project management dia 5 - uap

Project Management-Moderno

PMBOK

Miguel Robles García

GESTIÓN DE TIEMPOS DEL PROYECTOGESTIÓN DE TIEMPOS DEL PROYECTO

Project Management-Moderno PMBOK

Gestión de Tiempos del Proyecto

• La Gestión de Tiempos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la ejecución del proyecto en el tiempo fijado.

• Incluye los siguientes procesos:– Definición de Actividades,

ejecución de las actividades que permitirán lograr los entregables

– Secuenciamiento de Actividades, relaciones de dependencia

– Estimación de la Duración de Actividades

– Desarrollo del Cronograma– Control del Cronograma

Definición de Actividades - Entradas

• Se requiere:– WBS (*)– Enunciado del Alcance(*)– Información histórica: de

actividades de proyectos similares - servirá como referencia

– Restricciones: en tiempo, recursos o costos

– Hipótesis: supuestos (*)– Juicio de Expertos (*)

(*) viene de la Definición del Alcance del Proyecto - Gestión del Alcance

6.1 Definición de Actividades6.1 Definición de Actividades

Entradas.1 Estructura detallada de trabajo.2 Enunciado del alcance .3 Información histórica.4 Restricciones.5 Hipótesis.6 Juicio de Expertos

Técnicas y Herramientas.1 Descomposición.2 Plantillas

Salidas.1 Lista de Actividades.2 Detalle de RespaldoActualizaciones de la estructura detallada del trabajo





Definición de Actividades - Técnicas y Herramientas

• Descomposición– Técnica similar a la usada

para la elaboración de la WBS

– La diferencia: WBS se realiza a nivel de entregables y ahora es a nivel de actividades

– Primero se hace la WBS, luego la Lista de Actividades

• Uso de Plantillas: el uso de listas de actividades de proyectos anteriores, sirve como guía.





Definición de Actividades - Salidas

• Lista de ActividadesLista de Actividades– Todas las actividades que van a

ser ejecutadas en el proyecto– Debería realizarse como una

extensión de la WBS, para no incluir actividades no necesarias

– Incluir descripción del trabajo que se realizará en cada actividad, servirá al equipo de trabajo

• Detalle de RespaldoDetalle de Respaldo– Documentación justificando todas

las hipótesis y restricciones identificadas

• Actualización de la WBSActualización de la WBS– El uso de la WBS como punto de

partida para identificar las actividades, permite descubrir que entregables faltaron indicar - afinamiento de la WBS

Visualización Jerárquica De la Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS)

WysockiWysocki

Regla General

Actividad X Nivel n

Nivel n+1Actividad X1 Actividad X2 Actividad X3

tareas tareas tareas

WysockiWysocki

Work Breakdown Structure

Adaptado de: Gray & Larson, 2003, Project Management, McGraw Hill

Seis Criterios para Verificar la Integridad de la Estructura de Descomposición del

Trabajo(WBS)

6. Asignación del trabajo es independiente

1. Estado/cumplimiento es medible

2. Eventos de Inicio/fin estén claramente definidos

3. La actividad tiene un entregable

4. Tiempo/costo fácil de estimar

5. Duración de la actividad está dentro de límites aceptables

WysockiWysocki


Secuenciamiento de Actividades

El Secuenciamiento de Actividades implica la identificación y documentación de relaciones lógicas entre actividades

Se suele usar técnicas manuales para proyectos pequeños, y softwares como el MS Project para proyectos grandes

6.2 Secuenciamiento de Actividades6.2 Secuenciamiento de Actividades

Entradas.1 Lista de Actividades.2 Enunciado del Producto.3 Dependencias obligatorias.4 Dependencias discrecionales.5 Dependencias externas.6 Hitos

Técnicas y Herramientas.1 Método de Diagramación por precedencia (PDM).2 Método de Diagramación con flechas.3 Métodos condicionales de diagramación .4 Plantillas de Red

Salidas.1 Diagrama de Red del proyecto.2 Actualización de la lista de actividades






• Entradas:Entradas:– D.O.:Realizar el diseño antes

que la construcción (obligatoria)

– D.D.: secuencias específicas, de acuerdo a pedidos (aún existan otras secuencias de realizar el trabajo), deben documentarse

– D.E.:dependencias con entes o actividades externas al proyecto. Por ejemplo: antes de comenzar una construcción puede ser necesario considerar aspectos ambientales.

– HITO: Indica el logro de una secuencia de actividades (en función de alguna meta o entregable alcanzado)

Entregables e Hitos

• Entregables– Tangibles, productos de un

trabajo verificable – Reportes, presentaciones,

prototipos, etc

• Hitos– Eventos o Logros significativos – Aceptación de un Entregable o

de una Fase completadas– Cruzes (prueba de conceptos) – Control de Calidad– Mantener al Equipo enfocado

(Marchewka)

WBS

Ejemplo de un Centro Comercial

Los hitos son los puntos mas importantes del proyecto

que le interesarán al cliente conocer

S.R.


Técnicas y Herramientas: • Método de diagramación

por Precedencia (PDM): cajas = actividades y flechas = dependencias entre actividades– Técnica se conoce como

actividad en el nodo (AON), y es el mas usado

– PDM puede hacerse manualmente o en computadora

– Son cuatro tipos de dependencia o relaciones de precedencias:

• Fin a Inicio• Fin a Fin• Inicio a Inicio• Inicio a Fin





Mas usado

Relaciones que no han consistentemente implementados.

Relaciones de Dependencia

El uso de estas dependencias en softwares puede arrojar resultados inesperados

Dependencias, no es otra cosa que la “relación que existe entre dos actividades” …Decir que la actividad B depende de la actividad A, significa que la actividad A produce un entregable que es necesario para el trabajo de la actividad B

Dependencias, no es otra cosa que la “relación que existe entre dos actividades” …Decir que la actividad B depende de la actividad A, significa que la actividad A produce un entregable que es necesario para el trabajo de la actividad B

WysockiWysocki

Diagrama de Red Lógica usando el Método de Diagramación por

Precedencia - Técnica del AON

INICIOINICIO

AA

BB

CC

DD

EE

FF

FINFIN

TÉCNICA DEL AON (Activity on Node): Técnica mas usada, en la práctica se realiza de forma manual o en computadora

Ejemplos: Actividad en el Nodo (Activity - on- Node)

precedido porA nadaB AC B

Y y Z X

Y y Z puede empezar al mismo tiempo si se desea

J, K, L pueden empezar al mismo tiempo si se desea

(necesario que ocurran simultaneamente)

Pero deben de completarse antes que M pueda

empezar

Z X e Y

AA X e Y

A B C

XY

Z

M

J

K

L

AAY

ZX



Técnicas y Herramientas: Técnicas y Herramientas: • Método de diagramación Método de diagramación

por Flechas (ADM)por Flechas (ADM)– Flechas = Actividades y

Nodos=dependencias– Técnica conocida como AOA

Activity on Arrow– Esta técnica que es menos

usada, usa sólo la dependencia de Fin-Inicio

– Debido a las limitaciones de esta técnica, se usa a veces actividades fantasmas para preservar la integridad del Diagrama





Esta técnica apareció antes que el AON

Diagrama de Red Lógica Dibujado usando el Método de Diagramación con

Flechas (AOA)

INICIO FIN

A

B

c

D

E

F

TÉCNICA DEL AOA (Activity on Arrow): Esta técnica usa actividades fantasmas o ficticias para indicar relaciones de dependencia, debido a la mismas limitaciones de la técnica.


Técnicas y Herramientas: Técnicas y Herramientas: • Métodos Condicionales de Métodos Condicionales de

Diagramación (GERT)Diagramación (GERT)– Esta técnica de Evaluación y

Revisión gráfica, permite graficar ramificaciones condicionales (apéndices a manera de diagramas de flujo)

– Ejemplo: la actualización de un diseño que únicamente se realiza cuando la inspección detecta errores

– Ni el Método de Diagramación por Precedencia (PDM) ni el de Diagramación por Flechas (ADM), permiten ciclos o ramificaciones






Técnicas y Herramientas: Técnicas y Herramientas: • Plantillas de Red:Plantillas de Red:

– Uso de proyectos completos o parte de ellos

– Esta partición conocida como Sub-Red, son útiles cuando un proyecto incluye características idénticas o casi idénticas

– Ejemplos: pisos de un edificio de oficina, los ensayos clínicos en un proyecto de investigación farmacéutica






Salidas: Salidas: • Diagrama de Red del Proyecto:Diagrama de Red del Proyecto:

– Son gráficos esquemáticos que muestran las actividades del proyecto y las relaciones lógicas (dependencias) entre ellas.

– Pueden hacerse manualmente o por medio de la computadora

– Debe adjuntarse un Resumen Narrativo, que describa el criterio de secuenciamiento, y cualquier secuencia inusual debe ser detallada (sustentada o explicada)

• Actualizaciones de la Lista de Actualizaciones de la Lista de ActividadesActividades– Al realizar el diagrama de red,

encontraremos actividades que deben ser divididas o redefinidas





Secuenciamiento de Actividades-SalidasSalidas

Diagrama de Diagrama de Red del Red del

ProyectoProyecto

+

Objetivo de Desarrollar las Objetivo de Desarrollar las Secuencias de las Secuencias de las

Actividades Actividades

Resumen Resumen NarrativoNarrativoINICIO

INICIO

AA

BB

CC

DD

EE

FF

FINFIN

1 2

Scheduling Tools & Methods

• Gantt Charts• Critical Path Method (CPM)• Program Evaluation and Review

Technique (PERT)• Time Boxes• Critical Chain

– (Theory of Constraints)

Realistic Estimating (Frame)

• Lots of reasons for poor estimates– inexperience, technical problems, changes optimists,

low-balling, politics

• Bottom-up cost estimating– rollup the WBS packages

• Top-down or Parametric estimating– from experience to complex models

Realistic Estimating (cont.)

• Which technique is better?– ideally use both– early on don’t have WBS so must use top-down– accuracy of top-down depends on

availability/quality of historical data– building complete WBS can be expensive, but

guesses can be even more costly

Work Package (Marchewka)

Deliverables and Milestones

• Deliverables– Tangible, verifiable work products– Reports, presentations, prototypes, etc.

• Milestones– Significant events or achievements– Acceptance of deliverables or phase completion– Cruxes (proof of concepts)– Quality control – Keeps team focused

The Project Planning Framework

Developing a Project Schedule

• Base documents– Project charter

– start/end dates (tentative), budget – Scope statement

– what will be done (& not done)

• Activity definitions– develop detailed WBS– plus supporting explanations to understand all work to be

done

Activity Sequencing

• Review activities & determine dependencies– Mandatory dependencies: inherent in the nature of the

work; hard logic– Discretionary: defined by the project team; soft logic– External: involve relationships between project and

external activities• Must Must determine dependencies to use critical path

analysis

Gantt Charts

• Created 1800• Standard format for displaying project schedules

– activities, durations, start/end finish dates displayed in calendar format

• Advantages– enforces planning– easy to create & understand– preferred for summary/exec-level information

Gantt Charts (cont.)

• Symbols include:– black diamond: milestones– Thick black bars: summary tasks– Lighter horizontal bars: tasks– Arrows: dependencies between tasks

• Bar Charts– Simplified version– Serve similar function

Sample Project Gantt Chart

Sample Tracking Gantt Chart

white diamond: slipped milestone

two bars: planned and actual times

Critical Path Method (CPM)

• Developed 1957• CPM diagram shows activities, durations, start/end

dates & sequencesequence in which they must be completed• Critical path for project is the series of activities that

determines the earliest timeearliest time by which project can be completed

• Critical path is longest pathlongest path through network diagram, has least (zero) slack or float

Muchas Gracias

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