programa de respuesta rápida prr manual tÉcnico

Comité de Verificación y Aprobación de Proyectos de Respuesta Rápida

Programa de Respuesta Rápida – PRR MANUAL TÉCNICO

Versión 15 de Mayo de 2012

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL PARA LA CONSOLIDACIÓN TERRITORIAL - UACT

Programa de Respuesta Rápida –PRR. Manual Técnico

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PROGRAMA DE RESPUESTA RÁPIDA –PRR MANUAL TÉCNICO

Tabla de Contenido

Presentación ............................................................................................................... 4

1. Programa de Respuesta Rápida -PRR .................................................................... 4 1.1. Concepto ........................................................................................................................................................... 4 1.2. Objetivos del PRR .......................................................................................................................................... 5 1.3. Principios del PRR ........................................................................................................................................ 5 1.3.1. Principio de Transparencia ................................................................................................................... 5 1.3.2. Principio de Economía ............................................................................................................................ 5 1.3.3. Principio de Participación ...................................................................................................................... 6 1.4. Categorías de proyectos a financiar ...................................................................................................... 6 1.5. Actores del PRR .............................................................................................................................................. 6

2. Ejecución del Programa Respuesta Rápida -PRR .................................................... 9 2.1. Etapa 1 - Preparación y Coordinación con Autoridades ............................................................... 9 2.1.1. Preparación - Zonas de intervención del PRR ............................................................................ 10 Zonas en recuperación de la seguridad ......................................................................................................... 10 Zonas en transición ................................................................................................................................................ 10 Zonas en estabilización ........................................................................................................................................ 10 2.1.2. Focalización de veredas en las “zonas amarillas” ..................................................................... 11 2.1.3. Coordinación con autoridades municipales y departamentales ......................................... 11 2.1.4. Coordinación con Líderes ................................................................................................................... 11 2.2. Etapa 2 - Identificación y Priorización de Proyectos................................................................... 12 2.2.1. Por Iniciativa Comunitaria .................................................................................................................. 12 2.2.1.1. Reuniones con la comunidad ......................................................................................................... 13 Reuniones de Núcleo ............................................................................................................................................. 13 Reuniones Veredales ............................................................................................................................................. 14 2.2.1.2. Comité Técnico Regional ................................................................................................................. 14 2.2.2. Por iniciativa de autoridades locales, regionales o nacionales............................................ 14 2.2.3. Elaboración y Registro de la Ficha de Proyecto ......................................................................... 15 2.3. Etapa 3 - Verificación y Aprobación de Proyectos Postulados ................................................ 16 2.3.1. Criterios de devolución de proyectos ........................................................................................... 16 2.3.2. Gestión del Secretario del CVA .......................................................................................................... 16 2.3.3. Comité de Verificación y Aprobación - CVA ................................................................................. 17 2.3.4. Aval del Director ..................................................................................................................................... 18 2.4. Etapa 4 - Contratación y Ejecución de los proyectos................................................................... 18 2.4.1. Pérdida de la asignación de los recursos ...................................................................................... 19 2.4.2. Entrega a satisfacción ........................................................................................................................... 19

3. Condiciones para la financiación de proyectos .................................................... 20



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3.1. Actividades a financiar ............................................................................................................................. 20 Asistencia comunitaria de transición y bienestar social ........................................................................ 20 Generación de ingresos para la comunidad ................................................................................................. 20 Pequeñas y medianas obras de infraestructura ......................................................................................... 21 3.2. Proyectos de Inversión ............................................................................................................................ 21 3.3. Montos establecidos para financiar proyectos .............................................................................. 21 3.4. Criterios de selección de Proyectos .................................................................................................... 22 3.5. Términos de Respuesta Rápida ............................................................................................................ 23

4. Mecanismos de control al PRR ............................................................................ 23 4.1. Comités de Control Comunitario ............................................................................................................ 23 4.2. Interventoría de los proyectos................................................................................................................. 24 4.3. Supervisión de la Gerencia Regional ...................................................................................................... 24

ANEXOS .................................................................................................................... 26



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Presentación Una de las metas de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial – PNCRT es la construcción de confianza entre las comunidades y el Estado. Para lograrla, la Unidad Administrativa de Consolidación Territorial creó, mediante la Resolución 284 de 2012, el “Programa de Respuesta Rápida - PRR” como un mecanismo de articulación para atender las necesidades fundamentales de la comunidad. El núcleo del PRR es acelerar la dinámica de consolidación del territorio por medio de la identificación, formulación y ejecución de proyectos que, con sentido de oportunidad y flexibilidad, atiendan necesidades de la comunidad, identificadas por ella misma en un ejercicio participativo. o por las autoridades locales, regionales, o nacionales, incluida la Unidad de Consolidación. Con el propósito de articular y desarrollar los proyectos del PRR, la citada Resolución, creó el Comité de Verificación y Aprobación de Proyectos de Respuesta Rápida -CVA, como órgano de control y coordinación interna de carácter permanente, que tiene por objeto la verificación de requisitos y aprobación de los proyectos que serán apoyados presupuestal y técnicamente por la UACT, orientados a satisfacer las necesidades básicas y urgentes de las regiones de consolidación1. En ejercicio de la delegación recibida del Director General, el CVA en su sesión del 15 de mayo de 2012, adoptó el presente Manual Técnico el cual, luego de describir el PRR, contiene los Instructivos para la asignación de recursos, la verificación y aprobación de recursos y, la ejecución, seguimiento y control de los proyectos financiados por el PRR.

1. Programa de Respuesta Rápida -PRR

1.1. Concepto El PRR es un mecanismo ágil para la ejecución de los recursos de inversión encaminados a desarrollar proyectos y acciones de respuesta rápida a las necesidades de la comunidad en los municipios focalizados por la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial2 y en las zonas con cultivos ilícitos, de conformidad con la Política Nacional de Erradicación Manual de Cultivos Ilícitos y Desarrollo Alternativo para la Consolidación Territorial, adoptada mediante el Documento CONPES 3669 del 28 de junio de 2010.

1 El CVA está integrado por: 1. El Director de Coordinación Regional, quien lo preside, 2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, 3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Gestión de la Información, 4. El Coordinador del Área Financiera, y 5. El Director de Programas Contra Cultivos Ilícitos. 2 Municipios focalizados por el Gobiero Nacional.



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1.2. Objetivos del PRR

1. Ejecutar de forma organizada iniciativas comunitarias de pequeñas y medianas obras de infraestructura y acciones de respuesta a necesidades básicas de la comunidad para contribuir al desarrollo de los Planes de Consolidación Regional en sus diferentes fases.

2. Inversión de recursos en convenios, contratos y/o proyectos que faciliten el logro de los

objetivos de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial –PNCRT y en las zonas con cultivos ilícitos, de iniciativa de autoridades locales, regionales, nacionales y de la Unidad de Consolidación3.

1.3. Principios del PRR Todas las actuaciones que se surtan para la ejecución del PRR deberán desarrollarse en estricto cumplimiento a los principios de transparencia, participación y economía4.

1.3.1. Principio de Transparencia Las actuaciones de los servidores públicos y particulares que intervengan en el PRR, estarán

sujetas a los procedimientos establecidos en el presente Manual para la ejecución de recursos, en aras de asegurar el cumplimiento de los objetivos del Programa.

Para la identificación, selección, priorización y ejecución de los recursos de inversión, se

deberá: a. Asegurar la imparcialidad en los procesos b. Garantizar la publicación de los documentos emanados en el marco del Programa c. Motivar y dar a conocer las decisiones tomadas por las personas que intervengan en el

Programa. En desarrollo de las estrategias de Gobierno en Línea, la administración de la información

relacionada con el desarrollo de proyectos de respuesta rápida debe soportarse en el sistema de información web que la Oficina asesora de Planeación y Gestión de la información de la UACT ponga a disposición, para facilitar la disponibilidad, acceso y uso de la información tanto de la administración pública, organismos de control, como de la comunidad en general.

1.3.2. Principio de Economía Los procesos establecidos deben agilizar la toma decisiones, serán adelantados en el menor

tiempo, con el fin de invertir los recursos de manera rápida y satisfacer las necesidades de la población objetivo.

3 Artículo 2º de la Resolución284 de 2012 4 Artículos 3º, 4º y 5º de la Resolución 284 de 2012



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Para la identificación, selección, priorización y ejecución de los recursos de inversión: a. Se evitará que se dilate la toma de decisiones para la ejecución de los recursos. b. No se impondrán trámites distintos ni adicionales a los previamente establecidos.

1.3.3. Principio de Participación Para la identificación o el desarrollo de proyectos y acciones de respuesta rápida se deberá

contar con la participación activa de la comunidad y de las autoridades locales, regionales o nacionales.

Se cumplirán los siguientes presupuestos:

a. Para la ejecución de proyectos, se deberá contar con la participación activa de la comunidad beneficiaria.

b. Los proyectos a realizar deben ser de interés y beneficio colectivo. c. La comunidad beneficiaria de los proyectos de respuesta rápida participará de forma

activa en la veeduría y entrega de los resultados de las inversiones realizadas.

1.4. Categorías de proyectos a financiar

Los proyectos a financiar con recursos del PPR se agrupan en las siguientes tres categorías: a. Asistencia comunitaria de transición y bienestar social. b. Generación de ingresos para la comunidad. c. Pequeñas y medianas obras de infraestructura.

Las características y condiciones de estas categorías de proyectos se analizan en el numeral 3.1 del presente Manual.

1.5. Actores del PRR

ACTORES ROL EN EL PRR

UACT

Director

Avalar los proyectos priorizados por las comunidades y recomendados por el Comité de Verificación y Aprobación.

Dirigir y ejercer control administrativo del Programa Respuesta Rápida. Delegar funciones para la implementación del PRR

Director de Coordinación Regional

Presidir el Comité de Verificación y Aprobación de proyectos Hacer seguimiento general al PRR. Supervisar la ejecución de los proyectos del PRR.

Dirección de Coordinación Regional

Apoyar al Director General en la supervisión de las Gerencias Regionales en la ejecución de las acciones y proyectos del PRR.

Coordinar, apoyar y orientar a las Gerencias Regionales en sus gestiones con las demás dependencias de la Unidad y con las autoridades civiles, militares y policiales de las regiones de consolidación para la implementación del PRR.

Verificar y certificar el cumplimiento de requisitos y procedimientos de los proyectos que sean sometidos a la aprobación del Comité de Verificación y Aprobación



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Comité de Verificación y Aprobación –CVA

Asesorar técnica, jurídica y financieramente a la Dirección General en la verificación de requisitos de los proyectos de respuesta rápida para las regiones de consolidación.

Recomendar la asignación de recursos a cada uno de los proyectos. Asesorar a la Dirección General en los cambios y modificaciones al PRR requeridos. Proponer el procedimiento para la identificación, selección, verificación y priorización

de proyectos y acciones del Programa de Respuesta Rápida. Aprobar o rechazar proyectos de respuesta rápida sometidos a su consideración. Expedir su propio reglamento. Las demás que le asigne el Director General.

Secretario Técnico del Comité de Verificación y Aprobación

Convocar a las reuniones. Elaborar y recoger las firmas de las actas Enviar con la citación a las reuniones las fichas de proyecto, para el estudio previo de

los miembros. Presentar organizados los proyectos sometidos a consideración del Comité. Elaborar las comunicaciones oficiales que deban ser envidas por el Comité. Coordinar la grabación de las sesiones del Comité si fuere necesario y vigilar la

seguridad de las cintas magnetofónicas y las actas. Dirigir la formación del archivo acompañado de un inventario general y un índice de las

diversas materias que lo componen. Publicar los documentos que el Comité requiera. Tener bajo custodia los documentos del Comité, las actas de reuniones y los demás

archivos de las reuniones y decisiones. Llevar el libro de actas de las reuniones del Comité, las cuales una vez aprobadas

deberán ser firmadas por todos los miembros Lo demás deberes inherentes a la misma naturaleza del cargo.

Jefe de Oficina Asesora Jurídica

Elaborar, analizar y conceptuar sobre los contratos, convenios interadministrativos o de cooperación que se propongan para la ejecución del PRR.

Resolver las consultas formuladas por los organismos públicos, privados, usuarios y particulares sobre el PRR en coordinación con la Dirección de Regiones.

Coordinar los temas jurídicos de tipo contencioso o contractual que se presenten con ocasión de la planeación, ejecución y control del PRR.

Revisar propuestas y elaborar conceptos jurídicos como parte de los procedimientos de contratación de bienes y servicios requeridos para el correcto funcionamiento del PRR.

Jefe de Oficina Asesora Planeación y Gestión de Información

Implementar la metodología de monitoreo y evaluación de impacto del PRR. Analizar sistemas e instrumentos de gestión del PRR, y proponer mejoras al Director

General.

Director de Articulación

Apoyar el seguimiento de la ejecución de recursos que las entidades e instituciones estatales del nivel nacional hayan comprometido para el desarrollo del PRR.

Definir, coordinar y hacer seguimiento a la intervención de las entidades del nivel nacional, sector privado y la cooperación internacional en la ejecución del PRR.

Coordinador del Área Financiera

Asignar Certificado de Disponibilidad Presupuestal para la ejecución del PRR. Hacer seguimiento y control al presupuesto del PRR.

REGIONALES

Gerentes Regionales

Impulsar el PRR en las regiones. Coordinar con autoridades locales la identificación de proyectos a ser postulados en el

PRR. Coordinar con las autoridades locales la convocatoria a la comunidad para la

identificación y priorización de las iniciativas comunitarias. Convocar a la comunidad para participar en las Reuniones de Núcleo y Veredales. Explicar a la comunidad el alcance del PRR. Inscribir las fichas de los Proyectos en el sistema de información y asegurarse que los

proyectos sean considerados en el Comité de Aprobación y Verificación. Propender por la implementación de espacios periódicos de rendición de cuentas sobre



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los avances del PRR. Supervisar la ejecución de los proyectos del PRR.

Comité Regional5

Definir las veredas y/o acciones a ejecutar por el programa Colombia Responde y por el PRR de la UACT

Preparar la información para la inscripción del Gerente de las fichas de los Proyectos en el sistema de información y asegurarse que los proyectos sean considerados en el Comité de Aprobación y Verificación.

Verificar y certificar el cumplimiento de requisitos y procedimientos de los proyectos que sean sometidos a la aprobación del Comité de Verificación y Aprobación

Autoridades locales

Apoyar las actividades del PRR, en el marco de sus competencias y del Plan de Desarrollo correspondiente.

Convocar a la comunidad sobre las Reuniones de Núcleo y Veredales que se realizarán para implementar el PRR.

REGIONES FOCALIZADAS Representantes locales de los organismos de control

Serán invitados a participar y ejercer labores de control sobre de los procesos de priorización y de ejecución de los proyectos.

Gerente Regional “Colombia Responde” (si aplica)

Convocar a la comunidad para participar en las Reuniones de Núcleo y Veredales del PRR.

Explicar a la comunidad el alcance del PRR y del Programa Colombia Responde Apoyar la gestión del Gerente Regional UACT. Inscribir las fichas de los proyectos para consideración y aprobación del Programa

Colombia Responde. Ejecutar los proyectos de respuesta rápida que queden bajo su cargo.

Organizaciones comunitarias

Participar en las Reuniones de Núcleo y Veredales. Liderar la priorización de proyectos para cada vereda. Participar en el Comité de Control Comunitario. Recibir los bienes o servicios de los proyectos.

Ciudadanos de las regiones

Participar en las Reuniones de Núcleo y Veredales. Presentar proyectos para que sean realizados en la vereda. Participar en las discusiones para priorizar los proyectos. Recibir los bienes y servicios de los proyectos.

Operadores

Estructurar, con participación de la comunidad, los proyectos aprobados por la UACT. Ejecutar los proyectos en los términos , plazos y valores viabilizados Entregar los bienes y servicios de cada proyecto en compañía de la UACT y autoridades

locales Mantener informada a la comunidad sobre los avances de cada proyecto. Entregar productos parciales y finales.

Interventores

Dar la viabilidad jurídica, técnica y financiera cada proyecto, previo a su inicio Hacer el seguimiento y vigilar la ejecución cumplida de cada proyecto. Informar a la Gerencia Regional y al Secretario(a) del CVA sobre el avance de los

proyectos y los retrasos, para proponer opciones que eviten paralizar la ejecución.

5 El Comité Técnico Regional es una instancia de apoyo permanente a la gestión del Gerente Regional y está conformado por: 2

miembros del equipo técnico de la Gerencia Regional; 2 miembros del equipo técnico regional del Programa Colombia Responde (si aplica) y 1 miembro del equipo técnico de las autoridades locales. Las reuniones del Comité Técnico Regional se realizarán con la presencia mínima de 2 instituciones.



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2. Ejecución del Programa Respuesta Rápida -PRR El PRR se ejecutará en 4 etapas:

1. Preparación y coordinación con autoridades. 2. Identificación y Priorización de Proyectos.

A. Por iniciativa comunitaria B. Por iniciativa de autoridades locales, regionales o nacionales

3. Verificación y Aprobación de Proyectos Postulados 4. Contratación y Ejecución de los proyectos.

Ilustración 1. Etapas de la Ejecución del Programa Respuesta Rápida -PRR

2.1. Etapa 1 - Preparación y Coordinación con Autoridades Las acciones a realizarse por parte del PRR dependen del avance de las condiciones de seguridad en los territorios de consolidación, y se ejecutará principalmente en zonas amarillas. La clasificación de las zonas se obtiene en el proceso de evaluación y caracterización de las condiciones de seguridad a nivel veredal elaborado por cada Gerencia Regional de acuerdo con lo establecido en la Directiva 001 de 2012, METODOLOGÍA DE SEMAFORIZACIÓN- Análisis de seguridad para la intervención en el territorio.



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2.1.1. Preparación - Zonas de intervención del PRR

Zonas en recuperación de la seguridad

Las zonas en recuperación de la seguridad (Zonas Rojas) corresponden a los territorios donde hay una presencia activa de las estructuras armadas ilegales con capacidad para realizar operaciones contra la Fuerza Pública o la población civil, mediante la concentración de fuerza de ataque. En esas zonas el esfuerzo del Estado se concentra fundamentalmente en operaciones de la Fuerza Pública para recuperar la seguridad territorial. En algunos centros poblados o veredas en recuperación de la seguridad puede ser necesaria una acción institucional de asistencia inmediata a las comunidades por medio de actividades transitorias o dotaciones, ejecutadas en coordinación con la Fuerzas Pública.

Zonas en transición

Las zonas en transición (Zonas amarillas) son territorios donde recientemente ha sido recuperado el control por parte de la Fuerza Pública, al punto que no resulta posible que grupos armados ilegales puedan concentrar fuerza para realizar acciones ofensivas contra poblaciones e instalaciones de la Fuerza Pública. A pesar de esto, puede existir riesgo debido a la capacidad de grupos armados ilegales para realizar actos aislados e individuales de intimidación al libre ejercicio de los derechos constitucionales de la población. Cuando existan cultivos ilícitos en estas zonas es posible adelantar procesos de erradicación de forma manual.

En consecuencia, en las zonas en transición es necesario impulsar acciones que faciliten la generación de confianza entre la ciudadanía y el Estado, que permitan atender las necesidades de subsistencia de la población rural para mitigar el impacto económico y social de la erradicación de los cultivos ilícitos, y que permitan dar respuesta rápida a necesidades colectivas de las comunidades que implican la provisión de bienes y servicios, o materiales para obras de infraestructura de pequeña escala.

Zonas en estabilización El tercer tipo corresponde a las zonas en estabilización (Zonas Verdes). En estas zonas existe un mayor control territorial y protección ciudadana por parte de la Policía Nacional, las condiciones de seguridad permiten el desarrollo regular de actividades en campo y movilidad de las personas sin medidas preventivas especiales. En estas zonas el enfoque de consolidación busca promover la presencia integral y permanente del Estado a través de acciones que generen capacidades institucionales para la prestación de los servicios del Estado, que las prioridades de la comunidad y del gobierno local se integren en los planes y programas de la oferta pública y que se vincule al sector privado. Con base en lo anterior, antes de que el PRR ingrese a la zona focalizada, el Gerente Regional de la UACT deberá realizar las siguientes acciones:



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2.1.2. Focalización de veredas en las “zonas amarillas” La Gerencia Regional realizará un proceso de focalización de sus acciones categorizando cada una de las veredas a intervenir de acuerdo con lo establecido en la Directiva 001 de 2012 “Metodología de Semaforización - Análisis de seguridad para la intervención en el territorio”. La Metodología de Semaforización de la UACT determina las veredas en las cuales se realizarán las diferentes intervenciones por parte de las gerencias regionales. En ese sentido, el Gerente Regional solamente realizará convocatorias comunitarias en las zonas focalizadas como “amarillas”. Es decir, el PRR concretará su ejecución en estas zonas. En las zonas rojas solamente, y de manera excepcional, se recibirán solicitudes de asistencia comunitaria de transición y bienestar social por parte de la Fuerza Pública y ejecutadas en coordinación con la misma Fuerza. En las zonas verdes se utilizará la intervención con los contratos o convenios que describe el Parágrafo del Articulo 7º de la Resolución No. 00284 del 15 de mayo de 2012.

2.1.3. Coordinación con autoridades municipales y departamentales Una vez identificada la zona focalizada como amarilla, el Gerente Regional deberá coordinar las acciones entre la UACT, Colombia Responde y la/s Alcaldía/s en beneficio de la comunidad de la zona focalizada y coordinar y programar las convocatorias públicas.

2.1.4. Coordinación con Líderes Del sector privado y cooperación internacional de la zona Dependiendo de la influencia en la zona de empresas del sector privado, entidades sin ánimo de lucro, ONG, agencias de cooperación internacional e instituciones de sector publico, el Gerente Regional hará contactos informando sobre los propósitos del PRR, de manera que se logre apoyo para las demás actividades del PRR. De la comunidad en la zona focalizada Para garantizar el éxito del PRR en sus diferentes etapas, es importante que el Gerente identifique a los líderes locales e involucrarlos desde el principio en el Programa dado que la asignación del recurso dependerá de la participación organizada de la comunidad.



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2.2. Etapa 2 - Identificación y Priorización de Proyectos La comunidad, autoridades locales, regionales, y nacionales serán quienes propongan proyectos que solucionen necesidades de la comunidad, las cuales deben ser coherentes con la estrategia de consolidación.

La presentación de proyectos al CVA es un proceso permanente y continuo a lo largo de la vigencia. Es decir, los Gerentes Regionales pueden presentar proyectos desde febrero hasta noviembre de cada año. En ese sentido, se recibirán proyectos para ser financiados por el Programa así:

A. Por iniciativa Comunitaria B. Por iniciativa de autoridades locales, regionales o nacionales

Ilustración 2. Procedimiento y términos para identificar, priorizar y presentar proyectos

Nota: los términos aquí previstos se contabilizarán en días calendario

2.2.1. Por Iniciativa Comunitaria Los proyectos del PRR deben ser esencialmente producto de un proceso de participación liderado por los Gerentes Regionales. El fin primordial es atender las necesidades de la comunidad en la construcción y/o restablecimiento de la confianza en el Estado.



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Para garantizar la participación de la comunidad el Gerente liderará el siguiente proceso de convocatoria pública con las autoridades Locales y el Programa “Colombia Responde” (si está presente).

2.2.1.1. Reuniones con la comunidad La convocatoria a la comunidad se hará en dos instancias: mediante Reuniones de Núcleo 6y Reuniones Veredales.

Reuniones de Núcleo

En las cabeceras de los municipios focalizados, la alcaldía municipal, la Gerencia Regional y Colombia Responde convocarán públicamente a los organismos de control, a los líderes comunitarios, a los líderes del sector privado y público y a la comunidad a participar en el proceso de identificación y priorización de proyectos a desarrollarse en el núcleo. Esta convocatoria se realizará a través de comunicaciones escritas, llamadas telefónicas o cualquier otro medio que la Gerencia Regional considere apto el cual será verificado por el Comité de Verificación y Aprobación. El texto de la Convocatoria se hará de acuerdo al Formato relacionado en Anexo 1.

El objetivo de la Reunión de Núcleo será la socialización de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial -PNCRT y describir el proceso de asignación de recursos del Programa de Respuesta Rápida. En las Reuniones de Núcleo la Gerencia Regional UACT deberá realizar las siguientes actividades:

1. Presentar la Política Nacional de Consolidación y el PRR. 2. Explicar el Proceso de identificación y priorización de los proyectos en el marco del PRR. 3. Informar sobre las Reuniones Veredales en las que la comunidad, previo debate entre los

ciudadanos de la vereda, elaborará la lista de iniciativas a ser financiadas por el PRR. 4. Construir, con los líderes comunales y asistentes un cronograma para la realización de las

Reuniones Veredal de la respectiva zona focalizada. Este cronograma debe programar la realización de todas las reuniones dentro de los 15 días siguientes a la Reunión de Núcleo.

5. Elaborar un acta de la reunión que refleje lo ocurrido durante la reunión (Ver formato UACT en Anexo 2.

6. Elaborar un listado de asistencia a la Reunión de Núcleo (Ver formato UACT en Anexo 3).

6 Núcleo es un instrumento para ordenar la intervención en el territorio. Se define como un conjunto de veredas contiguas que

tienen características geográficas, sociales, económicas y de seguridad relativamente homogéneas, las cuales son focalizadas para la

operación de determinados programas y acciones. Estas veredas definen una microrregión dentro de un municipio. Pueden

originarse alrededor de un centro poblado de convergencia logística. Su delimitación es dinámica dependiendo el tipo intervención y

el estado de la seguridad. Para el caso de respuesta rápida se focalizan núcleos de zonas en transición



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Reuniones Veredales Una vez realizada la Reunión de Núcleo y determinado el cronograma para las Reuniones Veredales, los Gerentes Regionales UACT, las autoridades locales y los representantes de “Colombia Responde”, cuando existan, promoverán la asistencia a las Reuniones Veredales. Para el ejercicio de priorización de proyectos por parte de la comunidad debe diligenciarse paso a paso el Acta de la Reunión Veredal en el siguiente orden (Ver Formato - Acta Reunión Veredal - Anexo 4):

1. Construcción colectiva de lista de iniciativas propuestas por la comunidad. 2. Aplicar los criterios de selección de proyectos descritos en el numeral 3.4 de este Manual. 3. Realizar un ejercicio participativo de consenso para expresar claramente el orden de

prioridad de sus proyectos, utilizando valores numéricos, siendo 1 el de mayor prioridad. 4. Firmar el Acta de la Reunión Veredal.

2.2.1.2. Comité Técnico Regional Después las Reuniones de Núcleo y Veredales, el Comité Técnico Regional se reunirá para definir las veredas que serán atendidas por el programa “Colombia Responde” o por el PRR. En esa reunión, el Comité Regional registrará en el sistema de información de proyectos de la UACT el listado de proyectos priorizados de acuerdo al Acta de la Reunión Veredal. Para la presentación de los proyectos por parte de la Gerencia Regional, el Comité Técnico Regional debe reunir los soportes técnicos, financieros y legales que serán relacionados en la Ficha de Proyecto.

2.2.2. Por iniciativa de autoridades locales, regionales o nacionales Las Gerencias Regionales y las direcciones de la unidad podrán presentar proyectos de Inversión de recursos en convenios, contratos y/o proyectos que faciliten el logro de los objetivos de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial –PNCRT y en las zonas con cultivos ilícitos, de iniciativa de autoridades locales, regionales, nacionales y de la Unidad de Consolidación. Estos proyectos deberán cumplir con los siguientes presupuestos:

1) Estar relacionados con la generación de bienestar social, cultural, ambiental, recreación y

deporte, fortalecimiento institucional y estudios de pre-inversión,



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2) Realizar la construcción de los estudios previos y construcción de carpeta documental por parte del postulante

3) Contar con la revisión de los respectivos estudios previos por la Oficina Asesora Jurídica de la UACT

4) Ser aprobados por parte del Comité de Verificación y Aprobación Para presentar estos proyectos deberá contar con los siguientes soportes los cuales serán enviados en físico organizados en una carpeta a la oficina Asesora Jurídica – OAJ :

a) Carta de solicitud del proyecto por parte de una autoridad local, regional, nacional y de la UACT

b) Estudios previos revisados y aprobados por OAJ

La Gerencia Regional o la Dirección entregarán a la Secretaria Técnica del CVA las carpetas de los proyectos para ser incluidos en los temas de la sesión de aprobación de proyectos. Una vez aprobado el proyecto en el Comité la OAJ coordinará con la Gerencia Regional o Dirección de la UACT el mecanismo de contratación, ejecución, interventoría, y supervisión.

2.2.3. Elaboración y Registro de la Ficha de Proyecto La UACT cuenta con un formato de Ficha de Proyecto en línea, el cual se encuentra en el sistema de información de proyectos de la UACT: http://proyectos.consolidacion.gov.co/ Las Gerencias Regionales diligenciarán una Ficha de Proyecto para cada proyecto propuesto. Para tal efecto, cada Gerente Regional contará con un usuario y clave de acceso al sistema de información. La Ficha de Proyecto es un instrumento en el cual se registra la información necesaria para:

1. Definir la aprobación o no de proyectos por parte del CVA. 2. Avalar, por parte del Director General, la aprobación hecha por el CVA de proyectos

postulados. 3. Realizar, por parte del operador, la estructuración del proyecto con participación de la

comunidad. 4. Viabilizar la ejecución del proyecto y realizar el seguimiento, por parte del Interventor. 5. Generar reportes sobre la ejecución de los recursos del PRR. 6. Generar reportes sobre el avance de los proyectos financiados por el PRR.

El responsable de registrar la información será el Gerente Regional. Todos los campos deben diligenciarse cumpliendo con los plazos establecidos para la presentación con los siguientes anexos:

1. Convocatorias a autoridades a las Reuniones de Núcleo. 2. Convocatorias a Reuniones Veredales.



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3. Acta de la Reunión de Núcleo firmada. 4. Listas de Asistencia de acuerdo al formato establecido en este Manual. 5. Acta de Reuniones Veredales con lista de priorización de Proyectos firmada. 6. Otros soportes que el Gerente Regional considere necesarios para sustentar el proyecto. 7. Registro fotográfico si es pertinente y describe la necesidad de la ejecución del proyecto. 8. Estudios Previos de los convenios y/o contratos

Todos los documentos originales de los proyectos, deben ser archivados en físico en las Gerencias Regionales, bajo las directrices e instrucciones del Grupo de Gestión Documental de la UACT. (Ver Anexo 5- Archivo de Carpetas de Proyectos de RRA-Tabla de Retención Documental). También deberán ser escaneados y subidos al sistema de información WEB de proyectos de la UACT.

2.3. Etapa 3 - Verificación y Aprobación de Proyectos Postulados A nivel Regional Los profesiones de Planeación o el delegado del Gerente Regional hará la primera revisión de las Fichas de proyectos para verificar que contengan los soportes suficientes para el estudio en el CVA. A nivel Nacional La Dirección de Coordinación Regional realizará la segunda verificación documental de las Fichas de proyectos para garantizar que la información presentada en las Fichas sea coherente y que los soportes den claridad a los criterios de selección de proyectos establecidos en el presente Manual. De ser el caso se solicitará a la Gerencia información adicional del proyecto para ingresar al comité.

2.3.1. Criterios de devolución de proyectos

1. Cuando se requiera a la Gerencia Regional que aporte documentos y ésta no los allegue dentro del término fijado, o cuando habiéndolos aportado, no estén acordes con lo solicitado.

2. Cuando el proyecto no cumpla con los procesos y los soportes exigidos en el protocolo para la asignación de recursos y que sean indispensables para la identificación, selección, priorización, verificación y aprobación del mismo.

3. Cuando no se diligencien en su totalidad la Ficha de proyecto y soportes que forman parte integral de ésta.

2.3.2. Gestión del Secretario del CVA Todos los lunes a las 8:00 a.m., la Secretaria Técnica del CVA revisará los proyectos postulados para lo cual se reunirá con la Dirección de Coordinación Regional, para verificar la documentación de los proyectos postulados.



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La Secretaría Técnica del CVA ingresará los proyectos que tengan información completa a la lista de proyectos “En Aprobación”, de acuerdo con los parámetros del Sistema de Información de Proyectos de la UACT.

Cada martes la Secretaría Técnica del CVA hará corte para programar sesión del CVA. En caso de que haya por lo menos un proyecto “En Aprobación” enviará la convocatoria a los miembros del CVA. Al CVA aportará, además de las Fichas de Proyectos con sus anexos una verificación de la siguiente información:

1. Total de recursos aprobados para inversión con el PRR 2. Total de recursos aprobados en cada gerencia regional 3. Total de recursos aprobados en cada municipio de la región a evaluar. 4. Total de recursos aprobados en cada vereda que presenta proyectos.

2.3.3. Comité de Verificación y Aprobación - CVA El CVA tiene la función de asesorar técnica, jurídica y financieramente a la Dirección General para la asignación de financiación a los proyectos presentados y priorizados en cada Vereda de cada zona focalizada como amarilla según la metodología establecida en la Directiva 001 de 2012 de la UACT, o la celebración de convenios contratos identificados por las autoridades locales y que respondan a los objetivos del PRR. La integración del CVA está establecida en la Resolución No. 00284 del 15 de mayo de 2012 que establece su creación, determina las funciones del Comité, entre ellas recomendará al Director de la UACT la aprobación o el rechazo de los proyectos presentados bajo el esquema del PRR. Con la información proporcionada por la Secretaría Técnica del CVA, los miembros del CVA debatirán sobre los siguientes puntos:

CRITERIOS DE VERIFICACION CUMPLE NO CUMPLE

1. El objeto y causa lícita de cada proyecto, de conformidad con la Constitución, la ley, la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial, y el Programa de lucha contra Cultivos Ilícitos.

2. Proyecto ajustado a las normas establecidas en este Manual.

3. El proyecto y las acciones a aprobar corresponde a un interés y beneficio colectivo.

4. La ejecución del proyecto es factible en la vigencia fiscal de los recursos.

5. La disponibilidad de los recursos del PRR.



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La Secretaría Técnica elaborará un Acta de cada reunión del CVA (Ver Formato Anexo 6) en la cual se solicita el aval del Director a las siguientes posibles decisiones:

a. Asignación de recursos del PRR al listado de proyectos. b. Negación de asignación de recursos del PRR al listado de proyectos. c. Devolución de proyectos para realizar ajustes y volver a CVA. d. Imposibilidad de asignación de recursos por falta de disponibilidad presupuestal.

2.3.4. Aval del Director Una vez el CVA apruebe o rechace los proyectos para ejecutarse con recursos del PRR, la Dirección General analizará la decisión y avalará o no el Acta de Proyectos Aprobados. En caso de que el Director General avale la decisión del CVA, este ordenará la asignación de recursos de conformidad con el Anexo 7 - Acta de Aval. Con el aval de la Dirección General, se enviará al respectivo operador la Ficha del Proyecto y el Acta de aval para que estructure el proyecto, e inicie su ejecución. Igualmente se enviará la misma información al Interventor para que inicie su estrategia de seguimiento y control.

2.4. Etapa 4 - Contratación y Ejecución de los proyectos Los Proyectos serán ejecutados por el(los) operador(es) que delegue la UACT, los cuales tendrán, entre otras, las siguientes funciones:

1. Realizar visita de verificación del proyecto dentro de los 8 días calendario siguientes a la fecha de aprobación.

2. Proporcionar apoyo técnico, financiero y legal a la comunidad en la estructuración de los proyectos priorizados y aprobados para financiación del PRR.

3. Entregar el documento de proyecto a la firma interventora para viabilidad. 4. Asesorar a las comunidades y, o, entidades beneficiadas en los temas de mecanismos de

compras, construcción y demás procesos propios de la ejecución de los proyectos. 5. Ejecutar las actividades correspondientes al proyecto. 6. Realizar la suscripción de las actas de entrega a satisfacción del proyecto. 7. Presentar los informes de ejecución periódicamente de acuerdo al cronograma de

ejecución. 8. Atender las recomendaciones de la firma interventora. 9. Presentar un Informe Final de Ejecución del proyecto. 10. Las demás que la dirección general delegue.

El tiempo de ejecución de los proyectos dependerá del alcance de cada uno, y en todo caso, su cronograma de actividades no podrá ser superior a diez (10) meses. Lo anterior, en virtud de las



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normas orgánicas del Presupuesto General de la Nación, según las cuales, los recursos deben ser ejecutados en la misma vigencia que sean comprometidos.

Ilustración 3. Contratación y ejecución de los proyectos

2.4.1. Pérdida de la asignación de los recursos La comunidad beneficiada con el proyecto deberá atender las citaciones y demás solicitudes que genere la Gerencia Regional con el fin de participar activamente en los procesos de asignación transparente de los recursos. Por lo tanto las comunidades que no atiendan las citaciones expedidas por la gerencia regional y, o solicitudes en un lapso de 8 días calendario después de su notificación perderán los recursos asignados por parte de la UACT. Igualmente, si el operador e interventor no pudieran realizar la visita de verificación e iniciar el proceso de formulación en un lapso de cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes a la fecha en la cual fue publicado el resultado por situaciones fuera de su control, la comunidad perderá los recursos asignados por parte de la UACT.

2.4.2. Entrega a satisfacción Las Gerencias Regionales durante el proceso de concertación con la comunidad y autoridades locales, deberán seleccionar a un grupo de personas miembros de la comunidad que participarán en la recepción de productos parciales y finales de los proyectos.



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Para la entrega del proyecto ejecutado el Gerente Regional organizará un evento masivo para suscribir con la comunidad el acta de entrega del proyecto, con el fin de promover la generación de confianza esperada.

3. Condiciones para la financiación de proyectos

3.1. Actividades a financiar

Asistencia comunitaria de transición y bienestar social El fin es prestar asistencia de emergencia a poblaciones donde la no actuación rápida implica un riesgo de retroceso y/o pérdida de la gestión para la transición y construcción de confianza. Esto permite afianzar los lazos de la población con el Estado y promueve la participación de las comunidades en el proceso de consolidación. Ejemplos:

Seguridad alimentaria a personas vulnerables (niños, niñas, ancianos…) Jornadas interinstitucionales: prestación de servicios de registro civil o militar. Jornadas de atención médica y de vacunación para niños, niñas y adolescentes, entre

otros. Dotaciones a escuelas, centros de salud, casas de cultura, juntas de acción comunal,

cabildos, resguardos, consejos comunitarios, entre otros. Apoyos logísticos para la movilización de la comunidad hacia la vinculación de procesos

de consolidación: talleres, asambleas, consejos municipales, jornadas de salud, capacitación, registro, entre otros.

Generación de ingresos para la comunidad El PRR financiará proyectos que generen productividad y seguridad alimentaria a corto plazo para la comunidad. Ejemplos de proyectos de generación de ingresos que PRR financiaría:

Apoyo técnico y financiero a ideas e iniciativas productivas colectivas: capital semilla a proyectos productivos de corto plazo o arranque rápido.

Apoyo a organizaciones de productores para la comercialización de productos (empaques, registros, licencias, rondas de negocios locales...).

Apoyo a la formalización organizaciones productivas (legal y financiera). Apoyo a procesos de certificación (calidad, origen de productos...).



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Pequeñas y medianas obras de infraestructura El PRR financiará obras de infraestructura social de interés colectivo. Incluye la financiación de la formulación y ejecución de proyectos. Teniendo en cuenta que elementos de sostenibilidad, operación y mantenimiento de las obras, así como la prestación de los servicios que éstas impliquen deben ser garantizados previamente por la comunidad, alcaldía o entidades de competencia en el proyecto. Ejemplos de obras que el PRR financiaría:

Adecuación básica de habitabilidad: red de acueducto/alcantarillado, entre otros. Mejoras básicas a la red vial terciaria Obras comunitarias: casetas comunales, parques, equipamientos, casas de cultura,

bibliotecas, entre otros. Adecuación y mejoras de establecimientos educativos, puestos de salud Infraestructura en proyectos productivos colectivos Financiación de estudios previos y/o diseños de obras.

3.2. Proyectos de Inversión Las Gerencias Regionales y las direcciones de la Unidad podrán presentar proyectos de Inversión de recursos en convenios, contratos y/o proyectos que faciliten el logro de los objetivos de la Política Nacional de Consolidación y Reconstrucción Territorial –PNCRT y en las zonas con cultivos ilícitos, de iniciativa de autoridades locales, regionales, nacionales y de la Unidad de Consolidación.

3.3. Montos establecidos para financiar proyectos Cada vereda de los municipios de consolidación focalizada por la Gerencia Regional, tendrá un cupo para presentar proyectos por valor de 90 SMMLV7. Las veredas podrán asociarse para presentar proyectos de impacto regional. Cada Gerencia Regional contará con un cupo regional mínimo de acuerdo al número de municipios, número de habitantes y número de veredas que se encuentren en Zonas amarillas. Estos valores no constituyen una restricción para la postulación de proyectos desde las gerencias por montos superiores al indicado para la región si hay disponibilidad de recursos a nivel nacional.

7 En 2012 el salario mínimo mensual legal vigente es $566.700. Luego para el 2012 el cupo por vereda es $51`003.000.oo



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Los recursos para amparar los contratos y/o convenios que celebre la UACT en el Programa de Respuesta Rápida serán definidos por el Comité de Aprobación y Verificación con el aval del Director, de conformidad con:

1. Naturaleza jurídica del contrato o convenio 2. Objeto y alcance del contrato o convenio 3. Impacto y beneficios colectivos que se generen 4. Oportunidad y conveniencia de la intervención

3.4. Criterios de selección de Proyectos Criterio 1 - El proyecto debe resultar de un ejercicio participativo Los proyectos deben ser producto de la concertación de la comunidad, es decir, la comunidad en escenarios colectivos de participación donde todos tienen derecho a voz y voto enlista sus necesidades, y mediante acuerdos, las prioriza. Criterio 2 - El proyecto debe beneficiar a la colectividad Con este criterio se evalúa el impacto del proyecto en la satisfacción de una necesidad definida como prioritaria para los habitantes. En ningún caso se aprobarán proyectos que atiendan intereses individuales o privados. Criterio 3 - Familias beneficiarias El proyecto debe beneficiar al mayor número posible de familias de la comunidad. Para efecto de la presentación del proyecto al Comité es necesario cuantificar las familias beneficiarias tanto directas como indirectas. La familia que se beneficia directamente está representada por uno de sus miembros, el cual se registra en actividades que le proporcionan un beneficio del cual la familia puede apropiarse o utilizarlo en provecho propio. En el caso de infraestructura y proyectos productivos donde el predio de una familia está beneficiada directamente por el servicio entonces esta familia está contada como un beneficiario directo. Los beneficiarios directos se deben registrar individualmente por número de cédula.

La familia que se beneficia indirectamente es la que recibe un “beneficio en común”, en provecho de toda la comunidad, un tipo de bien público. Este tipo de beneficiarios no se debe registrar individualmente, sino cuantificar para efectos de determinar cobertura de la inversión.

Criterio 4 - El proyecto deberá ejecutarse en el corto plazo Los proyectos a financiarse con recursos de la UACT para el año 2012 deben ser ejecutados en un plazo máximo de 6 meses. Para los años posteriores, los proyectos podrán tener un periodo máximo de ejecución de 10 meses. En todo caso, los proyectos aprobados en una vigencia deberán poderse ejecutar completamente a más tardar el 15 de diciembre de la misma vigencia.



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Criterio 5 – Bienestar Con éste criterio se determina la relación del proyecto con la generación de bienestar para la comunidad beneficiada.

3.5. Términos de Respuesta Rápida El concepto de Respuesta Rápida se aplica para caracterizar el tiempo que transcurre entre el proceso de identificación y priorización, la aprobación del proyecto por la UACT a través del Comité de Verificación y Aprobación de Proyectos de Respuesta Rápida de acuerdo con la Ilustración No. 2 de este Manual.

4. Mecanismos de control al PRR Dado que la meta del PRR es construir confianza entre la comunidad y el Estado, el control que ejerza la comunidad sobre los proyectos será determinante para el logro de la meta del Programa, los organismos de control institucionales, es decir, la Contraloría, la Procuraduría y la Personería, también jugarán un rol determinante en el fortalecimiento de la institucionalidad con sustento en los principios constitucionales. La UACT hará seguimiento permanente a la ejecución de los proyectos a través de la supervisión de los Gerentes Regionales y a través de interventores quienes revisarán que los contratistas entreguen los bienes, servicios u obras con la calidad técnica y oportunidad exigidas.

4.1. Comités de Control Comunitario Como parte del proceso de generación de confianza entre las comunidades y el Estado, los Gerentes Regionales de la UACT promoverán la conformación de Comités de Control Comunitario. Estos Comités tiene como función realizar el control de las inversiones y ejecución de las obras que desarrolla la UACT, de forma propositiva. Este Comité no tiene carácter decisorio sobre el proyecto, solo ejercerá las labores de revisión de informes de ejecución e interventoría y formulación de alertas que puedan afectar la ejecución del proyecto. Este comité debe ser plural, impar y conformado mínimo por dos delegados de la Gerencia Regional de la UACT, un delegado de las autoridades locales y un delegado de la comunidad beneficiada. Los comités de control deberán reunirse periódicamente cuando lo cite la gerencia regional y todas las sesiones deben generar y conservar actas de reunión firmadas por los participantes, las cuales deberán adjuntarse al informe final del proyecto presentado por la Gerencia Regional.



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4.2. Interventoría de los proyectos

Interventora técnica, financiera, administrativa y legal será realizada por la(s) firma(s) que delegue la UACT, los cuales tendrán, entre otras, las siguientes funciones:

1. Dará el concepto de viabilidad técnica, financiera y legal a los proyectos formulados por el operador en conjunto con la comunidad.

2. Realizar visita o visitas necesarias al proyecto para verificar el cumplimiento del cronograma y del objeto a financiar.

3. Realizar seguimiento periódico para verificar la ejecución del proyecto. 4. Ejecutar las actividades propias de su ejercicio. 5. Realizar la suscripción de las actas de entrega a satisfacción del proyecto 6. Presentar a los Gerentes Regionales y al Secretario del Comité de Verificación y

Aprobación informes bimensuales de Interventoría de los proyectos. 7. Realizar las recomendaciones y dar las alertas a la UACT frente a la ejecución del los

proyectos. 8. Presentar un Informe Final de Ejecución del proyecto. 9. Liquidar todos los proyectos a su cargo. 10. Las demás que la Dirección General UACT le delegue o asigne.

Las visitas de verificación de los proyectos serán coordinadas por la Gerencia Regional de la UACT competente. A dichas visitas se convocaran la(s) comunidades beneficiadas con el fin de informar el plan de acción del Operador y se estudiará la factibilidad técnica planteada en el proyecto.

4.3. Supervisión de la Gerencia Regional

La Supervisión de cada uno de los proyectos estará cargo de la UACT, a través de los gerentes regionales quienes tienes la responsabilidad de: 1. Convocar a la comunidad y participar en la visita de verificación del proyecto 2. Acompañar a la comunidad en el proceso de estructuración técnica, financiera y legal de

proyectos aprobados 3. Supervisar el proceso de asesoría de las comunidades y, o, entidades beneficiadas en los

temas de mecanismos de compras, construcción y demás procesos propios de la ejecución de los proyectos

4. Revisar y aprobar los informes presentados por el operador 5. Revisar y aprobar los informes presentados por el interventor 6. Acompañar el proceso de conformación de los comités de control comunitario de cada

proyecto 7. Convocar la realización de los eventos de entrega de proyectos 8. Realizar la suscripción de las actas de entrega a satisfacción del proyecto



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9. Presentar un Informe Final de Ejecución del proyecto 10. Las demás que la dirección general delegue

Ilustración 4. Interventoría, Supervisión y Entrega a la Comunidad.

.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-



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ANEXOS Los siguientes anexos se encuentran en la página web: http://consolidacionterritorial.blogspot.com y

www.consolidacion.gov.co.

Anexo 1 – Texto de la Convocatoria Reunión de Núcleo y Reunión Veredal

Anexo 2 – Formato Acta de Reunión de Núcleo.

Anexo 3 – Formato Listado de asistentes.

Anexo 4 – Formato Acta de Reunión Veredal.

Anexo 5- Archivo de Carpetas de Proyectos de RRA-Tabla de Retención Documental

Anexo 6 – Formato Acta Proyectos Verificados y Aprobados en Comité de Verificación y Aprobación – CVA.

Anexo 7 – Formato Acta Aval del Director.

http://consolidacionterritorial.blogspot.com/

http://www.consolidacion.gov.co/

programa de respuesta rápida prr manual tÉcnico

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