propuesta de documentacion de procesos y procedimientos

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PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES

COLOMBIA S.A.

DARWIN YOUSET AVENDAO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLGICA TECNOLOGA INDUSTRIAL

BOGOT 2013

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PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES

COLOMBIA S.A.

DARWIN YOUSET AVENDAO

Pasanta Empresarial

Director

MONICA SUREZ INGENIERA INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLGICA TECNOLOGA INDUSTRIAL

BOGOT 2013

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Nota de Aceptacin ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________

______________________________ Firma del Director

______________________________ Firma del Jurado

______________________________ Firma del Jurado

Bogot 11 Septiembre de 2013

4

AGRADECIMIENTO

A mi esposa hermosa que con su apoyo y ayuda incondicional lleno de

conocimiento, fuerza y motivacin, no me dejo desfallecer en los momentos ms difciles. Gracias Amor mo.

A mis padres y mi abuelita que aportaron de una u otra forma todos sus esfuerzos

en todo este proceso de formacin acadmica. Muchsimas gracias. Mamita lo logramos!

A la empresa Archies Colombia S.A que tuvo la disposicin de brindarme toda la

informacin necesaria para el desarrollo del presente proyecto.

5

DEDICATORIA

A ti Nicols te dedico este logro porque llegaste a iluminar mi vida, porque me llenaste de fuerza y motivacin para salir adelante, siempre con el deseo de

poderte brindar lo mejor de m. Esfuerzo, dedicacin y ejemplo no lo olvides nunca hijo.

6

CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN 15 1. GENERALIDADES 16

1.1. PRESENTACIN DE LA EMPRESA 16

1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 17

2. PROBLEMTICA 18

2.1. DESCRIPCIN 18

2.2. FORMULACIN 18 3. OBJETIVOS 19

3.1. OBJETIVO GENERAL 19

3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 19 4. JUSTIFICACIN 20

5. MARCO REFERENCIAL 21

5.1. MARCO TERICO 21

5.1.1. Historia De Las Normas ISO 21

5.1.2. Principios De Gestin De Calidad 22 5.1.3. Proceso 23 5.1.4. Procedimiento 25

7

5.1.5. Cadena de suministros 25 5.1.6. Historia de la Documentacin 30 5.1.7. Documentacin de procesos 31 5.1.8. Diagrama De Proceso 32 5.1.9. Matriz DOFA 35

5.1.10. Matriz Vester 36 5.2. MARCO NORMATIVO 38

5.2.1. NTC (Norma Tcnica De Calidad) ISO 9001: 2000 38

5.3. MARCO CONCEPTUAL 40

6. DISEO METODOLGICO 43

6.1. FASE 1 RECOLECCIN DE LA INFORMACIN 43

6.2. FASE 2 DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO 43 6.3. FASE 3 ESTANDARIZACINDE LOS PROCESOS DE LA CADENA DE

ABASTECIMIENTO 43

6.4. FASE 4 ELABORAR LA PROPUESTA DE LA DOCUMENTACIN 44

7. DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO 45

7.1. IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN DE LA CADENA DE

SUMINISTROS DE ARCHIES COLOMBIA S.A. 45

7.1.1. Proceso Gestin de compras 45

a) Descripcin del proceso 46

b) Diagrama de flujo 49

7.1.2. Proceso Gestin de la produccin 50

8



7.1.3. Proceso Gestin de despachos y recibo de mercanca 53



7.2. EVALUACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS 58

7.2.1. Matriz DOFA 58

a) Proceso de Gestin compras 58

b) Proceso de Gestin produccin 59

c) Proceso de Gestin despachos y recibo de mercanca 60

7.2.2. Matriz De Vester 61

a) Proceso de Gestin compras 61

b) Proceso de Gestin produccin 63

c) Proceso de Gestin despachos y recibo de mercanca 65

8. PROPUESTA PARA LA DOCUMENTACIN Y ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 68

8.1. MAPA DE PROCESOS 68

8.1.1. Procesos de direccin 69

8.1.2. Procesos de operacin 69 8.1.3. Procesos de Apoyo 69

8.2. ESTANDARIZACIN 70

9

8.2.1. Proceso de compras 70

8.2.2. Proceso produccin 72 8.2.3. Proceso de despachos y recibo de mercanca 74

8.3. ESPECIFICACIN DE LAS INSTALACIONES 76

9. ESTANDARIZACIN DE FORMATOS Y DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO DE ARCHIES COLOMBIA S.A. 78

9.1. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE DOCUMENTOS 78

9.2. PROPUESTA DE FORMATOS Y DOCUMENTOS 80

10. CONCLUSIONES 81

11. RECOMENDACIONES 82

BIBLIOGRAFA 83 ANEXOS 85

10

LISTA DE TABLAS

Pg.

Tabla 1 Actividades de la logstica en la cadena de suministros Inmediata de una empresa 28

Tabla 2 Tipos de Diagramas 35 Tabla 3 Matriz Vester 36 Tabla 4 Normatividad 40 Tabla 5 Proceso gestin de compras 46 Tabla 6 Proceso Gestin De la Produccin 50 Tabla 7 Proceso Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca 53 Tabla 8 Matriz DOFA Proceso de Gestin de Compras 58 Tabla 9 Matriz DOFA Proceso Gestin de Produccin 59 Tabla 10 Matriz DOFA Proceso Gestin de Despachos y Recibo de

Mercanca 59 Tabla 11 Matriz Vester. Gestin de Compras 61 Tabla 12 Matriz Vester Gestin De Produccin 63 Tabla 13 Matriz Vester Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca 65 Tabla 14 Cuadro comparativo documentacin existente vs documentacin

necesaria. Formatos 79

11

LISTA DE ILUSTRACIONES

Pg.

Ilustracin 1 Concepto de Proceso 24 Ilustracin 2 Evolucin de la logstica hacia la cadena de suministros 26 Ilustracin 3 Actividades de la logstica en la cadena de suministros

inmediata de una empresa 27 Ilustracin 4 Curva crtica del servicio al cliente 28 Ilustracin 5 Smbolos de un Diagrama de Proceso 33 Ilustracin 6 Fortalezas y Debilidades 36 Ilustracin 7 Plano cartesiano 38 Ilustracin 8 Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Compras 49 Ilustracin 9 Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Produccin 52 Ilustracin 10 Diagrama de flujo Proceso Gestin de Despachos y

Recibo de Mercanca 57

Ilustracin 11 Eje de coordenadas Gestin de Compras 61 Ilustracin 12 Eje de coordenadas Gestin de Produccin 64 Ilustracin 13 Eje de coordenadas Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca 66

Ilustracin 14 Mapa de procesos. Cadena de Abastecimiento 68 Ilustracin 15 Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Compras 71 Ilustracin 16 Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Produccin 73 Ilustracin 17 Diagrama de Funciones Cruzadas Proceso de Despachos 75

y Recibo de Mercanca

12

Ilustracin 18 Diagrama De Recorrido De Mercanca Y Documentos Nivel 1 76

Ilustracin 19 Diagrama De Recorrido De Mercanca Y Documentos

Nivel 2 77

13

LISTA DE ANEXOS

Pg. Anexo A Manual de Procesos y Procedimientos

14

RESUMEN

En este trabajo producto de meses de estudio bajo la modalidad de pasanta empresarial en la Empresa Archies Colombia SA, se identific el macro proceso de la Cadena De Abastecimiento as como los procesos que lo conforman con sus respectivos procedimientos, contiene adems, diagramas de flujo, que expresan grficamente el itinerario de las distintas actividades involucradas precisando las dependencias que intervienen y sus responsabilidades. Se procedi a identificar los tipos de informacin requeridos para iniciar el estudio, encontrando necesaria la informacin de tipo primario obtenida de la investigacin de marco terico, referencial y normativo que servir de base para la implementacin de los mtodos escogidos en el desarrollo del presente proyecto y la informacin secundaria adquirida de la observacin recoleccin y suministro del personal involucrado en el macro proceso as como la indagacin y escrutinio propio. Posteriormente con conceptos claros se elabor el diagnostico mediante las herramientas de anlisis seleccionadas como matriz Vester para identificar los puntos crticos y la matriz DOFA para identificar los factores externos e internos que afectan cada proceso; se definieron y describieron los procedimientos existentes diagramndolos para su mejor comprensin Con las problemticas plenamente identificadas y con la visin detallada de los procesos y procedimientos existentes en el centro de acopio, se emprende la caracterizacin de los mismos basados en los lineamientos establecidos por la norma ISO 9001:2000 (Sistemas Gestin De Calidad Documentacin de los procesos). Finalmente el resultado de este estudio se ve reflejado en el manual de procesos y procedimientos anexado al final del presente documento .el cual est dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas la empresa Arches Colombia S.A. en el macro proceso del centro de acopio y se constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento normativo.

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INTRODUCCIN

Hoy en da gracias a la globalizacin, el sector industrial ha venido en constantes cambios evolutivos en especial la industria alimenticia, estos cambios han llevado a las empresas a pensar en maneras de incrementar su eficiencia al menor costo sin sacrificar su competitividad y reconocimiento en el mercado adems de la calidad de sus productos. Para una organizacin poseer una estructura documental debidamente constituida le ayuda a reaccionar oportunamente a cualquier cambio o fluctuacin que la industria presente. De esta forma un enfoque hacia un sistema de gestin de calidad, permite detallar minuciosamente el comportamiento de las actividades y procedimientos que componen cada proceso y direccionarlos hacia la mejora continua. La estandarizacin es la base que permite definir los procesos que hacen parte esencial de la organizacin, documentarlos es la herramienta que tenemos para retroalimentar y darle seguimiento. Para ARCHIES COLOMBIA, es de su inters acogerse a los parmetros establecidos por la norma ISO 9001:2000, con el fin de satisfacer los requerimientos de clientes internos y externos proponiendo una secuencia congruente y dinmica de los procesos y procedimientos de la Cadena De Abastecimiento para elaborar productos con optimas caractersticas a la vanguardia del mercado.

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1. GENERALIDADES

1.1. PRESENTACION DE LA EMPRESA

Archies Colombia S.A. es una cadena de restaurantes fundada en el ao de 1.993, la cual cuenta hoy en da con 37 puntos de venta a nivel nacional1. Fue concebida bajo el concepto de trattoria (Es un local o tipo de restaurante en Italia, el nombre proviene de trattore que en italiano significa 'preparar')2, en la que su elaboracin artesanal refleja la dedicacin y esfuerzo en cada uno de sus platos. Su primer restaurante Zona Rosa con capacidad para 60 personas se destac por su ambiente acogedor y familiar que se complementa de un excelente servicio. Ms tarde en 1997 se abrieron dos nuevos puntos Rosales y Parque de la 93; en 1998 Archies decidi ofrecer a su clientela la opcin de domicilios ubicando su primer Express cerca del restaurante Rosales. Aos posteriores y como estrategia de posicionamiento en el norte de Bogot se abrieron puntos en sectores importantes como Pepe Sierra, Chico, Usaqun y Cedritos, en el ao 2002 se vio la necesidad de dirigirse a clientes ms jvenes lo que motivo la adecuacin de espacios propicios para desarrollar la creatividad de los pequeos chef que tendrn posibilidad de preparar su propia pizza, el primero de estos espacios fue ubicado en el tercer piso del restaurante de la calle 71. El primer restaurante ubicado en un centro comercial fue Archies Centro Cha abierto en el ao 2002, apertura que dio lugar a consecutivos estrenos en los principales centros comerciales de la ciudad como C.C. Gran Estacin, C.C Hayuelos. C.C Centenario, C.C Santa fe y C.C Andino. En el ao 2003 se abri el primer punto Archies regional en la ciudad de Medelln con una satisfactoria acogida lo que motiv a realizar aperturas en ciudades como Cali, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla y Cartagena. Creciendo cada vez la demanda y la necesidad de abrir nuevos restaurantes en estas zonas. La acogida que han tenido los restaurantes ha llevado en varias ocasiones a remodelar los establecimientos, con la finalidad de aumentar su capacidad, el caso ms importante sin duda es el restaurante Archies Pepe Sierra que abri sus puertas como un Archies tipo express con solo 4 mesas para cubrir los domicilios de la zona, reestructurado en el ao 2003 a un concepto tipo terraza

1VALENCIA, Mara teresa. Actualizacin de la filosofa empresarial validacin de los objetivos estratgicos abril de

2011.Bogota:VALENCIA HOYOS ASOCIADOS,2011.p 3 2

WIKIPEDIA. Trattoria [en lnea]. [citado 02 de octubre de 2011]

17

ms acogedor y atractivo y finalmente en 2006 debido a la gran demanda se transform en un sper restaurante con capacidad para 900 personas3. 1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Bsicamente la estructura documental de los procesos y procedimientos de la cadena de suministros se encuentra netamente en la elaboracin de registros y fichas tcnicas de los productos con ms rotacin, tambin existen manuales de funciones.

3Basado en: ARCHIES PIZZA. Informacin institucional[en lnea]. [citado

10deoctubre de 2011]

18

2. PROBLEMTICA

2.1. DESCRIPCIN El mayor inconveniente que debilita las actividades de la organizacin, es la ausencia de registros y documentos estandarizados en los procesos de la cadena de abastecimiento, que hace que se dificulte el control y seguimiento de los productos e insumos; gran parte de estos, son procesados directamente por la planta de produccin y la otra parte son adquiridos por compra directa a proveedores. El no tener una adecuada estructura documental dificulta la interaccin entre los departamentos intervinientes, desde su inicio en el proceso de Compras (encargado del aprovisionamiento de materia prima e insumos), el cual debe actuar asociado con el proceso de Despachos (encargado del almacenamiento y distribucin punto a punto) en donde se definen los stocks, puntos y tiempos de reposicin, hasta el proceso de Produccin (encargado de la trasformacin de materia prima en productos semielaborados) que tramita los requerimientos de los insumos necesarios, para la elaboracin de los productos demandados diariamente por los puntos de venta.

En la actualidad, los parmetros que se tienen establecidos para estos procedimientos son empricos, es decir, han sido establecidos mediante la experiencia diaria de prueba y error y depende de la experiencia y subjetividad del personal que labora en estos procesos. Es por esto que documentar los procesos y hacerlos parte de una secuencia verificable, reproducible y controlable permitir a la empresa y a sus empleados realizar los procedimientos de una manera estndar, posibilitando una reduccin de errores humanos y optimizando el uso de insumos e implementos de trabajo, que enfocados en el concepto de mejora continua repercutir en la calidad del servicio. 2.2. FORMULACIN El no tener una estructura documental hace que ARCHIES tenga problemas con el desarrollo satisfactorio de los procesos dentro de la cadena de abastecimiento, afectando la trazabilidad y calidad de los productos. Se pretende entonces observar analizar y clasificar dichos procesos con la finalidad de depurar actividades que son realizadas de forma reiterada y dificultan el desarrollo eficaz de cada uno de los procedimientos. Adems de crear registros y documentos que ayuden al seguimiento y la mejora continua. La propuesta de documentar los procesos y procedimientos en ARCHIES COLOMBIA ser el mtodo que garantice la trazabilidad de los productos dentro de la cadena de abastecimiento?

19

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL Proponer la documentacin de los procesos y procedimientos en la cadena de abastecimiento de Archies Colombia S.A, enfocados en los estndares establecidos por la norma ISO 9001:2000 (Sistemas Gestin De Calidad Documentacin de los procesos). 3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

a) Caracterizar la cadena de suministros de Archies Colombia S.A.

b) Identificar los procesos y procedimientos de la cadena de abastecimiento

de la empresa Archies Colombia S.A.

c) Estandarizar las operaciones para cada procedimiento.

d) Documentar la secuencia de los procedimientos para cada proceso.

e) Ajustar cada uno de los procesos a los lineamientos establecidos por la

norma ISO 9001:2000.

20

4. JUSTIFICACIN

Cuando una empresa tiene procesos y procedimientos documentados puede lograr los resultados internos y externos que desea, afectando directamente la calidad de sus productos o servicios. Si los procesos son planeados programados y documentados es ms fcil concebir la toma de decisiones sobre las actividades que se van a desarrollar.4 El diseo y elaboracin de registros y documentos en la cadena de abastecimiento guiar el paso de una cultura improvisada hacia una cultura programada en la que se especifican y describen los procesos, procedimientos y sus interrelaciones, los responsables de cada rea, las especificaciones organolpticas por las cuales se rigen los productos as como el aprovechamiento de mtodos de anlisis, control y verificacin que orienten cada proceso y procedimiento hacia un objetivo en comn. Con la documentacin tambin se pueden obtener datos estadsticos que de ser analizados correctamente estimularn la realizacin de una auto evaluacin, con el fin de crear, modificar o cambiar los mtodos actuales de trabajo, eliminando operaciones repetitivas que contribuyen en la minimizacin de errores y el incremento de la calidad y eficiencia de cada proceso. Implementar la documentacin en los procesos y procedimientos, asistir a la cadena de abastecimiento en la optimizacin del recurso humano, locativo y de herramientas de trabajo, que culminar en procesos ms simples e interactivos y que vistos desde un enfoque de mejora continua, proporcionara el fortalecimiento del trabajo en equipo e infundir el compromiso de ejecutar procesos con calidad por parte del personal involucrado.

4SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de un sistema de gestin de la calidad. Mdulo

3.Bucaramanga:SENA,2009.p 1-8

21

5. MARCO REFERENCIAL

Est integrado por el marco terico, referencial y normativo. 5.1. MARCO TEORICO

A continuacin se encuentran los conceptos necesarios utilizados como fundamento para el desarrollo del presente proyecto. 5.1.1. Historia De Las Normas ISO

La normalizacin internacional comenz en el campo electromagntico: la Comisin Electromagntica Internacional (IEC) fue establecida en 1906. El trabajo pionero entre otros campos fue efectuado por la Federacin Internacional De Las De Las Asociaciones Nacionales De Normalizacin (ISA) que fue establecida en 1926. Dentro de ISA, se le dio gran importancia a la ingeniera mecnica. Las actividades de ISA llegaron a su fin en 1942, a raz de la segunda Guerra Mundial. En 1946, se reunieron en Londres delegados de 25 pases y decidieron crear una nueva organizacin internacional, cuyo objetivo sera facilitar la coordinacin y unificacin internacional de las normas industriales. La nueva organizacin denominada Organizacin Internacional para la Normalizacin (ISO) (Internacional Organization for Standardization), palabra derivada del vocablo griego isos, cuyo significado es igual y que es la raz del prefijo iso, comenz oficialmente sus actividades el 23 de febrero de 1947.5 En 1963 se cre el Comit Tcnico 176, el cual trabajo en el rea de gestin de calidad, y public la serie de normas sobre el tema, que se conocen internacionalmente por Normas ISO de la serie 9000. Este comit Tcnico lo formaron asociaciones de pases participantes de la ISO: AFNOR (Asociacin Francaise de Normalisation), ANSI (American Nacional Standards Institute), BSI (British StandardsInstitute), NNI (Nederland Normalisatie Institute) y SSC (Standard Council of Canad). Los dems pases miembros son representantes tambin por sus respectivas asociaciones. En 1979 se desarroll el primer sistema para la administracin de la estandarizacin comercial conocido como BS 5750. Con este antecedente, ISO cre en 1987 la serie de estandarizacin ISO 9000:1987 adoptando la mayor parte de los elementos de la norma britnica BS 5750. Para entonces, por supuesto, el Reino Unido ya haba hecho el trabajo pionero con su BS 5750.

5ARANGO VIEIRA, Nelly. Gestin De La Calidad: Organismos Internacionales De Normalizacin, 1 ed. Bogot: ICONTEC, 1999. P

88 - 91

22

De acuerdo con los procedimientos de ISO todos los estndares ISO, incluyendo las normas ISO 9000, deberan de ser revisadas por lo menos cada cinco aos. La revisin de las normas originales ISO 9000 y sus componentes: ISO 9000, 9001, 9002, 9003 y 9004 publicadas en 1987 fue programada para 1992/1993, fecha en la que se cre el Vocabulario de la Calidad (estndar ISO 8402), el cual contiene terminologa relevante y definiciones. Desde ese entonces se han modificado las normas ISO 9000 (ISO 1011-1, 1011-2 y 1011-3). Criterios para auditora y administracin de programas de auditora. Se utiliz una nueva versin en 1994 y hoy en da tenemos la ISO 9000:2000, incorporando las ltimas revisiones; se eliminaron los requerimientos demasiado rgidos de documentacin y se incluyeron en forma explcita conceptos como la mejora continua y el monitoreo y seguimiento de la satisfaccin del cliente002E6 5.1.2. Principios De Gestin De Calidad Los principios pueden ser utilizados por la alta direccin como un marco para guiar a sus organizaciones hacia un mejor desempeo. Los principios se derivan de la experiencia colectiva y el conocimiento de los expertos internacionales que participan en el Comit Tcnico ISO de gestin de calidad. ISO / TC 176, y la garanta de calidad , que es responsable de desarrollar y mantener las normas ISO 9000.

Los ocho principios de gestin de calidad se definen como:

Enfoque al cliente.

Liderazgo.

Participacin del personal.

Enfoque basado en procesos.

Enfoque de sistema para la gestin.

Mejora continua.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.7

6EL PRISMA. Antecedentes [en lnea]. [citado 29 de

octubre de 2011] 7ISO. Principios de calidad [en lnea]. [citado 22 de abril de 2012]

23

5.1.3. Proceso

Se han utilizado diferentes definiciones para referirse al significado de un proceso, tales como:

Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que trasforman en productos o resultados con caractersticas definidas unos insumos o recursos variables, agregndoles valor con un sentido especfico para el cliente.

Sistema de actividades que utiliza recursos para transformar entradas en salidas.

Una o ms actividades, sujetas a control, que usan recursos para transformar entradas en salidas.

Es un ordenamiento especfico de actividades en lugar y tiempo, que tiene un principio y un fin, con insumos o entradas y productos o resultados claramente especificados para un determinado cliente o mercado.

Pero la que ms se acerca y sea esta una sugerencia es:

Sistema interrelacionado de causas que entregan salidas, resultados, bienes o servicios a unos clientes que lo demandan, transformando entradas o insumos por unos proveedores y agregando valor a la transformacin.

No obstante en las bondades de la normalizacin no existe una definicin nica y correcta de lo que es un proceso. Se puede utilizar cualquiera de las utilizadas anteriormente o aun diferentes. Lo importante es entender el concepto y aplicarlo. Es importante tener claro que al realizar un proceso, se est desarrollando una transformacin que agrega valor. En la gerencia de cualquier proceso, el punto de partida es determinar claramente quienes son los clientes y cules son sus necesidades y expectativas, requerimientos del cliente que debern ser entregados por las salidas que produce el proceso (Ver Ilustracin 1), los proveedores son parte intrnseca del proceso, pueden ser externos a una organizacin o estar en su interior, en cualquier caso los proveedores entregan suministros, materia prima, insumos, personas, informacin, etc., que se denominan de manera general entradas del proceso.8

8MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.P 9 - 10

24

TRANSFORMACIN P

R

O

V

E

E

D

O

R

E

S

E

N

T

R

A

D

A

S

S

A

L

I

D

A

S

C

L

I

E

N

T

E

S

Sistema De

Medicin

PROCESO

8 Ms

Gerencia Maquinas y

equipos

Mtodos Dinero

Personas Mediciones

Medio ambiente Materiales

Fuente. Basado en: MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001. P 11

A continuacin se presentan algunas de las definiciones de trminos mas utilizadas en la gerencia de procesos.

Procedimiento o protocolo. Es un proceso normalizado. Es decir, cuando el proceso ha sido mejorado, viene la etapa de control. Por tanto, el procedimiento es el conjunto de actividades normalizadas que deben cumplirse en todas y cada una de las etapas de un proceso.

El procedimiento puede estar documentado o no. En el primer caso, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado.

Capacidad de proceso. Aptitud de un proceso para obtener un producto que cumple con los requisitos para ese producto. El concepto de capacidad se aplica tambin a una organizacin o a un sistema.

Producto: Es la salida de un proceso. Tal salida puede ser un bien tangible como el caso de un automvil o un informe escrito o tangible como la entrega de conocimiento en una universidad.

Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto. Algunos sinnimos utilizados son: consumidor, usuario final, beneficiario, comprador, paciente, ciudadano. El cliente puede ser interno y externo a la organizacin.

Ilustracin 1. Concepto de Proceso

25

Entrada: Las entradas de un proceso son por lo general salidas de otros procesos. Las materias primas, los materiales, la informacin, las personas, los insumos, el dinero, entre otros son ejemplos de entradas a un proceso.

Proveedor: Organizacin o persona que suministra un producto. Otros sinnimos con frecuencia utilizados son: suministrador, productor, distribuidor, minorista, vendedor, prestador de un servicio. Cuando el proveedor tiene una relacin contractual con el cliente, usualmente se denomina contratista.

Indicadores o medidores: Conjunto de mediciones realizadas al proceso para medir tanto las actividades como los resultados del proceso. Los indicadores suelen enfocarse en los aspectos de eficacia y eficiencia.9

La norma ISO 9000:2000 define un proceso como: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.10 5.1.4. Procedimiento

Es el conjunto o sucesin de pasos, ampliamente vinculados y cronolgicamente dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el que, como y a quien corresponde el desarrollo de la tarea. Un procedimiento es la manera especfica de efectuar una actividad, unas acciones o trabajos concretos que componen un proceso y la secuencia que debemos seguir en la ejecucin.11 5.1.5. Cadena De Suministros

Logstica y cadena de suministros es un conjunto de actividades funcionales (trasporte, control de inventarios, etc.) que se repiten muchas veces a lo largo del canal de flujo; mediante las cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se aade valor para el consumidor. Dado que las fuentes de materias primas, las fbricas y los puntos de venta normalmente no estn ubicados en los mismos lugares y el canal de flujo representa una secuencia de pasos de manufactura, las actividades de logstica se repiten muchas veces antes de que un producto llegue a su lugar de mercado.

9MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.P 12 10NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9000:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot:

ICONTEC 11INVEMAR.Procedimiento[enlnea].[citado27 de Marzo de 2012]

26

La direccin de la logstica de los negocios se conoce ahora popularmente como Direccin De La Cadena De Suministros. Se usan otros trminos como redes de valor, corrientes de valor y logstica gil para describir un alcance y un propsito parecidos. (Ver ilustracin 2). Aunque es fcil pensar en la logstica como la direccin del flujo de productos desde los puntos de la adquisicin de materias primas hasta los consumidores finales, para muchas empresas existe un canal inverso de la logstica que tambin debe ser dirigido. La vida del producto, desde el punto de vista de la logstica, no termina con su entrega al cliente. Los productos se vuelven obsoletos, se daan o no funcionan y son devueltos a sus puntos de origen para su eliminacin o reparacin. Los materiales empacados pueden ser devueltos a quien los expide debido a regulaciones ambientales o porque tiene sentido econmico rehusarlos. El canal inverso de la logstica puede utilizar todo o una parte del canal directo de la misma o puede requerir un diseo por separado. La cadena de suministros termina con la eliminacin final de un producto.

Fuente. BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004. P. 12

Las actividades que se dirigen para conformar la logstica de los negocios (proceso de la cadena de suministros) varan de una empresa a otra, dependiendo de la estructura organizacional de cada una. Los componentes de un sistema tpico de logstica son:

Pronstico de la demanda.

Comunicaciones de distribucin.

Control de inventarios, manejo de materiales.

Procesamiento de pedidos apoyo de partes y servicio.

Ilustracin 2. Evolucin de la logstica hacia la cadena de suministros

27

Seleccin de la ubicacin de fbricas y almacenamiento (anlisis de localizacin).

Compras

Embalaje

Manejo de bienes devueltos.

Eliminacin de mercaderas aseguradas rescatadas (desechos) y desperdicios.

Trfico y trasporte. Almacenamiento y provisin.

Fuente. BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004. P 14

En la Ilustracin 3.Se organizan estos componentes o actividades, dependiendo del punto donde se puedan tener lugar en el canal de suministros. En el siguiente cuadro se encuentra un resumen de la lista de actividades clave y actividades de apoyo junto con algunas de las decisiones asociadas con cada una de ellas, (ver Tabla 2).

Ilustracin 3. Actividades de la logstica en la cadena de suministros

inmediata de una empresa.

28

ACTIVIDADES CLAVE

ACTIVIDADES DE APOYO

almacenamiento Manejo de Materiales

Flujos De Informacin y Procesamiento

De Pedidos.Manejo de InventariosTranporteMarketing

Polticas de almacenamiento de

materias primas y bienes

terminados, estimacin de ventas a

corto plazo, mezcla de productos

en los centros de

aprovisionamiento y Determinacin

de nmero, tamao y localizacin

de los puntos de almacenamiento.

Procedimientos de la interfaz pedidos

de venta-inventarios, mtodos de

trasmisin de informacin de pedidos y

reglas de pedido.

Seleccin del modo y servicio de

trasporte , Consolidacin del f lete y

Rutas del trasportador,

Programacin de vehculos y

Seleccin de equipo,

Procesamiento de quejasy

Auditorias de tarifa.

Determinar las necesidades y

requerimientos del cliente para la

logstica del servicio al cliente, la

respuesta del cliente al servicioy

f ijar los niveles de servicio al

cliente.

Compras Mantenimiento de Informacion

Recopilacin, almacenamiento y

manipulacin de la informacin, anlisis

de datos, procedimientos de control.

Cooperacion Produccion y

OperacionesEmbalage y Proteccion

Manejo, almacenamiento,

proteccin por prdida y daos.

Especif icar cantidades

adicionales,secuencia y

rendimiento del tiempo de

produccin,programacin de

Determinacin de espacios,

distribucin de las existencias y

diseo de los puntos de

descarga, configuracin del

almacn, colocacin de las

existencias.

Seleccin de equipo, polticas de

remplazo de equipos,

procedimientos de levantamiento de

pedidos, almacenamiento y

recuperacin de existencias.

Seleccin de la fuente de

suministros, Momento correcto

para comprar, Cantidades para

comprar.

Fuente. Autor: Basado en:BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004. P 10 - 11

Las actividades clave y de apoyo estn separadas porque algunas en general tendrn lugar en todos los canales de la logstica, en tanto que otras ocurrirn dentro de una empresa en particular, dependiendo de las circunstancias. Las actividades claves estn en la curva critica dentro del canal de distribucin fsica inmediata de una empresa, segn se muestra en la Ilustracin 4. Son las que ms contribuyen al costo total de la logstica o son esenciales para la coordinacin efectiva y para completar la tarea logstica.

Fuente. Autor

CLIENTES

INVENTARIOS O SUMINISTROS

Procesamiento de pedidos

de cliente

Tabla 1. Actividades de la logstica en la cadena de suministros inmediata de una empresa.

Ilustracin 4 Curva critica del servicio al cliente.

29

Los estndares de servicio al cliente fijan el nivel de rendimiento y el grado de rapidez al cual debe responder es sistema de logstica. Los costos de logstica se incrementan en proporcin al nivel suministrado de servicio al cliente, de manera que la fijacin de los estndares de servicio tambin afecta los costos de logstica que apoyan ese nivel de servicio. Requerimientos de servicio muy altos puede forzar los costos de la logstica hasta llegar a niveles extraordinariamente elevados. El transporte y el mantenimiento de inventarios son las actividades logsticas que principalmente absorben costos. La experiencia ha demostrado que cada una de ellas representara 50 a 66 % de los costos logsticos totales. El trasporte aade valor de lugar a los productos y servicios, en tanto que el mantenimiento de inventarios les aade valor de tiempo. El trasporte es esencial porque ninguna empresa moderna puede operar sin el movimiento de sus materias primas o de sus productos terminados. Los inventarios tambin son esenciales para la direccin logstica porque normalmente no es posible, o no es prctico, suministrar produccin instantnea o asegurar tiempos de entrega a los clientes. Sirven como amortiguadores entre la oferta y la demanda, de manera que se pueda mantener la disponibilidad del producto necesitado para el cliente, a la vez que haya flexibilidad de produccin y logstica en la bsqueda de mtodos eficientes de fabricacin y distribucin del producto. El procesamiento de pedidos es la actividad clave final: sus costos por lo general son menores comparados con los del trasporte o con los del mantenimiento de inventarios. Sin embargo, el procesamiento de pedidos es un elemento importante en el tiempo total que se requiere para que un cliente reciba los bienes y servicios. Es la actividad que desencadena el movimiento del producto y la entrega del servicio. Aunque las actividades de apoyo pueden ser importantes como las actividades clave en algunas circunstancias en particular, aqu se consideran como una contribucin la misin de la logstica. El embalaje de proteccin es una actividad de apoyo al transporte y al mantenimiento de inventarios, as como al almacenamiento y al manejo de materiales, porque contribuye a la eficiencia con la que se llevan a cabo estas actividades. La compra y programacin del producto a menudo puede considerarse ms un asunto de produccin que de logstica. Sin embargo, tambin afectan al esfuerzo general de la logstica, y en especial a la eficiencia del transporte y la direccin de inventarios. Por ltimo, el mantenimiento de informacin apoya a todas las actividades de la logstica, ya que suministra la informacin necesaria para la planeacin y el control.

30

La cadena extendida de suministros se refiere a aquellos miembros del canal de suministros ms all de los proveedores o de los clientes inmediatos de una empresa. Pueden ser los proveedores de los proveedores inmediatos o los clientes de los clientes inmediatos y as hasta llegar a los puntos de origen de la materia prima o a los consumidores finales. Es importante planear y controlar las actividades comentadas con anterioridad y los flujos de informacin si afectan a la logstica del servicio que pueda suministrarse al cliente, as como a los costos de suministro de este servicio. La direccin de la cadena extendida de suministros tiene el potencial de mejorar el desempeo logstico ms all de solo dirigir las actividades dentro de la cadena inmediata de suministros.12 5.1.6. Historia de la Documentacin

En 1934, el belga Paul Otlet, public su obra titulada "Tratado de la Documentacin", enunci las bases de lo que posteriormente se constituira en una ciencia integradora. El trmino documentacin designaba la actividad especfica de recolectar, conservar, buscar y diseminar documentos. Otlet fue la figura central en el desarrollo de la Documentacin. Durante aos, trabaj, desde el punto de vista tcnico, terico y organizacional, en aquellos aspectos concernientes a uno de los problemas fundamentales de la sociedad.

La dcada del treinta vino acompaada por la irrupcin de un nuevo soporte: el uso de las microcopias para almacenar informacin, sera el primer gran salto cualitativo que se introdujo en el manejo y uso de los documentos. La aplicacin de esta tecnologa al campo de la informacin hizo ms eficaz el proceso de almacenamiento y recuperacin de la informacin. Nuevas teoras, conceptos y tecnologas vinculados al uso y recuperacin de la informacin surgiran: el empleo de los microfilms gener una nueva dimensin para la recuperacin de la informacin; se crearon las mquinas selectoras que permitan el anlisis documental con tarjetas perforadas sobre equipos IBM;2 en 1935, el ingls Charles Babbage dise la primera computadora digital, conocida como "mquina analtica".

De gran trascendencia fueron tambin, los trabajos publicados por Vannevar Bush en los que propona la creacin de sistemas de organizacin y recuperacin de la informacin con estructuras menos artificiales, capaces de simular el carcter asociativo del pensamiento humano y que pudiesen hacer frente a la enorme acumulacin del saber cientfico.

Todo lo anteriormente expresado, de algn modo, confirma que la Ciencia de la Informacin surgi ante la avalancha de un gran volumen de informacin y la necesidad de utilizar mtodos y herramientas nuevos, que permitieran la consulta de aqulla informacin que tuviera un carcter verdaderamente relevante.

12 BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004. P 1- 13

31

Como caracterstica principal de esta ciencia, y comn a todas las escuelas o vertientes, siempre sobresale su carcter multidisciplinario, hecho que le sirvi para erigirse como ciencia capaz de interrelacionarse y emplear conocimientos provenientes de otras reas del saber humano como la lingstica, la lgica, la gestin, la economa, la computacin, el diseo, la psicologa y la bibliotecologa. 13

5.1.7. Documentacin De Los Procesos La documentacin es la disciplina cientfica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir informacin contenida en documentos de distinto tipo para hacerla accesible a cualquier persona que pueda necesitarla. Adems es una disciplina instrumental, ya que sirve a todas las dems ciencias para localizar la informacin necesaria para el avance del conocimiento. Los elementos que forman parte del de la documentacin de procesos son:

Identificacin y documentacin. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estn identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a travs de distintos departamentos y puestos de la organizacin funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y en muchos casos, interrelacionados.

Definicin de objetivos. La descripcin y definicin operativa de los objetivos es una actividad propia de la documentacin. Esto permitir orientar los procesos hacia la Calidad, es decir hacia la satisfaccin de necesidades y expectativas.

Identificacin de responsables de los procesos. Al estar, por lo comn, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes reas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. El encargado del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que tenga un conocimiento importante sobre el proceso, pero es vital que, este primero est informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega por lo tanto debe tener control sobre el mismo desde el principio hasta el final.

Reduccin de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos de proceso y de ciclo. La documentacin de procesos permite conocer los pasos que incluye un proceso, esto genera una reduccin de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya.

Simplificacin. Con esta se intenta reducir el nmero de personas y departamentos implicados en un proceso o ciclo.

13INFOMED PORTAL DE SALUD DE CUBA. Origen y desarrollo de la ciencia de la informacin [en lnea].

[citado 28 de octubre de 2011]

32

Reduccin y eliminacin de actividades sin valor aadido. Es frecuente encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al resultado final. La documentacin de procesos cuestiona estas actividades dejando perdurar las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluacin imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la legalidad y normatividad vigente.

Reduccin de la burocracia

Ampliacin de las funciones y responsabilidades del personal. Con frecuencia es necesario dotar de ms funciones y de mayor responsabilidad al personal que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo, siempre procurando actuar cuidadosamente para no llegar a generar conflictos.

Inclusin de actividades de valor aadido que incrementen la satisfaccin del cliente.14

Beneficios Los beneficios que resultan de una documentacin de procesos son:

Incrementar la eficacia.

Reducir costos.

Mejorar la calidad.

Acortar los tiempos y reducir, as, los ciclos de entrega del servicio. Una buena Documentacin, es la que resuelve todas las dudas del lector final, ya sea personal tcnico o emprico, puede producir importantes beneficios ya que permite reducir costos de mantenimiento y fabricacin y previene la fuga de capital intelectual howknow15; con la globalizacin, la necesidad de elaborar productos con calidad hace de la Documentacin un requerimiento ineludible. 5.1.8. Diagrama De Proceso El trmino Diagrama de Proceso se refiere a una familia de grficos que comprenden diagramas de operaciones, diagramas de flujo (simple o multicolumnas), diagramas de actividad mltiple (hombre mquina o de planificacin de trabajo), diagramas de puesto de trabajo (mano derecha/ mano izquierda) y diagramas de movimientos simultneos (simograma). a) Objetivos De Los Diagramas De Proceso.

Los diagramas o grficos de procesos proveen una descripcin sistemtica de un proceso o ciclo de trabajo con suficiente detalle para desarrollar mejoras de

14 UNIVERSIDAD VERACRUZANA. Manual de procesos: Documentacin de procesos. Veracruz-boca del rio: USBI VER, 2003. P 1-

10 15WIKIPEDIA. Howknow [en lnea]. [citado 10 de noviembre de 2011]

33

OPERACION

NN INSPECCION

ALMACENAMIENTO

TRANSPORTE ESPERA COMBINADO

mtodos. Cada miembro de la familia de los diagramas de proceso est diseado para permitir que el analista vea claramente el proceso actual. Un formato normalizado da un lenguaje comn para que varias personas puedan visualizar los problemas conjuntamente. Esto estimula un intercambio o creacin conjunta de ideas. La mayor parte de los diagramas combinan escritos, grficos y representaciones visuales, lo que promueve la participacin completa de cada uno de los interesados. Finalmente, los diagramas son excelentes instrumentos para la presentacin de propuestas para mejoras de mtodos a todos los niveles de la direccin.

b) Actividades de diagrama de proceso.

De acuerdo con la norma para diagramas de proceso adoptada por la American Soviety Of MechanicalEngineers en 1947, las actividades del diagrama de proceso son clasificadas bajo cinco denominaciones o ttulos: operaciones, transportes, inspecciones, esperas y almacenamientos (Ver Ilustracin 5), las siguientes definiciones son los correspondientes a estas actividades

Fuente. Autor. Basado en:

Operacin. Una operacin tiene lugar cuando un objeto es modificado intencionalmente en sus caractersticas fsicas o qumicas, es acoplado o separado de otro objeto o es ordenado a dispuesto para otra operacin, transporte, inspeccin o almacenamiento. Tambin se realiza una operacin cuando se da o recibe informacin o cuando tiene lugar una planificacin o clculo.

Ilustracin 5 Smbolos de un Diagrama de Proceso.

34

Trasporte. Tiene lugar un trasporte cuando un objeto es movido de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos son parte de una operacin o son causados por el operario en el puesto de trabajo durante una operacin o una inspeccin.

Inspeccin. Una inspeccin tiene lugar cuando un objeto es examinado para su identificacin o es verificado en su cantidad o en la calidad de alguna de sus caractersticas.

Espera. Una espera tiene lugar para un objeto cuando las condiciones, excepto aquellas que intencionadamente cambian las caractersticas fsicas o qumicas del objeto, no permiten o no requieren la inmediata realizacin de la siguiente accin planeada.

Almacenamiento. Un almacenamiento tiene lugar cuando un objeto es mantenido y protegido contra movimientos no autorizados.

Actividades combinadas. Cuando son realizadas dos actividades simultneamente o en el mismo puesto de trabajo, los smbolos pueden ser combinados el grafico nos muestra una combinacin de operacin e inspeccin.

c) Papel del diagrama de proceso en la solucin de problemas. El modelo de mtodos de estudio en cinco etapas para resolver problemas es:

Etapa 1. Seleccionar y definir el problema.

Etapa 2. Descomponerlo y visualizarlo en detalle.

Etapa 3. Cuestionar con mentalidad abierta.

Etapa 4. Desarrollar una propuesta de mejora.

Etapa 5. Aplicar la propuesta. El diagrama de proceso es usado para ayudar a desarrollar la Etapa 2. Los diagramas de flujo ms modernos tienen impresos los smbolos e incluyen la parte de preguntas de la Etapa 3. Algunos tienen espacio previsto para la parte de ideas de la Etapa 4, los tipos de diagramas de proceso ms comnmente usados son:16

16MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed. Bogot: REVERTE COLOMBIANA

S.A., 1991.P 94 - 95

35

Tabla 2. Tipos De Diagrama

Diagrama Diseado para visualizar

Diagrama de operacin Proceso completo o conjunto con todos los componentes.

Diagrama de flujo Una persona o componente a travs del proceso.

Fuente. Autor. Basado en:

36

Tabla 3. Matriz Vester

METODOLOGIA FORTALEZAS DEBILIDADES

Eslabones de la cadena de valor operativa

Capacidades medulares

Siete "S" de McKinsey

Cultura organizacional

Variables estratgicas del modelo balanciado

Fuente. FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos de estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 25

5.1.10. Matriz de Vester sta es una herramienta que consiste en la confrontacin de cada problema con cada una de las diferentes opciones enunciadas, como dificultades para lograr medir el nivel de causalidad, o la relacin de efecto que conlleva cada uno y bajo este presupuesto ponderar su impacto en la organizacin. Las categoras de evaluacin que se utilizarn son: 0 - Causalidad nula 1 - Causalidad baja 2 - Causalidad media 3 - Causalidad alta


Ilustracin 6. Fortalezas y Debilidades

37

Representacin grfica de los resultados de la matriz Vester: Plano cartesiano. El plano cartesiano en el proceso de diagnstico organizacional, es empleado para determinar mediante la ubicacin de los problemas en diferentes grados o cuadrantes, aquellos problemas que son causas y aquellos que son consecuencias. Los cuadrantes del plano cartesiano, dentro de los cuales se clasifican los problemas, son: Cuadrante de Poder: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que presentan una alta causalidad y por ende son dinmicos dentro de la estructura organizacional, de tal manera que se caracterizan por su movilidad y potencia, pues al influir sobre ellos se podrn resolver problemas que aparezcan en otros cuadrantes. Se puede denominar tambin cuadrante dinamizador. Cuadrante de Conflicto: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que presentan una relacin directa con las causas y que dependen de los que se ubican en el cuadrante de poder. Tambin se denomina como cuadrante dependiente. Cuadrante de Inercia: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que no tienen ninguna importancia significativa y contemplan una nula influencia sobre los cambios organizacionales. Este cuadrante tambin se denomina Inmvil. Cuadrante de Indiferencia: En este espacio se ubicarn aquellos problemas que no ejercen ninguna influencia de causalidad y que se consideran de baja movilidad para la generacin de alternativas de solucin en la organizacin. Este cuadrante tambin se conoce como cuadrante neutro. Una vez realizada la confrontacin de los problemas en la matriz de Vester, se logran tener unos valores por cada uno de los problemas detectados, estos valores sern utilizados para la ubicacin de los problemas en el plano cartesiano, y as poder finalmente descubrir el nivel de importancia de cada problema. De la suma total de los resultados de la fila de cada problema, sale la ubicacin de ese problema en el eje X del plano cartesiano, y la suma de los valores de la columna dan su ubicacin en el eje Y.18

18

FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos de

estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 14- 15

38


5.2. MARCO NORMATIVO Enseguida se enunciar la normatividad utilizada como referencia para dar cumplimiento a los requerimientos de los entes reguladores. 5.2.1.NTC (Norma Tcnica De Calidad) ISO 9001: 2000: La norma ISO 9001:2000, especifica lo que requiere que haga una organizacin, pero no indica como debe ser de forma puntual, de esta forma permite una mayor maleabilidad de la organizacin en cuanto a la forma y desarrollo de sus actividades. La documentacin de los procesos es un requisito fundamental a la hora de implementar un sistema de gestin de calidad, como lo podemos ver en la norma ISO 9001: 2000, est estructurada en ocho captulos, refirindose los tres primeros a declaraciones de principios, estructura y descripcin de la empresa, requisitos generales, etc. Los captulos del cuatro al ocho estn orientados a Procesos y en ellos se agrupan los requisitos para la implantacin del sistema de calidad. ISO 9001:2000 tiene muchas semejanzas con el famoso PHVA; acrnimo (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). a) Captulo 1.En este captulo la norma seala las razones de su elaboracin y las

excepciones a su aplicacin b) Captulo 2. Aqu se hace una breve aclaracin a la vigencia de la norma y se

sugiere la aplicacin junto con la ISO 9001:2000.

Ilustracin 7. Plano cartesiano

39

c) Captulo 3: Se aclaran algunos trminos y definiciones con relacin a la edicin anterior de esta norma.

d) Captulo 4: Se especifican los requisitos generales del sistema y los requisitos en cuanto a la documentacin.

e) Captulo 5: Se definen los requisitos en relacin a la direccin de las empresas y sus responsabilidades.

f) Captulo 6: Se definen los requisitos de recursos necesarios para la prestacin del servicio o producto.

g) Captulo 7: Se especifican los requisitos necesarios durante la realizacin del producto o servicio.

h) Captulo 8: Trata de los requisitos necesarios para la medicin de los resultados de la organizacin, el anlisis de los datos y la mejora de los procesos realizados.

Principales cambios en la norma ISO 9001:2008

Actualmente ya est presente la nueva versin ISO 9001:2008 la cual ha sido oficialmente emitida el 15 de Noviembre del 2008. Esta nueva versin mantiene cambios mnimos de bajo impacto los cuales pretenden aclarar los requerimientos de la versin ISO 9001:2000. Cada cinco aos el comit tcnico 176 encargado de la familia de normas ISO 9000, mantiene como parte de sus responsabilidades revisar las normas ISO, una vez revisadas se encarga de emitir las nuevas versiones como fue el caso de ISO 9001:2008.

La versin ISO 9001:2008 ha sido publicada como cuarta edicin debido a que la primera edicin de las normas fue la ISO versin 1987, como segunda edicin se public la ISO versin 1994 y como tercera edicin ISO versin 2000;

La ISO 9001 versin 2008, requiere que se logre:

Fuerte y notable, compromiso de la direccin

Implementacin de mtodos que permitan mejora continua

Un sistema de comunicacin interna, externa que facilite las transacciones de calidad.19

19

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de un sistema de gestin de la calidad. Mdulo

3.Bucaramanga:SENA,2009.p 1-8

40

Tabla 4. Normatividad

Norma Alcance Emitido por: Fuente

ISO 22000:2005

Estndar internacional que define los requisitos de los sistemas para la gestin de la seguridad de los alimentos y se debe aplicar a todas las organizaciones de la cadena alimenticia.

ISO (Organizacin de Estndares Internacionales)

ISO 22000: 2005.Sistema de gestin de la inocuidad de los alimentos, Requisitos.

Decreto 3075 De 1997

Regula todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos.

Presidencia De La Repblica, vigilado por INVIMA

Ministerio De Salud Y Proteccin Social.

ISO 9004:2000

La norma proporciona recomendaciones sobre la aplicacin de la gestin de la calidad y describe que procesos del sistema de la calidad deberan abarcarse.


NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9004:2000.Sistema de gestin de calidad, Directrices para la mejora del desempeo. Bogot: ICONTEC.

ISO 9000:2000:

Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario


NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9000:2000.Sistema de gestin de calidad, Fundamentos y vocabulario. Bogot: ICONTEC

Fuente. Autor

5.3. MARCO CONCEPTUAL

La definicin de los trminos que aqu se plantean, son bsicos para la compresin y desarrollo del proyecto, relacionando los conceptos ms relevantes que identifica la estructura documental. Fueron tomados de la NTC ISO 9000:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario ICONTEC.

Calidad: Capacidad de un conjunto de caractersticas inherentes de un producto sistema o proceso para cumplir requisitos de los clientes o de otras partes interesadas.

Documentacin: definir disear e identificar los documentos del sistema de gestin de calidad con base en las NTC ISO 9001:2000 para as relacionar y ubicar la funcin de la administracin de documentos de calidad.

41

Estructura organizacional: definicin y documentacin de responsabilidades. Autoridad e interrelacin de las personas en la documentacin del sistema de calidad, manual de calidad, procedimientos y documentos especficos.

Gestin de calidad: El enfoque gerencial de una organizacin, centrado en la calidad, basado en la participacin de todos sus miembros y buscando el xito a largo plazo a travs de la satisfaccin del cliente y los beneficios para los miembros de la organizacin y para la sociedad.

Objetivo de calidad: es una meta cuantificada relativa a la calidad que se busca lograr o a la que se dirige la organizacin. Se puede establecer en aspectos como conformidad del producto o servicio, oportunidad costo, seguridad y motivacin.

Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin ordenada de responsabilidades y relaciones.

Poltica de calidad: Orientacin y propsitos generales de unos organismos concernientes a la calidad, expresados formalmente por el ms alto nivel de direccin.

Principio 4; Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Principio 5; Enfoque de sistema para la gestin: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia de la organizacin y la eficiencia en el logro de sus objetivos.

Principio 7; Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de datos e informacin.

Procedimientos; Manera especfica de realizar una actividad establece el que, cuando, donde y quien en el sistema proporciona los vnculos de los procesos. Los procesos operativos deben reflejar los principios y mtodos definidos en el manual de calidad su objetivo es definir la forma en que dichos principios y mtodos se transforman en actividades administrativas y como es que se vinculan con las dems actividades de la compaa.

Proceso de mejora continua: la mejora de la calidad es un proceso estructurado para reducir los defectos en los productos, servicios o procesos, utilizndose tambin para mejorar los resultados que no se consideran deficientes pero sin embargo ofrecen una oportunidad de mejora.

Proceso: conjunto de actividades y recursos relacionados entre s que transforman elementos entrantes en elementos salientes.

Registro: documento que proporciona evidencia del cumplimiento del sistema; son permanentes, una vez elaborado permanece para siempre.

Sistema de gestin de calidad ISO 9000: un sistema de gestin calidad ISO 9000 es el que se implementa sobre la versin actual de la NORMA NTC ISO 9001:2000.

Sistema de gestin de calidad: es la forma como la organizacin realiza la gestin empresarial asociada con la calidad, consta de la estructura organizacional junto con la documentacin, procesos y recursos que la

42

empresa emplea para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los requisitos del cliente, tienen como eje central el mejoramiento continuo. Este sistema de gestin de calidad puede evaluarse y conllevar a la certificacin o registro por parte de un organismo reconocido.20

20NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9001:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot:

ICONTEC

43

6. DISEO METODOLGICO Para efectos del cumplimiento de los objetivos el proyecto desarrollar la siguiente metodologa: 6.1. FASE 1.RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

Para llevar a cabo este estudio se debe iniciar con la recoleccin de la informacin, ya que de esta se obtendrn datos que permitirn diagnosticar el estado actual de la empresa y establecer mtodos para la implantacin del sistema documental; para esta recoleccin utilizaremos dos tipos de informacin:

Primaria que consiste en toda la informacin que se puede adquirir por medio de la observacin del proceso productivo y la que la empresa nos proporciona, en este caso Archies Colombia.

Secundaria es toda aquella otorgada por libros, documentos, guas y en especial normas como la ISO 9001; 2000, para la documentacin, la ISO 22000:2005 que define los requisitos de los sistemas para la gestin de la seguridad de los alimentos, el decreto 3075 que regula todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos entre otras.

6.2. FASE 2.DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

El Diagnstico ayudar a visualizar el estado actual de los procesos y procedimientos de la empresa, para generarlo se realizarn las siguientes actividades:

Identificar los procesos y procedimientos que hacen parte de la cadena de abastecimiento.

Describir los procedimientos para cada proceso.

Analizar la informacin obtenida.

Elaborar un informe de diagnstico de acuerdo a los resultados del anlisis de la informacin.

6.3. FASE 3ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DE LA CADENA DE

ABASTECIMIENTO En esta fase de determinarn los componentes de cada proceso y establecern las operaciones para cada procedimiento. Para el cumplimiento de esta se realizarn las siguientes actividades.

44

Representar grficamente los procesos de la cadena de abastecimiento mediante un mapa de procesos

Establecer los procedimientos que harn parte de cada proceso de la cadena de suministros.

Reducir y/o incluir operaciones en los procedimientos de acuerdo a lo observado y analizado en el diagnstico.

Representar la secuencia de los procedimientos mediante un diagrama de flujo.

Representar grficamente las actividades de los procedimientos mediante diagramas de flujo.

Especificar herramientas registros y formatos necesarios para el desarrollo del proceso.

Detallar caractersticas de las instalaciones. 6.4. FASE 4.ELABORAR LA PROPUESTA DE LA DOCUMENTACIN Esta es la fase donde se propondrn los documentos y formatos que especifican; nombre del proceso, procedimientos, responsables, cedulacin de cada proceso, versin etc. Con su respectivo anlisis y seguimiento de los parmetros otorgados por la ISO 9001:2000. Se har con el fin de orientar, con un documento sencillo sobre los temas relacionados con la cadena de abastecimiento. Las actividades a desarrollar para poder realizar este documento son:

Realizar un cuadro comparativo entre la documentacin existente y la

necesaria.

Clasificar la documentacin en niveles jerrquicos.

Definir responsables para la elaboracin de los documentos en cada nivel.

Proponer y/o redisear formatos y documentos.

Compilar la informacin obtenida en un Manual De Procesos

45

7. DIAGNSTICO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

En este captulo se puede encontrar la identificacin y caracterizacin de los procedimientos as como su evaluacin mediante la matriz DOFA y la matriz. Vester. Como fase inicial en el reconocimiento del entorno y la dinmica establecida para el desarrollo de las actividades diarias del centro de acopio de la empresa Archies Colombia y utilizando herramientas de anlisis como plataforma del presente captulo, se ejecuta el plan de trabajo para la caracterizacin y el posterior anlisis de la situacin de la empresa al momento de iniciar el estudio objeto de este documento.

7.1 IDENTIFICACIN Y CARACTERIZACIN DE LA CADENA DE

SUMINISTROS DE ARCHIES COLOMBIA S.A.

En esta etapa se procede a resear los procesos que hacen parte del macro proceso de la cadena de abastecimiento, identificar las actividades que los conforman as como el personal responsable de su operacin. Se determin entonces que la cadena de suministros est conformada por los siguientes procesos: gestin de compras, gestin de produccin y gestin de despachos y recibo de mercanca descritos a continuacin en los siguientes numerales. Para una mejor comprensin de cada proceso se realizaron los respectivos diagramas de flujo donde se puede observar de manera grfica un poco ms detallada la dinmica de cada uno de los procedimientos que hacen parte de cada proceso. Todo esto con el fin de brindar una visin particularizada del estado de los procedimientos de la cadena de abastecimiento al momento de iniciar la presente pasanta. 7.1.1. Proceso Gestin De compras

Definicin: Proceso fundamental dentro de la cadena de suministros, cuyo propsito la planeacin y abastecimiento de materia prima e insumos

46

a) Descripcin del proceso Tabla 5.Proceso Gestin De Compras

PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

Procedimiento Descripcin

1

Definir las

necesidades de

compra:

Las necesidades son definidas de forma puntual por: Comits de producto. Planeacin y abastecimientos de producto mediante histricos

de compra y presupuestos establecidos para las compras. Requerimientos directos de los puntos de venta.

2

Seleccionar los posibles

proveedores

Se inicia la bsqueda de los posibles proveedores del producto o insumo en mencin, verificando la base de datos o en su defecto va internet.

3 Solicitar

cotizaciones

Para el efecto de la bsqueda selectiva, se hace un filtro de los de los posibles proveedores (mnimo tres) y se les solicita la cotizacin que posteriormente ser evaluada, teniendo en cuenta menor precio, plazos de pago y consumos proyectados.

4 Solicitar muestras

Ya como ltimo paso para la seleccin del proveedor, es solicitado a cada uno, muestras para el anlisis del producto de tal forma que cumpla con las expectativas y comportamiento en la receta al mejor costo.

5

Codificar el Proveedor y Cliente

(Nuevo).

Despus de haber hecho la seleccin del proveedor que cumpla con las polticas establecidas para el inicio del aprovisionamiento, se realiza la creacin y codificacin del mismo en el sistema, para esto se debe diligenciar y recopilar los siguientes documentos:

Formato de codificacin de nuevos proveedores.

Documentos adjuntos a este formato como: Rut,

registro mercantil, 2 referencias comerciales, 2

referencias bancarias. fotocopia de la cedula del

representante legal, cotizacin de productos solicitados.

carta de certificacin bancaria para pagos.

Carta de autorizacin de la gerencia general.

Los documentos autorizados por la gerencia se llevan al departamento

de contabilidad para su creacin en SAP, de igual forma cada

proveedor tiene su poltica, por lo que tambin la compaa enva al

proveedor los documentos que requiera para la creacin como Nuevo

Cliente.

6

Crear la carpeta de contacto, registros y certificaciones.

En esta carpeta esta compilado una serie de registros y certificaciones obligatorias para la comercializacin entre proveedor- cliente, tales como:

Hoja de contacto proveedor. Fichas tcnicas. Control sanitario. Anlisis microbiolgico. Certificado del INVIMA. Certificado de auditora por parte del supervisor de producto de

47



Achies Colombia. Lista de precios. Certificados de importacin (si es el caso).

7 Elaborar pedidos.

La elaboracin de los pedidos se realiza mediante el diligenciamiento de un formato hecho por el rea de despachos, que a su vez es entregado al departamento de compras para el respectivo requerimiento a los proveedores. La frecuencia con que se deben de abastecer, son determinados por diversos factores, as:

Pedidos diarios: son pedidos que tienen como particularidad, productos perecederos donde su vida til es corta y debe drsele rotacin en el menor tiempo posible, cabe anotar que en estos pedidos tambin existe el espacio para pedidos adicionales que surgen a lo largo del proceso.

Pedidos semanales: en estos pedidos bsicamente la

programacin se hace con productos perecederos, pero que tienen vida til medianamente larga, haciendo claridad que en su mayora son productos crnicos y que para salvaguardar sus propiedades y alargar su conservacin se deben almacenar en cuartos de congelacin.

Pedidos mensuales: el abastecimiento de estos productos son

en su mayora del rea de empaque y abarrotes, en este ltimo las fechas de vencimiento son prolongadas, es por esto la razn de su frecuencia de programacin.

Pedidos de produccin: los pedidos de produccin se hacen

con una frecuencia intermedia a lo largo de la semana, los insumos que all se relacionan van de acuerdo a la programacin de la produccin que previamente se determin.

8 Recibir pedidos

Antes de crear orden de compra se realiza el recibo y verificacin de los productos vs factura entregada por el proveedor.

9 Crear orden de

compra.

Una vez recibido el pedido en fsico, la factura es remitida al departamento de compras para la creacin de la orden, de tal forma que el pedido sea digitalizado para posteriormente actualizar el stock de inventario en el sistema SAP. De presentarse alguna inconsistencia se hace el respectivo reporte al proveedor va telefnica y va internet, con el fin de hacer las correcciones respectivas segn la novedad que se halla presentado.

10

Liberar factura (Estrategia de

liberacin).

La estrategia de liberacin hace referencia a la aprobacin del monto de la factura escalado jerrquicamente, con el fin de llevar una supervisin controlada de las compras, este filtro est conformado de la siguiente manera:

Inferior a 1.000.000 no exige liberacin para estos montos. De 1.000.000 a 2.000.000 responsable Jefe De Compras. De 2.000.000 a 5.000.000 responsable Gerente De La Cadena

De Abastecimiento. De 5.000.000 a 10.000.000 responsable Gerente De Asuntos

48



Financieros. De 10.000.000 en adelante responsable Gerente General.

11

Ingresar factura.

Hecha la de la orden y liberada (si es el caso), se pasa la factura al departamento de Despachos Y Recibo De Mercanca con el nmero de la orden de compra, quienes le dan ingreso al sistema, confrontando que la descripcin y las cantidades coincidan tanto en la orden como en la factura.

12 Reportar e ingresar

las Novedades.

Una vez verificadas las cantidades entregadas en fsico, el rea de Despachos Y Recibo De Mercanca, reporta en la factura las novedades que se hayan presentado en el recibo ya sean faltantes o sobrantes de producto. Al final del da, es entregado por el rea Despachos Y Recibo De Mercanca, una relacin de las facturas recibidas e ingresadas, para la verificacin de las novedades. Las cuales deben ser ingresadas al sistema SAP como devoluciones, por la transaccin MIGO devoluciones y solicitar las respectivas notas crdito o dbito, actividad hecha por el jefe de compras. Absolutamente todas las facturas antes de ser enviadas al rea de contabilidad deben llevar una firma de aprobacin en un principio por el Jefe De Despachos Y Recibo De Mercanca seguido del Jefe De Compras y por ultimo del Gerente De La Cadena De Abastecimiento.

13 Contabilizar las

Facturas.

Luego de verificadas las novedades y hecha la transaccin correspondiente de facturas, estas se envan a contabilidad, con sus respectivas novedades; notas crdito o dbito segn sea el caso, para la contabilizacin y programacin de pagos.

14

Pagar a

Proveedores

Una vez contabilizadas las facturas, las cuentas por pagar van a tesorera a medida que se va dando su vencimiento. El pago se realiza por transferencia electrnica y se le reporta al departamento de cartera del proveedor, con el fin de cruzar cuentas por pagar. Las negociaciones actuales con los proveedores varan, segn los productos que abastece, as: Productos de Gasto, entre 60 y 90 das de plazo para pago. Productos de costo, entre 30 y 60 das de plazo para pago.

Fuente. Autor

49

Definir las

necesidades

de compra

Proveedor

autorizado?

Si

cumple para la

contabilizacin?

Productos y cantidades a solicitar segn

pedidos.

Fecha de entrega de pedido.

Precio segn negociacin.

Seleccionar los

posibles

proveedores

Solicitar

cotizaciones

Realizar pruebas

de validacin y

comportamiento

de las muestras

en la receta

Precios y plazos de

pago dentro del

rango?

Solicitar muestras

Si

No

Codificar el

proveedor y

cliente (nuevo)

Crear carpeta

de contacto

Crear ordenes de

compra

No

Elaborar pedidos

Ingresar la factura

Liberar

factura

Contabilizar

factura

Pagar a

proveedores

Si

Reportar e

ingresar las

novedades

No

Cambio de

factura

Solicitar nota

crdito o nota

debito

Si

Recibir pedidos

INICIO

FIN

b) Diagrama de flujo Ilustracin 8. Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Compras

Fuente. Autor

50

7.1.2 Proceso Gestin De Produccin

Definicin: proceso mediante el cual se realiza la transformacin de la materia prima en producto semielaborado, conservando las especificaciones de salubridad e inocuidad de los alimentos.

a) Descripcin del proceso Tabla 6.Proceso Gestin De la Produccin

PROCESO DE GESTION DE LA PRODUCCION


1

Visualizar stock de

Inventario

Revisar el stock de inventario del producto semielaborado en las bodegas de almacenamiento. Por medio de:

Conteo fsico en las bodegas de almacenamiento.

En el sistema SAP, por la transaccin MB52 visualizacin de

stock, siempre y cuando este actualizado en el momento de la

consulta.

2

Programar la

produccin del

producto

semielaborado.

Teniendo en cuenta el stock de inventario, adems del anlisis de los datos estadsticos por producto semielaborado, se elabora la programacin de la produccin para los productos que presentan un stock bajo. Tambin es programado:

El responsable de la elaboracin de cada proceso. Numero de baches por proceso. La fecha de elaboracin.

3

Requerir Materia

Prima E Insumos

Una vez definido la programacin de los procesos de producto, es indispensable elaborar la orden de requerimientos de materia prima e insumos para el desarrollo de los mismos, para este procedimiento se debe:

Visualizar el stock en inventario de cada rea en la lnea de

produccin.

El responsable de cada rea realiza un pedido manual de los

insumos y MP que requiere para la elaboracin del proceso que

previamente le fue asignado, las cantidades van sujetas al

nmero de baches programados.

Realizar el consolidado de requerimientos de materia prima e

insumos en una orden de pedido, este a su vez, es entregado al

rea de despachos para el alistamiento y posterior entrega

No todos los pedidos son hechos al departamento de despachos

algunos son programado directamente al departamento de compras.

4

Recibir, verificar y

distribuir el pedido.

Una vez, el pedido est listo se realiza la recepcin del mismo, para este procedimiento se siguen las siguientes actividades:

Punteo de productos y cantidades descritas en la orden de

pedido. Verificacin de fechas de vencimiento.

Verificacin de las propiedades organolpticas de los productos

51

PROCESO DE GESTION DE LA PRODUCCION


despachados.

5 Produccin en lnea.

En esta etapa y despus que cada rea esta abastecida con los insumos que fueron requeridos, se inicia el procesamiento y trasformacin de estos en producto semielaborado. Solo despus de terminado tal procesamiento el responsable diligencia un formato denominado como hoja de vida Proceso De Produccin Del Producto X, donde podemos visualizar datos importantes como:

Materia prima utilizada.

Cantidad aproximada de unidades por bache segn embalaje

preestablecido.

Mermas

Nombre del proveedor que abastece cada materia prima o

insumo.

Lote y fecha de vencimiento de cada una de las materias

primas o insumos utilizados para el procesamiento.

Tiempo y temperatura de coccin.

Fecha del procesamiento.

Observaciones generales.

6

Crear orden

provisional de

produccin.

En el sistema SAP, se digitaliza el proceso del producto semielaborado con las cantidades totales porcionadas, los datos que se utilizan son los presentados en la hoja de vida ya diligenciada, datos que nos permite diferenciar entre:

Material discreto, donde la cantidad por bache no es fijo entre

uno y otro, est sujeto a modificaciones por mermas o

rendimientos, factores determinantes para la creacin de la

orden, esta se realiza mediante la transaccin CO01 Crear

Orden De Fabricacin.

Material repetitivo, es aquel donde las cantidades siempre son

las mismas, son fijas. Esta se realiza por la transaccin MD11

Crear Orden De Provisional

7

Entregar el producto semielaborado

La entrega del producto se hace bajo el siguiente mecanismo: Creacin de una orden de produccin.

Conteo fsico del responsable de la entrega, frente al

responsable de la bodega de almacenamiento.

Reporte de novedades.

Firma a satisfaccin.

8

Notificar la orden de

produccin.

Una vez, hecha la entrega fsica del producto a las bodegas de almacenamiento, el paso a seguir es la notificacin de la orden de produccin o entrada al stock de inventario del producto, en SAP por la transaccin CO11N entrada imagen individual notificada se realiza este procedimiento para el ingreso del material discreto y para el material repetitivo se hace por la transaccin MF42N entrada colectiva nva , automticamente el producto queda cargado al inventario de las bodegas de almacenamiento.

Fuente. Autor

52

INICIO

Programar la

produccin de

producto

semielaborado

Recepcin a

satisfaccin en

bodega?

Si

No

FIN

Actualizar en el sistema

SAP

Revisar stock de

inventario

Requerir materia

prima e insumos

Recibir y verificar

el pedido

Pedido

conforme?

Distribuir el pedido

en la linea de

produccin

No

Si

Formato pedido a

proveedores

Pedido de traslado

Produccin en

lnea

Entregar el

producto

semielaborado

Lote y fecha de vencimiento

Cantidades

Propiedades organolpticas

La notificacin de la orden

de produccin se genera

solo cuando el producto es

recibido a conformidad y con

firma del encargado de

bodega.

Crear orden de

produccin

Notificar la orden

de produccin

b) Diagrama De Flujo

Ilustracin 9 Diagrama de flujo Proceso de Gestin de Produccin

Fuente. Autor

53

7.1.3 Proceso Gestin De Despachos Y Recibo De Mercanca

Definicin: Proceso que tiene como propsito el abastecimiento de productos e insumos a los puntos de venta, este proceso tiene cuatro partes fundamentales para su desarrollo, Programacin De Pedidos, Recibo De Mercanca, Alistamiento Y Despacho. a) Descripcin del proceso

Tabla 7. Proceso Gestin de Despachos y Recibo de Mercanca

PROCESO DE GESTION DE DESPACHOS Y RECIBO DE MERCANCIA

Procdimiento Descripcin

1 Verificar existencias.

Peridicamente las bodegas realizan un conteo fsico de la mercanca all almacenada VS el inventario proporcionado por el sistema SAP, transaccin MB52 lista de mercancas, una vez realizado este procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con el fin que el inventario fsico coincida con el sistema SAP.

2

Revisar Informe de

consumos.

Este informe, permite que mediante un historial de consumos en un periodo de tiempo, se pueda determinar un pronstico de la cantidad de productos o insumos a programar. En el sistema SAP, por medio de la transaccin MB51 salida de mercanca, se puede visualizar la cantidad saliente de un producto en determinado tiempo, adems apoyados de la transaccin ME2Lpedidos por proveedor que en sus informes nos deja ver las entradas y salidas de los productos e insumos al sistema, arroja datos de las compras a proveedores, tambin en un determinado lapso de tiempo.

3

Solicitar a produccin

el producto

semielaborado.

Solicitud de abastecimiento en bodega de todos los productos que la planta de produccin procesa, para el posterior alistamiento y despacho de los mismos. Estos productos son previamente analizados y programadas las cantidades a abastecer, por el rea de produccin.

4

Crear orden de

pedido de insumos a

compras.

Con el informe de inventario actualizado y despus de analizado el informe de consumos se procede a la programacin de pedidos para el abastecimiento, en esta etapa es indispensable tambin programar los tiempos de llegada, adems de tener en cuenta la vida til del producto a abastecer, la programacin se hace manual con un formato ya establecido, posteriormente es entregado al departamento de compras. Los responsables actualmente de hacer dichas requisiciones son: el Jefe De Despachos Y Facturacin para los cuartos fros (producto perecedero) y en las bodegas de abarrotes, empaque y aseo son los Auxiliares de Bodega respectivamente.

5

Recibir y verificar los

pedidos entregados

por produccin y

compras.

Para el recibo de mercancas se tiene el siguiente mecanismo: Recepcin de la factura con el nmero de la orden de compra.

Recepcin, verificacin y conteo de la mercanca en fsico

contra las cantidades de la factura.

Reporte de novedades en la factura (si es el caso).

Ingreso de la factura mediante la transaccin MIGO entrada

de mercancas.

54



Relacin de facturas al final del da.

En el caso de la planta de produccin el procedimiento es de la

siguiente manera:

Conteo fsico.

Una vez recibido el producto en fsico, el auxiliar de bodega

(quien recibe) firma la orden de produccin a satisfaccin.

El encargado de produccin (quien entrega), hace la

respectiva notificacin de la orden firmada y de esta manera

el sistema actualiza automticamente el stock de inventario.

Almacenar.

Hecha la recepcin del pedido el paso a seguir es el almacenamiento del mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el mtodo de rotacin de mercanca PEPS, luego, el producto es almacenado de acuerdo a la ubicacin que previamente le fue asignado dentro de cada bodega.

6

Imprimir los pedidos

de traslado

(Requerimientos

Puntos De Venta).

Los pedidos de traslado son solicitudes de los puntos de venta registrados en SAP mediante la transaccin ME21N Pedido De Traslado. La impresin de los pedidos de traslado se hace bajo los siguientes parmetros:

Existe un cronograma de entregas de acopio a los puntos de

venta (ver cronograma)

De acuerdo con el cronograma anterior los puntos de venta

deben digitar el pedido con al menos un da de anterioridad,

preferiblemente antes de las 11:00 a.m.

Existen dos clases de pedido: o Pedido de diario, aqu va incluido todo lo relacionado con los

cuartos fros (congelacin y refrigeracin) y la bodega de

fruver (frutas y verduras).

o Pedido de saboy, aqu encontramos todo lo relacionado con

las bodegas de empaque, abarrotes, aseo y publicidad.

Las regionales tienen otro cronograma de pedidos ya que la

frecuencia de entrega es semanal, est dividido de la siguiente

manera:

o Pedido a proveedores, este es hecho con una semana de

anterioridad. Adems de tener una limitacin en la capacidad

de almacenaje, su objetivo es que llegue debidamente

embalado, congelado (si es el caso) y separado por punto de

venta, para efectos de minimizacin de tiempos de

alistamiento.

o Pedido semanal, este pedido se realiza con dos das de

anterioridad al despacho, aqu est incluido los productos

55



denominados de diario y de saboy

7 Alistar.

Ubicacin de los productos descritos por el Pedido De Traslado a canastillas de acopio, para su posterior despacho. Para este procedimiento existe dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de 2:00 p.m. a 10:00 p.m.

8

Despachar o entrega

de mercanca.

Entrega de los productos e insumos uno a uno a la flota t

propuesta de documentacion de procesos y procedimientos

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