programa antifraude

Programa ANTIFRAUDE

Reporte especial

Guía para prevenir y detectar el Fraude

Todos los derechos reservados a SMS Auditores del Ecuador Cia.

Ltda.. Se permite su reproducción con mención a la Firma.

Auditoría Forense

Cultura de honestidad

Evaluación de Riesgo de Fraude

Auditorías permanentes

Estimad@:

Durante nuestra experiencia profesional hemos conocidos fraudes

desde los US$30,000 hasta los US$20,000,000. Por este motivo nos

preocupa mucho este tema y nuestro mayor deseo es que las

compañías se protejan adecuadamente estableciendo las mejores

prácticas internacionales.

En las siguientes páginas encontrará un reporte práctico para

disminuir los riesgos de Fraude en su organización basado en el

documento de Instituto Norteamericano de Contadores Públicos

Autorizados, AICPA, en el cual se hace énfasis en 3 líneas de defensa.

El punto central del reporte es mostrar porqué unas organizaciones

tienen menor probabilidad de que sus activos sean apropiados

indebidamente y son menos susceptibles de que sus reportes sean

considerados fraudulentos.

Las compañías que“están protegidas” son aquellas que han

considerado seriamente la implantación de un “programa antifraude” y

los responsables de su implementación son los Altos Directivos.

La lucha contra el FRAUDE no es una tarea fácil, se debe implementar

un sistema tal como se menciona en el reporte que viene a

continuación, sin embargo nosotros podemos guiarlo sin ningún costo

para que tome las medidas correctas. Llame a nuestros teléfonos en

Ecuador o escríbanos su problema a nuestro correo:

[email protected]

Esperamos que con este tipo de reporte pueda implementar las

soluciones oportunamente y evite un probable desastre.

Ing. Fabián Delgado Loor, M.B.A.

Socio Director

En un reporte anterior escribí que los empleados de una organización

según estadísticas confiables son totalmente honestos en un 10% y

totalmente deshonestos en un 10%, y que el comportamiento del 80%

restante depende de las influencias de los grupos anteriores. El

mensaje es asegurar que al menos el 90% de nuestro personal este

de nuestro lado en la lucha contra el Fraude. Pero para alcanzar este

objetivo la Alta Administración debe predicar con el ejemplo.

Si logramos crear una cultura de Honestidad y altos estándares de

Ética podremos reducir los 3 grandes tipos de fraudes: a) Apropiación

indebida de activos, b) Reportes financieros fraudulentos y c)

Extorsiones o Corrupción.

Para crear una cultura de honestidad la Alta Administración debe : a)

Fijar el tono de su organización hacia la ética, b) Crear un ambiente

positivo para trabajar, c) Contratar y promover a los empleados

apropiados, d) Entrenar adecuadamente al personal en valores, e)

Confirmar periódicamente las responsabilidades de los empleados y f)

Mantener una disciplina estricta contra el Fraude.

Fijar el tono de su organización hacia la ética significa desarrollar

los valores en los cuales cree la compañía. Toda compañía tiene un fin

social y eso lo deben conocer todo el recurso humano. Adicionalmente

se deben establecer cuales serían los comportamientos esperados

del personal clave en un código de conducta. El código de conducta

no es un reglamento más que todos deben obedecer, sino que es una

proclamación de los valores de la empresa. Para implementar un

adecuado código de conducta se debe definir primeramente la visión y

misión de la compañía y realizar un taller con toda la seriedad del caso

en el cual se defina que comportamientos del personal son los

esperados.

1 Línea de defensa: Crear una cultura de

Honestidad y altos estándares de Ética.

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Programa ANTIFRAUDEGuía para prevenir y detectar el Fraude

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Debemos tener mucho cuidado al realizar este taller, porque sus

resultados, vivénciales, se deberán confirmar todos los años.

Crear un ambiente positivo para trabajar conlleva cuidar que los

empleados sean tratados de una manera justa, brindándole iguales

oportunidades de desarrollo, un adecuado sistema de remuneración y

recompensa, haciéndolos participar en grupos para la toma de

decisión y dándoles el entrenamiento necesario. El recurso humano es

el que genera la rentabilidad, las fallas y los fraudes. El mejor negocio

es crear el ambiente positivo para trabajar. Existe un producto

denominado Auditoria del Recurso Humano que puede ayudarlo a

evaluar que ambiente tiene en su empresa.

Contratar y promover a los empleados adecuados significa que

antes de la experiencia nuestro personal debe pasar por los filtros de

la honestidad y confiabilidad. Muchas firmas especializadas en

selección de personal se olvidan de este factor y generan mayores

riesgos de fraude. Por eso recomiendo el uso de la encuesta de

confiabilidad, especialmente para el personal clave de la organización.

Finalmente veo como muchas organizaciones dan el peor de los

mensajes al promover a personal con valores morales incorrectos.

Tener empleados resentidos es una bomba de tiempo para el Fraude.

Entrenar adecuadamente al personal en valores implica que ellos

sepan reconocer una actitud incorrecta, un procedimiento riesgoso. La

compañía debería hacer conocer cuales son los valores que espera

que su personal siga fielmente. Una muy buena práctica anual debería

ser la realización de un taller tipo “Vivir los valores”. Al final de dicho

taller los empleados firmarían con gusto la aceptación del “código de

conducta”.


Honestidad y altos estándares de Ética.(continuación)


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Confirmar periódicamente las responsabilidades de los

empleados significa lograr una aceptación anual por lo menos del

código de conducta. Los empleados deben saber cuáles son sus

responsabilidades y cuales las penalidades por un comportamiento

deshonesto. Con la evidencia escrita del código de conducta es

mucho más difícil que alguien pueda justificar un comportamiento

deshonesto.

Mantener una disciplina estricta contra el Fraude permite alcanzar

un efecto disuasivo muy útil. Hasta la más mínima situación de

deshonestidad debe ser causa de separación de un funcionario. Por lo

tanto se hace necesario saber cómo actuar en determinadas

situaciones de sospechas. ¿Cómo deberíamos actuar ante una

situación crítica?¿Cuál debería ser la sanción?. Estas respuestas no

son fáciles de contestar, por lo que requieren el análisis y el

establecimiento de estrategias antifraudes bien elaboradas.

Nuestra experiencia en estos casos nos permite recomendar la

adopción de los siguientes pasos, con la debida asesoría:

a) Conducir una investigación ante la sospecha de un fraude

b) Tomar acciones consistentes y apropiados contra los que

cometen fraude

c) Revaluar los controles que han sido vulnerados y mejorarlos

d) Iniciar un proceso de comunicación del hecho, de

reforzamiento de la capacitación en valores, código de

conducta y de las expectativas de la organización respecto del

comportamiento de su personal.



Honestidad y altos estándares de Ética.(continuación)


Para que el FRAUDE se cometa deben conjugarse los 3 elementos

siguientes: a) incentivo o presión del personal, b) oportunidades

originadas por debilidades en el control interno y c) escasos o nulos

valores morales del personal.

Ya comentamos la necesidad de una cultura de honestidad y ya

sabemos porque es un buen negocio. Ahora trataremos el tema de las

debilidades en los controles.

Recomendamos ser proactivos en la lucha contra el FRAUDE. Esto

significa que debemos: a) Tener identificados y medidos los riesgos de

fraude en nuestra organización, b) Mitigar los riesgos de fraude con

implementación de medidas c) Reevaluar si nuestros controles son

efectivos en prevenir, detectar o disuadir una situación fraudulenta.

Tener identificados y medidos los riesgos de fraude:

La Alta Administración es la primera responsable de evaluar los

riesgos de FRAUDE en su organización. No están cubiertos los

riesgos de fraude porque tenemos Auditores Externos independientes,

eso ayuda, pero no es suficiente.

La Alta Administración debe cuestionarse si son susceptibles o no a la

apropiación indebida de activos, a la información financiera fraudulenta

o a prácticas de corrupción.

Lo correcto es hacer una evaluación desde el más alto ejecutivo hasta

el personal operativo en relación a la posibilidad de fraude, tipo de

fraude, probabilidad e impacto del fraude en el negocio.¿Si se

cometiese un Fraude en nuestra empresa, quien sería el principal

sospechoso, cómo lo ejecutaría, se descubriría a tiempo y cuanto

costaría?

2 Línea de defensa: Evaluar sus procesos,

riesgos y controles Antifraude



Mitigar los riesgos de fraude con la implementación de medidas:

Si se puede mitigar los riesgos de fraude con la eliminación de ciertos

procedimientos peligrosos o su rediseño. Por ejemplo el jineteo de la

cobranza se puede eliminar con la implementación de los cobros a

través de depósitos bancarios. Nuestra experiencia nos ha enseñado

a ser muy escépticos con la confiabilidad de ciertos procedimientos,

por lo que ayudamos a nuestros clientes con pruebas antifraude para

saber si pasan o no el examen.

Reevaluar si nuestros controles son efectivos:

Ya lo hemos comentado en otros reportes que muchas compañías

tienen controles que no cubren ningún riesgo y muchos riesgos que no

son cubiertos por algún control. ¿Cuándo fue la última vez que

evaluamos nuestro control interno? La teoría dice que el control es un

proceso y no un fin, por lo tanto si cambian las condiciones, cambia la

efectividad de los controles.

Para evaluar la efectividad de los controles tenemos el estándar de

Control Interno, COSO REPORT, en el cual se establece que una

compañía debe evaluar 5 aspectos: el ambiente de control, la

evaluación de riesgos, sus sistemas de información y comunicación,

los controles de aplicación y sus sistemas de monitoreo.

En nuestra Firma hemos desarrollado una metodología denominada

“F5, Fortalecimiento de 5 aspectos”, basada en el COSO REPORT

para apoyar a las compañías que deseen reevaluar si sus controles

internos son efectivos en prevenir, detectar o disuadir situaciones

fraudulentas.


2 Línea de defensa: Evaluar sus procesos,

riesgos y controles Antifraude(continuación)


Esta tarea es fundamental para asegurar el mayor éxito del programa

antifraude. La revisión debe ser lo más independiente y al mayor nivel.

Muchas compañías dedican esta tarea al Comité de Auditoria, otros a

la Alta Gerencia, así como a los Auditores Internos, Externos y

Forenses, sin embargo lo recomendable es que participen todos en

este programa jugando el papel que le corresponda.

El Comité de Auditoria debería ser establecido en toda compañía

cuyos recursos y riesgos lo ameriten. A su vez este comité debería

mantener una política de “Cero Tolerancia al Fraude”. La gran ventaja

de este comité es que por su alto nivel si podría supervisar las

prácticas de la Alta Gerencia y recomendar los correctivos necesarios.

La Alta Gerencia debe estar conciente de que ellos suelen ser los que

cometen los Fraudes más impactantes en la organización, por lo que

deben ser los primeros en asegurar la confiabilidad de su sistema de

control interno y la implantación de procesos independientes de

revisión como auditorias externas de calidad, internas y forenses.

Auditoria Interna debe reconocer que no tiene la suficiente

experiencia en el tema de FRAUDES y debe capacitarse en descubrir

señales de un posible fraude. Sin embargo esta función, a buen nivel,

y bien entrenada, si logra ser un complemento de la lucha antifraude.

Los Auditores Externos deben tener independencia y prestigio

profesional adecuado. Sin embargo en una auditoria de estados

financieros no necesariamente son los responsables de detectar los

fraudes.

Los Auditores Forenses se están ganando un gran espacio al ser

auditores especializados en fraudes que pueden aportar con mejores

puntos de vista que un auditor normal.

3 Línea de defensa: Realizar un monitoreo

independiente del proceso Antifraude .



¿De cuantas maneras

podemos apoyar su

esfuerzo ANTIFRAUDE?

Si hasta ahora su empresa es de las pocas que no ha sufrido un

FRAUDE de consecuencias graves, debe asegurarse que la causa

sea por su sistema de control interno blindado y la calidad moral de su

personal, caso contrario recomendamos implantar inmediatamente

este Programa Antifraude.

Los mejores procesos son los que se realizan con la supervisión y

asesoría adecuada por lo que hemos desarrollado los siguientes

servicios de acuerdo con sus necesidades:

1. Asistencia en la evaluación de riesgos de fraude para asegurar que la

mayor cantidad de riesgos sean detectados y tomados con la

seriedad que el caso amerita.

2. Apoyo al personal de Auditoria Interna para mejorar su desempeño en

la prevención de FRAUDES.

3. Evaluación del Control Interno de manera independiente para saber si

es efectivo en prevenir, detectar y disuadir un FRAUDE. Tenemos

nuestra propia metodología “F5” basada en la norma internacional de

control interno COSO REPORT.

4. Asistencia en la elaboración del Código de Conducta de la

organización.

5. Taller para el Fortalecimiento Institucional y prevención de FRAUDES

para que toda la Empresa se convierta en nuestro aliado de las

prácticas éticas.

6. Revisiones ANTIFRAUDE en la cual nos especializamos en aquellos

procedimientos que eviten la realización de actos colusorios.

Revisamos que se cobre efectivamente la cartera, que existan los

proveedores, que los beneficios se trasladen a los clientes, nos

convertimos en comprador misterioso, etc.

7. Auditoria Externa en la cual hacemos énfasis en la revisión de los

riesgos de fraude.


Mail: [email protected]

Quienes somosDedicados al Mundo de la

Auditoria y la Consultoría

Somos una Firma de

Auditoria, Consultoría y

Servicios Contables

integradas por Ejecutivos

con amplia Experiencia

Nacional e Internacional.

Nuestro mayor valor

agregado es el

cumplimiento oportuno de

nuestras promesas.

Ing. Fabián Delgado Loor

Socio Director

Ex Gerente de

Pricewaterhouse con 30 años

de experiencia nacional e

internacional. M.B.A. e

Instructor de Maestrías

www.smsconsulting.ec

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Auditoria

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problemas de negocios

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