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NOMBRE Liquidación planilla integrada de liquidación de aportes

EJECUTOR Usuario final

PILA- Liquidación PILA Página 1 de 17

Documento Público

PROPÓSITO Indicar los pasos que debe seguir un usuario para realizar la liquidación de la Planilla integrada de liquidación de aportes PILA accediendo a la aplicación de ASOPAGOS a través de la página web de CFA.

ALCANCE

Aplica para los usuarios de CFA que deseen elaborar la liquidación de la PILA con ASOPAGOS.

INTRODUCCIÓN

ASOPAGOS es un Operador de Información, que ha desarrollado el aplicativo INTERSSI, como herramienta para la liquidación y el pago de la Seguridad Social y los parafiscales, de usted o de su empresa, teniendo en cuenta la normativa vigente, a través de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), manejando diferentes opciones y puntos de pago, de acuerdo a las necesidades del usuario. Para hacer uso del aplicativo, usted debe realizar un registro previo, ingresando a la página web www.cfa.com.co y ubicando el link PILA el cual lo llevará a la opción de registro de usuarios. En la opción REGISTRO DE USUARIOS, debe seleccionar si usted es Independiente o Empresa. Si es Independiente, tenga en cuenta:

Debe aportar salud y pensión. El pago de riesgos profesionales y caja de compensación, es opcional.

Si usted es Independiente con aporte solo a salud, debe tramitar ante la EPS, la documentación requerida (Extrajuicio de declaración de ingresos, copia de la cédula ampliada al 150% y copia de recibo de servicio público del lugar de residencia actual).

Si usted maneja empleados de servicio doméstico, debe tener radicadas las afiliaciones a EPS, Pensiones y Riesgos Profesionales, antes de acceder al aplicativo.

Tenga en cuenta que los Pequeños Aportantes, son todos aquellos empleadores que tienen a su cargo de 1 a 5 empleados y es obligatorio para ellos el aporte de salud, pensión y riesgos profesionales.

http://www.cfa.com.co/

Liquidación PILA

Versión 1 – Julio 2013


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Si es Empleador, tenga en cuenta: 1. Tener vigente el RUT y Cámara de comercio. 2. Es obligatorio el pago de EPS, Pensiones, Riesgos Profesionales, Caja de

Compensación y los respectivos parafiscales, si maneja más de 6 empleados. Para realizar el registro, ya deben estar radicadas las afiliaciones en las entidades respectivas.

3. Si es Mypime, debe tener el registro ante la DIAN, para que sean autorizados los respectivos descuentos de ley.

4. Si su empresa cuenta con más de 30 empleados o Pensionados, el pago es obligatorio a través de Internet, por lo tanto, debe tener su segunda clave para este tipo de transacciones, de lo contrario deberá realizar su aporte por CENIT (Compensación Electrónica Nacional Interbancaria).

5. Una vez realice el registro, podrá ingresar con el usuario y la clave que le asignará el sistema (DATOS DEL USUARIO AUTORIZADO PARA ACCEDER AL APLICATIVO).

El presente manual de usuario detalla las tareas que se puede realizar con el aplicativo, para esto, se ha dividido en:

1. REGISTRO 2. ENTRADA AL APLICATIVO 3. ADMINISTRACIÓN 4. DATOS DE LIQUIDACIÓN Y NOVEDADES 5. LIQUIDACIÓN 6. CONSULTAS 7. OTRAS OPCIONES

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1. REGISTRO

Para registrar su No. de cédula o NIT, debe ingresar a la página web. www.cfa.com.co y ubicar el link PILA

Al seleccionar este link se accede a la siguiente pantalla donde se debe realizar el registro.

En la parte inferior se encuentra el link para realizar el registro, se debe diligenciar la totalidad del formato detallado.

Al ingresar por este link, se habilita la pantalla de ingreso de información y elaboración de la PILA

Al ingresar por este link se visualiza el instructivo para elaborar la liquidación de la PILA

http://www.cfa.com.co/

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Si es Independiente, tenga en cuenta:

El campo Tipo de Persona, es Natural.

El campo Dígito de Verificación, debe ir en blanco.

El campo Forma de Presentación, es Único.

El campo Tipo de Entidad, es Privada.

El campo Actividad Económica, es 0090.

Los campos Caja de Compensación y Riesgos Profesionales, son opcionales. Si no realiza estos aportes debe seleccionar la opción SINCCF y SINARP, respectivamente.

Los campos Fecha de inicio concordato, liquidación o cese de actividades y Fecha en que terminó actividades comerciales, debe ir en blanco.

El campo Tipo de Acción, es Ninguno.

Los datos de Representante Legal, son los mismos del cotizante.

En los Datos del Usuario Autorizado para Acceder al Aplicativo, el sistema le asigna un usuario y una clave genérica (Ejm: CC1000000-0), usted puede cambiar estos datos, si lo desea, teniendo en cuenta las especificaciones de estos campos.

Si es Empleador:

Debe seleccionar el Tipo de Aportante.

El campo Tipo de Persona, es Jurídica.

El campo Forma de Presentación, debe ser Único. Si tiene Sucursales y desea manejar las nóminas por separado, debe realizar un registro por cada una. El código de la sucursal es un consecutivo (1, 01, 001, etc.) y el nombre es de libre elección.

Los campos Fecha de inicio concordato, liquidación o cese de actividades y Fecha en que terminó actividades comerciales, debe ir en blanco.

El campo Tipo de Acción, es Ninguno.

En los Datos del Usuario Autorizado para Acceder al Aplicativo, usted genera su usuario y clave. Es recomendable no utilizar números de cédula de los autorizados a ingresar. Use el No. del Nit de la empresa o el nombre de esta.

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Oprima el botón ENVIAR DATOS. Confirme la información suministrada al aplicativo.

Nota. En caso de ingresar mal datos como No. de documento, tipo de persona, tipo de identificación, dígito de verificación, forma de presentación, usuario y clave, no son modificables. Para realizar la corrección, debe generar un nuevo registro.

2. ENTRADA AL APLICATIVO

Ingrese el usuario y clave asignados en el registro y los 4 caracteres. Oprima el botón INGRESAR.

En la parte izquierda, encontrará las carpetas que contienen la información.

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3. ADMINISTRACIÓN

En la carpeta Administración, usted puede crear otros usuarios, actualizar la información de contacto, como correo electrónico, dirección de residencia, teléfono, etc, y crear los Centros de Trabajo. Este último sólo debe usarlo, si usted aporta Riesgos Profesionales. 3.1 CREACIÓN DE USUARIOS.

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Tipo de perfil: Selecciona de la lista desplegable el perfil que debe tener el usuario que está creando y posteriormente su información personal.

Revisor Interssi/Revisor Interssi Agrario: Sólo revisa la información ingresada en el aplicativo. No puede realizar ningún tipo de modificación.

Empleador Interssi/Empleador Intessi Agrario: Tiene todos los accesos al aplicativo.

Empleador Interssi SinSuc: Este usuario maneja todos los accesos menos la visualización de otras sucursales.

Liquidador Electrónico: Maneja las carpetas en las cuales se ingresan las novedades y los cambios generados en el mes, a través de planilla electrónica.

Pagador Interssi: Tiene la opción de pagar la planilla a través de planilla electrónica.

Liquidador Interssi: Maneja las carpetas en las cuales se ingresan las novedades y los cambios generados en el mes, a través de planilla asistida (por consignación).

Pagador Interssi SinSuc: Tiene la opción de pagar la planilla de la sucursal asignada. Para terminar presiona el botón enviar datos.

3.2 · CENTROS DE TRABAJO

Para Independientes:

Código Centro de Trabajo: Nit o No. de CC del Empleador.

Nombre Centro de Trabajo: Nombre o Razón Social del Empleador.

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Clase de Riesgo: Lo determina la ARP, según especificaciones del contrato. Para Empresas:

Código Centro de Trabajo: Consecutivo, según el número de niveles de ARP que maneje la Empresa.

Nombre Centro de Trabajo: Nombre de la entidad.

Clase de Riesgo: Lo determina la ARP, según especificaciones del contrato. Para grabar la información se presiona el botón Crear.

4. DATOS DE LIQUIDACIÓN Y NOVEDADES

DATOS DE LIQUIDACIÓN.

4.1 SUBCARPETA EMPLEADOS:

Adicionar Empleados: En esta opción usted debe ingresar la información del (los) empleado (os) y seleccionar el Tipo de Cotizante que maneja. Si es independiente, debe ingresar sus datos. Dentro del listado encontrará los siguientes Tipos de Cotizantes: a). Dependiente: Obligado a pagar Salud, Pensión, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación y Parafiscales. b). Servicio Doméstico: Obligado a pagar Salud, Pensión y Riesgos Profesionales. c). Independiente: Obligado a pagar Salud y Pensión. d). Madre Comunitaria: Obligado a pagar Salud. (Para este tipo de cotizante el pago debe generarse bajo el Nit del Hogar Comunitario de Bienestar Familiar o la Asociación.) e). Aprendiz Sena en etapa lectiva: Obligado a pagar Salud. (Aplica únicamente para empleadores que creen convenios de contratación con entidades autorizadas.)

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f). Independiente Agremiado o Asociado: Obligado a pagar Salud y Pensión. g). Aprendiz Sena en etapa Productiva: Obligado a pagar Salud y Riesgos Profesionales. (Aplica únicamente para empleadores que creen convenios de contratación con entidades autorizadas.) h). Cooperados o precooperativas de Trabajo Asociado: i). Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional: Obligado a pagar Salud y Pensión al Fondo Prosperar.

Salud.

k). Cotizantes sin ingresos con pagos por terceros: Obligatorio pagar Salud sobre el Salario Mínimo Legal Vigente, a través de un aportante diferente al cotizante. l). Cotizante solo salud, Art. 2, Ley 1250 de 2008: Obligatorio pagar Salud sobre el Salario Mínimo Legal Vigente. m). Cotizante voluntario a pensiones con pago por tercero: Obligatorio pagar a Pensión, a través de un aportante diferente al cotizante. La opción Subtipo de Cotizante, aplica si usted o su (s) empleado (os), tienen alguna de las excepciones autorizadas para el no aporte a Pensiones.

Modificar Empleados: Hará todos los cambios en los campos donde exista algún error en la información.

Eliminar Empleados: Borrará los cotizantes que por error adicionó.

Visualizar Empleados: Confirmará la información ingresada en busca de posibles errores de digitación.

Nota: Si usted desea modificar o eliminar un empleado, este no debe estar vinculado en ninguna planilla ni debe haber reportado pagos en el registro. En caso de haber cometido errores de digitación en el No. de documento o en la selección de las entidades, debe solicitarse una INACTIVACIÓN por correo electrónico, para la corrección. El campo de Dígito de Verificación debe ir en blanco, para todos los tipos de cotizante.

4.2 SUBCARPETA PENSIONADOS:

Adicionar Pensionados: En esta opción usted debe adicionar la información del (los) pensionado (os).

Modificar Pensionados: Hará todos los cambios en los campos donde exista algún error en la información.

Visualizar Pensionados: Confirmará la información ingresada en busca de posibles errores de digitación.

Nota: Esta carpeta sólo aplica para Empresas que han jubilado empleados y deben aportarles a la Seguridad Social.

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4.3 NOVEDADES EMPLEADOS:

Nota: Si es Independiente, debe reportarlas en el mes en que se causan; si es Empleador, debe reportarlas mes vencido. Además tenga en cuenta que primero debe ingresar las novedades y luego generar la planilla de pago. TIPOS DE NOVEDADES.

Ingreso: Aplica cuando existe una novedad de retiro en una planilla de periodos anteriores.

Suspensión Temporal del Contrato:

Incapacidad General: En esta novedad, sólo se reportan los datos autorizados por la EPS. Su ingreso, no refleja el descuento. Sólo afecta el aporte a EPS.

Licencia de Maternidad: Debe reportar los datos, según autorización suministrada por la EPS. Su ingreso, no refleja el descuento. Sólo afecta el aporte a EPS.

Vacaciones: Esta novedad disminuye el aporte únicamente en ARP. Los demás subsistemas, se liquidan normalmente.

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Aporte Voluntario: Incrementa el aporte a Pensión. El valor es elegido por el cotizante y/o el empleador. No debe superar los 25 SMLV.

Incapacidad por Enfermedad Profesional: En esta novedad, sólo se reportan los datos autorizados por la ARP. Su ingreso, no refleja el descuento. Sólo afecta el aporte a Riesgos Profesionales.

Variación de Centros de Trabajo: Debe reportarse cuando el empleado incremente o disminuya su Nivel de Riesgo, establecido en la afiliación de Riesgos Profesionales. Lo determina directamente la Entidad.

Retiro: Debe reportarse cuando el cotizante se retire de la empresa o de la EPS (si es independiente). Para empleados se reporta el día causado; para Independientes, debe reportar el mes completo.

Traslado de EPS o Fondo de Pensiones: Se reporta en el mes subsiguiente al que se genera. INTERSSI reporta 2 novedades:

o 1er. Mes: Traslado a EPS o AFP: Se le informa a la entidad actual que el cotizante se trasladará a “X” administradora.

o 2do. Mes: Traslado desde EPS o AFP: Se le informa a la nueva entidad que el cotizante viene trasladado de “X” administradora. (Esta novedad la reporta automáticamente el sistema. Usted sólo debe verificarla al momento de liquidar la planilla).

Variación Permanente de Salario: Debe ingresarse cuando el cotizante incremente su salario de manera indefinida, es decir, que comenzará a partir del mes causado, a liquidar con este nuevo IBC (Ingreso Base de Cotización).

Cambio de Tarifa Especial: Aplica únicamente para trabajadores expuestos a radiaciones, Congresistas o Detectives del DAS. Incrementa el Nivel de ARP.

Variación Transitoria de Salario: Debe ingresarse cuando el cotizante incremente su salario de manera temporal, es decir, que sólo afectará el mes causado y que en los meses subsiguientes, seguirá con el salario reportado en la afiliación. (Aquí, entran las horas extras, bonificaciones, que reporten mensualmente los empleados o si usted es contratista y requiere reportar pagos, por uno o más meses, bajo el valor del contrato, dependiendo la duración de este.)

5. LIQUIDACIÓN

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PAGO ASISTIDO – CONSIGNACIÓN

Carpeta para aportantes que deseen realizar el pago por consignación en:

Bancos autorizados

Almacenes de Cadena Éxito, Carulla, Pomona, Surtimax

Puntos Baloto

Puntos de pago REDEBAN. Nota: No es necesario que usted tenga cuenta bancaria en ninguna de las entidades de recaudo. Esta opción es la que se utiliza por parte de los asociados o ahorradores de CFA que desean liquidar la planilla PILA Para la generación de la planilla de pago o PIN, debe seguir los siguientes pasos:

5.1 GENERACIÓN PLANILLA ASISTIDA Y REFERENCIA DE PAGO

Objetivo de la planilla: En el campo objetivo de la planilla seleccione una de las siguientes opciones según corresponda:

a) I, para pago como Independiente. b) S, para pago de servicio doméstico y/o empleados dependientes (menos de

5). c) E, para pago de empleados dependientes, madres comunitarias. d) Y, para pago de independientes agremiados o asociados. Tenga en cuenta

que debe existir una planilla tipo E del mes vencido, pagada. Nota: Para empleadores, el periodo de cotización se toma vencido.

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Luego aparecerán los totales discriminados por subsistema y entidades. Aquí debe tener en cuenta las incapacidades y licencias de EPS o ARP, ya que es el momento en que se hará efectivo el descuento autorizado. Es muy importante su puntualidad en los pagos anteriores y subsiguientes, ya que ninguna administradora esta en la obligación de reconocer dichos aportes, si el cotizante y/o empleador no tiene 4, de los últimos 6 pagos efectuados, dentro del vencimiento correspondiente. Así mismo tenga en cuenta que no le será permitido el descuento si liquida la planilla fuera de la fecha límite de pago. El descuento de incapacidades por EPS, se realiza en el cuadro de Totales para Administradoras de Salud; si maneja más de 1 entidad, debe buscar el recuadro respectivo y diligenciar los campos Número de Autorización de Pago y Valor de Incapacidades Pagadas si es por enfermedad general; si es licencia de maternidad los campos Número de Autorización Descuento Licencias de Maternidad y Valor Licencias de Maternidad Pagadas. Tenga en cuenta que el valor a descontar de la incapacidad o la licencia no debe superar el total a pagar a la administradora; si dicho valor supera el aporte, debe ser descontado en 2 o más planillas de la siguiente manera:

Valor Total a Pagar a la Administradora, menos, el valor del Fondo de Solidaridad en Salud. El resultado será el permitido a descontar cada mes, hasta llegar a la totalidad del valor autorizado por la EPS.

El descuento de incapacidades por ARP, funciona igual que para EPS. La caducidad de las autorizaciones de este tipo es de 1 año a partir del momento en que las entidades, expidan el documento.

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Luego debe oprimir los botones: GUARDAR TOTALES y ACTIVAR PLANILLA PARA PAGO EN BANCO

Con esto queda autorizada en los bancos y puntos de pago, para ser cancelada. Tome nota de los datos generados.

Si su planilla es:

Tipo I: A pesar de su fecha límite de pago, esta se seguirá reliquidando de manera automática. No es necesario que usted ingrese al portal o que deba comunicarse con ASOPAGOS, ya que la Referencia 1 o PIN no cambia. Sólo debe consultar el valor facturado para el día en que va a cancelar. Dicha reliquidación se hará dentro de los 30 días hábiles del mes a pagar. Sólo aplica para planillas de periodos actuales.

Tipo S: Esta planilla se activará automáticamente hasta su fecha límite de pago. Si el pago no es oportuno, debe ingresar al portal o comunicarse con ASOPAGOS para que se efectúe la reliquidación respectiva.

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Tipo E: Siempre debe ingresar al portal o comunicarse con ASOPAGOS a liquidar, ya que puede presentar cambios en la nómina (novedades).

5.2 CONSULTAR REFERENCIA DE PAGO

Cuando su planilla se reliquida de manera automática y quiera verificar sólo el monto a pagar.

Aquí puede verificar la forma de diligenciar los formatos de pago de las entidades bancarias autorizadas para el recaudo.

5.3 CONSULTAR PLANILLA ASISTIDA. Cuando el pago esta cargado o para consultar el ingreso de novedades antes y después de pagar la planilla

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6. CONSULTAS

6.1 GENERALES

Registro Empleador: Encontrará los datos suministrados al momento de registrar su No. de documento en el sistema INTERSSI.

Centros de Trabajo: Encontrará el o los niveles de riesgo que maneja la nómina.

Clases de Riesgo: Encontrará una tabla informativa de los diferentes Nieveles de Riesgo a los que puede vincular sus empleados, según la afiliación.

Actividades Económicas: Encontrará los códigos según la actividad económica de la empresa.

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Entidades Administradoras: Encontrará información referente a las administradoras de seguridad social.

6.2 AUTOLIQUIDACIÓN:

Aquí encontrará varias opciones para descargar sus soportes de pago. El formato de dichos soportes es en PDF, a excepción de los que especifiquen ser descargados como .xls.

7. OTRAS OPCIONES

Registro cuenta bancaria aportante: Esta opción solo debe ser modificada en caso de seleccionar la forma de pago Débito Automático o cuando la empresa desea autorizar la cuenta bancaria para pago CENIT

(Compensación Electrónica Nacional Interbancaria). Si su pago es por planilla asistida (consignación) o electrónica, absténgase de usar este enlace.

Eliminar planillas: aquí podrá eliminar planillas liquidadas en caso de tener alguna modificación en la nómina. Tenga en cuenta que el horario establecido para este trámite es de Lunes a Viernes de 4:00 pm a 7:30 pm.

Seleccionar Sucursal: En caso de que el cotizante o la empresa tenga dos o más registros distribuidos en sucursales, evitando que deba cerrar sesión e ingresar nuevamente.

Cambio de clave: Para modificar la clave actual.

Cerrar Sesión: Salida segura del aplicativo. Realizando el pago por medio de ASOPAGOS, tendrá en nosotros un pago ágil, rápido y seguro. Para mayor información, comuníquese a los siguientes números: Bogotá 4875111 Línea Nacional gratuita 018000121260 Correo Electrónico [email protected] Puntos de atención personalizada en Bogotá: Principal: Cra 26 Nº 61C - 21 Barrio el Campín Super Cade Suba: Cll 164A Nº 105 - 95 (Portal Suba) Super Cade Américas: Av Cra 86 Nº 43 - 55 Sur (Portal Américas) Super Cade Bosa: Cll 57Q Nº 72D - 94 (Portal Sur)

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