pronexo - guía de uso para cliente mandante noviembre-2014.compressed.pdf

7/18/2019 Pronexo - Guía de uso para cliente mandante Noviembre-2014.compressed.pdf

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Pronexo S.A. (+562)28645508, [email protected], www.pronexo.cl . La Concepción 81, Of.1304, Providencia, Santiago .

GUÍA DE USO

Empresa mandante

Un servicio de Pronexo S.A.Noviembre 2014

1




¿Qué es Pronexo?

PRONEXO es una plataforma Web deintercambio de información entre

empresas mandantes y contratistas que

permite:

– ordenar la gestión

– disminuir papeles

– facilitar el cumplimiento de la Ley

de Subcontratación

– hacer el seguimiento de

compromisos y

– reducir los riesgos operacionales.Pronexo incorpora los controles que leayudan a cumplir con la ley 20.123 que

regula el trabajo en régimen desubcontratación y los servicios transitorios.

2




¿Qué tipo de información?

¿Qué tipos de documentos se intercambian?

• A nivel de contratista

– Cumplimiento de obligaciones laborales(F30-1)

– Pago de cotizaciones previsionales

– Libro de remuneraciones, etc.• A nivel de trabajador

– Contratos de trabajo y puestas a disposición

– Finiquitos, cartas de aviso a la DT, y otros

– Cédulas de identidad, licencias de conducir

– Derecho a saber y recepción de EPP – Certificados de capacitaciones, charlas

Pronexo incorpora los controles que leayudan a cumplir con la ley 20.123 que

regula el trabajo en régimen desubcontratación y los servicios transitorios.

3

• Documentos definidos en:

Formulario para solicitudes de documentos




Principales clientes

4

Actualmente en Pronexo se gestiona la información de más de 2.000 empresas y 65.000 trabajadores.

Alsacia Ltda. Australis Seafoods S.A. Brotec S.A.

Clínica Avansalud S.A. Viña Concha y Toro S.A.CENCOSUD S.A.

Hidronor Chile S.A..

Minera Ojos del Salado

AquaChile S.A.

Metro S.A.

Universidad Diego Portales

Cerámicas Cordillera S.A.

Arauco Distribución S.A.

Banco Itaú Chile S.A.

Minera El Abra Mina Invierno S.A.

Puerto Ventanas S.A.Unilever Chile S.A. Procter & Gamble Ltda.

Grupo SAESA

Salmones Humboldt S.A.

DirecTV Chile Ltda.

Minera Candelaria

EWOS Chile Ltda.

Alternattiva S.A.

Viña Cono Sur S.A.

Freeport McMoran

Alimentos y Frutos S.A..

Pullman Cargo S.A.Pullman Bus S.A.




Almacena docs.Relaciona la info.

Envía alertas.Reporte online.

Transporte

Mantenimiento,instalaciones

Seguridad

Outsourcing

SUS CONTRATISTAS

Aseo

Alimentación

MANDANTE

Interacción mandante-contratista

5

3. Consulta los

documentos.

1. Solicita

información

2. Cargan los

documentos,informan

movimientos depersonal

PRONEXO

TransparenciaConfianza

Cumplimiento




Principales tareas en Pronexo

Configuración inicial

1. Configurar su empresa (datos generales, usuarios)

2. Configurar sus contratistas (datos generales, usuarios, contratos, servicios)

3. Configurar las solicitudes de documentos (de empresa y de trabajador)

4. Configurar autorización de pago

5. Configurar control de acceso

Trabajo sistemático

1. Consultar los documentos existentes y los datos de los trabajadores

2. Aprobar los documentos recibidos

3. Consultar la autorización de pago

4. Controlar el ingreso

5. Habilitar el ingreso de los trabajadores

6


http://slidepdf.com/reader/full/pronexo-guia-de-uso-para-cliente-mandante-noviembre-2014compressedpdf 7/37Pronexo S.A. (+562)28645508, [email protected], www.pronexo.cl . La Concepción 81, Of.1304, Providencia, Santiago .

Principales tareas en Pronexo

Otros controles

1. Reporte Consolidado

2. Cumplimientos tareas por Usuario

3. Control Fecha de vencimiento de documentos

Otras labores que podría realizar

1. Cargar documentos

2. Mantener la nómina de trabajadores de sus contratistas

3. Otorgar o denegar el permiso de ingreso a las instalaciones

7



Tareas en Pronexo según el rol

Administrador de contratos

1. Crear los usuarios y mantener los datos de sus servicios

2. Consultar los documentos existentes (uso de informes)

3. Revisar y aprobar los documentos recibidos

4. Cargar documentos (tarea opcional)

Administrador Pronexo

1. Configurar su empresa (datos generales, usuarios)

2. Configurar sus contratistas (datos generales, usuarios)

3. Crear los contratos de sus contratistas (contratos, roles)

4. Configurar las solicitudes de documentos (de trabajador y de empresa)

5. Configurar la habilitación de trabajadores

6. Configurar autorización de pago

7. Configurar control de acceso

8



ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

9



Configuración del Contratista

1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS

2. Seleccione el RUT de la empresa

contratista

3. En la sección USUARIOS DEL

CONTRATISTA haga clic en el enlaceNuevo usuario

4. Complete los datos del formulario

5. Presione el botón GUARDAR

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USUARIOS DEL CONTRATISTA DATOS DE CONTACTO



contratista

3. En la sección CONTACTOS haga clic

en el enlace Nuevo contacto



Volver al listado de tareas



Configuración del Contratista

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DATOS DEL SERVICIO


2. Haga clic en el RUT de la empresa

contratista

3. Seleccione el SERVICIO

4. Haga clic en el enlace Modificar que

se encuentra a su derecha




DATOS DEL CONTRATO



contratista

3. Seleccione el CONTRATO


5. Seleccione los servicios asociados al

contrato




Consultar los documentos existentes

•

El sistema ofrece varios informes que le permitenconsultar los documentos de acuerdo a sus necesidades

• Informes para consultar documentos

– Antecedentes aprobados

– Antecedentes por contratista

– Antecedentes por tipo/nombre

– Antecedentes por trabajador

– Antecedentes pendientes de revisión

– Antecedentes por cargar o rechazados

• Estos informes se encuentran en la pestaña INFORMES,en la sección ANTECEDENTES

12




Revisión y aprobación de documentos

1. Vaya la pestaña INFORMES

2. En la sección ANTECEDENTES seleccioneel informe Antecedentes pendientes derevisión

3. Puede filtrar por contratista y/o

antecedente

4. Seleccione el tipo de documento

– Para documentos de trabajador, deberáseleccionar el trabajador en la siguienteVentana.

5. Haga clic en los distintos archivos para ir

revisándolos (se abrirán en una nuevaventana)

6. Cuando termine, presione el botón

APROBAR... o VOLVER A PEDIR...

7. Presionar el botón GUARDAR

13

DOCUMENTOS EN GENERAL DOCUMENTOS POR TRABAJADOR

1. Vaya a la pestaña INFORMES

2. En la sección ANTECEDENTES seleccione

el informe Antecedentes por trabajador

3. Puede filtrar el listado de trabajadores

por RUT, Contratista, etc.4. Seleccione el documento

5. Haga clic en los distintos archivos para ir

revisándolos (se abrirán en una nueva

ventana)

6. Cuando termine, presione el botónAPROBAR... o VOLVER A PEDIR...

7. Presionar el botón GUARDAR





Cargar documentos


2. En la sección ANTECEDENTES seleccione el informe Antecedentes por cargar o rechazados

3. Puede filtrar por contratista y/o antecedente

4. Seleccione el tipo de documento

- Para documentos de trabajador, deberá seleccionar el trabajador en la siguiente Ventana.

5. Haga clic en el botón CARGAR DOCUMENTOS...

6. En la nueva sección que se abre, haga clic en EXAMINAR... para ir cargando todos los archivos

que son parte del documento

7. Cuando termine, presione el botón GUARDAR DOCUMENTO

8. Presione el botón APROBAR... o INFORMAR...

9. Si lo desea, llene una observación en la ventana que se desplegará


14

CARGAR DOCUMENTOS PENDIENTES

No olvide consultarRECOMENDACIÓNPARA CONFIGURAR

SU ESCÁNER.





¿Cómo digitalizar documentos?

• Antes de cargar un documento “de papel” a Pronexo debe digitalizarlo

• Para digitalizar se usa un escáner conectado a un computador

• Puede usar cualquier escáner y cualquier computador

• Obtenga archivos pequeños para que se carguen y se lean con rapidez

• Para lograrlo siga estos tres consejos:

1. Digitalice usando una resolución no mayor que 72 dpi

2. Digitalice en blanco y negro

3. Guarde el documento digitalizado preferiblemente en formato PDF

Notas:

‒ La resolución se mide en puntos por pulgada (ppp o dpi)

‒ A menor resolución, el documento se carga y se despliega más rápido en la Web

‒ La resolución se preestablece en el software del escáner o se puede indicar durante antes dela digitalización

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Descarga masiva de documentos


2. En el listado de contratistas seleccione el RUT de la

empresa de la cual desea descargar documentos

3. Haga clic sobre el botón GESTIONAR

ANTECEDENTES, que se encuentra ubicado en laparte superior derecha

4. Seleccione el enlace Descargar documentos en la

sección INFORMACIÓN PERIÓDICA ubicado en la

parte superior derecha

Esto hará que se cree un archivo comprimido que

contiene todos los documentos descargados.

5. Guarde o abra el archivo generado y podrá ver los

documentos descargados

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Descarga de información periódica





ADMINISTRADOR PRONEXO

17




Configurar su empresa

1. Vaya a la pestaña MI EMPRESA

2. Sitúese en la sección DETALLE DE SU

EMPRESA

3. Haga clic en el enlace Modificar



18

DATOS DE SU EMPRESA CREACIÓN DE USUARIOS

1. Vaya a la pestaña MI EMPRESA

2. Sitúese en la sección USUARIOS

3. Haga clic en Nuevo usuario


Seleccione:

• Administrador pronexo

• Usuario gerente

• Administrador de Contrato (Noseleccionar nada)

• Control de acceso

• Control de pago






Configurar un contratista

El asistente CREAR EMPRESA le permite crear un

contratista y toda la información relacionada de

una vez: datos generales, contratos, solicitudes de

documentos, etc.

1. Diríjase a la pestaña HERRAMIENTAS

2. Seleccione Crear Empresa3. Siga las indicaciones Paso a Paso.

4. Si no tiene la información para completar un

paso, puede omitirlo y continuar con el

siguiente.

5. En caso de que tenga dificultades con el

asistente, llene los datos del contratista en la

planilla Excel de creación de contratistas y

envíela por correo electrónico a

[email protected] solicitando su

creación. (Esta planilla se entregó en el set de

implementación.)

19

CREACIÓN DE CONTRATISTAS USUARIOS DEL CONTRATISTA



contratista

3. En la sección USUARIOS DEL

CONTRATISTA haga clic en el enlaceNuevo usuario







Configurar sus contratista



contratista

3. En la sección CONTRATOS, hacer clic

en el enlace Nuevo contrato



20

CREACIÓN DE UN CONTRATO ASIGNACIÓN DE ROLES



contratista

3. Seleccione el contrato

4. Haga clic en el enlace Asignar roles

5. Seleccione el tipo de usuarios:

a) Administrador del contrato: Puedemantener nómina de trabajadoresy aprobar antecedentes de los

servicios relacionados al contrato






Configurar sus contratista



contratista

3. En la sección SERVICIOS, hacer clic

en el enlace Nuevo servicio


5. Seleccione la instalación (opcional)


21

CREACIÓN DE UN SERVICIO ASIGNACIÓN DE ROLES



contratista

3. Seleccione el contrato

4. Haga clic en el enlace Definir

usuarios

5. Seleccione el tipo de usuarios:

a) Administrador del servicio: Puedemantener nómina de trabajadoresy aprobar antecedentes

b) Cargador de documentos: Sólo

carga documentos



C fi l li it d d




Configurar las solicitudes dedocumentos de empresa


2. Seleccione el RUT de la empresacontratista

3. En la sección ANTECEDENTES EMPRESAhaga clic en Nuevo antecedente

4. Complete el formulario

5. Seleccione la opción NO PERIÓDICO

6. Asigne la fecha tope de entrega

1. Indicar el mes en el cual debeentregarse el documento

2. Indicar el día tope de entrega dentro delmes

7. Indique con cuánta anticipación semostrará una alerta.


22

DOCUMENTOS NO PERIÓDICOS DOCUMENTOS MENSUALES


2. Seleccione el RUT de la empresa contratista

3. En la sección ANTECEDENTES EMPRESAhaga clic en Nuevo antecedente


5. Seleccione la opción MENSUAL

6. Indicar el mes a contar del cuál se va asolicitar el antecedente

7. Indicar con cuánta anticipación se mostraráun aviso

8. Seleccione el tipo de solicitud (La primeraes manual, La segunda es automática y latercera es para antecedentes dedesvinculación)



Configurar los documentos de




Configurar los documentos detrabajador


2. Seleccione el RUT de la empresacontratista

3. En la sección ANTECEDENTESTRABAJADOR

4. Haga clic en Nuevo antecedente


6. Seleccione la opción NO PERIÓDICO

7. Indique la fecha tope de entrega

1. Indique el mes en el cual debe

entregarse el documento2. Indique el día tope de entrega dentro

del mes

8. Indique con cuanta anticipación semostrará una alerta.


23

DOCUMENTOS NO PERIÓDICOS DOCUMENTOS MENSUALES


2. Seleccione el RUT de la empresa contratista

3. En la sección ANTECEDENTES TRABAJADOR

4. Haga clic en Nuevo antecedente


6. Seleccione la opción MENSUAL

7. Indique el mes a contar del cuál se va asolicitar el antecedente

8. Indique con cuanta anticipación semostrará un aviso

9. Seleccione el tipo de solicitud (La primeraes manual, La segunda es automática y latercera es para antecedentes dedesvinculación)






Configurar servicios con proceso de habilitación

24

SERVICIO CON LA HERRAMIENTA

DE HABILITACIÓN1. Vaya a la pestaña CONTRATISTAS


contratista

3. Sitúese en la sección SERVICIO

4. Seleccione el servicio que desea activarla habilitación

5. Haga clic en el botón MODIFICAR

6. Seleccione TIENE PROCESO DE

HABILITACIÓN

7. Presionar el botón GUARDAR.

1. Vaya a la pestaña HABILTACIÓN

2. Sitúese en la sección MANTENEDORES

3. Haga clic en el enlace Antecedentes de

Habilitación General

4. Seleccione los documentosindispensables para habilitación

5. Presione el botón GUARDAR.

ANTECEDENTES DE HABILITACIÓN

GENERAL




Habilitación de trabajadores

25

HABILITAR TRABAJADORES1. Vaya a la pestaña HABILITACIÓN

2. Sitúese en la sección HERRAMIENTAS

3. Seleccione a los trabajadores

4. Haga clic en el enlace Habilitar

RECHAZAR TRABAJADORES1. Vaya a la pestaña HABILITACIÓN


3. Seleccione a los trabajadores

4. Haga clic en el enlace Rechazar




Autorización de Pagos

Permite tener un panel de control con la autorización de pago de loscontratitas basado en el estado de la documentación exigida para este fin.

De esta forma podrá visualizar en forma de semáforo la autorización del pago.

Principales acciones:

1. Configurar documentos indispensables para pago

2. Control de pago por empresa

26

Configurar documentos indispensables




Configurar documentos indispensablespara pago

1. Vaya a la pestaña CONTROL DE PAGO

2. Haga clic en Definir documentos indispensables para pago

3. Seleccione los documentos indispensables para pago


27

DEFINIR DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA PAGO (GENERAL)

1. Vaya a la pestaña CONTROL DE PAGO

2. Haga clic en el Definir documentos indispensables para pago por empresa

3. Seleccione el contratista específico

4. Seleccione los documentos indispensables para pago


DEFINIR DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA PAGO POR EMPRESA





Control de pago por empresa

1. Vaya a la pestaña CONTROL DE PAGO2. Haga clic en el Control de pago por empresa

3. Seleccione la empresa contratista (Si no selecciona aparecerán todos loscontratistas)

4. Seleccione el período

5. Presione el botón BUSCARSe le mostrarán dos opciones:

• Reporte unificado, este nos mostrará si se puede o no pagar

– Si selecciona VER DETALLE, mostrará en que estado esta el documento

• Muestra reporte por mes, este nos mostrará en detalle en que estado esta cadadocumento

• Para que el documento nos de permiso de pago los documentos respectivos debenestar en estado APROBADO

• Estados:

– Verde: Autorizado para pago

– Rojo: NO autorizado para pago

28

CONTROL DE PAGO POR EMPRESA





Control de Acceso

Permite controlar el ingreso de los trabajadores sub contratados a las

instalaciones de la empresa basado en el estado de la documentación exigidapara este fin.

Principales acciones:

1. Configurar los antecedentes indispensables

2. Consultar los permisos de ingresos

3. Otorgar permisos a trabajadores

29





1. Vaya a la pestaña CONTROL DE ACCESO


3. Seleccione Definir documentos indispensables

4. Seleccione los antecedentes que definirá como

indispensable


30

CONFIGURAR LOS ANTECEDENTES INDISPENSABLES GENERALES








3. Seleccione Definir documentos indispensables por empresa

4. Seleccione el tipo de antecedente y la empresa contratista

5. Presione el botón BUSCAR

6. Seleccione los antecedentes que definirá como indispensable


31

CONFIGURAR LOS ANTECEDENTES INDISPENSABLES POR EMPRESA





Trabajo sistemático

1. Vaya a la pestaña CONTROL

DE ACCESO

2. Sitúese en la sección

INFORMES

3. Haga clic en el enlaceConsultar permisos de

ingreso

4. Haga clic en el botón

INGRESO O SALIDA

5. Ingrese el RUT del trabajador

a consultar


32

CONSULTAR LOS PERMISOS DE ACCESOS



3. Haga clic en el enlace Otorgar permisos a

trabajadores

4. Ingrese el RUT del trabajador a consultar


6. Seleccione la “Acción”

1. Autorizar: Autoriza el ingreso al

trabajador2. No Autorizar: No autoriza el ingreso

al trabajador

3. Sistema La decisión es tomadapor el sistema


OTORGAR PERMISOS A TRABAJADORES





OTROS CONTROLES

33

Informe de cumplimiento por




Informe de cumplimiento porcontratista

34

Entrega un resumen general del cumplimiento de los contratistas, además de

entregar un detalle de los antecedentes solicitados a las empresas

contratistas.



CONTRATISTAS

3. Seleccione el Link Informe de

cumplimiento por contratista

4. Seleccionar el botón de

ALARMA del contratista aconsultar

5. Seleccionar periodo a consultar

INFORME DE CUMPLIMIENTO


l d




Cumplimiento de tareas por usuario

1. Vaya a la pestaña INFORMES2. Sitúese en la sección

ANTECEDENTES

3. Seleccione el Link

“Cumplimiento de tareas por

contratista”

4. Seleccionar periodo a consultar


35

CUMPLIMIENTO DE TAREAS

Entrega el cumplimiento de las tareas que deben realizar los usuarios de la

empresa mandante y de las empresas contratistas:

Mandante Revisar Documentos

Contratistas Entregar los documentos


C l F h d i i




Control Fecha de vencimientos



ANTECEDENTES

3. Seleccione el Link Antecedentesvencidos

4. Puede seleccionar:

1. Categoría

2. Tipo / Nombre3. Vencidos entre


36

ANTECENDENTES VENCIDOS ANTEDENTES PRONTOS A VENCEN

Entrega una información detallada de cada uno de los antecedentes que se

encuentran vencidos o próximos a vencer.



ANTECEDENTES3. Seleccione el Link Antecedentes

prontos a vencer

4. Puede seleccionar:

1. Categoría2. Tipo / Nombre

5. Ingresar “Vencen en los próximosdías”



I f ió d



Información de contacto

Contacto Servicio al Cliente

Teléfono: Mesa central: (+562) 2864-5508

Correo electrónico: [email protected]

Sitio Web: www.pronexo.cl

Dirección: La Concepción 81, of. 1304, Providencia, Santiago

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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