PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR

SEDE SANTO DOMINGO

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PORTADA

Disertación de grado previa la obtención del título de

Ingeniera Comercial

Autora: Carmen Eulalia Demera Mera

Director: Mg. Luis Evangelio Morejón Armijo

SANTO DOMINGO – ECUADOR

2013

PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MANUAL DE PRESUPUESTOS PARA LA

PUCESD.

ii

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR

SEDE SANTO DOMINGO

APROBACIÓN DE LA DISERTACIÓN DE GRADO

PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MANUAL DE PRESUPUESTOS PARA LA

PUCESD.

TRIBUNAL

Mg. Luis Evangelio Morejón Armijo

.

Dra. Wilma Leonila Riera Vásquez .

Lcda. María Esther González Ludeña .

Santo Domingo, julio de 2013

iii

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a mi Padre Celestial por haberme dado el maravilloso

don de la vida, por ser el que guía mis pasos en todo momento.

A mis padres, quienes en el momento oportuno supieron proporcionarme su apoyo moral

y material, a base de amor y sacrificio y han hecho posible la culminación de mis estudios

para adquirir una profesión que será útil en mi vida futura.

A mi hija Valentina, con todo mi AMOR y afecto, que con su mirada tierna y su sonrisa me

da fuerzas para luchar día a día, porque con su llegada trajo muchas bendiciones a mi

hogar. Dios te bendiga siempre hija mía.

A mi hermana María, mujer valiente que sin importar las adversidades de la vida me

brindó su apoyo incondicional.

Carmen Demera

iv

AGRADECIMIENTO

Al culminar este periodo de enseñanza dejo constancia de mi eterna gratitud a los que

forman parte de esta prestigiosa Universidad “PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA

SEDE SANTO DOMINGO” en la que he crecido a nivel personal y profesional, que sigan

brindando su luz en el sendero trazado para la juventud. Para así aportar al desarrollo de

la educación, Económico y Cultural de nuestra Patria.

A mi profesor Mg. Luis Morejón Director de mi Disertación quien supo darme sus sabios

consejos, para no desanimarme en los momentos difíciles de mi vida.

Al Dr. Jaime Chiriboga quien con su firmeza y sabiduría supo guiarme para salir adelante

en mis estudios superiores.

Mi más sincero agradecimiento al Ing. Liberman Galarza quien supo guiarme y aportar

de manera incondicional en este proyecto.

También a los docentes Dra. Wilma Riera, Mg. Nancy Pérez y Lcda. María Esther

González quienes con mucha entereza han sabido guiarme en este trabajo.

Y cada uno de los Docentes que supieron con su inmensa sabiduría formarme con

valores morales y éticos.

Carmen Demera

v

RESUMEN

Con el Diseño del Manual de presupuesto la PUCE SD, ha tomado como modelo la

planificación presupuestaria. Esta investigación proporciona los procedimientos idóneos

que utilizarán los departamentos vinculados, con la planificación, aprobación, ejecución,

control y liquidación del presupuesto:

El departamento financiero, planifica, ejecuta, controla y liquida. Consejo Directivo,

aprueba el presupuesto y la liquidación. Las falencias actuales se puede mencionar que

se lleva en forma manual y no responde a una técnica apropiada.

El estudio o planificación de presupuesto se proyecta en base del histórico inmediato

(índice de inflación, crecimiento de estudiantes, etc.). En el departamento financiero se

verifica el alcance o cumplimiento, cada mes en forma general, específica cada semestre

y al final del período fiscal (31 de diciembre).El presupuesto se enlaza con el flujo de

efectivo conforme los recursos monetarios son aplicados, o, según se requiera de ajustes

durante el proceso en que se lleva a cabo.

ABSTRACT

Based on the Budget Design Manual, the PUCE SD takes as the model the Budgetary

Planning. This research provides the suitable procedures to be used by the Departments

involved with the budget planning, approval, execution, control and settlement.

The Financial Department, plans, executes controls and settles. The Board of Directors,

approves the budget and settlement. It is possible to mention the current failures are

worked manually and they do not follow an appropriate technique.

The budget study or planning is based on the historical immediate (inflation, increase in

students, etc). In the Financial Department the goals fulfillment is verified in a general way

monthly, in a specific monthly and at the end of the tax year (December 31st). The budget

is linked with the cash flow just as the financial resources are applied or, according to the

necessary adjustments during the process to be carried out.

vi

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Portada………… ................................................................................................................. i

Aprobación de la disertación de grado ............................................................................... ii

Dedicatoria……. ............................................................................................................... iii

Agradecimiento ................................................................................................................ iv

Resumen………. ................................................................................................................ v

Abstract……….. ................................................................................................................. v

Índice de contenidos ......................................................................................................... vi

Índice de cuadros ............................................................................................................. ix

Índice de tablas ................................................................................................................. x

Índice de gráficos .............................................................................................................. xi

Índice de anexos .............................................................................................................. xii

Introducción…… ..............................................................................................................13

Antecedentes……. ...........................................................................................................14

Justificación…….. ............................................................................................................16

I MARCO TEÓRICO ........................................................................................................18

1.1 MANUAL ............................................................................................................18

1.1.1 Definición ...........................................................................................................18

1.1.2 Objetivos de los Manuales Administrativos ........................................................18

1.1.3 Ventajas de los Manuales ..................................................................................19

1.1.4 Limitaciones de los Manuales ............................................................................19

1.1.5 Necesidad de los Manuales ...............................................................................20

1.1.6 Importancia de los Manuales..............................................................................20

1.1.7 Tipos de Manuales Administrativos ....................................................................20

1.1.8 Estructura básica de todos los procedimientos ..................................................22

1.1.9 Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones ..............................23

1.2 PRESUPUESTOS ..............................................................................................26

1.2.1 Definición ...........................................................................................................26

1.2.2 Funciones ..........................................................................................................26

1.2.3 Características ...................................................................................................27

1.2.4 Importancia ........................................................................................................27

1.2.5 Usos del presupuesto ........................................................................................28

vii

1.2.6 Eficiencia en el presupuesto...............................................................................28

1.2.7 El proceso presupuestario en las organizaciones ...............................................28

1.2.8 Clasificación de los presupuestos ......................................................................29

1.2.9 Etapas de preparación del presupuesto .............................................................33

1.2.10 Incidencia de la efectividad en el Presupuesto Financiero .................................35

1.2.11 Ventajas del Presupuesto ..................................................................................35

1.2.12 Desventajas del Presupuesto .............................................................................36

1.3 MANUAL PRESUPUESTARIO ..........................................................................36

1.3.1 Objetivos ............................................................................................................36

1.3.2 Componentes del Manual ..................................................................................37

1.4 INDICADORES DE GESTIÓN ...........................................................................37

1.4.1 Características ...................................................................................................37

1.4.2 Aplicabilidad .......................................................................................................38

1.4.3 Clasificación .......................................................................................................38

1.5 Control interno ...................................................................................................39

II METODOLOGÍA ...........................................................................................................40

2.1 TIPO DE ESTUDIO ............................................................................................40

2.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN .........................................................................40

2.2.1 Método Inductivo – Deductivo ...........................................................................40

2.2.2 Método Analítico e Investigativo .........................................................................40

2.2.3 Método de Observación y de Campo .................................................................40

2.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS .....................................................41

2.3.1 Fuentes Primarias ..............................................................................................41

2.3.2 Fuentes Secundarias .........................................................................................41

2.3.3 Documentación bibliográfica ..............................................................................41

III PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MANUAL PRESUPUESTOS PARA LA PUCE

S.D.S………….. ...............................................................................................................42

3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA ...........................................................42

3.1.1 Reseña histórica de la PUCE Sede Santo Domingo ..........................................42

3.1.2 Localización .......................................................................................................42

3.1.3 Macro localización ..............................................................................................43

3.1.4 Micro localización ...............................................................................................43

3.1.5 Misión ...............................................................................................................44

3.1.6 Visión ...............................................................................................................44

3.1.7 Valores institucionales........................................................................................44

3.1.8 Estructura organizacional ...................................................................................45

viii

3.1.9 Objetivos ............................................................................................................45

3.1.10 Base Legal .........................................................................................................47

3.1.11 Análisis FODA ....................................................................................................47

3.1.12 Cadena de valor .................................................................................................48

3.1.13 Tabulación de las encuestas ..............................................................................49

3.1.14 Resultados de la encuesta .................................................................................50

3.1.15 Informe de resultados ........................................................................................64

3.1.16 PROCESO ACTUAL PRESUPUESTARIO .........................................................65

3.1.17 Proceso de elaboración del presupuesto ...........................................................65

3.1.18 Cuadros comparativos de valores históricos ......................................................70

3.2 SISTEMA PRESUPUESTARIO PROPUESTO...................................................70

3.2.1 Diseño propuesto del manual de presupuestos ..................................................71

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................85

FUENTES DE CONSULTAS ...........................................................................................87

GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................89

ANEXOS……… ...............................................................................................................91

ix

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro N° 1 Simbología utilizada para los diagramas de flujo ....................................25

Cuadro N° 2 Clasificación del presupuesto .................................................................30

Cuadro N° 3 Organigrama Estructural PUCE SD ........................................................46

Cuadro N° 4 Análisis FODA del departamento contable de la PUCE SD ....................48

Cuadro N° 5 Cadena de valor de la PUCE SD ............................................................49

Cuadro N° 6 Orden de pago ........................................................................................67

Cuadro N° 7 Propuesta de Orden de Pago .................................................................68

Cuadro N° 8 Representación gráfica del proceso actual de requerimiento de compras .

de bienes y servicios PUCE SD. .............................................................69

Cuadro N° 9 Representación gráfica del proceso actual, pagos por honorarios ...

PUCE SD. ...............................................................................................70

Cuadro N° 10 Orden de requerimiento de compra bienes y servicios para la ....

PUCE SD. ...............................................................................................76

Cuadro N° 11 Representación gráfica del proceso propuesto de requerimiento de ...

compras de bienes y servicios PUCE SD. ..............................................80

Cuadro N° 12 Representación gráfica del proceso propuesto, pagos por honorarios ......

PUCE SD. ...............................................................................................81

Cuadro Nº 13 Formato general de presupuesto – propuesto ........................................83

Cuadro N° 14 Evaluación para medir la eficiencia en el control y ejecución del

presupuesto. ...........................................................................................84

x

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N° 1 Desarrollo del trabajo de campo .............................................................50

Tabla N° 2 Departamento en que labora ..................................................................51

Tabla N° 3 Existencia de un manual presupuestario aplicado a la PUCE-SD ...........52

Tabla N° 4 Conocimiento sobre la aplicación de un presupuesto en su unidad ........53

Tabla N° 5 Participación en la elaboración del presupuesto .....................................54

Tabla N° 6 Existencia de un manejo descentralizado de los recursos monetarios ....55

Tabla N° 7 Satisfacción en la atención de las unidades ............................................56

Tabla N° 8 Conocimiento sobre el presupuesto institucional ....................................57

Tabla N° 9 Relevancia en la participación de la comunidad universitaria ..................58

Tabla N° 10 Generación de ingresos por parte de los Centros de Investigación.........59

Tabla N° 11 Conocimiento de quién maneja la información financiera .......................60

Tabla N° 12 Calificación sobre la eficiencia en la atención a los requerimientos ........61

Tabla N° 13 Conocimiento sobre si manejan índices de gestión ................................62

Tabla N° 14 Criterio sobre las necesidades para mejorar el sistema presupuestario ..63

xi

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico N° 1 Mapa Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas...............................43

Gráfico N° 2 Mapa de la PUCE SD .............................................................................44

Gráfico N° 3 Departamento en que labora ..................................................................51

Gráfico N° 4 Existencia de un manual presupuestario aplicado a la PUCE-SD ...........52

Gráfico N° 5 Conocimiento sobre la aplicación de un presupuesto en su unidad ........53

Gráfico N° 6 Participación en la elaboración del presupuesto .....................................54

Gráfico N° 7 Existencia de un manejo descentralizado de los recursos monetarios ....55

Gráfico N° 8 Satisfacción en la atención de las unidades ............................................56

Gráfico N° 9 Conocimiento sobre el presupuesto institucional ....................................57

Gráfico N° 10 Relevancia en la participación de la comunidad universitaria ..................58

Gráfico N° 11 Generación de ingresos por parte de los Centros de Investigación.........59

Gráfico N° 12 Conocimiento de quién maneja la información financiera .......................60

Gráfico N° 13 Calificación sobre la eficiencia en la atención a los requerimientos ........61

Gráfico N° 14 Conocimiento sobre si manejan índices de gestión ................................62

Gráfico N° 15 Criterio sobre las necesidades para mejorar el sistema presupuestario ..63

xii

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo N° 1 Encuesta a Directores de Área ..............................................................91

Anexo N° 2 Cuadros comparativos de presupuestos de la PUCE S.D .......................94

Anexo N° 3 Plan de Cuentas PUCE SD .....................................................................98

Anexo N° 4 Plan estratégico de desarrollo institucional 2011- 2014 ....................... 111

13

INTRODUCCIÓN

La PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA SEDE SANTO DOMINGO, inicia sus

actividades en la ciudad de Santo Domingo hace aproximadamente 16 años, ofertando

sus servicios de Educación Superior, en las carreras de Ciencias de la Educación, e

Ingeniería Comercial.

Actualmente, la PUCE SD lleva su presupuesto mediante un archivo en Excel en forma

manual, existe una persona asignada para esta actividad y controla los recursos

financieros con ciertas limitaciones lo que no permite tener una información oportuna y

exacta o en la toma de decisiones. En consecuencia es necesario elaborar una propuesta

de Diseño de un Manual de Presupuesto, el mismo que permitirá primordialmente ayudar

a una correcta planificación, ejecución y evaluación de los recursos monetarios al final de

un período (mensual. Semestral o anual).

Propuesta de Diseño de un Manual de Presupuestos para la PUCE SD, está definido por:

la introducción, objetivos, alcance, responsabilidad, políticas, procesos, procedimientos,

requisitos, vigencia y firmas de aprobación. a través de una investigación, también en la

universidad se ha realizado encuestas en los diferentes departamentos con la finalidad

de diagnosticar su estado actual y necesidades futuras.

Para alcanzar los objetivos y resultados esperados se ha procedido realizar la propuesta

de un Manual de Presupuesto, el que ayudará a controlar el desarrollo de los objetivos

propuestos en función del uso de los recursos monetarios a medida de su avance. Los

aspectos a considerarse al momento de planificar o proyectar un nuevo presupuesto es el

inmediato anterior, al que se adiciona factores de inflación, crecimiento de población

estudiantil, incremento de talento humano y nuevos proyectos a realizarse.

Se evaluará si los ingresos esperados puedan cubrir satisfactoriamente el proyecto

presupuestado sin afectar negativamente a otras partidas que sean importantes dentro de

los objetivos a alcanzar.

Se verificará el alcance o cumplimiento, se lo realizará cada mes en forma general y

específicamente cada semestre y luego al final del período fiscal (31 de diciembre).

14

ANTECEDENTES

A nivel mundial los manuales de presupuestos públicos de los países que han adaptado

diferentes formas con diferente sustento legal, constituyen respuestas a la necesidad de

acceder a una mirada de mayor alcance a la de un presupuesto anual, con el propósito

de identificar los problemas que se puedan suscitar sobre las cuentas públicas en el

mediano plazo, formular las acciones preventivas que fueren necesarias y procurando

garantizar el cumplimiento de determinados objetivos estratégicos de los gobiernos.

En cambio el sector privado a nivel universal ha ido adaptando de acuerdo a sus

necesidades los modelos del sector público de acuerdo a las normas legales de cada

país.

En Ecuador los manuales de presupuestos del sector público, son instrumentos técnicos

que permiten conocer los procedimientos para la programación, formulación, aprobación,

ejecución, evaluación, clausura y liquidación, según los programas y proyectos definidos

en el Plan Nacional de Desarrollo.

En el sector público la acción de control es más rigurosa (se ciñe a lo que establece la

ley); cumplen con las metas de desarrollo económico, social del país, se reinvierten en la

sociedad, el presupuesto es de conocimiento público, afectan a la política fiscal,

económica y cambiaria, se formulan con equilibrio y se presupuestan por proyectos.

En el sector privado los objetivos son: alcanzar mayor rentabilidad sobre la inversión,

incrementar el patrimonio de la empresa, el presupuesto es de conocimiento privado, es

flexible, la acción de control es menos rigurosa, afecta a la empresa y a su entorno, se

obtiene para determinar el nivel mínimo de la actividad.

En conclusión los manuales de presupuestos públicos y privados se asemejan en:

Se elaboran para buscar eficiencia y economía

En su ejecución deben permitir la flexibilidad

Se debe ejercer una acción de control

15

Son elaborados con base en un proyecto

Se realizan generalmente para un periodo de un año, dependiendo del tipo de negocio

éste también puede ser llevado semestral o trimestral, lo cual sería más idóneo para

la PUCE SD.

Están expresados en términos físicos y financieros

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador, con sede en Santo Domingo, en

respuesta a la necesidad de la sociedad de esta zona y ante varios factores que se han

suscitado en el país y que han afectado la situación económica de la ciudadanía, así

como ante una creciente exigencia de perfiles profesionales con pensamiento productivo,

quiere tomar un nuevo modelo de gestión basado en la planificación presupuestaria que

incidirá en la eficiente utilización de los recursos monetarios.

Este modelo ayudará a aprovechar con la mayor eficiencia los recursos existentes en la

institución, poniéndolos al servicio de la colectividad interna y externa los servicios que se

generen con la participación de todos los estamentos que hacen la entidad, cada uno con

su nivel de participación en la generación de recursos que ayudarán al desarrollo de la

institución y de la sociedad beneficiada.

16

JUSTIFICACIÓN

Con la Propuesta de Diseño de un Manual de presupuestos la PUCE S D, ha tomado

como modelo innovador la planificación presupuestaria.

Esta investigación proporciona los procedimientos idóneos que utilizarán los

departamentos vinculados, que tienen que ver con la planificación, aprobación, ejecución,

control y liquidación del presupuesto dentro de las siguientes áreas:

Departamento Financiero, planifica, ejecuta, controla y liquida.

Consejo Directivo, se encarga de aprobar el presupuesto y la liquidación respectiva.

Adicionalmente aporta a los procedimientos que permitan obtener información exacta,

oportuna y establecer las políticas que normen las actividades que realizan los

beneficiarios del manual, de tal forma que se pueda diseñar el modelo con orientación

hacia lo presupuestario que permita controlar y planificar eficientemente los recursos

monetarios, y también contribuya a preparar un flujo grama detallado por áreas de

fuentes y usos de los recursos financieros los cuales se puedan representar gráficamente

el proceso actual y propuesto del proceso presupuestario.

En vista que la universidad no posee un sistema adecuado para controlar sus recursos

financieros, este proyecto proporcionará las cualidades necesarias para que

periódicamente puedan examinar sus egresos y compararlos con los resultados finales,

que servirán para la evaluación y toma de decisiones.

Entre los departamentos beneficiados/ o unidades de este proyecto se encuentran las

siguientes:

Pro Rectorado

Dirección Académica

Dirección de Estudiantes

Misiones Universitarias

17

Dirección Administrativa

Dirección Financiera

Proyectos de la Sede

Teniendo cada unidad subunidades respectivamente.

El beneficiario directo del manual de presupuestos será en primer lugar el departamento

financiero y por ende la institución.

Para los beneficiarios indirectos habría mejoras en oportuna entrega de los bienes y

servicios que demanda cada una de las áreas que ejecutan labores de la Universidad.

Se procederá a verificar si existe pérdida o ganancia en el presupuesto al final del

periodo para el cual se planificó y ejecutó.

Permitirá realizar comparaciones trimestrales, semestrales y anuales para medir si

ha sido eficiente en la obtención y distribución de los recursos monetarios.

Se efectuará comparaciones trimestral, semestral y anual a nivel de direcciones y

unidades administrativas, para controlar si se están excediendo en sus gastos.

18

I

MARCO TEÓRICO

1.1 MANUAL

1.1.1 Definición

Son documentos administrativos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructuras, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las instrucciones

y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.1

Un Manual es un instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de

referencia los objetivos de la institución.2

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación, para que exista una mejor coordinación donde se registrara en forma ordenada todo sobre los procedimientos de una empresa para un mejor desempeño de las mismas, eso contribuirá al buen manejo de la sección financiera en la Universidad

Católica del Ecuador sede Santo Domingo.3

Así, se consideran a los documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos

que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.4

1.1.2 Objetivos de los Manuales Administrativos

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

1 ENRIQUE Franklin, “Organización de empresas”, Pág.56

2 [http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml], julio 2011

3 Ibídem

4 Ibídem

19

Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.5

1.1.3 Ventajas de los Manuales

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

Logran y mantienen un sólido plan de organización.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propias funciones y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otras unidades de

la organización.6

1.1.4 Limitaciones de los Manuales

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen sólo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

5 [http://html.rincondelvago.com/documentos-y-manuales-adminis trativos.html] 15-04-12

6 Ibídem

20

manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez7.

1.1.5 Necesidad de los Manuales

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias:

Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.

Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).

Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades.

Cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.8

1.1.6 Importancia de los Manuales

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los

procedimientos y tareas de determinado departamento.9

1.1.7 Tipos de Manuales Administrativos

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

a. Manual de Organización

“Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los

distintos puestos de trabajo que componen su estructura”.10

7 Ibídem

8 Ibídem

9 Ibídem

10 Ibídem

21

b. Manual de Políticas, Normas y Procedimientos

Este manual comprende los lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica, funciones, organigramas, etc). También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas

diarias.11

c. Manual para Especialistas

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, y así servir de elemento eficaz de consulta para la

realización de las tareas asignadas.12

d. Manual del Empleado

“Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción)

así como también para posterior entrenamiento, este manual es

especialmente útil para niveles intermedios u operativos”.13

e. Manual de Contenido Múltiple

La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:

Manifestación clara de las normas generales de la empresa.

Comprensión total de la organización básica de la misma.

Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y

comprensibles.14

f. Manuales de Finanzas

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones

11

Ibídem 12

Ibídem 13

Ibídem 14

Ibídem

22

numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los

niveles de la administración.15

g. Manuales del Sistema

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,

índice de componentes, etc.16

h. Manual de Calidad

Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte

seleccionada de estas.17

i. Manual de Presupuesto

Es un documento que contiene las políticas, normas y procedimientos para la elaboración del presupuesto general de la empresa. Es un documento que marca los lineamientos que son la base de las acciones que tomará la empresa respecto al

presupuesto elaborado.18

1.1.8 Estructura básica de todos los procedimientos

Con respecto a la estructura se observan los siguientes puntos a continuación:

a. El Objetivo

“En el objetivo hay que definir de forma clara y concisa él es propósito del

documento para que se haga”.19

b. El alcance

“De los procedimientos deberá mostrar cuales son las diferentes áreas de

trabajo profesionales, procesos, materiales, entre otros, que están implicados

en el procedimiento”.20

c. El desarrollo

Del procedimiento es la descripción sistemática y pormenorizada de todos los

15

Ibídem 16

Ibídem 17

Ibídem 18

http://www.buenastareas.com/ensayos/Manual-De-Presupuesto/596534.html 15 enero 2013 19

Enrique Franklin, “Organización de empresas”, pag.181 20

Ibídem

23

pasos y actividades que se realizan.21

Formato de un manual de procedimientos

Logotipo (1)

Nombre de la organización (2)

Fecha (4)

Página (5) De

Sustituye a

Manual de procedimientos (general o especifico)

Pagina (6) De

Fecha

Nombre del procedimiento (3)

No. De operación (7) Responsable(s)(8) Descripción (9)

10

Elaboró Revisó Autorizó

Fuente: Enrique Franklin/2006 Elaborado por: Demera Carmen/2011.

1.1.9 Instructivo para el llenado de la descripción de operaciones

a. Identificación:

Logotipo de la organización. Expresión gráfica de la identidad corporativa

de una organización compuesta por un símbolo, un emblema y una

tipografía específicos.

Denominación. Nombre de la organización y del documento.

21

Ibídem

24

Procedimiento. Nombre del procedimiento que, además, describe la

materia a que se refiere.

Fecha. Día, mes, año en que se terminó de elaborar el procedimiento.

Página de. En el primer espacio debe anotarse el número progresivo de las

hojas del manual y, en el segundo, el número total de hojas de que

consta el documento.

Sustituye, fecha y página que reemplaza la hoja. Este espacio se

completa exactamente en los términos anotados en los puntos 4 y 5.

Numero de operación. Se enumera progresivamente cada una de las

operaciones que forman parte del procedimiento.

Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto

responsable de realizar cada operación.

Descripción. Expresión del contenido de cada operación del

procedimiento. Debe incluir el nombre y clave de las formas utilizadas.

Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización nombre

y firma del responsable de elaborar, revisar y aprobar el procedimiento22

b. Diagramas de flujo

El diagrama de flujo describe, gráficamente, las actividades que interrelacionan un

determinado proceso nuevo o existente, que tiene una sola secuencia, basado en

procesos lineales o que siguen uno a continuación de otro, para seguir un objetivo

final.

El diagrama de flujo puede aplicarse a cualquier clase de trabajo y en cualquier parte

del mundo, por tener el carácter de universal

El diagrama de flujo es una figura donde se demuestra la secuencia de cada proceso

que se debe seguir dentro de una organización, es decir, ir detallando cada una de

las actividades que se tienen que ejecutar por los integrantes en el mencionado

proceso.23

22

Ibídem 23

PEÑA, Hernán “Prácticas Presupuestarias para ejecutivos” pág. 129

25

CUADRO N° 1

Simbología utilizada para los diagramas de flujo

LOS SÍMBOLO MÁS UTILIZADOS PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO SON:

SÍMBOLO REPRESENTA

Inicio o termino. Indica el principio o fin del

flujo: puede ser acción o lugar, además, se usa

para indicar una oportunidad administrativa o

persona que recibe o proporciona información.

Actividad .describe las funciones que

desempeña las personas involucradas en el

procedimiento

Documento. Representanta cualquier

documento que entre, se utilice, se genere, o

salga del procedimiento

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro

del flujo en donde se Debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo. Indica que se guardan un documento

en forma temporal o Permanente.

Demora. Indica el retraso en el desarrollo del

proceso método

Decisión. Representa el hecho de efectuar

una selección o decidir una alternativa

especifica de acción

Dirección de flujo. Indican las direcciones

que tienen unas tareas con otras.

Fuente: Hernán Peña pag.130-135 Elaborado: Demera Carmen/2011

26

1.2 PRESUPUESTOS

1.2.1 Definición

El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo,

con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.24

“El presupuesto universitario es una de las principales herramientas de gestión de

que disponen las universidades y se transforma en una de las tareas más

importantes de su administración”.25

El presupuesto elaborado por la PUCE SD. Se encuentra alineado al

cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan estratégico

“Un Plan de utilidades a Corto Plazo detallados por responsabilidades particulares

(divisiones, productos, proyectos). Un sistema de informe periódicos de resultados

detallados por responsabilidades asignadas procedimientos de seguimiento.”26

Es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período, por lo general en forma anual.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en

valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

27

1.2.2 Funciones

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

Una herramienta analítica, precisa y oportuna.

La capacidad para pretender el desempeño.

El soporte para la asignación de recursos.

La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

24

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto Enfoque Moderno de Planeación y Control de Recursos, pág. 106 25

Definición de presupuesto: [www.utplonline.edu.ec/cursos/diretorio/apoio Planif_presup.pdf] 010-01-11) 26

Ibídem 27

Ibídem

27

Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje.

Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del

presupuesto anual.28

1.2.3 Características

Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

Es un plan expresado en términos cuantitativos.

Es general, porque se establece para toda la empresa

Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización

Es diseñado para un período determinado.29

1.2.4 Importancia

El Presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre,

mayores serán los riesgos por asumir30

.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la

institución en unos límites razonables lo que beneficiaría a la PUCE Santo

Domingo.

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

28

Funciones del Presupuesto. Buenas tareas.com /http://www.buenastareas.com/ensayos/Funciones-Del-Presupuesto/438048.html 29

Proceso presupuestario recuperado de: [http://es.wikipedia.org/wiki/presupuesto] 02/2011 30

CALVO, Juan Especial Presupuestos, pág. 57

28

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el

desenvolvimiento del presupuesto.31

1.2.5 Usos del presupuesto

El presupuesto es un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos.

Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos.

De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional y ayuda en gran medida para la toma de decisiones.

Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos

disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".32

Para la universidad Católica Sede Santo Domingo el uso del presupuesto servirá

como una herramienta de apoyo, que nos permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo,

para este caso deberían ser trimestral, semestral y anual de acuerdo con la

normativa de la PUCE SD.

1.2.6 Eficiencia en el presupuesto

La eficiencia de un presupuesto se lo puede medir mediante la aplicación de indicadores que garanticen una correcta planificación de ingresos y una eficiente distribución de los recursos monetarios en los distintos objetivos a corto plazo.

Adicionalmente a esto, se podrá observar la aplicabilidad del presupuesto en las instituciones y el mejoramiento del desempeño del personal que integra la empresa, estos factores son los que determinan la eficiencia o no del presupuesto, presentando

una excelente alternativa para la PUCE Santo Domingo.33

1.2.7 El proceso presupuestario en las organizaciones

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los

31

Proceso presupuestario recuperado de: [http://es.wikipedia.org/wiki/presupuesto] 02/2011 32

Ibídem 33

Ibídem

29

presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos.

Elaboración de planes, programas y presupuestos

Negociación de los presupuestos.

Coordinación de los presupuestos.

Aprobación de los presupuestos.

Seguimiento y actualización de los presupuestos.34

1.2.8 Clasificación de los presupuestos

A continuación se presenta la clasificación de los presupuestos considerando

diferentes puntos de vista: (ver cuadro N°2)35 y 36

a. Según el sector en el cual se utilicen

Presupuestos del Sector Privado

Aquellos presupuestos que utilizan las empresas particulares como

instrumento de su administración, contienen los mismos elementos

económicos y financieros en términos generales de presupuestos del

sector público con algunas variantes en la concepción de partidas o

cuentas de asignación presupuestaria.37

Presupuestos del Sector Público

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la

34

Ibídem 35

http://www.gestipolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.html 20-05-12 36

http://www.crawler.com/search/results1.aspx?q=clasificacion+presupuesto&pts=1&tbid=600011-11-2 37

Ibídem

30

amortización de compromisos ante la banca internacional.38

Presupuestos del Sector Público

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

39

CUADRO N° 2

Clasificación del presupuesto

1. Según el sector en el cual se utilicen

- Publico

- Privado

2. Según el campo de aplicabilidad en la empresa

- De Operación o Económicos

- Financieros (tesorería, de capital y maestro)

3. Según el periodo que cubran

- Acorto Plazo

- A Largo Plazo

4. Según la flexibilidad

- Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados

- Flexibles o Variables

5. Por las finalidades que pretende

- De promoción

- De aplicación

- Base Cero

Elaborado: Carmen Demera/2011

38

Ibídem 39

Ibídem

31

b. Según el campo de aplicabilidad en la empresa

De Operación o Económicos

Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podrían incluirse:

Ventas.

Producción.

Compras.

Uso de Materiales

Mano de Obra.

Gastos Operacionales.40

Financieros

“Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente

en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y

el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables”.41

Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.

42

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

43

Presupuesto maestro o tipo.- Con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variación sustancial.

“El presupuesto maestro es una expresión utilizada en algunas organizaciones cuando se habla de los planes operativos y financieros a futuro para un periodo de un año, los cuales se materializan en el presupuesto anual”.

44

40

Ibídem 41

Ibídem 42

Ibídem 43

Ibídem 44

Ibídem

32

Beneficios

Los beneficios más importantes son:

Define objetivos básicos de la empresa.

Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.

Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

Facilita el control de las actividades.

Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.45

Limitaciones

El presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa. Básicamente el éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad a realizar en el presupuesto

46.

Por lo tanto, es preciso poner mucho énfasis a los datos provenientes del presupuesto.

Áreas de aplicación

“Se aplica sobre todo en el presupuesto de Ventas, el cual constituye el

núcleo fundamental del proceso presupuestario, ya que de él dependen

todos los demás presupuestos, tanto operativos como financieros”.47

c. Según el periodo que cubran

A Corto Plazo

“Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de

operaciones de un año o menos”.48

A Largo Plazo

En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento

45

Ibídem 46

Ibídem 47

Ibídem 48

Ibídem

33

consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. 49

d. Según su flexibilidad

Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

50

Flexibles o Variables

“Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de

actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier

momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de

operaciones manufactureras o comerciales”. 51

e. Por la finalidades que pretende

De promoción .- “Donde es necesario estimar ingresos y egresos que se

efectuarán en el periodo presupuestado”

De aplicación.- “Se elabora normalmente para solicitud de créditos”.

Base cero.- “No toma en cuenta las experiencias pasadas, es costosa y

no proporciona información muy oportuna”.52

1.2.9 Etapas de preparación del presupuesto

a. Primera Etapa. Pre iniciación:

En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las

49

Ibídem 50

Ibídem 51

Ibídem 52

http://www.crawler.com/search/results1.aspx?q=clasificacion+presupuesto&pts=1&tbid=60001 11-11-12

34

tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

53

b. Segunda Etapa. Elaboración del Presupuesto:

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.

Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos. Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.

54

c. Tercera Etapa. Ejecución:

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsador, debido a que si sus miembros no escatimarán esfuerzos cuando se busque el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal

de las metas propuestas.55

d. Cuarta Etapa. Control.

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto

53

[http://activaciencias.tripod.com/presupuestos.htm#defuncion] -10-06-2011 54

Ibídem 55

Ibídem

35

puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.56

e. Quinta Etapa. Evaluación:

Al culminar el período presupuestario se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento

materializado en presupuestos.57

1.2.10 Incidencia de la efectividad en el Presupuesto Financiero

“La incidencia de la efectividad consiste en presentar las soluciones técnicas pertinentes o los correctivos necesarios para evitar o superar los inconvenientes y deficiencias observadas durante el período evaluado, en base a los resultados de las etapas anteriores”.58

Para dicho efecto se debe considerar, entre otros, los siguientes criterios:

Grado de factibilidad de cumplimiento de las metas presupuestarias de apertura.

Grado de realismo de los gastos estimados para el cumplimiento de metas al primer

semestre del presente año59.

Para la PUCE S D, esto indica que si los gastos han sobrepasado el 50% de

lo aplicado se debe tomar medidas sobre los gastos de control, para no

sobrepasar lo previsto)

1.2.11 Ventajas del Presupuesto

Se determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades y/o se

procura la consecución de los mismos.

Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la Empresa.

Se aplican estos estándares en la determinación de Presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación).

Se pondera el valor de estas actividades.

Quienes emplean el Presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias.

Cada miembro de la Empresa pensará en la consecución de metas específica mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

56

Ibídem 57

Ibídem 58

CERNA, Luis Alfonso, Evaluación presupuestaria Universidad de Tumbes 59

Ibídem

36

La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

60

1.2.12 Desventajas del Presupuesto

Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos, es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados. Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y experiencia acumulada tiene un papel preponderante.

La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna manera sino que es su mejor auxiliar.

Toma tiempo y costo su preparación.

No se debe esperar resultados demasiado pronto.

Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.

Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada y oportuna.

En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace que el presupuesto

sea solo un documento de simple estimación y no de aplicación y control.61

1.3 MANUAL PRESUPUESTARIO

“Un manual de presupuesto es un conjunto de instrucciones escritas que dictan

las normas y procedimientos para elaborar, ejecutar, controlar y evaluar el

presupuesto. Tiene como fin documentar el proceso. Sirve de guía integral para la

actividad presupuestaria”.62

1.3.1 Objetivos

Los objetivos del manual presupuestario son los siguientes

Proporcionar pautas generales sobre la secuencia en la elaboración, ejecución y control del presupuesto y sobre los compromisos que en torno a ellos asumen los diferentes niveles de la organización.

Servir de guía, tanto para la implementación como para el mantenimiento del

60

Ibídem 61

Ibídem 62

BURBANO, Jorge, Presupuesto,pág. 145.

37

sistema presupuestario. 63

1.3.2 Componentes del Manual

Lo que debe abarcar un manual de presupuesto es:

Objetivos del plan presupuestario.

Organización a través de la cual funcionará el presupuesto.

Deberes y responsabilidades del comité de presupuesto.

Deberes y responsabilidades de los jefes de las unidades.

Duración del periodo presupuestario.

Procedimiento para la elaboración y aprobación del presupuesto.

Fechas en las que deberán estar listas las cédulas e informes presupuestarios.

Procedimientos para verificar el cumplimiento del presupuesto cédulas y demás procedimientos necesarios para la confección del presupuesto.

64

1.4 INDICADORES DE GESTIÓN

“Es una referencia numérica generada a partir de una o más variables, que muestra aspectos del desempeño del componente auditado, permitiendo evaluar la gestión empresarial mediante la determinación de los niveles de eficiencia, efectividad y economía del proceso administrativo”65.

A través de un indicador se pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un

sistema, programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de

algún componente o de la relación entre componentes.

1.4.1 Características

Para que un indicador sea efectivo debe reunir las siguientes características:

Ser relevante o útil para la toma de decisiones

Factible de medir

Conducir fácilmente información de una parte a otra

Ser altamente discriminativo

Verificable

63

Ibídem 64

Ibídem 65

FRANKLIN, Benjamín, “Auditoría Administrativa” pág. 58.

38

Libre de sesgo estadístico o personal

Aceptado por la organización

Justificable en relación a su costo beneficio

Utilizable con otros indicadores

Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos

Precisión conceptual en los indicadores cualitativos66

1.4.2 Aplicabilidad

Por su nivel de aplicación, los indicadores se dividen en:

Estratégicos.- Permiten identificar la contribución al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la unidad responsable.

De gestión.- Informan sobre procesos y funciones claves

De servicios.- Miden la calidad con que se generan productos y servicios, en función de

estándares, así como el grado de satisfacción de clientes y proveedores.67

1.4.3 Clasificación

a. Indicadores Cuantitativos

Indicadores de Volumen de Trabajo: Estos proveen una descripción de la actividad. Se obtienen en la etapa de conocimiento de la organización y ayudan a brindar una idea de la dimensión del ente, área o actividad que se está auditando. Se utilizan al informar los resultados en el capítulo antecedentes del informe. No miden ningún rendimiento.

Indicadores de Eficiencia: Estos relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicios por el mismo costo.

Indicadores de Economía: Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto oficial).

Indicadores de Efectividad: Miden el grado de cumplimiento de las metas de la

actividad considerada. Se orientan hacia los resultados.68

b. Indicadores Cualitativos

Estos no miden numéricamente una actividad, sino que se establecen a partir

66

Ibídem 67

Ibídem 68

FRANKLIN, Benjamín. Auditoría Administrativa, pág. 58

39

de los principios generales de una sana administración.69

1.5 Control interno

El control interno considera el logro de los objetivos en las áreas de presentación de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones. Esto abarca los métodos mediante los cuales la alta gerencia delega autoridad y asigna responsabilidad

para funciones como venta, compra, contabilidad y producción.70

69

Ibídem 70

O.RAY, Whittington, Auditoría un enfoque integral, pag. 171, 172

40

II

METODOLOGÍA

1. S

2. A

2.1 TIPO DE ESTUDIO

Para realizar el presente trabajo, se utilizaron dos tipos de estudio:

Descriptivo que revelará la situación del problema actual en la entidad.

Explicativo por cuanto, permitieron establecer alternativas de solución.

2.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

La metodología es un cuerpo de conocimientos que describe y analiza los

métodos, indicando sus limitaciones y recursos, clarificando sus supuestos y

consecuencias y considerando sus potenciales para los avances en la

investigación71

2.2.1 Método Inductivo – Deductivo

Se utilizó este método porque parte de datos generales para llegar a

fundamentos particulares. Apoyándonos en el análisis y la síntesis sustentados

en el método científico.

2.2.2 Método Analítico e Investigativo

Se recolectó y clasificó la información relacionada al diseño de un manual

presupuestario, de igual manera la redacción del texto final de los resultados,

conclusiones y recomendaciones.

2.2.3 Método de Observación y de Campo

Se empleó esta técnica con el fin de ofrecer mayor confidencialidad a la

información investigada.

71

MAURICE, Eyssautier de la Mora pag. 94

41

2.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

2.3.1 Fuentes Primarias

Los principales instrumentos de trabajo para recoger datos de fuentes primarias

reciben los nombres de formularios, cuestionarios, grabadoras o cédulas.72

Personas

Se consultó a profesionales, información a fin con el control presupuestario y

diseño del mismo.

Encuesta

Se aplicó una encuesta a los Directores de cada departamento, con la finalidad

de conocer el control de los recursos monetarios.

Entrevista

Se hizo una entrevista a la Directora Financiera, con el fin de conocer los puntos

de vista en cuanto al presupuesto de la universidad.

2.3.2 Fuentes Secundarias

Sirven para recoger información escrita en una forma que sea ordenada y fácil

de manejar.

La información se la tomó del Departamento Financiero, a nivel histórico de los

presupuestos de años anteriores e informes enviados de las direcciones de las

unidades involucradas. 73

2.3.3 Documentación bibliográfica

Se consultó información de textos referentes a presupuestos y soporte

electrónico.

72

Ibídem 73

Ibídem

42

III

3 PROPUESTA DE DISEÑO DE UN MANUAL PRESUPUESTOS PARA LA

PUCE S.D.S

3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

3.1.1 Reseña histórica de la PUCE Sede Santo Domingo

La Pontificia Universidad Católica desde sus inicios ha ido creciendo a grandes

pasos en todas las áreas: personal administrativo, personal docente, personal

de servicios y estudiantes.

Las carreras que oferta son: Licenciado/a en Ciencias de la Educación,

Ingeniero/a Comercial en Ciencias Administrativas y Contables, Licenciado/a

en Gestión Hotelera Ingeniero/a en Sistemas y Computación, licenciado /a en

Enfermería, licenciado/a en Gestión Turística, Diseñador Mención en

Comunicación Visual, Licenciado/a en Comunicación Social Mención en

periodismo para prensa, radio y televisión, maestrías y seminarios.74

Actualmente la universidad no cuenta con un sistema de presupuesto que

controle sus adquisiciones (activos) ingresos, (ventas) costos y gastos e

inversiones de forma técnica.

En respuesta al crecimiento que está abordando existe la necesidad de

proponer el diseño de un manual de presupuestos, para poder controlar

adecuadamente sus recursos financieros dentro de un corto, mediano y largo

plazo.

3.1.2 Localización

En el marco de la localización se debe analizar tanto a nivel macro como micro y

se presenta a continuación:

74

Dípticos publicados por la PUCE S.D.

43

3.1.3 Macro localización

Se encuentra ubicada en Ecuador, en la provincia de Santo Domingo de los

Tsáchilas, ubicada en la parte noroccidental de la cordillera de los Andes; tiene

una superficie aproximada de 3.523 km² - 352.300 ha, a una altitud de 655

m.s.n.m.

Su capital es Santo Domingo, la cual es considerada una ciudad estratégica para

la conservación de la biodiversidad; debido a que posee un clima favorable para el

desarrollo de plantas y una variedad de ecosistemas que convierten a la

naturaleza como el principal atractivo de este cantón. Limita al norte y al este con

Pichincha, al noroeste con Esmeraldas, al oeste con Manabí, al sur con Los Ríos

y al sureste con Cotopaxi. La provincia, se ubica a 133 km. del oeste de Quito, su

temperatura media es de 25,5º C.

GRÁFICO N° 1

Mapa Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas

Fuente: Página Web de la Prefectura de Santo Domingo de los Tsáchilas Elaborado por: Prefectura de Santo Domingo de los Tsáchilas

Posee un solo cantón (Santo Domingo), y sus parroquias rurales son:

Alluriquín, Luz de América, Puerto Limón, San Jacinto del Búa, Valle Hermoso,

El Esfuerzo y Santa María del Toachi. Son pre parroquias rurales: Las

Mercedes, Julio Moreno y Nuevo Israel.

3.1.4 Micro localización

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo se encuentra

ubicada en la Vía a Chone en el Km. 1 ½ al margen izquierdo, en este se

44

encuentran todas las instalaciones de la Institución

GRÁFICO N° 2

Mapa de la PUCE SD

Fuente: Página Web de la Pontificia Universidad Católica Sede Santo Domingo Elaborado por: Prefectura de Santo Domingo de los Tsáchilas

3.1.5 Misión

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo (PUCE SD),

es una sede universitaria integrante del SINAPUCE, que desarrolla el

conocimiento con aperturidad, veracidad, rigurosidad y sentido crítico, en sus

diferentes expresiones y disciplinas, desde la vivencia de la fe católica como

auténtica comunidad caracterizada por los más altos valores, para promover la

formación integral de la persona y una sociedad plenamente humana75

3.1.6 Visión

Formadora, desde el Evangelio, de personas con un profundo sentido ético y

profesional

Una Sede universitaria sólida y posicionada en la Provincia

Promotora del desarrollo económico-social y cultural de la Provincia.76

3.1.7 Valores institucionales

Sentido de pertenencia

75

www.pucesd.edu.ec 76

Ibídem

45

Actitud dialogal

Sentido de servicio

Responsabilidad

Rigurosidad académica y administrativa

Honor77

3.1.8 Estructura organizacional

A continuación, se presenta el organigrama estructural que se maneja en la

Pontificia universidad Católica Sede Santo Domingo, (ver cuadro N°5).

3.1.9 Objetivos

a. Objetivo General

Diseñar un modelo de presupuesto para la PUCE S.D, que satisfaga las

necesidades de los usuarios, para de ésta manera optimizar los recursos:

humanos, materiales y financieros.

Organizar las actividades de las áreas correspondientes para que sean más

eficientes y eficaces en el control de sus recursos.

b. Objetivos Específicos

Establecer lineamientos metodológicos para la administración de los

fondos en la asignación y control para cada unidad y subunidades

respectivamente.

Definir la estructura administrativa y financiera entre los diferentes

departamentos, áreas y unidades involucradas en el proceso

presupuestario. (Ver cuadro N°. 3)

Proporcionar procedimientos que permitan obtener información exacta y

oportuna.

Establecer Políticas que normen las actividades que realizan los

beneficiarios del manual.

77

Ibídem

46

CUADRO N° 3

Organigrama Estructural PUCE SD

Fuente: www.pucesd.edu.ec

47

Diseñar el modelo de un manual presupuestario que permita controlar y

planificar eficientemente los recursos monetarios.

Elaborar información comparativa detallada que permita analizar entre un

periodo y otro y sus variaciones que sirva de referencia para mejorar las

proyecciones de futuros presupuestos.

Representar gráficamente el proceso actual y propuesto del proceso

presupuestario.

3.1.10 Base Legal

Según el art. 1 del Estatuto de la PUCE es “Universidad Católica a tenor del art.

3.1 de la Constitución Apostólica “Ex Corde Ecclesiae” y según el art. 2.2.1.1.Del

Decreto General de la Conferencia Episcopal Ecuatoriana (30.6.99).

Personalidad Jurídica

De derecho privado, autónoma, sin fines de lucro, sustituida en el Sistema

Nacional Universitario (SINAPUCE).

Marco Jurídico

Según el art. 3 del Estatuto de la PUCE fue creada por decreto del 2 de julio

de 1946 (publicado en el Registro Oficial N°. 629, del 8 de julio de 1946) y

erigida por la Santa Sede el 16 de julio de 1954.

Se rige por:

La Constitución y las leyes de la República del Ecuador.

El Modus Vivendi suscrito entre la República del Ecuador y la Santa Sede.

La Legislación Eclesiástica respecto a las Universidades Católicas y las

Facultades Eclesiásticas78

3.1.11 Análisis FODA

El FODA es una herramienta de análisis estratégico que nos permite determinar

la situación actual de una empresa, obteniendo de esta manera un diagnostico

confiable, para en función de ello, tomar decisiones alineadas a los objetivos y

78

Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnica

48

políticas de la empresa.

El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los

niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como

producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación,

empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.

A continuación, se presenta el análisis FODA del departamento de presupuesto

perteneciente a la Pontificia Universidad Católica Sede Santo Domingo de los

Tsáchilas, en el que se han determinado las debilidades que se deben fortalecer,

amenazas que hay que enfrentar y fortalezas que pueden contribuir a

aprovechar de mejor manera las oportunidades en este departamento. (Ver

cuadro N°.4)

3.1.12 Cadena de valor

En la Pontifica Universidad Católica Sede Santo Domingo, se desarrollan tres

tipos de procesos que son:

Procesos gobernantes: se encuentran los de planificación y control.

Procesos productivos: estos son aquellos que generan salidas y tienen gran

impacto en la satisfacción del cliente.

Procesos habilitantes: son aquellos que dan apoyo a los productivos y

gobernantes. (Ver cuadro N° 5)

CUADRO N° 4

Análisis FODA del departamento contable de la PUCE SD

FORTALEZAS DEBILIDADES

Cuenta con tecnología

Posee recurso humano capacitado

Espacio físico adecuado

Desarrollo de nuevas técnicas en función de

proyectos

Desarrollo de programas de investigación

que involucran a estudiantes, docentes,

personal administrativo y toda la comunidad

No cuenta con un Manual de Sistema

Presupuestario

Deficiencia de políticas

No contamos con un Reglamento que

norme el manejo del presupuesto

No cuenta con un Plan de

Capacitación por área especializada

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Subvención del Estado

Calificación categoría "A"

Que existan cambios en las

normativas fiscales

Elaborado por: Carmen Demera/2011

49

CUADRO N° 5

Cadena de valor de la PUCE SD

Elaborado por: Carmen Demera/2011

3.1.13 Tabulación de las encuestas

La presente investigación se realizó a 24 personas hombres y mujeres que son

Directores departamentales, Directores de escuelas y Directores de unidades. que

trabajan en la Pontificia Universidad Católica Sede Santo Domingo.

La encuesta se ejecutó el 05 de octubre de 2011 con el visto bueno de las

autoridades.

Debido a, que para obtener información específica se realizó la investigación

donde se originan estas actividades de tal forma que se pudo determinar el grado

de participación de cada área en la elaboración del presupuesto de la Institución.

En la tabla N° 1 se resume el trabajo de campo desarrollado, se especifica, el

lugar, fecha, escuela y departamento, número de personas encuestadas y recurso

utilizado.

PR

OC

ES

O

GO

BE

RN

AN

TE

PR

OC

ES

O

PR

OD

UC

TIV

O

PR

OC

ES

O D

E A

PO

YO

PRORRECTORADO

SERVICIOS UNIVERSITARIOS

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

RECURSOS HUMANOS

TECNOLOGÍA

USUARIO

50

TABLA N° 1

Desarrollo del trabajo de campo

LUGAR FECHA ESCUELA /

DEPARTAMENTO

# DE RECURSOS

PERSONAS

PUCE SD 05-oct-11 Prorrectorado 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Secretaría General 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Dirección Financiera 2 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Dirección

Administrativa 3 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Dirección Académica 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 CISEN 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 DICOM 2 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 CADES 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 HOTUR 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Idiomas 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Centro Médico 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Coord. Formación 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Misiones

Universitarias 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Relaciones

Interinstitucionales 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Común. Virtual 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Esc. Sistemas 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Esc. Enfermería 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Esc. CC.EE. 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Esc. Hotelería y

Turismo 1 Encuesta

PUCE SD 05-oct-11 Esc. C.A.C. 1 Encuesta

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera M.

3.1.14 Resultados de la encuesta

El tema propuesto es fundamental porque se pudo obtener información real para

fundamentar el proyecto. Igualmente es un medio que permitirá establecer la

posibilidad de su implementación y observar las necesidades del departamento

Financiero en la PUCESD.

Después de realizadas las encuestas se puede obtener lo siguiente:

51

1. ¿En qué departamento labora?

TABLA N° 2

Departamento en que labora

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Pro rectorado 1 4%

Secretaría General 1 4%

Dirección Financiera 2 8%

Dirección Administrativa 3 12%

Dirección Académica 1 4%

CISEN 1 4%

DICOM 2 8%

CADES 1 4%

HOTUR 1 4%

Idiomas 1 4%

Centro Médico 1 4%

Coordinación de Formación 1 4%

Misiones Universitarias 1 4%

Relaciones Interinstitucionales 1 4%

Comunicación Virtual 1 4%

Escuela de Sistemas 1 4%

Escuela de Enfermería 1 4%

Escuela de Ciencias de la Educación 1 4%

Escuela de Hotelería y Turismo 1 4%

Escuela de Ciencias Administrativas 1 4%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera M.

GRÁFICO N° 3

Departamento en que labora

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Carmen Demera / 2011

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

Pro

rrec

tora

do

Secr

etar

ía G

ene

ral

Dir

ecci

ón

Fin

anci

era

Dir

ecci

ón

…

Dir

ecci

ón

Aca

dém

ica

CIS

EN

DIC

OM

CA

DES

HO

TUR

Idio

mas

Cen

tro

Méd

ico

Co

ord

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ión

de

…

Mis

ion

es…

Rel

acio

nes

…

Co

mu

nic

ació

n V

irtu

al

Escu

ela

de

Sist

em

as

Escu

ela

de

Enfe

rmer

ía

Escu

ela

de

CC

.EE.

Escu

ela

de

Ho

tele

ría…

Escu

ela

C.A

.C.

4% 4%

8%

12%

4% 4%

8%

4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4%

DEPARTAMENTO EN EL QUE LABORA

52

Interpretación y análisis

El % representa la participación de las personas que intervienen en la

elaboración del presupuesto de cada una de las unidades.

Para el análisis se escogió a un grupo de personas, que están representadas

por algunos directores departamentales, directores de escuelas y áreas más

relevantes de la PUCE SD; dando como resultado, que el 4% representa una

persona, el 8% dos personas y 12% a 3 personas respectivamente.

2. ¿Conoce si existe un manual presupuestario aplicado a la PUCE-SD?

TABLA N° 3

Existencia de un manual presupuestario aplicado a la PUCE-SD

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

SI 3 12%

NO 21 88%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 4

Existencia de un manual presupuestario aplicado a la PUCE-SD

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

De acuerdo al resultado podemos observar que el 88% afirma que no existe

un manual de presupuesto, demostrando la no existencia del mismo. El 12%

que afirma conocer, lo hace por desconocimiento.

12% 88%

EXISTENCIA DE UN MANUAL PRESUPUESTARIO APLICADO A LA PUCE SD.

SI NO

53

3. ¿Conoce si se aplica un presupuesto para la unidad que usted labora?

TABLA N° 4

Conocimiento sobre la aplicación de un presupuesto en su unidad

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 22 92%

No 2 8%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 5

Conocimiento sobre la aplicación de un presupuesto en su unidad

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

De esta pregunta el 92% señala que si, se deduce que los usuarios de los

departamentos encuestados, se encuentran informados que se maneja un

presupuesto para cada unidad a la que pertenecen, de tal forma que los

recursos financieros sean aplicados y controlados adecuadamente. Mientras

que una mínima parte 8% del total de la muestra lo desconoce, esto se dio

debido a los cambios de directores en algunos departamentos de los que

fueron encuestados.

Actualmente se está llevando un control de presupuesto de manera informal,

por lo que la PUCE SD. No cuenta con un sistema idóneo que garantice la

veracidad y la exactitud de cada una de las áreas, ya que existe riesgo de

errores.

92% 8%

CONOCIMIENTO SOBRE LA APLICACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN SU UNIDAD

Si No

54

4. ¿Ha participado en la elaboración del presupuesto?

TABLA N° 5

Participación en la elaboración del presupuesto

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 9 38%

No 15 63%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 6

Participación en la elaboración del presupuesto

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

De las 24 personas encuestadas, el 63% no aprueba su participación, lo que

indica que las personas que intervienen en este proceso se lo realiza a nivel

de jefaturas únicamente, el Director Académico es el que participa en este

proceso en representación de todas las escuelas, Prorrectorado, Dirección

Administrativa, Dirección de Misiones Universitarias, Dirección de

Estudiantes, y Dirección Financiera, y restante 37% estaría dentro de las

subdirecciones.

38% 63%

PARTICIPACIÓN EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Si No

55

5. ¿En su departamento tienen un manejo descentralizado de los recursos

monetarios?

TABLA N° 6

Existencia de un manejo descentralizado de los recursos monetarios

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 6 25%

No 18 75%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 7

Existencia de un manejo descentralizado de los recursos monetarios

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

El 25 % de los encuestados afirma que si, porque se conoce a nivel de

jefaturas seguido por el 75% no cuenta con esta descentralización, ya que es

el departamento financiero el que se encarga de llevar el control de los

ingresos y gastos que realiza cada unidad de la institución.

25%

75%

EXISTENCIA DE UN MENEJO DESCENTRALIZADO DE LOS RECURSOS MONETARIOS

Si No

56

6. ¿Considera que su unidad es atendida satisfactoriamente con los

recursos presupuestados frente a lo que necesita?

TABLA N° 7

Satisfacción en la atención de las unidades

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 19 79%

No 5 21%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 8

Satisfacción en la atención de las unidades

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

El 79% afirma que es atendido, ya que el presupuesto contiene los recursos

financieros que cada departamento requiere para su funcionamiento y se

efectúa de manera eficiente, con los recursos presupuestados en función de

las necesidades de cada unidad.

Y esta diferencia del 21% expresa su inconformidad.

79%

21%

SATISFACCIÓN EN ATENCIÓN A LAS UNIDADES

Si No

57

7. ¿Conoce acerca del presupuesto institucional cuando éste ha sido

elaborado, aprobado y liquidado?

TABLA N° 8

Conocimiento sobre el presupuesto institucional

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 14 58%

No 10 42%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 9

Conocimiento sobre el presupuesto institucional

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

De las respuestas obtenidas el 58% está dentro de las principales

direcciones departamentales de la PUCESD que si conoce el momento en

que se elabora, aprueba y liquida el presupuesto institucional, el 42% está

compuesto por los directores de las escuelas y CIDES.

58%

42%

CONOCIMIENTO SOBRE EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

Si No

58

8. ¿Considera que es fundamental que toda la comunidad universitaria

participe la elaboración del presupuesto?

TABLA N° 9

Relevancia en la participación de la comunidad universitaria

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 12 50%

No 12 50%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 10

Relevancia en la participación de la comunidad universitaria

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

En la pregunta formulada observamos que existe un 50% opinando de

manera afirmativa y restante opina que no

Son usuarios indirectos, del presupuesto, por ese motivo no son informados,

son beneficiarios del mismo.

50% 50%

RELEVANCIA EN LA PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

Si No

59

9. ¿Cree usted que los Centros de Investigación de la universidad (CADES,

DICOM, etc.) están generando ingresos para fortalecer el presupuesto

institucional?.

TABLA N° 10

Generación de ingresos por parte de los Centros de Investigación

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 12 50%

No 12 50%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 11

Generación de ingresos por parte de los Centros de Investigación

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

De acuerdo a la pregunta formulada el 50% cree que si generan ingresos los

Centros de Investigación para fortalecer el presupuesto institucional, el otro

50% se debe a que también genera gastos creando un equilibrio que

básicamente resulta como respaldo financiero para la institución.

50% 50%

GENERACIÓN DE INGRESOS POR PARTE DE LOS CENTROS DE INVESTIGACIÓN

Si No

60

10. ¿Quién maneja la información financiera de su departamento?

TABLA N° 11

Conocimiento de quién maneja la información financiera

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Pro rectorado 2 9%

Directora de Misiones 1 4%

Dirección Financiera 6 25%

Dirección Administrativa 3 12%

Director Académico 5 21%

Directores de DICOM 1 4%

Líderes de unidades 1 4%

No contesta 4 17%

Nadie 1 4%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 12

Conocimiento de quién maneja la información financiera

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

El 25% de los encuestados manifiesta que la información financiera de la

universidad es manejada por la Directora Financiera, seguido de un 21%

que la lleva Dirección Académica, el 17% se abstiene de opinar, lo hace por

desconocimiento, el 12% opina que es Dirección Administrativa, 9% dice que

9%

4%

25%

5%

21%

4% 4% 4% 4%

17%

4%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

CONOCIMIENTO DE QUIEN MANEJA LA INFORMACION FINANCIERA

61

es pro rectorado, El 4% corresponde a Misiones, Dicom, líderes de unidades,

concluyendo que un 4% no contesta.

11. ¿Cuál es la eficiencia en atención a sus requerimientos según su

criterio?

TABLA N° 12

Calificación sobre la eficiencia en la atención a los requerimientos

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Muy eficiente 2 8%

Eficiente 17 71%

Poco eficiente 5 21%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 13

Calificación sobre la eficiencia en la atención a los requerimientos

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

Observamos que el 71% manifiesta estar conforme en cuanto a la atención

brindada al usuario interno, mientras el 21% considera que es poco eficiente,

8% 71%

21%

OPINIÓN SOBRE LA EFICIENCIA EN ATENCIÓN A LOS REQUERIMIENTOS

Muy eficiente

Eficiente

Poco eficiente

62

en tanto el 8% se siente muy bien atendido.

12. ¿Manejan índices de gestión para valorar el comportamiento del

presupuesto?

TABLA N° 13

Conocimiento sobre si manejan índices de gestión

OPCIONES CANTIDAD PORCENTAJE

Si 12 50%

No 12 50%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 14

Conocimiento sobre si manejan índices de gestión

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

El 50% opina que se manejan indicadores y el otro 50% desconocen si se

aplican índices de gestión.

50% 50%

CONOCIMIENTO SOBRE MANEJO DE INDICES DE GESTIÓN

Si No

63

13. ¿Cuáles son a su criterio las necesidades para mejorar el sistema

presupuestario de su departamento?

TABLA N° 14

Criterio sobre las necesidades para mejorar el sistema presupuestario

Opciones Cantidad PORCENTAJE

Agilidad 6 25%

Flexibilidad 3 13%

Las dos 13 54%

No responde 1 4%

No hay presupuesto 1 4%

TOTAL 24 100%

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

GRÁFICO N° 15

Criterio sobre las necesidades para mejorar el sistema presupuestario

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Carmen Demera-2011

Interpretación y análisis

En función a la pregunta tenemos los siguientes criterios; el 54% considera

que debe haber más agilidad y flexibilidad, el 25% opina que debe ser más ágil,

mientras que el 13% considera que debe ser flexible, y por ultimo hay un 4%

que no responde se guido de otro 4% manifestando que no hay presupuesto.

25%

13%

54%

4% 4%

CRITERIO SOBRE LAS NECESIDADES PARA MEJORAR EL SISTEMA PRESUPUESTARIO

Agilidad

Flexibilidad

Las dos

No responde

No hay presupuesto

64

3.1.15 Informe de resultados

La Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo es una

institución de gran prestigio en la provincia, que forma a futuros profesionales,

para que puedan desempeñarse con eficiencia en sus competencias adquiridas

en cualquier campo laboral. La Universidad en la actualidad tiene un total de

1.373 estudiantes de grado, 7 Escuelas. Sus instalaciones están compuestas por

diversos edificios, departamentos, laboratorios, todos éstos creados con la

finalidad de brindar el mejor servicio a la comunidad universitaria. Entre los

servicios que ofrece están: bar, copiadora, capilla, WIFI, parqueaderos, estadio,

servicio de taxis, seguro contra accidentes, becas.

De acuerdo a las preguntas realizadas a los encuestados los resultados son los

siguientes:

Se tomó para el análisis a los directores departamentales y de las unidades

más relevantes de la PUCE SD.

Demostrando con la encuesta que no existe un manual de presupuestos.

Que sin embargo conocen que se maneja un presupuesto para la unidad que

laboran

Pero ellos no participan en la elaboración, ya que se lo hace a nivel de jefaturas

únicamente,

No tiene un manejo descentralizado de los recursos monetarios ya que es el

departamento financiero el que se encarga de llevar un control de los ingresos

y gastos que realiza cada unidad de la institución.

El 79% de las unidades son atendidas satisfactoriamente.

Los usuarios tienen conocimiento cuando el presupuesto es elaborado,

aprobado y liquidado.

La participación de la comunidad universitaria 50% afirma que es importante y

50% lo niega.

En los centros de investigación existe un punto de equilibrio (50% y 50%) sobre

la generación de ingresos.

65

Sobre el manejo de la información financiera de cada departamento y

unidades, lo realiza la dirección financiera, ya que ellos conocen todo parte

financiera.

Es eficiente la atención frente a los requerimientos según lo manifestado por

los directores.

Existe un punto de equilibrio en el manejo de índices de gestión para valorar el

comportamiento del presupuesto.

Para mejorar el sistema de presupuesto, es necesario que haya agilidad y

flexibilidad

3.1.16 PROCESO ACTUAL PRESUPUESTARIO

3.1.17 Proceso de elaboración del presupuesto

El proceso de elaboración está a cargo de la dirección financiera. Los

requerimientos son solicitados a todas las áreas en lo que se refiere a las

adquisiciones, luego son consolidados y presentados para su aprobación en el

Consejo Directivo de la PUCE SD.

Proceso de ejecución

Este se lo ejecuta por planes operativos, es decir, de cada área y sus

subunidades respectivamente:

Pro rectorado

Dirección Académica

Dirección de Estudiantes

Dirección de misiones universitarias

Dirección Administrativa

Dirección financiera

Mensualmente se realiza un corte de presupuesto, para ir revisando como se

va generando el gasto en cada una de ellas.

66

Liquidación

Fecha final del cierre presupuestario se lo realiza al 31 de diciembre de cada

año.

Toda operación que implique afectación presupuestaria de alguna naturaleza

se realizara hasta esa fecha por lo que, con posterioridad a la misma, no

podrán contraerse compromisos ni obligaciones que afecten al presupuesto

liquidado; una vez clausurado el presupuesto procederá el cierre contable de

conformidad con las normas técnicas vigentes para el afecto. Los derechos y

obligaciones que quedaren pendientes de cobro o de pago al 31 de diciembre

de cada año, como consecuencia de la aplicación del principio del devengado,

serán recaudados o cancelados, según los casos, dentro de las transacciones

de caja del ejercicio siguiente.

Funciones por áreas que tienen relación directa con el procedimiento

de presupuesto.

a) Departamento Financiero

Área contabilidad.- Controla los ingresos y egresos del

presupuesto.

Unidad Tesorería.- Se encarga de controlar la recuperación de

cartera de los estudiantes.

Unidad Presupuesto.- Controla tanto la Dirección Financiera,

Adquisiciones, también, los ingresos como los egresos al momento

de su ejecución.

b) Departamento Administrativo

Área de Recursos Humanos.- Proyecta y controla el presupuesto

asignado para nómina tanto de docentes y personal administrativo.

Área de Recursos Físicos.- Planifica adquisiciones de bienes y

servicios para un periodo determinado.

c) Pro rectorado

Conoce desde el origen del proceso del presupuesto hasta su

aprobación por medio del Consejo Directivo.

67

Orden de pago

Actualmente la orden de pago que maneja la PUCESD, para realizar sus

desembolsos, los efectúa mediante este documento el cual consta de: fecha, a

favor de, por concepto de, banco, cuenta corriente, observaciones y

autorización de dirección financiera.

CUADRO N° 6

Orden de pago

Fuente: Departamento Financiero

Debido a que este documento es de gran importancia y es manejado por los

departamentos de: Dirección Administrativa y Dirección Financiera existe la

necesidad de modificar, adicionando otras opciones necesarias de información

de los proveedores de bienes y servicios los cuales se detallan a continuación.

68

CUADRO N° 7

Propuesta de Orden de Pago

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

SEDE SANTO DOMINGO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA- FINANCIERA

ORDEN DE PAGO

N0.

Fecha:

A favor de:

Forma de pago: Cheque___________ Transferencia_____________

Mail

Nombre y N°. telefónico del contacto:

Por concepto de

Banco Cta. Cte.

Cuenta contable o partida presupuestaria:

Observaciones:

______________________

Autorizado

Dirección Financiera

Elaborado por: Carmen Demera 2012

69

CUADRO N° 8

Representación gráfica del proceso actual de requerimiento de compras de bienes

y servicios PUCE SD.

Elaborado por: Carmen Demera 2012

70

CUADRO N° 9

Representación gráfica del proceso actual, pagos por honorarios PUCE SD.

Elaborado por: Carmen Demera 2012

3.1.18 Cuadros comparativos de valores históricos

Se presenta como información el cuadro comparativo de los dos años anteriores

de los presupuestos para la PUCE S. D. (ver anexo N° 2).

3.2 SISTEMA PRESUPUESTARIO PROPUESTO

Tomando la clasificación del Presupuesto, la PUCE SD toma como modelo “Según

71

en el período que cubran”, “corto plazo” y “flexible”.

3.2.1 Diseño propuesto del manual de presupuestos

Introducción

Los usuarios que adopten los procedimientos indicados en el manual podrán

mejorar el trabajo, será un facilitador del proceso administrativo y aumentando

su transparencia.

Objetivo

El objeto del presente documento es contar con un instrumento técnico que

permita conocer los procedimientos para la programación, formulación,

aprobación, ejecución, evaluación, control y liquidación del presupuesto de la

entidad.

- Planificar las fuentes de los ingresos mínimos de recursos monetarios

esperados.

- Proyectar los egresos de los recursos monetarios durante el periodo para el

cual es preparado el presupuesto.

- Controlar en forma eficiente y eficaz el flujo de los recursos monetarios

según el transcurso de la ejecución.

- Prevenir en forma proactiva cualquier evento que pueda afectar el normal

desarrollo de los flujos del efectivo.

- Evaluar la eficacia y la eficiencia gerencial, acerca del financiamiento y

aplicación de los recursos monetarios.

Alcance

El alcance de este manual está orientado a los responsables de la formulación

aprobación, ejecución, evaluación, y liquidación del presupuesto de la PUCE

SD.

Responsabilidad

La responsabilidad de elaborar el presupuesto la tiene la directora financiera,

72

con la persona que está a cargo de la unidad de presupuestos, quien lo

planifica, ejecuta controla y liquida.

- Identificar y planificar las fuentes que financiarán el presupuesto.

- Planificar con eficiencia y eficacia la aplicación de los recursos monetarios

plasmados en el presupuesto.

- Realizar control previo, concurrente y posterior sobre el cumplimiento

objetivo del presupuesto.

- Evaluar el alcance de los objetivos planteados en el presupuesto y corregir

oportunamente cualquier desequilibrio que puede presentarse tanto en el

cumplimiento de los ingresos como en los egresos.

Políticas que norman el manual de presupuesto

- Comprobar si hay partida presupuestaria antes de aprobar un pago

- Revisar los informes financieros, para detectar errores e inconsistencias

- Verificar el cumplimiento en las fases previas a la ejecución del presupuesto,

permitirá una acción preventiva en caso de riesgo, lo cual permitirá tomar

medidas de corrección.

- El presupuesto y su liquidación deberá contener información suficiente y

adecuada que permita verificar su situación financiera y el cumplimiento de

los objetivos de estabilidad presupuestaria y de sostenibilidad financiera.

- El presupuesto deberá contribuir a la generación del equilibrio en periodo

anual

- Las modificaciones de los montos de las cuentas de ingresos y gastos las

efectuará Dirección financiera o el Consejo Directivo al momento de conocer

y aprobar dicho presupuesto.

- La persona que custodia el presupuesto debe realizar un análisis, mediante

cuadros comparativos y estadísticos al final del periodo; para la toma de

decisiones en el control presupuestario.

- Controlar y evaluar si los conceptos por los cuales se han generado

73

recursos monetarios han sido correctamente asignados y alcanzados a los

montos propuestos, en caso de no alcanzar, analizar las razones por las que

no se ha logrado.

Política para las cuentas de ingresos

- Verificar si han sido registrados adecuadamente los ingresos generados

internamente (ventas, recuperación de cartera y devoluciones de IVA) y los

ingresos por subvenciones del estado y otros. (Fundación Sthele)

- Para recuperar la cartera vencida de debe ejecutar políticas que garanticen

su efectividad en la recuperación de recursos monetarios, mediante

llamadas telefónicas personalizadas a los estudiantes, control por medio de

listas de asistencias.

Políticas en las cuentas de costos y gastos.

En la PUCE SD. Las adquisiciones ocupan un espacio importante dentro de las

operaciones financieras y es primordial tener bajo control este proceso

operativo.

- Una vez culminado el servicio del docente la dirección de escuela debe

comunicar oportunamente a RR.HH. su cumplimiento y novedades en el

caso de existir.

- Por exigencias tributarias y la necesidad de liquidación inmediata debería

receptarse los comprobantes de ventas hasta el 25 de cada mes.

- El departamento de RR.HH. debe de forma inmediata transferir la

documentación necesaria a Dirección Financiera para ejecutar el proceso

del pago.

- El departamento financiero una vez receptado, autorizado y ejecutado el

pago inmediatamente entregar a pro rectorado para terminar el proceso de

legalización del pago y sea transferido a tesorería para la entrega al

beneficiario.

- El castigo de los documentos no pagados sea aprobado mediante un escrito

por el Dirección Financiera y presentado al Consejo Directivo de la PUCE

SD. para su aprobación.

74

- Se debe crear una base de datos de los proveedores en el cual se registren

los bienes y servicios que ofrecen, así como también sus costos.

- Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser

aprobadas Dirección Financiera

- En bienes y servicios, cuando no se tenga a un proveedor registrado en la

base de datos, se debe proceder a solicitar cotizaciones a más de un

proveedor.

- Cualquier cambio en las condiciones de los proveedores o actualización de

datos debe ser informado a dirección financiera.

- Se debe dejar constancia por escrito que el proveedor garantice que las

adquisiciones o servicios ofertados cumplan con las características exigidas,

que se encuentren en óptimo estado y que esté libre de todo dominio legal.

- Se debe establecer por escrito la política de descuentos, formas de pago y

plazos de entrega de bienes y servicios por parte de los proveedores.

- Sólo se aprobarán como proveedores a quienes garanticen las condiciones

descritas en el párrafo anterior.

- Las órdenes de requerimiento de bienes y servicios deben estar numeradas

y su utilización debe ser secuencial desde el punto de vista de su

numeración.

- Las compras deben ser autorizadas por la unidad de presupuesto, el cual

verificará si hay o no partida para dicha adquisición.

- sólo deben aceptarse los bienes y servicios que se hayan solicitado en la

orden de requerimiento de compra.

- Las compras de activos fijos deben hacerse de acuerdo al presupuesto

anual asignado para esta partida.

- La persona responsable de adquisiciones debe supervisar estrictamente al

personal al momento de la recepción de los bienes que adquiera la PUCE

SD.

75

- Comprobar los valores consignados en la factura del proveedor antes de

ser aceptados mediante la firma.

- La persona encargada de compras debe presentar un informe mensual al

director financiero, de lo que adquirió señalando las mejores ofertas.

- Se debe crear lineamientos para la partida presupuestaria de viáticos, es

decir, crearla como una cuenta de control que diga VIÁTICOS POR

LIQUIDAR registrada en el activo corriente, luego al liquidar los viáticos con

los documentos que justifican el gasto, de existir algún sobrante éste será

reintegrado via deposito a la cuenta corriente y se cerraría dicha cuenta de

control.

- El director financiero debe revisar mensual o trimestralmente las

autorizaciones de la persona encargada de compras especialmente los

precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los

precios pagados a otros proveedores por adquisiciones de bienes y servicios

semejantes.

Proceso de requerimiento de compra de bienes y servicios

El proceso de requerimiento de adquisición de bienes y servicios, nace a través

de las necesidades de los diferentes departamentos y unidades administrativas

de la universidad, las cuales serán satisfechas, para todas estas por la unidad

de adquisiciones previa aprobación del área de presupuestos de la PUCE SD.

Este proceso es de vital importancia ya que mediante la eficiencia y eficacia de

su ejecución y operatividad, afectará en los resultados de la entidad.

Orden de requerimiento de compra de bienes y servicios

Orden de requerimiento contiene detalladamente los bienes y servicio que

necesitan los diferentes departamentos para cumplir con sus obligaciones

laborales. A continuación se presenta la orden de requerimiento de bienes y

servicios diseñada para el proceso de la PUCE SD. (Ver cuadro N°. 10)

Proceso de adquisición o compras de bienes y servicios de PUCE SD.

Dentro del proceso de adquisición en la PUCE SD. Los comprobantes de venta

son una parte importante. A continuación se presentan los documentos

76

necesarios para cumplir con este proceso:

Proforma Como es normal en un proceso tanto de compras como de ventas

que clientes soliciten una proforma previo a la adquisición de un bien o servicio,

en el caso de la PUCE SD. Es frecuente ya que para la aprobación de una

compra debe adjuntar como mínimo dos o tres proformas.

CUADRO N° 10

Orden de requerimiento de compra bienes y servicios para la PUCE SD.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

SEDE SANTO DOMINGO

ORDEN DE REQUERMIENTO DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS PUCESD.

FECHA

N0.

SOLICITADO POR :

UNIDAD SOLICITANTE:

CANTIDAD DESCRIPCION DEL PRODUCTO TOTAL

FIRMAS

Solicitante Presupuesto

Autorizado

Dirección Financiera Elaborado por: Carmen Demera

Comprobantes de venta

Los comprobantes de Venta son documentos autorizados previamente por el SRI,

77

que respaldan las transacciones efectuadas por los contribuyentes en la transferencia de bienes o por la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, a excepción de los documentos emitidos por las instituciones del Estado que prestan servicios administrativos y en los casos de los trabajadores en relación de dependencia.

79

El Servicio de Rentas Internas autoriza tres tipos de documentos. Estos

son:

1) Comprobantes de Venta.

Se los debe entregar cuando se transfieren bienes, se prestan servicios o se

realizan transacciones gravadas con tributos. Los tipos de comprobantes de

venta son:

Facturas

“Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a

crédito tributario y en operaciones de exportación”.80

Notas de venta – RISE

Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Régimen

Simplificado.81

Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios

“Las emiten sociedades personas naturales y sucesiones indivisas en

servicios o adquisiciones de acuerdo a las condiciones previstas en el

Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos

Complementarios vigente”.82

Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a

espectáculos públicos:

“Se emiten en transacciones con usuarios finales, no identifican al

comprador, únicamente en la emisión de tiquete si se requiere sustentar

el gasto deberá exigir una factura o nota de venta – RISE”.83

79

www.s.r.i.gob.ec 22-11-12 80

Ibídem 81

Ibídem 82

Ibídem 83

Ibídem

78

Otros documentos autorizados

“Emitidos por Instituciones Financieras, Documentos de importación y

exportación, tickets aéreos, Instituciones del Estado en la prestación de

servicios administrativos: sustenta costos y gastos y crédito tributario

siempre que cumpla con las disposiciones vigentes”.84

2) Comprobantes de Retención

“Comprobantes que acreditan la retención del impuesto, lo efectúan las

personas o empresas que actúan como agentes de retención”.85

3) Documentos Complementarios

Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya

finalidad es la siguiente.

Notas de crédito

Se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder

descuentos o bonificaciones.86

Notas de débito

Se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y

gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del

comprobante.87

Guías de remisión

Sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional.88

Procedimiento para la elaboración y aprobación del presupuesto en la PUCE

SD.

En la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, el

84

Ibídem 85

Ibídem 86

Ibídem 87

Ibídem 88

Ibídem

79

procedimiento a será el siguiente.

Análisis del presupuesto histórico.

Proyección de los ingresos previos a un plan de actividades a realizar y número

mínimo de estudiantes por ingresar al período, mencionando factores internos y

externos.

Requerimientos de la utilización de recursos y satisfacción de necesidades

desde las diferentes unidades que conforman la institución.

Selección de prioridades a ser cubiertas.

Análisis comparativo entre ingresos mínimos y egresos máximos, con

márgenes de tolerancia en casos inesperados.

Aprobación del presupuesto por parte del Consejo Directivo de la institución,

organismo máximo en la toma de decisiones.

Procedimientos para verificar la elaboración, ejecución y cumplimiento del

presupuesto en la PUCE SD.

Análisis estadístico de tendencias de ingresos y egresos de presupuestos de

período anteriores.

Análisis de factores económicos, políticos a nivel nacional, factores internos y

externos institucionales que pueden afectar el normal cumplimiento de los

objetivos del presupuesto.

Evaluaciones concurrentes para determinar si se han cumplido con los ingresos

esperados frente a los requerimientos propuestos y poder realizar ajustes

financieros y administrativos oportunamente.

Evaluación final a todo el presupuesto, destacando factores que han impedido

el fiel cumplimiento de ingresos esperados y egresos propuestos para tomar

nuevas alternativas para la próxima proforma presupuestaria.

80

CUADRO N° 11

Representación gráfica del proceso propuesto de requerimiento de compras de

bienes y servicios PUCE SD.

Elaborado por: Carmen Demera 2012

81

CUADRO N° 12

Representación gráfica del proceso propuesto, pagos por honorarios PUCE SD.

Elaborado por: Carmen Demera 2012

Vigencia del período presupuestario

El período presupuestario debe ser planificado para un año, con una evaluación

semestral que permita una nueva reformulación para evitar desajustes tanto en

82

ingresos y egresos.

Firmas de aprobación.- Dentro de las firmas que deben ir son: La persona que

controla el presupuesto, Directora Financiera y Pro-Rectora, y éste será aprobado

en el Consejo Directivo que es el máximo organismo institucional que tiene la

facultad de conocer y aprobar, tanto la elaboración y su liquidación.

Elaborado (persona a cargo del presupuesto), revisado (Dirección Financiera) y

aprobado (Consejo Directivo).

A continuación se presenta el formato general de presupuestos – propuesto (ver

cuadro N° 13).

Nota explicativa

- El presupuesto asignado se toma en base a la proyección del valor histórico.

- El presupuesto ajustado, depende de los ajustes, en función de afectación a

otras partidas.

- El presupuesto aplicado, se basa en datos reales; ingresos efectuados por

facturación /gastos reales en función a las compras.

Acontecimientos posteriores al cierre de presupuesto. En esta nota final del

periodo se revelará hechos significativos como: adquisiciones entre otros.

La elaboración de las notas al cierre de presupuesto constituirá una herramienta

importante que permitirá conocer e interpretar de mejor manera los resultados que

ha generado las actividades de la entidad por lo cual estas notas son de gran

relevancia.

- Verificar del cumplimiento en las fases previas a la ejecución, permitirá una

actuación preventiva en caso de riesgo y la adaptación si fuera necesario, de

medidas de corrección.

- El presupuesto y su liquidación deberá contener información suficiente y

adecuada que permita verificar su situación financiera y el cumplimiento de los

objetivos de estabilidad presupuestaria y de sostenibilidad financiera.

83

CUADRO Nº 13

Formato general de presupuesto – propuesto

Ajustes

Cuenta Valor Histórico % Variación Presupuesto

Asignado Debe Haber

Presupuesto Ajustado

Presupuesto Aplicado

% Aplicación Saldo Presupuestario

Fuentes 2.655.850,00 10,38% 2.931.492,00 0 0 2.931.492,00 2.923.000,00 99,71% -8.492,00

Matrículas y Créditos 1.255.350,00 12,00% 1.405.992,00 0 0 1.405.992,00 1.400.000,00 99,57% -5.992,00

Subvenciones del Estado 1.000.000,00 5,00% 1.050.000,00 0 0 1.050.000,00 1.055.000,00 100,48% 5.000,00

Devolución IVA 100.500,00 0,00% 100.500,00 0 0 100.500,00 102.000,00 101,49% 1.500,00

Servicios Extracurriculares 300.000,00 25,00% 375.000,00 0 0 375.000,00 366.000,00 97,60% -9.000,00

Aplicación 2.654.939,00 6,08% 2.816.295,41 37.215,00 37.215,00 2.816.295,41 2.783.470,00 98,83% 32.825,41

Inversiones 380.000,00 -41,51% 222.250,00 0 23.000,00 199.250,00 205.000,00 102,89% -5.750,00

Inversión en Propiedad, Planta y Equipo 180.000,00 23,47% 222.250,00 0 23.000,00 199.250,00 205.000,00 102,89% -5.750,00

Inversión en Activos Financieros 200.000,00 -100,00% 0 0 0 0 0 0 0

Costos en Docencia 1.480.000,00 16,32% 1.721.500,00 33.000,00 100 1.754.400,00 1.729.500,00 98,58% 24.900,00

Remuneraciones (Incluye Beneficios Sociales) 1.200.000,00 15,00% 1.380.000,00 10.000,00 100 1.389.900,00 1.390.000,00 100,01% -100

Viáticos de Docentes 230.000,00 5,00% 241.500,00 23.000,00 0 264.500,00 240.000,00 90,74% 24.500,00

Becas Capacitación Docentes 50.000,00 100,00% 100.000,00 0 0 100.000,00 99.500,00 99,50% 500

Gastos Administración 794.939,00 9,76% 872.545,41 4.215,00 14.115,00 862.645,41 848.970,00 98,41% 13.675,41

Remuneraciones (Incluye Beneficios Sociales) 568.500,00 12,07% 637.095,00 0 11.500,00 625.595,00 642.800,00 102,75% -17.205,00

Viáticos / Gastos de Representación 6.300,00 3,83% 6.541,50 0 0 6.541,50 7.400,00 113,12% -858,5

Servicio Telefónico 7.000,00 3,98% 7.278,75 3.100,00 0 10.378,75 10.000,00 96,35% 378,75

Servicio de Internet 7.780,00 4,13% 8.101,28 0 0 8.101,28 6.000,00 74,06% 2.101,28

Servicio de Energía Eléctrica 5.730,00 3,66% 5.939,78 0 0 5.939,78 5.200,00 87,55% 739,78

Servicio de agua Potable 10.050,00 3,75% 10.426,88 0 0 10.426,88 9.900,00 94,95% 526,88

Servicio de vigilancia y seguridad 10.670,00 3,91% 11.087,48 0 0 11.087,48 10.400,00 93,80% 687,48

Suministros de Oficina y servicios de impresión 5.500,00 3,96% 5.718,00 0 0 5.718,00 3.560,00 62,26% 2.158,00

Suministros de Limpieza 6.650,00 3,86% 6.906,75 0 1.500,00 5.406,75 4.800,00 88,78% 606,75

Suministros y Accesorios de Computación 12.380,00 3,78% 12.847,65 0 0 12.847,65 12.100,00 94,18% 747,65

Mantenimiento de Equipos Didácticos 14.720,00 3,96% 15.303,60 0 0 15.303,60 13.400,00 87,56% 1.903,60

Impuestos Tasas y Contribuciones 3.430,00 4,02% 3.567,90 100 0 3.667,90 4.100,00 111,78% -432,1

Matriculas de Vehículos 11.260,00 3,95% 11.704,35 0 0 11.704,35 10.000,00 85,44% 1.704,35

Manteamiento de Edificios 18.040,00 4,01% 18.764,10 0 0 18.764,10 15.600,00 83,14% 3.164,10

Mantenimiento de Muebles y Enseres 5.967,00 3,95% 6.202,60 900 0 7.102,60 6.700,00 94,33% 402,6

Mantenimiento de Equipos de Computación 5.839,00 4,09% 6.077,86 115 0 6.192,86 6.050,00 97,69% 142,86

Mantenimiento Residencia Hnos. Identes 10.240,00 3,83% 10.632,60 0 0 10.632,60 9.000,00 84,65% 1.632,60

Mantenimiento E Instalaciones 15.138,00 4,19% 7.437,17 0 0 7.437,17 4.500,00 60,51% 2.937,17

Mantenimiento Equipos de Seguridad 1.884,00 3,99% 1.959,20 0 0 1.959,20 1.500,00 76,56% 459,2

Mantenimiento Estadio 5.767,00 4,09% 6.003,10 0 115 5.888,10 5.350,00 90,86% 538,1

Gastos Eventos Deportivos Universidad 3.872,00 3,96% 9.223,19 0 0 9.223,19 7.500,00 81,32% 1.723,19

Gastos Eventos Culturales 4.540,00 4,17% 7.854,75 0 0 7.854,75 5.260,00 66,97% 2.594,75

Gastos Misiones Retiros y Otros 5.136,00 4,17% 5.350,02 0 0 5.350,02 5.100,00 95,33% 250,02

Agasajos y Otros Gastos Navideños 4.951,00 4,15% 5.156,69 0 0 5.156,69 5.200,00 100,84% -43,31

Gastos de Membresías y Convenios 10.270,00 3,91% 10.671,98 0 1.000,00 9.671,98 9.000,00 93,05% 671,98

Gastos Auspicios y Donaciones 1.312,00 3,88% 1.362,85 0 0 1.362,85 1.500,00 110,06% -137,15

Gastos Recepciones y Refrigerios 1.850,00 3,85% 1.921,28 0 0 1.921,28 1.600,00 83,28% 321,28

Arreglos Florales Varios Eventos 4.800,00 4,20% 5.001,75 0 0 5.001,75 4.800,00 95,97% 201,75

Seguros Devengados Bienes 6.910,00 3,97% 7.184,48 0 0 7.184,48 7.100,00 98,82% 84,47

Seguros Devengados Personal 1.795,00 4,02% 1.867,09 0 0 1.867,09 600 32,14% 1.267,09

Seguros Devengados Estudiantes 7.193,00 4,18% 7.493,83 0 0 7.493,83 7.700,00 102,75% -206,17

Becas Estudiantiles 9.465,00 4,19% 9.862,01 0 0 9.862,01 5.250,00 53,23% 4.612,01

Saldo Neto Presupuestario 911 115.196,59 -37.215,00 -37.215,00 115.196,59 139.530,00 98,41% -41.317,41

Elaborado por: Carmen Demera 2012

84

CUADRO N° 14

Evaluación para medir la eficiencia en el control y ejecución del presupuesto.

Indicadores de gestión

NOMBRE OBJETIVO FORMULA

UNIDAD

DE

MEDIDA

FRECUENCIA SIGNIFICADO

Eficiencia

presupuestal

- ingresos

Determinar

la eficiencia

presupuestal

en un

periodo

(Ingresos totales

ejecutados / Ingresos

totales

presupuestados)*100

% Mensual

un mayor

porcentaje implica

mayor eficiencia

en la programación

y mayor capacidad

de ejecución en los

ingresos

Eficiencia

presupuestal

- egresos

Determinar

la eficiencia

presupuestal

en un

periodo

Egresos ejecutados/

Egresos

presupuestados)*100

% Mensual

un mayor

porcentaje implica

mayor eficiencia

en la programación

y mayor capacidad

de ejecución en los

gastos

Eficiencia

presupuestal

- global

Determinar

la eficiencia

presupuestal

en un

periodo

Eficiencia

presupuestaria -

Ingresos y Eficiencia

presupuestaria-

Egresos

% Mensual

un mayor

porcentaje implica

mayor eficiencia

en la programación

presupuestal

Elaborado por: Carmen Demera 2012

85

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

El presente proyecto se realizó con la finalidad de establecer los procedimientos que

se debe seguir en el manual presupuesto, el mismo que funcionará como una

herramienta de apoyo, tanto para el Departamento Financiero, como para la PUCE

SD.

El manual para la PUCE SD, primordialmente ayuda a una correcta planificación,

ejecución y evaluación de los recursos monetarios al final de un período (mensual,

semestral o anual).

Las falencias actuales se puede mencionar en el presupuesto es; que se lleva en

forma manual y no responde a una técnica apropiada.

De acuerdo a la representación gráfica de los cuadros N°. 8 y 9 (proceso actual) y

cuadros N°. 10 y 11 (proceso propuesto), resulta más eficiente el proceso sugerido

que el actual porque en éste es la unidad de presupuestos que llevaría el control de

los ingresos y gastos de la universidad.

RECOMENDACIONES

Aplicar los procesos a fin de enmarcar las actividades de la unidad de presupuesto

hacia el logro de las metas propuestas.

Adquirir un software para que la información que se maneje sea fiable y así poder

tenerla en el momento oportuno, sin demora y con exactitud.

La PUCE SD. Con este proyecto deberá realizar un control más eficiente y eficaz en

sus operaciones financieras, a través de una evaluación periódica como herramienta

para la toma de decisiones.

Realizar control: trimestral, semestral y anual en las fuentes (ingresos) y aplicaciones

(gastos) de los recursos monetarios, con el objeto medir sus entradas y egresos

eficientemente.

86

Las mejoras considerar como una visión de eficiencia y eficacia dentro de la

operatividad y la información final para los diferentes usuarios.

Para mejorar el presupuesto en la PUCE SD se necesita de manera urgente

capacitación del personal en lo que es la elaboración y evaluación de presupuestos de

manera específica.

Socializar a todos sus trabajadores sobre los requerimientos que se realizan al inicio

de período, se mantendrá hasta el final sin modificaciones.

Motivar mayor participación de las diversas unidades de la institución en planificar y

evaluar, donde el presupuesto tiene mayor incidencia.

La unidad de presupuesto será quien realice la verificación de existencia o no de los

recursos necesarios asignados para las compras y pagos de servicios recibidos

(educación entre otros), que se realizan en la PUCE SD.

Homologar el plan de cuentas de la PUCE matriz y las sedes, ya que las NIIF nos

obliga hacer la consolidación de estados financieros.

Al finalizar el periodo contable realizar un análisis horizontal y vertical del presupuesto,

para analizar causas y efectos que motivaron incrementos o disminuciones en relación

del presupuesto histórico y proyectar al presupuesto futuro.

87

FUENTES DE CONSULTAS

BIBLIOGRÁFICAS

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto (1995). Presupuestos: Enfoque Moderno de

Planeación y Control de Recursos. Mc Graw Hill Colombia. Segunda Edición.

CALVO, Juan (2006). Especial Presupuestos. Cizur Menor. España. Primera Edición.

CERNA, Luis Alfonso, Evaluación presupuestaria Universidad de Tumbes.

CHIAVENATO Idalberto, “Iniciación a la organización y el control” McGraw Hill

Interamericana, tercera edición.

CHIAVENATO Idalberto, “Introducción a la teoría de la administración” cuarta edición.

ENRIQUE franklin, “Organización de empresas”, McGraw Hill, segunda edición, 2006.

GÓMEZ Guillermo, “Planeación y organización de empresas” Editorial, Mc Graw-Hill,

Octava edición, 2002.

KELLOG Graham, preparación de manuales de oficina, Editorial, reverte, Edición

única, 2001.

MIRANDA, Iván, Gestión de proyectos. MM Editores, Colombia.

PEÑA, Hernán, Prácticas presupuestarias para ejecutivos. Editorial Ecuador, Ecuador.

PERÉ, Nicolás (1999). Elaboración y control de Presupuestos. Mc Graw Hill España.

Primera Edición.

ARTHUR, Andersen. Diccionario Economía y Negocios, Espasa Calpe S.A. Edición

1997, Madrid.

J.M., Rosenberg. Diccionario Administración y Finanzas, Edición 1997, Barcelona

O, Ray Whittington, “ Audotoria un enfoque Integral”, McGraw Hill, 12ª. Edición, 2000.

88

ÁMEZ, Fernando, Diccionario de Contabilidad y Finanzas, Cultural S.A. Edición 1999,

Madrid- España.

Diccionario de la lengua española, Vigésima segunda edición, 2001, Madrid

MAURICE, Eyssautier de la Mora , Metodología de la Investigación,Editorial Thomson,

cuarta edición , 2002

LINCOGRAFÍAS

www.utplonline.edu.ec/cursos/diretorio/apoio Planif_presup.pdf

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://activaciencias.tripod.com/presupuestos.htm#definicion

http://es.wikipedia.org/wiki/presupuesto

http://activaciencias.tripod.com/presupuestos.htm#defuente

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.html

http://www.emagister.com/curso-como-hacer-presupuestos-inversion/clasificacion-

presupuesto

www. Pucesd.edu.ec

http://finanzas.gob.ec/pls/portal/docs/page/ministerio_economia_finanzas_ecuador/info

rman_publiccioa/ley_transparencia/variables_informacion/info_legal/regulaciones_proc

esos_internos/archivos/a2_manual_proced%20_sistema_presupuesto.pdf

89

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Control: Ind. Proceso de observación y medición a través del cual se realiza la

comparación de forma regular de las previsiones efectuadas con los resultados regulares

obtenidos. Mediante este proceso se comprueban las desviaciones sufridas a lo largo de

un proceso productivo pudiendo adoptar las medidas pertinentes para subsanarlas.

Capacidad para mantener estable un sistema o proceso.

Eficacia: Gen. capacidad y poder para obrar. Virtud para conseguir un objetivo

Eficiencia: Ec. En economía, utilización eficaz de los recursos disponibles (minimizando

su empleo), productividad.

Erogación: Dch. Acción y efecto de repartir bienes o dinero.

Fin. Desembolso. Gasto. Obligación de pago, mediante bienes o dinero, generada como

contrapartida de un archivo suministrado o un servicio recibido.

Gen. Virtud para conseguir un objetivo con el menor consumo posible de los recursos.

Indicador: Inf. Elemento de un ordenador que muestra la ocurrencia de un estado o

condición especifica.

Inflación ECO. Incremento en el nivel de precios que da lugar a una disminución del

poder adquisitivo del dinero.

Información Financiera. FIN. Información de carácter periódico sobre la posición

financiera de una organización o de alguna de sus actividades, incluyendo la

presentación de resultados, actividades desarrolladas, cifras de ventas.

Ingreso: ADM cualquier gasto u otro conste en el desarrollo de un negocio

Ingresos. ADM. Total de los ingresos obtenidos por las ventas del producto o servicio de

la firma durante el período establecido. Cf. Ingreso bruto.

Manual Administrativo. ADM. Conjunto de normas de administración, reglamentaciones,

políticas y procedimientos preparados por un alto ejecutivo. Se ha realizado por y para

90

los empleados de la empresa.

Manual del empleado PER. Manual que explica las principales prestaciones, la política y

otra información general de una empresa.

Manual: 1) GEN. Accionamiento o manufactura a mano, sin usar herramientas o

maquinaria. 2) ADM. Lista de información, instrucciones, precios etc. Es decir, un libro útil

de referencia.

Norma: Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas,

actividades, etc.

Política: Eco. Conjunto de actividades que realiza una persona, empresa o Estado

encaminadas a la consecución de un determinado fin.

Presupuestar: ADM. Proceso de calcular y asignar los recursos necesarios para

alcanzar determinados objetivos.

Presupuesto Maestro: ADM. Presupuesto que comprende todos los presupuestos

departamentales.

Presupuesto: ADM. Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados

y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos.

91

ANEXOS

ANEXO N° 1

Encuesta a Directores de Área

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA

Campus Santo Domingo de los Tsáchilas

El objetivo de esta encuesta es conocer el grado de participación de las diferentes áreas

en la elaboración del presupuesto institucional

Dirigido a: Los directores de las diferentes áreas que conforman la PUCE SD.

Con su criterio responda el cuestionario con una X en el casillero de su elección:

1. ¿En qué departamento labora?

Especifique:_______________________________________

2. ¿Conoce si existe un manual presupuestario aplicado a la PUCE-SD?

Si ( )

No ( )

3. ¿Conoce si se aplica un presupuesto para la unidad que usted labora?

Si ( )

No ( )

4. ¿ha participado en la elaboración del presupuesto?

Si ( )

No ( )

92

5. ¿En su departamento tienen un manejo descentralizado de los recursos

monetarios?

Si ( )

No ( )

6. ¿Considera que su unidad es atendida satisfactoriamente con los recursos

presupuestados frente a lo que necesita?

Si ( )

No ( )

7. ¿Conoce acerca del presupuesto institucional cuando éste ha sido elaborado,

aprobado y liquidado?

Si ( )

No ( )

8. ¿Considera que es fundamental que toda la comunidad universitaria participe la

elaboración del presupuesto?

Si ( )

No ( )

9. ¿Cree usted que los Centros de Investigación de la universidad (CADES, DICOM,

etc.) están generando ingresos para fortalecer el presupuesto institucional?

Si ( )

No ( )

10. ¿Quién maneja la información financiera de su departamento?

Especifique:_____________________________________

11. ¿Cuál es la eficiencia en atención a sus requerimientos según su criterio?

Muy eficiente ( )

Eficiente ( )

Poco eficiente ( )

93

12. ¿Manejan índices de gestión para valorar el comportamiento del presupuesto?

Si ( )

No ( )

13. ¿Cuáles son a su criterio las necesidades para mejorar el sistema presupuestario

de su departamento?

Agilidad ( )

Flexibilidad ( )

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

94

ANEXO N° 2

Cuadros comparativos de presupuestos de la PUCE S.D

INGRESOS DE OPERACIONALES 2009 2010 2010 VARIACION %

INGRESOS DE OPERACIONALES 1.812.508,61 2.709.657,58 897.148,97 49,50%

INGRESOS DE OPERACIONALES NETOS

Escuela de Ciencias Administrativas y Contables 419.945,58 631.311,62

Escuela de Hotelería y Turismo 147.400,90 193.644,80

Escuela de Enfermería 96.962,56 208.755,16

Escuela de Ciencias de la Educación 26.508,87 74.879,65

Escuela de Ingeniería en Sistemas 121.883,17 185.891,76

Escuela de Diseño Gráfico 117.451,60 164.483,72

Escuela de Comunicación Social 73.188,64 131.103,57

INGRESOS DE OPERACIÓN 338.297,43 301.726,76 -36.570,67 -10,81%

Investigación y Proyectos Dicom, Cisco 120.157,84 47.514,25

Inglés Extencion 192.384,12 224.464,40

Francés Extencion 12.247,00 15.100,00

Ventas del Jardín Botánico 13.508,47 14.648,11

OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN 470.869,86 817.860,54 346.990,68 79,69%

Otros Ingresos Grabados con tarifa 0% 20.544,71 64.431,49

Otros Servicios Grabados con tarifa 12% 49.267,14 23.717,72

Intereses Ganados en Inversiones 17.100,22 19.515,48

Donaciones Recibidas 17.228,44 5.595,00

Subvención Fopedeupo 366.729,35 704.600,85

COSTOS DE OPERACIÓN

COSTOS DE DOCENCIA 50.000,00 55.535,41 5.535,41 11,07%

Material Didactico 50.000,00 55.535,41

PAGOS LABORALES DE DOCENTES 264.968,36 274.543,90 9.575,54

Remuneración Unificada 81.512,94 86.747,28

Bonificación de Transporte 7.857,00 7.977,00

Décimo Tercer Sueldo 7.701,27 9.272,96

Décimo Cuarto Sueldo 3.913,23 4.729,68

Vacaciones 3.850,64 4.185,95

Bonificación por Desahucio 1.925,42 2.093,15

Aporte Patronal 11.322,39 12.649,36

Fondos de Reserva 7.597,00 7.336,41

Honorarios de Docencia 105.201,59 96.611,99

Hospedaje de Docentes 10.030,71 9.143,33

Alimentación de Docentes 8.780,75 8.245,45

Viáticos de Docentes y Transporte por Giras 7.226,33 10.635,94

Pagos por Disertación 8.049,09 14.815,40

Capacitación Docentes 0,00 100,00

Años

95

2009 2010 2010

COSTOS DE DOCENCIA INVESTIGACIÓN 682.257,13 699.256,03 16.998,90 2,49%

Remuneración Unificada 360.930,91 365.167,48

Bonificación Responsabilidad e Investigación 118.936,67 122.836,65

Bonificación de Transporte 1.456,00 1.472,00

Décimo Tercer Sueldo 40.924,64 42.785,22

Décimo Cuarto Sueldo 11.287,93 12.331,26

Vacaciones 20.462,04 21.392,61

Bonificación por Desahucio 10.231,02 10.696,01

Aporte Patronal 59.667,26 62.380,07

Fondos de Reserva 37.336,36 40.611,67

Hospedaje de Docentes Investigadores 4.019,00 3.003,00

Alimentación de Docentes Investigadores 3.663,70 2.503,00

Bonificación de Antiguedad de Docentes Investigadores11.221,47 13.398,68

Viáticos de Docentes y Transporte por Giras 0,00 0,00

Otros Pagos a Docentes Investigadores 408,00 140,88

Capacitación de Docentes Investigadores 1.712,13 537,50

GASTOS OPERACIONES

JARDÍN BOTÁNICO Y BOSQUE PROTEGIDO 70.955,76 79.957,22 9.001,46 12,69%

GASTOS DE PROMOCION 0,00 535,00

Publicidad y Propaganda 0,00 535,00

GASTOS ADMINISTRATIVOS 70.955,76 79.422,22

Remuneración Unificada 29.020,48 29.460,94

Horas Suplementarias y Extraordinarias 348,92 1.130,80

Bonificación Antigüedad 2.644,92 3.164,92

Bonificación Alimentación 0,00 68,20

Décimo Tercer Sueldo 2.681,28 2.885,37

Décimo Cuarto Sueldo 1.720,32 1.846,80

Vacaciones 1.340,84 1.442,88

Bonificación por Desahucio 670,34 721,31

Aporte Patronal 3.909,37 4.206,99

Fondos de Reserva 2.680,96 2.884,24

Otros Pagos e Insentivos 201,15 0,00

Servcios Ocasionales 887,75 489,79

Servcios de Guianza 184,00 403,00

Viáticos /Gastos de Representación 101,00 0,00

Movilizacion local 49,00 0,00

Servicio Telefónico 1.088,55 831,31

Servicio de Energía Eelectrica 852,77 1.056,43

Servicio de Vigilancia y Seguridad 19.310,00 22.188,00

Suministros de Oficina Y Servicios de Impresión 170,77 131,97

Impuestos, Tasas y Contribuciones 185,00 0,00

Combustibles Equipos de Jardinería 13,50 0,00

Mantenimiento e Instalaciones 1.522,00 3.392,60

Insumos Agrícolas 348,78 123,00

Herramientas Liviana y Materiales 488,90 0,00

Alimentación Especies de Zoológico 411,16 458,71

Investigación y Desarrollo de Proyectos 0,00 165,00

Gastos de Membresias 0,00 78,74

Seguros Devengados de Personal 0,00 836,64

Otros Gastos Administrativos 124,00 1.454,58

Años

INGRESOS DE OPERACIONALES%VARIACION

96

2009 2010 2010

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 887.888,11 1.044.581,16 156.693,05 17,42%

GASTOS DE PROMOCION 9.589,66 19.267,11

Publicidad y Propaganda 9.589,66 8.766,91

Suministros y Servicios de Promoción 10.500,20

GASTOS ADMINISTRATIVOS 878.298,45 1.025.314,05

Remuneración Unificada 145.741,99 183.697,04

Horas Suplementarias y Extraordinarias 2.865,16 4.690,12

Bonificación Antigüedad 9.383,25 12.143,88

Bonificación Responsabilidad 2.366,76 2.476,96

Bonificación Hospedaje 661,55 0,00

Bonificación Transporte 218,00 0,00

Bonificación Alimentación 1.230,99 0,00

Décimo Tercer Sueldo 14.913,12 17.410,80

Décimo Cuarto Sueldo 10.218,56 9.640,54

Vacaciones 7.456,37 8.705,33

Bonificación por Desahucio 3.728,23 4.352,56

Aporte Patronal 22.424,48 25.598,18

Fondos de Reserva 7.468,29 15.609,91

Provisión Jubilación Patronal 14.526,99 0,00

Otros Pagos e Insentivos 338,00 23,48

Uniformes de Personal 3.423,25 2.341,37

Servicios Ocasionales 2.031,29 1.224,48

Servicio Médico 0,00 200,00

Honorarios Profesionales 3.335,55 4.770,00

Viáticos /Gastos de Representación 27.348,92 28.252,19

Movilizacion local 334,33 629,94

Fletes y Correos 1.714,85 2.130,70

Servicio Telefónico 21.511,50 22.155,23

Servicio de Internet 20.039,65 26.388,78

Servicio de Energía Eelectrica 23.399,05 22.786,93

Servicio de Agua Potable 6.276,10 6.282,55

Servicio de Vigilancia y Seguridad 75.006,02 86.872,30

Suministros de Oficina Y Servicios de Impresión 16.060,21 39.568,55

Suministros de Copiadora 3.033,93 40,18

Suministros de Limpieza 9.085,62 9.019,69

Suministros y Accesorios de Computación 21.835,37 18.082,32

Impuestos, Tasas y Contribuciones 0,00 3.376,04

Gasto Combustible Vehículos 1.997,02 2.405,56

Mantenimiento Vehículos 2.173,97 1.402,86

Mantrículas Vehículos 0,00 610,37

Seguro de Vehículos 2.365,41 2.082,31

Mantenimiento Edificios 6.159,40 58.667,97

Mantenimiento Muebles y Enseres 6.141,41 4.166,97

Mantenimiento Equipos de Computo 1.068,28 2.547,85

Mantenimiento Equipos Didacticos 1.864,49 4.413,20

Mantenimiento Equipos de Seguridad 0,00 592,19

Mantenimiento Equipos de Enfería 570,00 120,00

Combustibles Equipos de Oficina 1.915,54 1.804,29

Mantenimiento Residencia Hermanos Identes 7.381,79 1.711,94

Mantenimiento Software y Licencias Temporales 5.729,26 22.362,05

Mantenimiento Jardines Universidad 1.302,88 1.140,71

Mantenimiento Instalaciones 39.947,83 50.108,02

Mantenimiento Equipos de jardinería 479,03 950,36

Mantenimiento Estadio 1.469,40 0,00

Gastos Botiquín y Suministros Médicos 2.254,68 2.266,54

Gastos Eventos Culturales 694,27 2.911,65

Gastos Misiones: Retiros y Otros 11.893,96 11.524,59

Bienestar Estud.Activ.Deport.y Artísticas 5.056,41 9.076,74

Publicación Revistas y Anuncios Publicitario 1.972,59 3.522,12

Años VARIACION %

INGRESOS DE OPERACIONALES

97

Fuente: PUCE SD departamento financiero/contable

2009 2010 2010

Investigación y Proyectos CIDES 0,00 50,00

Agasajos y Otros Gastos Navideños 7.483,91 6.521,59

Gasto Unidad Cisco 1.346,80 267,60

Gastos Membresías y Convenios 10.334,44 10.946,08

Gastos Suscripciones 1.816,34 1.827,40

Gastos Auspicios y Donaciones 1.816,34 4.086,47

Gastos Recepciones y Refrigerios 5.882,87 13.001,10

Gastos de Cafetería 2.667,60 2.762,30

Gastos Presentes y Reconocimientos 729,13 488,99

Arreglos Florales Varios Eventos 657,00 732,28

Gastos Cuentas Incobrables 6.135,24 9.467,08

Gastos Seguros Devengados Bienes 6.611,11 1.543,17

Gastos Seguros Devengados Personal 20.635,38 22.672,13

Gastos Seguros Devengados Estudiantes 7.207,48 9.737,52

Gastos Capacitación 650,00 1.480,00

Gastos Becas Estudiantiles 0,00 6.557,90

Gastos Comisiones y Retenc. Tarjetas/Crédito 5.900,03 10.016,16

Gastos Servicios Bancarios y Chequeras 7.483,20 6.497,36

Gastos Depreciación 207.082,86 168.214,95

Gasto IVA Pagado y no Compensado 12,18 367,79

Otros Gastos Administrativos 3.431,54 3.207,84

GASTOS NO OPERACIONALES

GASTOS FINANCIEROS 17.086,59 14974,81 -2.111,78 -12,36%

Intereses por Créditos Recibidos 17.086,59 14974,81

UTILIDAD DE OPERACIÓN 327.309,11 1.373.644,40 1.046.335,29

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 310.222,52 1.358.669,59 1.048.447,07

Años VARIACION %

INGRESOS DE OPERACIONALES

98

ANEXO N° 3

Plan de Cuentas PUCE SD

PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

Procesado: 08/11/2012 Al: 08/11/2012 Hora: 18:23:50 Páginas: 1/13

No Código Nombre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

1 1.1 1.1.1 1.1.1.01 1.1.1.01.01 1.1.1.01.03 1.1.1.01.04 1.1.1.01.08 1.1.1.01.09 1.1.1.01.10 1.1.1.01.11 1.1.1.01.12 1.1.1.01.13 1.1.1.02 1.1.1.02.01 1.1.1.02.03 1.1.1.02.04 1.1.1.02.18 1.1.1.02.19 1.1.1.02.20 1.1.1.03 1.1.1.03.01 1.1.1.03.03 1.1.1.03.07 1.1.1.03.11 1.1.1.03.15 1.1.1.03.18 1.1.1.04 1.1.1.04.01 1.1.1.04.02 1.1.1.06 1.1.1.06.01 1.1.1.06.04 1.1.1.06.05 1.1.1.06.14 1.1.2 1.1.2.01 1.1.2.01.01 1.1.2.01.02 1.1.2.01.03 1.1.2.01.05 1.1.2.01.06 1.1.2.02 1.1.2.02.01 1.1.2.02.10 1.1.2.02.21 1.1.2.02.51 1.1.2.02.51.001

ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO CAJA CHICA Caja Chica Administración Caja Chica Fac. Ciencias Educación Caja Chica Jardín Botánico Caja Chica Vueltos Restaurante Caja Chica Vueltos ORQUIDEAS BAR Caja Chica Vueltos Bar 2 Caja Chica Vueltos Jardín Botánico Caja Chica Vueltos Copiadora Campus I Caja Chica Vueltos Copiadora Campus II CAJA GENERAL Caja Recaudaciones Efectivo PUCE Caja Recaudaciones Jardín Botánico Caja Recaudaciones ORQUIDEAS BAR Caja Cheques Caja Cheques Devueltos Caja Transferencias BANCOS Pichincha Nº 3161686904 General Pichincha Nº 3485230704 Proyecto RVEA Internacional Nº 400016955-4 Guayaquil Nº 631183-0 General Pacifico Nº 536319-5 Matriculas Austro Nº 051702799-5 PUCE-SD FONDO ROTATIVO Fondo Rotativo Jardín Botánico Fondo Rotativo Deportes INVERSIONES FINANC. CORTO PLAZO Banco Pichincha Cta.Ah.3826486000 Inversión Banco del Pichincha Inversión Banco de Guayaquil Inversión Banco del Austro CUENTAS POR COBRAR 12% IVA PAGADO POR BIENES Y SERVICIOS 12% IVA Pagado por Compra de Bienes 12% IVA Pagado por Compra de Activos Fijos 12% IVA Pagado por Compra de Servicios IVA Retenido Sobre Ventas IVA por Cobrar - Devolución CUENTAS POR COBRAR ESTUDIANTES Cuentas por Cobrar Estudiantes * Escuela Ciencias de la Educación - Maestría Escuela de Idiomas - Francés TARJETAS DE CRÉDITO POR COBRAR Diners Club

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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1.1.2.02.51.002 1.1.2.02.51.003 1.1.2.02.51.004 1.1.2.02.51.005 1.1.2.02.51.050 1.1.2.02.98 1.1.2.02.98.001 1.1.2.02.99 1.1.2.04 1.1.2.04.01 1.1.2.04.01.001 1.1.2.10 1.1.2.10.01 1.1.2.10.11 1.1.2.10.14 1.1.2.10.15 1.1.2.10.20 1.1.2.10.21 1.1.2.10.83 1.1.2.10.84 1.1.2.10.85 1.1.2.10.90 1.1.2.10.95 1.1.2.10.99 1.1.3 1.1.3.01 1.1.3.03 1.1.3.05 1.1.3.10 1.1.4 1.1.4.01 1.1.4.04 1.1.4.05 1.1.4.06 1.1.4.07 1.1.4.08 1.1.4.09 1.1.4.10 1.1.4.11 1.1.4.12 1.2 1.2.1 1.2.1.01 1.2.1.02 1.2.1.03 1.2.1.04 1.2.1.05 1.2.1.05.03

Máster Card Visa Pacificard American Expres Otras Tarjetas de Crédito CUENTAS x COBRAR CONSUMIDOR FINAL Cuentas x Cobrar Consumidor Final PUCE Estimación Cuentas Incobrables CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS Y DOCENTES CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS Y DOCENTES Préstamos y Anticipos a Empleados y Docentes OTRAS CUENTAS POR COBRAR Anticipos a Proveedores Banco del Austro Banco de Guayaquil Banco del Pichincha Garantías Municipo - SD Garantías Deportivas a Recuperar PUCE - Esmeraldas PUCE - Ibarra PUCE - Quito PUCE-SD / " ORQUIDEAS BAR" * Universidad Técnica Particular Loja Varios Deudores INVENTARIOS PARA LA VENTA Especies Valoradas Inventario Mercaderías ORQUIDEAS BAR * Inventario Suministros para la Venta Inventario Libros para la Venta OTROS ACTIVOS CORRIENTES Impuestos Renta Retenidos Licencias Pagadas por Anticipado Seguros Pagados por Anticipado Inventario Implementos Deportivos Inventario Suministros Promoción PUCE-SD Inventario Suministros para Obsequios Inventario Utencillos de Cocina - Cafetería Inventario Suministros de Oficina y Revistas Inventario Suministros de Limpieza Inventario Suministros y Accesorios Computación ACTIVOS NO CORRIENTES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO NO DEPRECIABLES Terrenos Predios Universidad Terrenos Campus 2 - Compra Terrenos Bosque Protegido Terrenos Coop. Juan Eulogio CONSTRUCCIONES EN CURSO Construcción Extensión Edifico San Liborio

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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1.2.2.23.02

Mejoras en Edificios

Mejoras en Terrenos

COMPLEJO DEPORTIVO

Estadio "PUCE-SD"

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DEPRECIABLES

EDIFICIOS E INFRAESTRUCTURA UNIVERSIDAD

Edificios e Infraestructura Universidad

Deprec. Acumulada Edificios e Infraest.Universidad

EDIFICIOS E INFRAESTRUCT JARDIN BOTANICO

Edificios e Infraest. Jardín Botánico "P. Julio M"

Deprec. Acum.Edificios e Infraest. Jardín Botánico

VEHICULOS

Vehículos

Deprec .Acumul. Vehículos

MUEBLES Y ENSERES

Muebles y Enseres

Deprec .Acumul. Muebles y Enseres

EQUIPOS DE OFICINA

Equipos de Oficina

Deprec. Acumul. Equipos de Oficina

EQUIPOS DE COMPUTACION Y SOFTWARE

Equipos de Computación y Software

Deprec. Acumul. Equipos/Comput. y Software

EQUIPOS DE LABORATORIO - TALLERES

Equipos Laboratorio Enfermería

Dep.Acum.Equi.Laborat. Enfermería

EQUIPOS DIDACTICOS

Equipos Didácticos - Proyectores., TV, DVDs, Etc

Dep.Acum.Equipos Didácticos

Material Didáctico

Dep. Aum. Material Didáctico

EQUIPOS AULA MAGNA

Equipos Aula Magna

Deprec.Acum. Equipos Aula Magna

EQUIPOS RESTAURANTE

Equipos Restaurant

Dep.Acum.Equipos Restaurant

EQUIPOS DE BAR

Equipos de Bar "ORQUIDEAS"

Deprec.Acumul. Equipos Bar "ORQUIDEAS"

Equipos de BAR "Jardín Botánico"

Deprec.Acumul. Equipos BAR "Jardín Botánico"

EQUIPOS DE SEGURIDAD

Equipos de Seguridad

Dep.Acum. Equipos de Seguridad

EQUIPOS DE JARDINERIA

Equipos de Jardinería

Deprec. Acumul. Equipos de Jardinería

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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2.1.1.01.03

Equipos de Jardinería Jardín Botánico

Dep.Acum.Equipos Jardinería J.Botánico

Equipos Jardinería Bosque Protegido

Dep. Acum.Equipos Jardinería Bosque Protegido

EQUIPOS FOTOGRÁFICOS Y VIDEO

Equipos Fotográficos y Video

Dep. Acum. Equipos Fotográficos y Video

EQUIPOS DE AUDIO Y AMPLIFICACIÓN

Equipos de Audio y Amplificación

De. Acum. Equipos de Audio y Amplificación

INSTRUMENTOS MUSICALES

Instrumentos Musicales

Dep. Acum. Instrumentos Musicales

ACTIVOS DIFERIDOS

ACTIVOS DIFERIDOS

ADECUACIONES E INSTALACIONES

OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

LIBROS Y VIDEOS BIBLIOTECA

Libros y Videos Biblioteca

Libros y Videos Jardín Botánico

Capas y Muzetas de Grados

Enseres en Espacios Libres

Varios Enseres Residencia Docentes

Obras de Arte

Instrumental Médico / ENFERMERÍA

Enseres Dormitorio Jardín Botánico

Utensillos de Cocina Restaurante

Utensillos de Cocina Bar

Utensillos de Cocina Jardín Botánico

Implementos Deportivos

Otros Enseres

Semovientes Jardín Botánico

CUENTAS DE ORDEN

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Cheques Recibidos en Garantías

Terrenos Recibidos en Comodato Campus 2

Vehículos Recibidos en Comodato

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Cheques en Garantía

Terrenos en Comodato Campus 2

Vehículos Recibidos en Comodato

PASIVOS

PASIVOS

PASIVOS CORRIENTES

OBLIGACIONES LABORALES

Sueldos por Pagar

Décimo Tercer Sueldo por Pagar

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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2.1.1.10.56

2.1.1.10.70

Décimo Cuarto Sueldo por Pagar

Vacaciones por Pagar

OBLIGACIONES CON EL I. E. S. S.

Aportes IESS por Pagar

Fondos de Reserva por Pagar

Descuento Préstamos Quirografarios

Descuento Préstamos Hipotecarios

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

Retención Fuente Relación de Dependencia

Ret. Fte. 1% Bienes Muebles / Naturaleza Corporal

Ret. Fte. 1% por Activos Fijos

Ret. Fte. 1% Publicidad y Comunicación

Ret. Fte. 2% por Otros Servicios

Ret. Fte. 1% Seguros y Reaseguros (10% /Prima)

Ret. Fte. 2% Agua, Telecomunicaciones

Ret. Fte. 8% Entrenad, Deports, Artistas Resident

Ret. Fte. 8% Notarios y Registrad. de la Propiedad

Ret. Fte. 8% Docencia, Artistas, Deport, Notarios

Ret. Fte. 1% Suministros y Materiales

IVA Retenido 30% Bienes

IVA Retenido 70% Servicios

IVA Retenido 100% Honorarios, Arriendos Inmuebles

IVA Retenido 100% Liquidación de Compras

Ret.Fte. 25% Servicios Personas Nat. no Residentes

Ret. Fte. 1% Transp.Privado / Pasajeros y Carga

Ret.Fte. 10% Honorarios Según Especialidad Título

12% IVA Percibido por Pagar

COBROS ANTICIPADOS

Anticipos de Estudiantes

Subvenciones del Estado por Liquidar

PROVEEDORES POR PAGAR "Restaurante"

PROVEEDORES POR PAGAR "PUCE"

OBLIGACIONES BANCARIAS

Sobregiros Ocasionales

Bco. Pichincha Cta. Cte. 3161686904 Capital

Bco. del Austro Cta. Cte. 0517027995 Capital

Bco. de Guayaquil Cta. Cte. 6311830 Capital

Bco. Pichincha Cta. Cte. 3161686904 Intereses

Bco. del Austro Cta. Cte. 0517027995 Intereses

Bco. de Guayaquil Cta. Cte. 6311830 Intereses

OTRAS CUENTAS POR PAGAR

ROL Cuentas por Pagar Docentes

Cuentas por Pagar Estudiantes

ROL Descuento Convenios Comerciales

Garantías por Devolver

Garantía Dirección Técnica Ing. Moreta

Actividades Deport. Artíst y Culturales x Liquidar

ROL Descuento Servicio Bar - Restaurante

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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4.1.1.04.02

ROL Boletos y Rifas por Pagar

ROL Seguros Privados Personal (Salud - AIG)

Valores por Giras y Paseos por Liquidar

U. T. P. L.

PUCE - Quito

Proyecto Magisterio por Liquidar - PUCE-SE

Proyecto RVEA por Liquidar

Asociación Trabajadores PUCE SD

Pre-Asociación Docentes

Pre-Asociación Empleados

Pre-Asociación Estudiantil

Depósitos no Identificados

Varios Acreedores

PASIVOS NO CORRIENTES

PASIVOS NO CORRIENTES

Provisión Jubilación Patronal

Provisión Liquidación por Desahucio

PATRIMONIO

PATRIMONIO

PATRIMONIO CONTABLE

DONACIONES

Varias Donaciones

RESERVAS

Reserva por Revaloriz. Patrimonio

REVALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Revaluación de Activos Fijos

RESULTADOS ACUMULADOS

Superávites Acumulados

Déficites Acumulados

RESULTADO DEL EJERCICIO

Resultado del Ejercicio

INGRESOS OPERACIONALES

INGRESOS OPERACIONALES

INGRESOS OPERACIONALES NETOS

ADM ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

ADM Derecho de Disertaciones

ADM Derecho Matrícula - Pregrado

ADM Becas por Subvenciones del Estado

HOT ESCUELA HOTELERÍA Y TURISMO

HOT Derechos de Disertaciones

HOT Derecho Matrícula - Pregrado

HOT Becas por Subvenciones del Estado

ENF ESCUELA DE ENFERMERÍA

ENF Derechos de Disertaciones

ENF Derecho Matrícula - Pregrado

ENF Becas por Subvenciones del Estado

CC.EE. ESCUELA CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CC.EE. Derechos de Disertaciones

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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CC.EE. Derecho Matrícula Maestría

CC.EE. Becas por Subvenciones del Estado Maestría

CC.EE. Derecho de Matricula - Pregrado

CC.EE. Becas por Subenciones del Estado Pregrado

SIS ESCUELA/INGENIERÍA EN SISTEMAS

SIS Derechos de Disertaciones

SIS Derecho de Matricula - Pregrado

SIS Becas por Subvenciones del Estado

DIS ESCUELA DE DISEÑO

DIS Derechos de Disertaciones

DIS Derecho de Matricula - Pregrado

DIS Becas por Subvenciones del Estado

CSC ESCUELA DE COMUNICACIÓN SOCIAL

CSC Derechos de Disertaciones

CSC Derecho de Matrículas - Pregrado

CSC Becas por Subvenciones del Estado

IP INVESTIGACIÓN Y PROYECTOS

IP Investigación y Proyectos (Adobe, Tics)

IP Proyecto "SI PROFE" Ministerio Educación

IP Becas por Subvenciones del Estado

INGLES EXTENSIÓN

ING Derecho de Matricula

ING Becas por Subvenciones del Estado

FRANCÉS EXTENSIÓN

FRA Derecho de Matricula

FRA Becas por Subvenciones del Estado

JB VENTAS JARDÍN BOTÁNICO

JB Ventas Gravadas 12% IVA

JB Ventas Gravadas 0% IVA

BAR VENTAS ORQUIDEAS BAR *

BAR Ventas Gravadas 12% IVA *

BAR Ventas Gravadas 0% IVA *

OTROS INGRESOS GRAVADOS 0% IVA

Certificado Médico

Otros Bienes y Servicios Gravados 0% IVA

OTROS SERVICIOS GRAVADOS 12% IVA

Venta de Activos Fijos

Otros Bienes y Servicios Gravados 12% IVA

OTROS DESCUENTOS

Otros Descuentos Consumidor Final "PUCE"

COSTOS

COSTOS

COSTOS DE OPERACIÓN

COSTO DE OPERACIÓN

COSTO DE VENTAS

COSTO DE VENTAS MATERIALES

Costo de Ventas Material Didáctico - Libros

Costo de Ventas Suministros

105

PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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Costo de Ventas ORQUÍDEAS BAR

DOC COSTOS LABORALES DE DOCENTES

DOC Remuneración Unificada

DOC Bonificación Coordinación

DOC Bonificación Transporte

DOC Décimo Tercer Sueldo

DOC Décimo Cuarto Sueldo

DOC Vacaciones

DOC Bonificación por Desahucio

DOC Aporte Patronal

DOC Fondos de Reserva

DOC Honorarios de Docencia

DOC Hospedaje de Docentes

DOC Alimentación de Docentes

DOC Viáticos Docentes (Ordinarios)

DOC Viáticos Docentes y Transporte por Giras

DOC Pagos por Disertación

DOC Otros Pagos a Docentes

DOC OTROS COSTOS DE DOCENCIA

DOC Capacitación de Docentes

DOC Capacitación - Becas Subvención / Estado

DOC Gastos de Investigación y Proyectos

DOC Otros Costos de Docencia

DI COSTOS DOCENCIA - INVESTIGACIÓN

DI MATERIAL UTILIZADO DOCENCIA - INVESTIG

DI Material Didáctico

DI PAGOS LABORALES DE DOCENTES

DI Remuneración Unificada

DI Bonificación Responsabilidad e Investigación

DI Bonificación Coordinación

DI Bonificación Transporte

DI Décimo Tercer Sueldo

DI Décimo Cuarto Sueldo

DI Vacaciones

DI Bonificación por Desahucio

DI Aporte Patronal

DI Fondos de Reserva

DI Honorarios de Docentes Investigadores

DI Hospedaje de Docentes Investigadores

DI Alimentación de Docentes Investigadores

DI Bono Antigüedad Docentes Investigadores

DI Bono Docencia Docentes Investigadores

DI Bono de Gestión Docentes Investigadores

DI Viáticos Docentes Investigadores

DI Pagos por Disertación

DI Otros Pagos a Docentes Investigadores

OTROS COSTOS DE DOCENTES-INVESTIGADORES

DI Capacitación de Docentes Investigadores

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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6.1.1.80.02.152

DI Capacitación - Becas Subvención / Estado

DI Gastos de Investigación y Proyectos

JB JARDÍN BOTÁNICO Y BOSQUE PROTEGIDO

JB GASTOS DE PROMOCIÓN

JB Publicidad y Propaganda

JB Gastos de Promoción

JB GASTOS ADMINISTRATIVOS

JB Remuneración Unificada

JB Horas Suplemt. y Extraordinarias

JB Bonificación Antigüedad

JB Bonificación Responsabilidad

JB Bonificación Transporte

JB Bonificación Alimentación

JB Décimo Tercer Sueldo

JB Décimo Cuarto Sueldo

JB Vacaciones

JB Bonificación Por Desahucio

JB Aporte Patronal

JB Fondos de Reserva

JB Otros Pagos e Incentivos

JB Uniformes del Personal

JB Estadía de Biólogos y Otros

JB Servicios Ocasionales

JB Servicios de Guianza

JB Honorarios Profesionales

JB Viáticos/Gastos de Representación

JB Movilización Local

JB Fletes y Correos

JB Servicio Telefónico

JB Servicio de Internet

JB Servicio Energía Eléctrica

JB Servicio Agua Potable

JB Servicio de Vigilancia y Seguridad

JB Suministros Oficina y Servicios de Impresión

JB Servicio de Copias

JB Suministros de Carnetización

JB Suministros de Limpieza

JB Impuestos-- Tasas y Contribuciones

JB Combustibles Equipos Jardinería

JB Mantenimiento Edificios

JB Mantenimiento Muebles y Enseres

JB Mantenimiento Equipos y Herramientas

JB Mantenimiento Red Eléctrica

JB Mantenimiento Instalaciones

BJ Mantenimiento Infraestructura Turística

JB Adquisiciones de Plantas y Semillas

JB Insumos Agrícolas

JB Herramientas Livianas y Materiales

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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JB Rotulación y Señalización

JB Alimentación Especies de Zoológico

JB Gastos Botiquín Servicio Médico

JB Investigación y Desarrollo de Proyectos

JB Gastos de Membresías

JB Gastos Refrigerios

JB Gastos de Cafetería

JB Seguros Devengados Bienes

JB Seguros Devengados Personal

JB Capacitación de Personal

JB Servicios Bancarios y Chequeras

JB Trámites Legales - Permisos

JB Otros Gastos Administrativos

DPADM DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DPADM GASTOS DE PROMOCIÓN

DPADM Publicidad y Propaganda

DPADM Suministros y Servicios Promoción PUCE-SD

DPADM GASTOS ADMINISTRATIVOS

DPADM Remuneración Unificada

DPADM Horas Suplemt. y Extraordinarias

DPADM Bonificación Antigüedad

DPADM Bonificación Responsabilidad

DPADM Bonificación Investigación

DPADM Bonificación Hospedaje

DPADM Bonificación Transporte

DPADM Bonificación Alimentación

DPADM Décimo Tercer Sueldo

DPADM Décimo Cuarto Sueldo

DPADM Vacaciones

DPADM Bonificación Por Desahucio

DPADM Aporte Patronal

DPADM Fondos de Reserva

DPADM Provisión Jubilación Patronal

DPADM Otros Pagos e Incentivos

DPADM Uniformes del Personal

DPADM Servicios Ocasionales

DPADM Servicio Médico

DPADM Honorarios Profesionales

DPADM Viáticos/Gastos de Representación

DPADM Movilización Local

DPADM Fletes y Correos

DPADM Servicio Telefónico

DPADM Servicio de Internet

DPADM Servicio Energía Eléctrica

DPADM Servicio Agua Potable

DPADM Servicio de Vigilancia y Seguridad

DPADM Suministros de Oficina y Servicios Impresión

DPADM Suministros de Copiadora

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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DPADM Suministros Fotográfico y Video

DPAM Suministros Consumo Kiosko

DPADM Suministros de Limpieza

DPADM Suministros y Accesorios Computación

DPADM Impuestos - Tasas y Contribuciones

DPADM Combustibles Equipos Jardinería

DPADM COMBUSTIBLE

DPADM Gasto Combustible Vehículos

DPADM MANTENIMIENTO VEHÍCULOS

DPADM Mantenimiento Vehículos

DPADM MATRICULAS VEHÍCULOS

DPADM Matrículas Vehículos

DPADM Seguros de Vehículos

DPADM Mantenimiento Edificios

DPADM Mantenimiento Muebles y Enseres

DPADM Mantenimiento Equipos Computación

DPADM Mantenimiento Equipos Didácticos

DPADM Mantenimiento Equipos de Seguridad

DPADM Mantenimiento Equipos de Enfermería

DPADM Mantenimiento Equipos de Oficina

DPADM Mantenimiento Residencia Hnos. Identes

DPADM Mantenimiento Software y Licencias Temporals

DPADM Mantenimiento Capilla Universitaria

DPADM Mantenimiento Jardines Universidad

DPADM Mantenimiento Sistema Eléctrico Exterior

DPADM Mantenimiento Instalaciones

DPADM Mantenimiento Equipos de Seguridad

DPADM Mantenimiento Equipos Jardinería

DPADM Mantenimiento Estadio

DPADM Gastos Botiquín y Suministros Médicos

DPADM Gastos Eventos Deportivos Universidad

DPADM Gastos Eventos Académicos de Invitados

DPADM Gastos Eventos Culturales

DPADM Gastos Misiones: Retiros y Otros

DPADM Actividades Deport. y Artísticas Estudianti

DPADM Publicación Revistas y Anuncios Publicitars

DPADM Investigación y Proyectos

DPADM Gastos Proyecto Magisterio "SI PROFE"

DPADM Agasajos y Otros Gastos Navideños

DPADM Gasto Unidad CISCO

DPADM Gastos de Membresías y Convenios

DPADM Gastos Suscripciones

DPADM Gastos Auspicios y Donaciones

DPADM Gastos Recepciones y Refrigerios

DPADM Gastos de Cafetería

DPADM Gastos Presentes y Reconocimientos

DPADM Arreglos Florales Varios Eventos

DPADM Gasto Cuentas Incobrables

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PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

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547

548

549

550

551

552

553

554

555

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560

561

562

563

564

565

566

567

568

569

570

571

572

573

574

575

576

6.1.1.90.02.240

6.1.1.90.02.241

6.1.1.90.02.242

6.1.1.90.02.243

6.1.1.90.02.250

6.1.1.90.02.252

6.1.1.90.02.259

6.1.1.90.02.260

6.1.1.90.02.270

6.1.1.90.02.300

6.1.1.90.02.990

6.1.1.90.02.999

7

7.1

7.1.1

7.1.1.01

7.1.1.02

7.1.1.03

7.1.1.04

7.1.1.05

7.1.1.06

7.1.1.07

7.1.1.08

7.1.1.10

7.1.1.11

7.1.1.12

7.1.1.13

7.1.1.14

7.1.1.15

7.1.1.16

7.1.1.17

7.1.1.20

7.1.1.21

7.1.1.47

7.1.1.48

7.1.1.49

7.1.1.50

7.2

7.2.1

7.2.1.01

7.2.1.02

7.2.1.03

7.2.2

7.2.2.04

7.2.2.05

7.2.2.06

7.2.2.07

7.2.2.10

DPADM Gasto Seguros Devengados Bienes

DPADM Gasto Seguros Devengados Personal

DPADM Gasto Seguros Devengados Estudiantes

DPADM Gasto Pre-Asociación Estudiantil

DPADM Gasto Capacitación Personal Administrativo

DPADM Gasto Becas Estudiantiles

DPADM Gasto Comisiones y Retenc Tarjetas/ Crédito

DPADM Gasto Servicios Bancarios y Chequeras

DPADM Gasto Amortización de Diferidos

DPADM Gasto Depreciación

DPADM Gasto IVA Pagado y no Compensado

DPADM Otros Gastos Administrativos

RESULTADOS EXTRAORDINARIOS

INGRESOS EXTRAORDINARIOS

INGRESOS EXTRAORDINARIOS

Intereses Ganados en Cuenta Cte.

Intereses Ganados/Cartera Estudiant

Intereses Ganados en Inversiones

Ingresos de Estudiantes por Giras

Recuperación Cuentas Incobrables

Donaciones Recibidas

Descuentos BAR

Ingresos por Actividades de Misiones

Reintegro de Viáticos

Descto.x Faltas, Permisos y Multas

Descuento por N/C y Subsidios IESS

Subvención del Estado - FOPEDEUPO - Aplicado

Descuentos Recibidos

Ingreso por Desahucio Laboral

Recuperación de Seguros

Utilidad en Venta de Activos Fijos

Descuento por Devoluciones a Estudiantes

Ingresos por Inscripciones y Garantías Deportivas

Sobrantes en Caja

Depósitos en Exceso

Ajuste por Redondeos

Otros Ingresos Extraordinarios

EGRESOS EXTRAORDINARIOS

GASTOS FINANCIEROS

Intereses por Sobregiros

Intereses por Créditos Recibidos

Comisiones Tarjetas Crédito

OTROS GASTOS EXTRAORDINARIOS

Reclamaciones Estudiantiles

Intereses y Multas por Mora

Descuentos Concedidos

Pérdida por Valores Falsificados

Pérdida de Valores en Dinero Físico

110

PUCE SANTO DOMINGO

PLAN DE CUENTAS

Procesado: 08/11/2012 Al: 08/11/2012 Hora: 18:23:50 Páginas: 13/13

No Código Nombre 577 578

7.2.2.15 7.2.2.20

Pérdida por Baja Activos en Bienes Otros Gastos no Operacionales

111

ANEXO N° 4

Plan estratégico de desarrollo institucional 2011- 2014

OBJETIVOS

1 FORTALECER LA VIGENCIA DE LOS VALORES DEL EVANGELIO

Estrategias:

Actualizar los programas analíticos y estrategias metodológicas especialmente de

las asignaturas transversales dependientes de Misiones Universitarias.

Consolidar las actividades humanísticas que se organizan en la sede.

Política:

Considerar las evaluaciones de las actividades para la mejora continua de las

clases y actividades complementarias, aplicando principios didácticos e

incorporando nuevas tecnologías, conforme al Evangelio.

Mantener la vinculación de actividades de desarrollo personal y espiritual con las

asignaturas transversales dependientes de Misiones Universitarias.

2 CAPACITAR A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN COMPETENCIAS

ESPECÍFICAS

Estrategias:

Realizar periódicamente capacitaciones para el personal de la Sede.

Incentivar la promoción académica de todo el personal de la Sede.

Participar en eventos externos que complementen la formación del personal de la

Sede.

Política:

Promoción académica y capacitación de todo el personal de la Sede, de acuerdo

a las capacidades y lineamientos de la institución.

112

3 ESTABLECER NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULEN Y

GARANTICEN LA EFECTIVIDAD EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y ACADÉMICA.

Estrategias:

Analizar el actual proceso administrativo de la institución

Consolidar espacios de gestión

Elaborar manuales de procedimientos para la comunicación y orientación de los

procesos de gestión al interior de la Sede.

Actualizar las funciones administrativas y académicas del personal de la Sede.

Establecer un sistema de evaluación del personal de la Sede.

Política:

Considerar a la persona como centro de la gestión académica y administrativa

para la aplicación de procedimientos que catalicen el funcionamiento de las

unidades.

Considerar los estándares de calidad para el desarrollo de la gestión académica y

administrativa en la Sede.

4 ACTUALIZAR TECNOLÓGICAMENTE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVA.

Estrategias:

Renovar el sistema contable y académico.

Incorporar nuevas tecnologías en la comunicación interna y externa.

Desarrollar las modalidades e-learning y campus virtual en el área académica.

Informatizar el material bibliográfico y los procesos de consulta.

Política:

Acceder a las tecnologías de punta, de acuerdo a las necesidades de la Sede.

113

5 IMPLEMENTAR UNA INFRAESTRUCTURA ESPECIALIZADA PARA EL

MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN, DOCENCIA E INVESTIGACIÓN EN LA SEDE.

Estrategias:

Mejorar las instalaciones de la Sede.

Implementar espacios virtuales.

Política:

Los espacios deben conjugar armoniosamente funcionalidad, estética y orden.

6 DESARROLLAR ACTIVIDADES QUE FORTALEZCAN LA VINCULACIÓN CON LA

COLECTIVIDAD.

Estrategias:

Establecer nuevos convenios locales, nacionales e internacionales.

Impulsar acciones que promuevan el desarrollo del entorno socio-económico y

cultural de la provincia.

Adherirse a redes universitarias, y de otra índole, de carácter local, nacional e

internacional afines a la misión y visión de la Sede.

Política:

Los proyectos que desarrolle la sede tenderán a buscar fuentes de financiación

externas.

Internacionalización de la Sede a través de proyectos de cooperación conjunta

con otras instituciones extranjeras.

7 ESTABLECER ACCIONES QUE FOMENTEN LA ACTIVIDAD ACADÉMICA Y

CIENTÍFICA DE LA SEDE, DE ACUERDO A ESTÁNDARES INTERNACIONALES.

Estrategias:

Adecuar la oferta académica de pregrado conforme al modelo por competencias.

Propiciar la participación en la acreditación internacional de la oferta académica

114

de pregrado.

Fomentar el intercambio académico con centros universitarios nacionales y

extranjeros.

Promover la colaboración científica a través de artículos ponencias y

comunicaciones.

Optimizar los recursos financieros y de autogestión.

Política:

LA PUCE S.SD se compromete a investigar mediante proyectos que promuevan

el progreso económico, educativo, ético, social, cultural y humano de la Provincia

de Santo Domingo de los Tsáchilas.