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Programa Operativo Anual 2016

1 Secretaría General de Talpa de Allende 2015-2018

Secretario General: Mtro. Alberto Martín García Covarrubias

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono de oficina: 38 500 09 Ext. 123 y 121

PROGRAMA

OPERATIVO ANUAL

SECRETARÍA GENERAL

2016



CONTENIDO

Presentación

Marco jurídico

Misión

Visión

Objetivo

Objetivo especifico

Calendarización de las actividades

Organigrama

Recursos humanos para realizar las actividades

Recursos técnicos para realizar las actividades

Debilidades en Secretaria General

PRESENTACIÓN

El Programa Operativo Anual (POA) 2016 de la Secretaría General de Talpa de Allende, Jalisco

es un instrumento de acción concreta mediante el cual se organiza el plan de trabajo a corto

plazo, tratando de que sea congruente, de respuesta a los objetivos y estrategias del Plan

Municipal de Desarrollo 2015-2033.

El presente documento de organización es un eje de apoyo tanto para la ciudadanía como para

la propia Administración Municipal, que busca mejorar el desempeño en las acciones y

prestación de servicios públicos a la población, con la firme intención de atender las necesidades

y demandas prioritarias planteadas por la sociedad.

Los resultados del POA 2016 estarán sujetos a la disponibilidad y aprovechamiento óptimo de

los recursos humanos, materiales, financieros y técnicos; mismos que tendrán como parámetros

de medición los avances alcanzados en el cumplimiento de las metas programadas; así mismo

facilita la ejecución y el control de las actividades cotidianas.



MARCO JURÍDICO

Con fundamento en los artículos 60, 61, 62, y 63 de la Ley del Gobierno y la administración

Pública municipal, en donde se establece que todo Ayuntamiento debe tener un funcionario

público encargado de la Secretaría General, el cual es el facultado para formular las actas de

las sesiones que celebre el Ayuntamiento y autorizarlas con su firma, recabando a su vez la

firma de los regidores que hubieren concurrido a la sesión y procediendo al archivo de las

mismas; este funcionario también es el facultado para expedir las copias, constancias,

credenciales y demás certificaciones que le requieran los regidores de acuerdo a sus facultades,

o las solicitadas por otras instancias, de acuerdo a las disposiciones aplicables en la materia.

MISIÓN

Facilitar la continuación de los acuerdos y resoluciones del pleno del Honorable Cabildo, dando certeza jurídica a los actos de la Administración, ejerciendo custodia sobre la documentación relevante, los acuerdos de voluntades y el patrimonio municipal. Identificar las necesidades y problemáticas de los habitantes del municipio, atenderlas de manera rápida y directa, dando un trato justo y de igualdad social, y con esto contribuir a que la población tenga una mejor calidad de vida.

VISIÓN

Pretendemos que en la Secretaria General se brinde un servicio de calidad a toda la ciudadanía en general, esto a través de procesos eficientes para una pronta respuesta a las solicitudes, canalizando y dando seguimiento a los asuntos prioritarios del municipio, manteniendo el orden administrativo a través del profesionalismo, la legalidad de los actos e instrucciones que de aquí emanen y valores tales como la honestidad, sensibilidad social, eficiencia y responsabilidad.



OBJETIVO

Lograr que la Secretaría General del Ayuntamiento se caracterice por su tenacidad, competencia, transparencia, eficacia y cercanía constante con las demás áreas, dependencias de la administración pública y ciudadanía en general.

Resolver los asuntos a los que por mandato de ley se faculta al Secretario, responder de manera eficiente a las solicitudes formuladas por la ciudadanía con estricto apego a derecho, brindar un servicio profesional y de calidad con personal capacitado para ello y en su caso dar asesoría necesaria cuando la resolución del asunto sea de una dependencia externa.

Contribuir para garantizar el acceso y actualización de la información pública, observando los principios que rigen los procedimientos de acceso a la información pública.

OBJETIVO ESPECIFICO

Dar seguimiento a los asuntos propios de la Secretaría, los que asigne el Presidente Municipal,

Levantar y resguardar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias de Cabildo,

Autorizar, y Certificar dando fe de los actos protocolarios efectuados en el H. ayuntamiento con

firma y rubrica, y demás acuerdos con las Direcciones y Áreas que integran la Administración

Pública Municipal.

CALENDARIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

DOCUMENTOS GENERADOS

METAS

CALENDARIZACIÓN

CONDICIONES PARA LLEVARSE A CABO EL

DOCUMENTO

Invitar a integrantes del H. Ayuntamiento, en donde se señala la

compilación de iniciativas

presentadas por los regidores y

ciudadanos para ser discutidos en la

sesión.

Convocatoria

Enviar en tiempo y forma a los Regidores

integrantes del H. Ayuntamiento la

convocatoria para la sesión.

Fechas variables, por lo que regularmente se

envía una invitación de manera mensual para las sesiones ordinarias

y en caso de ser necesario se convoca

en el mismo mes a una sesión extraordinaria.

Tener a tiempo los

documentos y temas a tratar en la sesión para

que la presidente municipal emita la

convocatoria.



Asistencia a la sesión del H. Ayuntamiento.

Lista de asistencia

Levantar en el documento

respectivo las firmas de asistencia de los

integrantes del h. Ayuntamiento.

Mensual

Llevarse a cabo la sesión

de Ayuntamiento.

Transcripción de la

sesión de Ayuntamiento

celebrada.

Acta

Asentar y dar fe en el acta de la sesión lo

acordado por el pleno del H.

Ayuntamiento, y autorizarla con su

firma.

15 días de cada mes

Que se celebre la sesión.

Dar cumplimiento a los acuerdos de Ayuntamiento.

Oficios

Enviar en tiempo y forma a las

direcciones o áreas correspondientes los acuerdos del pleno

del H. Ayuntamiento, para su

cumplimiento.

Mensual

Que las áreas lleven a cabo la instrucción girada

por el pleno del H. Ayuntamiento.

Llevar el registro de los bienes propiedad

del Municipio

Relación de bienes del municipio.

Mantener en buen uso y conservación

los archivos municipales.

Cada que se genere una escritura

Que obras públicas y jurídico entreguen a

Secretaría General las escrituras y documentos

Expedir constancias,

certificaciones y otros documentos a las

áreas y dependencias del H. Ayuntamiento.

Documentos diversos

Entregar en tiempo los documentos que se requieran para

trámites que competen a la

presidente municipal o al H.

Ayuntamiento.

Cuando se requiera

Solicitud correspondiente.

Expedir constancias

de domicilio, ingresos, identidad,

residencia, modo honesto de vivir, buena conducta, autorización para

viajar, de dependencia económica, aclaración de nombre, laborales,

Documento solicitado por el ciudadano.

Elaboración y entrega de las constancias

solicitadas por los ciudadanos.

Diario.

Solicitud del ciudadano.



certificaciones y comparecencias ante el Secretario General del H. Ayuntamiento.

Brindar apoyo y

seguimiento en los trámites necesarios

para la regularización de los predios

rústicos que no cuentan con un

documento tal como una Escritura que acredite su Legal

Propiedad.

Integración de expediente.

Indicar a los usuarios los requisitos para la regularización de los

predios rústicos, recibir los

documentos para la integración del expediente y

enviarlos para su regulación.

Diario.

Que el ciudadano entregue su

documentación completa.

Desahogo de las testimoniales de predios rústicos.

Declaración de

testigos y colindantes.

Apoyar en la toma

de declaraciones de testigos y

colindantes de los predios a regularizar.

Diario.

Que se presenten los testigos y colindantes.

Supervisar el

funcionamiento de las direcciones del H.

Ayuntamiento.

Reportes

Conocer el

desempeño de los trabajadores y

necesidades de cada una de las áreas.

Los lunes de cada semana.

Coordinación y cooperación de cada una

de las áreas

Integración de expedientes laborales.

Expedientes de personal

del H. Ayuntamiento.

Integrar y actualizar

expedientes laborales con los

documentos de cada empleado del H. Ayuntamiento.

Cada que haya bajas y altas de personal.

Que empleados del H.

Ayuntamiento entreguen sus documentos

completos.

Atención ciudadana.

Documento de petición,

derivación o canalización.

Atender a todo

ciudadano que se presente a solicitar

apoyo y/o en su caso canalizarlo a la dependencia

correspondiente.

Diario.

Solicitud de ciudadanos.



Mantener a la

ciudadanía informada sobre las normas

aplicables en nuestro municipio.

Gaceta

Municipal Ecos de la Montaña.

Difusión veraz y oportuna de la normatividad

aplicable en el municipio.

Cada que haya reformas a los

reglamentos del H. Ayuntamiento.

Se instruya para su publicación.

Elaboración de peticiones de Agentes

y/o Delegados municipales.

Solicitud.

Ayudar a los Agentes

y/o Delegados a redactar sus peticiones a diferentes

direcciones del H. Ayuntamiento o

cualquier dependencia Estatal

o Federal.

Diario.

Solicitud de Agentes o Delegados municipales.

Visitaduría

Agentes y/o delegados

municipales

Acudir a las

localidades del municipio a verificar

el buen funcionamiento de

las Agencias y Delegaciones así como atender las necesidades que

surjan en sus comunidades.

Bimestral.

Solicitud de los habitantes, Agentes y/o

Delegados de las localidades.

Atender oportunamente las

solicitudes de información, que

implica la notificación en tiempo y forma de

las respuestas.

Oficios de contestación.

Cumplir con los procedimientos

establecidos en la Ley de

Transparencia y Acceso a la

Información Publica del Estado de Jalisco

y sus Municipios y contestar

oportunamente.

Constantemente

Que el ciudadano solicite la información.



Publicar la información

fundamental e información adicional

requerida por los entes evaluadores, en

la plataforma.

Avanzar en la publicación de información en la plataforma.

Cumplir con la

publicación de la información pública establecida en los

artículos 8 y 15 de la Ley de

Transparencias y Acceso a la

Información Pública del Estado de Jalisco

y los Lineamientos Generales para la

Publicación de Información

Fundamental.

Constante.

Tener generada toda la información fundamental.

Acudir a cursos, reuniones, talleres,

convenciones, conferencias y demás

actividades de carácter académico

que abonen a la formación y

profesionalización, para mejorar el

desempeño laboral.

constancia

Aprovechar la información

proporcionada para estar actualizados y

poder brindar un mejor servicio.

Cada que se convoque

Que dependencias federales, estatales o

municipales convoquen.

Integración de comités y consejos

ciudadanos

Acta de integración

Invitar a diferentes personas

representativas, para la integración de

diversos consejos y/o Comités Ciudadanos,

garantizando la Participación Ciudadana.

Cuando sea necesario

Se le instruya para que convoque a reunión.



ORGANIGRAMA

RECURSOS HUMANOS PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES

Mtro. Alberto Martín García Covarrubias, Responsable de la Secretaría General.

C. Laura Joana Vicencio Hernández, Secretaria de Secretaría General.

L.A.P. María Violeta Becerra Osoria Presidente Municipal

Mtro. Alberto Martín García Covarrubias Secretario General

C. Laura Joana Vicencia Hernandez Secretaria de Secretaría General



RECURSOS TÉCNICOS PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES

CODIGO

006-SG-000

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

ORIGEN

ESTADO FÍSICO

ACTUAL

006-SG-001

Mobiliario: Archivero 4 gavetas Proveedor: Office Max Factura: XJ26578 Costo: $3,999.00

1

Compra

16/3/2010

Malo

006-SG-002

Equipo: Impresora Láser Marca: Samsung Modelo: ML-2855ND de Hasta 28 PPM,1200x1200 Proveedor: PC en Línea Factura: 322053 Costo: $1,899.00

1

Compra 24/3/2010

Malo

006-SG-003 Equipo: Computadora DC7900 NW787LA E7400 Marca: HP Series: SMXJ9500BYC Proveedor: Microsystems Factura: 101711B Costo: $8,967.96

1 Compra 14/4/2010

Regular

006-SG-004 Monitor: LCD 20” Marca: Hacer Modelo: X 203HC Serie: ETLFK0804494904AB24203

1 Se Desconoce Regular

006-SG-005 Equipo: NO BREAK Marca :APC Modelo: BE350G-LM Serie: 4B1218P29098 Proveedor: Factura : Costo:

1 Se Desconoce Bueno

006-SG-006 Equipo: Computadora Marca: HP Series: SMXJ9500BXX Proveedor: microsystems Factura:




Costo:

006-SG-007 Monitor: Marca: HP Modelo: 2009m Serie:CQ9351X4C

1 Se Desconoce bueno

006-SG-008 Equipo: NO BREAK Marca :APC Modelo :BE350G-LM Serie:4B1218P39098 Proveedor: Factura : Costo:


006-SG-009 Mobiliario : Archivero metálico 4 gavetas Calibre: 22 Color :Arena Factura : 5469 Proveedor :Muebles RCS Costo :$3,132.00

1 Compra 12/04/2010

Bueno

006-SG-010

Mobiliario: Gabinete de madera de 2.11 m de alto x 97.5cm de frente por 40 cm de fondo con puertas de cristal. Fabricado para resguardo de libros de actas y material grabado de las sesiones de Ayuntamiento. Proveedor: Carpintería Migue Factura: Nota de venta 000803 Costo:$3,800.00

1 Compra

28/07/2011

Bueno

006-SG-011

Cargador eléctrico Energizer, para 4 Baterías AA Ó AAA

1 12/05/2013 Bueno

006-SG-013 Sillas Rojas

3 16/02/11 Bueno

006-SG-014 Teléfono negro moderno Phone

Con Cable

1 Se Desconoce Malo

006-SG-017 Teléfono inalámbrico PANASONIC Color: negro

1 Se Desconoce Regular



006-SG-018 Grabadora SONY MP3, USB

1 2009 Malo

006-SG-019 Silla Giratoria Marca: REQUIEZ Serie: A037418

1 COMODATO SECRETARIA DE ADMON.

16-11-12

Bueno

006-SG-020 Mesa de Madera Color: Café


006-SG-021 Archivero Color: Madera 2 Cajones con llaves

1 COMODATO SECRETARIA DE ADMON.

16-11-12

Bueno

006-SG-022 Mobiliario: Silla secretarial giratoria

1 Recibido en comodato de

la Sría.de Admón. según contrato Nº05 –ASIG-TALPA LLEN-MOB/10

21/VI/2010

Bueno

006-CS-023 Mesa pequeña de madera con 1 cajón

Se desconoce Buena

006-SG-023 Mesa pequeña de madera 1 Se desconoce Buena

006-SG-024 Archivero de madera con 4

gavetas Color: café 1 Se desconoce Bueno

006-SG-025 62 libros de acta de cabildo y una por empastar

1

006-SG-026 212 caset de juntas de cabildo

006-SG-027 Banco de madera chico 1 Bueno

006-SG-28 Equipo: Computadora (CPU, MONITOR, TECLADO Y MOUSE) EliteDisplay E231 Marca: HP Series: 2UA45025LR

1 Bueno

006-SG-29 Mobiliario: Silla secretarial giratoria

1 Bueno



DEBILIDADES EN SECRETARÍA GENERAL

Deficiente equipo de cómputo con el que cuenta el área (impresora).

“Comprometidos Contigo” Talpa de Allende, Jalisco 15 de Enero de 2016.

Mtro. Alberto Martín García Covarrubias Secretario General

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