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PROCESO DE PROMOCIÓN DE CURSO 18 de Marzo 2015

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PROCESO DE PROMOCIÓN DE

CURSO

18 de Marzo de 2015

EL PROCESO DE PROMOCIÓN ................................................................................. 2

1. Introducción ......................................................................................................... 2

2. Operativa .............................................................................................................. 2

1. Crear el calendario del curso siguiente ......................................................................... 2

2. Ajustar la configuración del curso siguiente .................................................................. 3

3. Promocionar el currículo ............................................................................................... 3

4. Promocionar los alumnos .............................................................................................. 4

5. Promocionar las prematrículas ...................................................................................... 5

6. Realizar los últimos retoques de configuración ............................................................. 7

7. Promocionar los datos de gestión económica. ............................................................. 7

8. Cambiar el curso escolar activo .................................................................................... 8

3. ¿Cómo matricular los nuevos alumnos? ........................................................... 9

4. ¿Cómo facturar conceptos del curso que viene a alumnos de este curso? . 11

5. ¿Qué pasa si un alumno ya promocionado finalmente repite curso? ........... 12


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EL PROCESO DE PROMOCIÓN

1. INTRODUCCIÓN

El proceso de promoción de curso de la plataforma Educamos clona automáticamente la configuración de la plataforma en el curso siguiente, de manera que el usuario sólo tendrá que realizar manualmente pequeños ajustes.

Para este proceso se dispone en el Módulo de utilidades de la opción Promo-ción.

Es muy importante seguir el orden de acción de la operativa marcado en este documento para asegurar que todo el proceso se realiza con éxito.

2. OPERATIVA

Para realizar la promoción de curso hay que seguir los siguientes pasos:

1. CREAR EL CALENDARIO DEL CURSO SIGUIENTE

Al pulsar en el botón Crear calendario (Utilidades / Promoción), automáticamen-te se replicará en el curso siguiente la configuración de la plataforma:

a. Módulo de Configuración de centro: Datos de centro, Festivos, Horarios, Niveles educativos, Profesores, PAS y Externos.

b. Módulo de Evaluación: Evaluaciones, Sistemas de calificación, Obser-vaciones, Coordinación.

c. Módulo de Gestión económica: Configuración.

d. Módulo de Utilidades: Filtros (se trasladará la estructura y los alumnos asociados) e Incidencias.


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2. AJUSTAR LA CONFIGURACIÓN DEL CURSO SIGUIENTE

Una vez creado el calendario, se puede acceder a él desde el control de cambio de curso escolar para realizar los ajustes pertinentes en toda la configuración que se ha copiado: modificar los tutores de las clases, fechas de evaluaciones, etc.

3. PROMOCIONAR EL CURRÍCULO

Al tratarse de un elemento fundamental de la configuración del curso, los currículos de las clases, no se clonan automáticamente al crear el nuevo calendario. El usua-rio puede realizar la promoción manualmente y decidir qué clases desea promo-cionar exactamente.

Para promocionar el currículo basta con pulsar en el botón Promocionar de la pestaña Procesos. Al promocionar se copiará al completo la configuración del cu-rrículo (materias, submaterias, objetivos, profesores, franjas, vínculos, bancos de observaciones, y pesos de las evaluaciones)


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4. PROMOCIONAR LOS ALUMNOS

Una vez promocionados los currículos se deben promocionar los alumnos. Para ello en la pantalla hay que:

1. Seleccionar y activar el curso desde el que queremos migrar los alumnos en la pestaña Curso activo (Módulo de utilidades / Promoción / Curso activo) y asegurarse que tiene activada la opción Permite migrar

1. Selecciona el nuevo curso

2. Elige la clase

3. Pulsa el botón “Promocionar “

4. Marca las materias

5. Pulsa el botón “Promocionar currículo”


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Esta opción de Permite migrar deberá estar activada siempre que se quiera tener la posibilidad de pro-mocionar alumnos y currículos sobre el nuevo calendario

2. Desde la pestaña de promoción de alumnos (Módulo de utilidades / Promo-ción / Alumnos), basta con pasarlos a la clase donde estarán el curso que viene.

Los alumnos que terminan su enseñanza en el colegio durante el curso actual o que abandonan el colegio al final de curso, por ejemplo alumnos que titulan de 2º de Bachillerato, no hay que promocio-narlos al nuevo calendario.

No hay ningún problema en promocionar los alumnos antes de cerrar la evaluación. Se pueden promocionar los alumnos al siguiente curso, para por ejemplo realizar factura-ciones referentes al próximo curso. Mientras tanto en el curso actual se pueden ir re-gistrando las calificaciones de los alumnos cuando se vayan completando las evalua-ciones.

5. PROMOCIONAR LAS PREMATRÍCULAS

El proceso de prematriculación consistirá en indicar la clase definitiva en la que se incluirán los alumnos prematriculados y traspasar a la clase correspondiente del si-guiente curso escolar, a los alumnos reinscritos, para realizar este proceso se deberán seguir los siguientes pasos:

2. Selecciona la clase de origen

3. Selecciona la clase del curso de des-tino

4. Pulsa en “Traspasar”

1. Selecciona la etapa


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Una vez creado el calendario del nuevo curso escolar se mostrarán dos pestañas:

Pestaña Alumnos: servirá para promocionar las reinscripciones confirmadas

Pestaña Prematriculaciones: servirá para promocionar las solicitudes de prematriculación confirmadas

En ambas pestañas se seleccionará la clase de destino a la que se incorporarán los alumnos en el próximo curso y se pulsará la flecha para trasladarlos.

Podemos establecer un filtro para visualizar rápidamente las solicitudes o las reins-cripciones confirmados marcando el check ‘ver confirmadas’

2. Selecciona la clase de origen

4. Selecciona la clase del curso que viene

5. Pulsa en “Traspasar”

1. Selecciona la etapa

3. Selecciona los alumnos


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6. REALIZAR LOS ÚLTIMOS RETOQUES DE CONFIGURACIÓN

Después de promocionar los alumnos se puede completar la configuración reali-zando la asignación de alumnos a las materias (Módulo de evaluación / Asigna-ción).

Si se dispone del Módulo de horarios de la plataforma Educ@mos no es necesario realizar manual-mente ni la configuración de los horarios ni su aplicación. Estos procesos se pueden realizar automá-ticamente desde el Módulo de horarios.

7. PROMOCIONAR LOS DATOS DE GESTIÓN ECONÓMICA.

Al realizar el proceso de promoción se traspasará de forma automática toda la in-formación referente a la definición de:

Ordenantes

Periodos: En caso de los periodos se traspasarán los ya existentes añadiendo un año más. (Ej. Mayo13-Mayo14)

Tipos de IVA

Descuentos y Becas: en caso de existir variación en la cuantía el centro deberá actualizarlo manualmente.

Agrupaciones

Conceptos: El centro únicamente deberá actualizar las cuotas de los concep-tos, en caso de que existan diferencias.

El único aspecto que no se clona de manera automática es el referente a la asig-nación de los alumnos a los conceptos, el centro deberá realizar este proceso si-guiendo los siguientes pasos:

1. Situarse en la opción Asignación, pestaña General (en el nuevo curso escolar)


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2. Pulsar el botón Importar. Con esta opción se puede copiar la asignación de alumnos de un concepto de un curso escolar anterior.

Para que esta opción se pueda ejecutar es necesario que los alumnos estén promocionados al nuevo curso escolar.

3. A continuación seleccionar el curso escolar de origen (Ej. 2012-2013) y el concepto del que se quieren recoger las asignaciones y pulsar aceptar.

8. CAMBIAR EL CURSO ESCOLAR ACTIVO

Cuando se ha completado la configuración de toda la plataforma y llegado el mo-mento del nuevo curso, hay que cambiar el curso escolar activo. Desde ese mo-mento los usuarios que accedan a la plataforma lo harán en el nuevo curso.

Aunque se cambie de calendario activo se puede continuar realizando la promo-ción de los distintos elementos si se mantiene activada la opción Permite migrar.

Pulsa la op-ción Importar

Selecciona el curso escolar de origen

Selecciona el concepto

Pulsa Aceptar


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Los alumnos (y por extensión sus familias) que no hayan sido promocionados al nuevo calendario no podrán acceder a la plataforma, una vez que se active el nuevo calendario.

3. ¿CÓMO MATRICULAR LOS NUEVOS ALUMNOS?

Para dar de alta los nuevos alumno que comenzarán en el centro en el curso que vie-ne, hay que seguir los siguientes pasos:

1. Colocar la plataforma en el curso 2013/2014.

2. Acceder a la pantalla de gestión de alumnos (Módulo de configuración de centro / Usuarios / Alumnos) y pulsa en el botón Crear usuario.

3. Rellenar la ficha y pulsar en Guardar y siguiente o Guardar y cerrar si es el último alumno que vas a dar de alta.


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Al dar de alta un alumno hay que incluir los datos de sus tutores. Si el alumno ya tiene hermanos en el centro al pulsar en el botón Buscar hermanos, el sistema buscará entre los demás alumnos del centro aquellos en los que coincidan ambos apellidos. Al elegir uno de los propuestos el sistema creará la relación de hermano entre ambos alumnos y rellenará los datos de los tutores.


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Si al dar de alta un alumno se rellenan los datos de los tutores, con usuarios que ya existen en la base de datos del centro, estos usuarios se duplicarán. Para evitar la duplicación de los usuarios hay que hacer la relación del alumno con sus hermanos a través del botón Buscar hermanos.

Si al dar de alta un alumno, uno de sus tutores ya existe en el centro, pero no tiene hermanos con los que relacionarlo (porque, por ejemplo son hermanos solo de madre, y no hay ningún alumno con el que coincidan los dos apellidos), no hay que introducir los datos de ese tutor que ya existe en la base de datos, para no duplicarlo. Una vez creado el nuevo alumno, se puede relacionar con el tutor que ya existe en la base de datos a través de su ficha de alumno, en la pestaña Datos familiares.

Una vez que ya estén los alumnos matriculados (aunque se coloquen en una clase de manera provisional) se les puede facturar cualquier concepto, desde el módulo de ges-tión económica. Si posteriormente se cambian de clase, todos los recibos generados se mantendrán sin problema alguno.

4. ¿CÓMO FACTURAR CONCEPTOS DEL CURSO QUE VIENE A ALUMNOS DE ESTE CURSO?

Para facturar conceptos imputables al nuevo curso a los alumnos que ya están en el curso actual en el centro, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Promocionar los alumnos al curso que viene. Se puede promocionar a todos los alumnos aunque no se haya cerrado la evaluación y no se conozca la clase definitiva en la que van a estar. Posteriormente desde su ficha se les puede cambiar a la clase definitiva.

2. Colocar la plataforma en el curso 2013/14.

3. Realizar las imputaciones y la facturación siguiendo el procedimiento habitual.


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5. ¿QUÉ PASA SI UN ALUMNO YA PROMOCIONADO FI-NALMENTE REPITE CURSO?

Si se decide que un alumno repite curso, y ya está promocionado a un nivel educativo superior, basta con acceder a su ficha y cambiarlo de clase a la del nivel educativo correspondiente.

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