propuesta de rediseño: entrega oportuna de materiales a los cursos de capacitación equipo...

Propuesta de rediseño:Entrega oportuna de materiales

a los cursos de Capacitación

Equipo Extensión

CC Rene Urrutia ArayaCN Luis Moraga Fritsch

CN Gabriel Foucher Haug

MAR

MAR: Método de Acción Rápida sobre un ámbito de un proceso

1

Resumen Ejecutivo

Proceso: AdquisiciónAlcance del cambio: Disponibilidad oportuna de materiales para

el desarrollo de cursos al disminuir el tiempo de entrega.Brecha: 951.6 horas (39, 65 días)(reducir tiempo de ciclo de

adquisición de materiales desde 1671,6 horas a 720 horas)

Solución: Optimización proceso adquisición de materialesBeneficio :

Costo actual de la solución: $ 2 millones VAN: $ 26,6 Millones Valor actual social: $ 120,43 millones (Depende de la competencia que no se dicte)

2

Contenido

a) Modelamiento visualb) Evaluaciónc) Causas del problema d) Investigación de solucionese) Propuesta de valor

3

a) Modelamiento visual

4

b) Modelamiento visual

1. Ubicación en el mapa de procesos 2. Flujograma de información3. Listas de tareas

5

CLIENTE División Capacitación Abastecimiento

Encargado cursos capacitación

PROCESO CAPACITAR: ETAPA EJECUTAR PROGRAMAS

PA

PA1

PA2

PA1

PA: Programas Asignaturas,

PROCESO Adquisición Materiales

ETAPA Elaborar programas Asignaturas

Impartir curso

Organizarcurso

FI actual

Jefe División Capacitación Profesor

PA2

Cerrar curso

7

Mapa de Procesos Instituto de Educación APNP

roce

sos

del

Neg

ocio

Formación AcadémicaFormación Académica

Formación ActitudinalFormación Actitudinal

Procesos de Apoyo PersonasPersonas

TransbordosTransbordos

PeticionesPeticiones

JusticiaJusticia

Tramites Administrativos

Tramites Administrativos

OrganizaciónOrganización

Otras ReparticionesOtras Reparticiones

Determinar necesidades Planificar

FormaciónFormación

Hacer JusticiaHacer Justicia

Abastecimiento

Abastecimiento Administrar

finanzas Administrar

finanzas

Proporcionar medios y servicios

Proporcionar medios y servicios

Administrar División de Alimentación

Administrar División de Alimentación

Administrar División de Adquisiciones

Administrar División de Adquisiciones

Dar servicios de bienestarDar servicios de bienestar TransporteTransporte ServiciosServicios

Tecnología InformaciónTecnología

Información ProyectosProyectos Capacitación Idiomas

Capacitación Idiomas

Relaciones Públicas

Relaciones Públicas

Información Pública

Información Pública

Competiciones Deportivas

Competiciones Deportivas

Actividades Militares

Actividades Militares

Planificar y Coordinar

Planificar y Coordinar EjecutarEjecutar RetroalimentarRetroalimentar

Otras ReparticionesOtras Reparticiones

Evaluar

Procesos de Dirección Estratégica Procesos de Dirección Estratégica

Reclutamiento Docente

Reclutamiento Docente

PresencialPresencial

A distanciaA distanciaEvaluación de seguimiento Evaluación de seguimiento

Evaluación específicaEvaluación específica

Evaluación del aprendizaje

Evaluación del aprendizaje

Planificación EducacionalPlanificación Educacional

Planificación Curricular

Planificación Curricular

Programación Académica

Programación Académica

SemipresencialSemipresencial

Apoyar EntrenamientoApoyar Entrenamiento Planificar y Coordinar

Planificar y Coordinar EjecutarEjecutar RetroalimentarRetroalimentar

**

*

* Formación Profesional, Formación Militar, Formación Cultural.** Formar especialistas, Subespecialidades, Especialidades complementarias, Capacitación, Dirección y mando.

8

Proceso de Adquisición

Adquirir Pagar

9

FI actual

CLIENTE División Adquisiciones

Supervisor Adquisiciones

PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES

OP

OP-1

OP -1

OP: Orden de PedidoOC: Orden de Compra

Recepcionar yEntregar

Organizaradquisición

Comprador

OC 2

Encargado pañolAdquisiciones

Adquirir materiales

OC -1

OC-1

JefeAdquisiciones

JefeDepto. AB

OP

OP

OP

10

LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Autorizar ROL : Jefe Depto. Ab.

TAREA DESCRIPCIÓN TAREA

Recibir Orden de Pedido

Verificar Existencia de recursos

Firmar Orden de Pedido para adquisición materiales

11

LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Cursar Orden de pedido ROL : Jefe División Adquisiciones


Verificar Autorización Orden de pedido para adquisición materiales y existencia recursos.

Cursar Orden de Pedido para la compra materiales

12

LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Organizar Adquisición ROL : Supervisor Adquisiciones


Distribuir Orden de Pedido a compradores

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LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Adquirir materiales ROL : Comprador


Recibir Orden de Pedido de Supervisor

Seleccionar mecanismo de compra1.Convenio Marco2.Licitación Pública3.Licitación Privada4.Compra Directa (excepción)

Llamar a ofertas

Recepcionar ofertas

Evaluar ofertas

Adjudicar oferta

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LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Recibir y entregar materiales ROL : Encargado Pañol adquisiciones


Recibir material o producto

Verificar material o producto sea el solicitado

Firmar guía de despacho de empresa

Informar a usuario recepción de material o producto

Entregar material o producto a usuario

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b) Evaluación

16

b) Evaluación

1. Situación actual del proceso2. ¿Cuál es el problema?3. Seleccionar la variable crítica4. Situación actual de la variable crítica5. Meta de la variable crítica6. Cuantificar la brecha7. Fuente de datos

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1. Situación actual del procesoInformación general

• La Academia Politécnica Naval en su organización cuenta con el Departamento de Extensión, el cual tiene como función ejecutar los cursos de capacitación y entrenamiento dispuestos por la DEA.

• Los cursos de capacitación en general son realizados para personal de la Armada, entregándoles las competencias para su desempeño tanto a bordo como en tierra.

• Para cumplir con lo anterior y dar satisfacción al cliente es necesario independiente de contar con la organización adecuada, es contar, con los profesores ya sea civiles como militares idóneos, como asimismo, con los materiales necesarios de cada curso.

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• Usuario interno (Cliente) del proceso: Alumno - Profesor• Dueño: Jefe División Adquisiciones• Sponsor del proyecto: Jefe Depto. Abastecimiento• Finalidad de la Adquisición: Adquirir los materiales para el

desarrollo de los cursos en la Instituto de Educación APN objeto entregar las competencias necesarias para el desempeño óptimo del personal, de acuerdo a las necesidades y requerimientos detectados.

1.1. Situación actual del procesoSituación actual del procesoInformación del procesoInformación del proceso

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1. Situación actual del procesoAlcance del cambio

Detalle del alcance: Disponibilidad oportuna de materiales para el desarrollo del curso.

Volumen de ejecución: 35 cursos al año, distribuidos en el primer y segundo semestre.

Recursos disponibles: Los necesarios para la adquisición de materiales.

Requerimiento de materiales: Necesidad de materiales definidos por cada programa de asignaturas de cada curso.

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1. Situación actual del procesoDiagnóstico con base en el Modelo Integral del Cambio (MIC)

• Estrategia • La División de Capacitación cuenta con los recursos financieros necesarios, no

obstante los materiales no llegan oportunamente al comienzo de cada curso.• Personas

• Encargado de cursos efectúa determinación de necesidades en forma correcta y en forma oportuna, no obstante la entrega de materiales por parte del Depto. Abastecimiento no es la oportuna para el desarrollo de los cursos.

• Algunos compradores del Depto. Ab., no dan la prioridad requerida para satisfacer los requerimientos solicitados por el encargado de los cursos.

• Procesos• El proceso de adquisiciones no se efectúa en forma oportuna para ciertos

requerimientos.• Alumnos y profesores no se encuentran satisfechos con la entrega de competencias

• Estructura • Estructura es la adecuada para la adquisición y acopio es el adecuado.

• Tecnología • Se cuenta con soporte tecnológico adecuado para realizar el proceso de adquisición de

materiales.

21

1. Situación actual del procesoDestinatarios, ¿qué quieren?

• Voz del Usuario Interno (Alumno- Profesor) (Cliente) • Mejorar la ejecución de los cursos con totalidad de material.• Disponibilidad de materiales para desarrollo asignaturas al inicio curso.

• Voz de los Usuarios internos• Dirección: Mejorar la entrega de competencias al mínimo costo.• Jefe Depto. Extensión: Mejorar la oportunidad de entrega de materiales a

los cursos• Participantes del proceso: Facilitar la ejecución de cursos y disponibilidad

de tiempo para planificación y control de otras tareas.

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2. ¿Cuál es el problema? Detección preliminar del problema

Síntomas principales priorizados: – Retraso en la entrega de materiales para ejecución de cursos

Tropa profesional mayor a 60 días.– 100 % de insatisfacción de los profesores y alumnos.

Imperativo estratégico: – Excelencia en la Capacitación.

Primer enunciado del problema:• Insatisfacción de los profesores y alumnos debido al

retraso en la entrega de materiales para la ejecución de cursos de Capacitación.

23

2. ¿Cuál es el problema?Técnica Preguntas de contexto

• ¿Cuánto tiempo existe el problema?• Desde hace unos 2 años

• ¿Se ha intentado resolver antes?• Sólo esfuerzos parciales que no han dado resultado

• ¿Por qué el problema no se ha solucionado todavía?• Porque no se trabajó metodológicamente

• ¿El problema existe en otras organizaciones ?• No tenemos información

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2. ¿Cuál es el problema?Técnica confirmar los hechos

• ¿Existe Insatisfacción? Sí, según encuesta final de curso• ¿Deben existir como clientes? Sí, es indispensable satisfacer• ¿Se requiere el proceso capacitación? Sí, es necesario que exista este

proceso en la Instituto APN.• ¿Se necesita la empresa? Sí, la estrategia es capacitar por competencias

al personal que se disponga.

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2. ¿Cuál es el problema? Enunciado final del problema

• Enunciado final: – Retraso en la entrega de materiales para la ejecución de

cursos de capacitación TP.

• Justificación del enunciado

• Lo de “insatisfacción de los profesores y alumnos” es una consecuencia del retraso de la entrega de materiales para el desarrollo de los cursos de T. P.

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3. Seleccionar la variable crítica

• Variables relevantes del problema:• Nivel de satisfacción del alumno (usuario interno).• Tiempo de entrega de los materiales para los cursos.• Nivel de satisfacción de los profesores en el desarrollo de sus asignaturas

(usuario interno).

• Variable crítica seleccionada:

• Tiempo de entrega de materiales.

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4. Situación actual de la variable críticaCarta de tiempos de la actividad Autorizar

Tareas Reposo antes de la tarea

Duración de la tarea

Espera del cliente in situ

Acción del cliente

Recibir Orden de Pedido 24 0 0 0Verificar recursos monetarios 1 Firmar Orden de Pedido 0 0,5 0 0Total de la actividad 24 1,5 0 0Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas) 25,5

Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0Nota: tiempos en horas1. Tiempos en horas2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0

28

4. Situación actual de la variable crítica

Carta de tiempos de la actividad Visto BuenoTareas Reposo antes de la

tareaDuración de la tarea


Acción del cliente

Verificar autorización Orden de Pedido24 0 0 0

Cursar Orden de Pedido para adquisición 0.5 0 0Total de la actividad 24 0 0 0Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas) 24Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0Nota: tiempos en minutos1. Tiempos en horas2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0

29


Carta de tiempos de la actividad Organizar AdquisiciónTareas Reposo antes de la tarea Duración de la

tareaEspera del cliente in situ

Acción del cliente

Recibir Orden de Pedido 0 0 0 0Distribuir Orden de Pedido 0,2 0,1 0 0Total de la actividad 0,2 0,1 0 0Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas) 0,3Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0Nota: tiempos en horas1. Tiempos en horas2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0

30

4. Situación actual de la variable críticaCarta de tiempos de la actividad Adquirir Materiales

Tareas Reposo antes de la tarea

Duración de la tarea


Acción del cliente

Recibir Orden de Pedido 1 0 0 0Seleccionar Mecanismo de compra 1080 0,3 0 0Llamar a ofertas 0 0,5 0 0Recepcionar a ofertas 0 240 0 0Evaluar ofertas 0 4 0 0Adjudicar oferta 0 0,5 0 0 0 0 0 0,5 0 0Total de la actividad 1081 245,8 0 0Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas) 1326,8Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0Nota: tiempos en horas1. Tiempos en Horas2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0

31


Carta de tiempos de la actividad Recepcionar y entregar MaterialesTareas Reposo antes de la

tareaDuración de la tarea


Acción del cliente

Recibir Orden de Compra 24 0 0 0Recibir Material 240 1 0 0Verificar material 0 1 0 0Firmar Guia de despacho 0 0.1 0 0Informar a usuario 0 0,5 0 0Entregar Material 24 4 0 0,5Total de la actividad 288 6,5 0 0,5Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas) 294,5Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0,5Nota: 1. Tiempos en Horas2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0

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Resumen de tiempos: Tiempo de ciclo: 1671, 1 horas Tiempos del cliente: Espera: 0 hora. Acción: 0,5 hora. No

participa en el proceso: 0 hora. Tiempo de acción real: 253,9 horas.

Resumen de tiempos por actividad del FI Adquirir materialesActividades Reposo antes de las

tareas Duración de tareas

Duración de actividades


Acción del cliente

Tiempo del cliente

Autorizar 24 1,5 25,5 0 0 0Visto Bueno 24 0 24 0 0 0Organizar Adquisición 0,2 0,1 0,3 0 0 0Adquirir Materiales 1081 245,8 1326,8 0 0 0Recibir y entregar materiales 288 6,5 294,5 0 0,5 0Total del FI 1417,2 253,9 1671,1 0 0,5 0,5Notas:1. Tiempos en horas2. Duración de actividades = reposo + duración de tareas3. Tiempo del cliente = espera + acción del cliente

33



PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES

OP

OP-1

OP -1

OP: Orden de Pedido OC: Orden de Compra


( 294,5 hrs.)

OrganizarAdquisición (0,3 hrs.)

Comprador

OC 2


Adquirir Materiales

(1326,8 hrs.)

OC -1

OC-1

JefeAdquisiciones

JefeDepto. AB

OP

OP

OP

25,5 hrs.

24 hrs.

4. Situación actual de la variable críticaEstudio de tiempos, resumen en FI

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5. Meta de la variable crítica

• Diferentes técnicas para definir la meta:• La estrategia. Bajo el promedio de la otros Institutos.• Observar mejores prácticas. Promedio 840 horas (35 Días)• Escuchar a los usuarios internos. Materiales al inicio del curso• Prueba y error. N/C• Capacidad instalada. N/C• Idealización (detalle en lámina siguiente). 720 horas (30 Días)

• Meta y justificación: 720 horas• Es factible desde varias técnicas• Indispensable para cumplir con los programas de asignaturas.• Es un gran desafío con un esfuerzo posible para el Dpto. AB.

35

• Ideal de la variable crítica: 0 horas en la Adquisición materiales• Ideas Imposibles:

1. Que el profesor piense en el material y este aparezca donde se utilizará en forma inmediata. (Telapatía)

2. Contratar los servicios a los hombres del planeta Marte para la entrega de materiales en forma inmediata.

• Ideas no factibles:1. Mantener un alto stock de materiales en pañoles2. No seguir procedimientos de Chile Compra3. Aumentar el N° de compradores4. Externalizar la adquisición del material

• Ideas factibles:1. Ordenamiento profundo y técnico del proceso adquisición.2. Establecer el procedimiento de adquisiciones

En conclusión: 720 horas

5. Meta de la variable crítica5. Meta de la variable críticaTécnica de idealizaciónTécnica de idealización

36

6. Enunciar la Brecha

Variable crítica: tiempo en Horas• Brecha: 951.6 horas (39, 65 días)

Situación actual:1671,6 horas

Meta:720 horas

37

7. Cuantificar la brechaCosto interno, total anual: 11.502.638 $ millones

Costo visible (67,4 % del total):• Horas perdidas de Profesor: 129 horas al mes por curso (2cursos TP Asistente PM y

Faros) a $ 15.018 (Tec. 1era. + diplomado + 3 tr.)• Total en ejecución de cursos: $ 7.749.288 (15.018 x 129 x 2 x 2)

• Costo sumergido (32,6 % del total):• Horas perdidas alumnos: 129 horas al mes por curso (2 cursos T.P Asistente PM y

faros). Sueldo alumno: $418.957• Total en ejecución de cursos: $ 3.753.350 ($75.067 x 25 x2)

Valor Actual (VA) costo interno: $ 26,6millones(3 años y tasa de descuento del 10%)

38

7. Cuantificar la brechaCosto social, total anual: $ 186 millones

Costo social:• Ingreso promedio de servidor de $518.000 mes. (Cabo 1º)• 2 personas pierden la vida anualmente por inmersión.• Total anual costo social: $ 12,4 millones (518,000x12x2).

Valor Actual (VA) costo social: $ 120,43 millones(15 años y tasa de descuento del 6%)

Costo social se basó en la no entrega de la competencia de técnica de salvamento, por lo cual se producen 2 muertes al año personas.

39

8. Fuente de datos para la evaluación

• Libro de clases• Reclamos efectuados por profesores• Encuesta a profesores de desarrollo curso• Encuesta alumnos de desarrollo de curso• Informe final de curso cumplimiento de competencias

40

c) Causas del problema

41

c) Causas del problema

1. Técnica de los 5 por qué 2. Relación causal de Ishikawa3. Priorizar con técnica de Pareto

42

1. Técnica de los 5 por qué • ¿Por qué el retraso en la entrega de materiales para la

ejecución de cursos ? Porque el proceso de adquisición no se cumple.

• ¿Por qué el proceso no se cumple? Porque los compradores no siguen un orden y priorizan la adquisición bajo su criterio.

• ¿Por qué los compradores no siguen un orden y priorizan la adquisición bajo su criterio? Porque no existe un procedimiento claro establecido.

• ¿Por qué no existe un procedimiento…? Porque no se ha elaborado.

• ¿ Por qué no existe un procedimiento? Porque el proceso no esta bien desarrollado.

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TecnologíaEstructura

ProcesosPersonas

Tiempo de ciclo excesivo en la adquisición de materiales para cursos (1671,6 horas)

Estrategia

InformalesDesconocimiento

Cargosinadecuados

Objetivos

desconocidos

Causas Efecto

Falta de procedimientosFalta de control

Desmotivación

2. Relación causal de Ishikawa2. Relación causal de Ishikawa

No hay

44

Se priorizaron las causas con % según panel de expertos• Falta de control de compradores(30%)• Proceso no Formalizado (26%)• No existencia de procedimiento escrito (20%)• Desconocimiento de las prioridades de los requerimientos (10%)• Desmotivación (5%)• Tareas de Cargos desbalanceadas (5%) • Los participantes ignoran objetivos del área (4%)

3. Priorizar con técnica de 3. Priorizar con técnica de ParetoParetoDeterminar el universo priorizadoDeterminar el universo priorizado

-0.050.100.150.200.250.300.350.40

CAUSAS

Serie145

Se estableció el porcentaje de corte en el 80% del problema, obteniéndose las primeras 3 causas

El porcentaje de corte relativamente alto se justifica porque el interés es dar una solución amplia al problema por la importancia de este proceso. Lo ideal sería el 100 %.

3. Priorizar con técnica de 3. Priorizar con técnica de ParetoParetoPorcentaje de cortePorcentaje de corte

80 %

46

d) Investigación de soluciones

47

d) Investigación de soluciones

• Fuentes de soluciones1. Tormenta de ideas2. Soluciones habituales de rediseño3. Técnicas para buscar soluciones4. Desde la investigación específica

• Selección de soluciones1. Universo de soluciones 2. Determinar factores de decisión3. Priorizar

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1. Tormenta de ideas• Planteamiento libre de ideas:

1. Externalizar la entrega2. Profesores piensan en material y aparece3. Mantener un alto stock de materiales en pañoles.4. No seguir procedimientos de Chile Compra.5. Aumentar el N° de compradores.6. Ordenamiento técnico del proceso adquisición.7. Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones8. Establecer sistema de control para los compradores

• Selección de ideas factibles:1. Ordenamiento técnico del proceso adquisición2. Establecer sistema de control para los compradores3. Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones

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2. Soluciones habituales de rediseño2. Soluciones habituales de rediseñoEstrategia

Elaborar una directriz respecto a la Adquisición Descentralización de tareas

Personas Capacitar en su propia labor a compradores Establecer sistemas de control para comparadores

Procesos Rediseñar el proceso de Adquisición Desagregar actividades Establecer procedimiento

Estructura Incrementar el trabajo en equipo

Tecnología Mejoramiento del hardware existente

50

3. Desde 3. Desde técnicas para buscar solucionestécnicas para buscar soluciones

• Estudiar las prácticas de los mejores compradores de la Armada para replicarlas.

• Mejores prácticas en el medio: • Aplican descentralización: en realización de tareas .• Todo electrónico, excepto documentos legales.Empoderamiento y participación del supervisor de

adquisiciones través de darle la atribución para realizar cambios en el personal de compradores.

• Incorporar la función de control al supervisor al termino de la acción.

51

4. Desde la investigación específica

• Uso de pantallas Depto. AB o Extensión para tener a la vista las tareas en proceso.

• Bibliografía: Diseño de proceso de adquisiciones Chile Compra.

• Diseño de proceso de priorización de pedimentos.

52

1. 1. Universo de solucionesUniverso de soluciones

1. Capacitar en su propia labor a compradores2. Ordenamiento técnico del proceso adquisición3. Mejoramiento del software computacional existente4. Establecer sistemas de control para compradores5. Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones

6. Rediseñar el proceso de Adquisición7. Estudiar las prácticas de los mejores compradores de la Armada para replicarlas

8. Empoderamiento del Supervisor9. Elaborar una directriz respecto a la Adquisición10. Uso de pantallas Depto. AB o Extensión para tener a la vista las tareas en proceso

53

2. 2. Determinar factores de decisiónDeterminar factores de decisión

1. Contribución a resolver el problema o sus causas, 40%2. Influencia en otros procesos , 30%3. Contribución a la calidad de la capacitación al usuario

interno, 15%4. Contribución a los objetivos estratégicos, 10%

5. Imagen frente a usuarios internos, 05%

54

3. 3. PriorizarPriorizarNº Soluciones Factores de decisión Nota final

Contribución a resolver el problema o sus causas

Influencia en otros procesos

Contribución a la calidad de la capacitación al usuario interno

Contribución a los objetivos estratégicos

Imagen frente a usuarios internos

0,4 0,3 0,15 0,1 0,05

1 Rediseñar el proceso de Adquisición 5 5 5 5 4 4,952 Ordenamiento técnico del proceso adquisición 5 5 5 4 3 4,8

3Establecer sistemas de control para compradores 5 5 3 4 3 4,5

4Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones 4 4 3 5 3 3,9

5 Empoderamiento del Supervisor 4 4 4 4 1 3,856 Capacitar en su propia labor a compradores 3 4 4 4 3 3,55

7Estudiar las prácticas de los mejores compradores de la Armada para replicarlas 3 4 3 3 2 3,25

8 Elaborar una directriz respecto a la Adquisición 3 2 3 4 2 2,75

9Mejoramiento del hardware computacional existente 2 2 3 2 2 2,15

10Uso de pantallas Depto. AB o Extensión para tener a la vista las tareas en proceso 2 2 2 2 1 1,95

Notas

1. Calificación de 1 a 5 cada solución en cada factor de decisión. En la escala la nota 5 significa más prioridad

55

e) Propuesta de valor

56

e) Propuesta de valor

1. Resumen de la propuesta2. Nuevos modelos visuales

• Mapa de procesos, FI y listas de tareas

3. Detalle de la inversión4. Uso de recursos5. Relación con otros proyectos6. Valor que agrega la propuesta

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Resumen de la propuesta• Objetivo: disminuir el tiempo de entrega de materiales a 30 días.• Solución (costo: $ 2,000,000; 2 meses plazo)

• Definir y establecer el proceso de adquisiciones.• Definir las tareas de los compradores.• Aplicar sistema de priorización de pedido de materiales, por dead line o fecha

en que se requiere el material.• Aplicar sistema de priorización de pedido de materiales, por importancia en

el empleo del material, de acuerdo a los lineamientos estratégicos.• Readecuar el Software de pedimento de materiales y asignación

presupuestaria.

58

Costo de la solución • Inversión inicial: $ 2.000.000

• Contratación de programador para requerimientos de adecuación de Software (1 mes).

59

FI comparado

Actual Propuesto

61

FI propuesto PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES




OP

OP-1

OP -1



Comprador

OC 2


Adquirir materiales

OC -1

OC-1

JefeAdquisiciones

JefeDepto. AB

OP OP

OP

Priorizar Adquisiciones

Tiempo total: 720 hrs..Espera cliente: 0 min.Tiempo de acción: 720 hrs.

62

FI propuesto con detalle de cambiosPROCESO : ADQUIRIR MATERIALES




OP

OP-1

OP -1



Comprador

OC 2


Adquirir materiales

OC -1

OC-1

JefeAdquisiciones

JefeDepto. AB

OP OP

OP

Priorizar AdquisicionesPriorizar orden de

pedido (OP) según criterios estratégicos

Supervisar termino proceso

adquisiciones ( no mas de 30 días)

Supervisar termino proceso comprador

Informar proceso adjudicación

efectuado

Verificar prioridad entregada

Informar a Jefe adquisiciones

proceso terminado de OC

Tiempo total: 720 hrs..Espera cliente: 0 min.Tiempo de acción: 720 hrs.

63

LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Cursar Orden de pedido ROL : Jefe División Adquisiciones


Verificar Autorización Orden de pedido para adquisición materiales y existencia recursos.

Cursar Orden de Pedido para la compra materiales

Priorizar Orden de pedido (OP) según criterios estratégicos

Supervisar Termino proceso adquisiciones ( no mas de 30 días)

64

LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Organizar Adquisición ROL : Supervisor Adquisiciones


Distribuir Orden de Pedido a compradores

Supervisar Termino proceso comprador

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LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Adquirir materiales ROL : Comprador


Recibir Orden de Pedido de Supervisor

Verificar Prioridad entregada

Seleccionar mecanismo de compra1.Convenio Marco2.Licitación Pública3.Licitación Privada4.Compra Directa (excepción)

Llamar a ofertas

Recepcionar ofertas

Evaluar ofertas

Adjudicar oferta

Informar A Supervisor de adquisiciones proceso adjudicación efectuado

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LISTA DE TAREASACTIVIDAD: Recibir y entregar materiales ROL : Encargado Pañol adquisiciones


Recibir material o producto

Verificar material o producto sea el solicitado

Firmar guía de despacho de empresa

Informar a usuario recepción de material o producto

Entregar material o producto a usuario

Informar Jefe adquisiciones proceso terminado de OC

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Uso de recursos

• Horas perdidas de empleados, situación actual• No cumplimiento de planes de estudio (129 horas/mes)

• El tiempo liberado se invertirá en:• No se invertirá en nada, se cumplirá con lo establecido en Plan de

Estudio

• Aprobado por el Jefe Depto.

68

Relación con otros proyectos

• No Hay

69

Valor que agregaría la propuesta

• Usuario interno (Profesores- alumnos)• Para alumnos recibir en forma completa la capacitación por competencias

al contar en forma oportuna con los materiales.• Para profesores poder entregar en forma completa las competencias

dispuestas en los programas de asignatura al recibir oportunamente los materiales.

• Usuarios internos• Dirección: Calidad de la capacitación• Departamento Extensión: Entrega completa de competencias• Departamento AB.: Disminuir tiempo desde 1671,6 Horas (69,65 días) a

720 Horas (30 días) en la entrega de materiales• Operadores del proceso: Mejor calidad de vida en el trabajo

70

Conclusiones

¡Para este proceso el cambio tiene un impacto altamente positivo en la calidad del proceso de capacitación Institucional.

¡Es posible con voluntad y método reducir el tiempo de adquisición de materiales para los cursos, con un importante beneficio en el proceso de capacitación!

71

propuesta de rediseño: entrega oportuna de materiales a los cursos de capacitación equipo...

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