Programa E-RateAño 16 (2013-2014)

Preparado por Julio E. Rodríguez

25 de septiembre de 2012

Superintendencia de Escuelas CatólicasArquidiócesis de San Juan

http://www.secsj.org

¿Qué es el Programa E-Rate?• El “Schools and Libraries Program of the Universal

Service Fund”, mejor conocido como el Programa E-Rate, es administrado por la “Universal Administrative Company (USAC)” bajo la dirección de la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) y provee descuentos para ayudar a las escuelas y bibliotecas de los E.U. obtener equipos de telecomunicaciones y Acceso al Internet a unos precios razonables.

http://www.universalservice.org/sl

¿Qué es el Programa E-Rate?

• El programa comenzó en 1998.

•Para el año 2012-2013 el fondo aumento a $2,338,786,577.

•Un aumento de 2.1% del fondo del año pasado.

¿Qué es el Programa E-Rate?• El programa otorga un descuento de

entre un 20% a un 90% en los servicios que cubre.

•NO SON FONDOS FEDERALES BAJO LA LEY NCLB.

•Por tal motivo, no hay equipo gratis. Siempre el colegio tiene que pagar el porciento que no cubre USAC.

¿Qué es el Programa E-Rate?• Apoya la conectividad para los servicios de

telecomunicaciones y/o Internet.• Provee fondos para 4 serviciosPrioridad 1•Servicios de telecomunicaciones (teléfono)•Acceso al InternetPrioridad 2 •Conexiones Internas (“Drops”, Servidores)

(NO cubre computadoras de escritorio)•Mantenimiento básico de Conexiones Internas

¿De dónde vienen los Fondos?

Descuentos

Los descuentos que obtendrá cada colegio dependerán de:• Nivel de pobreza de acuerdo al NSLP• Estudio Socioeconómico• Localización del colegio (rural/urbana)

Descuentos variarán del 20% al 90%• Se debe evidenciar TODO

Descuentos • La tasa de descuentos de E-Rate está basada en

una encuesta realizada por el Departamento de Agricultura Federal para así determinar el número de estudiantes elegibles para el «National School Lunch Program» (NSLP).

• Estos descuentos fluctúan entre 20% y 90%.

Descuentos Por las circunstancias socio-económicas en la Isla, Puerto

Rico consta de un descuento mínimo automático de 60% o 70% dependiendo de la zona.

• Toda el área metropolitana de San Juan se considera zona urbana.• Por tal motivo las escuelas privadas en el área metro

de San Juan actualmente son elegibles para un 60% de descuento mínimo automático.

Año 14 (2011-2012)

• Participaron 45 colegios en el consorcio para este año.• Este año se asignaron $1,122,020.94 de fondos

Prioridad 1 (telefonía y acceso al Internet) y $276,931.97 de Conexiones Internas (Prioridad 2) por para un total de fondos de: $1,398,952.91

• Prioridad 2 solo recibieron fondos los colegios con 90% de descuento.

Año 14 (2011-2012)

• CAMBIOS A LOS REQUSITOS DE E-RATE

• Comenzando en el año fiscal 2011, las instituciones que solo solicitan fondos de Prioridad 1 (Telefonía e Acceso al Internet)

NO tiene que tener un plan tecnológico certificado.

Año 15 (2012-2015)

CAMBIOS A LOS REQUSITOS DE E-RATEEFECTIVOS PARA AÑO FISCAL 2012

Cambios a los requisitos de la implementación de C.I.P.A. en los colegios.

C.I.P.A. Children’s Internet Protection Act

Año 15 (2012-2013)

C.I.P.A. 1) Provisiones para filtrar el contenido del Internet2) Provisiones de revelación de la política de uso seguro del Internet (Carta ejemplo en nuestra página)3) Provisiones para el uso seguro del Internet

Entrenamiento en el comportamiento en redes sociales y sobre conciencia y como responder en el uso de hostigamiento electrónico (cyber bullying)

Información: http://www.usac.org/sl/applicants/step10/cipa.aspx?WT.mc_id=sl-newsbrief-20110617

Año 15 (2012-2013)• Participaron 45 colegios en el consorcio para

este año.• Este año se asignaron hasta el momento

$1,323,952.49 de fondos Prioridad 1 (telefonía y acceso al Internet) y $755,182.17 de fondos Prioridad 2 (Conexiones Internas y Mantenimiento).

• Ya USAC notificó que Prioridad 2 solo recibirán fondos los colegios con 90% de descuento.

Año 16 (2013-2014)

•Expediente color ROSA

•El periodo de servicios del año 16 será desde el:

•1ro de julio del 2013 hasta el

30 de junio del 2014

Año 16 (2013-2014)

•Perfil Institucional (2013-2014)Se adquiere en nuestra página de Internet

Este perfil se tiene que llenar en su totalidad e incluir el resumen de los estudios socio-económicos y otros documentos solicitados ya que dicha información es utilizada para llenar su solicitud de fondos para el año 16.

La fecha límite para entregarlo es el miércoles

31 de octubre del 2012.

Año 16 (2013-2014)

DOCUMENTOS A INCLUIR

Acuerdo de Representación (Firmado)Se adquiere en nuestra página de Internet

Copia del número de PIN del colegioCertificado de Acreditación del Consejo General de EducaciónPresupuesto Actualizado del Colegio con la partida de E-Rate incluida

Año 16 (2013-2014)

DOCUMENTOS A INCLUIR

Informe de Participación del Comedor escolar PR-1 (Si Aplica)Certificación del Nivel de pobreza con los datos del estudio socio-económico (Firmado en membrete del colegio)Copias de facturas telefónicas (3 meses de todas las cuentas de teléfono y celular)

Año 16 (2013-2014)Acuerdo de Representación

Año 16 (2013-2014)

E-RATE PIN

NUMBER

Año 16 (2013-2014)

•Cada colegio es responsable de hacer llegar copia del PIN al Consorcio para poderse utilizar.

Año 16 (2013-2014)

Informe de Participación

del Comedor Escolar

(PR-1)

¿Cuáles son la formas que tiene que llenar el Consorcio?

• Forma 470• Forma 471• Forma 486• Forma 472 BEAR

Forma 470Description of Services Requested and Certification Form

• En esta forma se le notifica a USAC nuestro interés en participar en el programa de E-Rate y se le indica los servicios que necesitamos para llevar un proceso de subasta para escoger un proveedor de servicios.

• Esta forma ya fue sometida.

Forma 471Services Ordered and Certification Form

• Provee información específica de servicios, proveedores de servicios seleccionados y contratos.• Debe ser llenada cada año.• Debe ser “posteada” en o antes de la

fecha límite, que se estima sea la segunda semana de febrero de 2013.

Forma 471• El solicitante certifica el cumplimiento de

los reglamentos, lo que incluye acceso seguro a los recursos económicos para hacer efectivo el uso de los descuentos.• Recurso económico• Infraestructura• Equipo

Forma 471

•Se llenarán dos (2) Formas 471

•Prioridad 1 (Telefonía e Internet) •Prioridad 2 (Conexiones Internas y Mantenimiento de equipo).

Prioridad 1 - Telefonía

• Es el gasto en que incurre el colegio al pagar las facturas telefónicas y de celulares.

• No incluye:• Renta de cuadro telefónico• Mantenimiento de cuadro o de línea• DLS ó Internet adicional que tenga el colegio• Penalidades y recargos por pago tardío• Otros cargos (Ej. Caller ID,)

Prioridad 1 - Internet

• Los fondos de E-Rate de Acceso a Internet sólo son otorgados al proveedor de servicio y no como reembolso a la entidad solicitante.• El descuento de Internet aplicará únicamente a

la compañía ganadora de la subasta (Proveedor de Servicio).

Prioridad 2 – Conexiones Internas

• Es el equipo que se utiliza en el colegio para lograr la conexión de Internet• Por ejemplo:• Switch• Rack & Cabinet• Router• Server

Prioridad 2 – Conexiones Internas• USAC otorga fondos para la compra de equipo de

Conexiones Internas solamente en dos (2) de cada cinco (5) años.

• Estos fondos no siempre son aprobados.

• Mientras mayor es su porciento de descuento, mayor es su oportunidad de conseguir fondos de Conexiones Internas

Prioridad 2 – Mantenimiento de Equipo

• E-Rate provee fondos para el mantenimiento de las Conexiones Internas (Equipo)• Estos fondos no siempre son aprobados• El colegio siempre tiene la responsabilidad de dar el

mantenimiento a todos los equipos, aunque los fondos no sean aprobados por USAC

Prioridad 2 – Mantenimiento de Equipo

• Se debe dar mantenimiento a las Conexiones Internas y otros equipos que incluyen; computadoras, impresoras y otros equipos electrónicos

• El colegio deberá contratar a una compañía o tener el personal que se encargue de dar mantenimiento a los equipos tecnológicos que posea.

Aprobación de FondosFunding Commitment Letter• Carta que indica que los fondos han sido

aprobados y el descuento que le aplicará al colegio.• Una vez recibida se comienza el proceso de

firmar las Formas 486, proceso en el que actualmente nos encontramos con el Año 15 (2012-2013).

Forma 486Receipt of Service Confirmation Form• Es la forma en la que usted certifica o

valida que está interesado en recibir los servicios.• Si esta forma no se firma:• Los suplidores no podrán cobrarle a USAC.• El suplidor de telefonía no podrá procesar

el reembolso del colegio.

Forma 472 BEARBilled Entity Applicant Reimbursement Form

Reembolso de Telefonía

• Es el formulario que se utiliza para el reembolso de los gastos telefónicos• Una vez aprobado se tardan de 3 meses a un año de

sometida en recibir el dinero• El dinero se recibe por medio de cheque o por

transferencia electrónica• Estamos procesando estos formularios para el año 14

(2011-2012).

Forma 472 BEARReembolso de Telefonía

•La telefónica le solicita que llene la solicitud que aquí se muestra.

Plan Tecnológico• Cada colegio es responsable de tener su propio

Plan Tecnológico.• El Plan Tecnológico deberá cubrir las

necesidades del colegio en específico y la integración de la tecnología en la sala de clases.• Tiene que tener el Plan Tecnológico de su

Colegio actualizado.• La mayoría de los colegios se les vence el

Plan actual en junio 30 de 2013.

Plan Tecnológico

• El Plan Tecnológico tiene que estar aprobado por una entidad certificadora.• Las entidades autorizadas a certificar

Planes Tecnológicos en P.R. son:

• National Catholic Education Association (NCEA)

• Asociación de Escuelas Privadas de P.R. (AEPPR)

El Plan de Tecnología

• Asociacion de Educación Privada de PR

SOLAMENTE PARA MIEMBROS DE LA AEPPR

• Contacto: Dra. Ludy Piñero o Dra. Carmen Claudio

• Teléfono: (787) 722-6501• Fax: (787) 723-3415• Correo Electrónico: asoeducpri@prtc.net

El Plan de Tecnología• National Catholic Education Association (N.C.E.A)

SOLAMENTE PARA MIEMBROS DE NCEA

• Contacto: Meg DeBoe• Teléfono: (571) 451-2886• Correo Electrónico: mdeboe@ncea.org

Presupuesto

• Es responsabilidad del Colegio presupuestar y pagar el porciento que le corresponde

• El colegio presentará un presupuesto general en el que incluya los gastos de E-Rate que no cubre USAC.

Compromiso del Colegio

•Es de suma importancia que cuando al colegio se le solicite información la misma sea provista de una manera rápida y eficaz

Compromiso - Expedientes• Todo colegio que participa en el

Consorcio para la solicitud de fondos E-Rate, debe mantener un archivo actualizado de todos los documentos relacionados con el proceso de solicitud, comunicaciones de Schools and Libraries (USAC), facturas, conduces de equipos y servicios ofrecidos por el proveedor.

Compromiso - Expedientes

• Importancia de los expedientes• Los expedientes de E-Rate deben de estar clasificados

por año y por los colores siguientes:Rosa, Amarillo y Azul

Año 16 – 2013-2014 (Rosa)

Año 15 – 2012-2013 (Amarillo)

Año 14 - 2011-2012 (Azul)

Compromiso - Expedientes• Deben tener disponibles por año escolar los siguientes expedientes:

• NEVESEM (Dreyfous & Associates) ó Proveedor de Servicios actual• Recibos y conduces de equipos• Facturas con evidencia de pago• Comunicados

• PRTC ó suplidor de telefonía (Ej. Primus, WorldNet, AT&T, etc.)

Compromiso - Expedientes

• Debe mantener evidencias de su estudio socioeconómico, presupuesto que incluya la partida que cubra la diferencia del porciento que le corresponde pagar por los equipos y/o servicios relacionados.• Copia de los contratos firmados con el suplidor.• Carpeta blanca de 1” con el Plan Tecnológico del

Colegio y la carta de aprobación de la entidad acreditadora.

Compromiso - Inventario

• El inventario de todos los equipos de computadoras, programados y otros que complementan al proyecto de tecnología con el uso del Internet como herramienta de enseñanza.• Preferible que sea por salón (localización)

Compromiso - Inventario

• Ventajas del Inventario• Facilita conocer dónde está nuestro equipo.• En caso de una emergencia (fuego, robo, etc.)

nos ayuda a saber que equipo teníamos. Es más fácil identificar lo que robaron o perdimos.• Nos ayuda en las reclamaciones del seguro.

Compromiso - Uso del Internet

•Al ser parte del Consorcio, el colegio se compromete y se hace responsable de integrar el Internet a la sala de clases.• Dar clases utilizando Internet• Buscar referencias y portales educativos• Hacer tareas con referencia a material cubierto o que se va a

cubrir• Utilizar la carpeta de portales educativos

Compromiso - Uso del Internet

• Actualmente los comunicados de E-Rate se envían por correo electrónico• Para ser añadido o corregir su correo actual,

envíenos un e-mail a:

jrodriguez@secsj.net• Cada colegio es responsable de abrir su e-mail a

diario para verificar los mensajes recibidos

“Red Light”

• El Colegio debe estar al día en los pagos de:• Agencias Estatales• Agua• Luz • Teléfono• ASUME• Hacienda• Patentes, etc.

“Red Light”• Agencias Federales

• Seguro Social• Taxes

• No estar al día podría conllevar un señalamiento de la FCC y que se le ponga “Red Light” (Luz Roja) al colegio

“Red Light”

• Consecuencias• Se le darán 30 días calendario al colegio para que apele su

caso.• Muestre evidencia de pago• Evidencie porqué no aplica el pago• Gestione el pago pendiente

• En caso de que esto no se realice el colegio perderá los beneficios del Programa E-Rate

Preguntas y dudas