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7/23/2019 Profit Tuto

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COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

APORTE: MAGALY GIMNEZ C.I.: 9.620.512

En este captulo se explican las principales opciones y procesos del mdulo ComprasyCuentas por Pagar. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el manualElectrnico del sistema, el cual puede ser activado desde el men ayuda o presionando la Tecla F1.

ProveedoresLa opcin proveedores le permite crear nuevos proveedores as como buscar, modificaryeliminar los datos de los proveedores que ya estn registrados. Los datos de cadaproveedorse muestran divididos en dos carpetas:

En la carpeta Generalesestn los datos de tipo general y los datos que permitenclasificar a los proveedores (tipo, zona, segmento).

En la carpeta Crdito y Saldose muestran los datos relacionados con el crdito y salode cada proveedor.

En la carpeta Otrosse muestran los datos que permiten manejar las retenciones delISLR y la relacin casa matriz > sucursales del proveedor.En la carpeta Generalesse manejan los siguientes datos:

Para una explicacin del significado y uso de cada campo, consulte el manual electrnico.En la carpeta Crdito y Saldose manejan los siguientes datos:

Profit Plus mantiene siempre actualizada la informacin de saldos de los proveedores, ascomo todas sus estadsticas.Tome en cuenta que...

1. Antes de crear un proveedor deben estar creados los siguientes datos: tipo, zona, segmento ycuenta de ingreso que se le van a asignar al nuevo proveedor.2. No es posible registrar dos proveedores que posean el mismo NIT o RIF.3. Es posible validar el RIF, nombre o razn social y la tasa de retencin aplicablede unproveedor nacional a travs del botn , esta consulta se realiza directamente en lapgina oficial del ente gubernamental.4. En caso que el nombre o la tasa de un proveedor no correspondan con los registros delSeniat, se desplegar una pantalla en la que es posible realizar el cambio de ambos valores, a travs de opciones especificas para tal fin. Si se opta por cambiar los datos, stos se

actualizarn en la ficha del proveedor, luego de guardar los cambios usando la opcin de labarra de herramientas.5. Si existe una configuracin de procesos para la tabla Proveedores, en la que nose puedamodificar el campo nombre, al realizar la consulta de RIF, se mostrar deshabilitada laopcin Nombre suministrado por el Seniat es distinto al registrado, desea cambiarlo?encaso de no existir coincidencia en este dato.


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6. Para realizar la consulta de los datos el proveedor en el Seniat, es necesario tener conexin a la pgina Web del organismo, por lo tanto hay que realizar las configuraciones respectivas de permisologia de usuarios a Internet.7. Si desea cambiar la direccin URL del Seniat, es necesario asignar la direccin electrnica dela pgina Web del Seniat en el campo URL Seniat, ubicado en la carpeta Generalesdelaopcin Datos Adicionales de la Empresa, para validar el RIF del proveedor.8. No es posible eliminar un proveedor que posea movimientos asociados, por ejemplo:(facturas, cobros, devoluciones, etc.) en ese caso puede poner inactivo el proveedor.9. Si desea evitar que un usuario registre facturas a nombre de proveedores , con los que laempresa est sobregirada, debe asignarle un lmite de crdito al proveedor y establecer dicho control en la opcin configurar procesos del men procesos en el mdulo mantenimiento.10. La zona permite clasificar geogrficamente a los proveedores. Dicha clasificacin es usada en los reportes de cuentas por pagar: estados de cuenta, anlisis de vencimiento, saldos, etc.11. Si desea manejar documentos (compras, rdenes de compra, notas de recepcin) enmltiples monedas, debe activar el parmetro manejo de mltiples monedas.12. Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un proveedor por ejemplo: (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automtica

un documento por el monto de la variacin del saldo del proveedor.13. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistema , es sumando yrestando el saldo de sus documentos.14. Cuando se est implantando el sistema, debe usarse la opcin documentos para registrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crdito y dbito que conformanel saldo de cada proveedor, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En este caso dichosdocumentos deben ser creados ponindole como monto neto, el saldo del documento alafecha, pues de lo contrario sera necesario cargar tambin todos los pagos asociadosa dichos documentos.

15. Si desea que el sistema calcule automticamente en los pagos , la retencin delimpuestosobre la renta debe: Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto usando laopcinconceptos de ISLR. Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retencin para cada tipo depersona, usando la opcin tabulador de ISLR. Asignar a cada lnea de artculo o categora de artculo el concepto bajo el l se va a retener, usando las opciones lnea de artculo o categora de artculo. Asignar a cada proveedor su tipo y su tabulador de ISLR, usando esta opcin.Una vez realizado lo anterior, el sistema calcular en los pagos el porcentaje y m

onto de laretencin a aplicar, al usar el botn editar retencin.16. Si desea consolidar los pagos de aquellos proveedores que manejan sucursalesy una casa matriz, use la clasificacin disponible en la carpeta Otros. Dicha clasificacin le va apermitir comprar a las sucursales y a la casa matriz, y pagar a nombre de la casa matriz losdocumentos pendientes, tanto para la casa matriz como para las sucursales correspondientes.17. El reporte Estado de Cuenta de Casa Matriz y Sucursalesmuestra:


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Si se solicita un estado de cuenta para la casa matriz: los pagos que sehan aplicado en ella y en sus sucursales. Si se solicita un estado de cuenta para una sucursal: los pagos que se hanaplicado sobre ella y los que se han aplicado sobre la casa matriz correspondiente, contra esta sucursal.18. Si desea ubicar un proveedor por su estado (Activo/Inactivo), presione el botn buscar (o Ctrl + B) y luego presione la tecla F2 para visualizar la pantalla de la bsqueda asistida. En ella , seleccione el filtro que se adecue a la informacin requerida, segn la siguientedescripcin: Si selecciona el filtro activo: slo mostrar los proveedores que se encuentrenen estado activo. Si selecciona el filtro inactivo: slo mostrar los proveedores que seencuentren en estado Inactivo. Si selecciona el filtro todo: se mostrarn todos los proveedores.

Facturas de compra

Para registrar las compras efectuadas a los proveedores debe hacer uso de la opcin facturasde compra. Dicha opcin le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminarlos

datos de las facturas efectuadas a los proveedores. Cuando se registra una compra, el sistemaactualiza en forma automtica los stocks y costos de los artculos involucrados, as como elsaldo del proveedor.Una factura de compra puede ser creada directamente, o a partir de:??Otra factura.??Una cotizacin.??Una orden de compra .??Una nota de recepcin.??Una plantilla de compras.A partir de una factura de compra, pueden ser generadas fcilmente las plantillasde compras

y las devoluciones de proveedores.186 Profit Plus manual de usuarioPara incluir una factura es necesario completar los siguientes datos en la carpeta Generales:Para una explicacin del significado y uso de cada campo, consulte el manual electrnico delsistema.Tome en cuenta que...1. Si desea imprimir la factura de compra que est en pantalla , haga clic en el ic ono imprimir dela barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresin.2. El sistema permite configurar la manera c mo cada usuario va a usar esta opcin.

Se puedendefinir los datos a introducir para crear una factura de compra, y qu columnas sevan amanejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuracin use la opcin configurarprocesos en el mdulo mantenimiento.3. Cada vez que se crea una factura de compra con N unidades de un artculo, el sistemaincrementa automticamente el stock actual del artculo en N unidades, y genera unmovimiento de inventario llamado Comp.


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4. Cada vez que se registra una factura, el sistema actualiza automticamente el saldo actual del proveedor involucrado, generando un documento de compras llamadoFact por el monto total de la factura.5. Cada vez que se crea una factura de compra, el sistema actualiza automticamente el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artculoinvolucrado en la misma. Pero si el parmetro manejo de mltiples monedas est activo,entonces el sistema adems de los costos antes mencionados (en moneda base), actualizar en otra moneda: el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artculo involucrado en la compra.6. Si un proveedor posee das de crdito asignados, entonces dichos das prevalecen enelmomento de hacerle una factura, sobre los das que indica la condicin de pago que se leasocie a la factura. El sistema usa los das de crdito para establecer automticamente elvencimiento de la factura.7. Si desea evitar que un usuario registre compras contra proveedores, con los que su empresa est sobregirada, debe asignarle un lmite de crdito al proveedor y establecer dicho control en la opcin configurar procesos del men procesos en el mdulomantenimiento.8. Si desea que una vez grabada la factura, se active la opcin pagos y/o la factura sea impresa automticamente al grabarla, configure dichas facilidades en la opcin configurar procesos.9. El sistema distingue automticamente entre un proveedor nacional y un proveedor

extranjero para efecto del impuesto a las ventas o el impuesto al valor agregado (IVA).10. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las facturas de compra, use la opcinparmetros de la empresa para activar el redondeo. El monto asociado al redondeo(positivo o negativo) es guardado por el sistema en el campo otros de la compra.11. Para registrar facturas de compra en monedas diferentes a la moneda base, debe configurar en los parmetros de la empresa, el parmetro correspondiente y crearlas monedas usando la opcin monedas del men tablas en el mdulo ventas. Debe seleccionar adems las columnas correspondientes al manejo en otra moneda para los renglones de la compra, usando para ello la opcin configurar procesos. Una vez configurado el sistema en modo multimoneda, ste solicita en cada factura, la moneda y latasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabada la factura de compra, s

ta puede ser visualizada en la moneda adicional o en la moneda base, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.12. Para hacer una factura a partir de otras: compras, cotizaciones, notas de recepcin, rdenes de compra o plantillas de compra, use el icono importar que se encuentra en la parte inferiorde la ventana.13. Para afectar los pendientes que trae la plantilla de compras importada, seleccione la opcin Configurar Procesos, del mdulo mantenimiento, especficamente en laopcinDocumentos de Ventas/Compras, seleccione compra como el tipo de documento y luego la pestaa Adicionales. En esta pantalla seleccione el parmetro permitir no afectdocumento importado.14. Para actualizar los precios de venta de los artculos comprados, en funcin de la variacin de su costo, seleccione el rengln cuyos precios desea actualizar y use

el icono cambiar precios.15. Si el artculo que se est comprando maneja lotes, al indicar la cantidad, el sistema solicitar el nmero de lote. Si los lotes estn configurados, en los parmetros e la empresa, para manejar fecha de vencimiento el sistema solicitar dicha fecha.16. Si la compra forma parte de una importacin, use el icono informacin de importaciones para definir, para cada rengln de la compra: el porcentaje de arancel, elvolumen y/o el peso.Esta informacin ser usada por el sistema para calcular la distribucin de los costosen laopcin importaciones (vea manejo de importaciones)


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17. Para que en el reporte Libro de compras formato SENIAT (Importaciones)aparezcan el Nmero de Planilla de importacin y el nmero de expediente, agrguelos en la pesaaAdicionalesen los campos correspondientes.18. Si su empresa maneja artculos con talla , lea el tpico manejo de tallaspara cofigurar el sistema y habilitar el botn carga de tallas. Este icono le permite discriminar fcilmente por talla los artculos que se estn comprando.19. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en cada sucursal para el nmero de la factura de compra, use la opcin parmetros dela empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlativo de cada una de lassucursales. Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal, usando para ello laopcinusuarios o la opcin configurar procesos.20. Esta opcin es mostrada en resolucin 640x480 pixels. Si su equipo tiene establecida unaresolucin mayor a nivel de Windows (por ejemplo 800x600 1024x768) y deseaque estaopcin sea mostrada con dicha resolucin, marque ajustar pantalla a la resolucin delmonitoren la opcin configurar procesos en el mdulo mantenimiento o simplementeestire la pantalla al tamao deseado .21. Una factura de compra no puede ser modificada cuando el pago ha sido autorizado a travs de la opcin programacin de pagos.22. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por factura, la(s) cuenta(s)

contable(s) a usar al contabilizarla, use el icono informacin contable de la barra deherramientas (ver integracin con Profit Contabilidad)23. Al agregar nuevos renglones en documento de compras, puede incluir artculos genricos y, asu vez, colocar una descripcin para estos artculos genricos. En el mometo que se est incluyendo el rengln para un artculo genrico, el sistema solicitar qcoloque una descripcin cuando presione la tecla Enter.

Devolucin a Proveedores

Esta opcin le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminar los datos de lasdevoluciones de mercanca efectuadas a los proveedores, para lo cual debe hacer us

o de labarra de herramientas. La devolucin puede ser creada a partir de una factura de compra o a partir de una nota de recepcin del proveedor, y la misma ajusta automticamente tanto el stock actual de los artculos involucrados, como el saldo del proveedor.Para incluir una devolucin es necesario introducir los siguientes datos en la carpetaGenerales:Tome en cuenta que1. Al seleccionar esta opcin el sistema muestra la devolucin cuyo nmero es mayor (la ltima realizada). Para ubicar una devolucin en particular debe hacer uso de losiconos de la barra de herramientas. Las devoluciones de proveedores registradasestn ordenadas ascendentemente en funcin de su nmero.

2. Si desea imprimir la devolucin que est en pantalla haga clic en el icono Imprimirde la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a laimpresin.3. El sistema permite configurar la manera como cada usuario va a usar esta opcin. Se pueden definir los datos a introducir para crear una devolucin y que columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuracin haga uso de la opcin Configurar Procesos en el mdulo de Mantenimiento .4. Cada vez que se crea una devolucin con "n" unidades de un artculo, el sistema disminuye automticamente el stock actual del artculo en "n" unidades, y genera un movimiento de inventario llamado "Dpro".


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5. Cuando se genera una devolucin el sistema toma los montos y precios de la factura/nota de recepcin asociada a la devolucin.6. Cada vez que se crea una devolucin a partir de una factura de compra, el sistema:Incrementa automticamente el saldo del proveedor por el monto total de la devolucin,generando una nota de crdito automtica como documento de compra que respalda elnuevo saldo. El nmero de la nota de crdito generada es mostrado en el encabezado dela devolucin. Si la factura de compra posee saldo mayor a cero, entonces el sistema generaadicionalmente un pago en el que asocia la nota de crdito con la factura de compra. Elnmero de pago generado es mostrado en el encabezado de la devolucin.7. La nota de crdito generada al hacer una devolucin puede ser usada para cancelarotrosdocumentos del proveedor (facturas, notas de dbito, etc.) Para efectuar dicha asociacin haga uso de la opcin pagos.8. Si el proveedor le devuelve, total o parcialmente, el monto de la devolucin, haga uso del icono Devolucin de dinero que se encuentra en la parte inferior de laventana. Al realizar la devolucin el sistema:

Cancela la nota de crdito de la devolucin a travs de un documento de ajust

positivo. Genera un movimiento de entrada en caja, por el monto total devuelto. Ladevolucin de dinero por parte del proveedor puede ser realizada en efectivo o encheque.9. Si su empresa maneja seriales en los artculos haga uso del icono Asignar Seriales que seencuentra en la parte inferior de la ventana, para la asignacin de los seriales asociados a los artculos devueltos.10. Para emitir devoluciones en monedas diferentes a la moneda base debe configurar, en los parmetros de la empresa, el parmetro correspondiente y crear las monedas usando la opcin monedas del men tablas en el mdulo de ventas. Debe seleccionar adems las columnas correspondientes al manejo en otra moneda para los renglones dela devolucin, usando para ello la opcin configurar procesos.

11. Una vez configurado el sistema en modo multimoneda este solicita, en cada devolucin, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabadala devolucin esta puede ser visualizada en la moneda adicional o en moneda base,haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.12. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en cada sucursal para el nmero de la devolucin, haga uso de la opcin parmetros dela empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlativo de cada una de las sucursales. Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opcin usuarios o la opcin configurar procesos.13. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la devolucin,seleccione un rengln y haga clic en el icono comentario. El rengln puede ser selecionado haciendo clic encima del mismo. Los comentarios pueden ser impresos en elformato de la devolucin.

Documentos

La opcin documentos le permite consultar los documentos de compras generados porlosprocesos del sistema, que afectan el saldo de los proveedores, as como modificary eliminarlos datos de los documentos que fueron registrados usando dicha opcin.Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un proveedor, por ejemplo: (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automtica undocumento por el monto de la variacin del saldo del proveedor. Dichos documentos


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slo pueden serconsultados usando esta opcin, y para su modificacin es necesario modificar el documentoque lo origin en el proceso correspondiente. Adems de dichos documentos automticos, esta opcin permite la creacin y modificacin de documentos manuales contra calquiera de los proveedores de la empresa.Cada documento posee asociados un tipo, un proveedor, un monto y un saldo.Para incluir un documento contra un proveedor es necesario completar los siguientes datos en la carpeta Generales:Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrnico del sistema.Tome en cuenta que...1. Si desea imprimir el documento que est en pantalla, haga clic en el icono imprimir de labarra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresin.2. Cada vez que se registra un documento de proveedor (automtico o manual) el sistemaactualiza automticamente el saldo actual del proveedor involucrado.3. El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que incrementan el saldodelproveedor: factura (FACT), giros (GIRO), nota de dbito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ),ajuste positivo manual (AJPM), ajuste positivo automtico (AJPA). El sistemamaneja lossiguientes tipos de documentos que disminuyen el saldo de la cuenta: nota de crdito (N/CR), adelanto (ADEL), cambio de factura(s) por giro (CFXG), rete

ncin de ISLR (ISLR), ajuste negativo manual (AJNM), ajuste negativo automtico (AJNA).4. Los documentos que pueden ser creados y modificados usando esta opcin son: factura(FACT), giros (GIRO), nota de dbito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ), nota de crdito(N/CR), ajuste positivo manual (AJPM) y ajuste negativo manual (AJNM). Los dems tipos de documentos slo pueden ser creados en forma automtica, por el proceso correspondiente (por ejemplo, en pagos se generan ADEL y ISLR).5. Para crear un cheque devuelto (CHEQ) use el botn generar cheque devuelto que seencuentra en la parte inferior de la ventana.6. Para registrar documentos en monedas diferentes a la moneda base, debe configurar en los parmetros de la empresa, el parmetro manejo de mltiples monedas y crear

lasmonedas usando la opcin monedas del men tablas en el mdulo ventas. Una vezconfigurado el sistema en modo multimoneda, ste solicita en cada documento, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabado el documentoeste puede ser visualizado en la moneda adicional o en moneda base, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.7. Los pagos no poseen saldo asociado. Por lo tanto, no se manejan como un documento aunqueafectan el saldo del proveedor. Sin embargo desde la opcin pagos se generan, en forma automtica, los siguientes documentos:-ADEL: en caso de un pago adelantado .-N/CR: en caso de aplicar un descuento por pronto pago en el pago.-ISLR: en caso de aplicar una retencin de impuesto.-AJPA: en caso de un ajuste positivo en el pago.

-AJNA: en caso de un ajuste negativo en el pago.8. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos, menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistema es sumando y restando el saldo de sus documentos.9. El estado de cuenta de un proveedor muestra todos los documentos y pagos delmismo.10. Cada factura creada usando la opcin facturas de compra, genera en forma automtica un documento tipo factura, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones.11. Cada devolucin de mercanca registrada usando la opcin devoluciones de proveedor


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es, genera en forma automtica una nota de crdito, con todos los datos de la mismaexceptuando los renglones.12. Cada cambio de factura(s) por giro(s) registrado usando la opcin generar giros, genera enforma automtica los siguientes documentos:-El documento cambio de factura por giro(CFXG) por el monto total cambiado agiros.-Un giro (incluyendo intereses)-Un pago con monto cero (0) para asociar el CFXG con la factura y actualizar elsaldo de la misma.13. Los giro(s) registrados usando la opcin generar giros, no pueden ser eliminadosdirectamente. si desea eliminarlos debe eliminar el documento cambio de facturapor giros(CFXG), que se cre al generar los giros.14. Las notas de crdito (N/CR), las notas de dbito (N/DB) y los ajustes manuales (AJPM y AJNM), creados usando esta opcin, pueden tener renglones asociados. Para defin ir elcontenido de los renglones, use el icono detalle y especifique en cada rengln: artculo,cantidad, precio e IVA.15. Despus de asignar renglones a un documento manual, no es posible modificar elmontobruto del documento. Dichos renglones no afectan el stock de los artculos involuc

rados, pero pueden ser contabilizados.16. Cuando se est comenzando a trabajar con el sistema, esta opcin puede ser usadapararegistrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crdito y dbito que conforman el saldode cada proveedor, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En estecaso dichosdocumentos deben ser creados ponindole como monto neto, el saldo del documento alafecha, pues de lo contrario sera necesario cargar tambin todos los pagos asociadosa dichos documentos.17. Si su empresa maneja sucursales y desea diferenciar por sucursal los documentos, lea el

tpico manejo de varias empresas y sucursales para configurar el sistema.18. Un documento no puede ser modificado cuando su saldo es diferente de su monto neto.

ImportacionesLa opcin importaciones le permite relacionar una o varias compras de importacin con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos entre los artculos quese importaron de forma generalizada.Antes de efectuar la relacin entre las compras y sus gastos de importacin, debe registrarlas en el sistema usando la opcin facturas de compra.En caso de existir costos o gastos relacionados con la importacin, adicionales alosregistrados en las facturas de compra, puede relacionarlos de dos formas:

-Poniendo el monto total de dichos costos/gastos adicionales en el campo costoadicional.-Registrando dichos costos/gastos adicionales usando la opcin plantilla decompras y haciendo referencia a dicha plantilla en el campo plantilla N.Una vez registrados todos los gastos de importacin y las compras con los artculoscomprados, debe proceder a distribuir dichos gastos (total costo a distribuir) entre cada unade las compras de importacin.La distribucin de los gastos puede ser realizada con base en uno de los siguientes tres


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criterios: costos, pies cbicos, peso. Una vez definido el criterio a usar use elicono calculardistribucin de costos , y el sistema proceder a hacer la distribucinde la siguiente forma:1. Determina cul es el porcentaje de costo, pies cbicos o peso de cada factura decompra (segn el criterio de distribucin que se haya seleccionado), con respecto almonto total de las compras de importacin.2. Se asigna a cada factura, el monto resultante de aplicar este porcentaje sobre el costototal a distribuir. Los costos distribuidos se colocan en la columna costo distribuidode las facturas de compras de importacin y se almacenan en el campo costoasociado de la factura correspondiente.3. De igual forma, en cada factura, se distribuyen los costos entre cada uno delosartculos, de acuerdo con el criterio de distribucin seleccionado (costo, volumen oPeso).4. En el campo compra relacionada de cada una de las facturas asociadas a laimportacin se coloca el nmero de la importacin correspondiente.Para incluir una importacin es necesario completar los siguientes datos en la carpetaGenerales:Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrnico del sistema.Tome en cuenta que...

1. Esta opcin slo estar disponible para su uso, activando el parmetro Activar opciimportacin versin 6.5, ubicado en la carpeta Caja y Banco, Compras y CxP, deParmetros de la Empresa, ya que por defecto se encuentra deshabilitada.2. Si desea imprimir la importacin que est en pantalla, haga clic en el icono imprimir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y procedera la impresin.3. Cada vez que se efecta la distribucin de los costos, el sistema actualiza automticamente en moneda base: el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artculo involucrado en las compras de importacin. Pero si el parmetro manejo de mltiples monedas est activo, entonces el sistema adems de los costos antes mencionados (en moneda base), actualizar en otra moneda, el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artculo involucrado en las compras.

4. En cada una de las compras que forman parte de la importacin, debe hacer uso del iconoinformacin de importaciones para definir, para cada rengln de la compra, el porcentajede arancel que aplica al artculo. Esta informacin es usada por el sistema para calcular loscostos de los artculos (costo = costo de adquisicin + arancel + costos distribuidos).Captulo 5: Compras y Cuentas por Pagar 1975. Para poder hacer la distribucin de los costos en funcin del Volumen o en funcindel pesodebe, en cada una de las compras que forman parte de la importacin, haceruso del icono informacin de importaciones para definir, para cada rengln de la compra: el Volumen (por unidad primaria)o el peso (por unidad primaria).

Esta informacin ser usada por el sistema para calcular la distribucin de los costosconbase en alguno de los dos criterios (vea manejo de importaciones)6. Si no desea usar esta opcin para relacionar los costos de cada importacin, puede indicar en cada una de las compras de gastos, relacionados con la importacin, el nmero de la compra principal, usando para ello el campo compra relacionada. Esto va a permitir agregar a la compra principal el costo de las compras asociadas,para lo cual debe pararse en la compra principal y hacer clic en el icono asociado.7. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos


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en cada sucursal para el nmero de las importaciones, use la opcin parmetros de laempresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlativode cada una de las sucursales.Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opcin usuarioso laopcin configurar procesos.8. No es posible modificar una importacin si alguna de sus facturas de compra hasidocontabilizada.9. Si desea relacionar una o varias compras de importacin con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos entre los artculos que se importaron, de forma detallada, use laopcin distribucin de costos.

Control de importaciones (Distribucin de Costos)La opcin control de importaciones-> Distribucin de costos le permite relacionar una ovarias compras de importacin con sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlosdetalladamente entre los artculos que se importaron.Registre, usando la opcin facturas de compra, las compras con todos los gastosinvolucrados en la importacin de los artculos (flete, seguro, etc.), siguiendo lasiguienteregla: Asgnele a todos los artculos o gastos involucrados en estas compras, el tip

o deimpuesto exentos. Puede usar artculos tipo servicio para el registro de estos gastos (Si desea llevar estadsticas de lo gastado en fletes, seguros, etc.)En caso de existir costos o gastos relacionados con la importacin, adicionales alosregistrados en las facturas de compra, puede relacionarlos registrando dichos costos/gastosadicionales usando la opcin plantilla de compras e incluyendo dicha plantilla enlosrenglones de gastos de importacin.Una vez registrados todos los gastos de importacin y las compras con los artculos,debeproceder a distribuir dichos gastos (total costo importacin) entre cada una de la

s compras de importacin.La distribucin de los gastos puede ser realizada de dos formas:-En base a uno de los siguientes criterios: costos, volumen, peso. Una vez definido elcriterio a aplicar, use el icono calcular distribucin de costos .-La distribucin de costos puede ser realizada usando la opcin Detalle Gastos, a travs de la cual se desplegar una pantalla en la que se puede relacionar cada gastode importacin de forma detallada, asocindolo a todas, varias o a una factura especifica, e incluso a todos, varios o a un artculo de compra en especifico, permitiendo distribuir cada artculo de gasto entre las facturas o artculos deseados; adicionalmente, debe definir el criterio a aplicar (costos, volumen o peso). Una vez establecido en detalle la distribucin de costos, debe usar el botn para realizar los clculos correspondientes.

Para incluir una importacin es necesario completar los siguientes datos en la carpeta Generales:Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrnico del sistema.

Tome en cuenta que...1. Cada vez que se efecta la distribucin de los costos, el sistema actualiza automticamenteen moneda base: el ltimo costo y el costo promedio de cada artculo involucrado enlas


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compras de importacin. Pero si el parmetro manejo de mltiples monedas est activo,entonces el sistema adems de los costos antes mencionados (en moneda base), actualizaren otra moneda, el ltimo costo y el costo promedio de cada artculo involucrado enlascompras.2. En cada una de las compras que forman parte de la importacin, debe hacer uso delicono informacin de importaciones, para asignar los datos relacionados a laimportacin y definir para cada rengln de la compra, el porcentaje de arancel que aplica alartculo. Esta informacin es usada por el sistema para calcular los costos de los artculos(costo = costo de adquisicin + arancel + costos distribuidos).3. Para poder hacer la distribucin de los costos en funcin del volumen o en funcindel peso debe, en cada una de las compras que forman parte de la importacin, hacer uso delicono informacin de importaciones para definir, para cada rengln de la compra: elvolumen (por unidad primaria) o el peso (por unidad primaria ), o bien asignar los valores en los campos destinados de la ficha del articulo . Esta informacin ser usada por el sistema para calcular la distribucin de los costos con base en alguno de los criterios.4. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativosen cada sucursal para el nmero de las importaciones, use la opcin parmetros de la

empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlativode cada una de las sucursales.Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opcin usuarioso laopcin configurar procesos.5. Usando el icono en artculos importados, se muestran las facturas de compraslo con los artculos que manejan inventario; por otro lado usando este icono en gastos deimportacin, se muestran los artculos de servicio que representan los gastos, asociados a las facturas de compra. Es posible usar la misma factura en ambas secciones de la importacin, pero los artculos se mostrarn discriminados segn su tipo.6. Una vez que se guarde la importacin usando la opcin de la barra de herramientas, se le

asigna el estatus de Abierta.7. A travs de la opcin se realizan los siguientes procesos:-Determina cul es el porcentaje de costo, volumen o peso de cada factura decomp ra (segn el criterio de distribucin que se haya seleccionado), conrespecto al monto total de las compras de importacin.-Se asigna a cada factura, el monto resultante de aplicar este porcentaje sobreelcosto total a distribuir. Los costos distribuidos se colocan en la columna costodistribuido de los artculos incluidos en las facturas de compras de importacin.-De igual forma, en cada factura, se distribuyen los costos entre cada uno de losartculos, de acuerdo con el criterio de distribucin seleccionado (costo, peso ovolumen).

8. Es necesario cerrar la importacin usando el icono para cambiar el estatus aCerraday realizar los siguientes procesos:-Se actualizan los costos ltimo, ltimo en OM, Promedio y Promedio en OMen la ficha de los artculos.

-Se crea un ajuste de inventario por cada factura de compra involucrada en laimportacin, el cual se compone de cuatro (4) registros por artculo,correspondientes a los tipos de ajuste de costos (ltimo, ltimo OM, Promedioy Promedio OM). La fecha del ajuste y el almacn, corresponden a la fecha yalmacn de la factura de compra, por ltimo la unidad est relacionada a la


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unidad primaria del artculo.-Se actualiza el histrico de los costos por nivel y tipo, para cada artculoasociado a la distribucin, a fin de ser visualizado usando la opcin CostosImportacin ubicada en la Ayuda de Artculos.9. Al reabrir una importacin usando la opcin luego de cerrada se realizan lossiguientes procesos: Cambiar el estatus a Abierta. Borrar el histrico de los costos de artculos. Elimina el ajuste de inventario.10. Es necesario definir los tipos de ajustes asociados a los costos ltimo, ltimoen OM,Promedio y Promedio en OM.11. Puede asignar al artculo de gastos, el nivel de costo que lo afecta, a travs de laopcin ubicada en la ficha del artculo, para que as sea sumado al nivel que corresponde en el momento de la distribucin.12. Es posible distribuir un gasto parcialmente entre varias importaciones, usando el campoMonto Apli.13. El clculo de la distribucin de costos se realiza tomando en cuenta los nivelesde costos Incoterm, que incluye FOB, EXW, FCA, FAS, CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DEQ, DDU y DDP.14. Es posible visualizar en este proceso, el Nuevo Costo y el Margen de Variacin, resultantes de la distribucin de costos.

15. Al guardar la distribucin de costos, se actualiza en la factura de compra y en la plantilla de compras con una etiqueta con el nmero de la distribucin de costos en cada uno de las pantallas.

Expediente de Importacin

Esta opcin permite recopilar en un expediente, toda la documentacin asociada a unadistribucin de costos, estos documentos estn relacionados directamente con las facturas decompra y gastos que los originaron, a fin de controlar el movimiento dela mercanca, desde que sale del proveedor, hasta que llega a su almacn.Para incluir un expediente es necesario completar los siguientes datos en la s carpetasGeneralesy Datos de Embarque:

Documentacin:

-Documento: contiene los documentos comnmente usados en una importacin.-Nmero: nmero del documento.-Fecha: fecha del documento.-Completo: Indica si esta completo el trmite del documento.-Comentario: comentarios del documento.

Datos de Embarque:

-Tipo de Transporte: martimo, areo, terrestre.-Nro. Factura: nmero de factura de compra relacionada.

-Nro. B/L, AWB, CPI: nmero de documento de embarque.-Empresa transporte: nombre de la empresa de transporte.-Nombre vehculo : nombre del vehculo.-Fecha embarque (ETD):fecha de embarque en el lugar de origen.-Lugar de embarque: lugar de embarque.-Fecha de llegada (ETA): fecha de llegada a lugar destino.-Cantidad de Container: cantidad de container, en caso de ser por va martima.-Peso volumtrico total: informacin relacionada en caso de utilizar transporte areo.-Peso total: informacin del peso total de la embarcacin.-Volumen total: informacin del volumen total de la embarcacin.


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-Tipo de empaque: se refiere a las unidades registradas en el sistema.-Cantidad de empaques:cantidad de empaques.

Tome en cuenta que

1. El Nro. Expediente es definido por el usuario y puede ser usado para incluirel N de laDeclaracin nica de Aduana (DUA).2. Es necesario crear un Expediente, por cada proveedor involucrado en la importacin.3. Debe ingresar el N de la distribucin de costos asociada, para relacionar el expediente con las facturas involucradas en ella, adems de asignar el proveedor correspondiente.4. En el campo Agente Aduanal se pueden visualizar todos los proveedores que estnregistrados en el sistema, a fin de a signar el correspondiente a este campo.

Programacin de Pagos

Esta opcin permite autorizar y programar el pago de los documentos de proveedoresybeneficiarios (facturas de compra, giros, notas de dbito, adelantos y rdenes de pago). Undocumento no puede ser cancelado o abonado mientras no haya sido autorizado su pago.

Al ingresar en esta opcin, el sistema muestra en la carpeta documentos de cuentasx pagar, los documentos de compra con saldo mayor a cero, de todos los proveedores.Para visualizar los documentos de un proveedor en particular, indique el cdigo oelnombre en la lista desplegable, el sistema mostrar los documentos asociados alproveedor con saldo mayor a cero. Para ver la lista de los proveedores disponibles, hagaclic a la derecha del cuadro, o presione la tecla F2 para activar la bsqueda asistida.Para visualizar un slo tipo de documento, el usuario debe indicar el tipo de documento(Factura, Nota de Dbito, Adelanto, Giros) en el campo Tipo, y el sistema mostrar lo

documentos asociados al tipo seleccionado.Para visualizar los documentos con saldo mayor a/menor a/igual a un determinadomonto, indique la opcin en el campo Saldoy el monto a su derecha.Para visualizar slo los documentos con estatus autorizados o sin autorizar, indique endocumentos, la opcin deseada, en caso contrario, aparecern todos los documentos,que no estn autorizados.Para visualizar los documentos con determinado vencimiento, seleccione el tipo devencimiento en la opcin AntigedadPara autorizar el pago del saldo total de los documentos sin restricciones de fecha, tildela columna ubicada a la derecha de Saldo, por cada documento. Para autorizar parte

del pago de los documentos, utilice el proceso Programa r Pagos (ver captulo programarpagos). En ambos casos el sistema actualiza la columna monto prog., con el montoautorizado.1 2 4 3 5 6Presionando este botn se desplegar una pantalla de slo lectura, que muestra el montodesglosado de las cajas activas en su empresa; cabe destacar que son campos noeditables. La pantalla muestra las siguientes columnas: Cod. Caja: Muestra el cdigo de la Caja.


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Descripcin: Muestra la descripcin de la Caja. Saldo: Muestra el saldo actual de la caja multiplicado por la tasa vigente de lamoneda. Moneda: Moneda manejada por la Caja Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda. Saldo en otra moneda: Muestra el saldo actual de la caja. Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.Presionando este botn se desplegar una pantalla de slo lectura, que muestra el montodesglosado de las Cuentas Bancarias activas en su empresa; cabe destacar que soncampos no editables. La pantalla muestra las siguientes columnas: Cod. Cuenta: Muestra el cdigo de la Cuenta Bancaria. Nro. Cuenta: Muestra el nmero de la Cuenta Bancaria. Bancos: Muestra el banco al que pertenece la Cuenta Bancaria. Saldo: Muestra el saldo en libro de la Cuenta Bancaria multiplicado porla tasavigente de la moneda. Moneda: Moneda de la Cuenta Bancaria. Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda. Saldo en otra moneda: Muestra el saldo en libro de la Cuenta Bancaria. Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.Presionando este botn se muestra la sumatoria de los documentos de CxC segn elfiltro seleccionado (todas, vencidas, por vencer, etc.), a fin de ayudar en la t

oma dedecisiones al realizar la programacin de los pagos.Presionando este botn, se muestra la sumatoria del saldo de los documentosautorizados, para los que an no se ha emitido un pago y las rdenes de pagoautorizadas que no han sido canceladas . El Monto Autorizado Sin Emitir se actualizadinmicamente a medida que se van autorizando los documentos 7 8 9 10.

Programar Pagos

Este proceso permite planificar diversos pagos de las facturas de compra, en fechas y conmontos previamente establecidos, a fin de evitar que se emita un pago no autoriz

ado; paraello se debe pulsar el botn Programar Pagos e indicar la fecha y el monto correspondiente a cada pago, en la pantalla siguiente:El icono permite programar un pago sobre el saldo restante del documentoseleccionado, asignando el mismo, al campo Montoy para el cual hay que indicar una fecha.Para agregar un rengln en el Detalle de Programacin de Pago, se debe usar elicono Agregar Rengln ; de la misma forma, para eliminar un rengln delDetalle de Programacin de Pago, se debe usar el icono Eliminar Rengln .

Tomar en cuenta que...

1. Para que esta opcin pueda ser usada y el sistema impida el pago de los documen

tos NOautorizados debe configurar el parmetro de la empresa permitir cancelar slo comprasy rdenes de pago autorizadas, opcin que se encuentra en la carpeta Caja y Banco,Compras y CxP2. Si el documento tiene un abono, al entrar en el proceso Programar Pagos, el sistemamostrar un mensaje indicando que el documento tiene pagos realizados, por lo tanto seanexar un rengln con la fecha del ltimo pago (en caso de existir ms de un pago) y lsumatoria de los pagos realizados, a fin de programar el saldo restante.


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3. El pago de las facturas de compra, puede ser programado de forma parcial, esdecir, noes necesario realizar la programacin total del documento al mismo tiempo.4. Si se tilda la columna de autorizacin y no se realiza ninguna programac in delpago, elsistema permitir realizar el pago del documento sin restriccin de fecha.5. En el proceso Orden de Pago se permitir la Autorizacin de la misma, slo de maneratotal, sin restriccin de fechas.6. Si la empresa est configurada como MULTIMONEDA puede visualizar, el monto ysaldo de los documentos, en la moneda base (por ejemplo bolvares) y en la monedaadicional, presionando el icono .

Pagos

La opcin pagos le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminar los datos de lospagos efectuados a los proveedores.Un pago puede involucrar varios documentos del proveedor y varias formas de pago. Una vez indicado el proveedor el sistema muestra todos los documentos del mismo con saldo mayor a cero (0), para que proceda a seleccionar cules van a ser cancelados o abonados en el pago.Durante la realizacin del pago es posible efectuar una retencin del impuesto sobrela renta, as como un descuento por pronto pago. En dichos casos el sistema genera en formaautomtica los documentos correspondientes y permite su uso en el pago.

Esta opcin puede ser usada tambin para asociar dos o ms documentos del proveedor, sininvolucrar un egreso de dinero en caja o banco.Para incluir un pago es necesario completar los siguientes datos en la carpeta Generales:Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrnico del sistema.

Tome en cuenta que...

1. Si desea imprimir el pago que est en pantalla haga clic en el icono imprimir de la barra deherramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impresin.

2. El sistema permite configurar la manera c mo cada usuario va a usar esta opcin.Se puedendefinir los datos a introducir para crear un pago, y qu columnas se vana manejar a nivel de las formas de pago. Para efectuar la configuracin use la opcin configurar procesos en el mdulo mantenimiento.3. Cada vez que se registra un pago, el sistema actualiza automticamente el saldoactual del proveedor involucrado, generando un movimiento o pago, en el estadode cuenta delproveedor por el monto total de dicho pago.4. Cuando se presenta una diferencia entre el monto abonado a los documentos y el monto que se indica en las formas de pago, el sistema pregunta si se desea generar un documento de ajuste positivo o negativo automtico por esta diferencia. Encaso de que se respondaafirmativamente, el sistema generar un documento de ajuste: AJPA en caso de ajust

epositivo, AJNA en caso de ajuste negativo. De lo contrario, no se permitir guardar el pago.5. Cuando se efecta un descuento por pronto pago, el sistema genera como documento unanota de crdito automtica, por el monto total del descuento, la cual asocia o cancela contrala factura que se est pagando. Puede realizarse un descuento por pronto pago porcadafactura que est involucrada en el pago. Para proceder a efectuar el descuento hag


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a clic en el icono editar que se encuentra debajo de la columna DxPP, en el rengln asociado a lafactura, e indique el monto o porcentaje del descuento.6. Cuando se efecta una retencin del ISLR en el pago, el sistema genera como documento una nota de crdito automtica o retencin del ISLR, por el monto total de la retencin, la cual asocia o cancela contra la factura que se est pagando. Puede realizarse una retencin por cada factura que est involucrada en el pago. Para proceder aefectuar la retencin, haga clic en el icono editar que se encuentra debajo de lacolumna Retenc., en el rengln asociado a la factura, e indique: El monto o porcentaje de retencin a aplicar sobre el monto sujeto a retencin. El sustraendo de la retencin.7. Si desea modificar el porcentaje de retencin, el sustraendo y el monto retenido de formamanual, debe activar la opcin Permitir Modificar Datos de Retencin, ubicado en lacarpeta Generalesde la opcin Configurar Procesos/ Pagos.

8. Para que el sistema impida el pago de los documentos NO autorizados se debe configurar el parmetro de la empresa permitir cancelar slo compras y rdenes de pago utorizadas,Opcin que se encuentra en la carpeta Caja y Banco, Compras y CxP.9. Si el usuario pulsa clic sobre el botn , se muestra en el monto abonado, el saldototal de todos los documentos pendientes. Si se ha realizado la programacin de al

gn pagose mostrar el saldo autorizado (monto autorizado lo ya cancelado hasta la fecha).10. Si se ha realizado la programacin de algn pago y pulsa clic sobre la columna que contiene el smbolo + - , se mostrar el saldo autorizado.11. Si se ha realizado la programacin de algn pago y se modifica el monto abonado,o seregistra el pago, el sistema emitir un error indicando El monto a cancelares mayoralmonto autorizado, si dicho monto es mayor al aprobado.12. El sistema permite el uso de las siguientes formas de pago: efectivo, chequey transferencia.13. Por cada rengln con forma de pago igual a efectivo el sistema genera un movimiento de caja contra la caja indicada, disminuyendo el saldo de la misma.

14. Por cada rengln con forma de pago igual a cheque o transferencia el sistema genera unmovimiento de banco contra la cuenta bancaria indicada, disminuyendo el saldo dela misma.15. Si la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria est configurada paramanejar chequera, podr seleccionar de las chequeras activas, el nmero de cheque deseado, a travs de una pantalla que se desplegar inmediatamente despus que seleccione la cuenta bancaria a usar en el pago.16. No es posible eliminar un pago que tenga asociado un cheque devuelto, que estcontabilizado o conciliado.17. Si el cheque seleccionado para realizar el pago, pertenece a una chequera cu

yo uso estlimitado a un usuario, slo ste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por tanto seemitir un mensaje indicando que El usuario actual no posee permiso para emitir estecheque.18. Si el pago tiene un cheque asociado y ste es anulado, el estatus del cheque pasar aanulado, esta operacin no podr ser reversada bajo ningn concepto.19. No es posible anular un pago que tenga un cheque asociado y ste haya sido con


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ciliado o contabilizado.20. Para registrar un pago adelantado introduzca solamente las formas de pago del mismo, sinabonarle a ninguno de los documentos que el proveedor tenga pendientes (en caso de que tenga alguno). Una vez grabado el pago, el sistema genera undocumento de compras oadelanto con monto y saldo igual al total pagado. Dicho documento puede ser usado msadelante para cancelar otros documentos del proveedor.21. Esta opcin puede ser usada para asociar dos o ms documentos que se cancelan entre s, sin involucrar salida de dinero de caja o bancos. Para hacerlo simplementeseleccione losdocumentos, de tal forma que el monto del pago sea igual a cero (0), e introduzca comoforma de pago: efectivo.22. Si el proveedor al que se est aplicando el pago es de tipo casa matriz, al seleccionardocumentos a cancelar, se ofrece la posibilidad de cancelar los documentos pendientes, tantopara la casa matriz como para las sucursales correspondientes.23. Si desea que una vez grabada una factura de compra se active automticamente la opcin pagos, configure dicha facilidad en la opcin configurar procesos.24. Si la empresa est configurada como multimoneda, en los parmetros de la empresa,puede, adems de emitir pagos la moneda base, emitir pagos en otra moneda usando como

formas de pago cheques o efectivo denominados en dicha moneda o moneda base, porejemplo: (Bs .) En dichos pagos el sistema solicita la tasa de cambio y usted podr aplicar, silo desea, diferencial cambiario generando en forma automtica la nota de crdito o dbito.25. Si la empresa est configurada como multimoneda y desea crear un pago aplicandodiferencial cambiario, entonces debe definir como moneda del pago una de las monedasadicionales que tenga registradas. Esto aplica en aquellos casos en los que la forma de pagoes en moneda base (por ejemplo: Bs.), pero el proveedor aplic diferencial cambiario. Sidurante la creacin del pago, y una vez seleccionados los documentos del mismo, de

seavisualizar cual sera el monto del diferencial cambiario, use el botn diferencial cambiario.26. Un pago no puede ser modificado cuando alguna de las formas de pago del mismo ha sido conciliada.

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