project management dia 8 - uap

8/9/2019 Project management dia 8 - UAP

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GESTIN DE ADQUISICIONESGESTIN DE ADQUISICIONES

Miguel Robles Garca


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EL Objetivo de la Gestin de

Adquisiciones

Adquirir bienes y servicios a organizacionesexternas, que permitirn desarrollar y

alcanzar los objetivos del proyecto

Adquirir bienes y servicios a organizacionesexternas, que permitirn desarrollar y

alcanzar los objetivos del proyecto


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Temas

Concepto de abastecimiento Qu es comprar bien Oportunidades de mejoramiento

Consolidacin de compras

Comercio electrnico

Desarrollo de proveedores

Planificacin de compras y gestin de inventarios

Conclusiones


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La funcin de abastecimiento (1/2)

Tradicionalmente Disponer de los bienes y servicios que son requeridos por

las reas usuarias en forma oportuna y al menor precioposible

Consecuencias Orientacin al precio

nfasis fuertemente operativo (se busca eficiencia interna)

Enfoque de corto-plazo

Relacin competitiva con proveedores Liderado por los usuarios


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La funcin de abastecimiento (2/2)

Actualmente Minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una

institucin para el cumplimiento de su misin

Consecuencias No slo importan los precios, sino tambin la pertinencia,

oportunidad y calidad de los requerimientos

Carcter estratgico

Enfoque de largo plazo

Relaciones de colaboracin con proveedores Liderazgo desde el rea de abastecimiento


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Objetivo del abastecimiento Eficiencia en las compras- Enfoque de costo integral

Transparencia Auditabilidad y trazabilidad Visibilidad

Calidad Producto Servicio Desarrollo de proveedores

Innovacin Optimizacin del uso de recursos

Anlisis de gastos Soporte a usuarios


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Qu significa comprar bien?


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Ver el bosquePrecio

UnitarioNivel de

actividad

Alto

Bajo

Bajo

Alto

Mejorar

negociacin

Agilizar

procesos

Consolidar

demanda


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Focalizar estrategias (1/2)

Directas

MRO Operacin

Inversin

Infraestructura

EquipamientoProyectos

Insumos deproduccin

Materiales y

servicios deuso comn

MantencinReparacin

Operaciones

Clasificacin de las comprasClasificacin de las compras


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Focalizar estrategias 2/2

(+)


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Principales consideraciones de la

Gestin de AdquisicionesEs analizada desde la perspectiva del comprador con el proveedor

del bien o servicios (contratista, vendedor o proveedor)

El Proveedor, usualmente organiza su trabajo a manerade un proyecto

El cliente del proveedor es El Comprador (su

principal cliente)

Los trminos y condiciones del contrato (O/C), son data

de entrada para el trabajo del proveedor


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Principales Procesos de la Gestin

de Adquisiciones Planificacin de las Adquisiciones

Planificacin de la Bsqueda de

Proveedores Bsqueda de Proveedores

Seleccin de Proveedores

Administracin del contrato Cierre del Contrato


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Planificacin de las

Adquisiciones.. Determinacin de qu adquirir ycundo

Determinar aquellas necesidades del proyecto que tendrn

que ser realizadas o producidas por un tercero (producir ocomprar hecho)

Estas definiciones deben ser realizadas desde la elaboracin

del Alcance (qu, a quin, cuando y cuanto comprar).

Integrando al equipo de trabajo a los principales

participantes (o especialistas)


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Planificacin de las

AdquisicionesSe requiere: Enunciado del Alcance: necesidades del proyecto y

estrategias para conseguirlas Descripcin del producto o servicio requerido Personal necesario para realizar las adquisiciones:

Dpto. de Compras o Logstica de la empresa o lorealiza el equipo del proyecto

Analizar el mercado de proveedores, identificandodisponibilidad


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Planificacin de las

AdquisicionesTcnicas usadas:

Hacer o Comprar: se debe analizar el uso final del activo fijo

(por ejemplo un computadora) y los costos reales de comprar Juicio de Expertos: consultar otras reas de la organizacin,

consultores, asociaciones de profesionales, cmaras, etc. Formas de Comprar: Un producto, entonces O/C

estipulando las condiciones. Un servicio, entonces pagas

honorarios por el trabajo realizado, cubriendo la empresa losgastos para lograr el objetivo. Mezcla de los dos (ejemplo:servicio de mantenimiento de equipo)

PMIPMI


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Planificacin de las

AdquisicionesQue se obtiene de la Planificacin?:1. Plan de gestin de las adquisiciones

Compras a realizarse a lo largo del cronograma del

proyecto Quien realizar las compras: el Dto. Compras o el equipo

del proyecto

1. Enunciado del Trabajo Descripcin de lo que se va adquirir con suficiente

detalle. Cmo el servicio de reparacin de motor debeespecificar las caractersticas del motor y el problema, si elusuario debe interactuar con el proveedor debeindicarse.O como una obra de construccin.


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Proveedores..Tener listos los documentos para buscar a los proveedores...

Lo ms importante:

Tener listo los documentos que describen elproducto o servicio a adquirir

Tener el Cronograma indicando cuando se debe

empezar el proceso de compra Tener a la mano las fuentes de Proveedores

Definir los criterios de evaluacin y seleccin


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Proveedores Se debe lograr estandarizar la descripcin del producto o servicio a comprar...

De la Base de Datosdel Sistema

Logstico de laEmpresa

(data histrica o

catlogo)

De la Base de Datosdel Sistema

Logstico de laEmpresa

(data histrica o

catlogo)

Si no se puedeestandarizar,

indicarhabilidades,

negociar intereses

comunes

Si no se puedeestandarizar,

indicarhabilidades,

negociar intereses

comunes

COTIZACINCOTIZACIN PROPUESTAPROPUESTA


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Proveedores Tener indicado en el cronograma cundo comprar...CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADFECHA

INICIO

FECHA

FIN

Reuniones con los directivos 15-May-05 20-Jul-05

Definicin de problemas principales 15-May-05 20-Jul-05

Elaboracin del programa de mantenimiento 21-Jul-05 31-Oct-05

Fase 1: Dignositico de problemas frecuentes 21-Ju l-05 1-Ago-05

Fase 2: Determinacin de causas 1-Ago-05 10-Ago-05

Fase 3: Contratacin Externa de Servicios Mantenimiento 21-Jul-05 10-Sep-05

Fase 4: Realizacin del Mantenimiento y Cambio de

partes a equipos10-Sep-05 30-Sep-05

Fase 5: Prueba de resultados 1-Oct-05 10-Oct-05

Fase 6: Elaboracin del programa de mantenimiento 10-Oct-05 31-Oct-05

Pruebas y Correciones necesarias al programa 31-Oct-05 30-Nov-05

Aceptacin del Programa por todos los participantes 1-Dic-05 5-Dic-05


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Proveedores Fuentes de Proveedores

Base Datos dela Empresa-SistemaLogstico-

Base Datos dela Empresa-SistemaLogstico-

Gua Especializadade Proveedores

Pginas Amarillas

Revistas, Referencias, Internet,etc

Revistas, Referencias, Internet,etc


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ProveedoresDefinir Criterios de Evaluacin y Seleccin

Precio vs. Calidad

Considerar, detalles como si esoriginal el repuesto (o alternativo),

servicio de mantenimiento o post-

venta (garanta del trabajo o producto),

experiencia del proveedor, respaldo de

la empresa (solidez), disponibilidad

del producto (plazos de entrega)


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Bsqueda de Proveedores

El principal objetivo es conseguir las propuestas

Fuente Cotiza

Dar tiempo para laabsolucin de consultas

sobre el requerimiento Especificar en la

Solicitud de Cotizacin,

que debe contener la

propuesta: precios sin

igv, plazo, forma de de

pago, descripcin del

producto, procedencia,

garanta, etc.

Dar tiempo para laabsolucin de consultas

sobre el requerimiento Especificar en la

Solicitud de Cotizacin,

que debe contener la

propuesta: precios sin

igv, plazo, forma de de

pago, descripcin del

producto, procedencia,

garanta, etc.


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Seleccin de Proveedores

Recepcin de las propuestas y aplicacin de los criterios de evaluacin

Separa la evaluacin tcnica de

la evaluacin por precio (cuando

el producto no es losuficientemente estndar en el

mercado)

Como producto de la evaluacin

se puede disgregar la cotizacin,

comprando a distintosproveedores

Realizar un cuadro resumen de

las propuestas - muy til para la

evaluacin -


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Administracin del contrato

Recordar que la Orden de Compra es un acuerdo legal(contrato) entre dos partes.

Considerar apoyo del Dpto. Finanzas para las formas depagos como cartas de crdito, transferencia bancarias, ocrditos especiales de pago.

Trabajar en conjunto con Recepcin de mercaderas para

la plena satisfaccin del usuario. Si el proyecto se manejade manera independiente, revisar lo recibido (muestreo otodo)

Asegurar que el proveedor cumplir con lo establecido en el contrato...


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Cierre del Contrato

Recepcin de Mercadera aceptada: puede serun documento que indique el cumplimiento de laO/C

Un trmino anticipado de un trabajo puedemarcar la finalizacin del contrato

Documento formal de Trmino del Contrato

(entre cliente y proveedor)


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Algunos consejos ...


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Competencias actuales de compras

Conocer visin y proyectos de la empresa Inventario proyectos urgentes e

importantes Anlisis de estructuras de costos de

productos y de mercados

Entender la tecnologa de los productos Penetracin mercado proveedores

mundial Dominio de criterios de Seleccin y

diagnstico de proveedores Perfeccionamiento de su capacidad de

negociacin con los proveedores Rol integrador de compras en la empresa


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Nueva misin del comprador

Comportarse como centrode beneficio antes quecomo centro de costos

Actuar indistintamente enlos planos tcnico,comercial, industrial yadministrativo

Amplia comunicacin conlas otras funciones de laempresa

Trabajar y desarrollarcostos objetivos (CCO)


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Objetivos de la negociacin

Normalmente podemos dividirlos endos tipos:

Negociacin para la compra:

Objetivos de precio, calidad,transporte, servicio del proveedor,plazos de entrega, y demsparmetros que pueden interveniren la decisin de compra.

Negociacin para la apertura de unmercado:Objetivos de bsqueda ycalificacin de nuevos proveedores


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Objetivos relativos a la compra

1. Evaluacin delresultado

Mtodo ponderado Mtodo grfico

2. La valoracin de losProveedores

Desglose de precios detodas sus prestaciones

Mejores condicionescomerciales

para fijar objetivos de negociacin, se comparan las ofertas de losproveedores en competencia , y solo entonces se seleccionan los parmetros

mas apropiados...


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Anlisis Mtodo Grfico

PRECIO

CALIDADSERVICIO

PLAZO

11

1221

25

31

33

36

4842

41

1 : PRECIO

2 : PLAZO

3 : CALIDAD

4 : SERVICIO

1.1 : DESGLOSE DEPRECIOS1.2 : NIVEL VSCOMPETENCIA1.3 : CONDICIONES DEPAGO

2.1 : EXTENSIN,PRRROGA2.2 : RESPETO PLAZOFIJADO2.5 : BONOS MENOR PLAZO

3.1 : NIVEL DE CALIDAD

3.3 : ASEGURAMIENTO3.6 : FIABILIDAD

4.1 : NIVEL CALIDAD/PRECIO4.2 : NIVELCANTIDAD/PLAZO

4.8 : SERVICIO POST VENTA

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Mtodo Ponderado:Anlisis de las Ofertas

CLAUSULAS PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

PRECIO 1 000 000 1 060 000 1 040 000

PLAZO 3 SEMANAS DISPONIBLE 10 SEMANAS

CALIDAD REGULAR BUENA INSUFICIENTE

TRANSPORTE FRANCO 5% PRECIO 3,5% PRECIO

GARANTA 1 AO 6 MESES 8 MESES

PAGO 90 DAS 30 DAS 90 DAS

STOCK SEG. 80% 100% 40%


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Mtodo Ponderado:Valorizacin de las Ofertas

CLAUSULAS PONDERADO PROVEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

PRECIO 20 20 14 16

PLAZO 15 12 15 5

CALIDAD 30 24 30 18

TRANSPOR 8 8 0 0

GARANTA 10 10 4 6

PAGO 5 5 0 5

STOCK SEG. 7 6 7 4

PENA 5 0 0 0

NOTA 100 90 72 54


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Comercio electrnico


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Mercados electrnicos

Mejor acceso a losMejor acceso a losproveedoresproveedores

Menores costosMenores costosadministrativosadministrativos

Ms transparenciaMs transparencia

Mayor competitividadMayor competitividad

Reduce costos de negociosReduce costos de negocioscon gobiernocon gobierno

Mayor visibilidadMayor visibilidad Menos erroresMenos errores

Menos retrasos de pagosMenos retrasos de pagos

Portal de CompraPortal de Compra

Inst

it

uc

iones

Pr

ov

ee

do

res


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Adopcin del comercio electrnicoProcesos-Medio de Transporte-Producto

Rediseo de procesos

Adecuacin de normativa y procedimientos

Proyecto tecnolgico interno

Incorporacin de TIC

Integracin


Incorporacin de proveedores crticos

Gestin del cambio

Adopcin de nuevas prcticas en las personas


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Consolidacin de compras

Impacto de los contratos marco en lagestin de las Instituciones


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Beneficios de la consolidacin decompras

Descuentos por volumen

Simplificacin de los procesos

Focalizacin de los recursos a procesos de mayorvalor agregado

Indicador Impacto

Reduccin precios 5% - 20%Reduccin costo administrativo 30% - 50%

Reduccin de tiempo de ciclo Ms de 50%

Reduccin de inventarios 30%


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Dimensiones de la consolidacin

Instituciones

Tiempo

Rubros / tems

Ms que una actividad puntual, la consolidacin

de compras ofrece un camino de desarrollo en el tiempo


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Los proveedores como una fuente devalor para las Instituciones


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Principios para mejorar la relacin conproveedores

Preservar la competitividad y transparencia de losprocesos de contratacin

Generar instancias y canales formales parapromover la colaboracin

Establecer relaciones de largo plazo

Apoyar el desarrollo de los proveedores

Buscar soluciones de beneficio mutuo(win-win)


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mbitos de Generacin de Valor

Innovacin y desarrollo Cmo poner el conocimiento del proveedor al

beneficio de las instituciones

Negociacin Cmo promover la transparencia y la

competitividad de los procesos de negociacin

Ejecucin logstica Cmo reducir los costos de coordinacin y

optimizar la cadena logstica


43/43

FINFIN

Muchas GraciasMuchas Gracias

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