Profesor:

Ing. Pedro Chávez Farfán

Semana 5

P roject M an agem en t I n stitu te

Gerencia de Sistemas de Informacion

•El modelo PMI. Conceptos generales de la gestión de proyectos.

•Areas de Conocimiento: Gestión de alcance en los proyectos  y gestión de tiempo. •Areas de Conocimiento: Gestión de costo  y gestión de  calidad  y gestión de recursos humanos.•Areas de Conocimiento: Gestión de riesgo y gestión de comunicaciones. •Areas de Conocimiento: Gestión de compras y proveedores en el proyecto.•Areas de Conocimiento: Gestión de integración.

Gerencia de Sistemas de Informacion

La Dirección y Gestión de Proyectos no es un tema nuevo, en los últimos años la fuerte aceleración en los cambios tecnológicos y el entorno industrial altamente competitivo han contribuido a que, cada vez más los proyectos y su gestión sean herramientas competitivas para las empresas. Sin embargo, frecuentemente los proyectos no culminan con el presupuesto establecido o no se cierran en plazo o bien no es finalizado con la calidad especificada. Es por ello que dominar las fases que componen un proyecto, la aplicación de los métodos, el seguimiento, el control y la evaluación con ayuda de las herramientas informáticas son claves para conseguir los objetivos planteados.

Conceptos generales

UN PROYECTO ES UN CONJUNTO DE FASES, EVENTOS,

ACTIVIDADES Y TAREAS DE NATURALEZA CONCRETA O

ABSTRACTA, DEBIDAMENTE PLANEADAS Y COORDINADAS

CON LIMITES Y ALCANCES DEFINIDOS EN UN AREA O

CAMPO DETERMINADO Y CUYO OBJETIVO ES SATISFACER

NECESIDADES HUMANAS, DENTRO DE UN MARCO DE

REFERENCIA PREVIAMENTE ESTABLECIDO

Conceptos generales

TIPOS DE PROYECTOS

De infraestructura:• Edificación• Urbanización• Caminos• Puentes• Túneles• Comunicaciones• Puertos• Aeropuertos• Represas

De Investigación:• Científicos• Tecnológicos• Económicos y SocialesDe Informática:• Sistemas de

Información• Sistemas de Control • Creación de SoftwareDe Productos:• Consumo masivo

Conceptos generales

El éxito de un proyecto incluye el logro de sus resultados� A tiempo.� Dentro del presupuesto.� Al nivel apropiado de especificación (calidad).� A satisfacción del cliente.� Sin causar disturbios con el flujo de trabajo

principal de la organización.� Mejorando la cultura de la organización.

Conceptos generales

FACTORES CRITICOS DE EXITO• Metas y misión del proyecto claramente definidas.• Respaldo de la alta dirección• Un gerente de proyectos competente• Un equipo de proyectos competente• Recursos suficientes• Participación y consultas clientes/consumidores.• Buena comunicación•Sensibilidad hacia los clientes.• Supervisión y retroalimentación apropiados.• Tecnología apropiados.

Conceptos generales

P roject M an agem en t I n stitu teEn resúmen se requiere un buen

sistema de administración del proyecto.

Una buena metodología

Estadísticas de los proyectos:Standish Group Manifiesto(2011) reporta las siguientes cifras sobre el desempeño de los proyectos de software:•El 21% de los proyectos de desarrollo de software fueron cancelados.•El 42% de los proyectos habían tenido problemas de sobrecostes, retardos en la entrega o incumplimiento de las especificaciones.•El 37% de los proyectos cumplieron sus objetivos.•Según la empresa americana ObjectWatch el mundo pierde mensualmente cerca de 500 Bill. de USD en proyectos de TI.

Conceptos generales

Estadísticas de los proyectos:En el 2007 la empresa Dynamic Markets, encuesto 800 Gerentes de TI, de 8 países y encontro lo siguiente:

•62% de los proyectos terminarón fuera del plazo establecido.•49% de los proyectos terminarón con sobrecostos.•28% de las empresas han asumido proyectos que no satisfacian sus requerimientos.•16% de las empresas reportaron efectos negativos en los sistemas debido a la implementación de los proyectos.•13% de las empresas indicaron que los proyectos no entregarón el ROI esperado.

Conceptos generales

Grafica: Costo de perdidas anuales previstas de proyectos de TI en millones de USD (fuente: http://edge.papercutpm.com/annual-cost-of-project-failure/)

The CIA world Factbook 2010

La creciente importancia de la información para las empresas hace que estas sometan la calidad de sus servicios de información a requisitos internos y externos (“Mejores Prácticas”) más estrictos.

Conceptos generales

Grafica tomada de “A White Paper by Roger Sessions (URL:http://www.objectwatch.com/whitepapers/ITComplexityWhitePaper.pdf)

Importancia de las TI en las empresas: Las perdidas en el sector de TI superan el costo de la crisis financiera USA:En el 2008 el monto de rescate aprobado para la crisis financiera en USA fue de 700 Bill. de USD y en el 2009 787 Bill. de USD.

Conceptos generales

PMI Worldwide

• PMI fue creada en el año 1969 en Filadelfia USA• Cuenta con más de 600.000 miembros y poseedores de

certificaciones en más de 185 países. • Los profesionales provienen de las industrias mas importantes como:

aeroespacial, automoviles, administración de negocios, construcción, ingeniería, servicios financieros, tecnología de la información, salud y telecomunicaciones.

The Project Management Institute is the world’s leading not-for-profit global professional organization for project management knowledge, information and professionalism

Conceptos generales

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Con más de 3.700.000 de copias distribuidas, “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)” se ha convertido en el estándar de facto sobre Dirección de Proyectos y ha sido adoptado por múltiples organizaciones.

La Quinta edición de “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)” esta prevista para comienzos de 2013

Conceptos generales

El apoyo que da PMI a la Dirección de Proyectos se sustenta en los estándares y certificaciones de PMI reconocidos globalmente, por los programas de investigación que fomenta y por las oportunidades de desarrollo profesional que promueve.

Conceptos generales

La certificación Project Management Professional (PMP)® de PMI es la más reconocida por la industria para Project Managers. Reconocida y demandada a nivel global, la certificación PMP® demuestra que los poseedores cuentan con la experiencia, formación y competencia para dirigir proyectos.

Conceptos generales

16

Por mas de 36 años, PMI ha estado comprometido en la definición de estándares profesionales, desarrollo de investigación y promoción de la

profesión de administración de proyectos a través de la certificación, redes de trabajo y desarrollo de

comunidades de interés.

Conceptos generales

• Las fases son grupos de procedimientos de trabajo definidos para llevar el control del proyecto

• Las fases agrupadas forman el ciclo de vida del Proyecto

• Las fases de un proyecto son concluidas con la presentación de un entregable tangible y verificable.

• Las fases definen el trabajo técnico y los recursos involucrados

Conceptos generales

• El desarrollo de un proyecto se compone de 5 grupos de procesos (fases):

– Inicio– Planificación– Control– Ejecución– Cierre

P roject M an agem en t I n stitu te

Conceptos generales

Conceptos generales

grupo deprocesos

área deconocimiento

proceso de gestión

_pertenece_

_agrupa_

El desarrollo de un proyecto implica el conocimiento de diversas áreas especializadas:Describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que toda gestión de proyectos “debe gestionar”.

Conceptos generales

Estructura del PMBOK

IntegrationScopeTimeCostQualityHuman ResourcesCommunicationsRiskProcurement

Project ManagementKnowledge Areas

Initiation (IP)Planning (PP)Executing (EP)Control (CoP)Closing (ClP)

ManagementProcesses Groups

grupo deprocesos

área deconocimiento

proceso de gestión

_pertenece_ _agrupa_

Project ManagementProcesses

Conceptos generales

Modelo Matricial de Procesos de PMI

Conceptos generales

• Los grupos de procesos y las áreas de conocimiento son transversales; es decir, la gestión de recursos humanos tiene actividades y entregables dependiendo del grupo de procesos al que haga referencia.

• Las actividades son matriciales. La metodología indicar el que hacer, el como hacerlo depende de cada organización.

PMI

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PROCESOS DE ADMINISTRACION GENERAL

Mejores practicas para la mayoría de proyectos en todos los tiempos

Grupos de procesos de la gerencia de proyectos

• Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase.

• Planeación. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

• Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.

• Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto.

• Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termona ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

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InicioMedioambiente

de la empresa

Cliente

Valores de la organización

Planeación

Ejecución

Monitoreo Y Control

Cierre

Políticas, ProcedimientosEstándares, Guías, ProcesosDefinidos, Información Histórica, Lecciones Aprendidas

Cultura de la empresaAdministración de ProyectosSistema de informaciónFondo de RRHH

Documento de proyectoAlcance de Proyecto preliminar

Contrato Documento de Trabajo

Plan de Proyecto

EntregablesCambios solicitadosCambios solicitados implementadosInformación de la ejecución del trabajo

Acciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementada

Cambios solicitados aprobadosCambios solicitados rechazadosAcciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasReparación de defectos aprobadosPlan de proyecto (actualizado)Alcance de Proyecto (actualizado)

Acciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasReporte de ejecución de avanceReparación de defectos recomendadosPronósticosReparación de defectos verificadosEntregables aprobados

Sponsor

Procedimientos de cierre administrativoProcedimiento de cierre de contrato

Producto finalServicio o resultado

GRUPOS DE PROCESOS DE

ADMINISTRACION PROYECTOS

La administración de proyectos es

una tarea integrada

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PROCESOS DE ADMINISTRACION GENERAL

Los procesos de administración de proyectos tienen interfaces bien definidas pero en la practica se superponen de una manera dinámica difícil de describir.El resultado de los procesos están controlados por objetivos

Los grupos de procesos son guías para emplear apropiadamente los conocimientos y habilidades de la administración de proyectos

El éxito del proyecto se alcanzara manejando la complejidad de cada proyecto, la experiencia del equipo y la madurez de la organización.

AREASDE CONOCIMIENTO

DE LAGERENCIA DE PROYECTOS

GerenciaRecursosHumanos

GerenciaAdquisiciones

Contratos

GerenciaRiesgo

GerenciaCosto

GerenciaComunicaciones

Informes

Gerencia Tiempo

Gerencia Alcance

GerenciaCalidad

GerenciaIntegración

GERENCIA DE PROYECTOS

AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI

(PMBoK-2004)

Gestión de la Integración del Proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS

• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.• Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar.• Desarrollar el plan de gestión del proyecto.• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.• Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.• Control integrado de cambios.• Cerrar el proyecto.

Gestión del Alcance del Proyecto

• Planeación del alcance.

• Definición del alcance.

• Crear EDT.

• Verificación del alcance.

• Control del alcance.

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Definición de las actividades.• Establecimiento de la secuencia de las actividades.• Estimación de Recursos de las Actividades• Estimación de la duración de las actividades.• Desarrollo del cronograma.• Control del cronograma.

Gestión de los Costos del Proyecto

• Estimación de costos.• Preparación del presupuesto de costos.• Control de costos.

Gestión de Calidad del Proyecto

• Planeación de la calidad.

• Realizar aseguramiento de calidad.

• Realizar control de calidad.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

• Planificación de los recursos Humanos.

• Adquirir el Equipo del Proyecto.

• Desarrollar el Equipo del Proyecto.

• Gestionar el Equipo del Proyecto.

Gestión de las Comunicaciones del proyecto

• Planeación de las comunicaciones.

• Distribución de la información.

• Informar el Rendimiento.

• Gestionar a los interesados.

Gestión de los Riesgos del Proyecto

• Planeación de la Gestión de Riesgos.

• Identificación de Riesgos.

• Análisis Cualitativo de Riesgos.

• Análisis Cuantitativo de Riesgos.

• Planeación de la Respuesta a los Riesgos.

• Seguimiento y Control de Riesgos.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

• Planificar las Compras y Adquisiciones.

• Planeación de los contratos.

• Solicitar respuestas a vendedores.

• Selección de vendedores.

• Administración del contrato.

• Cierre del contrato.

INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del

éxito

INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del

éxito

Ciclo de Vida del Proyecto

GerenciaAlcance

GerenciaCalidad

GerenciaTiempo

Gerencia Costos

Administraciónde Información/Comunicación

Gerencia Compras/Contrataciones

Gerencia RecursosHumanos

Gerencia Riesgos

Secuencia dePlaneación

Secuencia deProducción

Funciones Secundarias(Interactivas y Adaptables)

Funciones Primarias(Objetivos o Restricciones)

Satisfacción del Cliente o Propietario

Integración

Gerencia Información/Comunicación

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PROYECTOEXITOSOPLANEAR Y

EJECUTAR

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Administración de la Integración de Proyectos

•Incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades dentro de los grupos de procesos de la Administración de Proyectos•La integración implica desarrollar actividades cruciales que contribuyan al cierre del proyecto, al éxito en el manejo de las expectativas y en el cumplimiento de los requerimiento de los clientes y los stakeholders.•La integración es efectuar los cambios en el manejo y el uso de los recursos diarios, anticipandose a problemas, manejandolos antes de que sean críticos y coordinando el trabajo general del proyecto.

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DocumentoProyecto

Medioambiente de la

empresa

Valores de la organización

AlcancePreliminar

EjecuciónProyecto

Monitoreo Y Control

ControlCambio

Integrado

Políticas, ProcedimientosEstándares, Guías, ProcesosDefinidos, Información Histórica, Lecciones Aprendidas

Cultura de la empresaAdministración de ProyectosSistema de informaciónFondo de RRHH

Documento de proyecto

Contrato Documento de Trabajo

Plan de Proyecto

EntregablesCambios solicitados Cambios solicitados implementadosAcciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementadosInformación de performance del trabajo

Plan administración alcanceWBS, diccionario WBSPlan de administración programaPlan de administración de costosPlan de administración de calidadPlan de mejora de procesosPlan de administración staffPlan de comunicacionesPlan de administración de riesgoPlan de administración compras

Sponsor

Procedimientos de cierre administrativo

Diagrama de FlujoProcesos de

Administración deIntegración del

Proyecto

Plan deProyecto

DefiniciónAlcance

Declaración de alcance preliminar del proyecto

DesarrolloPlan

Procesos de administración de proyectos

Cierre

Cambios solicitadosAcc. correctivas recomendadasAcc. Preventivas recomendadasReparaciones recomendadasPronósticos

Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasCambios solicitados aprobadosReparación de defectos aprobadasCambios solicitados rechazadosPlan de proyecto actualizadoAlcance de proyecto actualizado

Entregables

ClienteProducto finalServicio o resultado

Cierre Contrato

AdministrContrato

Procedimiento de cierre de contrato

Valores organizacionales actualizados

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Administración del Alcance de Proyectos

•Procesos que permiten definir claramente el trabajo necesario para completar exitosamente un proyecto

•Alcance del Producto: Funciones y características que definen un producto o servicio.

•Alcance del Proyecto: Trabajo que debe ser desarrollado para entregar un producto o servicio con las especificaciones y características especificadas.

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PlanAlcance

Medioambiente de la

empresa

Valores de la organización

DefiniciónAlcance

VerificarAlcance

ControlAlcance

Plan de administración del Alcance

Plan administración proyecto

Declaración del alcancePlan Administración Alcance (actualizado)

Declaración Alcance (actualizado)WBS / WBS diccionarioPlan Administración Alcance (actualizado)Línea base Alcance

Solicitudes de cambioAcciones correctivas recomendadasPlan de Proyecto (actualizado)Declaración alcance (actualizado)WBS (actualizado)WBS diccionario (actualizado)Línea de base actualizada

Diagrama de FlujoProcesos de

Administración delAlcance del

Proyecto

CreaciónWBS

DesarrolloPlan Proyecto

Solicitudes cambio aprobadas

DesarrolloDocumento

Proyecto

Cierre Proyecto

Reporte dePerformance

Valores de procesos organizacionales actualizados

DesarrolloAlcance

Preliminar

Documento de Proyecto

Declaración preliminar del alcance

Entregables aceptados

Control Integrado

Cambio

Solicitudes de cambio

Solicitudes de cambio

Gestión deEjecuciónProyecto

Reportes de Performance

Work Performance Information

Entregables

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Administración del Tiempo de Proyecto

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Procesos que permiten desarrollar las actividades del proyecto a tiempo

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DefiniciónActividades

Medioambiente de la

empresa

Valores de la organización

SecuenciaActividades

EstimaciónDuración

ControlPrograma

Lista de actividadesAtributos de actividadesMilestone list

Plan administración proyecto

Programa de proyectoModelo de datos de programaLínea base de programaReq.Recursos / Calendario (actualizado)

Diagrama de FlujoProcesos de

Administración delTiempo del

Proyecto

Estimación Recursos

DesarrolloPlan Proyecto

DefiniciónAlcance

Cierre Proyecto

Reporte dePerformance

Valores de procesos organizacionales actualizados

Crear WBS

Declaración de Alcance

WBS / WBS diccionario

Control Integrado

Cambio

Cambios solicitados

Cambios solicitadosPlan de administración (actualizado)

EstimaciónCostos

Reportes de Performance

DesarrolloPrograma

Disponibilidad de recursos

Políticas, información Histórica, calendario proyecto

Diagrama de red de programa

Cambios solicitados

Requerimiento recursos x actividadRBS / Calendario de recursos (actualizado)

Cambios solicitados

Estimados duración x actividad

Plan de administración (actualizado)Cambios solicitados

Programa / Cambios solicitadosCorrecciones recomendadas

Medida de performanceLista y atributos actividad (actualizado)Plan administración (actualizado)Línea base del programa (actualizado)Modelo datos programa (actualizado)0

SelecciónProveedor

ContrataciónTeam

Plan de riesgo

Administraciónejecución

Disponibilidad recursos

Disponibilidad recursos

Estimados costos

Registro de riesgo

WPI

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Administración del Costo de Proyecto

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Procesos que permiten el cumplimiento de los presupuestos aprobados en el proyecto. También pueden

incluir los costos asociados al uso, manejo y mantenimiento de los productos y/o servicios creados con

el proyecto.

39

EstimaciónCostos

Valores de la organización

PresupuestosCostos

ControlCostos

Diagrama de FlujoProcesos de

Administración delTiempo del

Proyecto

EjecuciónProyecto

Desarrollo Programación

Valores de procesos organizacionales actualizados

Control Y monitoreo Del Proyecto

Plan de administración Proyecto

Estimados de costos x actividadDetalle de estimados de costos x actividad

SelecciónProveedores

Work Performance Information

Información histórica

Políticas organizacionales

Plan de administración costos (actualizado)Cambios Solicitados

Cambios solicitados

Plan administración costos (actualizado)

Definición Alcance

Crear WBS

Estimación recursos x actividad

Reporte de Performance

Declaración de Alcance

WBS / WBS diccionario

Programación del proyecto

Medioambiente de la

empresa

Condiciones de mercadoBase de datos comerciales

DesarrolloPlan de ProyectoPlan de administración Costos

Cambios solicitados aprobadosCorrecciones aprobadas

Control Integrado

Cambio

Línea base de costosRequerimientos fondos

Plan administración proyecto (actualizado)Correcciones recomendadasCambios solicitados

Línea base de costos (actualizado)

Estimados costos (actualizado)Medidas de performance WPI

Contrato

Calendario de recursos

Cierre Proyecto

Reportes de performance

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Administración de la Calidad

La calidad es el grado con que un grupo de características cumplen con los requerimientos.

El propósito de la Administración de Calidad en los proyectos de Sistemas de Información es minimizar errores.

Procesos que determinan las políticas, objetivos y responsabilidades de calidad en la ejecución del proyecto y que determinaran el grado de

satisfacción de las necesidades que debe cumplir el proyecto.

Estos procesos determinan el Sistema de Administración de Calidad a través de los procesos, procedimientos y políticas de la planeación,

aseguramiento y control de calidad.

41

Administración de la Calidad del

ProyectoPMI

Planeación de la Calidad

Aseguramiento de la Calidad

Control de la Calidad

Administración de la Calidad

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Administración del RiesgoEs el arte y la ciencia de identificar, valorar y responder los diferentes riesgos que se presentan durante el desarrollo de un proyecto de modo que se logren los objetivos.

El objetivo de la Administración del Riesgo es incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos

De esta manera se podrá lograr los objetivos del proyecto:

-Costo

-Programación de tiempos

-Performance técnica

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Administración del Riesgo del

ProyectoPMI

Administración de la Calidad

Plan de Riesgo

Identific. Del Riesgo

Análisis de la Calidad del

Riesgo

Análisis de la cantidad de

RiesgoPlan de

Respuesta de Riesgo

Monitoreo y Control de

Riesgo