por la Ley Orgnica de Administracin Financiera?
Cmo se desarrollan las actividades administrativas y contables en la UNELLEZ?
Es factible aplicar en la UNELLEZ un plan nico de cuentas para contribuir a la
optimizacin de las actividades administrativas y contables?
El diseo de un plan nico de cuentas para la UNELLEZ puede contribuir a optimizar
el desarrollo de las actividades administrativas y contables?
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General:
Elaborar una propuesta sobre un plan nico de cuentas para la UNELLEZ con el
propsito de contribuir a la optimizacin de las operaciones administrativas y contables.
Objetivos Especficos:
1. Identificar el Plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ durante el ao 2004.
2. Verificar si el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ, durante el ao 2004, se
ajusta a las disposiciones oficiales establecidas por la Ley Orgnica de Administracin
Financiera del Sector Pblico
3. Describir las actividades administrativas y contables desarrolladas en la UNELLEZ
durante el ao 2004.
4. Diagnosticar la influencia ejercida por el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ,
durante el ao 2004, en el desarrollo de las actividades administrativas y contables.
5. Determinar la factibilidad de aplicacin de un plan nico de cuentas diseado para la
optimizacin de las actividades administrativas y contables de la UNELLEZ.
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6. Disear un plan nico de cuentas para la optimizacin de las actividades
administrativas y contables de la UNELLEZ.
7. Determinar un cronograma de actividades que conduzcan a la puesta en prctica del
plan de cuentas propuesto.
Justificacin de la Investigacin
Desde un punto de vista prctico, esta investigacin se justifica porque la misma est
orientada a resolver una situacin problema que afecta el trabajo que realiza el equipo de
personas responsables de la ejecucin del proceso contable en las instancias de Control
Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ, considerando, adems, que la
informacin que se genera de este proceso constituye un insumo bsico para la toma de
decisiones gerenciales.
Por otra parte, los resultados de esta investigacin van a generar un conjunto de
beneficios a la UNELLEZ. En ese sentido, en el mbito interno se prev contribuir a
mejorar la motivacin del equipo de trabajo responsable del proceso contable, porque con
la puesta en prctica de la propuesta de un plan nico de cuentas podrn realizar el trabajo
con mayor armona, productividad y calidad; igualmente, estarn en condiciones de generar
informacin ms precisa, concreta y confiable para la toma de decisiones gerenciales.
Por otra parte, a nivel del mbito externo, los beneficios se reflejaran en el logro de una
atencin ms oportuna a los proveedores lo cual a su vez redundar en el fortalecimiento de
las relaciones comerciales con la institucin; la captacin de nuevos clientes; y el
fortalecimiento de la imagen de la universidad en el entorno, al lograr mayor proyeccin y
credibilidad debido al cumplimiento puntual de los compromisos contrados.
Desde un punto de vista terico, la investigacin se justifica por estar fundamentada en
importantes terias y bases legales que conforman el marco terico, relativas al control
interno, los principios contables y las leyes y reglamentos que rigen la Administracin
Financiera del Sector Pblico Nacional, las cuales permiten confrontar los datos
recolectados y generar conclusiones consistentes con el deber ser.
Desde un punto de vista metodolgico, la investigacin se justifica porque dada su
naturaleza la misma se ajusta a una investigacin de proyecto factible, modalidad apropiada
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segn Brito (2002), para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones, instituciones o grupos sociales. En ese sentido, se trata de resolver la
problemtica detectada en una institucin universitaria (UNELLEZ), mediante el
cumplimiento de los pasos propios de esta modalidad, como lo son: la formulacin de un
diagnstico sobre el plan de cuentas aplicado en la universidad durante el ao 2004 y sobre
las operaciones administrativo-contables, el estudio de la factibilidad de la propuesta
planteada y el diseo de la misma.
Desde el punto de vista acadmico, la investigacin se justifica porque puede servir de base o fundamento a organizaciones semejantes a la UNELLEZ, las cuales pudieran
orientar su rumbo administrativo considerando el contenido de este trabajo. Igualmente,
pudiera utilizarse para ser extendido a mbitos de carcter general relacionados con el tema
objeto de la investigacin en las distintas universidades nacionales.
CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes de la Investigacin En relacin con la problemtica objeto de la presente investigacin a continuacin se
presentan y se analizan un conjunto de trabajos relacionados directa e indirectamente con la
misma.
Segn Acosta (2000), en trabajo titulado Diseo de un Sistema de Informacin para el
Control de la Gestin Universitaria plantea que la UNELLEZ como organizacin
dinmica, que se mantiene en constante interaccin con su entorno, requiere de la
implementacin de sistemas de informacin que tengan como objeto proporcionar
informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas que conlleven a lograr
unidad, coherencia y continuidad de la gestin institucional.
El trabajo de Acosta (ob cit), refleja que en la UNELLEZ existe una necesidad
manifiesta de implantar sistemas de informacin que faciliten la toma de decisiones y la
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solucin de problemas y el logro de soluciones. A este respecto la problemtica planteada
en esta investigacin guarda relacin con el trabajo de Acosta, en virtud de que en la misma
se detecta falta de uniformidad en el manejo contable de ciertas operaciones, situacin que
adems de generar aumentos en los tiempos de respuesta a los usuarios que demandan los
servicios de la unidad de Administracin, ocasiona demoras en la generacin de la
informacin que requiere la institucin para tomar decisiones.
Segn Abud Consultores Gerenciales C.A (2001), en diagnstico organizacional
realizado en las unidades administrativas de la UNELLEZ, a nivel de resultados, plantea
que existen dificultades en el control de los procesos administrativos y contables; que en
buena medida el trabajo en dichas unidades se desarrolla con base a la experiencia de cada
persona que se desempea, y que trata de cumplir las funciones asignadas con voluntad de
hacer bien las tareas. Aunado a ello, la informacin de las cuentas que se manejan se ha
venido realizando sin apego a la publicacin 23 emanada de la Contralora General de la
Repblica.
En lo expresado por Abud Consultores Gerenciales C.A (ob cit), se detecta que en la
UNELLEZ existen serias dificultades que afectan el desarrollo de las actividades
administrativas y contables. Esta situacin permite corroborar lo expresado en la
problemtica objeto de estudio, por lo que representa un aporte de gran inters y
consideracin para efectos de anlisis, interpretacin, reflexin y generacin de ideas
relacionadas con posibles alternativas de solucin.
Segn el Ministerio de Finanzas (2002), en trabajo titulado Instrucciones para la
Contabilidad de los Organismos del Poder Nacional aplicables al Presupuesto de Gastos
2002 en papel de trabajo sobre las consideraciones para mantener actualizada la
contabilidad y disponer de la informacin generada en las dependencias administrativas
establece lo siguiente:
El registro en la contabilidad patrimonial de las transacciones presupuestarias debe efectuarse en los modelos de asientos incorporados en la base de datos del SIGECOF, con afectacin de las cuentas y subcuentas prescritas en el catlogo de cuentas del sistema de Contabilidad aplicable a los organismos del Sector Pblico (p.2)
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Las consideraciones expuestas por el Ministerio de Finanzas (ob cit), prcticamente dejan por sentado una lnea de accin claramente definida en cuanto al registro de las
operaciones contables, en los organismos que conforman la administracin pblica
nacional. En ese sentido, la UNELLEZ como institucin del sector pblico nacional, debe
acogerse a esas instrucciones en el proceso de rendicin de cuentas a los organismos
contralores del nivel central, sobre el uso de los recursos recibidos en el desarrollo de sus
actividades internas y externas. Por lo tanto, las instrucciones emanadas por los organismos
contralores de la repblica constituyen un aporte fundamental para la presente
investigacin, en virtud que en la misma se plantea la ausencia de un plan de cuentas en
sintona con los lineamientos oficiales, y la revisin y adopcin de los mismos formar
parte de la propuesta que se haga como alternativa de solucin.
En el plano internacional, es importante destacar los esfuerzos realizados por un
importante grupo de pases europeos por lograr un plan contable o plan nico de cuentas de
carcter internacional. En ese sentido, segn la Enciclopedia de Direccin y Administracin
de la Empresa (1986), en un breve recorrido histrico, hace referencia al Plan de Cuentas
de Schmalembach, economista alemn y profesor de la Universidad de Colonia, publicado
en 1927. Este plan se constituy en el primero que persegua captar el proceso de
circulacin de valores en la empresa, tuvo mucha difusin en la Alemania de la poca, y
cal hondamente no solo en Alemania sino en otros pases europeos. Posteriormente, sobre
la base del trabajo de Schmalembach, en 1937 Alemania public un plan de cuentas
conocido como Plan Goering, de aplicacin obligatoria en la industria y el comercio. Con
esta medida, el Estado trat de establecer un control eficaz sobre la economa alemana, que
en aquel entonces se encontraba en trance de preparacin para la guerra. En Europa El Plan
Goering tuvo vigencia hasta finales de la Segunda Guerra Mundial.
Durante los ltimos aos de la dcada de los cuarenta, numerosos pases de Europa
tomaron la idea del plan de cuentas, bajo la concepcin filosfica de ser el instrumento
ideal de la normalizacin contable, ya que gracias a l se podra conseguir que la
informacin contable de las empresas se formulara con el requisito de la comparabilidad.
Sobre esta base, se fundamentaron las medidas tomadas por Francia, Noruega, Suecia, la
Repblica Federal de Alemania, Blgica, y aos despus Espaa, Portugal, Grecia, y otros.
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Segn La Enciclopedia de Direccin y Administracin de la Empresa (ob cit), en
Francia se sucedieron cronolgicamente tres Planes de Cuentas, de influencia bien notoria
en varios pases europeos. El primero aprobado el 18 de septiembre de 1947, el segundo
aprobado el 11 de mayo de 1957 y el tercero aprobado el 27 de abril de 1982. Este ltimo
constituy el plan revisado que comenz a aplicarse el primero de enero de 1984, con la
revisin se persiguieron varios objetivos, entre ellos actualizar el texto de 1957, incluyendo
el progreso contable y la adaptacin a las disposiciones de la IV Directriz de la Comunidad
Econmica Europea.
El citado plan tuvo un alto nivel de aceptacin y de aplicacin en prcticamente todas la
empresas del pas y en numerosas oficinas del sector pblico, lo que dio lugar a que la
normalizacin contable francesa ocupara un lugar destacado a nivel mundial, al cumplir
con eficacia la doble finalidad microeconmica y macroeconmica que tiene atribuida.
Luego del esfuerzo de normalizacin nacional, el intento fue a nivel internacional por
medio de un plan supranacional. En este intento, se destaca el profesor francs Anthonioz,
autor del plan internacional aprobado en las Jornadas Internacionales, celebradas en Pars,
en junio de 1953.
El problema que afect la puesta en prctica del plan de normalizacin de corte
internacional fue el empleo, en la mayora de los pases, de muy diversas terminologas,
estructuras, principios o convenciones. Situacin que, segn la Enciclopedia de Direccin y
Administracin de la Empresa (ob cit), es factible de resolver mediante la aproximacin de
las legislaciones y la prcticas nacionales a travs de medidas y acuerdos armonizadores, en
lugar de emplear textos supranacionales cuya aplicacin puede resultar, por una serie de
razones, extremadamente dificultosa en muchos pases.
Finalmente, producto del anlisis efectuado al aporte de la Enciclopedia de Direccin y
Administracin de la Empresa, se destaca que el mismo constituye un antecedente que
guarda estrecha relacin con la temtica objeto de esta investigacin y que la normalizacin
contable es un proceso de gran importancia, que ha sido objeto de investigacin en el plano
internacional por renombrados y destacados especialistas, con evidencias de reconocida
aplicacin en importantes pases europeos.
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Bases Tericas
Se da inicio a este tpico con la descripcin de la UNELLEZ, por ser la institucin en el
seno de la cual se lleva a cabo la investigacin. En razn de ello, se presenta una resea
histrica sobre la misma, su misin, objetivos, polticas generales, estructura organizativa, y
soporte legal. Posteriormente, se exponen los principios tericos que sirven de soporte a las
dos variables identificadas en esta investigacin como lo son el plan de cuentas y las
operaciones administrativo-contable, y que corresponden a la teora contable y al control
interno.
Universidad Ezequiel Zamora (UNELLEZ)
Resea Histrica de la UNELLEZ
Segn Gmez (1978), la Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales Ezequiel Zamora, surge como producto de una serie de situaciones
concatenadas que comienzan a darse en la dcada del 70, cuando el pas empieza a
experimentar una extraordinaria expansin de la matrcula estudiantil a nivel del subsistema
de educacin superior, ocasionado por la masificacin de la educacin, en los niveles de
primaria y secundaria.
La situacin anterior indujo al gobierno nacional a crear nuevas instituciones de
educacin superior, con la intencin de dar acogida a estos nuevos estudiantes. Sin
embargo, este boom no lleg a la regin de los Llanos Occidentales, generando la
emigracin de sus bachilleres hacia otras regiones, en busca de un nivel universitario. Una
vez graduados, pocos de ellos regresaban para incorporarse al desarrollo de su regin,
ocasionando escaso apoyo a la productividad agrcola y un bajo nivel acadmico de la
poblacin.
A la situacin expuesta se unan otros elementos, tales como las caractersticas propias
de la regin de los Llanos Occidentales y su influencia en la produccin nacional a travs
de la generacin de importantes rubros agrcolas (cereales, oleaginosas, algodn y ganado).
Estos factores se convirtieron en un argumento evidente para que los niveles de decisin del
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sector oficial y la comunidad involucrada percibieran como una necesidad urgente la
creacin de un centro universitario dedicado preferentemente al sector rural. Finalmente, el
gobierno nacional, por recomendaciones del Consejo Nacional de Universidades (CNU),
design una comisin organizadora para la creacin de la Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales, al considerar que esta regin reuna una serie de
posibilidades para proyectos educativos del nivel superior, en funcin del desarrollo
econmico y social del pas.
La misin de dicha comisin consisti en adelantar los estudios de factibilidad,
organizacin, funcionamiento y el plan de desarrollo de la institucin proyectada. Una vez
realizados los estudios hizo entrega del informe correspondiente, en fecha 10 de abril de
1975, por intermedio del CNU al Ejecutivo Nacional, en el cual recomienda su creacin.
Hecho que se convierte en realidad por medio del decreto presidencial N 1178, de fecha
07 de octubre de 1975, y por rgano de la Ley de Universidades en su artculo dcimo.
Oficialmente se crea la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel
Zamora, con sede en los estados: Apure, Barinas, Cojedes y Portuguesa; cuyo fin segn
Gmez (ob cit), comprende el ensayo de nuevas orientaciones y estructura, con autonoma
dentro de las condiciones especiales requeridas por experimentacin educativa y
fundamentalmente dirigidas a facilitar los conocimientos, las tcnicas y las prcticas para
un desarrollo agrcola de la regin, con mayores niveles de produccin, productividad y
bienestar econmico para sus habitantes.
Posteriormente, el 4 de diciembre de 1975 el Ejecutivo Nacional, segn Resolucin N
414, por intermedio del Ministro de Educacin procede a designar las primeras autoridades
de la universidad, recayendo tal responsabilidad en las siguientes personas: Dr. Felipe
Gmez Alvarez, Rector; Ing. Humberto Jimnez Gonzlez e Ing. Rafael Tineo Gamboa,
como Vice-Rectores; Ing. Pedro Jos Urriola, Eco. Martn Ramrez Blanco y Eco. Juan
Rivera Galvis, como Vice-Rectores de rea.
Con la designacin de las autoridades, se emprendi de inmediato la difcil tarea de
llevar a la prctica los planteamientos vertidos por la Comisin Organizadora en su
informe, empezando con la contratacin de personal especializado para el diseo de la
planta fsica y de los programas acadmicos propuestos.
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La filosofa, objetivos, polticas y caractersticas generales de la nueva universidad
quedaron definidos en el reglamento de creacin de la UNELLEZ, el cual fue decretado por
el Ejecutivo Nacional el 19 de mayo de 1977 y publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria
N 2042 en el mes de mayo del mismo ao.
Segn publicaciones de la UNELLEZ (1983), en el mes de abril de 1977 en la ciudad
de Barinas se inician las actividades acadmicas con una inscripcin de quinientos un (501)
estudiantes en el Programa Complementacin, constituyendo la primera cohorte de ingreso
a la universidad; ao y medio ms tarde, en julio de 1978 se inicia el cuarto semestre en el
ciclo superior en los Vicerrectorados de Produccin Agrcola en Guanare, Infraestructura y
Procesos Industriales en San Carlos, Planificacin y Desarrollo Social en Barinas, y
Planificacin y Desarrollo Regional en San Fernando de Apure.
En el mes de mayo de 1982, egresa la primera promocin de profesionales de la
UNELLEZ, convalidndose as la actividad docente y promocionndose la investigacin, la
extensin y la cultura a fin de reafirmar los objetivos en el fiel cumplimiento de las
polticas definidas teniendo como norte el servicio a la comunidad.
De conformidad con el principio democrtico contenido en la Constitucin Nacional, y
por decreto presidencial N 2847 del 12 de marzo de 1993, se faculta a los miembros de la
comunidad de la UNELLEZ para que elijan a las autoridades universitarias por ejercicio del
voto, constituyndose en ese momento, en el acto ms significativo y democrtico hacia la
autonoma universitaria en los dieciocho aos de vida acadmica que a la fecha cumpliera
la UNELLEZ.
En cumplimiento del citado decreto, en junio del mismo ao, la comunidad universitaria
realiz sus primeras elecciones, tal como lo establece el reglamento, resultando electos
como autoridades los siguientes profesores: Lic. Clemente Quintero Rector; Lic. Jess
Merchn Snchez Secretario; Prof. Vctor Zambrano Vice-Rector de Servicios; Prof. Osmar
Buitrago, Ing. Simn Bravo, Ing. Antonio Lpez Mendibelson y Lic. Pedro Loreto Vice-
Rectores de rea en los estados Barinas, Cojedes, Portuguesa y Apure; adems, se eligieron
los jefes de programa en cada uno de los vice-rectorados y los representantes al co-
gobierno universitario. Los representantes de las jefaturas de subprogramas fueron
designados posteriormente por el rector electo, mediante seleccin de ternas presentadas
por los jefes de programa.
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Misin y Objetivos de la UNELLEZ
Segn el artculo 2 comprendido en el Reglamento de la UNELLEZ aprobado por la
Presidencia de la Repblica (1993), la misin de la misma, est definida en los siguientes
trminos:
La Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora, es una institucin de educacin superior constituida fundamentalmente por una comunidad de intereses espirituales que rene a profesores y estudiantes en la bsqueda de la verdad y el afianzamiento de los valores transcendentales del hombre. Orientada a la realizacin de la funcin rectora de la educacin, la cultura y la ciencia, mediante actividades de docencia, investigacin y extensin puestas al servicio de la comunidad y destinadas a promover los recursos humanos que en el campo cientfico, tecnolgico y humanstico, se requieran para el desarrollo integral de la regin y del pas, enmarcados dentro de un espritu de democracia, de justicia social y de solidaridad humana y abierto a todas las corrientes del pensamiento universal. En relacin con los objetivos de la UNELLEZ, en dicho reglamento se contemplan los
siguientes:
- Desarrollar y dirigir programas que conduzcan a la formacin de un profesional suficientemente calificado, a nivel tcnico para la productividad y a nivel superior para la investigacin, docencia, extensin y planificacin. - Contribuir eficientemente al desarrollo nacional mediante el aprovechamiento racional y productivo de los recursos humanos y naturales de la regin. - Encaminar sus acciones a la satisfaccin de las necesidades de la regin, en especial del sector agropecuario. - Estimular el talento y la inventiva, a fin de alcanzar una tecnologa agropecuaria propia que congenie los logros tecnolgicos alcanzados con los requerimientos de nuestras condiciones y posibilidades econmicas y sociales. - Lograr, mediante la asesora y planificacin oportuna, la optimizacin oportuna de los recursos en la ejecucin de las metas programadas. - Realizar estudios y cooperar en programas de investigacin cientfica y tecnolgica, especialmente en los relacionados con la problemtica regional. - Estudiar, promover y desarrollar programas de experimentacin en las ramas de su competencia y divulgar los resultados obtenidos. - Divulgar los propsitos de la universidad y garantizar la evaluacin sistemtica de su actividad, as como de los resultados correspondientes conforme al carcter experimental de la misma. - Participar activamente con sus experiencias en los programas y proyectos que realicen los organismos pblicos y privados con miras al desarrollo integral de la regin. - Propender a que la accin de la universidad sea estmulo de la dinmica nacional, para contribuir a la solucin de los problemas, la formacin de los recursos humanos requeridos, y la optimizacin de stos en base a un sistema funcional y operativo.
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- Prestar asesora a los sectores productivos en la ejecucin de programas especficos para la utilizacin racional de los recursos del pas y especialmente los de la regin. - Preservar y enriquecer el patrimonio cultural del pas, fundamentalmente el de la regin, con miras a consolidar los valores espirituales y la capacidad creativa y razonadora del hombre. Polticas Generales de la UNELLEZ En 1991, la UNELLEZ con el fin de orientar de manera global el trabajo en las
reas de docencia, investigacin, extensin y postgrado, para dar cumplimiento a
los objetivos establecidos en su Reglamento de Creacin; y, a su vez, desarrollar
polticas y estrategias ms especficas en cada una de las reas ya sealadas,
formul un conjunto de polticas generales las cuales se encuentran registradas en
el documento Polticas/Estrategias 91, y que a continuacin se citan:
- Desarrollo de una tecnologa agropecuaria apropiada a la regin. Poltica
cuyo propsito consiste en lograr el desarrollo de una tecnologa agropecuaria
propia, que comprenda desde la produccin en el campo hasta la industrializacin
y la comercializacin, a fin de armonizar los logros tecnolgicos con los
requerimientos econmicos, culturales y ecolgicos de la regin.
- Formacin y promocin del recurso humano para el desarrollo integral de la
regin. Poltica referida a la formacin del recurso humano, a nivel profesional y
tcnico para la productividad, y a nivel de postgrado para la docencia la
investigacin y la planificacin, que contribuyan al desarrollo integral que demanda
la regin.
- Aprovechamiento racional del recurso humano y natural de la regin para el
desarrollo integral de la misma. Esta poltica tiene como objeto contribuir a la
capacitacin y mejor uso del recurso humano y natural de la regin, mediante la
promocin del individuo y la comunidad. A travs del impulso de la difusin y
adopcin de tecnologa, conocimientos, valores y actitudes que conduzcan a un
desarrollo integral de la regin.
- Preservacin y enriquecimiento del patrimonio cultural de la regin. Esta
poltica tiene como fin propiciar el enriquecimiento del nivel cultural de la poblacin
regional y la preservacin e incremento de la identidad y acervo cultural de la
regin.
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- Evaluacin y mejoramiento contino. Esta poltica tiene como propsito la
creacin de un ambiente propicio en la institucin que permita realizar en forma
permanente una evaluacin sistemtica de su actividad, con miras a mejorar el
nivel de eficiencia de su gestin, y adecuarlo a la dinmica regional. Ello no es
ms que crear una cultura de evaluacin que permita dar cabal cumplimiento al
artculo 10 de la Ley de universidades.
Estructura Organizativa de la UNELLEZ La estructura organizativa de la UNELLEZ segn Gmez (1978), se
caracteriza por ser de tipo funcional, con responsabilidades y campos de accin
muy bien definidos y delimitados, lo cual evita la interferencia de otros organismos
y la evasin de acciones a cumplir; dando lugar a una rpida ejecucin y a una
clara determinacin de responsabilidades a los distintos niveles organizacionales,
tanto acadmicos como administrativos.
En ese sentido se diferencian cuatro niveles de gestin, los cuales se
identifican a continuacin:
Nivel de poltica general: el cual corresponde a la instancia del Consejo
Superior, encargada de indicar la poltica general a seguir por la institucin,
conocer de sus planes anuales y evaluar la labor realizada por el equipo
universitario. Est integrado por doce miembros, de los cuales nueve representan
a las distintas esferas del pas y tres pertenecen a la universidad, siendo presidido
por el Rector.
Nivel directivo-ejecutivo: en el cual se ubican dos instancias, una corresponde
al Consejo Directivo, el cual constituye la mxima autoridad directiva de la
institucin, est constituido por el Rector, los Vice-rectores de rea, un
representante de los profesores, un delegado estudiantil y un representante de los
egresados. Sus funciones son netamente de carcter directivo, orientadas a
estudiar, legislar y decidir sobre la buena marcha de la institucin. La ejecucin de
las decisiones aprobadas por esta instancia, son de su absoluta responsabilidad.
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Y la otra corresponde al rectorado, bajo la responsabilidad del rector, quien es la
mxima autoridad ejecutiva de la universidad.
Al Rector dentro de sus funciones le corresponde: el ejercicio de las
presidencias del Consejo Superior y del Consejo Directivo; llevar a dichos
organismos las proposiciones y planes que requieran su aprobacin; recibir cuenta
de los vice-rectores; y tomar las decisiones que considere necesarias para cumplir
los acuerdos y resoluciones del Consejo Directivo. Cuenta con el apoyo tcnico de
diversas oficinas asesoras.
Nivel operativo-ejecutor: al cual corresponden los Vice-rectorados, los
programas acadmicos y las unidades administrativas.
Los Vice-rectores son los asistentes inmediatos del rector para el cumplimiento
de las funciones universitarias de las respectivas reas. De esa manera, la base
de la estructura ejecutora de la UNELLEZ est constituida por cuatro Vice-
rectorados acadmicos y uno administrativo, que corresponde al Vice-rectorado de
Servicios, cuya misin consiste en coordinar y controlar la gestin administrativa
de la Institucin, manteniendo estrecha vinculacin con el resto de los Vice-
rectorados.
Los programas, constituyen la unidad organizativa bsica donde se coordina y
desarrollan las actividades de docencia (formal y no formal), investigacin y
extensin. Los programas se dividen, para su funcionamiento, en sub-programas,
stos a su vez en proyectos, y stos ltimos es sub-proyectos, donde se realizan
labores de tipo individual.
La unidades administrativas comprenden las distintas dependencias en las
cuales se desarrolla la gestin administrativa de la universidad, cada una de ellas
cuenta con un jefe o responsable de dirigir las operaciones pertinentes en materia
administrativa. La actividad administrativa es concebida como un apoyo a la
actividad acadmica.
Nivel de asesora: instancia de gestin que se encarga de realizar los estudios
tcnicos que son requeridos por la institucin, a nivel de dos instancias:
Correspondiendo la primera instancia a nivel del rector bajo la responsabilidad
de las unidades de: Contralora, Desarrollo Espacial, Asesora Legal, Recursos
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Humanos, Secretara Ejecutiva del Rectorado, Programa Cultura, Secretara
Ejecutiva de Investigacin, Secretara Ejecutiva de Extensin, Secretara Ejecutiva
de Postgrado, Relaciones Pblicas, Planificacin Presupuestaria y Evaluacin
Institucional.
Y la otra instancia corresponde a las comisiones asesoras, que son
organismos de apoyo a los vice-rectorados, por cuyo rgano se toman decisiones
y se formulan recomendaciones que luego se presentan al consejo acadmico
para su estudio y decisin.
Las mismas estn integradas por el jefe del programa acadmico, quien la
preside, los jefes de los sub-programas, un representante profesoral, un
representante estudiantil, y un representante de los egresados y sus respectivos
suplentes. Como invitados permanentes figuran los coordinadores de
investigacin, de extensin y de postgrado.
Soporte Legal de la UNELLEZ
Las bases legales que rigen el funcionamiento de la UNELLEZ estn
comprendidas en los decretos oficiales de su creacin y aprobacin del
reglamento de funcionamiento y en los reglamentos internos aprobados por el
Consejo Directivo de la misma, tal como se citan a continuacin:
- El Decreto Presidencial N 1178, de fecha 7 de octubre de 1975, por medio
del cual se decret su creacin.
- El 12 de marzo de 1993 por Decreto Presidencial N 2847, publicado en Gaceta
Oficial N 4541 de fecha: 16-03-93, se aprob el reglamento de la UNELLEZ relativo a la
normativa sobre su organizacin y funcionamiento. El cual, posteriormente, fue sujeto de
una reforma parcial, aprobada segn Decreto Presidencial N 2.884 de fecha: 5-4-1993,
publicado en Gaceta Oficial N 35.198 de fecha: 27-4-1993.
- En fecha 19-05-1981 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, en sesin extraordinaria,
aprob el Reglamento de los Miembros del Personal Acadmico de la Universidad
Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora, con el propsito de
normar las actividades docentes, de investigacin y de extensin de su personal docente.
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- En fecha 21-11-1984 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, en sesin ordinaria
aprob el Reglamento para la Seleccin e Ingreso del Personal Acadmico de la
UNELLEZ.
- En fecha 30-09-83 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, en sesin ordinaria,
aprob el Reglamento Acadmico que norma el funcionamiento de los programas,
subprogramas, proyectos y sub-proyectos.
- En fecha 30-05-1994 el Consejo Directivo, en sesin ordinaria, aprob el Reglamento
de la Comisin Asesora de los Programas Acadmicos, segn consta en Acta N 435,
Ordinaria, Punto 76.
- En fecha 11-12-1991 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, aprob el
Reglamento de Investigacin, segn Resolucin N CD-91-1251, Acta N 378
Ordinaria, Punto N 67, el cual fue derogado por el nuevo reglamento aprobado
por el Consejo Directivo de fecha: 4-10-1994, en sesin extraordinaria, Acta N
349.
- En el mes de julio de 1988, y en el mes de febrero de 1993 el Consejo Directivo de la
UNELLEZ aprob el Reglamento de Extensin, el cual fue derogado por el nuevo
reglamento aprobado por Consejo Directivo, en fecha 25-10-1994, en sesin extraordinaria,
Acta N 441, el cual actualmente est vigente.
Bases Legales en las que se fundamenta el Plan de Cuentas y las Actividades
Administrativas y Contables
Desde un punto de vista legal el Plan de Cuentas y las Actividades Administrativas y
Contables, variables identificadas en esta investigacin, se fundamentan en la Ley Orgnica
de la Administracin Financiera, en su Reglamento Parcial N 4 y en el Reglamento sobre
la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional.
A continuacin se presenta un extracto de la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico, tomado de la Gaceta Oficial N 37.606, de fecha 09 de enero
de 2003.
Titulo V
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Del Sistema de Contabilidad Pblica
Artculo 121.- El Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto de principios,
rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten valorar, procesar y exponerlos
hechos econmico financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la
Repblica o de sus entes descentralizados.
Artculo 122.- El Sistema de Contabilidad Pblica tendr por objeto:
1. El registro sistemtico de todas las transacciones que afecten la situacin econmico
financiero de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente.
2. Producir los estados financieros bsicos de un sistema contable que muestren los
activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes pblicos sometido al
sistema.
3. Producir informacin financiera necesaria para la toma de decisiones por parte de
los responsables de la gestin financiera pblica y para los terceros interesados en la
misma.
4. Presentar la informacin contable, los estados financieros y la respectiva
documentacin de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control
y la auditoria interna o externa.
5. Suministrar la informacin necesaria para la formacin de las cuentas nacionales.
Artculo 123.- El Sistema de Contabilidad Pblica ser nico, integrado, y aplicable a
todos los rganos de la Repblica y sus entes descentralizados funcionalmente; estar
fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contralora General
de la Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin vlidos
para el sector pblico.
La contabilidad se llevar en los libros, registros y con la metodologa que prescriba la
Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y estar orientada a determinar los costos de la
produccin pblica.
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Artculo 124.- El Sistema de Contabilidad Pblica podr estar soportado en medios
informticos. El reglamento de esta ley establecer los requisitos de integracin, seguridad
y control del sistema.
Artculo 132.- El sistema de control interno de cada organismo ser integral e
integrado, abarcar los aspectos presupuestarios econmicos, financiero, patrimoniales,
normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar
fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia.
A continuacin se presenta un extracto del Reglamento sobre la Organizacin del
Control Interno en la Administracin Pblica Nacional, especficamente los artculos 3, 6 y
7 del Decreto N 2.621 de fecha 23 de septiembre de 2003, publicados en la Gaceta Oficial
N 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003:
Concepcin Integral e Integrada del Sistema de Control Interno
Artculo 3. El sistema de control interno comprende el plan de organizacin, las
polticas y normas as como los mtodos y procedimientos adoptados para la autorizacin,
procesamiento, clasificacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin de
los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, incorporados en los procesos
administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad.
El sistema de control interno abarcar los aspectos presupuestarios, econmicos,
financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y
proyectos y estar fundado en criterios de eficacia, eficiencia y economa.
Control Interno Previo, Alcance y Obligatoriedad de su Ejercicio
Artculo 6. El control interno previo comprende los procedimientos operativos y
administrativos incorporados en el plan de organizacin, en los reglamentos y manuales de
cada ente u organismo que deben ser aplicados por los administradores, antes de la
adquisicin de bienes y servicios o a la celebracin de otros contratos que impliquen
compromisos financieros para la Repblica, con el fin de verificar el cumplimiento de las
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normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la conveniencia y oportunidad
de su ejecucin.
El control previo de los compromisos y rdenes de pago para la ejecucin del
presupuesto estar efectiva y explicitamente incorporado en los procesos administrativos, la
verificacin y observancia de los requisitos legales de dicho control corresponde a los
propios administradores.
Control Interno Posterior, Alcance y Obligatoriedad de su Ejercicio
Artculo 7. El control interno posterior comprende los procedimientos de control
incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos, manuales y procedimientos
administrativos de cada entidad para ser aplicados por los responsables superiores sobre los
resultados de las operaciones bajo su directa competencia.
A continuacin se presentan los contenidos de los artculos 14, 18 y 20 del Reglamento
Parcial N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre
el Sistema de Contabilidad Pblica.
Artculo 14.- El acceso a los recursos de cualquier naturaleza as como a los registros
contables en el sistema, debe estar limitado a las personas debidamente autorizadas. La
responsabilidad sobre la custodia y la utilizacin de los recursos as como el control
contable de los mismos, sern definidos de conformidad con la normativa interna del
rgano.
Artculo 18.- Las transacciones de carcter financiero y las de los dems hechos
econmicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio pblico, deben estar
suficientemente documentadas. Los documentos deben contener informacin completa y
exacta de tales transacciones, de acuerdo como fueron incorporadas al sistema y ser
archivados de manera tal que estn disponibles para su examen y permitan el seguimiento
de las referidas operaciones.
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Artculo 20.- Cada transaccin ejecutada en la administracin pblica estar justificada
por comprobantes y documentos, los cuales sern identificados mediante un nmero de
expediente con indicacin de los ejecutores responsables y el proceso especfico que le di
origen, con el objeto de facilitar el ejercicio del control y la auditora interna y externa.
Marco Conceptual del Sistema Contable
La presentacin de este marco conceptual consiste en la definicin de los fundamentos
de la modernizacin financiera, adelantado por el Ministerio de Finanzas (1999), mediante
el Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF),
especficamente en el Sistema de Contabilidad aplicable a los Organismos del Poder
Nacional cuya responsabilidad est orientada a programar, disear y efectuar las acciones
tendentes a alcanzar ese objetivo, en el marco de la normativa vigente. Es importante
destacar que la UNELLEZ como ente del sector pblico debe integrarse a este sistema,
sistematizando el desarrollo de sus operaciones administrativas y contables.
Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), el sistema de contabilidad har posible
consolidar y registrar la informacin de manera oportuna y confiable para el conocimiento
apropiado de la gestin administrativa y la situacin financiera del sector pblico, requerida
para la toma de decisiones y para las finanzas pblicas por parte de los funcionarios
responsables y para ser analizada por terceras personas interesadas.
En ese orden de ideas, a continuacin se presenta la conceptualizacin del sistema
contable, mediante un extracto textual relativo al significado de los siguientes aspectos: La
Administracin Financiera Gubernamental, los Objetivos de la Administracin Financiera
Gubernamental, Los Sistemas Integrados de Administracin Financiera, La Contabilidad
del Estado, las Convenciones aplicadas en el Diseo del Sistema Contable, los Requisitos
de la Contabilidad para operar como Sistema Integrado de Informacin, los Principios y
Requisitos Contables que satisface el Sistema y la Estructura del Plan de Cuentas.
La Administracin Financiera Gubernamental
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La Administracin Finanaciera segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), comprende el
conjunto de elementos administrativos de las organizaciones pblicas que hacen posible la
captacin de recursos y su aplicacin en el logro de los objetivos y metas del Estado en la
forma ms satisfactoria posible.
Los elementos administrativos comprenden las unidades organizativas, los recursos y
los sistemas y procedimientos administrativos que participan en las operaciones de
programacin, gestin y control requeridas para captar y colocar los recursos pblicos en la
forma sealada.
En cuanto a las unidades administrativas del sector pblico, corresponden a las
unidades responsables de programar y evaluar el presupuesto, de operar el sistema de
recaudacin tributaria, de gestionar las operaciones de crdito pblico, de programar la
ejecucin de los presupuestos, de administrar el Tesoro y de contabilizar, tanto fsica como
financieramente, las transacciones relacionadas con la captacin y colocacin de los fondos
pblicos.
Objetivos de la Administracin Financiera Gubernamental
La modernizacin de la Administracin Financiera del sector oficial segn el Ministerio
de Finanzas (ob cit) pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Realizar la gestin de los recursos pblicos de tal forma que permita asegurar el
cumplimiento de los objetivos de la poltica fiscal en particular y de la poltica
econmica en general.
Generar informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones por parte
de los responsables de la gestin poltica y administrativa.
Asegurar la absoluta transparencia de las cuentas pblicas.
Interrelacionar los sistemas de administracin financiera gubernamental
integrada con los de control interno y externo, a fin de incrementar la eficacia de
estos.
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Posibilitar la implantacin de un sistema mediante el cual los funcionarios que
administren recursos pblicos deban rendir cuentas por el uso econmico,
eficiente y eficaz de los mismos.
Los Sistemas integrados de Administracin Financiera
Su objetivo segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), consiste en producir informacin
para la toma de decisiones por los diferentes niveles gerenciales de las organizaciones, esto
es, estratgicos, tcticos u operativos.
El anlisis de sistemas consiste en una metodologa del conocimiento cientfico que
permite estudiar un sistema mediante su descomposicin en sus elementos componentes:
entradas, proceso, almacenamiento, y salidas. Independientemente de la complejidad del
tipo de sistema, los elementos bsicos son funcional y operacionalmente los mismos.
Al momento de disear el sistema de informacin, el primer paso a dar consiste en
identificar los requerimientos de los centros de decisin de la organizacin, a objeto de
establecer las salidas y luego identificar los datos de entrada y el procesamiento necesario
para obtener esas salidas. Al ser identificados los componentes, es necesario
interrelacionarlos de la forma ms eficiente posible.
El procesamiento consiste en transformar el conjunto de datos de entrada en
informacin de salida y almacenar datos para su uso posterior. El proceso puede ser manual
o automatizado.
La Contabilidad del Estado
Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit) esta contabilidad se define como el conjunto de
principios, normas y procedimientos tcnicos que hacen posible el registro sistemtico de
los hechos econmicos de las organizaciones, con el fin de satisfacer la necesidad de
informacin destinada al control y al apoyo del proceso de toma de decisiones por parte de
los responsables del proceso de gestin, y para el conocimiento de terceras personas o
entidades interesadas en dicho proceso.
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Por Contabilidad Pblica se reconoce la contabilidad que se aplica en las
organizaciones pblicas donde estn presentes regulaciones de orden jurdico, normas
tcnicas y/o prcticas administrativas que las caracterizan, tales como el proceso jurdico de
aprobacin, programacin y administracin presupuestaria, el sistema legal de control fiscal
y el tratamiento en las cuentas nacionales.
En ese sentido, se concibe que la contabilidad de las organizaciones que hacen vida en
el territorio nacional, ya sean pblicas o privadas, forman parte de un macrosistema
contable, que no es ms que el sistema de contabilidad nacional o sistema de cuentas
nacionales. Cuya finalidad consiste en proporcionar la descripcin del desarrollo de la
economa del pas, y permitir as el anlisis del comportamiento de las grandes variables
macroeconmicas. De esta manera es posible consolidar las operaciones econmicas
financieras que realizan todos los agentes econmicos oficialmente identificados en un
perodo determinado.
Gracias a la contabilidad pblica se obtendrn los estados financieros necesarios para
mostrar los resultados de la gestin presupuestaria y la situacin patrimonial de las
organizaciones pblicas, todo ello de conformidad con la estructura, oportunidad y
periodicidad que las normas vigentes y los usuarios lo requieran.
La contabilidad pblica organizada como un sistema integrado permite consolidar la
informacin de las distintas organizaciones que la conforman en una unidad contable para
producir los estados financieros centrales que muestran la gestin y situacin patrimonial
del Estado.
El diseo del sistema contable integrado deja a un lado la concepcin de la contabilidad
tradicional, de ser solo un instrumento de control, para convertirse en una herramienta de
soporte para la gerencia pblica. Gracias al uso de la tecnologa, la informacin se obtendr
en el tiempo real, lo que contribuye a apoyar el proceso de toma de decisiones, tanto de los
organismos ejecutores como de los rganos rectores y de la alta gerencia pblica.
Convenciones aplicadas en el diseo del Sistema Contable
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Las convenciones consideradas en el diseo del sistema contable segn el Ministerio de
Finanzas (ob cit) son las siguientes:
La Repblica es el ente contable sujeto del sistema, por ser una unidad econmica
identificable con personalidad jurdica.
La contabilidad del ente se adapta a su naturaleza jurdica, organizacin funcional y
caractersticas operativas.
El concepto de sistema tambin se aplica en la organizacin administrativa del
sistema contable, en razn de lo cual se identifica su rgano central y los rganos
institucionales perifricos que lo componen. En ese escenario, el rgano central
rector tendr capacidad y atribuciones para reglamentar o dictar normas de su
funcionamiento y para coordinar el mismo, establecer metodologa,
procedimientos, guas de trabajo, instructivos.
El rgano central rector del sistema ser la Superintendencia Nacional de Control
Interno y Contabilidad Pblica (SUNACIC) que funciona en el mbito de la
competencia del Ministerio de Finanzas y con las atribuciones establecidas al
efecto, en las disposiciones legales y reglamentarias de su creacin.
Los organismos ordenadores de compromisos y pagos sealados en el numeral 1 del
artculo 5 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, en lo
sucesivo denominados genricamente organismos del Poder Nacional, debern
contar con la informacin necesaria para que puedan ejecutar su accin sustantiva
en forma eficiente, administrar y controlar con eficacia los fondos pblicos y bienes
nacionales que tienen a su cargo.
Los mtodos contables tendern a permitir identificar el costo de las actividades y
proyectos que ejecutan los organismos del Poder Nacional.
El sistema contable estar estructurado de forma tal que permitir su
compatibilizacin con la informacin sobre produccin fsica que generan las
mismas reas que originan la informacin financiera, permitiendo el establecimiento
de relaciones insumo-producto y la aplicacin de indicadores de productividad y
eficiencia.
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Requisitos de la Contabilidad para operar como Sistema Integrado de Informacin
Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), para que la contabilidad opere como
sistema integrado de informacin debe cubrir los siguientes requisitos:
Universalidad del registro de las transacciones con efecto econmico-
financiero.
Registro nico de cada transaccin.
Conceptualizacin ampliada de los trminos Ingresos y Gastos.
Diseo de un sistema integrado de cuentas presupuestarias, patrimoniales y
de resultado.
Seleccin de momentos contables que permitan interrelacionar los
subsistemas de informacin presupuestaria, financiera y patrimonial.
Principios y Requisitos Contables que satisface el Sistema
La contabilidad general a ser aplicada en los organismos del Poder Nacional, diseada
siguiendo las pautas metodolgicas expuestas en la concepcin del sistema integrado, se
exponen a continuacin:
Principios Contables
Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), a continuacin se enuncian los principios
contables:
Entidad: debe definirse claramente la entidad contable, la Repblica es el ente contable
sujeto del sistema
Continuidad: el ente contable debe realizar una actividad continua con proyeccin de
futuro.
Registro: los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una
sola vez, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacos u omisiones en la
informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y
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procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la
informacin.
Perodo contable: las transacciones deben ser registradas en la contabilidad general en
forma peridica y por lapsos iguales a un ao coincidente con el ejercicio fiscal, el cual se
inicia el primero de enero y termina el treinta y uno de diciembre; no obstante, y de
conformidad con la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario, los compromisos adquiridos
y no pagados al cierre de dicho perodo, se cancelarn con cargo al Tesoro durante el
perodo complementario.
Revelacin suficiente: los estados financieros deben comprender en forma clara y
comprensible toda la informacin necesaria que exprese los resultados y la situacin
econmica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de
decisiones pertinentes e igualmente, deben revelarse las polticas contables ms importantes
utilizadas por el ente contable.
Importancia relativa: la informacin procesada y presentada por la contabilidad incluir
aquellos aspectos cuya revelacin sea importante. Una partida contable tendr importancia
relativa cuando un cambio en su presentacin, evaluacin, descripcin o en cualquiera de
sus elementos pudiera modificar el anlisis o la toma de decisiones basada en los estados
financieros. La aplicacin de este principio no podr implicar en ningn caso la
transgresin de normas legales.
Prudencia: al efectuar el registro de una transaccin o hecho financiero se debe adoptar
la alternativa que ofrezca resultados ms prudentes o conservadores. Se deben contabilizar
los ingresos y gastos efectivamente realizados, as como tambin los gastos que supongan
riegos previsibles o prdidas eventuales.
Uniformidad: el registro contable y los estados financieros deben elaborarse mediante
la aplicacin en el tiempo de los mismos principios, polticas, normas y procedimientos de
contabilidad a los fines de que la informacin sea comparable. Todo cambio de importancia
ser relevado mediante nota a los estados financieros que expongan la naturaleza y razones
del mismo y cuantifiquen sus efectos.
Precio de adquisicin: los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor
original de la adquisicin, produccin, construccin o intercambio, representados por la
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suma de efectivo pactada o su equivalente como si se hubiese adquirido de contado y
pagado en efectivo.
Causado y devengado: los gastos e ingresos sern reconocidos para su registro en el
momento en que se causen o se devenguen repectivamente, haya o no movimiento de
efectivo.
Unidad y universalidad: la contabilidad fiscal o pblica constituir un sistema nico e
integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes pblicos.
Dualidad econmica: constituir la representacin contable de los recursos de que se
dispone el ente pblico para la realizacin de sus fines y de las fuentes que originaron
dichos recursos.
Registro e imputacin presupuestaria: la contabilidad registrar de acuerdo con el plan
de cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la obtencin de los
ingresos y la ejecucin de los gastos autorizados en el presupuesto deben imputarse a las
correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que
establezca la Ofinica Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Correlacin de ingresos y gastos: el sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la
relacin entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su funcionamiento dentro
de un ejercicio.
Principios contables supletorios: en caso de situaciones no previstas en los anteriores
principios, se tomar como marco de referencia los principios de contabilidad de aceptacin
general emitidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.
Es importante destacar segn Guerra, Otto y Astorga (1985) que el principio de la
consistencia contempla que los usos de los informes contables requieren que se sigan
procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el tiempo. Es decir, que cuando
ocurra un cambio que afecte la comparabilidad de los resultados es necesario hacer clara
advertencia en la informacin que se presenta, indicando el efecto que dicho cambio
produce en las cifras contables.
Segn los autores antes citados, el principio de consistencia implica que una vez que la
entidad econmica ha adoptado un mtodo para asentar sus operaciones, debe conservarlo
en el presente y futuros ejercicios, de all que este principio es el camino a seguir para que
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los resultados obtenidos en un perodo muestren efectivamente lo logrado y que adems
permitan las comparaciones hechas sobre datos semejantes.
Requisitos Contables
Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit) a continuacin se definen los requisitos
contables:
Identificacin: ofrecer la informacin contable referida a entes pblicos perfectamente
definidos en cuanto a su actividad econmica, a momentos o lapsos temporales
identificados y a transacciones especficas de carcter econmico y financiero.
Oportunidad: disponer de la informacin sobre las transacciones realizadas en el
momento en que se producen.
Claridad: presentar la informacin contable en forma clara y sencilla a los fines de
facilitar su utilizacin por parte de los diferentes destinatarios.
Relevancia o pertinencia: incluir todos los datos pertinentes e informaciones
adicionales para permitir la toma de decisiones del ente pblico.
Economicidad: procesar la informacin contable que se proporcione a los destinatarios
bajo el criterio de costo-beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de detalle.
Objetividad: pro