programación de pagos manual operativo

Programación de pagos

Manual Operativo.

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Bogotá 2015

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Programación de pagos - Manual Operativo.

01 .09 .2015 Versión [4.6] Página. 2 de 84

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción Responsable

4.6 01/09/15 Generación del documento Diana Carolina Aguilar Heredia

4.6 24/09/15

Se añade para la funcionalidad Fdmoaoop la descripción del nuevo botón llamado detalle de la pre liquidación junto con las respectivas imágenes de la nueva ventana emergente.

Diana Carolina Aguilar Heredia

http://www.itc.com.co/





Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

_______________________

Diana Carolina Aguilar Heredia

Documentadora






CONVENCIONES.

(MA.PP.OP): Vinculo que referencia otro documento o manual, se encuentran agrupados por conjuntos de dos letras cada una. El primer conjunto corresponden al tipo de documento MA-manual. El segundo conjunto corresponde al módulo al que pertenece el documento de acuerdo a la siguiente nomenclatura:

AD - Administración y seguridad. CB – Conciliaciones Bancarias CC - Carteras Colectivas. CO – Contabilidad. CT – Contratos. FC – Facturación y Cartera. GC – Gestión Comercial. NF – Negocios Fiduciarios. NL – Normativo y legal. PI – Portafolios de Inversión. PP – Programación de pagos. PR – Presupuesto. RC – Riesgos y Cupos. RE – Recaudos SA – Sarlaft (Sistema de administración de lavado de activos y financiación del terrorismo). TE – Tesorería.

El último conjunto corresponde al área a la que pertenece el documento:

SO – Soporte. OP – Operativo. CO – Consultas. RE – Reportes. UT – Utilitario.






Contenido

1. PROGRAMACION DE PAGOS [MÓDULO] ............................................................................6

Introducción .................................................................................................................6

Mapa de procesos ........................................................................................................6

Objetivos del módulo ...................................................................................................6

Conceptos básicos ........................................................................................................7

Funcionalidades ............................................................................................................9

1.5.1 Programaciones ....................................................................................................9

1.5.1.1 Reg. Programación pago individual [Fdmogrmv] ..........................................9

1.5.1.2 Carga Programación Pago Masivo [Fdmocamv] ..........................................16

1.5.1.3 Modificación de Bases de Liquidación [Fdmomdbl] ...................................20

1.5.1.4 Preliquidar Orden de Pago [Fdmovaop] .....................................................23

1.5.1.5 Grabar Instrucción de Pago [Fdmoinpg] ......................................................31

1.5.1.6 Reg. Notas Créditos [Fdmontcr] ................................................................37

1.5.1.7 Registro de Descuentos Financieros [Fdmodsfn] ........................................40

1.5.1.8 Autorizar de Pago [Fdmoaoop] ...................................................................43

1.5.1.9 Definir Valor en Moneda Extranjera [Fdmodvme] ......................................49

1.5.1.10 Solicitud Devolución IVA [Cpmosciv] ...........................................................52

1.5.1.11 Solicitar Fondeo Pago Orden Operación [Fdmosofo] ..................................55

1.5.1.12 Generar Fondeo [Fdmogefo] .......................................................................59

1.5.1.13 Cargue Inicial de Movimientos [Fdmocami] ................................................61

1.5.1.14 Autorizar Devolución de IVA [Cpmoausi] ....................................................65

1.5.1.15 Cargar Archivos Masivo Integral [Fdmocgpq] .............................................68

1.5.2 Novedades ..........................................................................................................70

1.5.2.1 Marcar Instrucción sin Causación de Pago [Fdmocaus] ..............................71

1.5.2.2 Desautorizar Orden de Pago [Cpmoauto] ...................................................74

1.5.2.3 Anular Orden de Pago [Cpmoanor] .............................................................77

1.5.2.4 Cumplir Orden de Pago sin Tesorería [Cpmocost] ......................................79

1.5.2.5 Anular Cumplimiento Orden de Pago sin Tesorería [Cpmoancm] ..............82






1. PROGRAMACION DE PAGOS [MÓDULO]

Introducción

El módulo de Programación de Pagos, permite la radicación, generación, liquidación, afectación presupuestal y registro contable, de las órdenes de pago originadas por todos los compromisos adquiridos por la empresa, (contratos, servicios, compras, transferencias, órdenes de trabajo y/o servicios, etc.) en desarrollo de sus actividades.

Este módulo permite liquidar, manejar y controlar las cuentas por pagar de la empresa una a una (o de forma masiva), programando los pagos según la disponibilidad de efectivo que se posea en la entidad, los vencimientos pactados y los descuentos por pronto pago disponibles.

Así mismo proporciona información inmediata y confiable acerca de los compromisos vigentes y cancelados por beneficiario o en general.

Mapa de procesos

Figura 1. Proceso general programación de pagos

Objetivos del módulo

- Radicar, generar, liquidar, realizar afectaciones presupuestales y registros contables de las órdenes de pago adquiridas por la empresa.

- Liquidar, manejar y controlar las cuentas por pagar de la empresa.

- Programar los pagos según la disponibilidad de efectivo que se posea en la entidad.

- Proporciona información inmediata y confiable acerca de los compromisos vigentes y cancelados por beneficiarios o en general.






Conceptos básicos

- Prefijo: es una sucesión numérica que se registra delante del número de la factura, la cual permite un control muy efectivo sobre las transacciones realizadas en cada almacén o cada sucursal, puesto que lo facturado en cada uno de ellos se puede identificar y clasificar según el prefijo que se le haya asignado, algo bastante útil para la realización de informes contables, financieros y fiscales.

- Fondeo: Procedimiento administrativo mediante el cual una institución financiera a través de su tesorería se allega de recursos de corto o largo plazos para prestarlos a sus clientes.

- TRM:( Tasa representativa del mercado) es la cantidad de pesos colombianos por un dólar de los Estados Unidos .La TRM se calcula con base en las operaciones de compra y venta de divisas entre intermediarios financieros que transan en el mercado cambiario colombiano, con cumplimiento el mismo día cuando se realiza la negociación de las divisas. Actualmente la Superintendencia Financiera de Colombia es la que calcula y certifica diariamente la TRM con base en las operaciones registradas el día hábil inmediatamente anterior.

- GMF: El Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) es un impuesto indirecto del orden nacional que se aplica a las transacciones financieras realizadas por los usuarios del sistema. Su administración corresponde a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

- Rubro: Es un título, un rótulo o una categoría que permite reunir en un mismo conjunto a entidades que comparten ciertas características. Un rubro comercial es el sector de la actividad económica que engloba a las empresas que actúan en una misma área.

- Recurso: Los recursos económicos son los medios materiales o inmateriales que permiten

satisfacer ciertas necesidades dentro del proceso productivo o la actividad comercial de una empresa. Estos recursos, por lo tanto, son necesarios para el desarrollo de las operaciones económicas, comerciales o industriales. Acceder a un recurso económico implica una inversión de dinero: lo importante para que la empresa sea rentable es que dicha inversión pueda ser recuperada con la utilización o la explotación del recurso.

- Línea de negocio: es la clasificación o segmentación que se tiene sobre un producto, es decir, depende de la actividad que se desempeñe uno de ellos puede ser los tipos de cartera. Instrucción de pago: La instrucción de pago corresponde a un documento al cual se le notifica a la fiduciaria las formas en las que se efectuaran el pago de determinado dinero dando especificaciones concisas como lo son cuentas bancarias, sucursales, pagos en efectivo, cheques entre otros.

- Oper: La orden de operación es un documento que dispone de una ejecución futura de un pago donde se registra la información suministrada en la instrucción de pago para generar posteriormente la orden de pago

- Orpa: La orden de pago es un Documento en que se instruye al librado (regularmente el


http://definicion.de/empresa/

http://definicion.de/recursos-economicos/

http://definicion.de/empresa


http://definicion.de/inversion/






banco) para que pague con cargo a la cuenta corriente del girador una cierta suma de dinero a favor de un tercero

- Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

- Nota Debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.






Funcionalidades

1.5.1 Programaciones

1.5.1.1 Reg. Programación pago individual [Fdmogrmv]

Esta funcionalidad permite realizar registros individuales de los pagos tanto de ingresos como egresos que se le efectuaran a un fideicomiso, junto a esto usted debe registrar una fecha en la cual hará efectivo el pago, así como relacionar los soportes necesarios.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>REG PROGRAMACIÓN PAGO INDIVIDUAL

1.5.1.1.1 Datos de entrada

Figura 2. Datos de entrada registro de operaciones pago individual.

1.5.1.1.2 Precondiciones

- El usuario debe tener permiso a la funcionalidad de grabación de movimientos de Fideicomisos ubicada en la siguiente ruta: Programación de Pagos / Operativo / Registro Individual de Movimientos.

- El usuario debe estar en estado ‘Activo’






1.5.1.1.3 Pasos para el registro de programación de pagos individual

Figura 3. Grabación de movimientos fideicomisos

1. Información del fideicomiso: los datos que se deben ingresar son los siguientes:

- Oficina: Ingrese en este campo el código de la oficina desde la cual se genera la operación del fideicomiso.

- Fideicomiso: seleccione el negocio al cual se requiere registrar un pago de proyecto inmobiliario al que pertenece al fideicomiso, este campo se habilita solo en el caso de que el fideicomiso sea de tipo asociativo.

- Estructura: este campo es diligenciado por el sistema, indica la estructura de ingresos y egresos asignado al fideicomiso relacionado (este solo será un campo informativo el cual el sistema diligenciará con la información registrada previamente en el CORE)

- Tipo de movimiento: ingrese el tipo de movimiento que estará directamente vinculado con el pago del fideicomiso y que el sistema utilizará para generar los efectos contables correspondientes, este campo puede ser diligenciado mediante la lista de valores.

- Naturaleza: seleccione el tipo de naturaleza del movimiento ya sea egreso o ingreso según corresponda.

- Fecha del movimiento: Ingrese la fecha en la cual se realiza en movimiento del fideicomiso

- Vigencia devolución impuestos: Este campo se habilita cuando el tipo de movimiento se encuentra parametrizado para solicitar la vigencia respectiva; cuando corresponde a la devolución de impuestos del fideicomiso a grabar, el sistema procederá a activar éste campo para permitir el registro de la vigencia que le corresponde al impuesto.

- Fecha de pago: Ingrese la fecha en la cual el sistema puede aceptar el pago.

- Compart/Op Inv: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el compartimiento genérico o especifico de la cartera.






- Documento presupuestal a referenciar: Cuando el fideicomiso maneja presupuesto dentro del tipo de movimiento de fideicomisos, se debe definir el tipo de documento presupuestal del cual se valida el saldo, el documento de presupuesto a generar y el movimiento dentro del mismo. Aquí el sistema trae el tipo de documento que se parametrizó.

- Vigencia: Este campo se habilitará cuando el movimiento requiera referenciar un documento presupuestal, donde se le indicara la vigencia a la que pertenece el documento.

- Número: Ingrese el número de documento presupuestal que desea referenciar

- Adición: Ingrese el número de adición del documento presupuestal a referenciar.

- Saldo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor a saldar del documento presupuestal.

- GrMv: este campo es diligenciado por el sistema, indica el grupo de movimiento al que pertenece el tipo de movimiento presupuestal.

- No. Proc Bns: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de proceso de bienes asociados al fideicomiso.

- Documento contractual a referenciar: En caso de que el fideicomiso maneje contratos dentro del tipo de movimiento se deberá definir el tipo de documento contractual del cual se valida el saldo, el documento de presupuesto a generar y el movimiento dentro del mismo. Aquí el sistema trae el tipo de documento que se parametrizó.

- Número: ingrese el número del documento contractual.

- Período: este campo es diligenciado por el sistema, indica el período del documento contractual.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor por el cual se ingresó el soporte dentro del sistema; éste será diligenciado por el sistema.

- Tercero: ingrese el número de identificación del tercero beneficiario, en caso de que el tercero no esté relacionado en el sistema, se activará una ventana la cual le permitirá ingresar los datos básicos de este. Cuando éste pertenece al régimen simplificado el sistema valida el total de los pagos que se le han realizado y lo compara contra los topes máximos, en caso que estos se superen debe ir al módulo contable y modificar el régimen del mismo.

- Desc bases: Ingrese el descuento base que se le aplicara al movimiento.

- Rep.pag: este campo es diligenciado por el sistema, indica si el tercero tiene aprobado o no, el envío del reporte del pago al correo electrónico.

- Tp Reten: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de retención que aplica sobre el tercero (de acuerdo al régimen al que pertenezca el tercero).

- Ciudad: ingrese en que ciudad se realizó la operación asociada al movimiento

- Tipo. Doc: seleccione el tipo de documento al que le va a realizar el pago;

FA- factura: seleccione este tipo de documento si va a realizar la cancelación de una factura.

NC-nota crédito: seleccione este tipo de documento si va a realizar la cancelación de una nota crédito.






CC- cuenta de cobro: seleccione este tipo de documento si va a realizar la cancelación de una cuenta de cobro.

CO- comprobante contable: seleccione este tipo de documento si va a realizar la cancelación de un comprobante contable

NO- nomina: seleccione este tipo de documento si va a realizar la cancelación de un nómina.

- Num.Int: este campo es diligenciado por el sistema con el número del documento a procesar con el cual se encuentra registrado en el sistema.

- Ord.Cliente: Ingrese el número de la orden de cliente que se asociará a la grabación del movimiento.

- Observaciones: Ingrese las observaciones pertinentes del movimiento.

- No. Aprobación: este campo es diligenciado por el sistema, asignando un número, el cual ratifica la aprobación del movimiento.

- No Desembolso: este campo es diligenciado por el sistema con el número del desembolso en caso de que ya se haya hecho efectivo.

- No Obligación: Campo que corresponde la obligación o acreencia cancelada mediante el movimiento, y que se diligencia en caso que el movimiento sea para amortizar o cancelar una deuda del fideicomiso.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total del movimiento a grabar.

- Numero: este campo es diligenciado por el sistema con el número del movimiento.

- ¿Requiere confirmación telefónica?: En caso de que la operación necesite de confirmación telefónica notificando al cliente de los movimientos realizados y grabados podrá especificarlo en este campo.

2. Conceptos: ingrese la información en los campos para los conceptos.

- Código: ingrese los conceptos generados por los egresos a los cuales se les realizará el pago por el monto de la operación, estos conceptos varían de acuerdo a la estructura contable utilizada por el fideicomiso; Usted puede adicionar tantos registros dentro del bloque como sean necesarios. El sistema de forma automática presentará la descripción del concepto.

- Descripción: En el momento de ingresar el código del concepto el sistema le traerá en este campo la descripción correspondiente a éste.

- Valor total: Ingrese en éste campo el valor del pago para el respectivo concepto. Al finalizar el diligenciamiento se debe proceder a registrar las facturas que aplican al concepto.

- Valor Ejec Ppto: En este Campo se relaciona el monto que se acumulará al concepto en el presupuesto.

3. Documentos por pagar: ingrese la información solicitada de la factura.

- Prefijo: ingrese el prefijo de su factura, este campo sólo se habilitará en caso de que la factura maneje estos prefijos y cuando el tipo de movimiento se encuentra definido para solicitar facturas.






- Número: ingrese el número de la factura.

- Fec.Doc: ingrese la fecha en que se emitió la factura, estas siempre deberán estar en un rango inferior o igual a la fecha actual y el periodo de ésta debe estar abierto para la empresa en la que se registra la operación.

- Fec. Leg: ingrese la fecha en que se realizó la legación al documento por pagar.

- Fec. Vto: ingrese la fecha de vencimiento del documento por pagar.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor correspondiente del documento por pagar, por cada concepto se le pueden ingresar varios documentos el total de los mismos debe corresponder al valor total del concepto.

4. Presupuesto: los campos que debe diligenciar son los siguientes: - Área: ingrese el área de responsabilidad en la que se registrará el respectivo efecto

presupuestal del movimiento. - Rubro: Ingrese el código correspondiente a su rubro presupuestal, este campo solo aplica

cuando el fideicomiso tiene un presupuesto relacionado. - Recurso: Ingrese el código del recurso presupuestal afectado. - Valor: Ingrese el valor en que se afectará el presupuesto para el documento presupuestal

vinculado al tipo de movimiento. - Acreencia: Ingrese la respectiva acreencia al que le corresponde el pago o egreso, este

campo se habilita en caso de que el concepto escogido maneje acreencias. - Bien: ingrese el bien por el cual se está generando la operación, acá solo se podrán

ingresar los bienes que se encuentren asociados al fideicomiso. - Nro.: Ingrese el número de la deuda - Valor capital: este campo es diligenciado por el sistema con el valor del capital que será

amortizado con el pago. - Cuota: este campo es diligenciado por el sistema con el número de la cuota a cancelar. - Valor Interés: este campo es diligenciado por el sistema con el monto de los intereses

que se cancelaran con parte del pago que se efectuará.

5. Complementos los complementos son opciones adicionales que el sistema permite realizar dentro de la misma funcionalidad, algunos tienen funciones específicas y otros.

- Amortización Anticipos: seleccione este botón para consultar los flujos de los anticipos que se han efectuado.

- Cancelar: seleccione este botón para realizar la cancelación de la respectiva operación. - Procesar: seleccione este botón para registra la operación.

1.5.1.1.3.1 Creación de terceros

En el momento de ingresar el número de documento del tercero el sistema valida si se encuentra registrado en el sistema, si no lo está se activa la siguiente ventana que le permite ingresar la información básica del tercero.






Figura 4. Creación de terceros

1. Información del tercero: los datos que se deben ingresar en este paso son: - Tipo id: ingrese el tipo de identificación del tercero, para diligenciar este campo puede

usarse la lista de valores (F9). - Nit: ingrese el número de identificación del tercero, este campo toma el dato número

que ingreso el usuario en la pantalla anterior. - Dígito: este campo es diligenciado por el sistema con el dígito de verificación que es

calculado a partir del Nit. - Naturaleza: ingrese la naturaleza del tercero N-Natural, J-Jurídica, F-fideicomiso. - Tipo: ingrese el tipo de tercero para efectos de clasificación (Empleado, beneficiario, aux

General Etc.) - Nombres y apellidos: ingrese los respectivos nombres y apellidos del tercero a

relacionar, cuando la naturaleza del tercero es jurídica se debe ingresar la razón social en el primer nombre.

- Tipo Ret: ingrese el tipo de régimen contributivo al que pertenece el tercero (RC-régimen común, RS-régimen simplificado, GC-Gran contribuyente no auto retenedor, etc.).

- Actividad: ingrese la actividad económica que ejerce el tercero( estas actividades son definidas entro del módulo de carteras colectivas)

- Ciudad: Ingrese la ciudad de residencia del tercero - Dirección: Ingrese la dirección de residencia del tercero, el sistema puede activar el

asistente para diligenciamiento de direcciones, si en el módulo de sarlaft se encuentra parametrizado su manejo (Ver Sarlaft >> Soporte >> Parámetros Generales Sarlaft).

- Teléfono/Celular/fax: ingrese los números tanto de fijo, celular y fax correspondiente al tercero.

- Reportar a central de riesgos: ingrese si los movimientos asociados al tercero deben ser reportados a centrales de riesgo.

- Veri Info: Mediante este campo usted podrá especificar si desea que se realice la confirmación de la información consignada o no (V-verificar, N-No verificar).

- C. electroni: Ingrese el correo electrónico del tercero. - Retornar: seleccione este botón para retornar a la pantalla sin grabar al tercero. - Grabar: seleccione este botón para terminar la creación del tercero y confirmar la

información registrada diríjase a este vínculo y se finalizara la acción.






1.5.1.1.3.2 Movimientos

En el momento de registrar la operación el sistema abrirá la pantalla titulada “documentos generados” la cual le permitirá consultar el número de operación asociado al pago y los documentos presupuestales que se generaron para el control de la operación, en caso de que el tipo de movimiento lo exija.

Figura 5. Documentos generados

1. Movimiento: estos campos son informativos por los documentos generados. - Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción del

fideicomiso al que se le genero un documento presupuestal, este campo es dado por el sistema.

- Número: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del fideicomiso relacionado en el campo anterior.

2. Operación: estos campos son informativos por los documentos generados.

- Número: este campo es diligenciado por el sistema, corresponde al número de la operación realizada, de igual manera que los anteriores campos es traído por el sistema y no es modificable.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el monto de la operación.

3. Documento de presupuesto: estos campos son informativos por los documentos generados.

- VigDocu: este campo es diligenciado por el sistema con la vigencia que tendrá el

documento presupuestal generado de la operación. - TipoDoc: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo del documento

presupuestal generado. - Nro.Doc: este campo es diligenciado por el sistema con el número del documento

presupuestal generado. - Acta: este campo es diligenciado por el sistema, Indica el número asignado por el sistema

correspondiente al documento en donde se encuentran consignados los movimientos.






- Continuar: seleccione este botón para salir de la ventana actual de documentos generados.

- Doc. Presupuesto: seleccione este botón para ejecutar la consulta de documentos del módulo presupuestal.

1.5.1.1.3.3 Anticipos:

En esta pantalla generada por el sistema usted podrá indicar la forma y el concepto para realizar el registro de la amortización. En el momento que desee generar un anticipo debe cerciorarse de que la parametrización para realizar este proceso se haya realizado correctamente validando que usted está autorizado para tal proceso (ver soporte –tipos de movimiento), Toda la parametrización del anticipo va directamente ligada al concepto de pago.

Figura 6. Anticipos

1. Información del anticipo - Forma Amortiz: ingrese en este primer campo la forma en que el sistema generará la

amortización, los valores que le puede asignar a esa forma son amortización de :

Valor fijo: Esta opción permite amortizar un valor fijo que va a ser constante para cada operación.

Porcentaje sobre el valor: Esta opción permite ingresar el porcentaje sobre el cual se va a efectuar la amortización de la operación.

Valor manual.: Esta opción permite ingresar un valor al cual desea realizarle la amortización.

- Concepto Liquidación: ingrese el concepto por el cual se va a realizar la amortización - Valor, % ó cuota: Este campo se diligencia de acuerdo lo que haya indicado en la forma

de amortización, en caso que haya indicado valor fijo debe indicar el valor de cada pago, cuando haya indicado el porcentaje sobre el valor en este campo debe indicarse el porcentaje que se cancelara en cada una de las cuotas, y por último en caso que se indique valor manual, en este campo debe indicarse el valor correspondiente, el sistema calculara de forma automática el número de pagos.

1.5.1.2 Carga Programación Pago Masivo [Fdmocamv]

Esta funcionalidad permite realizar el cargue masivo de los pagos (tanto de ingresos como egresos) que se le efectuaran a un fideicomiso por medio de un archivo en formato XLS. En esta funcionalidad usted podrá detectan errores en la generación de pagos como los errores a nivel de terceros y beneficiarios, de igual manera en esta funcionalidad usted podrá reversar los cargues.






Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>CARGAR PROGRAMACIÓN PAGO MASIVO


Figura 7. Datos de entrada cargue movimientos masivos.


- El usuario debe tener permiso a la funcionalidad de grabación de cargue archivos pagos ubicada en la siguiente ruta: Programación de pagos/Operativo / Programaciones / Cargar Programación Pago Masiva.

- El usuario debe tener permiso sobre la oficina y fideicomiso, a referenciar en el proceso. - Se debe tener el archivo de cargue diligenciado.

1.5.1.2.3 Pasos para la carga programación pago masivo

Figura 8. Cargue de movimientos






1. Cargue de archivo: Los datos que se deben ingresar en este paso son: - Oficina: seleccione la oficina donde se van a grabar las operaciones. - Archivo: En este campo puede realizar el cargue del archivo seleccionando el siguiente

icono que se encuentra al lado derecho del campo. A través de esté podrá establecer la ubicación del archivo y adjuntarlo.

- Ejecutar cargue: seleccione este botón para validar la estructura del archivo. - Ver Carga: seleccione este botón para habilitar una ventana, donde se encuentran

campos que le permiten ingresar el número del proceso que desea consultar. - Deshacer cargue: seleccione este botón para deshacer el cargue del archivo, esto solo se

podrá efectuar si no se ha realizado la preliquidación de ninguna operación. - Fecha de cargue: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha actual en la que

está realizando el cargue del archivo, este no será modificable en ningún caso. - Fecha archivo: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la cual se realizó

el diligenciamiento del archivo con los procesos respectivos a cargar, este no será modificable en ningún caso.

- Nro. Registro: este campo es diligenciado por el sistema con el número de registros que están relacionados en el archivo a cargar, este no será modificable en ningún caso

- Vlr Total: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total de los movimientos cargados en el archivo, este no será modificable en ningún caso.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema con el negocio al que se le está relacionando el pago de los movimientos cargados en el archivo.

- Proceso: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación del respectivo cargue asignado por el sistema el cual le permite posteriormente realizar la consulta del mismo.

2. Formato del archivo: los datos consignados en este bloque no serán modificables, ya que estos serán traídos por el sistema de la base de datos consignada en el sistema.

- Mvto: este campo es diligenciado por el sistema con el número de movimientos

procesados.

- Nro. Oper: este campo es diligenciado por el sistema con el número de operación que el sistema le ha asignado al respectivo registro.

- Concepto: este campo es diligenciado por el sistema con el número del concepto por el cual se va a realizar el movimiento.

- Soporte: este campo es diligenciado por el sistema con el número de soporte de su documento interno.

- Nro. Factura: este campo es diligenciado por el sistema con el número de la factura enviada por el tercero.

- Nit: este campo es diligenciado por el sistema con el número de identificación (NIT o CC) del tercero o proveedor

- Nombre del tercero: este campo es diligenciado por el sistema con el nombre o razón social del tercero o proveedor.

- Desc Bases Ret: este campo es diligenciado por el sistema con el descuento de la base de retención.

- Valor Desc tribut: este campo es diligenciado por el sistema con el valor del descuento tributario.






- Valor: ingrese el valor correspondiente al registro enviado por el tercero. - Tipo Doc: este campo es diligenciado por el sistema con el tipo de documento de la

acreencia. - Nro. Doc: este campo es diligenciado por el sistema con el número con el cual se

identifica la acreencia. - Fecha Doc: este campo es diligenciado por el sistema con la Fecha de creación

correspondiente al documento de la acreencia. - Acreencia: ingrese el número de la acreencia asociada al pago (Sí aplica). - Fecha: ingrese la fecha en la que realizo el movimiento - Código cargue: este campo es diligenciado por el sistema con el código asignado en el

momento de realizar el cargue. - TpMov: ingrese el código asignado para el tipo de movimiento que va a realizar. - Nt: seleccione la naturaleza de la operación que va a realizar ya sea un (I-ingreso o E-un

egreso). - Área: ingrese el código del área de responsabilidad en la que se cargaran los

movimientos. - Rubro: ingrese el código correspondiente al rubro presupuestal, éste campo sólo aplica

cuando el fideicomiso tiene un presupuesto relacionado. - Recurso: ingrese el código del recurso presupuestal afectado - Fec.pago: ingrese la fecha en la que se realizará el pago de la operación. - Forma de pago: ingrese la forma de pago y la descripción del medio por el cual se va a

efectuar el pago de la operación. - Fondo: ingrese el código del fondo de inversiones. - Encargo/plan: ingrese el código del encargo fiduciario. - Banco beneficiario: ingrese el banco destino en que se consignarán los recursos al

beneficiario del pago. - Sucursal beneficiario: ingrese la sucursal del banco en que serán consignados los recursos

al beneficiario del pago. - TCtaB: ingrese el tipo de cuenta bancaria correspondiente al beneficiario( CH–cuenta de

ahorro, CC-cuenta corriente) - Nro.Cta Beneficiario: ingrese el número de cuenta correspondiente al beneficiario donde

le serán consignados los recursos. - Prefijo: ingrese el prefijo de la factura enviada por el tercero. - Fec. Factura: ingrese la fecha de la factura enviada por el tercero. En formato

'DDMMAAAA'. - Valor factura: ingrese el valor correspondiente al registro enviado por el tercero. - Cod Sistema: Este código corresponde al asignado por el sistema al movimiento en el

momento de su registro, éste será diligenciado automáticamente. - Fond Dest: ingrese el fondo al cual será destinado el pago. - Enc Dest: ingrese el encargo a donde están destinados los recursos. - Banco Dest: ingrese el banco destino del beneficiario en el que serán consignados los

recursos. - Sucu. Dest: ingrese la sucursal del banco del beneficiario donde le serán consignados los

recursos. - Cod Id: En este campo es diligenciado por el sistema con el código de identificación

correspondiente a la sucursal del banco de destino. - No Id: ingrese la identificación (NIT o CC) del beneficiario del pago, tenga en cuenta que






podrá relacionar más de un beneficiario para un mismo pago. - Des. Autorizado: ingrese los nombres y apellidos del beneficiario del pago.

3. Complementos: los complementos son opciones adicionales que el sistema permite realizar dentro de la misma funcionalidad, algunos tienen funciones específicas y otros sólo cumplen con brindar información adicional a la operación que se está realizando.

- Procesar movimiento: seleccione este botón para realizar el procesamiento de los movimientos, adicionalmente el sistema permite un filtro de los elementos en los cargues procesados, para consultar los cargues.

- Filtro: seleccione alguna de las dos opciones (Sin procesar, procesados) las cuales le permiten filtrar movimientos ingresados según como usted requiera el orden del listado.

- Mensajes: Este recuadro ubicado en la parte inferior de la forma le permite visualizar los errores o el estado del proceso a relacionar en la forma.

1.5.1.3 Modificación de Bases de Liquidación [Fdmomdbl]

Por medio de esta funcionalidad se realiza la deducción de la planilla reportada por los asalariados, esto dependerá de la parametrización del tercero si se encuentra marcado para que modifique bases.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>MODIFICAR BASES DE LIQUIDACIÓN


Figura 9. Datos de entrada modificación bases de liquidación.


- El usuario debe tener permiso sobre la oficina y fideicomiso, a referenciar en el proceso, esto solo aplica para personas naturales.

- El tercero debe estar definido para cambiar bases.






1.5.1.3.3 Pasos para la modificación de bases de liquidación

Figura 10. Modificación de bases de liquidación

1. Datos de consulta: Al ingresar estos datos usted le dará el rango de consulta al sistema para que le genere la consulta de los movimientos.

- Desde Nit: Ingrese el Nit desde el cual desea realizar la consulta del movimiento. - Hasta Nit: Ingrese el Nit hasta el cual desea realizar la consulta del movimiento. - Desde fecha: Ingrese la fecha desde la cual desea realizar la consulta del movimiento. - Hasta fecha: Ingrese la fecha hasta la cual desea realizar la consulta del movimiento. - Desde Fideic: Ingrese el fideicomiso desde el cual desea realizar la consulta del

movimiento. - Hasta Fideic: Ingrese el fideicomiso hasta el cual desea realizar la consulta del

movimiento. - Desde Operación: Ingrese la operación desde la cual desea realizar la consulta del

movimiento. - Hasta operación: Ingrese la operación hasta la cual desea realizar la consulta del

movimiento. - Consultar: seleccione este botón para activa la información de los movimientos. 2. Movimientos: - Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema, indica los fideicomisos o

empresas las cuales están activas para realizarles descuento de liquidación. - Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre de las

empresas o fideicomisos relacionados en el campo anterior. - Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el beneficiario asociado al

fideicomiso - Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del tercero

asociado en el campo anterior. - Nº Operación: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la






operación asignado por el sistema en el momento de realizar el registro de este movimiento.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del movimiento. - Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se realizó la

operación. - Periodo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el periodo en el que el tercero

aplicó la operación al fideicomiso. - Ok: seleccione este campo para identificar el movimiento al cual le desea realizar la

modificación de la base de liquidación 3. Conceptos - Código: ingrese los códigos de los conceptos a los cuales se le realizará la modificación de

liquidación. - Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del concepto

relacionado en el campo anterior. - Valor total: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del concepto a

pagar. - Dsc.Tribt.Aplicar: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del

descuento que se le aplicará al concepto. - Total: este campo es diligenciado por el sistema, indica, identifica la suma de los valores

totales de los movimientos y la suma total de los descuentos tributarios a aplicar a los movimientos.

4. Detalles de las facturas - Prefijo: En este campo usted podrá identificar el número prefijo de la factura. - Número: este campo es diligenciado por el sistema el número de la factura con el cual se

encuentra registrada en el sistema. - Fec.Doc: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se radicó la

factura. - Fec.Leg: este campo es diligenciado por el sistema con la fecha en la que se realizará la

legalización de la factura. - Fec.Vto: este campo es diligenciado por el sistema con el tiempo límite estipulado para

realizar el pago de la factura. - Valor: ingrese el valor total de la factura a pagar. - Total facturas: ingrese la suma total de las facturas vinculadas al movimiento. 5. Documentos a descontar: - Nro Documento: ingrese los números de identificación con los cuales se encuentran

registrados los documentos en el sistema. - Valor: ingrese el valor correspondiente al documento. - Valor aplicado: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de los descuentos

que ya fueron aplicados a los documentos. - Valor por aplicar: ingrese el valor del descuento que se le aplicará a los documentos. - Valor acumulado: este campo es diligenciado por el sistema con la suma de los valores

aplicados y por aplicar a los documentos. - Totales: ingrese en estos dos bloques la suma del total de documentos del valor aplicado

y valor por aplicar al documento.






- Aplicar descuentos: seleccione este botón para aplicar el descuento a los documentos correspondientes.

1.5.1.4 Preliquidar Orden de Pago [Fdmovaop]

En esta funcionalidad se realiza la pre liquidación contable y tributaria de las órdenes creadas, ya sea manual o automáticamente para registro individual o (cargue masivo).

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>PRELIQUIDAR ORDEN DE PAGO


Figura 11. Datos de entrada preliquidar orden de pago


- El usuario debe tener permiso a la funcionalidad de preliquidación - El usuario debe tener permiso asignado a la oficina y empresa para la cual va a preliquidar

las órdenes de operación. - La orden de operación debe estar en estado Grabada (GB) y sin Preliquidar o ser de

fuentes externas Pre liquidadas o Sugeridas. - Las empresas que manejan Centro de Costos Comodín deben estar previamente

marcadas y con el centro de costos por Empresa asignado (de no tenerlo asignado el sistema NO permitirá liquidar las Ordenes de pago asociadas a la empresa procesada mientras el usuario manualmente NO asigne un Centro de costos permitido)

- Para ejecutar la Orden de Operación con manejo de descuentos tributarios la orden a preliquidar debe haber pasado por el proceso de modificación de bases tributarias.

- Debe estar definida la parametrización contable de detalle por cada concepto de pago de cada fideicomiso.

- Deben existir las causales de rechazo de operaciones. - Deben existir operaciones no rechazadas telefónicamente. - La empresa debe tener parametrizada la liquidación que se deberá realizar en el control

de empresas de programación de pagos, es decir si la liquidación que prima es la enviada en el archivo o es la liquidación estándar de SIFI.






- La fórmula de liquidación tributaria deberá tener parametrizado todas las variables de impuestos (RF; IV; RV; IK) en “S”. Si la orden de operación tiene uno o varios conceptos de pago asociados, con o sin bases diferenciales y alguno de los conceptos NO requiera aplicación de un impuesto en particular, en el archivo plano deberá venir el valor de la base, el porcentaje y el valor Impuesto en cero (0) según el caso.

- Para aquellos casos en los que la formula no requiera liquidar alguno de los impuestos (según la parametrización), a pesar de que en el archivo vengan valores para esos tipos de impuestos, para el sistema primará la definición de la formula y por ende no calculará esos descuentos y podrá generar diferencias en la liquidación.

1.5.1.4.3 Pasos para pre liquidar orden de pago

Figura 12. Preliquidar orden de pago

1. Datos de consulta - Oficina: Ingrese la oficina desde la cual se genera la operación para pre liquidar la orden

de pago. - Fideicomiso: Ingrese el fideicomiso que posee las ordenes de operación que se van a pre

liquidar. - Hasta fecha: Ingrese la fecha hasta la cual desea observar las órdenes de aprobación. - Concepto: Este campo será opcional, si se deja nulo el sistema traerá todos los conceptos.

- Fecha causa CxP: Ingrese la fecha en la cual se generara la causación respectiva en cuentas por pagar o en la orden de pago.

- Proceso: este campo es diligenciado por el sistema con las operaciones que desea consultar o realizar: (Pre liquidar, Modificar Pre liquidación, Validar Preliq fte Externa, Liquidar Sugerencias fte Externa).






2. Operaciones

En estos campos usted podrá identificar las operaciones asociadas al fideicomiso relacionado en el campo anterior que fueron aprobadas, las rechazadas no se recuperaran en la consulta, de igual manera podrá identificar si presenta errores para aplicar pre liquidación y si tienen aplicación del IVA.

- Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en que se efectuó la operación y será diligenciado por el sistema.

- Número: En el momento de crear una orden de operación ya sea por un cargue masivo o manual el sistema le generara un número de identificación el cual el sistema traerá a este campo.

- Nit: este campo es diligenciado por el sistema, indica el NIT es el número de identificación del tercero asociado a la operación.

- Estado: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra la orden de operación.

- Origen: este campo es diligenciado por el sistema, indica el método se creó la orden de operación ya sea por medio de cargue (A-masivo o I-Individual).

- Cargue: ingrese en este campo el número de cargue asignado por el sistema en el momento de cargar la operación.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema con el valor total por el cual se registró la orden de operación.

- Conf telef: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra la confirmación de la operación vía telefónica.

- Rch: seleccione este campo para rechazar las órdenes de operación. Al señalar que será rechazada el sistema generará una ventana en la que se debe especificar la respectiva causal de rechazo.

- Er: este campo es diligenciado por el sistema, indica si se encontraron errores durante la pre liquidación.

- For: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación de la fórmula que se le asignó al tercero, siempre y cuando esta se encuentre parametrizada, en caso contrario el sistema le permitirá diligenciar este campo mediante la lista de valores, también puede ser modificada en caso que el tercero tenga asociada más de una fórmula de liquidación.

- ICA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de la actividad que le fue asignada por la Secretaria de Hacienda Distrital a la actividad del tercero, este campo será traído por el sistema según la fórmula de pre liquidación parametrizada y la ciudad donde se programó el pago.

- IV: este campo es diligenciado por el sistema, indica si a la liquidación le corresponde la aplicación del IVA, al igual que el ICA será traído por el sistema según la fórmula de pre liquidación parametrizada.

- Ok: seleccione este campo para identificar las ordenes de operación a las cuales se les va a realizar la confirmación de la liquidación, cuando desee liquidar una orden de pago de forma manual ponga el cursor sobre la orden y desplácela a la pestaña "Conceptos"; este campo no debe estar chequeado.

- Nro Interno: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de orden de operación.






- Ord .Cliente: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de orden de operación.

- Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indicael número de identificación del tercero al cual se le está realizando la consulta de la operación.

- Formula: este campo es diligenciado por el sistema, la liquidación de impuestos, seleccionada adecuadamente para el proveedor.

- Observaciones: este campo es diligenciado por el sistema, indica las observaciones relacionadas a las órdenes de pago registradas.

- Instruc. Pago: ingrese las observaciones de la generación de instrucciones pagos. - Actualiza liquidación: En caso de que la liquidación sea manual, el sistema habilita este

botón el cual le permite actualizar las respectivas liquidaciones relacionadas. - Confirma liquidación: seleccione este botón para confirmar la liquidación de los

elementos que se seleccionaron mediante el campo OK. 3. Pestañas : 1. Liquidación - Tip: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de concepto que se le realizo

a la liquidación - Clas: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de liquidación efectuada - Cpto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del concepto de

liquidación utilizado en la orden de operación. - Base: este campo es diligenciado por el sistema, indica un monto base de la operación. - Porce: este campo es diligenciado por el sistema, indica el porcentaje utilizado para la

causación del impuesto. - Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto de cada uno de los

conceptos.

Conceptos:

Figura 13. Conceptos

1. Conceptos de egreso






- Código: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código que identifica el concepto.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción correspondiente al concepto.

- ICA: este campo es diligenciado por el sistema el código que identifica la actividad, este puede ser diligenciado mediante la lista de valores.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de la orden de operación.

- Base Aplic Ica: Ingrese la base sobre la cual se aplicara el impuesto del ICA 2. Liquidación por concepto de egreso: - Tpo: Ingrese en este campo el tipo de liquidación de la orden de operación si está

realizando un cargue manual (B-base, V-IVA), si por el contrario usted realizo una liquidación automática el sistema lo cargará directamente a este campo.

- Concepto: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del concepto de liquidación utilizado en la orden de operación.

- Clas: este campo es diligenciado por el sistema, indica la clase de liquidación que corresponde a la operación (V-IVA, O-otros, RF-retención, IK-Ica, RV-retención de IVA) esto según corresponda si se realiza un diligenciamiento de la liquidación manual o automática.

- RgPpal: este campo es diligenciado por el sistema, indica el indicador del registro del cual depende; este campo es diligenciado por el sistema si es liquidación automática o si está realizando la liquidación manual lo realizará usted, en este último caso puede utilizar la lista de valores para diligenciar este campo.

- Es B: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor es la base para calcular algún descuento o no.

3. Contabilización - Base: este campo es diligenciado por el sistema, indica la base de aplicación del impuesto. - Porcentaje: este campo es diligenciado por el sistema, indica el porcentaje aplicado a la

orden de operación para los descuentos. - Base Apli: este campo es diligenciado por el sistema, indica la base de aplicación del

concepto. - Desc. Trib: este campo es diligenciado por el sistema el descuento de la atribución del

concepto. - Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto de la operación. - Vr.Div: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto por concepto de

diversas utilizado para determinar el valor del registro contable. - Mayor: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta mayor contable que se

utilizará para registrar la contabilidad, si la liquidación se realiza manualmente esta puede ser modificada.

- Ceco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el centro de costos que afectara la operación, este será activo si la cuenta contable del campo anterior solicita el centro de costos de lo contrario se omitirá.

- Id.Terc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación del tercero relacionado a la operación al cual se genera el registro contable.






- Pasivo: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta mayor del pasivo utilizada para la respectiva operación, de igual manera que el campo denominado "Mayor" usted puede modificar la cuenta cuando está realizando una liquidación manual.

- CC.Pas: este campo es diligenciado por el sistema, indica el centro de costos que se utilizará para registrar los movimientos en el pasivo, éste campo sólo se activará si el campo anterior maneja centro de costos de lo contrario se omitirá.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor real de la liquidación después de las deducciones.

Descuentos/Pagos:

Figura 14. Descuentos/ Pagos

1. Información del descuento: - Tip: Ingrese el tipo de descuento que desea aplicar a la operación (D-descuento o P-

pago). - Concepto: Ingrese en este campo el concepto aplicado en la orden de operación por

medio de la lista de valores que genera el sistema con la lista de códigos que se encuentran parametrizados como D.

- Registro Ppal: seleccionar el registro principal para aplicar el descuento. - Concepto Base: este campo es diligenciado por el sistema, donde mostrará el concepto

asociado al registro principal. - Base gravab: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor base gravable

de la operación. - Valor: Ingrese en este campo el valor total del descuento que se le realizará a la

operación. - Mayor: Ingrese el código de la cuenta mayor en la cual se realizará el registro del

descuento. - Ceco: Ingrese el centro de costos donde afectará el descuento de la operación.

- Id. Terc.contb: Ingrese el número de identificación del tercero que será registrado en la operación.






- Valor Cuadre Mil: este campo es diligenciado por el sistema con el monto a sumar al valor para realizar la aproximación al múltiplo de mil más cercano.

Contabilidad

Figura 15. Contabilidad

1. Contabilización - Nat: este campo es diligenciado por el sistema, indica la naturaleza del registro contable

de la operación (D-débito o C-crédito), este será diligenciado por el sistema. - Mayor: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta mayor utilizada para

efectuar el registro contable. - Auxiliar: ingrese en este campo el tercero o el auxiliar al cual se le realizará la

contabilización. - Ceco: este campo es diligenciado por el sistema, indique el centro de costos afectado por

el movimiento de la operación. - Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total correspondiente del

registro contable de la operación.

Notas

Figura 16. Notas






1. Conceptos de egreso - Código: este campo es diligenciado por el sistema, indica el concepto sobre el cual aplica

el código del concepto de liquidación que se adicionó a la nota crédito. - Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del concepto

de liquidación del campo anterior. - Nota: ingrese en este campo las notas crédito que afectan la orden de pago de la

operación. - Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor por el cual se afectó el

respectivo concepto presentando el valor total de las notas crédito que se vincularon a las facturas del respectivo concepto.

2. Liquidación por concepto de egreso - Tipo: ingrese el tipo de concepto afectado por la nota (Base (B) o descuento (D)). - Concepto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el concepto que se aplicó

durante la liquidación afectada por la nota. - Clas: este campo es diligenciado por el sistema, indica la clase de liquidación

correspondiente a la operación, los posibles valores son (V-IVA, RF-retención, IK-ICA, RV-Retención de IVA, OT-Otros), éste campo será diligenciado por usted en caso de que este realizando una liquidación manual, si por el contrario hace una liquidación automática el sistema generará el diligenciamiento de éste.

- RgPpal: En caso que se encuentre más de un concepto relacionado el sistema identifica la base sobre la cual se calculó el concepto mediante el número del registro, el cual aparecerá relacionado en este campo.

- Es: Si el concepto relacionado se utiliza como base para liquidar descuentos se activará este campo en el cual el sistema marcara de forma automática aquella que se encuentre definida dentro de los requerimientos como conceptos de liquidación de orden de pago.

- Base: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor base total de la operación. - Porc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el porcentaje aplicado sobre la

base. - Valor: ingrese el valor total del concepto que se verá afectado por la nota crédito en la

operación. 3. Contabilización - Vr.Div: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de liquidación

relacionada para las cuentas diversas. - Mayor: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta contable de la

contrapartida definida para el respectivo concepto de liquidación dentro de la cuenta de gasto.

- Ceco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el centro de costo que se utilizó para el registro contable; esto se encuentra parametrizado por soporte – requerimiento por concepto.

- Id.Terc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tercero con el que se registrará la operación.

- Pasivo: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta registrada en pasivo que es tomada de la parametrización el concepto de liquidación y el sistema permitirá su visualización por medio de este campo.






- C.C Pas: ingrese la cuenta que se utilizara para el registro de la cuenta registrada en el campo anterior.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor correspondiente al total a registrar en las operaciones contables.

4. Complementos - Detalle de la factura: Al dirigirse a este botón el sistema le habilitará una ventana donde

podrá identificar los detalles correspondientes de la factura asociada a la orden de operación.

Figura 17. Detalle de la factura

1. Detalle de documentos por pagar:

- Tp: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento por pagar asociado a la orden de operación. Será diligenciado por el sistema.

- Doc.: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del documento por pagar.

- Prefijo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del prefijo de la factura enviada por el tercero.

- Número: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de las facturas asociadas al concepto de pago.

- Fec.Doc: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha del documento a pagar.

- Fec Leg: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de legalización del documento por pagar.

- Fec Vcto: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de vencimiento del documento por pagar.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor de las facturas asociadas al concepto de pago.

- Archivo soporte: seleccione este botón para generar un documento soporte de la operación seleccionada para la pre liquidación de la orden de pago.

1.5.1.5 Grabar Instrucción de Pago [Fdmoinpg]

Esta funcionalidad permite definir las formas de pago, cuentas bancarias y recursos que serán debitadas para generar el cumplimiento de los compromisos de las órdenes de operación, de igual manera le indicará al sistema que se realizaran pagos parciales para una






determinada orden.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>GRABAR INSTRUCCIÓN DE PAGO


Figura 18. Datos de entrada grabación de instrucción de pago


- El usuario debe tener permiso a la funcionalidad de Instrucciones de Pago. - La orden de operación debe estar en estado Grabada (GB) y Preliquidada.

Por Excepción

- El usuario que registra las instrucciones debe ser un usuario diferente al usuario que preliquida las órdenes de operación

- Debe tener permiso en la empresa. - En caso que el fideicomiso, tenga efecto presupuestal, el sistema debe controlar, que las

órdenes de operación por activar, sólo deben ser las que estén vinculadas presupuestalmente, a las fuentes de financiación o recursos presupuestales, vinculados a la fuente de pagos seleccionados (encargo o cuentas bancarias).

- Activadas las órdenes de operación, que cumplan con las condiciones del anterior ítem, los valores de giro por cada instrucción deben estar en función al valor presupuestal registrado por cada fuente de financiación, en el documento presupuestal vinculado a la orden de operación.






1.5.1.5.3 Pasos para grabar instrucción de pago

Figura 19.Instrucciones de pago por orden de operación

1. Información de pago: - Oficina: Todo pago que desee efectuar debe ir vinculado a una oficina, en este campo

ingrese el número que corresponde al respectivo pago a efectuar. - Fideicomiso: Ingrese la empresa o el fideicomiso al cual está directamente relacionado

el pago que se va a efectuar. - Con Fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica si la empresa solicita

realizar fondeo, esto se encuentra parametrizado en la forma CPMSCTRL - Hasta Fch: Para realizar la consulta de las ordenes de operación debe ingresar en este

campo la fecha desde la cual desea realizar esa consulta para que el sistema la genere a partir la fecha estipulada.

- Fch Pago: Para aquellas órdenes que no poseen fecha de pago se debe ingresar una que el sistema identifique y relacione a éstas, indique la fecha a relacionar por medio de este campo.

- Fuente Rec: ingrese el lugar del cual se va a realizar la reserva de los recursos para efectuar el pago, en este campo deberá especificar si va a ser por medio de un plan/encargo o una cuenta bancaria.

- Forma Pago: ingrese la forma de pago por la cual va a efectuar la cancelación de la orden de operación, esto lo puede realizar de forma manual o por medio de una tabla de valores (transferencia mismo banco, cheque, grupo de giro etc.)

- Id Proc: este campo es diligenciado por el sistema una vez se ha confirmado la instrucción de pago asignando un número de proceso el cual será visible en éste campo.

- Proc Dscto: ingrese el proceso de asignación de instrucciones de pago para descuentos. - Fondo/Banco: Ingrese el fondo o entidad bancaria por el cual se va a generar el pago de

la orden de operación. - Con Fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica si su cuenta maneja

fondeo (S-si o N-no).






- Fch Actual: este campo es diligenciado por el sistema, ingresa la fecha actual en la que se está realizando el proceso.

- Plan/Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el pago de impuestos se realizara por banco o fondo( Parámetro de control de empresas)

- Saldo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del saldo disponible en la cuenta o el encargo.

- Banco/Fondo: Ingrese el código del banco o fondo desde donde se realizará el pago de impuestos.

- Plan/Cuenta: Ingrese la cuenta o el encargo desde donde se realizará en pago de impuestos.

2. Especificación de la orden de operación

- Agr: ingrese en éste campo las ordenes de operación que tienen instrucción de ser agrupadas por terceros en un sólo pago del giro y cuáles no, este campo será diligenciado por el sistema y será modificable.

- No Oper: Campo ingresado por el usuario en el momento de grabar el pago dependiendo del tipo de documento que se está relacionando.

- Núm. Int: ingrese en este campo el número interno del documento por pagar asignado en el momento de grabar el pago dependiendo el tipo de documento que se está relacionando.

- Ord Clie: ingrese el número de orden del cliente el cual será diligenciado por el sistema. - Id. Tercero: Ingrese el número de identificación con el cual el tercero se encuentra

registrado en el sistema - Nombre del Tercero: este campo es diligenciado por el sistema con la descripción o el

nombre del tercero que relaciono en el campo anterior. - Caus: este campo es diligenciado por el sistema, permite identificar si la orden de

operación pasó previamente por el proceso de causación antes del proceso de instrucción de pago o no (S-si o N-no).

- Stat: ingrese el estado actual en el que se encuentra la orden de operación. - Conf Tel: ingrese en este campo el estado en el que se encontrará la confirmación

telefónica del pago de la orden de operación. - TpPg: Ingrese el tipo de pago que va a efectuar (I-individual o M-múltiples) de acuerdo al

número de personas beneficiarias del mismo, usted puede indicar el banco y cuenta del cual se va a obtener el recaudo para su respectivo encargo.

- Orig: este campo es diligenciado por el sistema con qué forma se creó la orden de operación, sea por medio de un (A-archivo o I-de forma Individual).

- Valor Bruto: ingrese en este campo el monto total que le corresponde a cada uno de los beneficiarios de la orden de operación registrada y diligenciada por el sistema.

- Vlr. Dctos: este campo es diligenciado por el sistema con el total de los descuentos financieros aplicados a la orden de operación que asumirá cada uno de los beneficiarios.

- Total NC: este campo es diligenciado por el sistema con el valor de las notas crédito asociadas a la orden de operación.

- Valor Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto de la operación.

- Banc Pag: este campo es diligenciado por el sistema, le permite identificar el banco por el cual se va a realizar el pago de esta orden de operación.






- Cuenta Pagadora: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la cuenta de la cual se va a recaudar el saldo de la orden de operación.

- Encargo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del encargo correspondiente al pago.

- Saldo por girar: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo que aún no se ha asignado las instrucciones de pago

- Fch Pago: Ingrese la fecha en la que se va a efectuar el pago de la orden de operación. - Valor Giro: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto del giro que se

efectuará al tercero, también se podrán realizar pagos parciales. - Ok: Seleccione aquellas ordenes de operación que desea confirmar por medio de éste

campo( El sistema solo permite seleccionar una a la vez) - Dt: Ingrese si la orden de operación asume descuento o no, por medio de los siguientes

valores: 3. Datos complementarios - Observación: Ingrese las observaciones que considere necesarias y pertinentes sobre la

instrucción de pago. - Costos Operac: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor de los costos

operacionales que son asociados a los bancos y a la forma de pago que utiliza el banco girador.

- Valor giro: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total correspondiente a la orden de operación.

- Autorizado: este campo es diligenciado por el sistema , indica el tipo de documento con su respectivo número de identificación y descripción del autorizado según la forma de pago (cheque)

- Inf. Destino transacción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la información correspondiente a la transacción como lo es: el código de identificación del banco, el código de identificación de la sucursal del banco, el tipo de cuenta bancaria y el número de la cuenta bancaria dependiendo la forma de pago.

Confirmación telefónica - Usuario: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre de quién registró la

confirmación telefónica. - Fecha y hora: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha y hora en la cual

se realizó la confirmación telefónica o en la que se realizó el rechazo de la operación. - Confirmado por: este campo es diligenciado por el sistema, indica la identificación de

quien realizó la autorización confirmando o rechazando la operación.

4. Identificación del beneficiario - Nro. Pg: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación del

pago parcial dentro de la respectiva orden de operación, en caso que el tercero sea el mismo beneficiario el sistema será quien diligencie este campo, si por el contrario el beneficiario es diferente al tercero usted deberá realizar el registro en este campo con el número de pagos parciales que se desean efectuar.

- Id. Beneficiario: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación del beneficiario del pago parcial sobre la orden de operación, este campo será diligenciado por el sistema si el beneficiario es el mismo tercero, de lo contrario






usted deberá realizar el registro en este campo. - Nombre Beneficiario: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre o

descripción del beneficiario del giro relacionado en el campo anterior. - ADsctos: ingrese si el beneficiario asume o no los descuentos de pago por medio de los

siguientes valores: Si (S) o No (N). - F. Pg: Ingrese la forma de pago correspondiente a cada uno de los pagos parciales a

realizar. - Fecha Pag: Ingrese la fecha en la cual se va a registrar el pago al beneficiario de la orden

correspondiente. - Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta del beneficiario de

la operación dependiendo con la forma de pago que se va a cancelar la operación. - Valor Bruto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor bruto de la

operación, que será girado a cada uno de los beneficiarios. - Valor Descuentos: este campo es diligenciado por el sistema en caso de que se liquiden

impuestos, si por el contrario no hay liquidaciones este campo quedara nulo. - Valor Neto a Girar: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor Bruto menos

los descuentos. - Soporte: Ingrese el número del documento soporte del pago. - Banco: Ingrese el código correspondiente al banco en el cual tiene registrado el

beneficiario su cuenta. - Sucu: Ingrese el código correspondiente a la sucursal bancaria en la cual tiene registrado

el beneficiario su cuenta. - TpCta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de cuenta

correspondiente a los beneficiarios. - Fondo Dest: Ingrese el fondo de destino al cual se hará el traslado del monto. - Encargo Dest: Ingrese el encargo de destino al cual se hará el traslado del monto. - Nro. de cuenta: Ingrese el número de cuenta bancaria correspondiente al titular de la

orden de operación. - Tp Cnta: ingrese el tipo de cuenta correspondiente al titular de la orden de operación. - Titular: Ingrese el número de identificación o Nit correspondiente al titular de la orden

de operación. - Nombre del titular: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del

titular relacionado en el campo anterior. - Confirmar: Seleccione este botón que le permite realizar la confirmación de las órdenes

de operación que se han seleccionado mediante el campo OK. - Det. Facturas: seleccione este botón, inmediatamente el sistema le genera una ventana

emergente en la cual usted podrá ingresar todos los detalles correspondientes al documento por pagar tal como lo muestra la siguiente imagen.

- Archivos soporte: seleccione este botón para generar todos los documentos que se encuentran en el sistema soportando la instrucción de pago a grabar.






Figura 20.Detalle de documentos por pagar

1.5.1.6 Registrar Notas Crédito [Fdmontcr]

Esta funcionalidad permite realizar el registro de notas crédito, las cuales son descuentos que se realizan sobre facturas por pagar que corresponde: a proveedores de la fiduciaria o de fideicomisos; éstas pueden ser registradas para ordenes de operación que se encuentran en trámite, es decir, que poseen saldo; el sistema valida que el valor de los descuentos que se registren, no dejen la orden de operación con saldos negativos. El registro de notas crédito afecta el valor de los impuestos liquidados.

Para este registro usted debe conocer el proveedor y el documento soporte, éste último corresponde al documento que se registró dentro de la funcionalidad de registro individual de movimientos y los conceptos de liquidación de las órdenes de operación; de igual forma deben tener parametrizadas las cuentas contables para el registro de notas crédito.

Acceso: PROGRAMACION DE PAGOS » OPERATIVO »PROGRAMACIONES>> REGISTRO DE NOTAS CRÉDITO.


Figura 21.Datos de entrada registro nota crédito







- El usuario debe tener permiso a la nueva funcionalidad de registro de Notas crédito - El usuario debe estar en estado ‘Activo’ - El usuario debe tener permiso asignado a la oficina y empresa en la cual va a grabar la

Nota Crédito. - Debe existir una orden de operación con saldo pendiente de pago y sin instrucciones de

pago vigentes no pagadas

1.5.1.6.3 Pasos para el registro de notas crédito

Figura 22.Registro de notas crédito

1. Estado de la orden de operación - Oficina: Ingrese la oficina donde se realiza el registro de la nota crédito, estas oficinas se

deben encontrar creadas en el módulo de carteras colectivas donde usted deberá tener permiso previo para realizar esta operación.

- Fideicomiso: Ingrese el fideicomiso en el que se realizó el registro de la orden de operación a la que se le registrará la nota crédito.

- Proveedor: Ingrese el número de identificación del tercero sobre el cual se emitirá la nota crédito respectiva.

- Tipo Doc.: Ingrese el tipo de documento a pagar. - Núm. Interno: Ingrese el número del documento soporte del documento preexistente al

cual se le aplicará la nota crédito. - Ord. Cliente: Ingrese la orden del cliente que se encuentra procesando. - Núm. Ord Operac: este campo es diligenciado por el sistema en el momento que indiqué

el documento soporte, éste muestra un número de identificación de la orden de operación el cual se verá diligenciado en éste campo.

- Estado: Ingrese el estado en el que se encuentra la orden de operación, usted puede registrar este estado como Autorizada, grabadas o pagadas parcialmente.

- Saldo a Pagar: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo total bruto por pagar al beneficiario.






2. Información de la nota crédito - Núm. N.C: ingrese el número que identifica la nota crédito, usted podrá registrar

diferentes notas a un mismo documento soporte pero el número con que se identifique cada uno deberá ser diferente.

- Valor N.C: Ingrese en este campo la suma total del valor correspondiente a las notas crédito a registrar, ya que por cada factura que se haya indicado puede tener un descuento diferente.

- Fecha N.C: Ingrese la fecha en la que se realizará la aplicación de la nota crédito, esta fecha no puede ser inferior a la fecha que se registró para el documento soporte o fecha del movimiento.

- C.Costo: Ingrese el centro de costo en el cual se realizará el registro de la contabilidad relacionada a la operación. El centro de costo que sea registrado deberá estar relacionado dentro de la estructura que utiliza la empresa o el fideicomiso.

- Descripción: Ingrese en este campo la descripción o razón por la cual se realizará el registro de la nota crédito.

- Referencia: ingrese el número de referencia de un documento o soporte que facilite la verificación del motivo por el cual se va a realizar el registro de la nota crédito.

- Prefijo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número prefijo de las facturas vinculadas a la orden de operación.

- Número: este campo es diligenciado por el sistema, indica los números de las facturas entregadas a la fiduciaria para el cobro respectivo de la orden de operación el cual será diligenciado por el sistema.

- Fec.Doc: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de los documentos de cada una de las facturas relacionadas anteriormente, éste campo será diligenciado por el sistema.

- Fec. Legal: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se generará la legalización del documento a pagar, éste será diligenciado por el sistema.

- Fecha Vcto: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha límite de vencimiento correspondiente al documento por pagar.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del documento por pagar vinculado a la orden de operación.

- Código: Identifique en este campo el código del concepto al que se vinculó la factura. - Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del concepto

relacionado en el campo anterior. - Valor total: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de la factura

correspondiente a la orden de operación. - Valor N.C: Ingrese el valor total de la nota crédito que se aplica sobre la respectiva

factura, el total de esta columna debe corresponder al valor de la nota crédito que se registró en campos anteriores.

- Fecha Reg.: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de registro en la que se consolido el comprobante contable.

- Empr: este campo es diligenciado por el sistema, indica la empresa en la cual se generó el comprobante contable de la orden de operación.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del nombre de la empresa relacionada en el campo anterior.






- TpCo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de comprobante que fue utilizado para el registro contable.

- Espec: este campo es diligenciado por el sistema, indica el comprobante específico que se vinculó al comprobante.

- Período: este campo es diligenciado por el sistema, indica el período al que pertenece el comprobante de la orden de operación respectiva.

- Nro. Comp: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del comprobante contable generado.

3. Complementos: - Grabar: seleccione este botón que le permite grabar las operaciones efectuados en esta

forma y permite crear los comprobantes contables de las notas crédito. - Contabilidad: seleccione este botón que le permite activar la consulta de comprobantes

con la información del comprobante seleccionado.

1.5.1.7 Registro de Descuentos Financieros [Fdmodsfn]

Esta funcionalidad permite realizar registros a los documento soporte y sus órdenes de operación asociadas, para realizar éste registro debe tener definidos los conceptos de los pagos que dentro de su naturaleza se encuentren definidas como descuentos; éstos descuentos aplican sobre los movimientos que se han registrado en el sistema, usted debe reconocer cuál es la oficina donde se registró el movimiento, el proveedor y el soporte registrado. De igual manera que en registro de notas crédito estas se aplican sobre las facturas de forma individual y esto no afecta los impuestos liquidados al proveedor.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS >>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>> REG.DSCTOS FINANS


Figura 23.Datos de entrada Registro de documentos financieros







- El usuario debe tener permiso a la nueva funcionalidad de registro de Descuentos Financieros

- El usuario debe tener permiso asignado a la oficina y empresa en la cual va a grabar el descuento Financiero.

- Debe existir una orden de operación con saldo pendiente de pago y sin instrucciones de pago vigentes no pagadas.

1.5.1.7.3 Pasos para en registro de documentos Financieros

Figura 24.Registro de documentos financieros

1. Estado de la orden de operación - Oficina: Ingrese la oficina en la cual se encuentra operando quién realizará el registro de

los documentos financieros, esta oficina corresponde a las que se han registrado previamente en el módulo de cartelas colectivas y dentro de las cuales usted tiene permisos.

- Fideicomiso: Ingrese el fideicomiso en el que se registró la orden de operación a la que se le registrará la nota débito.

- Proveedor: Ingrese el número de identificación correspondiente al tercero que emite la nota débito.

- Tipo Doc.: Ingrese el tipo de documento por pagar. - Ord. Cliente: Ingrese el número de la orden del cliente a quién se le está procesando el

pago. - Núm. Ord. Operac: este campo es diligenciado por el sistema al finalizar la indicación del

documento soporte, indica el número de la identificación para la orden de operación el






cual aparecerá relacionado en este campo. - Estado: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra

la orden de operación. Los estados de las órdenes de pago a las que se le pueden registrar notas crédito son grabadas, autorizadas o pagadas parcialmente.

- Saldo Pagar: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo total bruto por pagar al beneficiario.

2. Información del descuento financiero - Núm. Dsto Financ: Ingrese el número del documento al cual se le realizará el descuento

financiero, este número no podrá repetirse para un mismo documento soporte. - Valor. Docum: Ingrese el valor total del descuento correspondiente documento por

pagar de la orden de operación. - Fecha. Doc: ingrese la fecha del documento al cual se le aplicará el descuento financiero

de la orden de operación. - C. Costo: Ingrese el centro de costo en el cual se realizará el registro de la contabilidad

relacionada a la operación. El centro de costo que sea registrado deberá estar relacionado dentro de la estructura que utiliza la empresa o el fideicomiso.

- Descripción: Ingrese en este campo la descripción o razón por la cual se realizará el registro del descuento financiero.

- Prefijo: este campo es diligenciado por el sistema, el número prefijo de las facturas vinculadas a la orden de operación.

- Número: este campo es diligenciado por el sistema, indica los números de las facturas entregadas a la fiduciaria para el cobro respectivo de la orden de operación.

- Fec.Doc: este campo es diligenciado por el sistema, indica a la fecha de los documentos de cada una de las facturas relacionadas anteriormente.

- Fec. Legal: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se generará la legalización del documento a pagar.

- Fe. Vcto: este campo es diligenciado por el sistema, la fecha límite de vencimiento correspondiente al documento por pagar.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, el valor total del documento por pagar vinculado a la orden de operación.

- Código: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del concepto al que se vinculó la factura.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, la descripción del nombre de la empresa relacionada en el campo anterior.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de descuento aplicado a la orden de operación.

- Fecha Reg. : este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de registro en la que se consolidó el comprobante contable.

- Empr: este campo es diligenciado por el sistema, indica el negocio fiduciario en la cual se generó el comprobante contable de la orden de operación.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del nombre de la empresa relacionada en el campo anterior.

- Tpco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de comprobante que fue utilizado para el registro contable.

- Espec: este campo es diligenciado por el sistema, indica el comprobante específico que se vinculó al comprobante.






- Período: este campo es diligenciado por el sistema, indica el período al que pertenece el comprobante de la orden de operación respectiva.

- Nro. Comp: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del comprobante contable generado.

3. Complementos - Grabar: Seleccione este botón que le permite grabar las operaciones efectuadas en la

forma y permitirá crear los comprobantes contables de las notas crédito. - Contabilidad: seleccione este botón que le permite activar la consulta de comprobantes

con la información del comprobante seleccionado

1.5.1.8 Autorizar Orden de Pago [Fdmoaoop]

Esta funcionalidad permite realizar autorizaciones de las órdenes de operacionales y generar órdenes de pago, este proceso se podrá realizar directamente para un conjunto de empresas dentro de un rango determinado de tiempo. Estas autorizaciones se realizan a las órdenes de pago y a las órdenes de operación, efectuando así la causación contable de cada una de ellas; al finalizar la autorización la persona encargada del módulo de tesorería podrá realizar el pago respectivo , también podrá realizar rechazos de órdenes y devolución de instrucciones.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>AUTORIZAR ORDEN PAGO


Figura 25.Datos de entrada autorización orden de pago


- El usuario debe tener permiso a la funcionalidad de Autorización de pago por montos de autorización.






- La orden de operación debe estar en estado Grabada (GB) con instrucciones de pago diligenciadas o en su defecto, marcada para causar, sin instrucciones de pago.

- Se debe tener en cuenta, que en la definición del control de empresas el control de recursos a la sociedad este parametrizado como F, en este caso, se debe generar el efecto contable sobre el fideicomiso y no generar efecto en la sociedad.

- Si la empresa está definida para realizar Fondeos, las instrucciones de pago deben estar asociadas a un Número de Fondeo en estado Procesado para que el sistema permita la Autorización de las mismas, en caso de no tener procesado el Fondeo, permite la autorización de la Orden de Pago en estado Trámite y hace la causación contable y las instrucciones de pago continúan en estado “Confirmadas”.

1.5.1.8.3 Pasos para Autorizar orden de pago

Figura 26.Autorización orden de pago

1. Especificación de la orden de operación y liquidación - Desde empresa: Ingrese la empresa desde la cual visualizará las órdenes de operaciones

a autorizar. - Hasta empresa: Ingrese la empresa hasta la cual visualizará las órdenes de operaciones a

autorizar. - Recuperar Oper: Ingrese en este campo a que orden de operación se le va a anexar

órdenes de pago: aquellas que se encuentran por liquidar o ya liquidadas. - Continuar: Seleccione este botón si usted desea realizar la consulta de las órdenes de

operación y pagos que se encuentra dentro del rango de empresas seleccionadas en los campos anteriores.

- Montos Autorizados desde: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto mínimo por el cual usted puede realizar la autorización para el pago de la orden.






- Montos Autorizados hasta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor máximo por el cual usted puede realizar la autorización para el pago de la orden.

- Excel: Al haber seleccionado el tipo de operación y a dirigirse al botón “Continuar” usted podrá exportar el listado de las órdenes a un archivo de Excel por medio de este botón. Al dirigirse a este el sistema generará un recuadro el cual mostrara la ruta por la cual puede encontrar el archivo en su equipo como lo muestra la imagen a continuación:

Figura 27.Generación de archivo plano

Al seleccionar el botón aceptar se genera un archivo en Excel el cual contiene la información de la orden de operación respectiva.

Figura 28.Archivo plano.

2. Detalle de la orden de operación y liquidación - Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de la orden de

operación. - Fch. Caus: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se realizó

la causación contable. - Fideic: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del fideicomiso o

empresa que tiene asociada la respectiva orden de operación. - Oper: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número asignado por el

sistema para identificar la respectiva orden de operación, al oprimir el botón derecho del mouse el sistema le desplegara un submenú donde podrá consultar el detalle de la liquidación como lo muestra la siguiente imagen:






Figura 29.Detalle de descuentos

- Compa./Op.Inv: este campo es diligenciado por el sistema, indica el compartimiento genérico o especifico de la cartera.

- Conf. Telef: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado de confirmación telefónica.

- Carg: este campo es diligenciado por el sistema, indica el consecutivo del cargue del archivo con los pagos realizados.

- Prc.Bien: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de proceso de registro de compra de bienes asociados a la orden de operación.

- Núm. In: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número interno del documento al cual se le está realizando el proceso de autorización.

- Ord. Cliente: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de orden del cliente que se está procesando.

- Auxi Terc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número con el cual se identifica el tercero asignado como beneficiario del pago.

- InPg: este campo es diligenciado por el sistema, indica si la orden de operación tiene instrucción de pago asignada o no (S/N).

- TpPg: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de pago que va a efectuar en concordancia con el número de beneficiarios.

- Orig: Identifique este campo es diligenciado por el sistema, indica cual es el origen de la orden de operación, si ésta fue creada a partir del cargue masivo como lo es un archivo (A) o si se registró de forma Individual (I).

- Cau: este campo es diligenciado por el sistema, indica si la orden de operación pasó previamente por el proceso de causación antes del proceso en el cual se le asigna la orden de operación.

- Valor Bruto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor bruto de la operación.

- Vlr. Dctos: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor de los descuentos tributarios asociados a la orden de operación que son ingresados de forma manual en la pre liquidación (Rete IVA, Rete ICA, rete fuente, etc.)

Al dar click derecho sobre este campo, se podrá identificar un nuevo botón llamado detalle del pre liquidación, donde el usuario podrá visualizar los registros






generados por cada uno de los conceptos liquidados, con la respectiva cuenta por pagar de la operación.

En el bloque izquierdo se identifica cada uno de los conceptos que fueron previamente liquidados, en el derecho se podrá detallar la contabilización generada por cada uno de ellos y por último, en este mismo bloque se visualiza el registro de la(s) cuenta(s) por pagar de la operación.

- Total N.C: este campo es diligenciado por el sistema, indica el total de las notas crédito que se han registrado en la orden de operación.

- Valor Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto correspondiente a la orden de operación a la cual se le está asignando la autorización.

- Esta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra la operación, los posibles valores son: (Grabada (G),Insertada (I), Autorizada (A), Recaudada (RK),Liquidada (L),Causada (C), Pagada parcialmente (PP), Pagada (PG), Rechazada (R))

- Acc: seleccione la acción que se podrá efectuar sobre la orden operación, las posibles acciones son:

Autorizar (A): esto lo realizará por medio del módulo de tesorería.

Rechazar (R): el sistema anulará la orden de operación.

Devolver (D): se reasigna la instrucción por medio de la funcionalidad Instrucciones de pago.

Con errores (E): Seleccione esta acción si la orden presenta errores.

No Cumple con los requisitos (N): seleccione esta acción si la orden no cumple con los requisitos requeridos.

3. Instrucciones de pago - Nombre del tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del

tercero vinculado a la orden de operación. - Definir Compartimiento: Ingrese el tipo de compartimiento ya sea genérico o especifico.






- Conf. Telefónica: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra la confirmación telefónica:(Confirmada (C), Rechazado (R) Pendiente por confirmar (PC)).

- Autorizadas: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cantidad total de operaciones autorizadas.

- Definir No Auto: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cantidad total de operaciones No autorizadas por no cumplir con requisitos.

- Definir Erradas: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cantidad total de operaciones con errores en la validación.

- Totales: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total bruto de las operaciones autorizadas.

- Id: este campo es diligenciado por el sistema, indica el grupo de instrucciones de pago del proceso, este campo no permite modificaciones.

- F. Pag: este campo es diligenciado por el sistema, indica la forma de pago que se utilizará para la orden de pago.

- Fte Rec: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fuente de la cual provienen los recursos, los valores por los cuales usted puede identificar estas fuentes son: (Plan/Encargo (P), Cuenta Bancaria (C)).

- Fondo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el fondo por el cual se va a realizar el pago de la orden de operación en el caso de que en el campo anterior se haya indicado el valor (C).

- Plan/Encargo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del encargo por el cual se efectuará el pago, se diligencia cuando la fuente de recursos corresponde a encargos fiduciarios, este debe estar registrado a nombre del fideicomiso.

- Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código correspondiente al banco por el cual se va a generar el desembolso del pago de la orden de operación.

- Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la cuenta a la cual se va a realizar el desembolso del pago de la orden de operación.

- Fuente de recursos: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre o la descripción de la fuente por la cual se va a realizar el desembolso de la orden de operación.

- Valor Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto de la operación a saldar.

- Fch Pago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha desde la cual se puede realizar el pago de la orden de operación relacionada.

- Stat: este campo es diligenciado por el sistema, indica la instrucción de pago a efectuar, los posibles valores son: Confirmada (CF),Autorizada (AU)

- Ok: Seleccione esta opción para indicar que la instrucción se tiene en cuenta en el proceso de acuerdo a la acción a realizar.

- Totales: este campo es diligenciado por el sistema, indica el total de la suma de las instrucciones de pago a partir del día siguiente a la fecha actual.

- Observaciones: este campo es diligenciado por el sistema, indica las observaciones o comentarios que se encuentran registrados referente a las operaciones registradas para su autorización y liquidación.

4. Complementos - Beneficiarios: seleccione este botón para consultar los beneficiarios relacionados a cada






uno de los movimientos, este solo se utiliza en caso de que el tipo de pago sea múltiple, esta ventana tendrá el siguiente formato:

Figura 30.Consulta Beneficiarios del pago

- Det. Facturas: este campo es diligenciado por el sistema, indica los datos de las facturas asociadas a la orden de operación confirmada

Figura 31.Detalle de movimientos por pagar

- Errores: seleccione este botón que le permite observar los errores que se generaron durante el procesamiento de las órdenes de operación, en caso de las órdenes de operación no presenten errores la ventana aparecerá en blanco.

- Confirmar: seleccione este botón mediante el cual se confirman las órdenes de operación y despliega la ventana con las órdenes de pago generadas.

1.5.1.9 Definir Valor en Moneda Extranjera [Fdmodvme]

Por medio de esta funcionalidad se realiza el registro del valor de la moneda extranjera, calculando el valor neto de la operación en la moneda sobre la que se está ejecutando la reexpresión. Esta forma solo se habilita si la cuenta contable está marcada como moneda extranjera y se reexpresa.

Este funcionalidad está disponible en versiones 4.3 y posteriores"

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>> DEFINIR VALOR EN MODEDA EXTRANJERA







Figura 32.Datos de entrada Definición valor en moneda extranjera


- Deben existir órdenes de operación que tengan en el pasivo una cuenta contable marcada para reexpresar.

1.5.1.9.3 Pasos para la definición del valor en moneda extranjera

Figura 33.Definir valor de Módena extranjera

1. Rangos de consulta - Desde empresa: Ingrese en éste campo la empresa desde la cual va a realizar la consulta

de operaciones relacionadas con monedas o bancos extranjeros. - Hasta empresa: Ingrese en éste campo la empresa hasta la cual va a realizar la consulta

de operaciones relacionadas con monedas o bancos extranjeros. - Cuenta Bancaria: ingrese el número de cuenta correspondiente si su empresa o

fideicomiso opera con una cuenta bancaria extranjera.






- Cuenta Contable: Este campo podrá ser diligenciado por medio de una tabla de valores en la cual usted puede identificar las diferentes cuentas contables relacionadas a estas empresas y el tipo de moneda por la cual fue registrada ésta cuenta, seleccione aquella que necesita relacionar.

- Desde fecha: Ingrese la fecha desde la cual va a realizar la consulta de las operaciones - Hasta fecha: Ingrese la fecha hasta la cual va a realizar la consulta de las operaciones. - Tipo Moneda: este campo es diligenciado por el sistema según corresponda la moneda a

la cual está relacionada la cuenta bancaria como la contable (Dólar, Pesos, Euros, etc.) - Registrar / Ya registradas: seleccione una de estas dos opciones que le permiten filtrar la

consulta que desea realizar, con esto informará al sistema que la información a traer corresponde a las operaciones registradas o las que aún no se encuentran registradas en el sistema.

- Consultar: seleccione este botón que permite informarle al sistema que desea realizar la consulta de las operaciones basada en los rangos de empresas, fechas y cuentas ingresadas en los campos anteriores.

- Aplicar: En el momento que desee definir el valor de la moneda extranjera diríjase a éste campo el cual, aplicará el valor correspondiente a cada operación según usted lo desee.

2. Ordenes de operación: - Empresa: este campo es diligenciado por el sistema, indica la empresa o el fideicomiso

que tiene vinculado alguna operación con moneda o cuenta bancaria extranjera. - Oper: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número asignado por el sistema

para identificar la respectiva orden de operación. - Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual fue creada la

orden de operación. - Nit Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número con el cual se

encuentra registrado el tercero en la orden de operación a la cual se le definirá el valor en moneda extranjera.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor de la orden de operación creada al fideicomiso o empresa relacionada.

- Vlr. Desctos: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de descuento que fue aplicado a la orden de operación.

- Vlr. Notas créd: este campo es diligenciado por el sistema, indica la suma total del valor correspondiente a las notas crédito registrado.

- Vlr Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto de la operación el cual ya tiene relacionados los descuentos de la orden registrados anteriormente.

- Tp: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento asociado a la orden de operación al cual se le va a definir el valor de la moneda extranjera.

- F. Caus: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se realizó la causación contable en el sistema.

- Prefijo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el prefijo de la factura vinculada a la orden de operación; sólo se habilitará en caso que la factura maneje éstos prefijos y cuando el tipo de documento sea factura.

- Factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la factura asociada a la empresa o fideicomiso al cual se le va a definir el valor de la moneda extranjera.






- TRM: Ingrese el porcentaje de la tasa representativa que se le causará a la orden de operación.

- Vlr Moneda Ext: Ingrese en este campo el valor de equivalencia correspondiente a la moneda extranjera que se le va a definir a la orden de operación asociada a la empresa o al fideicomiso.

- Empresa: En el momento en el que escoja la empresa o el fideicomiso el cual le va a definir el valor de la moneda extranjera el sistema le mostrará en este campo el nombre del cual ha escogido para realizar ésta operación.

- Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tercero asociado a la orden que se le va a definir el valor de la moneda extranjera.

- Observaciones: este campo es diligenciado por el sistema, indica todas las observaciones o comentarios que se encuentran registrados referente a las operaciones seleccionadas para definirle el valor de la moneda extranjera.

1.5.1.10 Solicitud Devolución IVA [Cpmosciv]

Esta funcionalidad permite solicitar a la DIAN la devolución de IVA que se ha generado en los proyectos inmobiliarios o macroproyectos para vivienda de interés social o interés prioritario.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>SOLICITUD DE DEVOLUCION DE IVA


Figura 34.Datos de entrada solicitud devolución de IVA


- Las empresas para afectar en la solicitud deben estar marcadas para devolución de IVA. - En el caso que una orden de pago tenga asociada una solicitud en estado diferente a

anulada, no podrá ser recuperada nuevamente.






1.5.1.10.3 Pasos para la solicitud de devolución de IVA

Figura 35.Solicitud devolución IVA

1. Rangos de búsqueda - Desde vigencia: Ingrese el año desde el cual desea consultar las empresas y los pagos

con devoluciones pendientes en ese período de tiempo. - Hasta vigencia: Ingrese el año hasta el cual desea consultar las empresas y los pagos con

devoluciones pendientes en ese período de tiempo. - Número solicitud: este campo es diligenciado por el sistema, indica un dígito el cual

corresponde al número de identificación de la solicitud con el cual se constata de la existencia de ésta en el sistema.

2. Empresas

Estos campos corresponden a la consulta basada en el rango de tiempo ingresados en la parte superior de la forma, por tal motivo toda esta información será traída por el sistema.

- Empresas: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código con el cual se encuentran registradas las empresas en el sistema que tienen pendiente solicitudes de devolución de IVA.

- Proyecto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del proyecto inmobiliario vinculado a la empresa del campo anterior pendiente de devolución de IVA.

- Nivel del proyecto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nivel en que se encuentra el proyecto inmobiliario, es decir la etapa por la cual van a solicitar la devolución de IVA.

- Vlr Total ventas: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total que se encuentra registrado por motivo de ventas del respectivo proyecto inmobiliario.

- % del IVA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el porcentaje total aplicable a la devolución del IVA correspondiente al valor de este proyecto inmobiliario.

- Vlr Devol Acumulado: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor de la devolución de un área respectiva de la empresa.

- Max Vlr Devolución: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto máximo por el cual se puede efectuar la devolución del IVA al respectivo proyecto inmobiliario.






Una vez seleccionada la empresa por la cual se va a realizar el descuento del IVA al proyecto inmobiliario en los campos que se encuentran a continuación, se podrá identificar la información básica como lo es: el nombre, el proyecto asociado, nivel del proyecto y el área al que corresponde, siendo la misma que se encuentra en el recuadro de la parte superior; esto indica que lo presentado por el sistema a continuación, será la información específica de las devoluciones pendientes asociados a la empresa indicada.

3. Pagos con devoluciones pendientes - Fec OrdPago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se

deberá efectuar el pago de cada orden vinculada a la empresa. - Proveedor: Cada orden de pago tiene asociado un tercero el cual corresponde al

proveedor. En este campo usted podrá identificar el Nit de identificación con el cual se encuentra registrado en el sistema dicho tercero.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción y detalle de la orden de pago.

- # OrdPago: este campo es diligenciado por el sistema en el momento de haber registrado la orden de pago, indica un código de identificación el cual se recuperará en éste campo.

- Valor total IVA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del IVA correspondiente a la orden de pago al cual se le va a generar la disminución de determinado porcentaje para la devolución del mismo.

- Saldo IVA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el resultado generado de la resta del valor del IVA menos el IVA devuelto, ésta será la fórmula que empleará el sistema para generar la información correspondiente a este campo.

- Vr a devolver: Ingrese el valor total por el cual se está enviando la solicitud de la devolución de IVA a la DIAN.

4. Complementos: - Ver Ord Pago: seleccione este botón para realizar la consulta de los detalles, este lo

direccionará inmediatamente a la forma [CPMCOPGN] (para más detalles de ésta forma consulte el manual programación de pagos _consultas).






Figura 36.Botón Ver Orden de Pago: Consulta Órdenes de pago

- Procesar: seleccione este botón luego de ingresar el valor del IVA correspondiente a la devolución que se va a generar, este procesa y valida el descuento correspondiente a esta orden, posteriormente el sistema le generará una ventana confirmando la operación.

- Factura: seleccione este botón para consultar detalles de la factura asociada a esta orden

de operación a la cual se le va a generar la devolución del IVA, éste botón le generará un cuadro con la información correspondiente como lo es el prefijo, Nº factura, fecha factura y valor factura tal como lo muestra la siguiente figura:

Figura 37.Detalles de facturas

1.5.1.11 Solicitar Fondeo Pago Orden Operación [Fdmosofo]

Por medio de esta funcionalidad se envían las solicitudes de traslado de fondos desde el encargo fiduciario (Cuenta de la Cartera), hacia la cuenta del negocio, con el fin de cubrir unas obligaciones específicas.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>SOLICITAR FONDEO PAGO ORDEN OPERACIÓN







Figura 38.Datos de entrada solicitud de fondeo

1.5.1.11.2 Precondiciones:

- Para realizar una solicitud de fondeo del pago de la operación, la empresa y la cuenta bancaria a relacionar deben estar creadas para manejar fondeos, de lo contrario el sistema no validara la solicitud y cancelara la acción.

1.5.1.11.3 Pasos para solicitar fondeo pago orden operación

Figura 39.Solicitud fondeo

1. Información de consulta - Fideicomiso: Ingresé el código del fideicomiso en el que se registró la orden de

operación a la cual se le realizará la solicitud de fondeo. - Oficina: Ingrese la oficina en la cual se encuentra operando quién realizará la solicitud

de fondeo para la orden de pago; esta oficina corresponde a las que se han registrado previamente en el módulo de cartelas colectivas y dentro de las cuales usted tiene






permisos. - Con fondeo/sin fondeo: seleccione una de estas dos opciones que le permiten realizar

un filtro el cual le indica al sistema que las ordenes de operación a consultar tienen o no fondeos según usted lo requiera.

- Núm. Fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación asignada por el sistema en el momento de finalizar el registro de la solicitud.

- Estado: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra la orden de operación (Grabadas (GR)).

Los campos que se presentan a continuación corresponden al resultado de la consulta y el filtro efectuado en los campos anteriores:

- Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código correspondiente al banco por el cual se va a generar el fondeo.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del banco relacionado en el campo anterior mediante el código.

- Núm. Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de cuenta bancaria correspondiente al titular de la orden de operación.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre o características de la cuenta bancaria que se encuentran registradas en el sistema.

- Saldo Cta.: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo total disponible que se encuentra registrado en la cuenta relacionada en el campo anterior.

2. Ordenes de operación

- Num.Orden: este campo es diligenciado por el sistema, indica un número de identificación asignado por el sistema.

- Fecha pago: Ingrese la fecha en la que va a realizar el pago de la orden de operación. - Núm. Inst.Pp: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de

instrucciones de pago asociadas a la orden de operación relacionada en el bloque anterior.

- Ins Proveedores: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor correspondiente a la instrucción de pago de proveedores.

- Núm. Inst.Pi: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de las instrucciones de pago que se constituyeron.

- Ins. Impu: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor correspondiente a la instrucción de pago de impuestos.

- GMF: Ingrese el valor aplicable del GMF que será asignado a la respectiva orden de operación (si fue parametrizado para su aplicación).

- Total: ingrese el valor total que corresponde a la cuantía por la cual se va a realizar la solicitud de fondeo.

- Ok: seleccione las órdenes de operación a las cuales se les va a realizar la solicitud de fondeo.

- Totales: este campo es diligenciado por el sistema, indica la suma total de las órdenes de operación correspondientes a los siguientes campos: Ins. Proveedores, Ins Impu, GMF y total, al final de cada columna de estos campos se identificarán estos valores en cuadros






independientes.

3. Identificación fuentes fondeo por orden - Recurso: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fuente de la cual se van a

adquirir los montos correspondientes a la orden de operación, los cuales se recuperan de la parametrización en el módulo de presupuestos.

- Tipo Fte: Ingrese el tipo de fuente de fondeo correspondiente a la orden de operación, los únicos valores que reconocerá el sistema como válidos serán: Cuenta (C) o Encargo (E).

- Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del banco que tenga relacionada la orden de operación solicitante del fondeo.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del banco relacionado en el campo anterior.

- Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de la cuenta bancaria de donde se retirará el monto correspondiente a la solicitud de fondeo.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre de la cuenta con él se encuentra registrada en el sistema.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto por el cual se va a realizar la solicitud de fondeo.

- Gmf: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor aplicable del GMF asignado a la respectiva orden de operación si fue parametrizado para su aplicación.

- Total Fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto por el cual se va a realizar la solicitud del fondeo menos GMF aplicado a la orden de operación.

- Saldo total: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo de la cuenta bancaria relacionado en el primer bloque sumado al total de fondeo registrado en el campo anterior.

- Total: este campo es diligenciado por el sistema, indica la suma de cada uno de los recursos correspondientes al valor del fondeo, GMF y total fondeo.

4. Complementos - Detalle: seleccione este botón si desea consultar el detalle de la instrucción de pago, el

sistema le generará un recuadro que contendrá toda la información respectiva como lo muestra la siguiente figura.

Figura 40.Detalle instrucción de pago

- Confirmar: seleccione este botón en el momento en que desee radicar por completo la solicitud de fondeo para la respectiva orden de pago, donde dará por confirmada la






acción y el sistema automáticamente guardará y dará por autorizada ésta solicitud para que genere el fondeo más adelante.

1.5.1.12 Generar Fondeo [Fdmogefo]

Por medio de esta funcionalidad se realiza un traslado de fondos desde el encargo fiduciario (Cuenta de la Cartera), hacia la cuenta del negocio, con el fin de cubrir unas obligaciones específicas. El traslado se realiza por el valor exacto de los pagos. Esto se realiza por control dentro del fideicomiso, por la complejidad del fideicomiso, por la operatividad del fideicomiso o por las razones que se establezcan para la operación del negocio. Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>GENERAR FONDEO


Figura 41.Datos de entrada generación de fondeo

1.5.1.12.2 Pasos para la generación de fondeo






Figura 42.Pasos para la generación de fondeo

1. Información de consulta - Hasta fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se va a

realizar la generación del fondeo, por tanto se tomará la fecha actual registrada en el equipo; aunque esta fecha podrá ser modificada según usted lo requiera o necesite.

- Oficina: Ingrese la oficina en la cual se encuentra operando quién realizará la solicitud de fondeo y desde la cual se realizó la solicitud para la autorización.

2. Identificación fideicomisos con fondeos: en este bloque usted podrá identificar los

fondeos vinculados al fideicomiso registrado en el anterior bloque, los cuales podrá aceptar o rechazar el número de fondeo para su generación según usted lo requiera o solicite.

- Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema, indica los códigos de los fideicomisos con fondeos para su aprobación o rechazo.

- Descripción del fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre con el cual se encuentra registrado el fideicomiso en el sistema, de igual manera éste se recuperará de la base de datos.

- Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del banco en el cual se encuentra vinculado el fideicomiso registrado en los campos anteriores.

- Descripción del Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del banco.

- Núm. Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta bancaria con la cual se encuentra registrado el fideicomiso en el banco asociado anteriormente.

- Valor fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor por el cual se realizó la solicitud de fondeo de operación (Ver forma FDMOSOFO Ruta: programación de pagos>>programaciones>>solicitar fondeo para orden de operación).

- Acción: seleccione este botón para generar la aprobación o el rechazo del número de fondeo correspondiente al fideicomiso.






3. Detalle del Fondeo: una vez seleccionado el fideicomiso al cual le desea realizar el fondeo podrá identificar la información en este bloque donde el sistema recuperará todo lo relacionado de la base de datos.

- Recurso: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fuente de la cual se van a

adquirir los montos correspondientes a la orden de operación. - Fuente: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fuente de la cual provienen

los recursos del fondeo, usted podrá identificar si es de un Plan/Encargo (P) o de una cuenta bancaria (C).

- Fond/Banc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de identificación con el cual se encuentra registrado en el sistema el fondo o banco del cual provienen los recursos.

- Desc Fondo/Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del fondo o banco relacionado en los campos anteriores.

- Nro. Cta. Fondo/Banco: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la cuenta correspondiente al fondo o banco de donde provendrán los recursos para el respectivo fondeo.

- Total Fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto total por el cual se va a realizar el registro del fondeo solicitado.

- GMF: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor aplicable del GMF asignado al respectivo fondeo si fue parametrizado para su aplicación.

- Banco Cartera: este campo es diligenciado por el sistema si el fideicomiso está asociado a una cartera colectiva, indica el código del banco al cual está vinculada esa cartera.

- Nro. Cta cartera: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la cuenta con la cual está asociado el fideicomiso a la cartera colectiva.

- Total: estos campos son diligenciados por el sistema, indican la suma de cada uno de los recursos correspondientes al total del fondeo y el GMF.

- Lin. Negocio: este campo es diligenciado por el sistema, indica el subtipo de negocio donde se encuentra el fideicomiso asociado con la cartera colectiva.

- Compartimento: este campo es diligenciado por el sistema, indica la clasificación que tiene el fideicomiso dentro de la cartera colectiva dependiendo del saldo final que tenga el encargo.

1.5.1.13 Cargue Inicial de Movimientos [Fdmocami]

Esta funcionalidad permite realizar los cargues iniciales de los movimientos, donde se ejecutará cargues, ver cargues, deshacer cargues, estos archivos se podrán encontrar en formato Excel o CSV. De igual manera usted podrá detectar los errores en la generación de pagos como errores a nivel de terceros y beneficiarios.

En esta funcionalidad a diferencia Cargue de Movimientos [Fdmocamv] no requiere asignar instrucciones de pago, permitiendo el cargue de pagos en varias empresas y cargue de anticipos.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>CARGUE INICIAL.







Figura 43.Datos de entrada cargue inicial de movimientos

1.5.1.13.2 Pasos para el cargue inicial de movimientos

Figura 44.Cargue inicial de movimientos

1. Cargue de archivos - Oficina: ingrese la oficina donde se van a grabar las operaciones - Archivo: En este campo puede realizar el cargue del archivo por medio del siguiente


- Fecha de cargue: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha actual en la que está realizando en cargue del archivo, este no será modificable en ningún caso.

- Fecha Arch: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se realizó el diligenciamiento del archivo con los procesos respectivos a cargar, este no será modificable en ningún caso.

- Nro. Reg.: este campo es diligenciado por el sistema, el número de registros que






contiene el respectivo archivo. - Vlr Total: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de los

movimientos cargados en el archivo. - Proceso: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación del

respectivo cargue asignado por el sistema el cual le permite posteriormente realizar la consulta del mismo.

- Ejecutar Cargue: seleccione botón que le permitirá validar el cargue del archivo al sistema.

- Ver Cargue: Seleccione este botón que habilita una ventana en donde encontrara campos que le permiten ingresar el número del proceso que desea consultar.

- Deshacer cargue: seleccione este botón para deshacer el cargue del archivo. 2. Formato del archivo: - Mvto: este campo es diligenciado por el sistema, indica los movimientos que se procesan

en el sistema. - Fideicomiso: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del fideicomiso

correspondiente a la operación que se está cargando. - Nro. Oper: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de operación que

el sistema le ha asignado al respectivo registro. - Concepto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del concepto por

el cual se va a realizar el movimiento. - Tipo Doc: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento por el

cual va a efectuar el pago. - Núm. Interno: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número con el cual se

encuentra registrado el documento a procesar en el sistema. - Núm. Ord Cliente: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la

orden correspondiente al cliente. - Nro. Factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de

identificación de la factura que se encuentra asociada a la orden de operación, esta información se consigna en el archivo a cargar.

- Nit: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación tributaria del tercero o proveedor que se relaciona en la orden de operación , las posibles opciones son (NIT o CC)

- Nombre del tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el Nombre o descripción correspondiente al tercero o proveedor que se relaciona en la orden de operación.

- Valor: ingrese el valor total del movimiento correspondiente al tercero. - Tipo Doc.: Ingrese a qué tipo de documento corresponde la acreencia. - Nro. doc. Ingrese el número con el cual se identifica la acreencia. - Fecha Doc: Ingrese la Fecha de creación correspondiente al documento de la acreencia. - Acreencia : Ingrese el número de la acreencia asociada al pago (Sí aplica) - Fecha: Ingrese la fecha en la que realizo el movimiento. - Código cargue: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código asignado por

el sistema en el momento de realizar el cargue. - TpMov: Ingrese en este campo el código asignado para el tipo de movimiento que va a

realizar. - Nt: Ingrese la naturaleza de la operación que va a realizar ya sea un ingreso (I) o un






egreso (E) - Área: Ingrese el código del área en el cual se va a registrar el movimiento. - Rubro: Ingrese el código de la imputación del movimiento (Rubro). - Recurso: Ingrese el código del recurso del movimiento. - Féc. Pago: Ingrese la fecha en la cual se va a realizar el pago respectivo de la operación. - Forma de pago: Ingrese la forma de pago con la cual va a saldar la operación y el sistema

continuamente le especificara el nombre correspondiente a esta. - Emp. Pago: Ingrese el código de la empresa correspondiente al origen de pago de la

operación y el sistema continuamente le especificara el nombre correspondiente a esta. - Banco Girador: ingrese el código del banco que va a realizar el giro, el sistema

continuamente le especificara el nombre correspondiente a este. - Sucursal Giradora: ingrese el código de la sucursal de donde se va a realizar el giro, el

sistema continuamente le especificara el nombre correspondiente a esta. - Nro .Cta. Giradora: ingrese el número de la cuenta de la cual se va a realizar el giro. - Fondo: Ingrese el condigo del fondo de inversiones. - Encargo/Plan: ingrese el código correspondiente del encargo fiduciario al cual se le

registra el movimiento. - Banco Beneficiario: ingrese el código del banco destino en que se consignaran los

recursos al beneficiario del pago. - Sucursal Beneficiario: Ingrese el código de la sucursal destino en que se consignaran los

recursos al beneficiario del pago. - TCtaB: ingrese el tipo de cuenta bancaria correspondiente al beneficiario( CH –cuenta de

ahorro, CC- cuenta corriente) - Nro.Cta Beneficiario: ingrese el número de cuenta correspondiente al beneficiario en

que le serán consignados los recursos. - Nit: ingrese el número de identificación correspondiente al tercero o al proveedor. - Nombre del beneficiario: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre o

descripción del tercero basado en el Nit ingresado en el campo anterior. - Prefijo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el prefijo de la factura enviada

por el tercero. - Féc. Factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha del número de la

factura enviada por el tercero. En formato 'DDMMAAAA'. - Féc. Legaliza: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se va a

realizar la legalización del pago de la factura. - Féc. Vcmto: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual caducará

el pago de la factura. - Valor Factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor correspondiente

al registro enviado por el tercero. - Cod Sistema: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del movimiento

asignado previamente por el sistema en el momento del registro de este. - Fond Dest: este campo es diligenciado por el sistema, indica el fondo al cual será

destinado el pago. - Enc Dest: este campo es diligenciado por el sistema, indica el encargo a donde están

destinados los recursos. - Vlr Anticipo: Este campo corresponde al monto que se va a anticipar al pago de la

operación. - Saldo anticipo: este campo es diligenciado por el sistema, el valor pendiente por pagar






luego de realizar la amortización del anticipo anterior. - Filtro: Este campo permite remitirse a dos opciones dentro del cargue realizado (Sin

procesar, procesados), las cuales le permiten filtrar movimientos de los registros ingresados según como el usuario requiera el orden del listado.

- Procesar movimientos: seleccione este botón mediante el cual se realiza el procesamiento de los movimientos, adicionalmente el sistema genera un filtro de los elementos en el cargue procesados y sin procesar, su funcionalidad es para consultar los cargues.

- Mensajes: este campo es diligenciado por el sistema, indica los errores o el estado del proceso a relacionar en la forma.

1.5.1.14 Autorizar Devolución de IVA [Cpmoausi]

Por medio de esta forma se autoriza o Rechaza las órdenes de operación que se solicitaron para hacer devolución del IVA. Esta funcionalidad está disponible en versiones 4.6 y posteriores Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>> AUTORIZAR DEVOLUCIÓN DE IVA.


Figura 45. Autorizar devolución del IVA


- Deben existir solicitudes de devolución en estado: Grabadas

1.5.1.14.3 Pasos para autorizar devolución del IVA






Figura 46. Autorización devolución IVA

1. Información de consulta: - Desde/Hasta Vigencia: Ingrese los años rango desde los cuales desea generar las

solicitudes pendientes por autorización. - Autorizar/Anular: ingrese si va a anular o autorizar la solicitud de la devolución del IVA. - Número solicitud: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la

solicitud a la que se le generara la autorización o si es el caso la anulación.

2. Solicitudes :

En este bloque usted podrá identificar las solicitudes pendientes para la devolución del IVA con sus respectivas descripciones generadas en el rango de tiempo ingresado en el bloque anterior.

- Núm. Sol: este campo es diligenciado por el sistema, indica Identifique el listado de

números correspondientes a las solicitudes que se encuentran pendientes de Autorización o anulación.

- Núm. Registros: este campo es diligenciado por el sistema, indica las órdenes de pago que se encuentran vinculadas a esa solicitud.

- Empresa: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de la empresa con el que se encuentra registrada en el sistema.

- Proyecto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del proyecto inmobiliario.

- Nivel: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del nivel en que se encuentra el proyecto inmobiliario.

- Área: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código del área. - Vlr total a devolver: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total que

se debe devolver a la solicitud. - Vlr Dev Solicitud: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del IVA

devuelto. - Vlr IVA por devolver: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo del IVA

pendiente por devolver.






- Empresa: este campo es diligenciado por el sistema, el nombre de la empresa la cual está realizando la solicitud de devolución.

- Proyecto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del proyecto solicitante de la devolución.

- Nivel: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nivel en el que se encuentra el proyecto.

- Área: este campo es diligenciado por el sistema, indica el área donde se está llevando a cabo el proyecto.

3. Pagos con devoluciones pendientes - Fec. Ord Pago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se

generó la orden de operación. - Proveedor: este campo es diligenciado por el sistema, indica el NIT correspondiente al

tercero vinculado en la orden de pago. - Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del tercero

relacionado en el campo anterior vinculado a la orden de pago. - #Ord Pago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la orden de pago asignado

en el momento de su registro al sistema. - Valor IVA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor del IVA aplicado a la

orden de pago. - Saldo IVA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo de IVA total a

devolver. - Vr a devolver: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del IVA

devuelto a la orden de pago. - Ok: seleccione la orden de pago la cual va a autorizar o anular para su devolución según

la solicitud. - Motivo Rechazo: ingrese en caso de que la solicitud haya sido anulada el motivo por el

cual se rechazó. 4. Complementos: - Procesar: Seleccione este botón en el momento en que desee realizar la autorización o

anulación de la solicitud con el cual confirma la acción e informa al sistema de los cambios efectuados para la respectiva solicitud.

- Factura: seleccione este botón si desea realizar la consulta de los detalles de la factura como lo muestra la siguiente figura.

Figura 47. Detalle de facturas






- Ver Ord Pago: seleccione este botón si desea realizar la consulta de la orden de pago, donde el sistema le generará todos los detalles de esta como lo muestra la siguiente figura.

Figura 48. Consulta órdenes de pago

1.5.1.15 Cargar Archivos Masivo Integral [Fdmocgpq]

Por medio de esta forma usted se realizan cargues masivos que registren en detalle una liquidación tributaria y en esta misma hará un llamado al proceso de preliquidación y operación. En este cargue no se soportaran instrucciones, contratos, acreencias y amortizaciones.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>PROGRAMACIONES>>CARGAR ARCHIVOS MASIVO INTEGRAL.

1.5.1.15.1 Datos de entrada:

Figura 49. Datos de entrada cargue archivos masivos integral






1.5.1.15.2 Pasos para el cargue de archivos masivo integral.

Figura 50. Cargue de archivos masivo integral.

1. Cargue de archivo - Oficina: Ingrese la oficina donde se van a cargar los archivos. - Estado: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra

el cargue. - Fideicomiso: ingrese el número del fideicomiso al que se le va a realizar el cargue. - Fecha archivo: ingrese la fecha en la que fue creado el archivo. - Archivo: En este campo puede realizar el cargue del archivo por medio del siguiente


- Ejecutar cargue: seleccione este botón para validar el cargue del archivo al sistema. - Deshacer cargue: seleccione este botón para deshacer el cargue del archivo. - Nro. Cargue: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de cargue que

contiene el respectivo archivo. - Fecha de cargue: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha actual en la

que está realizando en cargue del archivo, este no será modificable en ningún caso. - Nro. Registro: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de registros

que están relacionados en el archivo a cargar, este no será modificable en ningún caso - Vlr Total: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de los

movimientos cargados en el archivo, este no será modificable en ningún caso.

- Total: este campo es diligenciado por el sistema, indica el total de los pagos que están asociados al fideicomiso.

- Preliquidadas: este campo es diligenciado por el sistema, indica cuantos de los pagos ya se encuentran pre liquidados.

- Causadas: este campo es diligenciado por el sistema, indica cuantos de los pagos ya se






encuentran causados.

- Autorizadas: este campo es diligenciado por el sistema, indica los pagos ya se encuentran Autorizados.

- Opciones Preliquidar: seleccione este botón para realizar la pre liquidación de los pagos.

2. Pagos - Nro. Registro: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de registro

correspondiente al pago. - Secuencia: este campo es diligenciado por el sistema, indica la secuencia de los pagos. - Naturaleza: este campo es diligenciado por el sistema, indica la naturaleza del pago.

(Débito o crédito) - Concepto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el concepto por el cual se va a

realizar el pago. - Descripción concepto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre o la

descripción del concepto por el cual se va a realizar el pago. - Cod. Movimiento: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del

movimiento realizado, puede ser un movimiento contable o de tesorería. - Tipo de Movimiento: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de

movimiento de programación de pagos asociados a las órdenes de operación cargadas. - Nro. Interno: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número con el que se

encuentra registrado el pago en el sistema. - Describir Nro. Orden Cliente: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número

de orden correspondiente al cliente. - Nit Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el Nit de identificación del

tercero beneficiario del pago. - Cod Ciudad: este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de la ciudad

donde se encuentra ubicado el tercero. - Núm. Acreencia: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número

correspondiente a la deuda. - Prefijo Factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del prefijo

correspondiente a la factura de pago. - Nro. Factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la factura

enviada por el tercero. - Fecha factura: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se

generó la factura. - Fecha Legalización: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se

realiza la legalización de la factura.

- Opción Autorizar: Autorice los pagos a efectuar mediante este botón.

- Observaciones de validación: este campo es diligenciado por el sistema, indica las observaciones pertinentes que se emiten a razón del pago.

1.5.2 Novedades






1.5.2.1 Marcar Instrucción sin Causación de Pago [Fdmocaus]

Mediante esta funcionalidad se crean las causaciones contables de aquellas operaciones y pagos que no los tienen, el objetivo de esta funcionalidad es permitir la causación contable de diversas operaciones y las confirmaciones de las operaciones que se efectúan para una empresa determinada por el usuario.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>NOVEDADES>>MARCAR CAUSACION SIN INSTRUCCIÓN DE PAGO


Figura 51.Datos de entrada marcar causación sin instrucción de pago


- La orden de operación debe estar en estado Grabada (GB) y sin instrucciones de pago.

1.5.2.1.3 Pasos para marcar causación sin instrucción de pago






Figura 52.Causación sin instrucción de pago

1. Identificación de las operaciones - Fideicomiso: Ingrese el código con el cual se identifica la empresa fideicomiso en el

sistema y del que se desea aprobar las ordenes de operación o pago. - Hasta Fecha: Ingrese la fecha hasta cual desea realizar la consulta de las ordenes de

operación. - Gen.Resv.imp: seleccione si desea generar reserva por impuesto, las posibles opciones

son (SI/NO) - Fuente Rec: seleccione la fuente de los recursos corresponde a un Plan/Encargo o una

cuenta bancaria - Fondo/Banco: Ingrese el código del fondo o banco correspondiente a la forma de pago. - Fecha actual del fondo: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha vigente

para realizar operaciones en el fondo. - Plan/Cuenta: Ingrese en código de plan/Encargo o número de cuenta bancaria de la cual

provienen los recursos. - Con fondeo: este campo es diligenciado por el sistema, indica si este plan, encargo o

número de cuenta maneja fondeos o no (S/N) - Saldo disponible: este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo de recurso

total que posee el plan, encargo o cuenta bancaria de la cual se recaudaran los recursos. 2. Operaciones: Todos estos campos serán diligenciados por el sistema, traídos de la base de dato según los datos y fuentes ingresados en el bloque anterior. - No. Oper: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número asignado por el

sistema para identificar la orden de operación que fue asignada en el momento de su creación, por tal razón este se diligenciara automáticamente retroalimentado de la base de datos.

- Núm. Int: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número interno del documento a procesar.

- Ord. Cliente: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número asignado por el sistema en el momento en que se realizó el registro de la orden para su identificación.






- Fecha Pago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se estipulo el pago correspondiente a la operación.

- Id. Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de cedula o Nit correspondiente al tercero relacionado en la orden de operación.

- TpPg: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de pago que se realizara de acuerdo al número de beneficiarios.

- Orig: este campo es diligenciado por el sistema, indica la forma en la cual se creó la orden de operación, si a través del cargue masivo, A-archivo, o si se creó de manera I-individual.

- Conf. telefónica: este campo es diligenciado por el sistema, el código del estado de la confirmación telefónica y continuamente la descripción del mismo. Los posibles estados son:(Confirmado (C),Rechazado (R)Pendiente por confirmar (PC))

- Valor Bruto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto total que le corresponde a cada uno de los beneficiarios de la orden de operación registrada y diligenciada por el sistema.

- Valor descts: este campo es diligenciado por el sistema, indica el total de los descuentos financieros aplicados a la orden de operación que asumirá cada uno de los beneficiarios.

- Valor IVA: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor del IVA que se le aplicara a la operación.

- Valor N.C: este campo es diligenciado por el sistema, indica la suma total del valor correspondiente a las notas crédito asociadas a la orden de operación.

- Valor Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor neto de la operación a pagar.

- OK: seleccione las órdenes de operación que desea confirmar. 3. Adicionales: - Usuario: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del usuario quien

realizó la confirmación telefónica. - Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se realizó la

confirmación o rechazo de la operación. - Hora: este campo es diligenciado por el sistema, indica la hora en la cual se realizó la

confirmación o rechazo de la operación. - Confirmado por: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de

identificación y la descripción correspondiente al autorizador que confirmo o rechazo la operación.

- Observaciones: ingrese todas las observaciones o comentarios que se le presenten correspondientes a la operación.

- Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre del tercero asociado a la operación.

- Vr.Instr. Pago: este campo es diligenciado por el sistema , indica el valor por el cual se va a generar la instrucción de pago por impuestos

- Det. Facturas: este campo es diligenciado por el sistema, indica todos los detalles correspondientes a la factura asociada a la operación tal como lo muestra la siguiente figura.






Figura 53.Detalle de movimientos por pagar

- Confirmar: seleccione este botón mediante el cual usted podrá confirma que las órdenes

de operaciones seleccionadas pasen directamente al proceso de causación sin pasar por el proceso de asignación de instrucciones de pago.

1.5.2.2 Desautorizar Orden de Pago [Cpmoauto]

Por medio de esta funcionalidad se realiza la desaprobación de las órdenes de operación que ya han pasado por los procesos de pre liquidación, asignación de instrucciones de pago y causación. El usuario encontrará en la forma campos en los cuales podrá realizar el cambio de estado de la autorización de la orden de pago, cambiando e estado de autorizada a Desautorizada, y de igual manera podrá efectuar este proceso para una única empresa o fideicomiso dentro de una vigencia especifica.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>NOVEDADES>>DESAUTORIZAR ORDEN DE PAGO


Figura 54.Datos de entrada autorización de órdenes de pago

1.5.2.2.2 Pasos para la autorización de órdenes de pago






Figura 55.Autorización de órdenes de pago

1. Información de consulta - Empresa: Ingrese el número de identificación del fideicomiso o empresa a la que se le

realizara la aprobación respectiva de las órdenes de pago. - Vigencia: este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia de la orden de

pago para registrar operaciones. - Instrucción de pago: seleccione este botón para realizar la consulta de las instrucciones

de pago relacionadas a la empresa registrada por medio de un recuadro como lo muestra la siguiente figura.

Figura 56.Instrucciones para pago

2. Órdenes de pago: La mayoría de los campos correspondientes a este bloque de la forma serán diligenciados directamente por el sistema traído de la base de datos, de tal forma que serán informativos y no tendrán ninguna modificación.

- Ppto: este campo es diligenciado por el sistema, indica si el pago de la orden de

operación tiene asociado algún movimiento o validación presupuestal.






- OrdPago: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación de la orden de pago que fue asignada en el momento en que se aprobó la causación.

- Cód.Alter: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número alterno de la orden de pago en caso que esta sea utilizada según este parametrizado.

- Valor Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto de la operación antes de que se realice descuentos e impuestos de pago.

- Nuevo Valor Neto: este campo es diligenciado por el sistema, indica el monto de la operación cuando ya se le realizaron los descuentos y el pago de impuestos correspondientes al pago.

- Fch.Creada: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual fue creada la orden de operación en el sistema.

- Aut: seleccione si desea realizar la aprobación de la orden de pago(S/N). Cuando usted indique el valor Si (S) el sistema despliega unos campos adicionales en los cuales usted deberá especificar el flujo de pago que corresponde al pago, y donde especificara la cuenta de la estructura del flujo de caja en la cual se registrara la operación, y si se le deben registrar descuentos condicionales sobre la operación.

- Figura 57.Flujo de pago

- Fec.Pago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual está estipulado el pago de la respectiva orden.

- Pago: seleccione si se efectuaran pagos parciales (Si (S)/No(N)). En caso de que usted seleccione S-sí el sistema desplegara una ventana en la cual debe indicar el monto de los pagos parciales realizando la distribución de los pagos cuando el pago debe realizarse a múltiple beneficiarios.

- Parcial: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción correspondiente a los pagos parciales a realizar.

- Núm. Pago: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de autorización de la orden de pago.

- Fch Auto: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de autorización de la orden de pago.

- Autoriza: este campo es diligenciado por el sistema, indica el nombre o código de identificación correspondiente a la persona que realizo la respectiva autorización.

- Fp: este campo es diligenciado por el sistema, indica la forma en que se efectuará el pago. - Beneficiario: este campo es diligenciado por el sistema, indica la persona beneficiaria del






pago de la orden. - Nit: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación

correspondiente al tercero. - Fpago: este campo es diligenciado por el sistema, indica la forma de pago por la cual se va

a saldar la orden.

1.5.2.3 Anular Orden de Pago [Cpmoanor]

Esta funcionalidad permite realizar anulaciones de las órdenes de pago de una empresa para una vigencia determinada. Para poder realizar estas anulaciones el usuario deberá conocer el número de las órdenes de operación, y por medio de estos el sistema generará un comprobante soporte de la anulación de la orden.

Acceso: PROGRAMACION DE PAGOS>>OPERATIVO>>NOVEDADES>>ANULAR ORDEN DE PAGO


Figura 58.Datos de entrada Anulación de la orden de pago.

1.5.2.3.2 Pre condiciones:

- El usuario debe estar creado como usuario del sistema en estado “Activo”. - El usuario debe tener activa la funcionalidad: Anulación de órdenes de pago. - Debe estar creada la Orden de Pago y en estado ‘Tramite’.

1.5.2.3.3 Pasos para la anulación de la orden de pago






Figura 59.Anulación de orden de pago

1. Información de consulta - Empresa: Ingrese el número de identificación de la empresa a la cual se le va a realizar la

anulación de una orden de pago. - Vigencia: Campo donde se indica la vigencia a la cual corresponde la orden de pago a

anular. - Últ Cierre: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha del último cierre

contable de la empresa o fideicomiso. 2. Orden de pago: - Nro. Orden: Ingrese el número de la orden a la que le desea realizar la anulación. - Vr Bruto: este campo es diligenciado por el sistema luego de haber diligenciado el

Número de orden, indica el monto bruto por el cual se va a realizar el pago de la orden. - Documento: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento

presupuestal que se encuentra relacionado a la operación. - Nº Documento: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del

documento presupuestal relacionado en el campo anterior que valida la respectiva operación.

- Vig Docu: este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia del documento relacionado anteriormente.

- Descripción: este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción correspondiente a la orden de pago.

- Fecha Orpa: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual fue creada la orden de pago.

- Vig Radi: este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia que tiene la radicación de la orden de pago.

- Nº Radi: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de identificación de la radicación de la orden de pago, este será diligenciado por el sistema de igual manera que lo anteriores.

- TpCo (Causación): este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de comprobante contable que se encuentra asociado a la causación

- Núm. (Causación): este campo es diligenciado por el sistema, indica el número






correspondiente al comprobante contable que se encuentra asociado a la acusación. - Periodo (Causación): este campo es diligenciado por el sistema, indica el periodo

contable en el cual se debe generar el pago de la orden. - Tipo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de operación contable

efectuada que se le va a realizar a la orden de pago - Nro. Com: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de comprobante

que le fue asignado en el momento que se generó el pago. - Periodo: este campo es diligenciado por el sistema, indica el periodo en el cual se efectuó

el movimiento contable de la orden. - St: este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra el

pago correspondiente al módulo de tesorería. - Continuar: seleccione este botón para realizar la reserva del número de comprobante de

anulación correspondiente a las causaciones efectuadas en el proceso anterior. 3. Pagos Futuros: - #Oper: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número secuencial de las

operaciones futuras que se deben efectuar ya sea por pagos parciales o amortizaciones de acreencias.

- Fpag: este campo es diligenciado por el sistema, indica la forma de pago en la que se va a efectuar el futuro pago.

- Cuenta: este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta bancaria correspondiente al beneficiario de los recursos.

- Valor: este campo es diligenciado por el sistema , indica el monto total a pagar - Cheque: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del cheque mediante

el cual se va a efectuar el pago de la orden ( Este solo aplica si el pago se va a realizar por medio de la forma de pago Cheque)

- Impr: este campo es diligenciado por el sistema, indica si el cheque ya fue impreso o no. 4. Datos Anulación: - Tpmv Anula: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número y descripción

del tipo de anulación que se efectuará a la orden de pago. - Fecha Anula: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se va a

efectuar la anulación y continuamente el sistema desplegara una ventana donde usted deberá ingresar la razón por la cual desea realizar esta anulación.

- TpCo Gener: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de comprobante genérico que se generará por el concepto de la anulación a efectuar.

- TpCoEsp: este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de comprobante específico que se genera como soporte de la anulación.

- Nro Com Anul: este campo es diligenciado por el sistema, el número de comprobante que se generará por el concepto de la anulación, este será diligenciado por el sistema.

- Procesar: seleccione este botón si desea finalizar la anulación de la orden de pago, una vez hecho esto el sistema procesará la información y se anulara automáticamente la orden.

1.5.2.4 Cumplir Orden de Pago sin Tesorería [Cpmocost]

Esta funcionalidad permite realizar el cumplimiento de las órdenes de pago de una determinada empresa, sin realizar movimientos bancarios en la tesorería, para una vigencia determinada. Aquí el usuario deberá identificar cual es el número de la operación y






continuamente el sistema le generará un comprobante de complimiento de la orden. Esta funcionalidad está disponible en versiones 4.6 y posteriores.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>>OPERATIVO>>NOVEDADES>> CUMPLIR ORDEN PAGO SIN TESORERIA


Figura 60. Datos de entrada orden de pago sin tesorería


- El usuario debe tener permiso para acceder a la funcionalidad. - El usuario debe estar en estado ‘Activo’. - Tener una orden de pago sin aprobar. - Tener una orden de pago con instrucciones. - La orden de pago no puede tener liquidación tributaria.

1.5.2.4.3 Pasos para cumplir orden de pago sin tesorería






Figura 61.Cumplimiento orden de pago sin tesorería

1. Información de la orden - Fideicomiso: Ingrese el código del fideicomiso correspondiente a la orden de pago, el

sistema le permitirá identificar la descripción de éste. - Hasta Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha hasta la cual se

mostrarán las órdenes de pago. 2. Comprobante de cumplimiento Al finalizar el ingreso del fideicomiso el sistema recuperará todas las órdenes de pago asociadas en este bloque donde usted los podrá identificar. La mayor parte de los campos no son modificables. - Nro. Orden: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la orden de

operación. - Fecha Registro: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se

realizó el registro dela orden de operación. - Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el NIT del tercero asociado a la

orden de pago. - Vlr Orden: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de la orden de

pago a grabar. - Id Fideicomitente: Ingrese el número de identificación del fideicomitente que realizó el

pago de la orden. - Fideicomitente: este campo es diligenciado por el sistema según la información ingresada

en el campo anterior, indica el nombre del fideicomitente. - Ob. Cumplimento: Ingrese las observaciones pertinentes del cumplimiento sin tesorería. - Ok: Seleccione la orden de pago a grabar. - Observaciones orden /tercero: Al seleccionar la orden de pago a grabar el sistema le

generará en éstos dos campos la información ingresada en los campos anteriores nombrados de igual manera.

- Grabar: seleccione este botón para grabar el cumplimiento de pago de la orden.






1.5.2.5 Anular Cumplimiento Orden de Pago sin Tesorería [Cpmoancm]

Por medio de esta funcionalidad se anulan las autorizaciones de las órdenes de pago siempre y cuando no tengan movimientos realizados en la tesorería, para evitar posibles confusiones es necesario entender que anteriormente se realizó la liquidación de la orden de pago; ahora mediante esta funcionalidad usted le dará la anulación correspondiente.

Acceso: PROGRAMACIÓN DE PAGOS>> OPERATIVO>>NOVEDADES>>ANULAR CUMPLIMIENTO DE PAGO SIN TESORERIA.


Figura 62. Datos de entrada anulación orden de pago sin tesorería


- El usuario debe tener de acuerdo al perfil activa la funcionalidad.

- El usuario debe estar en estado ‘Activo’.

- La fecha de anulación debe corresponder al periodo contable actual. - Deben existir pagos sin tesorería sin anular.

1.5.2.5.3 Pasos para anular cumplimiento de pago sin tesorería.






Figura 63.Anular cumplimiento de pago sin tesorería

1. Información de la orden - Fideicomiso: Ingrese el código del fideicomiso correspondiente a la orden de pago, el

sistema le permitirá identificar la descripción de éste. - Hasta Fecha: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha hasta la cual se

mostrarán las órdenes de pago. 2. Comprobante de Anulación Al finalizar el ingreso del fideicomiso, el sistema le recuperará todas las órdenes de pago

asociadas en este bloque donde usted las podrá identificar. La mayor parte de los campos no son modificables.

- Nro. Orden: este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la orden de

pago. - Fecha Registro: este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la que se

realizó el registro dela orden de operacion. - Tercero: este campo es diligenciado por el sistema, indica el NIT del tercero asociado a la

orden de pago. - Vlr Orden: este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de la orden de

pago a grabar. - Observación Anulación: Ingrese las observaciones pertinentes a la anulación de la orden

de operación sin tesorería. - Ok: Seleccione la orden de pago que desea anular. - Observaciones orden /tercero: Al seleccionar la orden de pago a anular, el sistema le

generará en estos dos campos la información ingresada en los campos anteriores nombrados de igual manera.

- Anular: seleccione este botón donde usted podrá efectuar la anulación de cumplimiento de la orden.






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